JP3992048B2 - 文書管理システム、文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書（画像データを含む）等の情報を区分けして記憶可能なボックス機能を有する複数の文書蓄積装置と、文書管理装置であるサーバ装置とが、ネットワークにより相互に接続された文書管理システム、このシステムに用いられる文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

文書蓄積装置の一つである画像形成装置は、近年、受信したプリントデータやファクシミリデータを直ちにプリント出力する機能に加えて、ハードディスク等の記憶装置に電子データを一旦記憶し、ユーザの希望のタイミングでプリント出力する機能を有している。

さらに、前記電子データを、ユーザ毎にあるいはグループ毎に、「ボックス」と称される区分けされた記憶領域に記憶する画像形成装置もある。

こうしたボックスに関する技術としては、受信したファクシミリ情報を区分する工程を備え、受信したファクシミリ情報を、該情報から認識した宛先ごとに分割された宛先専用ボックスに振り分けるファクシミリ装置が開示されている（特許文献１）。

また、親展文書を受信すると、親展先ユーザの個人ボックスにその親展文書を格納するとともに、自身のＷｅｂサーバにこの親展文書の記憶先を登録し、その後、親展先ユーザに親展文書を受信したことを電子メールで通知し、これを受けた親展先ユーザが、パーソナルコンピュータから該ファクシミリ装置にアクセスし、ＩＤ、パスワードを入力すると、親展文書へのリンク先を通知し、これを用いて親展文書の閲覧を行うことができるファクシミリ装置が開示されている（特許文献２）。

また、このようなボックスの技術を備えた画像形成装置として、さらに、パスワード等により特定のユーザ、もしくはグループに対してのみアクセスを許可するよう保護された、いわゆる「プライベートボックス」を備えた画像形成装置もある。また、ユーザの使い勝手を考慮し、プライベートボックスと、アクセスに制限を設けない、いわゆる「パブリックボックス」の２種類を同時に備えたものもある。
特開平１１−１９６２０６号公報 特開平１１−２３９２３８号公報

ところで、中規模ないし大規模なオフィスでは、１つのフロアに画像形成装置が複数台設置されているところがある。このようなオフィスでは、前述のボックス機能を有する画像形成装置が一般的になってくると、文書をボックスに蓄積させるとき、どの画像形成装置のボックスに蓄積させたら良いか迷う場合があり、却って使い勝手が悪くなるという懸念がある。

また、画像形成装置のボックスに蓄積されている文書を出力するためには、文書を蓄積させた画像形成装置に対して個々に操作をしなければならず、やはり使い勝手が良くない。

さらに、画像形成装置を廃棄等する場合には、その画像形成装置のボックスに蓄積されている文書を移動させる操作をしなければならず、やはり使い勝手が良くない。

しかし、上記特許文献に記載の公報を含め、ボックスを利用する従来の技術では、このような懸念の解消や使い勝手の向上についての提案はなされていなかった。

本発明は、上記の事情に鑑みてなされたものであり、ボックス機能を有する画像形成装置等の文書蓄積装置が複数台設置されているオフィス等であっても、ユーザが文書をどの画像形成装置のボックスに蓄積させたら良いか迷うことがなく、また画像形成装置のボックスに蓄積されている文書を出力する場合や、画像形成装置を廃棄等する場合においても、使い勝手の良い文書管理システムを提供し、さらにはこのシステムに用いられる文書管理装置及び文書管理プログラムを提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書蓄積システムにおいて、前記文書蓄積装置が、各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、を備え、前記サーバ装置が、前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、文書の蓄積要求を受け付ける蓄積要求受付手段と、前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定手段と、前記文書を、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信するとともに、前記文書蓄積手段を介して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御手段と、を備えていることを特徴とする文書管理システム。
（２）前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１に記載の文書管理システム。
（３）前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１に記載の文書管理システム。
（４）前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１に記載の文書管理システム。
（５）前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する前項１に記載の文書管理システム。
（６）前記サーバ装置の蓄積制御手段は、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスが、前記蓄積先決定手段により決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる前項１に記載の文書管理システム。
（７）複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、前記各文書蓄積装置が、各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、を備え、前記サーバ装置が、前記文書蓄積装置に蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付手段と、前記各文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択手段と、前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断する判断手段と、前記判断手段により同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御手段と、を備えていることを特徴とする文書管理システム。
（８）複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、前記各文書蓄積装置が、各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、を備え、前記サーバ装置が、前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除手段と、前記文書蓄積装置削除手段により文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる文書移動手段と、を備えていることを特徴とする文書管理システム。
（９）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、文書の蓄積要求を受け付ける蓄積要求受付手段と、前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記蓄積対象文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定手段と、前記文書を、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。
（１０）前記蓄積先決定手段は、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項９に記載の文書管理装置。
（１１）前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項９に記載の文書管理装置。
（１２）前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項９に記載の文書管理装置。
（１３）前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する前項９に記載の文書管理装置。
（１４）前記蓄積制御手段は、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスが、前記蓄積先決定手段により決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる前項９に記載の文書管理装置。
（１５）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、前記文書蓄積装置に蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付手段と、前記複数の文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択手段と、前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断する判断手段と、前記判断手段により同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。
（１６）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除手段と、前記文書蓄積装置削除手段により文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる文書移動手段と、を備えていることを特徴とする文書管理装置。
（１７）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録ステップと、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得ステップと、文書の蓄積要求を受け付けるステップと、前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得ステップにより取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定ステップと、前記文書を、前記蓄積先決定ステップにより決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
（１８）前記蓄積先決定ステップでは、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１７に記載の文書管理プログラム。
（１９）前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１７に記載の文書管理プログラム。
（２０）前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する前項１７に記載の文書管理プログラム。
（２１）前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する前項１７に記載の文書管理プログラム。
（２２）前記蓄積制御ステップでは、前記蓄積先決定ステップにより決定されたボックスが、前記蓄積先決定ステップにより決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる前項１７に記載の文書管理プログラム。
（２３）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置のうちのいずれかに蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付ステップと、前記複数の文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択ステップと、前記出力先選択ステップにより選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断するステップと、同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択ステップにより選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
（２４）各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録ステップと、前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得ステップと、前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除ステップと、前記文書蓄積装置削除ステップにより文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得ステップにより取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる蓄積文書移動ステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、ユーザがサーバ装置に対して文書の蓄積要求を行うと、これがサーバ装置で受け付けられ、該文書をどの文書蓄積装置のどのボックスに蓄積するか、すなわち実際に前記文書を蓄積する蓄積先が、前記文書に関する情報と、文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定される。前記文書は、サーバ装置から決定された文書蓄積装置に送信され、決定されたボックスに蓄積される。

このように、サーバ装置に対して文書蓄積要求を行うと、サーバ装置が自動的に蓄積先を決定し、文書を蓄積先である文書蓄積装置の所定のボックスに自動的に蓄積してくれる。このため、ユーザは、複数の文書蓄積装置の中から文書を蓄積するボックスを選択する必要はないから、文書の蓄積先をどこにしたらよいか迷うことがないうえ、文書をどの文書蓄積装置のどのボックスに蓄積したかを記憶しておく煩わしさから解放され、各文書蓄積装置を意識することなく文書を蓄積できる極めて使い勝手の良いシステムを提供できる。

前項（２）に記載の発明によれば、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（３）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（４）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（５）に記載の発明によれば、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、各文書蓄積装置がモノクロ画像形成装置かカラー画像形成装置装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（６）に記載の発明によれば、文書を実際に蓄積する蓄積先として決定されたボックスが、文書蓄積装置に存在していなければ、該文書蓄積装置に対応するボックスが作成されるから、決定された蓄積先に文書を確実に蓄積することができる。

前項（７）に記載の発明によれば、ユーザが、蓄積済み文書を実際に出力させる文書蓄積装置を指定して、サーバ装置に文書の出力要求を行うと、サーバ装置でこれが受け付けられ、文書を出力させる文書蓄積装置が選択される。そして、選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かが判断され、同じである場合には、その文書蓄積装置により文書が出力される。同じでない場合には、サーバ装置は、文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書が選択された文書蓄積装置に送信され、該文書蓄積装置から出力される。

従って、ユーザは、サーバ装置に対して出力要求をすることにより、指示した文書蓄積装置から自動的に文書が出力されるから、個々の文書蓄積装置に対して出力のための操作を行う必要はなくなり、使い勝手の良いシステムとなしうる。

前項（８）に記載の発明によれば、サーバ装置に登録されている文書蓄積装置が削除されると、該文書蓄積装置に蓄積されている文書がサーバ装置によって取得され、取得した文書は、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に送信されて蓄積される。

このため、文書蓄積装置を廃棄したり、新しい装置に置き換えたりする場合には、サーバ装置に登録されている文書蓄積装置を削除すれば良く、削除される文書蓄積装置に蓄積されていた文書は、新たに決定された蓄積先へ自動的に蓄積されるから、ユーザはどの文書蓄積装置に移動させたら良いかを判断し移動させる必要はなくなり、使い勝手の良いものとなる。

前項（９）に記載の発明によれば、文書蓄積要求に対して、文書の蓄積先を自動的に決定しその蓄積先に自動的に蓄積してくれる極めて使い勝手の良い文書蓄積制御装置を提供できる。

前項（１０）に記載の発明によれば、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（１１）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（１２）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（１３）に記載の発明によれば、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、各文書蓄積装置がモノクロ画像形成装置かカラー画像形成装置装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先を自動的に決定できる。

前項（１４）に記載の発明によれば、文書を実際に蓄積する蓄積先として決定されたボックスが、文書蓄積装置に存在していなければ、該文書蓄積装置に対応するボックスが作成されるから、文書を決定された蓄積先に確実に蓄積することができる。

前項（１５）に記載の発明によれば、ユーザが文書蓄積装置を指定して出力要求を行うと、その文書蓄積装置から自動的に文書が出力されるから、個々の文書蓄積装置に対して出力のための操作を行う必要のない使い勝手の良い文書管理装置となし得る。

前項（１６）に記載の発明によれば、画像形成装置を廃棄したり、新しい装置に置き換えたりする場合に、登録されている文書蓄積装置を削除すれば良く、削除される文書蓄積装置に蓄積されていた文書は、新たに決定された最適な蓄積先へ自動的に蓄積されるから、ユーザはどの文書蓄積装置に移動させたら良いかを判断し移動させる必要はなくなり、使い勝手の良い文書管理装置となし得る。

前項（１７）に記載の発明によれば、文書蓄積要求に対して、文書の蓄積先を自動的に決定しその蓄積先に自動的に蓄積する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（１８）に記載の発明によれば、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先を自動的に決定する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（１９）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先を自動的に決定する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（２０）に記載の発明によれば、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先を自動的に決定する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（２１）に記載の発明によれば、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、各文書蓄積装置がモノクロ画像形成装置かカラー画像形成装置装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先を自動的に決定する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（２２）に記載の発明によれば、文書を実際に蓄積する蓄積先として決定されたボックスが、文書蓄積装置に存在していなければ、該文書蓄積装置に対応するボックスを作成する処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（２３）に記載の発明によれば、ユーザが文書蓄積装置を指定して出力要求を行うと、その文書蓄積装置から自動的に文書が出力される処理をコンピュータに実行させることができる。

前項（２４）に記載の発明によれば、画像形成装置を廃棄したり、新しい装置に置き換えたりする場合に、登録されている文書蓄積装置を削除すると、削除される文書蓄積装置に蓄積されていた文書が、新たに決定された最適な蓄積先へ自動的に蓄積される処理をコンピュータに実行させることができる。

以下、本発明の一実施の形態を説明する。

図１は、本発明の一実施の形態に係る文書蓄積装置とサーバ装置を用いた文書管理システムの構成説明図である。

本システムは、文書蓄積装置としての複数台の画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）と、端末装置２と、文書管理装置としてのサーバ装置４から構成される。これらの画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）と端末装置２とサーバ装置４は、ネットワーク３を介して相互に接続されている。

ここで、ネットワーク３は、ＬＡＮ（Local Area Network）などの専用回線を用いたネットワーク、一般回線を用いたネットワーク、無線通信によるネットワーク、のいずれであっても構わない。

画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）は、走査した原稿画像、および端末装置２から送信されたプリントデータから生成した画像の複写画像を用紙上に形成する装置である。また、走査した原稿画像は、ネットワークを介して、端末装置２や、他の画像形成装置に送信することもできる。

端末装置２は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、固定記憶装置、モニタ、キーボード、マウス等の接続された一般的なコンピュータ装置である。端末装置２は、ユーザの指示に基づいて、プリント要求や文書蓄積要求や文書出力要求などの各種要求をサーバ装置４に送信する。

図２は画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の内部構成を示す図である。

画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のＣＰＵ１０１には、制御プログラムが格納されたＲＯＭ１０２、作業用のＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）１０３、画像形成に関わる各種の設定を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性メモリ）１０４、カレンダー機能を有する時計ＩＣ１０５がバスを介して接続され、制御部１００を構成している。

制御部１００には、原稿画像を読み取る画像読取装置１２０、各種の入力を行うキーや表示部を備えた操作パネル１３０、ネットワーク３を介して接続された画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）や端末装置２をはじめとする外部の装置との間で各種の情報を送受信するためのネットワークインターフェイス（以下、ネットワークＩ／Ｆという）１６０、該ネットワークＩ／Ｆ１６０により受信したプリントデータから複写画像を生成するプリンタコントローラ１５０、複写画像を用紙上に形成する画像出力装置１４０が、それぞれバスを介して接続されている。

また、制御部１００には、固定記憶装置１１０がバスを介して接続されている。固定記憶装置１１０は、例えば、ハードディスク装置である。

該固定記憶装置１１０は、区分けされた記憶領域である「ボックス」１１１、１１２、１１３・・・を含み、画像読取装置１２０によって読み取られた原稿画像、端末装置２から送信されたプリントデータから生成した複写画像、および各種の情報を、文書としてボックス内に蓄積することができる。ボックスに蓄積した文書は、プリント出力したり、ネットワークＩ／Ｆ１６０を介して端末装置２に送信したりすることができる。

ボックス１１１、１１２、１１３・・・には、蓄積されている文書へのアクセスに制限を設けない「パブリックボックス」と、特定のユーザもしくはユーザグループにのみアクセスを許可する「プライベートボックス」の２種類がある。プライベートボックスは、例えば、パスワードによリアクセスを制限するように構成したものである。パスワードを特定のユーザ、もしくはグループに割り当てることで、割り当てられたユーザもしくはグループのみがそのボックスに蓄積された文書にアクセスすることができる。

固定記憶装置１１０には、パブリックボックス、プライベートボックス共に、それぞれ１つ以上のボックスを含むことができる。個々のボックスは、ボックス番号によリー意に識別される。また、人間が個々のボックスを識別し易いように、名称を付けることも可能である。

パブリックボックス、プライベートボックス共に、１つのボックスには、１つ以上の文書を蓄積することができる。ボックスに蓄積する文書には、全てのボックスを跨って文書を一意に識別する文書番号が付される。また、ボックスと同様に、文書名を付けることが可能である。

ボックス１１１、１１２、１１３・・・は、操作パネル１３０での操作により作成される。このとき、ボックス番号、ボックス名称、ボックスの種類（パブリックボックスもしくはプライベートボックス）がこの操作パネル１３０により入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。プライベートボックスの場合、さらにパスワードが入力され、固定記憶装置１１０に記憶される。また、操作パネル１３０での操作によりボックスを削除することができる。

サーバ装置４は、端末装置２からのプリント要求に基づいてプリントデータを生成し、指定された画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に該プリントデータを転送する。さらには、後述するように、端末装置２からの各種の要求を受け付けて所定の処理を実行する。

図３はサーバ装置４の内部構成を示す図である。

サーバ装置４のＣＰＵ４０１には、文書管理プログラムを含む制御プログラムが格納されたＲＯＭ４０２、作業用のＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）４０３がバスを介して接続され、制御部４００を構成している。

制御部４００には、ＣＲＴや液晶等からなる表示装置４２０、各種の入力を行うためのキーボードやマウスを備えた操作部４３０、ネットワーク３を介して接続された画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）や端末装置２との間で各種の情報を送受信するためのネットワークＩ／Ｆ４４０が、それぞれバスを介して接続されている。

また、制御部４００には、固定記憶装置４１０がバスを介して接続されている。固定記憶装置４１０は、例えば、ハードディスク装置である。

該固定記憶装置４１０は、画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に関する情報を管理リストとして登録する画像形成装置登録部４１１と、各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のボックス１１１、１１２、１１３・・・に関する情報を記憶するボックス情報登録部４１２と、蓄積文書の情報を管理リストとして記憶する文書情報登録部４１３を有している。制御部４００のＣＰＵ４０１は、定期的に各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）からボックスに関する情報を取得しており、取得したボックス情報はボックス情報登録部４１２の管理リストに登録される。

さらに、固定記憶装置４１０には複数個のボックス４１４、４１５、・・・が設けられている。これらのボックス４１４、４１５、・・・は、ユーザが端末装置２から文書の蓄積要求を行う際に、実際には文書は蓄積されないが文書の蓄積先に指定される仮想ボックスとして機能する。

つぎに、端末装置２、サーバ装置４、画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の間での全体的な処理の流れを図４〜図６に基づいて説明する。
１）仮想ボックスへの文書の蓄積（図４）
ユーザが端末装置２で仮想ボックス４１４、４１５・・・ヘの文書の蓄積を指示すると、端末装置２からサーバ装置４に文書蓄積要求が送信される。このとき、端末装置２は、サーバ装置４に登録されている仮想ボックス４１４、４１５、・・・の中から、該文書を蓄積する仮想ボックスを指定する。

サーバ装置４は、この蓄積要求を受け付け、受信した文書に関する情報と、前記画像形成装置登録部４１１に登録されている画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に関する情報と、前記ボックス情報登録部４１２に記憶されている個々の画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のボックス１１１、１１２、１１３・・・に関する情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、実際に文書を蓄積する蓄積先の画像形成装置とその画像形成装置に登録されているボックスを決定する。その後、蓄積先の画像形成装置に該文書を蓄積ジョブとして送信する。

蓄積ジョブを受信した画像形成装置は、受信した文書を指定されたボックスに蓄積する。
２）仮想ボックスに蓄積された文書の出力（図５）
ユーザが端末装置２で仮想ボックスに蓄積されている文書の出力を指示すると、端末装置２からサーバ装置４にこの蓄積文書の出力要求が送信される。このとき、出力先の画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）がユーザによって指定され、サーバ装置４に通知される。

サーバ装置４は、出力先の画像形成装置が、出力要求された文書が実際に蓄積されている画像形成装置であれば（図５ａ）の場合）、該画像形成装置に該文書の出力を要求する。逆に、出力先の画像形成装置が、文書が実際に蓄積されている画像形成装置でなければ（図５ｂ）の場合）、該文書が蓄積されている画像形成装置から該文書を取得し、出力先の画像形成装置に送信して出力させる。
３）画像形成装置の削除による蓄積文書の移動（図６）
ユーザが端末装置２でサーバ装置４の画像形成装置登録部４１１に登録されている画像形成装置の削除を指示すると、端末装置２からサーバ装置４に画像形成装置の削除要求が送信される。

サーバ装置４は、削除を要求された画像形成装置に蓄積されている文書の移動先を、蓄積されている文書に関する情報と、画像形成装置登録部４１１に登録されているその他の画像形成装置に関する情報と、ボックス情報登録部４１２に記憶されているその他の個々の画像形成装置のボックスに関する情報のうちのいずれか1つ以上の情報に基づいて決定する。その後、削除を要求された画像形成装置に蓄積されている文書を１つずつ取得し、移動先の画像形成装置に取得した文書を送信して蓄積させる。

つぎに、サーバ装置４、および画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）における処理を詳しく説明する。
［１］サーバ装置４の全休処理
まず、図７に示すフローチャートに即して、サーバ装置４の全体処理フローを説明する。この処理は、ＣＰＵ４０１がＲＯＭ４０２に格納されているプログラムを実行することにより行われる。

サーバ装置４では、電源の投入等により処理が開始される。ＣＰＵ４０１は、まず、メモリのクリア、標準モードの設定等の初期化処理を行う（ステップＳ６０１）。

初期化処理が終了すると、ＣＰＵ４０１は、サーバ装置４のキーボード、マウスでの操作により何らかの処理要求がなされたかどうか確認する（ステップＳ６０３）。処理要求がなされていなければ（ステップＳ６０３でＮＯの場合）、ステップＳ６０５に進む。

処理要求がなされていれば（ステップＳ６０３でＹＥＳの場合）、要求された処理を実行する（ステップＳ６１１）。ここでの処理要求には、仮想ボックス４１４、４１５、・・・の登録処理、および画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の登録処理が含まれる。これら２つの処理については、後述する。

つぎに、ネットワーク３を介して端末装置２などの外部の装置から、何らかの処理要求（文書のプリント処理、各種の設定処理、など）がなされたかどうか確認する（ステップＳ６０５）。処理要求がなされていなければ（ステップＳ６０５でＮＯの場合）、ステップＳ６０７に進む。

外部の装置から何らかの処理要求がなされた場合（ステップＳ６０５でＹＥＳの場合）、それが仮想ボックスヘの文書の蓄積要求であれば（ステップＳ６２１でＹＥＳの場合）、文書の蓄積処理を実行する（ステップＳ６２３）。文書の蓄積処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が、仮想ボックスに蓄積されている文書の出力要求であれば（ステップＳ６２５でＹＥＳの場合）、蓄積文書の出力要求処理を実行する（ステップＳ６２７）。蓄積文書の出力要求処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の削除処理であれば（ステップＳ６２９でＹＥＳの場合）、画像形成装置の削除処理を実行する（ステップＳ６３１）。画像形成装置の削除処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が上記のいずれでもないその他の処理である場合、要求された処理を実行する（ステップＳ６３３）。ここで、その他の処理とは、例えば、文書のプリント要求に対する処理である。

外部の装置から要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ６０７に進む。

最後に、ボックス情報の取得タイミングかどうかを確認する（ステップＳ６０７）。サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、画像形成装置登録部４１１に登録されている各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）から定期的にボックス１１１、１１２、１１３・・・に関する情報を取得する。例えば、毎日決められた時刻に取得するように構成する。ボックス情報の取得タイミングであれば、登録されている各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に問い合わせ、ボックス情報を取得する（ステップＳ６４１）。

取得するボックス情報とは、各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に登録されているボックスのボックス番号、ボックス名称、ボックスの空き容量である。ボックスの空き容量は、ボックス毎に定められた最大サイズから、蓄積されている文書のサイズを差し引いた容量である。各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）から取得したボックス情報は、サーバ装置４の固定記憶装置４１０のボックス情報登録部４１２に記憶する。
［１−１］仮想ボックスの登録
つぎに、サーバ装置４の操作部４３０におけるキーボード、マウスでの操作により要求された処理の1つである仮想ボックスの登録処理（図７のＳ６１１）について説明する。

サーバ装置４の固定記憶装置４１０には、１つ以上の仮想ボックス４１４、４１５・・・が登録される。個々の仮想ボックスは、各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のボックス１１１、１１２・・・と同様に、仮想ボックス番号によリー意に識別される。また、人間が個々の仮想ボックスを識別し易いように、名称を付けることも可能である。

仮想ボックス４１４、４１５・・・は、キーボード、マウスでの操作により、そのボックス番号、名称が入力され、サーバ装置４の固定記憶装置４１０に記憶される。

また、仮想ボックス４１４、４１５・・・は、操作部４３０での操作により削除することができる。

尚、仮想ボックス４１４、４１５・・・の登録、削除については、サーバ装置４の操作部４３０でのキーボードやマウスの操作により行う方法以外に、サーバ装置４がＷｅｂサーバの機能を有し、端末装置２等の外部の装置から該Ｗｅｂサーバにアクセスして登録、削除できるように構成しても良い。
［１−２］画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の登録
つぎに、図６のステップＳ６１１：サーバ装置４のキーボード、マウスでの操作により要求された処理の１つである画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の登録処理（図７のステップＳ６１１）について説明する。

サーバ装置４には、サーバ装置４とネットワーク３を介して接続されているボックス機能を有する画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）が登録される。登録される画像形成装置については、サーバ装置４の操作部４３０のキーボード、マウスでの操作により、装置名、ＩＰアドレス、カラー属性（カラー機かモノクロ機か）、生産性速度が入力され、画像形成装置管理リストとして固定記憶装置４１０の画像形成装置登録部４１１に登録される。図１２に画像形成装置管理リストの一例を示す。

また、登録された画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）は、キーボード、マウスでの操作により、管理リストから削除することができる。

尚、画像形成装置の登録、削除については、サーバ装置４の操作部４３０のキーボード、マウスでの操作により行う方法以外に、サーバ装置がＷｅｂサーバの機能を有し、外部の装置から該Ｗｅｂサーバにアクセスして登録、削除できるように構成しても良い。
［１−３］文書の蓄積処理
つぎに、図７のステップＳ６２３：文書の蓄積処理を、図８のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

仮想ボックス４１４、４１５・・・に文書を蓄積する場合、蓄積先の仮想ボックスが指定された状態で、蓄積される文書が端末装置２からサーバ装置４に送信される。このとき、端末装置２からサーバ装置４に下記のパラメータが指定される。

STOREINBOX＝ON
BOXTOSTORE＝123
「STOREINBOX＝ON」は、文書を仮想ボックス４１４、４１５・・に蓄積することを示し、「BOXTOSTORE＝123」は、蓄積先の仮想ボックスのボックス番号を示す。

サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、端末装置２から文書の蓄積要求を受信すると、まず、実際に文書を蓄積する蓄積先を決定する（ステップＳ７０１）。蓄積先を決定する処理については、後に詳しく説明する。

つぎに、決定された蓄積先の画像形成装置に送信する蓄積ジョブを作成する（ステップＳ７０３）。作成する蓄積ジョブは、先頭に下記のPJLの指定を含むプリントデータである。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET STOREINBOX＝ON
＠PJL SET BOXTOSTORE＝1135
「＠PJL SET STOREINBOX＝ON」は、本プリントデータが蓄積ジョブであることを示し、「＠PJL SET BOXTOSTORE＝1135」は、蓄積先のボックスのボックス番号を示す。このボックス番号は、サーバ装置４上の仮想ボックス４１４、４１５・・・のボックス番号ではなく、蓄積先に決定した画像形成装置上のボックスのボックス番号である。

つぎに、作成した蓄積ジョブのプリントデータを、ステップＳ７０１で決定した蓄積先の画像形成装置に送信する（ステップＳ７０５）。蓄積ジョブを受信した画像形成装置では、指定されたボックス１１１、１１２、１１３・・・に文書が蓄積される。この画像形成装置の処理については後に説明する。

その後、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、該画像形成装置において蓄積された文書に付された文書番号が該画像形成装置から通知されるまで待機する（ステップＳ７０７）。画像形成装置からの通知を受信したら（ステップＳ７０７でＹＥＳの場合）、文書情報登録部４１３の蓄積文書管理リストに登録し（ステップＳ７０９）、本処理を終了する。

図９に蓄積文書管理リストの一例を示す。蓄積文書管理リストには、蓄積する文書毎に下記の情報を登録する。

１）仮想ボックス番号
文書を蓄積した仮想ボックスの番号
２）画像形成装置のＩＰアドレス
実際に文書を蓄積している画像形成装置のＩＰアドレス
３）ボックス番号
実際に文書を蓄積している画像形成装置上のボックスのボックス番号
４）文書番号
実際に文書を蓄積している画像形成装置上の蓄積文書の文書番号
５）文書名
端末装置２から受信した蓄積文書のファイル名
［１−４］蓄積先の決定
つぎに、仮想ボックスに蓄積された文書の実際の蓄積先を決定する処理（図８のステップＳ７０１）を説明する。

蓄積先を決定する方法としては、少なくとも下記１）〜４）の４種類がある。サーバ装置４では、どの方法を用いるかをキーボード、マウスを用いた操作で選択できるように構成し、選択された方法を固定記憶装置４１０に記憶する。蓄積先を決定する際には、その時点で選択されている方法を用いる。
１）蓄積要求を行ったユーザのユーザ名とボックスの名称
蓄積要求を行ったユーザのユーザ名とボックス名称とが一致するボックスを実際の蓄積先とする。蓄積要求を行ったユーザのユーザ名は、下記のとおり端末装置２からサーバ装置４にパラメータで通知される。

USERNAME＝“kitajima”
STOREINBOX＝ON
BOXTOSTORE＝123
「USERNAME＝“kitajima”」により蓄積要求を行ったユーザのユーザ名が通知される。
２）蓄積される文書のサイズと各画像形成装置のボックスの空き容量
蓄積要求を行ったユーザのユーザ名とボックス名称とが一致するボックスの中で、蓄積される文書を蓄積するのに十分な空き容量のあるボックスを実際の蓄積先とする。例えば、蓄積される文書のサイズが５００Ｋバイトの場合、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名とボックス名称とが一致するボックスの中で、５００Ｋバイト以上の空き容量のあるボックスが蓄積先の候補となる。ボックスの空き容量は、図７のステップＳ６０７、およびステップＳ６４１で説明したように、定期的に各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）から取得され、サーバ装置４の固定記憶装置４１０のボックス情報登録部４１２に記憶されている。
３）蓄積する文書のサイズと各画像形成装置の生産性速度
蓄積される文書のサイズを下記表１に照らし合わせて決定された範囲の生産性速度を有する画像形成装置上の、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名をボックス名称とするボックスを蓄積先とする。

尚、下表は一例であり、文書サイズをさらに細分化したものや、文書のサイズ、生産性速度の範囲が下表と異なるものを使用しても構わない。

画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の生産性速度は、すでに説明したように、画像形成装置の登録時に入力され、サーバ装置４の固定記憶装置４１０の画像形成装置登録部４１１に記憶されている。
４）文書のカラー属性と画像形成装置のカラー属性
文書のカラー属性とカラー属性が一致する画像形成装置上の、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名をボックス名称とするボックスを蓄積先とする。

例えば、蓄積される文書がカラー文書であれば、カラー機のボックスを蓄積先とし、蓄積される文書がモノクロ文書であれば、モノクロ機のボックスを蓄積先とする。画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のカラー属性もまた、すでに説明したように、画像形成装置の登録時に入力され、サーバ装置４の固定記憶装置４１０の画像形成装置登録部４１１に記憶されている。

尚、上記１）〜４）のいずれの場合も、複数のボックスが蓄積先の候補となった場合、サーバ装置４の画像形成装置登録部４１１に最後に登録された画像形成装置のボックスを蓄積先とする。

また、上記３）および４）において、蓄積先に決定した画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）上に蓄積処理を行ったユーザのユーザ名をボックス名称とするボックス１１１、１１２、１１３・・・が登録されていなければ、該画像形成装置は指定されたボックスを登録した上で文書を蓄積する。このとき、該画像形成装置に登録するボックスは下記の仕様とする。

・ボックス番号：その画像形成装置に既に登録されているボックスのボックス番号の中で、最も大きな番号の次の番号
・ボックス名称：蓄積要求を行ったユーザのユーザ名称
・ボックスの種類：プライベートボックス
・ボックスのパスワード：蓄積要求を行ったユーザのユーザ名称
［１−５］蓄積文書の出力要求処理
次に、図７のステップＳ６２７：蓄積文書の出力要求処理を図１０のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２は、サーバ装置４から仮想ボックスの一覧（以下、仮想ボックス一覧）を取得し、モニタに表示する。さらに、仮想ボックス一覧から選択された仮想ボックスに蓄積されているすべての文書の一覧（以下、蓄積文書一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、該蓄積文書一覧から出力する文書を選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のパラメータ指定を含む蓄積文書の出力要求をサーバ装置４に送信する。

OUTPUTDOCINBOX＝PRINT
DOCTOOUTPUT＝“123,1001”
DEVICETOOUTPUT＝“l0.192.168.1”
「OUTPUTDOCINBOX＝PRINT」は、蓄積文書をプリントすることを示す。また、「DOCTOOUTPUT＝“123,1001”」は、出力対象の文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で示す。尚、ここで指定されるボックス番号は仮想ボックス４１４、４１５・・・のボックス番号である。「DEVICETOOUTPUT＝“l0.192.168.1”」は、出力先の画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のＩＰアドレスを示す。

出力対象の文書を外部の装置に送信出力する場合、下記のようにパラメータを指定する。

OUTPUTDOCINBOX＝SEND
DOCTOOUTPUT＝“123,1001”
DEVICETOOUTPUT＝“l0.192.168.1”
ADDRTOSENDDOC＝“tanaka＠abc.com”
「OUTPUTDOCINBOX」パラメータには「SEND」を指定し、「ADDRTOSENDDOC」パラメータに送信先のＥ−ｍａｉｌアドレスを指定する。その他のパラメータは、文書をプリントする場合と同一である。

端末装置２から蓄積文書の出力要求を受信したサーバ装置４のＣＰＵ４０１は、これを受け付け、まず、出力要求に係る文書が蓄積されている画像形成装置（以下、画像形成装置１−ａ）と、出力先の画像形成装置（以下、画像形成装置１−ｂ）が同一の画像形成装置かどうかを確認する（ステップＳ９０１）。これは、固定装置４１０の文書情報登録部４１３に記憶されている蓄積文書管理リストを参照し、指定された仮想ボックスに蓄積されている指定された文書番号の文書が実際に蓄積されている画像形成装置のＩＰアドレスを求め、「DEVICETOOUTPUT」パラメータで指定された出力先の画像形成装置のＩＰアドレスと比較する。

画像形成装置１−ａと画像形成装置１−ｂが同一の画像形成装置である場合（ステップＳ９０１でＹＥＳの場合）、該画像形成装置に蓄積文書の出力要求を送信する（ステップＳ９０３）。このとき、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、下記のプリントデータを該画像形成装置に送信する。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET OUTPUTDOCINBOX＝PRINT
＠PJL SET DOCTOOUTPUT＝“l134,1001”
％−12345X
「＠PJL SET OUTPUTDOCINBOX＝PRINT」により、蓄積文書をプリントすることを指示する。また、「＠PJL SET DOCTOOUTPUT＝“1134,1001”」により、出力対象の蓄積文書を「”ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。ただし、ここでセットするボックス番号は、サーバ装置４上の仮想ボックス４１４、４１５・・・のボックス番号ではなく、出力対象の文書が実際に蓄積されている画像形成装置上のボックス１１１、１１２、・・・のボックス番号である。

文書を外部の装置に送信する場合は、下記のデータを送信する。
％−12345X＠PJL
＠PJL SET OUTPUTDOCINBOX＝SEND
＠PJL SET DOCTOOUTPUT＝“1134,1001”
＠PJL SET ADDRTOSENDDOC＝“tanaka＠abc.com”
％−12345X
一方、画像形成装置１−ａと画像形成装置１−ｂが同一の画像形成装置ではない場合（ステップＳ９０１でＮＯの場合）、画像形成装置１−ａに蓄積文書の取得要求を送信する（ステップＳ９１１）。このとき、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、下記のプリントデータを該画像形成装置に送信する。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET GETDOCINBOX＝ON
＠PJL SET DOCTOGET＝“1134,1001”
％−12345X
「＠PJL SET GETDOCINBOX＝ON」により、蓄積文書の取得要求であることを通知する。また、「＠PJL SETDOCTOGET＝“1134,1001”」により、取得したい蓄積文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。尚、ここでセットするボックス番号も、サーバ装置４の仮想ボックス４１４、４１５・・・のボックス番号ではなく、出力する文書が実際に蓄積されている画像形成装置上のボックス１１１、１１２・・・のボックス番号である。

その後、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、取得要求した蓄積文書の受信が完了するまで待機し、文書の受信が完了したら（ステップＳ９１３でＹＥＳの場合）、画像形成装置１−ｂに送信するプリントデータを含むプリントジョブを作成する（ステップＳ９１５）。このプリントデータは、画像形成装置１−ａから取得した蓄積文書のプリントを指示する通常のプリントジョブのプリントデータである。

作成したプリントジョブを画像形成装置１−ｂに送信し（ステップＳ９１７）、本処理を終了する。
［１−６］画像形成装置の削除処理
図７のステップＳ６３１：画像形成装置の削除処理について、図１１のフローチャートに基づいて詳しく説明する。

端末装置２は、サーバ装置４からサーバ装置４の固定記憶装置４１０の画像形成装置登録部４１１に登録されている画像形成装置の一覧（以下、画像形成装置一覧）を取得し、モニタに表示する。端末装置２を操作するユーザは、画像形成装置一覧から削除する画像形成装置を選択する。

端末装置２は、上記のユーザ操作の結果、下記のように、削除する画像形成装置（以下、画像形成装置１−ａ）のＩＰアドレスをパラメータで指定した画像形成装置の削除要求をサーバ装置４に送信する。

DEVICETODELETE＝“10.192.168.1”
サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、上記の要求を受信すると、まず画像形成装置１−ａに蓄積されている文書の１つ１つについて、下記の処理を実行する。

まず、蓄積文書ｉ（ｉ＝１〜画像形成装置１−ａに蓄積されている文書数）の新しい蓄積先を決定する（ステップＳ１００３）。新しい蓄積先を決定する処理は、文書の蓄積処理において説明した蓄積先の決定処理と同一であるため、ここでは重複した説明を割愛する。ただし、本処理では、新しい蓄積先の候補から画像形成装置１−ａを除外した上で、蓄積先を決定する。

新しい蓄積先が決定したら、画像形成装置１−ａに蓄積文書ｉの回収要求を送信する（ステップＳ１００５）。このとき、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、下記のプリントデータを画像形成装置１−ａに送信する。

％−12345X＠PJL
＠PJL SET COLLECTDOC＝ON
＠PJL SET DOCTOCOLLECT＝“1134,1001”
％−12345X
「＠PJL SET COLLECTDOC＝ON」により蓄積文書の回収を要求し、「＠PJL SET DOCTOCOLLECT＝“1134,1001”」により回収する文書を「“ボックス番号，文書番号”」の書式で指定する。ただし、ここでセットするボックス番号は、サーバ装置４の仮想ボックス４１４、４１５・・・のボックス番号ではなく、出力する文書が実際に蓄積されている画像形成装置１−ａ上のボックスのボックス番号である。

その後、サーバ装置４のＣＰＵ４０１は、回収要求した文書の受信が完了するまで待機し、文書の受信が完了したら（ステップＳ１００７でＹＥＳの場合）、新たな蓄積先である画像形成装置（以下、画像形成装置１−ｂ）に送信する蓄積ジョブを作成する（ステップＳ１００９）。蓄積ジョブを作成する処理は、文書の蓄積処理において説明した蓄積ジョブの作成処理と同一であるため、ここでは重複した説明を割愛する。

蓄積ジョブのプリントデータを作成したら、作成したプリントデータを画像形成装置１−ｂに送信する（ステップＳ１０１１）。

その後、サーバ装置４は、画像形成装置１−ｂにおいて蓄積された文書に付された文書番号が画像形成装置１−ｂから通知されるまで待機し、通知を受信したら（ステップＳ１０１３でＹＥＳの場合）、蓄積文書管理リストを更新する（ステップＳ１０１５）。具体的には、「画像形成装置のＩＰアドレス」欄と「ボックス番号」欄の値を、画像形成装置１−ｂのＩＰアドレスと蓄積先のボックスのボックス番号にそれぞれ更新する。「文書番号」欄の値は、画像形成装置１−ｂから通知された文書番号に更新する。

画像形成装置１−ａに蓄積されているすべての文書について上記の処理が終了したら（ステップＳ１０１９でＹＥＳの場合）、画像形成装置１−ａを画像形成装置管理リストから削除し（ステップＳ１０２１）、本処理を終了する。
［２］画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の全体処理
つぎに、図１３に示すフローチャートに即して、画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の全体処理フローを説明する。この処理は、ＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０２に格納されているプログラムを実行することにより行われる。

各画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）は、いずれも同様の処理を行う為、以下、説明の都合上、１台の画像形成装置１−１について説明する。

画像形成装置１−１のＣＰＵ１０１では、電源の投入等により処理が開始される。まず、メモリのクリア、標準モードの設定等の初期化処理が行われる（ステップＳ１２０１）。

初期化処理が終了すると、画像形成装置１−１の操作パネル１３０上のキースイッチ群、および表示部上での操作により、ユーザから何らかの処理要求（原稿の走査と複写処理、各種の設定処理、など）がなされたかどうかを確認する（ステップＳ１２０３）。処理が要求されていなければ（ステップＳ１２０３でＮＯの場合）、ステップＳ１２０５に進む。

ユーザから何らかの処理要求がなされた場合（ステップＳ１２０３でＹＥＳの場合）、要求された処理を実行する（ステップＳ１２１１）。ここで、その他の処理とは、例えば、原稿の走査と複写処理、ボックスの登録処理、などである。

ユーザから要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ１２０５に進む。

つぎに、ネットワーク３を介して端末装置２などの外部の装置から何らかの処理要求（文書のプリント処理、各種の設定処理、など）がなされたかどうか確認する（ステップＳ１２０５）。外部の装置から処理が要求されていなければ（ステップＳ１２０５でＮＯの場合）、ステップＳ１２０３に戻り、前述の処理を繰り返す。

外部の装置から何らかの処理要求がなされた場合（ステップＳ１２０５でＹＥＳの場合）、それがプリントジョブであれば（ステップＳ１２２１でＹＥＳの場合）、要求されたプリントジョブを実行する（ステップＳ１２２３）。

外部の装置から要求された処理が、文書をボックスに蓄積する蓄積ジョブであれば（ステップＳ１２２５でＹＥＳの場合）、蓄積ジョブの処理を実行する（ステップＳ１２２７）。蓄積ジョブの処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が、既にボックスに蓄積されている文書の出力要求であれば（ステップＳ１２２９でＹＥＳの場合）、蓄積文書の出力処理を実行する（ステップＳ１２３１）。蓄積文書の出力処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が蓄積文書の送信処理であれば（ステップＳ１２３３でＹＥＳの場合）、蓄積文書の送信処理を実行する（ステップＳ１２３５）。蓄積文書の送信処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が蓄積文書の回収処理であれば（ステップＳ１２３７でＹＥＳの場合）、蓄積文書の回収処理を実行する（ステップＳ１２３９）。蓄積文書の回収処理については、後に詳しく説明する。

外部の装置から要求された処理が上記のいずれでもないその他の処理である場合、要求された処理を実行する（ステップＳ１２４１）。ここで、その他の処理とは、例えば、ＮＶ−ＲＡＭ１０４に記憶されている各種設定の変更処理、などである。

外部の装置から要求された処理がすべて終了したら、ステップＳ１２０３に戻り、前述の処理を繰り返す。
［２−１］蓄積ジョブの処理
図１３のステップＳ１２２７：蓄積ジョブの処理を、図１４のフローチャートに基づいて説明する。

蓄積ジョブを受信した画像形成装置１−1は、まず、指定されたボックスが自装置に登録されているか否かを確認する（ステップＳ１３０１）。指定されたボックスが自装置に登録されていなければ（ステップＳ１３０１でＮＯの場合）、指定されたボックスを登録作成し（ステップＳ１３０３）、ステップＳ１３０５に進む。このように、この実施の形態では、蓄積先として決定されたボックスが、画像形成装置に存在していなければ、対応するボックスが作成されるから、決定された蓄積先に文書を確実に蓄積することができる。

ステップＳ１３０５では、指定されたボックスに文書を蓄積する。このとき画像形成装置１−１は、蓄積した文書に文書識別番号を付ける。この文書識別番号は、画像形成装置１−１で管理する連番、すなわち、該画像形成装置に既に蓄積されている文書の文書番号の中の最も大きな番号の次の番号である。

その後、画像形成装置１−１は、蓄積した文書の文書識別番号をサーバ装置４に通知し（ステップＳ１３０７）、本処理を終了する。
［２−２］蓄積文書の出力処理
図１３のステップＳ１２３１：蓄積文書の出力処理を、図１５のフローチャートに基づいて説明する。

蓄積文書の出力要求を受信した画像形成装置１−１のＣＰＵ１０１は、まず、指定された文書が蓄積文書として存在するか否かを確認する（ステップＳ１４０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ１４０１でＮＯの場合）、操作パネル１３０にその旨を警告表示し（ステップＳ１４０３）、本処理を終了する。

指定された文書が存在すれば（ステップＳ１４０１でＹＥＳの場合）、指定された文書を出力し（ステップＳ１４１１）、本処理を終了する。サーバ装置４の蓄積文書の出力要求処理で説明したように、PJLの「OUTPUTDOCINBOX」変数で「PRINT」が指定されている場合は、指定された蓄積文書をプリントする。一方、PJLの「OUTPUTDOCINBOX」変数で「SEND」が指定されている場合は、指定された蓄積文書をPJLの「ADDRTOSENDDOC」変数で指定された宛先にＥ−ｍａｉｌ送信する。
［２−３］蓄積文書の送信処理
図１３のステップＳ１２３５：蓄積文書の送信処理を、図１６のフローチャートに基づいて説明する。

蓄積文書の送信要求を受信した画像形成装置１−１のＣＰＵ１０１は、まず、指定された文書が蓄積文書として存在するか否かを確認する（ステップＳ１５０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ１５０１でＮＯの場合）、操作パネル１３０にその旨を警告表示し（ステップＳ１５０３）、本処理を終了する。

指定された文書が存在すれば（ステップＳ１５０１でＹＥＳの場合）、指定された文書をサーバ装置４に送信する（ステップＳ１５１１）。尚、本送信処理においては、指定された文書はボックスから削除せず、蓄積したままである。
［２−４］蓄積文書の回収処理
図１３のステップＳ１２３９：蓄積文書の回収処理を、図１７のフローチャートに基づいて説明する。

蓄積文書の回収要求を受信した画像形成装置１−１のＣＰＵ１０１は、まず、指定された文書が蓄積文書として存在するか否かを確認する（ステップＳ１６０１）。指定された文書が存在しなければ（ステップＳ１６０１でＮＯの場合）、操作パネル１３０にその旨を警告表示し（ステップＳ１６０３）、本処理を終了する。

指定された文書が存在すれば（ステップＳ１６０１でＹＥＳの場合）、指定された文書をサーバ装置４に送信する（ステップＳ１６１１）。その後、指定された文書をボックスから削除し（ステップＳ１６１３）、本処理を終了する。

以上の説明から理解されるように、この実施の形態では、サーバ装置４上に仮想ボックス４１４、４１５・・・が登録され、該仮想ボックスに文書を蓄積すると、蓄積先すなわち該文書をどの画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）のどのボックス１１１、１１２、１１３・・・に蓄積するかが、蓄積する文書に関する情報と、画像形成装置登録部４１１に登録されている画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）に関する情報と、ＣＰＵ４０１により取得されボックス情報登録部４１２に登録されているボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて自動的に決定される。そして、文書は、サーバ装置４から蓄積先の画像形成装置に送信され、蓄積先のボックスに蓄積される。

従って、ユーザは、複数の文書蓄積装置の中から文書を蓄積するボックスを選択する煩わしさや、文書をどの文書蓄積装置のどのボックスに蓄積したかを記憶しておく煩わしさから解放され、各文書蓄積装置を意識することなく文書を蓄積できる極めて使い勝手の良いシステムとなる。

また、蓄積されている文書を出力するにあたっては、ユーザの指示に基づいて選択された出力先の画像形成装置が、該文書が実際に蓄積されている画像形成装置であれば、サーバ装置４から該画像形成装置に該文書の出力が指示される。逆に、選択された出力先の画像形成装置が、該文書が実際に蓄積されている画像形成装置と異なれば、サーバ装置４によって該文書が蓄積されている画像形成装置から該文書が取得され、取得された文書が選択された出力先の画像形成装置に送信されて出力される。

従って、ユーザは、サーバ装置４に対して出力要求をすることにより、指示した画像形成装置から自動的に文書が出力されるから、個々の画像形成装置に対して出力のための操作を行う必要はなくなる。

また、サーバ装置４に登録されている画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）が削除されると、該画像形成装置に蓄積されている文書がサーバ装置４によって取得され、取得された文書が、新たな蓄積先となる他の画像形成装置に送信されて蓄積される。このため、画像形成装置を廃棄したり、新しい装置に置き換えたりする場合には、サーバ装置４に登録されている画像形成装置を削除すれば良く、削除される画像形成装置に蓄積されていた文書は、新たに決定された最適な蓄積先へ自動的に移動蓄積されるから、ユーザはどの画像形成装置に移動させたら良いかを判断し移動させる必要はなくなり、使い勝手が良くなる。

以上、本発明の一実施の形態を説明したが、本発明はこれら実施の形態に限定されるものではない。たとえば、文書の蓄積要求や出力要求を端末装置２から行うものとしたが、サーバ装置４の操作部４３０を用いて行うものとしても良い。

この発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す模式図である。 図１のシステムに用いられている画像形成装置１−ｘ（x：１〜ｎ）の内部構成を示す図である。 図１のシステムに用いられるサーバ装置の内部構成を示す図である。 図１のシステムにおいて、文書蓄積要求がなされたときの処理の流れを示す図である。 図１のシステムにおいて、文書出力要求がなされたときの処理の流れを示す図である。 図１のシステムにおいて、サーバ装置に登録されている画像形成装置が削除されたときの蓄積文書を移動させる処理の流れを示す図である。 サーバ装置の全体処理フローを示すフローチャートである。 図７のフローチャートにおけるステップＳ６２３の文書の蓄積処理を示すフローチャートである。 サーバ装置４に記憶されている蓄積文書管理リストの一例を示すテーブルである。 図７のフローチャートにおけるステップＳ６２７の蓄積文書の出力処理を示すフローチャートである。 図７のフローチャートにおけるステップＳ６３１の画像形成装置の削除処理を示すフローチャートである。 サーバ装置に記憶されている画像形成装置管理リストの一例を示すテーブルである。 画像形成装置の全体処理フローを示すフローチャートである。 図１３のフローチャートにおけるステップＳ１２２７の蓄積ジョブの処理を示すフローチャートである。 図１３のフローチャートにおけるステップＳ１２３１の蓄積文書の出力処理を示すフローチャートである。 図１３のフローチャートにおけるステップＳ１２３５の蓄積文書の送信処理を示すフローチャートである。 図１３のフローチャートにおけるステップＳ１２３９の蓄積文書の回収処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１−ｘ（x：１〜ｎ）画像形成装置（文書蓄積装置）
２ 端末装置
３ ネットワーク
４ サーバ装置（文書管理装置）
１０１ ＣＰＵ（文書蓄積手段）
１１１〜１１３ ボックス
４０１ ＣＰＵ（ボックス情報取得手段、蓄積要求受付手段、蓄積先決定手段、蓄積制御手段、文書蓄積装置削除手段、文書移動手段、出力要求受付手段、出力先選択手段、判断手段、出力制御手段）
４１１ 画像形成装置登録部
４１２ ボックス情報登録部
４１３ 文書情報登録部

Claims (24)

1. 複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
   前記各文書蓄積装置が、
   各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、
   前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、
   を備え、
   前記サーバ装置が、
   前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、
   前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、
   文書の蓄積要求を受け付ける蓄積要求受付手段と、
   前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定手段と、
   前記文書を、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信するとともに、前記文書蓄積手段を介して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、
   前記サーバ装置の前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する請求項１に記載の文書管理システム。
6. 前記サーバ装置の蓄積制御手段は、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスが、前記蓄積先決定手段により決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる請求項１に記載の文書管理システム。
7. 複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
   前記各文書蓄積装置が、
   各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、
   前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、
   を備え、
   前記サーバ装置が、
   前記文書蓄積装置に蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付手段と、
   前記各文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択手段と、
   前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理システム。
8. 複数の文書蓄積装置とサーバ装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
   前記各文書蓄積装置が、
   各種の情報を区分けして蓄積するボックスと、
   前記ボックスに文書を蓄積する文書蓄積手段と、
   を備え、
   前記サーバ装置が、
   前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、
   前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、
   前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除手段と、
   前記文書蓄積装置削除手段により文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる文書移動手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理システム。
9. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、
   前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、
   前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、
   文書の蓄積要求を受け付ける蓄積要求受付手段と、
   前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定手段と、
   前記文書を、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御手段と、
   を備えていることを特徴とする文書管理装置。
10. 前記蓄積先決定手段は、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項９に記載の文書管理装置。
11. 前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項９に記載の文書管理装置。
12. 前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項９に記載の文書管理装置。
13. 前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、
    前記蓄積先決定手段は、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する請求項９に記載の文書管理装置。
14. 前記蓄積制御手段は、前記蓄積先決定手段により決定されたボックスが、前記蓄積先決定手段により決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる請求項９に記載の文書管理装置。
15. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、
    前記文書蓄積装置に蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付手段と、
    前記複数の文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択手段と、
    前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断する判断手段と、
    前記判断手段により同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択手段により選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御手段と、
    を備えていることを特徴とする文書管理装置。
16. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有する複数の文書蓄積装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、
    前記各文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録手段と、
    前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得手段と、
    前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除手段と、
    前記文書蓄積装置削除手段により文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録手段に登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得手段により取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる文書移動手段と、
    を備えていることを特徴とする文書管理装置。
17. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録ステップと、
    前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得ステップと、
    文書の蓄積要求を受け付けるステップと、
    前記蓄積要求に係る文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得ステップにより取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて、前記文書を実際に蓄積する文書蓄積装置とボックスを決定する蓄積先決定ステップと、
    前記文書を、前記蓄積先決定ステップにより決定されたボックスを有する文書蓄積装置に送信して前記ボックスに蓄積させる蓄積制御ステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
18. 前記蓄積先決定ステップでは、蓄積要求を行ったユーザのユーザ名と、ボックスの名称とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１７に記載の文書管理プログラム。
19. 前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置のボックスの空き容量とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１７に記載の文書管理プログラム。
20. 前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書のサイズと、前記各文書蓄積装置の生産性速度とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置とボックスを決定する請求項１７に記載の文書管理プログラム。
21. 前記文書蓄積装置が画像形成装置であり、
    前記蓄積先決定ステップでは、蓄積される文書がモノクロ文書かカラー文書かを示す文書カラー属性と、前記各文書蓄積装置がモノクロ装置かカラー装置かを示す装置カラー属性とに基づいて、蓄積先の文書蓄積装置を決定する請求項１７に記載の文書管理プログラム。
22. 前記蓄積制御ステップでは、前記蓄積先決定ステップにより決定されたボックスが、前記蓄積先決定ステップにより決定された文書蓄積装置に存在していなければ、対応するボックスを文書蓄積装置に作成させる請求項１７に記載の文書管理プログラム。
23. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置のうちのいずれかに蓄積されている文書の出力要求を受け付ける出力要求受付ステップと、
    前記複数の文書蓄積装置の中から、前記出力要求に係る文書を実際に出力させる文書蓄積装置をユーザの指示に基づいて選択する出力先選択ステップと、
    前記出力先選択ステップにより選択された文書蓄積装置と、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置とが同じか否かを判断するステップと、
    同じであると判断された場合には、その文書蓄積装置に前記文書を出力させ、同じでないと判断された場合には、前記文書が蓄積されている文書蓄積装置から該文書を取得し、取得した文書を前記出力先選択ステップにより選択された文書蓄積装置に送信して出力させる出力制御ステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
24. 各種の情報を区分けして蓄積するボックスを有し、ネットワークを介して接続された複数の文書蓄積装置に関する情報を登録する文書蓄積装置登録ステップと、
    前記各文書蓄積装置から前記ボックスに関する情報を取得するボックス情報取得ステップと、
    前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置を削除する文書蓄積装置削除ステップと、
    前記文書蓄積装置削除ステップにより文書蓄積装置が削除されるとき、該文書蓄積装置に蓄積されている文書を取得し、取得した文書を、該文書に関する情報と、前記文書蓄積装置登録ステップにより登録されている文書蓄積装置に関する情報と、前記ボックス情報取得ステップにより取得されたボックスの情報のうちのいずれか１つ以上の情報に基づいて決定された新たな蓄積先に蓄積させる蓄積文書移動ステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
    

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