JP4405793B2 - 文書管理システム及びその制御方法並びに記録媒体 - Google Patents
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Description
さらに、得した画像データを送信可能な機器から簡単に文書名を指定できる効果を奏する。
以下、図面を参照して本発明の実施形態1を詳細に説明する。なお、各図面において同様の機能を有する箇所には同一の符号を付し、説明の重複は省略する。
以上説明したように、本実施形態1によれば、登録制御情報の作成、変更は、文書管理クライアントから文書管理サーバに対して行うだけで済むため、簡易に行うことができるという効果を奏する。また、文書管理サーバのユーザ、或いはフォルダに関連付けて登録制御情報を作成、保存することができ、デジタル複合機において、オペレータが操作中の文書管理サーバのユーザ、或いはフォルダに関連付けられている登録制御情報を取得し、表示した中から所望の登録制御情報を指定できるので、デジタル複合機から簡易な操作により登録制御情報を柔軟に指定することができるという効果を奏する。
以下、図面を参照して本発明の実施形態2を詳細に説明する。なお、各図面において同様の機能を有する箇所には同一の符号を付し、説明の重複は省略する。本実施形態2のシステムの基本構成は実施形態1で示した構成を基本としたものであり、以下では、本実施形態2の特徴に係る機能について説明する。
1.あらかじめ文書管理サーバのキャビネットやフォルダに文書名情報(図19で設定を示したインデックス)を設定しておく。
2.デジタル複合機1730と文書管理サーバの間では、セキュリティの面からユーザ認証を行い、アクセス権のあるフォルダ一覧を文書管理サーバから取得し、フォルダ一覧をオペパネ上に表示し、ユーザは所望のフォルダを指定する。ユーザがフォルダを指定する操作以外は自動で行う。
3.ユーザにより指定されたフォルダに設定されている文書名情報(インデックス)の一覧を取得する。
4.取得した文書名情報(インデックス)をオペパネに表示し、ユーザに選択・編集の手段を与える。
5.ユーザが選択・編集した文書名情報(インデックス)を文書名として指定して、画像データと一緒に文書管理サーバに送信する。
以上説明したように、本実施形態2によれば、従来ユーザが手間と時間をかけて行っていた文書管理システム上での文書名編集の必要性が減少する。また、文書管理サーバのフォルダに複数のフォルダインデックス(または、キャビネットインデックス、または、ユーザインデックス)を保存することによって、1つの格納先フォルダに異なる文書名を自動設定することができる。さらに、デジタル複合機1730上でフォルダインデックス(または、キャビネットインデックス、または、ユーザインデックス)の文字列を選択し文書名を編集することにより、最適な文書名を必要最低限の手間で指定することができる。
101 ユーザインタフェース(UI)部
102 クライアント処理部
103、111 通信ネットワークI/F
110 文書管理サーバ
112 属性管理サーバ部
113 属性管理サーバ処理部
114 属性記憶部
115 ボリュームサーバ部
116 ボリュームサーバ処理部
117 ボリューム記憶部
118 サービスサーバ部
130 デジタル複合機
131 スキャナ部
132 プリンタ部
133 コントローラユニット
134 操作部
140 通信ネットワーク
150 公衆回線(WAN)
1700 文書管理クライアント
1701、1717 ユーザインタフェース(UI)部
1702 クライアント処理部
1703、1711 通信ネットワークI/F
1710 文書管理サーバ
1712 文書管理サーバ処理部
1713 属性記憶部
1714 ボリュームサーバ処理部
1715 ボリューム記憶部
1716 クライアント処理部
1730 デジタル複合機
1732 スキャナ部
1733 プリンタ部
1734 コントローラユニット
1731 操作部
1740 通信ネットワーク
1750 公衆回線(WAN)
Claims (30)
- 取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データをフォルダに関連付けて記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記機器から前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求ステップと、
前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記文書管理サーバが備える記憶手段に記憶されている複数の登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する登録制御情報取得応答ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報取得応答ステップにおいて前記文書管理サーバから送信された前記複数の登録制御情報を受信する登録制御情報取得ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報取得ステップにおいて受信した前記複数の登録制御情報を表示する表示ステップと、
前記表示ステップにおいて表示された前記複数の登録制御情報のうち、1つの登録制御情報を指定する登録制御情報指定ステップと、
前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、
前記機器によって、前記登録制御情報指定ステップで指定された登録制御情報を、前記データ取得ステップにおいて取得した画像データとともに前記文書管理サーバへ送信する送信ステップと、
前記文書管理サーバによって、前記送信ステップにおいて前記機器から送信された前記登録制御情報と前記画像データとを受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを記憶する文書登録ステップと
を備えることを特徴とする文書管理システムの制御方法。 - 前記文書管理クライアントによって、前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信ステップと、
前記文書管理サーバによって、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから送信された前記登録制御情報を受信して前記記憶手段に記憶する登録制御情報記憶ステップとをさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の文書管理システムの制御方法。 - 前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第1のユーザ認証ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第2のユーザ認証ステップとをさらに備え、
前記登録制御情報送信ステップにおいて、前記第1のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、作成した前記登録制御情報と前記第1のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書管理サーバは前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、
前記機器は前記登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記第2のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記第2のユーザ認証ステップにおいて認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とする請求項2に記載の文書管理システムの制御方法。 - 前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第1のフォルダ取得ステップと、
前記文書管理クライアントによって、前記第1のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第1のフォルダ指定ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第2のフォルダ取得ステップと、
前記機器によって、前記第2のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第2のフォルダ指定ステップとをさらに備え、
前記文書管理クライアントは前記登録制御情報送信ステップにおいて、作成した前記登録制御情報と前記第1のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書管理サーバは前記登録制御情報記憶ステップにおいて、前記登録制御情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
前記機器は登録制御情報取得要求ステップにおいて、前記第2のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答ステップにおいて、前記登録制御情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とする請求項2に記載の文書管理システムの制御方法。 - 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによってまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
- 請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
- 取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データをフォルダに関連付けて記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバは、
文書登録処理を制御するための登録制御情報を複数記憶する登録制御情報記憶手段と、
前記機器から送信された登録制御情報取得要求に基づいて、前記登録制御情報記憶手段によって記憶された前記登録制御情報を前記機器に送信する登録制御情報取得応答手段と、
前記機器から送信された登録制御情報と、画像データとを受信し、当該受信した登録制御情報に基づいて当該受信した画像データを記憶する文書登録手段とを備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバに登録制御情報取得要求を送信する登録制御情報取得要求手段と、
前記登録制御情報取得応答手段によって送信された複数の登録制御情報を前記文書管理サーバから受信する登録制御情報取得手段と、
前記登録制御情報取得手段が受信した前記複数の登録制御情報を表示する登録制御情報表示手段と、
前記登録制御情報表示手段によって表示された前記複数の登録制御情報のうち、1つの登録制御情報を指定する登録制御情報指定手段と、
画像データを取得するデータ取得手段と、
前記登録制御情報指定手段によって指定された登録制御情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。 - 前記文書管理クライアントは、
前記登録制御情報を作成し前記文書管理サーバに送信する登録制御情報送信手段を備え、
前記文書管理サーバが備える前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段が送信した前記登録制御情報を受信して記憶することを特徴とする請求項10に記載の文書管理システム。 - 前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第1のユーザ認証手段をさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第2のユーザ認証手段をさらに備え、
前記登録制御情報送信手段は、前記第1のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、作成した前記登録制御情報と前記第1のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とユーザ情報とを関連付けて記憶し、
前記登録制御情報取得要求手段は、前記第2のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記第2のユーザ認証手段によって認証されたユーザ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたユーザ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信することを特徴とする請求項11に記載の文書管理システム。 - 前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第1のフォルダ取得手段と、
前記第1のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第1のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第2のフォルダ取得手段と、
前記第2のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第2のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記登録制御情報送信手段は、作成した前記登録制御情報と前記第1のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報記憶手段は、前記登録制御情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記登録制御情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
登録制御情報取得要求手段は、前記第2のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と登録制御情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記登録制御情報取得応答手段は、前記登録制御情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている登録制御情報を前記機器に送信することを特徴とする請求項11に記載の文書管理システム。 - 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項10乃至13のいずれかに記載の文書管理システム。
- 前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項10乃至13のいずれかに記載の文書管理システム。
- 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによってまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項10乃至13のいずれかに記載の文書管理システム。
- 取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データをフォルダに関連付けて記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法において、
前記機器から前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求ステップと、
前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書管理サーバが備える記憶手段に記憶されている複数の文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信する文書名情報取得応答ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報取得応答ステップにおいて前記文書管理サーバから送信された前記複数の文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報取得ステップにおいて受信した前記複数の文書名情報を表示する文書名情報表示ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報表示ステップにおいて表示された前記複数の文書名情報のうち、1つの文書名情報を指定する文書名情報指定ステップと、
前記機器によって、画像データを取得するデータ取得ステップと、
前記機器によって、前記文書名情報指定ステップにおいて指定された文書名情報と、前記データ取得ステップにおいて取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信ステップと、
前記文書管理サーバによって、前記画像送信ステップにおいて前記機器から送信された文書名情報と前記画像データとを受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを前記記憶手段に記憶する文書登録ステップと
を備えることを特徴とする文書管理システムの制御方法。 - 前記文書管理クライアントによって、前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信ステップと、
前記文書管理サーバによって、文書登録時に文書名となる文書名情報を前記文書管理クライアントから受信して記憶する文書名情報記憶ステップとをさらに備えることを特徴とする請求項17に記載の文書管理システムの制御方法。 - 前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第1のユーザ認証ステップと、
前記第1のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記文書管理クライアントによって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第1のフォルダ取得ステップと、
前記文書管理クライアントによって、前記第1のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第1のフォルダ指定ステップと、
前記機器によって、前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第2のユーザ認証ステップと、
前記第2のユーザ認証ステップにおいて認証に成功した場合に、前記機器によって、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第2のフォルダ取得ステップと、
前記機器によって、前記第2のフォルダ取得ステップにおいて受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第2のフォルダ指定ステップとをさらに備え、
前記文書管理クライアントは前記文書名情報送信ステップにおいて、作成した前記文書名情報と前記第1のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書管理サーバは前記文書名情報記憶ステップにおいて、前記文書名情報送信ステップにおいて前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
前記機器は前記文書名情報取得要求ステップにおいて、前記第2のフォルダ指定ステップにおいて指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報取得応答ステップにおいて、前記文書名情報取得要求ステップにおいて送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記文書管理サーバから前記機器に送信することを特徴とする請求項18に記載の文書管理システムの制御方法。 - 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項17乃至19のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項17乃至19のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによってまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項17乃至19のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
- 請求項17乃至19のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
- 請求項17乃至19のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法の各ステップをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
- 取得した画像データを送信可能な機器と、受信した画像データをフォルダに関連付けて記憶し管理する文書管理サーバと、該文書管理サーバに記憶された画像データを閲覧する文書管理クライアントとが通信ネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバは、
文書登録処理を制御するための文書名情報を複数記憶する文書名情報記憶手段と、
前記機器から送信された文書名情報取得要求に基づいて、前記文書名情報記憶手段によって記憶された前記文書名情報を前記機器に送信する文書名情報取得応答手段と、
前記機器から送信された文書名情報と、画像データとを受信し、当該受信した文書名情報に基づいて当該受信した画像データを記憶する文書登録手段とを備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバに文書名情報取得要求を送信する文書名情報取得要求手段と、
前記文書名情報取得応答手段によって送信された文書名情報を前記文書管理サーバから受信する文書名情報取得手段と、
前記文書名情報取得手段によって受信した文書名情報の内容を示す文書名メニューを表示する文書名情報表示手段と、
前記文書名情報表示手段によって表示された文書名メニューに対する操作に基づいて、文書名情報を指定する文書名情報指定手段と、
前記画像データを取得するデータ取得手段と、
前記文書名情報指定手段によって指定された文書名情報と、前記データ取得手段によって取得された画像データとを、前記文書管理サーバに送信する画像送信手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。 - 前記文書管理クライアントは、
前記文書名情報を作成し前記文書管理サーバに送信する文書名情報送信手段を備え、
前記文書管理サーバが備える前記文書名情報記憶手段は、前記文書名情報送信手段が送信した前記文書名情報を受信して記憶することを特徴とする請求項25に記載の文書管理システム。 - 前記文書管理クライアントは、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第1のユーザ認証手段と、
前記第1のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第1のフォルダ取得手段と、
前記第1のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第1のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記機器は、
前記文書管理サーバにユーザ認証要求を送信して認証結果を受信する第2のユーザ認証手段と、
前記第2のユーザ認証手段によって認証に成功した場合に、前記文書管理サーバにフォルダ取得要求を送信してフォルダ情報を受信する第2のフォルダ取得手段と、
前記第2のフォルダ取得手段によって受信したフォルダ情報を表示し、表示されたフォルダ情報の1つを指定する第2のフォルダ指定手段とをさらに備え、
前記文書名情報送信手段は、作成した前記文書名情報と前記第1のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報記憶手段は、前記文書名情報送信手段によって前記文書管理クライアントから受信した前記文書名情報とフォルダ情報とを関連付けて記憶し、
文書名情報取得要求手段は、前記第2のフォルダ指定手段によって指定されたフォルダ情報と文書名情報取得要求とを前記文書管理サーバに送信し、
前記文書名情報取得応答手段は、前記文書名情報取得要求手段によって送信されたフォルダ情報と関連付けて記憶されている文書名情報を前記機器に送信することを特徴とする請求項26に記載の文書管理システム。 - 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項25乃至27のいずれかに記載の文書管理システム。
- 前記機器は、受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項25乃至27のいずれかに記載の文書管理システム。
- 前記機器は、原稿をスキャナによってスキャンすることによってまたは受信によって取得したデータを送信可能な機器であることを特徴とする請求項25乃至27のいずれかに記載の文書管理システム。
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