JP2006229305A - ネットワーク文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】スキャン画像データのフォームを認識し、保存先を自動で切り替えることによって、分類の手間を省く。
【解決手段】スキャンした画像データを送信するデジタル複合機と、受信した画像データとユーザ情報を対応付けて記憶管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書を閲覧するクライアントとが接続されたネットワーク文書管理システムにおいて、クライアントはフォーム情報を作成しサーバへ送信する手段を有し、サーバはユーザ認証を行う手段と、クライアントから受信したフォーマット情報をフォルダに対応させて記憶する手段と、クライアントから受信したフォーマット情報を検索し、未記憶のフォーマット情報であればフォルダを新規作成し対応情報として記憶する手段を有し、複合機はサーバへフォルダ情報とフォーマット情報を送信する手段と、サーバから受信した検索結果により文書データの格納先を決定する。
【選択図】図１

Description

本発明はネットワーク文書管理システムに関し、原稿を読み込み画像データを生成し送信するデジタル複合機と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとがネットワークを介して接続されたネットワーク文書管理システムの文書登録方法において、デジタル複合機から生成された画像データに文書名を付加して文書管理サーバに登録する文書登録方法、プログラム及び記憶媒体に関するものである。

従来技術ではデジタル複合機で読み込まれた画像データを、文書登録アプリケーションを介して文書管理システムのキャビネット／フォルダに登録するネットワークシステムにおいて、
文書管理システムのフォルダに、デジタル複合機でスキャンした文書を登録する場合、あらかじめ１つの格納先（フォルダ）に対して１つのフォームを登録しておき、その格納先に送信された文書に対してフォーム認識などの各種画像処理を行い文書登録していた（例えば、特許文献１参照。）。
特開２００３−８５１７８号公報

ユーザが発注書や領収書が混在している原稿を文書登録しようとした場合、フォーム認識やＯＣＲ処理を有効にして文書登録するためには、原稿を発注書，領収書，…などのようにあらかじめ分類し、それぞれのフォーマット別に格納先を指定してからスキャンを行う必要があった。そのため、混在原稿を分類するための余分な手間と時間を要していた。

本発明は、以上の点に着目して成されたもので、スキャン画像データのフォームを認識し、保存先を自動で切り替えることによって、分類の手間を省くことを可能にするネットワーク文書管理システムを提供することを目的とする。

この発明は下記の構成を備えることにより上記課題を解決できるものである。

原稿を読み込み画像データを生成し送信するデジタル複合機と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとがネットワークを介して接続されたネットワーク文書管理システムにおいて、
上記文書管理クライアントは、
画像データのレイアウトなどのフォーム情報を作成する手段と、
上記文書管理サーバの任意のフォルダを指定して、フォルダ情報と共に上記フォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段を有し、
上記デジタル複合機は、
画像を読み込む手段と、
読み込んだ画像データの特徴を認識することにより、画像データのレイアウトなどのフォーム情報を取得する手段と、
上記画像データから取得したフォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段と、
上記文書管理サーバからフォルダ情報を受信する手段と、
上記文書管理サーバから受信したフォルダ情報を元に、読み込んだ画像データを送信する手段を有し、
上記文書管理サーバは、
上記文書管理クライアントから受信したフォルダ情報とフォーム情報を関連付けて記憶する手段と、
上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が、既に記憶済みか否かを検索する手段と、
フォルダを自動で新規に作成し、そのフォルダ情報を上記デジタル複合機から送信されたフォーム情報と関連付けて記憶する手段を有し、
上記フォーム情報の検索の結果、上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が登録済みであった場合には、その登録情報に基づいて関連付けてあるフォルダ情報を上記デジタル複合機に送信し、
上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が未登録であった場合には、新規にフォルダを自動作成し、上記デジタル複合機から送信されたフォーム情報を関連付けて記憶してから、上記新規作成したフォルダの情報を上記デジタル複合機に送信することを特徴とするネットワーク文書管理システム。

本発明によれば、従来、フォーム認識やＯＣＲ処理を有効にするために分類が必要とされていた混在原稿でも、分類する手間を省いて文書登録することができる。

しかも、スキャンした原稿のフォームがあらかじめ登録されている場合は、それに対応して記憶されているフォルダに自動的に格納され、スキャン原稿のフォームが未登録であった場合には、そのフォームを対応付けて記憶するための新しいフォルダを自動で作成し、そのフォルダに格納されるので、ユーザがフォーム登録を手動で行う必要がない。

以下、図面を用いて本発明の実施例について説明する。

図１は、本発明の実施例におけるネットワーク文書管理システムの全体の構成を説明するブロック図である。

このネットワーク文書管理システムは、文書管理クライアント１００と、文書管理サーバ１１０と、デジタル複合機１３０とから構成され、これらがネットワーク１４０で接続される。

文書管理クライアント１００は、文書管理サーバ１１０で管理される文書の検索や表示を行う本ネットワーク文書管理システムのクライアントであり、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１と、クライアント処理部１０２と、ネットワークＩ／Ｆ１０３とから構成される。ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１は、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１００の各機能に係るオペレータからの指示を受け付けるとともに、その処理結果などの各種情報をオペレータに提供するもので、ＣＲＴ、液晶等に代表される表示装置や、キーボードやポインティングデバイスなどの入力装置から構成される。クライアント処理部１０２は、ＣＰＵやメモリなどから構成され、文書の登録、検索、表示など、文書管理クライアント１００の各機能の処理を行い、文書管理サーバ１１０に対する処理が発生した場合には、ネットワークＩ／Ｆ１０３を介して文書管理サーバ１１０に各種要求コマンドを送信し、その応答を受信する。

文書管理サーバ１１０は、文書管理クライアント１００、或いはデジタル複合機１３０から格納された画像データや文書データを管理するための本ネットワーク文書管理システムのサーバで、ネットワークＩ／Ｆ１１１と、属性管理サーバ部１１２と、ボリュームサーバ部１１５と、サービスサーバ部１１８とから構成される。属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５、サービスサーバ部１１８は、本実施例のように１つのパーソナルコンピュータで構成されてもかまわないし、ネットワーク１４０で接続される別々のパーソナルコンピュータで構成されてもかまわない。

ネットワークＩ／Ｆ１１１は、ネットワーク１４０に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどのネットワークプロトコルの処理を行う。

属性管理サーバ部１１２は、画像データや文書データを階層化されたフォルダに格納されている文書として管理できるように、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性などを管理するためのサーバ部で、属性管理サーバ処理部１１３と、属性記憶部１１４とから構成される。属性管理サーバ処理部１１３は、ＣＰＵやメモリなどから構成され、クライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、属性記憶部１１４に対して更新や検索などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８に送信する。属性記憶部１１４は、フォルダ属性、文書属性、ページ属性などを記憶するもので、通常、ハードディスク等である。

ボリュームサーバ部１１５は、属性管理サーバ部１１２でページに対応付けられている文書データや画像データなどの実データを蓄積し、管理するためのサーバ部で、ボリュームサーバ処理部１１６と、ボリューム記憶部１１７とから構成される。ボリュームサーバ処理部１１６は、ＣＰＵやメモリなどから構成され、クライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、ボリューム記憶部１１７に対して更新やデータ取得などの処理を行い、その処理結果をクライアント処理部１０２、或いはサービスサーバ部１１８に送信する。ボリューム記憶部１１７は、文書データや画像データを記憶するもので、通常、ハードディスクなどである。

サービスサーバ部１１８は、ＣＰＵやメモリなどから構成され、デジタル複合機１３０からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して要求コマンドを受信し、デジタル複合機１３０から要求された各処理を行い、文書の登録、属性の更新、検索など、属性管理サーバ部１１２、或いはボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合には、ネットワークＩ／Ｆ１１１を介してこれらに各種要求コマンドを送信し、その応答を受信し、該処理結果をデジタル複合機１３０に送信する。

デジタル複合機１３０は、コピー、スキャナ、プリンタ、ＦＡＸなどの複合機能をもつ画像形成装置であり、画像入力デバイスであるスキャナ部１３１、画像出力デバイスであるプリンタ部１３２、コントローラユニット１３３、ユーザインタフェースである操作部１３４から構成される。スキャナ部１３１、プリンタ部１３２、操作部１３４は、それぞれコントローラユニット１３３に接続され、コントローラユニット１３３は、ネットワーク（ＬＡＮ）１４０、公衆回線（ＷＡＮ）１５０に接続されている。

コントローラユニット１３３は、操作部１３４からの入力情報に基づきスキャン・ジョブなどの処理を行うとともに、機器の状態やジョブの状態などの情報を操作部１３４に提供する。また、文書管理サーバ１１０に対する処理が発生した場合は、サービスサーバ部１１８に要求コマンドを送信するとともに、その応答を受信し、文書管理サーバ１１０から取得した情報を操作部１３４に提供する。

図２は、図１に示した文書管理クライアントと文書管理サーバの機能構成を示すブロック図であり、図１と同じものには同一の符号を付してある。

文書管理クライアント１００のクライアント処理部１０２は、クライアントアプリケーション部２００、画像処理部２０１、キャビネット文書管理部２０２、データベース通信部２０３、ボリューム通信部２０４から構成される。クライアントアプリケーション部２００は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１からの指示に従い、文書管理クライアント１００の各機能の処理を行うとともに、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１０１の表示画面の制御を行う。また、属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合は、その要求をキャビネット文書管理部２０２に供給し、その処理結果をキャビネット文書管理部２０２から受け取る。

画像処理部２０１は、クライアントアプリケーション部２００、キャビネット文書管理部２０２からの要求に従い、画像の伸長、圧縮、色空間変換、下地とばし、拡大／縮小、回転などの画像処理を行う。キャビネット文書管理部２０２は、属性管理サーバ部１１２とボリュームサーバ部１１５に対する要求を、キャビネット、フォルダ、文書、ページからなるオブジェクト・モデルで行えるようにするもので、フォルダ属性、文書属性、ページ属性に対する参照、更新などの処理が発生した場合には、その要求をデータベース通信部２０３に供給し、その処理結果をデータベース通信部２０３から受け取るとともに、画像データや文書データに対する登録、削除、取得などの処理が発生した場合には、その要求をボリューム通信部２０４に供給し、その処理結果をボリューム通信部２０４から受け取る。

データベース通信部２０３は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ）プロトコルにより、属性管理サーバ１１２に対する要求コマンドをネットワークＩ／Ｆ１０３を介してデータベース通信部２０５に送信し、その応答コマンドをデータベース通信部２０５から受信する。ボリューム通信部２０４は、ＲＰＣ（Ｒｅｍｏｔｅ Ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ Ｃａｌｌ）により、ボリュームサーバ部１１５に対する要求コマンドをネットワークＩ／Ｆ１０３を介してボリューム通信部２０７に送信し、その応答コマンドをボリューム通信部２０７から受信する。

次に、文書管理サーバ１１０の属性管理サーバ処理部１１３は、データベース通信部２０５、データベース処理部２０６から構成される。データベース通信部２０５は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコル上に定義されるＳＱＬ（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ）プロトコルにより、属性管理サーバ部１１２に対する要求コマンドをデータベース通信部２０３、或いはデータベース通信部２１０からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をデータベース処理部２０６に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてデータベース通信部２０３、或いはデータベース通信部２１０に送信する。データベース処理部２０６は、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するためのＲＤＢＭＳ（Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ Ｄａｔａｂａｓｅ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ）で、データベース・ファイルである属性記憶部１１４に対して更新や検索などの処理を行う。

図３は、データベース処理部２０６が、フォルダ、文書、ページの包含関係とこれらの属性を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。

フォルダ管理テーブル３００は、フォルダを識別するためのフォルダＩＤと、親のフォルダを識別するための親フォルダＩＤと、フォルダ名と、作成日時とから構成される。文書管理テーブル３０１は、文書を識別するための文書ＩＤと、親のフォルダを識別するための親フォルダＩＤと、文書名と、サイズと、ページ数と、画像データの集まりであるイメージ文書なのかどのアプリケーションの文書データなのかを識別するための文書タイプと、作成日時と、文書を検索するためのキーワードとから構成される。ページ管理テーブル３０２は、ページを識別するためのページＩＤと、親の文書を識別するための親文書ＩＤと、ページ番号と、ページデータのファイル・フォーマットを識別するためのページタイプと、画像データの場合の用紙サイズを識別するための用紙サイズと、ファイル・サイズと、ボリュームサーバ部１１５で管理される画像データ、文書データを識別するためのボリュームＩＤとから構成される。

次に、文書管理サーバ１１０のボリュームサーバ処理部１１６は、ボリューム通信部２０７、ボリューム処理部２０８から構成される。ボリューム通信部２０７は、ＲＰＣ（Ｒｅｍｏｔｅ Ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ Ｃａｌｌ）により、ボリュームサーバ部１１５に対する要求コマンドをボリューム通信部２０４、或いはボリューム通信部２１１からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をボリューム処理部２０８に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてボリューム通信部２０４、或いはボリューム通信部２１１に送信する。ボリューム処理部２０８は、ボリュームファイルであるボリューム記憶部１１７に対して更新やデータ取得などの処理を行う。

図４は、ボリューム処理部２０８が、画像データや文書データを追加、取得するための、ボリューム記憶部１１７におけるデータ構成例である。

ボリューム管理ファイル４００は、データを識別するためのボリュームＩＤと、データが記憶されているボリューム記憶ファイルを識別するためのファイル名と、データの記憶開始位置であるオフセットと、データのサイズとから構成される。ボリューム記憶ファイル４０１には、実際の画像データ、文書データが連続して記憶される。

次に、文書管理サーバ１１０のサービスサーバ部１１８は、サービス通信部２０９、データベース通信部２１０、ボリューム通信部２１１、キャビネット文書管理部２１２、画像処理部２１３、サービスプロバイダ部２１４から構成される。サービス通信部２０９は、ＨＴＴＰプロトコル上のＳＯＡＰプロトコルにより、文書管理サーバ１１０に対する要求コマンドをデジタル複合機１３０からネットワークＩ／Ｆ１１１を介して受信した場合、その要求をサービスプロバイダ部２１４に供給し、その処理結果を応答コマンドとしてデジタル複合機１３０に送信する。サービスプロバイダ部２１４は、サービス通信部２０９からの要求に従って処理を行い、その処理結果を返す。また、文書の登録、属性の更新、検索など、属性管理サーバ部１１２、ボリュームサーバ部１１５に対する処理が発生した場合は、その要求をキャビネット文書管理部２１２に供給し、その処理結果をキャビネット文書管理部２１２から受け取る。データベース通信部２１０、ボリューム通信部２１１、キャビネット文書管理部２１２、画像処理部２１３の各機能構成部については、前述した文書管理クライアントにおける該機能構成部と同様であるので、説明を省略する。

図５は、図１に示したデジタル複合機の構成を示すブロック図であり、図１と同じものには同一の符号を付してある。

コントローラユニット１３３は、画像入力デバイスであるスキャナ部１３１や画像出力デバイスであるプリンタ部１３２と接続し、一方ではネットワーク（ＬＡＮ）１４０や公衆回線（ＷＡＮ）１５０と接続することで、画像情報やデバイス情報の入出力を行う為のコントローラである。

コントローラユニット１３３において、５００はＣＰＵで、システム全体を制御するコントローラである。５０１はＲＡＭで、ＣＰＵ５００が動作するためのシステムワークメモリであり、入力された画像データを一時記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。５０２はＲＯＭで、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。５０３はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムソフトウェア、画像データを格納する。

５０４は操作部Ｉ／Ｆで、操作部１３４とのインターフェース部であり、操作部１３４に表示する画像データを操作部１３４に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ５０４は、操作部１３４からオペレータが入力した情報を、ＣＰＵ５００に伝える役割をする。

５０５はネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）１４０に接続し、情報の入出力を行う。５０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線（ＷＡＮ）１５０に接続し、画像情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス５０７上に配置される。

５０８はイメージバス（Ｉｍａｇｅ Ｂｕｓ）Ｉ／Ｆで、システムバス５０７と画像データを高速で転送する画像バス５０９を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス５０９は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス５０９上には以下のデバイスが配置される。

５１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。５１１はデバイスＩ／Ｆ部で、画像入出力デバイスであるスキャナ部１３１，プリンタ部１３２とコントローラ１３３を画像入力部インタフェース５１２，印刷部インタフェース５１３を介して接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。５１４はスキャナ画像処理部で、入力画像データに対し補正，加工，編集を行う。また、スキャナ画像処理部５１４は、入力された画像がカラー原稿か白黒原稿かを画像の彩度信号から判断しその結果を保持する機能を有する。５１５はプリンタ画像処理部で、出力画像データに対し補正，加工，編集を行う。

５１６は画像回転部で、スキャナ画像処理部５１４と連携して、スキャナ部１３１からの画像読み込みと同時に画像を回転しメモリ上に格納したり、メモリ上にある画像を回転し、メモリ上に格納、もしくはメモリ上にある画像をプリンタ画像処理部５１５と連携して回転しながら印字出力することができる。５１７は画像圧縮部で、多値画像データはＪＰＥＧ、２値画像画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨの圧縮伸長処理を行う。５１８は解像度変換部で、メモリ上にある画像を解像度変換処理し、メモリ上に格納する。５１９は色空間変換部で、マトリクス演算により、たとえばメモリ上にあるＹＵＶ画像をＬａｂ画像に変換し、メモリ上に格納する。５２０は階調変換部で、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ，２５６階調の画像を誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ，２階調に変換し、メモリ上に格納する。画像回転部５１６、画像圧縮部５１７、解像度変換部５１８、色空間変換部５１９、階調変換部５２０は、それぞれ連結して動作することが可能で、例えばメモリ上の画像を画像回転，解像度変換する場合は、両処理をメモリを介することなしに行うことができる。

図６に操作部１３４の構成を示す。

ＬＣＤ表示部６００は、ＬＣＤ上にタッチパネルシート６０１が貼られており、システムの操作画面およびソフトキーを表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報をコントローラユニット１３３内のＣＰＵ５００に伝える。スタートキー６０２は原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキー６０２中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤ６０３があり、その色によってスタートキー６０２が使える状態にあるかどうかを示す。ストップキー６０４は稼働中の動作を止める働きをする。ＩＤキー６０５は、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキー６０６は操作部からの設定を初期化する時に用いる。

図７は、図１に示したデジタル複合機のコントローラユニットにおける、システムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。

ユーザインタフェース（ＵＩ）部７００はオペレータからの入力情報をアプリケーション部７０１に供給するとともに、その処理結果をアプリケーション部７０１から受け取り、操作部１３４に表示する画面を生成する。アプリケーション部７０１は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部７００からの要求に従って処理を行い、スキャンが要求された場合には、ジョブコントロールドメイン部７０２に指定されたスキャン設定とともにスキャン・ジョブを投入するとともに、機器の状態やジョブの状態などの情報をジョブコントロールドメイン部７０２から受け取る。また、文書管理サーバ１１０へのアクセスが要求された場合には、その要求をサービス通信部７０３に供給し、その処理結果を受け取る。ジョブコントロールドメイン部７０２は、スキャン・ジョブ、コピー・ジョブ、プリント・ジョブ、ＦＡＸジョブなどの、複数のジョブの処理を司るもので、スキャン・ジョブが投入された場合は、指定されたスキャン設定に基づきスキャナ部１３１を動作させ、原稿を読み込み画像データを生成し、保存する。サービス通信部７０３は、ＨＴＴＰプロトコル上のＳＯＡＰプロトコルにより、文書管理サーバ１１０に対する要求コマンドをネットワークＩ／Ｆ７０４を介して文書管理サーバ１１０内のサービス通信部２０９に送信し、その応答を受信する。ネットワークＩ／Ｆ７０４は、ネットワーク１４０に接続し、ＴＣＰ／ＩＰなどのネットワークプロトコルの処理を行う。

次に、文書管理クライアントにおける、ユーザに関連付けたフォーム情報の作成処理の動作について、図８のフローチャートに従い説明する。

まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ８００）、オペレータが入力したユーザ名、パスワードに基づき文書管理サーバに対してユーザ認証を行い、その認証結果を受け取る（ステップＳ８０１）。次に、ユーザ認証に成功したか否かを判別し（ステップＳ８０２）、ユーザ認証に成功した場合は、通知先やフォーム情報など、所望の登録制御情報を設定し（ステップＳ８０３）、その登録制御情報を該ユーザと関連付けて文書管理サーバに保存し（ステップＳ８０４）、処理を終了する（ステップＳ８０５）。ステップＳ８０２においてユーザ認証に失敗した場合は、何も処理を行わず、処理を終了する（ステップＳ８０５）。

図９は、文書管理サーバが上記ユーザに関連付けたフォーム情報を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。

ユーザ管理テーブル９００は、ユーザを識別するためのユーザＩＤと、ユーザ名と、パスワードとから構成される。登録制御情報テーブル９０１は、登録制御情報を識別するための情報ＩＤと、登録制御情報を識別するための名称と、通知先が設定されているか否かを識別するためのフラグ１と、通知先のメール・アドレスと、フォーム情報が設定されているかを識別するためのフラグ２と、フォーム情報と、このフォーム情報が関連付けられているユーザのユーザＩＤとから構成される。

次に、文書管理クライアントにおける、フォルダに関連付けたフォーム情報の作成処理の動作について、図１０のフローチャートに従い説明する。

まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１０００）、文書管理サーバからフォルダ情報のリストを取得し（ステップＳ１００１）、フォルダをリスト表示する（ステップＳ１００２）。次に、所望のフォルダを指定し（ステップＳ１００３）、さらに、通知先やフォーム情報など、所望の登録制御情報を設定し（ステップＳ１００４）、その登録制御情報を該フォルダと関連付けて文書管理サーバに保存し（ステップＳ１００５）、処理を終了する（ステップＳ１００６）。

図１１は、文書管理サーバが上記フォルダに関連付けたフォーム情報を管理するための、属性記憶部１１４におけるテーブル定義例である。

登録制御情報テーブル１１００は、登録制御情報を識別するための情報ＩＤと、登録制御情報を識別するための名称と、通知先が設定されているか否かを識別するためのフラグ１と、通知先のメール・アドレスと、フォーム情報が設定されているかを識別するためのフラグ２と、フォーム情報と、このフォーム情報が関連付けられているフォルダのフォルダＩＤとから構成される。

次に、デジタル複合機における、ユーザに関連付けられたフォーム情報を用いた画像送信処理の動作について、図１２のフローチャートに従い説明する。

まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１２００）、オペレータが入力したユーザ名、パスワードに基づき文書管理サーバに対してユーザ認証を行い、その認証結果を受け取る（ステップＳ１２０１）。次に、ユーザ認証に成功したか否かを判別し（ステップＳ１２０２）、ユーザ認証に失敗した場合には、何も処理を行わず、処理を終了する（ステップＳ１２０３）。ステップＳ１２０２においてユーザ認証に成功した場合は、文書管理サーバから該ユーザに関連付けられたフォーム情報を取得し（ステップＳ１２０４）、フォーム情報があるか否か判別し（ステップＳ１２０５）、フォーム情報がある場合にはそのリストを一時的に記憶する（ステップＳ１２０６）。次に、原稿サイズ、解像度などの所望のスキャン設定、及び格納先フォルダを設定し（ステップＳ１２０７）、操作部のスタートボタンを押下することにスキャン・ジョブを開始し、原稿を読み込み、画像データを生成し、保存する（ステップＳ１２０８）。

次に、スキャン・ジョブが正常に終了したか否かを判別し（ステップＳ１２０９）、スキャン・ジョブが正常に終了した場合には、スキャン画像データにＯＣＲ（文字認識）処理やブロックセレクション（画像、文字、表、図形等の種々のオブジェクトの種類を認識して区別する）処理を施すことによりその特徴を認識し、画像データからフォーム情報を取得する（ステップＳ１２１０）。ステップＳ１２１１において、ステップＳ１２０６により、一時記憶したフォーム情報が存在するか判断し、存在する場合は一時記憶したフォーム情報と画像データから取得したフォーム情報に一致するものがあるか否かを検索する（ステップＳ１２１２）。一致するフォーム情報が存在しなかった場合、画像データから取得したフォーム情報とステップＳ１２０７で指定した格納先フォルダ情報を文書管理サーバへ送信し（ステップＳ１２１３）、文書管理サーバから文書保存先となるフォルダ情報を取得する（ステップＳ１２１４）。ステップＳ１２１４で取得したフォルダ情報をメニュー表示し（ステップＳ１２１５）、ユーザはメニューからフォルダを指定する（ステップＳ１２１６）。

次に、ステップＳ１２１６で指定されたフォルダ情報と、ステップＳ１２０８で保存された画像データとに基づき、文書管理サーバに文書登録要求を送信し（ステップＳ１２１７）、ステップＳ１２０８で保存された画像データを削除し（ステップＳ１２１８）、処理を終了する（ステップＳ１２１９）。ステップＳ１２０９においてスキャン・ジョブが正常に終了しなかった場合には、ステップＳ１２１０からステップＳ１２１８を行わず、処理を終了する（ステップＳ１２１９）。

なお、ＯＣＲ処理やブロックセレクション処理については、耕地の技術であるため、説明は省略する。

次に、デジタル複合機における、フォルダに関連付けられたフォーム情報を用いた画像送信処理の動作について、図１３のフローチャートに従い説明する。

まず、オペレータの指示などにより処理を開始し（ステップＳ１３００）、次に、原稿サイズ、解像度などの所望のスキャン設定、及び格納先フォルダを設定し（ステップＳ１３０１）、操作部のスタートボタンを押下することにスキャン・ジョブを開始し、原稿を読み込み、画像データを生成し、保存する（ステップＳ１３０２）。次に、スキャン・ジョブが正常に終了したか否かを判別し（ステップＳ１３０３）、スキャン・ジョブが正常に終了した場合には、スキャン画像データにＯＣＲ処理やブロックセレクション処理を施すことにより特徴を認識し、画像データからフォーム情報を取得する（ステップＳ１３０４）。ステップＳ１３０５からステップＳ１３１１の動作については、上記図１２におけるステップＳ１２１３からステップＳ１２１９と同様であるので、説明を省略する。

次に、文書管理サーバにおけるデジタル複合機へ送信するためのフォルダ情報作成の動作について、図１４のフローチャートに従い説明する。

まず、デジタル複合機からフォルダ情報要求コマンドを受信することにより処理を開始し（ステップＳ１４００）、該コマンドからユーザ情報やフォルダ情報とフォーム情報を読み込む（ステップＳ１４０１）。次に、ステップＳ１４０１で読み込んだユーザ情報やフォルダ情報とフォーム情報を保存し（ステップＳ１４０２）、ステップＳ１４０２で保存したユーザ情報やフォルダ情報とフォーム情報をもとに、既にユーザ情報やフォルダ情報に対応付けて登録済みのフォーム情報と一致するか検索を行う（ステップＳ１４０３）。ステップＳ１４０４において、検索の結果、一致するフォーム情報が登録されているか否かを判断し、Ｓ１４０２で保存したフォーム情報が未登録なであった場合には、ステップＳ１４０２で保存したフォルダ情報をもとに新規にフォルダを作成し（ステップＳ１４０５）、ステップＳ１４０２で保存したユーザ情報やフォーム情報を関連付けて保存する。ステップＳ１４０４の検索の結果フォーム情報が登録済みであった場合にはその対応するフォルダ情報を、また、ステップＳ１４０４の検索の結果フォーム情報が未登録であった場合にはステップ１４０５で作成したフォルダ情報をデバイスに送信する（ステップＳ１４０７）。ステップ１４０８において、ステップＳ１４０２で保存したユーザ情報やフォルダ情報とフォーム情報を削除して、終了する（ステップ１４０９）。

次に、文書管理サーバにおけるデジタル複合機へ送信するためのフォルダ情報作成の動作について、図１５のフローチャートに従い説明する。

まず、デジタル複合機から文書登録要求コマンドを受信することにより処理を開始し（ステップＳ１５００）、該コマンドから格納先フォルダ情報を含む文書属性と画像データを読み込む（ステップＳ１５０１）。次に、メモリ上に確保した文書属性バッファＤｏｃＰｒｏｐｅｒｔｙに文書名、作成日時、格納場所などを設定し（ステップＳ１５０２）、上記文書属性バッファＤｏｃＰｒｏｐｅｒｔｙに基づいた文書の登録処理を行う（ステップＳ１５０５）。

次に、ステップＳ１５０１で取得した文書属性情報に通知先が設定されているか否かを判別し（ステップＳ１５０４）、通知先が設定されている場合は、そのメール・アドレスに文書登録通知のメールを送信し（ステップＳ１４０５）、処理を終了する（ステップＳ１４０６）。ステップＳ１５０４において登録制御情報に通知先が設定されていない場合には、ステップＳ１５０５を行わず、処理を終了する（ステップＳ１５０６）。

本発明の実施例におけるネットワーク文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 本システムの文書管理クライアントと文書管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 文書管理サーバの属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。 文書管理サーバのボリューム記憶部におけるデータ構成例を示す図である。 本システムのデジタル複合機の構成を示すブロック図である。 デジタル複合機の操作部の構成を示す図である。 デジタル複合機のシステムソフトウェアの機能構成を示すブロック図である。 本システムの文書管理クライアントにおける、ユーザに関連付けたフォーム情報の作成処理を説明するフローチャートである。 本システムの文書管理サーバが、ユーザに関連付けたフォーム情報を管理するための、属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。 本システムの文書管理クライアントにおける、フォルダに関連付けたフォーム情報の作成処理を説明するフローチャートである。 本システムの文書管理サーバが、フォルダに関連付けたフォーム情報を管理するための、属性記憶部におけるテーブル定義例を示す図である。 本システムのデジタル複合機における、ユーザに関連付けられたフォーム情報を用いた画像送信処理を説明するフローチャートである。 本システムのデジタル複合機における、フォルダに関連付けられたフォーム情報を用いた画像送信処理を説明するフローチャートである。 本システムの文書管理サーバにおける、デジタル複合機へ送信するためのフォルダ情報作成の動作を説明するフローチャートである。 本システムの文書管理サーバにおける文書登録処理を説明するフローチャートである。 従来技術のネットワーク文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。

符号の説明

１００ 文書管理クライアント
１０１ ユーザインタフェース（ＵＩ）部
１０２ クライアント処理部
１０３ ネットワークＩ／Ｆ
１１０ 文書管理サーバ
１１１ ネットワークＩ／Ｆ
１１２ 属性管理サーバ部
１１３ 属性管理サーバ処理部
１１４ 属性記憶部
１１５ ボリュームサーバ部
１１６ ボリュームサーバ処理部
１１７ ボリューム記憶部
１１８ サービスサーバ部
１３０ デジタル複合機
１３１ スキャナ部
１３２ プリンタ部
１３３ コントローラユニット
１３４ 操作部
１４０ ネットワーク
１５０ 公衆回線（ＷＡＮ）

Claims (2)

1. 原稿を読み込み画像データを生成し送信するデジタル複合機と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとがネットワークを介して接続されたネットワーク文書管理システムにおいて、
   上記文書管理クライアントは、
   画像データのレイアウトなどのフォーム情報を作成する手段と、
   上記文書管理サーバの任意のフォルダを指定して、フォルダ情報と共に上記フォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段を有し、
   上記デジタル複合機は、
   画像を読み込む手段と、
   読み込んだ画像データの特徴を認識することにより、画像データのレイアウトなどのフォーム情報を取得する手段と、
   上記画像データから取得したフォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段と、
   上記文書管理サーバからフォルダ情報を受信する手段と、
   上記文書管理サーバから受信したフォルダ情報を元に、読み込んだ画像データを送信する手段を有し、
   上記文書管理サーバは、
   上記文書管理クライアントから受信したフォルダ情報とフォーム情報を関連付けて記憶する手段と、
   上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が、既に記憶済みか否かを検索する手段と、
   フォルダを自動で新規に作成し、そのフォルダ情報を上記デジタル複合機から送信されたフォーム情報と関連付けて記憶する手段を有し、
   上記フォーム情報の検索の結果、上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が登録済みであった場合には、その登録情報に基づいて関連付けてあるフォルダ情報を上記デジタル複合機に送信し、
   上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が未登録であった場合には、新規にフォルダを自動作成し、上記デジタル複合機から送信されたフォーム情報を関連付けて記憶してから、上記新規作成したフォルダの情報を上記デジタル複合機に送信することを特徴とするネットワーク文書管理システム。
2. 原稿を読み込み画像データを生成し送信するデジタル複合機と、受信した画像データを文書としてフォルダに関連付けて記憶するとともにユーザ情報を記憶し管理する文書管理サーバと、文書管理サーバに記憶された文書の画像データを閲覧する文書管理クライアントとがネットワークを介して接続されたネットワーク文書管理システムにおいて、
   上記文書管理クライアントは、
   ユーザ認証する手段と、
   画像データのレイアウトなどのフォーム情報を作成する手段と、
   上記文書管理サーバの任意のフォルダを指定して、フォルダ情報と共に、上記ユーザ認証により得たユーザ情報と、上記フォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段を有し、
   上記デジタル複合機は、
   ユーザ認証する手段と、
   画像を読み込む手段と、
   読み込んだ画像データの特徴を認識することにより、画像データのレイアウトなどのフォーム情報を取得する手段と、
   上記ユーザ認証により得たユーザ情報を上記文書管理サーバに送信する手段と、
   上記画像データから取得したフォーム情報を上記文書管理サーバに送信する手段と、
   上記文書管理サーバからフォルダ情報を受信する手段と、
   上記文書管理サーバから受信したフォルダ情報を元に、読み込んだ画像データを送信する手段を有し、
   上記文書管理サーバは、
   上記文書管理クライアントから受信したユーザ情報とフォルダ情報とフォーム情報を関連付けて記憶する手段と、
   上記デジタル複合機から受信したユーザ情報とフォーム情報を元に、フォーム情報が、既に、ユーザ情報に関連付けて記憶済みか否かを検索する第１の検索手段と、
   上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が、既に記憶済みか否かを検索する第２の検索手段と、
   フォルダを自動で新規に作成し、そのフォルダ情報を上記デジタル複合機から送信されたユーザ情報とフォーム情報と関連付けて記憶する手段を有し、
   上記第１の検索の結果、上記デジタル複合機から受信したユーザ情報とフォーム情報について、ユーザ情報に対して、フォーム情報が関連付けて記憶されている場合、フォーム情報に対応するフォルダ情報を上記デジタル複合機に送信し、
   フォーム情報が関連付けて記憶されていない場合、新規にフォルダを自動作成し、そのフォルダ情報とフォーム情報をユーザ情報に関連付けて記憶してから、上記新規作成したフォルダの情報を上記デジタル複合機に送信する手段と、
   上記第２の検索の結果、上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が登録済みであった場合には、その登録情報に基づいて関連付けてあるフォルダ情報を上記デジタル複合機に送信し、
   上記デジタル複合機から受信したフォーム情報が未登録であった場合には、新規にフォルダを自動作成し、上記デジタル複合機から送信されたフォーム情報を関連付けて記憶してから、上記新規作成したフォルダの情報を上記デジタル複合機に送信することを特徴とするネットワーク文書管理システム。

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