CN100570608C - 文档检索系统、文档检索装置、文档检索方法、程序和存储介质 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种文档检索系统、文档检索装置、文档检索方法、程序以及其存储介质，用于根据用户输入的检索条件从存储设备中存储的文档中检索文档，从存储设备中选择进行检索的存储设备，并且输入检索条件。在选择的存储设备中，当根据输入的检索条件来进行检索时，基于检索结果，为进行检索的各存储设备来管理指示了满足检索条件的文档的数目的信息。当输入了检索条件时，基于管理的信息，在进行检索之前确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所输入的检索条件的文档的数目是否大于预定数目。作为此确定的结果，实现了对是否进行检索的控制。

Description

文档检索系统、文档检索装置、文档检索方法、程序和存储介质

技术领域

本发明涉及用于根据用户输入的检索条件从存储设备中存储的多个文档中检索文档的文档检索系统和文档检索装置及其控制方法、程序和存储介质。

背景技术

迄今为止，当从比如文档管理服务器这样的大容量存储设备中存储的多个文档中搜索用户所需文档时，用户输入用于检索该文档的检索条件，并且可以根据输入的检索条件进行检索。此时，就检索条件而言，例如可以指定检索目标的文档中所含字符串的一部分作为检索关键词，或者可以指定用于代表关键词组合的检索逻辑表达。

近年来，比如文档管理服务器这样的存储介质的容许存储容量已经增加，并且可以在其中存储大量文档。又如，当在网络上连接具有比如硬盘驱动(HDD)这样的存储设备的多个多功能外设(MFP)时，可以从MFP的HDD上存储的多个文档中检索所需文档。在这些环境之下，要被设置为检索目标的文档的数目可能相当之大。

视用户输入的检索条件而定，检索结果中所含文档的数目可能大于用户预期，而且可能出现不能找到所需文档这样的问题。具体而言，当对检索不熟悉的用户进行检索时，用户重复地输入检索条件以便获得预期检索结果，并且每次都需要进行检索，这是耗费时间的。

为了解决上述问题，已知一种用于减少在根据用户输入的检索条件进行检索时所需时间量的技术。更具体而言，在用户输入检索条件并且进行检索的同时，当检索结果超过预定阈值时中断检索(参见日本专利待审公开第08-314965号)。

然而，上述常规技术具有如下问题。也就是说，根据日本专利待审公开第08-314965号，在检索结果过大的情况下，在完成检索之前中断检索，并且可以执行检索条件的重新输入。然而，在开始检索之前，不可能发现在检索结果中包括多少文档。

因此，无论中断检索的可能性如何，用户都需要等待检索过程的进度。此外，用于实际执行检索过程的检索引擎在检索结果极大时结束执行无谓的检索过程，并且用户然后再次创建检索条件。另外，在比如像存储检索目标文档的存储设备或者检索引擎位于外部而又经由网络来连接这样的环境中，需要在网络上重复地发送关于检索请求、检索结果等的信息。这可能造成在网络上施以显著的负荷。

发明内容

本发明是鉴于上述问题而做出的，并且因此提供这样的文档检索系统、方法和程序，在该系统、方法和程序中可以在进行检索之前基于先前管理的信息来确定所输入的检索条件是否合适。

根据本发明的一个方面，一种文档检索系统，其根据用户输入的检索条件来执行从多个存储设备中存储的文档中检索至少一个文档，该文档检索系统包括：选择单元，配置用以从多个存储设备中选择在其中进行检索的至少一个存储设备；输入单元，配置用以输入检索条件；管理单元，配置用以基于检索的结果来管理指示了满足检索条件的文档的数目的信息，该信息是针对各存储设备来管理的；确定单元，配置用以在进行检索之前基于管理单元所管理的信息来确定任何选择的存储设备中存储的并且满足所输入的检索条件的文档的数目是否大于预定数目；以及，控制单元，配置用以根据确定单元的确定结果来控制是否进行检索。

本发明的更多特征和方面将从结合附图对示例性实施例的以下描述中变得明显。

附图说明

并入申请文件中并且构成申请文件一部分的附图图示了本发明的实施例，并且与说明书一起用以解释本发明的原理。

图1是根据本发明示例性实施例的文档管理系统的配置图；

图2是根据本发明示例性实施例的MFP的系统框图；

图3根据本发明示例性实施例图示了在操作面板单元上的检索条件输入屏幕；

图4根据本发明示例性实施例图示了在操作面板单元上的检索结果显示器屏幕；

图5根据本发明示例性实施例图示了检索条件标识信息的记录配置；

图6是根据本发明示例性实施例描述了用于进行检索并且基于检索结果来管理检索条件标识信息的一系列过程的流程图；

图7是根据本发明示例性实施例描述了用于确定检索条件是否合适的一系列过程的流程图；

图8是根据本发明示例性实施例描述了在确定检索条件不合适的情况下执行的一系列过程的流程图；

图9根据本发明示例性实施例图示了操作面板单元的告警显示器屏幕；

图10是根据本发明示例性实施例的文档管理系统的配置图；

图11根据本发明示例性实施例图示了在操作面板上的检索条件输入屏幕；

图12根据本发明示例性实施例图示了检索条件标识信息的记录配置；

图13是根据本发明示例性实施例描述了用于确定检索条件是否合适的一系列过程的流程图；

图14根据本发明示例性实施例图示了检索条件标识信息的记录配置；

图15是根据本发明示例性实施例描述了用于确定检索条件是否合适的一系列过程的流程图；

图16根据本发明示例性实施例图示了检索条件标识信息的记录配置；

图17是根据本发明示例性实施例描述了用于进行检索并且基于检索结果来管理检索条件标识信息的一系列过程的流程图；

图18是根据本发明示例性实施例描述了用于确定检索条件是否合适的一系列过程的流程图；

图19是根据本发明示例性实施例描述了在确定检索条件不合适的情况下执行的一系列过程的流程图；

图20是根据本发明示例性实施例描述了用于更新检索条件标识信息的一系列过程的流程图；以及

图21是根据本发明示例性实施例描述了用于更新检索条件标识信息的一系列过程的流程图。

具体实施方式

图1是根据本发明第一示例性实施例的文档管理系统的配置图。在局域网(LAN)150上，多功能外设(MFP)100、另一MFP 110、PC 120和文档管理服务器130相互地连接。LAN 150的各终端可以执行相互的数据通信并且也经由LNA 150连接到互联网。

文档管理服务器130包括存储设备133，比如硬盘驱动(HDD)，并且可以存储多个文档。应当注意，在存储设备133中存储的文档并非必须是由字符代码形成的文本数据，而可以是如下文将要描述的那样通过MFP 100的扫描仪设备读取原件上的图像来获得的位图图像，或者可以是其它格式的图像数据。CPU 131配置用以控制文档管理服务器130，并且读取向存储设备133提供的存储于存储器中的程序以供操作。

当CPU 131经由网络I/F 132从LAN 150上的终端(例如MFP100)接收到文档检索请求时，CPU 131在设置存储设备133中存储的文档作为检索目标的同时根据与检索请求一起接收的检索条件进行检索。然后，在完成检索之后，CPU 131经由网络I/F 132向起到检索请求源作用的终端通知检索结果中所含文档的总数以及各文档的索引信息(即文档名、总页数、保存日期和时间等)。

图2是MFP 100的系统配置图。MFP 100可以读取和输入原件上的图像以便打印、保存或者发送图像数据到另一外部设备。MFP100包括用于控制MFP 100的控制单元200、用于在记录纸张上打印输出图像的打印机设备250和用于从原件读取图像并且将数据作为图像数据输入到MFP 100中的扫描仪设备260。

控制单元200经由网络I/F 201与外部设备即PC 120、文档管理服务器130进行通信。输入输出缓冲器202配置用以发送和接收从网络输入的控制代码以便打印各条页面描述语言(PDL)数据或者与MFP 100有关的各条数据。CPU 205配置用以控制MFP 100的操作。程序ROM 220存储用于描述CPU 205的操作的程序。CPU 205读出程序ROM 220中存储的程序以执行该程序，由此实现MFP 100的各种功能。

利用RAM 209作为工作存储器以便进行对控制代码和数据的解释和打印、进行针对图像读取的计算和进行对待输入和输出的图像数据的处理。非易失性RAM(NVRAM)208即使在用于MFP 100的电源中断时也存储有必要保持的数据。在程序ROM 220中的控制数据解释单元221和PDL数据解释单元222分别执行对于从外部设备即PC 120接收的打印控制数据和PDL数据的解释。图像信息生成单元223配置用以生成各种图像对象。位图图像扩展单元224配置用以将图像对象扩展成位图图像数据。检索条件确定单元225配置用以确定用户在操作面板单元230中输入的检索条件是否合适。

位图图像传送单元206配置用以向打印机设备250传送通过位图图像扩展单元224所扩展的位图图像和通过从扫描仪设备260读取原件上的图像所获得的位图图像。引擎I/F单元207是用于将位图图像传送单元206与打印机设备250的引擎控制单元251相互连接的接口。

位图图像接收单元21配置用以接收扫描仪设备260所读取的位图图像。扫描仪I/F单元211是用于将扫描仪设备260的扫描仪控制单元261与位图图像接收单元210相互连接的接口

操作面板单元230配置用以接受来自用户的操作指令或者显示错误通知或者各种过程结果、操作指导等。面板I/F单元203是用于将操作面板单元230和控制单元200相互连接的接口。外部存储器单元240可以存储打印数据、从外部获得的图像数据、与装置有关的各条信息等。外部存储器单元240经由存储器I/F单元204连接到控制单元200。

图3图示了在向操作面板单元230提供的液晶显示器单元上显示的检索条件输入屏幕。MFP 100可以通过选择模式键301至304来切换MFP 100的各种模式。在选择模式键301的情况下，选择了“复制模式”。复制模式是指执行复制过程的模式，在该过程中，通过利用扫描仪设备260读取图像所获得的图像数据由打印机设备250打印。

在选择模式键302的情况下，选择了“发送模式”。发送模式是指执行发送过程的模式，在该过程中，通过利用扫描仪设备260读取图像所获得的图像数据被附加到电子邮件等，并且图像数据经由LAN 150发送到外部设备。在选择模式键304的情况下，选择“盒模式”。盒模式是指执行存储过程的模式，在该过程中，通过利用扫描仪设备260读取图像所获得的图像数据被存储于向存储器212提供的存储区(盒)中或者存储于向LAN 150上的其它设备提供的存储区中。

图3所示屏幕是在选择检索模式时显示的屏幕。检索模式是指执行检索过程的模式，在该过程中，从文档管理服务器130的HDD133中存储的多个文档中进行对用户所需文档的检索。在图3所示检索条件输入屏幕上，用户可以输入用于进行对所需文档的检索的检索条件。在检索位置指定域310中指定如下存储设备，该存储设备存储希望设置作为检索目标的文档。这里需要理解的是选择了文档管理服务器130。当在检索位置指定域310的右手拐角处选择

标记时，在组合框(combo box)中显示可以指定作为检索位置的其它选项。

在关键词指定域320中可以输入三类字符串。此字符串是用作检索条件的检索关键词。当例如指定字符串“sales”时，文本中包含字符串“sales”的文档作为检索结果而命中。应当注意，“作为检索结果而命中”意味着，执行检索的检索引擎标识了与指定作为检索条件的条件相符的文档，并且例如通知了包括那些文档名的索引信息。尽管本实施例允许输入三类字符串，但是本发明不限于三类，并且将能够实现本发明的任何数字都是适用的。

随后，可以在逻辑表达式指定域330中输入使用了运算符的检索逻辑表达式，该运算符用于代表在关键词指定域320中输入的字符串的组合。例如，图3中所示“*”是AND运算符，该运算符通过以AND条件组合两个相邻侧的字符串来形成检索条件。“+”是OR运算符，该运算符通过以OR条件组合两个相邻侧的字符串来形成检索条件。在图3所示逻辑表达式中，字符串“development”和“year 2010”在OR条件之下组合，进而该结果和字符串“sales”在条件AND之下组合。当仅指定一类关键词时，无需使用运算符即可创建逻辑表达式“1”。逻辑表达式的指定方法可以是除上述方法以外将能够实现本发明的任何方法。

这里应当注意，已经对指定在希望要检索的文档中包含的字符串作为用于进行文档检索的条件这一情况进行了描述，但是可以使用其它项目作为检索条件。例如，可以指定文档名、希望要检索的文档的创建者或者文档存储于存储介质中时的日期作为检索条件。当完成图3所示屏幕中检索条件的输入时，通过选择进行按钮340，CPU 205经由网络I/F 201向文档管理服务器130发送包含所输入的检索条件的检索请求。

图4图示了基于从文档管理服务器130通知的检索结果信息在操作面板单元230中显示的检索结果显示器屏幕。在这一屏幕的上部提供检索条件显示域401。图3所示屏幕中的检索条件输入是以关键词和逻辑表达式相互组合这一形式来显示的。命中文档数目显示域402显示检索结果中所含文档的数目。

在图4的例子中，作为利用在检索条件显示域401中显示的检索条件进行检索的结果，在检索结果中包含118个文档。另外，检索结果显示器屏幕以列表连同与项目411至414相对应的信息一起的形式来显示检索结果中所含文档的索引信息。项目411至414分别代表文档名、文档页数、文档保存日期和文档保存位置。

在根据第一示例性实施例的检索结果中包含大量文档的情况下，为了解决利用进一步限制的检索条件再次进行检索这一问题，执行关于输入的检索条件是否合适的确定。例如，检索结果中所含文档的数目的上限数目先前设置为100。在这一情况下，在图4的例子中，检索结果中所含文档的数目超过上限数目，并且因此确定检索条件“scales”*(“development”+“year 2010”)不是合适的检索条件。

在使用图5所示配置的同时，在存储器212中管理不合适的检索条件，也就是该检索条件被确定为如下检索条件：就该检索条件而言，在利用该检索条件进行检索时获得数目比先前设置的文档上限数目更大的文档。

图5图示了就检索结果中包含数目比文档上限数目更大的文档而言用于标识检索条件的信息(检索条件标识信息)。检索条件标识信息如图5中所示是作为用于各检索条件的一个记录来管理的。当进行检索时，每当所检索的文档的数目大于文档上限数目时就添加新的记录。相应记录在区域501至505中包含与检索条件有关的信息。

区域501存储指示了检索条件的信息。区域502存储如下信息，该信息指示了使用区域501中存储的检索条件进行检索时的日期和时间。区域503存储指示了检索结果中所含文档的数目的信息。区域504存储如下信息，该信息指示了在创建记录之后更新记录内容时的最近日期和时间。区域505存储如下信息，该信息指示了在创建或者更新记录时在文档管理服务器130的HDD 133中存储的文档的总数。

接着利用图6至8的流程图，基于图5中所示的检索条件标识信息，将给出对与如下过程有关的操作的描述，在进行检索之前，该过程基于以往的检索结果来确定用户输入的检索条件是否为合适的检索条件。

图6是与用于确定所输入的检索条件是否合适并且在确定所输入的检索条件合适时进行检索的操作有关的流程图。此外，在所检索的文档的数目大于文档上限数目的情况下，图6的操作还标识检索条件。

首先在步骤S601中确定用户是否选择了检索模式。如果选择了检索模式，则该过程进行到步骤S602，其中显示图3中所示的检索条件输入屏幕并且接受用户的检索条件输入。如果在步骤S601中选择除检索模式以外的模式，则该模式转变到对应模式。

接着在步骤S603中确定是否选择了进行按钮340。当确定选择了进行按钮340时，该过程进行到步骤S604以确定所输入的检索条件是否合适。随后在步骤S605中基于步骤S604中的确定结果来确定检索条件是否合适。当确定检索条件合适时，该过程进行到步骤S606。应当注意，根据本发明实施例的“合适的检索条件”是这样的检索条件：当利用该检索条件进行检索时，检索结果中文档的数目不大于先前设置的文档上限数目。

在步骤S606中向文档管理服务器130发送包含所输入的检索条件的检索进行请求。随后在步骤S607中接收从文档管理服务器130通知的检索结果(包括文档总数和那些文档的索引信息)。然后在步骤S608中在操作面板单元230上显示结果。应当注意，此后虽然在流程图中没有描述，但是如果用户基于在操作面板单元230上显示的索引信息来选择文档，则可以从文档管理服务器130下载该文档并且发送该文档到另一设备。

在步骤S609中确定从文档管理服务器130作为检索结果来通知的文档的总数是否超过上限数目。这里，“上限数目”是指在管理员模式下先前设置的数目，并且可以设置为任意整数N，其中N＞0。

在步骤S609中，当确定检索结果中所含文档的数目超过上限数目时，然后在步骤S610中创建记录作为图5中所示的检索条件标识信息，并且在存储器212中存储和管理用于此检索的检索条件。

此信息是作为用于确定所输入的检索条件是否合适的信息来管理以避免为了进行检索而再次输入相同的检索条件和接收检索结果中的大量数目的文档。在步骤S609中当检索结果在上限数目以下时，或者在步骤S610中在创建了检索条件标识信息的记录之后，该过程结束。

图7是描述了用于确定在图6的步骤S604中输入的检索条件的过程的流程图。首先在步骤S701中读出在存储器212中管理的检索条件标识信息。然后在步骤S702中确定与在步骤S602中输入的检索条件相匹配的检索条件的记录是否存在于在步骤S701中读出的检索条件标识信息中。当相关记录存在时，该过程进行到步骤S703以确定所输入的检索条件是不合适的。另一方面，当相关记录确实存在时，该过程进行到步骤S704以确定所输入的检索条件合适。

图8是描述了在步骤S605中确定检索条件不合适的情况下的操作的流程图。首先在步骤S801中在操作面板单元230上显示图9中所示的屏幕。图9中所示的屏幕是用于通知用户不应当利用所输入的检索条件进行检索的屏幕。也就是说，此屏幕是用于告警如果将该检索条件用于进行检索则可能的是检索结果中所含文档的数目可能大于文档上限数目。

在图8的步骤S802中确定是否选择了图9中的按钮911。按钮911是在用户希望原样利用所输入的检索条件进行检索时选择的按钮。当选择了按钮911时，该过程进行到图6中所示步骤S606以开始检索过程。

在步骤S802中如果确定没有选择按钮911，则该过程进行到步骤S803，其中确定是否选择了图9中的按钮912。按钮912是在用户希望响应于在图9中所示屏幕上显示的告警来编辑(重新输入)用户先前所输入的检索条件时选择的按钮。当选择了按钮912时，该过程返回到图6中所示步骤S602，其中接受检索条件的重新输入。

如果在步骤S803中确定没有选择按钮912，则该过程进行到步骤S804，其中确定是否选择了图9中的按钮913。按钮913是在用户响应于在图9中所示屏幕上显示的告警来取消进行检索过程时选择的按钮。如果确定选择了按钮913，则该过程结束。应当注意，当在步骤S804中确定没有选择按钮913时，该过程返回到步骤S802以执行监视直至按钮911至913中的一个按钮被选择为止。

以此方式，当在图6的步骤S605中检索条件不合适时，也就是说，当利用该检索条件进行检索时，如果确定检索结果中的文档的数目大于文档上限数目，则执行不利用该检索条件进行检索这样的控制。应当注意，“执行不利用该检索条件进行检索这样的控制”是指通过使用图9中所示屏幕来控制操作面板单元230的显示以发出指示了所输入的检索条件不合适的告警。

利用此配置，用户可以在进行检索之前发现，利用用户输入的检索条件会有过多的文档包含于检索结果中。因此，可以避免不必要地进行检索。通过提供按钮911，即使确定了“检索条件是不适合的”，用户仍可以强迫进行检索。利用此配置，例如当供此确定的源所使用的信息是旧信息时，可以改变利用检索条件在检索结果中所含文档的数目。因此可以判决是否由用户进行检索。

此外，作为“执行不进行检索这样的控制”这一内容，当确定所输入的检索条件不合适时，可以执行禁止利用该检索条件进行检索这样的控制。利用此配置，可以避免利用该检索条件进行检索，由此使得可以减少在实际执行检索过程的检索引擎或者用于传送比如检索请求和检索结果这样的信息的网络上的负荷。在这一情况下，在图9所示屏幕上不显示按钮911而仅显示按钮912和913。

另外根据本实施例，尽管已经对为了在设置网络上的文档管理服务器130中存储的文档作为检索目标的同时进行检索而向文档管理服务器130发送检索请求这一例子给出了描述，但是也可以采用另一模式。例如，在图3所示屏幕上的检索位置指定域310中，当指定MFP 100中的存储器212时，向MFP 100提供的并且具有与文档管理服务器130的功能相似的功能的文档检索单元根据输入的检索条件进行检索。

根据本实施例，如果在利用所输入的检索条件进行检索之后检索结果中所含文档的数目大于文档上限数目，则在存储器212中存储和管理用于标识检索条件的信息。然后，当用户输入检索条件时，基于管理的信息来确定检索条件是否合适，也就是说，确定检索条件是否是这样的条件：如果利用该检索条件进行检索，则检索结果中所含文档的数据大于文档上限数目。另外，作为此确定的结果，当确定所输入的检索条件不合适时，执行不利用该检索条件进行检索这样的控制。

利用此配置，例如可以避免再次通过使用如下检索条件来进行检索，即通过使用该检索条件，在以往进行检索时检索结果中包含大量文档。换而言之，用户可以在进行检索过程之前发现其本身所输入的检索条件是否合适，而无需每当输入条件表达式时都等待进行检索的时间段。另外，通过避免不必要的处理，可以避免在检索引擎或者网络上施以不必要的负荷。

本发明的第二示例性实施例与第一示例性实施例的不同之处如下。根据第一实施例，已经对指定一个存储设备作为用于进行检索的检索位置这一情况下给出了描述。另一方面，根据第二示例性实施例，可以指定多个存储设备用于同时执行检索请求。另外，为各存储设备管理上述检索条件标识信息的记录。根据本实施例的基本配置与第一实施例的基本配置相似。这里关于本实施例将仅描述与第一实施例不同的部分。

图10是根据本实施例的文档管理系统的配置图。这里，与图1中所示配置图相比较，相似地提供了LAN 150、MFP 100、MFP 110、PC 120和文档管理服务器130。此外，还提供了具有与文档管理服务器130的功能相似的功能的文档管理服务器140。

图11根据本实施例图示了检索条件输入屏幕。在本实施例中，可以在检索位置指定域1110中指定多个存储设备作为检索位置。此时，当指定多个设备以便进行检索时，同时向存储设备执行检索请求。存储设备所提供的各检索结果包括检索结果中所含文档的索引信息和指示相应存储设备中文档的数目的信息。

根据本实施例，在检索结果中所含文档的数目大于文档上限数目的情况下，为各存储设备不同地管理用于标识检索所用检索条件的信息。图12图示了根据本实施例的检索条件标识信息的记录配置。

对于此检索条件标识信息，在指定一个或者多个存储设备而检索结果中所含文档的总数超过上限数目的同时进行检索的情况下新创建和添加记录。各记录包括连同检索条件(1211)在一起的多个子记录(1至4)。另外，对于各子记录，在区域1221中存储如下信息，该信息指示了已经进行检索的存储设备。区域1222至1225分别与图5中的区域502至505相似，将省略其描述。应当注意，要创建的子记录的数目对应于在图11的检索位置指定域1110中指定的存储设备的数目。

接着参照图6，将给出对根据本实施例的操作的描述。在操作与先前针对第一实施例所描述的操作相似的情况下，这里将省略具体描述。

在步骤S602中接受检索条件的输入，该检索条件是用户经由图11中所示屏幕输入的检索条件，而在该步骤中也指定一个或者多个存储设备作为检索位置。同时，在步骤S606中，针对被指定作为检索位置的存储设备来执行检索请求。然后在步骤S607中从存储设备接收指示了检索结果中所含文档的数目和索引信息的检索结果信息。在步骤S609中，计算相应存储设备中的检索结果所含文档的总数，并且确定所计算的总数是否超过上限数目。当检索结果中所含文档的数目大于文档上限数目时，在步骤S610中添加包含针对各存储设备的子记录的记录并且将该记录作为检索条件标识信息来管理。

图13是描述了根据本实施例在步骤S604中用于确定所输入的检索条件的过程的流程图。

首先在步骤S1301中读出在存储器中212中管理的检索条件标识信息中所含各记录。接着在步骤S1302中比较所输入的检索条件与各记录中所含检索条件以确定包含检索条件的记录是否与输入的检索条件匹配。当相关记录不存在时，该过程进行到步骤S1311，其中确定所输入的检索条件是否合适。然后该过程返回到图6的流程图。

当在步骤S1302中确定相关记录存在时，该过程进行到步骤S1303以读出此记录中所含的各子记录。接着在步骤S1304中获得指示了在输入的检索条件中指定的存储设备的信息。然后，在步骤S1305中确定是否存在包含如下信息的子记录，该信息指示了与挑选的信息所指示的存储设备相匹配的存储设备。

当相关子记录存在时，在步骤S1306中读出和设置指示了在子记录的区域1223中存储的文档的数目的信息。当确定相关子记录不存在时，该过程进行到步骤S1307以设置文档数目为0。然后在步骤S1308中确定是否对所有指定的存储设备完成了步骤S1304至S1307中的过程。当确定该过程未完成时，该过程返回到步骤S1304。当该过程完成时，该过程进行到步骤S1309以确定在步骤S1306和步骤S1307中设置的文档总数是否超过上限数目。

作为此确定的结果，当该数目超过上限数目时，该过程进行到步骤S1310从而确定所输入的检索条件是不合适的。作为步骤S1309中的确定结果，当该数目未超过上限数目时，该过程进行到步骤S1311从而确定所输入的检索条件是合适的。

应当注意，根据本实施例，在图6的步骤S610的过程中，在一些情况下没有新创建与用于检索的检索条件相对应的记录。也就是说，例如在图13中经由步骤S1309的步骤S1311中，当确定检索条件合适时，即使记录已经存在仍进行检索。这时，可以更新已被管理的检索条件标识信息的记录。当不存在与被指定作为检索位置的存储设备相对应的子记录时，可以新创建子记录。

在如下情况下需要上述操作。例如管理就某一检索条件而言与存储设备A(文档数目：40)、B(文档数目：50)和C(文档数目：30)相对应的子记录。应当注意，括号中的数字指示了检索结果中所含文档的数目，作为在相应存储设备中进行检索的结果。

这时，将考虑如下情况，即指定存储设备A和D作为检索位置并且向之输入相同的检索条件。当进行确定时，在存储设备D内存储的文档之中，检索结果中所含文档的数目是未知的。在步骤S1309中，文档总数40未超过上限数目(＝100)。然后，在利用此检索条件进行检索之后，该过程进行到步骤S610。在步骤S610中，由于检索位置A中的子记录已经存在，所以可以更新该子记录或者可以不经更新即略过该子记录，而由于检索位置D处的子记录不存在，所以新创建该子记录。

根据本实施例，为被指定作为检索位置的各存储设备来管理检索结果中所含文档的数目。利用此配置，除第一示例性实施例中所述效果之外，即使在针对多个存储设备来执行该检索请求的情况下，也可以确定所输入的检索条件是否合适。

接着将描述本发明的第三示例性实施例。第三示例性实施例与第一示例性实施例之间的不同如下。根据第一实施例，对于检索条件标识信息，为包含关键词和逻辑表达式的各检索条件来管理记录。根据第三示例性实施例，为各关键词创建和管理记录。根据本实施例的基本配置与第一实施例的基本配置相似。这里关于本实施例将仅描述本实施例与第一实施例之间的不同。

图14根据本实施例图示了检索条件标识信息的记录配置。图14图示了基于利用经由图3所示屏幕所输入的检索条件而获得的结果来管理的检索条件标识信息。可以理解到，根据第一实施例为包含关键词和逻辑表达式的各检索条件来管理记录并且根据本实施例为各关键词创建和管理记录。

在区域1401中存储指示了指定关键词的信息。在区域1402中存储如下信息，该信息指示了当利用区域1401中存储的关键词来进行检索时的日期。在区域1403中存储如下信息，该信息指示了包含区域1401中存储的关键词的文档的数目。换而言之，区域1403中存储的文档数目意味着在仅将区域1401中存储的关键词指定作为检索条件的情况下检索结果中所含文档的数目。应当注意，从文档管理服务器130针对各关键词来通知在区域1403中存储的信息作为检索结果。

图15是图示了用于基于图14中所示检索条件标识信息在图6的步骤604中确定检索条件是否合适的过程的流程图。

首先在步骤S1501中读出在存储器212中存储的检索条件标识信息。然后在步骤S1502中对向图3的逻辑表达式指定域330输入的逻辑表达式进行解释以确定是否有未与AND运算符(“*”)相组合的独立项。例如，在逻辑表达式“A*B”的情况下，利用“*”来组合A和B，而在S1502中确定为否。在“A+B*C”的情况下，利用“*”来组合B和C，但是存在未利用“*”来直接组合的A，而在步骤S1502中确定为是。另外，在逻辑表达式“A*(B+C)”的情况下，利用“*”来组合B和C与A，而在步骤S1502中确定为否。应当注意，在仅指定“A”作为逻辑表达式的情况下，在步骤S1502中确定为是。

在步骤S1502中，当确定有未与AND运算符(*)相组合的独立项时，该过程进行到步骤S1503，其中确定与在步骤S1502中所标识的独立项中的关键词相对应的文档数目是否超过上限数目。用于此确定的文档数目是通过参考在步骤S1501中读出的检索条件标识信息中所含记录的区域1403中存储的信息来获得的。

作为步骤S1502中的确定结果，当关联于独立项而检索到的文档的数目等于或者大于文档上限数目时，该过程进行到步骤S1504从而确定所输入的检索条件是不合适的。另一方面，在步骤S1502中，如果关联于独立项而检索到的文档的数目少于文档上限数目，则该过程进行到步骤S1505从而确定所输入的检索条件是合适的。

在图15中所示的流程图中，当在逻辑表达式中存在未利用AND运算符来组合的独立项、并且同时检索结果中所含文档的数目就独立项中的关键词而言超过上限数目时，确定所输入的检索条件不合适。也就是说，当上述独立项存在时，无论存在什么其它关键词和逻辑表达式，检索结果中所含文档的数目都不可避免地超过上限数目，由此造成该条件作为检索条件而言不合适这一确定。这里应当注意，已经对于仅把代表AND条件的“*”和代表OR条件的“+”用于逻辑表达式这一情况给出了描述。然而，能够实现逻辑表达式功能的任何运算符都是可适用的。

根据本实施例，为被指定作为检索条件的各关键词来创建和管理检索条件标识信息的记录。利用此配置，除如第一实施例中所述效果之外，还可以确定检索条件是否合适。更具体而言，根据第一实施例，在把用于标识检索条件“A+B+C”的信息作为检索条件标识信息来进行管理的情况下，即使输入检索条件“A+B+C”，仍然确定相关记录不存在。然而，根据本实施例，A、B和C作为单独记录来管理。因此，即使逻辑表达式的组合不同，但是如果管理与各关键词相对应的记录，仍可以确定检索条件是否合适。

接着将描述本发明的第四示例性实施例。本发明的第四示例性实施例与第一示例性实施例的不同如下。根据第一实施例，作为用于确定检索条件是否合适的条件，针对检索结果中所要包含的文档的数目设置一个上限数目。根据第四示例性实施例，设置了两个上限数目。根据本实施例的基本配置与第一实施例的基本配置相似。这里关于本实施例将仅描述本实施例与第一实施例之间的不同。

图16图示了根据本实施例的检索条件标识信息的记录配置。如图16中所示，作为检索条件标识信息来管理的记录被划分到组(1)或者组(2)中。组(1)反映了当利用由此组中所含记录标识的检索条件来进行检索时，检索结果中所含文档的数目大于第一上限数目(下文称为禁止上限数目)。组(2)反映了当利用由此组中所含记录标识的检索条件来进行检索时，检索结果中所含文档的数目不大于该禁止上限数目但是大于比该禁止上限数目更小的第二上限数目(告警上限数目)。应当注意，这些上限数目可以预先由用户任意地设置或者可以由管理文档检索系统的系统管理员进行设置。

以此方式，根据本实施例，作为进行检索的结果，当检索结果中所含文档的数目大于或者等于设置的文档数目时，两组的分类是根据检索文档的数目来进行的，并且这可以作为检索条件标识信息的记录来管理。应当注意，各记录的区域1601至1605中要存储的内容与图5的区域501至505中存储的信息内容相似，因此省略其描述。

接着利用图17至19的流程图，将提供对与如下过程有关的操作的描述，该过程用于基于图16中所示信息在进行检索之前确定用户输入的检索条件是否合适。

图17是描述如下操作的流程图，该操作用于确定所输入的检索条件是否合适，当确定检索条件合适时执行检索，以及当检索结果中所含文档的数目大于或者等于设置的文档数目时管理用于标识检索条件的信息。首先在步骤S1701中，确定用户是否选择了检索模式。这时，当选择了检索模式时，该过程进行到步骤S1702，并且在图3中所示的检索模式主屏幕上接受用户的检索条件输入。在步骤S1701中，如果选择了除检索模式以外的另一模式，则该模式转变到对应模式。

接着在步骤S1702中，确定是否选择了进行按钮340。当确定选择了进行按钮340时，该过程进行到步骤S1704以确定所输入的检索条件是否合适。随后在步骤S1705中，基于步骤S1704中的确定结果，确定检索条件是否合适。当确定检索条件合适时，该过程进行到步骤S1706。

在步骤S1706中，将包含所输入的检索条件的检索进行请求发送到文档管理服务器130。接着在步骤S1707中，从文档管理服务器130接收包含如下信息的检索结果，该信息指示了检索结果中所含文档的数目和那些文档的索引信息。在步骤S1708中，在操作面板显示单元230上显示检索结果。

在步骤S1709中，确定作为检索结果从文档管理服务器130通知的文档数目是否超过告警上限数目。当确定检索结果中所含文档的数目超过告警上限数目时，然后在步骤S1710中确定检索结果中所含文档的数目是否超过禁止上限数目。这时，当确定该数目超过禁止上限数目时，该过程进行到步骤S1711，其中在检索条件标识信息的组(1)中新创建记录作为用于标识用于检索的检索条件的信息。

当在步骤S1710中确定该数目在禁止上限数目以下时，该过程进行到步骤S1712，其中在检索条件标识信息的组(2)中新创建记录作为用于标识用于检索的检索条件的信息(或者更新该记录)以结束该过程。应当注意，在步骤S1709中，当确定文档数目在告警上限数目以下时，该过程结束。

图18是描述了用于在图17的步骤S1704中确定所输入的检索条件的过程的流程图。首先在步骤S1801中读出在存储器212中管理的检索条件标识信息的记录。接着在步骤S1802中确定在步骤S1702中对输入检索条件进行标识的记录是否存在于在步骤S1801中读出的记录中。当相关记录存在时，该过程进行到步骤S1803，其中确定该记录是否分类到组(1)中。

作为步骤S1803中的确定结果，当确定相关记录分类到组(1)中时，在步骤S1805中确定所输入的检索条件是否在禁止水平，并且该过程进行到步骤S1705。另一方面，当确定相关记录未分类到组(1)中时(也就是说，相关记录分类到组(2)中)，在步骤S1806中确定所输入的检索条件处于告警水平，并且该过程进行到步骤S1705。

图19是描述了在图17的步骤S1705中确定检索条件不合适的情况下的操作的流程图。首先在步骤S1705中，当确定检索条件不合适时，流程继续到步骤S1901，其中确定禁止水平或者告警水平。

当确定该水平是告警水平时，该过程进行到步骤S1902以显示图9中所示屏幕。然后在步骤S1903至S1905中，确定用户选择了按钮911至913中的哪个按钮，并且根据该确定来改变过程。应当注意，此操作与在图8的步骤S802至S804中的操作相似，因此省略其描述。

当在步骤S1901中确定该水平是禁止水平时，该过程进行到步骤S1906以显示图9中所示屏幕。应当注意，这时由于在步骤S1702中禁止利用所输入的检索条件来进行检索，所以未显示按钮911而仅显示按钮912和913。然后在步骤S1907和S1908中，确定用户选择了按钮912和913中的哪个按钮，并且根据该确定来改变过程。应当注意，此操作与在图8的步骤803和804中的操作相似，因此省略其描述。

根据本实施例，设置两类上限数目，并且基于相应数目来进行所输入的检索条件是否合适的确定。然后，根据此确定的结果，改变用于控制不利用所输入的检索条件来进行检索的控制内容。利用此配置，除了如在第一实施例中所述的效果之外，还有如下效果，即可以执行对于输入的检索条件的详细确定和根据该确定来进行合适的控制。

具体而言，例如当输入其结果可以由用户检验并且有望大于限制的检索条件时，可以禁止利用该检索条件来进行检索。然后，当输入其结果不会大于上述限制数目的检索条件、但是有望在检索结果值中包含相对大量的文档时，可以向用户发出不应使用特定的检索条件来进行检索的告警。

接着将描述本发明的第五示例性实施例。这里将仅描述本实施例与第一示例性实施例之间的不同。根据第一实施例，自动地更新作为检索条件标识信息来管理的记录以反映经更新的信息。

图20是描述如下操作的流程图，该操作是在没有操作MFP 100的同时在任意时刻自动执行的，用于执行用于更新或者删除作为检索条件标识信息来管理的记录的过程。应当注意，可以响应于来自用户的人工指令来执行此过程。

首先在步骤S2001中，从存储器212中存储的检索条件标识信息中挑选一个记录。然后在步骤S2002中，参考在挑选的记录的区域504中存储的信息，并且确定自新近记录更新的日期起是否已经逝去三个月或者更久。应当注意，尽管在本实施例中使用三个月，但是此值不限于三个月而可以由用户设置成任何值。

在步骤S2002中，当确定自新近记录更新的日期起尚未逝去三个月时，该过程进行到步骤S2008。当确定自新近更新日期起已经逝去三个月时，该过程进行到步骤S2003，其中向文档管理服务器130发出检索请求，该检索请求包含在挑选的记录的区域501中存储的检索条件。

在步骤S2004中接收如下信息，该信息指示了从文档管理服务器130通知的结果中所含文档的数目。然后在步骤S2005中确定所接收的文档数目是否超过先前设置的上限数目。结果，当确定文档数目超过上限数目时，该过程进行到步骤S2006以更新在记录中的区域503至505中存储的信息。另一方面，当确定文档数目在上限数目以下时，该过程进行到步骤S2007以删除该记录。在步骤S2008中确定是否针对作为检索条件标识信息来管理的所有记录执行了该过程。当针对所有记录完成该过程时该过程结束，而当具有未处理的记录时该过程返回到步骤S2001。

根据本实施例，基于更新的信息来更新或者删除作为检索条件标识信息来管理的记录。利用此配置，例如即使使用某一检索条件时检索结果中所含文档的数目大于文档上限数目，但是如果文档数目随时间减少而文档数目在上限数目以下，则仍然可以删除记录。

这里已经基于第一实施例给出了描述，但是也可以将本发明应用于如下情况：在如第四实施例中那样在告警水平与禁止水平之间区分记录的同时管理记录。更具体而言，如果利用作为组(2)(告警水平)来管理的记录所标识的检索条件而检索到的文档的数目随时间增加，则该记录可以从组(2)转变到组(1)(禁止水平)以供更新。也就是说，根据本实施例，基于更新的信息来管理检索条件标识信息，因此可以基于更准确的信息来确定所输入的检索条件是否合适。

接着将描述本发明的第六示例性实施例。第六示例性实施例与第一示例性实施例之间的不同如下。根据第一实施例，记录是作为检索条件信息来管理的。根据本实施例，记录是响应于在文档管理服务器130中存储的文档的总数而被自动地更新的，以反映经更新的信息。根据本实施例的基本配置与第一实施例的基本配置相似。这里关于本实施例将仅描述本实施例与第一实施例之间的不同。应当注意，根据本实施例，如已经在第四实施例中所述，将两类上限数目用于管理检索条件标识信息的记录。

图21是描述如下操作的流程图，该操作是在没有操作MFP 100的同时在任意时刻自动执行的，用于执行用于更新或者删除作为检索条件标识信息来管理的记录的过程。应当注意，可以响应于来自用户的人工指令来执行此过程。

首先在步骤S2101中，向文档管理服务器130发出请求以通知在存储设备133中存储的文档的总数。然后在步骤S2102中接收如下信息，该信息指示了从文档管理服务器130通知的文档总数。

在步骤S2103中挑选在存储器212中存储的检索条件标识信息的一个记录。接着在步骤S2104中，基于在步骤S2102中接收的信息以及在步骤S2103中挑选的记录的区域503和505中存储的信息来计算预计的文档数目。预计的文档数目是当基于存储设备中当前存储的文档的总数将相应检索条件用于检索时检索结果中所含文档的数目。也就是说，预计的文档数目是以如下表达式来计算的：“预计的文档数目”＝“记录区域503中的文档数目”×(“在步骤S2102接收的文档总数”/“记录区域505中的文档数目”)。

这里，由于与存储文档的总数的增加或者减少成比例，所以在假设利用相同的检索条件所检索到的文档的数目可以增加或者减少的同时，预计以文档总数的增加或者减少为基础的要检索到的文档数目。

在步骤S2105中，确定计算的预计文档数目是否超过告警上限数目。当确定文档数目在告警上限数目以下时，该过程进行到步骤S2109以删除在步骤S2103中挑选的记录。当在步骤S2105中确定所预计的文档数目超过告警上限数目时，在步骤S2106中执行所预计的文档数目是否超过禁止上限数目的确定。

当确定所预计的文档数目超过禁止上限数目时，该过程进行到步骤S2107以更新在步骤S2103中挑选的记录作为组(1)的记录。当在步骤S2106中确定所预计的文档数目在禁止上限数目以下时，该过程进行到步骤S2108以更新在步骤S2103中挑选的记录作为组(2)的记录。

在步骤S2110中，确定是否针对作为检索条件标识信息来管理的所有记录完成了该过程。当有未处理的记录时，该过程返回到步骤S2103。当处理了所有记录时，该处理完成。

根据本实施例，基于存储设备中存储的文档的总数的增加或者减少来更新或者删除作为检索条件标识信息来管理的记录。利用此配置，除如在第一实施例中所述效果之外，进行检索以便始终更新检索条件标识信息也变得没有必要。因此，可以简单地保持检索条件标识信息常新，由此进一步提高使用性。

应当注意，在上述示例性实施例中描述的内容可以用分开的形式来实施或者可以用组合的方式来实施。另外，指定检索条件的方法、管理检索条件标识信息的方法或者被设置为检索目标的文档的内容不限于上文所述而可以采用另一模式。

已经具体描述了本发明的示例性实施例，但是例如本发明可以采用各种实施例，比如系统、设备、方法、程序或者存储介质(记录介质)。更具体而言，本发明可以应用于由多个设备组成的系统或者由一个设备形成的装置。

应当注意，本发明包括如下情况：向系统或者装置直接或者远程供应用于实现上述示例性实施例的功能的软件程序(与根据实施例的图中所示流程图相对应的程序)。然后，该系统或者该装置的计算机读出和执行这样供应的程序代码。

因此，将要安装在计算机中用于实现本发明的功能过程的程序代码本身实现了本发明。换而言之，本发明包括用于实现本发明的功能过程的程序代码本身。

在那一情况下，可以采用比如对象代码、将要由解释器执行的程序或者将要向OS供应的脚本数据这样的模式，只要该模式具有该程序的功能即可。

用于供应程序的记录介质例如包括软盘、硬盘、光盘、磁光盘、MO、CD-ROM、CD-R、CD-RW、磁带、非易失性存储卡、ROM和DVD(DVD-ROM、DVD-R)。

此外，也可以通过使用客户端计算机的浏览器并且从互联网的网站下载程序到记录介质中来供应该程序，也就是说，进行到网站的连接，并且从网站下载本发明的计算机程序本身或者包含自动安装功能的压缩文件。另外，本发明也可以用如下方式来实现：构成本发明的程序的程序代码划被分成多个文件，并且从不同网站下载相应文件。换而言之，用于允许多个用户在计算机中下载用于实现本发明的功能过程的程序文件的WWW服务器也在本发明的范围内。

另外，在比如CD-ROM这样的存储介质对本发明的程序进行编码和存储以便分发给用户。然后，清除预定条件的用户被允许经由互联网从网站下载用于解码的密钥信息。然后，本发明可以用这样的方式来实现：利用该密钥信息，执行编码的程序以便安装到计算机。

此外，上述实施例的功能是通过执行所读取的程序的计算机来实现的。除上述之外，基于程序指令，在计算机上操作的OS执行实际过程的一部分或者整体，而上述实施例的功能可以通过该过程来实现。

另外，在把从记录介质读出的程序写到向计算机插入的功能扩展板或者向计算机提供的功能扩展单元之后，实现上述实施例的功能。也就是说，当向功能扩展板提供的CPU等或者功能扩展单元基于程序指令来执行实际过程的一部分或者整体时，也实现上述实施例的功能。

尽管已经结合示例性实施例描述了本发明，但是将理解本发明不限于公开的示例性实施例。所附权利要求书的范围将被赋以最广义的解释以便涵盖所有的修改、等效结构和功能。

Claims (12)

1.一种文档检索系统，其根据用户输入的检索条件来执行从多个存储设备中存储的文档中检索至少一个文档，该文档检索系统包括：

选择单元，配置用以从所述多个存储设备中选择在其中进行所述检索的至少一个存储设备；

输入单元，配置用以输入所述检索条件；

管理单元，配置用以基于所述检索的结果来管理指示了满足所述检索条件的文档的数目的信息，所述信息是针对各存储设备来管理的；

确定单元，配置用以在进行所述检索之前基于所述管理单元所管理的所述信息来确定所述至少一个选择的存储设备中的任何存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目是否大于预定数目；以及

控制单元，配置用以根据所述确定单元的确定结果来控制是否进行所述检索。

2.根据权利要求1所述的文档检索系统，还包括：请求单元，配置用以根据所述输入单元所输入的所述检索条件来请求各选择的存储设备进行所述检索。

3.根据权利要求1所述的文档检索系统，其中从所述多个存储设备中选择的存储设备是文档管理服务器。

4.根据权利要求1所述的文档检索系统，其中所述检索条件至少包括所述至少一个文档中包含的关键词或者代表所述关键词的组合的至少一个逻辑表达式。

5.根据权利要求1所述的文档检索系统，其中所述管理单元在所述检索的结果中所含文档的数目大于所述预定数目的情况下管理所述信息。

6.根据权利要求1所述的文档检索系统，其中所述控制单元在所述确定单元确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目大于所述预定数目的情况下禁止进行所述检索。

7.根据权利要求1所述的文档检索系统，其中所述控制单元在所述确定单元确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目大于所述预定数目的情况下通知用户不应当进行所述检索。

8.根据权利要求1所述的文档检索系统，还包括：显示器单元，配置用以在所述确定单元确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目大于所述预定数目的情况下显示用于编辑所述输入的检索条件的屏幕。

9.根据权利要求1所述的文档检索系统，还包括：设置单元，配置用以设置第一数目和小于所述第一数目的第二数目，其中所述控制单元在所述确定单元确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目大于所述第一数目的情况下装止进行所述检索，而在所述确定单元确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目大于所述第二数目并且小于所述第一数目的情况下通知用户不应当进行所述检索。

10.根据权利要求1所述的文档检索系统，还包括：更新单元，配置用以更新在比预定时段更久的时段未被使用的所述信息。

11.一种文档检索装置，其请求连接到所述文档检索装置的多个文档管理服务器根据用户输入的检索条件来进行检索，该文档检索装置包括：

选择单元，配置用以从所述多个文档管理服务器中选择在其中进行所述检索的至少一个文档管理服务器；

输入单元，配置用以输入所述检索条件；

管理单元，配置用以基于所述检索的结果来管理指示了满足所述检索条件的文档的数目的信息，所述信息是针对各文档管理服务器来管理的；

确定单元，配置用以在进行所述检索之前基于所述管理单元所管理的所述信息来确定在任何选择的文档管理服务器中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目是否大于预定数目；以及

控制单元，配置用以根据所述确定单元的确定结果来控制是否请求进行所述检索。

12.一种用于根据用户输入的检索条件从多个存储设备中存储的文档中检索文档的方法，所述方法包括：

从所述多个存储设备中选择在其中进行所述检索的至少一个存储设备；

输入所述检索条件；

基于所述检索的结果来管理基于满足所述检索条件的文档的数目的信息，所述信息是针对各存储设备来管理的；

在进行所述检索之前基于所述管理的信息来确定在任何选择的存储设备中存储的并且满足所述输入的检索条件的文档的数目是否大于预定数目；以及

根据所述确定的结果来控制是否进行所述检索。

Images