JP2013257719A - 議事録作成支援装置及び議事録作成支援システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】議事録の作成を支援する議事録作成支援装置であって、特殊な単語である特殊単語を抽出する特殊単語抽出手段と、前記特殊単語抽出手段により作成中の議事録から抽出された前記特殊単語が、予め単語が登録されている特殊単語辞書の中に含まれているか否かを検索する未登録単語検索手段と、前記未登録単語検索手段による検索の結果、前記特殊単語が特殊単語辞書において未登録である場合、前記特殊単語を通知する未登録単語通知手段とを有する議事録作成支援装置。
【選択図】図1
Description
[システム構成]
図1は、本発明の実施の形態における議事録作成支援システム1の構成例を示す図である。図1に示す議事録作成支援システム1は、議事録作成支援装置10とn台の端末装置20a、20b、・・・20n(以下、それぞれを区別しない場合「端末装置20」という。)とを有する。議事録作成支援装置10と端末装置20とは、LAN(Local Area Network)又はインターネット等のネットワーク99(有線又は無線の別は問わない)を介して、通信可能に接続されている。
[ハードウェア構成]
<議事録作成支援装置>
図2は、本発明の実施の形態における議事録作成支援装置10のハードウェア構成の一例を示す図である。図2において、議事録作成支援装置10は、CPU101、ROM102、RAM103、HDD104、NVRAM105、ネットワークI/F106、表示部107、操作部108、メディアドライブ109、CD−ROMドライブ110、外部装置I/F111、バスライン112等を有する。
図3は、本発明の実施の形態における端末装置20のハードウェア構成の一例を示す図である。図3において、端末装置20は、CPU201、ROM202、RAM203、HDD204、NVRAM205、ネットワークI/F206、表示部207、操作部208、メディアドライブ209、CD−ROMドライブ210、外部装置I/F211、バスライン212等を有する。
本発明の実施の形態では、以下のようにハードウェアが動作する。
[機能構成]
図4は、本発明の実施の形態における議事録作成支援装置10の機能構成の一例を示す図である。各機能はCPU101がプログラムを実行し、ハードウェアと協働することで実現される。
〔(A)特殊単語辞書の作成〕
[動作手順]
図7は、本発明の実施の形態における特殊単語辞書を作成する動作手順の一例を示すシーケンス図である。本実施形態では、図6に示されるような会議の出席者名毎の特殊単語辞書を作成する。
図8は、本発明の実施の形態における特殊単語抽出手段12が過去議事録に含まれる特殊単語を抽出する処理手順の一例を示すフローチャート図である。
図9は、本発明の実施の形態における使用頻度を考慮した単語抽出処理手順の一例を示すフローチャート図である。ここで使用頻度とは、議事録内に記載されている単語の数である。例えば、議事録に「HTTP」という単語が2個記載されている場合、使用頻度は「2」となる。図9は、図8のステップS17の処理手順を詳細に説明したものである。
〔(B)作成中議事録内の未登録単語検索〕
[動作手順]
図10は、本発明の実施の形態における作成中の議事録から未登録単語を検索する動作手順の一例を示す図である。端末装置20のユーザである議事録作成者が、作成中の議事録に含まれる特殊単語に誤り等がないかを確認するため、特殊単語辞書の検索を実行する場面を一例として説明する。また、本実施の形態では、会議における発言者のコメント毎に単語を抽出し、発言者毎の特殊単語辞書に抽出された単語が登録されているか否かを検索する。
〔第一の変形例〕
本発明の実施形態の第一の変形例では、数種類の特殊単語辞書を作成し、未登録単語の検索時にこれらの特殊単語辞書を使用することができる。
図13は、本発明の実施形態の変形例における特殊単語辞書記憶部の情報の構成の一例を示す図である。なお、特殊単語辞書を作成するための特殊単語抽出対象である過去議事録は、図5に示される情報の構成である。
図14は、本発明の実施形態の第一の変形例における作成する特殊単語辞書の種類を選択するユーザインタフェース(UI)画面の一例を示す図である。特殊単語辞書記憶部123には、複数の種類の辞書が記憶されているが、特殊単語辞書を作成するための処理時間を短縮したい場合等に特定の特殊単語辞書のみを作成することができる。図14の画面は、議事録作成支援装置10又は端末装置20のいずれの表示部に表示されてもよい。また、主として議事録作成支援システム1の管理者により操作される。図14の作成したい辞書に対応するチェックボックスを選択しOKボタンを押下することにより、選択した辞書が作成される。
図15は、本発明の実施形態の第一の変形例において作成中の議事録に含まれる未登録単語を検索するときに使用される特殊単語辞書を選択するユーザインタフェース画面の一例を示す図である。図15に示されるように、使用する辞書とその辞書に対応するチェックボックスが表示される。図15に示される「最近よく使われる専門用語・略語の辞書」とは例えば、現時点から遡って1年間のように予め設定する。なお、設定される期間は、任意の期間を設定することができる。議事録作成者がチェックボックスを選択すると、選択したチェックボックスに対応する辞書が、未登録単語の検索において使用される辞書となる。
図16は、議事録作成者が作成中の議事録の特殊単語が未登録単語であるか否かを検索するときに、議事録に記載されている発言者毎の特殊単語に基づき特殊単語辞書を検索するか否かを選択するユーザインタフェース画面の一例を示す図である。発言者毎に特殊単語が、特殊単語辞書に登録されているか検索したい場合は、図16の「YES」ボタンを押下する。
図17は、本発明の実施形態の第一の変形例における作成中の議事録から未登録単語を検索する動作手順の一例を示す図である。図10と同様に、端末装置20のユーザである議事録作成者が、作成中の議事録に含まれる特殊単語に誤り等がないかを確認するため、特殊単語辞書の検索を実行する場面を一例として説明する。図17において、図10と同じ処理については図10のステップと同一ステップを付与しており、説明は省略する。
S116〜S121:図10と同じ処理である。
〔第二の変形例〕
本発明の実施形態の第二の変形例では、特殊単語辞書の作成にあたり過去議事録から特殊単語を抽出する場合、議事録に含まれる特殊単語の使用頻度を考慮せず特殊単語を抽出する抽出処理である。
〔その他の変形例〕
本発明の実施の形態において、特殊辞書を作成する際に、過去の議事録に含まれる単語のうち一般辞書に登録されていない単語を特殊単語として抽出した。しかし、特殊辞書の作成において、議事録内に記載されている一般辞書に登録されている単語を含む全ての単語に基づき、特殊辞書を作成してもよい。この場合、作成中の議事録に含まれる単語の抽出においても、特殊単語だけでなく、一般辞書に登録されている単語を合わせて抽出することにより、特殊単語の確認のみならず、一般的な用語等の確認をすることができる。
10 議事録作成支援装置
11 特殊単語辞書作成・管理手段
12 特殊単語抽出手段
13 未登録単語検索手段
14 未登録単語通知・登録確認手段
20 端末装置
121 作成中議事録記憶部
122 過去議事録記憶部
123 特殊単語辞書記憶部
124 一般辞書記憶部
Claims (10)
- 議事録の作成を支援する議事録作成支援装置であって、
特殊な単語である特殊単語を抽出する特殊単語抽出手段と、
前記特殊単語抽出手段により作成中の議事録から抽出された前記特殊単語が、予め単語が登録されている特殊単語辞書の中に含まれているか否かを検索する未登録単語検索手段と、
前記未登録単語検索手段による検索の結果、前記特殊単語が特殊単語辞書において未登録である場合、前記特殊単語を通知する未登録単語通知手段とを有する議事録作成支援装置。 - 前記特殊単語抽出手段により抽出された過去に作成された議事録に含まれる前記特殊単語に基づき前記特殊単語辞書を作成する特殊単語辞書作成手段を有する請求項1の議事録作成支援装置。
- 前記特殊単語抽出手段は、特殊単語の抽出対象である議事録において一定数以上記載されている特殊単語を抽出する請求項2記載の議事録作成支援装置。
- 前記特殊単語抽出手段は、議事録に対応する会議の出席者を識別する識別情報と、該出席者が出席した会議の議事録に含まれる特殊単語とを抽出し、
前記特殊単語辞書作成手段は、前記特殊単語抽出手段により抽出された前記出席者の識別情報毎に特殊単語辞書を作成する請求項2又は3記載の議事録作成支援装置。 - 前記特殊単語抽出手段は、議事録の閲覧者を識別する識別情報と、該閲覧者が閲覧した議事録に含まれる特殊単語とを抽出し、
前記特殊単語辞書作成手段は、前記特殊単語抽出手段により抽出された前記閲覧者の識別情報毎に特殊単語辞書を作成する請求項2又は3記載の議事録作成支援装置。 - 前記特殊単語抽出手段は、作成中の議事録に記載されている発言者の識別情報と、該作成中の議事録に含まれる該発言者により発言された特殊単語とを抽出し、
前記未登録単語検索手段は、前記特殊単語抽出手段により抽出された特殊単語が、前記発言者の識別情報に対応した特殊単語辞書の中に含まれているかを検索する請求項4又は5記載の議事録作成支援装置。 - 前記未登録単語検索手段は、前記特殊単語抽出手段により抽出された作成中の議事録に含まれる特殊単語が、議事録に対応する会議の全ての出席者の識別情報に対応した特殊単語辞書の中に含まれているかを検索する請求項4又は5記載の議事録作成支援装置。
- 前記特殊単語抽出手段は、議事録に対応する会議の会議名と、該会議名と対応付けられた議事録に含まれる特殊単語とを抽出し、
前記特殊単語辞書作成手段は、前記特殊単語抽出手段により抽出された前記会議名と前記特殊単語とが対応付けられた前記会議名毎の特殊単語辞書を作成する請求項2又は3記載の議事録作成支援装置。 - 前記特殊単語抽出手段は、一定の期間内に作成された議事録に含まれる特殊単語を抽出する請求項3記載の議事録作成支援装置。
- 前記未登録単語通知手段は、未登録単語の通知とともに、該未登録単語を前記特殊単語辞書に登録するか否かを議事録作成者に問い合わせる請求項1乃至9のいずれか一項の議事録作成支援装置。
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