JPH10124491A - 文書共有整理システム，共有文書管理装置および文書アクセス装置 - Google Patents

文書共有整理システム，共有文書管理装置および文書アクセス装置

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JPH10124491A
JPH10124491A JP8281940A JP28194096A JPH10124491A JP H10124491 A JPH10124491 A JP H10124491A JP 8281940 A JP8281940 A JP 8281940A JP 28194096 A JP28194096 A JP 28194096A JP H10124491 A JPH10124491 A JP H10124491A
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Japan
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JP8281940A
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Hiroshi Tsuda
宏 津田
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Fujitsu Ltd
Original Assignee
Fujitsu Ltd
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Publication date
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Priority to US08/837,332 priority patent/US5999968A/en
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Pending legal-status Critical Current

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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/10—Office automation; Time management
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
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    • G06F16/958—Organisation or management of web site content, e.g. publishing, maintaining pages or automatic linking
    • H—ELECTRICITY
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    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L9/00—Cryptographic mechanisms or cryptographic arrangements for secret or secure communications; Network security protocols
    • H04L9/40—Network security protocols
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L67/00—Network arrangements or protocols for supporting network services or applications
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    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L69/00—Network arrangements, protocols or services independent of the application payload and not provided for in the other groups of this subclass
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    • H04L69/32—Architecture of open systems interconnection [OSI] 7-layer type protocol stacks, e.g. the interfaces between the data link level and the physical level
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  • Computer And Data Communications (AREA)
  • Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)

Abstract

(57)【要約】 【課題】ネットワークを利用して文書を共有するシステ
ムに関し，ユーザが有用と思われる情報を簡単な操作で
付加情報とともにグループ共有のマシンに登録すること
ができ，それらの文書群の情報を整理して提示し，更新
することも可能とする。 【解決手段】ローカルマシンにある文書を所定の文書構
造に変換してネットワークを通じて共有マシンに送り，
文書ＩＤを付与して蓄積する文書ファイリング手段30
と，文書群を時間順またはユーザの文書へのアクセスに
応じて整理する文書整理手段40と，文書ＩＤを指定して
ローカルマシンで文書の更新ができる文書更新手段50と
を設け，複数のユーザがネットワークを通じて文書を蓄
積・更新することができ，蓄積された文書群を時間順や
ユーザのアクセスに応じて自動的に整理して提示するこ
とができるようにする。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は，ネットワークを利
用して文書を共有し，共有された文書群を整理して提示
する装置に関する。例えば，インターネットを利用した
情報共有であるイントラネットを実現するための基本的
な技術として用いることが可能である。
【０００２】インターネットの発達した現代では，電子
メールやネットワークニュースなど，個人が授受する文
書は増加する一途である。本発明による装置を使うと，
そういった文書のうち，ユーザが有用と思われる情報を
簡単な操作で付加情報とともにグループ共有のマシンに
登録することができる。
【０００３】登録された文書群はインターネットのＷＷ
Ｗ（World Wide Web）などを通じて，他の人と共有する
ことができる。また，文書の登録時間順，アクセス時間
順，アクセス回数，文書内容から抽出された日付に関連
したカレンダーへの埋め込みなどにより，ユーザ毎に文
書群の情報は整理されて提示される。
【０００４】共有された文書は，単に登録すれば終りで
はなく，内容の更新を行えなければならない。ユーザ
は，文書を識別する文書ＩＤを指定することで，ローカ
ルマシンで文書を更新することができる。また，あるユ
ーザが更新中の文書は，他のユーザが更新できないよう
に排他制御も行う。
【０００５】
【従来の技術】インターネットのＷＷＷ（World Wide W
eb）が，情報発信のメディアとして，特にこの数年間で
爆発的な伸びを見せている。ＷＷＷを社内などの閉じた
ネットワークで利用して，情報共有のツールとして使お
うという動きが「イントラネット」である。イントラネ
ットでは，ＷＷＷのサーバや，ＷＷＷブラウザといった
既存のインフラをそのまま使うことができるため，比較
的安価にネットワークベースの情報共有を進めることが
できる。
【０００６】ただし，現在のＷＷＷで文書情報を提供す
るには，次のような手順を踏まなければならず，初心者
には困難な場合が多い。 １．文書の内容をＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Langua
ge）という言語で記述する。ＨＴＭＬとは，文書構造を
タグにより指定する文書記述用の言語の一つである。
【０００７】２．ＨＴＭＬファイルを，ＷＷＷサーバの
計算機にコピーする。一般にはインターネットのＦＴＰ
（File Transfer Protocol）を使うことが多い。 ３．文書を格納したＷＷＷサーバのディレクトリに対応
して，その文書のネットワーク上のＩＤであるＵＲＬ
（Uniform Resource Locator）が付けられる。
【０００８】４．文書を修正する場合には，上記と逆の
処理を行う。ＵＲＬから対応するディレクトリを求め，
ファイルをローカルマシンにコピーして修正を行い，再
登録する。
【０００９】インターネット以外で，パソコンなどのＬ
ＡＮ（Local Area Network）を用いて情報を共有する方
法もある。これらは主として「グループウェア」と呼ば
れるソフトウェアが行う。例えば，グループウェアの代
表的なソフトウェアとして，米国 Lotus社の「ノーツ」
などが知られている。
【００１０】しかし，従来のこの種のソフトウェアに
は，次のような問題がある。 ・同じソフトウェアを使っている人しか文書を共有でき
ない。 ・情報共有の範囲をインターネットにまで広げる場合
に，ＬＡＮからインターネットへのゲートウェイを設け
る必要がある。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】本発明は，例えばイン
ターネット（イントラネット）の上で容易に情報を提供
し，共有し，更新していくための装置を実現するため
に，従来あった次のような問題を解決することを目的と
する。
【００１２】・ＷＷＷで情報を公開するのに，いちいち
文書情報をＨＴＭＬで書くのが煩雑であるという問題。 ・ファイルを共有マシンにコピーして，ディレクトリと
ＵＲＬとの対応をとるのがやっかいであるという問題。
【００１３】・文書のアップデートでは，ＵＲＬとディ
レクトリの対応を取ったり，複数人が同一ファイルを修
正しないようにチェックする必要があるという問題。 また，本発明は，文書群を一つの固定したハイパーリン
クだけでなく，個人ごとに色々な見方でブラウジングで
きる手段を提供することを目的とする。
【００１４】
【課題を解決するための手段】図１は，本発明の構成例
を示すブロック図である。本システムは，ローカルマシ
ンとしての１台以上の文書アクセス装置１０と共有マシ
ンとしての共有文書管理装置２０とからなる。文書アク
セス装置１０と共有文書管理装置２０とは，ネットワー
クで接続される。
【００１５】本発明の構成を大別すると，以下の３つの
機能実現手段に分けられる。第１は，文書ファイリング
手段３０であり，文書を共通のフォーマットに変換し
て，文書アクセス装置（ローカルマシン）１０から共有
文書管理装置（共有マシン）２０に送り蓄積する手段で
ある。
【００１６】第２は，文書整理手段４０であり，蓄積し
た文書群を整理してユーザに提示する手段である。第３
は，文書更新手段５０であり，以前に蓄積した文書の内
容を文書アクセス装置１０で変更するための手段であ
る。
【００１７】文書ファイリング手段３０は，文書エディ
タやニュース／メールリーダなどのエディタ／リーダ６
１から文書登録依頼があると，変換手段３１により文書
を共通のフォーマットに変換し，送信手段３２により共
有文書管理装置２０へ送付する。共有文書管理装置２０
では，受信手段３３により文書を受信し，それに文書Ｉ
Ｄ付与手段３４によってネットワーク上で一意の文書Ｉ
Ｄを生成して付与し，文書のデータベース（ファイルシ
ステム）３６に登録する。さらに，インデックス登録手
段３５により，文書の整理に必要なインデックスを，イ
ンデックス情報記憶手段３７に登録する。
【００１８】文書整理手段４０は，ブラウザ６３などに
よる文書へのアクセス要求があると，それを文書アクセ
ス装置１０から共有文書管理装置２０へ伝える。共有文
書管理装置２０では，個人認証手段４１によりアクセス
要求者の資格等の認証を行い，ビュー生成手段４２によ
り，文書群の全てまたはアクセス要求者であるユーザが
指定したある文字列を含む文書のタイトルの一覧からな
るビュー４３を生成し，文書アクセス装置１０のブラウ
ザ６３を介して表示する。ユーザは，文書ＩＤ付与手段
３４によって付与した文書ＩＤをビュー４３によって知
ることができる。
【００１９】この際に，整理順序指定手段４４によっ
て，文書群の整理表示のビュー４３をどのように行うか
を指定することができる。例えば，ビュー４３のタイト
ルを文書登録時間順に整理して提示する，ユーザが最後
に文書を読んだ時間順に整理して提示する，または複数
ユーザが文書を読んだ回数の順に整理して提示するとい
うような整理順序を指定することができる。また，文書
内から抽出した日付情報に関連したカレンダー上に表示
して整理することを指定することもできる。
【００２０】ブラウザ６３を介して文書へのアクセスが
あると，インデックス情報記憶手段３７におけるその文
書のアクセス時間，アクセス回数等の情報を，インデッ
クス更新手段４５によって更新する。
【００２１】文書更新手段５０は，例えばエディタ／リ
ーダ６２による文書ＩＤを指定した文書の要求に対し，
個人認証手段５１によって資格等の認証を行った後，排
他制御手段５２によって必要な文書の排他制御を行い，
データベース３６から読み出した文書を送信手段５３を
介して文書アクセス装置１０へ送信する。文書アクセス
装置１０では，それを受信手段５４で受信して，エディ
タ／リーダ６２に渡す。
【００２２】ユーザは，エディタ／リーダ６２によって
受け取った文書の内容を修正し，その修正結果を文書更
新依頼手段５５によって再登録することを依頼すること
ができる。その場合，文書更新依頼手段５５から送信手
段３２を介して共有文書管理装置２０へ修正された文書
が送られ，データベース３６に再登録される。
【００２３】以上のような構成による作用は，次のとお
りである。 １．登録したい文書の内容，および登録時にユーザが付
加した情報，ローカルマシンにおけるユーザの認証情報
から，その文書を共通の文書構造（例えばＨＴＭＬ）に
自動的に変換する。
【００２４】２．変換された文書はネットワークを経由
して共有マシンに送られる。 ３．送られた文書は，ユーザの認証情報および登録時刻
などから，ネットワーク上で唯一の文書ＩＤ（例えばＵ
ＲＬ）を付加して蓄積する。
【００２５】４．蓄積された文書群は，ユーザ毎に，ま
たは整理する方法に応じて多様な方法で提示される。 ５．文書の更新時には，文書ＩＤを指定することで，共
有マシンからローカルマシンにコピーされる。修正後の
文書は共有マシンにネットワークで送られて再登録され
る。
【００２６】６．ある人が更新中の文書は，排他制御に
よって他人が更新できないようにロックされる。
【００２７】
【発明の実施の形態】図２は，本発明のシステム構成例
を示す図である。図２において，１１，１２は，文書ア
クセス装置として用いられるローカルマシン，２１は共
有文書管理装置として用いられる共有マシン，２２は磁
気ディスク装置等の文書データベースが格納される補助
記憶装置，７０はネットワークを表す。ネットワーク７
０は，一般の電話回線による公衆回線網，専用回線網，
ＩＳＤＮ網またはＬＡＮなど何でもよく，ローカルマシ
ン１１，１２と共有マシン２１との間で通信をできるも
のであれば種類は問わない。
【００２８】以下，（１）文書を共通のフォーマットに
変換して，ローカルマシンから共有マシンに送り蓄積す
る文書登録，（２）蓄積した文書群を整理して提示する
文書整理，（３）以前蓄積した文書の内容をローカルマ
シンで変更する文書更新の三つのフェーズについて，本
発明の実施の形態を説明する。
【００２９】〔文書登録のフェーズ〕図３は，文書登録
時の処理フローチャートである。ステップ１０１では，
ローカルマシンにおいてエディタやニュース／メールリ
ーダ等により，画面に文書を表示する（文書の内容をＤ
とする）。ユーザは，画面に表示されている文書（また
はその一部）を共有マシンに登録する場合には，登録ボ
タンをクリックすることにより，その文書を取り込むよ
う指定する。
【００３０】ステップ１０２では，登録ボタンがクリッ
クされたかどうかを調べ，登録ボタンがクリックされた
ことを検出したならば，次のステップ１０３へ進む。ユ
ーザは，文書登録の際に文書のタイトルやジャンル，情
報の共有範囲等を指定することができる。ステップ１０
３では，その文書への付加情報を入力する（ユーザが付
加した情報をＡとする）。
【００３１】次にステップ１０４では，ローカルマシン
の持っているユーザを認証するための情報や登録時刻の
情報を自動的に取り出す（この情報をＰとする）。ステ
ップ１０５では，文書内容，ユーザが登録時に付加した
情報，およびローカルマシンのユーザ認証情報（Ｄ＋Ａ
＋Ｐ）を，図１に示す変換手段３１に渡し，共通の文書
構造に変換する。変換後の文書はＤ′＋Ａ′＋Ｐ′にな
る。
【００３２】その後，変換後の文書（Ｄ′＋Ａ′＋
Ｐ′）は，送信手段３２に送られる。図４は，文書送受
信の処理フローチャートである。ステップ１１０，１１
１では，ローカルマシン（文書アクセス装置１０）が，
共有マシン（共有文書管理装置２０）に対して接続要求
を出す。何回かリトライしても接続が失敗する場合に
は，文書送信失敗として終了する。
【００３３】ステップ１１２では，共有マシンにネット
ワークを通じて文書（ドキュメント）の内容を送る。ス
テップ１１３〜１１５では，うまく送信できたならば，
サーバである共有マシンとの接続を切断して終了する。
何回かリトライしても送信が失敗する場合には，文書送
信失敗として終了する。
【００３４】共有マシンでは，ステップ１２０におい
て，ローカルマシンからの接続要求に対し，接続元をチ
ェックする。その後，ステップ１２１では，ローカルマ
シンから送付された文書を受信し，ステップ１２２によ
り，受けとった文書の内容（Ｄ′＋Ａ′＋Ｐ′）を解読
（デコード）する。
【００３５】次に，ステップ１２３では，個人認証の情
報（Ｐ′）と，接続元のチェック情報とから，正しいユ
ーザからの送信であるかをチェックする。認証チェック
が失敗した場合には，文書を廃棄して終了する。
【００３６】ステップ１２４では，個人認証の情報およ
び登録時間から，ネットワークで唯一の文書ＩＤを生成
する。ステップ１２５では，受信した文書に文書ＩＤを
付与して，データベース（ＤＢ）に登録する。
【００３７】次に，ステップ１２６では，文書の内容か
ら関連する日時を抽出し，また図１の文書整理手段４０
で利用する共通インデックスおよび個人別インデックス
の内容を追加変更する。インデックス情報としては，例
えば文書登録時間，アクセス時間（時刻，日時，日付な
ど），関連する時間（時刻，日時，日付など），アクセ
ス回数などがあるが，詳しくは後述する。
【００３８】図１に示す文書ファイリング手段３０の変
換手段３１における文書構造の変換例を説明する。文書
構造の変換例として，プレーンテキストからＨＴＭＬへ
の変換を示す。
【００３９】図５は，変換前のプレーンテキストの文書
例を示し，図６および図７は，変換後のＨＴＭＬの文書
例を示す。例えば図５に示すようなプレーンテキストの
メール（Ｄに相当する）が，共有マシンへの登録のため
に取り込まれたとする。取り込み時にユーザは付加情報
Ａを与えることができる。この付加情報Ａは，ここでは
例えば次のような情報である。
【００４０】タイトル：「第２回マルチエージェント国
際会議（論文募集）」 ジャンル：ニュース 情報の公開範囲：グループ また，ローカルマシンが自動的に取り出す情報Ｐは，こ
の例では次のような情報である。
【００４１】ユーザＩＤ：tsuda ユーザ名 ：Hiroshi Tsuda マシン名 ：zeus 取り込み日時：Wed Sep 25 11:17:50 1996 ＨＴＭＬ形式への変換後の文書は，図６および図７に示
すようになる。ここで，図６に示すヘッダ部分，すなわ
ち「<!--」から「--> 」までの部分が，Ａ′＋Ｐ′に対
応する。変換手段３１は，図５に示す文書のフォーマッ
トから，文書がメールであることを自動的に判定して，
差出人などの情報もヘッダに含まれるように変換する。
【００４２】図７に示す変換後の文書の本文（<html>か
ら</html> まで）が前述したＤ′に対応する。<title>
として示されるタイトルが付加されたり，原文の終りの
方にあるＵＲＬ（すなわち，http://www.plaza.co.jp/I
CMAS96/index.html ）が，ＨＴＭＬのアンカーに変更さ
れている。
【００４３】本発明では，ドキュメントの内容からドキ
ュメントに関連する日付を次のような手順により自動的
に抽出する。 １．まず，例えば全角数字，漢数字などを半角数字に直
し，数字表現を統一する。
【００４４】２．次に，日本語，英語，その他の日時の
表現パターンとドキュメント中の文字列とのパターンマ
ッチングを行い，関連する時間を抽出する。数字表現の
統一は，以下の手順で行う。
【００４５】１．全角数字０，１，…，９を，半角数字
0,1, …,9に置き換える。 ２．漢数字〇，一，…，九を，半角数字 0,1, …,9に置
き換える。 ３．“（数字１）十（数字２）”というすべての表現
を，“（数字１）（数字２）”に置き換える。
【００４６】４．“（数字）十”という全ての表現を，
“（数字）0 ”に置き換える。 ５．“十（数字）”という全ての表現を，“１（数
字）”に置き換える。 ６．すべての“十”を“10”に置き換える。
【００４７】これにより，日付の表現に含まれる２桁ま
での数字は，全て半角数字の表現に変換される。図８
は，以上のような関連日付抽出ルーチンによってドキュ
メント中から取り出すことのできる日付表現例を示して
おり，図８（Ａ）は英文における日付表現例，図８
（Ｂ）は日本語における日付表現例，図８（Ｃ）はその
他の日付表現例を示す。
【００４８】次に，共有マシンの共有文書管理装置２０
における文書管理の方法，特にインデックスについて説
明する。図９は，共有マシンにおける文書管理説明図で
ある。
【００４９】図９に示すように，文書のインデックスに
は，共通のインデックス８０とユーザ毎のインデックス
８１とがある。共通のインデックス８０によって，文書
ＩＤから「タイトル，文書の公開範囲，ジャンル，登録
日時，関連日付（列），アクセス回数，登録したユーザ
のＩＤ，更新中のユーザのＩＤ」を得ることができる。
【００５０】他に，文書ＩＤと文書本体８４との対応を
取る文書ＩＤテーブル８２や，ユーザとグループとの対
応を取るユーザ管理テーブル８３がある。ユーザ管理テ
ーブル８３は，文書の公開範囲のチェックに使用する。
【００５１】〔文書整理のフェーズ〕図１に示す文書整
理手段４０は，既に登録された文書の内容をユーザに提
示したり，文書群のタイトルを整理して提示することを
行う。
【００５２】図１０は，文書アクセスの処理フローチャ
ートである。ローカルマシンでは，文書アクセスの際
に，ステップ１３０により整理対象を全文書にするか特
定のキーワードを含む文書にするかの指定を行う。キー
ワード検索によって整理対象文書を絞り込むことができ
る。
【００５３】次のステップ１３１では，文書の整理順序
を選択する。文書の登録時間，最新のアクセス時間，文
書内容の関連する時間，アクセス回数から選ぶことがで
きる。選択した整理順序の情報を共有マシンへ送り，ス
テップ１３２によって共有マシンからビューを取得す
る。このビューは，指定した選択順序によって整理され
たタイトル一覧等の情報である。
【００５４】ステップ１３３によって，ユーザがビュー
の中から一つの文書または文書ＩＤを選択すると，その
文書を共有マシンから得て，その内容を表示する。ユー
ザは，整理順序を適宜切り替えて情報にアクセスするこ
とができる。
【００５５】共有マシンでは，以下の処理を行う。Ｓを
整理対象の文書群とすると，最初はＳ＝全文書群であ
る。ステップ１４０では，アクセスしているユーザの認
証確認を行う。許可されていないユーザの場合には終了
する。
【００５６】キーワード検索で対象文書を絞り込むこと
ができる。ステップ１４１〜１４５では，ローカルマシ
ンからキーワードによる絞り込みが指定された場合に，
現在の整理対象の文書群Ｓのうち，指定されたキーワー
ドを含むものを検索し，検索結果がＯＫならば，Ｓをそ
の検索結果の文書群とする。検索した結果，該当する文
書がなければＳを全文書群とする。
【００５７】ステップ１４６，１４７では，ローカルマ
シンでユーザが選択した文書の整理順序に従って，整理
対象の文書群Ｓのビューを生成し，ローカルマシンへ送
付する。
【００５８】ステップ１４８〜１５０では，ユーザが文
書を選択したかどうかを判定し，ユーザが文書を選択し
た場合，その文書にアクセス可能であるかどうかをチェ
ックする。アクセス可能であればステップ１５１へ進
む。また，別の整理順序が選択された場合，ステップ１
４６以降の処理を繰り返す。文書の選択も別の整理順序
の選択も行われなかった場合，処理を終了する。
【００５９】ステップ１５１では，ローカルマシンに対
して指定された文書の内容を送付し，文書表示を行う。
その際，検索で絞り込んでいた場合には，その検索キー
ワードを強調表示する。
【００６０】ステップ１５２，１５３では，アクセスに
よって変更を受けるインデックス（最新アクセス時間，
アクセス回数）情報を変更する。ステップ１５４では，
文書表示からインデックスの表示に戻るかどうかを判定
し，戻る場合には，ステップ１４７以降の処理を繰り返
す。そうでない場合，処理を終了する。
【００６１】ここで，文書の整理順序は，次の４つを適
宜切り替えることができ（ステップ１３１），ユーザは
整理された情報に基づいてアクセスすることができる。
・文書の登録時間：文書が登録ユーザによって登録され
た時間が新しいものからソートする。ユーザに依存しな
い整理法である。
【００６２】・文書の最新アクセス時間：文書がブラウ
ジングユーザにより読まれた時間の新しいものからソー
トする。ユーザ毎にインデックスは異なる。スタック上
のインデックスで，アクセスした文書を抜き出して一番
上に積んでいくことで実装できる。
【００６３】・文書内容で関連する時間：文書の中の日
付の表現パターンを自動的に抽出し，カレンダーの中で
該当する日付に文書のタイトルを表示する。ユーザに依
存しない整理法である。
【００６４】・文書のアクセス回数：文書を読んだ回数
によりソートする。ユーザ個人の整理にも使え，複数人
で共有して使ってもよい。〔文書更新のフェーズ〕文書
更新は，文書ファイリング手段３０によって付けられた
文書ＩＤにより行うことができる。ユーザは，文書整理
手段４０によるいずれの整理法（ビュー）においても文
書ＩＤを知ることができる。
【００６５】図１１は，文書更新の処理フローチャート
である。図１１に示すステップ１６０では，ローカルマ
シン上のエディタ，ワープロソフトウェアなどで更新し
たい文書ＩＤを指定する。
【００６６】ステップ１６１では，ローカルマシンから
の文書ＩＤの指定により，共有マシンは，文書ＩＤに対
応する文書ファイルをデータベースから取り出す。ステ
ップ１６２では，該当するファイルが存在し，かつユー
ザがアクセス可能かどうかをチェックとし，該当するフ
ァイルが存在しないか，またはユーザがアクセス可能で
なければ，エラーとして要求を拒否する。また，ファイ
ルが既にロックされている場合にも，ステップ１６３の
判定によってエラーとする。
【００６７】ステップ１６４では，ファイルを変更し
て，現在更新中の旨を追加表示する。これにより，他の
人にも誰かが更新しているファイルであることがわか
る。ステップ１６５では，ファイルをロックする。ロッ
クが外れるまでは他の人はこのファイルを更新できな
い。
【００６８】その後，ステップ１６６により，ローカル
マシン側にファイルを送付する。ローカルマシンでは，
ステップ１６７により，共有マシンから送付されたファ
イルをエディタやワープロソフトウェアなどにより修正
する。
【００６９】ステップ１６８では，更新内容を登録する
かどうかを問い合わせ，更新の登録をキャンセルする場
合には，その旨を共有マシンへ通知する。これに対し，
共有マシンでは，ステップ１６９によってファイルロッ
クを解除し，ステップ１７０によってファイルを元に戻
して処理を終了する。
【００７０】一方，ローカルマシンでの更新内容を登録
することが指示された場合，ステップ１７１によってそ
のファイルを共有マシンへ送信し，共有マシンでは，ス
テップ１７２によってファイルを受信し，その後，ステ
ップ１７３によってファイルのロックを解除する。そし
て，ステップ１７４によってデータベースの該当ファイ
ルを，新しいものに更新する。
【００７１】
【実施例】
〔電子メール／ニュース情報の共有システムの例〕イン
ターネットの電子メール（メーリングリスト）や，ニュ
ースを読んでいて，ユーザが「これは重要だ」と思った
情報に対して，登録ボタンを押すとそれがインターネッ
ト上で共有される。
【００７２】図１２は，エディタ・ワープロ・ニュース
リーダなどで登録したい文書を表示しているところの画
面の例を示している。画面の上部にタイトルエリア９
０，画面の中央部に本文エリア９１，画面の下部にコン
トロールエリア９２が設けられている。タイトルエリア
９０には，本文を参照することのできる文書のタイトル
一覧が表示され，この中で選択された文書（図では黒丸
のマークが付いているもの）の内容が，本文エリア９１
に表示される。コントロールエリア９２は，ユーザの選
択や情報入力に用いられる領域である。なお，このタイ
トルエリア９０に表示されるタイトル一覧は，本発明に
よって生成されるビューとは別のものである。
【００７３】図１２の画面において，画面上またはキー
ボード上に設けられた登録ボタン（図示省略）をクリッ
クまたは押下すると，図１３に示すようになり，画面下
部のコントロールエリア９２で，ユーザが登録用に付与
する新たなタイトルの入力が求められる。メールやニュ
ースなどで既にタイトルがある場合には，この図のよう
にデフォルトでその元のタイトルが表示される。ユーザ
はこれを変更してもしなくても良い。
【００７４】図１４は，タイトルの入力に続いて，文書
のジャンルを入力しているところの画面の例を示してい
る。文書のジャンルは，例えば次のものの中からカーソ
ルで選択することができる。
【００７５】(a) なし (b) ビジネス (c) コンピュータ (d) ニュース (e) ホビー 図１４の例では，この中の「コンピュータ」を選択して
いる。
【００７６】図１５は，続いて情報の公開範囲（共有範
囲）を設定しているところの画面の例を示している。情
報の公開範囲は，例えば次のものの中からカーソルで選
択することができる。
【００７７】(a) 個人 (b) グループ (c) 研究所 (d) 社内 (e) 一般 図１５の例では，この中の「研究所」を選択している。
【００７８】以上のような入力によって登録した情報に
より，ユーザは，様々に整理したビューを用いてブラウ
ジングすることができる。図１６は，情報をアクセス時
間順で整理したインデックス情報の表示（ビュー）の例
を示している。
【００７９】この例では，先ほど登録した“ＡＣＬ−９
５ Ｃorpus-based ＮＬＰ Ｗorkshop ”というタイト
ルのインデックスが一番上に来ている。ここで，キーワ
ード検索をして情報を絞り込んで表示する場合には，画
面上部の窓に検索文字列を入力する。
【００８０】図１６に示す画面において，“ＡＣＬ−９
５……”のタイトルをクリックすると，図１７に示すよ
うに，文書の内容が表示される。個人認証をしているた
め，アクセスの権限が認められていないユーザには文書
内容は表示されない。
【００８１】また，図１６に示すアクセス時間順の整理
のページで，例えば「サービスビジネスニュース」のタ
イトルをクリックしてその内容を読むと，次回アクセス
したときには，図１８に示すように，新たに読んだ文書
のタイトルが一番上に配置されて表示される。時間的に
古く読んだ文書のタイトルほど下方に表示され，画面か
らはみ出しているタイトル部分は，スクロールによって
表示させることができるようになっている。
【００８２】図１９は，文書から関連する日付を取り出
して，カレンダーの中に埋め込んで整理表示している画
面の例を示している。先ほどの“ＡＣＬ−９５ Ｃorpu
s-based ＮＬＰ Ｗorkshop ”は，それがアナウンスさ
れた日付のところに表示されている。すなわち，図１２
の本文エリア９１に示されるように，この文書の本文に
は，“Friday, 30 June 1995”というような日付情報が
記載されており，この日付情報が自動抽出されて，イン
デックス中に管理されている。これ基づいて図１９に示
すようなカレンダー形式の表示における３０日（金曜
日）の欄に上記文書のタイトルが配置され表示される。
【００８３】文書中に複数の関連日付がある場合には，
カレンダーにおける全ての関連日付の欄に，その文書の
タイトルがそれぞれ表示される。 〔スケジュールの共有システムの例〕次の実施例は，複
数人で同じフォーマットの情報を登録し，それらを共通
に整理することで，スケジュール情報の共有を行うとい
うものである。
【００８４】この例は，次のような特徴を持っている。 ・各人が文書によりスケジュールを登録する。 ・個人およびグループの間には階層関係があり，上位グ
ループのスケジュールは下位グループ（個人）に継承さ
れる。
【００８５】個人がローカルマシンで記述するのは，次
のような文書によるスケジュール情報である。 9/2 9:30 MI)部会 96/9/3 9:30 --> 幕張 96/9/3 9:30-11:30 IR)検索グループ会議 9/19/96(木) AM 打合せ @ 本館1F グループのスケジュールは，“グループＩＤ）”の形式
で始めるとか，出張は“＞”で始めるなどのコンベンシ
ョンがあるが，基本的にはフリーフォーマットで「日
付，時間，イベント」の情報を記述するだけでよい。
【００８６】カレンダーのビューには以下のものがあ
り，それぞれ表示される内容も異なる。 （１）グループの最近のスケジュール 本日の前２週間，後３週間を表示する。各日付に表示さ
れるのは，以下の情報である。
【００８７】・グループのスケジュール内容 ・上位のグループのスケジュール内容（別の色で表示） ・グループのメンバで，スケジュールがある個人のイニ
シャル （２）個人の最近のスケジュール 本日の前２週間，後４週間を表示する。各日付に表示さ
れるのは，以下の情報である。
【００８８】・個人のスケジュール内容 ・個人が属するグループのスケジュール内容（別の色で
表示） 図２０は，個人の最近のスケジュールのビューの例を示
している。
【００８９】（３）グループの月間スケジュール 該当月のカレンダーに表示する。各日付に表示されるの
は，グループの最近のスケジュールと同様である。スケ
ジュールのある人は，そのイニシャル（略称）が表示さ
れる。
【００９０】図２１は，グループの月間スケジュールの
ビューの例を示している。 （４）個人の月間スケジュール 該当月のカレンダーに表示する。各日付に表示されるの
は，個人の最近のスケジュールと同様である。
【００９１】（５）週間スケジュール 該当の週のカレンダーに表示する。各日付に表示される
のは，その日にスケジュールのある人の「ユーザ名，ス
ケジュール」の列である。
【００９２】図２２は，週間スケジュールのビューの例
を示している。図２３は，以上のカレンダーのビューの
遷移を示す図である。例えば，グループの最近のスケジ
ュールを表示している状態で，ユーザ名をクリックする
と（Ｕ），そのユーザの個人の最近のスケジュールのビ
ューに遷移する。一方，グループの最近のスケジュール
を表示している状態で，日付をクリックすると（Ｄ），
その日付を含む週間スケジュールのビューに遷移する。
【００９３】同様に各スケジュールのビューから，ユー
ザ名クリック（Ｕ），グループ名クリック（Ｇ），日付
クリック（Ｄ）または月指定（Ｍ）の選択によって，種
々のスケジュールのビューに遷移することができるよう
になっている。
【００９４】〔グループ共有文書編集システムの例〕イ
ンターネットのＷＷＷを使って情報発信を行う場合，必
ずしも専門の担当者がいるとは限らず，グループで新し
い情報を持っている人が随時アップデートしていく場合
が多い。この例は，そのようなＨＴＭＬのアップデート
をサポートするツールとしての実施例である。
【００９５】図２４は，更新前の共有文書をブラウザで
見ているところの画面の例，図２５は，図２４に示す共
有文書をエディタで更新しているところの画面の例を示
している。また，図２６は，更新中の共有文書を別のユ
ーザが更新しようとしたときの画面の例，図２７は，更
新後の共有文書をブラウザで見たときの画面の例を示し
ている。
【００９６】ローカルマシンのエディタでＵＲＬを指定
すると，図２５のように，文書がコピーされて編集可能
な状態になる。他の人が更新している場合には，図２６
のように，ローカルマシン上の文書の表示画面に「ｘｘ
ｘさんが現在更新中です」という情報が追加されて表示
される。その人の更新が終るまでは，別の人が更新する
ことはできない。
【００９７】更新後には，図２７のような更新後の文書
の表示画面になる。「ｘｘｘさんが現在更新中です」と
いう情報は付いていないので，他の人も更新して良いこ
とがわかる。
【００９８】
【発明の効果】以上説明したように，本発明によれば，
次のような効果がある。 (1) 誰でも日頃使っているエディタなどを通じて容易に
インターネット等に情報を発信することができる。発信
する情報は，自分で作ったドキュメントだけでなく，ニ
ュースやメーリングリストにこんな情報が流れていたと
いう紹介であってもよい。
【００９９】(2) 登録する時の付加情報で，情報の公開
範囲（共有範囲）を指定できるため，グループの間の共
有メモ，伝言板としても使うことができる。 (3) 登録する情報を工夫することで，グループのスケジ
ュール管理にも使うことができる。
【０１００】(4) アクセス回数，アクセス日時による整
理インデックスでは，現在話題になっている文書が上の
方に表示されるために一目瞭然である。 (5) 検索結果も整理されて表示され，やはりアクセスの
多い情報または新鮮な情報が上の方に表示されるので，
読みたくなる確率の大きい情報の選択を容易化すること
ができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明のシステム構成例を示す図である。
【図３】文書登録時の処理フローチャートである。
【図４】文書送受信の処理フローチャートである。
【図５】変換前のプレーンテキストの文書例を示す図で
ある。
【図６】変換後のＨＴＭＬの文書例を示す図である。
【図７】変換後のＨＴＭＬの文書例を示す図である。
【図８】パターンマッチングによってドキュメント中か
ら取り出すことのできる日付表現例を示す図である。
【図９】共有マシンにおける文書管理説明図である。
【図１０】文書アクセスの処理フローチャートである。
【図１１】文書更新の処理フローチャートである。
【図１２】文書表示画面の例を示す図である。
【図１３】タイトル入力画面の例を示す図である。
【図１４】ジャンル入力画面の例を示す図である。
【図１５】情報の公開範囲入力画面の例を示す図であ
る。
【図１６】情報をアクセス時間順で整理したビューの例
を示す図である。
【図１７】選択された文書内容の表示例を示す図であ
る。
【図１８】情報をアクセス時間順で整理したビューの例
を示す図である。
【図１９】カレンダーの中に埋め込んで整理表示してい
る画面の例を示す図である。
【図２０】個人の最近のスケジュールのビューの例を示
す図である。
【図２１】グループの月間スケジュールのビューの例を
示す図である。
【図２２】週間スケジュールのビューの例を示す図であ
る。
【図２３】カレンダーのビューの遷移を示す図である。
【図２４】更新前の共有文書をブラウザで見ているとこ
ろの画面の例を示す図である。
【図２５】共有文書をエディタで更新しているところの
画面の例を示す図である。
【図２６】更新中の共有文書を別のユーザが更新しよう
としたときの画面の例を示す図である。
【図２７】更新後の共有文書をブラウザで見たときの画
面の例を示す図である。
【符号の説明】
１０ 文書アクセス装置 ２０ 共有文書管理装置 ３０ 文書ファイリング手段 ３１ 変換手段 ３２ 送信手段 ３３ 受信手段 ３４ 文書ＩＤ付与手段 ３５ インデックス登録手段 ３６ データベース（ファイルシステム） ３７ インデックス情報記憶手段 ４０ 文書整理手段 ４１ 個人認証手段 ４２ ビュー生成手段 ４３，４３′ ビュー ４４ 整理順序指定手段 ４５ インデックス更新手段 ５０ 文書更新手段 ５１ 個人認証手段 ５２ 排他制御手段 ５３ 送信手段 ５４ 受信手段 ５５ 文書更新依頼手段 ６１，６２ エディタ／リーダ ６３ ブラウザ

Claims (13)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続される文書を
    整理し管理する共有マシンと前記文書をアクセスする１
    台以上のローカルマシンとからなる文書共有整理システ
    ムであって，ローカルマシンにある文書をネットワーク
    を通じて共有マシンに送り，文書ＩＤを付与して蓄積す
    る文書ファイリング手段と，文書群を時間順またはユー
    ザの文書へのアクセスに応じて整理する文書整理手段
    と，文書ＩＤを指定してローカルマシンで文書の更新が
    できる文書更新手段とを備えることを特徴とする文書共
    有整理システム。
  2. 【請求項２】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書ファイリング手段は，登録時にユーザ
    が付加した情報および文書内容から自動的に抽出した情
    報に基づき，文書を特定の構造に変換する変換手段を備
    えることを特徴とする文書共有整理システム。
  3. 【請求項３】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書ファイリング手段は，文書にネットワ
    ーク上で唯一のＩＤを生成して付与する手段を備えるこ
    とを特徴とする文書共有整理システム。
  4. 【請求項４】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書ファイリング手段は，登録時に文書の
    整理に必要なインデックスを登録する手段を有し，上記
    文書整理手段は，文書群にアクセスしたユーザに応じて
    上記インデックスを更新する手段を備えることを特徴と
    する文書共有整理システム。
  5. 【請求項５】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書整理手段は，文書群の全てまたはユー
    ザが指定したある文字列を含むもののタイトルを，文書
    登録時間順に整理して提示する手段を備えることを特徴
    とする文書共有整理システム。
  6. 【請求項６】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書整理手段は，文書群の全てまたはユー
    ザが指定したある文字列を含むもののタイトルを，ユー
    ザが最後に文書を読んだ時間順に整理して提示する手段
    を備えることを特徴とする文書共有整理システム。
  7. 【請求項７】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書整理手段は，文書群の全てまたはユー
    ザが指定したある文字列を含むもののタイトルを，複数
    ユーザが文書を読んだ回数の順に整理して提示する手段
    を備えることを特徴とする文書共有整理システム。
  8. 【請求項８】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    おいて，上記文書整理手段は，文書群の全てまたはユー
    ザが指定したある文字列を含むもののタイトルを，文書
    内から抽出した日付情報に関連したカレンダー上に配置
    し整理して表示する手段を備えることを特徴とする文書
    共有整理システム。
  9. 【請求項９】 請求項１記載の文書共有整理システムに
    用いる共有マシンであって，上記ローカルマシンから送
    付された文書を受信し，文書ＩＤを付与して蓄積すると
    ともに，文書整理に必要なインデックスを登録または更
    新する手段と，文書群の全てまたはユーザが指定したあ
    る文字列を含む文書のタイトルを，ユーザが指定した整
    理順序に従って並べたビューを生成し，ローカルマシン
    に送付する手段と，ビューに従ってローカルマシンから
    要求された文書の内容をローカルマシンへ送付し，文書
    整理に必要なインデックスを更新する手段とを備えるこ
    とを特徴とする共有文書管理装置。
  10. 【請求項１０】 請求項９記載の共有文書管理装置にお
    いて，上記ローカルマシンからのファイル更新要求に対
    して，ファイル変更のための排他制御を行い，ファイル
    をローカルマシンへ送付する手段と，ローカルマシンに
    おいて修正したファイルを登録する場合に，ローカルマ
    シンからそのファイルを受信し，ファイルを更新すると
    ともに排他制御を解除する手段とを備えることを特徴と
    する共有文書管理装置。
  11. 【請求項１１】 請求項１記載の文書共有整理システム
    に用いるローカルマシンであって，上記共有マシンへの
    文書登録時に，登録する文書をネットワークを通じて共
    有マシンへ送付する手段と，共有マシンに登録された文
    書をアクセスする際に，整理順序を指定し，指定した整
    理順序に応じて生成された文書のタイトルを含む整理表
    示のビューを取得して表示する手段と，表示したビュー
    によって選択された文書を共有マシンから得て，その文
    書内容を表示する手段とを備えることを特徴とする文書
    アクセス装置。
  12. 【請求項１２】 請求項１１記載の文書アクセス装置に
    おいて，上記共有マシンによってユーザ毎に作成される
    文書群の整理表示のビューを，ユーザの指定に応じて適
    宜切り替えて文書群の情報をブラウジングさせる手段を
    備えることを特徴とする文書アクセス装置。
  13. 【請求項１３】 請求項１１記載の文書アクセス装置に
    おいて，ユーザがネットワーク上の文書ＩＤを指定する
    ことで，ネットワークを経由して上記共有マシンから指
    定した文書ＩＤの文書のコピーを取得する手段と，取得
    した文書の内容を修正する手段と，修正した文書の内容
    をネットワークを通じて上記共有マシンへ送付し，上記
    共有マシンへ再登録を依頼する手段とを備えることを特
    徴とする文書アクセス装置。
JP8281940A 1996-10-24 1996-10-24 文書共有整理システム，共有文書管理装置および文書アクセス装置 Pending JPH10124491A (ja)

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