JP2000339298A - 文書蓄積装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 紙文書及び電子文書を混在させて蓄積でき、
蓄積文書を参照するときに、文書ＩＤを付したページを
光学的に読み取らせて対象文書を取得できる文書蓄積装
置を提供する。 【解決手段】 文書データが紙の場合に電子文書データ
に変換する電子文書変換部102と、電子文書データのペ
ージに文書ＩＤを可視情報として付加して登録データを
作成する登録データ作成部103と、この文書ＩＤを取得
して登録データ作成部に渡す文書ＩＤ管理部104と、文
書ＩＤ管理部の要求に応じて文書ＩＤを作成する文書Ｉ
Ｄ生成部105と、登録データを登録する登録部106と、登
録された文書ＩＤ付き電子文書データを蓄積する文書デ
ータ蓄積部107とを設ける。文書ＩＤ入力部108から文書
ＩＤをキー入力したり、文書ＩＤを付したページをスキ
ャナなどで読み取らせて対象文書を参照することができ
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、一般オフィス等で
大量に発生する文書を管理する文書蓄積装置に関し、特
に、効率的な文書の蓄積、読み出しを可能にしたもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスにはＰＣが浸透し、イン
ターネットの普及もあいまって計算機上で電子文書を作
成する機会が増加した。こうした環境の変化に伴い、グ
ループウエアなどの文書管理システムや、紙面で保存さ
れている紙文書のためのファイリングシステムなどが提
供されている。

【０００３】従来より、紙文書の電子的なイメージデー
タとワープロ等で作成した電子文書とを混在させて蓄積
管理する文書管理システムが存在する。このシステムで
は、電子文書はそのままの電子データとして、また、紙
文書はスキャナを用いて紙面イメージの電子データを作
成してデータベースに蓄積していた。蓄積文書を参照す
るときは、パーソナルコンピュータなどの端末から文書
を検索して、参照対象文書をディスプレイへ表示した
り、紙面に印刷したりしており、また、紙文書の場合に
は、文書登録時にその文書の１ページ目の紙面に文書Ｉ
Ｄを付加してスキャナなどで光学的に読み込ませ、文書
を参照するときは、１ページ目の紙面の文書ＩＤを光学
的に認識させて参照対象文書を決定することが行われて
いる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の構成で
は、（１）電子文書を登録し、パーソナルコンピュータ
の端末から検索して対象文書データを取得する、（２）
紙文書を登録し、前記登録された文書の先頭ページをス
キャナなどで光学的に読み取って文書ＩＤをシステムに
与えて対象文書データを取得する、（３）紙文書を登録
し、登録時に付加された文書ＩＤや書誌情報をパーソナ
ルコンピュータの端末から検索して対象文書データを取
得する、という処理が可能であったが、（４）電子文書
を登録し、この登録された文書の文書ＩＤが付された先
頭ページをプリントアウトして保管し、この電子文書を
参照するときに、プリントアウトした先頭ページをスキ
ャナなどで光学的に読み取り、文書ＩＤをシステムに与
えて対象文書データを取得する、という組み合わせの処
理は実現されていない。

【０００５】本発明は、こうした従来の課題を解決する
ものであり、紙文書及び電子文書を混在させて蓄積する
ことができ、また、蓄積された紙文書及び電子文書を参
照するときに、文書ＩＤを付したページをスキャナなど
で光学的に読み取らせて、対象文書データを取得するこ
とができる文書蓄積装置を提供することを目的としてい
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明の文書蓄
積装置では、登録する文書データが紙文書の場合に電子
文書データに変換する電子文書変換部と、電子文書デー
タのページに文書ＩＤを可視情報として付加して登録デ
ータを作成する登録データ作成部と、この文書ＩＤを取
得して登録データ作成部に渡す文書ＩＤ管理部と、文書
ＩＤ管理部の要求に応じて文書ＩＤを作成し文書ＩＤ管
理部に渡す文書ＩＤ生成部と、登録データ作成部が作成
した登録データを登録する登録部と、登録された文書Ｉ
Ｄ付き電子文書データを蓄積する文書データ蓄積部とを
設けている。

【０００７】そのため、紙文書及び電子文書を混在させ
て蓄積することができ、また、登録された文書データを
参照するとき、文書ＩＤをキー入力したり、予め印刷さ
れた文書ＩＤが付されたページをスキャナなどで光学的
に読み取らせることによって対象文書を取得することが
できる。

【０００８】

【発明の実施の形態】本発明の請求項１に記載の発明
は、電子文書データを蓄積する文書蓄積装置において、
登録する文書データが紙文書の場合に電子文書データに
変換する電子文書変換部と、電子文書データのページに
文書ＩＤを可視情報として付加して登録データを作成す
る登録データ作成部と、この文書ＩＤを取得して登録デ
ータ作成部に渡す文書ＩＤ管理部と、文書ＩＤ管理部の
要求に応じて文書ＩＤを作成し文書ＩＤ管理部に渡す文
書ＩＤ生成部と、登録データ作成部が作成した登録デー
タを登録する登録部と、登録された文書ＩＤ付き電子文
書データを蓄積する文書データ蓄積部とを設けたもので
あり、登録された文書データを参照する際に、文書ＩＤ
をキー入力したり、予め印刷された文書ＩＤが付された
ページをスキャナなどで光学的に読み取らせることによ
って対象文書を取得することができる。

【０００９】請求項２に記載の発明は、電子文書変換
部、登録データ作成部、文書ＩＤ管理部、文書ＩＤ生成
部、登録部及び文書データ蓄積部で１つのユニットを構
成し、文書ＩＤ管理部が、他ユニットの文書ＩＤ管理部
と情報交換し他ユニットの文書ＩＤ生成部が生成した文
書ＩＤを取得して登録データ作成部に渡すようにしたも
のであり、文書データを各ユニットに分散して蓄積する
ことができ、その場合に、登録する文書に対して重複す
ること無く文書ＩＤを付すことができる。

【００１０】請求項３に記載の発明は、文書ＩＤを、そ
の文書ＩＤを生成したニットのユニットＩＤを含む一意
のコードで構成し、文書ＩＤを生成したユニットの文書
ＩＤ管理部が、文書ＩＤと、その文書ＩＤの付された文
書データを蓄積するユニットのユニットＩＤとをペアに
して保持するようにしたものであり、文書ＩＤから、そ
の文書の蓄積先を問い合わせる問い合わせ先が分かる。

【００１１】請求項４に記載の発明は、参照対象文書デ
ータの文書ＩＤを受け付ける文書ＩＤ入力部と、この文
書ＩＤによって特定される文書データを文書データ蓄積
部から抽出する文書データ抽出部とを設け、文書データ
抽出部は、文書ＩＤに含まれるユニットＩＤが自ユニッ
トのユニットＩＤと一致しないとき、そのユニットＩＤ
を有するユニットの文書ＩＤ管理部に、文書ＩＤが付さ
れた文書データを蓄積するユニットのユニットＩＤを問
い合わせ、知らされたユニットＩＤのユニットの文書デ
ータ蓄積部から該当する文書データを取得するようにし
たものであり、各ユニットに分散して蓄積された文書デ
ータを、文書ＩＤを指定して参照することができる。

【００１２】請求項５に記載の発明は、文書データを登
録するユニットのユニットＩＤを指定するユニットＩＤ
指定部を設け、登録データ作成部によって作成された登
録データを、このユニットＩＤ指定部の示すユニットの
登録部に送信するようにしたものであり、任意のユニッ
トに文書を登録することができる。

【００１３】請求項６に記載の発明は、文書ＩＤ管理部
が、文書登録処理に先立って他ユニットから１個以上の
文書ＩＤを取得して内部に保持し、登録データ作成部か
ら文書ＩＤが要求されたとき、内部に保持している文書
ＩＤを登録データ作成部に渡すようにしたものであり、
登録データ作成部に対して文書ＩＤを迅速に渡すことが
できる。

【００１４】請求項７に記載の発明は、文書ＩＤ管理部
が、自ユニットでの文書ＩＤの消費率に応じて、他ユニ
ットから文書登録処理に先立って取得する文書ＩＤの数
を増減するようにしたものであり、自ユニットでの文書
ＩＤの消費率、つまり、文書の登録頻度に応じて、先行
取得する文書ＩＤ数を調整することによって、文書ＩＤ
数が不足したり、余分に取り過ぎたりする事態を防ぐこ
とができる。

【００１５】以下、本発明の実施の形態について、図面
を用いて説明する。

【００１６】（第１の実施形態）図１は、第１の実施形
態における文書蓄積装置の単独ユニットの構成を示して
いる。

【００１７】この装置は、蓄積対象の紙面または電子化
された文書データ101を入力とし、その文書データ101が
紙文書の場合に電子文書データに変換する電子文書変換
部102と、電子文書変換部102から得た文書の電子データ
の先頭ページに後述する文書ＩＤ管理部104から取得す
る文書ＩＤを可視情報として付加し、後述する登録部10
6が受け付ける形式の電子化されたデータを作成する登
録データ作成部103と、登録データ作成部103が登録デー
タ作成時に使用する文書ＩＤを準備し登録データ作成部
103に渡す文書ＩＤ管理部104と、文書ＩＤ管理部104の
要求に応じて文書ＩＤを作成し文書ＩＤ管理部104に渡
す文書ＩＤ生成部105と、登録データ作成部103が文書デ
ータと文書ＩＤとを用いて作成した登録データを受け付
けて文書データ蓄積部107への登録を行う登録部106と、
登録部106からの文書ＩＤ付き文書データを受け付けて
蓄積する文書データ蓄積部107と、文書データ蓄積部107
内の文書データを参照するにあたって参照対象文書デー
タの文書ＩＤ入力を受け付ける文書ＩＤ入力部108と、
文書ＩＤ入力部108が受け付けた文書ＩＤの文書データ
を文書データ蓄積部107から抽出し、文書データ110とし
て出力する文書データ抽出部109とを備えている。

【００１８】この明細書では、図１で登録文書データ10
1と抽出文書データ110とを除く部分をユニットと呼ぶ。
各ユニットは、他のユニットと区別するためユニットＩ
Ｄを識別子として持つ。図１のユニットＡ（111）はユ
ニットＩＤとして00AB7を有している。

【００１９】また、このユニットの文書ＩＤ管理部104
は、図５に示すように、登録データ作成部103から文書
ＩＤ要求を受け取る登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501と、
他のユニットの文書ＩＤ管理部104から文書ＩＤ要求を
受け取る文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503と、ユーザによっ
て指定された、文書ＩＤを要求するユニットのユニット
ＩＤが保持された文書ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部506
と、自ユニットの文書ＩＤ生成部105に対する文書ＩＤ
生成の要求が出力される文書ＩＤ生成部Ｉ／Ｏ部502
と、自ユニットのユニットＩＤを保持する自ユニットＩ
Ｄ保持部508と、文書データを蓄積するユニットのユニ
ットＩＤと文書ＩＤとがペアで記録される文書ＩＤ−ユ
ニットＩＤ保持部504と、問い合わせを受けて文書ＩＤ
−ユニットＩＤ保持部504を参照する文書ＩＤ−ユニッ
トＩＤ参照部505と、文書ＩＤ管理部104における文書Ｉ
Ｄの取得動作を制御する文書ＩＤ取得制御部507とを具
備している。

【００２０】この実施形態では、このユニットが単体ま
たは複数連携して動作する例について説明する。

【００２１】図２は、このユニットを単独運用する時の
登録処理フローを示している。

【００２２】ステップ１：電子文書変換部102は、登録
対象文書データ101を検知すると、 ステップ２：登録対象文書データ101が紙面文書である
か電子文書であるかを確認する。紙面文書の場合には、 ステップ３：電子文書変換部102は、各ページの紙面イ
メージ電子データを作成し、登録データ作成部103にこ
の電子データを渡す。

【００２３】また、登録対象文書データ101がワープロ
等で作成された電子文書の場合には、電子文書変換部10
2は、与えられた電子データをそのまま登録データ作成
部103に渡す。

【００２４】ステップ４：登録データ作成部103は、登
録対象の電子文書データを受け付けると、 ステップ５：文書ＩＤ管理部104に文書ＩＤを要求す
る。

【００２５】ステップ６：文書ＩＤ管理部104は、文書
ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部506に記録された文書ＩＤ
取得ユニットＩＤに基づいて、どのユニットの文書ＩＤ
生成部105を使用して文書ＩＤを取得するかを識別し、 ステップ７：自ユニット内の文書ＩＤ生成部105を使用
する場合には、自ユニットの文書ＩＤ生成部105に文書
ＩＤを要求し、 ステップ８：他のユニットの文書ＩＤ生成部を使用する
場合には、そのユニットの文書ＩＤ管理部に文書ＩＤを
要求する。

【００２６】ステップ９：文書ＩＤの生成要求を受けた
文書ＩＤ生成部105は、図４に示される形式の文書ＩＤ
文字列データを作成し、これを文書ＩＤ管理部104に返
す。この文書ＩＤは半角英数文字で構成され、先頭５文
字はユニットＩＤ文字列、続く１４文字は文書ＩＤを作
成した西暦年月日時分秒、続く５文字は０００００〜９
９９９９までの数字、で構成される。前記数字は文書Ｉ
Ｄを生成するたびに値が１増加し、９９９９９の次は０
００００に変化する。

【００２７】文書ＩＤ管理部104は、文書ＩＤ生成部105
からこの文書ＩＤを取得すると、登録データ作成部103
に返し、 ステップ10：登録データ作成部103は、文書ＩＤ管理部1
04から新しい文書ＩＤを取得すると、 ステップ11：電子文書変換部102から得た文書の電子デ
ータの先頭ページに前記取得した文書ＩＤを可視情報と
して付加し、登録部106が受理する登録データを作成し
て登録部106に渡す。

【００２８】ステップ12：登録部106は、前記登録デー
タを受け付けると、文書データ蓄積部107に登録データ
を登録する。文書データ蓄積部107は、例えば計算機の
オペレーティングシステムのファイルシステムで、前記
文書ＩＤをフルパスのファイル名、文書の電子データを
ファイルの実体として格納し管理する。このとき文書Ｉ
Ｄは前記の手順で作成されるためユニークであり、文書
データ蓄積部107内の他の既存データと衝突を起こすこ
とはない。

【００２９】ここで、ステップ６、７、８、９で行われ
る文書ＩＤ管理部104の処理について、図３の文書ＩＤ
管理部104の処理フローと図５の文書ＩＤ管理部104の構
成図とを用いて、さらに詳しく説明する。

【００３０】ステップ21：文書ＩＤ管理部104が、登録
データ作成部103からの文書ＩＤ要求を登録データ作成
部Ｉ／Ｏ部501を通じて受け取ると、文書ＩＤ取得制御
部507は、前記要求が文書ＩＤ管理部104を含むユニット
（自ユニット）内の登録データ作成部103からのもので
あるかどうか調べる。ユニットが複数連携して動作する
場合には、他のユニットの文書ＩＤ管理部104からの文
書ＩＤ要求である場合があり得る。この時、文書ＩＤ要
求は、登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501からではなく、文
書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503で受け取られる。ユニット複
数連携については後述するので、今は自ユニットの登録
データ作成部103が文書ＩＤ要求を発し、登録データ作
成部Ｉ／Ｏ部501が前記要求を受け取ったものとする。

【００３１】ステップ22：文書ＩＤ取得制御部507は、
文書ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部506の記録から、文書
ＩＤの生成に自ユニットの文書ＩＤ生成部105を使用す
るか否かについて調べる。この文書ＩＤ取得ユニットＩ
Ｄ指定部506には、文書ＩＤを取得するユニットについ
てユーザが指定した文書ＩＤ取得ユニットＩＤが保持さ
れている。

【００３２】ユニットが複数連携する場合には、文書Ｉ
Ｄ取得ユニットＩＤ指定部506に自ユニットＩＤ以外の
ユニットＩＤが指定される場合がある。

【００３３】ステップ23：文書ＩＤ取得ユニットＩＤ指
定部506に自ユニットＩＤが記されている場合には、文
書ＩＤ取得制御部507は、文書ＩＤ生成部Ｉ／Ｏ部502を
通じて、自ユニット内の文書ＩＤ生成部105に文書ＩＤ
生成を要求する。なお、自ユニットのユニットＩＤは、
自ユニットＩＤ保持部508に保持されている。

【００３４】ステップ24：文書ＩＤ取得制御部507は、
文書ＩＤ生成部105が生成した文書ＩＤを文書ＩＤ生成
部Ｉ／Ｏ部502を通じて受け取ると、この文書ＩＤを付
加して文書データを蓄積するユニットのユニットＩＤと
前記文書ＩＤとをペアにして文書ＩＤ−ユニットＩＤ保
持部504に格納する。

【００３５】単独ユニット構成の場合、前記ユニットＩ
Ｄは自ユニットＩＤとなるが、ユニット複数連携時は他
ユニットのユニットＩＤの場合がある。図６は文書ＩＤ
−ユニットＩＤ保持部504のデータ構造の例を示す。

【００３６】ステップ25：続いて、文書ＩＤ取得制御部
507は、この文書ＩＤ要求が自ユニットの登録データ作
成部103からの要求であった場合には、 ステップ29：今回取得した文書ＩＤを登録データ作成部
Ｉ／Ｏ部501に送り、登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501から
登録データ作成部103に返す。

【００３７】また、ユニットが複数連携する場合であっ
て、他のユニットから文書ＩＤ要求を受けている場合に
は、 ステップ26：今回取得した文書ＩＤを文書ＩＤ管理部Ｉ
／Ｏ部503に送り、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503から、要
求元の他のユニットの文書ＩＤ管理部104に返す。

【００３８】ステップ28：要求元の他のユニットの文書
ＩＤ管理部104は、この文書ＩＤを受信して、 ステップ29：自ユニットの登録データ作成部103に返
す。

【００３９】また、ステップ22において、文書ＩＤ取得
ユニットＩＤ指定部506に、他のユニットが記録されて
いる場合には、 ステップ27：指定されたユニットの文書ＩＤ管理部に、
自ユニットＩＤを添えた文書ＩＤ要求を送信する。

【００４０】このユニットが複数連携する場合について
は、後にさらに詳しく説明する。

【００４１】次に、文書データ蓄積部107に格納された
文書データを参照する動作について説明する。

【００４２】まず、文書ＩＤ入力部108から、参照の対
象となる文書データ110に付与されている文書ＩＤを入
力する。この文書ＩＤの入力には、キーボードを用いる
方法と、参照対象文書の１ページ目を印刷した紙面、即
ち、登録データ作成部103が文書ＩＤを付加したペー
ジ、をスキャナで光学的に読み取る方法がある。

【００４３】文書ＩＤを受け付けた文書ＩＤ入力部108
は、前記文書ＩＤを文書データ抽出部109に渡す。参照
対象文書ＩＤを受け取った文書データ抽出部109は、文
書ＩＤ管理部104に自ユニットＩＤを問い合わせて、参
照対象文書ＩＤに含まれるユニットＩＤが自ユニットＩ
Ｄであることを確認すると、文書データ蓄積部107か
ら、フルパスのファイル名がこの文書ＩＤに一致する文
書データを検出し、参照を要求された文書データ110と
して紙面あるいはディスプレイ上に出力する。

【００４４】次に、複数のユニットが連携して行う登
録、参照の各動作について、順に説明する。

【００４５】図８は複数ユニットの文書登録時の連携構
成図である。ユニットが複数連携する場合、文書登録時
には各ユニットの文書ＩＤ管理部104が、他のユニット
の文書ＩＤ管理部104と情報を交換する。この情報の交
換を行うのは、文書ＩＤ管理部104の文書ＩＤ管理部Ｉ
／Ｏ部503同士である。

【００４６】文書登録処理の際、前記文書ＩＤ生成部10
5を含むユニットＢ（802）をマスタユニットと呼び、マ
スタユニットの文書ＩＤ生成部105が生成した文書ＩＤ
の提供を受けるユニットＡ（801）をスレーブユニット
と呼ぶことにし、マスタユニットの文書ＩＤのスレーブ
ユニットへの分配について説明する。

【００４７】なお、文書登録における文書ＩＤ分配処理
以外の処理は、単独ユニット時の文書登録処理と同様で
ある。

【００４８】ユニット複数連携時、スレーブユニット80
1の文書ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部506には、マスター
ユニット802のユニットＩＤ、例えば00AAAが記される。

【００４９】図７は、文書ＩＤ管理部の文書ＩＤ取得制
御部の処理フローを示している。

【００５０】この時、文書ＩＤ取得要求を登録データ作
成部Ｉ／Ｏ部501に受けたスレーブユニット801の文書Ｉ
Ｄ取得制御部507は（ステップ31のＣａｓｅＡ）、自ユ
ニットＩＤ保持部508の内容と文書ＩＤ取得ユニットＩ
Ｄ指定部506の内容とを比較して、自ユニットがスレー
ブユニットであることを知り（ステップ32のＮｏ）、文
書ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部506が示すマスターユニ
ットへの文書ＩＤ要求をマスターユニットのユニットＩ
Ｄを添えて文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503に指示する。こ
れに呼応して前記文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503は、マス
ターユニットのユニットＩＤが示すユニット802の文書
ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503に文書ＩＤを要求する。

【００５１】前記要求を受けたマスターユニット802の
文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503は、要求の到着をマスター
ユニット802の文書ＩＤ取得制御部507に通知し、これに
呼応して文書ＩＤ取得制御部507は、ユニット単体構成
時と同様の手順で、新しい文書ＩＤを文書ＩＤ生成部10
5から取得し（ステップ31のＣａｓｅＢ、ステップ3
3）、文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持部504に記録する（ス
テップ34）。

【００５２】このとき、取得した文書ＩＤ内のユニット
ＩＤにはマスタユニット802のユニットＩＤが記されて
いる。また、文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持部504に記録
するユニットＩＤにはスレーブユニット801のユニット
ＩＤを記録する。

【００５３】続いて文書ＩＤ取得制御部507は、取得し
た文書ＩＤを文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503に返し（ステ
ップ36）、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部503は、文書ＩＤを
要求したスレーブユニット801の文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ
部503に前記文書ＩＤを返す。

【００５４】スレーブユニット801では、文書ＩＤ管理
部Ｉ／Ｏ部503の文書ＩＤ受信に続いて、ユニット単体
構成時と同様の文書登録処理が継続する（ステップ3
8）。

【００５５】次に、以上の手順で登録されたユニット複
数連携時の文書データの参照について説明する。

【００５６】図９は、複数ユニットの文書参照時の連携
構成図を示す。ここで文書ＩＤを生成したユニットＢ
（901）をマスタユニットと呼び、文書データを蓄積し
ているユニットＡ（902）を蓄積スレーブユニットと呼
び、文書データを参照しようとしているユニットＣ（90
3）を参照スレーブユニットと呼ぶことにする。

【００５７】参照スレーブユニット903の文書ＩＤ入力
部108から参照対象文書の文書ＩＤが単体ユニット時と
同様の方法で入力されると、同ユニットの文書データ抽
出部109は、入力された文書ＩＤのユニットＩＤと自ユ
ニットＩＤとが同一か否かを調べる。自ユニットＩＤは
自ユニットの文書ＩＤ管理部104に問い合わせて、取得
する。

【００５８】この両方のユニットＩＤが異なる場合に
は、文書データ抽出部109は、入力された文書ＩＤに含
まれるユニットＩＤが示すユニット、つまりマスタユニ
ット901に、この文書ＩＤが付された文書データの格納
先の蓄積スレーブユニットのユニットＩＤを問い合わせ
る。

【００５９】この問い合わせは、マスターユニット901
の文書ＩＤ管理部104の文書ＩＤ−ユニットＩＤ参照部5
05で受け付けられる。文書ＩＤ−ユニットＩＤ参照部50
5は、マスタユニット901の文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持
部504に記録されているデータの中から、この問い合わ
せ時に参照スレーブユニット903の文書データ抽出部109
から渡された文書ＩＤとペアで記録されているユニット
ＩＤ、つまり蓄積スレーブユニット902のユニットＩＤ
を検出し、そのユニットＩＤを参照スレーブユニット90
3の文書データ抽出部109に返す。

【００６０】これに呼応して、参照スレーブユニット90
3の文書データ抽出部109は、取得した蓄積スレーブユニ
ット902の文書データ蓄積部107を参照し、フルパスファ
イル名が前記文書ＩＤで登録された文書データを検出す
る。

【００６１】なお、先の説明では、入力されたユニット
ＩＤと自ユニットＩＤとが異なる場合、としたが、参照
スレーブユニットがマスタユニットである場合には、前
記両ユニットＩＤは同一となる。この場合には、文書デ
ータ抽出部109は自ユニットの文書ＩＤ管理部104に問い
合わせて蓄積スレーブユニットのユニットＩＤを取得す
る。

【００６２】以上の説明から明らかなように、この実施
形態の文書蓄積装置は、ユニット単体構成、複数連携構
成の如何にかかわらず、登録する文書に対して、重複す
ることのない文書ＩＤを発行することができる。また、
文書データを複数のユニットに分散して蓄積することが
できるため、一カ所だけに蓄積するときのように、大規
模な蓄積装置を必要としない。

【００６３】（第２の実施形態）第２の実施形態の文書
蓄積装置では、文書の登録先のユニットを指定すること
ができる。

【００６４】この装置は、図１０に示すように、ユーザ
が文書データの蓄積先を指定する蓄積先ユニットＩＤ指
定部1002を備えている。また、それに伴い、登録データ
作成部1001、文書ＩＤ管理部1003及び登録部1004の機能
が第１の実施形態と相違している。

【００６５】また、文書ＩＤ管理部1003は、図１１に示
すように、蓄積先ユニットＩＤ指定部1002から蓄積先ユ
ニットＩＤの指定を受け付ける蓄積先ユニットＩＤ指定
部Ｉ／Ｏ部1101を具備している。

【００６６】その他の点は第１の実施形態と変わりがな
い。

【００６７】この文書蓄積装置の文書登録の動作につい
て説明する。

【００６８】まず、ユーザは、登録する文書データ101
を電子文書変換部102に与える時、蓄積先のユニットＩ
Ｄを蓄積先ユニットＩＤ指定部1002に与える。電子文書
変換部102は、第１の実施形態と同様に作用し、登録デ
ータ作成部1001に電子化された文書データを渡す。登録
データ作成部1001は、文書ＩＤ管理部1003に文書ＩＤを
要求する。

【００６９】文書ＩＤ管理部1003は、登録データ作成部
1001からの文書ＩＤ要求を登録データ作成部Ｉ／Ｏ部50
1で受け付けると、文書ＩＤ生成部Ｉ／Ｏ部502を通じて
文書ＩＤ生成部105に文書ＩＤを要求し、新しい文書Ｉ
Ｄを受け取る。ここまでの動作は第１の実施形態と同じ
である。

【００７０】続いて、文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持部50
4への書き込みの際に、文書ＩＤ取得制御部1102は、蓄
積先ユニットＩＤ指定部Ｉ／Ｏ部1101を通して蓄積先ユ
ニットＩＤ指定部1002から指定された文書蓄積ユニット
のユニットＩＤを図６のユニットＩＤとして格納するよ
うに制御する。

【００７１】その後、登録データ作成部1001に文書ＩＤ
を返す処理は、第１の実施形態と同じである。

【００７２】登録データ作成部1001における、前記文書
ＩＤと文書の電子データとを用いた登録データ作成処理
は、第１の実施形態と同様である。蓄積先ユニットＩＤ
指定部1002に自ユニットＩＤが指定されていた場合に
は、文書ＩＤを取得し登録データを準備した登録データ
作成部1001は、自ユニットの登録部1004に登録データを
渡す。蓄積先ユニットＩＤ指定部1002に他ユニットのユ
ニットＩＤが指定されていた場合には、登録データ作成
部1001は、指定されたユニットの登録部1004に登録デー
タを渡す。

【００７３】このように登録部1004は、自ユニットの登
録データ作成部1001による登録データの受け付けに加え
て、他ユニットの登録データ作成部1001による登録デー
タも受け付けて、文書データ蓄積部107に文書データを
登録する。

【００７４】以上のように、登録先ユニットのユニット
ＩＤを指定する蓄積先ユニットＩＤ指定部1002と、蓄積
先ユニットＩＤ指定部が保持するユニットＩＤを文書登
録先として文書ＩＤとともに保持する文書ＩＤ管理部10
03と、ユニットＩＤ指定部1002が保持するユニットＩＤ
の登録部1004に対して登録データを渡す登録データ作成
部1001と、自ユニットのみならず他ユニットの登録デー
タ作成部1001からの登録データも受け付ける登録部1004
とを設けることにより、ユニット連携構成時に任意のユ
ニットを文書格納先として指定することができる。

【００７５】この文書蓄積装置では、例えば、会員以外
には見せたくない文書データを、ネットワーク上からは
見えない、特定の文書データ蓄積部に格納することなど
が可能になる。

【００７６】（第３の実施形態）第３の実施形態の文書
蓄積装置は、マスタユニットから文書ＩＤを予め多めに
貰い、その文書ＩＤを蓄積する文書に１つずつ付与す
る。

【００７７】この文書蓄積装置の文書ＩＤ管理部は、図
１２に示すように、マスタユニットから多めに貰った文
書ＩＤを保持する文書ＩＤ保持部1201を具備している。
また、それに伴って、文書ＩＤ取得制御部1202及び文書
ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1203の機能が第１の実施形態と異な
っているが、その他の点は第１の実施形態と変わりがな
い。

【００７８】この文書蓄積装置の文書登録の動作につい
て説明する。この場合、文書ＩＤ管理部1204における処
理以外は第１の実施形態と同様である。

【００７９】図１３は、この文書ＩＤ管理部1204の文書
ＩＤ制御部1102の処理フローを示している。

【００８０】ステップ41：まず、文書ＩＤ取得制御部12
02は、文書ＩＤの要求を登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501
で受け付けたのか（ＣａｓｅＡ）、文書ＩＤ管理部Ｉ／
Ｏ部1203で受け付けたのか（ＣａｓｅＢ）を判定する。
登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501で受け付けた場合は、自
ユニットの登録データ作成部103から文書ＩＤ取得要求
が伝えられたことを意味し、また、文書ＩＤ管理部Ｉ／
Ｏ部1203で受け付けた場合は、自ユニットがマスタユニ
ットで、他ユニットで生じた文書ＩＤ要求がマスタユニ
ットの文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1203に伝えられたことを
意味する。

【００８１】ステップ45：登録データ作成部Ｉ／Ｏ部50
1で受け付けた場合には、文書ＩＤ取得制御部1202は、
自ユニットの文書ＩＤ生成部105から文書ＩＤを取得す
るか他ユニットから文書ＩＤを取得するかを判定する。

【００８２】自ユニットの文書ＩＤ生成部105を使用す
る場合には、それ以降の手順（ステップ46、47、49）は
第１の実施形態（図７のステップステップ33、34、38）
と同様となる。

【００８３】ステップ48：他ユニットから文書ＩＤを取
得する場合には、文書ＩＤ保持部1201から文書ＩＤを１
つ取得し、 ステップ49：登録データ作成部Ｉ／Ｏ部501を通して、
取得した文書ＩＤを登録データ作成部103に返す。

【００８４】文書ＩＤ保持部1201は、文書ＩＤ管理部Ｉ
／Ｏ部1203によって定期的に保持する文書ＩＤ数がチェ
ックされる。保持する文書ＩＤ数が一定数より少なくな
ると、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1203は、１個以上の文書
ＩＤをマスタユニットの文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1203に
要求する。

【００８５】ステップ42：この要求に呼応して、マスタ
ユニットの文書ＩＤ管理部の文書ＩＤ制御部1202は、自
ユニットの文書ＩＤ生成部105から、指定された１個以
上の数の文書ＩＤを取得し、 ステップ43：取得したすべての文書ＩＤと実際に文書を
蓄積するユニットのユニットＩＤとをペアにして文書Ｉ
Ｄ−ユニットＩＤ保持部504に書き込み、 ステップ44：取得した全ての文書ＩＤを、文書ＩＤ管理
部Ｉ／Ｏ部503を通して、文書ＩＤを要求したユニット
の文書ＩＤ管理部に送る。

【００８６】文書ＩＤを受け取った文書ＩＤ管理部Ｉ／
Ｏ部1203は、受け取った１個以上の文書ＩＤを文書ＩＤ
保持部1201に補充する。

【００８７】以上のように、この実施形態の文書蓄積装
置では、マスタユニットから事前に取得した文書ＩＤを
１個以上保持する文書ＩＤ保持部1201と、前記文書ＩＤ
保持部1201が保持する文書ＩＤの数が減るとマスタユニ
ットから１個以上の文書ＩＤを取得する文書ＩＤ管理部
Ｉ／Ｏ部1202と、自ユニットの文書ＩＤ生成部105から
文書ＩＤを取得するか他ユニット、つまりマスタユニッ
ト、が生成した文書ＩＤを使用するかを判断し、また自
ユニットがマスタユニットの場合、文書ＩＤ管理部Ｉ／
Ｏ部1203の要求に応じて１個以上の文書ＩＤを自ユニッ
トの文書ＩＤ生成部105から取得する文書ＩＤ取得制御
部1202とを設けることにより、他ユニットから文書ＩＤ
を取得する際のユニット間通信のオーバヘッドを短縮
し、他ユニットからの文書ＩＤをより高速に登録データ
作成部103に返すことができる。

【００８８】（第４の実施形態）第４の実施形態の文書
蓄積装置は、マスタユニットに予め要求する文書ＩＤの
数を、実際の文書ＩＤの消費率に基づいて調整する。

【００８９】この文書蓄積装置の文書ＩＤ管理部は、図
１４に示すように、時間を計時する時計部1402と、前回
マスタユニットに１個以上の文書ＩＤを要求した時刻を
記憶する時刻保持部1403と、マスタユニットへの文書Ｉ
Ｄ要求の基準間隔時間を記憶する時間保持部1404と、前
回マスタユニットに要求した文書ＩＤ数を記憶する要求
数保持部1405とを備えており、それに伴って、文書ＩＤ
管理部Ｉ／Ｏ部1401の機能が第３の実施形態とは異なっ
ている。その他の構成は第３の実施形態と変わりがな
い。

【００９０】この文書蓄積装置の文書登録の動作につい
て説明する。この装置では、文書ＩＤ管理部1406におけ
る処理以外は第３の実施形態と同様である。

【００９１】この文書ＩＤ管理部1406の文書ＩＤ管理部
Ｉ／Ｏ部1401は、文書ＩＤ保持部1201が保持する文書Ｉ
Ｄ数を定期的にチェックする。保持する文書ＩＤ数が一
定数より少なくなると、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1401
は、時刻保持部1403が保持する前回マスタユニットに１
個以上の文書ＩＤを要求した際の時刻と、時計部1402か
ら得られる現在の時刻とから、前回の文書ＩＤ要求時か
らの経過時間を算出し、文書ＩＤ保持部1201から使用さ
れた文書ＩＤ数と比較して、単位時間あたりの文書ＩＤ
消費率を得る。

【００９２】続いて、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1401は、
時間保持部1404に保持されるマスタユニットへの文書Ｉ
Ｄ要求基準間隔時間と、算出した経過時間とを比較し、
経過時間の方が基準時間より短い場合には、要求数保持
部1405から得られる前回マスタユニットに要求した文書
ＩＤ数より多い数の文書ＩＤを文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部
1401を通してマスタユニットに要求し、逆に長い場合に
は、少ない数の文書ＩＤを文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1401
を通してマスタユニットに要求する。

【００９３】マスタユニットからの文書ＩＤ取得に続
き、文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部1401は、今回の文書ＩＤ取
得数を要求数保持部1405に、現在の時刻を時刻保持部14
03に記録し、次回のマスタユニットへの文書ＩＤ要求処
理に備える。

【００９４】なお、上記で省略した時計部1402と時刻保
持部1403と時間保持部1404と要求数保持部1405と文書Ｉ
Ｄ管理部Ｉ／Ｏ部1401を除く文書ＩＤ管理部1406内の処
理は、第３の実施形態と同様である。

【００９５】以上のように、この実施形態の文書蓄積装
置では、現在時刻を取得する時計部1402と、前回のマス
タユニットへの文書ＩＤ実施時刻を保持する時刻保持部
1403と、マスタユニットへの文書ＩＤ要求間隔時間の標
準値となる時間を保持する時間保持部1404と、前回マス
タユニットに要求した文書ＩＤ数を保持する要求数保持
部1405と、文書ＩＤの消費率に応じてマスタユニットへ
の文書ＩＤ要求数を増減する文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部14
01とを設けることにより、文書登録が頻繁に発生するユ
ニットであっても文書ＩＤをマスタユニットに要求する
回数を一定に保つことができる。また、文書登録の発生
回数が少ないユニットでは、多すぎる数の文書ＩＤを貯
め込むことが防止できる。その結果、文書ＩＤを効率的
に利用することができる。

【００９６】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
の文書蓄積装置は、紙文書と電子文書とを入力データと
して受け付け、両者に統一的な文書ＩＤを割り振ること
ができ、ユニット単体でもユニット連携構成時にも文書
ＩＤのユニーク性を保証するとともに、キーボードから
の文書ＩＤ入力に加え、紙文書の１ページ目、即ち文書
ＩＤが印刷されたページからの光学的な文書ＩＤ読み取
りによっても、自ユニットあるいは他ユニットに蓄積さ
れる文書データを参照することができる。また、複数ユ
ニット間で文書データを共有することができる。

【００９７】また、蓄積先ユニットＩＤ指定部を設けた
装置では、他ユニットへの文書データ登録も可能であ
る。

【００９８】また、文書ＩＤ管理部に文書ＩＤ保持部を
設けた装置では、文書登録に先立って他ユニット、つま
りマスタユニットから１個以上の文書ＩＤを取得するこ
とにより、文書登録時のマスタユニットから文書ＩＤを
取得する時間を削減することができる。

【００９９】また、文書ＩＤ管理部に時計部と時刻保持
部と時間保持部と要求数保持部とを設けた装置では、文
書登録が行われる頻度、すなわち文書ＩＤ保持部に蓄積
された文書ＩＤの消費率に応じて、一度にマスタユニッ
トへ要求し取得する文書ＩＤの数を変更することによっ
て、マスタユニットへの文書ＩＤ要求の頻度を減少させ
ることができ、また、登録頻度の低いユニットに必要数
以上の文書ＩＤを事前配布して文書ＩＤ資源を無駄に使
うことを防止できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１の実施形態の単独ユニットの構成図、

【図２】第１の実施形態のユニット単独運用時の登録処
理フロー、

【図３】第１の実施形態の文書ＩＤ管理部の処理フロ
ー、

【図４】第１の実施形態の文書ＩＤの例、

【図５】第１の実施形態の文書ＩＤ管理部の構成図、

【図６】第１の実施形態の文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持
部のデータ構造、

【図７】第１の実施形態の文書ＩＤ取得制御部の処理フ
ロー、

【図８】第１の実施形態の複数ユニットの文書登録時の
連携構成図、

【図９】第１の実施形態の複数ユニットの文書参照時の
連携構成図、

【図１０】第２の実施形態のユニット構成図、

【図１１】第２の実施形態の文書ＩＤ管理部の構成図、

【図１２】第３の実施形態の文書ＩＤ管理部の構成図、

【図１３】第３の実施形態の文書ＩＤ取得制御部の処理
フロー、

【図１４】第４の実施形態の文書ＩＤ管理部の構成図で
ある。

【符号の説明】

101 文書データ 102 電子文書変換部 103、1001 登録データ作成部 104、1003、1103、1204、1406 文書ＩＤ管理部 105 文書ＩＤ生成部 106、1004 登録部 107 文書データ蓄積部 108 文書ＩＤ入力部 109 文書データ抽出部 110 文書データ 111、801、902 ユニットＡ 501 登録データ作成部Ｉ／Ｏ部 502 文書ＩＤ生成部Ｉ／Ｏ部 503、1203、1401 文書ＩＤ管理部Ｉ／Ｏ部 504 文書ＩＤ−ユニットＩＤ保持部 505 文書ＩＤ−ユニットＩＤ参照部 506 文書ＩＤ取得ユニットＩＤ指定部 507、1102、1202 文書ＩＤ取得制御部 508 自ユニットＩＤ保持部 802、901 ユニットＢ 903 ユニットＣ 1002 蓄積先ユニットＩＤ指定部 1005 ユニットＸ 1101 蓄積先ユニットＩＤ指定部Ｉ／Ｏ部 1201 文書ＩＤ保持部 1402 時計部 1403 時刻保持部 1404 時間保持部 1405 要求数保持部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 菅野 昌志 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内 Ｆターム(参考） 5B009 SA03 SA12 SA14

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書データを蓄積する文書蓄積装置
   において、 登録する文書データが紙文書の場合に電子文書データに
   変換する電子文書変換部と、 電子文書データのページに文書ＩＤを可視情報として付
   加して登録データを作成する登録データ作成部と、 前記文書ＩＤを取得して前記登録データ作成部に渡す文
   書ＩＤ管理部と、 前記文書ＩＤ管理部の要求に応じて前記文書ＩＤを作成
   し前記文書ＩＤ管理部に渡す文書ＩＤ生成部と、 前記登録データ作成部が作成した登録データを登録する
   登録部と、 登録された文書ＩＤ付き電子文書データを蓄積する文書
   データ蓄積部とを備えることを特徴とする文書蓄積装
   置。
2. 【請求項２】 前記電子文書変換部、登録データ作成
   部、文書ＩＤ管理部、文書ＩＤ生成部、登録部及び文書
   データ蓄積部が１つのユニットを構成し、前記文書ＩＤ
   管理部が、他ユニットの文書ＩＤ管理部と情報交換し他
   ユニットの文書ＩＤ生成部が生成した文書ＩＤを取得し
   て前記登録データ作成部に渡すことを特徴とする請求項
   １に記載の文書蓄積装置。
3. 【請求項３】 前記文書ＩＤは、その文書ＩＤを生成し
   たユニットのユニットＩＤを含む一意のコードから成
   り、文書ＩＤを生成したユニットの前記文書ＩＤ管理部
   は、前記文書ＩＤと、その文書ＩＤが付された文書デー
   タを蓄積するユニットのユニットＩＤとをペアにして保
   持することを特徴とする請求項２に記載の文書蓄積装
   置。
4. 【請求項４】 参照対象文書データの前記文書ＩＤを受
   け付ける文書ＩＤ入力部と、この文書ＩＤによって特定
   される文書データを前記文書データ蓄積部から抽出する
   文書データ抽出部とを具備し、前記文書データ抽出部
   は、前記文書ＩＤに含まれるユニットＩＤが自ユニット
   のユニットＩＤと一致しないとき、そのユニットＩＤを
   有するユニットの文書ＩＤ管理部に、前記文書ＩＤが付
   された文書データを蓄積するユニットのユニットＩＤを
   問い合わせ、知らされたユニットＩＤのユニットの前記
   文書データ蓄積部から該当する文書データを取得するこ
   とを特徴とする請求項３に記載の文書蓄積装置。
5. 【請求項５】 文書データを登録するユニットのユニッ
   トＩＤを指定するユニットＩＤ指定部を具備し、前記登
   録データ作成部によって作成された登録データが、前記
   ユニットＩＤ指定部の示すユニットの登録部に送信され
   ることを特徴とする請求項２に記載の文書蓄積装置。
6. 【請求項６】 前記文書ＩＤ管理部が、文書登録処理に
   先立って他ユニットから１個以上の文書ＩＤを取得して
   内部に保持し、前記登録データ作成部から文書ＩＤが要
   求されたとき、内部に保持している前記文書ＩＤを前記
   登録データ作成部に渡すことを特徴とする請求項２に記
   載の文書蓄積装置。
7. 【請求項７】 前記文書ＩＤ管理部が、自ユニットでの
   文書ＩＤの消費率に応じて、前記他ユニットから文書登
   録処理に先立って取得する文書ＩＤの数を増減すること
   を特徴とする請求項６に記載の文書蓄積装置。