JP2002117022A - 文書データ管理装置、文書データ管理システム、文書データ管理方法、文書データ管理プログラム、および文書データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 各文書データの履歴を管理し得るようにする
ことで、記憶蓄積された文書データの再利用性を高める
とともに、新たな利用形態を実現し得るようにする。 【解決手段】 文書データを記憶蓄積する文書管理サー
バ３０と、文書データの生成および編集を行うクライア
ント装置２０とが、ネットワークを介して互いに接続さ
れた文書データ管理システムにおいて、前記文書管理サ
ーバ３０が記憶蓄積する文書データに対応付けて、その
文書データの基になった文書データに関する情報を履歴
データとして記憶蓄積する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書データを管理
するための文書データ管理装置、文書データ管理システ
ム、文書データ管理方法、文書データ管理プログラム、
および文書データ管理プログラムを記録したコンピュー
タ読み取り可能な記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータ（以下
「ＰＣ」と略称する）やその周辺機器の普及に伴い、文
書の作成や編集等をＰＣ上のアプリケーションソフトウ
ェア（例えば、文書作成ソフトウェア）を用いて行うこ
とが一般的となっている。さらには、スキャナ装置で文
書を光学的に読み取ってＰＣ上で処理するといったこと
も行われている。つまり、ＰＣ上にて処理可能な電子的
な文書データを利用することで、ペーパーレス化した文
書作成環境が実現されている。このようなペーパーレス
化を実現する文書データは、コンピュータによる体系的
な管理が容易であるという特性を持っているので、その
特性を用いることで文書データ管理システムを構築する
ことが可能となる。

【０００３】文書データ管理システムとは、サーバ装置
（ファイルサーバ）が文書データをデータベース化して
管理するように構成されたものである。文書データ管理
システムでは、通常、文書データをデータベース化して
管理するのにあたって、その管理を各文書データに付さ
れた属性情報に基づいて行っている。属性情報として
は、各文書データのファイル名、作成（更新）者名、タ
イムスタンプ（記憶日時、更新日時）等を用いるのが一
般的である。したがって、文書データ管理システムを利
用するユーザは、サーバ装置にアクセスし、ファイル名
等を検索キーにすれば、所望する文書データを取り出す
ことが可能になる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書データ
管理システムにて文書編集等の作業を行う場合には、既
にサーバ装置内に記憶蓄積されている文書データを流用
または引用等することが多い。すなわち、テンプレート
や参考になる文書等をサーバ装置から取り出して、これ
を再利用して新たな文書を作成するといったことが行わ
れている。

【０００５】しかしながら、従来の文書データ管理シス
テムでは、上述したような文書データの再利用が多いに
も拘わらず、各文書データの管理を属性情報のみに基づ
いて行っているため、各文書データ間の関連性、特に流
用または引用等の履歴を迅速かつ的確に把握することが
困難である。そのために、サーバ装置に既に記憶蓄積さ
れている文書データの再利用性の低下を招いたり、ユー
ザによる文書編集等の作業が非効率的になってしまうお
それがある。

【０００６】また、従来の文書データ管理システムで
は、サーバ装置が多くの文書データを記憶蓄積可能であ
っても、各文書データ間の関連性については管理してい
ないため、単に文書データのデータベースとしての機能
しか提供することができない。

【０００７】そこで、本発明は、各文書データの履歴を
管理し得るようにすることで、記憶蓄積された文書デー
タの再利用性を高めるとともに、新たな利用形態を実現
することのできる文書データ管理装置、文書データ管理
システム、文書データ管理方法、文書データ管理プログ
ラム、および文書データ管理プログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記憶媒体を提供することを目的
とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は上記目的を達成
するために案出された文書データ管理装置で、文書デー
タを記憶蓄積する文書データ記憶手段と、前記文書デー
タ記憶手段が記憶蓄積する文書データの基になった文書
データに関する情報を履歴データとして記憶蓄積する履
歴データ記憶手段とを備えることを特徴とするものであ
る。

【０００９】また、本発明に係る文書データ管理システ
ムは、文書データを記憶蓄積するサーバ装置と、前記文
書データの生成および編集を行うクライアント装置と
が、ネットワークを介して互いに接続された文書データ
管理システムであって、前記サーバ装置が記憶蓄積する
文書データの基になった文書データに関する情報を履歴
データとして記憶蓄積する履歴データ記憶手段を備える
ことを特徴とする。

【００１０】また、本発明に係る文書データ管理方法
は、文書データを記憶蓄積するサーバ装置と、前記文書
データの生成および編集を行うクライアント装置とが、
互いに接続されてなるネットワークシステムで用いられ
る文書データ管理方法であって、前記サーバ装置が記憶
蓄積する文書データに対応付けて当該文書データの基に
なった文書データに関する情報を履歴データとして記憶
蓄積することを特徴とする。

【００１１】また、本発明に係る文書データ管理プログ
ラムは、文書データを記憶蓄積するサーバ装置と、前記
文書データの生成および編集を行うクライアント装置と
が、互いに接続されてなるネットワークシステムのうち
の、少なくともいずれか一つのサーバ装置、クライアン
ト装置またはこれらに接続する端末装置にて実行される
文書データ管理プログラムであって、前記サーバ装置が
記憶蓄積する文書データに対応付けて当該文書データの
基になった文書データに関する情報を履歴データとして
記憶蓄積することを特徴とする。

【００１２】また、本発明に係る文書データ管理プログ
ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体
は、文書データを記憶蓄積するサーバ装置と、前記文書
データの生成および編集を行うクライアント装置とが、
互いに接続されてなるネットワークシステムのうちの、
少なくともいずれか１つのサーバ装置、クライアント装
置またはこれらに接続する端末装置にて実行される文書
データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り
可能な記憶媒体であって、前記サーバ装置が記憶蓄積す
る文書データに対応付けて当該文書データの基になった
文書データに関する情報を履歴データとして記憶蓄積す
ることを特徴とする。

【００１３】上記構成の文書データ管理装置、文書デー
タ管理システム、上記手順の文書データ管理方法、上記
手順を実行する文書データ管理プログラム、および文書
データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り
可能な記憶媒体によれば、いずれも、記憶蓄積する文書
データと対応付けて、その文書データの基になった文書
データに関する情報を履歴データとして記憶蓄積してい
るので、その履歴データを基にすれば、各文書データ間
の流用関係や引用関係等の履歴を迅速かつ的確に把握し
得るようになる。したがって、各文書データの再利用性
の向上が期待できるとともに、例えば再利用される頻度
の高い文書データに対して何らかの特典を与えるといっ
た利用形態にも対応し得るようになる。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づき本発明に係る
文書データ管理装置、文書データ管理システム、文書デ
ータ管理方法、文書データ管理プログラム、および文書
データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り
可能な記憶媒体について説明する。

【００１５】〔第１の実施の形態〕先ず、本発明の第１
の実施の形態について説明する。図１は、本発明の第１
の実施の形態におけるシステム構成の一例を示すブロッ
ク図である。図例のように、本実施形態で説明する文書
データ管理システムは、基準文書指定部１と、文書編集
部２と、文書情報表示部３と、引用部分指定部４と、更
新履歴データ解析部５と、文書データ記憶部６と、更新
履歴データ記憶部７と、更新履歴データ読出部８と、文
書データ要約読出部９と、文書データ全体読出部１０
と、文書データ書込部１１と、更新履歴データ書込部１
２と、から構成されている。

【００１６】このうち、基準文書指定部１、文書編集部
２、文書情報表示部３および引用部分指定部４は、例え
ば文書作成ソフトウェア等のアプリケーションソフトウ
ェアがインストールされたＰＣからなり、ユーザが操作
して文書の作成や編集等を行うためのクライアント装置
２０に設けられている。このようなクライアント装置２
０に設けられた各部１〜４は、クライアント装置２０が
所定ソフトウェアを実行することによって実現されるも
のとする。なお、クライアント装置２０は、文書データ
管理システム内に複数のものが存在しており、それぞれ
が上述した各部１〜４を有していてもよい。

【００１７】更新履歴データ解析部５は、文書データ管
理システム内のいずれかの装置に設けられたものであ
る。具体的には、クライアント装置２０または後述する
文書管理サーバ３０に設けることが考えられる。

【００１８】文書データ記憶部６、更新履歴データ記憶
部７、更新履歴データ読出部８、文書データ要約読出部
９、文書データ全体読出部１０、文書データ書込部１１
および更新履歴データ書込部１２は、例えば大容量の記
憶装置を備えたファイルサーバからなり、クライアント
装置２０にて作成、編集された文書データを記憶蓄積
（データベース化）して管理するためのサーバ装置（以
下「文書管理サーバ」という）３０に設けられている。
この文書管理サーバ３０も、クライアント装置２０と同
様に、文書データ管理システム内に複数のものが存在し
ていてもよい。また、文書データ記憶部６および更新履
歴データ記憶部７を除く各部８〜１２も、文書管理サー
バ３０が所定ソフトウェアを実行することによって実現
されるものとする。なお、文書データ記憶部６および更
新履歴データ記憶部７は、文書管理サーバ３０が備える
記憶装置によって実現される。

【００１９】以上のような各部１〜１２を実現するクラ
イアント装置２０および文書管理サーバ３０は、互いに
有線または無線によるネットワーク回線を介して接続さ
れている。ただし、ネットワーク回線は、例えばＬＡＮ
のように、その接続範囲が予め明確になっているものと
する。

【００２０】ところで、文書管理サーバ３０では、文書
データ記憶部６および更新履歴データ記憶部７を備えて
いることから、文書データの他に、その文書データに対
応付けられた更新履歴データをも記憶蓄積するようにな
っている。

【００２１】ここで、文書管理サーバ３０の更新履歴デ
ータ記憶部７が記憶蓄積する更新履歴データについて説
明する。図２は、本発明に係る更新履歴データの一具体
例を示す説明図である。図例のように、更新履歴データ
は、各文書データに個別に対応付けられたものであり、
文書データを識別するためのデータであるドキュメント
番号（以下「Docu.番号」と略す）と、その文書データ
の基になった文書データ（以下「基準文書データ」とい
う）のDocu.番号である基準文書番号と、から構成され
ている。

【００２２】このうち、Docu.番号は、予めそのフォー
マットが定められていれば、数字、記号、またはこれら
の組み合わせ等によって表すようにすればよい。

【００２３】また、基準文書番号によって特定される、
文書データの基になった基準文書データとは、流用や引
用等された基の文書データのことをいう。具体的には、
例えば文章や図等の一部または全部がそのまま新たな文
書データに流用される既存の文書データや、直接的には
流用されないが関係箇所に番号が振られ文章中の最後の
参考文献リストに掲載されるといった形で新たな文書デ
ータに引用される既存の文書データ等が、基準文書デー
タに相当する。

【００２４】つまり、更新履歴データは、各文書データ
に付与されたDocu.番号と、これに対応する基準文書番
号とによって、各文書データの流用履歴や引用履歴等を
特定するようになっている。ただし、この更新履歴デー
タには、基準文書番号に加えて、他のデータ（作成ユー
ザ名、更新日時、バージョン情報等）を履歴に関するデ
ータとして含むようにしてもよい。

【００２５】なお、このような更新履歴データを構成す
るDocu.番号は、文書データ管理システム内に存在する
各文書データに個別かつ一義的なものとなっている。す
なわち、文書データ管理システム内に複数のクライアン
ト装置２０または文書管理サーバ３０が存在していて
も、文書データが異なれば重複したDocu.番号が付与さ
れることはない。

【００２６】次に、以上のような文書データ管理システ
ムを構成する各部１〜１２の機能について、この文書デ
ータ管理システムにて文書作成を行う場合の処理動作と
併せて説明する。図３は本発明の第１の実施の形態にお
ける処理動作例を示すフローチャートであり、図４はそ
の処理動作中における文書管理の具体例を示す説明図で
ある。

【００２７】この文書データ管理システムを利用して文
書を作成する場合、ユーザは、先ず、文書データ管理シ
ステム内のクライアント装置２０にログインし、そのク
ライアント装置２０を操作して文書管理サーバ３０にア
クセスする。このとき、文書データ管理システム内に複
数の文書管理サーバ３０が存在していれば、ユーザは、
そのアクセス先を任意に選択する。この文書管理サーバ
３０へのアクセスによって、クライアント装置２０に
は、その文書管理サーバ３０が既に記憶蓄積している文
書データが一覧表示されることになる。

【００２８】ここで、図３に示すように、基準（たたき
台）となる文書を指定するための基準文書指定部１によ
り、ユーザが所望する文書（テンプレート、参考文献
等）を指定すると（ステップ１０１，以下ステップを
「Ｓ」と略す）、クライアント装置２０では、ユーザが
その文書を基にした文書作成を行い得るようにすべく、
文書データの入力、編集等を行う文書編集部２を立ち上
げる（Ｓ１０２）。なお、ここでは、ユーザが全く新規
の文書を作成する場合であっても、最も関連性の高いと
思われる文書が指定されるものとする。

【００２９】基準となる文書が指定されると、その文書
についての文書データを文書管理サーバ３０からクライ
アント装置２０にダウンロードするのに先立って、ある
いはダウンロードした後に、以下のような処理が行われ
る。

【００３０】すなわち、文書管理サーバ３０では、基準
となる文書の指定を受けて、更新履歴を読み出す更新履
歴データ読出部８が、指定に係る文書データのDocu.番
号および基準文書番号を更新履歴データ記憶部７から読
み出し（Ｓ１０３）、これらを更新履歴データ解析部５
に通知する。そして、更新履歴データ解析部５は、通知
されたDocu.番号および基準文書番号を基に、指定に係
る文書データの作成履歴を解析し、その文書データに関
連する文書データのリストを抽出する（Ｓ１０４）。

【００３１】ここで、作成履歴には、図４に示すよう
に、指定に係る文書データが作成されるまでの履歴（ど
の文書データを基に作成されたか等、以下「以前の履
歴」という）と同時に、作成された後、どのような文書
の作成時に基にされ、どのように更新されて行ったか、
あるいはどのような文書に参照されたかといった、作成
後の履歴（以下「以後の履歴」というも含まれる。以前
の履歴については、基準文書番号に基づいて解析を行
う。一方、以後の履歴については、更新履歴データ記憶
部７が更新履歴（どの文書の基にされたか等）に関する
情報をも記憶蓄積していれば、その情報に基づいて解析
を行うようにすればよいが、基準文書番号のような以前
の履歴に関する情報のみを記憶蓄積している場合には、
更新履歴データ記憶部７内の全基準文書番号を検索して
指定に係る文書データを基準とする文書データを抽出す
ることによって解析を行えばよい。このような作成履歴
の解析によって、更新履歴データ解析部５は、指定に係
る文書データに関連する文書データのリスト（図中にお
ける関連文書リスト）を抽出することができる。

【００３２】また、このとき、基準文書指定部１から参
考文献とされる文書が指定された場合であれば、更新履
歴データ解析部５は、指定に係る文書データについて予
め登録されている「題名」、「著者」、「出版社」等に
関する情報を抽出し、これらを関連文書リストに含める
ようにしてもよい。

【００３３】関連文書リストを抽出すると、文書管理サ
ーバ３０では、文書データの要約を生成する文書データ
要約読出部９が、その関連文書リストによって特定され
る文書データについての要約データを、文書データ記憶
部６内から読み出して、これをクライアント装置２０へ
送る（Ｓ１０５）。このとき、文書データ要約読出部９
は、文書データ記憶部６が要約データを記憶蓄積してい
ればその要約データを読み出すが、文書データのみで要
約データを記憶蓄積していない場合には、周知の要約生
成手法を用いて、その文書データから要約データを生成
するようにすればよい。また、関連文書リストによって
特定される文書データが複数の文書管理サーバ３０に記
憶蓄積されている場合には、更新履歴データ解析部５か
らの通知を受けて、各文書管理サーバ３０の文書データ
要約読出部９が要約データの読み出しを行うものとす
る。

【００３４】そして、クライアント装置２０では、文書
管理サーバ３０からの要約データを受け取ると、文書情
報表示部３がその要約データを一覧表示する（Ｓ１０
６）。ここで、この一覧表示を見たユーザが文書作成に
あたって参考になると判断すれば（Ｓ１０７）、クライ
アント装置２０では、参考となる文書を指定するための
引用部分指定部４により、要約データが一覧表示された
文書の全部または一部が指定される（Ｓ１０８）。

【００３５】この指定を受けて、文書管理サーバ３０で
は、要約ではなく文書データ全体を読み出す文書データ
全体読出部１０が、指定された文書データを文書データ
記憶部６内から読み出して、これをクライアント装置２
０へ送る。これにより、クライアント装置２０には、先
に指定された基準となる文書データのダウンロードに併
せて、または基準となる文書データのダウンロードの後
に、その文書データに関連する文書データもダウンロー
ドされる。

【００３６】なお、上述した要約データの読み出しおよ
びその一覧表示は、省略するようにしてもよい。すなわ
ち、関連文書リストによって特定される文書データにつ
いては、その要約データの読み出しおよび一覧表示を行
うことなく、参照データとして文書管理サーバ３０から
ダウンロードするようにしてもよい。

【００３７】このようにして文書管理サーバ３０からダ
ウンロードした文書データを用いて、ユーザがクライア
ント装置２０での文書作成を行い、その文書作成（編
集）が終了すると（Ｓ１０９）、その文書作成によって
生成された文書データは、新たな文書データとして文書
管理サーバ３０の文書データ記憶部６内に記憶蓄積され
ることになる。

【００３８】詳しくは、文書作成が終了すると、クライ
アント装置２０は、新たな文書データを文書管理サーバ
３０へ送る。このとき、文書データ管理システム内に複
数の文書管理サーバ３０が存在している場合には、新た
な文書データの送信先となる文書管理サーバ３０をユー
ザに指定させたり、各文書管理サーバ３０における記憶
容量や処理能力等を基にした自動選択を行って、いずれ
か一つの文書管理サーバ３０を選択する。

【００３９】そして、新たな文書データが送られてくる
と、文書管理サーバ３０では、文書データ書込部１１が
その新たな文書データを文書データ記憶部６内に書き込
む（Ｓ１１０）。さらに、文書管理サーバ３０では、更
新履歴データ書込部１２が新たな文書データに対応する
更新履歴データを更新履歴データ記憶部７内に書き込む
（Ｓ１１１）。

【００４０】このとき、更新履歴データ書込部１２が書
き込む更新履歴データには、新たな文書データに対して
新たに付与されるDocu.番号と、その新たな文書データ
の基になった基準文書データ（ユーザがダウンロードし
た文書データ）のDocu.番号である基準文書番号とが含
まれる。なお、関連文書を引用した場合には、基準文書
番号が複数あることも考えられる。

【００４１】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムにおける文書管理サーバ３０は、文書データ
を記憶蓄積する文書データ記憶部６の他に、その文書デ
ータの基になった文書データに関する情報（基準文書番
号等）を更新履歴データとして記憶蓄積する更新履歴デ
ータ記憶部７を備えている。したがって、本実施形態で
説明した文書管理サーバ３０を用いれば、更新履歴デー
タ記憶部７に記憶蓄積された更新履歴データを基にする
ことで、文書データ記憶部６内の各文書データ間の流用
関係や引用関係等の履歴を把握し得るようになる。

【００４２】つまり、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ３０の文書データ記憶部６が
文書データを記憶蓄積するのにあたって、その文書デー
タの基になった基準文書番号等の情報を更新履歴データ
として更新履歴データ記憶部７に記憶蓄積させるので、
その更新履歴データを基にすることで文書データ記憶部
６内の各文書データ間の流用関係や引用関係等の履歴
を、迅速かつ的確に把握することができる。そのため、
文書管理サーバ３０に既に記憶蓄積されている文書デー
タの再利用性の低下を招いたり、ユーザによる文書編集
等の作業が非効率的になってしまうことがなくなり、結
果として文書データ記憶部６内の各文書データの再利用
性の向上が期待できるようになる。

【００４３】〔第２の実施の形態〕次に、本発明の第２
の実施の形態について説明する。ただし、ここでは、上
述した第１の実施の形態との相違点についてのみ説明す
るものとする。図５は、本発明の第２の実施の形態にお
けるシステム構成の一例を示すブロック図である。な
お、図中において、第１の実施の形態の場合と同一の構
成要素については、同一の符号を与えている。図例のよ
うに、本実施形態における文書データ管理システムは、
第１の実施の形態で説明した文書編集部２、文書情報表
示部３、文書データ記憶部６および更新履歴データ記憶
部７に加えて、文書データ管理部１３と、履歴データ管
理部１４と、ユーザ情報管理部１５と、ユーザ情報記憶
部１６と、を備えている。なお、これらに更に加えて、
第１の実施の形態で説明した各部１，４，５，８〜１２
を備えていてもよいことは勿論である。

【００４４】このうち、文書データ管理部１３は、文書
管理サーバ３０に設けられたもので、文書データ記憶部
６に記憶蓄積された文書データの読み出しおよび書き込
み等の管理を行うものである。また、履歴データ管理部
１４も文書管理サーバ３０に設けられたものであるが、
この履歴データ管理部１４では、履歴データ記憶部７に
記憶蓄積された文書データの読み出しおよび書き込み等
の管理を行うようにあっている。なお、これら文書デー
タ管理部１３および履歴データ管理部１４は、文書管理
サーバ３０が所定ソフトウェアを実行することによって
実現される。

【００４５】一方、ユーザ情報管理部１５およびユーザ
情報記憶部１６は、クライアント装置２０および文書管
理サーバ３０とネットワーク回線を介して接続するＰＣ
等のサーバ装置（以下「ユーザ管理サーバ」という）４
０に設けられている。ただし、ユーザ管理サーバ４０
は、文書データ管理システム内のいずれか一つのクライ
アント装置２０または文書管理サーバ３０と一体に設け
られていてもよい。

【００４６】このようなユーザ管理サーバ４０における
ユーザ情報管理部１５は、ユーザ管理サーバ４０が所定
ソフトウェアを実行することによって実現されるもの
で、クライアント装置２０にログインしたユーザの認証
や、文書管理サーバ３０の利用状況の管理等を行うもの
である。また、ユーザ情報記憶部１６は、例えばハード
ディスク装置といった大容量記憶装置からなるもので、
ユーザ情報管理部１５によって管理される各種情報を記
憶蓄積するようになっている。

【００４７】続いて、以上のように構成された文書デー
タ管理システムの処理動作について説明する。図６は本
発明の第２の実施の形態における処理動作例を示すフロ
ーチャートである。

【００４８】この文書データ管理システムにおいても、
第１の実施の形態の場合と同様に、ユーザによるクライ
アント装置２０へのログインがユーザ管理サーバ４０の
ユーザ情報管理部１５によって認証された後（Ｓ２０
１）、そのユーザが利用する文書を指定すると（Ｓ２０
２）、クライアント装置２０が文書編集部２を立ち上げ
て、ユーザに文書の作成、編集、引用、添付等を開始さ
せる（Ｓ２０３）。すなわち、文書データ管理部１３に
よる文書データ記憶部６からの文書データの読み出し
（Ｓ２０４）、および、その文書データの文書管理サー
バ３０からクライアント装置２０へのダウンロードを経
た後に、ダウンロードした文書データを基にした新たな
文書の作成・編集や、ダウンロードした文書データを引
用・添付した新たな文書の作成・編集等を、クライアン
ト装置２０のユーザに行わせる（Ｓ２０５）。ここまで
は、第１の実施の形態の場合と略同じである。

【００４９】その後、クライアント装置２０での文書の
作成・編集等が終了すると、ユーザ管理サーバ４０のユ
ーザ情報管理部１５は、クライアント装置２０がダウン
ロードした文書データに対応する更新履歴データを、文
書管理サーバ３０の履歴データ管理部１４から受け取る
（Ｓ２０６）。そして、文書作成・編集等の基にされた
基準文書データを作成したユーザ（以下「文書作成者」
という）を確認し、その文書作成者と文書作成・編集等
を行ったユーザ（以下「文書利用者」という）とが一致
するか否かを判断する（Ｓ２０７）。この判断は、文書
利用者がログインした際の認証情報と、基準文書データ
についての更新履歴データによって特定されるユーザ名
とに基づいて行えばよい。

【００５０】この判断の結果、文書作成者と文書利用者
とが一致しなければ、ユーザ情報管理部１５は、文書作
成者または基準文書データに対して所定のポイントを与
えるようにする（Ｓ２０８）。所定のポイントは、一律
であってもよいし、引用・添付の度合い等に応じて可変
するようにしてもよい。このポイントによって、文書作
成者は、後述するような利益を得られることになる。

【００５１】ここで与えられたポイントに関する情報
は、ユーザ情報記憶部１６または履歴データ記憶部７に
記憶蓄積されることになる。すなわち、文書作成者に対
してポイントが与えられた場合であれば、そのポイント
数は、ユーザ情報管理部１５によって文書作成者と関連
付けられた状態でユーザ情報記憶部１６に記憶蓄積され
る。また、基準文書データに対してポイントが与えられ
た場合であれば、そのポイント数は、履歴データ管理部
１４によって基準文書データに関する更新履歴データの
一つとして履歴データ記憶部７に記憶蓄積される（Ｓ２
０９）。

【００５２】ユーザ情報記憶部１６または履歴データ記
憶部７へのポイント数の記憶蓄積後、ユーザが新たな文
書の作成・編集等を終了すると（Ｓ２１０）、その後
は、第１の実施の形態の場合と略同様に、文書データ記
憶部６内への新たな文書データの書き込み、および、更
新履歴データ記憶部７内への更新履歴データの書き込み
を経て、ユーザがクライアント装置２０からログアウト
し（Ｓ２１１）、処理動作を終了する。

【００５３】このような処理動作によって、本実施形態
の文書データ管理システムでは、文書作成・編集等が行
われる都度、その基にされた基準文書データまたは基準
文書データの文書作成者に対してポイント数が加算され
る。したがって、本実施形態の文書データ管理システム
では、ポイント数の加算結果に応じて（例えば、ある一
定のポイント数が貯まった時点で）、基準文書データの
文書作成者に対して、物質的または待遇面での利益が与
えるようにする。

【００５４】物質的な利益としては、大別すると、ポイ
ント数に応じた金券支給やキャッシュバック(クライア
ント装置若しくはサーバ装置の追加購入費やメンテナン
ス費用の返還)等といった金銭支給と、ユーザが管理利
用するサーバ装置等における消耗品の無償支給等といっ
た現物支給と、が挙げられる。

【００５５】一方、待遇面での利益としては、例えば、
文書データ管理システムを管理利用する組織内における
地位の向上、すなわちポイント数を組織内評価における
加点対象として昇進・昇給等の要因とすることや、ポイ
ント数の加算結果に応じて文書データ記憶部６に記憶蓄
積された文書データへのアクセス権を拡大する（セキュ
リティ上アクセスできなかった文書にもアクセス可能に
なる）、といったことが挙げられる。

【００５６】なお、これらの物質的または待遇面での利
益は、基準文書データの文書作成者本人を付与対象とす
る他に、その文書作成者が所属する組織を付与対象とす
る、といったことも考えられる。

【００５７】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムは、文書データ記憶部６が記憶蓄積する文書
データに対応付けて、その文書データの更新履歴データ
を更新履歴データ記憶部７に記憶蓄積させることで、各
文書データ間の流用関係や引用関係等の履歴を把握する
とともに、その更新履歴データによって管理される各文
書データ間の関連性を利用して、文書データ記憶部６に
文書データが記憶蓄積されている文書の作成者に物質的
または待遇面での利益を与え得るようになっている。つ
まり、更新履歴データによって管理される各文書データ
間の関連性に付加価値を与えることで、単に文書データ
のデータベースとしての機能の他に、文書作成者に利益
を与えるといった新たな利用形態を実現している。した
がって、本実施形態の文書データ管理システムを用いれ
ば、ユーザにとっての利便性が非常に高くなる。

【００５８】〔第３の実施の形態〕次に、本発明の第３
の実施の形態について説明する。ただし、ここでも、上
述した第１または第２の実施の形態との相違点について
のみ説明するものとする。図７は、本発明の第３の実施
の形態におけるシステム構成の一例を示すブロック図で
ある。なお、図中において、第１または第２の実施の形
態の場合と同一の構成要素については、同一の符号を与
えている。図例のように、本実施形態における文書デー
タ管理システムは、第２の実施の形態で説明した文書情
報表示部３、文書データ記憶部６、更新履歴データ記憶
部７、文書データ管理部１３と、履歴データ管理部１４
と、ユーザ情報管理部１５およびユーザ情報記憶部１６
に加えて、印刷文書指定部１７と、文書印刷部１８と、
課金管理部１９と、を備えている。なお、これらに更に
加えて、第１の実施の形態で説明した各部１，２，４，
５，８〜１２を備えていてもよいことは勿論である。

【００５９】このうち、印刷文書指定部１７は、クライ
アント装置２０に設けられたもので、ユーザによる操作
に従って文書データの印刷を指示するためのものであ
る。印刷を指示する文書データとしては、クライアント
装置２０にて生成された文書データや、文書管理サーバ
３０の文書データ記憶部６内に記憶蓄積された文書デー
タ等がある。

【００６０】一方、文書印刷部１８および課金管理部１
９は、例えばプリンタ装置またはプリント機能を有した
複写機等からなり、文書データを記録用紙上に印刷出力
するための印刷装置（以下「プリントサーバ」という）
５０に設けられている。このうち、文書印刷部１８は、
例えば周知の電子写真技術を利用して印刷出力を行うプ
リンタエンジンからなるものである。また、課金管理部
１９は、プリントサーバ５０が所定ソフトウェアを実行
することによって実現されるもので、文書印刷部１８で
の印刷出力に対する課金を管理するものである。

【００６１】なお、本実施形態の文書データ管理システ
ムでは、ユーザ情報管理部１５およびユーザ情報記憶部
１６が文書管理サーバ３０に設けられているが、第２の
実施の形態で説明したように文書管理サーバ３０とは別
のユーザ管理サーバ４０に設けられていてもよい。

【００６２】続いて、以上のように構成された文書デー
タ管理システムの処理動作について説明する。図８は本
発明の第３の実施の形態における処理動作例を示すフロ
ーチャートである。

【００６３】この文書データ管理システムにおいても、
第２の実施の形態の場合と同様にユーザがクライアント
装置２０にログインした後（Ｓ３０１）、そのユーザが
印刷出力を希望する文書を指定すると（Ｓ３０２）、印
刷文書指定部１７は、その印刷出力が可能であるか否か
を判断する（Ｓ３０３）。この判断は、例えば、ログイ
ンの際の認証情報等を基に、そのユーザが指示された文
書データについてのアクセス権を有しているか否かによ
って行うことが考えられる。この場合、ユーザがアクセ
ス権を有していれば、文書データの印刷出力が可能であ
ると判断する。

【００６４】印刷出力が可能と判断すると、印刷文書指
定部１７は、プリントサーバ５０に対して印刷出力指示
を与える。この指示を受けて、プリントサーバ５０で
は、文書データ管理部１３が文書データ記憶部６から読
み出した文書データを受け取って（Ｓ３０４）、これを
文書印刷部１８が記録用紙上に印刷出力するとともに、
その印刷出力に対して課金管理部１９が文書データの属
性（ページ数、白黒／カラー等）に応じた課金を行う
（Ｓ３０５）。

【００６５】ただし、このとき、ユーザ情報管理部１５
は、文書印刷部１８が印刷出力した文書データに対応す
る更新履歴データを、これを履歴データ記憶部７から読
み出した履歴データ管理部１４より受け取って（Ｓ３０
６）、その文書データの文書作成者を確認し、その文書
作成者と印刷出力を指示した文書利用者とが一致するか
否かを判断する（Ｓ３０７）。この判断は、文書利用者
がログインした際の認証情報と、基準文書データについ
ての更新履歴データによって特定されるユーザ名とに基
づいて行えばよい。

【００６６】そして、この判断の結果に応じて、課金管
理部１９は、印刷出力に対する課金の態様を可変させ
る。つまり、課金管理部１９は、ユーザ情報管理部１５
からの指示に従って、課金の態様を可変させる。

【００６７】具体的には、例えば、文書作成者と文書利
用者とが一致しなければ、課金管理部１９は、文書デー
タの印刷出力料に加えて、その文書データの利用料を
も、文書利用者に対して課金する。さらに、第２の実施
の形態で説明したように、文書データの文書作成者に対
して所定のポイントを与え、そのポイント数に応じて文
書利用者に物質的または待遇面での利益が与えるように
してもよい。このときの利益としては、第２の実施の形
態における説明の他に、文書データの利用料の還元措置
や、記録用紙やトナー材の現物支給等が挙げられる。

【００６８】また、例えば、文書作成者と文書利用者と
が一致する場合には、課金管理部１９は、文書データの
利用料は課金せずに、文書データの印刷出力料のみを文
書利用者に対して課金する。このとき、文書作成者に付
与されたポイント数に応じて、印刷出力料を減額（割
引）するといったことも考えられる。

【００６９】このように課金管理部１９が課金の態様を
可変させつつ、文書印刷部１８が文書データの印刷出力
を終了すると（Ｓ３１０）、その後は、必要に応じて第
１の実施の形態の場合のような文書データ記憶部６内へ
の文書データの書き込み等を経て、第２の実施の形態の
場合のようにユーザがクライアント装置２０からログア
ウトし（Ｓ３１１）、処理動作を終了する。

【００７０】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムは、文書データ記憶部６が記憶蓄積する文書
データに対応付けて、その文書データの更新履歴データ
を更新履歴データ記憶部７に記憶蓄積させることで、各
文書データ間の流用関係や引用関係等の履歴を把握する
とともに、その更新履歴データによって管理される各文
書データ間の関連性を利用して、プリントサーバ５０で
の印刷出力に対する課金の態様を可変させるようになっ
ている。つまり、更新履歴データによって管理される各
文書データ間の関連性に基づいて、プリントサーバ５０
が文書データを印刷出力する際の課金額を増減させる、
といった新たな利用形態を実現している。したがって、
本実施形態の文書データ管理システムを用いれば、ユー
ザにとっての利便性が非常に高くなる。さらには、文書
データの使用料の徴収等も行えるようになるので、従来
に無い事業展開が可能になるとともに、その適用（応
用）範囲の拡大化が図れるようになる。

【００７１】なお、上述した第１、第２および第３の実
施の形態では、本発明が適用された文書管理サーバ３０
（本発明の文書データ管理装置に相当）、文書データ管
理システム、および、その文書データ管理システムにて
用いられる文書データ管理方法の具体例を説明したが、
本発明は上述した文書データ管理方法を同じく上述した
文書データ管理システムに実行させるプログラム（例え
ばネットワーク上に配信可能なもの）、または、そのプ
ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
体（ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等）であっても、実
現することが可能である。

【００７２】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明の文書デ
ータ管理装置、文書データ管理システム、文書データ管
理方法、文書データ管理プログラム、および文書データ
管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
記憶媒体によれば、いずれも、文書データをデータベー
ス化して記憶蓄積するのにあたって、その文書データの
基になった文書データに関する情報を履歴データとして
記憶蓄積するようになっているので、その履歴データを
基にすることでデータベース化された各文書データ間の
流用関係や引用関係等の履歴を、迅速かつ的確に把握す
ることができる。したがって、各文書データの再利用性
の向上が期待できるので、従来のように文書データの再
利用性の低下を招いたり、ユーザによる文書編集等の作
業が非効率的になってしまうことがなくなる。また、再
利用性の向上に伴って、例えば再利用される頻度の高い
文書データに対して何らかの特典を与えるといった利用
形態にも対応し得るようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の第１の実施の形態におけるシステム
構成の一例を示すブロック図である。

【図２】 本発明に係る履歴更新データの一具体例を示
す説明図である。

【図３】 本発明の第１の実施の形態における処理動作
例を示すフローチャートである。

【図４】 本発明に係る処理動作中における文書管理の
具体例を示す説明図である。

【図５】 本発明の第２の実施の形態におけるシステム
構成の一例を示すブロック図である。

【図６】 本発明の第２の実施の形態における処理動作
例を示すフローチャートである。

【図７】 本発明の第３の実施の形態におけるシステム
構成の一例を示すブロック図である。

【図８】 本発明の第４の実施の形態における処理動作
例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

５…更新履歴データ解析部、６…文書データ記憶部、７
…更新履歴データ記憶部、８…更新履歴データ読出部、
１１…文書データ書込部、１２…更新履歴データ書込
部、１３…文書データ管理部、１４…履歴データ管理
部、１５…ユーザ情報管理部、１６…ユーザ情報記憶
部、１７…印刷文書指定部、１８…文書印刷部、１９…
課金管理部、２０…クライアント装置、３０…文書管理
サーバ、４０…ユーザ管理サーバ、５０…プリントサー
バ

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを記憶蓄積する文書データ記
   憶手段と、 前記文書データ記憶手段が記憶蓄積する文書データの基
   になった文書データに関する情報を履歴データとして記
   憶蓄積する履歴データ記憶手段とを備えることを特徴と
   する文書データ管理装置。
2. 【請求項２】 文書データを記憶蓄積するサーバ装置
   と、前記文書データの生成および編集を行うクライアン
   ト装置とが、ネットワークを介して互いに接続された文
   書データ管理システムであって、 前記サーバ装置が記憶蓄積する文書データの基になった
   文書データに関する情報を履歴データとして記憶蓄積す
   る履歴データ記憶手段を備えることを特徴とする文書デ
   ータ管理システム。
3. 【請求項３】 前記サーバ装置が記憶蓄積する文書デー
   タを印刷出力する印刷装置と、 前記印刷装置での印刷出力に対する課金を行う課金手段
   と、 前記印刷装置が印刷出力した文書データについて前記履
   歴データ記憶手段が履歴データを記憶蓄積していると当
   該履歴データに応じて前記課金手段による課金の態様を
   可変させる課金制御手段とを備えることを特徴とする請
   求項２記載の文書データ管理システム。
4. 【請求項４】 文書データを記憶蓄積するサーバ装置
   と、前記文書データの生成および編集を行うクライアン
   ト装置とが、互いに接続されてなるネットワークシステ
   ムで用いられる文書データ管理方法であって、 前記サーバ装置が記憶蓄積する文書データに対応付けて
   当該文書データの基になった文書データに関する情報を
   履歴データとして記憶蓄積することを特徴とする文書デ
   ータ管理方法。
5. 【請求項５】 前記サーバ装置に記憶蓄積された文書デ
   ータを印刷出力する印刷装置が前記ネットワークシステ
   ム内に設けられている場合に、前記印刷装置での印刷出
   力に対する課金を行うとともに、前記印刷装置が印刷出
   力した文書データについて履歴データを記憶蓄積してい
   ると、当該履歴データに応じて前記課金の態様を可変さ
   せることを特徴とする請求項４記載の文書データ管理方
   法。
6. 【請求項６】 文書データを記憶蓄積するサーバ装置
   と、前記文書データの生成および編集を行うクライアン
   ト装置とが、互いに接続されてなるネットワークシステ
   ムのうちの、少なくともいずれか一つのサーバ装置、ク
   ライアント装置またはこれらに接続する端末装置にて実
   行される文書データ管理プログラムであって、 前記サーバ装置が記憶蓄積する文書データに対応付けて
   当該文書データの基になった文書データに関する情報を
   履歴データとして記憶蓄積することを特徴とする文書デ
   ータ管理プログラム。
7. 【請求項７】 前記サーバ装置に記憶蓄積される文書デ
   ータを印刷出力する印刷装置が前記ネットワークシステ
   ム内に設けられている場合に、前記印刷装置での印刷出
   力に対する課金を行うとともに、前記印刷装置が印刷出
   力した文書データについて履歴データを記憶蓄積してい
   ると、当該履歴データに応じて前記課金の態様を可変さ
   せることを特徴とする請求項６記載の文書データ管理プ
   ログラム。
8. 【請求項８】 文書データを記憶蓄積するサーバ装置
   と、前記文書データの生成および編集を行うクライアン
   ト装置とが、互いに接続されてなるネットワークシステ
   ムのうちの、少なくともいずれか１つのサーバ装置、ク
   ライアント装置またはこれらに接続する端末装置にて実
   行される文書データ管理プログラムを記録したコンピュ
   ータ読み取り可能な記憶媒体であって、 前記サーバ装置が記憶蓄積する文書データに対応付けて
   当該文書データの基になった文書データに関する情報を
   履歴データとして記憶蓄積することを特徴とする文書デ
   ータ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可
   能な記憶媒体。
9. 【請求項９】 前記サーバ装置に記憶蓄積される文書デ
   ータを印刷出力する印刷装置が前記ネットワークシステ
   ム内に設けられている場合に、前記印刷装置での印刷出
   力に対する課金を行うとともに、前記印刷装置が印刷出
   力した文書データについて履歴データを記憶蓄積してい
   ると、当該履歴データに応じて前記課金の態様を可変さ
   せることを特徴とする請求項８記載の文書データ管理プ
   ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒
   体。