CN1952925A

CN1952925A - 文档处理设备和方法

Info

Publication number: CN1952925A
Application number: CNA2006101405778A
Authority: CN
Inventors: 黑田健
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2005-10-17
Filing date: 2006-10-17
Publication date: 2007-04-25
Anticipated expiration: 2026-10-17
Also published as: JP2007109180A; US20070084370A1; CN1952925B; US8453046B2

Abstract

本发明提供一种文档处理设备和方法，其通过合并多个原始文档来产生合并文档，所述文档处理设备访问用于存储多种合并文档的合并类型的合并属性信息的存储单元，并获取对应于要产生的合并文档的合并类型的合并属性信息。此外，所述文档处理设备获取多个原始文档中被选择为合并到要产生的合并文档中的每一个原始文档的文档类型。基于由所获取的关于多个被选择的原始文档的文档类型和合并属性信息，使用多个被选择的原始文档产生合并文档。

Description

文档处理设备和方法

技术领域

本发明涉及一种适用于文档管理的文档处理设备和方法，用于将多个文档合并到一个文档中，并对其进行管理。

背景技术

已经提出了一种文档管理设备，其可以合并多个文档(以下称为原始文档)以创建一个文档(以下称为合并文档)，或将新文档添加到这种合并文档。在创建或更新该合并文档中，通常根据文档的日期或名称的顺序来设定在新合并文档中原始文档的排序。此外，已经提出了在进行合并文档的操作中由用户指定文档的排序。此外，可以采用字符识别技术识别写在文档特定位置的字符，例如页码，并可以按照它的顺序合并文档(参见日本特开平07-168849号公报)。

另一方面，存在根据原始文档来限制复制或禁止打印的需求。因此，通过对每一个文档设置访问权限来确定是否对该文档进行处理。在这种情况下，由于将合并文档作为一个文档来处理，因此对于每个包含多个文档的合并文档(以合并文档为单位)存在限制。

然而，通过上述现有技术，在合并多个原始文档以创建一个合并文档或向合并文档添加新的原始文档时，要求用户进行操作以将原始文档的排序设为所希望的排序，这会带来很多麻烦。同时，用户可能会进行可能妨碍以后的文档操作或应用的不正确的操作，例如指定排序的错误。在日本特开平07-168849号公报所公开的结构中，自动确定排序，但是由于指定了页码，因此需要注意的是在创建每一个原始文档时原始文档在合并文档中的位置。此外，在日本特开平07-168849号公报所公开的结构中，不可能满足在某个合并的开头和在另一个合并的末尾合并一个原始文档的要求。

此外，即使通过设置访问权限来限制文档的复制或打印，由于合并文档本身是一个文档，因此也不可以对构成合并文档的每一个原始文档进行访问限制。并且由于设置访问权限是根据在用于管理文档的系统中所注册的用户所设置的功能/管理方法，因此其主要取决于所操作的系统。例如，每次文档在另一个文档管理系统中注册，需要根据该特定系统设置访问权限，这不是高效的处理并具有很差的通用性。

此外，存在可保留原始文档并将其添加到合并文档的情况。在这种情况下，当用户编辑并更新原始文档时，需要对合并文档的更新操作。如果忽略该更新操作，则添加到合并文档的文档信息未被更新，从而不可能管理最新的信息。

发明内容

根据上述问题，完成了本发明，本发明的目的是改善关于合并文档的可操作性。

根据本发明的一个方面，提供一种文档处理设备，用于通过合并多个原始文档来产生合并文档，所述文档处理设备包括：第一获取部件，用于获取与要产生的合并文档的合并类型相对应的合并属性信息；第二获取部件，用于获取所述多个原始文档中被选择为合并到所述要产生的合并文档中的每一个原始文档的文档类型；以及产生部件，用于基于由所述第二获取部件获取的文档类型和由所述第一获取部件获取的合并属性信息，从所述多个被选择的原始文档产生所述合并文档。

此外，根据本发明的另一方面，提供一种文档处理设备，用于对通过合并多个原始文档所产生的合并文档进行指定的处理，所述文档处理设备包括：输入部件，用于输入对所述合并文档的指定和对所述处理的指定；第一获取部件，用于获取合并到由所述输入部件所指定的所述合并文档中的多个原始文档中的每一个的文档类型；第二获取部件，用于获取控制信息，所述控制信息根据所述指定的合并文档的属性信息规定关于由所述输入部件指定的所述处理和由所述第一获取部件获取的每一个文档类型的组合的控制；以及执行部件，用于根据由所述第二获取部件获取的所述控制信息来执行所述指定的处理。

此外，根据本发明的另一方面，一种文档处理方法，用于通过合并多个原始文档来产生合并文档，所述文档处理方法包括：第一获取步骤，用于获取与要产生的合并文档的合并类型相对应的合并属性信息；第二获取步骤，用于获取所述多个原始文档中被选择为合并到所述要产生的合并文档中的每一个原始文档的文档类型；以及产生步骤，用于基于在所述第二获取步骤获取的文档类型和在所述第一获取步骤获取的合并属性信息，从所述多个被选择的原始文档产生所述合并文档。

此外，根据本发明的另一方面，提供一种文档处理方法，用于对通过合并多个原始文档所产生的合并文档进行指定的处理，所述文档处理设备包括：输入步骤，用于输入对所述合并文档的指定和对所述处理的指定；第一获取步骤，用于获取合并到由所述输入步骤所指定的、所述合并文档中的多个原始文档中的每一个的文档类型；第二获取步骤，用于获取控制信息，所述控制信息根据所述指定的合并文档的属性信息规定关于由所述输入部件指定的所述处理和在所述第一获取步骤获取的每一个文档类型的组合的控制；以及执行步骤，用于根据在所述第二获取步骤获取的所述控制信息来执行所述指定的处理。

通过参考附图对典型实施例的以下描述，本发明的进一步特征将变得明显。

附图说明

包括在说明书中并构成说明书的一部分的附图，示出了本发明的实施例，并与说明书一起用来说明本发明的原理。

图1是示出根据本发明的实施例的文档管理系统的结构的框图；

图2中的(A)和(B)是示出根据该实施例的文档管理系统的基本操作的流程图；

图3是示出当创建合并文档时操作屏幕的例子的图；

图4是示出当创建合并文档时设置屏幕的例子的图；

图5是示出在创建合并文档之后操作屏幕的例子的图；

图6A和图6B是说明文档数据结构的例子的图；

图7是示出关于文档排序的合并创建规则的设置屏幕的例子的图；

图8是示出关于允许的文档的合并创建规则的设置屏幕的例子的图；

图9是示出关于禁止的文档的合并创建规则的设置屏幕的例子的图；

图10是示出关于动作的合并创建规则的设置屏幕的例子的图；

图11是说明根据本实施例的合并文档创建处理的流程图；及

图12是说明根据本实施例的合并文档操作处理的流程图。

具体实施方式

现在根据附图详细说明本发明的优选实施例。

在以下的实施例中，将在下面说明电子文档管理系统，该电子文档管理系统可以设置用于合并多个文档的规则，并根据所设置的规则合并文档。此外，该电子文档管理系统可以设置进行用于对合并后的文档进行文档复制或打印的过程以及限制，并根据该设置处理文档。

文档管理系统的结构

图1是示出根据本发明的实施例的文档管理系统的系统结构和功能结构的框图。本实施例的文档管理系统是在个人计算机的OS上运行的客户机/服务器型应用程序。文档管理系统从例如扫描仪的装置读取文档，或者读取OS上的文件，并允许文档在多个用户中被管理。此外，将要被存储的全部文档自动转换为XML格式并处理。此外，可以通过使用WEB浏览器访问服务器来处理服务器的文档数据。在图1中，附图标记100表示客户机系统，附图标记130表示服务器系统，其中客户机系统100与服务器系统130通过网络120(例如局域网)连接。通过通用计算机设备(例如，个人计算机)可以实现客户机系统100和服务器系统130。在这种情况下，通过用每一个CPU执行存储在存储器中的控制程序，在软件和硬件的协作下实现了图1所示的每一种功能。

在下文中，客户机系统100称为客户机100，服务器系统130称为服务器130。

文档输入/输出处理单元

首先，在下面说明用于在客户机100中进行文档的输入/输出或操作的处理单元(以下称为文档输入/输出处理单元11)。

用户接口单元101接受来自用户的各种操作指示。用户通过用户接口单元101向服务器130注册文档，从服务器130获取文档或在服务器130中检索文档。

通过操作用户接口单元101输入的信息由命令控制单元102分析，并被适当地处理。此外，命令控制单元102根据需要创建用于与服务器130进行通信的命令。此外，通过装置控制单元103控制例如扫描仪的装置。装置控制单元103从该装置吸取文档数据，或接收从该装置发送的数据。文件控制单元104进行用于导入在服务器130的OS上保存的文档文件的输入处理。此外，文件控制单元104进行用于将要在服务器130上管理的文件导出到服务器130的OS的输出处理。外部模块通信单元105与外部应用程序进行通信，并进行将从服务器130所获取的文档传送到外部应用程序或从外部应用程序接收文档的处理。例如，外部模块通信单元105进行将由服务器130管理的文档传送到采用MAPI(MessagingApplication Program Interface，消息应用程序接口)的邮件发送器(mailer)的处理。

客户机系统内部处理单元

下面说明客户机100中的客户机系统内部处理单元12。

文档管理控制单元106形成客户机100的核心。在本实施例中，文档管理控制单元106根据从文档输入/输出处理单元11传送的文件或用户命令，进行管理控制处理。内部数据存储单元107保存临时数据，例如临时保存在图像处理过程中创建的数据或与服务器130通信过程中创建的数据。文档转换处理单元108将非XML格式的文件转换为XML格式。在本实施例中，以XML格式保存全部数据。

如果文件是图像数据，则OCR引擎109根据文档转换处理单元108的指示进行OCR处理，以从该图像数据中提取文本信息。文档转换处理单元108使用从OCR引擎109获取的文本信息进行到XML格式的转换。通信控制单元110控制与服务器130的通信。本实施例的通信控制单元110仅进行专门针对于服务器130的处理的控制，而通过为OS准备的单元进行采用TCP/IP等的通信自身的控制。

服务器系统内部处理单元

下面说明服务器130中的服务器系统内部处理单元13。

通信控制单元131控制与客户机系统100的通信控制单元110的通信。通信控制单元131可以同时进行与多个客户机的通信控制单元的通信。WWW控制单元132控制通过因特网140从WEB浏览器对服务器130的访问。WWW控制单元132基本上进行与通信控制单元131相同的处理，但是使用HTTP作为通信协议。

文档管理控制单元133根据来自客户机100或WEB的指示控制服务器130侧的处理。内部数据存储单元134保存临时数据，例如临时保存在与客户机100通信过程中创建的数据或根据文档转换规则转换的文档。搜索控制单元135进行客户机100所请求的搜索处理，或创建所注册文档的搜索索引的处理。通过搜索控制单元135进行本实施例的文档中的关键词搜索。

数据库处理单元

下面说明服务器130的数据库处理单元14。

数据库控制单元136进行以下处理，即创建要被存储在数据库中的数据，并在大容量数据库(volume database)137、属性数据库138和全文搜索数据库139中存储或注册相应的文档。此外，数据库控制单元136进行根据来自客户机100的请求从各数据库取出数据并创建要被传送到客户机100的文档的处理。

文档的实体存储在大容量数据库137中。大容量数据库137可以是概念上的，而在实体上是OS的文件系统。属性数据库138存储例如名称、创建日期和文档注释等关于属性的信息。此外，属性数据库138存储管理信息数据，例如，使用该文档管理系统的用户的信息、关键词访问控制表和根据访问权限的文档转换规则。全文搜索数据库139通过从所注册的文档中提取文本数据来注册索引信息。如果从客户机100指示全文搜索，则服务器130使用全文搜索数据库139进行文档搜索。

文档管理系统的操作

图2中的(A)和(B)是示出根据本实施例的文档管理系统的基本操作的流程图。图2中的(A)示出客户机侧的操作，图2中的(B)示出服务器侧的操作。

客户机文档注册处理

首先，在下面说明客户机100侧的文档注册处理。

在步骤S201，文档管理控制单元106进行通过文档输入/输出处理单元11将文件读入文档管理应用程序中的处理。在该处理中，文档管理控制单元106使用装置控制单元103、文件控制单元104和外部模块通信单元105中的任意一个。文档管理控制单元106将在OS上存在的文件、来自扫描仪的图像或来自外部应用程序的文档读到文档管理系统中。

在步骤S202，文档转换处理单元108对在步骤S201中读取的图像或文档进行文档转换处理。该处理包括创建对应于文档数据的缩略图或将文档转换为文档管理系统的文档保存格式。此时，文件可以在内部数据存储单元107的临时文件夹中临时保存。在本实施例中，由于所有被保存的文档都被转换为XML格式，因此当文档是图像文档时，通过OCR引擎109提取文本数据。在步骤S203，将缩略图和文档数据发送到服务器130。在本实施例中，使用TCP/IP作为通信协议。通过OS进行关于TCP/IP的基本处理。以上是在客户机100的文档注册处理。

服务器文档注册处理

下面说明在服务器130中的文档注册处理。通过文档管理控制单元133进行以下从步骤S211到步骤S216的处理。

在步骤S211中，文档管理控制单元133经由通信控制单元131接收在步骤S203从客户机100发送的数据。在该处理中，类似于客户机100，由OS进行关于TCP/IP的基本处理。

在步骤S212，文档管理控制单元133对所接收文档的注册处理进行准备(处理工作的存储器分配等)。在步骤S213，文档管理控制单元133从在步骤S211所接收的文档提取用于搜索的索引数据。在步骤S214，文档管理控制单元133使用数据库控制单元136将从客户机100接收的文档数据存储在大容量数据库137中。在大容量数据库137中存储的数据是所接收的文档数据本身或缩略图数据。

在步骤S215，文档管理控制单元133在全文搜索数据库139中注册在步骤S213从文档数据中提取的用于搜索的索引数据。在步骤S216，在属性数据库138中注册文档的属性数据、在大容量数据库137中所注册的文档数据的ID和在全文搜索数据库139中所注册的用于搜索的索引数据的ID。通过以上处理，在属性数据库、大容量数据库和搜索数据库中注册的数据被关联。以上是在服务器130中的文档注册处理。

合并文档的创建

下面将说明从多个在文档管理系统中注册的原始文档创建合并文档的操作方法。

图3是详细示出根据本实施例的文档管理系统中用户接口单元101的图。用户启动文档管理应用程序，并在主屏幕301上访问文档管理系统内的文档或各种信息。在树状图显示区域302中，按层次概念性地示出在文档管理系统中的文档管理结构。文件柜(cabinet，图3中“我的文件柜”)作为最大的管理单位存在，在文件柜中分层次存在多个文件夹。文档存储在该文件夹中。在文档显示区域303中显示在每一个文件夹中存储的文档。在文档显示区域303中，文档可以显示为缩略图图像或列表，用户可以根据其喜好改变显示格式。通过数据库处理单元14管理每一个文档。即，文档管理控制单元106从大容量数据库137获取在指定的文件夹中存在的文档数据的缩略图，并将其显示在文档显示区域303。

下面将说明从在如图3所示的文档中的预算文档(estimatedocument)304、封面文档305和合同文档306的原始文档创建合并文档的情况。在该情况下，用户首先从文档显示区域303选择每一个原始文档(预算文档304、封面文档305和合同文档306)。从文件菜单或通过点击鼠标右键而显示的子菜单对话框307来指定新建合并菜单308。

根据通过以上操作对新建合并菜单308的指定显示如图4所示的新建合并创建对话框400。在新建合并创建对话框400中，使用输入区域401，可以指定所希望的文档名称作为新创建的合并文档的文档名称。在输入区域402中，可以从预定的8种颜色中指定合并颜色。当在文档显示区域303中显示缩略图时，使用所指定的合并颜色作为背景色。缩略图显示对于从视觉上辨别在文档显示区域303中的文档是有效的。

在输入区域403中，用户可以指定合并类型。通过指定合并类型，原始文档可以按照事先对于每一种合并类型所指定的文档类型的顺序自动地合并。因此，用户不需要在每一次操作时指定原始文档的顺序。下面将详细说明合并类型。

通过按下OK按钮404，确定在合并创建对话框中的设置项目。此外，通过操作取消按钮405使设置项目无效。如果按下OK按钮404，则通过按照对指定的合并类型所设置的顺序合并原始文档来新建合并文档。

图5是示出所创建的合并文档的显示状态的图。在图5中，原始文档(预算文档304、封面文档305和合同文档306)被删除，并显示了新的合并文档501。然而，保留原始文档来创建新的文档也没有关系。

因此，以上说明了根据本实施例的合并文档的创建操作方法。现在参考图6A和图6B，在下面说明根据本实施例的原始文档和合并文档的特征数据结构。

原始文档和合并文档的数据结构

在图6A中，附图标记601表示三个原始文档的属性数据，其中，从这三个原始文档创建一个合并文档(图6B)。对于每一个文档，以例如XML的结构化语言描述文档的属性信息。当读取文档内所描述的属性信息时，文档管理系统可以进行各种处理，或者通过在注册、改变或编辑文档时读取文档的属性信息，可以分别地管理在文档管理系统的数据库中的属性信息。

附图标记602是表示原始文档的属性信息的开始的标签(tag)，其中此标签与在标签名称的开头具有斜杠的另一个标签配对。可以分层次地存在多个标签。文档的属性信息包括文档名称、文档版本号、文档创建日期、代表创建该文档的用户名称的所有者(owner)和附加信息。

附图标记603和604表示根据本实施例的“文档类型”标签和“文档内部位置”标签。“文档类型”标签603规定文档类型属性，例如表示文档的类型为“封面”或“预算”。此外，“文档内部位置”标签604规定文档内部位置属性，表示在原始文档的排序中，该文档在第几位被合并到合并文档中。当创建合并文档时，根据文档类型属性和文档内部位置属性自动确定文档的排序。或者对于合并到合并文档中的条件判断，使用文档类型属性和文档内部位置属性。此外，当在输入区域403中指定合并类型时，首先基于所指定的合并类型获取文档类型的预定顺序。第二，基于原始文档的文档类型属性和所获得的预定顺序确定原始文档的顺序。第三，如果存在具有相同文档类型属性的原始文档，则基于文档内部位置属性确定具有相同文档类型属性的原始文档的顺序。

当新建文档时，通过用户明确指示文档类型属性和文档内部位置属性，或者当导入文档时也通过用户来指示。然而，当例如在文档管理系统中的特定文件夹中新建或导入文档时，文档类型属性和文档内部位置属性也可以自动设置，或者在通过字符识别辨别文档之后自动设置。

参考图6B，下面将说明合并文档的属性信息。合并文档的数据结构与原始文档的数据结构相同，此外还包括了合并文档特有的标签。附图标记606是表示合并文档的属性信息的开始的标签，其中此标签与在标签名称的开头具有斜杠的另一个标签配对。合并类型标签607规定合并文档类型属性。在系统中预先注册多个合并文档类型属性。当创建合并文档时，用户从它们之中选择或指定所希望的一个。稍后说明用于在系统中注册合并文档类型属性的方法。此外，已经联系图4(输入区域403)说明了用于选择和指定合并类型的方法。

文档排序标签608规定以何种顺序合并原始文档。在本实施例中，如果在输入区域403中指定合并类型，则文档类型排序被唯一确定。因此，根据合并类型确定该属性信息。然而，在另一个实施例中，可以基于用户的指示而不根据所指定的合并类型属性来改变原始文档排序。

允许的文档类型标签609规定可以合并到合并文档中的原始文档的类型。如果原始文档具有由允许的文档类型标签609规定的类型，则可将该文档合并到该合并文档中。然而，如果文档具有不是由上述文档排序标签608所规定的排序的类型，则系统可以在预定的位置(例如，最后的位置)布置其原始文档，或者接受来自于用户的在何处布置原始文档的指示。

相反，禁止的文档类型标签610规定不能合并到合并文档中的原始文档的类型。有关文档类型的原始文档不能合并到合并文档中，其中根据需要向用户显示警告消息，或维护操作日志。

如上所述，将一系列关于文档排序的文档属性信息作为标签进行规定。此外，在本实施例中，当对所创建的合并文档进行复制、打印或导出操作时，可以根据原始文档的类型属性对每个原始文档进行最优的处理(此后称为动作)。动作标签611规定对于每一种动作进行什么处理。

在动作标签611中的复制标签612规定在复制操作时对于指定类型的文档的处理。根据由图6B的复制标签612指示的属性信息，当原始文档的类型为“合同”时，复制标签规定“Remove(去除)”，即在复制时从合并文档去除原始文档。即，如果复制该合并文档，则所复制的合并文档不包含“合同”类型的原始文档。

在动作标签611中的打印标签613规定在打印操作时对于指定类型的文档的处理。根据由图6B的打印标签613指示的属性信息，对于原始文档的类型为“封面”的原始文档，允许打印处理，但是禁止打印其它文档类型的原始文档。因此，防止了描述有例如机密信息的原始文档被不慎打印。

在动作标签611中的导出标签614规定在导出操作时对于指定类型的文档的处理。根据由图6B的导出标签614指示的属性信息，在导出时，更新原始文档的类型为“合同”的原始文档的内容。尽管如前所述在创建合并文档时可以保留原始文档，但是用户可以将所保留的原始文档作为原始文档来处理，并随后进行更新/编辑操作。在这种情况下，原始文档的内容可能与已合并到合并文档中的原始文档的内容不同。因此，在这种情况下，在导出文档时，用该原始文档的最新的内容替代该原始文档的内容。因此，用户不必单独确认原始文档的更新情况。

原始文档标签615规定实际合并到合并文档中的原始文档的信息。如前所述，可以随意选择是保留还是删除原始文档。图6B中所示的原始文档标签615属于原始文档被删除的情况，其中仅将原始文档的文档名称规定为属性信息。当保留原始文档时，规定原始文档所处的文件柜和文件夹的路径。

合并文档属性设置和接口

下面参考图7到图10，说明在系统中注册合并文档的属性信息(也称为合并属性)的方法，该合并文档的属性信息例如是联系图6B所说明的合并文档类型属性。

首先，用户启动文档管理系统的应用程序，并从图3所示的主屏幕301的设置菜单指定合并创建规则菜单(未示出)。然后，显示如图7所示的设置对话框。该设置对话框具有四个标签：“文档顺序”、“允许的文档”、“禁止的文档”和“动作”，对于其中的每一个可以进行详细的设置。通过在单独显示的键入字符串用的键板(keypad)上键入字符串，将文档类型输入到设置对话框的每一个输入区域中。当然，如果连接有键盘(keyboard)，则文档类型可以在键盘上键入。

(1)设置文档顺序

如果选择了文档顺序的设置标签701，则出现如图7所示的屏幕。输入区域702是用于输入合并到合并文档中的原始文档的文档类型的区域。如果在将原始文档的文档类型输入到输入区域702中之后按下(点击)添加按钮703，则输入到输入区域702中的文档类型添加到文档排序显示区域705。相反，当删除在文档排序显示区域705中指定的文档类型时，在文档排序显示区域705中选择要被删除的文档类型，并按下删除按钮704。在文档排序显示区域705中从顶部到底部的显示排序正好是原始文档合并到合并文档中的排序。当改变在文档排序显示区域705中的排序时，在文档排序显示区域705中选择要改变顺序的文档类型，并按下向前按钮706或向后按钮707。根据所按下的按钮，在文档排序显示区域705中所显示的文档类型的顺序相互交换。将合并文档类型名称输入到输入区域708中。

在图7所示的例子中，对于“合同文档”的合并文档类型，通过按照文档类型为“封面”、“预算”和“合同”的顺序合并原始文档来创建合并文档。如果所有的设置结束，则按下OK按钮709，使得设置信息记录在系统中。从而，设置了对应于文档排序标签608关于合并类型的信息。如果已经在系统中设置了与在输入区域708中所输入的类型相同的合并文档类型，则显示警告对话框以提示用户选择是否直接覆盖并记录设置或者再次进行设置。如果在系统中未设置合并文档的类型，则可以在合并文档的类型的数量不超过系统上限的范围内在系统中设置和注册多个合并文档的类型。通过按下取消按钮710可以取消设置。

(2)设置允许的文档类型

下面参考图8，说明关于允许的文档类型的设置。如果在联系图7所说明的对话框中指定允许的文档标签801，出现图8的屏幕，从而可以指定允许被合并到合并文档中的原始文档的文档类型。输入区域802是用于输入被合并到合并文档中的原始文档的文档类型的区域。如果在将原始文档的文档类型输入到输入区域802中之后按下添加按钮803，则将输入到输入区域802中的文档类型添加到允许的文档类型显示区域805。相反，当删除在允许的文档类型显示区域805中指定的文档类型时，选择在允许的文档类型显示区域805中要被删除的文档类型，并按下删除按钮804。

在允许的文档类型显示区域805中显示允许合并到该合并中的原始文档的文档类型。通过选择全部文档选择复选框806，可将全部的文档类型合并到合并文档中。

将合并文档类型名称输入到输入区域807中。在图8的例子中，对于“合同文档”的合并文档类型，允许将文档类型为“封面”、“预算”、“合同”和“备忘录”的原始文档合并到合并文档中。如果结束了全部的设置，则按下OK按钮808，从而在系统中记录设置信息。从而设置了对应于允许的文档类型标签609关于合并类型的信息。如果在系统中已经设置了与在输入区域807中所输入的类型相同的合并文档类型，则以与图7相同的形式显示警告对话框以提示用户进行指定。通过按下取消按钮809可以取消设置。

(3)设置禁止的文档类型

下面参考图9，说明对于禁止的文档类型的设置。如果在联系图7所说明的对话框中指定禁止的文档标签901，则出现图9的屏幕，从而可以指定不允许被合并到合并文档中的原始文档的文档类型。输入区域902是用于输入禁止被合并到合并文档中的原始文档的文档类型的区域。如果在将原始文档的文档类型输入到输入区域902中之后按下添加按钮903，则将输入到输入区域902中的文档类型添加到禁止的文档类型显示区域905。相反，当删除在禁止的文档类型显示区域905中指定的文档类型时，选择在禁止的文档类型显示区域905中要被删除的文档类型，并按下删除按钮904。

将合并文档类型名称输入到输入区域906中。在图9的例子中，对于“合同文档”的合并文档类型，禁止将文档类型为“帐单”的原始文档合并到该合并文档中。如果结束了所有的设置，则按下OK按钮907，从而在系统中记录设置信息。从而设置了对应于禁止的文档类型标签610关于合并类型的信息。如果在系统中已经设置了与在输入区域906中所输入的类型相同的合并文档类型，则以与图7相同的形式显示警告对话框以提示用户进行指定。通过按下取消按钮908可以取消设置。

当将除了允许的文档类型和禁止的文档类型之外的原始文档指定为要被合并到合并文档的原始文档时，在创建合并文档时显示警告对话框以提示用户判断是否将该原始文档合并到合并文档中。对于一种合并文档的类型，不能对允许的文档和禁止的文档二者指定相同的文档类型。例如，如果先设置该文档类型作为某一合并类型中的允许的文档，其后设置该文档类型作为禁止的文档，并按下OK按钮907以将其保存为具有相同名称的合并类型，则会显示警告对话框以提示用户复位。

(4)设置动作

下面参考图10，说明如在图6B中所说明的设置动作(动作标签611)的方法。如果在联系图7所说明的对话框中指定动作标签1001，则出现图10的屏幕。可以使用图10的对话框设置当进行例如复制、打印或导出所创建的合并文档的操作时，根据原始文档的文档类型进行何种动作。

在本实施例中，通过在表中输入必要的信息进行设置。将动作的操作输入到操作标题1002的列中。例如，设置了“复制”、“打印”和“导出”合并文档。直接输入字符串或分别打开菜单以选择所希望的操作。在文档类型标题1003的列中，例如输入“封面”、“预算”和“合同”的文档类型。与操作标题1002的列相似，直接输入字符串或分别打开菜单以选择所希望的操作。如果满足对于操作标题1002和文档类型标题1003的列所设置条件，则在动作标题1004的列中设置进行何种处理。如果所设置的项目不包含在显示区域内，则滚动条1009可以使显示区域滚动。在滚动时，标题1002到1004固定，在它们之下的设置显示区域滚动。

在图10中，设置了三种动作。行1005具有这样一种设置，使得当对合并文档进行复制操作时，去除文档类型为封面的原始文档，即，其不包括在要被复制的合并文档中。将该设置规定为如图6B的612处所示的“Act＝Remove”。行1006具有这样一种设置，使得进行打印操作时，允许文档类型为封面的原始文档被打印。即，仅打印文档类型为封面的原始文档，并且例如预算或合同的任意其它文档类型的文档不作为纸文档进行复制。行1007具有这样一种设置，使得当进行导出操作时，通过将最新的原始文档重新合并到合并中，更新文档类型为合同的原始文档，然后导出该合并。先前使用图6B已经对其进行了说明。行1008是空行。当添加动作时，按下添加按钮1010，将设置值输入到行1008的每一个单元中。相反，当删除动作时，从表中选择(点击)要被删除的行(动作)，并按下删除按钮1011。被选择(点击)动作的行反色显示。

将合并文档类型名称输入到区域1012中。在图10的例子中，在“合同文档”的合并文档类型中设置如在行1005到1007中所设置的动作。如果结束了全部的设置，则按下OK按钮1013，从而在系统中记录该设置信息。从而设置了对应于动作标签611的合并类型的信息。如果在系统中已经设置了与在区域1012中所输入的类型相同的合并文档类型，则以与图7相同的方式显示警告对话框提示用户进行指定。通过按下取消按钮1014可以取消设置。

当创建合并文档时在系统中参考以上通过用图7、图8、图9和图10所述的合并创建规则，并且该合并创建规则作为联系图6B所述的合并文档的属性信息使用。所创建的用于每一种合并类型的合并创建规则保存在内部数据存储单元107上。

使用文档管理系统的合并文档创建处理

下面参考图11的流程图，说明使用文档管理系统的合并文档的创建处理。在本实施例中，通过文档管理控制单元106进行以下处理。

在图11中，步骤S1101到S1103示出了合并属性的设置处理。如果开始合并属性的设置操作(指定合并创建规则菜单)，则过程从步骤S1101前进到步骤S1102，其中根据用户的操作呈现从图7到图10所示的用户接口。如果通过按下OK按钮709输入确定设置内容的指示，则在步骤S1103在属性数据库138中注册合并属性信息。

另一方面，如果指示图3的新建合并菜单308并在图4的新建合并创建对话框400中指示了OK按钮404，则判断为指示创建合并文档。如果指示创建合并文档，则过程从步骤S1111前进到步骤S1112。在步骤S1112，文档管理控制单元106从内部数据存储单元107获取在图4的新建合并创建对话框400的区域403中指定的合并类型属性信息(对应于图6B的标签607到611的信息)。在步骤S1113，从在文档显示区域303中所选择的要被合并到合并文档中的原始文档的每一个属性信息获取文档类型。例如，在图3的例子中选择了三个原始文件，作为文档类型获取“封面”、“合同”和“预算”。

在步骤S1114，根据在步骤S1112中所获取的属性信息的文档排序(在图6B中的608)和在步骤S1113中所获取的每一个文档类型，对所选择的原始文档进行排序和合并。如果所有被选择的原始文档在步骤S1114合并，则过程从步骤S1115前进到步骤S1121。如果存在在步骤S1114未合并的原始文档，则过程前进到步骤S1116，或者如果存在对应于允许的文档类型(图6B中的609)的原始文档，则将其附加地合并到合并文档中。合并位置紧接着处于指定顺序的原始文档群，从而连续地合并原始文档(此时附加合并的原始文档的顺序是任意的)。此外，在步骤S1117，如果有任意的对应于禁止的文档类型的原始文档，则进行通知(在图6B中的610)。

如果不存在既不属于允许的文档类型又不属于禁止的文档类型的原始文档，则过程从步骤S1118前进到步骤S1121。另一方面，如果存在既不属于允许的文档类型又不属于禁止的文档类型的原始文档，则过程从步骤S1118前进到步骤S1119以询问用户是否将该原始文档合并到合并文档中。如果存在多个这样的原始文档，则可以单独指定是否合并原始文档。在步骤S1120，将在步骤S1119中指定为合并的原始文档合并到合并文档中。在步骤S1121，在大容量数据库中注册所创建的合并文档，并结束该处理。

使用文档管理系统的合并文档的操作

下面参考图12，说明对于用以上方法创建和注册的合并文档所进行的复制或打印操作的处理。

在步骤S1201，文档管理控制单元106判断操作对象是否为合并文档。如果操作对象不是合并文档，则过程前进到步骤S1205以进行对应于指定操作的正常处理。另一方面，如果操作对象是合并文档，则过程前进到步骤S1202，其中文档管理控制单元106获取包括在操作对象的合并文档的属性信息中的动作(图6B中的611)。在步骤S1203，判断是否存在对应于指定操作的标签。例如，如果指定了复制操作，则图6B的标签612是对应于指定操作的标签。如果不存在对应于指定操作的标签，则过程前进到步骤S1205，其中文档管理控制单元106对合并文档进行指定的操作。

如果存在对应于指定操作的标签，则过程前进到步骤S1204，其中，文档管理控制单元106进行由如下文档类型的原始文档的Act所指定的处理以及指定的操作，所述文档类型是由相应标签的Type所指定的文档类型。例如，在标签612的情况下，在复制操作时，将文档类型为合同的原始文档从复制对象中排除。此外，在标签613的情况下，在打印操作时仅打印文档类型为封面的原始文档。此外，在标签614的情况下，在导出操作时将文档类型为合同的原始文档更新到最新的内容。

在图6B中，对于每一种操作仅指定一个标签，但是对于每一种操作可以设置多个标签。例如，标签613是说明封面和预算的，仅对封面和预算给予打印许可。

如上所述，通过本实施例，当合并多个原始文档以创建合并文档或将原始文档添加到合并文档时，对于用户来说，不必每一次都指定原始文档的排序。因此，用户的操作过程得以简化，并可以避免由于错误操作所带来的混乱。

此外，除了设置依赖于被操作的系统的访问权限之外，可以对组成合并文档的每一个原始文档施加对于合并文档的复制或打印操作的限制。因此，可以采用用于秘密文档的保密手段，或者可以通过抑制由于无用的打印所造成的纸文档的增加来降低费用。

此外，当编辑或更新原始文档时，对于用户来说不必单独地确认原始文档的更新情况，因此通过在任何时候都反映最新的信息而不给用户带来麻烦，可以高效地处理文档。

尽管以上说明了本实施例，但是本发明可以以系统、设备、方法、程序或记录介质作为实施例。更具体地，本发明可以应用于包含多个设备的系统，或包含一个单元的设备。

本发明也可以包含以下的情况，即，向系统或设备直接或从远程站点提供软件程序，并在系统或设备的计算机上读取并执行所提供的程序代码以实现上述实施例的功能。在这种情况下，所提供的程序是对应于和实施例在一起的附图所示的流程图的程序。

因此，安装在计算机中、在计算机上实现本发明的功能处理的程序代码自身也可以实现本发明。即，本发明也包括用于实现本发明的功能处理的计算机程序自身。

在这种情况下，该程序可以采用目标代码、由解码器执行的程序或提供到OS的脚本数据等形式，只要其具有程序的功能即可。

用于提供该程序的记录介质包括以下。例如软(floppy，注册商标)盘、硬盘、光盘、光磁盘、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁带、非易失性存储卡、ROM和DVD(DVD-ROM、DVD-R)。

此外，提供程序的方法包括可以使用客户计算机的浏览器连接到因特网的主页，并从该主页上将本发明的计算机程序下载到例如硬盘的记录介质上。在这种情况下，被下载的程序可以是具有自动安装功能的压缩文件。此外，可将构成本发明的程序的程序代码分成多个文件，并从不同的主页上下载每一个文件。即，本发明也包括WWW服务器，该服务器允许多个用户下载在计算机上执行本发明的功能处理的程序文件。

此外，本发明的程序可以加密，并存储于例如CD-ROM的存储介质中以将其分发给用户。在这种情况下，满足预定条件的用户通过因特网从主页下载用于解密的密钥信息，并通过使用密钥信息解密已加密的程序，将该程序安装在计算机中。

此外，计算机执行读出的程序以实现上述实施例的功能，并且根据程序的指示，与在计算机上运行的OS合作实现本实施例的功能。在这种情况下，OS进行部分或者全部实际处理，以实现上述实施例的功能。

此外，可以将从记录介质中读出的程序写入插入计算机的功能扩展板或连接到计算机的功能扩展单元中的存储器，以实现本实施例的部分或全部。在这种情况下，在程序写入功能扩展板或功能扩展单元之后，功能扩展板或者功能扩展单元的CPU根据程序的指示进行部分或者全部实际处理。

以上述方式，通过本发明，改善了产生或使用合并文档的可操作性。

尽管参考典型实施例对本发明进行了说明，但可以理解，本发明不限于所公开的典型实施例。所附权利要求书的范围符合最宽的解释，从而包含全部这样的变形、等同配置和功能。

Claims

1.一种文档处理设备，用于通过合并多个原始文档来产生合并文档，所述文档处理设备包括：

第一获取部件，用于获取与要产生的合并文档的合并类型相对应的合并属性信息；

第二获取部件，用于获取所述多个原始文档中被选择为合并到所述要产生的合并文档中的每一个原始文档的文档类型；以及

产生部件，用于基于由所述第二获取部件获取的文档类型和由所述第一获取部件获取的合并属性信息，从所述多个被选择的原始文档产生所述合并文档。

2.根据权利要求1所述的文档处理设备，其特征在于，所述合并属性信息包括根据文档类型规定排序的排序信息，所述产生部件通过按基于所述排序信息的顺序合并所述多个被选择的原始文档来产生所述合并文档。

3.根据权利要求2所述的文档处理设备，其特征在于，所述合并属性信息还包括表示允许被合并的文档类型的允许信息，如果在所述多个被选择的原始文档中存在未被所述排序信息规定但是被所述允许信息允许合并的文档类型的原始文档，则所述产生部件将该原始文档合并到所述合并文档中。

4.根据权利要求1所述的文档处理设备，其特征在于，所述合并属性信息包括表示不允许被合并的文档类型的禁止信息，所述产生部件通过在所述多个被选择的原始文档中排除由所述禁止信息表示的文档类型的原始文档来产生所述合并文档。

5.根据权利要求1所述的文档处理设备，其特征在于，所述合并属性信息包括表示允许被合并的文档类型的允许信息和表示不允许被合并的文档类型的禁止信息，如果在所述多个被选择的原始文档中存在既未在所述允许信息中规定又未在所述禁止信息中规定的文档类型的原始文档，则所述产生部件询问用户是否合并该原始文档，并基于用户的指示作出决定。

6.一种文档处理设备，用于对通过合并多个原始文档所产生的合并文档进行指定的处理，所述文档处理设备包括：

输入部件，用于输入对所述合并文档的指定和对所述处理的指定；

第一获取部件，用于获取合并到由所述输入部件所指定的所述合并文档中的多个原始文档中的每一个的文档类型；

第二获取部件，用于获取控制信息，所述控制信息根据所述指定的合并文档的属性信息规定关于由所述输入部件指定的所述处理和由所述第一获取部件获取的每一个文档类型的组合的控制；以及

执行部件，用于根据由所述第二获取部件获取的所述控制信息来执行所述指定的处理。

7.根据权利要求6所述的文档处理设备，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在复制操作时从处理对象中排除的文档类型的复制禁止信息，如果所述指定的处理是所述复制操作，则所述执行部件禁止复制包含在所述合并文档中的原始文档中由所述复制禁止信息指定的原始文档。

8.根据权利要求6所述的文档处理设备，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在打印操作时允许被打印的文档类型的打印允许信息，如果所述指定的处理是所述打印操作，则所述执行部件仅允许打印包含在所述合并文档中的原始文档中由所述打印允许信息指定的原始文档。

9.根据权利要求6所述的文档处理设备，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在导出操作时要更新内容的文档类型的更新信息，如果所述指定处理为所述导出操作，则所述执行部件对包含在所述合并文档中的原始文档中由所述更新信息指定的原始文档的内容以相应原始文档的最新内容进行更新。

10.一种文档处理方法，用于通过合并多个原始文档来产生合并文档，所述文档处理方法包括：

第一获取步骤，用于获取与要产生的合并文档的合并类型相对应的合并属性信息；

第二获取步骤，用于获取所述多个原始文档中被选择为合并到所述要产生的合并文档中的每一个原始文档的文档类型；以及

产生步骤，用于基于在所述第二获取步骤获取的文档类型和在所述第一获取步骤获取的合并属性信息，从所述多个被选择的原始文档产生所述合并文档。

11.根据权利要求10所述的文档处理方法，其特征在于，所述合并属性信息包括根据文档类型规定排序的排序信息，所述产生步骤包括通过按基于所述排序信息的顺序合并所述多个被选择的原始文档来产生所述合并文档。

12.根据权利要求11所述的文档处理方法，其特征在于，所述合并属性信息还包括表示允许被合并的文档类型的允许信息，所述产生步骤包括如下处理：如果在所述多个被选择的原始文档中存在未被所述排序信息规定但是被所述允许信息允许合并的文档类型的原始文档，则将该原始文档合并到所述合并文档中。

13.根据权利要求10所述的文档处理方法，其特征在于，所述合并属性信息包括表示不允许被合并的文档类型的禁止信息，所述产生步骤包括如下处理：通过在所述多个被选择的原始文档中排除由所述禁止信息表示的文档类型的原始文档来产生所述合并文档。

14.根据权利要求10所述的文档处理方法，其特征在于，所述合并属性信息包括表示允许被合并的文档类型的允许信息和表示不允许被合并的文档类型的禁止信息，所述产生步骤包括如下处理：如果在所述多个被选择的原始文档中存在既未在所述允许信息中规定又未在所述禁止信息中规定的文档类型的原始文档，则询问用户是否合并该原始文档，并基于用户的指示作出决定。

15.一种文档处理方法，用于对通过合并多个原始文档所产生的合并文档进行指定的处理，所述文档处理设备包括：

输入步骤，用于输入对所述合并文档的指定和对所述处理的指定；

第一获取步骤，用于获取合并到所述输入步骤所指定的所述合并文档中的多个原始文档中的每一个的文档类型；

第二获取步骤，用于获取控制信息，所述控制信息根据所述指定的合并文档的属性信息规定关于由所述输入部件指定的所述处理和在所述第一获取步骤获取的每一个文档类型的组合的控制；以及

执行步骤，用于根据在所述第二获取步骤获取的所述控制信息来执行所述指定的处理。

16.根据权利要求15所述的文档处理方法，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在复制操作时从处理对象中排除的文档类型的复制禁止信息，如果所述指定的处理是所述复制操作，则所述执行步骤包括禁止复制包含在所述合并文档中的原始文档中由所述复制禁止信息指定的原始文档。

17.根据权利要求15所述的文档处理方法，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在打印操作时允许被打印的文档类型的打印允许信息，如果所述指定的处理是所述打印操作，则所述执行步骤包括仅允许打印包含在所述合并文档中的原始文档中由所述打印允许信息指定的原始文档。

18.根据权利要求15所述的文档处理方法，其特征在于，所述属性信息包括作为所述控制信息的、指定在导出操作时要更新内容的文档类型的更新信息，如果所述指定处理为所述导出操作，则所述执行步骤包括如下处理：对包含在所述合并文档中的原始文档中由所述更新信息指定的原始文档的内容以相应原始文档的最新内容进行更新。