JP2007109180A - 文書処理装置及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】バインダ文書に関する操作性を向上する。
【解決手段】複数の元文書を束ねてバインダ文書を生成する文書処理装置は、複数種類のバインダ文書のバインダタイプに関して、元文書の文書タイプによって記述された規定情報を含むバインダ属性情報を格納する格納手段へアクセスし、生成すべきバインダ文書のバインダタイプに対応するバインダ属性情報を取得する。また、生成すべきバインダ文書に束ねるべく選択された複数の元文書の各々の文書タイプを取得する。そして、選択された複数の元文書に関して取得した文書タイプと、バインダ属性情報に含まれる規定情報とに基づいて、選択された複数の元文書を用いてバインダ文書を生成する。
【選択図】 図１１

Description

本発明は、複数の文書を束ねて１つの文書として管理する文書管理に好適な文書処理技術に関する。

複数の文書（以下、元文書）を束ねて１つの文書（以下、バインダ文書）を作成したり、或いはそのようなバインダ文書に新たに文書を追加することが可能な文書管理装置が提案されている。そのようなバインダ文書の作成や更新において、新しいバインダ文書内での元文書の並び順は、文書の日付や名前の順とするのが一般的である。また、ユーザが文書を束ねる操作をした時に、その並び順をユーザに指定させるように構成することも提案されている。また、文字認識技術を用いて、例えばページ番号など文書の特定位置に記載されている文字を判別し、その並び順で文書を束ねるものもある（特許文献１参照）。

一方、元文書によってはコピーを制限したり、印刷を禁止したいといったような要望がある。そこで、文書単位でのアクセス権設定で文書に対する処理の可／不可を実現することが行われている。この場合、複数の文書から構成されるバインダ文書の場合においても、バインダ文書が１つの文書として扱われるので、その単位（バインダ文書単位）で制限が実施されることになる。
特開平０７−１６８８４９号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、複数の元文書を束ねて１つのバインダ文書を作成あるいはバインダ文書に元文書を追加する場合、その元文書の並び順を所望の並び順とするためにはユーザの操作が必要であり手間の掛かるものであった。また、その際に、ユーザが並び順の指定を間違えるなどのミスも発生することがあり、その後の文書操作、活用に支障をきたす場合があった。特許文献１では、並び順が自動的に決定するものの、各元文書の作成においてバインダ文書での位置を意識する必要がある。また、一つの元文書をあるバインダでは先頭に、別のバインダでは最後に束ねたいという要求に応じることができない。

また、アクセス権の設定により文書のコピーの制限や印刷実行の制限を実施しようとしても、バインダ文書はそれ自体で１つの文書であるため、バインダ文書を構成する元文書を単位としたアクセス制限を行うことはできなかった。しかも、アクセス権設定はその文書を管理するシステムに登録されたユーザに応じて設定される機能／管理方法であるため、運用するシステムに大きく依存している。例えば文書を他の文書管理システムへ登録する場合には、そのシステムに応じたアクセス権設定を毎度行う必要があり、効率的な処理とは言えず汎用性に劣っていた。

また、元文書を残した上で、バインダ文書に元文書を追加する場合がある。その場合に、ユーザが元文書を編集し更新した際にバインダ文書への更新作業も必要となってしまう。このような更新作業を怠ると、バインダ文書に追加された文書情報は古いままとなり、最新情報を管理することが出来なくなってしまうためである。

本発明は、上記の課題に鑑みてなされたものであり、バインダ文書に関する操作性を向上することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書処理装置は、
複数の元文書を束ねてバインダ文書を生成する文書処理装置であって、
生成すべきバインダ文書のバインダタイプに対応するバインダ属性情報を取得する第１取得手段と、
前記生成すべきバインダ文書に束ねるべく選択された複数の元文書の各々の文書タイプを取得する第２取得手段と、
前記第２取得手段で取得した文書タイプと、前記第１取得手段で取得したバインダ属性情報に含まれる規定情報とに基づいて、前記選択された複数の元文書を用いてバインダ文書を生成する生成手段とを備える。

また、上記の目的を達成する本発明の文書処理装置は、
複数の元文書を束ねて生成されたバインダ文書に対して指定された処理を実行する文書処理装置であって、
バインダ文書の指定と処理の指定を入力する入力手段と、
前記入力手段で指定されたバインダ文書に束ねられた複数の元文書のそれぞれの文書タイプを取得する第１取得手段と、
前記指定されたバインダ文書の属性情報から、前記入力手段で指定された処理と前記第１取得手段で取得された各文書タイプとの組み合わせに関して制御を規定する制御情報を取得する第２取得手段と、
前記指定された処理を前記第２取得手段で取得された制御情報に従って実行する実行手段とを備える。

本発明によれば、バインダ文書に関する操作性が向上する。

以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。

なお、以下の実施形態では、複数の文書を束ねる際の規則を設定することができ、その設定に従って文書を束ねることを実現する電子文書管理システムを説明する。また、この電子文書管理システムは、束ねられた文書に対して文書のコピーや印刷などを行う場合の処理手順や制限事項を設定可能とし、その設定に従って文書を処理することができる。

［文書管理システムの構成について］
図１は本実施形態による文書管理システムのシステム構成を示したブロック図である。本実施形態の文書管理システムは、パーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント・サーバ型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスから、或いはＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理可能とする。また、保存される全ての文書はＸＭＬ形式に自動的に変換されて取り扱われる。さらにＷＥＢブラウザを利用して、サーバにアクセスすることによってそれらの文書データを取り扱うことも可能である。図１において、１００はクライアントシステムを、１３０はサーバシステムを示し、クライアントシステム１００とサーバシステム１３０はネットワーク１２０（例えばローカルエリアネットワーク）により接続されている。なお、クライアントシステム１００もサーバシステム１３０も、汎用のコンピュータ装置（例えば、パーソナルコンピュータ）により実現可能である。この場合、図１に示される各機能は、それぞれのＣＰＵがメモリに格納された制御プログラムを実行することで、ソフトウエアとハードウエアとの協働により実現される。

＜文書入出力処理部＞
まず、クライアントシステム１００における、文書入出力や操作を行う処理部（以下、文書入出力処理部１１）について説明する。

ユーザインターフェース部１０１はユーザからの種々の操作指示を受け付ける。ユーザはユーザインターフェース部１０１を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、本実施形態にかかわる固定キーワードに対するアクセス権の設定、アクセス権の設定された文書の獲得、表示といった操作もここで行われる。

ユーザインターフェース部１０１から操作された情報はコマンド制御部１０２で解析され、適切な処理が行われることになる。また、コマンド制御部１０２は、必要に応じて、サーバとの通信を行うためのコマンドを作成する。また、スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１０３によって制御される。制御部１０３は、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理を行う。ファイル制御部１０４は、ファイルサーバ等のＯＳ上に保存された文書ファイルをインポートする形態で入力処理する。また、ファイル制御部１０４は、文書管理サーバ上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理も行う。外部モジュール通信部１０５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりする処理を行う。例えば、外部モジュール通信部１０５は、ＭＡＰＩに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理を行う。

＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム１００内のクライアントシステム内部処理部１２について説明する。

文書管理制御部１０６は、クライアントシステム１００の中核をなす。本実施形態では、文書管理制御部１０６は上記文書入出力処理部１１より渡されたファイルやコマンドに応じて処理を行う。内部データ保存部１０７はテンポラリデータを保存するものであり、例えば、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する。文書変換処理部１０８は、ＸＭＬ形式でないファイルをＸＭＬ形式へ変換する。本実施形態では、全てのデータはＸＭＬ形式で保存する構成を採用しているためである。

ＯＣＲエンジン１０９は、ファイルが画像データであった場合に、画像変換処理部１０８の指示に応じてＯＣＲ処理を実行して当該画像データよりテキスト情報を抽出する。画像変換処理部１０８はＯＣＲエンジン１０９から得られたテキスト情報を用いてＸＭＬ形式への変換を行う。通信制御部１１０は、サーバ１３０と通信するための制御を行う。本実施形態の通信制御部１１０は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。

＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム１３０内のサーバシステム内部処理部１３について説明する。

通信制御部１３１は、クライアントシステム１００の通信制御部１１０との通信制御を行う。ただしサーバの通信制御部１３１は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。ＷＷＷ制御部１３２は、ＷＥＢブラウザから当該サーバシステム１３０へのインターネット１４０を介したアクセスを処理する。ＷＷＷ制御部１３２は、基本的には通信制御部１３１と同様の処理を行うが、通信プロトコルとしてＨＴＴＰが用いられる。

文書管理処理部１３３は、クライアントシステム１００や、ＷＥＢからの指示に応じた、サーバシステム１３０側の処理を制御する。内部データ保存部１３４は、テンポラリデータを保存するものであり、例えば、クライアントとの通信の過程で作成されるデータや、文書変換ルールに従って変換された文書等を一時的に保存する。検索制御部１３５は、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行う。本実施形態の文書内のキーワードの検索は検索制御部１３５で行われる。

＜データベース処理部＞
次に、サーバシステム１３０のデータベース処理部１４について説明する。

データベース制御部１３６は、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１３７、属性データベース１３８、全文検索用データベース１３９に対応する文書を保存、登録する処理を行う。また、データベース制御部１３６は、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。

ボリュームデータベース１３７には文書の実体が保存される。なお、ボリュームデータベース１３７は概念的なものであって、実体はＯＳのファイルシステムであってもよい。属性データベース１３８には、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存される。また、属性データベース１３８には文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、キーワードに対するアクセスコントロールテーブル、アクセス権に応じた文書変換ルールも保存している。全文検索用データベース１３９には、登録された文書からテキストデータを抽出し、これをインデックス情報としたデータが登録される。クライアントシステム１００から全文検索が指示されると、サーバシステム１３０は全文検索データベース１３９内を検索する。

なお、以下では、クライアントシステム１００をクライアント、サーバシステム１３０をサーバと称する。

［文書管理システムの動作について］
図２は本実施形態の文書管理システムによる基本動作を示すフローチャートであり、（ａ）はクライアント側の動作を、（ｂ）はサーバ側の動作を示す。

＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。

ステップＳ２０１において、文書入出力処理部１１はアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。本処理において、デバイス制御部１０３、ファイル制御部１０４、外部モジュール制御部１０５のいずれかを使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書が、文書管理アプリケーションに取り込まれる。

次に、ステップＳ２０２において、文書変換処理部１０８による文書変換処理が行われる。この処理では、文書データに対応したサムネイル作成や、文書管理システムでの文書保存形式に文書を変換する処理等が行われる。この際、内部データ保存部１０７に保存されたテンポラリフォルダに一時的にファイルがためられることがある。なお、本実施形態では保存される文書の形式はすべてＸＭＬ形式に変換されるため、文書がイメージ文書の場合はＯＣＲエンジン１０９によりテキストデータが抽出される。次に、ステップＳ２０３において、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施形態では通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。以上がクライアントにおける文書登録処理である。

＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。

ステップＳ２１１において、通信制御部１３１は、ステップＳ２０３でクライアントから送信されたデータを受信する。なお、この処理においても、クライアントと同様にＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はＯＳが処理するものとする。

次に、ステップＳ２１２において、文書管理制御部１３３は、受信した文書の登録処理のための準備（処理作業用のメモリの確保など）を行う。ステップＳ２１３において、ステップＳ２１１で受け取った文書から、検索に用いるインデックスデータを抽出する。ステップＳ２１４では、クライアントから受信した文書データを、ボリュームデータベース１３７に保存する処理を行う。なお、ボリュームデータベース１３７に保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。

ステップＳ２１５では、ステップＳ２１３で文書データから抽出した検索用のインデックスデータを全文検索用データベース１３９に登録する処理を行う。そして、ステップＳ２１６において、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのＩＤ、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１３８に登録する。以上の処理において、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。以上がサーバにおける文書登録処理である。

［バインダ文書の作成について］
続いて文書管理システム内に登録されている複数の元文書からバインダ文書を作成する場合の操作方法について説明する。

図３は本実施形態の文書管理システムにおけるユーザインターフェース部１０１を詳細に示した図である。ユーザはプログラムアプリケーションを起動し、メイン画面３０１を通して文書管理システム内の文書や各種情報にアクセスする。ツリービュー表示領域３０２には、文書管理システム内の文書管理構造が概念的に階層的に示されている。一番大きな管理単位としてキャビネットが存在し、そのキャビネットの中に複数のフォルダが階層的に存在する。文書はこのフォルダの中に保管される。領域３０３には、各フォルダ内に保管される文書が表示される。なお、領域３０３においては、文書をサムネイル画像として表示したり、リスト表示で表示することが可能であり、ユーザの好みにより表示形式を変更することができる。各文書はデータベース処理部１４により管理されているものとする。

図３に示す文書のうち、見積書文書３０４と、表紙文書３０５と、契約書文書３０６を元文書としてバインダ文書を作成する場合について説明する。この場合、ユーザはまずそれぞれの元文書（見積書文書３０４、表紙文書３０５、契約書文書３０６）を選択する。そして、ファイルメニューか、あるいはマウスを右クリックすることでサブメニューダイアログ３０７を表示させ、その中から新規バインダメニュー３０８を指定する。

上記操作による新規バインダメニュー３０８の指定に応じて図４に示すような新規バインダ作成ダイアログ４００が表示される。領域４０１を用いて、新たに作成するバインダ文書の文書名として、所望の文書名を指定することができる。領域４０２は、バインダカラーの指定であり、文書表示領域３０３におけるサムネイル表示時の背景色として例えば予め定められた８色の中から指定することが可能である。なお、サムネイル表示は、文書表示領域３０３において視覚的に文書を見分けるために有効である。

領域４０３において、ユーザはバインダタイプを指定することができる。バインダタイプを指定することにより、予め指定しておいた並び順で自動的に元文書を束ねることが可能となる。その結果、ユーザは操作のたびに元文書の並び順を指定する必要がなくなる。バインダタイプについての詳細は後述する。

ＯＫボタン４０４を操作することにより、当該バインダ作成ダイアログにおける設定事項が確定される。また、キャンセルボタン４０５を操作することにより、設定事項は無効化される。ＯＫボタン４０４が押下されると、所望の並び順で元文書を束ねたバインダ文書が新たに作成される。

図５は、作成されたバインダ文書の表示状態を示す図である。図５では元文書（見積書文書３０４、表紙文書３０５、契約書文書３０６）は削除され、新たなバインダ文書５０１が表示されるものとした。ただし、元文書をそのまま残した上で新たなバインダ文書を作成するようにしても構わない。

以上、本実施形態によるバインダ文書の作成操作方法について説明した。続いて本実施形態に関わる元文書ならびにバインダ文書の特徴的なデータ構造について図６を用いて説明する。

＜元文書及びバインダー文書のデータ構造＞
図６（ａ）において、６０１は３つの元文書の属性データを示しており、これら３つの元文書から１つのバインダ文書６０６が作成されるものとする。各文書はＸＭＬ等の構造化言語により文書の属性情報が記述されている。文書管理システムは文書内に記載された属性情報を読み出しながら各種処理を実行することも可能であるし、文書の登録時や変更時、編集時等に文書の属性情報を読み出して文書管理システムのデータベースで別途管理することも可能である。

６０２は文書の属性情報の開始を示すタグであり、タグ名の先頭にスラッシュのついた対となるタグまでが１つの括りとなる。タグは複数存在し、階層的に存在することができる。文書の属性情報は文書名や文書のバージョン番号、作成日、文書を作成したユーザ名を示すオーナーなどからなり、これ以外にも追加することも可能である。

６０３，６０４は本実施形態に係る「文書タイプ」タグ、「文書内での位置」タグである。「文書タイプ」タグ６０３は文書タイプ属性を定義するものであり、例えばその文書が「表紙」であることを示したり、「見積書」であることを示すものである。また、「文書内での位置」タグ６０４は、バインダ文書に束ねる場合に、元文書の中で何番目の並び順で束ねられるかを示す文書内位置属性を定義するものである。バインダ文書作成時には、これら文書タイプ属性と文書内位置属性に従って自動的に文書の並び順が決定される。あるいはバインダ文書に束ねる場合の条件判断に、これら文書タイプ属性と文書内位置属性が用いられる。

文書タイプ属性ならびに文書内位置属性は、文書の新規作成時にユーザが明示的に指示するか、あるいは文書のインポート時にやはりユーザから指示されるものである。しかしながら、例えば文書管理システム内の特定のフォルダで文書を新規作成あるいはインポートした場合に自動的に文書タイプ属性や文書内位置属性を設定したり、文字認識によって文書を判別した上で自動的に設定するように構成することも可能である。

次に図６（ｂ）によりバインダ文書の属性情報を説明する。バインダ文書のデータ構造においては、元文書のデータ構造と同等なものの他、バインダ文書に特徴的なタグも含まれる。バインダタイプタグ６０７は、バインダ文書のタイプ属性を定義するものである。バインダ文書のタイプ属性は予めシステムに複数登録されているものであり、バインダ文書の作成時にユーザによってその中から所望に選択、指定されたものである。バインダ文書のタイプ属性を予めシステムに登録する方法については後述する。また、バインダタイプの選択指定方法については図４を用いて既に説明をした。

文書の並び順タグ６０８は、元文書をどのような並び順で束ねるかを定義する。本実施形態では、バインダタイプが決まれば文書の並び順も一意に特定されるので、この属性情報もバインダタイプに応じて決定されることになる。しかしながら、バインダタイプ属性に依存せずに、独立して元文書の並び順を決定するようにしても構わない。

許可する文書タイプタグ６０９は、バインダ文書に束ねることができる元文書のタイプを定義する。文書タイプタグ６０９によって定義されているタイプの元文書であれば、このバインダ文書に束ねることができる。ただし、前述の文書の並び順タグ６０８によって並び順が定義されていない文書タイプの場合には、システムが任意の場所にその元文書を配置するか、或いはユーザによりその元文書をどこへ配置するかの指示を受け付ける。

反対に許可しない文書タイプタグ６１０は、バインダ文書に束ねることができない元文書のタイプを定義するものである。該当する文書タイプの元文書はバインダ文書に束ねられることはなく、必要に応じてユーザへ警告メッセージを表示したり動作ログとして記録する。

以上、文書の並び順に関する一連の文書属性情報をタグとして定義する構成を説明した。更に本実施形態では、作成されたバインダ文書に対してコピーや印刷、エクスポートなどの操作がなされた場合に、元文書のタイプ属性に応じて元文書単位で最適な処理（以下、アクション）を行うことが可能である。アクションタグ６１１は、アクション毎にそれぞれどのような処理を行うかを定義している。

アクションタグ６１１内のコピータグ６１２はコピー操作時における指定タイプの文書の処理を規定している。図６（ｂ）のコピータグ６１２が示す属性情報によれば、元文書タイプが“契約書”である場合には、コピー時に“Remove”つまり、該当元文書をバインダ文書から外すと定義されている。つまり、このバインダ文書をコピーすると、コピーされたバインダ文書には“契約書”タイプの元文書は含まれないことになる。

アクションタグ６１１内の印刷タグ６１３は印刷操作時における指定タイプの文書の処理を規定している。図６（ｂ）の印刷タグ６１３が示す属性情報によれば、元文書タイプが“表紙”である元文書については印刷処理を可能とし、その他の文書タイプの元文書については印刷が禁止される。これにより、例えば機密情報が記載された元文書が不用意に印刷されることを防ぐことが可能となる。

アクションタグ６１１内のエクスポートタグ６１４は、エクスポート操作時における指定タイプの文書の処理を規定している。図６（ｂ）のエクスポートタブ６１４が示す属性情報によれば、エクスポート時に、元文書タイプが”契約書”である元文書の内容を更新することが示されている。これは前述した通り、バインダ文書の作成時に元文書を残すことが可能であるが、その残された元文書をユーザがオリジナル文書として扱い、それ以後の更新・編集作業を行っている場合がある。そのような場合、バインダ文書内に束ねられた元文書の内容と異なる場合がある。そのため、例えばこの場合では文書のエクスポート時に最新の元文書に差し替えた上でエクスポートすることになる。これにより、ユーザが個別に元文書の更新状況を確認する必要がなくなる。

元文書タグ６１５は、バインダ文書に束ねた元文書の情報である。前述した通り、元文書を残すか、それとも削除するかは自由に選択することが出来る。図６に示される元文書タグは元文書を削除した場合の例であり、元文書の文書名のみが属性情報として定義されている。元文書を残す場合は、元文書が存在するキャビネットならびにフォルダパスが定義される。

＜バインダ文書の属性設定とインターフェース＞
次に、バインダ文書のタイプ属性等、図６を用いて説明したバインダ文書の属性情報（バインダ属性という場合もある）を予めシステムに登録する方法について図７〜１０を用いて説明する。

まず、ユーザは文書管理システムのプログラムアプリケーションを起動し、メイン画面３０１の設定メニューからバインダ作成ルールメニュー（不図示）を指定する。すると、図７に示す設定ダイアログが表示される。ダイアログは［文書順」「許可文書」「不許可文書」「アクション」の４つのタブを持ち、それぞれについて詳細な設定が可能となっている。なお、文書タイプ等の入力は別途文字列を打ち込むためのキーパッドが表示され、そこで文字列を打ち込むことで設定していく。

（１）文書順の設定
文書順についての設定タブ７０１を選択すると、図７に示す画面が提示される。領域７０２はバインダ文書に束ねる元文書の文書タイプを入力する領域である。領域７０２で元文書の文書タイプを入力後、追加ボタン７０３が押下されると、文書並び順表示領域７０５に領域７０２に入力された文書タイプが追加される。逆に、文書並び順表示領域７０５で指定した文書タイプを削除したい場合は、領域７０５内で削除すべき文書タイプを選択した後、削除ボタン７０４を押下する。なお、文書並び順表示領域７０５における表示の上から下への表示の並び順がそのままバインダ文書で束ねられる順番となる。文書並び順表示領域７０５における並び順を変更する場合には、文書並び順表示領域７０５で順番を変更するべき文書タイプを選択し、前へボタン７０６または後ろへボタン７０７を押下する。押下されたボタンに応じて、文書並び順表示領域７０５に表示される文書タイプが入れ替わる。領域７０８にはバインダ文書タイプ名称が入力される。

図７に示す例の場合は「契約書類」というバインダ文書タイプでは、元文書の文書タイプが「表紙」「見積書」「契約書」の順序で束ねられてバインダ文書を作成することになる。全ての設定を終えたらＯＫボタン７０９を押すことでシステムに設定情報が記録される。ただし、領域７０８で入力したタイプと同じバインダ文書タイプのものが既にシステムに設定されている場合には、そのまま上書きして設定を記録するか、設定のし直しを行うかを、警告ダイアログを表示してユーザに指定を委ねる。バインダ文書タイプがシステムに設定されていない場合には、システムの上限の数までバインダ文書タイプとして複数設定登録することが可能である。なお、設定の取り消しはキャンセルボタン７１０を押下することで可能である。

（２）許可文書タイプの設定
次に、許可文書タイプに関する設定について図８を用いて説明する。図７で説明したダイアログの中の許可文書タブ８０１を指定すると図８に示す画面が提示され、バインダ文書に束ねることを許可する元文書の文書タイプを指定することができる。領域８０２は、バインダ文書に束ねる元文書の文書タイプを入力する領域である。領域８０２で元文書の文書タイプを入力後、追加ボタン８０３が押下されると、許可文書タイプ表示領域８０５に領域８０２に入力された文書タイプが追加される。逆に、許可文書タイプ表示領域８０５で指定した文書タイプを削除したい場合は、領域８０５内で削除すべき文書タイプを選択した後、削除ボタン８０４を押下する。

バインダに束ねることを許可する元文書の文書タイプは、許可文書タイプ表示領域８０５に表示される。なお、全文書選択チェックボックス８０６をチェックすることにより、全ての文書タイプをバインダ文書に束ねることが可能となる。

領域８０７にはバインダ文書タイプ名称が入力される。図８に示す例の場合は「契約書類」というバインダ文書タイプでは、文書タイプが「表紙」「見積書」「契約書」「議事録」の元文書を束ねることが許可されることになる。全ての設定を終えたらＯＫボタン８０８を押すことでシステムに設定情報が記録される。ただし、領域８０７で入力したタイプと同じバインダ文書タイプのものが既にシステムに設定されている場合には、図７の場合と同様に警告ダイアログを表示してユーザの指定を待つ。設定の取り消しはキャンセルボタン８０９を押下することで可能である。

（３）不許可タイプの設定
次に、不許可文書タイプに関する設定について図９を用いて説明する。図７で説明したダイアログの中の不許可文書タブ９０１を指定すると図９に示す画面が提示され、バインダ文書に束ねることを許可しない元文書の文書タイプを指定することができる。領域９０２はバインダ文書に束ねることを禁止する元文書の文書タイプを入力する領域である。領域９０２で元文書の文書タイプを入力後、追加ボタン９０３が押下されると、不許可文書タイプ表示領域９０５に領域９０２に入力された文書タイプが追加される。逆に、不許可文書タイプ表示領域９０５で指定した文書タイプを削除したい場合は、領域９０５内で削除すべき文書タイプを選択した後、削除ボタン９０４を押下する。

領域９０６にはバインダ文書タイプ名称が入力される。図９に示す例の場合は「契約書類」というバインダ文書タイプでは、文書タイプが「請求書」の元文書を束ねることが禁止されることになる。全ての設定を終えた後にＯＫボタン９０７を押すことでシステムに設定情報が記録される。ただし、領域９０６で入力したタイプと同じバインダ文書タイプのものが既にシステムに設定されている場合には、図７の場合と同様に警告ダイアログを表示してユーザの指定を待つ。設定の取り消しはキャンセルボタン９０８を押下することで可能である。

なお、許可文書タイプでもなく、不許可文書タイプでもない元文書がバインダに束ねるべき元文書として指定された場合には、バインダ文書作成時に警告ダイアログを表示し、ユーザに当該元文書をバインダ文書へ束ねるか否かの判断を委ねる。また、１つのバインダ文書タイプの、許可文書、不許可文書の両方に同じ文書タイプを指定することはできない。例えば先に許可文書として文書タイプが設定されていたならば、その後不許可文書としてその文書タイプを設定し、同名のバインダタイプとして保存するべくＯＫボタン９０７が押された場合には、警告ダイアログを表示し、ユーザに再設定を促す。

（４）アクションに関する設定
次に、図６で説明したアクションに関する設定方法について図１０を用いて説明する。図７で説明したダイアログの中のアクションタブ１００１が指定されると図１０に示す画面が提示される。図１０のダイアログを用いて、作成されたバインダ文書に対してコピーや印刷、エクスポートなどの操作がなされた場合に、元文書の文書タイプに応じてどのようなアクションを行うかを設定することができる。

本実施形態においては、表の中に必要な情報を入力することで設定が行われる。操作見出し１００２の列には、アクションの対象となる操作を入力する。例えば、バインダ文書の「コピー」や「印刷」、「エクスポート」などがある。直接文字列を入力してもよいし、別途メニューを開いて、所望の操作を選択させるように構成してもよい。文書タイプ見出し１００３の列には、例えば「表紙」や「見積書」、「契約書」といった文書タイプを入力する。操作見出し１００２の列と同様に、直接文字列を入力してもよいし、別途メニューを開いて、所望の操作を選択するように構成してもよい。アクション見出し１００４の列には、操作見出し１００２及び文書タイプ見出し１００３の列に設定された条件を満たした場合に、どのような処理を行うかを設定するものである。スクロールバー１００９は、設定項目が表示エリア内に納まらない場合に表示のスクロールを可能とする。なお、スクロール時には、１００２〜１００４の各見出し行は固定され、その下の設定表示領域がスクロール表示される。

図１０では、３つのアクションが設定されている。行１００５はバインダ文書に対してコピー操作が行われた場合、文書タイプが表紙の元文書を外す、つまりコピーされるバインダ文書に含めないという設定となっている。この設定は、図６の６１２に示されるように“Act=Remove”として定義される。行１００６は、印刷操作が行われた場合、文書タイプが表紙である元文書を印刷許可するという設定となっている。つまり、文書タイプが表紙の元文書のみが印刷され、それ以外の例えば見積書や契約書といった文書タイプの文書が紙文書として複製されないことになる。行１００７はエクスポート操作が行われた場合に、文書タイプが契約書である元文書は、最新の元文書をバインダに束ね直した上でエクスポートすることになる。これについての説明は図６を用いて前述したとおりである。行１００８は空行である。アクションを追加する場合には、追加ボタン１０１０を押下し、行１００８の各セルに設定値を入力すれば良い。逆にアクションを削除したい場合には、表の中から削除したい行（アクション）を選択（クリック）し、削除ボタン１０１１を押下する。選択（クリック）されたアクションは該当行が反転表示される。

領域１０１２にはバインダ文書タイプ名称が入力される。図１０に示す例の場合、「契約書類」というバインダ文書タイプでは、上述の行１００５〜１００７で設定されたアクションが設定されることになる。全ての設定を終えた後にＯＫボタン１０１３を押すことでシステムに設定情報が記録される。ただし、領域１０１２で入力したタイプと同じバインダ文書タイプのものが既にシステムに設定されている場合には、図７の場合と同様に警告ダイアログを表示してユーザの指定を待つ。設定の取り消しはキャンセルボタン１０１４を押下することで可能である。

以上、図７，８，９、１０を用いて説明したバインダ作成ルールは、バインダ文書を作成する際にシステム内で参照され、図６（ｂ）で説明したバインダ文書の属性情報として用いられることになる。

［文書管理システムによるバインダ文書の作成処理］
次に、文書管理システムによるバインダ文書の作成処理を図１１のフローチャートにより説明する。なお、本実施形態では、以下に説明する処理は文書管理制御部１０６によって実行されるものとする。

図１１において、ステップＳ１１０１〜Ｓ１１０３はバインダ属性の設定処理を示している。バインダ属性の設定操作が開始される（バインダ作成ルールメニューが指定される）と、ステップＳ１１０１からステップＳ１１０２へ進み、図７〜図１０で示したユーザインターフェースを提示する。ＯＫボタン７０９等により設定内容を確定する指示が入力されると、ステップＳ１１０３においてバインダ属性情報が属性データベースに登録される。

一方、バインダ文書の作成（新規バインダメニュー３０８）が指示されると、ステップＳ１１１１からステップＳ１１１２へ進み、図４のダイアログ４００の領域４０３で指定されたバインダタイプの属性情報（図６（ｂ））を取得する。ステップＳ１１１３では、バインダ文書に束ねるべく選択された元文書の各々の属性情報から文書タイプを取得する。例えば、図３の例では３つの元文書が選択されており、文書タイプとして、「表紙」「契約書」「見積書」が取得されることになる。

ステップＳ１１１４では、ステップＳ１１１２で取得された属性情報の、文書の並び順（図６（ｂ）の６０８）と、ステップＳ１１１３で取得された各文書タイプにより、選択された元文書を並べ、束ねる。選択された元文書で、上記ステップＳ１１１４の処理で束ねられなかった文書がなければステップＳ１１１５から本処理を終了する。束ねられなかった元文書が存在する場合は、ステップＳ１１１６へ進み、許可する文書タイプ（図６（ｂ）の６０９）に対応する元文書があれば当該バインダ文書に追加的に束ねる。束ねる位置は、順番が指定されていた元文書群の次に順次束ねていくものとする（このとき、追加的に束ねられる元文書の順番は任意である）。また、許可しない文書タイプ（図６（ｂ）の６１０）に対応する元文書があれば、ステップＳ１１１７でその旨を通知する。

更に、許可する文書タイプ及び許可しない文書タイプの何れにも属さない元文書があれば、ステップＳ１１１８からステップＳ１１１９へ進み、その元文書を当該バインダ文書に束ねるか否かをユーザに問い合わせる。なお、そのような元文書が複数存在した場合は、個別に束ねるか束ねないかを指定できる。ステップＳ１１２０では、ステップＳ１１１９で束ねると指定された元文書を当該バインダ文書に束ねる。 ステップＳ１１２１では作成されたバインダ文書をボリュームデータベースに登録して本処理を終了する。

［文書管理システムによるバインダ文書の操作］
以上のようにして作成、登録されたバインダ文書に対して、コピーや印刷等の操作が行われた場合の処理を図１２を参照して説明する。

ステップＳ１２０１において操作対象がバインダ文書か否かを判定し、バインダ文書でなければステップＳ１２０５へ進み、指定された操作に対応した通常の処理が行われる。一方、バインダ文書であった場合は、ステップＳ１２０２へ進み、操作対象のバインダ文書の属性情報に含まれるアクション（図６（ｂ）の６１１）を取得する。ステップＳ１２０３では、指定された操作に対応するタグが存在するかどうかを判定する。例えば、コピー操作が指定されている場合は、図６（ｂ）のタグ６１２が指定操作に対応するタグとなる。指定操作に対応するタグがなければステップＳ１２０５へ進み、当該バインダ文書に対して指定操作を実行する。

指定操作に対応するタグがあれば、ステップＳ１２０４に進み、指定操作を実行するとともに、対応するタグのTypeで指定される文書タイプの元文書に関して、Actで指定される処理を実行する。例えば、タグ６１２の場合、コピー操作時に、文書タイプが契約書の元文書はコピー対象から除外される。また、タグ６１３の場合、印刷操作時に、文書タイプが表紙の元文書のみ印刷される。また、タグ６１４の場合、エクスポート操作時に、文書タイプが契約書の元文書は、最新の内容への更新が行われる。

なお、図６の（ｂ）では、各操作に対して一つずつしかタグが示されていないが、それぞれの操作に複数のタグを設定できることはいうまでもない。例えば、タグ６１３を表紙と見積書について記述すれば、表紙と見積書のみが印刷許可されることになる。

以上説明したように、上記実施形態によれば、複数の元文書を束ねてバインダ文書を作成したり、あるいはバインダ文書に元文書を追加する場合に、その都度ユーザが元文書の並び順を指定することが不要となる。このため、ユーザの操作手順が簡略化され、更に操作ミスによる混乱を回避することが可能である。

また、運用するシステムに依存したアクセス権設定とは別に、バインダ文書を構成する元文書単位で、バインダ文書のコピー操作時の制限や印刷処理の制限を実施することが可能となる。このため、機密文書に対するセキュリティ対策の実施や、無用な印刷による紙文書の増大を押さえるコスト削減を実現することが可能となる。

更には、元文書が編集され更新された場合でも、ユーザが個別に元文書の更新状況を確認する必要がなく、ユーザの手を煩わせることなく効率的に常に最新の情報を反映した上で文書を扱うことが可能となる。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステム或いは装置に直接或いは遠隔から供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては以下が挙げられる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などである。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部或いは全てが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行なう。

実施形態による文書管理システムの構成を示すブロック図である。 実施形態の文書管理システムの基本動作を示すフローチャートである。 バインダ文書作成時の操作画面例を示す図である。 バインダ文書作成時の設定画面例を示す図である。 バインダ文書作成後の操作画面例を示す図である。 文書のデータ構造の例を説明する図である。 文書並び順に関するバインダ作成ルールの設定画面例を示す図である。 許可文書に関するバインダ作成ルールの設定画面例を示す図である。 不許可文書に関するバインダ作成ルールの設定画面例を示す図である。 アクションに関するバインダ作成ルールの設定画面例を示す図である。 本実施形態によるバインダ文書作成処理を説明するフローチャートである。 本実施形態によるバインダ文書に対する操作処理を説明するフローチャートである。

Claims (13)

1. 複数の元文書を束ねてバインダ文書を生成する文書処理装置であって、
   生成すべきバインダ文書のバインダタイプに対応するバインダ属性情報を取得する第１取得手段と、
   前記生成すべきバインダ文書に束ねるべく選択された複数の元文書の各々の文書タイプを取得する第２取得手段と、
   前記第２取得手段で取得した文書タイプと、前記第１取得手段で取得したバインダ属性情報に含まれる規定情報とに基づいて、前記選択された複数の元文書を用いてバインダ文書を生成する生成手段とを備えることを特徴とする文書処理装置。
2. 前記規定情報は、文書タイプで並び順を規定した並び順情報を含み、
   前記生成手段は、前記並び順情報に基づいて前記選択された複数の元文書を並べて束ねることによりバインダ文書を生成することを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 前記規定情報は、更にバインドを許可する文書タイプを示す許可情報を含み、
   前記生成手段は、前記選択された複数の元文書に、前記並び順情報で規定されていないが前記許可情報によってバインドが許可された文書タイプの元文書が存在する場合、該元文書を前記バインダ文書に束ねることを特徴とする請求項２に記載の文書処理装置。
4. 前記規定情報は、バインドを許可しない文書タイプを示す不許可情報を含み、
   前記生成手段は、前記選択された複数の元文書のうち前記不許可情報で示される文書タイプの元文書を除外してバインダ文書を生成することを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
5. 前記規定情報は、バインドを許可する文書タイプを示す許可情報とバインドを許可しない文書タイプを示す不許可情報とを含み、
   前記生成手段は、前記選択された複数の元文書に、前記許可情報及び不許可情報の何れにも規定されていない文書タイプの元文書が存在する場合、該元文書をバインドするか否かをユーザに問い合わせ、当該ユーザの指示に基づいて決定することを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
6. 複数の元文書を束ねて生成されたバインダ文書に対して指定された処理を実行する文書処理装置であって、
   バインダ文書の指定と処理の指定を入力する入力手段と、
   前記入力手段で指定されたバインダ文書に束ねられた複数の元文書のそれぞれの文書タイプを取得する第１取得手段と、
   前記指定されたバインダ文書の属性情報から、前記入力手段で指定された処理と前記第１取得手段で取得された各文書タイプとの組み合わせに関して制御を規定する制御情報を取得する第２取得手段と、
   前記指定された処理を前記第２取得手段で取得された制御情報に従って実行する実行手段とを備えることを特徴とする文書処理装置。
7. 前記属性情報は、コピー操作時に処理対象から除外されるべき文書タイプを指定するコピー禁止情報を前記制御情報として含み、
   前記指定された処理がコピー操作である場合、前記実行手段は、前記バインダ文書に含まれる元文書のうち前記コピー禁止情報で特定される元文書のコピーを禁止することを特徴とする請求項６に記載の文書処理装置。
8. 前記属性情報は、印刷操作時に印刷を許可する文書タイプを指定する印刷許可情報を前記制御情報として含み、
   前記指定された処理が印刷操作である場合、前記実行手段は、前記バインダ文書に含まれる元文書のうち前記印刷許可情報で特定される元文書のみに印刷を許可することを特徴とする請求項６に記載の文書処理装置。
9. 前記属性情報は、エクスポート操作時に内容の更新を行うべき文書タイプを指定する更新情報を前記制御情報として含み、
   前記指定された処理がエクスポート操作である場合、前記実行手段は、前記バインダ文書に含まれる元文書のうち前記更新情報で特定される元文書の内容を、対応する最新の元文書の内容で更新することを特徴とする請求項６に記載の文書処理装置。
10. 複数の元文書を束ねてバインダ文書を生成する文書処理方法であって、
    生成すべきバインダ文書のバインダタイプに対応するバインダ属性情報を取得する第１取得工程と、
    前記生成すべきバインダ文書に束ねるべく選択された複数の元文書の各々の文書タイプを取得する第２取得工程と、
    前記第２取得工程で取得した文書タイプと、前記第１取得工程で取得したバインダ属性情報に含まれる規定情報とに基づいて、前記選択された複数の元文書を用いてバインダ文書を生成する生成工程とを備えることを特徴とする文書処理方法。
11. 複数の元文書を束ねて生成されたバインダ文書に対して指定された処理を実行する文書処理方法であって、
    バインダ文書の指定と処理の指定を入力する入力工程と、
    前記入力工程で指定されたバインダ文書に束ねられた複数の元文書のそれぞれの文書タイプを取得する第１取得工程と、
    前記指定されたバインダ文書の属性情報から、前記入力工程で指定された処理と前記第１取得工程で取得された各文書タイプとの組み合わせに関して制御を規定する制御情報を取得する第２取得工程と、
    前記指定された処理を前記第２取得工程で取得された制御情報に従って実行する実行工程とを備えることを特徴とする文書処理方法。
12. 請求項１０または１１に記載の文書処理方法をコンピュータに実行させるための制御プログラム。
13. 請求項１０または１１に記載の文書処理方法をコンピュータに実行させるための制御プログラムを格納した記憶媒体。

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