JP2004326196A

JP2004326196A - 情報共有活用支援システム

Info

Publication number: JP2004326196A
Application number: JP2003116189A
Authority: JP
Inventors: Takahiro Komichi; 隆弘小道
Original assignee: NEC Network and System Integration Corp
Current assignee: NEC Network and System Integration Corp
Priority date: 2003-04-21
Filing date: 2003-04-21
Publication date: 2004-11-18

Abstract

【課題】情報の登録及び閲覧を行う作業端末装置と、情報及び業務プロセスを管理し、情報を検索する管理装置（サーバ）とを利用して、業務プロセスに沿って報告業務を行うことで簡単に情報を共有し、活用できるようにすること。
【解決手段】管理装置５にプロセスを管理するプロセス管理手段５ａと、レポートを管理するレポート管理手段５ｂと、データベースに記録されている情報を検索する情報検索手段５ｃと、データベースに記録されている情報のセキュリティを確保するためのセキュリティ管理手段５ｄとを備え、作業端末装置３に表示される業務プロセスにしたがってレポートの登録を行い、プロセス管理手段５ａと、レポート管理手段５ｂとの連携により、各プロセスの状況をレポート情報から確認、管理するようにする。また、エントリ、レポート登録時に関連する情報の検索を容易に行えるようにして、ファイル装置に蓄積した情報を活用するようにする。
【選択図】図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワーク上の端末装置から行う報告業務をデータベース化して、業務プロセスにおける情報の共有と活用の促進を支援する情報共有活用支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業活動における情報を共有するために、ネットワーク上のサーバに関連する文書を蓄積し、利用者がサーバにアクセスして関連する情報を検索して必要な情報を入手している。例えば、営業業務における営業日報、顧客情報、進捗報告、クレーム情報等が端末装置より入力されてサーバのデータベースに蓄積される。利用者は、サーバのデータベースにアクセスして、データベースに蓄積されたレポート等の一覧より目的とする情報を選択して入手する。
【０００３】
また、営業部門、技術部門、生産部門等の業務形態毎にサーバを設けて、業務レポート、報告書、クレーム情報等の文書管理を行う場合もある。
【０００４】
また、文書情報の共有化については、メール管理機能、レポート管理機能及びコンテンツ管理機能を有機的に連携して共有化文書情報管理を自動化する文書情報共有化システムが開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
また、企業活動における情報の支援については、引き合いから引き渡し完了に至るまでの物件の営業・技術活動情報を各活動に応じて入力し提供する営業技術情報支援システムが開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００６】
【特許文献１】特開平１０−３０１９４１
【特許文献２】特開２００２−７６７０
【発明が解決しようとする課題】
従来、企業活動等において情報を活用するには、それぞれ業務の形態に応じて利用者が端末装置から検索を行って目的の情報を検索していた。たとえば、過去のトラブル情報を必要とする場合などは、利用者がトラブル情報を探すと意識して検索を行わない限り目的の情報が得られないため、蓄積した情報が十分に活用されていない。
【０００７】
また、企業活動において各担当者の業務の状況を把握するために、サーバから各担当者の業務報告等を読み出して問題点の把握、進捗を判断するが、業務報告が業務の各プロセスと連携していなかったり、情報を分散して格納している場合には、業務の状況を把握するのが困難であったり、過去の同様な事例を参照できないなどの問題がある。
【０００８】
また、サーバには、取扱注意の文書、資料も蓄積されており、これらの文書は端末装置から読み出せないように保護されているため、担当者間での必要な情報も共有できないなどの課題がある。
【０００９】
そこで本発明は、企業活動において必ず行われる報告業務に着眼して、業務プロセスと業務報告の連携、プロセス管理機能、レポート管理機能、セキュリティ機能、プロセスおよびレポート検索機能を有機的に連携することで、利用者は報告業務を端末装置上で実施するだけで、情報の共有と活用を促進することが可能な情報共有活用支援システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明による情報共有活用支援システムは、業務プロセスにおける情報の共有、活用を支援する情報共有活用支援システムであって、業務プロセスを管理するサーバとしての管理装置と、ネットワークを介して管理装置に接続する作業端末装置と、プロセス情報を記憶したプロセス管理データベースと、各種業務レポートを分類してファイル化した共有データベースと、該共有データベースの管理情報を記憶したレポート管理データベースの各データベースを記憶したファイル装置からなり、業務のプロセス開始時に、前記作業端末装置より管理装置に業務のエントリを行い、前記管理装置はエントリ情報を受付後に前記プロセス管理データベースに物件の登録を行い、入力したエントリ情報を検索キーとして前記ファイル装置の共有データベースに蓄積された情報を自動的に横断検索して、エントリ情報と関連した情報を収集して前記作業端末装置に表示するようにしたものである。
【００１１】
また、本発明による情報共有活用支援システムは、業務プロセスにおける情報の共有、活用を支援する情報共有活用支援システムであって、業務プロセスを管理するサーバとしての管理装置と、ネットワークを介して管理装置に接続する作業端末装置と、プロセス情報を記憶したプロセス管理データベースと、各種業務レポートを分類してファイル化した共有データベースと、該共有データベースの管理情報を記憶したレポート管理データベースの各データベースを記憶したファイル装置からなり、業務における各プロセスを定義して、前記管理装置は各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートの管理ＩＤを前記プロセス管理データベースおよび前記レポート管理データベースに登録して、レポートを前記共有データベースの各プロセスのレポートファイルに蓄積を行い、登録されたレポートに入力した情報を検索キーとして、前記ファイル装置の共有データベースに検索を行って、登録したレポートに関連する情報を収集して前記作業端末装置に表示するようにしたものである。
【００１２】
また、本発明による情報共有活用支援システムの管理装置は、各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートの管理ＩＤを前記プロセス管理データベースおよび前記レポート管理データベースに登録して、レポートを前記共有データベースの各プロセスのレポートファイルに蓄積を行い、登録されたレポートの情報に基づいてプロセスの進捗状況を判断して、前記作業端末装置にプロセスの進捗状況を表示するようにしたものである。
【００１３】
また、本発明による情報共有活用支援システムの管理装置は、各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートを前記レポート管理データベースに登録し、前記共有データベースに蓄積を行い、予め設定した警告条件に基づいて前記プロセス管理データベースに登録されたレポートの検索を行い、警告情報を前記作業端末装置に表示するようにしたものである。
【００１４】
また、本発明による情報共有活用支援システムの管理装置は、各プロセスごとにレポートおよびレポートに添付する資料にセキュリティ情報を付加して登録および蓄積を行い、前記作業端末装置からの資料の送信要求に対して、レポートに添付されたセキュリティ情報と前記作業端末装置の利用者のＩＤとにより、前記作業端末装置への資料の送信を制御するようにしたものである。
【００１５】
また、本発明による情報共有活用支援システムの管理装置は、テキスト情報からなるエントリ情報またはレポート情報を検索キーとして、各種業務レポートを分類してファイル化した前記共有データベースに格納している情報の内容との類似性を判定するようにしたものである。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下図面を参照して本発明による情報共有活用支援システムの実施の形態について説明する。図１は、本発明による情報共有活用支援システムの構成を示す図、図２は、管理装置およびデータベースの構成を示すブロック図、図３は、プロセス管理ＤＢのデータの構成例を示す図、図４は、レポート管理ＤＢのデータの構成例を示す図、図５は、業務プロセスにおけるプロセス開始から終了までのレポート作成におけるデータベースとの関連を示す図である。
【００１７】
図１に示すように、情報共有活用支援システム１は、利用者が操作する作業端末装置３と、業務プロセスを管理するためのサーバとしての管理装置５と、情報を保存するファイル装置７と、ネットワーク９とで構成されている。
【００１８】
作業端末装置３は、パーソナルコンピュータから構成されており、表示手段としての液晶モニター（表示装置）、入力手段としてのキーボード、マウス等を備えている。また、作業端末装置３の記憶装置には、管理装置５からのメニューを表示したり、管理装置５との通信等を行うブラウザが内蔵されている。
【００１９】
管理装置５は、作業端末装置３からの処理要求に対して、ファイル装置７にアクセスしてデータベースへの読込みおよび書込み、ファイル装置７内のデータベースの検索等を行うサーバである。管理装置５は、図１に示すように、プロセスを管理するプロセス管理手段５ａと、レポートを管理するレポート管理手段５ｂと、データベースに記録されている情報を検索する情報検索手段５ｃと、データベースに記録されている情報のセキュリティを確保するためのセキュリティ管理手段５ｄとを有している。なお、管理装置５のプロセス管理手段５ａ、レポート管理手段５ｂ、情報検索手段５ｃおよびセキュリティ管理手段５ｄによるプロセス管理、レポート管理、検索等は、管理装置５の記憶装置に記憶されているプログラムを実行することにより行われる。
【００２０】
ファイル装置７は、ハードディスク等の記憶装置で構成されており、プロセス管理ＤＢ（以後データベースをＤＢと記す）７ａ、レポート管理ＤＢ７ｂ、共有ＤＢ７ｃの各データベースを記憶するものである。
【００２１】
通信網としてのネットワーク９は、作業端末装置３、管理装置５およびファイル装置７を相互に接続するものであり、インターネットから成るＷＡＮ、企業内のＬＡＮ等で構成されている。しかして、本実施の形態によるネットワーク９は、ＷＡＮ，ＬＡＮに限らず、その他のネットワーク９により通信可能なものであればよく、通信網として機能するものであればよい。
【００２２】
なお、ファイル装置７は、管理装置５からのみアクセスが可能であり、作業端末装置３からはアクセスできないように構成されている。また、本情報共有活用支援システムはファイル装置７を複数設置することにより、データベースを分散して記憶することも可能となっている。また、図１に示す構成では、ファイル装置７はネットワーク９に接続しているが、ネットワーク９を介さずに管理装置５の記憶装置として構成することも可能となっている。
【００２３】
次に、図２を用いて管理装置５およびファイル装置７の詳細について説明する。図２に示すように、管理装置５のプロセス管理手段５ａは、企業活動における物件ごとの業務プロセスを管理するために利用者が入力したプロセス情報をファイル装置７に保管し、必要に応じてファイル装置７に記録されている情報からプロセスの情報や現在の状態を利用者の作業端末装置３に送信するものである。
【００２４】
プロセス管理手段５ａは、新規プロセスを開始するときに利用者がエントリ作業を行って作業端末装置３から送信されたエントリ情報を受信して、プロセスの活動予定期間、活動メンバー等の必要な情報をファイル装置７へ登録して、そのプロセスを活動状態にしたり、作業端末装置３からの終了通知を登録してそのプロセスを終了状態にしたりするプロセス格納部と、レポート管理手段５ｂで登録されたレポートの情報を検索してプロセスの進捗状態を作業端末装置３の利用者へ表示するプロセス情報提供部と、レポート管理手段５ｂによって登録されたレポートを検索して業務プロセスに関連するレポートの一覧を作業端末装置３に提供するプロセス内レポート提供部と、業務プロセスの情報を管理蓄積されているファイル装置７および業務の各プロセスに関連したレポートが登録されているファイル装置７のデータベースを検索してプロセス活動の問題点を警告情報として作業端末装置３へ送信するプロセス警告情報提供部とを有している。
【００２５】
図１および図２に示す管理装置５のレポート管理手段５ｂは、業務の各プロセス毎に作業端末装置３からファイル装置７のデータベースに登録されたレポートを管理して、必要に応じてレポートの内容をファイル装置７から作業端末装置３に送信するものである。
【００２６】
レポート管理手段５ｂは、プロセス管理手段５ａによって管理されているプロセス管理ＤＢ７ａのプロセス情報と連携して作業端末装置３から送信されたレポートをファイル装置７に格納するレポート格納部と、登録するレポートの種類に応じてファイル装置７へ情報を格納するレポート連携登録部と、ファイル装置７に記録されたレポートを利用者の要求及びプロセス管理手段５ａの要求に応じて作業端末装置３へレポート情報を提供するレポート提供部とを有している。
【００２７】
図１および図２に示す管理装置５の情報検索手段５ｃは、ファイル装置７からプロセス情報、レポート情報等の必要な情報をプロセス管理ＤＢ７ａ、レポート管理ＤＢ７ｂ、共有ＤＢ７ｃから検索して、作業端末装置３に結果を送信するものである。
【００２８】
情報検索手段５ｃは、プロセス管理手段５ａのプロセス格納部でエントリした情報の概要本文（図７に示す概要提案、システム概要の欄に入力したテキスト）を検索キーとして、ファイル装置７に登録されているプロセス情報、レポート情報、その他の情報を横断検索し、類似した情報を作業端末装置３に表示する簡易類似情報提供部と、レポート管理手段５ｂのレポート格納部によって登録された情報の本文及びタイトルを検索キーとして、ファイル装置７の登録されているレポート情報、その他の情報を横断検索し、類似した情報を作業端末装置３に表示する類似情報提供部と、プロセス管理手段５ａのプロセス格納部によって登録されたメンバー情報を検索キーとして、メンバーが活動中のプロセスの一覧をシステム利用時の最初の画面に表示する活動中プロセス提供部と、情報検索手段５ｃにおいて利用者があらかじめ設定した検索条件を使って、必要なプロセス及びレポートをファイル装置７から横断検索して作業端末装置３に表示するカスタム検索部とを有している。
【００２９】
なお、情報検索手段５ｃの簡易類似情報提供部および類似情報提供部は、テキスト情報からなる概要本文、レポートの本文からその内容を抽出して、共有ＤＢ７ｃに格納されている情報の内容との類似性を判定するようになっている。
【００３０】
図１および図２に示す管理装置５のセキュリティ管理手段５ｄは、各種ファイル装置７から企業の機密情報を守り、正当な利用者に情報を提供するためものであり、レポートと共にファイル装置７に登録される添付資料に前もって「秘密事項」「取扱注意」「持出可」等の区分を指定しておく。
【００３１】
「秘密事項」は、利用者がそのレポートが属するプロセスのメンバーに含まれていなければファイル装置７から作業端末装置３へファイルを送信できないようにするためのものである。「取扱注意」は、利用者がそのレポートが属するプロセスのメンバーに含まれていなければ、「取り扱いに関する同意事項」を表示して同意を得てファイルを送信するためのものである。同意ボタンを押すとファイル装置７のログに同意日時と同意者が記録されるため、情報が漏洩した場合に、漏洩元の特定が容易に行える。「持出可」であればどの利用者でも作業端末装置３でのファイルの受信が可能となる。
【００３２】
図１および図２に示すファイル装置７のデータベースは、プロセス管理手段５ａがプロセスの情報を管理するための情報を格納したプロセス管理ＤＢ７ａと、レポート管理手段５ｂが共有ＤＢ７ｃに記録されている各種レポートを管理するための情報を格納したレポート管理ＤＢ７ｂと、物件情報、顧客情報、活動レポート等の各種情報、レポートを記録するための共有ＤＢ７ｃで構成されている。
【００３３】
プロセス管理ＤＢ７ａは、プロセスの情報を管理するためのデータベースであり、図３にプロセス管理ＤＢ７ａのデータの構成例を示す。図３に示すように、プロセス管理ＤＢ７ａは、物件管理番号、物件名、メンバー、プロセスＩＤ等で構成されており、物件管理番号を指定すると、プロセスＩＤにより共有ＤＢ７ｃの物件ＤＢにアクセスすることができるようになっている。また、プロセス管理ＤＢ７ａは、図３に示すように、物件管理番号に関連するレポート種別、レポート名、レポート番号等のレポート情報も記憶するようになっている。
【００３４】
レポート管理ＤＢ７ｂは、物件情報、顧客情報、活動レポート等の各種情報、レポートを記録したり読み出すための管理情報を記録している。図４に、レポート管理ＤＢ７ｂのデータ構成例を示す。図４に示すように、レポート管理ＤＢ７ｂは、物件管理番号、更新者、更新日、レポートの種類、レポートＩＤで構成されており、物件管理番号を指定すると、レポートＩＤにより共有ＤＢ７ｃの所定のデータベースにアクセスすることができるようになっている。
【００３５】
以下に、業務プロセスにおけるエントリ登録、レポート登録、情報検索の各機能についてフローチャートを用いて説明する。
【００３６】
図５は本発明に係わる業務プロセスにおけるプロセス開始から終了までのレポート作成におけるデータベースとの関連を示す図である。図５に示すように、業務プロセスに応じて報告業務を実施することにより、必要な情報が共有ＤＢ７ｃに蓄積され、また、エントリ、レポートの検索により共有ＤＢ７ｃより関連する情報が得られるため、情報の共有及び活用が計られるようになっている。なお、図５に示す業務プロセスは、企業活動における提案活動のプロセスの例であり、業務活動前に業務における各プロセスを定義することにより、業務プロセスは企業及び業務の内容によって変更することが可能となっている。図５に示す業務報告は業務の各プロセスに基づいて利用者が作業端末装置３から行うエントリ、レポートの登録の作業を示す。エントリ、レポートの登録は、図１で示すプロセス管理手段５ａ、レポート管理手段５ｂ、情報検索手段５ｃ、セキュリティ管理手段５ｄがプロセス管理ＤＢ７ａ、レポート管理ＤＢ７ｂ、共有ＤＢ７ｃにアクセスして行われる。
【００３７】
図６は、新しく業務プロセスを開始するときに実施するエントリ（図５に示す）の処理を示すフローチャートである。最初に作業端末装置３の表示装置に業務メニューが表示される（ステップＳ１）。利用者が業務メニューのエントリボタンを押すことで管理装置５からエントリ情報を登録するためのプロセス情報の画面が作業端末装置３の表示装置に表示される（ステップＳ２）。図７に、業務プロセスの開始時にプロセス情報を登録するためのフォーマットの例を示す。図７に示すように、システム名、提案概要、システム概要、提案開始日、提案終了日、顧客情報、活動するメンバー等の項目が表示されて、各項目の入力が可能となる。なお、提案概要及びシステム概要は、テキスト文で入力することができるようになっている。利用者は、各項目の情報を入力する（ステップＳ３）。利用者は必要な情報の入力が終わると登録ボタンを押す（ステップＳ４）。利用者が作業端末装置３から送信した情報はプロセス管理手段５ａのプロセス格納部によりプロセス管理ＤＢ７ａに記録されて、登録したプロセスが活動状態となる。また、同時に作業端末装置３から送信された顧客等の情報はレポート管理手段５ｂのレポート格納部とレポート連携登録部によりレポート管理ＤＢ７ｂと、関連する共有ＤＢ７ｃへ記録される（ステップＳ５）。
【００３８】
次に、記録された提案概要、システム概要などの情報を検索キーとして情報検索手段５ｃの簡易類似情報検索部により共有ＤＢ７ｃを横断検索する（ステップＳ６）。管理装置５は検索結果を作業端末装置３に送信して、作業端末装置３が検索結果を表示する（ステップＳ７）。これにより利用者はエントリした業務に関連した情報を知ることができ、過去に登録した情報の活用を促進させることができる。
【００３９】
図８は活動中の業務プロセスを終了するときに実施する終了登録（図５で示す）の処理を示したフローチャートである。最初に作業端末装置３の表示装置に業務メニューが表示される（ステップＳ１０）。利用者が業務メニューの終了登録ボタンを押すことで管理装置５から終了情報を登録するための画面が作業端末装置３へ表示される（ステップＳ１１）。利用者は終了登録に必要な引継先情報などを入力する（ステップＳ１２）。利用者は情報の入力が終わると登録ボタンを押す（ステップＳ１３）。作業端末装置３から送信した情報はプロセス管理手段５ａのプロセス格納部によりプロセス管理ＤＢ７ａに記録されて、終了登録したプロセスが完了状態となる（ステップＳ１４）。
【００４０】
図９は活動中のプロセス内の業務画面から訪問レポート、レビューレポート、活動レポート、引継レポートの各レポートを登録するときに実施するレポート登録の処理を示すフローチャートである。最初に作業端末装置３の表示装置に業務メニューが表示される（ステップＳ２０）。利用者が業務メニューに表示されている業務プロセス内のフローから登録するレポートのボタンを押すことで、管理装置５からレポートを入力するための画面が作業端末装置３へ送信される（ステップＳ２１）利用者は作業端末装置３から必要な情報を入力する（ステップＳ２２）。利用者は必要な情報の入力が終わると登録ボタンを押す（ステップＳ２３）。利用者が作業端末装置３から送信したレポート情報は、レポート管理手段５ｂのレポート格納部によりレポート管理ＤＢ７ｂへ記録される（ステップＳ２４）。また、レポートの種類に応じた情報は、レポート管理手段５ｂのレポート連携登録部により関連する共有ＤＢ７ｃへ登録される。レポートが登録されるとプロセス管理手段５ａのプロセス格納部によりレポート更新日や活動中のプロセス等のプロセス活動状況を更新してプロセス管理ＤＢ７ａへ記録される（ステップＳ２５）。これにより報告業務を実施するだけで業務プロセスとレポートが連携され情報共有の促進及び活動状況の把握が可能となる。
【００４１】
図１０は、共有ＤＢ７ｃに登録されたレポートを検索キーとして、このレポートに類似した情報を検索処理を示すフローチャートである。最初に利用者は作業端末装置３から検索キーとなるレポートを作業端末装置３に表示する（ステップＳ３０）。利用者は作業端末装置３に表示されている「関連検索」ボタンを押す（ステップＳ３１）。レポートのタイトルや本文を検索キーとして情報検索手段５ｃの類似情報提供部により、共有ＤＢ７ｃに蓄積されている情報を横断検索して（ステップＳ３２）、利用者の作業端末装置３へ類似レポートの一覧を表示する（ステップＳ３３）。これにより、登録したレポートに関連する類似情報を検索することが可能となる。
【００４２】
図１１に共有ＤＢ７ｃに登録されたレポートの本文を検索キーとして作業端末装置３に類似レポートの一覧を表示した例を示す。図１１に示すレポート一覧の欄にレポート種別、レポート名、更新日、添付されている資料の数等が表示される。レポート一覧の参照の欄をクリックすることによりレポートが作業端末装置３に表示される。
【００４３】
図１２は、利用者が活動中のプロセスの一覧を表示する処理のフローチャートである。利用者が作業端末装置３よりログオンすると管理メニューが表示される（ステップＳ４０）。利用者が管理メニューに表示されているプロセス検索ボタンを押す（ステップＳ４１）。情報検索手段５ｃの活動中プロセス提供部により、プロセス管理ＤＢ７ａとレポート管理ＤＢ７ｂから利用者が活動中のプロセスを検索して（ステップＳ４２）、結果の一覧を作業端末装置３へ表示する（ステップＳ４３）。これにより利用者は本システムを利用するときに現在活動しているプロセスを簡単に確認できレポートの登録を促進することができる。
【００４４】
図１３に活動中のプロセスを検索して、作業端末装置３の利用者の活動中のプロセス一覧を表示した例である。図１３に示すように、業務の状況、受注の確度プロセスの状況、リーダ等が等が表示される。物件の進捗状況は、図１３に示す状況の欄に、各プロセス毎に未活動、活動中、完了のマークで表示されるため、容易に進捗状況を把握することができる。
【００４５】
図１４は、利用者がプロセス及びレポートを検索して目的の情報を表示する処理のフローチャートである。利用者が作業端末装置３よりログオンすると管理メニューが表示される（ステップＳ５０）。利用者が管理メニューに表示されている検索ボタンを押す（ステップＳ５１）。検索方法には詳細な検索条件を設定して検索する詳細検索と、検索条件をあらかじめ登録してその条件を選択して検索するカスタム検索と、警告条件をあらかじめ登録してその条件を選択して検索する警告検索がある（ステップＳ５２）。詳細検索の場合はプロセスメンバー、活動日、検索対象のレポートの選択、タイトル、レポート更新日等の条件を入力する（ステップＳ５３）。カスタム検索の場合は利用者があらかじめ設定した検索条件を選択する（ステップＳ５４）。警告条件の場合は「レポート更新が一定期間なかったプロセスの一覧」といったあらかじめ設定した警告条件を選択する（ステップＳ５５）。作業端末装置３から検索実行ボタンを押す（ステップＳ５６）。情報検索手段５ｃのカスタム検索部、プロセス管理手段５ａのプロセス警告情報提供部によりファイル装置７の各データベースが検索（ステップＳ５７）され、結果の一覧を作業端末装置３へ表示する（ステップＳ５８）。これにより必要な情報をすばやく簡単に検索できる。
【００４６】
図１５は、登録されているレポートに付随する添付資料をダウンロードする場合の処理を示すフローチャートである。利用者は作業端末装置３より対象となるレポートの添付資料を表示して、ダウンロードしたいファイルを選択する（ステップＳ７０）。添付資料にはあらかじめ登録時に資料の取扱に関するフラグが設定されており、機密事項扱いのファイルは、セキュリティ管理手段５ｄの機能によってダウンロードが拒否される（ステップＳ７１）。取扱注意扱いのファイル（ステップＳ７２）は、セキュリティ管理手段５ｄによって規定事項に同意するための画面を作業端末装置３に表示され（ステップＳ７３）、同意ボタンを押さないとダウンロードが拒否される。持ち出し可のファイル及び規定に同意した場合はセキュリティ管理手段５ｄによってファイルのダウンロードが許可され管理装置５から作業端末装置３へファイルが転送される（ステップＳ７４）。なお、管理装置５は作業端末装置３の利用者のＩＤをチェックして、このレポートに関連するプロセスのメンバーであれば、すべてのファイルは無条件でダウンロードできるようにしてもよい。
【００４７】
情報検索手段５ｃによる検索は取り扱い区分に関係なく検索されるため、情報のセキュリティの保持と情報の共有と活用を両立することが可能となる。
【００４８】
以上述べたように、本発明による情報共有活用支援システムは、企業活動において必ず行われる報告業務に着眼して、業務プロセスと業務報告の連携、プロセス管理機能、レポート管理機能、セキュリティ機能、プロセス・レポート検索機能を有機的に連携するようにしたことで、利用者は、報告業務をシステム上で実施するだけで、情報の共有と活用を促進することが可能となる。
【００４９】
【発明の効果】
以上述べたように本発明による情報共有活用支援システムによれば、業務のプロセスに沿って管理装置にレポートを登録するだけで情報の共有および活用が可能となり、業務に必要な情報を提供することができる、
またファイル装置に蓄積された情報は、プロセスにエントリ登録するだけで、その情報から関連する情報を検索し類似した結果の一覧を作業端末へ表示し利用者に情報の再利用を促すことができる。
【００５０】
さらに、本発明による情報共有活用支援システムは、報告と業務プロセスが関連しているため、報告状況によって現在活動中のプロセスの進行状況を簡単に確認することができる。また、ファイル装置に登録されているレポートの情報を使って、業務活動時の問題点を警告情報として利用者に知らせることができる。
【００５１】
また、情報共有活用支援システムに蓄積される情報は企業機密として扱うことも多いが、これらの情報がセキュリティによって検索できないと、情報の再活用が計られなくなる。しかし本発明による情報共有活用支援システムは、検索は可能であるが、資料の取扱いの設定によってダウンロードの可否が決まるようになっている。このためダウンロードが不可でも情報の所在がわかるため、直接登録者と相談するなどの対応が可能となる。これにより情報の保護と活用が同時に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による情報共有活用支援システムの構成を示す図である。
【図２】管理装置およびデータベースの構成を示すブロック図である。
【図３】プロセス管理ＤＢのデータの構成例を示す図である。
【図４】レポート管理ＤＢのデータの構成例を示す図である。
【図５】業務プロセスにおけるプロセス開始から終了までのレポート作成におけるデータベースとの関連を示す図である。
【図６】新しく業務プロセスを開始するときに実施するエントリの処理を示すフローチャートである。
【図７】業務プロセスの開始時にプロセス情報を登録するためのフォーマットを示す図である。
【図８】活動中の業務プロセスを終了するときに実施する終了登録の処理を示すフローチャートである。
【図９】活動中のプロセス内の業務画面から訪問レポート、レビューレポート、活動レポート、引継レポートの各レポートを登録するときに実施するレポート登録の処理を示すフローチャートである。
【図１０】共有データベースに登録されたレポートを検索キーとして、このレポートに類似した情報を検索処理を示すフローチャートである。
【図１１】レポートを検索キーとして作業端末装置３に類似レポートの一覧を表示した例を示す図である。
【図１２】利用者が活動中のプロセスの一覧を表示する処理のフローチャートである。
【図１３】活動中のプロセスを検索して、作業端末装置３の利用者の活動中のプロセス一覧を表示した例を示す図である。
【図１４】利用者がプロセス及びレポートを検索して目的の情報を表示する処理を示すフローチャートである。
【図１５】利用者が登録されているレポートに付随する添付資料をダウンロードする場合の処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１情報共有活用支援システム
３作業端末装置
５管理装置
５ａプロセス管理手段
５ｂレポート管理手段
５ｃ情報検索手段
５ｄセキュリティ管理手段
７ファイル装置
７ａプロセス管理ＤＢ
７ｂレポート管理ＤＢ
７ｃ共有ＤＢ
９ネットワーク

Claims

業務プロセスにおける情報の共有、活用を支援する情報共有活用支援システムであって、
業務プロセスを管理するサーバとしての管理装置と、ネットワークを介して管理装置に接続する作業端末装置と、プロセス情報を記憶したプロセス管理データベースと、各種業務レポートを分類してファイル化した共有データベースと、該共有データベースの管理情報を記憶したレポート管理データベースの各データベースを記憶したファイル装置からなり、
業務のプロセス開始時に、前記作業端末装置より管理装置に業務のエントリを行い、前記管理装置はエントリ情報を受付後に前記プロセス管理データベースに物件の登録を行い、入力したエントリ情報を検索キーとして前記ファイル装置の共有データベースに蓄積された情報を自動的に横断検索して、エントリ情報と関連した情報を収集して前記作業端末装置に表示するようにしたことを特徴とする情報共有活用支援システム。
業務プロセスにおける情報の共有、活用を支援する情報共有活用支援システムであって、
業務プロセスを管理するサーバとしての管理装置と、ネットワークを介して管理装置に接続する作業端末装置と、プロセス情報を記憶したプロセス管理データベースと、各種業務レポートを分類してファイル化した共有データベースと、該共有データベースの管理情報を記憶したレポート管理データベースの各データベースを記憶したファイル装置からなり、
業務における各プロセスを定義して、前記管理装置は各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートの管理ＩＤを前記プロセス管理データベースおよび前記レポート管理データベースに登録して、レポートを前記共有データベースの各プロセスのレポートファイルに蓄積を行い、登録されたレポートに入力した情報を検索キーとして、前記ファイル装置の共有データベースに検索を行って、登録したレポートに関連する情報を収集して前記作業端末装置に表示するようにしたことを特徴とする情報共有活用支援システム。
前記管理装置は、各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートの管理ＩＤを前記プロセス管理データベースおよび前記レポート管理データベースに登録して、レポートを前記共有データベースの各プロセスのレポートファイルに蓄積を行い、登録されたレポートの情報に基づいてプロセスの進捗状況を判断して、前記作業端末装置にプロセスの進捗状況を表示するようにしたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報共有活用支援システム。
前記管理装置は、各プロセスごとに前記作業端末装置からのレポートを前記レポート管理データベースに登録し、前記共有データベースに蓄積を行い、予め設定した警告条件に基づいて前記プロセス管理データベースに登録されたレポートの検索を行い、警告情報を前記作業端末装置に表示するようにしたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報共有活用支援システム。
前記管理装置は、各プロセスごとにレポートおよびレポートに添付する資料にセキュリティ情報を付加して登録および蓄積を行い、前記作業端末装置からの資料の送信要求に対して、レポートに添付されたセキュリティ情報と前記作業端末装置の利用者のＩＤとにより、前記作業端末装置への資料の送信を制御するようにしたことを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報共有活用支援システム。
前記管理装置は、テキスト情報からなるエントリ情報またはレポート情報を検索キーとして、各種業務レポートを分類してファイル化した前記共有データベースに格納している情報の内容との類似性を判定することを特徴とする請求項１または請求項２記載の情報共有活用支援システム。