JP2008262293A - 共有ファイルアクセス管理方法、システム及びプログラム - Google Patents

共有ファイルアクセス管理方法、システム及びプログラム Download PDF

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Abstract

【課題】 ＵＲＬを添付したメールの受信者が第三者へ当該メールを転送したときの、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を、情報漏えいに対するセキュリティを損なわずに向上させることが可能な技術を提供する。
【解決手段】 共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理システムにおける共有ファイルアクセス管理方法において、メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限の付与条件を示す共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置へ格納し、前記メールの転送時に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置から読み出し、そのメールの転送時の宛先が前記読み出した共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザである場合に、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与するものである。
【選択図】図１

Description

本発明は情報漏えいの防止策を施したファイル共有システムの、共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理技術に関するものである。
従来の技術として、情報漏えい防止の為に、メールへのファイル添付を禁止し、代わりにファイル共有システムに格納したファイルのＵＲＬ(Uniform Resource Locator)をメールに添付してアクセス制御をするシステムがある（例えば特許文献１を参照）。ウェブページへのＵＲＬをメールに添付している場合も同様である。これは、ＵＲＬで示すファイルまたはウェブページに、メール送信時にアクセス権を付与することでメール宛先に指定したユーザの共有ファイルまたはウェブページへのアクセス権を付与するシステムである。
特開２００４−１０２７６０号公報
上記従来技術では、メールの受信者が第三者へメールを転送するとき、宛先へのアクセス権が付与されないという課題と、受信者がアクセス権を付与する場合には送信者の意図とは関係なく設定が可能なため、アクセス権を付与すべきでないユーザに対して設定が行われる場合があり、セキュリティを低下させてしまうという課題があった。
特許文献１に記載の技術では、メールの宛先へアクセス権を付与する場合のセキュリティは確保されているが、予め転送される第三者を知ることはできないため、転送されたメールにアクセス権を設定するには別のシステムを追加する必要がある。また、従来のメールにファイルを添付する方式では、全員に添付ファイルへのアクセスが可能であるため、メールの受信者が第三者へメールを転送すると、送信者の意図とは関係ない第三者に添付ファイルを参照される懸念があった。
本発明の目的は上記問題を解決し、ＵＲＬを添付したメールの受信者が第三者へ当該メールを転送したときの、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を、情報漏えいに対するセキュリティを損なわずに向上させることが可能な技術を提供することにある。
本発明は、共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理システムにおいて、メールの宛先ユーザが共有ファイルアクセス権限付与条件に該当している場合に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限を付与するものである。
本発明の共有ファイルアクセス管理システムでは、共有ファイルへのＵＲＬを含むメールが送信されると、そのＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限の付与条件を示す共有ファイルアクセス権限付与条件をそのメールと共に受信し、記憶装置中のメール権限制御テーブルへ格納した後、そのメールを送信先へ送る。
そして本発明の共有ファイルアクセス管理システムでは、前記メールを受信した受信者が当該メールを転送する際、当該メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を記憶装置から読み出し、そのメールの転送時の宛先が前記読み出した共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザである場合に、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与する処理を行う。
本発明により、ファイル共有システムのファイルのＵＲＬが添付されたメールを加工することなく転送しても、転送メールの受信者はファイルにアクセスすることができるため、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を向上させる効果がある。また、メール送信者の意図する範囲を超えて、ファイル共有システムのファイルにアクセスされることがないため、メール転送における、情報漏えい等に対するセキュリティを損なわないという効果がある。
（実施形態１）
以下にファイル共有システムのＵＲＬを添付したメールを送信するときに共有ファイルアクセス権限付与条件を設定し、メール受信者がファイルを転送するときに共有ファイルアクセス権限付与条件に沿って、転送先のユーザにアクセス権限を付与する実施形態１の共有ファイルアクセス管理システムについて説明する。
図１は本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムの構成を示す図である。本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムは、ネットワーク２７０で接続された送信メールサーバ２００、受信メールサーバ２１０、ファイル共有サーバ３００、ユーザ情報格納サーバ４００、クライアント１００、クライアント１１０、クライアント１２０、クライアント１３０で実現されている。
送信メールサーバ２００には主記憶装置２０１、送信メール管理部２０２、ＣＰＵ(Central Processing Unit)２０３、ＮＩＣ(Network Interface Card)２０４が存在する。受信メールサーバ２１０には主記憶装置２２０、受信メール管理部２２１、ＣＰＵ２２２、ＮＩＣ２２３、メール制御ＤＢ２４０、メール権限制御テーブル２５０、メールＤＢ２６０が存在する。ファイル共有サーバ３００には主記憶装置３１０、ファイル共有管理部３１１、ＣＰＵ３１２、ＮＩＣ３１３、添付ファイル制御テーブル３３０とアクセスユーザ履歴テーブル３４０が格納されたファイル共有制御ＤＢ３２０、ファイル共有ＤＢ３５０が存在する。
ユーザ情報格納サーバ４００には主記憶装置４１０、ユーザ情報管理部４１１、ＣＰＵ４１２、ＮＩＣ４１３、ユーザ情報ＤＢ４２０、ユーザ情報テーブル４３０が存在する。クライアント１００には主記憶装置１０１、ファイル情報処理部１０２、ＣＰＵ１０３、ＮＩＣ１０４、入力装置１０５、表示装置１０６が存在し、クライアント１１０には主記憶装置１１１、ファイル情報処理部１１２、ＣＰＵ１１３、ＮＩＣ１１４、入力装置１１５、表示装置１１６が存在し、クライアント１２０には主記憶装置１２１、ファイル情報処理部１２２、ＣＰＵ１２３、ＮＩＣ１２４、入力装置１２５、表示装置１２６が存在し、クライアント１３０には主記憶装置１３１、ファイル情報処理部１３２、ＣＰＵ１３３、ＮＩＣ１３４、入力装置１３５、表示装置１３６が存在する。
また本実施形態において、前記処理部としてコンピュータを機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体からコンピュータにインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
図２は本実施形態の添付ファイルへのＵＲＬを持つメール内のＵＲＬやパスがクリックされた場合のアクセス経路を示す図である。添付ファイルへのＵＲＬを持つメール２６１には添付ファイルへのＵＲＬ２６２、権限設定参照画面へのパス２６３が存在する。また、ファイル共有ＤＢ３５０内には添付ファイル３５１、添付ファイル３５３が存在し、受信メールサーバ２１０内の受信メール管理部２２１には、権限設定参照画面Ａ２２１が存在する。
図１及び図２を利用して、クライアント１００からクライアント１２０に添付ファイル３５１のＵＲＬを持つメールを送った場合の、添付ファイル３５１に対するアクセス権の付与について記述する。なお、前記添付ファイルはメールに添付されたＵＲＬによって示されるファイルを指すものとし、以下の記載でも同様であるものとする。
クライアント１００は、添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールを送信メールサーバ２００に送信するとき、添付ファイル３５１に対する共有ファイル権限付与条件を入力することができる。この条件はネットワーク２７０を通して受信メールサーバ２１０に送られた際、メール権限制御テーブル２５０に格納される。
送信メールサーバ２００に送信されたメールはネットワーク２７０を通して受信メールサーバ２１０に送られ、クライアント１２０が受信する。このとき、クライアント１２０を使用している、メールの受信者は、添付ファイルへのＵＲＬ２６２をクリックすることで、ファイル共有管理部３１１を通してファイル共有ＤＢ３５０内の添付ファイル３５１にアクセスでき、権限設定参照画面へのパス２６３をクリックすることで権限設定参照画面Ａ２２１を通じてメール権限制御テーブル２５０の設定を参照することができる。
また、メールの受信者が、受信したメール２６１を第三者へ転送する場合、メール権限制御テーブル２５０に存在する共有ファイル権限付与条件はメールと共に転送される。共有ファイル権限付与条件は、添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールを送信する場合と同様にネットワーク２７０を通して転送先の受信メールサーバに送られ、転送先の受信メールサーバ内にあるメール権限制御テーブルに格納される。
図３は本実施形態のユーザを特定する為のユーザ情報テーブル４３０の一例を示す図である。ユーザ情報テーブル４３０は、ユーザＩＤ４３１、ユーザ名４３２、所属４３３、役職４３４、入社年度４３５、電話番号４３６、メールアドレス４３７、担当製品４３８から構成されている。
図４は本実施形態の添付ファイルのアクセス権を制御する為の添付ファイル制御テーブル３３０の一例を示す図である。添付ファイル制御テーブル３３０は、ファイルＩＤ３３１、ファイルパス３３２、添付ファイルをファイル共有システムに格納した日時３３３、アクセスユーザ履歴テーブルＩＤ３３４から構成されている。
図５は本実施形態の添付ファイル３５１にアクセスしたユーザを格納する為のアクセスユーザ履歴テーブル３４０の一例を示す図である。アクセスユーザ履歴テーブル３４０は、アクセスユーザ履歴テーブルＩＤ３４１、アクセス権ユーザＩＤ３４２、アクセス日時３４３から構成されている。
図６は本実施形態の添付ファイルに対する権限を付与する為の条件を格納する為のメール権限制御テーブル２５０の一例を示す図である。メール権限制御テーブル２５０は、ファイルＩＤ２５１、受信ユーザＩＤ２５２、アクセス権付与条件２５３から構成されている。
図７は本実施形態の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールを送信する処理の処理手順を示すフローチャートである。本システムがメール送信ボタンの押下を検知すると（ステップ９００）、添付ファイル３５１へのアクセス権限を設定するかどうかの確認をユーザに行う（ステップ９０１）。
権限を設定する場合は、権限付与条件設定画面の操作（ステップ９０２）によって入力された共有ファイルアクセス権限付与条件をメールと共に送信する（ステップ９０３）。共有ファイルアクセス権限付与条件を設定しない場合は、権限付与条件設定画面を操作せずにメールを送信する（ステップ９０３）。受信メールサーバ２１０がメールを受信後（ステップ９０４）、共有ファイルアクセス権限付与条件を設定しているかどうかをチェックし（ステップ９０５）、設定していた場合は、共有ファイルアクセス権限付与条件をメール権限制御テーブルに設定する（ステップ９０６）。
図８は本実施形態の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールの受信者が添付ファイルの権限設定を参照する処理の処理手順を示すフローチャートである。受信メール内の、権限設定参照画面へのＵＲＬをクリックすると（ステップ９１０）、システムは受信メールサーバ２１０内の受信メール管理部２２１にユーザのアクセス権を問い合わせ（ステップ９１１）、受信者に添付ファイルへのアクセス権があるかどうかの確認をする（ステップ９１２）。
添付ファイルへのアクセス権がない場合には添付ファイルのアクセス権がない為に画面を表示できない旨のメッセージを表示する（ステップ９１３）。添付ファイルのアクセス権がある場合には、共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザの情報をユーザ情報テーブル４３０から検索して取得し（ステップ９１４）、それらの情報をもとに権限設定参照画面Ａ２２１を表示する（ステップ９１５）。このとき、ファイル共有サーバ３００内のアクセスユーザ履歴テーブル３４０や送信メールサーバのメール送信履歴を同時に参照することにより、権限を行使したユーザを権限設定参照画面Ａ２２１に表示しても良い。
図９は本実施形態の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールの受信者が当該メールの転送を行う処理の処理手順を示すフローチャートである。本システムがメール送信ボタンの押下を検知すると（ステップ９２０）、権限付与処理を行い（ステップ９２２）、権限付与が完了した場合はメールを送信する（ステップ９２４）。
図９で示すとおり、宛先にアクセス権を付与して良いかどうかをユーザに確認しても良い（ステップ９２１）。付与しない場合はそのままメールを送信する（ステップ９２４）。付与する場合は権限付与処理を行い（ステップ９２２）、権限付与処理のリターン値を確認する（ステップ９２３）。権限付与が完了した場合はメールを送信する（ステップ９２４）。
図１０は本実施形態の権限付与処理９２２の詳細を示す図である。まず、宛先がメール権限制御テーブル２５０の共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザかどうかを判定する（ステップ９３１）。この判定は未判定の宛先が存在する間（ステップ９３０）繰り返す。
宛先が共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザでない場合は、宛先からそのユーザを削除し（ステップ９３２）、宛先が共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザの場合は、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与した後、次の宛先の判定をする。判定終了後、送信する場合は権限付与処理完了の値をリターンする。
図１０で示すとおり、アクセス権判定（ステップ９３１）終了後にユーザへの確認を追加しても良い、アクセス権判定（ステップ９３１）終了後、宛先から削除されたユーザが存在するかどうかをチェックし（ステップ９３３）、削除されたユーザが存在しない場合には権限付与処理完了の値をリターンする。
一方、削除されたユーザが存在する場合にはそのユーザを表示して（ステップ９３４）転送ユーザにメールを送信するかどうかを確認する（ステップ９３５）。このとき送信を中止する場合には権限付与処理未完了の値をリターンし、送信する場合は権限付与処理完了の値をリターンする。
また、本実施形態ではアクセス権を付与できない宛先を削除しているが、アクセス権を付与されていないユーザは添付ファイル３５１へのＵＲＬをクリックしても添付ファイル３５１にはアクセスできないため、宛先は削除しなくても良い。その場合、転送ユーザにはアクセス権を付与できない宛先が存在することを伝え、メールを送信するかどうかを確認する（ステップ９３５）。
図１１は本実施形態の共有ファイルアクセス権限付与条件を設定する画面の一例を示す図である。図１１では、本実施形態において添付ファイル３５１のＵＲＬを持つメールを送信するとき、ユーザが添付ファイル３５１の共有ファイルアクセス権限付与条件を設定する画面を表している。これはメール送信ユーザであるクライアント１００の表示装置１０６で参照できる。
条件選択項目３１４または直接選択項目３１５で共有ファイルアクセス権限付与条件を選択する。その後、設定ボタン３１７を押下することで、現在の権限付与条件３１６に共有ファイルアクセス権限付与条件を表示する。この状態で「設定を反映」ボタン３１８を押下すると、送信メールサーバ２００に、メールと共に共有ファイルアクセス権限付与条件を送信する。この共有ファイルアクセス権限付与条件は、受信メールサーバ２１０内のメール権限制御テーブル２５０に格納される。
図１２は本実施形態の権限設定参照画面の一例を示す図である。図１２では、本実施形態において添付ファイル３５１のＵＲＬを持つメールを受信したとき、権限設定参照画面へのパス２６３をクリックすることでアクセスできる権限設定参照画面を表している。これはメール受信ユーザであるクライアント１２０の表示装置１２６で参照できる。
権限設定参照画面は権限付与条件リスト２２４、権限ユーザリスト２２７で成立しており、権限付与条件リスト２２４はアクセス権２２５の項目から構成され、権限ユーザリスト２２７は名前２２８、所属２２９、アクセス権２３０の項目から構成される。権限ユーザリスト２２７に表示されるユーザが多くなったときの為に、ユーザ検索機能を付加しても良い。
本実施形態ではメールの転送時にアクセス権を付与しているが、添付ファイルへのＵＲＬ２６２をユーザがクリックした時点で、クリックしたユーザがアクセスできるかどうかを判定しても良い。その形態の様子を図２１に示す。図２との相違点は、ファイル共有管理部３１１がメール制御ＤＢ内のメール権限制御テーブル２５０にアクセスしている点である。この場合、添付ファイルへのＵＲＬ２６２をクリックした時の処理方式を図２２に示す。ユーザが添付ファイルをクリックすると（ステップ９４０）、ファイル共有管理部３１１が受信メールサーバ２１０内のメール制御ＤＢ２４０にあるメール権限制御テーブル２５０にアクセスし、クリックしたユーザにアクセス権があるかどうかを判定する（ステップ９４１）。アクセス権がある場合にはファイル共有ＤＢ３５０内の添付ファイル３５１を取得し（ステップ９４４）、その後アクセスユーザ履歴テーブル３４０に、アクセスしたファイルＩＤ３３１に相当するアクセスユーザ履歴テーブルＩＤ３４１、アクセスユーザＩＤ３４２、アクセス日時３４３を追加する（ステップ９４５）。添付ファイルへのアクセス権がない場合には、アクセス権がない旨のメッセージを表示して（ステップ９４３）アクセス処理を終了する。
上記の様なシステムを構成することにより、情報漏えいに対するセキュリティを損なわず、メールの受信者が第三者へメールを転送するときに、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を向上させたシステムを提供することができる。
以上説明した様に本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムによれば、メールの宛先ユーザが共有ファイルアクセス権限付与条件に該当している場合に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限を付与するので、ＵＲＬを添付したメールの受信者が第三者へ当該メールを転送したときの、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を、情報漏えいに対するセキュリティを損なわずに向上させることが可能である。
（実施形態２）
以下にメール受信者がファイルを転送するときに転送先のユーザにアクセス権限を追加付与する実施形態２の共有ファイルアクセス管理システムについて説明する。
図１３は本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムの構成を示す図である。本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムは、ネットワーク２７０で接続された送信メールサーバ２００、受信メールサーバ２１０、ファイル共有サーバ３００、ユーザ情報格納サーバ４００、クライアント１００、クライアント１１０、クライアント１２０、クライアント１３０で実現されている。
受信メールサーバには主記憶装置２２０、受信メール制御部２２１、ＣＰＵ２２２、ＮＩＣ２２３、メールＤＢ２６０が存在する。ファイル共有サーバ３００には主記憶装置３１０、ファイル共有管理部３１１、ＣＰＵ３１２、ＮＩＣ３１３、ファイル共有制御ＤＢ３２０、添付ファイル制御テーブル３３０、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０、ファイル共有ＤＢ３５０が存在する。実施形態１との相違は、メール制御ＤＢ２４０、メール権限制御テーブル２５０、アクセスユーザ履歴テーブル３４０が存在せず、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０が存在することである。
また本実施形態において、前記処理部としてコンピュータを機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体からコンピュータにインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
図１４は本実施形態の添付ファイルへのＵＲＬ２６２を持つメール内のＵＲＬやパスがクリックされた場合のアクセス経路を示す図である。添付ファイルへのＵＲＬを持つメール２６１には添付ファイルへのＵＲＬ２６２、権限設定参照画面へのパス２６３が存在する。また、ファイル共有ＤＢ３５０内の主記憶装置３１０には権限設定参照画面Ａ３１１、ファイル共有ＤＢ３５０には添付ファイル３５１、権限設定ファイル３５２、添付ファイル３５３、権限設定ファイル３５４が存在する。実施形態１との相違は、権限設定参照画面へのパス２６３からのアクセス先が受信メールサーバ２１０内の権限設定参照画面Ａ２１１でなく、ファイル共有サーバ３００内の権限設定参照画面Ａ３１１であることである。
図１３及び図１４を利用して、クライアント１００からクライアント１２０に添付ファイル３５１のＵＲＬを持つメールを送った場合の、添付ファイル３５１に対するアクセス権の付与について記述する。
クライアント１００は、添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールを送信メールサーバ２００に送信するとき、添付ファイル３５１に対する共有ファイル権限付与条件を入力することができる。この共有ファイル権限付与条件はメール送信時にファイル共有管理部３１１によって権限設定ファイル３５２に格納される。
送信メールサーバ２００に送信されたメールはネットワーク２７０を通して受信メールサーバ２１０に送られ、クライアント１２０が受信する。このとき、クライアント１２０を使用している、メールの受信者は、添付ファイルへのＵＲＬ２６２をクリックすることで、ファイル共有管理部３１１を通してファイル共有サーバ３００内の添付ファイル３５１にアクセスでき、権限設定参照画面へのパス２６３をクリックすることで権限設定参照画面Ａ３１１を通して権限設定ファイル３５２の設定を参照することができる。
また、受信したメールを第三者へ転送する場合、権限設定ファイル３５２内の共有ファイルアクセス権限付与条件、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０内のユーザＩＤ、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０内のユーザＩＤ、ユーザ情報テーブル４３０内のユーザ情報を照らし合わせ、添付ファイル３５１における共有ファイルアクセス権限付与条件に合致するユーザにのみ権限を付与する。
本実施形態では、権限設定ファイル３５２は添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメール送信後にも変更できる。その場合は、権限設定参照画面Ａ３１１内に権限付与条件設定画面１０６へのリンクを作成し、権限付与条件設定画面１０６を通して権限設定ファイル３５２にアクセスすることで実現できる。
図１５は本実施形態の添付ファイルのアクセス権を制御する為の添付ファイル制御テーブル３３０の一例を示す図である。添付ファイル制御テーブル３３０は、ファイルＩＤ３３１、ファイルパス３３２、添付ファイルをファイル共有システムに格納した日時３３３、アクセス権取得ユーザリストテーブルＩＤ３３４から構成されている。
図１６は本実施形態のアクセス権を取得したユーザを格納する為のアクセス権取得ユーザリストテーブル３６０の一例を示す図である。アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０は、アクセス権取得ユーザリストテーブルＩＤ３６１、アクセス権取得ユーザＩＤ３６２、アクセス権取得日時３６３から構成されている。
図１７は本実施形態の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールを送信する処理の処理手順を示すフローチャートである。本システムがメール送信ボタンの押下を検知すると（ステップ９００）、添付ファイルへのアクセス権限を設定するかどうかの確認をユーザに行う（ステップ９０１）。
アクセス権限を設定する場合は権限付与条件設定画面１０６を操作することにより（ステップ９０２）、システムが権限設定ファイル３５２に権限の設定を行う（ステップ９０７）。権限の設定後（ステップ９０７）、送信メールサーバ２００にメールを送信する（ステップ９０８）。なお、ファイルアクセス権限を設定するかどうかの確認の際に設定しないことを選択すると（ステップ９０１）、そのままメール送信を行う（ステップ９０８）。
図１８は本実施形態の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールの受信者が添付ファイルの権限設定を参照する処理の処理手順を示すフローチャートである。受信メール内の、権限設定参照画面へのパス２６３に対するアクセスがあると（ステップ９１０）、本システムはファイル共有サーバのファイル共有管理部３１１にアクセス権の問い合わせをする（ステップ９１７）。
受信者に添付ファイルへのアクセス権があるかどうかの確認で（ステップ９１２）、添付ファイルへのアクセス権がない場合には添付ファイルのアクセス権がない為に画面を表示できない旨のメッセージを表示する（ステップ９１３）。添付ファイルのアクセス権がある場合には、共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザの情報をユーザ情報テーブルから検索して取得する（ステップ９１４）。更に、アクセス権を持つユーザの情報をアクセス権取得ユーザリストテーブル３６０から取得し（ステップ９１８）、それらの情報をもとに権限設定参照画面Ａ３１１を表示する（ステップ９１６）。
図１９は本実施形態の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールの受信者が当該メールの転送を行う処理の処理手順を示すフローチャートである。メール送信ボタンの押下を検知すると（ステップ９２０）、権限付与処理を行い（ステップ９２５）、権限付与が完了した場合はメールを送信する（ステップ９２４）。
図１９で示すとおり、宛先にアクセス権を付与して良いかどうかをユーザに確認しても良い（ステップ９２１）。付与しない場合はそのままメールを送信する（ステップ９２４）。付与する場合は権限付与処理を行い（ステップ９２５）、権限付与処理のリターン値を確認する（ステップ９２３）。権限付与が完了した場合はメールを送信する（ステップ９２４）。
図２０は本実施形態の権限付与処理９２５の詳細を示す図である。まず、宛先が共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザかどうかを判定する（ステップ９４１）。この判定は未判定の宛先が存在する間繰り返す（ステップ９３０）。
宛先が共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザでない場合は、宛先からそのユーザを削除し（ステップ９３２）、宛先が共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザの場合は、次の宛先の判定をする。判定終了後、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０に該当するユーザＩＤを追加して（ステップ９３６）、権限付与処理完了の値をリターンする。
図２０で示すとおり、アクセス権判定（ステップ９４１）終了後にユーザへの確認を追加しても良い。判定（ステップ９４１）終了後、宛先から削除されたユーザが存在するかどうかをチェックし（ステップ９３３）、削除されたユーザが存在しない場合には各ユーザリストテーブルに該当するユーザＩＤを追加して（ステップ９３６）、権限付与処理完了の値をリターンする。
一方、削除されたユーザが存在する場合にはそのユーザを表示して（ステップ９３４）転送ユーザにメールを送信するかどうかを確認する（ステップ９３５）。このとき送信を中止する場合には権限付与処理未完了の値をリターンし、送信する場合はアクセス権取得ユーザリストテーブル３６０に該当するユーザＩＤを追加して（ステップ９３６）、権限付与処理完了の値をリターンする。ここで、メールの転送者は、アクセス権限を付与しても良いユーザについてのみ、アクセス権取得ユーザリストテーブル３６０へのユーザＩＤの追加を指示するものとする。
また、本実施形態ではアクセス権を付与できない宛先を削除しているが、アクセス権を付与されていないユーザは添付ファイル３５１へのＵＲＬをクリックしても添付ファイル３５１にはアクセスできないため、宛先は削除しなくても良い。その場合、転送ユーザにはアクセス権を付与できない宛先が存在することを伝え、メールを送信するかどうかを確認する（ステップ９３５）。
上記の様なシステムを構成することにより、情報漏えいに対するセキュリティを損なわず、メールの受信者が第三者へメールを転送するときに、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を向上させたシステムを提供することができる。本実施形態では、共有ファイルアクセス権限付与条件をメール送信後も変更することができる。
以上説明した様に本実施形態の共有ファイルアクセス管理システムによれば、メールの宛先ユーザが共有ファイルアクセス権限付与条件に該当している場合に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限を付与するので、ＵＲＬを添付したメールの受信者が第三者へ当該メールを転送したときの、ＵＲＬの参照先へのアクセスに対する利便性を、情報漏えいに対するセキュリティを損なわずに向上させることが可能である。
実施形態１の共有ファイルアクセス管理システムの構成を示す図である。 実施形態１の添付ファイルへのＵＲＬを持つメール内のＵＲＬやパスがクリックされた場合のアクセス経路を示す図である。 実施形態１のユーザを特定する為のユーザ情報テーブル４３０の一例を示す図である。 実施形態１の添付ファイルのアクセス権を制御する為の添付ファイル制御テーブル３３０の一例を示す図である。 実施形態１の添付ファイル３５１にアクセスしたユーザを格納する為のアクセスユーザ履歴テーブル３４０の一例を示す図である。 実施形態１の添付ファイルに対する権限を付与する為の条件を格納する為のメール権限制御テーブル２５０の一例を示す図である。 実施形態１の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールを送信する処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態１の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールの受信者が添付ファイルの権限設定を参照する処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態１の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールの受信者が当該メールの転送を行う処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態１の権限付与処理９２２の詳細を示す図である。 実施形態１の共有ファイルアクセス権限付与条件を設定する画面の一例を示す図である。 実施形態１の権限設定参照画面の一例を示す図である。 実施形態２の共有ファイルアクセス管理システムの構成を示す図である。 実施形態２の添付ファイルへのＵＲＬ２６２を持つメール内のＵＲＬやパスがクリックされた場合のアクセス経路を示す図である。 実施形態２の添付ファイルのアクセス権を制御する為の添付ファイル制御テーブル３３０の一例を示す図である。 実施形態２のアクセス権を取得したユーザを格納する為のアクセス権取得ユーザリストテーブル３６０の一例を示す図である。 実施形態２の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールを送信する処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態２の添付ファイルへのＵＲＬを持つメールの受信者が添付ファイルの権限設定を参照する処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態２の添付ファイル３５１へのＵＲＬを持つメールの受信者が当該メールの転送を行う処理の処理手順を示すフローチャートである。 実施形態２の権限付与処理９２５の詳細を示す図である。 実施形態１の添付ファイルへのＵＲＬ２６２のクリック時にアクセス権を判定する処理を示す図である。 実施形態１の添付ファイルへのＵＲＬ２６２のクリック時にアクセス権を判定する処理の処理手順を示すフローチャートである。
符号の説明
１００…クライアント、１０１…主記憶装置、１０２…ファイル情報処理部、１０３…ＣＰＵ、１０４…ＮＩＣ、１０５…入力装置、１０６…表示装置、１１０…クライアント、１１１…主記憶装置、１１２…ファイル情報処理部、１１３…ＣＰＵ、１１４…ＮＩＣ、１１５…入力装置、１１６…表示装置、１２０…クライアント、１２１…主記憶装置、１２２…ファイル情報処理部、１２３…ＣＰＵ、１２４…ＮＩＣ、１２５…入力装置、１２６…表示装置、１３０…クライアント、１３１…主記憶装置、１３２…ファイル情報処理部、１３３…ＣＰＵ、１３４…ＮＩＣ、１３５…入力装置、１３６…表示装置、２００…送信メールサーバ、２０１…主記憶装置、２０２…送信メール管理部、２０３…ＣＰＵ、２０４…ＮＩＣ、２１０…受信メールサーバ、２２０…主記憶装置、２２１…受信メール管理部、２２２…ＣＰＵ、２２３…ＮＩＣ、２４０…メール制御ＤＢ、２５０…メール権限制御テーブル、２６０…メールＤＢ、２７０…ネットワーク、３００…ファイル共有サーバ、３１０…主記憶装置、３１１…ファイル共有管理部、３１２…ＣＰＵ、３１３…ＮＩＣ、３２０…ファイル共有制御ＤＢ、３３０…添付ファイル制御テーブル、３４０…アクセスユーザ履歴テーブル、３５０…ファイル共有ＤＢ、４００…ユーザ情報格納サーバ、４１０…主記憶装置、４１１…ユーザ情報管理部、４１２…ＣＰＵ、４１３…ＮＩＣ、４２０…ユーザ情報ＤＢ、４３０…ユーザ情報テーブル、２６１…メール、２６２…添付ファイルへのＵＲＬ、２６３…権限設定参照画面へのパス、３５１…添付ファイル、３５３…添付ファイル、４３１…ユーザＩＤ、４３２…ユーザ名、４３３…所属、４３４…役職、４３５…入社年度、４３６…電話番号、４３７…メールアドレス、４３８…担当製品、３３１…ファイルＩＤ、３３２…ファイルパス、３３３…日時、３３４…アクセスユーザ履歴テーブルＩＤ、３４１…アクセスユーザ履歴テーブルＩＤ、３４２…アクセス権ユーザＩＤ、３４３…アクセス日時、２５１…ファイルＩＤ、２５２…受信ユーザＩＤ、２５３…アクセス権付与条件、３１４…条件選択項目、３１５…直接選択項目、３１６…権限付与条件、３１７…設定ボタン、３１８…「設定を反映」ボタン、２２４…権限付与条件リスト、２２５…アクセス権、２２７…権限ユーザリスト、２２８…名前、２２９…所属、２３０…アクセス権、２２１…受信メール制御部、３６０…アクセス権取得ユーザリストテーブル、３５２…権限設定ファイル、３５４…権限設定ファイル、３３４…アクセス権取得ユーザリストテーブルＩＤ、３６１…アクセス権取得ユーザリストテーブルＩＤ、３６２…アクセス権取得ユーザＩＤ、３６３…アクセス権取得日時。

Claims (5)

  1. 共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理システムにおける共有ファイルアクセス管理方法において、
    メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限の付与条件を示す共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置へ格納し、前記メールの転送時に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置から読み出し、そのメールの転送時の宛先が前記読み出した共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザである場合に、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与することを特徴とする共有ファイルアクセス管理方法。
  2. 前記メールの転送時の宛先が前記共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザでない場合に、そのユーザへメールを送信するかどうかを示す指示を受け付け、その指示の内容がメールの送信を許可するものである場合に、前記共有ファイルへのアクセス権限をそのユーザに付与することを特徴とする請求項１に記載された共有ファイルアクセス管理方法。
  3. 前記メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を記憶装置から読み出し、前記共有ファイルへのアクセス権限の設定内容を示す権限設定参照画面を表示装置へ表示することを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載された共有ファイルアクセス管理方法。
  4. 共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理システムにおいて、
    メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限の付与条件を示す共有ファイルアクセス権限付与条件を記憶装置中のメール権限制御テーブルへ格納する送信メール管理部と、前記メールの転送時に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置から読み出し、そのメールの転送時の宛先が前記読み出した共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザである場合に、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与するファイル情報処理部とを備えることを特徴とする共有ファイルアクセス管理システム。
  5. 共有ファイルへのアクセスを管理する共有ファイルアクセス管理システムにおける共有ファイルアクセス管理方法をコンピュータに実行させる為のプログラムにおいて、
    メール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルへのアクセス権限の付与条件を示す共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置へ格納し、前記メールの転送時に、そのメール中のＵＲＬによりアクセスされる共有ファイルの共有ファイルアクセス権限付与条件を処理装置が記憶装置から読み出し、そのメールの転送時の宛先が前記読み出した共有ファイルアクセス権限付与条件に該当するユーザである場合に、そのユーザへ当該共有ファイルへのアクセス権限を付与する処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
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