JP5132375B2 - ショートカットテンプレートを用いた文書操作を可能とする文書管理システム及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、様々な文書を蓄積管理する文書管理システムにおいて、文書の登録操作の際にユーザインタフェースに表示されているメニュー、コマンドをカスタマイズすることで操作性を向上し、所望の文書を容易に登録、表示管理する技術に関する。

インターネット等のインフラが整備され、世の中の情報は電子データの形態であることが必須になりつつある。電子データであれば、インフラが備わっていれば、素早い情報伝達が可能である。

また電子データは検索性に優れているため、蓄積された大量の情報から所望の情報を短時間で獲得することが可能である。よって近年は、情報の形態は電子データであることが必要条件となりつつある。

また、電子データを管理する文書管理システムやファイルサーバは、省スペースで大量の情報を蓄積することが可能である。更には高速で接続場所を選ばないインフラが普及し、蓄積した大量の情報から所望の情報を取得する検索能力も備えるようになってきている。

文書管理システムにはテキスト、画像、映像等、様々なタイプの情報が格納されるため、文書の管理、検索処理には、ユーザがタイプ別に検索方法を使い分けなくてはならないという問題がある。この問題解決のためには、データベースで一元管理することで、均一的なアクセス方法を提供する技術が一般的である。（例えば、特許文献１）
これらの技術の発達により、文書管理システムやファイルサーバは情報共有の有効なシステムとして多くの会社、プロジェクト、教育現場、家庭等で一般的に広く活用されている。

多くのユーザが時間を問わず、多種多様な情報を蓄積して一元管理でき、必要に応じて検索して情報を獲得し、情報を共有することが可能となる点が広く支持される理由である。しかし、文書管理システムを導入すれば効率良くデータを管理できるとは限らない。

電子データは、紙の様に物理的な保管場所を必要とせず、取り扱いが容易で、編集が容易であるという特徴がある。反面、取り扱いの容易さ故に、文書管理システムに安易にデータを大量に蓄積してしまい、似て非なる文書が大量に格納され、それを探す際になって所望の文書を判別できなくなるケースも少なくない。

そのため、データの形態が管理対象が電子データであったとしても、文書を管理する文書管理システムでは運用のためのルールが必要となる。このような管理ルールは、ユーザ間で予め決められることがあるが、ユーザ任せになっているので、ルールが守られない場合も多く発生し、文書管理の収拾がつかなくなりやすい。また、そもそも管理ルールが存在しない場合、ユーザが勝手に文書名を変更したり、移動したりするケースも多く、目的の文書を探し出せなくなる場合もある。

特開平９−２５１４１６号公報

このように、ユーザに自主的に管理を任せる手法は、全てのユーザがルールを守ることを前提としたもので、実際には多種多様なユーザの様々な使用実態に適した最適なルールを決定し、徹底させることは困難である。

また、硬直的なルールでは、多種多様なユーザの使い方に適しておらず、かといって、詳細過ぎるルールだと徹底することは難しい。よって、ユーザに管理を任せる手法は根本的な解決策とはならない。

ところで、フォルダ階層構造を備えた文書管理システムにおいて、多くのユーザが様々なタイプの文書を共有、管理するには、以下の３点の認識が重要である。
１．文書名
２．文書の保管場所（フォルダ、パス）
３．処理を実行するユーザインタフェース・コマンドの使い方

例えば、文書を登録する場合は、フォルダ階層のうちのどのフォルダに保存すべきかを把握しなくてはならないし、所望の文書を開く場合は、所望の文書が何処の、何という文書であるかを認識しておかなくてはならない。

また、文書を開く場合には、ユーザインタフェースに対してどのような一連の操作を実行しなくてはならないかを理解しておかなくてはならない。

すなわち、文書を共有する際に、どのフォルダに保管したら判りやすく、どのような文書名を作成したら効率的であるかを考慮して、文書を登録することは多大な労力を必要としてしまう。

また、保管場所が不明な文書を開く場合は、文書名検索によって文書が置かれている場所を検索する必要がある。保管してあるフォルダが判っている場合は、フォルダを開いて文書のリストを表示させ、目的の文書を探す必要がある。

しかし、実際には文書名が判っても、同名の文書が複数のフォルダに格納されていた場合、どのフォルダにあるものが所望の文書であるか判らない場合が多い。

現実に文書管理システムやファイルサーバを運用して、共有している状況においても、所望の文書の保管場所や正確な文書名が判らず、検索のために多くの工数を要する場合が多い。実際には、無秩序に文書のバージョンが作成され、類似の文書が多数存在してしまい、ユーザは文書の日付や文書内容の記憶等の情報から苦労して文書を探しているのが実状である。

本発明の目的は、文書管理システムがカスタマイズしたテンプレートショートカットの情報を読み込んでメニューを生成し、且つ、ユーザがメニューを選択した際に、ショートカットの設定に従った処理を行うことで、上述した課題を解決することである。

上述した目的を達成するための本発明の文書管理システムは、文書を管理するための文書管理システムであって、文書に対する操作内容、操作対象の文書が記憶される階層を示すパス、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューに関する属性情報、および文書管理のルールの識別子を含むテンプレートを作成する作成手段と、前記テンプレートに基づいて、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューを登録する登録手段と、を備え、前記登録手段は、前記メニューが選択されたときに実行されうる操作内容が前記識別子によって特定されるルールに則しているか否か判断し、則していると判断した場合、前記メニューを登録し、一方、則していない場合は前記メニューの登録を行わないことを特徴とする。

文書管理システムで文書を共有、管理するためには、ルールが必要である。しかし、そのルールは、様々な利用実態、ユーザに適したものでなければ、ユーザにとっては硬直的であると感じられ、扱いづらいと感じられてしまう。

更には細部まで詳細に規定されている場合、ユーザがそのルールを全て把握した上で操作を行う必要がある。これはユーザにとっては非常に使いづらいシステムとなる。

本発明によって、個々のユーザに適した文書操作をメニューとして登録できる。これにより、各ユーザに最適化した操作内容を登録できる。

また、メニューからの操作で一連の文書操作を実行することが可能となる。

また、登録時にカスタマイズしたテンプレートに記述している内容を文書管理システムがチェックすることで、ユーザに基本ルールを徹底させることができる。

さらには、生成したメニューをバッチファイルの形式で文書管理システムからに出力することができ、且つそれが単独で動作するため、文書管理システムから離れた環境であっても、予め登録された操作を実現することができる。

例えば、ネットワーク接続された他のＰＣで操作しているケースであっても予め規定された操作を行うことができる。

図１は本発明に係る文書管理システム（Document Management System：ＤＭＳ）の概略構成を表すブロック図である。

１１はネットワークである。全ての機器、デバイスはネットワーク１１を介して情報を通信できる。

１０はＤＭＳサーバである。ＤＭＳサーバ１０は、本発明で説明する文書管理システムのサーバとして動作し、ＤＭＳサーバ１０に文書が蓄積され、管理される。ＤＭＳサーバ１０は、このシステムで取り扱う電子データの形態の成果物を管理するコンピュータである。ＤＭＳサーバ１０は、公知技術で実現されるネットワーク処理の他、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、アクセス制御を行なうセキュリティ管理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベース管理等を行なう。ＤＭＳサーバ１０の詳細については図２を参照して後述する。

ＤＭＳクライアント１２は、ＤＭＳサーバ１０のクライアントとして動作する。本実施形態では、ＤＭＳクライアント１２には、文書管理システムのクライアントアプリケーションがインストールされて、実行されているものとする。

１４はクライアントである。以下で説明する実施形態の場合、クライアント１４には、文書管理システムのクライアントアプリケーションがインストールされていないことを想定している。

なお、ＤＭＳクライアント１２は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力等の操作を行うためのパーソナルコンピュータである。図１は、１サーバに対して１台のＤＭＳクライアントを表しているが、複数台のＤＭＳクライアントが接続されている環境であってもよい。各ＤＭＳクライアント１２は公知技術を用いて複合機１３を共有し、それぞれネットワーク１１を経由して複合機１３の動作を制御することができる。

ＤＭＳクライアント１２は、主にＤＭＳサーバ１０に格納する目的で、複合機１３のスキャナを介して文書を読み込み、読み込んだデータをＤＭＳサーバ１０に直接格納する役割を担う。また、ＤＭＳクライアント１２は、文書の内容を読み込むと共に、そのデータに文書属性を設定してＤＭＳサーバ１０に直接格納する役割も担う。また、ＤＭＳクライアント１２は、複合機１３を制御して、ＤＭＳサーバ１０に格納されている文書を紙に印刷出力する役割を果たすことが可能である。

また、ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、複合機１３は相互に通信可能であるため、各クライアント１２が相互にサーバ１０に接続操作できる環境であってもよい。

ネットワーク１１に接続された複合機１３はＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、クライアント１４と通信が可能である。複合機１３は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して電子データを出力するスキャン装置と、電子データを紙に印刷する印字装置を兼ね備えた装置である。紙の文書１５（例えばスケジュール表の文書）は、複合機１３によりスキャンされる。

なお、以下で説明する実施形態では入力装置と出力装置が複合機の形態を採っているが、独立したスキャナ、プリンタがそれぞれ、文書を読み取る役割、文書を印刷する役割を果たす構成でも良い。

図２は文書管理システム２００の機能構成を示すブロック図である。文書管理システム２００は、ＤＭＳサーバ１０およびＤＭＳクライアント１２によって構成される。

なお、図２は、文書管理システムの各機能構成を実現するにあたり、ＤＭＳサーバ１０とＤＭＳクライアント１２のどちらが主体となって処理を行うのかを示す一例であり、本発明は図２の構成に限るものではない。例えば、ＤＭＳクライアント１２が行う処理の一部を、ＤＭＳサーバ１０で実行するようにして、文書管理システムを構成するようにしても構わない。例えば、文書検索処理もＤＭＳクライアントの文書検索処理部からの指示に従って、ＤＭＳサーバの文書管理部と協働して検索する。また、文書への属性情報付与は、ＤＭＳクライアントとＤＭＳサーバのどちらでも行えるようにしても構わない。また、ＤＭＳサーバで管理している文書の印刷時、ＤＭＳクライアントからの指示に基づいて、ＤＭＳクライアントを介さずに文書画像データを直接プリント処理するようにしてもよい。

本実施形態において、スキャナ２０１とプリンタ２１４は複合機１３により提供されるものとする。ＤＭＳクライアント１２は、画像入力部２０２、ファイルインポート処理部２０３、文書属性情報登録部２０４、文書登録部２０５を備える。またＤＭＳサーバ１０は、文書管理部２０６、文書データベース２０７、文書実体記憶部２０８を備える。

ユーザは登録したい文書をスキャナ２０１におき、画像の読み取り処理を行う。スキャンされた文書画像データは、画像入力部２０２を介して入力される。また、登録対象の文書は、スキャナからの文書画像に限るものではなく、ファイルインポート部２０３が、ハードディスクなどの記憶媒体に記憶されている文書ファイルをインポートして登録するようにしてもよい。

登録対象の文書データは、その後、文書属性情報登録部２０４によって文書属性情報が付与されて、文書登録部２０５から登録するためにＤＭＳサーバへ送信される。そして、文書管理部２０６は、受信した文書データの実体は文書実体記憶部２０８へ登録し、文書属性情報登録部２０４で登録した文書属性情報は文書データベース２０７に記憶される。なお、文書データベースには文書属性情報と文書データとをリンクさせて記憶するので、属性情報で検索を行った場合、対応する文書データを容易に特定することができる。また、図２において、文書実体記憶部２０８は、ＤＭＳサーバの一部として記載されているが、これに限るものではなく、ネットワークを介して接続されたファイルサーバ装置（不図示）が文書実体記憶部となるように構成しても構わない。

ＤＭＳクライアント１２は、更に、文書検索処理部２０９、出力処理部２１０、表示出力処理部２１１、ディスプレイ２１２、印刷出力処理部２１３を備える。

ユーザは、ＤＭＳサーバ１０で管理している文書から任意の文書を検索して参照する場合、ＤＭＳクライアント１２で文書検索の指示を行う。

文書管理部２０６は、文書検索処理部２０９から指示された条件に合致する文書属性情報を文書データベース２０７から検出する。文書検索処理部２０９により検索された文書属性情報に基づいて、出力処理部２１０は、文書管理部２０６を介して文書実体記憶部２０８に格納されている対応する文書の実体を獲得する。なお、文書の実体が、文書実体記憶部２０８で圧縮や暗号化されて記憶されている場合、出力処理部２１０は解凍や復号化を行う。

表示出力処理部２１１では表示用メモリ（不図示）に展開処理を行い、そのメモリの状態をディスプレイ２１２に表示することで、ユーザは内容を確認することができる。

ユーザが印刷を行なう場合は、同様に出力処理部２１０により獲得された文書データを印刷出力処理部２１３が印刷用メモリ（不図示）に展開処理を行い、プリンタ２１４がその情報を印刷出力する。

ＤＭＳクライアント１２は、更に、メニュー・コマンド制御部２１５と、メニュー・コマンド記憶部２１６とを備える。ＤＭＳクライアント１２は、メニュー・コマンド制御部２１５とメニュー・コマンド記憶部２１６とにより、１つ以上のコマンドからなる定型操作を示すメニューを、ユーザインタフェースのメニュー一覧に追加登録することができる。ＤＭＳサーバでは、該定型操作のメニューを登録するために用いるテンプレートを作成し、他のユーザに配布することが可能である。

ユーザがユーザインタフェースによりメニューを選択すると、メニュー・コマンド制御部２１５はその選択メニューに対応する処理内容をメニュー・コマンド記憶部２１６に格納されている情報から取得し、指定された処理を実行する。

ＤＭＳサーバは、アクセス制御処理部２１７、ユーザ情報記憶部２１８、ルール記憶部２１９を更に備える。ユーザ情報記憶部２１８には、文書管理システム２００を利用可能なユーザのユーザ情報が記憶管理されている。アクセス制御処理部２１７は、文書データベース２０７に格納された文書に対応するＡＣＬ(Access Control List)情報を元に、ユーザ情報記憶部２１８に登録されているユーザのユーザ情報を参照し、ユーザの操作範囲、操作情報を制御する。

ルール記憶部２１９は、文書管理システム２００を運用する上で必要なルールを格納している。ここでは、１つ以上のコマンドからなる定型操作を示すメニューを、ユーザインタフェースのメニュー一覧に追加登録するためのテンプレートを作成する際に、管理者によって決められたルールが格納される。また、ユーザがメニューを実行して操作を実施すると、ルール記憶部２１９に格納されているルールに違反していないかを判定する。ルール記憶部２１９は例えば、ファイルサイズの上限、ファイルを格納してはいけない場所等のルールを格納している。

図３は、メニュー・コマンド記憶部２１６に格納されている、メニューに関する属性情報のデータテーブルを表す図である。

ＩＤ３００には、ユーザインタフェースのメニューの識別子が格納される。

メニュー３０１は、複数の種類の処理内容を示すメニュー名であり、ユーザインタフェースであるディスプレイ２１２上で実際に表示されるメニューの文字列を格納する列である。メニュー・コマンド制御部２１５は、この複数の種類の文字列をメニュー３０１から獲得し、表示する。以下で説明する実施形態の場合、メニュー３０１には“文書を開く”、“文書を登録する”等が格納されており、メニューを表示するとこれらの文字列が実際のＵＩに表示される。

コマンド３０２は、メニュー３０１に対応する複数の種類の処理内容のコマンドを格納する列である。ユーザがメニューを選択すると、その選択したメニューに対応するコマンドをコマンド３０２から取得し、文書管理部２０６がその処理を実行する。以下で説明する実施形態の場合、“文書を開く”メニューを実行すると、コマンド“表示”を実行することを表している。

パス情報３０３は、コマンド３０２の各コマンドの処理の際に必要となる、処理の対象パスをパス情報３０３に格納する。なお、対象パスが必要でないコマンドの場合、対応するパス情報３０３は空欄である。図３において、メニュー識別子Ｍ１に対しては“表示” 処理が格納されている。またパス情報３０３に”￥￥Ｃａｂｉｎｅｔ￥Ｄｏｃ￥”が格納されており、このパス￥￥Ｃａｂｉｎｅｔ￥Ｄｏｃ￥に関して表示操作を行なうことを表している。

ルール３０４は、ユーザがメニューを実行したときにその操作対象に対する制限が在れば、その制限に対応するルールの識別子を格納する。以下で説明する実施形態の場合、最大文書サイズ、最大文書名長、拡張子等のルールの識別子が格納される。メニュー識別子Ｍ１に対するルール３０４には１、３が格納されているが、これは図４の４０１、４０３に該当し、ルール１、３はそれぞれファイルの最大サイズ、ファイル名の最大サイズに関する制限値を示している。

図４は、ルール記憶部２１９に格納されているルール情報のデータテーブルを表す。

各ルールのＩＤ４００は、ルールの識別子として管理されている。

４０１〜４０４はルールの例である。図４の例の場合、４０１は文書のファイルサイズの制限値であり、ファイルサイズは２ＭＢ以下であることを表している。４０２は文書を配置してはいけない場所を格納しており、図４の例の場合、ルートに文書を置いてはいけないことを表している。４０３はファイル名の最大長を格納しており、図４の例の場合、ファイル名の長さが２０バイト以内で無ければならないことを表している。４０４は文書管理システム２００に格納することができる文書のファイルタイプを格納しており、図４の例の場合、文書管理システムに格納できる文書ファイルの形式がｄｏｃ，ｘｌｓ，ｐｐｔ，ｐｄｆであることを表している。

図５は、メニューとして追加登録するためのテンプレートファイルのデータを表す。テンプレートファイルに基づいて新たなメニューを追加することでメニュー一覧をカスタマイズでき、該メニューから操作を簡単に行えるので、容易に文書管理のルールにしたがった操作が行えるようになる。以下で説明する実施形態ではメニューのテンプレートがファイル形式で供給される。データ形式はテキストであり、任意のエディタで編集することも可能である。

５００はキャビネット名を格納するエリアであり、図５のテンプレートファイルの例では、エリア５００に格納された名前のキャビネットに対する操作を登録する。図５の例では“ＤＭＳＶ開発”という識別子が格納されており、ＤＭＳＶ開発と名づけられているキャビネットに対する操作であることを表している。

５０１はパスを記載するエリアで、場所を指定する操作の場合に記載する。図５の例では“￥￥ＤＭＳ￥ＤＭＳＶ開発￥ＤＯＣ￥”が記載されており、このパスにおいて、５０２に格納されている文書名に対する操作を実施することを表している。

５０２は文書名であり、この文書名が処理対象であることを表している。図５の例では“開発スケジュール表”が格納されており、この文書名で操作を実施する。

インデックス５０３、５０４は、操作対象に対して付加されるインデックス情報である。後で、５０２に格納されている文書名が変更されたり、異なった場所に保存されたりしたとしても、インデックス５０３、５０４を検索キーとして検索を実行し、文書を特定することができる。

５０５、５０６は操作（処理内容のコマンド）であり、ここに記載されている操作を実行する。５０５には“登録する”５０６には“表示する”が格納されており、それぞれ、“開発スケジュール表”を“登録する”、“開発スケジュール表”を“表示する”処理を行なうことになる。

５０７はオブジェクト情報であるオブジェクト名であり、処理対象を表す名称・文字列である。このオブジェクト名は、操作５０５，５０６と組み合わされ、このテンプレートで登録するメニュー名を生成するために利用される。メニューの生成に関しては後述する。

５０８はルールであり、図４に示したルールと対応付けされた識別子が格納される。ここでは、図５に示すテンプレートファイルに基づいて新たなメニューを登録し、そのメニューの処理を実行するに当たってどのルールを参照するかを表す識別子を格納する。ここには、１，２，４が格納されており、処理を実行する際には、図４に示したルール４０１、４０２、４０４に則しているか否かの判断が行われることになる。

本発明では、図５で示したようなデータで構成されるテンプレートファイルを、管理者等の指示に基づいて作成する。作成されたテンプレートファイルは、各ユーザに配布される。そして、各ユーザが操作するＤＭＳクライアントのアプリケーション（文書管理クライアントアプリケーション）で、該テンプレートファイルを読み込むことにより、メニュー一覧に新たなメニュー（ショートカットメニュー）として登録する。テンプレートファイルの作成処理、および、テンプレートファイルを用いたメニュー登録処理についての詳細は図８および図９を用いて後述する。

すなわち、本発明は、一連の処理内容を実行するためのメニュー（ショートカットメニュー）を容易にアプリケーションへ登録できるようにしたテンプレートファイル（ショートカットテンプレート）を、ユーザ（例えば管理者）が作成することができる。そのテンプレートファイルを受け取ったユーザは、該テンプレートファイルを用いてＤＭＳクライアントアプリケーションにメニューを追加できるので、容易に一連の処理内容の操作ができるようになる。ユーザがテンプレート（図５）に入力した処理内容（操作）をメニューとしてＤＭＳクライアントアプリケーションに登録し、ユーザがそのメニューを選択してシステムに実行させることで、ＤＭＳクライアント２００が登録内容に従い処理をする。

以下では、ＤＭＳクライアント１２で動作するユーザインタフェースに「スケジュールの登録」「スケジュールを開く」というメニューを登録操作する手順についての例を説明する。

本実施形態では、管理者がテンプレートを作成し、それを図１に示したＤＭＳクライアント１２のクライアントアプリケーションに登録するまでの手順を説明する。

図８は本実施形態を説明するフローチャートであり、図１に示したシステムのうち、ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２で構成するシステムにおいて、管理者が図５に示したテンプレートを作成するまでの手順を説明するフローチャートである。本実施形態では、管理者が操作するＤＭＳクライアント１２において為された指示に基づいて、ＤＭＳサーバ１０においてテンプレートを作成するものとする。

ステップ８００では初期化処理を行う。ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、等のパーソナルコンピュータの起動、初期化、ネットワークシステム１１の起動を行なう。さらに、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらの処理は公知技術で実施できるため、詳細な説明は省略する。

ステップ８０１では、操作対象のキャビネット、および、そのキャビネットにおけるパスを指定する。図５の例の場合、“ＤＭＳＶ開発”というキャビネットが指定され、“￥￥ＤＭＳ￥ＤＭＳＶ開発￥ＤＯＣ”というパスが指定される。このパスに対して文書を登録する処理と文書を開く処理とを行うことになるので、未だパスが作成されていなければ、予め管理者がフォルダ構造（パス）を作成しておくのが望ましい。

ステップ８０２では、インデックスを登録する。本実施形態の場合、図５に示したインデックス５０３、５０４を予め作成しておき、文書の検索キーとして登録できるように文書管理システム２００に登録する。

ステップ８０３では、操作対象の文書名５０２、操作内容５０５・５０６、メニューのデフォルト名称を作成する際に使用するオブジェクト名５０７、管理者が文書管理システム２００で運用するルールを指定する。このルールは、ユーザに自由に文書を登録させると、多種多様なファイルが無秩序に登録され、管理が困難になることを回避するために、管理者が作成し、登録する。

本実施形態では、作成したルールは図２に示したルール記憶部２１９に、図４に示した通りに登録される。図４の例では、ファイルサイズは２ＭＢ未満、ルートには文書登録禁止、ファイル名の長さは２０Ｂｙｔｅ以内、他のルール４０１〜４０４が登録される。

以上の作業を行った後、ステップ８０４では管理者がＤＭＳサーバ１０にインストールされている文書管理システム２００において、テンプレートファイルの作成および出力を行なう。文書管理部２０６は、操作対象として指定されたキャビネット名を文書データベース２０７から取得する。本実施形態の場合、“ＤＭＳＶ開発”というキャビネット名を取得し、テンプレートファイルのエリア５００に格納する。次に、ステップ８０１で指定および生成されたパスがエリア５０１に格納される。本実施形態では、“￥￥ＤＭＳ￥ＤＭＳＶ開発￥ＤＯＣ”というパスを取得し、エリア５０１に格納する。インデックスについては、ステップ８０２で生成されたインデックス名がエリア５０３，５０４に格納される。本実施形態では“スケジュール表”、“ＤＭＳＶ開発”というインデックス名が格納される。操作については、文書管理部２０６が指定された操作をエリア５０５，５０６に格納する。本実施形態の場合、“登録”、“表示”が格納されているが、管理者が他の操作を任意に選択できるようなユーザインタフェースであっても良いし、予め文書管理システムで定められている可能な操作の中から自動的に選択されるようにしてもよい。オブジェクト名５０７については“スケジュール”が指定されるが、後述するメニュー登録処理において、ユーザがカスタマイズするフローで任意に書き換えることができる。ルール５０８については、ルール記憶部２１９の内容が格納される。本実施形態の場合、指定されたルールの識別子１，２，４が格納されている。管理者やユーザが任意に書き換え可能に出力することもできるが、厳格に管理するなら、テンプレートファイルにおけるルール５０８を書き換え不可状態で出力し、ユーザに変更を許さない形式であってもよい。

以上の処理で図５に示したようなテンプレートを作成し、出力することができる。管理者はステップ８０５で、テンプレートをユーザに配布する。テンプレートファイルの配布は、文書管理システムを介して行っても良いし、電子メール等を介して行っても良い。以上の処理でテンプレートの作成・配布が完了する。ステップ８０６ではメモリの解放処理等をし、終了処理を行う。

図９は、図８の処理により作成および出力されたテンプレートファイルを用いて、ＤＭＳクライアント１２においてその記載内容を新規メニュー（ショートカットメニュー）として登録するための処理を示すフローチャートである。このメニューの登録を行う際、ユーザはメニュー名などをカスタマイズすることが可能であるものとする。

カスタマイズ可能なテンプレートとは、編集、カスタマイズできる形式のデータであり、文書の登録、表示、検索に必要な情報が格納されている。その中に「登録」「開く」等の操作を指定する情報と文書名等の「オブジェクト名」を格納する。これらの情報は、文書管理システムのメニューとして登録される。操作とオブジェクト名に関する情報は、メニュー名として自動生成され、文書に対して実施する操作、付加する情報等は、そのメニューに対応する処理情報として文書管理システムに登録されるところに特徴がある。また、ショートカットのテンプレートでは、保管場所や文書名のルール等、最低限守るべきルールに則しているか否かを判断してから登録するため、最低限のルールに則した処理を登録できるところに特徴がある。文書管理クライアントアプリケーションに最初から用意されているメニューとは異なり、ユーザに最適化されたメニューを表示できるため、直感的で扱いやすいメニューを提供できる。

ステップ９００では初期化処理を行う。ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、等のパーソナルコンピュータの起動、初期化、ネットワークシステム１１の起動を行なう。さらに、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらの処理は公知技術で実施できるため、詳細な説明は省略する。

ステップ９０１では、カスタマイズを行うため、図５に示したテンプレートファイルを任意の編集ソフトで読み込んで開く処理を行なう。本実施形態の場合、テンプレートファイルはテキスト形式であるため、テキスト編集の可能な任意のアプリケーションで処理することができる。

ステップ９０２では任意にテンプレートファイルの編集を行なう。殆どの項目が自動的に出力されるが、例えば、オブジェクト名５０７はメニューに表示する名称であるため、ユーザが任意に書き換えても良い。なお、メニュー名などのカスタマイズを行わない場合は、ステップ９０１〜９０２の処理を行う必要は無い。

ステップ９０３では、ＤＭＳクライアント１２のクライアントアプリケーションを起動する。文書管理クライアントアプリケーションが起動されると、文書管理の各種操作を行うためのユーザインタフェースが表示される。

ステップ９０４では、表示されたユーザインタフェースのメニュー一覧より「テンプレートの登録」がユーザにより選択されると、テンプレートファイルに基づくメニュー登録処理が開始される。このメニュー一覧に対応する処理内容は図３に示したメニュー・コマンド記憶部２１６に登録されているが、テンプレートファイルによる新規メニュー登録が実行される前は、Ｍ１，Ｍ２のメニューはまだ登録されていない。

ステップ９０５では、ユーザにより図５に示したテンプレートファイルが選択されると、文書管理部２０６が該テンプレートファイルを取得して内容を解析する。

ステップ９０６では、文書管理部２０６がルール記憶部２１９よりルールを取得する。図５に示したテンプレートファイルはユーザが任意に書き換え可能であるため、その書き換えた内容がこの文書管理システム２００の運用ルールに則していない（ルールの条件を満たしていない）可能性がある。そこで続くステップ９０７では、ステップ９０６で取得したルールとテンプレートに記載された内容を比較し、ルールに則しているか否かを判断する。すなわち、ファイルサイズ、フォルダの置き場所、ファイル名の長さ等が適切であるかを判断する。

ステップ９０８の判断処理において、全て適切な値であると判断された場合はステップ９０９に処理を移行し、メニュー、コマンド等、図５に示した内容をメニュー・コマンド記憶部２１６に登録する。図５のテンプレートファイルの場合、図２のＭ１，Ｍ２に示すメニューが登録される。ここでは、オブジェクト名（“スケジュール”）と、操作（“登録”、“表示”）とが組み合わされて、メニュー名３０１が作成されて登録される。また、それぞれのメニューに対応する操作３０２、パス３０３、ルール３０４も登録されることになる。また、“登録”のメニューについては、登録時に付与されるインデックス５０３，５０４も関連付けられるものとする。

一方、ステップ９０８の判断処理において、不適切な値であると判断された場合は、ステップ９１０に処理を移行し、不適切な項目がある旨のメッセージを表示し、ユーザに修正を促す。この場合は、登録処理は中断し、ユーザはステップ９０１からやり直さなくてはならない。

ステップ９１１ではメモリの開放処理等をし、終了処理を行なう。

図３に示したメニュー３０１には図５に示したテンプレートの５０５、５０６に格納されている操作名とオブジェクト名５０７が合成されてメニュー名が自動生成される。オブジェクト名に関しては各ユーザがカスタマイズ可能なものとする。よって、ユーザにとって判り易いメニュー名を容易に登録可能なことが、本発明の特徴のひとつである。

図１０は、図９に示したフローチャートの手順で登録したメニューの「スケジュールを登録」を選択実行する場合の手順を示すフローチャートである。

以下の例で、紙文書（例えばスケジュール表１５）を複合機１３でスキャンし、ＤＭＳクライアント１２のクライアントアプリケーションのユーザインタフェースに登録されたメニュー「スケジュールを登録」を用いてＤＭＳサーバ１０に登録する手順を説明する。

ステップ１０００では初期化処理を行う。ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、クライアント１４等のパーソナルコンピュータの起動、複合機１３の起動、初期化、ネットワークシステム１１の起動を行なう。さらに、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらの処理は公知技術で実施できるため、詳細な説明は省略する。

ステップ１００１では、メニューより「スケジュールを登録」を選択実行する。メニューコマンド制御部２１５は、メニューコマンド記憶部２１６から、選択されたメニューに対応するコマンド３０２・パス３０３・ルール識別子３０４を取得し、登録処理を開始する。

ステップ１００２では、複合機１３の原稿台に置かれている原稿であるスケジュール表１５をスキャンさせ、スキャンＤＭＳサーバにスキャンデータを送信して登録する。このとき、対応するコマンド、パス、ルール識別子、インデックスの情報も送信される。また、ファイル名がある場合はファイル名も送信される。本実施形態では、複合機１３でスキャンした文書を登録操作する例で説明するが、ＤＭＳクライアント１２もしくはネットワーク１１を介して通信可能な他のパーソナルコンピュータ、デバイスから、登録対象の文書を取得してもよい。

ステップ１００３では、ＤＭＳサーバの文書管理部２０６は、登録対象文書の情報を受信して、当該受信した登録対象の文書の情報を得る。すなわち、文書のファイル名、ファイルタイプ、ファイルサイズ等を取得する。

続いてステップ１００４では、ルール記憶部２１９からルール識別子によって特定されるルールと、ステップ１００３で取得した情報を比較し、ルールに則した文書であるか否かを判断する。

ステップ１００４の判断処理で適切な文書でないと判断した場合は処理をステップ１００６に移行し、適切な文書で無いために登録できない旨を表すエラーメッセージをＤＭＳクライアントに送信して表示させ、登録処理を中止する。

一方、ステップ１００４の判断処理で適切な文書であると判断された場合は処理をステップ１００５に移行し、登録先のパスが存在するか否かを確認する。。具体的には、図３に示したパス情報３０３に格納されているパスが存在するか否かの確認処理を実行する。

続くステップ１００７では、登録先のパスが存在するか否かを判断し、存在する場合はステップ１００９に処理を移行する。一方、存在しないと判断した場合はステップ１００８に処理を移行して文書管理部２０６がパス情報３０３に格納されたパスを作成した後にテップ１００８に処理を移行する。

以上の処理で、登録する文書、登録先が文書管理システム２００のルールに則しており、且つ適切であると判断され、登録先のパスが存在することが確認されたため、ステップ１００９において登録処理を実行する。

ステップ１０１０では登録処理が正常に行われたか否かを判断する。正常終了しなかったと判断された場合はステップ１０１１に処理を移行し、ファイルの登録ができなかった旨を表すエラーメッセージをＤＭＳクライアントに表示させて、登録処理を中止する。

一方、ステップ１０１０で正常終了したと判断した場合は、ステップ１０１２に処理を移行し、登録する文書ファイルの全部について終了したか否かを判断する。残ファイルが存在する場合はステップ１００３に処理を戻す。全ファイル終了したと判断した場合はステップ１０１３に処理を移行し、メモリの開放処理等をし、終了処理を行なう。

図５に示したテンプレートを用いて登録されたメニュー「スケジュールを登録」がユーザにより選択された場合に行われる処理は、上述したようにして行われる。

このように、本実施形態によれば、メニュー登録用のテンプレートファイルを作成して他のユーザに配布することができるので、他のユーザは配布されたテンプレートファイルを用いて容易にメニューを登録することができる。また、テンプレートファイルには文書管理のルールも一緒に登録されるので、ルールに則した処理が行われることになる。したがって、文書管理システムの管理者は最低限の基本ルールをユーザに徹底することができ、また、ユーザは最適なメニュー操作の登録および実行を容易にできる。

（実施形態２）
上述した実施形態１では、ＤＭＳクライアントのクライアントアプリケーションにおいてテンプレートファイルを読み込む処理がユーザにより指示されると、新たな操作メニューを登録する例を示した。本実施形態では、更に、操作メニューを単独の実行ファイルとして出力し、そのファイルを実行した場合に行われる処理について説明する。

図６は、テンプレートを単独で実行可能なバッチ機能を備えるバッチファイルとして出力した場合に生成されるデータ管理テーブルの例を表す。

６００はキャビネット名を格納するエリアであり、出力時に選択していたキャビネット名が格納される。ここには“ＤＭＳＶ開発”という名称が出力され格納されており、“ＤＭＳＶ開発”のキャビネットに対する操作を実行するバッチファイルであることを表している。

６０１はパスを格納するエリアであり、場所を指定する操作の場合に図３のパス情報３０３に格納されている値が格納される。ここでは、図３において識別子Ｍ１のメニューを出力した場合、“￥￥Ｃａｂｉｎｅｔ￥ＤＯＣ￥”が格納されたことを表している。

６０２はＵＲＬであり、ＷｅｂブラウザなどのＷｅｂアプリケーションで操作対象にアクセスする場合、このＵＲＬで接続することができる。

６０３は文書名であり、この文書名が処理対象であることを表している。ここでは“Ｖ開発スケジュール表”が格納されており、この文書名で操作を実施する。

インデックス６０４、６０５は操作対象に対して付加されるインデックス情報である。後で、文書名６０３が変更されたり、異なった場所に保存されたりしたとしても、インデックス６０４、６０５を検索キーとして検索を実行すれば、文書を特定することができる。

６０６、６０７は操作（処理内容のコマンド）であり、ここに記載されている操作が実行されることになる。６０６には“登録”、６０７には“表示”が格納されており、それぞれ、“Ｖ開発スケジュール表”を“登録する”、“Ｖ開発スケジュール表”を“表示する”処理を行なうことになる。

６０８はオブジェクト情報であるオブジェクト名であり、このバッチファイルを起動した際に表示されるユーザインタフェースのメニューボタンの文字列を自動生成する際に利用される。オブジェクト名は、処理対象を識別するためのデフォルトの名称・文字列が格納されている。文字列の生成に関しては後述する。

６０９はルールであり、バッチ機能を備えるバッチファイルによるメニューを実行する際に、図４に示したルールのうちのどのルールを参照するかを表す識別子を格納する。ここでは、１，２，４が格納されており、処理を実行する際には、図４に示したルール４０１、４０２、４０４に則しているか否かを判断する。

６１０には、バッチファイルとして後述するフローチャートを実行させたり、図７のようなダイアログを表示させたりするための実行プログラムが格納されている。

図７は、図１１に示すフローチャートにおける、ステップ１１００〜１１０３の処理時の操作を説明する図である。７００はテンプレートとして出力されたバッチファイルであり、ユーザがバッチファイル７００をダブルクリックして起動させると、ダイアログボックス７１０のようなダイアログがディスプレイ２１２に表示される。オブジェクト名“スケジュール”に対する操作として、「登録」を選択するボタン７０１と、「表示」を選択するボタン７０２とが表示されている。

図１１は、図９に示したフローチャートで登録したメニュー操作をバッチファイルとして外部出力し、該バッチファイルを実行する場合の手順を示すフローチャートである。

ステップ１１００では初期化処理を行う。ＤＭＳサーバ１０、ＤＭＳクライアント１２、等のパーソナルコンピュータの起動、初期化、ネットワークシステム１１の起動を行なう。さらに、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらの処理は公知技術で実施できるため、詳細な詳細は省略する。

ステップ１１０１では、単独実行可能なバッチ機能を備えるバッチファイルとしてメニューを外部へ出力する。この出力処理は、ユーザがＤＭＳクライアント１２にインストールされている文書管理システム２００のユーザインタフェースを用いて操作することで行なわれる。すなわち、ユーザがメニューから「メニューを外部出力する」を選択すると、メニュー・コマンド制御部２１５が、メニュー・コマンド記憶部２１６に格納されたメニューに関する情報をバッチファイルとして出力する。

本実施形態の場合、図３に示したＩＤ３００のうち６が、メニュー（Ｍ１，Ｍ２）の外部出力処理を指示するためのメニューに該当し、６の該当するコマンドを実行する。

バッチファイルのデータ管理テーブル（図６）の項目（６００、６０１、６０３〜６０９）は、図３に示したメニュー・コマンド記憶部２１６から得られる。６０２については、操作対象の文書のＵＲＬに基づいて取得する。文書に対するＵＲＬは文書データベース２０７に文書属性情報として登録されており、その値を取得して６０２に出力することでＵＲＬが出力される。

次いで、バッチファイルには６１０にバッチファイル実行プログラムが出力される。このプログラムは、後述するプロセスでユーザがこのプログラムファイルを起動した場合に６００〜６０９の情報を取得して、その情報に従って後述する処理を実行させるためのプログラムである。

ステップ１１０２では、ＤＭＳクライアント１２において、図７に示したバッチファイルがユーザによりダブルクリック等されると起動する。なお、起動を実行するのはＤＭＳクライアント１２に限定されず、本文書管理システムのクライアントアプリケーションがインストールされていないＰＣであるクライアント１４で起動しても良い。

このような起動操作によって図７に示したユーザインタフェースが起動され、図６に示した操作６０６、６０７が読み込まれてボタン名としてボタン７０１、７０２に表示される。また、オブジェクト名６０８が操作対象ファイルの名前として表示される。

ステップ１１０３でユーザがボタンを選択してクリックするとステップ１１０４の判断処理に進み、「登録」が選択された場合はステップ１１０６に処理を移行する。

ステップ１１０６では、文書の登録処理を実行する。具体的には文書管理部２０６が文書データベース２０７と文書実体記憶部２０８に文書を登録するが、詳細については省略する。

一方、「表示」が選択されたと判断した場合はステップ１１０５に移行して文書管理システム（ＤＭＳ）のクライアントアプリケーションが当該起動したＰＣにインストールされているか判断する。インストールされていればステップ１１０７にみ、文書管理システムのクライアントアプリケーションが起動済みであるか否かを判断する。

起動済みであると判断した場合はステップ１１０８に移行し、起動していない場合はステップ１１０９においてＤＭＳの起動処理を行なってからステップ１１０８に移行する。う。ステップ１１０８では、クライアントアプリケーションを介して、図６に示したエリア６００に格納されたキャビネット名のキャビネット（データベース）に接続する処理を行なう。

続くステップ１１１０ではキャビネットへの接続処理の判断を行い、接続していない場合はステップ１１０８に処理を戻し、接続できた場合はステップ１１１１に進む。

ステップ１１１１では、クライアントアプリケーションにおいて、文書の表示処理を実行する。すなわち、６０１に示すパスにおいて６０３に示す文書名で検索を実行し、その文書をＤＭＳクライアント２００のユーザインタフェースを用いて表示する。最後にステップ１１１６でメモリの開放処理等をし、終了処理を行なう。

以上のステップ１１０７乃至１１１１は、文書管理システムのクライアントアプリケーションがインストールされているＤＭＳクライアント１２で外部バッチファイル７００を起動して操作した例である。

一方、ステップ１１０５において文書管理システム（ＤＭＳ）のクライアントアプリケーションがインストールされていないと判断した場合は、ステップ１１１２乃至１１１5の処理手順を実行して、外部バッチファイルを起動し操作する。

すなわち、クライアントＰＣにクライアントソフトがインストールされていないため、ＷｅｂのＨＴＴＰ接続でＤＭＳサーバ１０に接続を試みる。なお、ここではＨＴＴＰ接続の場合を説明するが、ＦＴＰ接続でのダウンロード処理であってもよい。

ステップ１１１２では、６０２に格納されているＵＲＬ(図６)の情報を取得する。ステップ１１１３では、バッチファイル実行プログラム６１０がＵＲＬ情報に従いＤＭＳサーバ１０への接続を試みる。

ステップ１１１４では接続の判断処理を行い、接続できなかった場合はステップ１１１６に処理を移行して処理を中止する。接続できた場合は、ステップ１１１５に進み、文書の表示処理を実行する。具体的には指定したＵＲＬの文書を取得し、Ｗｅｂブラウザ等のユーザインタフェースで表示する。表示処理をした後、終了処理を行なう（ステップ１１１６）。

以上で、図７の外部バッチファイル７００を起動し、バッチファイルに格納された操作情報から操作を選択し、ＤＭＳクライアントアプリケーションがインストールされていれば、バッチファイルに格納されている情報を基に選択した操作を実行できたことになる。

また、本実施形態２によれば、クライアントソフトがインストールされていなければ、Ｗｅｂブラウザ等の公知技術を用いてＨＴＴＰ接続で目的の文書に対して操作が可能である。

以上説明したように、実施形態１によれば、テンプレートファイルを用いてルールに沿ったメニューの登録および実行を容易にすることができる。また、ユーザがカスタマイズした名前のメニューを登録することで、そのユーザにとって理解し易いメニュー名で所望の処理を実行できる。

また、メニューを単独で実行できるバッチ機能を備えたバッチファイルとしてエクスポートできるため、操作の前にアプリケーションを起動しておかなくても、バッチファイルによりアプリケーションを起動し、所望の操作を実行することが可能になる。

また、処理の内容が文書管理システムのルールに則したものであるか否かを判断し、不適切な内容である場合は、登録処理を中止することで、ユーザがカスタマイズ可能であるがルールに従った処理しか登録できないため、運用ルールを守ることができる。

また、アプリケーションがインストールされていないＰＣであっても、バッチファイルに格納されているＵＲＬにしたがってＷｅｂアプリケーションを用いて所望の文書へのアクセスが可能になるので、バッチファイルには実行ＰＣを選ばないという効果もある。

以上によって、ユーザにとって使い易く、且つ運用ルールに則した文書管理システムの運用が可能となり、スケジュール表の参照等、決まった定型作業については、置き場所や文書名を意識しなくても操作が可能となるという効果がある。

（その他の実施形態）
上述した実施形態では、コンピュータに、文書管理システムのコンピュータプログラム（文書管理サーバアプリケーション、文書管理クライアントアプリケーション）を実行させることにより、上述した処理を実行するように構成したが、これに限るものではない。

例えば、処理の一部または全部を電子回路などのハードウェアで構成するようにしても良い。

また、コンピュータプログラムで本発明を実現する場合、該プログラム（実施形態のフローチャートに対応するプログラム）は、システムあるいは装置に対して、直接あるいは遠隔から供給される。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、当該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって本発明が実現される。また、コンピュータプログラムを供給するための方法として、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリなど、様々なコンピュータ読取り可能な記録媒体を用いることができる。その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザ等を用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インターネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードすることによっても供給できる。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロード可能にしたサーバも、本発明に含まれるものである。

本発明の実施形態における文書管理システムのシステムブロック図である。 本発明の実施形態における文書管理サーバまたはクライアントのシステムブロック図である。 図２のメニュー・コマンド記憶部２１６に格納されるメニュー、コマンド等の属性管理データテーブルを表す図である。 図２のルール記憶部２１９に格納される文書管理システムで運用するルールの属性管理データテーブルを表す図である。 図２のメニュー・コマンド記憶部２１６に格納されている登録内容を出力したテキストファイルのデータテーブルを表す図である。 図２のメニュー・コマンド記憶部２１６に格納されている登録内容を出力したバッチファイルに格納されている属性情報を説明する属性管理テーブルを表す図である。 ＤＭＳクライアント１２等のＰＣでバッチファイルを起動した後の操作を説明する図である。 文書管理システムにおいて、図５に示す登録内容を出力し、ユーザに配布するまでの手順を説明するフローチャートである。 文書管理システムにおいて、図８で登録したメニューを実行し、文書の登録を行なう手順・処理を説明するフローチャートである。 文書管理システムにおいて、図８で登録したメニューをバッチファイルとして出力し、そのファイルを実行した後に登録された処理を説明するフローチャートである。 メニューをエクスポートし、ダブルクリックして処理を実行した場合の処理を説明するフローチャートである。

符号の説明

１０ ＤＭＳサーバ
１１ ネットワーク
１２ ＤＭＳクライアント
１３ 複合機
１４ クライアント
１５ 登録する「スケジュール表」
２００ 文書管理システム
２０１ スキャナ
２０２ 画像入力部
２０３ ファイルインポート部
２０４ 文書属性情報生成部
２０５ 文書登録部
２０６ 文書管理部
２０７ 文書データベース
２０８ 文書実体記憶部
２０９ 文書検索処理部
２１０ 出力処理部
２１１ 表示出力処理部
２１２ ディスプレイ
２１３ 印刷出力処理部
２１４ プリンタ
２１５ メニュー・コマンド制御処理部
２１６ メニュー・コマンド記憶部
２１７ アクセス制御処理部
２１８ ユーザ情報記憶部
２１９ ルール記憶部

Claims (8)

1. 文書を管理するための文書管理システムであって、
   文書に対する操作内容、操作対象の文書が記憶される階層を示すパス、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューに関する属性情報、および文書管理のルールの識別子を含むテンプレートを作成する作成手段と、
   前記テンプレートに基づいて、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューを登録する登録手段と、
   を備え、
   前記登録手段は、前記メニューが選択されたときに実行されうる操作内容が前記識別子によって特定されるルールに則しているか否か判断し、則していると判断した場合、前記メニューを登録し、一方、則していない場合は前記メニューの登録を行わないことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記登録手段は、前記文書に対する操作内容と前記メニューに関する属性情報とを組み合わせることにより、前記登録するメニューを生成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記登録手段により登録されたメニューに基づいてバッチファイルを生成して出力する出力手段を備え、
   前記バッチファイルは、前記メニューの操作内容を実行させるための実行ファイルであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記テンプレートは更にインデックス情報を含み、
   当該インデックス情報は、前記登録手段により登録されるメニューが選択されたときに操作対象となる文書に対して付与されることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記ルールの識別子によって識別される文書を運用するためのルールを設定する設定手段をさらに備え、
   前記設定手段より設定された前記ルールは、前記ルールの識別子と対応付けて記憶されることを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システム。
6. 文書を管理するための文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   作成手段が、文書に対する操作内容、操作対象の文書が記憶される階層を示すパス、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューに関する属性情報、および文書管理のルールの識別子を含むテンプレートを作成する作成ステップと、
   登録手段が、前記テンプレートに基づいて、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューを登録する登録ステップと、
   を含み、
   前記登録ステップでは、前記メニューが選択されたときに実行されうる操作内容が前記識別子によって特定されるルールに則しているか否か判断し、則していると判断した場合、前記メニューを登録し、一方、則していない場合は前記メニューの登録を行わない
   ことを特徴とする文書管理方法。
7. コンピュータに、文書に対する操作内容、操作対象の文書が記憶される階層を示すパス、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューに関する属性情報、および文書管理のルールの識別子を含むテンプレートを作成する作成ステップ、及び、前記テンプレートに基づいて、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューを登録する登録ステップを実行させるためのコンピュータプログラムであって、
   前記登録ステップでは、前記メニューが選択されたときに実行されうる操作内容が前記識別子によって特定されるルールに則しているか否か判断し、則していると判断した場合、前記メニューを登録し、一方、則していない場合は前記メニューの登録を行わないことを特徴とするコンピュータプログラム。
8. コンピュータに、文書に対する操作内容、操作対象の文書が記憶される階層を示すパス、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューに関する属性情報、および文書管理のルールの識別子を含むテンプレートを作成する作成ステップ、及び、前記テンプレートに基づいて、前記操作内容を実行するように指示するためのメニューを登録する登録ステップを実行させるためのコンピュータプログラムを記憶した、コンピュータ読取り可能な記憶媒体であって、
   前記登録ステップでは、前記メニューが選択されたときに実行されうる操作内容が前記識別子によって特定されるルールに則しているか否か判断し、則していると判断した場合、前記メニューを登録し、一方、則していない場合は前記メニューの登録を行わないことを特徴とするコンピュータ読取り可能な記憶媒体。

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