JPH09223130A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書管理において、各文書に対して一意的な
文書識別子を付与し、さらにその文書識別子の一意性を
維持する。 【解決手段】 文書管理対象のネットワーク１０には、
ＤＩＤ管理サーバ２０と管理ストレージ３０が設けられ
る。管理ストレージ３０は、新規に作成された文書を格
納する際に、ＤＩＤ管理サーバ２０に対してＤＩＤの発
行を要求し、ＤＩＤ管理サーバ２０はこれに応じて未発
行のＤＩＤの中から一つを発行する。管理ストレージ３
０は、発行されたＤＩＤと前記文書とを対応づけて格納
する。以降、文書は、管理ストレージ３０から出るとＤ
ＩＤと一体の形で流通する。そして、このようなＤＩＤ
付きの文書が再び管理ストレージ３０に格納される際に
は、管理ストレージ３０内に同一ＤＩＤの文書があるか
否かをチェックした上で格納が許可される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書の管理を行う
文書管理システムに関し、特に各文書に対して一意的な
識別子を付与して文書管理を行う文書管理システムに関
する。

【０００２】

【従来の技術及び発明が解決しようとする課題】近年、
コンピュータの普及に伴い、日々膨大な数の電子的文書
が作成され、蓄積されており、文書管理の必要性は益々
高まりつつある。

【０００３】このような状況において、従来の文書管理
は、ほとんどファイル管理と同一であり、個々の文書の
識別は、ファイル名や当該文書の保管場所を示すデータ
（いわゆる「パス」や記憶アドレスなど）によって行っ
ていた。

【０００４】ところが、ファイル名は、基本的に文書作
成者によって付与されるものなので、同一の名称が並存
することが往々にしてあり、ファイル名では文書を一意
的に識別することは困難であった。一方、文書の保管場
所を示すデータは、瞬間瞬間で見れば、同一のものが並
存することはなく、従って文書を一意的に指示すること
が可能である。しかしながら、保管場所データは、文書
の保管場所が変わるごとに値が変わってしまうため、経
時的に見ると文書との一対一に対応せず、従ってそのよ
うなデータは文書を一意的に識別する識別子としては不
適切であった。

【０００５】本発明は、このような問題を解決するため
になされたものであり、各文書に対して一意的な、すな
わち重複のない文書識別子を付与し、さらにその文書識
別子の一意性を維持することができる文書管理システム
を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明に係る文書管理システムは、文書と文書識別
子とを互いに対応づけて格納する文書格納手段と、要求
に応じて未発行の文書識別子の中の一つの文書識別子を
発行するとともに、発行した文書識別子について当該文
書識別子が前記文書格納手段に格納されているか否かを
示すフラグを含む管理情報を作成し、前記文書格納手段
への文書の格納及び前記文書格納手段からの文書の取出
に応じて、対応する文書識別子の管理情報の前記フラグ
を更新する識別子管理手段とを有し、前記文書格納手段
は、入力された文書が文書識別子を有するか否かを判定
する手段と、前記入力文書が文書識別子を有しない場合
には、前記識別子管理手段に対し新規文書識別子の発行
を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を前
記入力文書とを対応づけて格納し、前記入力文書が文書
識別子を有する場合には、前記識別子管理手段に対して
当該文書識別子が前記文書格納手段に格納されているか
否かを問い合わせ、この問い合わせの結果当該文書識別
子が格納されている場合に前記入力文書の格納を中止す
る手段と、格納している文書が取り出された場合に前記
識別子管理手段にその旨を通知する手段とを有すること
を特徴とする。

【０００７】この構成では、文書格納手段は、文書が入
力されると、その文書が文書識別子を有するか否かを判
別し、その判別結果に応じてそれぞれ異なったの処理を
行う。

【０００８】まず、入力文書が文書識別子を有していな
い場合には、文書格納手段は、当該文書は新規文書であ
ると判断し、識別子管理手段に対して新規の文書識別子
の発行を要求する。この要求を受けた識別子管理手段
は、未発行の文書識別子の中の一つを文書格納手段に対
して発行する。これを受け取った文書格納手段は、当該
文書識別子を前記入力文書と対応づけて格納する。この
ようにして文書識別子が付与された文書は、それ以降文
書識別子と一体となって移動する。なお、識別子管理手
段は、文書識別子の発行と同時にその文書識別子につい
ての管理情報を生成する。この管理情報は、当該文書識
別子が前記文書格納手段に格納されているか否かを示す
フラグを少なくとも含んでいる。このフラグは、文書識
別子の発行の際に管理情報を作成したときには「格納
中」にセットされる。以降、識別子管理手段は、文書格
納手段から文書の出入りについて通知を受けると、それ
に応じて前記フラグを更新する。

【０００９】一方、入力文書が文書識別子を有している
場合には、文書格納手段は、識別子管理手段に対してそ
の文書識別子が当該文書格納手段に格納されているか否
かを問い合わせる。識別子管理手段は、この問合せに対
し、当該文書識別子の管理情報のフラグを調べ、その結
果を文書格納手段に回答する。文書格納手段は、問い合
わせの結果、当該文書識別子が格納されていない場合に
は前記入力文書を格納し、格納されている場合には前記
入力文書の格納を中止する。このような処理により、文
書格納手段内に同一識別子の文書が並存することが防止
される。

【００１０】このように本構成では、文書格納手段内に
は同一の文書識別子を有する文書が並存することがな
く、文書格納手段内において文書識別子の一意性が保証
される。

【００１１】なお、本発明の好適な態様では、文書格納
手段は、格納している文書を複製又は更新した際に、識
別子管理手段に対し文書識別子の発行を要求し、この要
求に応じて発行された文書識別子を複製又は更新によっ
て得られた文書と対応づけて格納する。この構成によれ
ば、複製又は更新処理によって生成された新規文書に対
しても新規な文書識別子が付与される。

【００１２】この構成において、文書格納手段が、格納
している文書を複製又は更新する際に、複製又は更新の
元となる元文書の文書識別子を識別子管理手段に通知
し、識別子管理手段が、複製文書又は更新文書に対して
発行された文書識別子について、当該元文書の文書識別
子を含む管理情報を作成することも可能である。この構
成によれば、複製又は更新によって得られた文書には文
書識別子の管理情報の一つとして複製／更新元の文書の
識別子が登録されるので、この情報を用いることにより
文書内容の変遷を管理することが可能となる。

【００１３】また、本発明の別の態様では、文書格納手
段は、格納している文書を破棄（削除）する際に識別子
管理手段に対して破棄文書の文書識別子を通知し、識別
子管理手段は、前記文書格納手段から通知された文書識
別子の管理情報に当該文書の破棄に関する情報を付加す
る。この構成では、文書が破棄された場合、対応する文
書識別子を破棄するのではなく、当該文書識別子の管理
情報に文書破棄に関する情報（例えば破棄した日時）を
付加する。従って、文書が破棄された後でも、当該文書
の管理情報を参照することが可能となる。

【００１４】また、本発明の別の態様では、識別子管理
手段の識別子発行作業を補助する補助発行手段を設け
る。この補助発行手段は、予め識別子管理手段から所定
数の文書識別子の仮発行を受けて保持し、文書格納手段
からの要求に応じて前記仮発行を受けた文書識別子の中
から文書識別子を発行し、発行した文書識別子について
の情報を前記識別子管理手段に通知する。識別子管理手
段は、この通知の内容に基づきその文書識別子の管理情
報を更新する。

【００１５】この構成は、迅速な文書識別子発行を目的
とするものである。すなわち、文書管理の規模が大きく
なると、識別子管理手段から遠く離れた所では、文書識
別子の発行要求に対するレスポンスが悪くなる場合があ
る。また、作成される文書の数が膨大なものとなると、
識別子発行や管理情報のメンテナンスのための負荷が大
きくなり発行要求に対するレスポンスが悪くなる場合も
ある。これに対して、本構成では、識別子管理手段から
離れた所などに、識別子管理手段の文書識別子の発行業
務の一部を肩代わりする補助発行手段を設けることによ
り、識別誌発行要求に対するレスポンスを向上させるこ
とができる。

【００１６】また、本発明の別の態様では、文書管理シ
ステムの管理下のネットワークからの文書の流出を監視
する流出監視手段を有し、この流出監視手段は、前記ネ
ットワークからの流出が禁止されている文書の文書識別
子を登録した流出禁止リストと、流出しようとする文書
の文書識別子を検出する手段と、識別子管理手段に対し
て管理情報の問合せを行い、この結果得た管理情報の元
文書の文書識別子を検出することにより、流出しようと
する文書の祖先となる文書の文書識別子を求める祖先文
書問合手段と、流出しようとする文書及びこの祖先とな
る文書の文書識別子の中に前記流出禁止リストに含まれ
るものがある場合に前記流出しようとする文書のネット
ワークからの流出を防止する流出防止手段とを有するこ
とを特徴とする。

【００１７】この構成によれば、文書管理システムの管
理下から流出させたくない文書の文書識別子を予め流出
禁止リストに登録しておくことにより、その文書及びそ
の文書から複製又は更新により派生した文書の流出を防
止することができる。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係る文書管理シス
テムの実施形態を図面に基づいて説明する。本実施形態
では、各文書に対して一意的な文書識別子（以下、「Ｄ
ＩＤ」と呼ぶ。なお「ＤＩＤ」はドキュメントＩＤの略
である）を付与する。このＤＩＤとしては、文書の文書
名やファイル名、保管場所とは関連のないものを用い
る。例えば続き番号を順に付与する方式でよい。ＤＩＤ
として例えば６４ビットの２進値を用いれば、約１．６
×１０¹⁹個の文書を識別することができる。この場合、
ＤＩＤの外部表現は、例えば“1234567890ABCEFGHJKLMN
PQRSTUWXYZ”の３２種類の文字を用いた１４桁の文字列
（最後の一文字はチェックディジットとして用いる）と
して表すことができる。

【００１９】図１は、本発明に係る文書管理システムの
全体構成を示す説明図である。図に示すように、文書管
理の対象となるネットワーク１０には、ＤＩＤ管理サー
バ２０と管理ストレージ３０が設けられる。ＤＩＤ管理
サーバ２０は、文書識別子の発行及び管理を行う。ネッ
トワーク１０内のＷＳ４０等で作成された文書は、ＤＩ
Ｄ管理サーバ２０の管理を受ける。一方、管理ストレー
ジ３０は、ファイルサーバの機能を有し、文書と文書識
別子とを互いに対応づけて格納する。

【００２０】本実施形態では、ネットワーク１０上のワ
ークステーション（ＷＳ）４０等で新規に作成された文
書は、管理ストレージ３０に格納される際にＤＩＤ管理
サーバ２０からＤＩＤの付与を受ける。すなわち、管理
ストレージ３０は、ＷＳ４０等から文書の格納要求を受
けると、ＤＩＤ管理サーバ２０に対してＤＩＤの発行を
要求し、ＤＩＤ管理サーバ２０はこれに応じて未発行の
ＤＩＤの中の一つを発行する。管理ストレージ３０は、
ＤＩＤ管理サーバ２０からＤＩＤを受けとって初めて、
文書の格納をおこなう。管理ストレージ３０に格納され
た文書は、これ以降、移動の際には、ＤＩＤと一体とな
って取り扱われる。

【００２１】なお、ＤＩＤ管理サーバ２０は、ＤＩＤを
発行する際に、当該ＤＩＤについての管理情報を生成す
る。この管理情報は、例えば図２に示すように、ＤＩＤ
値、発行日時、発行事象、複製／更新元ＤＩＤ、利用
者、破棄日時、所在フラグの７つ項目を有している。

【００２２】「発行日時」は、ＤＩＤを発行した日、時
刻を示す項目である。「発行事象」は、ＤＩＤの発行の
契機となった事象を示す項目である。本実施形態では、
発行事象として、新規発行、複製、更新の３種類を規定
する。なお、「新規発行」は、ＷＳ４０等により全く新
規に作成された文書に対する「発行事象」である。ま
た、「複製」は、既に管理ストレージ３０内に格納され
ている文書を複製した場合に、複製によって得られた文
書（以下、複製文書という）に付される「発行事象」で
ある。そして、「更新」は、既に管理ストレージ３０内
に格納されている文書を再編集して内容を更新した場合
に、その更新処理によって得られた文書（以下、更新文
書という）に付される「発行事象」である。この「発行
事象」は、管理ストレージ３０が、格納しようとする文
書が上記事象のいずれに該当するものかを判定し、ＤＩ
Ｄ管理サーバ２０にＤＩＤの発行を要求する際にその事
象の種類を示す情報を通知する。ＤＩＤ管理サーバ２０
は、この情報を、管理情報の「発行事象」に書き込む。

【００２３】「複製／更新元ＤＩＤ」は、文書の複製元
又は更新元の文書のＤＩＤを示す項目である。管理スト
レージ３０は、複製文書又は更新文書についてＤＩＤの
発行を要求する際に、複製元又は更新元の文書のＤＩＤ
をＤＩＤ管理サーバ２０に通知する。ＤＩＤ管理サーバ
２０は、この情報を、管理情報の「複製／更新元ＤＩ
Ｄ」に書き込む。なお、複製／更新によらず全く新規に
作成された文書の場合は、この項目は空欄とするか、あ
るいは新規文書であることを示す特定のコードを書き込
む。

【００２４】「利用者」は、当該ＤＩＤの発行を要求し
た利用者の名前、名称を示す項目である。また、「破棄
日時」には、当該ＤＩＤに対応する文書が破棄（削除）
された場合に、その破棄された日、時刻を書き込む。

【００２５】「所在フラグ」は、当該ＤＩＤ（及びこの
ＤＩＤに対応する文書）が、ＤＩＤ管理サーバ２０と対
応した管理ストレージ３０内に格納されているか否かを
示すフラグである。このフラグは、管理情報作成時すな
わちＤＩＤ発行時には、管理ストレージ「内」にセット
される。以降、文書が出入りする度に管理ストレージ３
０からＤＩＤ管理サーバ２０に通知がなされ、ＤＩＤ管
理サーバ３０はその通知にしたがって所在フラグの設定
を更新する。

【００２６】なお、図２に示した管理情報の形式は、Ｄ
ＩＤ管理サーバ２０が自ら発行したＤＩＤについて作成
するものである。本実施形態は、図１に示すような文書
管理のネットワーク同士を広域的に接続することも考慮
しており、他のネットワークで作成されＤＩＤを付与さ
れた文書が自ネットワークに移転してくる場合が有り得
る（ここでは、ネットワーク同士でＤＩＤの重複が起こ
らないものとする。これを実現するための機構について
は後に説明する）。このような他ネットワークからの流
入文書については、ＤＩＤ管理サーバ２０は、図３に示
すような管理情報を作成する。

【００２７】図３の管理情報において、「発見日時」に
は、当該ＤＩＤを発見した日及び時刻が書き込まれる。
また、「利用者」には当該ＤＩＤを発見した利用者の名
前又は名称が、「破棄日時」には、当該ＤＩＤに対応す
る文書を破棄した日及び時刻が書き込まれる。なお、こ
のような他ネットワークで発行されたＤＩＤについての
管理情報は、そのＤＩＤ（及び対応する文書）が自ネッ
トワークに導入され、管理ストレージ３０に格納される
際に作成され、そのＤＩＤが管理ストレージ３０から出
る際に削除される。

【００２８】図１に戻って、管理ストレージ３０及びＤ
ＩＤ管理サーバ２０の詳細な構成について説明する。

【００２９】まず、管理ストレージ３０は、コマンド処
理部２１、未発行ＤＩＤ管理部２２、自発行ＤＩＤ管理
部２３、他発行ＤＩＤ管理部２４を有している。

【００３０】コマンド処理部２１は、管理ストレージ３
０やＷＳ４０等のネットワーク１０上のクライアントか
らコマンド（要求）を受け取り、各ＤＩＤ管理部２２〜
２４の情報を用いてその要求に応じた処理を行う。本実
施形態では、コマンド処理部２１に対するコマンドの種
類を規定しているが、その詳細については後述する。

【００３１】未発行ＤＩＤ管理部２２は、発行可能なＤ
ＩＤについての情報を管理している。すなわち、本実施
形態では、未発行ＤＩＤ管理部２２は、発行できるＤＩ
Ｄの範囲とその範囲のうちどこまで発行したかをしめす
ポインタを管理している。自発行ＤＩＤ管理部２３は、
ＤＩＤ管理サーバ２０が発行したＤＩＤについての管理
情報を格納する。そして、他発行ＤＩＤ管理部２４は、
他ネットワークで発行されたＤＩＤについての管理情報
を格納する。

【００３２】一方、管理ストレージ２０は、文書を格納
する記憶装置３６と、この記憶装置３６への文書の出し
入れの際に所定の処理を行う格納処理部３１、取出処理
部３２、破棄処理部３３、複製処理部３４、更新処理部
３５を有している。記憶装置３６は、文書データ自体を
格納する文書データ部３８と、文書とＤＩＤとの対応関
係の情報を格納するＤＩＤ−文書対応データ部３７とを
有している。ここで、文書データ部３８は、例えばファ
イル名で文書を管理する従来のファイルシステムと同様
のものでよい。

【００３３】以下、ＤＩＤ管理サーバ２０及び管理スト
レージ３０の各構成要素の動作を説明する。なお、以下
では、ＤＩＤ管理サーバ２０のコマンド処理部２１に規
定されるコマンドごとに整理して説明する。各コマンド
において括弧（）内のデータは、当該コマンドの引数を
表す。

【００３４】（１）ＤＩＤ範囲設定（ＤＩＤ範囲） このコマンドは、未発行ＤＩＤ管理部２２に、発行可能
なＤＩＤの範囲を設定するために用いる。このコマンド
は、例えばＤＩＤ管理サーバ２０のオペレータにより入
力される。

【００３５】（２）発行要求（発行事象、利用者、複製
／更新元ＤＩＤ） このコマンドは、新規作成された文書に対し新規のＤＩ
Ｄを発行うけるためのコマンドである。

【００３６】このコマンドは、基本的には管理ストレー
ジ３０の格納処理部３１から発せられる。管理ストレー
ジ３０に文書が入力された場合（すなわちＷＳ４０等か
ら文書の格納要求を受け取った場合）、その文書は格納
処理部３１に入力される。格納処理部３１は、当該文書
がＤＩＤを有しているか否かを判定し、有していない場
合にこれを新規作成文書と判断して、ＤＩＤ管理サーバ
２０に対してこの発行要求コマンドを発する。このと
き、引数の「発行事象」は「新規作成」とする。また、
「利用者」は当該文書を管理ストレージ３０に格納しよ
うとした者の名前等、「複製／更新元ＤＩＤ」は空欄あ
るいは新規作成であることを示す所定値とする。なお、
入力文書がＤＩＤを有している場合には、格納処理部３
１は、後述の格納許可要求コマンドを発する。

【００３７】このコマンドを受け取ったＤＩＤ管理サー
バ２０のコマンド処理部２１は、未発行ＤＩＤ管理部２
２に対して発行可能なＤＩＤを問合せ、これによって得
た未発行のＤＩＤ値を管理ストレージ３０に対して発行
する。そして、コマンド処理部２１は、発行したＤＩＤ
の管理情報を前記発行要求コマンドの引数を参照して生
成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録する。

【００３８】このようにしてＤＩＤの発行を受けた格納
処理部３１は、入力文書を記憶装置３６の文書データ部
３８に格納し、その文書とＤＩＤとの対応情報（例えば
ＤＩＤとファイル名との対応関係など）をＤＩＤ−文書
対応データ部３７に書き込む。

【００３９】また、このコマンドは、複製処理部３４及
び更新処理部３５からも発せられる。

【００４０】まず、複製処理部３４は、ＷＳ４０等か
ら、記憶装置３６内にある文書の複製要求を受け取る
と、この発行要求コマンドを発する。このとき、コマン
ド引数の「発行事象」には「複製」が設定され、「複製
／更新元ＤＩＤ」にはその複製要求のあった文書のＤＩ
Ｄ値が設定される。この発行要求コマンドを受けたコマ
ンド処理部２１は、新規作成文書の場合と同様に、ＤＩ
Ｄの発行を行うとともに、発行要求コマンドの引数を参
照して当該ＤＩＤの管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管
理部２３に登録する。一方、複製処理部３４は、文書の
複製処理を行い、文書データ部３８に複製文書のデータ
を格納するとともに、この複製文書と発行を受けたＤＩ
Ｄとの対応情報をＤＩＤ−文書対応データ部３７に登録
する。

【００４１】また、更新処理部３５は、ＷＳ４０等か
ら、記憶装置３６内にある文書の更新要求を受け取る
と、この発行要求コマンドを発する。このとき、コマン
ド引数の「発行事象」には「更新」が設定され、「複製
／更新元ＤＩＤ」にはその更新要求のあった文書のＤＩ
Ｄ値が設定される。この発行要求コマンドを受けたコマ
ンド処理部２１は、新規作成文書の場合と同様に、ＤＩ
Ｄの発行を行うとともに、発行要求コマンドの引数を参
照して当該ＤＩＤの管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管
理部２３に登録する。

【００４２】なお、更新処理部３６は、ＤＩＤ管理サー
バ２０に発行要求コマンドを送信すると共に、更新要求
を発したＷＳ４０等に対して該当文書の文書データを供
給する。このとき、記憶装置３６においては、この更新
元の文書のデータにはロックを掛け、他の利用者から変
更できないようにする。ＷＳ４０等では、管理ストレー
ジ３０から受け取った文書データに更なる編集処理を加
えて文書内容を更新し、その結果を管理ストレージ３０
に返す。管理ストレージ３０では、更新処理部３５がこ
の更新結果の文書を受け取って文書データ部３８に格納
し、同時にＤＩＤ管理サーバ２０から発行を受けたＤＩ
Ｄとこの更新文書との対応情報をＤＩＤ−文書対応デー
タ部３７に登録する。

【００４３】（３）格納許可要求（ＤＩＤ） このコマンドは、既にＤＩＤを有している文書を管理ス
トレージ３０に格納する際に発行されるコマンドであ
る。

【００４４】このコマンドは、管理ストレージ３０の格
納処理部３１から発せられる。管理ストレージ３０に入
力された文書がＤＩＤを有している場合に、格納処理部
３１はＤＩＤ管理サーバ２０に対してこの格納許可要求
コマンドを発する。このコマンドの引数は、当該入力文
書のＤＩＤである。

【００４５】このコマンドを受け取ったコマンド処理部
２１は、図４に示すフローチャートに従って処理を行
う。まず、コマンド処理部２１は、格納許可要求コマン
ドの引数に示されたＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部２３内
にあるか否かを調べる（Ｓ１０２）。この結果、自発行
ＤＩＤ管理部２３内にない場合には、更にそのＤＩＤが
他発行ＤＩＤ管理部２４内にあるか否かを判定する（Ｓ
１０４）。この結果、格納要求に係るＤＩＤが他発行Ｄ
ＩＤ管理部２４内にもない場合には、当該ＤＩＤ（及び
これに対応する入力文書）は他のネットワークで発行
（作成）され今回新たに本ネットワーク１０内に導入さ
れたものであると判断し、コマンド処理部２１は、格納
許可通知を管理ストレージ３０に送信し、当該ＤＩＤに
ついての管理情報（図３参照）を作成し、他発行ＤＩＤ
管理部２４に登録する（Ｓ１０６）。この格納許可通知
を受けた格納処理部３１は、前記入力文書及びそのＤＩ
Ｄを記憶装置３６に格納する。また、Ｓ１０４の判定に
おいて、当該ＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４内にある
場合には、当該ＤＩＤは他ネットワークで発行されたも
のであり、かつ当該ＤＩＤに対応する文書が既に本ネッ
トワーク１０の管理ストレージ３０に格納されているこ
とになる。この場合には、コマンド処理部２１は、管理
ストレージ３０内における同一ＤＩＤの文書の並存を防
止するために、格納不許可通知を管理ストレージ３０に
返す（Ｓ１０８）。格納不許可通知を受けた管理ストレ
ージ３０の格納処理部３１は、前記入力文書の格納処理
を取り止める。

【００４６】また、Ｓ１０２の判定において、前記入力
文書のＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部２３内にある場合に
は、自発行ＤＩＤ管理部２３から当該ＤＩＤの管理情報
を取出し、その所在フラグが管理ストレージ「外」であ
るか否かを判定する（Ｓ１１０）。この結果、所在フラ
グが「外」である場合には、コマンド処理部２１は、格
納許可通知を管理ストレージに返す（Ｓ１１２）。すな
わち、この場合、当該ＤＩＤに対応する文書はその時点
では管理ストレージ３０内にないので、その文書を格納
しても管理ストレージ３０内におけるＤＩＤの重複が起
こらないからである。なお、このときコマンド処理部２
１は、当該ＤＩＤの管理情報の所在フラグを管理ストレ
ージ「内」に変更し、自発行ＤＩＤ管理部２３に再登録
する（Ｓ１１２）。格納許可通知を受けた管理ストレー
ジ３０の格納処理部３１は、前記入力文書を記憶装置３
６内に格納する。

【００４７】一方、Ｓ１１０の判定において所在フラグ
が管理ストレージ「内」である場合には、コマンド処理
部２１は、同一ＤＩＤの文書の並存を防止するために、
格納不許可通知を管理ストレージ３０に返す（Ｓ１１
４）。これにより、格納処理部３１は前記入力文書の格
納処理を取り止める。

【００４８】このように、本実施形態では、ＤＩＤを有
する文書が管理ストレージ３０に入力された場合には、
そのＤＩＤに対応する文書が管理ストレージ３０内に存
在するか否かを調べ、存在する場合には当該入力文書の
格納を取り止める。これにより、本実施形態では、管理
ストレージ３０内における同一ＤＩＤの文書の並存が防
止され、管理ストレージ３０内におけるＤＩＤの一意性
を維持することが可能となる。

【００４９】（４）取出通知（ＤＩＤ） このコマンドは、文書が管理ストレージ３０から取出さ
れる際に取出処理部３２から発せられる。管理ストレー
ジ３０内の文書を取り出し、他の文書格納装置（同一ネ
ットワーク内及び他ネットワークの装置）に移動させる
要求をＷＳ４０等から受け取った場合、管理ストレージ
３０の取出処理部３２は、その取出し対象の文書のＤＩ
Ｄを引数として取出通知をＤＩＤ管理サーバ２０に発
し、文書の取出処理を行う。この取出通知を受けたコマ
ンド処理部２１は、引数のＤＩＤが自発行ＤＩＤ管理部
２３に登録されている場合には、当該ＤＩＤの管理情報
の所在フラグを管理ストレージ「外」に変更し、再登録
する。一方、引数のＤＩＤが他発行ＤＩＤ管理部２４に
登録されている場合には、当該ＤＩＤについての管理情
報を他発行ＤＩＤ管理部２４から削除する。

【００５０】（５）破棄通知（ＤＩＤ） このコマンドは、管理ストレージ３０に格納されている
ＤＩＤ付き文書が破棄（削除）された場合に発せられ
る。すなわち、ＷＳ４０等から文書の破棄要求を受けた
場合、管理ストレージ３０の破棄処理部３３は、当該破
棄対象の文書のＤＩＤを引数とした破棄通知をＤＩＤ管
理サーバ２０に送信し、当該文書の破棄処理を行う。破
棄処理部３３から破棄通知を受け取ったコマンド処理部
２１は、引数で指定されたＤＩＤの管理情報を自発行Ｄ
ＩＤ管理部２３又は他発行ＤＩＤ管理部２４から検索
し、この管理情報の「破棄日時」に対して前記通知を受
け取った日時を書き込む。

【００５１】このように、本実施形態では、文書が破棄
されたとしてもその文書のＤＩＤの管理情報は破棄せ
ず、その文書が破棄された旨を明示した上でその管理情
報を保存しておく。従って、破棄された文書の管理情報
も参照可能となっている。別言すれば、本実施形態で
は、ＤＩＤは各文書に固有のものとし、ＤＩＤを有する
文書が破棄された場合に、当該ＤＩＤを別の新規文書に
付与して再利用することはしない。従って、本実施形態
によれば、現時点におけるＤＩＤの一意性だけでなく、
過去・現在・未来にわたるＤＩＤの一意性が保証され
る。

【００５２】（６）管理情報問合せ（ＤＩＤ） このコマンドは、ＤＩＤ管理サーバ２０が管理している
ＤＩＤの管理情報を参照するために用いる。このコマン
ドは、ユーザやＷＳ４０等で動作するアプリケーション
ソフトから発せられる。すなわち、ある文書についての
情報が欲しいユーザやアプリケーションソフトは、この
コマンドをＤＩＤ管理サーバ２０に対して発行すること
により、所望の情報を得る。このコマンドを受けたコマ
ンド処理部２１は、自発行ＤＩＤ管理部２３及び他発行
ＤＩＤ管理部２４を検索し、その検索結果をコマンド発
行元に返す。このコマンドを用いることにより、ＤＩＤ
を用いた様々な文書処理が可能となる。なお、このコマ
ンドにおける引数は検索のためのキーであり、ＤＩＤ値
だけでなく管理情報における他の項目を指定することも
可能である。

【００５３】以上が、本実施形態におけるＤＩＤ管理の
処理動作である。以上の説明から分かるように、本実施
形態では、まず文書が新規作成（又は複製／更新）され
ると、それまでに発行されたＤＩＤと重複しないＤＩＤ
が付与された上で管理ストレージ３０に格納されるとと
もに、ＤＩＤ付きの文書はＤＩＤの重複がないかチェッ
クを受けた上でないと管理ストレージ３０に格納されな
い構成となっている。従って、本実施形態によれば、管
理ストレージ３０内においてＤＩＤの一意性を保証する
ことができる。

【００５４】なお、図１では、ＤＩＤ管理サーバ２０の
管理下のネットワーク１０に、管理ストレージ３０が１
つしか設けられていない例を示したが、一つのＤＩＤ管
理サーバ２０の管理下のネットワークに複数の管理スト
レージをも受ける構成としてもよい。この場合における
処理は、管理ストレージが１つしかない場合の処理と本
質的に異ならない。

【００５５】また、本実施形態では、上述した機能を有
する管理ストレージ以外の一般の文書格納装置（一般ス
トレージと呼ぶ）を設けることもできる。この場合、一
般ストレージに格納された文書については直接的にはＤ
ＩＤの管理を行うことはできない。しかしながら、この
ような場合でも、その一般ストレージ内の文書が管理ス
トレージに格納／再格納される際に、ＤＩＤの発行ある
いはＤＩＤの重複チェックが行われるので、管理ストレ
ージ内においてＤＩＤの一意性を保証することができ
る。

【００５６】また、本実施形態において、ＤＩＤが付与
された文書は、管理ストレージ３０から取り出される際
には、ＤＩＤを保持するための特別のファイル（ＤＩＤ
キャリアと呼ぶ）に成形され、この形式でネットワーク
内を流通する。ＤＩＤキャリアは、文書データとＤＩＤ
とが複合された複合文書である。

【００５７】なお、このＤＩＤキャリアをオブジェクト
指向的に構成し、ＤＩＤキャリア内にこの文書に対する
処理を記述することもできる。図５に、このように構成
されたＤＩＤキャリアを示す。図５に示すように、ＤＩ
Ｄキャリア５０は、文書データ部５１、複製処理部５２
及び破棄処理部５３から構成される。文書データ部５０
には、もともとの文書の文書データ５１ａと当該文書に
付与されたＤＩＤ５１ｂとが複合文書として格納され
る。複製処理部５２は、当該文書に対して複製要求がな
された場合の処理を記述した部分である。すなわち、こ
のＤＩＤキャリアに対して複製要求がなされた場合、複
製処理部５２は、自らの複製を作成すると共に、ＤＩＤ
管理サーバ２０に対して新規ＤＩＤの発行要求を発す
る。そして、発行された新規ＤＩＤを複製によって新た
にできたＤＩＤキャリアのＤＩＤに設定する。また、破
棄処理部５３は、当該文書に対して破棄要求がなされた
場合の処理を記述した部分である。すなわち、このＤＩ
Ｄキャリアに対して破棄要求がなされた場合は、破棄処
理部５３は、ＤＩＤ管理サーバ２０に対して破棄通知を
発行する。そして、当該ＤＩＤキャリアは破棄（削除）
される。なお、ＤＩＤキャリアからＤＩＤ発行要求及び
破棄通知に関するＤＩＤ管理サーバ２０の処理は、上述
した管理ストレージ３０に対する処理と同様である。

【００５８】このように、文書が管理ストレージ３０の
外に出た場合には、図５に示すＤＩＤキャリアの形で文
書を管理すれば、一般ストレージにある場合も文書のＤ
ＩＤ管理が可能となる。

【００５９】なお、以上の説明では、一つのネットワー
ク内のＤＩＤ管理について説明したが、多ネットワーク
にまたがる広域の管理においては次のようなシステムが
考えられる。すなわち、文書管理の対象となる領域に唯
一つのＤＩＤ発行機関を設置し、各ネットワークは、そ
のＤＩＤ発行機関から、所望数のＤＩＤの利用権の発行
を受ける。この時、ＤＩＤ発行機関は、各ネットワーク
同士の間でＤＩＤの重複が起こらないようにする。ＤＩ
Ｄ発行機関は、ＤＩＤの利用権を発行したネットワーク
名、及び当該ネットワークに発行したＤＩＤの範囲のみ
を管理し、各ネットワークからの問い合わせに応じてこ
の情報を回答する。各ネットワーク（ＤＩＤ管理サー
バ）からＤＩＤ発行機関に対しては、例えば次に示すコ
マンドが規定される。

【００６０】（ａ）ＤＩＤ利用権要求（ネットワーク
名、ＤＩＤ個数） このコマンドは、ＤＩＤ管理サーバがＤＩＤの利用権を
要求する際に用いられる。なお、このコマンドにより、
ＤＩＤ発行機関からＤＩＤ利用権を受けた各ネットワー
クのＤＩＤ管理サーバは、そのＤＩＤの範囲を前記ＤＩ
Ｄ範囲設定コマンドで未発行ＤＩＤ管理部２２に設定す
る。

【００６１】（ｂ）ネットワーク名問合せ（ＤＩＤ） このコマンドは、ＤＩＤが発行されたネットワークの名
称を調べる際に用いられる。

【００６２】次に、図６を参照して、本実施形態の変形
例について説明する。図６の構成は、ＤＩＤ管理サーバ
２０の管理下にＤＩＤ管理サブサーバ５０を設けたこと
を特徴とする。すなわち、図６において、ＤＩＤ管理サ
ーバ２０は、ネットワーク１０及びサブネットワーク９
０の両方を管理するが、サブネットワーク９０がＤＩＤ
管理サーバ２０から離れている場合にはサブネットワー
ク９０上で作成された文書についてのＤＩＤの発行が遅
れがちになることが考えられる。また、ネットワークの
構成によっては、サブネットワーク９０のＷＳからはＤ
ＩＤ管理サーバ２０に直接アクセスできない場合なども
考えられる。さらには、ネットワークに接続されるＷＳ
の数自体が多くなり、ＤＩＤ管理サーバ２０の処理負荷
が増えてＤＩＤの発行が遅れがちになることも考えられ
る。図６の構成は、このようなＤＩＤ発行の遅れを防止
するためのものである。

【００６３】図６の構成では、サブネットワーク９０上
にＤＩＤ管理サブサーバ６０及びこれに対応する管理ス
トレージ７０を設ける。ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、
ＤＩＤ管理サーバ２０の業務のうち、ＤＩＤの発行のみ
を肩代わりする。この構成では、ＤＩＤ管理サブサーバ
６０はＤＩＤの発行業務のみを行い、管理情報について
はＤＩＤ管理サーバ２０にて一元管理する。

【００６４】図６において、サブネットワーク５０上の
ＷＳ等で作成された文書は管理ストレージ７０に格納さ
れ、このとき管理ストレージ７０からＤＩＤ管理サブサ
ーバ６０に対してＤＩＤの発行要求がなされる。この発
行要求のコマンドは前述した管理ストレージ３０から発
せられるものと同様である。ＤＩＤ管理サブサーバ６０
は、予めＤＩＤ管理サーバ２０から所定数のＤＩＤの仮
発行を受けておき、それを管理している。このため、Ｄ
ＩＤ管理サブサーバ６０からＤＩＤ管理サーバ２０への
コマンドとして次の仮発行要求が規定されている。

【００６５】（α）仮発行要求（ＤＩＤ数） このコマンドは、例えばＤＩＤ管理サブサーバ６０のオ
ペレータにより入力され、ＤＩＤ管理サーバ２０に送信
される。このコマンドを受けたＤＩＤ管理サーバ２０の
コマンド処理部２１は、要求された数のＤＩＤを未発行
ＤＩＤ管理部２２から取り出し、仮発行する。このと
き、コマンド処理部２１は、仮発行したＤＩＤについて
管理情報を作成し、自発行ＤＩＤ管理部２３に登録す
る。なお、この場合の管理情報では、項目「発行事象」
のデータを「仮発行」とする。なお、前述した発行要求
コマンドをこの仮発行コマンドに転用することも可能で
ある。

【００６６】そして、ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、管
理ストレージ７０からＤＩＤ発行要求を受けると、管理
している仮発行ＤＩＤから未発行のものを選んで発行す
る。そして、ＤＩＤ管理サブサーバ６０は、次に示すよ
うな発行通知コマンドを作成し、ＤＩＤ管理サーバ２０
に送信する。

【００６７】（β）発行通知（ＤＩＤ、発行事象、利用
者、複製／更新元ＤＩＤ） このコマンドは、ＤＩＤを正式な発行対象（すなわち文
書）についての情報をＤＩＤ管理サーバ２０に通知する
ために用いられる。このコマンドにおいて、引数のＤＩ
Ｄには発行したＤＩＤの値が設定される。このほかの引
数は、管理ストレージ７０からのＤＩＤ発行要求の引数
に基づき設定される。この発行通知を受けたＤＩＤ管理
サーバ２０は、この通知の引数の情報を用いて、該当す
るＤＩＤの管理情報を更新する。

【００６８】なお、管理ストレージ７０からＤＩＤ管理
サブサーバ６０に対しては、ＤＩＤ管理サーバ２０に対
するコマンドと同様のコマンドが定義されており、これ
らコマンドを受けとったＤＩＤ管理サーバ６０は、必要
に応じてこのコマンドをＤＩＤ管理サーバ２０に転送す
る。

【００６９】この構成によれば、ＤＩＤ管理サーバ２０
にアクセスしづらいサブネットワークにおいてもＤＩＤ
の発行を迅速に行うことが可能となる。また、別の観点
から見ると、この構成によれば、ＤＩＤ管理サーバ２０
の処理負荷を分散して、システム全体の処理効率を向上
させることができる。

【００７０】次に、図７を参照して、ＤＩＤの利用例を
説明する。この例は、ＤＩＤをネットワークからの文書
の流出の監視に用いる例である。この例では、図７に示
すように、ＤＩＤ管理サーバ２０の管理下のネットワー
ク１０における他のネットワークとの接続点に流出監視
装置６０が設けられる。流出監視装置６０は、文書監視
部６１、流出禁止ＤＩＤリスト６２、祖先文書探索部６
３、及び流出可否判定部６４を含む。この例では、ネッ
トワーク１０から流出しようとする文書（以下、流出文
書と呼ぶ）は、必ず流出監視装置６０を通過するように
する。流出監視装置６０には、ネットワーク１０からの
流出が禁止された文書のＤＩＤのリスト（流出禁止ＤＩ
Ｄリスト６２）が登録されている。流出管理装置６０
は、このリストに登録された文書、及びこの文書から派
生した文書の流出を防止する。

【００７１】すなわち、図７において、流出文書は流出
監視装置６０内の監視部６１で一旦止められる。監視部
６１は、流出文書からＤＩＤ情報を抽出し、祖先文書探
索部６３に通知する。祖先文書探索部６３は、前述した
管理情報問合せコマンドを利用して、監視部６１から通
知されたＤＩＤの管理情報をＤＩＤ管理サーバ２０から
取得し、この管理情報の「複製／更新元ＤＩＤ」を調べ
る。そして、この複製／更新元ＤＩＤがある場合には、
この複製／更新元ＤＩＤの管理情報をＤＩＤ管理サーバ
２０に問合せ、流出文書の元の元となる文書のＤＩＤを
取得する。このようにして、流出文書の最も最初のバー
ジョンの文書に辿り着くまでこれを繰り返す。この処理
によって得られた一連の文書群を祖先文書と呼ぶ。祖先
文書探索部６３は、流出文書及び祖先文書のＤＩＤを流
出可否判定部６４に通知する。流出可否判定部６４は、
流出文書のＤＩＤあるいは祖先文書のＤＩＤが流出禁止
ＤＩＤリスト６２に登録されているか否かを調べる。こ
の結果、流出文書のＤＩＤあるいは祖先文書のＤＩＤが
流出禁止ＤＩＤリスト６２に登録されていない場合に
は、監視部６１に一旦保持された流出文書がネットワー
ク１０外に送り出される。一方、流出禁止ＤＩＤリスト
６２に登録されている場合には、監視部６１に保持され
た流出文書は、破棄されるか、あるいは流出要求以前に
格納されていた格納場所に再格納され、流出要求を発し
たクライアントに対して当該文書が流出禁止である旨の
メッセージが送信される。

【００７２】このように、この利用例によれば、ネット
ワークから流出させたくない文書を流出禁止ＤＩＤリス
トに登録しておくことにより、その文書及びその文書か
ら複製又は更新により派生した文書の流出を防止するこ
とができる。なお、流出監視装置をプリンタ等の出力装
置に設け、流出禁止の文書がプリンタ等から出力される
ことを防ぐことも可能である。

【００７３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
各文書に対して一意的な文書識別子を付与し、さらにそ
の文書識別子の一意性を維持することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る文書管理システムの全体構成を
示す説明図である。

【図２】 ＤＩＤの管理情報の形式を示す図である。

【図３】 ＤＩＤの管理情報の形式を示す図である。

【図４】 取出通知を受けた場合のコマンド処理部２１
の処理手順を示すフローチャートである。

【図５】 ＤＩＤキャリアの構成の一例を示す説明図で
ある。

【図６】 ＤＩＤ管理サーバの管理下にＤＩＤ管理サブ
サーバを設ける例を示す図である。

【図７】 ＤＩＤを用いた文書流出管理方式を説明する
ための図である。

【符号の説明】

１０ ネットワーク、２０ ＤＩＤ管理サーバ、２１
コマンド処理部、２２未発行ＤＩＤ管理部、２３ 自発
行ＤＩＤ管理部、２４ 他発行ＤＩＤ管理部、３０ 管
理ストレージ、３１ 格納処理部、３２ 取出処理部、
３３ 破棄処理部、３４ 複製処理部、３５ 更新処理
部、３６ 記憶装置、３７ ＤＩＤ−文書対応データ
部、３８ 文書データ部。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書と文書識別子とを互いに対応づけて
   格納する文書格納手段と、 要求に応じて未発行の文書識別子の中の一つの文書識別
   子を発行するとともに、発行した文書識別子を含む管理
   情報を作成し、前記文書格納手段への文書の格納及び前
   記文書格納手段からの文書の取出に応じて、対応する文
   書識別子の管理情報の前記フラグを更新する識別子管理
   手段と、 を有し、 前記文書格納手段は、 入力された文書が文書識別子を有するか否かを判定する
   手段と、 前記入力文書が文書識別子を有しない場合には、前記識
   別子管理手段に対し新規文書識別子の発行を要求し、こ
   の要求に応じて発行された文書識別子を前記入力文書と
   を対応づけて格納し、前記入力文書が文書識別子を有す
   る場合には、前記識別子管理手段に対して当該文書識別
   子が前記文書格納手段に格納されているか否かを問い合
   わせ、この問い合わせの結果当該文書識別子が格納され
   ている場合に前記入力文書の格納を中止する手段と、 格納している文書が取り出された場合に、前記識別子管
   理手段にその旨を通知する手段と、 を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理システムにおい
   て、 前記文書格納手段は、格納している文書を複製した際
   に、前記識別子管理手段に対し文書識別子の発行を要求
   し、この要求に応じて発行された文書識別子を複製文書
   と対応づけて格納することを特徴とする文書管理システ
   ム。
3. 【請求項３】 請求項１又は請求項２に記載の文書管理
   システムにおいて、 前記文書格納手段は、格納している文書の内容を更新し
   た場合に、前記識別子管理手段に対し文書識別子の発行
   を要求し、この要求に応じて発行された文書識別子を更
   新文書と対応づけて格納することを特徴とする文書管理
   システム。
4. 【請求項４】 請求項２又は請求項３に記載の文書管理
   システムにおいて、 前記文書格納手段は、格納している文書を複製又は更新
   する際に、複製又は更新の元となる元文書の文書識別子
   を前記識別子管理手段に通知し、 前記識別子管理手段は、複製文書又は更新文書に対して
   発行された文書識別子について、前記元文書の文書識別
   子を含む管理情報を作成することを特徴とする文書管理
   システム。
5. 【請求項５】 請求項１〜請求項４のいずれかに記載の
   文書管理システムにおいて、 前記文書格納手段は、格納している文書を破棄する際に
   前記識別子管理手段に対して破棄文書の文書識別子を通
   知し、 前記識別子管理手段は、前記文書格納手段から通知され
   た文書識別子の管理情報に当該文書の破棄に関する情報
   を付加することを特徴とする文書管理システム。
6. 【請求項６】 請求項１〜請求項５のいずれかに記載の
   文書管理システムにおいて、 予め前記識別子管理手段から所定数の文書識別子の仮発
   行を受けて保持し、文書格納手段からの要求に応じて前
   記仮発行を受けた文書識別子の中から文書識別子を発行
   し、発行した文書識別子についての情報を前記識別子管
   理手段に通知する補助発行手段を有し、 前記識別子管理手段は、前記補助発行手段から通知され
   た情報に基づき管理情報を更新することを特徴とする文
   書管理システム。
7. 【請求項７】 請求項４記載の文書管理システムであっ
   て、 当該文書管理システムの管理下のネットワークからの文
   書の流出を監視する流出監視手段を有し、 前記流出監視手段は、 前記ネットワークからの流出が禁止されている文書の文
   書識別子を登録した流出禁止リストと、 前記流出しようとする文書の文書識別子を検出する手段
   と、 前記識別子管理手段に対して管理情報の問合せを行い、
   この結果得た管理情報の元文書の文書識別子を検出する
   ことにより、前記流出しようとする文書の祖先となる文
   書の文書識別子を求める祖先文書問合手段と、 前記流出しようとする文書及びこの祖先となる文書の文
   書識別子の中に前記流出禁止リストに含まれるものがあ
   る場合に前記流出しようとする文書のネットワークから
   の流出を防止する流出防止手段と、 を有することを特徴とする文書管理システム。