JP2006260308A - 電子情報管理装置、電子情報管理方法及びプログラム - Google Patents
電子情報管理装置、電子情報管理方法及びプログラム Download PDFInfo
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Abstract
【解決手段】 セキュリティーが要求される電子文書に特定の識別情報を付加し、電子文書を取り出した履歴を管理することで、電子文書を取り出したときの履歴情報から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子文書の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子文書を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができる。
【選択図】 図4
Description
操作部の中央には、400x256dotの液晶表示部(LCD)401およびタッチパネルが設けられている。この液晶表示部401には、機械に組み込まれている機能(コピー、FAX)の表示が行われ、利用者は、この表示に従って機械の操作を行う。機能(コピー、FAX)の切り替えは、機能切り替えキー412、413によって行われる。
708a 電子文書記憶部
708b 履歴情報記憶部
709 識別情報管理装置
709a 任意識別情報記憶部
Claims (7)
- 所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して外部に提供する電子情報管理装置において、
前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が予め定められている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断手段と、
前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出手段と、
前記特定情報判断手段によって前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出手段から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加手段と、
前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報管理手段と、を有することを特徴とする電子情報管理装置。 - 前記履歴情報は、前記特定の電子情報の取得要求を行った者に関する情報、前記電子情報を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、前記特定の電子情報のコピー又は識別子及び前記特定の識別情報を含んでいることを特徴とする請求項1記載の電子情報管理装置。
- 前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報の保存期間を管理する保存期間管理手段と、
前記保存期間管理手段に管理している保存期間を定期的に検索して保存期間の終了間近又は過ぎている場合には、前記電子情報記憶手段に記憶されている電子情報のうちで、前記保存期間の終了間近又は過ぎている電子情報を外部に対して削除するように知らせる削除通知手段と、をさらに有することを特徴とする請求項1又は2記載の電子情報管理装置。 - 前記識別情報送出手段は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶手段と、
前記任意識別情報記憶手段から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断手段と、を有し、前記読出判断手段によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出することを特徴とする請求項1から3のいずれか1項に記載の電子情報管理装置。 - 前記識別情報送出手段は、予め前記特定の電子情報に関連付けられている関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、
前記関連情報記憶手段から読み出した関連情報に対して当該読み出した回数を示す回数情報を付加することにより、前記特定の識別情報を生成する回数情報付加手段と、を有することを特徴とする請求項1から3のいずれか1項に記載の電子情報管理装置。 - 所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して提供する電子情報管理装置を用いて電子情報の管理を行う電子情報管理方法において、
前記電子情報管理装置は、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め定めている特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断処理と、
前記電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出処理と、
前記特定情報判断処理によって、前記電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出処理から送出された識別情報を付加する識別情報付加処理と、
前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を履歴情報管理手段で管理する履歴情報管理処理と、を実行することを特徴とする電子情報管理方法。 - 請求項6記載の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。
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