CN108885611B - 文档自动化 - Google Patents

Abstract

一种方法、计算机程序和装置，利用其从用户接收对文档的主题选择(110)和从一组可用文档组件对文档组件的选择(120)，并且自动地：将所选择的文档组件包括(130)在文档中；识别(140)所选择的文档组件中的一组标签；维持(150)可用标签类型和数据库字段的映射；对于每个识别的标签，基于主题、标签和数据库字段的映射来从数据库中获取(160)动态数据，并且在标签处将所获取的动态数据的至少一部分组合到文档；以及向用户指示(170)文档的可修改部分。此外，修改数据从用户被接收并且被保存到用户的可修改部分(180)。

Description

文档自动化

技术领域

本发明涉及文档自动化。

背景技术

该部分示出了对读者而言的有用背景信息，而不承认本文中描述的任何技术必然表示现有技术。

自动机已经帮助更快和更精确地控制、调节和产生从制造到办公室工作的各种不同领域内的事物。例如，打字机和用于纠错的各种材料(诸如修正液)实际上已经随着文字处理器软件和打印机而消失了。

在办公室工作中，通过自动化促进了特别是文本和图形的无限量次数的重复使用而不降低质量。模板文档专门用于帮助同时产生预定设置和静态文本。另外，使用利用从数据库获取的字段的所谓的邮件合并技术，可以舒适地组合静态和动态文本。这可能首先用于使用保存的联系信息来大量递送信封的信件和地址标签，使得可以同时打印大量文件，而不形成要被发送的每个信件的自身文档。

当在办公室工作中使用自动化时，利用计算机更快且更精确地完成无聊和令人厌烦的工作并且提高生产率。在一些自动化中，简单地说，计算机完成先前使用笔和纸来完成的工作，使得自动化不需要或产生在自动化之前甚至不可能的新过程，或者自动化只能生成仅人类心智可识别的东西。分别经由其创造性实现对过程产生非明显改进的自动化超过了仅仅是心理活动。

本发明的目的是利用新颖的技术计算机应用来进一步开发文档自动化，以解决与现有技术相关的各种问题。

发明内容

根据本发明的第一方面，提供了一种方法，包括：

从用户接收对文档的主题的选择；

从用户接收从一组可用文档组件对文档组件的选择并且自动地：

将所选择的文档组件包括在文档中；

识别所选择的文档组件中的一组标签；

维持可用标签类型和数据库字段的映射；

对于每个识别的标签，基于主题、标签和数据库字段的映射来从数据库中获取动态数据，并且在标签处将所获取的动态数据的至少一部分组合到文档；以及

向用户指示文档的可修改组件；

其中该方法还包括：

从用户接收修改数据并且将修改数据保存到由用户可修改的部分。

优选地，可以允许用户选择文档组件，并且然后文档可以被创建为包括所选择的文档组件和相关联的动态信息，即，可以使用存储在文档组件中的标签从数据库来自动填充内容，使得正在被创建的文档包括由用户选择的组件以及在那些组件中的当前和正确的动态内容。此外，优选地，用户可以通过将任何期望的修改数据添加到文档的可修改部分中来定稿所形成的文档。

可以在将所获取的动态信息在标签处进行组合之前执行将文档组件包括在文档中。

可以在将所获取的动态信息在标签处进行组合之后执行组合文档组件以形成文档。

可以在将所获取的动态信息在标签处进行组合之后执行组合文档组件以形成文档。

该方法可以包括在数据库改变时维持文档不变。可以通过来自用户的命令来将数据库的变化更新到文档中。通过在数据库改变时维持文档不变，可以避免无意地改变文档的内容。

该方法可以包括通过更新标签处的动态数据来更新文档。优选地，数据库的变化可以被镜像到文档，而用户不必再次给出相同的选择和数据。

数据库可以是商业应用数据库。数据库可以是项目规划数据库。数据库可以是ERP(企业资源规划)数据库。数据库可以限定所需要的材料和工作阶段。优选地，可以生成文档以仅包括与主题中限定的特定项目相关的那些部分。对于文档，与该项目相关的部分可以被包括，并且可以利用来自商业应用数据库的正确和当前数据而被自动完成。数据库可以由一个或多个文本文档、电子表格工作簿或其他数据存储构成。数据库可以是结构化查询语言数据库，利用该数据库，动态数据可以空间高效地被存储和获取以在标签处被组合在文档中。通过SQL库，根据不同标签的并且将要被组合到文档的动态数据可以基于链接特别高效地从数据库中识别到。

可以打包数据库以减少所需要的存储空间。可以打包文档以减少所需要的存储空间。

该方法可以包括：获取针对一个标签的数个动态数据替代项；允许用户选择上述动态数据替代项中的一个或多个动态数据替代项；以及在标签处将一个或多个动态数据替代项组合到文档。

优选地，可以利用该方法立刻执行基于存储在数据库中的动态数据进行的文档自动形成或更新，使得当用户正在等待时，正确的动态数据被迅速地从数据库获取到正在被形成的文档的正确部分，并且在必要时，将替代数据的选择作为任务提供给用户，使得可以处理数百和数千个数据而没有延迟。通过例如用于形成和/或更新技术文档的方法产生特别有效的技术布置。该方法可以减少形成文档所要求的用户动作量，并且从而减少错误可能性、用户的人体工程学负荷并且提高文档形成的可靠性。该方法还可以减少校正文档和存储所需要的版本控制并且节省了存储和数据传输容量，使得对于相同的文档产生，需要较少的计算能力和能量。

标签可以是与文档的组件相关联的元数据。该方法可以包括用户形成一个或多个标签。标签可以包括与其相关联的动态数据的限定。动态数据的限定可以包括动态数据的类型的标识符，诸如地址标识符。形成标签可以包括基于主题和/或数据库呈现可用的替代项，并且用户从中选择她想要的替代项。与相同的动态数据相关的标签可以在一个文档组件的多于一个点处和/或在两个或更多个不同文档组件中。

该方法还可以包括限定文档的总体性质并且选择用于相应地限定各种属性的文档模板。在将文档组件包括在文档中之前或之后或者在包括期间，可以根据所选择的文档模板来格式化文档组件。模板可以限定文档的取向(orientation)、样式和布局。

该方法可以包括允许用户添加由用户从除了其他文档组件之外的另一源选择的内容作为文档组件。可以通过拍摄图像、视频和/或记录音频信号来添加由用户选择的内容。由用户选择的并且要被添加的内容可以作为一个或多个补充组件被添加。补充组件不一定包括任何标签。可选地或另外地，由用户选择的并且要被添加的内容可以作为一个或多个文档组件被添加。

主题可以限定文档应当与之相关的客户。主题可以限定所限定客户的特定项目。该方法可以包括基于主题从上述一组可用文档组件中自动预先选择预定义的文档组件。可以允许用户在将所选择的文档组件包括在文档中之前或之后移除对预先选择的文档组件的选择以形成文档的一部分。

可以从不同文档类型的文件向文档添加内容。可以在文档中包括不同文档类型的文档组件。

补充组件的文档类型可以与文档的文档类型不同。补充组件的文档类型可以与至少一个文档组件的文档类型不同。

文档类型可以是文字处理器文档。文档类型可以是电子表格文档。文档类型可以是标准化的文档类型，诸如开放文档格式、XML或便携式文档格式(例如，版本1.4、1.5、1.6、1.7或某个其他版本)。文档类型可以是应用特定的文档类型，诸如Microsoft Word^TM(2013)文档类型或Autodesk AutoCAD^TM文档类型。文档组件和可能的补充组件的文档类型可以是相同的，但是版本可以彼此不同。

主题可以限定文档的分类。文档的分类可以是按主题的分类。主题可以限定文档的类型。主题可以定义文档的存储位置。

文档可以包括唯一的标识符。标识符可以包括以下项中的一个或多个或其任何部分的任何组合：条形码、QR码、RFID(射频识别)标识符的限定、文本、数字、字母数字标识符。RFID标识符的限定可以使能作为文档的打印的一部分而打印RFID标识符。

该方法可以包括识别在文档中做出的注释或对在文档中做出的注释成像，例如，通过用笔在纸印上标记；识别文件的标识符；以及更新文档以包括上述注释。

根据本发明的第二方面，提供了一种计算机程序，其包括在计算机上可执行的程序代码，当在计算机上被执行时，该程序代码实现用于执行根据第一方面的方法的设备。计算机还可以能够执行其他功能。计算机可以是蜂窝电话、平板计算机、导航设备、游戏设备、媒体播放器和/或便携式或固定式智能设备。

根据本发明的第三方面，提供了一种装置，其包括存储器、存储在存储器中的程序代码、和处理器，处理器适于在执行程序代码时执行根据本发明的第一方面的方法。

该装置可以是关于一个或多个部分的去中心化装置。该装置可以是虚拟化的。该装置可以是利用云服务而实现的装置。

将要或已经仅结合一个或一些方面描述本发明的不同实施例。本领域技术人员理解，任何方面的实施例可以单独应用，或者作为本发明的相同方面或其他方面的其他实施例的组合来应用。

附图说明

现在将参考附图以示例的方式来描述本发明，在附图中：

图1示出了根据本发明的一个实施例的过程的示图；

图2示出了根据本发明的一个实施例的过程的示图；以及

图3示出了根据本发明的一个实施例的装置的框图。

具体实施方式

在以下描述中，相同的附图标记表示相同的元件或步骤。应当注意，所呈现的附图整体上不是按比例的，并且它们主要用于仅仅图示本发明的实施例的目的。

根据本发明的第一方面，提供了一种方法，其包括：

从用户接收对文档的主题的选择，110；

从用户接收从一组可用文档组件对文档组件的选择并且自动地，120：

将所选择的文档组件包括在文档中，130；

识别所选择的文档组件中的一组标签，140；

维持可用标签类型和数据库字段的映射，150；

对于每个识别的标签，基于主题、标签和数据库字段的映射来从数据库中获取动态数据，并且在标签处将所获取的动态数据的至少一部分组合到文档，160；以及

向用户指示文档的可修改部分；

其中该方法还包括，170：

从用户接收修改数据并且将修改数据保存到文档的可修改部分，180。

图2呈现了根据本发明的一个实施例的可以利用其来实现图1的方法的过程的示图。图2中绘制了初始选择210，其包括主题和/或属性212、(例如，由用户创建或可修改的)可能的一个或多个模板214和文档组件216，其中有n个文档组件(n>l，在特殊情况下n可以是1)。文档组件包括标签，标签限定文档组件的预定特定部分和可链接到其的动态数据的类型。给出初始选择210作为对动态数据的组合过程的输入，可能将用户包括到选择过程。在组合过程230中，在标签处组合动态数据226。在可能的选择过程中，根据由用户做出的附加选择，如果提供了一个或多个动态数据，则选择在标签处提供的备选动态数据中的一个或多个。从动态数据组合装置220获取动态数据，动态数据组合装置220包括一个或多个文档形成适配器(取决于实现，一个或多个部分)，文档形成适配器适于维持用于链接动态数据的不同标签和数据库字段的映射。一个或多个适配器在图2中被描绘为包括案例(case)部分“案例”222，案例部分“案例”222适于在关于某个案例(诸如项目)的标签处链接来自数据库226(也就是，例如，ERP数据库或其他商业应用数据库)的对应数据。一个或多个适配器在图2中被描绘为还包括地址部分224，地址部分224适于在关于地址数据的标签处链接来自数据库226的对应动态数据。这是适配器如何向文档组件216产生动态数据226。以这种方式形成的文档可以被保存到其期望的存储位置，其可以根据或基于属性212来限定。在更新后，文档240因此可以包括与在组合动态数据226之前相同的文档组件，但文档组件配备有由标签指示给它们的动态数据。更新后的文档240还可以包括文档的内部可更新内容，诸如内容表，其可以作为组合动态数据的一部分或在此之后被更新。

在图1和图2中，用户可以为文档240选择期望的文档组件216。可以创建文档240以包括所选择的文档组件216，并且相关联的动态数据226可以被组合到其，即，可以使用存储在文档组件216中的标签从数据库226来自动填充内容，使得创建的文档包括由用户选择的部分，即，文档组件216以及那些文档组件中的当前和正确的动态数据。另外，优选地，用户可以通过将任何期望的修改数据添加到文档的可修改部分来敲定所形成的文档。

除了上述文档组件216之外，可以允许用户为文档240选择另一文档组件或补充组件，诸如例如，用户可从其他源获取的文档。补充组件可以例如是图像、视频记录或录音。通过添加补充组件，用户可以容易地向文档240添加有用的附加数据。补充组件不需要包括用于组合动态数据的任何标签。可选地，可以允许用户向补充组件添加一个或多个标签。

可以关于动态数据来更新文档240，例如，通过在组合过程230中重新使用文档来链接动态数据。

可以通过改变包括在其中的组件来更新文档240。如果向文档添加一个或多个文档组件，则可以再次执行组合过程230。改变文档可以包括再次执行步骤120至180。

可以通过修改限定文档的模板关于其布局来更新文档240。

文档240可以包括多于一个模板。第一模板可以从另一模板继承限定元素，使得另一模板的修改影响第一模板。

文档240可以是在文字处理程序中可修改的文档。文档240可以是在电子表格程序中可修改的文档。

可以保护文档240中包括的动态数据以避免由用户做出的改变。动态数据可以受密码保护。密码保护的密钥可以隐藏在文档中。密码保护的密钥可以存储在数据库226中。组合过程230可以包括获取密码密钥、以及在动态数据的链接期间移除或绕开文档的保护。可选地，在初始选择210中，进入组合过程230的文档组件可以是不受保护的，并且动态数据可以结合组合过程来保护。组合过程可以将用于保护的密钥隐藏在文档中。密钥可以结合标签作为字段代码被隐藏。

标签可以是与文档组件相关联的元数据，诸如表格的自由选择的名称或者用字段代码输入的标识符。标签可以包括开头和结尾符号，其间的部分是与标签相关的数据。在一些情况下，用户可以自己形成一个或多个标签。标签可以包括可与其组合的动态数据的定义，其可以包括动态数据的类型的标识符(诸如邮寄地址)或主题名称的标识符。形成标签可以包括基于主题和/或数据库向用户呈现可用选项，以及用户从中选择她想要的选项。与此结合，可以向用户示出与上述选项相对应的动态数据以进行预览，由此与标签的形成相结合，可以已经执行动态数据的组合的一部分。与相同的动态数据有关的标签可以在一个文档组件的多于一个点中和/或在两个不同的文档组件中。

在一些实施例中，动态数据可以写在标签上，或者当动态数据已经在标签处被组合时，作为组合过程的一部分或者在组合过程之后，标签可以被移除。如果保留标签，则稍后可以使用它们来更新动态数据。

主题可以限定文档的分类。文档的分类可以是按主题分类。主题可以限定文档的类型。可以基于由用户限定的商业因素将文档分类为服务包。通过分类，用户可以更容易地找到属于上述服务的文档。用户可以将文档类型限定为例如备忘录、议程、概要、传单、投诉、列表。文档组件可以是例如封面、目录表、子过程的任务描述、项目进度表、所需要的人力资源的目录或所需要的材料的目录。

主题可以限定文档的存储位置。主题可以根据由管理员限定的规则来限定文档的存储位置。可选地，管理员可以预先针对每个项目限定某个存储位置，并且基于主题，可以选择针对相应项目而限定的存储位置，并且该存储位置可以用作正在形成的文档的存储位置。

图3呈现了根据本发明的一个实施例的装置300的框图。装置300包括用户设备310和服务器320。用户设备例如是膝上型计算机、PC、平板计算机、移动电话或其他信息处理设备。服务器320例如是专用服务器、网络服务器、虚拟服务器或在云服务中实现的服务器。用户设备包括处理器312、存储器314、计算机程序316、网络连接电路317和用户接口318，计算机程序316包括在处理器上实现的用于控制用户设备310的程序代码，用户界面318用于使用例如屏幕、打印机、扬声器、语音合成、键盘、麦克风、语音识别和/或计算机鼠标来向用户呈现数据以及从用户接收数据。网络电路315可以包括局域网(LAN)和/或广域网(WAN，诸如3G或4G移动数据电路)。

服务器320包括处理器322、存储器324、存储在存储器324中的计算机程序326和数据库226、网络连接电路327、和可能的用户接口328，计算机程序326包括在处理器上实现的用于控制用户设备320的程序代码，用户界面328用于使用例如屏幕、打印机、扬声器、语音合成、键盘、麦克风、语音识别和/或计算机鼠标来向服务器的操作者呈现数据以及从服务器的操作者接收数据。网络连接电路325可以包括局域网(LAN)和/或广域网(WAN，诸如3G或4G移动数据电路)。

存储器324优选地包括诸如RAM存储器的工作存储器和诸如硬盘、SSD(固态数据)存储器的非消失存储器，在服务器的操作期间，从其实现的程序代码优选地在工作存储器中。数据库或其一部分可以在服务器的操作期间被存储在工作存储器中。数据库可以被压缩，即打包，以节省存储空间。数据库可以被密码加密。可以利用不同的算法和/或加密密钥来加密数据库的不同部分。当数据库用于组合动态数据时，可以针对执行组合的设备来获取所需部分的加密密钥。获取加密密钥可以包括检查用户的权限。

数据库的各个部分的使用可能需要不同级别的权限，并且可以例如与组合过程相结合来检查用户使用数据库的所需数据的权限。可选地或另外地，可以针对文档组件设置用户权限的限定，基于此，当选择文档组件时，可以已经检查用户在要形成的文档中包括限于特定用户组的数据的权限。在一个实施例中，当用户给出形成文档所需要的数据时，与步骤110或120相结合来检查用户的权限。当可能更新文档时，也可以检查用户的权限。可以形成文档的存储地址，使得所形成的文档对于被允许访问文档中包括的数据的人而言仅从那里可获取。

当创建或编辑文档时，可以检查用户的身份和访问权限。可以将用户的身份和/或由证明谁创建文档的用户的身份形成的派生物嵌入到文档中。可以将文档的更新者的身份的对应数据或派生物嵌入到文档中。派生物可以是加密单向散列码，其初始参数至少包括用户身份的一部分。文档的主题的至少一部分和/或时间戳和/或评估或运行代码可以用作初始参数。用户的身份可以至少部分地包括以下中的任何一个：用户的名字；用户的人数；用户的用户名；用户的生物特征，诸如指纹、语音、从面部图像或视网膜图像得到的标识符；或者这些中的任何一个的派生物，诸如加密单向散列码。

组合过程可以在服务器320上执行。对于组合过程，用户设备可以被布置为将初始选择210或初始选择的指示递送给处理器320。服务器320被布置为缓冲数据库226的一部分或多个部分以加速组合过程。服务器320可以被布置为当用户开始限定初始选择210时更新数据库的缓冲部分。

组合过程可以利用用户设备310来执行。用户设备310可以被布置为缓冲数据库的数据的一部分以用于组合过程。用户设备310被布置为当用户开始限定初始选择210时缓冲或更新数据库的缓冲部分。

用户设备可以被布置为允许通过补充或以其他方式修改文档240来编辑所形成的文档240。用户设备可以被布置为与一个或多个其他用户以电子方式共享文档。可以通过发送文档240的副本或到文档的存储位置的链接来共享文档240。

服务器326可以被布置为存储密码，或者对密码的访问可以被布置用于服务器326，例如以用于使用或打开文档组件和/或商业应用数据库。

前面呈现的描述提供了本发明的一些实施例的非限制性示例。然而，本领域技术人员理解，本发明不限于所呈现的细节，而是本发明还可以以其他等同的方式来实现。例如，在创建文档时，可以例如基于文档的主题选择而创建多于一个文档。正在形成的多于一个文档的一部分可以被形成为包括从其他文档偏离的文档组件或部分。例如，可以一次创建多于一个文档，例如问题表格和答案表格两者，或者说，当创建关于建筑项目的一些步骤的文档时，可以同时针对承包商、分包商和施工控制产生自身的文档。对于例如关于相同项目阶段的不同文档，可以自动收集用于上述文档的相关、正确和当前数据，以避免无意地共享不正确的数据、或者不属于上述文档的不必要或机密的数据。通过基于由用户给出的主题选择将若干文档形成为单个过程，可以加速产生所有所需要的文档。

通过本发明的不同实施例可以实现显著的技术效果和优点，诸如：通过少数基本模型的标准化的文档布局；通过使用集中管理的内容元素的标准化的文档内容；根据文档和业务案例的数据的到默认位置的标准化文档存储；减少了在处理变化的数据时发生错误的可能性；通过可选择的文档组件减少了用户为了创建文档所做出的工作和限定；以及加速了文档的形成并且减少了所需要的处理器工作和能耗以及通信信道的负载。

可以在不使用其他特征的情况下有利地使用所公开的实施例的特征中的一些特征。因此，前面的描述应当被视为仅仅是对本发明的原理的说明，而不是对本发明的限制。因此，本发明的范围仅受所附专利权利要求的限制。

Claims (19)

1.一种文档自动化的方法，包括：

从用户接收(110)对文档(240)的主题的选择；

基于所述主题从一组可用文档组件(216)中自动预先选择预定义的多个文档组件(216)；

从所述用户接收(120)从所述一组可用文档组件(216)中对文档组件(216)的选择并且自动地：

将所自动预先选择的所述预定义的多个文档组件(216)以及由所述用户选择的所述文档组件(216)包括(130)在所述文档(240)中；

识别(140)所选择的所述文档组件(216)中的一组标签；

维持(150)可用标签类型和数据库(226)字段的映射；

对于每个识别的标签，基于所述主题、所述标签和所述数据库字段的所述映射来从数据库(226)中获取动态数据，并且在所述标签处将所获取的所述动态数据的至少一部分组合(160)到所述文档；以及

向所述用户指示(170)所述文档(240)的可修改部分；

其中所述方法还包括：

从所述用户接收(180)修改数据并且将所述修改数据保存到所述文档的所述可修改部分。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法包括在所述数据库(226)改变时维持所述文档(240)不变。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，通过来自所述用户的命令来将所述数据库(226)的变化更新到所述文档(240)中。

4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述数据库(226)是商业应用数据库。

5.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述数据库(226)是SQL数据库。

6.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述数据库(226)被打包以减少所需要的存储空间。

7.根据权利要求1所述的方法，其特征在于：

获取针对一个标签的数个动态数据替代项；

允许所述用户选择所述动态数据替代项中的一个或多个动态数据替代项；以及

在所述标签处将所述一个或多个动态数据替代项组合到所述文档。

8.根据权利要求1至7中的任一项所述的方法，其特征在于：

限定(212)所述文档(240)的总体性质和属性；

选择(214)文档(240)模板；以及

在将所述文档组件包括在所述文档中之前或之后、或者在将文档组件包括在所述文档中期间，根据所选择的所述文档模板来格式化(216)所述文档组件。

9.根据权利要求1至7中的任一项所述的方法，其特征在于：

允许所述用户向所述文档添加由所述用户选择的内容。

10.根据权利要求9所述的方法，其特征在于：

允许所述用户使用由所述用户拍摄的图像或视频和/或由所述用户记录的音频信号，来向所述文档添加由所述用户选择的内容。

11.根据权利要求9所述的方法，其特征在于，向所述文档添加由所述用户选择的所述内容作为一个或多个补充组件。

12.根据权利要求9所述的方法，其特征在于，向所述文档添加由所述用户选择的所述内容作为一个或多个文档组件。

13.根据权利要求1至7中的任一项所述的方法，其特征在于，允许从一个或多个文档类型的文件向所述文档添加内容。

14.根据权利要求1至7中的任一项所述的方法，其特征在于，所述文档包括唯一的标识符。

15.根据权利要求14所述的方法，其特征在于，所述标识符包括以下项中的一个或多个或其任何部分的任何组合：条形码、QR码、文本、数字、字母数字标识符、RFID标识符、所述用户的生物标识符的派生物。

16.根据权利要求15所述的方法，其特征在于：识别在所述文档中做出的注释或对在所述文档中做出的注释成像；识别所述文档的所述标识符；以及更新所述文档以包括所述注释。

17.根据权利要求1至7中的任一项所述的方法，其特征在于，在创建所述文档时，基于所述文档的主题选择来形成多于一个文档。

18.根据权利要求17所述的方法，其特征在于，将正在被形成的所述多于一个文档中的至少一个文档形成为包括从正在被形成的其他文档偏离的一个或多个文档组件。

19.一种文档自动化的装置(310)，包括存储器(314)、被存储在所述存储器中的计算机程序(316)、以及处理器(312)，其特征在于，所述处理器(312)适于在执行所述计算机程序(316)时执行根据权利要求1至7中的任一项所述的方法。

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