JP2007115132A - 情報処理装置及びその制御方法、情報処理システム、コンピュータプログラム、記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 素材文書の編集の進捗を文書検索の結果に反映させることが可能な技術を提供する。
【解決手段】 本発明によれば、素材文書を統合してなる複数のバインダ情報を管理する情報処理装置であって、バインダ情報の各々について、統合されている素材文書と、素材文書毎の素材文書検索情報と、素材文書検索情報を統合してなるバインダ検索情報とを記憶する記憶手段と、素材文書のいずれかが修正された場合、その修正に基づいて素材文書検索情報を更新するとともに、その差分情報を記憶させる記憶制御手段と、素材文書のうちアクセス中のものが存在しない場合に、差分情報が記憶されている場合、バインダ検索情報を更新すると共に、差分情報を削除する更新手段と、バインダ検索情報と差分情報に基づいて、入力された検索情報に関連したバインダ情報を検索する検索手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置が提供される。
【選択図】 図１０

Description

本発明は電子的な文書管理システムに関する。

従来より、企業等における文書の再利用を目的としたドキュメント（文書）管理システムが知られている。初期のドキュメント管理システムは紙の文書をスキャナで画像として取り込み登録保存するようなものであった。近年のドキュメント管理システムはパーソナルコンピュータ等の情報処理装置を利用して作成された文書データも登録保存できるようになっている。

そして、最近のドキュメント管理システムに関して、登録された複数の素材文書から任意のページを抜き出して整理し、あたかもバインダに整理された文書のように取り扱うことを可能にする電子バインダという技術が知られている。

電子バインダを実現する構成は、複数の電子文書（ドキュメント）を統合する統合手段と、各々のドキュメントについてページ単位で透過的（統一的）な編集作業（削除、並び替え等）を可能にする編集手段を備える。編集手段は、統合されたドキュメントから必要なページだけを抽出して電子バインダ形式にする際に、電子バインダ形式のページと各々のドキュメント（素材文書）内のページとの対応付けを行う。また、ユーザが電子バインダのページを編集する場合、編集手段は、電子バインダを構成する複数の電子文書（素材文書）をユーザが直接編集可能に制御し、ユーザによる編集作業後、再度ページ単位で削除／並び替え等を行う。

一方、従来より、キーワードに基づいて電子バインダを検索する文書管理システムが知られている。電子バインダの検索は、ユーザにより入力されたキーワードと、電子バインダを構成する素材文書から抽出される検索情報との比較に基づいて実行される。従来の文書管理システムにおいては、電子バインダがチェックインされている状態において、検索情報の更新を行っていた。

一方、特許文献１には、自然言語文書からの文書構造の構築や、複数の自然言語文書の差分に基づく文書検索に関する構成が開示されている。
特開平６−３１８２０２号公報

本出願人は、バインダ文書内の素材文書毎にチェックアウト・チェックインの排他制御を行えるようにすることを考えている。

上記従来の文書管理システムのようにバインダ文書単位で検索情報の更新を行うようにした場合、素材文書を編集している間はチェックアウトされているので全てのユーザが編集を終了した場合においてしか検索情報が更新されないことになる。つまり、従来の文書管理システムの検索情報更新処理を適用すると、素材文書の編集の進捗に応じて文書検索の結果を更新していくことができなくなることになる。

このことを具体例を挙げて説明する。ここでは、素材文書ｙ、ｚを含むバインダ文書Ｘについて、ユーザＡ、Ｂが協働で編集作業を行っている状況を想定する。ただし、ユーザＡが素材文書ｙ、ユーザＢが素材文書ｚについて作業を行っているものとする。

例えば、ユーザＡはすぐに編集を終えて編集後の素材文書ｙをチェックインしたが、ユーザＢは編集作業に長期間かかっており、素材文書ｚがチェックアウトされたままの状況を考える。このような状況においては、素材文書ｚがチェックアウトされているため、バインダ文書Ｘについての検索情報は更新されないことになる。即ち、ユーザＡが編集作業を行う前から変化していない。このため、例えば、ユーザＡが素材文書ｙを編集した際に使用したキーワードでもって検索を行っても、更新前の文書Ｘに係る検索情報にそのキーワードが含まれない限り、文書Ｘは検索にヒットしないことになる。即ち、ユーザＢがチェックインを行わない限り、ユーザＡの編集作業は文書Ｘの検索に反映されないことになってしまう。

このように、従来の構成をそのまま適用すると、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行うことができくなってしまう。このことは、文書作成作業、文書管理作業を非常に不便なものにする。例えば、上記の例では、ユーザＡの文書管理作業を不便なものにしている。ユーザは通常、他人により使用されたキーワードよりも、自分が使用したキーワードを印象強く覚えているものであり、自分が使用したキーワードでもって検索を行うことを好むからである。

本発明は上記問題に鑑みなされたものであり、素材文書の編集の進捗を文書検索の結果に反映させることが可能な技術を提供することを目的とする。

本発明によれば、
素材文書を統合してなる複数のバインダ情報を管理する情報処理装置であって、
前記複数のバインダ情報の各々について、統合されている素材文書と、該素材文書毎の素材文書検索情報と、該素材文書検索情報を統合してなるバインダ検索情報とを記憶する記憶手段と、
前記統合されている前記素材文書のいずれかが修正された場合、その修正に基づいて、該修正された素材文書に対応する素材文書検索情報を更新する更新制御手段と、
前記記憶手段に記憶されている前記バインダ検索情報と前記更新された素材文書検索情報とに基づいて、入力された検索情報に関連したバインダ情報を前記複数のバインダ情報から検索する検索手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置が提供される。

本発明によれば、素材文書の編集の進捗を文書検索の結果に反映させることが可能な技術を提供することができる。

以下、添付図面を参照して本発明に係る実施の形態を詳細に説明する。ただし、この実施の形態に記載されている構成要素はあくまでも例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。

＜＜第１実施形態＞＞
本実施形態に係る構成は、異なるアプリケーションソフトで作成した電子文書を同一のページの綴りとして扱う事を可能とした電子バインダであって、バインダの素材文書の編集に関する処理を行う。

バインダ文書とは、異なるアプリケーションで作成された電子文書を、作成に用いられたアプリケーションの違いをユーザが意識すること無く扱うことのできる形態（フォーマット）の文書である。単純にアプリケーションのデータファイル（素材文書）を束ねただけのフォーマットもあるが、素材文書をページ確定させ、その確定されたページから必要なページを集めて、バインダ文書（生成電子文書）とすることもできる。素材文書には、例えば、Microsoft社のWord等のワードプロセッサ・アプリケーションを利用して作成された文書や、スキャナ等によって作成されたイメージ文書等が含まれる。バインダ文書についての詳細は公知であるため説明を省略する。

本実施形態では、文書管理システムにおいて管理されたバインダ文書の編集、更新、バインダ文書の検索に関して説明する。

（システム構成）
図１４は、本実施形態に係る情報処理装置を組み込んだ文書管理システムの構成を例示的に示した図である。図１４に示すように、文書管理システムは、サーバ２０１と、複数のクライアント２０２ａ、２０２ｂ（以下、まとめて２０２と称する）、及び、それらが接続されたネットワーク２０３から構成されている。

サーバ２０１は、クライアント２０２との通信に基づいてバインダ文書の管理を実行する情報処理装置である。サーバ２０１は、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーション（ＷＳ）等で実現される。

クライアント２０２は、ユーザの操作に基づいてサーバ２０１と通信し、バインダ文書に対する操作や素材文書の編集作業を行う情報処理装置である。クライアント２０２は、例えば、ＰＣ、ＷＳ、携帯情報端末（ＰＤＡ）等で実現される。クライアント２０２には、サーバ２０１にアクセスして電子バインダに対する所定の操作を実行するためのソフトウェアがインストールされている。

ネットワーク２０３は、典型的には、インターネットであるが、有線／無線を問わず、公衆回線（アナログ回線、ＩＳＤＮ等）やＬＡＮ、ＷＡＮ、無線ＬＡＮ等のデータ送受信可能な回線であれば、どのような構成でもよい。ネットワークを用いた通信プロトコルは、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ等を採用することができる。

なお、上記の構成は説明の便宜のために例示したものであり、本実施形態に係る構成はこれに限られない。例えば、サーバ２０１、クライアント２０２、ネットワーク２０３のそれぞれが有する全ての機能と同等の機能を同一の情報処理装置が実現するように構成してもよい。係る機能構成については後述する。

（情報処理装置のハードウェア構成）
次に、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成について、図１３を参照して説明する。図１３は、本実施形態に係る情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。尚、本実施形態に係る情報処理装置とは、サーバ２０１及びクライアント２０２を指す。

図１３において、９９０はＣＰＵであり、後述するハードディスク装置（以下、ＨＤと呼ぶ）９９５に格納されているアプリケーションプログラム、オペレーティングシステム（ＯＳ）や制御プログラム等を実行する。また、ＲＡＭ９９２にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。

９９１はＲＯＭであり、内部には基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、文書処理の際に使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを記憶する。９９２は各種データを一時記憶するためのＲＡＭであり、ＣＰＵ９９０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

９９３は記録媒体へのアクセスを実現するための外部記憶ドライブであり、メディア（記録媒体）９９４に記憶されたプログラム等を本コンピュータシステムにロードすることができる。尚、メディア９９４は、例えば、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＰＣカード、ＤＶＤ、ＩＣメモリカード、ＭＯ、メモリスティック等、任意である。

９９５は外部記憶装置であり、本実施形態では大容量メモリとして機能するＨＤを用いている。ＨＤ９９５には、アプリケーションプログラム、ＯＳ、制御プログラム、関連プログラム等が格納される。

９９６は指示入力装置であり、キーボードやポインティングデバイス（マウス等）、タッチパネル等がこれに相当する。指示入力装置９９６を用いて、ユーザは、本実施形態に係る情報処理装置に対して、装置を制御するコマンド等を入力指示する。

９９７はディスプレイであり、指示入力装置９９６から入力したコマンドや、それに対する情報処理装置の応答出力等を表示したりするものである。

９９９はシステムバスであり、情報処理装置内のデータの流れを司るものである。９９８はインターフェイス（以下、Ｉ／Ｆという）であり、このＩ／Ｆ９９８を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。

尚、以上の各装置と同等の機能を実現するソフトウェアにより、ハードウェア装置の代替として構成することもできる。

本実施形態では、メディア９９４から本実施形態に係るプログラム及び関連データを直接ＲＡＭ９９２にロードして実行させる例を示すが、これに限られない。例えば、本実施形態に係るプログラムを動作させる度に、既にプログラムがインストールされているＨＤ９９５からＲＡＭ９９２にロードするようにしてもよい。また、本実施形態に係るプログラムをＲＯＭ９９１に記録しておき、これをメモリマップの一部をなすように構成し、直接ＣＰＵ９９０で実行することも可能である。

また、本実施形態では、説明の便宜のため、本実施形態に係る情報処理装置を１つの装置で実現した構成について述べるが、複数の装置にリソースを分散した構成によって実現してもよい。例えば、記憶や演算のリソースを複数の装置に分散した形に構成してもよい。或いは、情報処理装置上で仮想的に実現される構成要素毎にリソースを分散し、並列処理を行うようにしてもよい。

（文書管理システムの機能構成）
次に、上記の情報処理装置による文書管理を実現するための機能構成について、図１を参照して説明する。図１は、本実施形態に係る文書管理システムの機能構成を示したブロック図である。

図１に示される各機能ブロックは、図１３を参照して上述した情報処理装置のＣＰＵ９９０がＲＡＭ９９２にロードされたプログラムを実行し、図１３に示される各ハードウェアと協働することによって実現される。また、上述のサーバ２０１とクライアント２０２の協働によっても実現される。もちろん機能ブロックの一部或いは全てが専用のハードウェアで実現されてもよい。

図１のように、本実施形態に係る文書管理システムは、データベース１０１、データベース登録部１０２、データベース検索部１０３、検索データ構築解析部１０４、データベースアクセスユーザインタフェイス部１０５の各機能ブロックから成る。以下、データベースアクセスユーザインタフェイス部１０５をユーザインタフェイス部１０５と呼ぶ。

文書管理システム利用者は、ユーザインタフェイス部１０５を用いて視覚的に文書の登録、編集(チェックアウト、チェックインも含む)、削除、複製、検索等の文書管理に関わる操作を行う。文書管理システムは、入力された操作に応じて、文書をデータに登録する必要があれば、データベース登録部１０２を呼び出しデータベース１０１に登録する。また、編集の際に、データベースに登録されている文書を更新する必要が生じた場合には、データベース登録部１０２を利用してデータベースに登録されている文書を更新する。

なお、検索を行う際に、検索のためのインデックスを登録するなど検索に関わる動作が指示された場合は、データベース検索部１０３を呼び、検索のための問い合わせをデータベース１０１に行うように制御する。なお、検索を高速に行うために検索データ構築解析部１０４が適宜検索データの解析を行う。

文書管理システムが図１４のようなサーバ・クライアントシステムによって構成する場合、例えば、サーバ２０１が１０１乃至１０４の機能を、クライアント２０２がユーザインタフェース部１０５の機能をそれぞれ実現するようにすることができる。もちろんこのような構成に限られないことは言うまでもない。

（文書検索）
次に、本実施形態に係る文書管理システムが実行する文書検索の概要について説明する。以下、検索の対象となる文書には電子バインダや素材文書等が含まれるものとする。

本実施形態に係る文書管理システムは、文書検索を実行可能にするために、文書毎に、その識別子と関連づけて、文書名や文書が作成された日時、更新された日時、作者名等の情報を、例えば、データベース１０１において管理する。

また、本実施形態に係る文書管理システムは、検索を容易にするためにユーザがその文書を特徴付けるキーワードや文書の種類を付して登録することができるインタフェースを提供する。当該インタフェースを介してユーザによりキーワード等の情報が入力されると、本実施形態に係る文書管理システムは入力されたキーワード等を対応する文書に関連づけてデータベース１０１に登録する。

さらに、文字画像を含む画像データについては、ＯＣＲ（Optical Character Recognition、光学式文字認識）を実行することによって、当該画像データに関連するテキスト情報を自動的に抽出する。そして、このテキスト情報を検索情報（検索情報ファイル）として対応する文書に関連づけてデータベース１０１に登録する。

本実施形態に係る文書管理システムは、このようにして文書に関連づけて登録された検索情報（検索情報ファイル）とユーザにより指示入力されたキーワードとを照らし合わせて検索処理を実行する。図５は、文書管理システム上でユーザに提供する、文書検索のためのユーザインタフェースを例示した図である。

図５において、６０１は、検索する文書名の情報を入力するための領域であり、チェックボックス６０２と入力領域６０３から構成される。入力領域６０３は検索する文書名を実際に入力する領域である。チェックボックス６０２は、検索キーとして利用するキーワードをユーザが選択可能にするために提供するものである。チェックボックス６０２が選択されると、本実施形態に係る文書管理システムはチェックボックス６０２に対応するキーワード、即ち、入力領域６０３に入力された文書名を検索キーとして検索処理を実行する。

６０４もそれぞれチェックボックスであり、チェックボックス６０２と同様に、検索キーとして利用するキーワードをユーザが選択可能にするために提供するものである。ユーザは検索キーとして利用したいキーワードに対応するチェックボックス６０４を選択して検索開始を要求する。本実施形態に係る文書管理システムは、選択されたチェックボックス６０４に対応するキーワードを検索キーとして検索処理を実行する。

なお、本実施形態に係る構成においては、選択されたチェックボックス６０４に対応するキーワードで設定された、全ての条件を満たす文書を検索するものとする。即ち、ＡＮＤ検索を実行する。ただし、検索の形態はこれに限られない。

また、図５には示していないが、検索条件を入力する欄は、完全一致だけでは無く、例えば、部分一致や前方一致、後方一致を行うためのキーワード入力欄や、正規表現の入力欄を含めるようにしてもよい。さらには、アルファベットの大文字・小文字を区別する／しないの選択欄や、全角・半角を区別する／しないの選択欄を提供してもよい。文書管理システムが提供する検索サービスに合わせて、検索項目を適切に選択することができる。

本実施形態に係る文書管理システムは、さらに、文書に関する日時の条件を検索キーとして検索可能なように制御する。日時の検索を行うための検索条件には、「作成日」「更新日」「アクセス日」が含まれる。ただし、「作成日」「更新日」「アクセス日」はそれぞれ「文書を作成した日」「文書を更新した日」「文書にアクセスした日」を意味する。

文書管理システムが日時の条件を利用して検索を実行するために、ユーザは上記と同様にして、検索条件としたい項目のチェックボックス６０５をチェック（選択）する。図５のように、本実施形態に係る構成は、日付情報を期間として入力することが可能なインタフェースを提供している。即ち、期間開始日の入力欄６０６と期間終了日の入力欄６０７を提供している。本実施形態に係る構成は、入力欄６０６、６０７に記入された期間の日付に該当する文書を検索するように制御する。

６０８は検索開始ボタンであり、ユーザによる選択を契機として検索処理を開始する。検索処理は、例えば、公知の技術を利用して実行することができる。６０９は閉じるボタンであり、ユーザによる選択を契機としてユーザインタフェースを閉じ、検索のためのプログラムを終了する。６１０はクリアボタンであり、ユーザによる選択を契機として入力領域（６０１、６０６、６０７等）に記入されたテキストをクリア（消去）する。

検索処理は、チェックボックス６０４、６０５でチェックされた項目に対応するキーワードを検索キーとしてＡＮＤ検索、ＯＲ検索等を実行する。ただし、ＯＲ検索とは、チェックされた項目に対応する検索条件の少なくともいずれかに該当する文書を検索する処理である。上述のように、検索処理は公知の検索技術を利用することができる。また、ユーザにより入力されたテキスト情報と、文書にＯＣＲ処理を施して取得した文書のテキスト情報とを比較対照することで、全文検索を行うようにしてもよい。

図５に示した検索のためのユーザインタフェースはあくまでも一例であり、図に示した全ての要素を含まなければならないわけではない。例えば、検索キーとなる文字列を入力可能な入力域を一つ備えたインタフェースとしてもよい。

図６は、検索結果表示を例示した図である。図６において、７０１は検索条件に合致した文書数を表示する表示欄である。

７０２は、表示欄７０３の中からユーザにより選択された文書の、文書管理システムにおける位置（記憶場所）を表示する表示領域である。

７０３は検索条件に合致した文書についての情報を一覧表示する表示欄である。文書についての情報には文書名、サイズ、ページ数、更新日の情報等が含まれる。

７０４は、例えばバインダにインポートされていない素材文書等の、通常の文書を示すアイコンである。７０５はバインダ文書を表すアイコンである。このように、表示欄７０３において、文書名の近辺に文書を特徴付けるアイコンを配置して表示する。検索条件に合致した文書がバインダ文書の場合は、バインダ文書を構成する素材文書が更に検索条件にヒットした場合、７０６のように、素材文書についての情報も検索結果に表示する。

文書管理システムにおける検索処理は上記のようにして行う。バインダ文書は、１以上の素材文書が集められて一つの文書形態を構成している。このため、バインダ文書は、図５、図６を参照して上述した文書検索の処理によって検索することが可能である。

（文書管理システムの動作概要）
文書管理システムとバインダについて、ユーザインタフェース部１０５が提供するユーザインタフェースを概観しながら、図２を用いて説明する。図２は、ユーザインタフェース部１０５によって提供される、文書管理システムに係るユーザインタフェースを例示的に示した図である。

図２において、３０１は、文書管理システムを実現するアプリケーション・プログラムのユーザインタフェースの一例である。

３０２は、コンピュータのＯＳ（Operating System）上で管理されたファイル管理画面を例示したものである。

３０３は、ユーザがバインダ編集を行うことを可能にするソフトウェアのユーザインタフェースの一例である。

３０４は、素材電子文書を管理する「ドキュメントリスト」、即ち、バインダを構成する素材文書の一覧を表示する画面である。

３０６は、ドキュメントリスト３０４で選択された文書の各ページのサムネイル画像を表示する「ページビュー」である。

３０５は、インポートされたドキュメントから必要なページを抽出して生成電子文書（バインダ文書）としてユーザが管理可能とする「ワークスペース」である。ワークスペース３０５は、左側に生成電子文書の各ページのサムネイルを表示し、右側に生成電子文書をプレビュー表示する。

３０７は、インポートされた素材電子文書をユーザが選択して表示するように指示した際、外部のソフトウェア（ビューアー）を起動して表示させた場合の画面例である。

バインダ編集ソフトウェア（文書管理システムを実現するプログラム）に素材電子文書がインポートされると、ドキュメントリスト３０４に該素材電子文書を挿入する。そして、インポートされた素材電子文書の各ページからサムネイルを作成して、ページビュー３０６に表示する。ユーザは、ドキュメントリスト３０４から文書単位で、或いは、ページビュー３０６からページ単位で、必要なページをワークスペース３０５に集めることで所望のバインダ文書を作成する。バインダ編集ソフトウェアはこのバインダ文書の作成作業を、例えば、ポインティングデバイスによるドラッグ・アンド・ドロップ等の簡易な操作によって行えるようにインタフェースを制御する。

尚、文書管理システムは、図２の３０１または３０２のユーザインタフェースにおいて、ユーザにより所望のバインダ文書が選択され、編集モードで開かれたことを契機として、バインダ編集ソフトウェアのユーザインターフェース３０３を表示制御する。ユーザは、ドキュメントリスト３０４に表示された文書を選択し、Wordなどの編集のためのアプリケーション３０７を用いて素材文書の編集を行うことができる。

上記のように、本実施形態に係る構成が提供するバインダ文書の編集に係る構成は、バインダを構成する素材文書自体の編集のみを対象にしているわけではない。即ち、素材文書のバインダに取り込まれる部分（ページ数等）や、バインダを構成する素材文書の組合せ等も編集可能に制御する。

文書管理システムは、素材文書の編集が終了した旨の通知を受け取ると、確定された各ページから再度サムネイルを作成し、ページビュー３０６に表示する。さらに、ユーザからの指示入力に基づいて、ワークスペース３０５上の不要なページを削除したり、ドキュメントリスト３０４から文書単位で、或いは、ページビューからページ単位で必要なページをワークスペース３０５に集める処理を行う。このようにして、ユーザは所望の文書を作成することができる。

本実施形態に係る文書管理システムは、あるユーザによってバインダ文書を構成する素材文書が編集モードで開かれている場合、他のユーザはその編集中の素材文書を編集することができないように制御する。このようにして素材文書単位で編集の重複をなくすための制御を行う。

このような処理の概要について図３を参照して説明する。図３は、図２におけるドキュメントリスト３０４を拡大表示した例を示した図である。

本実施形態に係る文書管理システムは、ユーザが所望とする素材文書を選択し、チェックアウトして編集することが可能なように制御する。例えば、ユーザによりドキュメントリスト３０４にリストアップされている所望の素材文書を選択され、例えば右クリックの入力を契機として操作のメニューリストを表示する。メニューリストには「チェックアウトして編集」が含まれており、これが選択された場合、選択された素材文書をチェックアウトして編集可能なように制御する。なお、チェックアウト、編集の実現は公知であるため、説明は省略する。

また、本実施形態に係る文書管理システムは、ドキュメントリスト３０４において、ある素材文書がチェックアウトされ編集中であることを示すアイコンを適宜表示することによって、各素材文書が編集中であるか否かを一見して把握可能なようにする。

図３の例では、リストアップされている３つの素材文書４０１にチェックアウトマーク（アイコン）が付加されいるため、３つの文書が別のユーザによって編集されていることを示している。このバインダ編集ソフトウェアを使用するユーザは、チェックアウトマークのついていない、残りの５文書４０２のみ、チェックアウト、編集することができる。

なお、１ユーザが複数の文書を同時にチェックアウト、編集をすることも可能である。また、誰（どのユーザ）が編集中であるのか、いつから編集中なのか(日時等)等の情報を他のユーザに表示する機能を備えるようにしても構わない。

（バインダ文書編集処理）
次に、本実施形態に係る文書管理システムが実行するバインダ文書編集処理のフローについて図４を参照して説明する。図４はバインダ文書編集処理のフローを示したフローチャートである。

まず、ステップＳ５０１において、ユーザの指示に基づいて、編集モードでバインダを開き、バインダ編集ソフトウェアを起動する。このとき、従来の構成においてはバインダ文書を編集モードで開くと共にバインダ文書のチェックアウトを行い、他のユーザが同じバインダ文書を編集できないように（実際には編集モードでの文書オープンができないように）制御していた。これに対し本実施形態に係る構成においては、素材文書ごとにチェックアウト制御を行うため、バインダ文書を編集モードで開いてもバインダ文書をチェックアウト状態にはしない。ただし、文書管理クライアント(図２での３０１や３０２など)において、素材文書が編集中であることを示すアイコン等を表示してもかまわない。

次に、ステップＳ５０２において、電子バインダを構成する各素材文書について、チェックアウトをしているか否かなどの素材文書の属性を検索する。属性の具体例としては、対応するアプリケーションの情報、作成日付、更新日、ページ数、文書サイズ、カラーモード、解像度などを含めてもかまわない。ここでは、説明の便宜のために、チェックアウトの有無の属性について説明する。

次に、ステップＳ５０３乃至Ｓ５０５において、電子バインダを構成する各素材文書について、チェックアウト中であるものはチェックアウトマークを付加して、そうでないものはそのまま、ＲＡＭ９９２等の記憶装置において内部的にリストアップする。

ステップＳ５０３において、ステップＳ５０２で取得した属性に基づき、参照中の素材文書がチェックアウトされているか否かを判定する。なお、本実施形態に係る構成は電子バインダを構成する素材文書を１つずつ順に参照してステップＳ５０３乃至Ｓ５０５の処理を実行する。チェックアウトされている場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、ステップＳ５０３１において、素材文書にチェックアウトマークアイコンを付加してステップＳ５０４でリストアップする。チェックアウトしていない場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、チェックアウトマークアイコンを付加せずにステップＳ５０４でリストアップする。

次に、ステップＳ５０５において、素材文書がすべてリストアップされたかを判定する。表示されていない素材文書がある場合（ステップＳ５０５でＮＯ）は、ステップＳ５０３へ戻り、参照する素材文書を更新してステップＳ５０３乃至ステップＳ５０４の処理を繰り返す。すべてリストアップされている場合（ステップＳ５０５でＹＥＳ）には、ステップＳ５０６へ進む。

ステップＳ５０６では、素材文書リストを表示する。具体的には、図３に示したように、ドキュメントリスト３０４等のユーザインターフェースに一覧表示する。

次に、ステップＳ５０７、Ｓ５０８、Ｓ５０９、Ｓ５０９３以降においては、ユーザからの指示入力に基づいてそれぞれ異なった処理を行う。本実施形態では、説明の便宜上、ユーザからの指示入力は次のいずれかであるものとする。
（１）素材文書を閲覧のために表示する。素材文書の編集は行わない。
（２）バインダ編集ソフトウェアを終了する。
（３）編集可能なチェックアウトマークなしの素材文書を編集モードで開く（素材文書のチェックアウト処理）。
（４）素材文書の編集終了する（素材文書のチェックイン処理）。
なお、実際の構成においては、ユーザの指示入力はこれらに限られないことは言うまでもない。

［（１）素材文書の閲覧表示］
ステップＳ５０７において、ユーザから素材文書を編集モードではなく閲覧のために表示する旨の指示を受けた場合（ステップＳ５０７でＹＥＳ）は、ステップＳ５０７１において、選択された素材文書を閲覧モードで開く。このとき、素材文書は対応するアプリケーションで開いてもよいし、バインダ文書編集ソフトウェア専用のビューア等で開いてもかまわない。そして、再びユーザからの指示入力を受け取れるように待機する。

［（２）バインダ編集ソフトウェアの終了］
ステップＳ５０８において、ユーザからバインダ編集ソフトウェアを終了する指示を受けた場合（ステップＳ５０８でＹＥＳ）は、ステップＳ５０８１に進む。

ステップＳ５０８１では、バインダ文書編集ソフトウェアを起動後、バインダ文書内に更新された文書情報（素材文書のみではなくバインダ文書のページ構成等も含む）があるか否かを判定する。ない場合（ステップＳ５０８１でＮＯ）は、そのままバインダ文書編集ソフトウェアを終了する。更新された文書情報がある場合（ステップＳ５０８１でＹＥＳ）は、ステップＳ５０８２に進む。

ステップＳ５０８２では、チェックアウト中の素材文書があるか否かを判定する。ある場合（ステップＳ５０８２でＹＥＳ）は、処理を中断し、ユーザの次の指示を待つ。チェックアウト中の素材文書がない場合（ステップＳ５０８２でＮＯ）は、ステップＳ５０８３へ進む。

ステップＳ５０８３では、文書管理システムにおいてバインダのバージョン管理がされているか否かを判定する。バージョン管理がされている場合（ステップＳ５０８３でＹＥＳ）にはステップＳ５０８４へ進み、バージョン管理がされていない場合（ステップＳ５０８３でＮＯ）にはバインダ文書編集ソフトウェアを終了する。

ステップＳ５０８４では、管理されたバージョン情報をカウントアップする。バージョン管理については公知の技術なので、説明を省略する。そして、ステップＳ５０８５へ進む。

ステップＳ５０８５においては、更新された文書情報を保存する。即ち、データベース１０１に格納された文書情報を更新する。このバインダ保存処理の詳細は後述する。そして、バインダ文書編集ソフトウェアを終了する。

［（３）素材文書の編集（チェックアウト処理）］
ステップＳ５０９において、ユーザから編集可能なチェックアウトマークなしの素材文書を編集モードで開く指示を受けた場合（ステップＳ５０９でＹＥＳ）は、ステップＳ５０９１に進む。

ステップＳ５０９１においては、選択された素材文書についてチェックアウトし、ユーザが素材文書を編集可能にする。このチェックアウト処理の詳細については後述する。

次に、ステップＳ５０９２において、素材文書を編集中のユーザインタフェース部１０５以外のユーザインタフェース部１０５において、編集中の素材文書について、図３に示すようにチェックアウトマークを付加する。実際には、バインダ文書編集ソフトを表示する際にチェックアウトマークアイコンを付加するという指定の情報を設定する。その後、ユーザからの次の指示を待つ。

ステップＳ５０９１、Ｓ５０９２の処理によって、指定された素材文書の編集が可能になり、また、編集中の素材文書に対して他のユーザはアクセスできない状況が実現できる。

［（４）素材文書の編集終了（チェックイン処理）］
ユーザは、選択した素材文書への編集作業が終了すると、その旨をバインダ文書編集ソフトウェアに通知する。この通知は、例えば、アプリケーション終了を選択する作業や、ウィンドウを閉じる作業によって行われる。

ユーザにより編集作業が終了する旨が通知された場合（ステップＳ５０９３でＹＥＳ）はステップＳ５０９４へ進む。

ステップＳ５０９４においては、編集された素材文書でもってデータベース１０１に格納された文書を更新する、チェックイン作業を実行する。このチェックイン処理の詳細については後述する。そして、ステップＳ５０９５へ進む。

ステップＳ５０９５においては、当該チェックインした文書に対して付加されているチェックアウトマークを解除する。即ち、ユーザがアクセスしている全てのユーザインタフェース部１０５において、編集が終了した素材文書からチェックアウトマークを外し、他のユーザが編集できるように制御する。その後、ユーザからの次の指示を待つ。

（バインダデータ）
以上のような処理を実行するために、本実施形態に係る文書管理システムは、電子バインダを構成する素材文書の関係等を記述したバインダデータ（電子バインダ管理ファイル）を、例えば、データベース１０１において管理している。

次に、バインダデータの概略について図８を参照して説明する。図８はバインダデータの構造の概略を示した模式図である。

図８において、９０１はＥＢＩＮＤＥＲ部であり、バインダの中身全体を表す。ＥＢＩＮＤＥＲ部９０１には、ＥＢＩＮＤＥＲ＿ＩＮＦＯ部９０２、ＪＯＢＳ部９０３、ＭＡＴＥＲＩＡＬ部９０５、ＲＥＬＡＴＥＤ部９０７、ＰＡＧＥＩＮＤＥＸ部９０９、ＢＯＯＫＢＩＮＤＩＮＧ部９１１が含まれる。

ＥＢＩＮＤＥＲ＿ＩＮＦＯ部９０２は、バインダのメタ情報を保持する部分である。この部分には、タイトルや作成者等の情報を格納することができる。

ＪＯＢＳ部９０３はバインダ文書についての情報に対するリンク情報（ポインタ）等を保持する。ＪＯＢＳ部９０３には１以上のＪＯＢ部９０４が含まれる。図８では、１つのＪＯＢ部９０４を含む場合を例示しているが、複数あってもよい。ＪＯＢ部９０４は、バインダ文書についての情報へのリンク情報等が記述できる。図８においては、バインダの検索情報が記述されているバインダの検索情報ファイル９１２を指す構成をしている。なお、バインダ文書についての情報をＪＯＢ９０４に直接記述するように構成してもよい。

バインダの検索情報ファイル９１２は後述する素材文書の検索情報ファイル９１４を統合して構成される。例えば、バインダを構成する全ての素材文書に対応する検索情報ファイル９１４の内容を重複がないように集めることによって、バインダの検索情報ファイル９１２を構成することができる。

ＭＡＴＥＲＩＡＬ部９０５は、バインダに取り込まれた素材文書９１３へのリンク情報等を保持する。ＭＡＴＥＲＩＡＬ部９０５には１以上のＥＦＩＬＥ部９０６が含まれる。ＥＦＩＬＥ部９０６は素材文書毎に素材文書９１３へのリンク情報やチェックアウト指定の情報等を保持する。素材文書９１３へのリンク情報には、例えば、素材文書（ＰＤＦファイル等を含む）９１３やサムネイル画像への、リンク情報等が含まれる。尚、各ＥＦＩＬＥ部９０６には一意なＩＤが振られており、当該ＩＤによって素材文書を特定することができる。

ＲＥＬＡＴＥＤ部９０７は素材文書９１３についての関連情報を保持する。ＲＥＬＡＴＥＤ部９０７には１以上のＲＥＬ部９０８が含まれる。図８の例では、３つのＲＥＬ部９０８が存在している。ＲＥＬ部９０８は素材文書毎に素材文書についての情報を保持する。本実施形態に係る構成においては、ＲＥＬ部９０８には素材文書の検索情報ファイル９１４へのリンク先情報とＥＦＩＬＥ部９０６のＩＤとが記述されており、素材文書９１３と検索情報ファイル９１４との対応関係が定義されている。

ＰＡＧＥＩＮＤＥＸ部９０９は、素材文書のバインダを構成する部分のページの情報を保持する。ＰＡＧＥＩＮＤＥＸ部９０９には１以上のＩＮＤＥＸ部９１０が含まれる。各ＩＮＤＥＸ部９１０には素材文書の識別子（ＥＦＩＬＥ部９０６のＩＤ等で記述してもよい）やバインダを構成する部分のページ等の情報が格納されている。

本実施形態に係る構成は、素材文書のバインダを構成する部分（ＩＮＤＥＸ部９１０に記述された部分に相当）を統合して構成された、統合電子文書９１５をデータベース１０１等に格納して保持する。ＢＯＯＫＢＩＮＤＩＮＧ部９１１は、統合電子文書９１５へのリンク情報を保持する。

なお、上述したバインダデータの構成は一例であり、このような構成に限られないことは言うまでもない。例えば、ＥＢＩＮＤＥＲ部９０１は、ＥＢＩＮＤＥＲ＿ＩＮＦＯ部９０２、ＪＯＢＳ部９０３等に相当する要素を全て備えている必要はない。

次に、上記のような構成のバインダデータの、ＸＭＬ（eXtensible Markup Language）で記述された場合の一例について、図７を参照して説明する。図７は、ＸＭＬで記述された、簡素化した電子バインダのフォーマット（電子バインダ管理ファイル、バインダデータ）の一例を示した図である。

１行目の８０１は、ＸＭＬ記述で定められた必須の宣言であるＸＭＬ宣言を表す。

＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞８０２はルート要素である。＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞８０２タグ（＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞〜＜／ＥＢＩＮＤＥＲ＞）において電子バインダの内容が記述される。尚、＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞８０２のversion属性は、この電子バインダのバージョンを表す。図７の例では、バージョンは１．０である。

＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞８０２要素は、子要素として＜ＲＥＬＡＴＥＤ＞８０３、＜ＭＡＴＥＲＩＡＬ＞８０４、＜ＪＯＢＳ＞８０５を含む。これらの要素はそれぞれ、図８のＲＥＬＡＴＥＤ部９０７、ＭＡＴＥＲＩＡＬ部９０５、ＪＯＢＳ部９０３に相当する。但し、＜ＥＢＩＮＤＥＲ＞８０２の内部構成（子要素）はこの限りではなく、例えば、電子バインダの構成を表す＜ＩＮＤＥＸ＞部９１０や構成された統合電子文書を表す＜ＢＯＯＫＢＩＮＤＧ＞部９１１に相当する要素を含むように構成してもよい。

＜ＭＡＴＥＲＩＡＬ＞８０４タグで示される要素には、電子バインダ内含まれる素材文書についての情報が記述される。＜ＭＡＴＥＲＩＡＬ＞８０４のfiles属性は、素材文書数を表す。＜ＭＡＴＥＲＩＡＬ＞８０４は素材文書毎の情報を記述する要素＜ＥＦＩＬＥ＞８０６を子要素として含んでいる。

＜ＥＦＩＬＥ＞８０６タグのhref属性は素材文書の保存先を表し、id属性はこの素材文書を一意に表す識別子であり、totalpage属性はこの素材文書の持つページ数を表す。素材文書のページ数は素材文書が電子バインダに取り込まれる際に設定され、例えば、印刷処理等のページ数の確定が必要な処理において利用される。

＜ＥＦＩＬＥ＞８０６は素材文書のタイプを記述する要素＜ＥＦＩＬＥ＿ＩＮＦＯ＞とチェックアウトされているか否かを記述する要素＜ＣＨＥＣＫＯＵＴ＿ＩＮＦＯ＞８０８を子要素として含んでいる。

要素＜ＣＨＥＣＫＯＵＴ＿ＩＮＦＯ＞８０８は、チェックアウトされているか否かを示すcheckout属性と、チェックアウトされている場合にチェックアウトしているユーザの識別子を示すuser属性を含む。checkout属性は、チェックアウトされている場合にTRUEにセットされ、チェックアウトされていない場合にFALSEにセットされる。その他に、チェックアウトした日時等の情報を属性として追加してもかまわない。本実施形態に係る文書管理システムは、図３に例示したドキュメントリストの画面を、このタグの情報に基づいて作成する。

＜ＪＯＢＳ＞８０５タグで示される要素には、電子バインダについての情報が記述される。＜ＪＯＢＳ＞８０５は電子バインダについての各情報を記述する要素＜ＪＯＢＴＩＣＫＥＴ＞８０７を子要素として含んでいる。＜ＪＯＢＴＩＣＫＥＴ＞８０７タグは必要な数だけ記述される。＜ＪＯＢＴＩＣＫＥＴ＞８０７タグはhref属性とrole属性を含む。href属性には電子バインダについての情報のファイルの格納場所が記述される。role属性には、要素＜ＪＯＢＴＩＣＫＥＴ＞８０７がどのような種類の情報を表しているのかが記述される。図７の場合は、「Index」という属性値が設定されているが、これは検索情報（検索情報ファイル）であることを示している。

電子バインダについての情報の種類は用途や目的に応じて自由に設定することができる。即ち、＜ＪＯＢＳ＞タグ８０７には、その他の電子バインダに関する情報も記述することができる。例えば、電子バインダに色の指定がある場合、ここに色に関する情報のファイルの所在を指定することなどもできる。

＜ＲＥＬＡＴＥＤ＞８０３タグで示される要素には、素材文書についての関連情報が記述される。この関連情報は素材文書に関連していればどのような情報も該当する。＜ＲＥＬＡＴＥＤ＞８０３は素材文書についての各関連情報を記述する要素＜ＲＥＬ＞８０９を子要素として含んでいる。＜ＲＥＬ＞８０９タグは必要な数だけ記述される。図７は＜ＲＥＬ＞８０９タグが一つ存在する場合を例示している。

＜ＲＥＬ＞８０９タグはhref属性、role属性、idref属性を含む。href属性には関連情報のファイルの格納場所が記述される。図７の場合は、「related\rel0\index.xml」が関連情報ファイルの格納場所である。これは、当該電子バインダ管理ファイルからの相対的なディレクトリの位置によって関連情報ファイルの位置を示したものである。

role属性には、要素＜ＲＥＬ＞８０９がどのような種類の情報を表しているのかが記述される。図７の場合は、「Index」という属性値が設定されているが、これは素材文書についての検索情報（検索情報ファイル）であることを示している。関連情報の種類も用途や目的に応じて自由に設定することができる。

idref属性は要素＜ＲＥＬ＞８０９によって記述された関連情報に対応する素材文書の識別子が記述される。この識別子は要素＜ＥＦＩＬＥ＞８０６の属性idに対応する。図７の例ではid属性「ef996545875」に対応する素材文書についての情報が記述されている。

以上述べてきたように、バインダの検索情報には、バインダ自身についての検索情報と素材文書それぞれについての検索情報が含まれる。本実施形態に係る文書管理システムはこれらを用いて公知の検索手法（データベースシステム）を利用して検索処理を実行する。

（チェックアウト処理）
次に、図９を用いて、図４のステップＳ５０９１で実行するチェックアウト処理を説明する。図９は、チェックアウト処理のフローを示したフローチャートである。

まず、Ｓ１００１において、バインダ文書の検索情報ファイル９１２と素材文書の検索情報ファイル９１４がデータベース１０１にすでに存在するか否かを判定する。検索情報ファイルがある場合（ステップＳ１００１でＹＥＳ）にはＳ１００２へ進み、ない場合（ステップＳ１００１でＮＯ）はステップＳ１００３へ進む。

ステップＳ１００２では、検索情報ファイル９１４についてコピーを作成し、一時的に退避させるべく所定の記憶装置に保存する。図１２は検索情報ファイルを例示した図である。そして図１２（ａ）はステップＳ１００２においてコピーされた検索情報ファイルを例示したものである。なお、図１２には検索情報ファイルの理解を容易にすべく、テキスト文書をそのまま検索情報とした場合について例示しているが、検索情報はこのようなものに限られるわけではない。例えば、テキストデータを解析し、高速な検索を行えるように適切に構造化して記述するようにしてもよい。また、上述したように、文字画像を含む画像データからＯＣＲによって取得したテキストも検索情報となる。図１２（ｂ）（ｃ）についても同様である。

ステップＳ１００２において一時的に退避された検索情報ファイルは、素材文書の編集後、検索情報ファイルを更新する必要があるか否かを判定する際に用いられる。この処理については後述する。ステップＳ１００２の処理を終了するとステップＳ１００３へ進む。

Ｓ１００３においては、チェックアウト情報を更新する。具体的には、チェックアウトが指示された素材文書に対応する要素＜ＣＨＥＣＫＯＵＴ＿ＩＮＦＯ＞８０８の、属性checkoutの値を"TRUE"に変更する。図４のステップＳ５０９２におけるチェックアウトマークの付加は、ステップＳ１００３において"TRUE"がセットされた属性checkoutの値に基づいて実行されることになる。

次に、ステップＳ１００４においては、素材文書を編集モードで開く。即ち、編集可能な所定のアプリケーションで素材文書を開き、ユーザが編集可能に制御する。そして、チェックアウト処理を終了し、図４のステップＳ５０９２へ進む。

（チェックイン処理）
次に、図１０を用いて、図４のステップＳ５０９４で実行するチェックイン処理を説明する。図１０は、チェックイン処理のフローを示したフローチャートである。

Ｓ１１０１において、編集後の素材文書からテキスト情報を抽出する。このテキスト情報は編集後の素材文書の検索情報に対応するものである。テキスト情報は、例えば、素材文書が文書データの場合は、当該文書からテキストデータを取り出すことによって抽出される。テキスト情報には文書名や日付等が含まれても構わない。また、素材文書が文字画像を含む画像データの場合は、素材文書に対してＯＣＲ処理を施すことによって自動的に抽出される全文のテキストをもってテキスト情報としてもよい。

図１２（ｂ）はテキスト情報の一例を示している。図１２（ｂ）において、下線が付された部分は、図１２（ａ）から修正が施された箇所を示している。

次に、Ｓ１１０２において、Ｓ１００２で保存したチェックアウト前の検索情報（９１４）と、Ｓ１１０１で取得したチェックイン後のテキスト情報とを比較し、両者に差分が存在するか否かを判定する。検索情報に差異がある場合（ステップＳ１１０４でＹＥＳ）にはステップＳ１１０４へ進み、ない場合（ステップＳ１１０４でＮＯ）はステップＳ１１０５へ進む。

Ｓ１１０４においては、ステップＳ１１０３で検出した差分を検索情報ファイル（９１４）に反映する。この際、チェックアウト前の検索情報ファイルに記載のないテキストを検索情報ファイルに追加する形式をとる。なお、更に、前記チェックアウト前の検索情報ファイルから削除されたテキストを検索情報ファイルから削除するようにしてもよい。

図１２（ｃ）は更新された素材文書の検索情報ファイルの一例を示している。１３０１は、検索情報ファイルに追加された、チェックアウト前の検索情報ファイルに記載のないテキストを示している。ステップＳ１１０４の処理を終了すると、ステップＳ１１０５へ進む。

Ｓ１１０５においては素材文書をデータベース１０１に保存する。

次に、Ｓ１１０６において、チェックアウト情報を更新する。具体的には、チェックアウトが指示された素材文書に対応する要素＜ＣＨＥＣＫＯＵＴ＿ＩＮＦＯ＞８０８の、属性checkoutの値を"FALSE"に変更する。そして、チェックイン処理を終了し、図４のステップＳ５０９５へ進む。

上述したように、素材文書のチェックイン処理を行った際に、素材文書の検索情報ファイルを更新するようにした。したがって、複数のユーザによってバインダ文書に含まれる素材文書がチェックアウト・チェックイン処理された場合でも、編集された素材文書の情報で検索することができる。

なお、チェックイン処理を行う際に、他にチェックアウトされている文書がない場合は、Ｓ１１０４においてバインダ文書の検索情報ファイルも更新するようにしてもよい。

（バインダ保存処理）
次に、図１１を用いて、図４のステップＳ５０８５で実行するバインダ保存処理を説明する。図１１は、バインダ保存処理のフローを示したフローチャートである。

まず、Ｓ１２０１においてバインダ文書の検索情報ファイル（９１２）を最新の情報に更新する。即ち、チェックイン処理において更新された素材文書の検索情報ファイルでもって、データベース１０１に格納されたバインダ文書の検索情報ファイルを更新する。なお、このＳ１２０１の処理は当該バインダ文書に含まれる素材文書が全てチェックインされている状態のときに行われることになる。

次に、ステップＳ１２０２において一時的に退避された検索情報ファイルのコピーが、所定の記憶装置に格納されているか否かを判定する。格納されている場合（ステップＳ１２０２でＹＥＳ）はステップＳ１２０３へ進み、格納されていない場合（ステップＳ１２０２でＮＯ）はステップＳ１２０４へ進む。

ステップＳ１２０３では、検索情報ファイルのコピーを記憶装置から削除する。そして、ステップＳ１２０４へ進む。

Ｓ１２０４においては、素材文書そのものや、バインダデータ（バインダのページ構成等を含む）等の文書管理に必要な全ての情報を保存する。そして、バインダ保存処理を終了し、バインダ文書編集ソフトウェアを終了する。

以上述べてきたように、本実施形態に係る文書管理システムにおいては、素材文書の更新（チェックイン）に応じて素材文書に対応する検索情報を更新することによって、最新の素材文書の検索を行うことができるようにしている。この処理は、他の素材文書が編集されている場合においても実行される。

そして、バインダの各々について、バインダを構成する素材文書のうちアクセス中のものが存在しない場合、即ち、チェックアウト中の素材文書が存在しない場合に、次の処理を行う。即ち、更新された素材文書の検索情報に基づいて、バインダ情報の検索情報を更新する。

このような処理を実行する構成において、文字列の入力に応じて、この文字列に関連したバインダを検索する検索処理を行う。この検索処理は、バインダの検索情報と素材文書の検索情報とに基づいて実行する。

上記のように、本実施形態においては、他の素材文書が編集されている場合においても素材文書の編集に応じて素材文書に対応する検索情報を更新し、当該更新に基づいて差分情報を生成して、バインダ情報の検索に反映させる。このため、本実施形態の構成によれば、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行うことができる。即ち、本実施形態の構成によれば、素材文書の編集の進捗を文書検索の結果に反映させることができる。

尚、先に述べたように、本実施形態に係る構成における文書の編集は、素材文書の内容の編集に限られず、例えば、素材文書のバインダに取り込まれる部分（ページ数等）の編集も含まれる。このような編集によって、素材文書に対応する検索情報が修正された場合も上記の処理と同様の処理を実行する。このような処理によって、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行うことができる。

同様に、編集にはバインダを構成する素材文書の組合せ等の編集も含まれる。例えば、バインダに新たに素材文書が追加された場合は、追加された素材文書に対応する検索情報を新たに追加するが、新たに追加された検索情報が前記差分情報に相当する。即ち、バインダを構成する素材文書のうちアクセス中のものが存在しない状況において、新たに追加された検索情報をバインダの検索情報に反映させる。検索時において、新たに追加された検索情報が差分情報として記憶されている場合は、バインダの検索情報及びこの差分情報と、検索キーとしての文字列との比較に基づいてバインダの検索処理を実行する。このような処理によって、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行うことができる。

なお、編集によって内容が削除された場合、例えば、素材文書から内容が削除された場合やバインダを構成する素材文書からある素材文書が削除された場合においても、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行えるように、次のように構成してもよい。即ち、バインダに対応する検索情報は、そのバインダを構成する素材文書毎に、素材文書の識別情報と、素材文書に対応する検索情報とによって構成されるようにする。そして、差分情報は、削除された内容に相当する内容から構成されるようにする。検索時において、削除された内容に相当する内容が記述された差分情報が記憶されている場合は、バインダの検索情報からこの差分情報に相当する内容を削除した上で、検索キーとしての文字列との比較に基づいてバインダの検索処理を実行する。このような処理によって、文書編集の最新の状態に基づいて文書検索を行うことができる。

＜＜その他の実施形態＞＞
以上、本発明の実施形態例について詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様を取ることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明の技術的範囲に含まれる。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含む。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、次のものが含まれる。即ち、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）等が含まれる。

その他、プログラムの供給形態としては、次のようなものも考えられる。即ち、クライアント装置のブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明に係るコンピュータプログラム、或いは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをＨＤ等の記録媒体にダウンロードする形態も考えられる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、次のような供給形態も考えられる。即ち、まず、本発明に係るプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報の使用により暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて本発明に係る構成を実現する。このような供給形態も可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他次のような実現形態も想定される。即ち、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づいも前述した実施形態の機能が実現される。即ち、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本実施形態に係る文書管理システムの機能構成を示したブロック図である。 文書管理システムに係るユーザインタフェースを例示的に示した図である。 ドキュメントリストを拡大表示した例を示した図である。 バインダ文書編集処理のフローを示したフローチャートである。 文書検索のためのユーザインタフェースを例示した図である。 検索結果表示を例示した図である。 ＸＭＬで記述された簡素化した電子バインダのフォーマットの一例を示した図である。 バインダデータの構造の概略を示した模式図である。 チェックアウト処理のフローを示したフローチャートである。 チェックイン処理のフローを示したフローチャートである。 バインダ保存処理のフローを示したフローチャートである。 検索情報ファイルを例示した図である。 情報処理装置のハードウェア構成を模式的に示したブロック図である。 文書管理システムの構成を例示的に示した図である。

Claims (11)

1. 素材文書を統合してなる複数のバインダ情報を管理する情報処理装置であって、
   前記複数のバインダ情報の各々について、統合されている素材文書と、該素材文書毎の素材文書検索情報と、該素材文書検索情報を統合してなるバインダ検索情報とを記憶する記憶手段と、
   前記統合されている前記素材文書のいずれかが修正された場合、その修正に基づいて、該修正された素材文書に対応する素材文書検索情報を更新する更新制御手段と、
   前記記憶手段に記憶されている前記バインダ検索情報と前記更新された素材文書検索情報とに基づいて、入力された検索情報に関連したバインダ情報を前記複数のバインダ情報から検索する検索手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記更新制御手段は、前記素材文書検索情報に関して、前記素材文書の修正前後の差分情報を取得することによって更新することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記統合されている素材文書のうちアクセス中のものが存在しない場合に、前記更新された素材文書検索情報に基づいて、前記バインダ検索情報を更新するバインダ検索情報更新手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記検索手段において検索された情報を表示する表示手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記素材文書検索情報は、前記素材文書からＯＣＲ手段によって取得されたテキストを含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記素材文書の修正は、前記バインダ情報に統合される該素材文書の範囲の修正を含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記バインダ情報を構成する前記素材文書の組合せを編集する編集手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 素材文書を統合してなる複数のバインダ情報を管理する情報処理装置の制御方法であって、
   前記情報処理装置は、前記複数のバインダ情報の各々について、統合されている素材文書と、該素材文書毎の素材文書検索情報と、該素材文書検索情報を統合してなるバインダ検索情報とを記憶する記憶手段を備え、
   前記統合されている前記素材文書のいずれかが修正された場合、その修正に基づいて、該修正された素材文書に対応する素材文書検索情報を更新する更新制御工程と、
   前記記憶手段に記憶されている前記バインダ検索情報と前記更新された素材文書検索情報とに基づいて、入力された検索情報に関連したバインダ情報を前記複数のバインダ情報から検索する検索工程と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。
9. サーバ装置と１以上のクライアント装置とから構成され、素材文書を統合してなる複数のバインダ情報を管理する情報処理システムであって、
   前記複数のバインダ情報の各々について、統合されている素材文書と、該素材文書毎の素材文書検索情報と、該素材文書検索情報を統合してなるバインダ検索情報とを記憶する記憶手段と、
   前記統合されている前記素材文書のいずれかが修正された場合、その修正に基づいて、該修正された素材文書に対応する素材文書検索情報を更新する更新制御手段と、
   前記記憶手段に記憶されている前記バインダ検索情報と前記更新された素材文書検索情報とに基づいて、入力された検索情報に関連したバインダ情報を前記複数のバインダ情報から検索する検索手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
10. コンピュータを請求項１乃至７のいずれかに記載の情報処理装置として機能させるためのコンピュータプログラム。
11. 請求項１０に記載のコンピュータプログラムを格納したコンピュータで読み取り可能な記憶媒体。

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