JP7263753B2

JP7263753B2 - 文書処理装置および文書処理プログラム

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Publication number: JP7263753B2
Application number: JP2018233261A
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Inventors: 一晃金井
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Description

本発明は、文書処理装置および文書処理プログラムに関する。

企業等では、日報、週報、その他の定期的な報告書を効率的に作成および確認することが求められる。例えば、部下から上司に対して、日報や週報等の形で、定期的に報告書で業務内容の報告を行うこと多い。

報告書は、課題に対する取り組みの進捗状況、問題の発生といった内容を含み、ＰＤＣＡ（Ｐｌａｎ，Ｄｏ，Ｃｈｅｃｋ，Ａｃｔ）サイクル等を用いて、複数回にわたり同一の課題、問題に対して報告がなされることもある。部下は、例えば、ある１つの課題に対して、１回の報告期間内で解決できない場合には、複数回にわたり上司に進捗を報告していくこととなる。この場合、報告書には前回報告された内容が含まれていないことがあり、上司は前回の報告内容を記憶しておく必要がある。

ところが、上司に複数の部下がいる場合、通常、上司が複数の部下の過去の報告書の内容を長期間にわたり記憶しておくことは困難である。例えば、ある部下が上司に、あるプロジェクトの消化済みの作業単位が４（全体の作業単位は５）であることを、今週の週報で報告した場合を想定する。これに対して、上司は、今週の週報に目を通し、全体の作業単位が５のうち、４が消化済みであることをすぐに把握できるが、先週の消化済みの作業単位を記憶していない場合、先週から今週にかけての消化数は分からない。このような場合、上司は、部下に問い合わせるか、前回の報告書を確認する必要があり、手間がかかる。また、部下に問い合わせても部下も忘れている場合もあり、やはり前回の報告書を確認する必要があり手間がかかる。上司が、部下の過去の報告書を確認する場合、今週の週報で報告した内容と類似する内容を、過去の報告書中で探すことになる。

これに関連して、例えば、特定の２つの文書について、一方の文書の段落文を他方の文書の段落文または章節と比較して類似度を計算する技術が下記特許文献１に開示されている。

特開２０１５－２１９７９９号公報

しかしながら、特許文献１の技術では、特定の２つの文書における段落文または章節の類似度を導出するものであり、一の文書において、ユーザーが選択した部分に類似する部分を、他の文書の中から探し出すことは想定されていない。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、一の文書において、ユーザーが選択した部分に類似する部分を、上記文書と互いに関連する他の文書の中から探し出すことができる文書処理装置および文書処理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の上記目的は、下記の手段によって達成される。

（１）互いに関連のある複数の文書を記憶する記憶部と、前記記憶部に記憶されている前記複数の文書のうち第１の文書の内容の一部をユーザーに選択させる選択部と、前記複数の文書のうち前記第１の文書を除く他の文書中で、選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する検索部と、前記検索部によって発見された、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する第１の部分を報知する報知部と、をし、前記複数の文書は、各々前記内容として、本文と当該本文が属する見出しとを含み、前記選択された前記第１の文書の内容の一部は前記第１の文書の前記本文の少なくとも一部であり、前記検索部は、前記第１の文書において前記本文が属する第１の見出しを決定する見出し決定部と、前記見出し決定部によって決定された前記第１の見出しと類似する第２の見出しを、前記他の文書中から検索する見出し検索部と、前記見出し検索部によって発見された第２の見出しに属する本文の中で、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する本文検索部と、を有する、文書処理装置。

（２）前記見出し検索部は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記見出し検索部によって発見された見出しを含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記見出しと類似する見出しを検索する、上記（１）に記載の文書処理装置。

（３）前記本文検索部は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記本文検索部によって発見された、前記他の文書中で前記第１の部分と類似する第２の部分を含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記第２の部分と類似する部分を検索する、上記（１）または（２）に記載の文書処理装置。

（４）前記報知部は、前記文書を画面に表示するディスプレイを有し、
前記画面にポップアップウィンドウにて前記第１の部分を表示させることにより報知する、上記（１）～（３）のいずれか１つに記載の文書処理装置。

（５）ユーザーがポインティングデバイスを使用して前記画面上に表示されるポインターを操作することにより、前記画面上における前記ポインターの位置情報を取得する入力部をさらに有し、前記報知部は、前記画面上において、前記ポインターが、選択された前記第１の文書の内容の一部の上に移動された場合、前記ポップアップウィンドウをポップアップさせる、上記（４）に記載の文書処理装置。

（６）前記報知部は、前記画面にコンテキストメニューを表示させ、前記コンテキストメニューから前記第１の部分を表示させる旨の指示を受け付けた場合、前記ポップアップウィンドウをポップアップさせる、上記（４）に記載の文書処理装置。

（７）前記報知部は、前記文書を画面に表示するディスプレイを有し、前記画面に前記第１の文書が表示されているウィンドウとは別のウィンドウに前記第１の部分を表示させる、上記（１）～（３）のいずれか１つに記載の文書処理装置。

（８）前記報知部は、前記検索部によって発見された、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する全ての部分を報知する、上記（１）～（７）のいずれか１つに記載の文書処理装置。

（９）前記報知部は、前記検索部が、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を１つも発見できなかった場合、前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を発見できなかった旨を報知する、上記（１）～（７）のいずれか１つに記載の文書処理装置。

（１０）前記他の文書は、前記第１の文書よりも新しく、前記報知部は、前記検索部が、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を１つも発見できなかった場合、前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を発見できなかった旨を報知する、上記（１）～（７）のいずれか１つに記載の文書処理装置。

（１１）前記第１の文書と前記他の文書との間における新旧の判定は、前記文書の日付に関する情報である日付情報に基づいて行われる、上記（１０）に記載の文書処理装置。

（１２）文書処理装置に登録されている第１の文書の内容の一部をユーザーに選択させる手順（ａ）と、前記文書処理装置に登録されている互いに関連のある複数の文書のうち前記第１の文書を除く他の文書中で、選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する手順（ｂ）と、前記手順（ｂ）において発見された、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する第１の部分を報知する手順（ｃ）と、前記複数の文書は、各々前記内容として、本文と当該本文が属する見出しとを含み、前記選択された前記第１の文書の内容の一部は前記第１の文書の前記本文の少なくとも一部であり、前記手順（ｂ）は、前記第１の文書において前記本文が属する第１の見出しを決定し、決定された見出しと類似する第２の見出しを、前記他の文書中から検索する手順（ｂ１）と、前記手順（ｂ１）で発見された第２の見出しに属する本文の中で、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する手順（ｂ２）と、を含む、を前記文書処理装置に実行させるための文書処理プログラム。

（１３）前記手順（ｂ）は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記手順（ｂ１）において発見された見出しを含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記見出しと類似する見出しを検索する手順（ｂ３）を含む、上記（１２）に記載の文書処理プログラム。

（１４）前記手順（ｂ）は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記手順（ｂ２）において発見された、前記他の文書中で前記第１の部分と類似する第２の部分を含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記第２の部分と類似する部分を検索する手順（ｂ４）を含む、上記（１２）または（１３）に記載の文書処理プログラム。

一実施形態における文書処理システムの構成を例示する概略ブロック図である。図１に示すユーザー端末のハードウエア構成を例示する概略ブロック図である。図１に示す文書処理装置の機能構成を例示する機能ブロック図である。一実施形態における文書処理方法の概要を説明するためのフローチャートである。ユーザー端末のディスプレイに表示される報告書の一例を示す模式図である。実施例１において、確認文と類似する部分を検索する方法（ステップＳ１０２）の一例について詳細に説明するためのサブルーチンフローチャートである。第１の報告書の構文解析について説明するための模式図である。第２の報告書の構文解析について説明するための模式図である。類似する見出しの決定について説明する模式図である。類似する見出しの決定について説明する模式図である。類似する本文の決定について説明する模式図である。類似する本文の決定について説明する模式図である。実施例２において、確認文と類似する部分を検索する方法（ステップＳ１０２）の一例について詳細に説明するためのサブルーチンフローチャートである。類似する本文の決定について説明する模式図である。類似する本文の決定について説明する模式図である。類似する本文の決定について説明する模式図である。実施例３において、ポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法の一例について説明するための模式図である。実施例３において、ポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法の他の例について説明するための模式図である。実施例３において、ポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法の他の例について説明するための模式図である。実施例４において、全ての決定文を表示する場合について説明するための模式図である。実施例５において、別ウィンドウを使用して決定文を表示する方法の一例について説明するための模式図である。実施例６において、確認文と類似する部分を発見できなかった場合の表示の一例について説明するための模式図である。実施例６において、確認文と類似する部分を発見できなかった場合の表示の他の例について説明するための模式図である。

以下、添付した図面を参照して画像処理装置の実施形態を説明する。

（一実施形態）
図１は一実施形態における文書処理システム１００の構成を例示する概略ブロック図であり、図２は図１に示すユーザー端末２００Ａ，２００Ｂのハードウエア構成を例示する概略ブロック図である。

＜文書処理システム１００＞
図１に示すように、文書処理システム１００は、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂおよび文書処理装置３００を有し、これらはネットワーク１０１を介して相互に通信可能に接続されている。

ネットワーク１０１は、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂ、および文書処理装置３００を含むネットワーク機器同士を接続したＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）、あるいはＬＡＮ同士を専用線で接続したＷＡＮ（ＷｉｄｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）等を含む。

＜ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂ＞
図２に示すように、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂは、例えば、パソコン、スマートフォン等の情報端末であり、それぞれ、入力部２１０、出力部２２０、通信部２３０、および制御部２４０を有する。

入力部２１０は、ユーザーの入力を受け付けて、制御部２４０に伝達する。入力部２１０は、例えばキーボード、マウス等のポインティングデバイス、タッチパネルディスプレイ等を備え、ユーザーからの文字入力、位置情報入力、各種設定、各種指示等を受け付ける。

出力部２２０は、例えば、ディスプレイを備え、ユーザーの入力の受け付け画面、各種設定画面、文書の編集画面、処理結果等の各種情報を表示する。また、出力部２２０は、スピーカー等を備えることもできる。

通信部２３０は、通信インターフェースを備え、文書処理装置３００との間においてデータの送受信を行う。

制御部２４０は、補助記憶部２４１、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）２４２、およびメモリー２４３を備える。ＣＰＵ２４２は、ＯＳ（ＯｐｅｒａｔｉｎｇＳｙｓｔｅｍ）、各種アプリケーションソフトを実行することにより様々な機能を実現する。アプリケーションソフトには、文書作成アプリケーション、表計算アプリケーション、描画アプリケーション等が含まれる。ＯＳや各種アプリケーションソフトは、補助記憶部２４１に記憶されている。

メモリー２４３は、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍａｃｃｅｓｓｍｅｍｏｒｙ）およびＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）を有する。アプリケーションソフトは、ＣＰＵ２４２によって実行する際に補助記憶部２４１からＲＡＭにロードされる。ＲＡＭには、ＣＰＵ２４２による処理結果や演算結果が保存される。また、ＲＯＭには、ＯＳが実行される際に必要な各種のパラメーター等が記憶されている。

以下、ユーザー端末２００ＡでユーザーＡ（例えば部下）が作成した報告書（文書）を、ユーザー端末２００ＢのユーザーＢ（例えば上司）が確認する場合を想定する。ユーザーＡは、ユーザー端末２００Ａでアプリケーションソフトを使用して報告書を作成し、文書処理装置３００に送信する。また、ユーザーＢは、ユーザー端末２００Ｂを操作して、文書処理装置３００に保存されている報告書を確認する。

＜文書処理装置３００＞
文書処理装置３００は、コンピューターまたはサーバーであり、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂと同様に、入力部、出力部、通信部、および制御部を有する。制御部は、補助記憶部、ＣＰＵ、およびメモリーを有する。これらの構成要素は、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂのものと同様の構成を有するので、説明を省略する。また、文書処理装置３００は、ユーザー端末２００Ａ，２００Ｂと同等の情報端末、例えばパソコンであってもよい。

図３は、図１に示す文書処理装置３００の機能構成を例示する機能ブロック図である。文書処理装置３００は、記憶部３１０、選択部３２０、検索部３３０、および報知部３４０を有する。記憶部３１０は、制御部の補助記憶部およびＲＡＭによって構成される。また、選択部３２０、検索部３３０、および報知部３４０は、文書処理プログラムが制御部のＣＰＵによって実行されることにより実現される。

記憶部３１０は、複数の文書を記憶する。後述するように、これらの複数の文書のうちいくつかは、過去の週報および今週の週報等のように互いに関連のある文書である。

例えば、ユーザーＡは、ユーザー端末２００Ａ上で文書作成アプリケーション等を使用して、報告書を作成し、文書処理装置３００へ送信する。送信された報告書のデータは、記憶部３１０に記憶される。以下、本明細書では、ユーザーが作成した報告書を文書処理装置３００に送信して、記憶部３１０に記憶させることを「登録」という。

記憶部３１０には、ユーザーＡを含む複数のユーザーの報告書等の文書が日々蓄積されていく。なお、記憶部３１０における文書の管理形態は、各々のユーザーが文書名やフォルダー名を管理するような形態であってもよいし、全てのユーザーの文書を専用のファイル管理ソフトで一元的に管理するような形態であってもよい。また、日報、週報等互いに関連のある一連の報告書については、ファイル名の一部を共通にするように管理してもよい。また、文書処理装置３００は、互いに関連のある文書を関連付けて記録するための記録用ファイルを記憶部３１０に有していてもよい。

選択部３２０は、登録されている複数の文書のうち、特定の報告書の内容の一部を、例えばユーザーＢに選択させる。特定の報告書は、ユーザーＢによって確認が必要な報告書であり、ユーザーＢによって指定されてもよいし、ユーザーＡや他のユーザーによって指定されてもよい。内容の一部は、例えば１つ以上の文章や節でありうる。選択部３２０は、特定の報告書をユーザー端末２００Ｂのディスプレイに表示させるとともに、特定の報告書の内容で確認が必要な部分をユーザーＢに選択するよう促す。

検索部３３０は、登録されている複数の文書のうち、特定の報告書を除く他の文書中で、上記内容の一部と類似する部分を検索する。検索部３３０は、見出し決定部３３１、見出し検索部３３２、および本文検索部３３３を有する。これらの構成要素の詳細については後述する。

報知部３４０は、検索部３３０によって発見された、上記内容の一部と類似する部分を報知する。より具体的には、報知部３４０は、発見された上記内容の一部と類似する部分を、例えば、ユーザー端末２００Ｂに伝達し、ユーザー端末２００Ｂのディスプレイに表示させることにより報知する。

＜文書処理方法＞
以下、図４を参照して、文書処理装置３００による文書処理方法の概要を説明する。図４は一実施形態における文書処理方法の概要を説明するためのフローチャートであり、図５はユーザー端末２００Ｂのディスプレイに表示される報告書の一例を示す模式図である。なお、図４に示すフローチャートの処理は、文書処理装置３００の制御部のＣＰＵが、文書処理プログラムを実行することにより実現される。

まず、報告書の内容の一部をユーザーに選択させる（ステップＳ１０１）。例えば、ユーザーＢは、ユーザー端末２００Ｂを操作して、確認が必要な第１の報告書（第１の文書）を指定する。選択部３２０は、指定された第１の報告書のデータを記憶部３１０から読み出し、ユーザー端末２００Ｂに送信する。図５に示すように、ユーザー端末２００Ｂは、ディスプレイの画面のウィンドウ４０１に第１の報告書４０２の内容を表示する。続いて、ユーザーＢは、ディスプレイの画面に表示された第１の報告書４０２の内容から確認したい文章や節（以下、「確認文」という）を選択する。図５では、「３日遅延だが、プログラミングフェーズまでには挽回可能。」という確認文４０３が選択された場合について例示されている。確認文の選択は、例えば、マウス等のポインティングデバイスやタッチパネルディスプレイを使用して、表示されている文章の範囲を指定することにより行える。

次に、確認文４０３と類似する部分を検索する（ステップＳ１０２）。検索部３３０は、登録されている文書のうち、第１の報告書４０２以外の文書で、第１の報告書４０２と関連する文書である第２の報告書（第２の文書）について、選択された確認文４０３と類似する部分を検索する。検索方法の具体例については後述する。

次に、確認文４０３と類似する部分を報知する（ステップＳ１０３）。報知部３４０は、第２の報告書における、選択された確認文４０３と類似する部分（第１の部分）を、ユーザー端末２００Ｂのディスプレイに表示することにより報知する。なお、必要に応じて確認文４０３と類似する部分をスピーカーで音声により報知することもできる。

このように、図４に示すフローチャートによれば、第１の報告書４０２の内容の一部を確認文４０３としてユーザーに選択させる。続いて、文書処理装置３００は、第１の報告書４０２と関連し、登録されている第２の報告書中で、選択された確認文４０３と類似する部分を検索し、確認文４０３と類似する部分を報知する。

＜実施例１＞
次に、図６～図９Ｂを参照して、確認文４０３と類似する部分を検索する方法の一例について説明する。図６は実施例１において、確認文４０３と類似する部分を検索する方法（ステップＳ１０２）の一例について詳細に説明するためのサブルーチンフローチャートである。なお、図６に示すサブルーチンフローチャートの処理は、文書処理装置３００の制御部のＣＰＵが、文書処理プログラムを実行することにより実現される。また、図７Ａおよび図７Ｂは、それぞれ第１および第２の報告書の構文解析について説明するための模式図である。また、図８Ａおよび図８Ｂは、類似する見出しの決定について説明する模式図であり、図９Ａおよび図９Ｂは、類似する本文の決定について説明する模式図である。

実施例１では、報告書の内容として、本文と、この本文が属する見出しとを含むことを前提とする。本文は、少なくとも１つの文または節を含む。また、確認文４０３は、第１の報告書４０２の本文から選択されるものとする。

文書処理装置３００は、第１の報告書４０２の確認文４０３が属する見出しを決定し、この見出しと類似する見出しを、第２の報告書から検索する。第２の報告書は、例えば、過去の報告書のうち直近のものでありうる。さらに、文書処理装置３００は、第２の報告書中で発見された見出しに属する本文中において、第１の報告書４０２の確認文４０３と類似する部分（第１の部分）を検索する。本実施例において、例えば、第１の報告書４０２は今週の報告書であり、第２の報告書は前週の報告書である。本実施例の検索方法のより具体的な手順は、次のとおりである。

図６に示すように、まず、第２の報告書を特定する（ステップＳ２０１）。検索部３３０は、第１の報告書４０２に記載されている作成日、第１の報告書４０２の本文（後述）中に含まれる日付、第１の報告書４０２のファイル名に含まれる日付、タイムスタンプ等（以下、「日付情報」という）に基づいて第１の報告書４０２の報告日を特定する。続いて、検索部３３０は、特定された第１の報告書４０２の報告日に基づいて第２の報告書４０４を特定する（図７Ａおよび図７Ｂを参照）。図７Ａおよび図７Ｂに示す例では、第１および第２の報告書４０２，４０４は、それぞれ作成日が２０１８年８月３１日および８月２４日付けの報告書である。

次に、第１および第２の報告書４０２，４０４を見出しと本文とに分割する（ステップＳ２０２）。図７Ａに示すように、検索部３３０は、第１の報告書４０２を構文解析し、第１の見出し４１０、第１の本文４１１、第２の見出し４１２、および第２の本文４１３に分割する。同様に、図７Ｂに示すように、検索部３３０は、第２の報告書４０４についても、構文解析し、第３の見出し４２０、第３の本文４２１、第４の見出し４２２、および第４の本文４２３に分割する。なお、構文解析については、公知の方法を採用できるので、詳細な説明を省略する。

次に、第１の報告書４０２の確認文４０３が属する見出しを決定する（ステップＳ２０３）。見出し決定部３３１は、第１の報告書４０２を構文解析して取得した第１および第２の見出し４１０，４１２から、確認文４０３が属する（確認文４０３に対応する）見出しを選択する。例えば、図７Ａで示す例の場合、確認文４０３が属する見出しは、第１の見出し４１０である。

次に、確認文４０３が属する見出しと類似する見出しを第２の報告書４０４から検索する（ステップＳ２０４）。見出し検索部３３２は、第１の見出し４１０と、第２の報告書４０４に含まれる第３および第４の見出し４２０，４２２の各々とに関して、見出しの類似度を算出する。そして、見出し検索部３３２は、第３および第４の見出し４２０，４２２のうち、算出された見出しの類似度が所定の閾値を超えた見出しを、第１の見出し４１０と類似している見出しとする。

見出しの類似度は、（見出しの文字数－距離）／見出しの文字数によって算出できる。見出しの文字数は、例えば第１の見出し４１０の文字数であり、距離は、例えば第１の見出し４１０と、第３の見出し４２０または第４の見出し４２２とのレーベンシュタイン距離である。また、上記所定の閾値は、例えば８０％でありうる。

例えば、図８Ａおよび図８Ｂに示すように、第１の報告書４０２の第１の見出し４１０（「１．Ｓｔａｒプロジェクト」）は、第２の報告書４０４の第３の見出し４２０と完全に一致している。したがって、図８Ａおよび図８Ｂに示す例では、第２の報告書４０４において、第１の報告書４０２の確認文４０３が属する見出しと類似している見出し（以下、第２の報告書４０４の「類似見出し」という）は、第３の見出し４２０である。この場合、上記距離は０であり、類似度は１００％となる。

次に、類似見出しに属する本文から確認文４０３と類似する文を決定する（ステップＳ２０５）。例えば、ユーザーＡが第２の報告書４０４をベースにして第１の報告書４０２を作成、すなわち第２の報告書４０４を部分的に編集し、作業進捗分を反映させる場合、第１および第２の報告書４０２，４０４の本文に大きな差異が生じないものと考えられる。本実施形態では、本文検索部３３３は、確認文２０３と、第３の見出し４２０（類似見出し）に属する第３の本文４２１（本文）に含まれる各々の文とに関して、本文の類似度を算出する。本文の類似度は、（本文の文字数－距離）／本文の文字数によって算出できる。ここで、本文の文字数および距離は、見出しの文字数および距離とそれぞれ同様に定義されるので、詳細な説明を省略する。そして、本文検索部３３３は、第３の本文４２１のうち、本文の類似度が所定の閾値を超えた文を、確認文４０３と類似している文（以下、「決定文」という）とする。

例えば、図９Ａおよび図９Ｂに示すように、第１の報告書４０２の確認文４０３は、第２の報告書４０４の第３の見出し４２０に属する第３の本文４２１に含まれている「２日遅延だが、プログラミングフェーズまでには挽回可能。」という文４２４に類似している。したがって、図９Ｂに示す例では、決定文は、第３の本文４２１に含まれている文４２４となる。

上述の例では、第１および第２の報告書４０２，４０４が、それぞれ今週および前週の報告書である場合について説明したが、このような場合に限らず、第２の報告書４０４は、前週よりも前の報告書であってもよい。検索部３３０は、今週の報告書の確認文４０３と類似する文が前週の報告書中に見つからない場合、あるいは見つかった場合でも、前々週以前の報告書についても確認文４０３と類似する文を検索することができる。

＜実施例２＞
次に、図１０～図１１Ｃを参照して、確認文４０３と類似する部分を検索する方法の他の例について説明する。図１０は、実施例２において、確認文４０３と類似する部分を検索する方法（ステップＳ１０２）の一例について詳細に説明するためのサブルーチンフローチャートである。なお、図１０に示すサブルーチンフローチャートの処理は、文書処理装置３００の制御部のＣＰＵが、文書処理プログラムを実行することにより実現される。図１１Ａ～図１１Ｃは、類似する本文の決定について説明する模式図である。

実施例１では、第１の報告書４０２の確認文４０３に類似する文を、第１の報告書４０２よりも前の第２の報告書４０４以前の報告書内で検索する場合について説明した。実施例２では、実施例１の検索に加えて、第２の報告書４０４の決定文４２４に類似する文を、第２の報告書４０４よりも前の第３の報告書内で検索する場合について説明する。本実施例において、第１の報告書４０２は今週の報告書であり、第２の報告書４０４は前週（１週前）の報告書であり、第３の報告書は前々週（２週前）の報告書である。

図１０に示すように、確認文４０３と類似する部分を検索する処理（ステップＳ１０２）において、まず、第２および第３の報告書を特定する（ステップＳ３０１）。検索部３３０は、例えば第１の報告書４０２に記載されている日付情報に基づいて第１の報告書４０２の報告日を特定し、特定された第１の報告書４０２の報告日に基づいて第２の報告書４０４を特定する。さらに、検索部３３０は、特定された第２の報告書４０４の報告日に基づいて第３の報告書を特定する。なお、第３の報告書よりも前の第４～第ｎの報告書内でも検索を行う場合は、同様に第ｎの報告書まで特定する。

次に、第１～第３の報告書を見出しと本文とに分割する（ステップＳ３０２）。検索部３３０は、第１～第３の報告書を構文解析し、それぞれ少なくとも１つの見出しと、これらの見出しに属する本文とに分割する。本文は、少なくとも１つの文または節を含む。なお、第３の報告書よりも前の第４～第ｎの報告書内でも検索を行う場合は、同様に第ｎの報告書まで見出しと本文とに分割する。

次に、第１の報告書４０２の確認文４０３が属する見出しを決定する（ステップＳ３０３）。見出し決定部３３１は、第１の報告書４０２を構文解析して取得した少なくとも１つの見出しから、確認文４０３が属する見出しを決定する。図１１Ａには、確認文４０３が属する第１の見出し４１０が決定された場合について例示されている。

次に、確認文４０３が属する見出しと類似する見出し（類似見出し）を第２の報告書４０４から検索する（ステップＳ３０４）。見出し検索部３３２は、確認文４０３が属する第１の見出し４１０と、第２の報告書４０４に含まれる第３および第４の見出し４２０，４２２とに関して見出しの類似度を算出する。そして、見出し検索部３３２は、見出しの類似度が所定の閾値を超えた第２の報告書４０４の見出しを、第１の見出し４１０と類似している類似見出しとする。図１１Ｂに示す例は、第３の見出し４２０が第１の見出し４１０と類似していると判断され、類似見出しとして、記憶部３１０に保存される。

次に、類似見出しに属する本文から確認文４０３と類似する文を決定し、保存する（ステップＳ３０５）。本文検索部３３３は、確認文４０３と、第３の見出し４２０（類似見出し）に属する第３の本文４２１（本文）に含まれる各々の文とに関して本文の類似度を算出する。そして、本文検索部３３３は、本文の類似度が所定の閾値を超えた文を決定文として保存する。図１１Ｂに示す例では、「計画立案中だが、プログラミングフェーズまでには挽回可能。」という文４２４が、確認文４０３と類似していると判断され、決定文として記憶部３１０に保存される。

次に、第２の報告書４０４の類似見出しと類似する見出しを第３の報告書から検索する（ステップＳ３０６）。見出し検索部３３２は、第２の報告書４０４の類似見出し（第３の見出し４２０）と、第３の報告書に含まれる第５の見出し４３０と第６の見出し４３２とに関して見出しの類似度を算出する（図１１Ｃを参照）。見出し検索部３３２は、見出しの類似度が所定の閾値を超えた第５の見出し４３０を、第３の見出し４２０と類似している見出し（第３の報告書４２５の類似見出し）として、記憶部３１０に保存する。

次に、第３の報告書４２５の類似見出しに属する本文から第２の報告書４０４の決定文４２４と類似する文を決定し、保存する（ステップＳ３０７）。本文検索部３３３は、第２の報告書４０４の決定文４２４と、第３の報告書４２５の類似見出しに属する本文に含まれる各々の文とに関して、本文の類似度を算出する。本文検索部３３３は、本文の類似度が所定の閾値を超えた文を決定文として保存する。図１１Ｃに示す例では、「計画立案中だが、プログラミングフェーズまでには挽回見込み。」という文４３４が、決定文４２４と類似する文（第２の部分）であると判断され、決定文として記憶部３１０に保存される。

このように、本実施例では、第１の報告書４０２の確認文４０３と第２の報告書４０４の決定文４２４とは類似関係にあり、第２の報告書４０４の決定文４２４と第３の報告書４２５の決定文４３４とは類似関係にある。また、確認文４０３と決定文４３４とは、確認文４０３と決定文４２４との間の類似度ほど類似度は大きくないが、ある程度の類似度はあると考えられる。例えば、ユーザーＡが前々週の報告書をベースにして前週の報告書を作成し、前週の報告書をベースにして今週の報告書を作成した場合、前々週と前週とで本文に大きな差異が生じないものと考えられる。しかし、今週の報告書は、前々週の報告書からユーザーＡが２回編集しているため、本文の差異が大きくなっているものと考えられる。本実施形態では、このような場合を想定し、直前の報告書（例えば、前週の報告書）との比較で類似する文についても決定文として、記憶部３１０に記憶する。これにより、ユーザーＢは、前々週のような過去の報告書において確認文４０３に類似する文についても参照できる。

以上のとおり、図１０に示す処理によれば、検索部３３０は、第２の報告書４０４中で第１の報告書４０２の確認文４０３に属する見出しと類似する類似見出しを検索し、この類似見出しに属する本文中で確認文４０３と類似する文を検索し、保存する。さらに、検索部３３０は、第３の報告書４２５中で第２の報告書４０４の類似見出しと類似する見出しを検索し、第３の報告書４２５の類似見出しに属する本文中で第２の報告書４０４の決定文４２４と類似する文を検索し、保存する。なお、第３の報告書４２５よりも前の第４～第ｎの報告書中についても同様に検索を行うことができる。この場合は、第３の報告書４２５まで検索する場合と同様に第ｎの報告書まで類似見出しを検索し、類似見出しに属する本文中で１週後の報告書の決定文に類似する文を検索し、保存する。

＜実施例３＞
図１２～図１４を参照して、実施例３において、ポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法について説明する。

図１２はポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法の一例について説明するための模式図であり、図１３および図１４は、ポップアップウィンドウを使用して決定文を表示する方法の他の例について説明するための模式図である。

図１２に示すように、本実施例では、報知部３４０は、画面のウィンドウ４０１にポップアップウィンドウ４４０によって、第２の報告書４０４の決定文４２４を表示することにより報知する。これにより、ユーザーＢは、決定文４２４を視覚的に容易に把握することができる。

また、図１３に示すように、マウス等のポインター４４１ーやカーソールを確認文４０３上に移動（マウスオーバー）させた場合に、ポップアップウィンドウ４４０を表示（ポップアップ）させて決定文４２４を表示するように構成してもよい。

さらに、図１４に示すように、コンテキストメニュー４４２からポップアップウィンドウ４４０を表示（ポップアップ）させて決定文４２４を表示するように構成してもよい。

なお、第２の報告書４０４の決定文４２４に加えて、第３の報告書４２５の決定文４３４についても表示するように構成することもできる。

＜実施例４＞
図１５は、実施例４において、全ての決定文を表示する場合について説明するための模式図である。図１５に示すように、報知部３４０は、確認文４０３と、過去の報告書中の全ての決定文４２４，４３４を画面に表示させることにより報知する。これにより、ユーザーＢは、確認文４０３および過去の報告書の決定文４２４，４３４を一覧することができる。

＜実施例５＞
図１６は、実施例５において、別ウィンドウを使用して決定文４２４を表示する方法の一例について説明するための模式図である。実施例５では、報知部３４０は、画面に別ウィンドウ４４３によって決定文４２４を表示することにより報知する。これにより、ユーザーＢは、決定文４２４を視覚的に容易に把握することができる。

＜実施例６＞
図１７および図１８は、実施例６において、確認文と類似する部分を発見できなかった場合の表示の一例および他の例について説明するための模式図である。

図１７に示すように、報知部３４０は、例えば、今週の報告書の確認文４０３について、過去の報告書において確認文４０３と類似する部分を発見できなかった場合、類似する部分を発見できなかった旨のメッセージを、例えばポップアップウィンドウ４４４に表示させる。

また、検索部３３０は、確認文４０３が含まれる第１の報告書４０２よりも新しい報告書中において、確認文４０３と類似する部分を検索することもできる。報知部３４０は、検索部３３０が確認文４０３と類似する部分を発見できなかった場合、類似する部分を発見できなかった旨のメッセージを、例えばポップアップウィンドウに表示させることができる。また、確認文４０３と類似する部分を発見できなかったのは、確認文４０３の報告内容がその後解決され、報告書に記載する必要が無くなったためである可能性が高いと考えられる。そこで、図１８に示すように、報知部３４０は、例えばポップアップウィンドウ４４６に「この課題は将来解決します」や「この課題は既に解決されています」のようなメッセージを表示させるように構成してもよい。なお、関連する複数の報告書間における新旧の判定は、日付情報に基づいて行われうる。

以上で説明した本実施形態の文書処理装置３００は、下記の効果を奏する。

第１の報告書４０２の確認文４０３と類似する部分が、記憶部３１０に記憶され第１の報告書４０２と互いに関連する他の文書中で検索される。そして、検索によって発見された、確認文４０３と類似する決定文４２４が報知される。したがって、第１の報告書４０２の内容におけるユーザーＢが選択した部分と類似する部分を、上記他の文書中から探し出すことができる。

本発明は、上述した実施形態のみに限定されるものではなく、特許請求の範囲内において、種々改変することができる。

例えば、上述した実施形態に係る文書処理装置３００における各種処理を行う手段および方法は、専用のハードウエア回路、またはプログラムされたコンピューターのいずれによっても実現することが可能である。上記プログラムは、例えば、ＣＤ－ＲＯＭ（ＣｏｍｐａｃｔＤｉｓｃＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）等のコンピューター読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。この場合、コンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、ハードディスク等の記憶部に転送され記憶される。また、上記プログラムは、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、文書処理装置３００の一機能としてその装置のソフトウエアに組み込まれてもよい。

１００文書処理システム、
２００Ａ，２００Ｂユーザー端末、
２１０入力部、
２２０出力部、
２３０通信部、
２４０制御部、
２４１補助記憶部、
２４２ＣＰＵ、
２４３メモリー、
３００文書処理装置、
３１０記憶部、
３２０選択部、
３３０検索部、
３４０報知部、
３４１見出し決定部、
３４２見出し検索部、
３４３本文検索部、
３５０入力部。

Claims

互いに関連のある複数の文書を記憶する記憶部と、
前記記憶部に記憶されている前記複数の文書のうち第１の文書の内容の一部をユーザーに選択させる選択部と、
前記複数の文書のうち前記第１の文書を除く他の文書中で、選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する検索部と、
前記検索部によって発見された、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する第１の部分を報知する報知部と、を有し、
前記複数の文書は、
各々前記内容として、本文と当該本文が属する見出しとを含み、前記選択された前記第１の文書の内容の一部は前記第１の文書の前記本文の少なくとも一部であり、
前記検索部は、
前記第１の文書において前記本文が属する第１の見出しを決定する見出し決定部と、
前記見出し決定部によって決定された前記第１の見出しと類似する第２の見出しを、前記他の文書中から検索する見出し検索部と、
前記見出し検索部によって発見された第２の見出しに属する本文の中で、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する本文検索部と、を有する、文書処理装置。
前記見出し検索部は、さらに、
前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記見出し検索部によって発見された見出しを含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記見出しと類似する見出しを検索する、請求項１に記載の文書処理装置。
前記本文検索部は、さらに、
前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記本文検索部によって発見された、前記他の文書中で前記第１の部分と類似する第２の部分を含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記第２の部分と類似する部分を検索する、請求項１または２に記載の文書処理装置。
前記報知部は、前記文書を画面に表示するディスプレイを有し、
前記画面にポップアップウィンドウにて前記第１の部分を表示させることにより報知する、請求項１～３のいずれか１項に記載の文書処理装置。
ユーザーがポインティングデバイスを使用して前記画面上に表示されるポインターを操作することにより、前記画面上における前記ポインターの位置情報を取得する入力部をさらに有し、
前記報知部は、前記画面上において、前記ポインターが、選択された前記第１の文書の内容の一部の上に移動された場合、前記ポップアップウィンドウをポップアップさせる、請求項４に記載の文書処理装置。
前記報知部は、前記画面にコンテキストメニューを表示させ、
前記コンテキストメニューから前記第１の部分を表示させる旨の指示を受け付けた場合、前記ポップアップウィンドウをポップアップさせる、請求項４に記載の文書処理装置。
前記報知部は、前記文書を画面に表示するディスプレイを有し、
前記画面に前記第１の文書が表示されているウィンドウとは別のウィンドウに前記第１の部分を表示させる、請求項１～３のいずれか１項に記載の文書処理装置。
前記報知部は、前記検索部によって発見された、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する全ての部分を報知する、請求項１～７のいずれか１項に記載の文書処理装置。
前記報知部は、前記検索部が、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を１つも発見できなかった場合、前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を発見できなかった旨を報知する、請求項１～７のいずれか１項に記載の文書処理装置。
前記他の文書は、前記第１の文書よりも新しく、
前記報知部は、前記検索部が、前記他の文書中で前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を１つも発見できなかった場合、前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を発見できなかった旨を報知する、請求項１～７のいずれか１項に記載の文書処理装置。
前記第１の文書と前記他の文書との間における新旧の判定は、前記文書の日付に関する情報である日付情報に基づいて行われる、請求項１０に記載の文書処理装置。
文書処理装置に登録されている第１の文書の内容の一部をユーザーに選択させる手順（ａ）と、
前記文書処理装置に登録されている互いに関連のある複数の文書のうち前記第１の文書を除く他の文書中で、選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する手順（ｂ）と、
前記手順（ｂ）において発見された、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する第１の部分を報知する手順（ｃ）と、
前記複数の文書は、
各々前記内容として、本文と当該本文が属する見出しとを含み、前記選択された前記第１の文書の内容の一部は前記第１の文書の前記本文の少なくとも一部であり、
前記手順（ｂ）は、
前記第１の文書において前記本文が属する第１の見出しを決定し、決定された見出しと類似する第２の見出しを、前記他の文書中から検索する手順（ｂ１）と、
前記手順（ｂ１）で発見された第２の見出しに属する本文の中で、前記選択された前記第１の文書の内容の一部と類似する部分を検索する手順（ｂ２）と、を含む、を前記文書処理装置に実行させるための文書処理プログラム。
前記手順（ｂ）は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記手順（ｂ１）において発見された見出しを含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記見出しと類似する見出しを検索する手順（ｂ３）を含む、請求項１２に記載の文書処理プログラム。
前記手順（ｂ）は、さらに、前記複数の文書のうち、前記第１の文書と、前記手順（ｂ２）において発見された、前記他の文書中で前記第１の部分と類似する第２の部分を含む第２の文書とを除く他の文書中で、前記第２の部分と類似する部分を検索する手順（ｂ４）を含む、請求項１２または１３に記載の文書処理プログラム。