JP2001312422A - 文書一括管理方法、文書一括管理装置および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 クライアント／サーバ構成における文書デー
タの一元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判
断および整理を行える技術を提供する。 【構成】 クライアントＰＣにおいて文書管理サーバの
起動を確認する起動確認手順と、その起動確認手順によ
って文書管理サーバの起動を確認した場合に、文書作成
アプリケーションの起動を許可するアプリケーション起
動規制手順と、起動を許可された文書作成アプリケーシ
ョンで作成された文書データをサーバへ移動させる文書
移動手順と、その文書移動手順によって移動された文書
データをサーバにおいて蓄積する文書データ記憶手順
と、前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリ
ケーションで作成した文書データをクライアントＰＣか
ら消去するデータ消去手順とによる文書一括管理方法と
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明が属する技術分野】この発明は複数のコンピュー
タで作成される文書データを一括管理する技術、更に詳
しくは、クライアントコンピュータ（以下、単に「クラ
イアントＰＣ」）で作成、更新される文書をサーバコン
ピュータ（以下、単に「サーバＰＣ」）で一元管理する
ための技術に関するものである。

【０００２】

【先行技術】「ナレッジマネージメント」という概念を
研究する企業が増えており、その概念に基づいた経営手
法の導入も検討されている。一方、クライアント／サー
バ構成によって管理する技術については、様々な課題に
基づき、それぞれ対応したシステム構築がなされてい
る。例えば、「文書データの一元管理」という課題に対
しては、クライアントＰＣの使用者がサーバの特定のフ
ォルダへ文書を保存するなどして対応している。また、
「セキュリティ」という課題に対しては、例えば、クラ
イアントＰＣの使用者がパスワードを入力しないとサー
バへアクセスできないようにしている。

【０００３】なお、「（ナレッジ＋ナレッヂ）＊（マネ
ージメント＋マネジメント）」というキーワードにて特
許出願を検索したところ、特開平９−２０４３４８号、
特開平９−３２５９６８号の２件を抽出したので、その
要約文を検討したが、本願発明と直接関係はないと考え
られる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、「文書データ
の一元管理」に関しては、以下のような問題点があっ
た。第一に、文書データの保存、更新などは、クライア
ントＰＣの使用者による「サーバへの保存」という行為
に依存しているため、保存の失念という人為的なミスに
よって「一元管理」が達成できないこととなる。この
「保存の失念」という事態は、経験的、統計的に見て、
極めて起こりやすい。

【０００５】第二に、重要度の低い文書と高い文書との
整理の問題である。すなわち、クライアントＰＣから長
期間アクセスがないような文書は重要度が低いと判断で
きるが、その「判断および整理」という行為はサーバ管
理者に依存している。このため、判断や整理という行為
を長期間怠ると、重要度が低い文書が高い文書と混在す
ることとなり、検索に時間が掛かるなどの問題が出てく
る。

【０００６】第三に、複数のファイルサーバを用いた場
合、各サーバの役割が管理者の「運用」という行為に依
存しているため、特定のサーバへの負荷が増大する可能
性があるという問題がある。本発明が解決すべき課題
は、クライアント／サーバ構成における文書データの一
元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判断およ
び整理、加えてそれらにおける複数サーバの自動運用に
ある。

【０００７】ここで、請求項１から請求項５記載の発明
の目的は、クライアント／サーバ構成における文書デー
タの一元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判
断および整理を行える技術を提供することである。 特
に、請求項２記載の発明の目的は、加えて、それらにお
ける複数サーバの自動運用を行える技術を提供すること
である。

【０００８】また、請求項６から請求項１０記載の発明
の目的は、クライアント／サーバ構成における文書デー
タの一元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判
断および整理を行えるハードウエアを提供することであ
る。 特に、請求項１０記載の発明の目的は、加えて、
それらにおける複数サーバの自動運用を行えるハードウ
エアを提供することである。

【０００９】また、請求項１１記載の発明の目的は、ク
ライアント／サーバ構成における文書データの一元自動
管理や、それに付随するデータ重要度の判断および整理
を行えるコンピュータプログラムを提供することであ
る。また、請求項１２記載の発明の目的は、クライアン
ト／サーバ構成における文書データの一元自動管理や、
それに付随するデータ重要度の判断および整理、加えて
それらにおける複数サーバの自動運用を行えるコンピュ
ータプログラムを提供することである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記した目的
を達成するためのものである。 （請求項１）請求項１記載の発明は、クライアントサー
バシステムにおいて構成されるプロセス発明であって、
クライアントＰＣにおいて文書管理サーバの起動を確認
する起動確認手順と、その起動確認手順によって文書管
理サーバの起動を確認した場合に、文書作成アプリケー
ションの起動を許可するアプリケーション起動規制手順
と、 起動を許可された文書作成アプリケーションで作
成された文書データをサーバへ移動させる文書移動手順
と、 その文書移動手順によって移動された文書データ
をサーバにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前
記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケーシ
ョンで作成した文書データをクライアントＰＣから消去
するデータ消去手順とを備えた文書一括管理方法に係
る。

【００１１】（用語説明）「起動確認手順」は、クライ
アントＰＣにおけるサーバ監視機能と、文書管理サーバ
におけるクライアント監視機能とによって達成される。
「アプリケーション起動規制手順」は、例えば以下の２
つの手法によって達成する。第一に、クライアントＰＣ
における文書作成アプリケーション起動監視機能と、文
書管理サーバにおけるクライアント情報管理機能とによ
って達成される場合である。第二に、クライアントＰＣ
における起動抑制機能付きロードモジュールと、文書管
理サーバにおけるクライアント情報管理機能とによって
達成される場合である。

【００１２】（作用）文書を管理サーバへ保存させると
いう行為を人間の行為に頼らないので、「文書の一元管
理」に寄与する。 （請求項２）請求項２記載の発明は、クライアントＰＣ
とマスターサーバと複数のスレーブサーバとから構成さ
れるクライアントサーバシステムにおいて採用される発
明である。すなわち、 クライアントＰＣからマスター
サーバへの接続手順と、 マスターサーバにおけるスレ
ーブサーバ監視手順と、 そのスレーブサーバ監視手順
によってクライアントＰＣとの接続負荷が小さいと判断
されたスレーブサーバのアドレスを当該クライアントＰ
Ｃへ通知する通知手順と、 アドレスを通知されたスレ
ーブサーバとの接続を開始して文書作成アプリケーショ
ンの起動を許可するアプリケーション起動規制手順と、
起動を許可された文書作成アプリケーションで作成さ
れた文書データをマスターサーバへ移動させる文書移動
手順と、その文書移動手順によって移動された文書デー
タをマスターサーバにおいて蓄積する文書データ記憶手
順と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該ア
プリケーションで作成した文書データをクライアントＰ
Ｃから消去するデータ消去手順とを備えた文書一括管理
方法に係る。

【００１３】（用語説明）スレーブサーバ監視手順によ
って「接続負荷が小さい」と判断されるのは、複数ある
スレーブサーバの中で相対的に小さい場合である。全く
同一ならば、最も古い接続のあるスレーブサーバが対象
となる。 （作用）サーバが複数存在しても、各サーバの役割を管
理者の行為に依存せずに自動的に行えるので、特定のサ
ーバへの負荷が増大するということを防止できる。

【００１４】（請求項３）請求項３記載の発明は、請求
項１または請求項２のいずれかに記載の文書一括管理方
法を限定したものであり、起動を許可されたアプリケー
ションで作成された文書データは、文書管理用の管理用
データを入力した場合に新規保存機能を作動させる文書
データ保存手順を備えた文書一括管理方法に係る。

【００１５】（用語説明）「管理用データ」とは、属性
データや管理番号、それらの組み合わせなどによって構
成される。ディレクトリ作成や検索において用いる。 （作用）文書管理用の管理用データを入力しなければ、
文書を保存できないので、「文書の一括管理」およびそ
れに伴う文書の活用などに寄与するデータが、確実に蓄
積できる。

【００１６】（請求項４）請求項４記載の発明は、請求
項１から請求項３のいずれかに記載の文書一括管理方法
を限定したものであり、文書データ記憶手順によって蓄
積された文書データをクライアントＰＣにて読み込む読
み込み手順において、 起動確認手順によって文書管理
サーバの起動を確認した場合に読み込めることとした文
書一括管理方法に係る。

【００１７】（作用）クライアントＰＣは、必ず文書管
理サーバの管理下に置かれるので、文書の一括管理の徹
底に寄与する。 （請求項５）請求項５記載の発明は、請求項１から請求
項４のいずれかに記載の文書一括管理方法を限定したも
のであり、所定期間アクセスがない文書データは、管理
検索対象から外す長期管理手順を備えた文書一括管理方
法に係る。

【００１８】（作用）所定期間アクセスがない文書デー
タが管理検索対象でなくなるので、文書管理サーバの負
担が軽減し、検索スピードの低下も防止できる。なお、
管理検索対象から外した後、更に、別の記録媒体へ記録
することとしてもよい。そうすれば、記憶装置への負担
も軽減できる。

【００１９】（請求項６）請求項６記載の発明は、クラ
イアントＰＣにて作成される文書データの管理を行う文
書管理サーバに接続される当該クライアントＰＣに備え
られる装置に係る。 すなわち、その装置は、文書管理
サーバと通信して当該サーバの起動を確認する起動確認
手段と、 その起動確認手段によって文書管理サーバの
起動を確認した場合にのみ、文書作成アプリケーション
の起動を許可するアプリケーション起動規制手段と、
起動を許可された文書作成アプリケーションで作成され
た文書データをサーバへ送信する文書移動手段と、 前
記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケーシ
ョンで作成した文書データをクライアントＰＣから消去
するデータ消去手段とを備えた文書一括管理装置であ
る。

【００２０】（請求項７）請求項７記載の発明は、クラ
イアントＰＣにて作成される文書データの管理を行う文
書管理サーバＰＣに備えられる装置に係る。 すなわ
ち、その装置は、文書作成を行うクライアントＰＣと通
信して当該クライアントＰＣを監視するクライアント監
視手段と、 そのクライアント監視手段によって監視し
ているクライアントＰＣにおいて起動を許可された文書
作成アプリケーションで作成された文書データを送信し
てきた場合に、その文書データを受信する受信手段と、
その受信手段によって受信した文書データを蓄積する
文書データ記憶手段とを備え、前記クライアント監視手
段は、監視されているクライアントＰＣからのアクセス
に対して、文書データ記憶手段における文書データの使
用を許可することとした文書一括管理装置である。

【００２１】（請求項８）請求項８記載の発明は、請求
項７記載の文書一括管理装置を限定したものであり、起
動を許可されたアプリケーションで作成された文書デー
タを保存する場合には、文書管理用の管理用データを入
力した場合にのみ新規保存機能を作動させることとした
文書一括管理装置に係る。

【００２２】（請求項９）請求項９記載の発明は、請求
項７または請求項８のいずれかに記載の文書一括管理装
置を限定したものであり、所定期間アクセスがない文書
データは、管理検索対象から外す長期管理手段を備えた
文書一括管理装置に係る。

【００２３】（請求項１０）請求項１０記載の発明は、
クライアントＰＣとマスターサーバと少なくとも１台の
スレーブサーバとから構成されるクライアントサーバシ
ステムにおいて、マスターサーバに備えられる装置に係
る。すなわち、その装置は、クライアントＰＣからの接
続手段と、 マスターサーバにおけるスレーブサーバ監
視手段と、そのスレーブサーバ監視手段によってクライ
アントＰＣとの接続負荷が小さいと判断されるスレーブ
サーバのアドレスを当該クライアントＰＣへ通知する通
知手段と、 アドレスを通知されたスレーブサーバとの
接続を開始して文書作成アプリケーションの起動を許可
されたクライアントＰＣにおける文書作成アプリケーシ
ョンで作成された文書データを蓄積する文書データ記憶
手段とを備えた文書一括管理装置である。

【００２４】（請求項１１）請求項１１記載の発明は、
コンピュータプログラムを記録した記録媒体に係る。す
なわち、そのプログラムは、コンピュータに対し、 ク
ライアントＰＣにおいて文書管理サーバの起動を確認す
る起動確認手順と、 その起動確認手順によって文書管
理サーバの起動を確認した場合に、文書作成アプリケー
ションの起動を許可するアプリケーション起動規制手順
と、 起動を許可された文書作成アプリケーションで作
成された文書データをサーバへ移動させる文書移動手順
と、その文書移動手順によって移動された文書データを
サーバにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前記
アプリケーションを終了した場合に当該アプリケーショ
ンで作成した文書データをクライアントＰＣから消去す
るデータ消去手順とを実行させるためのプログラムであ
る。

【００２５】ここで、「記録媒体」とは、それ自身では
空間を占有し得ないプログラムを担持することができる
媒体であり、例えば、フロッピー（登録商標）ディス
ク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ（光磁気ディ
スク）、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＰＤなどである。 （請求項１２）請求項１２記載の発明は、コンピュータ
プログラムを記録した記録媒体に係る。すなわち、その
プログラムは、 クライアントＰＣとマスターサーバと
複数のスレーブサーバとから構成されるクライアントサ
ーバシステムに対し、 クライアントＰＣからマスター
サーバへの接続手順と、 マスターサーバにおけるスレ
ーブサーバ監視手順と、 そのスレーブサーバ監視手順
によってクライアントＰＣとの接続負荷が小さいと判断
されるスレーブサーバのアドレスを当該クライアントＰ
Ｃへ通知する通知手順と、 アドレスを通知されたスレ
ーブサーバとの接続を開始して文書作成アプリケーショ
ンの起動を許可するアプリケーション起動規制手順と、
起動を許可されたクライアントＰＣにおける文書作成
アプリケーションで作成された文書データをマスターサ
ーバへ移動させる文書移動手順と、その文書移動手順に
よって移動された文書データをマスターサーバにおいて
蓄積する文書データ記憶手順と、 前記アプリケーショ
ンを終了した場合に当該アプリケーションで作成した文
書データをクライアントＰＣから消去するデータ消去手
順とを実行させるためのプログラムである。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下、本発明を実施の形態及び図
面に基づいて、更に詳しく説明する。ここで使用する図
面は、図１乃至図６に示す概念図と、図７乃至図１７に
示すフローチャートである。 （概要）クライアントＰＣのユーザが文書作成アプリケ
ーションで、文書を作成するには、文書管理サーバが起
動していなければならないよう、各種アプリケーション
起動監視機能が働く。

【００２７】クライアントＰＣのユーザが起動を許可さ
れたアプリケーションで文書を作成し、文書データを保
存するには、その文書データに関する属性データを入力
しなければならないようにしている。文書データを保存
しようとすると、ファイル送信機能によって文書管理サ
ーバへ強制的にその文書データは移動させられ、クライ
アントＰＣからは当該文書データは自動的に消去され
る。文書管理サーバにおいては、文書管理機能によって
文書管理番号を自動付与され、その番号に基づいて管理
される。クライアントＰＣからのアクセスは、管理文書
アクセス記録機能によって記録されており、所定期間ア
クセスのない文書データについては、管理文書自動保管
機能によって自動的に別の記録媒体へ移動する。

【００２８】クライアントＰＣのユーザは、作成した文
書データを専用のブラウザによって一覧表示させ、編集
することができる。一覧表示機能では、作成したクライ
アントＰＣのアドレス、文書データの作成者、文書デー
タに付された属性データなどで選別が可能となってい
る。 （アプリケーション起動規制）アプリケーション起動規
制を実現するためには、二つの処理方式がある。これら
を図１とともに説明する。

【００２９】（第一の処理方式）第一の処理方式は、ク
ライアント側にサーバ監視機能と、文書作成アプリケー
ション起動監視機能とを備え、 文書管理サーバ側にク
ライアント監視機能と、クライアント情報管理機能とを
備えることによって達成する。一定周期に文書管理サー
バのアプリケーションとの通信を試みる。通信に成功し
たら、サーバからクライアント文書管理アプリケーショ
ンに必要な各種情報を受信する。ここで、「各種情報」
とは、通信相手のサーバのサーバ名やＩＰアドレス、起
動制限されるアプリケーション名、監視対象となるファ
イルの拡張子情報などである。

【００３０】通信に失敗したら、以下に述べるアプリケ
ーションの起動制限が機能する。すなわち、以前サーバ
から受信したまたは以前から保持している起動制限され
るアプリケーション名に従って、一定周期で当該アプリ
ケーションが起動されていないかを監視する。監視はウ
ィンドウのタイトルバーのテキストデータによって行
う。もし、当該アプリケーションが起動されていたら、
そのウィンドウに対して終了メッセージ（例えば、Micr
osoft社のWindowsでは、ＷＭ＿ＣＬＯＳＥ）を送信し、
当該アプリケーションを強制終了させるのである。

【００３１】文書管理サーバにおけるクライアント監視
機能では、echoを送信することによってクライアントＰ
Ｃのマシン名／ＩＰアドレスを監視する。そして、ＰＣ
が起動されているにもかかわらず一定時間以上、そのＰ
Ｃとの通信が行われていない場合には、警告を発し、無
許可でクライアントＰＣにおいて文書管理アプリケーシ
ョンを動作しないようにする。

【００３２】クライアント情報管理機能では、クライア
ントＰＣにおいて必要な、通信相手となるサーバ名／Ｉ
Ｐアドレス、起動制限されるアプリケーション名、監視
対象となるファイルの拡張子情報を一元管理する。この
情報は、クライアントＰＣとの通信時に送信される。 （第二の処理方式）第二の処理方式は、クライアント側
にサーバ監視機能と、起動抑制機能付きロードモジュー
ルとを備え、文書管理サーバ側にクライアント監視機能
と、クライアント情報管理機能とを備えることによって
達成する。

【００３３】図２には、起動抑制機能付きロードモジュ
ールの概念を示す。すなわち、各種の文書作成用アプリ
ケーション（例えばワープロソフト、表計算ソフトな
ど）をロードモジュール内にデータ（リソース）として
取り込み、ロードモジュール起動時に、サーバ監視機能
と通信して文書管理サーバの起動が確認できた場合に
は、当該アプリケーション部分をファイルとして抽出
し、起動するものである。文書管理サーバの起動が確認
できなければ、当該アプリケーションは起動できないの
で、文書データが新たに作成されることも、アップデー
トされることもない。

【００３４】（文書の強制移動、属性入力、文書管理番
号の自動付与）図３には、文書の強制移動、属性入力、
文書管理番号の自動付与の概念を示す。 （ファイル監視機能）まず、クライアントＰＣで有効な
ドライブ名の変更を監視し、その中で取り外し可能な媒
体、ＣＤ−ＲＯＭ、リモートアクセスドライブを除外し
て、監視対象を特定する。そして、各ドライブのルート
ディレクトリからサブディレクトリを辿り、全ディレク
トリに、ディレクトリ内のファイル変更時にイベントを
発生させるイベントハンドラを設定する。ただし、処理
効率を考えてイベントハンドラを設定するディレクトリ
からＯＳ（オペレーションズシステム）や各種アプリケ
ーションが頻繁にアクセスする可能性の高いディレクト
リ（例えばシステムディレクトリ、テンポラリディレク
トリなど）を除外することとしてもよい。また設定する
イベントハンドラの数が膨大になる場合は、全ディレク
トリではなく、ある階層までのディレクトリに限定して
イベントハンドラを設定する。その場合にイベントハン
ドラが設定される最下層のディレクトリのイベントハン
ドラは、サブディレクトリのファイル変更イベントも拾
うように設定する。

【００３５】変更イベントが発生したらイベントの発生
したディレクトリ（ある階層までにイベントハンドラを
設定するディレクトリを限定した場合のイベントハンド
ラが設定された最下層ディレクトリの場合はサブディレ
クトリを含む）の内部をサーチし、サーバが監視対象で
あると特定しているファイル拡張子を持つファイルを抽
出する。そして、そのファイルのタイムスタンプを見
て、前回の起動時から変更のあったファイルを対象とす
る。抽出したファイルは、文書管理サーバへ送信され
る。

【００３６】なお、監視中にディレクトリ構造に変更が
加えられる場合もあるので、各ドライブにディレクトリ
の変更イベントハンドラも設定しておく。そして、ディ
レクトリ構造に変更があった場合は、ファイルの変更イ
ベントハンドラおよびディレクトリの変更イベントハン
ドラを再設定する。 （文書属性入力機能）次に、変更があったとして抽出さ
れたファイルには、クライアントＰＣのユーザに対し
て、そのファイルの属性データを入力させるためのウィ
ンドウを表示する。同じファイルに対して２回以上ウィ
ンドウが開かないように、ファイル名と入力されたと属
性データとを関連づけてクライアントＰＣ上に保持して
おく。

【００３７】（文書の強制送信）変更があったとして抽
出されたファイルは、クライアントＰＣ名、ファイルの
フルパス名、入力された属性データなどの各種情報とと
もに、文書管理サーバへ送信する。そして、送信済みの
ファイルはクライアントＰＣから消去する。なお、当該
クライアントＰＣにおける他のアプリケーションがその
ファイルを使用している場合には、排他制御機能が働
き、消去できない可能性がある。したがって、クライア
ントＰＣにおいて、送信済みファイルのリストを保持し
ておき、一定周期でファイルの消去を試み、消去が成功
した場合には、前記リストから該当するファイル名を消
去する。

【００３８】（文書管理機能）クライアントＰＣから、
クライアントＰＣ名、ファイルのフルパス名、入力され
た属性データなどの各種情報とともに文書管理サーバへ
送信されてきた変更ファイルは、当該サーバの受信機能
によって受信した後、文書管理サーバ内へ登録するので
ある。更に詳しく説明する。

【００３９】まず、クライアントＰＣからファイルの送
信要求を受け、次に、文書管理番号管理データベースか
ら一意性を保証された文書管理番号（例えば、クライア
ントＰＣ名、西暦年月日、通し番号）を取得する。続い
て、サーバ上の特定ディレクトリ内にクライアントＰＣ
名のサブディレクトリを作成し、そこに受信するファイ
ル名のサブディレクトリを作成し、更にそこに作成日時
（例えば、西暦年月日、時分秒）のディレクトリを作成
して、受信したファイルデータのファイルを保存する。
ファイル保存が完了したら、文書管理データベースに、
クライアントＰＣから受信した各種の情報と、サーバ上
での物理的な保存場所とを登録する。

【００４０】なお、送信要求の以前に「チェックアウ
ト」が済んだファイルであれば、排他ロックを解除す
る。そして、文書管理データベースでは、ロック状態で
ある旨を管理する。（「チェックアウト」については後
述する。） （文書の自動保管）図４は、所定期間アクセスのない文
書データを、サーバの負担軽減等のため、自動的に別の
記録媒体へ保管する機能を示す概念を示している。

【００４１】まず、管理文書アクセス記録機能によっ
て、管理文書毎に、クライアントＰＣからの最新アクセ
ス日時を文書管理データベースへ登録される。そして、
所定周期（例えば１週間から１ヶ月程度）で、管理文書
に対するアクセス状況を監視する。監視の結果、予め
「長期間」と定められた期間（例えば１年間）以上、ア
クセスがない文書データについては、管理文書自動保管
機能によって、外部の記録媒体（例えば磁気テープな
ど）へ移動させ、サーバからは文書データを消去する。
そして、文書管理データベースには、当該文書データが
外部媒体へ待避済みであることを、媒体ＩＤとともに登
録しておく。なお、媒体ＩＤの形式は、書き込まれた西
暦年月日および書き込まれた時分秒とすることによっ
て、一意性を保証する。

【００４２】（管理文書の一覧表示、文書の編集）図５
では、管理文書の一覧表示をし、文書の編集を行えると
いう機能を示す概念を示している。 （管理文書情報受信機能）クライアントＰＣは、管理文
書情報受信機能によって、文書管理サーバが管理してい
る文書の一覧情報を受信する。一覧情報とは、例えば、
文書名、作成日時、版数、文書登録したＰＣ名、入力さ
れた属性データなどである。受信した一覧情報は、ブラ
ウザによって表示される。属性データなどから、表示さ
れた文書データのうちの欲するものを選択することがで
きる。なお、属性データにおけるセキュリティ情報によ
って、特定クライアントからの文書データ閲覧を禁止さ
せることもできる。

【００４３】（管理文書受信機能、対応ＡＰ（アプリケ
ーション）起動機能）管理文書受信機能によって、一覧
表示されたリストから選択した文書を、文書管理サーバ
から受信する。受信したファイルは、予め設定された作
業ディレクトリへ作成するものとし、ファイルがクライ
アントＰＣに対するファイル監視機能により送信／削除
されてしまわないようにプログラム内で既に送信済みフ
ァイルとして扱う。更に、下記に示すアプリケーション
自動起動が行われるまで当該ファイルの削除を遅延させ
るため、送信済みファイルリスト中に削除遅延フラグを
設け、一定時間は削除対象のファイルから除外する。

【００４４】続いて、対応ＡＰ起動機能によって、受信
したファイルに、ＯＳ上で対応付けされたアプリケーシ
ョンを自動的に起動する。 （管理文書情報送信機能）文書管理サーバは、管理文書
情報送信機能によって、管理している文書の一覧情報を
クライアントＰＣへ送信する。前述したように、属性デ
ータにおけるセキュリティ情報によって、特定クライア
ントからの文書データ閲覧を禁止させることもできる。

【００４５】（管理文書送信機能）文書管理サーバは、
管理文書送信機能によって、クライアントＰＣから要求
があったファイルを送信する。送信後は、「排他ロッ
ク」を機能させることによって、他のクライアントＰＣ
から要求があっても送信しない。すなわち、文書管理デ
ータベースにおいては、ロック状態で管理する。このロ
ック状態は、当該ファイルが文書管理サーバへチェック
インされるまで解除しない。

【００４６】（拡張構成時のサーバ制御方式）図６に
は、サーバが複数存在する、いわゆる拡張構成が構築さ
れた際のサーバ間の機能を示している。複数のサーバが
文書管理サーバとして存在する場合、マスターサーバを
１台とし、それ以外をスレーブサーバとする。各種の管
理データベースは、マスターサーバ上にて一元管理す
る。

【００４７】（スレーブサーバ監視機能）マスターサー
バは、スレーブサーバと定期的に通信し、稼働している
スレーブサーバを常に把握している。また、クライアン
トＰＣとスレーブサーバとの通信が行われ、その通信の
終了時には、マスターサーバは、当該スレーブサーバと
の間で通信することにより、当該スレーブサーバの通信
状況を把握する。これによって、マスターサーバは、各
スレーブサーバに接続しようとしているクライアントＰ
Ｃの数を把握することができる。

【００４８】（通信負荷分散機能）クライアントＰＣ
は、必ずマスターサーバに対してのみ通信要求を送信す
ることとしている。クライアントＰＣからの要求におい
て、ファイルの送信要求およびファイルの受信要求に対
しては、当該クライアントＰＣとスレーブサーバとの間
で通信が行われる。そのスレーブサーバは、前述したス
レーブサーバ監視機能によって通信負荷が小さいとして
マスターサーバが選択したスレーブサーバである。マス
ターサーバは、クライアントＰＣへ選択したスレーブサ
ーバのＩＰアドレスをクライアントへ通知し、そのＩＰ
アドレスによってクライアントＰＣとスレーブサーバと
の間で通信が行われるのである。なお、マスターサー
バ、スレーブサーバおよびクライアントＰＣとの間でど
のように機能するかという詳細な説明は、図１７を用い
て後述する。

【００４９】以下、図７から図１７に示すフローチャー
トを用いて説明する。 （図７）図７は、クライアントがサーバの起動を確認す
る処理を示す。文書管理サーバアプリケーションは、通
信接続待ちの状態において、クライアントからの接続が
あった場合には、接続を確認し、クライアントから送信
されるコマンドを受信する。コマンドを受信したら確認
メッセージをクライアントへ送信する。コマンドを受信
し、確認メッセージを受信したクライアントは受信内容
を確認し、クライアント情報を送信する。サーバは、送
信されたクライアント情報を受信したら、接続クライア
ント情報を登録する。そして、通信接続待ちの状態に戻
る。

【００５０】クライアントアプリケーション側について
補足する。サーバへの接続確認がＮＧの場合には、サー
バ起動確認フラグをリセットする。そして、所定周期で
サーバに再接続を試みることとしている。また、サーバ
からの接続確認メッセージを受信し、受信内容を確認し
た結果がＮＧの場合には、サーバ起動確認フラグをリセ
ットし、サーバとの接続を切断する。その後、所定周期
でのサーバに再接続を試みることとしている。

【００５１】（図８）図８は、クライアントアプリケー
ションの起動時において、監視アプリケーションがファ
イル情報を取得、監視する処理を示す。文書管理サーバ
アプリケーションは、通信接続待ちの状態において、ク
ライアントからの接続があった場合には、接続を確認
し、クライアントは、初期情報をサーバに要求するコマ
ンドを送信する。サーバは、そのコマンドを受信し、監
視対象のアプリケーションのウィンドウタイトル名、フ
ァイル拡張子名のリストを送信する。監視対象のリスト
を受信したクライアントは、そのリストを登録し、サー
バとの接続を切断する。

【００５２】（図９）図９は、クライアントアプリケー
ションの作動を示す。ＯＳ上に現在存在する全ウィンド
ウのタイトル名の一覧を取得し、以下の処理をその一覧
中にタイトル名がある間は繰り返す。すなわち、一覧中
からウィンドウのタイトル名を取り出し、監視対象リス
トの中のタイトル名と比較する。同じタイトル名が存在
する場合には、そのウィンドウに対して「ウィンドウ終
了」のメッセージを送信し、自動的に終了させる。これ
を、ある一定周期で繰り返すのである。

【００５３】（図１０）図１０は、サーバのクライアン
ト監視処理の作動を示す。文書管理サーバのアプリケー
ションが起動しているとする。まず、接続されているク
ライアントの情報を調査する。一定時間以上、通信が行
われていないクライアントＰＣがあるかどうかを確認
し、そのようなクライアントＰＣの一覧を取得する。

【００５４】一覧の中にデータが存在する場合には、先
頭のクライアントＰＣのデータを取り出し、当該クライ
アントＰＣが立ち上がっているかどうかを確認するた
め、ping/echoを送信する。Pingの結果、当該クライア
ントＰＣが立ち上がっていると判断した場合には、その
クライアント名を画面に表示して、サーバ管理者へ警告
を発する。Pingの結果、当該クライアントＰＣが立ち上
がっていないと判断した場合には、通信が行われていな
いクライアントＰＣの一覧に対して、先頭クライアント
ＰＣのデータを削除する。以上の操作を、前記一覧のデ
ータがなくなるまで繰り返す。

【００５５】繰り返した結果、一覧からデータがなくな
ったら、ある一定周期での監視体制に戻る。 （図１１）図１１は、前述してきた処理方法とは異なる
処理方法を示している。サーバの監視方法は、図１に示
した方法と同様である。

【００５６】クライアントＰＣにおいて、各種の文書作
成アプリケーションを内蔵したアプリケーションと、文
書作成用のアプリケーションとが起動されているとす
る。まず、内蔵アプリケーションが起動したら監視アプ
リケーションに接続する。一方、クライアントアプリケ
ーションは、通信接続待ちをしており、監視アプリケー
ションの制御を受ける。内蔵アプリケーションは、サー
バ起動状況の問い合わせを送信し、クライアントアプリ
ケーションは、その問い合わせを受信する。そして、サ
ーバ起動確認フラグの状況を送信し、内蔵アプリケーシ
ョンが受信する。そして、クライアントアプリケーショ
ンとの接続を切断する。

【００５７】この後、サーバのアプリケーションが起動
しているかどうかを確認し、起動していない場合には、
この内蔵アプリケーションを終了する。起動している場
合には、内蔵アプリケーションをファイルに展開し、展
開したアプリケーションを起動する。この時点で文書作
成アプリケーション、例えばワードプロセッサーアプリ
ケーション等が起動できる。

【００５８】（図１２、図１３）図１２および図１３
は、クライアントＰＣにて作成された文書データを、サ
ーバへ強制的に移動する作動、そして移動する際に当該
文書データに関する属性を入力させるための処理を示
す。初期処理としては、以下のような処理を行う。ま
ず、ＰＣ上の有効なドライブを検索し、続いて各ドライ
ブ内のディレクトリを検索する。そして、各ディレクト
リにファイル変更イベント通知用のハンドラを設定し、
続いて各ドライブにディレクトリ変更イベント通知用の
ハンドラを設定する。そこで、初期処理を終了する。

【００５９】ファイル変更イベントが発生した場合の処
理は、以下のような処理である。まず、イベント発生の
ディレクトリを特定する。そして、ディレクトリ内で監
視対象リスト内の拡張子と同じ拡張子を持ったファイル
を検索する。ファイルがない場合には処理を終了する。
ファイルがあった場合には、ファイルを通信用のディレ
クトリにコピーし、コピーしたファイルを文書管理サー
バへ送信する。そして、送信について成功したか否かを
チェックし、成功していなければエラー処理をして処理
を終了する。

【００６０】送信が成功した場合には、文書管理サーバ
へコピーした元のファイルを削除する。削除できたかど
うかをチェックし、できていない場合には、削除ファイ
ルリストに当該ファイルを追加する。削除できている場
合、あるいは削除ファイルリストに当該ファイルを追加
した後、以前に属性入力を済ませたファイルかどうかを
検証する。属性入力したファイルであれば処理を終了す
る。属性入力がされていないファイルの場合、属性入力
画面を表示して入力を促す。そして、入力された属性を
文書管理サーバへ送信する。送信が成功すれば処理を終
了し、送信が成功しなければエラー処理をして終了す
る。

【００６１】以上の処理によって、クライアントＰＣに
は、文書データが残らないこととなる。 （図１４）図１４は、ファイル削除の処理フローと、デ
ィレクトリ変更イベント発生時の処理フローとを示して
いる。

【００６２】削除ファイルリストのポインタを先頭に
し、削除ファイルリストのポインタの位置から一つずつ
順にファイル名を取り出す。そして、一覧中にファイル
がまだあるかどうか検証する。ない場合には、所定周期
が経過した後、削除ファイルリストのポインタを先頭に
する処理から繰り返す。一覧中にファイルがまだある場
合には、ファイルを削除し、削除できたかどうか検証す
る。削除できた場合には、削除ファイルリストからも当
該ファイル名を削除し、ポインタを一つ進める。ファイ
ルの削除ができなかった場合には、削除ファイルリスト
から当該ファイル名を削除せずにポインタを一つ進め
る。

【００６３】ディレクトリ変更イベント発生時には、ハ
ンドラをすべて解除する。そして、ＰＣ上の有効なドラ
イブを検索し、各ドライブ内のディレクトリを検索す
る。そして、各ディレクトリにファイル変更イベント通
知用のハンドラを設定し、各ドライブにもディレクトリ
変更イベント通知用のハンドラを設定し、処理を終了す
る。

【００６４】（図１５）図１５は、管理文書の一覧表示
の処理を示している。文書管理サーバにおけるアプリケ
ーションとクライアントアプリケーションとが同時に起
動しており、サーバのアプリケーションは通信接続待ち
をしている。そして、クライアントからの接続がある
と、管理文書情報を要求するコマンドを受信したら、管
理文書情報をクライアントへ送信する。その後、通信接
続待ちとなる。

【００６５】クライアントアプリケーションでは、サー
バへの接続をし、管理文書情報を要求するコマンドを送
信し、管理文書情報を受信する。そして、管理文書一覧
の画面を表示させ、サーバとの接続を切断する。 （図１６）図１６は、管理文書を編集した場合の処理を
示している。

【００６６】文書管理サーバにおけるアプリケーション
とクライアントアプリケーションとが同時に起動してお
り、サーバのアプリケーションは通信接続待ちをしてい
る。そして、クライアントから編集を希望する対象ファ
イル名の受信があると、当該ファイルをクライアントへ
送信する。そして、そのファイルを排他ロック状態とす
る。ここにおいて、他のクライアントから当該ファイル
の編集希望があってもそのファイルを送信しない。

【００６７】クライアントアプリケーションでは、編集
を希望する対象ファイル名を送信し、当該ファイルをサ
ーバから受信する。そして、ファイルに関連したアプリ
ケーションを起動してファイルを開かせたら、サーバと
の接続を切断する。 （図１７）図１７は、複数のサーバが存在する場合につ
いての処理を示している。

【００６８】サーバのうちの１台がマスターサーバとな
り、残りはスレーブサーバとする。マスターサーバは、
すべてのクライアントからの通信接続を待っている。そ
して、スレーブサーバの中でクライアントとの接続が最
も少ないサーバまたは接続した時間がもっとも古いサー
バのアドレスを、通信接続されたクライアントへ通知す
る。そして、アドレスの対象となったスレーブサーバの
接続カウンタをひとつ加算し、次の通信接続待ち状態と
なる。

【００６９】クライアントは、マスターサーバとの接続
をし、マスターサーバが指定するアドレスを受信した
ら、マスターサーバとの接続を切断する。そして、指定
されたアドレスのスレーブサーバへ接続する。そして、
ファイルの送信または受信処理を行い、スレーブサーバ
との接続を切断し、処理を終了するのである。スレーブ
サーバは、クライアントからの通信接続を待ち、クライ
アントとのファイルの受信または送信処理を行う。続い
て、マスターサーバへ接続し、通信完了の通知を送信す
る。完了通知のマスターサーバ側の受信を確認したら、
マスターサーバとの接続を切断する。

【００７０】マスターサーバは、スレーブサーバからの
通信接続を待っており、通信完了通知を受信した場合に
は、通信完了通知を受信した旨の確認を当該スレーブサ
ーバへ送信する。そして、スレーブサーバの接続カウン
タからひとつ減算をする。なお、クライアントＰＣとス
レーブサーバとの間の通信後、何かのトラブルによって
マスターサーバに通信終了通知が届かない場合が想定さ
れる。その場合には、送信時間から換算した予想最長通
信時間を超過したら、自動的にスレーブサーバの接続カ
ウンタを一つ減らすこととして対応する。

【００７１】

【発明の効果】請求項１から請求項５記載の発明によれ
ば、クライアント／サーバ構成における文書データの一
元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判断およ
び整理を行える技術を提供することができた。 特に、
請求項２記載の発明によれば、加えて、それらにおける
複数サーバの自動運用を行える技術を提供することがで
きた。

【００７２】また、請求項６から請求項１０記載の発明
によれば、クライアント／サーバ構成における文書デー
タの一元自動管理や、それに付随するデータ重要度の判
断および整理を行えるハードウエアを提供することがで
きた。 特に、請求項１０記載の発明によれば、加え
て、それらにおける複数サーバの自動運用を行えるハー
ドウエアを提供することができた。

【００７３】また、請求項１１記載の発明によれば、ク
ライアント／サーバ構成における文書データの一元自動
管理や、それに付随するデータ重要度の判断および整理
を行えるコンピュータプログラムを提供することができ
た。また、請求項１２記載の発明によれば、クライアン
ト／サーバ構成における文書データの一元自動管理や、
それに付随するデータ重要度の判断および整理、加えて
それらにおける複数サーバの自動運用を行えるコンピュ
ータプログラムを提供することができた。

【図面の簡単な説明】

【図１】アプリケーション起動規制の概念を示す。

【図２】起動抑制機能付きロードモジュールの概念を示
す。

【図３】文書の強制移動、属性入力、文書管理番号の自
動付与の概念を示す。

【図４】文書の自動保管の概念を示す。

【図５】管理文書の一覧表示、文書の編集についての概
念を示す。

【図６】拡張構成サーバについての制御方式の概念を示
す。

【図７】クライアントがサーバの起動を確認する処理フ
ローを示す。

【図８】監視アプリケーション、監視ファイル情報の取
得処理フローを示す。

【図９】アプリケーション監視処理フローを示す。

【図１０】サーバのクライアント監視処理フローを示
す。

【図１１】サーバのクライアント監視処理フローを示
す。

【図１２】作成された文書データを、サーバへ強制的に
移動する作動を示す。

【図１３】作成された文書データを、サーバへ強制的に
移動する作動する際に当該文書データに関する属性を入
力させるための処理を示す。

【図１４】ファイル削除の処理フローと、ディレクトリ
変更イベント発生時の処理フローを示す。

【図１５】管理文書の一覧表示の処理を示す。

【図１６】管理文書を編集した場合の処理を示す。

【図１７】複数のサーバが存在する場合についての処理
を示す。

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】クライアントＰＣにおいて文書管理サーバ
   の起動を確認する起動確認手順と、 その起動確認手順によって文書管理サーバの起動を確認
   した場合に、文書作成アプリケーションの起動を許可す
   るアプリケーション起動規制手順と、 起動を許可された文書作成アプリケーションで作成され
   た文書データをサーバへ移動させる文書移動手順と、 その文書移動手順によって移動された文書データをサー
   バにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケー
   ションで作成した文書データをクライアントＰＣから消
   去するデータ消去手順とを備えた文書一括管理方法。
2. 【請求項２】クライアントＰＣとマスターサーバと複数
   のスレーブサーバとから構成されるクライアントサーバ
   システムにおいて、 クライアントＰＣからマスターサーバへの接続手順と、 マスターサーバにおけるスレーブサーバ監視手順と、 そのスレーブサーバ監視手順によってクライアントＰＣ
   との接続負荷が小さいと判断されるスレーブサーバのア
   ドレスを当該クライアントＰＣへ通知する通知手順と、 アドレスを通知されたスレーブサーバとの接続を開始し
   て文書作成アプリケーションの起動を許可するアプリケ
   ーション起動規制手順と、 起動を許可されたクライアントＰＣにおける文書作成ア
   プリケーションで作成された文書データをマスターサー
   バへ移動させる文書移動手順と、 その文書移動手順によって移動された文書データをマス
   ターサーバにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケー
   ションで作成した文書データをクライアントＰＣから消
   去するデータ消去手順とを備えた文書一括管理方法。
3. 【請求項３】起動を許可されたアプリケーションで作成
   された文書データは、文書管理用の管理用データを入力
   した場合に新規保存機能を作動させる文書データ保存手
   順を備えた請求項１または請求項２のいずれかに記載の
   文書一括管理方法。
4. 【請求項４】文書データ記憶手順によって蓄積された文
   書データをクライアントＰＣにて読み込む読み込み手順
   において、 起動確認手順によって文書管理サーバの起動を確認した
   場合に読み込めることとした請求項１から請求項３のい
   ずれかに記載の文書一括管理方法。
5. 【請求項５】所定期間アクセスがない文書データは、管
   理検索対象から外す長期管理手順を備えた請求項１から
   請求項４のいずれかに記載の文書一括管理方法。
6. 【請求項６】クライアントＰＣにて作成される文書デー
   タの管理を行う文書管理サーバに接続される当該クライ
   アントＰＣに備えられる装置であって、 文書管理サーバと通信して当該サーバの起動を確認する
   起動確認手段と、 その起動確認手段によって文書管理サーバの起動を確認
   した場合にのみ、文書作成アプリケーションの起動を許
   可するアプリケーション起動規制手段と、 起動を許可された文書作成アプリケーションで作成され
   た文書データをサーバへ送信する文書移動手段と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケー
   ションで作成した文書データをクライアントＰＣから消
   去するデータ消去手段とを備えた文書一括管理装置。
7. 【請求項７】クライアントＰＣにて作成される文書デー
   タの管理を行う文書管理サーバＰＣに備えられる装置で
   あって、 文書作成を行うクライアントＰＣと通信して当該クライ
   アントＰＣを監視するクライアント監視手段と、 そのクライアント監視手段によって監視しているクライ
   アントＰＣにおいて起動を許可された文書作成アプリケ
   ーションで作成された文書データを送信してきた場合
   に、その文書データを受信する受信手段と、 その受信手段によって受信した文書データを蓄積する文
   書データ記憶手段とを備え、 前記クライアント監視手段は、監視されているクライア
   ントＰＣからのアクセスに対して、文書データ記憶手段
   における文書データの使用を許可することとした文書一
   括管理装置。
8. 【請求項８】起動を許可されたアプリケーションで作成
   された文書データを保存する場合には、文書管理用の管
   理用データを入力した場合にのみ新規保存機能を作動さ
   せることとした請求項７記載の文書一括管理装置。
9. 【請求項９】所定期間アクセスがない文書データは、管
   理検索対象から外す長期管理手段を備えた請求項７また
   は請求項８のいずれかに記載の文書一括管理装置。
10. 【請求項１０】クライアントＰＣとマスターサーバと少
    なくとも１台のスレーブサーバとから構成されるクライ
    アントサーバシステムにおいて、マスターサーバに備え
    られる装置であって、 クライアントＰＣからの接続手段と、 マスターサーバにおけるスレーブサーバ監視手段と、 そのスレーブサーバ監視手段によってクライアントＰＣ
    との接続負荷が小さいと判断されるスレーブサーバのア
    ドレスを当該クライアントＰＣへ通知する通知手段と、 アドレスを通知されたスレーブサーバとの接続を開始し
    て文書作成アプリケーションの起動を許可されたクライ
    アントＰＣにおける文書作成アプリケーションで作成さ
    れた文書データを蓄積する文書データ記憶手段とを備え
    た文書一括管理装置。
11. 【請求項１１】コンピュータに対し、 クライアントＰＣにおいて文書管理サーバの起動を確認
    する起動確認手順と、 その起動確認手順によって文書管理サーバの起動を確認
    した場合に、文書作成アプリケーションの起動を許可す
    るアプリケーション起動規制手順と、 起動を許可された文書作成アプリケーションで作成され
    た文書データをサーバへ移動させる文書移動手順と、 その文書移動手順によって移動された文書データをサー
    バにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケー
    ションで作成した文書データをクライアントＰＣから消
    去するデータ消去手順とを実行させるためのプログラム
    を記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
12. 【請求項１２】クライアントＰＣとマスターサーバと複
    数のスレーブサーバとから構成されるクライアントサー
    バシステムに対し、 クライアントＰＣからマスターサーバへの接続手順と、 マスターサーバにおけるスレーブサーバ監視手順と、 そのスレーブサーバ監視手順によってクライアントＰＣ
    との接続負荷が小さいと判断されるスレーブサーバのア
    ドレスを当該クライアントＰＣへ通知する通知手順と、 アドレスを通知されたスレーブサーバとの接続を開始し
    て文書作成アプリケーションの起動を許可するアプリケ
    ーション起動規制手順と、 起動を許可されたクライアントＰＣにおける文書作成ア
    プリケーションで作成された文書データをマスターサー
    バへ移動させる文書移動手順と、 その文書移動手順によって移動された文書データをマス
    ターサーバにおいて蓄積する文書データ記憶手順と、 前記アプリケーションを終了した場合に当該アプリケー
    ションで作成した文書データをクライアントＰＣから消
    去するデータ消去手順とを実行させるためのプログラム
    を記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。