CN103246691A - 文档管理系统及其方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种文档管理系统及其方法。该文档管理系统针对用于管理多个文档的各管理单位定义索引类型，独立选择搜索区域和从中获取索引类型的索引获取区域，列表显示针对所选择的索引获取区域中的管理单位定义的索引类型，使用户从列表显示的索引类型中选择期望的索引类型，使用所选择的索引类型设置搜索条件，并从由属于所述搜索区域的管理单位管理的多个文档中搜索与搜索条件相对应的文档。

Description

文档管理系统及其方法

技术领域

本发明涉及一种文档管理系统，其中，文档管理服务器使用索引信息搜索文档。

背景技术

在用于通过将文档与索引信息相关联来管理文档的文档管理系统中，通常使用索引搜索来搜索包括与由用户指定的关键词相对应的索引信息的文档。索引信息包括多种类型的索引定义（也被称为“索引类型”、“项目名称”或“属性名称”）、以及赋予各文档的各索引定义的值（也被称为“索引值”或“属性值”）。索引定义（类型、项目名称及属性名称）通常定义各文档管理单位（例如，各数据库或各管理层级）所需的索引类型，而不是针对整个文档管理系统（所有数据库）使用相同的定义。

然而，如果针对各种层级自由定义索引，则管理变得非常复杂。因此，在一些系统中，设置能够定义索引的层级，并且能够针对层级中的各管理单位定义索引。当在这种文档管理系统中搜索索引时，管理单位被指定为搜索对象，用户指定搜索条件（索引定义和搜索关键词），然后基于指定的搜索条件进行搜索。

此外，在日本特开2010-097296号公报中，在步骤S401中，当接收到搜索文档文件的搜索对象区域的指定时，在步骤S402和S403中，获取并存储包括在指定的搜索对象区域中的文档文件的文件名称、位置信息、以及多个属性名称和属性值。

当在步骤S404中接收到搜索词（搜索关键词）的输入时，在步骤S405中，从存储的属性值中提取与搜索关键词相对应的多个属性值。在步骤S406中，获取与所提取的多个属性值相对应的多个属性名称，并在步骤S407中，列表显示所获取的属性名称。当在步骤S408中，从显示的列表中选择用户期望的属性名称时，在步骤S409中，提取包括所选择的属性名称和搜索词的文档文件。

在日本特开2010-097296号公报的步骤S402和S403中，由于需要针对搜索对象区域中包括的所有文档文件获取文件名称、位置信息、以及多个属性名称和属性值，因此如果在宽广的区域中设置搜索对象区域，则用于获取信息的处理花费时间。

此外，在能够针对各文档管理单位定义索引类型的系统中，当设置多个文档管理单位作为搜索对象区域时，仅用于获取关于索引定义的信息（关于索引类型的信息）的处理便花费大量时间。例如，如果定义了10种索引类型的管理单位包括10种层级，则当从各层级（各管理单位）获取关于索引定义的信息花费0.5秒时，从10种层级获取索引定义信息花费5秒。

因此，在获取关于索引定义的信息之后用户输入期望的索引定义和搜索关键词的这种系统中，用户需要等待一段时间，直到系统获取关于所有索引定义的信息为止。

发明内容

本发明提供一种文档管理系统，其针对作为用于管理多个文档的单位的各管理单位，定义索引类型，所述文档管理系统包括：搜索区域选择单元，其被配置为选择一个或多个管理单位作为搜索区域；索引获取区域选择单元，其被配置为选择从中获取索引类型的一个或多个管理单位作为索引获取区域；搜索条件设置单元，其被配置为列表显示针对由所述索引获取区域选择单元选择的所述索引获取区域中的管理单位定义的索引类型，使用户从列表显示的索引类型中选择期望的索引类型，并使用所选择的索引类型设置搜索条件；以及搜索单元，其被配置为从由属于所述搜索区域选择单元选择的所述搜索区域的管理单位管理的多个文档中，搜索与由所述搜索条件设置单元设置的搜索条件相对应的文档。

根据本发明，由于能够独立选择搜索区域以及从中获取索引类型的索引获取区域，因此能够在不受搜索区域的大小的影响下获取索引类型。

通过以下参照附图对示例性实施例的详细描述，本发明的其他特征和方面将变得清楚。

附图说明

包含在说明书中并构成说明书的一部分的附图例示了本发明的示例性实施例、特征和方面，并且与文字说明一起用来解释本发明的原理。

图1例示了系统结构。

图2例示了文档管理服务器和客户端的硬件结构。

图3例示了文档管理服务器的软件结构。

图4A和4B例示了树信息的数据结构。

图5例示了索引定义信息的数据结构。

图6A和6B例示了文档信息（文件信息和索引值信息）的数据结构。

图7例示了客户端的软件结构。

图8是用于进行搜索处理的画面。

图9是用于设置搜索区域的画面。

图10是用于设置索引定义缩小区域的画面。

图11例示了根据第一示例性实施例的搜索处理的序列。

图12是例示根据第一示例性实施例的搜索区域设置处理的流程的流程图。

图13是例示根据第一示例性实施例的用于缩小索引获取区域的设置处理的流程的流程图。

图14是例示根据第一示例性实施例的搜索处理的流程的流程图。

图15例示了根据第二示例性实施例的搜索处理的主序列。

图16是例示根据第二示例性实施例的搜索处理的流程的流程图。

图17是例示根据第三示例性实施例的搜索处理的流程的流程图。

具体实施方式

下面将参照附图详细描述本发明的各种示例性实施例、特征和方面。

图1例示了根据本发明的示例性实施例的文档管理系统的结构。在该系统中，文档管理服务器101和客户端102经由诸如局域网（LAN）103的网络相互连接。

文档管理服务器101提供管理诸如文档和图像文件的内容的文档管理功能、针对管理的文档的搜索功能以及应用服务器功能。客户端102经由文档管理应用连接到文档管理服务器101，以提供操作内容的功能。

可以由一般信息处理装置（个人计算机（PC））的硬件来形成文档管理服务器101和客户端102。图2例示了形成根据本示例性实施例的文档管理系统的各PC的硬件结构。如图2所示，中央处理单元（CPU）201执行存储在只读存储器（ROM）203中的程序ROM中的程序、以及诸如从外部存储器210加载到随机存取存储器（RAM）202的操作系统（OS）和应用的程序。换句话说，计算机的CPU执行存储在计算机可读存储介质中的计算机程序，以用作进行下面描述的各流程图的处理的处理单元。

RAM202是CPU201的主存储器，并用作工作区。键盘控制器204控制经由键盘208和未示出的指示设备（鼠标、触摸板、触摸屏以及轨迹球）输入的操作。显示控制器205控制显示器209。盘控制器206控制对存储在诸如存储各种类型的数据的硬盘（HD）和软盘（FD）的外部存储器210中的数据的存取。网络控制器（NC）207连接到网络，以进行与连接到网络的其他设备的通信控制。

下面将描述根据本发明的第一示例性实施例的系统的结构和处理的流程。

<文档管理服务器的结构>

图3例示了根据本发明的第一示例性实施例的文档管理系统中的文档管理服务器101提供的各处理单元的结构示例。文档管理服务器101的CPU201执行程序，以用作各处理单元304至310。

关于内容或索引的信息301至303保持在外部存储器210中，并在必要时将这些信息加载到文档管理服务器101的RAM202中，以用于处理。可以通过数据库（DB）或文件管理信息301至303，并且不需要特定形式的信息。

树信息301代表文档管理服务器101的逻辑层级信息，并经由树信息管理单元304而被提供给各处理单元。树信息301包括由图4A所示的层级ID411、层级名称412、上级ID413以及类型414表示的项目。层级ID411是用于唯一识别文档管理服务器101的各层级的ID信息（层级的标识符信息）。层级名称412是表示当树信息301显示在画面上时使用的各层级的名称的信息。上级ID413是表示各层级ID411的上级ID、并定义层级结构中的父子关系的信息。然而，由于最上级的层级415不具有该级的上级ID，因此其不具有关于上级ID413的信息。

类型414表示各层级的类型。根据图4A中例示的示例，包括作为文档管理的单位的“库（library）”以及用于根据其使用对库进行分类的“站点（site）”。站点能够包括多个层级，并且能够更细致地对使用层级结构的库进行分类。可以针对作为文档管理的单位的各库定义索引类型（名称），并且可以将文档文件存储在库中。此外，各用户可以被赋予针对各库的访问权，并可以根据针对各库赋予的访问权操作文档。图4A中例示的树信息301以图4B中例示的层级401的形式显示。

根据本示例性实施例，文档存储在库的正下方，然而，文件夹可以存储在库的正下方，此外，文档可以存储在文件夹中，以使用文件夹对文档分类并存储文档。

索引定义信息302表示针对类型414为“库”的层级定义的索引类型（索引的名称和类型），并且经由索引定义信息管理单元305而被提供给各处理单元。索引定义信息302包括图5中例示的项目421至424。

索引定义ID421是用于唯一识别针对库定义的索引定义信息的ID信息（索引标识符信息）。索引定义名称422表示索引名称（项目名称）并在搜索并浏览索引时显示在画面上。类型423表示由各索引定义代表的数据类型，并根据本示例性实施例，依据“文本”和“日期时间”对数据类型进行分类。然而，本发明并不限制设置上述类型以外的类型。

库ID424是用于指定与各索引定义信息相关联的库的层级ID，并且指定图4A中例示的、类型414为库的层级ID411中的任意一者。根据本示例性实施例，由于针对各库定义索引，因此即使库具有相同的索引定义名称422，针对各相关联的库，也将索引登记为其他定义信息。

文档信息303将指定存储在文档管理服务器101的各库中的各文档（文件）的“文件信息”与指定被赋予各文档的索引值的“索引值信息”相关联。文档信息303经由文档信息管理单元306而被提供给各处理单元。

文件信息包括图6A中例示的项目431至434。文档ID431是用于唯一识别存储在文档管理服务器的各库中的各文档（各文件）的ID信息（文件标识符信息）。文档名称432是表示文档ID431的文档（文件）名称的信息。文件433存储由文档ID431表示的文件的实体。文件433可能不是实体本身的数据，而是表示实体所在的物理位置的路径信息。库ID434是关于存储由文档ID431表示的文档（文件）的库的层级ID信息。换句话说，各文档属于图4A中例示的逻辑层级结构中的库中的任意一者。

索引值信息包括图6B中例示的项目441至443。文档ID441是用于识别与各索引值相关联的文档的ID信息，并且指定图6A中例示的文档ID431中的任意一者。针对索引定义ID442，指定图5中例示的索引定义ID421中的任意一者，以表示与各索引值相对应的索引定义（索引类型（项目名称））。索引值443是表示与各文档相关联的索引值的信息。可以以根据由类型423定义的各索引定义的类型而预先确定的格式（例如，日期），来描述索引值443。

树处理控制单元307具有响应于来自客户端的处理请求而提供使用树信息301的信息的功能。根据本示例性实施例，提供指定的树层级信息、以及关于比指定的层级低的层级的列表的信息。

索引处理控制单元308响应于来自于客户端的处理请求，提供索引定义信息以及赋予文档的索引值信息。当搜索处理单元309进行搜索时，索引处理控制单元308提供信息。例如，索引处理控制单元308提取并提供关于指定的库的索引定义信息。

搜索处理单元309具有响应于来自于客户端的搜索处理请求而提供关于搜索处理结果的文档信息的功能。根据本示例性实施例，搜索处理单元309使用树处理控制单元307、索引处理控制单元308以及文档信息管理单元306提供搜索结果的文档的列表。

网络通信单元310用作文档管理服务器101的网络控制器（NC）207，并且与网络103相连接。来自客户端102的处理请求被网络通信单元310经由网络接收，并被传输至上述各处理单元。

<客户端的结构>

图7例示了根据第一示例性实施例的文档管理系统中的客户端102的各处理单元的结构示例。当客户端102的CPU201执行程序时，客户端102用作各处理单元502以及504至509。

搜索区域信息501和索引定义区域信息503保持在外部存储器210中，并在必要时被加载到客户端102的RAM202中以用于处理。还可以利用DB或文件来管理这种信息，并且不特别指定其形式。

搜索区域信息501是用于保持关于通过用户操作经由客户端102而被设置为搜索区域的库和站点的信息的信息区域。搜索区域信息501存储关于图4A中例示的树信息301中包括的各层级的信息中的、由用户选择的层级的信息。经由搜索区域信息管理单元502将搜索区域信息501提供给各处理单元。

作为用于获取关于当指定搜索条件时使用的索引定义（索引类型（项目名称））的信息的对象，索引定义区域信息503表示存储有用于指定通过用户操作经由客户端102设置的层级（库）的信息的信息区域。索引定义区域信息503存储关于图4A中例示的树信息301中包括的各层级的信息中的、关于由用户选择的层级的信息。经由索引定义区域信息管理单元504将索引定义区域信息503提供给各处理单元。

当进行搜索处理时，搜索处理控制单元505控制客户端102的主画面，并提供用于该控制的内部处理。用于进行搜索的搜索处理画面601包括图8中例示的部件602至611。搜索处理画面601被大体划分为搜索条件设置区域602和搜索结果显示区域611。

搜索条件设置区域602包括搜索区域603、搜索区域选择按钮604、用于选择索引定义缩小区域的按钮605、条件表达式设置区域606、以及搜索执行按钮610。搜索区域603显示由用户指定的搜索区域。当按下搜索执行按钮610时，将此时显示的层级以及下面的层级确定为搜索对象区域。当用户按下搜索区域选择按钮604时，显示下面描述的图9中的搜索区域设置画面701。

此外，当用户按下用于选择索引定义缩小区域的按钮605时，显示下面描述的图10中的用于设置索引定义缩小区域的画面801。在条件表达式设置区域606中，使用对在用于设置索引定义缩小区域的画面801上指定的层级以及下面的层级设置的索引定义（索引类型），来设置搜索条件。

条件表达式设置区域606包括索引定义列表607、条件值608以及条件运算符609。索引定义列表607是用于显示对在用于设置索引定义缩小区域的画面801上指定的区域（索引获取区域）中的库设置的索引定义（索引类型）的列表的下拉列表。索引定义列表607用于使用户选择要被指定为搜索条件的期望的索引定义。

条件值608是用于使用户输入索引值作为搜索条件的输入区域，用户能够指定任意的字符串。根据本示例性实施例，将条件值608定义为简单的输入区域，然而，本发明的条件值608不限于简单的输入区域。可以根据在索引定义列表607中指定的索引定义的类型来改变输入格式和输入形态。

条件运算符609将在索引定义列表607中选择的索引定义与在条件值608中输入的条件值相关联。例如，条件运算符609具有诸如“等于”、“不等于”、“较旧”和“较新”的选项。条件运算符609中显示的选项不限于上述选项，而可以针对各索引类型定义改变条件运算符609中的表达式和内容。

如上所述，根据在条件表达式设置区域606（索引定义列表607、条件值608以及条件运算符609中的各个）中指定的条件，设置搜索条件。

当按下搜索执行按钮610时，进行与在上述搜索区域603和条件表达式设置区域606中指定的区域/条件相对应的文档的搜索处理，并将搜索结果显示在搜索结果显示区域611中。

搜索结果显示区域611列表显示与搜索条件相对应的文档信息，使得能够以列表格式显示多个文档。根据本示例性实施例，仅显示与搜索结果相对应的文档名称，然而，本发明不限于显示上述文档名称，而可以将与各文档相关联的索引值与列表中的其他信息一起显示。

搜索区域处理控制单元506控制指定搜索区域时的客户端102的画面，并提供用于该控制的内部处理。当指定搜索区域时显示的搜索区域设置画面701包括图9中例示的部件702至706。搜索区域设置画面701包括树操作区域702和搜索区域确定按钮706，并且从文档管理服务器101的树信息301中提供树操作区域702中显示的数据。

树操作区域702显示作为逻辑层级结构的树信息301的各层级（站点和库）。在树操作区域702中显示的各层级中，显示下级扩展按钮703、搜索区域选择复选框704以及层级名称705。

每当用户按下下级扩展按钮703时，下级扩展按钮703切换按下层级下面的层级的“扩展显示/不显示”。当显示扩展时，按钮显示“-”（减），当不显示扩展时，按钮显示“+”（加），每当按下该按钮时，切换“-”和“+”。

每当按下搜索区域选择复选框704时，该复选框704切换搜索区域中的按下层级的“包括/不包括”。选中的复选框表示选择层级作为搜索区域的状态。当选中具有下级的层级时，选中层级的所有下级均进入选中状态。此外，当去除层级的选中时，去除选中的层级的所有下级均去除选中。

层级名称705显示关于各层级的层级名称412的信息，使得用户能够识别各层级。

当按下搜索区域确定按钮706时，将搜索区域选择复选框704被选中的层级确定为搜索区域。关于被确定为搜索区域的层级的信息显示在图8中例示的搜索处理画面601中的搜索区域603中。

当指定要显示在图8中例示的索引定义列表607中的索引定义（索引类型）的获取源时，索引定义缩小处理控制单元507控制客户端102的画面，并提供用于该获取的内部处理。用于设置当缩小从中获取索引定义的站点和库时显示的索引定义缩小区域的画面801包括图10中例示的部件802至807。

用于设置索引定义缩小区域的画面801包括树操作区域802、针对选择区域（树操作区域802中的选择中的站点和库）定义的索引定义列表806、以及用于确定索引定义缩小区域的按钮807。基于文档管理服务器101中存储的树信息301和索引定义信息302，来提供树操作区域802和索引定义列表806中显示的数据。

针对树操作区域802中显示的各层级，显示下级扩展按钮803、用于选择索引定义缩小区域的复选框804以及层级名称805。下级扩展按钮803和层级名称805分别具有与参照图9描述的下级扩展按钮703和层级名称705类似的功能。

用于选择索引定义缩小区域的复选框804具有与搜索区域选择复选框704类似的画面上的显示和操作。然而，当操作用于选择索引定义缩小区域的复选框804（换句话说，选择期望的层级或取消选择）时，进一步向复选框804添加功能，以更新索引定义列表806的显示。

当选中用于选择索引定义缩小区域的复选框804时，获取针对层级下面的库定义的索引定义信息（关于索引类型（项目名称）的信息），并将其显示在索引定义列表806中。此外，另一方面，当从用于选择索引定义缩小区域的复选框804中去除选中时，从索引定义列表806中删除针对层级下面的库定义的索引定义信息。

索引定义列表806是列表显示针对树操作区域802中的选择区域（选择中的库）定义的索引定义的名称422的区域。当针对选择区域（选择为定义缩小区域的库）定义具有相同名称的多个索引定义名称时，进行控制以不重复显示具有相同名称的索引定义名称。因此，即使在树操作区域802中取消一个复选框的选择，当在其他选择区域中包括具有相同名称的索引定义时，也不从索引定义列表806中删除索引定义。

当用户按下用于确定索引定义缩小区域的按钮807时，将用于选择索引定义缩小区域的复选框804中选中的层级确定为作为索引定义的获取对象的层级。针对确定的层级（选择区域）定义的索引定义被设置在上述搜索处理画面601上的索引定义列表607中。

在索引定义列表607中选择期望的索引定义之后、改变索引定义缩小区域的情况下，即使从索引定义列表607中删除曾经选择的索引定义，也保持选择上述曾经选择的索引定义，直到再次指示改变索引定义列表607中的索引定义为止。

画面显示单元508控制客户端的整个画面，将由其他控制单元中的各个进行的处理内容反映到画面中，并向用户通知在画面上进行的用户操作内容。网络通信单元509用作客户端102的NC207，并与网络103连接。各处理单元经由网络通信单元509请求文档管理服务器101进行处理，并从文档管理服务器接收处理结果。

<处理的描述>

图11例示了当使用在客户端102的显示器209上显示的搜索处理画面601进行搜索处理时、在客户端侧进行的处理过程。当开始该处理过程时，显示图8中例示的搜索处理画面601。

在步骤S901中，通过使用响应于搜索区域选择按钮604的按下而显示的、图9中例示的搜索区域设置画面701，设置库（或站点）的搜索对象区域。下面将参照图12详细描述步骤S901的流程。作为当启动搜索处理画面时的初始状态，还可以设置系统使得选择预定区域（例如，所有库）作为搜索对象区域，并且在这种情况下，可以省略该步骤。

在步骤S902中，通过使用响应于用于选择索引定义缩小区域的按钮605的按下而显示的、图10中例示的用于设置索引定义缩小区域的画面801，指定作为在索引定义列表607中作为列表显示的索引定义的获取对象的库区域。下面将参照图13详细描述步骤S902的流程。

在步骤S903中，用户经由图8中例示的条件表达式设置区域606指定搜索条件。在步骤S903中，在客户端102的画面上，用户设置索引定义列表607、条件值608以及条件运算符609中的各个，如上所述。

在步骤S901、S902和S903中确定搜索条件之后，在步骤S904中，进行文档搜索处理。下面将参照图14详细描述文档搜索处理的流程。作为进行搜索处理的结果，与搜索条件相对应的文档显示在图8中例示的搜索结果显示区域611中。

在步骤S905中，对用户从在搜索结果显示区域611中显示的文档中选择的文档中的至少任意一者，进行由用户指定的任意处理（例如，下载、删除、以及索引改变）。

步骤S901、S902和S903的处理过程表示曾经进行的搜索，并且当搜索条件被改变以进行其他搜索时，可以仅针对进行其他搜索的必要步骤再次设置条件。

<搜索区域设置处理>

将参照图12详细描述步骤S901中的搜索区域设置处理。图12例示了响应于用户按下搜索区域选择按钮604而进行的处理流程。如果没有其他说明，则通过客户端102的搜索区域处理控制单元506进行该处理。

在步骤S1001中，响应于搜索区域选择按钮604的按下，显示搜索区域设置画面701。在初始显示状态中，在画面的顶部仅显示“所有”。

在步骤S1002中，在搜索区域设置画面701中，确定用户给出了什么指令。当确定按下了下级扩展按钮703时，为了从文档管理服务器101获取层级的开/关操作所需的层级信息，指定向其给出了扩展指令的层级ID411，然后处理进行到步骤S1003。此外，当确定按下了搜索区域选择复选框704时，处理进行到步骤S1005。此外，当确定按下了搜索区域确定按钮706时，删除添加到RAM202的信息，关闭设置画面以结束处理。

通过文档管理服务器101的树处理控制单元307进行步骤S1003中的处理。树处理控制单元307从树信息301中获取包括与由客户端102经由树信息管理单元304指定的层级ID411相对应的上级ID413的层级信息，并将该层级信息发送至客户端102。换句话说，获取并发送关于由客户端指定的层级ID下面的层级的信息。

在步骤S1004中，在树操作区域702中显示关于从文档管理服务器101发送的树信息301的层级信息。更具体地说，在步骤S1002中按下的下级扩展按钮703的下面，以向右移位一个层级的方式插入关于下级的层级信息。当结束处理时，处理返回到步骤S1002。

在步骤S1005中，获取与在步骤S1002中确定按下的搜索区域选择复选框704相对应的层级信息、以及点击之后的状态（开或者关），并将该层级信息和状态存储在RAM202中。

在步骤S1006中，基于在步骤S1005中在RAM202中存储的信息，将进行下述处理。当点击之后的状态为“开（换句话说，层级包括在搜索区域中的状态）”时，通过使用搜索区域信息管理单元502，将层级信息存储在搜索区域信息501中。另一方面，当点击之后的状态为“关（换句话说，层级不包括在搜索区域中的状态）”时，通过使用搜索区域信息管理单元502，将层级信息从搜索区域信息501中删除。

在步骤S1007中，更新画面上的搜索区域选择复选框704的选择状态，以在状态为开时显示“选中状态”，并在状态为关时显示“未选中状态”。当结束步骤S1007中的处理时，处理返回到步骤S1002。

<索引定义缩小处理>

将参照图13详细描述步骤S902中的索引定义缩小处理。图13例示了响应于用户在搜索处理画面601上按下用于选择索引定义缩小区域的按钮605而进行的处理流程。如果没有其他说明，则通过客户端102的索引定义缩小处理控制单元507进行该处理。

在步骤S1101中，响应于用于选择索引定义缩小区域的按钮605的按下，显示用于设置索引定义缩小区域的画面801。在初始显示状态中，在画面的顶部仅显示“所有”。

在步骤S1102中，在用于设置索引定义缩小区域的画面801中，确定用户给出了什么指令。当确定按下了下级扩展按钮803时，为了从文档管理服务器101获取层级的开/关操作所需的层级信息，指定向其给出了扩展指令的层级ID411，然后处理进行到步骤S1103。此外，当确定按下了用于选择索引定义缩小区域的复选框804时，处理进行到步骤S1105。此外，当确定按下了用于确定索引定义缩小区域的按钮807时，处理进行到步骤S1118。

通过文档管理服务器101的树处理控制单元307进行步骤S1103中的处理。树处理控制单元307从树信息301中获取包括与由客户端102经由树信息管理单元304指定的层级ID411相对应的上级ID413的层级信息，并将该层级信息发送至客户端102。换句话说，获取并发送关于由客户端指定的层级ID下面的层级的信息。

在步骤S1104中，在树操作区域802中显示关于从文档管理服务器101发送的树信息301的层级信息。更具体地说，在步骤S1102中按下的下级扩展按钮803的行的下面，以向右移位一个层级的方式插入关于下级的层级信息。当结束处理时，处理返回到步骤S1102。

在步骤S1105中，获取与在步骤S1102中确定按下的用于选择索引定义缩小区域的复选框804相对应的层级信息、以及点击之后的状态（开/关），并将该层级信息和状态存储在RAM202中。

在步骤S1106中，确定存储在RAM202中的层级信息的类型414是库还是任意其他类型（根据本示例性实施例的“站点”），然后处理分别进行到下面的处理。当类型414是“库”时，处理进行到步骤S1109，然后将所选择的层级信息存储在RAM202中。另一方面，当类型414是“库以外的任意类型”时，为了从文档管理服务器101获取关于位于指定层级下面的库层级的信息，指定要作为起始点的层级ID411，然后处理进行到步骤S1107。

通过文档管理服务器101的树处理控制单元307进行步骤S1107中的处理。树处理控制单元307从树信息301中获取包括与由客户端102经由树信息管理单元304指定的层级ID411相对应的上级ID413的层级信息，并确认所获取的层级信息的类型414是否是“库”。当类型414不是“库”时，再次重复用于获取关于下级的信息的处理，直到所有所获取的层级信息的类型414表示“库”为止。

当获取类型414为“库”的所有关于下级的层级信息时，将所有信息发送至客户端102。在步骤S1108中，将从文档管理服务器101发送的层级信息存储在RAM202中。

步骤S1110是进行次数与存储在RAM202中的层级信息的条数相对应的循环处理的起始点。对存储在RAM202中的各层级信息依次进行步骤S1110至S1116中的处理。

在步骤S1111中，获取尚未被处理并存储在RAM中的一条层级信息。

在步骤S1112中，确认点击之后的在步骤S1105中获取的用于选择索引定义缩小区域的复选框804的状态。当为“开”状态（被选状态）时，处理进行到步骤S1113，当为“关”状态（未被选状态）时，处理进行到步骤S1115。

通过文档管理服务器101的索引处理控制单元308进行步骤S1113中的处理。索引处理控制单元308获取包括与由客户端102经由索引定义信息管理单元305指定的层级ID411相对应的库ID424的索引定义信息，并将层级信息发送至客户端102。在步骤S1114中，使用索引定义区域信息管理单元504将从文档管理服务器101发送的索引定义信息存储在索引定义区域信息503中。

在步骤S1115中，通过使用索引定义区域信息管理单元504，从索引定义区域信息503中存储的索引定义信息中，删除包括与包括在步骤S1111中获取的层级信息中的层级ID411相对应的库ID424的索引定义信息。

在作为与步骤S1110配对的循环的结束点的步骤S1116中，从RAM202中删除在步骤S1111中获取的层级信息。当剩余尚未处理的层级信息时，处理返回到步骤S1110。

在步骤S1117中，在用于设置索引定义缩小区域的画面801上的索引定义列表806中，显示针对选择的库定义的索引定义的名称422（索引类型）。针对索引定义列表806中显示的索引定义的名称，获取并使用索引定义区域信息503中存储的所有索引定义信息。此时，当包括具有相同名称的索引定义信息时，不显示重复的名称。

在步骤S1118中，更新列表，使得能够在搜索处理画面601上的索引定义列表607中选择索引定义列表806中显示的索引定义名称422。

<文档搜索处理>

将参照图14详细描述步骤S904中的文档搜索处理。图14例示了响应于用户按下搜索处理画面601上的搜索执行按钮610而进行的处理的流程。如果没有其他说明，则通过客户端102的搜索处理控制单元505进行该处理。

在步骤S1201中，获取由用户输入/设置的、在搜索区域603和条件表达式设置区域606中设置的关于搜索条件的信息。针对搜索区域603，从搜索区域信息管理单元502获取存储在搜索区域信息501中的层级信息。所有获取的搜索条件信息存储在RAM202中。

在步骤S1202中，确定在搜索区域中选择的树信息301的类型414是库还是任意其他类型（根据本示例性实施例的“站点”），然后处理分别进行到下面的处理。

当类型414为“库”时，处理进行到步骤S1205，并将所选择的层级信息存储在RAM202中。

当类型414为“任意其他类型”时，为了从文档管理服务器101获取位于指定层级下面的库层级的信息，指定要作为起始点的层级ID411，然后处理进行到步骤S1203。

通过文档管理服务器101的树处理控制单元307进行步骤S1203中的处理。树处理控制单元307从树信息301中获取包括与由客户端102经由树信息管理单元304指定的层级ID411相对应的上级ID413的层级信息，并确认所获取的类型414是否是“库”。当类型414不是“库”时，再次重复用于获取关于下级的信息的处理，直到所有所获取的层级信息的类型414表示“库”为止。当获取类型414为“库”的所有关于下级的层级信息时，将所有信息发送至客户端102。在步骤S1204中，将从文档管理服务器101发送的层级信息存储在RAM202中。

步骤S1206是进行次数与存储在RAM202中的层级信息的条数相对应的循环处理的起始点。对存储在RAM202中的各层级信息依次进行步骤S1206至S1213中的处理。

在步骤S1207中，获取尚未被处理并存储在RAM中的一条层级信息。

在步骤S1208中，通过使用在步骤S1201中存储在RAM202中的搜索条件信息，生成搜索条件数据，并将生成的搜索条件数据和在步骤S1207中获取的层级信息发送至文档管理服务器101的搜索处理单元309。通过基于搜索条件信息将索引定义列表607、条件值608以及条件运算符609中的值（选项）转换为能够用于进行搜索的可扩展标记语言（XML）格式的标签信息，来生成要发送的搜索条件数据。生成的XML将是下述格式。

<Query>

<Field>{索引定义列表607中的选择名称}</Field>

<Value Type=“TEXT”>{条件值608的输入值}</Value>

<Relation Type=“{条件运算符609的选择运算符}”></Relation>

<Query>

通过文档管理服务器101的搜索处理单元309进行步骤S1209至S1211中的处理。

在步骤S1209中，从由索引定义信息管理单元305管理的索引定义信息302中获取包括与包括在从客户端102发送的层级信息中的层级ID411相对应的库ID424的索引定义信息，并将该索引定义信息存储在文档管理服务器的RAM202中。

在步骤S1210中，确认与由客户端指定的搜索条件XML相对应的索引定义信息是否包括在步骤S1209中存储的索引定义信息302中。需要确认的有如下两点：（1）确认<field>标签中描述的名称是否对应于索引定义信息302的索引定义名称422；以及（2）确认<value>标签的类型属性中描述的类型是否对应于索引定义信息302的类型423。

当包括相应的索引定义信息302时，如下校正从客户端102接收的<field>标签，并且处理进行到步骤S1211。

<Field Id=“{索引定义信息302的索引定义ID421}”>{索引定义列表607中的选择名称}</Field>

另一方面，当不包括相应的索引定义信息302时，处理进行到步骤S1212。

在步骤S1211中，使用文档信息管理单元306进行搜索处理。更具体地说，在属于包括在从客户端102接收的层级信息中的层级ID的库的文档中，获取设置了与校正后的XML条件相对应的索引信息的文档信息303，并将该文档信息发送至客户端102。

在步骤S1212中，从文档管理服务器101的搜索处理单元309中获取的所有文档信息303被附加存储在RAM202中。

在作为与步骤S1206配对的循环的结束点的步骤S1213中，从RAM202中删除在步骤S1207中获取的层级信息。当剩余尚未处理的层级信息时，处理返回到步骤S1206。

在步骤S1214中，获取存储在RAM202中的所有文档信息303，并将其显示在搜索结果显示区域611中。根据本示例性实施例中，由于要显示文档名称，因此显示文档信息303中的文档名称432。

下面将参照图15和图16描述根据本发明的第二示例性实施例的系统的结构以及处理的流程。根据第二示例性实施例，用于指定条件的索引的获取定时不同于第一示例性实施例。第一示例性实施例的图11和图14例示了从第一示例性实施例扩展的特征。不重复描述其他特征，因为这些特征与第一示例性实施例类似。

<处理的描述>

图15例示了当使用根据第二示例性实施例的搜索处理画面601进行搜索处理时的客户端侧的处理过程。当开始该处理过程时，显示搜索处理画面601。

图15中例示的步骤S1301以及S1303至S1306的各处理，与第一示例性实施例的图11中例示的步骤S901至S905中的处理类似，因此仅描述步骤S1302中的不同处理。

在步骤S1301中完成搜索区域的指定之后进行步骤S1302。在步骤S1302中，确定索引定义区域信息管理单元504是否包括已经设置的索引定义区域信息503（已经从服务器获取的索引定义信息）。当索引定义区域信息管理单元504包括索引定义区域信息503时，获取信息并跳过步骤S1303，并且处理进行到步骤S1304。

另一方面，当索引定义区域信息管理单元504不包括索引定义区域信息503时，类似于第一示例性实施例，在步骤S1303中，进行索引定义区域的缩小处理。

<文档搜索处理>

图16例示了根据第二示例性实施例的当按下搜索处理画面601上的搜索执行按钮610时进行的处理的流程。

图16中例示的步骤S1401至S1412、S1415以及S1416的各处理，与第一示例性实施例中参照图14描述的步骤S1201至S1214中的处理类似，因此仅描述步骤S1413和S1414中的不同处理。

在步骤S1412中将以库为单位的搜索结果存储在RAM202中之后进行步骤S1413。使用文档管理服务器101的索引处理控制单元308进行步骤S1413中的处理。在步骤S1413中，从客户端102接收处理中的层级ID411，从索引定义信息管理单元305获取包括与层级ID411相对应的库ID424的索引定义信息302，并将索引定义信息302发送至客户端102。

在步骤S1414中，搜索包括与处理中的库的层级ID411相对应的库ID424的索引定义区域信息503，并经由索引定义区域信息管理单元504集体删除索引定义区域信息503。随后，使用索引定义区域信息管理单元504将在步骤S1413中从文档管理服务器101发送的索引定义信息302中的包括的信息存储在索引定义区域信息503中。利用该配置，更新用于缩小索引定义的区域。

将参照图17描述根据本发明的第三示例性实施例的系统的结构以及处理的流程。第三示例性实施例与第一示例性实施例的不同之处在于，当在搜索结果中没有命中被指定为条件表达式的索引定义信息时，如果设置了不同类型的索引，则还利用该索引作为相关索引来进行搜索。第一示例性实施例的图14例示了从第一示例性实施例扩展的特征，并且由于其他特征与第一示例性实施例类似，因此不重复这些特征。

<文档搜索处理>

图17例示了根据第三示例性实施例的当按下搜索处理画面601的搜索执行按钮610时进行的处理流程。

图17中例示的步骤S1501至S1510以及S1514至S1517的各处理，与根据第一示例性实施例的参照图14描述的步骤S1201至S1214的处理类似，因此仅描述步骤S1511至S1513中的不同处理。

当在步骤S1510中确定不包括相应的索引定义信息302时进行步骤S1511中的处理。

在步骤S1511中，确定是否包括不同类型的索引定义信息302。更具体地说，确认是否包括具有相应的<field>标签、而不具有示出相应的类型属性的<value>标签的索引定义信息302。当确定包括这种状态下的索引定义信息302时，处理进行到步骤S1512。当不包括这种索引定义信息302时，不需要搜索结果，然后处理进行到步骤S1515。

在步骤S1512中，由于包括不同类型的索引信息，因此改变以下两个用于搜索的XML的标签。

<Field Id=“{索引定义信息302的索引定义ID421}”>{索引定义列表607中的选择名称}</Field>

<Value Type=“{索引定义信息302的类型423}”></Type>

在步骤S1513中，基于在步骤S1512中改变的标签，使用文档信息管理单元306进行搜索处理。更具体地说，在属于从客户端102接收的层级ID的库的文档中，搜索设置了与改变后的XML条件相对应的索引信息的文档信息303，并将该文档信息发送至客户端102。

其他实施例

本发明的各方面还可以通过读出并执行记录在存储设备上的用于执行上述实施例的功能的程序的系统或装置的计算机（或诸如CPU或MPU的设备）来实现，以及通过由系统或装置的计算机通过例如读出并执行记录在存储设备上的用于执行上述实施例的功能的程序来执行各步骤的方法来实现。鉴于此，例如经由网络或者从用作存储设备的各种类型的记录介质（例如计算机可读介质）向计算机提供程序。

虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解，本发明并不限于所公开的示例性实施例。应当对所附权利要求的范围给予最宽的解释，以使其涵盖所有这些变型例以及等同的结构和功能。

Claims (8)

1.一种文档管理系统，其针对作为用于管理多个文档的单位的各管理单位，定义索引类型，所述文档管理系统包括：

搜索区域选择单元，其被配置为选择一个或多个管理单位作为搜索区域；

索引获取区域选择单元，其被配置为选择从中获取索引类型的一个或多个管理单位作为索引获取区域；

搜索条件设置单元，其被配置为列表显示针对由所述索引获取区域选择单元选择的所述索引获取区域中的管理单位定义的索引类型，使用户从列表显示的索引类型中选择期望的索引类型，并使用所选择的索引类型设置搜索条件；以及

搜索单元，其被配置为从由属于所述搜索区域选择单元选择的所述搜索区域的管理单位管理的多个文档中，搜索与由所述搜索条件设置单元设置的搜索条件相对应的文档。

2.根据权利要求1所述的文档管理系统，

其中，所述文档管理系统使用层级配置的多个站点，对所述管理单位进行分类；

其中，在期望的站点被指定为所述搜索区域的情况下，所述搜索区域选择单元选择属于所指定的站点的下级的管理单位作为所述搜索区域；并且

其中，在期望的站点被指定为所述索引获取区域的情况下，所述索引获取区域选择单元选择属于所指定的站点的下级的管理单位作为所述索引获取区域。

3.根据权利要求1所述的文档管理系统，其中，所述索引获取区域选择单元显示所述多个管理单位，并且，根据基于用户指令而对所显示的管理单位的选择或取消选择，如果用户在列表显示针对所选择的管理单位定义的索引的类型的设置画面上做出确定，则所述索引获取区域选择单元选择选择中的管理单位，作为所述索引获取区域。

4.根据权利要求1所述的文档管理系统，其中，所述搜索单元将所述搜索条件设置单元设置的搜索条件、以及关于属于由所述搜索区域选择单元选择的所述搜索区域的管理单位的信息，发送到文档管理服务器，以搜索与所述搜索条件相对应的文档。

5.根据权利要求4所述的文档管理系统，其中，所述文档管理服务器获取针对属于所述搜索区域的各管理单位定义的索引类型，并且不进行由被确定为不包括设置在所述搜索条件中的索引类型的管理单位管理的文档是否与所述搜索条件相对应的确定。

6.根据权利要求4所述的文档管理系统，其中，所述文档管理服务器还在确定针对属于所述搜索区域的各管理单位定义的索引类型中不包括所述搜索条件中设置的索引类型的情况下，确定针对属于所述搜索区域的各管理单位定义的索引类型中是否包括具有相同名称的不同类型的索引类型，并且在确定包括所述索引类型的情况下，所述文档管理服务器基于所述具有相同名称的不同类型的索引类型，来搜索与所述搜索条件相对应的文档。

7.根据权利要求1所述的文档管理系统，所述文档管理系统还包括：

存储单元，其被配置为存储针对由所述索引获取区域选择单元选择的所述索引获取区域中的管理单位定义的索引类型；以及

更新单元，其被配置为获取针对由所述搜索单元搜索的管理单位定义的最新的索引类型，并更新存储在所述存储单元中的索引类型。

8.一种由文档管理系统进行的文档管理方法，该文档管理系统针对作为用于管理多个文档的单位的各管理单位，定义索引类型，所述文档管理方法包括如下步骤：

使所述文档管理系统的搜索区域选择单元选择一个或多个管理单位作为搜索区域；

使所述文档管理系统的索引获取区域选择单元选择从中获取索引类型的一个或多个管理单位作为索引获取区域；

使所述文档管理系统的搜索条件设置单元列表显示针对所选择的索引获取区域中的管理单位定义的索引类型，使用户从列表显示的索引类型中选择期望的索引类型，并使用所选择的索引类型设置搜索条件；以及

使所述文档管理系统的搜索单元从由属于所选择的搜索区域的管理单位管理的多个文档中，搜索与所设置的搜索条件相对应的文档。

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