JP2007207025A - 画像処理装置及びメール処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】メーリングリストの新たな加入メンバーが過去に配信された電子メールの内容を容易に知ることができるとともに、各メンバーの端末の記憶容量を圧迫する不都合もない画像処理装置等を提供する。
【解決手段】ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであるか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断する判断手段１１と、記憶手段１５と、制御手段１１を備える。制御手段１１は、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものである場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものである場合は、該電子メールを保存可能なボックスを、前記メーリングリストに関連付けた状態で前記記憶手段１５に生成し、そのボックスに電子メールを格納する。
【選択図】 図２

Description

この発明は、電子メールの送受信機能を有する多機能デジタル画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals) 等に適用される画像処理装置、及びメール処理プログラムに関する。

従来、企業やオフィスなどでは、複数のユーザのパーソナルコンピュータなどの端末とＭＦＰとをネットワークに接続し、複数のユーザでＭＦＰを共用することが普及している。

ところで、比較的多人数のメンバー同志で電子メール通信を行う方法として、メーリングリストという方法が知られている。これは、電子メールの発信者がメーリングリストサーバに対して電子メールを送信すれば、そのメーリングリストサーバに登録されている複数のメンバーに該電子メールを送信できる方法である（例えば特許文献１）。

そして、最近では、業務の推進化のために、メーリングリストのメンバーがメーリングリストに基づいて、電子メールや添付ファイルの送受信を相互に行うことが多くなってきている。
特開平２００４−２５３８７０号公報

しかし、従来の、メーリングリストを利用して電子メールを配信する技術では、メーリングリストの既存メンバーが過去に配信された電子メールの内容を知りたい場合、自己の端末に蓄積されている電子メールにアクセスして確認することができるものの、新たにメーリングリストに加わったメンバーは、このような蓄積された電子メールを保有していないため、過去に配信された電子メールの内容を確認することができず、不便であった。

また、既存のメンバーにとっても、電子メールの蓄積により各自の端末における記憶手段（例えばハードディスク）やメールサーバの記憶容量を圧迫してしまうという問題があった。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、メーリングリストの新たな追加メンバーが過去に配信された電子メールの内容を容易に知ることができるとともに、各メンバーの端末の記憶容量ややメールサーバの容量を圧迫する不都合もない画像処理装置、及び該装置のコンピュータにメール処理を実行させるためのメール処理プログラムを提供することを課題としている。

上記課題は、以下の手段によって解決される。

（１）ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであるか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断する判断手段と、記憶手段と、前記判断手段により、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであると判断された場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合は、該電子メールを保存可能なボックスを、前記メーリングリストに関連付けた状態で前記記憶手段に生成するとともに、そのボックスに電子メールを格納する制御手段と、を備えていることを特徴とする画像処理装置。

（２）前記制御手段は、前記メーリングリストに関連付けられたボックスが既に存在している場合には、ボックスを生成することなく、受信した電子メールを前記既に存在しているボックスに格納する前項１に記載の画像処理装置。

（３）前記制御手段は、前記ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得するとともに、取得したメンバー情報に基づき、メーリングリストのメンバーに対して、前記ボックスの参照を可能とするための設定を行う前項１に記載の画像処理装置。

（４）前記制御手段は、前記取得したメーリングリストのメンバー情報に基づいて、メーリングリストのメンバーの変更有無を確認し、追加メンバ−がいれば、そのメンバーに対して、ボックスの参照を可能とするための設定を行い、削除メンバーがいれば、該削除されたメンバーに対してなされていたボックスの参照を可能とするための設定を解除する前項３に記載の画像処理装置。

（５）前記制御手段は、前記メーリングリストのメンバーに対して、ボックスの参照を可能とするための設定を行った場合には、その旨を前記メンバーに通知する前項３に記載の画像処理装置。

（６）前記制御手段は、電子メールの受信時またはメンバーからのアクセス時の少なくともいずれかに、前記メーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得する前項３に記載の画像処理装置。

（７）前記制御手段は、前記メーリングリストサーバからのメーリングリストのメンバー情報の取得を定期的に行う前項３に記載の画像処理装置。

（８）前記制御手段は、前記ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得した結果、画像処理装置自身が、メーリングリストのメンバーでなかった場合には、前記メーリングリストサーバに対して、自身をメーリングリストのメンバーに追加するように要求する前項１に記載の画像処理装置。

（９）ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであるか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断するステップと、前記判断ステップにより、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであると判断された場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合は、文書を区分けして保存可能なボックスを、前記メーリングリストに関連付けた状態で記憶手段に生成するステップと、生成されたボックスに電子メールを格納するステップと、をコンピュータに実行させるためのメール処理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであると判断され、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合には、メーリングリストに関連付けた状態で記憶手段にボックスが生成されるとともに、そのボックスに電子メールが格納されるから、メーリングリストに新しいメンバーが追加された場合でも、ボックスに格納された情報を介して、その新たなメンバーは容易に過去の電子メールの内容を知ることができるようになり、便利である。

また、メーリングリストに関連付けて生成されたボックスに電子メールを蓄積保存できるから、各メンバーは自己の端末に電子メールを保存しておく必要はなくなり、各メンバーの端末の記憶容量やメールサーバの容量を圧迫する不都合を解消できる。

前項（２）に記載の発明によれば、メーリングリストに関連付けられたボックスが既に存在している場合には、ボックスが生成されることなく、受信した電子メールは前記既に存在しているボックスに格納されるから、無駄なボックスが生成されるのを防止することができる。

前項（３）に記載の発明によれば、ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報が取得され、その情報に基づいて、メーリングリストのメンバーに対して、前記ボックスの参照を可能とするための設定がなされるから、メーリングリストのメンバーは、参照権限の設定依頼等を行う煩わしさを感じることなく、ボックスに格納された電子メールを閲覧することができる。

前項（４）に記載の発明によれば、メーリングリストのメンバーの変更有無を確認し、追加メンバ−がいれば、そのメンバーに対して、ボックスの参照を可能とするための設定がなされ、削除メンバーがいれば、該削除されたメンバーに対してなされていたボックスの参照を可能とするための設定が解除されるから、メーリングリストの追加メンバーはボックスの内容を確実に閲覧可能となるし、メンバーリストから外れたメンバーは閲覧不可となるので、不必要な情報漏洩を防止できる。

前項（５）に記載の発明によれば、ボックスの参照を可能とするための設定がなされた場合には、その旨が追加メンバーに通知されるから、そのメンバーはボックスを閲覧できるようになったことを認識することができる。

前項（６）に記載の発明によれば、電子メールの受信時またはメンバーからのアクセス時の少なくともいずれかに、前記メーリングリストのメンバー情報の取得を行う画像処理装置なしうる。

前項（７）に記載の発明によれば、前記メーリングリストのメンバー情報の取得を定期的に行う画像処理装置となしうる。

前項（８）に記載の発明によれば、ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得した結果、画像処理装置自身が、メーリングリストのメンバーでなかった場合には、前記メーリングリストサーバに対して、自身をメーリングリストのメンバーに追加する要求を行うことができ、追加後は、画像処理装置は直接に全ての電子メールを受信することができる。

前項（９）に記載の発明によれば、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものである場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものである場合に、文書を区分けして保存可能なボックスを、メーリングリストに関連付けた状態で記憶手段に生成し、生成されたボックスに電子メールを格納する処理を、コンピュータに実行させることができる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る画像処理装置としてのＭＦＰが用いられた電子メール配信システムを示す概略構成図である。

図１において、この電子メール配信システムＡは、ＭＦＰ１と、メーリングリストのメンバーである複数のユーザがそれぞれ所有するメンバー端末２，３・・・と、サーバ４とを備えており、これらＭＦＰ１、メンバー端末２，３・・・およびサーバ４は、ネットワーク５を介して相互に接続されている。

前記ＭＦＰ１は、多機能デジタル画像形成装置であり、例えばコピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャン機能等の他に、電子メールの送受信機能を有している。

前記メンバー端末２，３・・・としては、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣ）が使用されるが、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）や携帯電話などであっても良い。

前記サーバ４は、メーリングリストを格納するメーリングリストサーバを兼務するメールサーバである。

図２は、ＭＦＰ１の要部の機能的構成を示すブロック図である。

図２において、このＭＦＰ１は、全体制御部１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、ネットワークインターフェイス（Ｉ／Ｆ）部１４と、記憶部１５とを備えている
前記全体制御部１１はＣＰＵによって構成され、ＭＦＰ１の全体動作を統括制御する他に、各種の機能を有する。例えば、前記ネットワーク５を介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断する機能と、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたもの、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合、そのメーリングリストに関連付けたボックス（以下、ボックスをＢＯＸと記す）を記憶部１５に生成し、そのＢＯＸに電子メール（電子メール本文及び添付ファイルを含む）を格納する機能を有する。なお、ＢＯＸとは、文書を区分けして保存可能な記憶領域である。

さらに全体制御部１１は、サーバ４からメーリングリストのメンバー情報を取得し、メーリングリストのメンバーに対してボックスの参照許可の設定やその解除を行ったり、自身がメーリングリストのメンバーに追加されるように、サーバ４に要求したりする。

前記ＲＯＭ１２は、全体制御部１１のＣＰＵの動作プログラムを格納するメモリであり、ＲＡＭ１３は、全体制御部１１のＣＰＵの作業領域を提供するメモリである。

前記ネットワークＩ／Ｆ部１４は、前記ネットワーク５を介して接続されたメンバー端末２、３やサーバ４との間でデータ送受信を行う機能を有しており、このネットワークＩ／Ｆ部１４を介して、メール送受信を行うことができ、あるいはメンバー端末２，３の表示装置に、ウェブブラウザにより、ＢＯＸ内のファイルを表示させうるものとなされている。

前記記憶部１５は、例えばハードディスク（ＨＤＤ）からなり、記憶領域の一つとして、ＢＯＸ用記憶領域２０と、ＢＯＸ管理テーブル３０と、ログインアカウント管理テーブル４０とを備えている。

前記ＢＯＸ用記憶領域２０は、文書（画像も含む）等のファイルをＢＯＸの形態で記憶する記憶領域である。

前記ＢＯＸ管理テーブル３０は、ＢＯＸに関する情報を管理するための記憶領域である。このＢＯＸ管理テーブル３０には、図６の表１に示すように、名称としてメーリングリスト名が付けられたＢＯＸ（図６では「ｍｌ−ｎｏ１」「ｍｌ−ｎｏ３」「ｍｌ−ｎｏ１５」）と、各ＢＯＸの参照を許可されたメンバーのメールアドレス（メンバーアドレスともいう）との対応関係が記憶され、管理されている。図６の表１に示すＢＯＸ毎のメンバーアドレスが、各メーリングリストのメンバーアドレスに対応することになる。

前記ログインアカウント管理テーブル４０は、メーリングリストのメンバーが、そのメーリングリストと関連付けて生成されたＢＯＸにログインするための、ログインアカウント情報を管理する記憶領域である。ログインアカウントは、図７の表２に示すように、ログインアカウント名とこれに対応するパスワード及びメールアドレスから構成されている。

図３は、図１の電子メール配信システムＡにおける電子メール配信動作を説明するための図である。

図３において、ネットワーク５上に、ＭＦＰ１とサーバ４の他に、メーリングリストのメンバー１、２が所有するメンバー端末２、３が接続されているとする。

電子メール配信動作は図３の(1)〜(3)の手順で行われる。
(1)メーリングリストにより配信された電子メールをメンバー端末２，３が受信する。

ここでは、メーリングリスト名「ｍｌ−ｎｏ１」（図６の表１参照）のメーリングリスト「ｍｌ−ｎｏ１＠ａｂｃ．ｃｏｍ」宛に送信された電子メールが、このメーリングリストのメンバーであるメンバー１（メールアドレス＝ｕｓｒ１＠ａｂｃ．ｃｏｍ）、メンバー２（メールアドレス＝ｕｓｒ２＠ａｂｃ．ｃｏｍ）に配信されたものとする。

配信された電子メールの内容の一例を図４に示す。

サーバ４は、配信するメールのｓｕｂｊｅｃｔ（件名）に［＃＃＃＃ ＊＊＊＊］（＃＃＃＃はメーリングリスト名、＊＊＊＊は通し番号）という接頭詞を付ける。図４の例では、［ｍｌ−ｎｏ１ １０１］が付けられている。
(2)メンバー２が、受信した電子メールをＭＦＰ１（メールアドレス＝ｍｆｐ＠ａｂｃ．ｃｏｍ）に転送する。

ＭＦＰ１に転送されたメールの内容の一例を図５に示す。

転送された電子メールの本文には、ユーザのメーラーソフトにより元々の電子メールの宛先情報”Ｔｏ：ｍｌ−ｎｏ１＠ａｂｃ．ｃｏｍ”、送信者情報”Ｆｒｏｍ：ｏｒｇ＠ｘｙｚ．ｃｏｍ”が含まれているものとする。

ＭＦＰ１の全体制御部１１は、転送メールのＳｕｂｊｅｃｔの”ＦＷ：［ｍｌ−ｎｏ１ １０１］”から、メーリングリストに従って配信され転送されてきた電子メールであることを判断し、ＢＯＸ管理テーブル３０の内容を示す図６の表１に「ｍｌ−ｎｏ１」という名称のＢＯＸがあるかどうかを検索する。「ｍｌ−ｎｏ１」という名称のＢＯＸがない場合には、全体制御部１１は、新たに「ｍｌ−ｎｏ１」という名称のＢＯＸを生成する。

さらに、全体制御部１１は、そのＢＯＸの中に「１０１」というフォルダがあるかどうかを検索し、フォルダがある場合は、この電子メールをこのＢＯＸの同じフォルダ内に格納する。「１０１」というフォルダがなければ、通し番号に対応したフォルダを生成したのち、格納する。ＢＯＸは、図８に示すようにフォルダで管理されるようになっている。

なお、ＢＯＸやフォルダの名称は、メーリングリストの名称や通し番号と同じである必要はなく、メーリングリストや通し番号と関連付けられた名称であればよい。

図８において、ｈｅａｄｅｒ．ｔｘｔは、電子メールの送信元、送信日時および件名を格納したファイル、ｈｏｎｂｕｎ．ｔｘｔは、電子メールの本文を格納したファイルを示す。同じフォルダに格納された他のファイル（ｆｉｌｅ１．ｄｏｃなど）は、電子メールの添付ファイルを示す。
(3)ＭＦＰ１は、サーバ４に、メーリングリスト「ｍｌ−ｎｏ１」のメンバーの問い合わせを行う。

メーリングリスト「ｍｌ−ｎｏ１」のメンバーが、例えば、ｕｓｒ１＠ａｂｃ．ｃｏｍとｕｓｒ２＠ａｂｃ．ｃｏｍというメールアドレスのメンバーであるとすると、その情報がサーバ４から得られる。

ＭＦＰ１は、この結果を受けて、ｕｓｒ１＠ａｂｃ．ｃｏｍとｕｓｒ２＠ａｂｃ．ｃｏｍをメールアドレスに持つメンバーに対してのみ、「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸの参照を可能とするための設定を行う。具体的には、図６の表１に示すように、ＢＯＸ管理テーブル３０の「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸと対応付けてメンバーアドレスを記憶させるとともに、後述するように、ログインアカウントが存在しない場合にはログインアカウントを生成する。これにより、新メンバーにＢＯＸの参照権が付与される。

また、「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸに対して、前記メールサーバ４から取得された以外のメンバーアドレスが、参照権のあるメンバーアドレスとしてＢＯＸ管理テーブル３０に記憶されている場合には、このメンバーアドレスを削除することにより、参照権を取り消す。これにより、メーリングリストから外れたメンバーは、ＢＯＸの内容を閲覧不可となるので、不必要な情報漏洩を防止できる。

一方、前述したように、メンバーがＢＯＸにログインするためのログインアカウント（図７の表２）は、ログインアカウント管理テーブル４０で管理されている。メーリングリストのメンバーのメールアドレスがログインアカウント管理テーブル４０で管理されることになる。

メーリングリストのメンバーのメールアドレスがログインアカウント管理テーブル４０に存在しない場合は、新規のログインアカウントを作成し、アカウント名、パスワードは自動生成して、該メールアドレス宛に通知する。

メーリングリストのメンバーのメールアドレスの中に、ＭＦＰ１自身のメールアドレス（ｍｆｐ＠ａｂｃ．ｃｏｍ）が存在しない場合、ＭＦＰ１は、前記サーバ４に対して、「ｍｌ−ｎｏ１」メーリングリストのメンバーとして「ｍｆｐ＠ａｂｃ．ｃｏｍ」を追加する要求を送出すことができる。

このように、ネットワーク５を介してメーリングリストにより配信された電子メールと判断され、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたとものと判断された場合には、メーリングリストに関連付けて生成されたＢＯＸに格納するようにしたから、メーリングリストに新しいメンバーが追加された場合でも、そのメンバーは、ＢＯＸに格納された過去の電子メール本文や添付ファイルの内容を知ることができる。

また、メーリングリストに関連付けられて生成したＢＯＸに、電子メール本文および添付ファイルを蓄積保存することができるから、各メンバーは、これらの電子メール本文および添付ファイルを、各メンバー端末２，３の記憶部やメールサーバ４にもはや記憶させる必要が無くなり、メンバー端末２、３の記憶容量やメールサーバ４の容量を圧迫する不都合が解消される。

さらに、メーリングリストの各メンバーには、対応するＢＯＸの参照を可能とするための設定がなされているから、メーリングリストのメンバーである各ユーザは、いつでも前記ＢＯＸ内の電子メール本文や添付ファイルを参照することができる。しかも、メーリングリストに新しいメンバーが追加された場合、対応するＢＯＸの参照を可能とするための設定が自動的に行われ、新メンバーに通知される。このため、新メンバーはＢＯＸにログインできるようになったことを認識できるとともに、ＢＯＸ参照権の付与という煩わしい設定依頼をＭＦＰ１に要求しなくても、ＢＯＸにログインでき、前記ＢＯＸを参照可能となる。

つぎに、メーリングリスト「ｍｌ−ｎｏ１」用のＢＯＸを参照するためのＭＦＰ１へのアクセスが、メンバーからなされた場合の動作を説明する。

ＭＦＰ１は、ウェブブラウザを介してＢＯＸのファイルをメーリングリストのメンバーに参照させる機能を有している。

図９は、ユーザ端末２，３のウェブブラウザで、ＭＦＰ１内に作成されている、メーリングリストに関連付けられて生成されたＢＯＸ（メーリングリストＢＯＸ）の一覧を表示した画面を示す。図９において斜線で表示されたタブは選択されていることを示す。

メンバーがＢＯＸ名、例えば「ｍｌ−ｎｏ１」をクリックすると、図１０に示すようなＢＯＸ「ｍｌ−ｎｏ１」に対するログイン画面に遷移する。この画面では、ログイン名（アカウント名）とパスワードを入力するようになっている。メンバーがログイン名とパスワードを入力し、「決定」ボタン５０を押下すると、入力されたログイン名とパスワードが、ＭＦＰ１に送信される。

ＭＦＰ１の全体制御部１１は、入力されたログイン名、パスワードの組み合わせがログインアカウント管理テーブル４０（図７の表２）に存在しているかどうかを調べ、存在している場合は、さらにログインアカウントのメールアドレスが、ＢＯＸ管理テーブル３０（図６の表１）の名称「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸに関連付けられたメンバーアドレスとして存在しているかどうかを調べ、存在している場合は、メンバー端末２、３の表示装置に、図１１に示すように、名称「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸの内容を一覧表示した画面を表示させる。

入力されたログイン名、パスワードの組み合わせが、ログインアカウント管理テーブル４０に存在しない場合、あるいログインアカウントのメールアドレスが、ＢＯＸ管理テーブル３０の名称「ｍｌ−ｎｏ１」のＢＯＸに関連付けられたメンバーアドレスとして存在しない場合は、メンバー端末２、３の表示装置に、参照を許可できない旨のエラーメッセージを表示させる。

図１１の画面における「１０１、１０２、・・・」は、メーリングリストのＳｕｂｊｅｃｔに含まれる接頭詞［＃＃＃＃ ＊＊＊＊］の＊＊＊＊の部分に相当する。図１１では、例えば「１０１」の件名が「連絡事項Ｎｏ．１」で、添付ファイルが「ｆｉｌｅ１．ｄａｔ」となっている。

件名、および添付ファイルの欄の各項目をクリックすると、各内容が直接ブラウザ上に表示され、あるいはファイルとしてメンバー端末２，３にダウンロードされる。これによりメンバーは内容を閲覧することができる。

つぎに、メンバーから転送されてきた電子メールをＭＦＰ１が受信した時に、ＭＦＰ１で行われる処理を図１２に示すフローチャートを参照して説明する。この処理は、ＭＦＰ１の全体制御部（ＣＰＵ）がＲＯＭ１２に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

図１２において、ステップＳ１０１で電子メールを受信すると、ステップＳ１０２では、メーリングリストによる配信メールか否かを判断し、メーリングリストによる配信でなければ（ステップＳ１０２でＮＯ）、何もせずそのまま終了する。メーリングリストによる配信であれば（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ステップＳ１０３では、電子メールのＳｕｂｊｅｃｔからメーリングリスト名と通し番号を取得して、ステップＳ１０４に進む。

ステップＳ１０４では、取得したメーリングリスト名のＢＯＸがＢＯＸ管理テーブル３０に存在するか否かを判断し、ＢＯＸ管理テーブル３０に存在すれば（ステップＳ１０４でＹＥＳ）、ステップＳ１０６に進む。ＢＯＸ管理テーブル３０に存在しなければ（ステップＳ１０４でＮＯ）、そのメーリングリスト名のＢＯＸを新たに生成したのち、ステップＳ１０６に進む。

ステップＳ１０６では、ＢＯＸ内に、取得した通し番号と同じ通し番号のフォルダがあるか否かを判断し、同じ通し番号のフォルダがあれば（ステップＳ１０６でＹＥＳ）、ステップＳ１０８に進む。同じ通し番号のフォルダがなければ（ステップＳ１０６でＮＯ）、ステップＳ１０７で、通し番号に対応したフォルダを生成したのち、ステップＳ１０８に進む。

ステップＳ１０８では、転送された電子メールをＢＯＸ内の前記フォルダに格納したのち、ステップＳ１０９では、サーバ４からメンバーアドレスを取得する。

ついで、ステップＳ１１０では、取得したメンバーアドレスにＭＦＰ１自身のメールアドレスが含まれているか否かを判断し、ＭＦＰ１自身のメールアドレスが含まれていれば（ステップＳ１１０でＹＥＳ）、ステップＳ１１２に進む。ＭＦＰ１自身のメールアドレスが含まれていなければ（ステップＳ１１０でＮＯ）、ステップＳ１１で、ＭＦＰ１自身のメールアドレスをメーリングリストに追加登録するようにサーバ４に要求したのち、ステップＳ１１２に進む。この要求により、サーバ４の対応するメーリングリストにＭＦＰ１自身がメンバーとして登録される。従って、登録後においては、ＭＦＰ１は、メーリングリストにより配信される全ての電子メールを受信することができる。

ステップＳ１１２では、図６の表１に基づき、当該ＢＯＸに与えられている現在の参照権と比較し、参照権を付与するメンバーを追加するか否か（新たなメンバーが存在するか否か）を判断する。メンバー追加の必要がなければ（ステップＳ１１２でＮＯ）、ステップＳ１１４に進む。メンバー追加の必要があれば（ステップＳ１１２でＹＥＳ）、ステップＳ１１３で、新メンバーのメールアドレスを対応するＢＯＸに追加することにより、このメールアドレスを有するログインアカウントに対してＢＯＸ参照許可を設定したのち、ステップＳ１１４に進む。

ステップＳ１１４では、図６の表１に基づき、ＢＯＸに与えられた現在の参照権と比較して、メンバーを削除するか否か（メーリングリストから外れたメンバーが存在するかどうか）を判断する。メンバー削除の必要がなければ（ステップＳ１１４でＮＯ）、ステップＳ１１６に進む。メンバー削除の必要があれば（ステップＳ１１４でＹＥＳ）、ステップＳ１１５で、削除メンバーのメールアドレスを削除することにより、このメールアドレスを有するログインアカウントに対してＢＯＸ参照許可を削除して、ステップＳ１１６に進む。

ステップＳ１１６では、ログインアカウント管理テーブル（図７の表２）に、前記ステップＳ１１３の新メンバーのメールアドレスが存在しているか否かを判断し、メールアドレスが存在していれば（ステップＳ１１６でＹＥＳ）、そのまま終了する。メールアドレスが存在していなければ（ステップＳ１１６でＮＯ）、ステップＳ１１７で、ログインアカウントを生成し、ステップＳ１１８で、その旨を、生成したログインアカウントに係る新メンバーに通知したのち、処理を終了する。

なお、上記の実施形態では、ＭＦＰ１によるサーバ４からのメーリングリストのメンバー情報の取得動作、及びＢＯＸの参照を可能とするための設定動作を、メンバーからの電子メールがＭＦＰ１に転送された時点で行う場合を説明したが、前記動作は周期的なタイミングで行っても良いし、あるいはメンバーからのアクセス時に行なうようにしてもよい。

また、上記の実施形態では、メーリングリストのメンバーから転送されたメールを、ＭＦＰ１が受信する場合の処理を説明したが、ＭＦＰ１がメーリングリストのメンバーに含まれている場合は、ＭＦＰ１が直接にメーリングリストにより配信されたメールを受け取ることができる。この場合は、図４に示すような内容で受け取ることができ、電子メールの宛先情報”Ｔｏ：ｍｌ−ｎｏ１＠ａｂｃ．ｃｏｍ”や、Ｓｕｂｊｅｃｔの”［ｍｌ−ｎｏ１ １０１］”に基づいて、関連するＢＯＸのフォルダに電子メールを保存し、あるいは関連するＢＯＸやフォルダが存在しない場合は、これらを新たに生成すればよい。

この発明の一実施形態に係る画像処理装置が用いられた電子メール配信システムを示す構成図である。 画像処理装置であるＭＦＰの要部の機能的構成を示すブロック図である。 図１の電子メール配信システムにおける電子メール配信動作を説明するための図である。 メーリングリストによりメンバー端末に配信された電子メールの内容の一例を示す図である。 ユーザ端末からＭＦＰに転送された電子メールの内容の一例を示す図である。 ＢＯＸ管理テーブルにある各ＢＯＸ毎に参照が許可されるメーリングリストのメンバーを示す表である。 ログインアカウント管理テーブルにあるログインアカウントを示す表である。 ＢＯＸのフォルダ管理を示すディレクトリである。 ユーザ端末のウェブブラウザで、ＭＦＰ内に作成されているメーリングリストＢＯＸの一覧を表示した画面図である。 図９の画面から遷移したログイン名およびアカウント名の入力画面である。 メーリングリストに関連したＢＯＸの内容が一覧表示された画面図である。 メール受信時にＭＦＰで行われる処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＭＦＰ（画像処理装置）
２、３ メンバー端末
４ サーバ（メーリングリストサーバ）
５ ネットワーク
１１ 全体制御部（制御手段、判断手段）
１５ 記憶部

Claims (9)

1. ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであるか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断する判断手段と、
   記憶手段と、
   前記判断手段により、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであると判断された場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合は、該電子メールを保存可能なボックスを、前記メーリングリストに関連付けた状態で前記記憶手段に生成するとともに、そのボックスに電子メールを格納する制御手段と、
   を備えていることを特徴とする画像処理装置。
2. 前記制御手段は、前記メーリングリストに関連付けられたボックスが既に存在している場合には、ボックスを生成することなく、受信した電子メールを前記既に存在しているボックスに格納する請求項１に記載の画像処理装置。
3. 前記制御手段は、前記ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得するとともに、取得したメンバー情報に基づき、メーリングリストのメンバーに対して、前記ボックスの参照を可能とするための設定を行う請求項１に記載の画像処理装置。
4. 前記制御手段は、前記取得したメーリングリストのメンバー情報に基づいて、メーリングリストのメンバーの変更有無を確認し、追加メンバ−がいれば、そのメンバーに対して、ボックスの参照を可能とするための設定を行い、削除メンバーがいれば、該削除されたメンバーに対してなされていたボックスの参照を可能とするための設定を解除する請求項３に記載の画像処理装置。
5. 前記制御手段は、前記メーリングリストのメンバーに対して、ボックスの参照を可能とするための設定を行った場合には、その旨を前記メンバーに通知する請求項３に記載の画像処理装置。
6. 前記制御手段は、電子メールの受信時またはメンバーからのアクセス時の少なくともいずれかに、前記メーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得する請求項３に記載の画像処理装置。
7. 前記制御手段は、前記メーリングリストサーバからのメーリングリストのメンバー情報の取得を定期的に行う請求項３に記載の画像処理装置。
8. 前記制御手段は、前記ネットワーク上のメーリングリストサーバからメーリングリストのメンバー情報を取得した結果、画像処理装置自身が、メーリングリストのメンバーでなかった場合には、前記メーリングリストサーバに対して、自身をメーリングリストのメンバーに追加するように要求する請求項１に記載の画像処理装置。
9. ネットワークを介して受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであるか否か、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであるか否かを判断するステップと、
   前記判断ステップにより、受信した電子メールがメーリングリストにより配信されたものであると判断された場合、またはメーリングリストにより配信された電子メールが転送されたものであると判断された場合は、文書を区分けして保存可能なボックスを、前記メーリングリストに関連付けた状態で記憶手段に生成するステップと、
   生成されたボックスに電子メールを格納するステップと、
   をコンピュータに実行させるためのメール処理プログラム。
   

Images