JP2001067349A - 文書管理システム、文書管理方法、文書共有システム、及び文書共有方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子文書の管理や共有に係る種々の問題を解
決する。 【解決手段】 電子文書を格納する文書フィールドと、
該電子文書に付与されたインデックス情報を格納するイ
ンデックスフィールドとを備えたデータベースを管理す
る複数の文書管理装置間で相互に電子文書を複写する文
書管理システムを前提とする。ここで、パソコン１２０
０内の電子文書を他の文書管理装置に複写する場合、パ
ソコン１２００の文書管理手段１２２０は、上記電子文
書の複写とともに、インデックス情報中の少なくとも１
つの特定の項目を複写指示する。このようにすれば、電
子文書が転送（複写）される場合には、文書データだけ
でなく、そのインデックス情報も転送されることになる
ため、転送先の文書管理装置でインデックス情報を再設
定するという煩わしい作業をしなくてもよくなる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数の文書管理装
置に分散して存在する電子文書を一括して管理する文書
管理システム及び文書管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書管理システムは、複数の文書管理装
置（例えばパーソナル・コンピュータ等）からなり、文
書管理装置に電子文書を蓄積する場合は、この電子文書
に対して文書名やキーワード等のインデックス情報をユ
ーザが付与する。また、このように蓄積した電子文書を
他の文書管理装置に複写する必要が生じた場合は、文書
データのみを複写し、この文書データのインデックス情
報は、複写先の文書管理装置のユーザが新たに付与す
る。インデックス情報を複写しないのは、その構造が、
文書管理装置毎に異なるためである。

【０００３】ところで、電子文書は、複数のユーザが効
率よくグループ作業を行えるように共有化しておくのが
好ましい。この共有化とは、以下に説明するように、Ｌ
ＡＮ等を介して複数の文書管理装置に接続する文書蓄積
装置を設け、この文書蓄積装置の共有フォルダに電子文
書を蓄積しておくことをいう。

【０００４】すなわち、電子文書を生成したユーザは、
自分が属するグループ用のフォルダを文書蓄積装置に作
成し、このフォルダに、上記インデックス情報を付与し
た電子文書を蓄積しておく。一方、この電子文書を表示
したいユーザは、専用の検索ソフトを使用し、文書名や
フォルダ名をキーに検索を実行するのが一般的である。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
たように電子文書が転送（複写）される場合には、文書
データのみが転送対象になり、そのインデックス情報
は、転送先の文書管理装置で新たに付与しなければなら
ない。すなわち、上記従来の文書管理システムによれ
ば、電子文書を複写する度に、そのインデックス情報を
再設定するという煩わしい作業が必要であった。

【０００６】同様に、上記従来の文書共有システムによ
れば、フォルダを作成する作業や、このフォルダに蓄積
した電子文書に対してインデックス情報を付与する作業
等の煩わしい作業が必要であった。

【０００７】本発明は上記従来の事情に鑑みて提案され
たものであって、電子文書の管理や共有に係る種々の問
題を解決することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明では以下のような手段を採用している。すな
わち本発明は図１に示すように、電子文書を格納する文
書フィールドと、該電子文書に付与されたインデックス
情報を格納するインデックスフィールドとを備えたデー
タベースを管理する複数の文書管理装置間で相互に電子
文書を複写する文書管理システムを前提としている。

【０００９】ここで、例えばパソコン１２００内の電子
文書を他の文書管理装置に複写する場合、このパソコン
１２００の文書管理手段１２２０は、上記電子文書の複
写とともに、インデックス情報中の少なくとも１つの特
定の項目を複写指示する（上記インデックス情報中の少
なくとも１つの項目に対応するフィールドを複写元と複
写先のデータベースで共通にしておけばよい）。このよ
うにすれば、電子文書が転送（複写）される場合には、
文書データだけでなく、そのインデックス情報も転送さ
れることになるため、転送先の文書管理装置でインデッ
クス情報を再設定するという煩わしい作業をしなくても
よくなる。

【００１０】また、上記文書複写が、フィールド構造が
異なるデータベース間で実行される場合は、フィールド
対応付け手段１１７０が、一方のデータベースの特定フ
ィールドと他方のデータベースの特定フィールドとを対
応付けるようになっている（図２参照）。このようにす
れば、フィールド構造が異なるデータベース間で電子文
書を複写することが可能となる。

【００１１】また、上記特定フィールドが、全電子文書
間で重複しないグローバル文書ＩＤを格納するフィール
ドであれば、多数の文書管理装置間の全方位的な文書の
転送が可能となり、またその場合に、文書を特定するた
めの文書ＩＤは重複しない。

【００１２】更に、図１６に示すように、電子文書を送
出する文書送出装置１０と、該文書送出装置１０からの
電子文書を蓄積する文書蓄積装置３０と、該文書蓄積装
置３０に蓄積される電子文書を検索するための文書検索
装置４０とからなる文書共有システムに本発明を適用す
ることも可能である。

【００１３】すなわち、文書転送装置１１００は、上記
文書送出装置１０からの電子文書に検索キーを付与して
上記文書蓄積装置３０に蓄積した後、該検索キーととも
に、電子文書の蓄積が完了した旨を上記文書検索装置４
０に報知する。この報知方法は、特に限定されるもので
はないが、グローバル文書ＩＤを含むＵＲＬ（Uniform
Resource Locator）を記述した電子メールを用いるのが
好ましい。また、上記検索キーには、当該電子文書の文
書名を用いるようにしてもよいが、重複を防止する観点
から、グローバル文書ＩＤを用いるのが好ましい。

【００１４】このようにすれば、簡便な操作で電子文書
をグループ共有の電子文書３２として文書蓄積装置３０
に蓄積することができるだけでなく、このように蓄積し
た電子文書３２を、電子メールに記述されたＵＲＬをク
リックするという簡便な操作で検索・表示することがで
きる。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理システム
について図面を参照しながら説明する。

【００１６】なお、以下にいう電子文書とは、テキスト
ファイルだけではなく、画像等のバイナリファイルも含
んでいる。更に、インデックス情報には、文書名やキー
ワード等、ユーザが文書生成時に設定する項目と、文書
ＩＤや日付等、装置が自動的に生成する項目とがある。

【００１７】（第１の実施の形態）図１は、本発明の第
１の実施の形態の文書管理システムの構成図である。

【００１８】なお、以下にいう「文書送出装置」及び
「文書蓄積装置」とは、例えばパソコン１２００からパ
ソコン１３００に電子文書を転送する場合は、パソコン
１２００が文書送出装置であり、パソコン１３００が文
書蓄積装置である。

【００１９】また、各文書送出装置から文書転送装置１
１００に対して転送指示をするための手段は、全文書送
出装置が備えていなければならない手段であるが、以下
（図面を含む）、説明の都合上、このような転送指示に
関する記載は省略する。

【００２０】まず、文書生成手段１３１０はパソコン１
３００の文書作成ソフトであり、ここで生成した文書デ
ータは、文書ＩＤが付されてパソコン１３００内の文書
管理手段１３２０の管理下に置かれる。このように生成
された文書データをパソコン１２００に転送する場合
は、文書転送装置１１００を介すようになっている。

【００２１】但し、上記文書データを文書管理手段１３
２０の管理下に置くようにする場合は、この文書データ
に対して文書ＩＤを付しておくことが必要になり、文書
管理手段１３２０は文書ＩＤ付与機能を持っていること
になる。更に、ユーザは、文書名や、検索に便利なよう
にキーワード等（以下、文書名、キーワード等、及び文
書ＩＤを含めてインデックス情報ということがある）を
必要に応じて設定する。このように、文書ＩＤや文書名
等が既に転送対象の文書データに付されている場合、パ
ソコン１３００の文書管理手段１３２０は、文書データ
とともにインデックス情報の内の少なくとも１項目をも
転送指示するようになっている。文書転送装置１１００
の文書ＩＤ付与手段１１２０は、転送対象の文書データ
に文書ＩＤが付されていることを確認すると、自機の文
書ＩＤ付与機能を起動しないで、そのまま（データ変換
が必要な場合はデータ変換を実行して）、上記文書デー
タとインデックス情報とをパソコン１２００に転送する
ことになる。

【００２２】 ここで、上記２つの文書管理手段１３２０
・１２２０が管理するデータベースのフィールド構造が
同じであれば、文書管理手段１３２０が管理する転送対
象の文書データは、文書管理手段１２２０が管理するデ
ータベースの文書フィールドに格納されることになり、
また、文書管理手段１３２０が管理する転送対象の文書
データの文書ＩＤは、文書管理手段１２２０が管理する
データベースの文書ＩＤフィールドに格納されることに
なり、更に、文書管理手段１３２０が管理する転送対象
の文書データの文書名等は、文書管理手段１２２０が管
理するデータベースの文書名フィールド等に格納される
ことになる（以下、文書名フィールド、キーワードフィ
ールド等、及び文書ＩＤフィールドを含めてインデック
スフィールドということがある）。

【００２３】しかしながら、多くの場合、上記２つデー
タベースのフィールド構造は異なっている。従って、こ
のような場合は、文書管理手段１３２０のデータベース
の特定のフィールドと、文書管理手段１２２０が管理す
るデータベースの特定のフィールドとを文書転送装置１
１００のフィールド対応付け手段１１７０が対応付ける
ようになっている。この特定のフィールドとは、双方の
文書フィールド及びインデックスフィールドをいう。

【００２４】すなわち、図２（ｃ）は、文書管理手段１
２２０のデータベースのフィールド１Ａ（図２（ａ）参
照）と、文書管理手段１３２０のデータベースのフィー
ルド２Ｂ（図２（ｂ）参照）とが文書ＩＤフィールドと
して、また、文書管理手段１２２０のデータベースのフ
ィールド１Ｂ（図２（ａ）参照）と、文書管理手段１３
２０のデータベースのフィールド２Ａ（図２（ｂ）参
照）とが文書名フィールドとして、上記フィールド対応
付け手段１１７０によって対応付けられている状態を示
す。

【００２５】以上のように、本発明によれば、複数の文
書管理装置間の相互の転送が可能となる。このため、異
なる文書管理装置で同一の文書ＩＤが付与されることを
防止しなければならない。そこで、文書転送装置１１０
０の文書ＩＤ付与手段１１２０あるいは各文書管理装置
の文書ＩＤ付与手段１２４０等は、全電子文書に重複し
ないようにグローバルな文書ＩＤを付すようになってい
る。

【００２６】以下、図３を用いて、文書転送装置１１０
０の文書ＩＤ付与手段１１２０が行う処理を更に詳しく
説明する。なお、ここでは、図３（ａ）に示すように、
文書送出装置で生成された電子文書Ｘが、文書データＴ
と、そのヘッダまたはフッタに書き込まれたインデック
ス情報Ｓとからなり、このインデックス情報Ｓには、文
書ＩＤ“ｘｙｚ”が含まれているものと仮定する。

【００２７】まず、上記文書ＩＤ“ｘｙｚ”が、文書蓄
積装置で管理している文書ＩＤと重複することがない場
合は、図３（ｂ）に示すように、この文書ＩＤ“ｘｙ
ｚ”を含むインデックス情報Ｓ’を上記インデックス情
報Ｓに代えて文書データＴのヘッダまたはフッタに書き
込めばよい。このようにすれば、同一の電子文書に同一
の文書ＩＤを付与したまま転送することが可能であり、
この文書管理システム内での文書管理に有効である。

【００２８】一方、上記文書ＩＤ“ｘｙｚ”が、文書蓄
積装置で管理している文書ＩＤと重複する可能性がある
場合は、文書ＩＤ付与手段１１２０或いは１２４０が、
以下の方法でグローバル文書ＩＤを発生させるようにな
っている。

【００２９】すなわち、通常は、各文書生成手段のメー
カーＩＤと品番に、各文書生成手段が独自に付与する連
番を加えてグローバル文書ＩＤを発生させるのに対し、
本発明では、各文書生成手段のメーカーＩＤと品番に乱
数を加えてグローバル文書ＩＤを発生させる。そして、
この乱数の偶発的な重複を可能な限り避けるために、国
番号や文書生成の時刻、文書生成に使用したマシンのＩ
Ｐアドレス等を上記乱数の発生源として使用する。

【００３０】このように乱数を用いることで、木構造状
に（すなわち、規則性をもって）グローバル文書ＩＤを
一元管理する必要がなくなるため、文書転送装置１１０
０内の文書ＩＤ付与手段１１２０だけでなく、パソコン
１２００に設けた文書ＩＤ付与手段１２４０も、文書管
理手段１２２０の管理下にある電子文書についてはグロ
ーバル文書ＩＤを付与することができる。

【００３１】また、乱数を用いると、その発生源の故障
に影響を受けにくいという効果がある。すなわち、グロ
ーバル文書ＩＤに連番を加えるようにした場合は、この
連番の発生源（カウンタである）が故障すると、重複す
るグローバル文書ＩＤが発生するのに対し、グローバル
文書ＩＤに乱数を加えるようにした場合は、この乱数の
発生源（カウンタでない）が故障しても、重複するグロ
ーバル文書ＩＤは発生しない（カウンタが故障すると重
複する番号が発生する）。

【００３２】以上のような方法で発生させたグローバル
文書ＩＤを特定の電子文書に付与するために、文書ＩＤ
付与手段１１２０は、上記インデックス情報Ｓ’を読み
取り、既にグローバル文書ＩＤが付与されているか否か
を識別する。そして、グローバル文書ＩＤが付与されて
いない場合は、図３（ｃ）に示すように、上記インデッ
クス情報Ｓ’の中の文書ＩＤ“ｘｙｚ”をグローバル文
書ＩＤ“１１ｘｙｚ”に書き換えるか、或いは図３
（ｄ）に示すように、グローバル文書ＩＤ“１１ｘｙ
ｚ”を新たに上記ヘッダまたはフッタに追加する。

【００３３】以上のように本発明によると、文書管理装
置間の相互の転送が可能であり、このときシステム全体
でユニークな番号であるグローバル文書ＩＤを電子文書
に付加することができる。

【００３４】また、このシステムによると、文書管理装
置の機種や、電子文書を生成したアプリケーションの種
別に制限されることなく、電子文書の移動や複写が可能
となるため、例えばパソコン１２００のユーザが、パソ
コン１３００内に存在する電子文書を文書転送装置１１
００を介して文書出力手段１０３０に転送して印刷する
こと等も可能となる。

【００３５】更に、このシステムでは、上記文書転送装
置１１００を介して電子文書が転送されない場合であっ
ても、この電子文書を生成した装置がグローバル文書Ｉ
Ｄ付与能力を持っている場合（文書転送装置１１００に
問い合わせる場合も含む）には、当該装置の文書生成手
段で新たに生成された電子文書が文書蓄積手段に蓄積さ
れる毎に、この電子文書に対してユニークなグローバル
文書ＩＤが付与されることになり、また、ユーザによっ
て文書名等が設定される。

【００３６】このような状態で、上記のように特定の装
置の文書生成手段が生成した電子文書にグローバル文書
ＩＤが付与されたときには、当該装置の文書管理手段
は、上記電子文書のインデックス情報（ここで付与した
グローバル文書ＩＤを含む）を指定して文書転送装置１
１００の文書管理手段１１３０に書き込み命令を出す。
そして、この命令を受けた文書管理手段１１３０は、上
記インデックス情報を文書管理表１１９０に書き込むよ
うになっている。

【００３７】一方、上記電子文書を生成した装置がグロ
ーバル文書ＩＤ付与能力を備えない場合、この装置の文
書ＩＤ付与手段は、新たな電子文書が生成されたとき
に、文書転送装置１１００の文書ＩＤ付与手段１１２０
に対し、当該電子文書のインデックス情報を指定してグ
ローバル文書ＩＤ取得要求を送出することになる。

【００３８】例えば、パソコン１２００の文書ＩＤ付与
手段１２４０がグローバル文書ＩＤを発生させることが
できない場合は、この文書ＩＤ付与手段１２４０が文書
転送装置１１００に対し、インデックス情報を指定して
グローバル文書ＩＤ取得要求を送出する。そして、この
要求を受けた文書転送装置１１００の文書ＩＤ付与手段
１１２０は、グローバル文書ＩＤを発生させてパソコン
１２００の文書ＩＤ付与手段１２４０に返すとともに、
このグローバル文書ＩＤを含めたインデックス情報を指
定して自機の文書管理手段１１３０に書き込み命令を出
す。そして、この書き込み命令を受けた文書管理手段１
１３０は、上記インデックス情報を自機の文書管理表１
１９０に書き込むようになっている。このようにすれ
ば、パソコン１２００の文書ＩＤ付与手段１２４０がグ
ローバル文書ＩＤを発生させることができない場合であ
っても、このパソコン１２００の文書生成手段１２１０
が生成した電子文書にグローバル文書ＩＤを付与して自
機の文書蓄積手段１２３０に蓄積することが可能であ
る。

【００３９】更に、上記のように、転送対象である電子
文書に対して新たなグローバル文書ＩＤを付与した文書
転送装置１１００の文書管理手段１１３０は、このグロ
ーバル文書ＩＤを含めたインデックス情報と転送対象で
ある電子文書とを転送先の文書管理装置に通知するとと
もに、このインデックス情報を指定して自機の文書管理
手段１１３０に書き込み命令を出す。そして、この命令
を受けた文書管理手段１１３０は、上記インデックス情
報を自機の文書管理表１１９０に書き込むようになって
いる。

【００４０】また、更に、グローバル文書ＩＤの付与さ
れた電子文書が例えばパソコン１２００からパソコン１
３００に転送される場合、文書転送装置１１００の文書
管理手段１１３０は、当該転送対象である電子文書のイ
ンデックス情報を自機の送受信手段１１１０より受け取
って、既に生成されている文書管理表１１９０の該当フ
ィールドに、当該電子文書の存在場所（すなわち、転送
先であるパソコン１３００上の場所）を書き込むことに
なる。

【００４１】このとき、転送元であるパソコン１２００
にも同じ電子文書が残される場合、文書管理表１１９０
には、同一文書について２箇所の存在場所が書き込まれ
ることになり、電子文書の複写履歴を管理することがで
きる。また、転送元であるパソコン１２００に同じ電子
文書が残されない場合であっても、当該電子文書が元に
存在した場所（すなわち、パソコン１２００上の場所）
を文書管理表１１９０に書き込むようにすれば、当該電
子文書についての移動履歴を記録することができる。更
に、ある文書管理装置内の電子文書が削除された場合、
この文書管理装置の文書管理手段が文書転送装置１１０
０に対して削除通知を出し、この通知を受けた文書転送
装置１１００の文書管理手段１１３０が、当該電子文書
についての削除履歴を文書管理表１１９０に書き込むよ
うにしてもよい。

【００４２】また、更に、本発明によれば、文書蓄積装
置内の全電子文書に対し、なるべく重複しないグローバ
ル文書ＩＤを付与することができるため、文書管理シス
テムにおける全電子文書の中から、目的の電子文書を検
索することが可能となる。

【００４３】以下、パソコン１２００のユーザが、グロ
ーバル文書ＩＤ「０１０１９３８２」を持つ電子文書を
検索して当該パソコン１２００のディスプレイに表示す
る動作を説明する。なお、ここでは、グローバル文書Ｉ
Ｄを検索キーとした場合を例示するが、この検索キー
は、文書名やキーワード等、他のインデックス情報であ
ってもかまわない。

【００４４】すなわち、上記ユーザがパソコン１２００
の文書検索手段１２５０を起動すると、このように起動
した文書検索手段１２５０は、まず、検索キーの入力画
面をディスプレイに表示し、これによって上記ユーザが
グローバル文書ＩＤ「０１０１９３８２」をキーボード
から入力すると、このグローバル文書ＩＤ「０１０１９
３８２」を指定した検索要求を文書転送装置１１００に
出す。

【００４５】ここで、文書転送装置１１００の送受信手
段１１１０を介して上記検索要求を受信した文書管理手
段１１３０は、上記した文書管理表１１９０を参照する
ことにより、上記グローバル文書ＩＤ「０１０１９３８
２」の電子文書が存在する場所を特定する。なお、ここ
では、上記グローバル文書ＩＤ「０１０１９３８２」の
電子文書はパソコン１３００内に存在するものと仮定す
る。

【００４６】すなわち、文書転送装置１１００の文書管
理手段１１３０は、上記グローバル文書ＩＤ「０１０１
９３８２」を持つ電子文書の取得要求をパソコン１３０
０に出し、この取得要求を受けたパソコン１３００の文
書管理手段１３２０は、グローバル文書ＩＤ「０１０１
９３８２」の電子文書を自機の文書蓄積手段１３３０か
ら読み出して文書管理手段１１３０に返す。

【００４７】これによって、文書管理手段１１３０が、
パソコン１２００に上記電子文書を送信するよう送受信
手段１１１０に指示すると、この指示を受けた送受信手
段１１０は上記電子文書をパソコン１２００に送信す
る。

【００４８】以上の結果、上記グローバル文書ＩＤ「０
１０１９３８２」を持つ電子文書がパソコン１２００の
文書検索手段１２５０に受信され、この文書検索手段１
２５０よってディスプレイに表示されることになる。

【００４９】なお、ここでは、システム全体（すなわ
ち、全文書蓄積装置）を検索範囲とすることを前提とし
ているため、電子文書にグローバル文書ＩＤを付与し、
更に、このグローバル文書ＩＤを含めたインデックス情
報を文書転送装置１１００の文書管理表１１９０に書き
込む手順を説明したが、特定の装置のみを検索範囲とす
る場合は、上記グローバル文書ＩＤの付与手順および管
理手順を省略することができる。

【００５０】また、上記の説明では、検索キーとなるグ
ローバル文書ＩＤを得る手段としてパソコン１２００が
備えるキーボードを例示しているが、グローバル文書Ｉ
Ｄを得る手段はこれに限定されるものではない。例え
ば、パソコン１２００が備えるコードリーダ１２７０等
から、図４に示すような文書ＩＤマーク付きシートＣに
付された文書ＩＤマークを読み取り、この文書ＩＤマー
クをパソコン１２００が備えるデコーダ１２６０でデコ
ードしてグローバル文書ＩＤを得るようにしてもよい。
このようにすれば、グローバル文書ＩＤの入力ミスを防
止できる。

【００５１】なお、上記文書ＩＤマーク付きシートＣを
生成するには、例えば、特定のグローバル文書ＩＤを持
つ電子文書に対してパソコン１２００より印刷指示があ
ったとき、当該パソコン１２００が備えるエンコーダ１
２８０或いは文書転送装置１１００が備えるエンコーダ
１１４０が上記特定のグローバル文書ＩＤを文書ＩＤマ
ークにエンコードし、この文書ＩＤマークを電子文書の
所定位置（例えば第１頁の左下）に付与すればよい（こ
のような技術は公知であるため、ここでは詳しい説明を
省略する）。

【００５２】また、上記の説明では、電子文書を検索す
るための装置（以下「文書検索装置」という）としてパ
ソコン１２００を例示しているが、このパソコン１２０
０だけが文書検索装置ということではない。すなわち、
パソコン１２００が備える文書検索手段１２５０と同様
の手段を備えた装置であれば、他の装置（例えばパソコ
ン１３００や文書転送装置１１００等）であっても文書
検索装置となり得る。更に、ここでいう他の装置（例え
ば文書転送装置１１００）であっても、コードリーダ１
１６０とデコーダ１１６１とを備えれば、検索キーとな
るグローバル文書ＩＤを上記文書ＩＤマーク付きシート
Ｃから得ることが可能となるのはいうまでもない。

【００５３】更に、上記の説明では、電子文書を転送す
る場合は必ず文書転送装置１１００を介す構成を例示し
ているが、この文書転送装置１１００の各機能（各手
段）は、当該システムにおける文書管理装置のいずれか
（例えばパソコン１２００等）が備えていればよい。こ
のような構成にすれば、文書転送装置１１００を介さな
い分、転送処理時間を短縮できる。

【００５４】（第２の実施の形態）図５は、第２の実施
の形態の文書管理システムの構成図であり、以下その構
成を上記第１の実施の形態と異なる点のみ説明する。

【００５５】まず、デジタル複合機２００は、デジタル
複写機をベースにスキャナ・プリンタ・ファクシミリ等
を統合して省スペース化を実現しようとする装置であ
り、原稿画像を読み取って電子文書を生成できるほか、
文書ＩＤによって独自に電子文書を管理し、特定の電子
文書の文書ＩＤを文書ＩＤマーク付きシートＣとして印
刷することができる。また、この文書ＩＤマーク付きシ
ートＣに印刷された文書ＩＤマークをデコードして文書
ＩＤを得、この文書ＩＤに対応する自機の管理する電子
文書を抽出して印刷することもできる。なお、このデジ
タル複合機２００内の電子文書は、ＬＡＮ（Local Area
Network）で接続された共有パソコン２１０・個人パソ
コン２２０に複写できるようになっている。この共有パ
ソコンとは、複数のユーザによって共有されるパソコ
ン、すなわち、共有フォルダを備えたパソコンをいう
（以下同じ）。

【００５６】また、インターネットＦＡＸ装置４００
は、ＦＡＸ受信時に文書データ（ＴＩＦＦ画像）を生成
する。そして、このように生成された文書データは、文
書ＩＤが付されないでインターネットメールに添付さ
れ、文書転送装置１１００に転送されるようになってい
る。なお、この文書転送装置１１００に対する転送指示
は、後述するように、インターネットＦＡＸ装置４００
の転送指示手段４０１が行う。

【００５７】更に、スキャナ３００で生成された文書デ
ータ（モノクロ／カラー画像）は、上記インターネット
ＦＡＸ装置４００で生成された文書データと同様、文書
ＩＤが付されないで文書転送装置１１００のメモリに収
納されるようになっており、共有パソコン５００の文書
作成ソフト５０１で生成された文書データは、文書ＩＤ
が付されて自機の文書管理ソフト５０２で管理されるよ
うになっている。

【００５８】なお、プリンタ３１０は、通常使用される
カラープリンタであり、文書サーバ６００は、多数のユ
ーザがネットワークにより共有する文書サーバである。

【００５９】このように種々の文書管理装置が設置され
ている状態において、各文書管理装置よりの文書データ
が文書転送装置１１００を介して転送可能となっている
点は、上記第１の実施の形態と同様である。

【００６０】以下、インターネットＦＡＸ装置４００
に、インターネットＦＡＸ装置４１０とパソコン５１０
とが転送先として予め設定されている場合を例に説明す
る。

【００６１】まず、インターネットＦＡＸ装置４００
は、ファクシミリ受信をすると文書データ（ＴＩＦＦ画
像）を生成することは上記した通りである。

【００６２】ここで、インターネットＦＡＸ装置４００
の転送指示手段４０１は、インターネットＦＡＸ装置４
１０とパソコン５１０とを転送先として指定したうえ
で、上記のように生成された文書データをインターネッ
トメールに添付し、このインターネットメールを文書転
送装置１１００に転送する。これによって、文書転送装
置１１００は、上記インターネットメールをインターネ
ットＦＡＸ装置４１０に転送するとともに、上記インタ
ーネットメールに添付されている文書データにグローバ
ル文書ＩＤを付与して個人パソコン５１０に転送するよ
うになっている。インターネットＦＡＸ装置４１０に転
送する文書データにグローバル文書ＩＤを付与しないの
は、この文書データは紙に出力されるだけであり、管理
する必要がないからである。

【００６３】次に、図６を用いて、共有パソコン２１０
および個人パソコン２２０にＬＡＮを介して接続したデ
ジタル複合機２００の利用方法を説明する。

【００６４】まず、上記デジタル複合機２００で生成さ
れた電子文書は、直接あるいは個人パソコン２２０を経
由して共有パソコン２１０に蓄積されており、この共有
パソコン２１０では、蓄積している電子文書をフォルダ
を使って階層分類している。この階層分類とは、基準と
なるフォルダの下に幾つかのフォルダを作成し、電子文
書の内容や用途などに応じて蓄積するフォルダを変える
手法をいう。

【００６５】ここで、共有パソコン２１０のデータベー
ス２１１とは異なるフィールド構造のデータベース６０
１を持つ文書サーバ６００へ電子文書を転送するには、
文書送出装置のフォルダと文書蓄積装置のフォルダとの
対応表１１５０（図１参照）を予め文書転送装置１１０
０に設定しておけばよい。このようにすれば、共有パソ
コン２１０の所定フォルダに蓄積されている電子文書
を、それに対応する文書サーバ６００のフォルダへ自動
的に転送・蓄積することができる。

【００６６】なお、図７に示すように、別のデジタル複
合機７００で生成した電子文書を、文書転送サーバ７０
１を経由して文書転送装置１１００に転送蓄積し、この
電子文書に文書ＩＤを付与して文書サーバ６００へ転送
することも可能である。

【００６７】また、図８に示すように、上記デジタル複
合機７００で文書ＩＤマーク付きシートＣをスキャンし
て画像を生成し、この画像を文書転送サーバ７０１経由
で文書転送装置１１００に転送する。そして、この文書
転送装置１１００が、上記画像に含まれる文書ＩＤマー
クをデコードして文書ＩＤを特定し、この文書ＩＤの電
子文書を文書サーバ６００から取り出してデジタル複合
機７００に転送することも可能である。

【００６８】（第３の実施の形態）ところで、上記した
ように、当該文書管理システムにおける全電子文書の中
から目的の電子文書を検索するには、文書検索装置が備
えるキーボード或いはコードリーダからグローバル文書
ＩＤを入力する必要がある。すなわち、文書検索装置の
ユーザは、目的の電子文書のインデックス情報（グロー
バル文書ＩＤや文書名等）を知っていなければ、その電
子文書を検索することができない。

【００６９】そこで、本実施の形態では、図５に示すよ
うに、インデックス情報の内の少なくとも１つの項目を
ユーザに報知する報知手段１１８０を備えた構成として
おり、以下その構成を上記第１または第２の実施の形態
と異なる点のみ説明する。

【００７０】まず、文書転送装置１１００が備える報知
手段１１８０は、インデックス情報を電子ファイルとし
てユーザに報知するための手段である。すなわち、文書
転送装置１１００のユーザが、ある期間（例えば「2000
/05/28〜2000/06/03」等）に蓄積された電子文書の報知
を指示すると、この指示を受けた報知手段１１８０は、
文書管理表１１９０を参照することにより、上記期間に
蓄積された電子文書を特定し、この電子文書のインデッ
クス情報を格納した電子ファイルを生成するようになっ
ている。このように生成した電子ファイルをフロッピー
（登録商標）ディスク等に記憶しておけば、このフロッ
ピーディスクの内容を文書検索装置あるいは文書転送装
置１１００で読み取ることにより、上記期間に蓄積され
た電子文書を検索することができる。このフロッピーデ
ィスクの内容を文書出力手段１０３０から印刷し、この
印刷物を参照することによっても、上記期間に蓄積され
た電子文書の検索が可能となることはいうまでもない。

【００７１】また、図９に示すように、デジタル複合機
２００が備えるプリンタを報知手段とすることもでき
る。すなわち、デジタル複合機２００が備えるプリンタ
により生成した電子文書を文書転送装置１１００を介し
て文書サーバ６００に転送した後、このデジタル複合機
２００が備えるプリンタから上記電子文書の文書ＩＤマ
ーク付きシートＣを印刷して文書サーバ６００のクライ
アント８００のユーザに送付する。これによって、クラ
イアント８００のユーザは、上記文書ＩＤマーク付きシ
ートＣに印刷されたグローバル文書ＩＤをキーボードか
ら入力することによって、或いは、上記文書ＩＤマーク
付きシートＣに印刷された文書ＩＤマークをコードリー
ダで読み取ることによって、文書サーバ６００内の上記
電子文書を検索することができる。この場合、検索対象
である電子文書を特定するのは、上記と同様、文書転送
装置１１００の文書管理手段１１３０であってもよい
し、文書サーバ６００に備えた図示しない文書管理手段
（機能は文書管理手段１１３０と同様）であってもよ
い。

【００７２】なお、上記クライアント８００のユーザに
文書ＩＤマーク付きシートＣを送付する方法は特に限定
されるものではない。すなわち、上記クライアント８０
０のユーザが文書ＩＤマーク付きシートＣを取得できる
方法であればよく、人間が介在する方法であってもかま
わない。

【００７３】また、図１０に示すように、文書ＩＤマー
ク付きシートＣに印刷された文書ＩＤマークを文書転送
装置１１００のコードリーダ１０３で読み取り、このよ
うに読み取ったグローバル文書ＩＤに基づいて検索を行
った結果、このグローバル文書ＩＤを持つ電子文書が共
有パソコン５００に存在することが判明した場合は、こ
の共有パソコン５００内の上記電子文書をデジタル複合
機７００へ転送して印刷することもできる。

【００７４】更に、図１１では、デジタル複合機７００
で生成した電子文書に対し、この電子文書を文書転送サ
ーバ７０１を介して文書転送装置１１００へ転送した時
点でグローバル文書ＩＤを付与し、上記デジタル複合機
７００へ再度転送して上記文書ＩＤマーク付きシートＣ
を印刷している。その後、この文書ＩＤマーク付きシー
トＣをデジタル複合機２００のユーザに送付すれば、こ
のユーザは、上記文書ＩＤマーク付きシートＣをデジタ
ル複合機２００のスキャナに読み取らせてグローバル文
書ＩＤを復元した後、まずは、このグローバル文書ＩＤ
に基づいて当該デジタル複合機２００内を検索し、該当
する電子文書が無い場合は、ＬＡＮで接続された共有パ
ソコン２１０へと検索をすすめることができる。なお、
デジタル複合機２００のユーザに文書ＩＤマーク付きシ
ートＣを送付する方法も、上記クライアント８００のユ
ーザの場合と同様、特に限定されるものではない。

【００７５】同様に、図１２に示すように、上記文書Ｉ
Ｄマーク付きシートＣをデジタル複合機２００に読み取
らせ、この文書ＩＤマーク付きシートＣに対応する文書
ＩＤを文書転送装置１１００を介して文書サーバ６００
に転送すれば、この文書サーバ６００内を検索すること
も可能である。

【００７６】なお、ここでは、図５・図９〜１２を例示
して、デジタル複合機・パーソナルコンピュータ・サー
バ（文書サーバ６００或いは文書転送サーバ７０１）間
で、グローバル文書ＩＤを付与した電子文書の転送が相
互に可能であることを説明したが、このような転送は、
他の文書管理装置間でも同様に可能であることはいうま
でもない。

【００７７】（第４の実施の形態）以下、図１３〜１５
を用いて本実施の形態を説明する。

【００７８】まず、図１３に示すデジタル複合機５０で
は、原稿画像を読み取って生成した電子文書に対して自
機の文書管理手段５１が文書ＩＤを付与し、この電子文
書をデータベース５２に蓄積して管理するようになって
いる。また、共有パソコン６０および個人パソコン７０
は、ともに、デジタル複合機５０に接続して利用され、
デジタル複合機５０で作成された電子文書は、この共有
パソコン６０および個人パソコン７０に複写されるよう
になっている。さらに、個人パソコン７０に複写された
電子文書を共有パソコン６０に複写することも可能であ
り、同様に、共有パソコン６０に複写された電子文書を
個人パソコン７０に複写することも可能である。なお、
上記パソコン６０・７０は、それぞれ文書管理ソフト６
１・７１を搭載しており、この文書管理ソフト６１・７
１が、それぞれのデータベース６２・７２に電子文書を
蓄積して管理するようになっている。

【００７９】ここで、個人パソコン７０のデータベース
７２は、上記デジタル複合機５０のデータベース５２と
同一の項目（文書名等）に加え、蓄積フォルダと分類の
２つの項目を管理している。また、共有パソコン６０の
データベース６２は、上記個人パソコン７０のデータベ
ース７２と同一の項目に加え、ユーザとグループの２つ
の項目を管理している。

【００８０】このように管理する項目に共通部分が多い
データベースを採用したシステムによると、これらデー
タベース間で電子文書をそのインデックス情報とともに
複写することが容易であるため、文書サーバ８０やリム
ーバブルメディアＭを利用して電子文書の共有化や携帯
・移動を行う上で効果的である。

【００８１】すなわち、上記文書管理手段５１・文書管
理ソフト６１・文書管理ソフト７１は、それぞれが管理
するデータベースのフィールド構造を予め認識してお
り、これらフィールド構造の対応付け機能を予め備えて
いる。従って、デジタル複合機５０で設定したインデッ
クス情報の全部を個人パソコン７０で引き継ぐことが可
能であり、また、個人パソコン７０で設定したインデッ
クス情報の全部を共有パソコン６０で引き継ぐことが可
能である。一方、共有パソコン６０で設定したインデッ
クス情報のうち、ユーザとグループの２つの項目以外は
個人パソコン７０で引き継ぐことが可能であり、個人パ
ソコンア７０で設定したインデックス情報のうち、蓄積
フォルダと分類の２つの項目以外はデジタル複合機５０
で引き継ぐことが可能である。

【００８２】なお、上記デジタル複合機５０やパソコン
６０・７０間での複写の形態としては、ネットワークに
よるデータ転送はもちろん、リムーバブルメディアＭを
経由しての複写も可能である。すなわち、図１４に示す
ように、デジタル複合機５０内の電子文書をインデック
ス情報とともに共有パソコン６０経由で個人パソコン７
０にデータ転送して複写した後、この電子文書をインデ
ックス情報とともにリムーバブルメディアＭに複写す
る。そして、ユーザが、このリムーバブルメディアＭを
遠隔地まで持参し、その内容を個人パソコン７５に読み
取らせ、共有パソコン６５経由で個人パソコン７６に複
写する。このようにすれば、この個人パソコン７６のユ
ーザは、リムーバブルメディアＭを持っていなくても、
上記のように電子文書とともに複写されてきたインデッ
クス情報を使って文書検索をすることができる。

【００８３】また、本発明を適用したデジタル複合機
は、上記したように、文書ＩＤマーク付きシートＣを生
成するために文書ＩＤを文書ＩＤマークにエンコードす
るエンコーダと、これとは逆に、文書ＩＤマーク付きシ
ートＣに印刷された文書ＩＤマークを読み取って文書Ｉ
Ｄを復元するデコーダとを搭載している。従って、図１
５に示すように、デジタル複合機５０内の電子文書をイ
ンデックス情報とともにリムーバブルメディアＭ・個人
パソコン７０・リムーバブルメディアＭ’・個人パソコ
ン７５経由で遠隔地の共有パソコン６５に複写するとと
もに、このように複写した電子文書の文書ＩＤマーク付
きシートＣをデジタル複合機５０で生成して遠隔地のデ
ジタル複合機５５に送付するようにしてもよい。このよ
うにすれば、上記文書ＩＤマーク付きシートＣに印刷さ
れた文書ＩＤマークを遠隔地のデジタル複合機５５で読
み取って、この文書ＩＤマークに対応する文書ＩＤを持
つ電子文書（すなわち、上記のように共有パソコン６５
に複写された電子文書）を検索することができる。

【００８４】なお、上記デコーダ及びコードリーダを個
人パソコン７５に備えれば、この個人パソコン７５か
ら、上記と同様の検索（すなわち、共有パソコン６５に
複写された電子文書の検索）が可能となるのはいうまで
もない。

【００８５】（第５の実施の形態）ところで、電子文書
は、複数のユーザが効率よくグループ作業を行えるよう
に共有化しておくのが好ましい。この共有化とは、以下
に説明するように、ＬＡＮ等を介して複数の文書管理装
置に接続する文書蓄積装置を設け、この文書蓄積装置の
共有フォルダに電子文書を蓄積しておくことをいう。

【００８６】すなわち、電子文書を生成したユーザは、
自分が属するグループ用のフォルダを文書蓄積装置に作
成し、このフォルダに、上記インデックス情報を付与し
た電子文書を蓄積しておく。一方、この電子文書を表示
したいユーザは、専用の検索ソフトを使用し、文書名や
フォルダ名をキーに検索を実行するのが一般的である。

【００８７】しかしながら、上記のような検索を可能と
するためには、フォルダを作成する作業や、このフォル
ダに蓄積した電子文書に対してインデックス情報を付与
する作業等の煩わしい作業が必要であった。

【００８８】また、上記した文書共有システムでは、文
書蓄積装置にアクセスできない文書管理装置は、文書送
出装置や文書検索装置に成り得ない。すなわち、従来技
術によれば、外出先の文書管理装置で生成した電子文書
を文書蓄積装置に蓄積したり、文書蓄積装置に蓄積され
ている電子文書を外出先の文書管理装置から検索したり
することができないという問題があった。

【００８９】更に、上記した文書共有システムによれ
ば、部外者（いずれのグループにも属さないユーザ）か
らの電子メールに添付されている電子文書を共有化した
い場合は、当然、この電子メールを受けたユーザが、上
記した煩わしい手順で文書蓄積装置に電子文書を蓄積し
なければならない。

【００９０】そこで、本実施の形態では、図１６に示す
ように、上記文書ＩＤ付与手段１１２０を備えた文書転
送装置１１００を文書送出装置１０と文書蓄積装置３０
との間に介在させるようにしており、以下その構成を動
作とともに説明する。

【００９１】まず、文書送出装置１０のユーザが、文書
生成ソフトによって生成した電子文書を電子メールに添
付してグループＡ宛に送信すると、この電子メールは、
文書転送装置１１００の受信手段２２を介してメモリ２
３に蓄積される。

【００９２】なお、ここでは、文書送出装置１０の文書
生成手段１１として文書生成ソフトを例示しているが、
この文書生成手段１１は、当該装置１０に接続されたス
キャナであってもよい。また、文書送出装置１０の文書
送出手段１２として電子メールソフトのファイル添付転
送機能を例示しているが、この文書送出手段１２は、Ｆ
ＴＰ（File Transfer Protocol）を用いたファイル転送
機能であってもよい。

【００９３】これによって、文書転送装置１１００の文
書ＩＤ付与手段１１２０は、上記電子メールに添付され
ている電子文書に検索キーを付与した後、この電子文書
を文書蓄積装置３０の所定フォルダに蓄積するよう送信
手段２４に指示を出す。

【００９４】上記検索キーとは、電子文書を検索する際
のキーワード、すなわち、目的の電子文書を特定するた
めの情報をいう。従って、この検索キーには、当該電子
文書のインデックス情報（文書名等）を用いるようにし
てもよいが、重複を防止する観点から、グローバル文書
ＩＤを用いるのが好ましい。

【００９５】ここで、送信手段２４は、図示しない記憶
手段に記憶されている対応表２１を参照することによ
り、文書蓄積装置３０においてグループ別に用意された
複数のフォルダの中から、当該電子文書を蓄積するため
のフォルダを特定する。この対応表２１とは、図１９に
示すように、グループを識別するための情報（以下「グ
ループ識別情報」という）と、電子文書の蓄積フォルダ
とを予め対応付けた表をいい、ここでは、上記電子メー
ルの宛先情報（グループＡの電子メールアドレス）がグ
ループ識別情報に相当する。

【００９６】これによって、送信手段２４は、グループ
Ａの電子メールアドレスに対応するフォルダＡを特定す
ることになり、このフォルダＡに電子文書３２を蓄積し
終えると、その旨を報知手段１１８０に通知する。そし
て、この通知を受けた報知手段１１８０は、グループＡ
のメンバ全員に対し、グローバル文書ＩＤとともに電子
文書３２の蓄積が完了した旨を報知する。

【００９７】ここで、上記報知手段１１８０は、文書転
送装置１１００側でなく文書蓄積装置３０側に備える構
成としてもよい。また、報知方法は、特に限定されるも
のではないが、グローバル文書ＩＤを含むＵＲＬ（Unif
orm Resource Locator）を記述した電子メールを用いる
のが好ましい（但し、メンバ全員の電子メールアドレス
を報知手段１１８０が認識していること、すなわち、図
示しないアドレス帳を文書転送装置１１００が備えてい
ることが前提である）。このようにすれば、上記グルー
プＡのメンバ全員に対し、図１７に示すような内容の電
子メールが報知されることになり、この電子メールに記
述されたＵＲＬ「http:// ……25001973.html 」１１８
１をマウスでクリックすると（すなわち、文書検索装置
４０の検索手段４１を実行すると）、例えばインターネ
ット・エクスプローラ等のウェブブラウザが起動して、
上記ＵＲＬ「http:// ……25001973.html 」１１８１に
含まれるグローバル文書ＩＤ「２５００１９７３」の電
子文書３２が当該ウェブブラウザに表示される。

【００９８】以上のように、本実施の形態によれば、電
子メールに電子文書を添付して転送するという簡便な操
作で、この電子文書をグループ共有の電子文書３２とし
て文書蓄積装置３０に蓄積することができるだけでな
く、このように蓄積した電子文書３２を、電子メールに
記述されたＵＲＬをクリックするという簡便な操作で検
索・表示することができる。

【００９９】また、本実施の形態によれば、電子メール
ソフトとウェブブラウザとが搭載された文書管理装置で
あれば、文書送出装置１０や文書検索装置４０に成り得
る。すなわち、外出先の文書管理装置で生成した電子文
書を電子メールに添付して文書蓄積装置３０に蓄積する
ことや、文書蓄積装置３０に蓄積されている電子文書３
２を外出先の文書管理装置に搭載されたウェブブラウザ
で表示することが可能となる。

【０１００】なお、ここでは、電子メールソフトを搭載
したパーソナル・コンピュータを文書送出装置１０とし
て例示しているが、この文書送出装置１０は、グループ
識別情報とともに電子文書を送出できる装置であればよ
い。

【０１０１】例えば、文書送出装置１０としてファクシ
ミリ装置を採用した場合は、このファクシミリ装置が送
出したファクシミリデータに含まれる宛先ファクシミリ
番号をグループ識別情報とすることができる。ただし、
文書転送装置１１００は、上記第１の実施の形態と同
様、ファクシミリのデータをパソコンのデータに変換す
る変換手段（図示せず）を備えていることが前提とな
る。

【０１０２】更に、文書送出装置１０としてデジタル複
合機を採用した場合は、このデジタル複合機の入力手段
１３から、例えば「Ａ」等のグループＩＤを入力するよ
うにし、このグループＩＤを電子文書とともに文書送出
装置１２が送出するようにしてもよい。このようにすれ
ば、グループＩＤをグループ識別情報とすることができ
る。

【０１０３】また、ここでは、電子文書３２の蓄積が完
了した後ただちに報知手段１１８０が起動する動作を例
示しているが、報知手段１１８０の起動タイミングはこ
れに限定されるものではない。すなわち、所定時刻にな
ったら起動して報知するようにしたり、文書検索装置４
０から指示を受けたときに起動して報知するようにして
もよい。

【０１０４】更に、ここでは、電子文書３２の蓄積が完
了した旨とともにグローバル文書ＩＤを報知するように
しているが、このグローバル文書ＩＤだけでなく、電子
文書３２のインデックス情報（文書名等）も報知するの
が好ましい。このようにすれば、図１８に示すように、
多数のＵＲＬ１１８２〜１１８４を記述した電子メール
が報知された場合でも、その中から目的のＵＲＬを容易
に探し出すことができる。

【０１０５】また更に、電子メールに記述されたＵＲＬ
「http:// ……25001973.html 」１１８１をマウスでク
リックすると、このＵＲＬ「http:// ……25001973.htm
l 」１１８１に含まれるグローバル文書ＩＤ「２５００
１９７３」の電子文書３２がウェブブラウザに表示され
る技術について説明を省略しているのは、この技術が公
知技術のためである。すなわち、上記のような電子文書
３２の表示を可能とするには、文書転送装置１１００
が、文書送出装置１０からの電子文書をウェブブラウザ
で検索可能なフォーマット（例えばＨＴＭＬやＸＭＬ
等）に変換して文書蓄積装置３０に蓄積しておけばよ
い。或いは、上記文書概要情報をＨＴＭＬ文書化し、こ
のＨＴＭＬ文書に電子文書３２へのリンク情報を埋め込
む手法を採用してもよい。

【０１０６】また更に、文書転送装置１１００と文書蓄
積装置３０とは、別個の装置である必要はない。すなわ
ち、これら装置１１００・３０の機能を併せ持った一台
の装置を採用しても同様の効果が得られる。

【０１０７】また更に、ここでは、あるユーザが生成し
た電子文書を、そのグループのメンバ全員で共有するこ
とを前提に説明したが、メンバが１名だけのグループを
作成すれば個人利用も可能である。

【０１０８】また更に、上記文書送出装置１０のユーザ
が、いずれかのグループに属するユーザであると部外者
であるとを問わないことはいうまでもない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態の文書管理システム
の構成図。

【図２】データベース間の対応付けの一例。

【図３】電子文書のデータ構造を示す図。

【図４】文書ＩＤマーク付きシートの概略外観図。

【図５】本発明の第２の実施の形態の文書管理システム
の構成図。

【図６】本発明における電子文書複写の一例。

【図７】本発明における電子文書複写の一例。

【図８】本発明における電子文書複写の一例。

【図９】本発明における電子文書検索の一例。

【図１０】本発明における電子文書検索の一例。

【図１１】本発明における電子文書検索の一例。

【図１２】本発明における電子文書検索の一例。

【図１３】本発明における電子文書の複写の一例。

【図１４】本発明における電子文書の複写の一例。

【図１５】本発明における電子文書の複写の一例。

【図１６】本発明を適用した文書共有システムの構成
図。

【図１７】報知される電子メールの一例。

【図１８】報知される電子メールの一例。

【図１９】対応表２１の内部構成例。

【符号の説明】

１０００、１０２０、１２１０ 文書生成手段 １０１０ 転送指示手段 １０３０ 文書出力手段 １１００ 文書転送装置 １１１０ 送受信手段 １１２０、１２４０ 文書ＩＤ付与手段 １１３０ 文書管理手段 １１４０ エンコーダ １１６０ コードリーダ １１７０ フィールド対応付け手段 １１８０ 報知手段 １１９０ 文書管理表

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/30 １１０ Ｇ０６Ｆ 17/30 １１０Ｃ １７０ １７０Ａ ２１０ ２１０Ｃ Ｇ０６Ｋ 7/00 Ｇ０６Ｋ 7/00 Ｕ (72)発明者 田中 丈二 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内 (72)発明者 物部 祐亮 大阪府門真市大字門真10006番地松下電器 産業株式会社内 (72)発明者 山本 夏樹 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内 (72)発明者 内片 秀樹 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内 (72)発明者 佐藤 暁昌 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内

Claims (18)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書を格納する文書フィールドと、
   該電子文書に付与されたインデックス情報を格納するイ
   ンデックスフィールドとを備えたデータベースを管理す
   る複数の文書管理装置間で相互に電子文書を複写する文
   書管理システムにおいて、 上記電子文書の複写とともに、インデックス情報中の少
   なくとも１つの特定の項目を複写指示する文書管理手段
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 上記インデックス情報中の少なくとも１
   つの項目に対応するフィールドを共通にした複写元と複
   写先のデータベースを備えた請求項１に記載の文書管理
   システム。
3. 【請求項３】 上記文書複写が、フィールド構造が異な
   るデータベース間で実行される場合に、更に、一方のデ
   ータベースの特定フィールドと他方のデータベースの特
   定フィールドとを対応付けるフィールド対応付け手段を
   備えた請求項２に記載の文書管理システム。
4. 【請求項４】 上記特定フィールドが、全電子文書間で
   重複しないグローバル文書ＩＤを格納するフィールドで
   ある請求項３に記載の文書管理システム。
5. 【請求項５】 更に、電子文書の複写履歴・電子文書の
   移動履歴・電子文書の削除履歴のうちの少なくとも１つ
   を文書管理表に書き込む文書管理手段を備えた請求項３
   に記載の文書管理システム。
6. 【請求項６】 更に、上記グローバル文書ＩＤが電子文
   書に付与されているか否かを判断し、付与されていない
   と判断した場合は、上記グローバル文書ＩＤを生成して
   当該電子文書に付与する文書ＩＤ付与手段を備えた請求
   項４に記載の文書管理システム。
7. 【請求項７】 上記文書ＩＤ付与手段が、グローバル文
   書ＩＤ取得要求を受けたとき、該グローバル文書ＩＤ取
   得要求に係る電子文書にグローバル文書ＩＤを付与する
   請求項６に記載の文書管理システム。
8. 【請求項８】 更に、上記インデックス情報中の少なく
   とも１つの項目を用紙に印刷してユーザに報知する報知
   手段を備えた請求項４に記載の文書管理システム。
9. 【請求項９】 更に、上記インデックス情報中の少なく
   とも１つの項目を入力する入力手段と、該入力情報に該
   当するインデックス情報の電子文書を検索する文書検索
   手段を備えた請求項４に記載の文書管理システム。
10. 【請求項１０】 電子文書を格納する文書フィールド
    と、該電子文書に付与されたインデックス情報を格納す
    るインデックスフィールドとを備えたデータベースを管
    理する複数の文書管理装置間で相互に電子文書を複写す
    る際の文書管理方法において、 上記電子文書の複写とともに、インデックス情報中の少
    なくとも１つの特定の項目を複写指示する複写指示ステ
    ップを備えたことを特徴とする文書管理方法。
11. 【請求項１１】 電子文書を送出する文書送出装置と、
    該文書送出装置からの電子文書を蓄積する文書蓄積装置
    と、該文書蓄積装置に蓄積される電子文書を検索するた
    めの文書検索装置とからなる文書共有システムにおい
    て、 上記文書送出装置からの電子文書に検索キーを付与して
    上記文書蓄積装置に蓄積した後、該検索キーとともに、
    電子文書の蓄積が完了した旨を上記文書検索装置に報知
    する文書転送装置を備えたことを特徴とする文書共有シ
    ステム。
12. 【請求項１２】 上記文書送出装置が、電子文書ととも
    にグループ識別情報を文書転送装置に送出し、 上記文書転送装置が、上記グループ識別情報によって特
    定されるグループのメンバ全員に対し、電子文書の蓄積
    が完了した旨を報知する請求項１１に記載の文書共有シ
    ステム。
13. 【請求項１３】 上記文書転送装置が、検索キーを含む
    ＵＲＬを記述した電子メールを用いて、電子文書の蓄積
    が完了した旨を報知する請求項１１に記載の文書共有シ
    ステム。
14. 【請求項１４】 上記文書転送装置が、検索キーを含む
    ＵＲＬとともにインデックス情報を記述した電子メール
    を用いて、電子文書の蓄積が完了した旨を報知する請求
    項１１に記載の文書共有システム。
15. 【請求項１５】 上記検索キーが、上記文書蓄積装置内
    の全電子文書間で重複しないグローバル文書ＩＤである
    請求項１１に記載の文書共有システム。
16. 【請求項１６】 上記文書転送装置が、上記文書送出装
    置からの電子文書をウェブブラウザで検索可能なフォー
    マットに変換して上記文書蓄積装置に蓄積する請求項１
    １に記載の文書共有システム。
17. 【請求項１７】 上記文書転送装置に代えて上記文書蓄
    積装置が、電子文書の蓄積が完了した旨を報知する請求
    項１１乃至１６のいずれかに記載の文書共有システム。
18. 【請求項１８】 電子文書を送出する文書送出装置と、
    該文書送出装置からの電子文書を蓄積する文書蓄積装置
    と、該文書蓄積装置に蓄積される電子文書を検索するた
    めの文書検索装置とからなる文書共有システムの文書共
    有方法において、 電子文書に検索キーを付与する検索キー付与ステップ
    と、 検索キー付与後の電子文書を文書蓄積装置に蓄積する蓄
    積ステップと、 文書蓄積装置への蓄積が完了した旨を検索キーとともに
    文書検索装置に報知する報知ステップと、 を備えたことを特徴とする文書共有方法。