JP4507547B2 - 情報管理装置および情報管理プログラム - Google Patents

Description

この発明は、情報管理装置および情報管理プログラムに関し、特に、記録媒体をトリガーとして動作を実行する情報管理装置および情報管理プログラムに関する。

コンピュータで作成した電子データをプリンタで紙などの記録媒体にプリントすることがなされている。用紙にプリントされた情報は、情報そのものの内容を示し、その用紙を見る者に対して情報を伝達することができる。しかしながら、電子データが一度用紙にプリントされた後は、その用紙にプリントされた情報と、その情報の元となる電子データとは関係がなくなってしまう。

特開平９−９１３９１号公報（特許文献１）には、あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手段と、単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用紙と，前記選択情報および連結情報を前記媒体用紙から読み取る読取手段と，前記読取手段で読み取った選択情報および連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索する検索手段と，前記検索手段によって検索した関連情報ファイルを出力する出力手段とを備えた、文書情報管理システムが記載されている。
特開平９−９１３０１号公報

特開平９−９１３０１号公報に記載の文書情報管理システムでは、媒体用紙に記録された連結情報により、媒体用紙に記録された連結情報とファイル手段に記憶された関連情報ファイルとを関連付けることができる。しかしながら、関連情報ファイルは、連結情報により関連付けられるので、同じ連結情報に異なる関連情報ファイルを関連付けることはできない。また、媒体用紙に記録された連結情報と関連情報ファイルとは、連結情報が媒体用紙に記録された後は、変更されることがない。このため、媒体用紙に連結情報が記録された後に生じる事情の変化に対応することができない。

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、記録媒体をトリガーとして、事情の変化に対応した動作を実行することが可能な情報処理装置を提供することである。

上述した目的を達成するために、この発明のある局面によれば、記録媒体に画像を形成する画像形成装置と、載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置とに接続可能な情報管理装置であって、画像形成装置に電子データに関するプリント指示を出力するプリント指示手段と、画像形成装置から、プリント指示に従って画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の識別情報取得手段と、取得された第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶手段と、入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の識別情報取得手段と、入力装置による位置の入力に応じて、第２の識別情報取得手段により取得された第２の識別情報に対応する第１の識別情報に関連づけて記憶されている付加情報を記憶手段より読み出し、読み出した付加情報に基づき、入力装置により入力された位置と対応づけて記述された所定の動作を実行する制御手段とを備える。

この発明に従えば、記録媒体に固有の第１の識別情報が記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とに関連づけられて記述した付加情報が記憶されるため、記録媒体ごとに、入力装置により入力された位置を異なる動作と関連付けることができる。また、入力装置による位置の入力に応じて、入力装置に載置された記録媒体に関連づけて記憶されている付加情報に基づき、入力装置により入力された位置と対応づけて記述された所定の動作が実行される。このため、入力装置に載置された記録媒体上の所定位置を指示するという操作を行なうだけで、情報管理装置に当該位置に対応する所定の動作を行なわせることができる。その結果、記録媒体をトリガーとして、事情の変化に対応した動作を実行させることが可能な情報管理装置を提供することができる。

好ましくは、プリント指示による画像形成により複数の記録媒体に画像が形成された場合には、複数の記録媒体それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される。

この発明に従えば、複数の記録媒体に画像が形成された場合には、複数の記録媒体それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される。このため、複数の記録媒体のいずれか１つを、トリガーにして動作を実行させることができる。

好ましくは、識別情報は、記録媒体に付されたＩＣタグに記憶される。

この発明に従えば、識別情報が記録媒体に付されたＩＣタグに記憶されるので、記録媒体を確実に識別することができる。

この発明の他の局面によれば、情報管理装置は、載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置に接続可能な情報管理装置であって、電子データに関するプリント指示を行なうプリント指示手段と、プリント指示に従って画像形成を行なう画像形成手段と、画像形成手段により画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の識別情報取得手段と、取得された第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶手段と、入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の識別情報取得手段と、入力装置による位置の入力に応じて、第２の識別情報取得手段により取得された第２の識別情報に対応する第１の識別情報に関連づけて記憶されている付加情報を記憶手段より読み出し、読み出した付加情報に基づき、入力装置により入力された位置と対応づけて記述された所定の動作を実行する制御手段とを備える。

この発明のさらに他の局面によれば、情報管理プログラムは、記録媒体に画像を形成する画像形成装置と、載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置とに接続可能な情報管理装置に、画像形成装置に電子データに関するプリント指示を出力する指示出力ステップと、画像形成装置から、プリント指示に従って画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の取得ステップと、取得された第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶ステップと、入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の取得ステップと、入力装置による位置の入力に応じて、第２の取得ステップにおいて取得された第２の識別情報に対応する第１の識別情報に関連づけて記憶されている付加情報を読み出し、読み出した付加情報に基づいて、入力装置により入力された位置と対応づけて記述された所定の動作を実行する制御ステップとコンピュータに実行させる。

この発明に従えば、記録媒体をトリガーとして、事情の変化に対応した動作を実行させることが可能な情報管理プログラムを提供することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、文書管理システム１は、ネットワーク３０にそれぞれ接続された、コンピュータ４００と、コンピュータ４００から出力されるプリントデータを用紙１０にプリントするプリンタ１００と、プリンタ１００により画像が形成された用紙１０Ａからイベントの発生を指示するためのタブレット３００とを含む。

図では、コンピュータ４００、プリンタ１００、タブレット３００をそれぞれ１台の場合を示しているが、これらは、単数であっても複数であっても良い。

コンピュータ４００は、一般的なパーソナルコンピュータである。そのハード構成は周知であるので、ここでは説明を繰返さない。コンピュータ４００には、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）４０１が装着される。ＣＤ−ＲＯＭ４０１に記録された文書管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等により読取られてハードディスクに一旦格納される。さらにハードディスクからランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）に読出されてＣＰＵ（Central Processing Unit）により実行される。コンピュータ４００では、文書作成プログラム、作図プログラム、表計算プログラム、画像編集プログラム、描画プログラム等のプリントデータを生成する種々のアプリケーションプログラムが実行される。ユーザがコンピュータ４００を操作して、これらのアプリケーションプログラムをコンピュータ４００に実行させ、電子データであるプリントデータを生成させる。そして、コンピュータ４００で生成されたプリントデータを出力する指示を与えれば、後述する情報管理プログラムが実行される。

用紙１０は、プリンタ１００により画像形成される記録媒体である。用紙１０は、ＩＣ（Integrated circuit）タグ１１を含む。ＩＣタグ１１は、それが付された用紙と他の用紙とを識別するためのユニークな識別情報を記憶する記憶装置と、後述するＩＣタグリーダと無線で通信可能な通信装置とを含んでいる。たとえば、ミューチップなどの半導体装置を用いることができる。用紙１０にはＩＣタグ１１が付されているので、複写機等で用紙１０に形成された画像を光学的に読取って複写する際に、識別情報が同時に複写されない。したがって、識別情報から用紙１０を特定することができる。

プリンタ１００は、画像形成装置であり、コンピュータ４００から出力されるプリントジョブに従って、用紙１０に画像を形成する。用紙１０Ａは、用紙１０に画像２０が形成された状態を示している。プリンタ１００は、ＩＣタグリーダ１０１を含む。ＩＣタグリーダ１０１は、給紙された用紙１０に付されたＩＣタグ１１と無線で通信して、ＩＣタグ１１の記憶装置に記憶された識別情報を取得する。したがって、用紙１０の識別情報と、その用紙１０に画像を形成するために用いたプリントジョブとを関連付けることが可能である。この関連付けは、コンピュータ４００で行われる。具体的には、コンピュータ４００は、プリンタ１００にプリントジョブを送信した後に、そのプリントジョブに従って画像を形成した用紙１０の識別番号をプリンタ１００から受信し、受信した識別番号をプリントジョブに対応する電子データと関連付ける。これについては後で詳細に説明する。

タブレット３００は、用紙１０を用いてイベントを発生させるためのユーザインターフェースである。タブレット３００は、座標入力装置３０３とＩＣタグリーダ３１０とを含む。座標入力装置３０３は、ユーザが用紙１０をその上に載置して、ペン３０４で用紙１０上の任意の位置を指定すると、その指定された用紙１０上の位置情報が入力される。ＩＣタグリーダ３１０は、プリンタ１００に備えられたＩＣタグリーダ１０１と同様に、座標入力装置３０３に載置された用紙１０に付されたＩＣタグ１１と無線で通信して、ＩＣタグ１１の記憶装置に記憶された識別情報を取得する。また、タブレット３００は、共通イベント発生ボタンを有する。タブレット３００は、取得した識別情報、共通イベントまたは用紙１０上の位置情報を、コンピュータ４００に送信する。これにより、イベントが発生して、コンピュータ４００では、この発生したイベントに応じた処理が実行される。これについては、後で詳細に説明する。

ネットワーク３０は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、インターネットまたは一般公衆回線であり、有線または無線を問わない。また、ここではネットワーク３０で、コンピュータ４００と、プリンタ１００と、タブレット３００とを接続した例を示すが、これらはシリアル回線またはパラレル回線を用いて接続するようにしてもよい。

なお、コンピュータ４００で実行される文書管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ４０１に記憶されて流通する例を示したが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（Digital Versatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Erasable and Programmable ROM）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable ROM）などの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。

さらに、文書管理プログラムは、記録媒体を介してではなく、ネットワーク３０を通じて他のコンピュータから提供されてもよい。

また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。

本実施の形態における文書管理システム１では、コンピュータ４００は、情報管理装置として機能する。コンピュータ４００は、電子データとその電子データがプリントされる用紙１０に付された識別情報とを関連付けて記憶する。また、コンピュータは、識別情報および電子データに関連付けて付加情報を記憶する。この付加情報は、イベントに対応した動作を定義する。イベントに対応した動作とは、用紙１０にプリントされた電子データに関連する処理として、電子データを他の用紙に所定のジョブモードでプリントする複製処理、電子データを他のコンピュータに送信する転送処理、電子データが更新された場合に更新後の電子データを他の用紙に所定のジョブモードでプリントする更新処理とを含む。これら、複製、転送および更新の処理は、用紙１０の位置に関連しない共通イベントに対応付けられる。イベントの発生は、上述した、タブレットから入力される。

また、イベントに対応した処理は、電子データの複製、転送、更新とは別の処理を含めることができる。たとえば、別の電子データの表示またはプリント等、コンピュータ４００で実行可能な処理を含む。これらの処理は、用紙１０の位置に関連する位置イベントに対応付けられる。

図２は、タブレットとそれによる位置イベントの指示を説明するための図である。図２（Ａ）は、タブレットの平面図を示す。上述したようにタブレット３００は、イベントを発生させるためのユーザインターフェースである。図２（Ａ）を参照してタブレット３００は、その上面に座標入力装置３０３と、共通イベント発生ボタン３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃと、表示部３０１と、ＩＣタグリーダ３１０とを含む。

このタブレット３００を用いて、イベントを発生させるには、まず、電子データがプリントされて画像２０が形成された用紙１０Ａを、座標入力装置３０３の上に搭載する。これにより、座標入力装置３０３の裏面に設けられたＩＣタグリーダ３１０が、用紙１０Ａに付されたＩＣタグリーダ１１と通信して、ＩＣタグリーダ３１０で用紙１０Ａに与えられた識別番号が取得される。

次に、共通イベント発生ボタン３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃの押下、または、ペン３０４で用紙１０Ａ上の任意の位置を指示する。共通イベント発生ボタン３０２Ａは、複製イベントを発生させるためのボタンである。共通イベント発生ボタン３０２Ｂは、転送イベントを発生させるためのボタンである。共通イベント発生ボタン３０２Ｃは、更新イベントを発生させるためのボタンである。共通イベントの発生により、複製、転送、または更新の３つの予め定められた動作のいずれかがコンピュータ４００で実行される。この動作は、コンピュータ４００に記憶された付加情報で予め定義される。

ペン３０４を用いた用紙１０Ａ上の任意の位置の指示は、位置イベントを発生させる。この位置イベントは、用紙１０Ａの予め定められた位置に対応して予め定められたコンピュータ４００の動作である。用紙１０Ａの位置およびその位置に対応する動作は、コンピュータ４００に記憶された付加情報で予め定義される。

表示部３０１は、たとえば液晶表示装置であり、イベントの実行結果を表示する。

図２（Ｂ）は、付加情報で予め定義される用紙１０Ａの位置の一例を示す図である。図２（Ｂ）を参照して、用紙１０Ａに５つの領域２１Ａ〜２１Ｅが定義される例を示している。５つの領域２１Ａ〜２１Ｅそれぞれには、異なる位置イベントを定義することが可能である。たとえば、領域２１Ａ内の任意の位置がペン３０４で指示されると、その領域２１Ａに対応付けられている動作がコンピュータ４００で実行される。したがって、領域２１Ａ〜２１Ｅと、電子データとは所定の関連付けがされていることが望ましい。タブレット３００での用紙１０Ａにおける位置の指定は、ユーザが用紙１０Ａにプリントされた画像２０を見て行う。このため、画像２０からイベントをユーザが知ることができるとよい。したがって、画像２０は、５つの領域２１Ａ〜２１Ｅそれぞれで異なる画像であることが好ましい。これにより、ユーザが画像２０中の５つの画像のうちいずれかを選択することができるため、ユーザは、発生させる位置イベントを画像２０から認識することができる。

タブレット３００は、ＩＣタグリーダ３１０で取得した識別情報と、共通イベント発生ボタン３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃの押下、または、座標入力装置３０３で検出されたペン３０４の指示位置（座標）とを、コンピュータ４００に送信する。

図３は、電子データと付加情報との関係を説明するための図である。図３では、説明のため共通イベントのみを示している。位置イベントについても、共通イベントと同様であるので、ここでは説明を繰返さない。

図３（Ａ）では、仕様書Ａ版を担当部署の担当者と関連部署の担当者とに配付するために、仕様書Ａ版の内容を保存したファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」の電子データを、プリントして２部の用紙１０Ａを出力する例を示している。仕様書Ａ版は、担当部署から正式に関連部署に発行されるものであるが、その後最終版が発行される前に数度の更新が予定される版である。このため、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製、転送および更新の全ての共通イベントの実行を許可する動作を記述したものとされる。関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製、転送を不許可とした動作と、更新を１度だけ許可する動作とを記述したものとされる。

これにより、担当部署の担当者は、用紙１０Ａを用いて、タブレット３００から複製、転送および更新の全てのイベントに対応する動作を、コンピュータ４００に実行させることができる。これに対して、関連部署の担当者は、用紙１０Ａを用いて、タブレット３００から複製および転送のイベントに対応する動作を、コンピュータ４００に実行させることはできず、更新のイベントに対応する動作をコンピュータ４００に１度だけ実行させることができる。また、関連部署の担当者が、用紙１０Ａを用いて、更新のイベントに対応する動作をコンピュータ４００に実行させると、更新を不許可とするように付加情報が変更される。このため、２回目の更新イベントを発生させたとしても、更新イベントが不許可とされているので、更新イベントに対応する動作がコンピュータ４００では実行されない。

このように、用紙１０Ａの識別情報ごとに付加情報を関連付けることにより、同じ電子データに基づき同じ画像が形成された２つの用紙１０Ａがプリントされても、その用紙１０Ａを配付する人に応じて、イベントに対応する動作を異ならせることができる。また、イベントの発生に伴い、そのイベントに対応する動作の実行後に、付加情報が変更される。このため、イベントに対応した動作が実行されるという事情の変化に応じて、付加情報を変更することができる。

用紙１０Ａが複数枚からなる場合には、各用紙それぞれの識別情報に電子データと付加情報とが関連付けられ、イベントに対応する動作の実行後には、すべての用紙の識別情報関連する付加情報が変更される。

図３（Ｂ）は、仕様書Ａ’版を担当部署の担当者に配布するために、仕様書Ａ’版の内容を保存したファイル名が「ファイルＢ．ａａａ」の電子データを、プリントした用紙１０Ａを出力する例を示している。仕様書Ａ’版は、担当部署内の担当者に発行されるものであるが、その後最終版が発行される前に数度の更新が予定される版である。このため、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製、転送を不許可とした動作と、更新を許可する動作とを記述したものとして定義される。付加情報には、更新イベントに対応する動作として更新後のファイル名を含む。この付加情報で定義される更新後のファイル名は、ファイル名が「ファイルＢ．ａａａ」の電子データが更新される毎に変更される。このため、ファイルの更新という事情の変化に応じて、付加情報を変更することができる。

用紙１０Ａが複数枚からなる場合には、各用紙それぞれの識別情報に電子データと付加情報とが関連付けられ、電子データの更新に伴って、すべての用紙それぞれの識別情報に関連付けられた付加情報の全てが変更される。

図３（Ｃ）は、仕様書Ｂ版を担当部署の担当者と、関連部署の担当者と、販売会社の担当者とに配付するために、仕様書Ｂ版の内容を保存したファイル名が「ファイルＣ．ａａａ」の電子データを、プリントした用紙１０Ａを３つ出力する例を示している。仕様書Ｂ版は、担当部署から最終版として発行されるものである。このため、その発行後に更新されることはない。発行とは、「ファイルＣ．ａａａ」の電子データを最初にプリントして配付することが相当する。このため、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製、転送の共通イベントの実行を許可する動作と、更新の共通イベントを不許可とした動作とが記述されたものとされる。また、関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製の共通イベントの実行を許可する動作と、転送および更新の共通イベントを不許可とした動作とが記述されたものとされる。さらに、販売会社の担当者に配布される用紙１０Ａに対して、付加情報は、用紙１０Ａの識別情報と電子データと関連付けられており、複製、転送および更新の全ての共通イベントの実行を不許可とした動作を記述したものとされる。

これにより、担当部署の担当者は、用紙１０Ａを用いて、タブレット３００から複製、転送のイベントに対応する動作を、コンピュータ４００に実行させることができるが、更新のイベントに対応する動作をコンピュータ４００に実行させることはできない。また、関連部署の担当者は、用紙１０Ａを用いて、タブレット３００から複製のイベントに対応する動作を、コンピュータ４００に実行させることができるが、転送および更新のイベントに対応する動作をコンピュータ４００に実行させることはできない。さらに販売会社の担当者は、用紙１０Ａを用いて、タブレット３００から複製、転送および更新の全てのイベントに対応する動作を、コンピュータ４００に実行させることができない。

このように、用紙１０Ａの識別情報ごとに付加情報を関連付けることにより、同じ電子データに基づき同じ画像が形成された３つの用紙１０Ａがプリントされても、その用紙１０Ａを配付する人に応じて、イベントに対応する動作を異ならせることができる。

用紙１０Ａが複数枚からなる場合には、各用紙それぞれの識別情報に電子データと付加情報とが関連付けられる。

図４は、図３（Ａ）に示した例において生成される付加情報を示す。ここでは、「ファイルＡ．ａａａ」を、プリントジョブＡでプリントする指示が出されたとし、その結果、３枚の用紙に画像が形成されるものとする。図４（Ａ）では、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報と、関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報とが示される。

図４（Ａ）を参照して、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、仕様書Ａ版の内容を保存した電子データを示すファイル名「ファイルＡ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「１００１」、「１００２」、「１００３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＡ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「１００１」、「１００２」、「１００３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベントに対して「ジョブモードＡ」が定義されており、転送イベントに対して「送信先アドレス」が定義されており、更新イベントに対して「更新ファイル名／ジョブモードＡ」が定義されている。複製イベントには「ジョブモードＡ」が定義されているので、複製イベントが発生した場合には、「ファイルＡ．ａａａ」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力される。転送イベントには「送信先アドレス」が定義されているので、転送イベントが発生した場合には、「ファイルＡ．ａａａ」の電子データが「送信先アドレス」に電子メールなどの通信手段で送信される。更新イベントには「更新ファイル名／ジョブモードＡ」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、「更新ファイル名」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力される。更新ファイル名は、この付加情報が記憶された当初は記憶されておらず、「ファイルＡ．ａａａ」の電子データが更新された時点で、更新後のファイル名が更新ファイル名として記憶される。したがって、付加情報は、更新ファイルが生成された時点で変更される。「ファイルＡ．ａａａ」の電子データが未だ更新されておらず、更新ファイル名が記憶されていない場合には、更新イベントが発生したとしても、プリント出力するファイルが存在しないため、更新イベントに対応する動作は実行されない。

位置イベントの動作の詳細は、位置と動作とが複数定義されている。位置は、用紙１０Ａ中の矩形領域を、その領域の左上の頂点の座標と右下の頂点の座標で定義している。左上の頂点座標（１００，３００）と右下の頂点座標（３００，５００）の位置に対応する動作は、「ファイルＸを出力」であり、ファイル名が「ファイルＸ」の電子データを、出力する動作が定義される。他の位置イベントは、左上の頂点座標（６００，２００）と右下の頂点座標（９００，５００）の位置に対応する動作を「項目Ａのカウント値加算」であり、例えば仕様書Ａを閲覧した回数を示すカウント値を項目Ａとすれば、そのカウント値をインクリメントする動作が定義される。

なお、ここでは、位置イベントを２つ定義した付加情報を示したが、位置イベントの数はこれに限定されず、１つあるいは複数を定義することができる。

関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、仕様書Ａ版の内容を保存した電子データを示すファイル名「ファイルＡ．ａａａ」と、配付先を示す「関連部署」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＡ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベントに対して「不許可」が定義されており、転送イベントに対して「不許可」が定義されており、更新イベントに対して「更新ファイル名／ジョブモードＡ／１回のみ」が定義されている。複製イベントには「不許可」が定義されているので、複製イベントが発生したとしても「ファイルＡ．ａａａ」の電子データはプリンタ１００からプリント出力されない。転送イベントには「不許可」が定義されているので、転送イベントが発生しても「ファイルＡ．ａａａ」の電子データは送信されない。更新イベントには「更新ファイル名／ジョブモードＡ／１回のみ」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、「更新ファイル名」の電子データがプリンタ１００から１回だけジョブモードＡでプリント出力される。更新イベントが発生して、更新イベントに対応する動作、すなわち、「更新ファイル名」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力されると、更新イベントにに対して「不許可」が定義されるように、付加情報が変更される。

図４（Ｂ）は、付加情報が変更された後の付加情報を示す図である。このように、付加情報は、イベントの発生によるイベントに対応した動作の実行に応答して、変更される。変更される付加情報は、更新イベントに同じ動作が記述されている付加情報の全てである。このため、識別情報が「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」と関連付けられた全ての不可情報が変更される。

なお、ここでは、更新イベントが発生して、動作が実行された後に、付加情報が変更される場合を説明したが、他のイベントの発生に伴う動作が実行された後に、付加情報を変更するようにしてもよい。さらに、あるイベント、たとえば複製イベントの発生に伴う動作が実行された後に、他のイベント、たとえば更新イベントにに対応する動作を変更するように付加情報を変更してもよい。

なお、更新ファイル名が記憶されていない場合には、上述したのと同様に、更新イベントが発生したとしても、プリント出力するファイルが存在しないため、更新イベントに対応する動作は実行されない。

また、付加情報は、ジョブモードが変更されることによっても変更される。図４（Ｂ）では、ジョブモードＡからジョブモードＢに変更された場合を例に示している。ここでのジョブモードＡは、「ファイルＡ．ａａａ」を片面プリントするモードであり、ジョブモードＢは、「ファイルＡ．ａａａ」を両面プリントするジョブモードである。また、ジョブモードＢは、章分けするジョブモード、バインドするジョブモードなどとすることができる。変更される付加情報は、更新イベントに同じ動作が記述されている付加情報の全てである。このため、識別情報が「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」と関連付けられた全ての付加情報が変更される。

関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報の位置イベントは、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報の位置イベントと同じである。用紙１０Ａに画像形成される画像は、担当部署に配付されるものと、関連部署に配付されるものとで同じである。したがって、位置イベントの位置は両用紙１０Ａで同となる。ここでは、位置イベントに対応する動作を、担当部署に配付されるものと、関連部署に配付されるものと同じにしたが、異なる動作を定義するようにすることもできる。

図５は、図３（Ｂ）に示した例において生成される付加情報を示す。ここでは、仕様書Ａ’版の内容を保存したファイル名が「ファイルＢ．ａａａ」の電子データをジョブモードＡでプリントする指示が出されたとし、その結果、３枚の用紙に画像が形成されるものとする。図５（Ａ）では、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報が示される。

図５（Ａ）を参照して、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、ファイル名「ファイルＢ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「２００１」、「２００２」、「２００３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＢ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「２００１」、「２００２」、「２００３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベントに対して「不許可」が定義されており、転送イベントに対して「不許可」が定義されており、更新イベントに対して「最新の更新ファイル名／ジョブモードＡ」が定義されている。複製イベントには「不許可」が定義されているので、複製イベントが発生した場合には、「ファイルＢ．ａａａ」の電子データがプリンタ１００からプリント出力されない。転送イベントには「不許可」が定義されているので、転送イベントが発生した場合には、「ファイルＢ．ａａａ」の電子データは送信されない。更新イベントには「最新の更新ファイル名／ジョブモードＡ」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、「最新の更新ファイル名」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力される。更新ファイル名は、この付加情報が記憶された当初は記憶されておらず、「ファイルＡ．ａａａ」の電子データが更新された時点で、更新後のファイル名が更新ファイル名として記憶される。また、この更新は、１回に限らず複数回行われることもあるので、最新の更新ファイルのファイル名が定義される。したがって、付加情報は、最新の更新ファイルが生成されるごとに変更される。

位置イベントの動作の詳細は、位置と動作とが定義されている。左上の頂点座標（２００，５００）と右下の頂点座標（５００，８００）の位置に対応する動作は、「ファイルＸを出力」であり、ファイル名が「ファイルＸ」の電子データを、出力する動作が定義される。

付加情報は、ジョブモードが変更されることによっても変更される。図５（Ｂ）では、ジョブモードＡからジョブモードＢに変更された場合を例に示している。ここでのジョブモードＡは、「ファイルＢ．ａａａ」を片面プリントするモードであり、ジョブモードＢは、「ファイルＢ．ａａａ」を両面プリントするジョブモードである。また、ジョブモードＢは、章分けするジョブモード、バインドするジョブモードなどとすることができる。変更される付加情報は、更新イベントに同じ動作が記述されている付加情報の全てである。このため、識別情報が「２００１」、「２００２」、「２００３」と関連付けられた全ての付加情報が変更される。

図６は、図３（Ｃ）に示した例において生成される付加情報を示す。ここでは、仕様書Ｂ版の内容を保存したファイル名が「ファイルＣ．ａａａ」の電子データをジョブモードＡでプリントする指示が出されたとし、その結果、３枚の用紙に画像が形成されるものとする。図６（Ａ）では、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報と、関連部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報と、販売会社の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報とが示される。

図６（Ａ）を参照して、担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、ファイル名「ファイルＣ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「２００１」、「２００２」、「２００３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＢ．ａａａ」と、配付先を示す「担当部署」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「３００１」、「３００２」、「３００３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベントに対して「ジョブモードＡ」が定義されており、転送イベントに対して「送信先アドレス」が定義されており、更新イベントに対して「不許可」が定義されている。複製イベントには「ジョブモードＡ」が定義されているので、複製イベントが発生した場合には、「ファイルＣ．ａａａ」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力される。転送イベントには「送信先アドレス」が定義されているので、転送イベントが発生した場合には、「ファイルＣ．ａａａ」の電子データが「送信先アドレス」に電子メールなどの通信手段で送信される。更新イベントには「不許可」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、何も実行されない。位置イベントの動作の詳細は、図４で説明したのと同様であるのでここでは説明を繰返さない。

関連部署担当部署の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、ファイル名「ファイルＣ．ａａａ」と、配付先を示す「関連部署」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「３０１１」、「３０１２」、「３０１３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＣ．ａａａ」と、配付先を示す「関連部署」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「３０１１」、「３０１２」、「３０１３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベントに対して「ジョブモードＡ／２００３／１２／３１まで」が定義されており、転送イベントに対して「不許可」が定義されており、更新イベントに対して「不許可」が定義されている。複製イベントには「ジョブモードＡ」が定義されているが、期限が２００３／１２／３１までとされている。したがって、複製イベントが発生した場合には、その発生日が２００３年１２月３１日までであれば、「ファイルＣ．ａａａ」の電子データがプリンタ１００からジョブモードＡでプリント出力されるが、２００４年１月１日以降はプリント出力されない。付加情報は、２００４年１月１日になった時点で、識別情報が「３０１１」、「３０１２」、「３０１３」に関連して記憶されている複製イベントの動作が「不許可」に変更される。転送イベントには「不許可」が定義されているので、転送イベントが発生しても「ファイルＣ．ａａａ」の電子データは送信されない。更新イベントには「不許可」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、何も実行されない。位置イベントの動作の詳細は、図４で説明したのと同様であるのでここでは説明を繰返さない。

販売会社の担当者に配布される用紙１０Ａがプリントされる際に記憶される付加情報は、用紙の識別情報と、ファイル名「ファイルＣ．ａａａ」と、配付先を示す「販売会社」と、頁番号と関連付けられており、共通イベントの動作、および位置イベントの動作を記述する情報である。３つの識別情報「３０２１」、「３０２２」、「３０２３」に関連付けられる、ファイル名「ファイルＣ．ａａａ」と、配付先を示す「販売会社」と、共通イベントの動作、および位置イベントの動作は、すべて同じである。関連付けられる頁番号が異なるのみである。したがって、３つの識別情報「３０２１」、「３０２２」、「３０２３」のいずれかが付された用紙を用いて、イベントを発生させたとしても、イベントに対する動作は同じであるので、同じ動作がコンピュータで実行されることになる。

共通イベントの動作の詳細は、複製イベント、転送イベント、更新イベントの全てに対して「不許可」が定義されている。複製イベントには「不許可」が定義されているので、「ファイルＣ．ａａａ」の電子データはプリンタ１００からプリント出力されない。転送イベントには「不許可」が定義されているので、転送イベントが発生しても「ファイルＣ．ａａａ」の電子データは送信されない。更新イベントには「不許可」が定義されているので、更新イベントが発生した場合には、何も実行されない。位置イベントの動作の詳細は、図４で説明したのと同様であるのでここでは説明を繰返さない。

付加情報は、ジョブモードが変更されることによっても変更される。図６（Ｂ）では、ジョブモードＡからジョブモードＢに変更された場合を例に示している。ここでのジョブモードＡは、「ファイルＣ．ａａａ」を片面プリントするモードであり、ジョブモードＢは、「ファイルＣ．ａａａ」を両面プリントするジョブモードである。また、ジョブモードＢは、章分けするジョブモード、バインドするジョブモードなどとすることができる。変更される付加情報は、更新イベントに同じ動作が記述されている付加情報の全てである。このため、識別情報が「３００１」、「３００２」、「３００３」と関連付けられた全ての付加情報が変更される。また、２００３年１２月３１日以前であれば、識別情報が「３０１１」、「３０１２」、「３０１３」と関連付けられた全ての付加情報の複製イベントに対応する動作が変更される。

図７は、本実施の形態における文書管理システムで実行される処理の付加情報生成処理の流れを示すフローチャートである。図７では、右側にコンピュータ４００で実行される付加情報生成処理の流れを示し、左側にプリンタ１００で実行されるプリント処理の流れを示す。図を参照して、コンピュータ４００において、ユーザがファイルを作成、変更、または更新するためにファイルを開いたことが検出される（ステップＳ０１）。ここで開かれたファイルが、電子データである。そして、プリント指示が検出される（ステップＳ０２）。このプリント指示には、ジョブモードの設定を含む。プリント指示が検出されると、イベント指示の入力が受付けられる（ステップＳ０３）。イベント指示の入力は、図４〜図５で説明した付加情報の入力をいう。上述したように、付加情報は、イベントとそのイベントに対応した動作を定義した情報であり、イベントには共通イベントと位置イベントとがある。このためイベント指示は、共通イベントに対して、複製、転送および更新の各イベントごとの動作を含み、位置イベントに対して、位置とその位置に対応する動作を含む。これらのイベント指示を入力するための画面が、コンピュータ４００のディスプレイに表示されて、ユーザの入力が受付けられる。なお、イベントとそのイベントに対応する動作に予め定められたものを用いる場合には、このイベント指示を省略することができる。

そして、ステップＳ０１で開かれた電子データがプリントデータに変換されて、変換されたプリントデータと、ステップＳ０２で設定入力されたジョブモードとを含むジョブデータがプリンタ１００に送信される（ステップＳ０４）。ここでは説明のため片面プリントのジョブモードが設定されたとする。

プリンタ１００では、コンピュータ４００からプリントデータを受信する（ステップＳ１１）。そして、ジョブモードの変更がユーザから入力されたか否かが判断される（ステップＳ１２）。プリンタ１００は、コンピュータ４００から受信した片面プリントのジョブモードが設定されるが、ユーザがそのジョブモードとは異なるジョブモードでプリントを望む場合がある。このため、ユーザがジョブモードを変更すると、その変更後のジョブモードがコンピュータ４００に送信される（ステップＳ１３）。

コンピュータ４００から変更されたジョブモードを受信すると（ステップＳ０５）、ステップＳ０６においてステップＳ０２で入力されたイベント指示を変更する。変更されたジョブモードを受信しない場合には、ステップＳ０６をスキップしてステップＳ０７に進む。

一方、プリンタ１００は、変更されたジョブモードでプリントするのであるが、その前に、画像を形成する予定の用紙１０の識別情報をＩＣタグ１１から読取る（ステップＳ１４）。そして、用紙１０にステップＳ１１で受信したジョブモードに含まれるプリントデータをプリントする（ステップＳ１５）。プリントが完了すると、ステップＳ１４で読取った識別情報をコンピュータ４００に返信する（ステップＳ１６）。そして、次にプリントするべきプリントデータが存在するか否かが判断され（ステップＳ１７）、存在する場合にはステップＳ１４に戻り上述した処理を繰返し、存在しない場合には処理を終了する。

コンピュータ４００では、プリンタ１００から識別情報を受信するまで待機状態となっており、識別情報を受信する（ステップＳ０７）。そして、ステップＳ０３で入力されたイベント指示から、ステップＳ０６でイベント指示が変更されている場合には変更されたイベント指示から付加情報を生成し、ステップＳ０７で受信した受信した識別情報と、ステップＳ０１で開かれた電子データと関連付けてハードディスク等の記憶装置に記憶する（ステップＳ０８）。そして、電子データに基づいて次のプリントがプリンタ１００でなされるか否かを判断し（ステップＳ０９）、次のプリントがあると判断した場合にはステップＳ０７に戻り、ステップＳ０８の処理を繰返し実行する。その後、プリンタでのプリントが終了したと判断すると、ステップＳ０１で開いたファイルを閉じて処理を終了する（ステップＳ１０）。

このように、付加情報は、プリンタ１００によりプリントが生成されるごとに生成されて記憶される。また、付加情報は、用紙１０の識別情報に関連付けた情報であるため、プリントジョブごとに、異なる付加情報を生成して記憶しておくことができる。

図８は、本実施の形態における文書管理システムで実行されるイベント処理の流れを示すフローチャートである。図では、右側にタブレット３００で実行される処理の流れを示し、左側にコンピュータ４００で実行される処理の流れを示している。図８を参照して、ユーザがタブレット３００の座標入力装置上に用紙１０Ａを載置すると、タブレット３００のＩＣタグリーダ３１０により用紙１０ＡのＩＣタグ１１から識別情報が読取られる（ステップＳ３１）。そして、読取られた識別情報がコンピュータ４００に送信される（ステップＳ３２）。

コンピュータ４００では、識別情報を受信する（ステップＳ２１）。前述した付加情報生成処理で、生成して記憶しておいた付加情報を検索して、受信した識別情報に関連付けられた付加情報を抽出する（ステップＳ２２）。

一方、タブレットでは、イベント指示が受付けられる（ステップＳ３３）。イベント指示とは、共通イベント発生ボタン３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃの押下、または、ペン３０４で用紙１０Ａ上の任意の位置を指示する、ユーザの指示である。共通イベント発生ボタン３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃの押下が検出された場合（ステップＳ３４でＹＥＳ）には、複製、転送または更新のいずれかの共通イベントが指示された判断し、ステップＳ３６に進む。そうでない場合（ステップＳ３４でＮＯ）には、ペン３０４による用紙１０Ａ上の任意の位置の指示を検出する（ステップＳ３５）。そして、共通イベントが指示された場合にはその旨を、位置イベントが指示された場合には指示された位置情報をコンピュータ４００に送信する（ステップＳ３６）。

コンピュータ４００では、タブレットから送信されてくるイベント指示を受信し、イベントを解析する（ステップＳ２３）。イベントの解析とは、受信されたイベント指示に対応する動作を、ステップＳ２２で抽出された付加情報から決定する処理である。そして、決定された動作を実行することによりイベント指示に対応する動作が実行される（イベント実行処理：ステップＳ２４）。

そして、ステップＳ２４におけるイベント実行処理に応じて、必要な場合には、付加情報を変更する（ステップＳ２５）。

図９は、図８のステップＳ２５で実行される付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。この付加情報変更処理は、イベント実行処理に応じて実行される。ここでは説明のため図４（Ａ）に示した付加情報が記憶されており、識別番号「１０１１」の用紙で更新イベントが発生した場合を例に説明する。図９を参照して、図８のステップＳ２４で実行されるイベントに対応する動作が、更新イベントまたは複製イベントであるかが判断される（ステップＳ４１）。真の場合にはステップＳ４２へ進み、偽の場合にはステップＳ４６に進む。ここでは、更新イベントが発生しているのでステップＳ４２へ進む。

ステップＳ４２では、付加情報には、更新イベントに対応する動作として、「ファイルＡ．ａａａ」をジョブモードＡでプリントする動作が記述されているので、ファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」の電子データを変換したプリントデータとジョブモードＡとを含むプリントジョブをプリンタ１００に送信する（ステップＳ４２）。これに応じて、プリンタ１００では、図７に示したステップＳ１１〜ステップＳ１７の処理が実行される。

ステップＳ４３では、プリンタ１００から変更後のジョブモードが受信されたことにより、ジョブモードが変更されたと判断し（ステップＳ４３）、ステップＳ４４に進む。変更後のジョブモードが受信されない場合にはステップＳ４６に進む。

ステップＳ４４では、ファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」の電子データを含む付加情報を抽出する。ここでは、識別番号「１００１」、「１００２」、「１００３」、「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」に関連付けられた６つの付加情報が抽出される。そして、抽出された付加情報に記述されたイベントに対応する動作のうち、ジョブモードを含む動作の全てが変更される。具体的には、識別番号「１００１」、「１００２」、「１００３」それぞれに関連付けられた複製イベントに対応する動作および更新イベントに対応する動作と、識別番号「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」それぞれに関連付けられた更新イベントに対応する動作が、ジョブモードＢに変更される。これにより、その後の発生するこれらのイベントに対しては、ファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」の電子データは、ジョブモードＢでプリントされることになる。

ステップＳ４６では、回数制限があるか否かが判断される。回数制限がある場合にはステップＳ４７へ進み、そうでない場合には処理を終了する。ここでは、識別番号「００１１」の用紙で更新イベントが発生しており、この更新イベントに対応する動作として「更新ファイル名／ジョブモードＡ／１回のみ」が記述されているので、回数制限があると判断し、ステップＳ４７へ進む。

ステップＳ４７では、その実行されたイベントに対応する動作を「不許可」に変更する。このとき変更の対象となる付加情報は、図８のステップＳ２２で抽出した付加情報だけでなく、変更される動作と同一の動作が記述された他の付加情報も変更される。具体的には、識別番号「１０１２」「１０１３」に関連付けられた付加情報が抽出され、それらの更新イベントに対応する動作が「不許可」に変更される。

このように、本実施の形態における文書管理システム１においては、イベントに対応した動作が実行されることに応じて付加情報を変更するため、用紙１０に電子データをプリントした時点後に、イベントが発生するといった事情に対応することができる。また、付加情報の変更は、プリントジョブ単位に行われるので、同じプリントジョブでプリントされた用紙では、その全てでイベントが発生するといった事情に対応することができる。

図１０は、第２の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。第２の付加情報変更処理は、イベントの発生とは関係なく付加情報を変更する処理である。ここでは、図４に示す付加情報が記憶されており、ファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」の電子データが更新されて、ファイル名が「ファイルＡ'．ａａａ」とされた場合を例に説明する。図１０を参照して、コンピュータ４００でファイル名が「ファイルＡ．ａａａ」のファイルが開かれたことが検出される（ステップＳ５１）。そして、そのファイルが修正されたことが検出されると（ステップＳ５２）、ファイルが更新されたものと判断し、付加情報を検索して、更新前のファイルを含む付加情報が抽出される。ここでは、識別番号「１００１」、「１００２」、「１００３」、「１０１１」、「１０１２」、「１０１３」に関連付けられた６つの付加情報が抽出される。そして、抽出された付加情報の更新ファイル名に、更新後のファイルの名称「ファイルＡ’．ａａａ」が記憶される（ステップＳ５３）。これにより、付加情報が変更される。そして、開いたファイルを閉じ（ステップＳ５４）、処理を終了する。

このため、ファイルの変更に応じて、そのファイルに関連する付加情報が変更される。

図１１は、第３の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。第３の付加情報変更処理もまた、イベントに対応する動作とは関係なく実行される処理である。ここでは、図６（Ａ）に示した付加情報が記憶されており、現在の年月日が２００４年１月１日であるとして説明する。図を参照して、図７のステップＳ０６で生成され、記憶された付加情報が順に読み出される（ステップＳ６１）。そして、読み出した付加情報に定義されている動作のうち、期間制限されている動作があるか否かが判断される（ステップＳ６２）。ある場合にはステップＳ６３に進み、そうでない場合は処理を終了する。ここでは、識別番号が「３０１１」、「３０１２」、「３０１３」に関連付けられた付加情報が抽出され、ステップＳ６３へ進む。

ステップＳ６３では、期間が満了しているか否かが判断され、満了している場合にはステップＳ６４へ進み、そうでない場合は処理を終了する。ここでは、付加情報に記述されている期限が「２００３／１２／３１」で、現在の年月日が２００４年１月１日であるので、期間が満了していると判断して、ステップＳ６４に進む。

ステップＳ６４では、期間が満了している動作を「不許可」に変更する（ステップＳ６４）。このように期間制限されている付加情報は、時間の経過に伴って変更される。

図１２は、第４の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。第４の付加情報変更処理もまた、イベントに対応する動作とは関係なく実行される処理である。図１２を参照して、第４の付加情報変更処理では、付加情報を変更する内容を含む入力が検出されたか否かが判断され（ステップＳ７１）、入力された場合にはステップＳ７２へ進み、そうでない場合は処理を終了する。ステップＳ７２では、変更内容の対象となる付加情報に関連するファイルを、所有するユーザであるか否かが判断される（ステップＳ７２）。そのファイルの所有ではなく、そのファイルを管理する権限を有するユーザとしてもよい。ファイルの所有者と判断された場合には、ステップＳ７３に進み、そうでない場合には処理を終了する。

ステップＳ７３では、ステップＳ７１における変更を受付け、その変更内容に従って付加情報を変更する。

以上説明したように本実施の形態における文書管理システム１は、用紙を識別するための識別情報に関連付けて、イベントに対応した動作を記述した付加情報が記憶されるので、記録媒体ごとに異なる動作をイベントに対応付けることができる。また、指定されたジョブモードの変更が受信された場合、付加情報に記述されたジョブモードを変更されたジョブモードに変更するので、ジョブモードが変更された後は、変更後のジョブモードでプリントされる。このため、用紙をトリガーとして、事情の変化に対応した動作を実行させることができる。

また、プリントジョブが複数の用紙にプリントするものである場合には、複数の用紙それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される。このため、プリントジョブ単位で同じ付加情報となるので、複数の記録媒体のいずれか１つをトリガーにして同一の動作を実行させることができる。たとえば、複数枚あるうちの１枚の用紙から、複数枚を複写することができる。

また、付加情報は、複数のイベントそれぞれに対応して動作が記述されるので、１つの用紙をトリガとして、複数の動作を実行させることができる。また、用紙の位置に依存する位置イベントと、位置に依存しない共通イベントとを含むので、複数のイベントのうちから所望のイベントを容易に指定することができる。

また、識別情報が用紙に付されたＩＣタグに記憶されるので、用紙を確実に識別することができる。

また、イベントの検出に応じて、用紙の識別情報に関連して記憶されている付加情報が読出され、付加情報に記述されているイベントのうち、イベントに対応した動作が実行されるので、イベントを容易に実行することができる。

なお、本実施の形態においては、コンピュータ４００とプリンタ１００とを別体のもととして説明したが、これらを一体としたプリンタであってもよい。また、プリンタ１００と、タブレット３００とを別体のもととして説明したが、これらを一体としたプリンタであってもよい。さらに、コンピュータ４００と、プリンタ１００と、タブレット３００とを一体としたプリンタであってもよい。

また、本実施の形態においては、図４〜図６に示した付加情報は、識別情報、電子データ、配布先に関連付けたものとしたが、付加情報は少なくとも識別情報と関連付けられていればよい。電子データは、複製イベント、転送イベントに応じて用いられるが、この電子データを、イベントに対応する動作に含めるようにすればよい。

また、用紙１０の識別情報を、用紙１０に付されたＩＣタグ１１に記録するようにしたが、このＩＣタグ１１に代えて、識別情報を、可視光を反射しないインクで画像形成された画像としてもよい。可視光を反射しなければ、用紙１０Ａを複写機で複写しても識別情報を表す画像は複製されないからである。この場合には、プリンタに可視光を反射しないインクで画像形成する機能を付加し、ＩＤタグリーダに代えて、スキャナで識別情報が表された画像を識別するようにすればよい。この場合には、用紙１０にＩＣタグ１１を付す必要はなく、また、ＩＤダグリーダは不用である。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の実施の形態の１つにおける文書管理システムの全体概要を示す図である。 タブレットとそれによる位置イベントの指示を説明するための図である。 電子データと付加情報との関係を説明するための図である。 図３（Ａ）に示した例において生成される付加情報を示す図である。 図３（Ｂ）に示した例において生成される付加情報を示す図である。 図３（Ｃ）に示した例において生成される付加情報を示す図である。 本実施の形態における文書管理システムで実行される付加情報生成処理の流れを示すフローチャートである。 本実施の形態における文書管理システムで実行されるイベント処理の流れを示すフローチャートである。 図８のステップＳ２５で実行される付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。 第２の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。 第３の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。 第４の付加情報変更処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１ 文書管理システム、１１ ＩＣタグ、３０ ネットワーク、１００ プリンタ、１０１，３１０ ＩＣタグリーダ、１０１ プリンタ、３００ タブレット、３０１ 表示部、３０３ 座標入力装置、３０４ ペン、４００ コンピュータ、３０２Ａ，３０２Ｂ，３０２Ｃ 共通イベント発生ボタン。

Claims (9)

1. 記録媒体に画像を形成する画像形成装置と、載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置とに接続可能な情報管理装置であって、
   前記画像形成装置に電子データに関するプリント指示を出力するプリント指示手段と、
   前記画像形成装置から、前記プリント指示に従って画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の識別情報取得手段と、
   取得された前記第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶手段と、
   前記入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の識別情報取得手段と、
   前記入力装置による位置の入力に応じて、前記第２の識別情報取得手段により取得された前記第２の識別情報に対応する前記第１の識別情報に関連づけて記憶されている前記付加情報を前記記憶手段より読み出し、読み出した前記付加情報に基づき、前記入力装置により入力された位置と対応づけて記述された前記所定の動作を実行する制御手段とを備えた、情報管理装置。
2. 前記プリント指示による画像形成により複数の記録媒体に画像が形成された場合には、前記複数の記録媒体それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される、請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記識別情報は、前記記録媒体に付されたＩＣタグに記憶される、請求項１または請求項２に記載の情報管理装置。
4. 載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置に接続可能な情報管理装置であって、
   電子データに関するプリント指示を行なうプリント指示手段と、
   前記プリント指示に従って画像形成を行なう画像形成手段と、
   前記画像形成手段により画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の識別情報取得手段と、
   取得された前記第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶手段と、
   前記入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の識別情報取得手段と、
   前記入力装置による位置の入力に応じて、前記第２の識別情報取得手段により取得された前記第２の識別情報に対応する前記第１の識別情報に関連づけて記憶されている前記付加情報を前記記憶手段より読み出し、読み出した前記付加情報に基づき、前記入力装置により入力された位置と対応づけて記述された前記所定の動作を実行する制御手段とを備えた、情報管理装置。
5. 前記プリント指示による画像形成により複数の記録媒体に画像が形成された場合には、前記複数の記録媒体それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される、請求項４に記載の情報管理装置。
6. 前記識別情報は、前記記録媒体に付されたＩＣタグに記憶される、請求項４または請求項５に記載の情報管理装置。
7. 記録媒体に画像を形成する画像形成装置と、載置された記録媒体上の任意の位置が指定されると当該指定された位置が入力される入力装置とに接続可能な情報管理装置に、
   前記画像形成装置に電子データに関するプリント指示を出力する指示出力ステップと、
   前記画像形成装置から、前記プリント指示に従って画像が形成された記録媒体を識別するための、当該記録媒体に固有の第１の識別情報を取得する第１の取得ステップと、
   取得された前記第１の識別情報に、記録媒体上の位置と電子データに関する所定の動作とを関連づけて記述した付加情報を記憶する記憶ステップと、
   前記入力装置から、当該入力装置に載置された記録媒体を識別するための第２の識別情報を取得する第２の取得ステップと、
   前記入力装置による位置の入力に応じて、前記第２の取得ステップにおいて取得された前記第２の識別情報に対応する前記第１の識別情報に関連づけて記憶されている前記付加情報を読み出し、読み出した前記付加情報に基づいて、前記入力装置により入力された位置と対応づけて記述された前記所定の動作を実行する制御ステップとをコンピュータに実行させる、情報管理プログラム。
8. 前記プリント指示による画像形成により複数の記録媒体に画像が形成された場合には、前記複数の記録媒体それぞれの識別情報に関連付けて、同一の付加情報が記憶される、請求項７に記載の情報管理プログラム。
9. 前記識別情報は、前記記録媒体に付されたＩＣタグに記憶される、請求項７または請求項８に記載の情報管理プログラム。

Images