JP7102717B2 - 情報管理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報管理装置、情報処理システム、プログラムに関する。

電子情報を保存するなどの操作が行なわれたときに、その操作の内容を予め定められたユーザに電子メール等で通知する機能を備える情報管理装置が存在する。

特許文献１には、作成済み文書、および作成済み文書に対応づけて作成済み文書とは異なる関連する対象と連絡先を登録する手段と、登録された対象に関する特定イベントを監視し、特定イベントが発生したときに、登録されている連絡先に通知する手段とを備える文書変更通知装置が開示されている。

特開２００６－２７７５８１号公報

通知の設定として、操作が行われる毎に個別に通知を行なうだけでなく、複数の通知をまとめて行なう機能を備えることがある。
しかしながら、通知の設定によっては、ユーザに、大量の通知が行われたり、個別に通知されないことで見逃しが生じる場合がある。
本発明は、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置等を提供する。

請求項１に記載の発明は、他装置から受信した電子情報を保存する保存手段と、前記保存手段により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知手段と、前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定手段と、を有し、前記通知手段は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知することを特徴とする情報管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記一つの通知には異なるサービスの通知がまとまっていることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記一つの通知には、さらに保存された電子情報にアクセスするための情報が付されていることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項４に記載の発明は、複数のサービスについて、前記設定手段は、前記通知をまとめて行なうか、前記通知を個別に行なうかの設定を、同一の画面で設定することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記通知手段は、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の電子情報を登録する操作により当該複数の電子情報の保存が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記通知手段は、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の電子情報を登録する操作により当該複数の電子情報の保存が行われたときに加え、予め定められた時間内に当該複数の電子情報を登録する操作により当該複数の電子情報の保存が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記通知手段は、ユーザとして、登録された電子情報を閲覧可能なユーザに対し前記通知を行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記設定手段は、サービス毎に、前記通知をまとめる設定または当該通知を個別に行なう設定を行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記設定手段は、予め定められたサービスに対しては、前記通知をまとめる設定および当該通知を個別に行なう設定の何れも行なえないようにすることを特徴とする請求項８に記載の情報管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、電子情報を管理する情報管理装置と、前記電子情報を登録するときに、登録する当該電子情報を前記情報管理装置に送出する情報処理装置と、を備え、前記情報管理装置は、前記情報処理装置から受信した電子情報を保存する保存手段と、前記保存手段により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知手段と、前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定手段と、を有し、前記通知手段は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知することを特徴とする情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、他装置から受信した電子情報を保存する機能と、前記保存する機能により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知機能と、前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定機能と、を実現させ、前記通知機能は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知することを特徴とするプログラムである。

請求項１の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置を提供できる。
請求項５の発明によれば、複数の電子情報の登録が互いに関連する場合に、通知をまとめることができる。
請求項６の発明によれば、大量の通知が届くことを抑制することと、通知を迅速に行うことを両立できる。
請求項７の発明によれば、電子情報が登録されたときに、この電子情報に関連するユーザに通知を行なうことができる。
請求項８の発明によれば、通知をまとめる設定の方がよい場合に、予めその設定とすることができる。
請求項９の発明によれば、通知を個別にする設定の方がよい場合に、予めその設定とすることができる。
請求項１０の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報処理システムを提供できる。
請求項１１の発明によれば、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい機能をコンピュータにより実現できる。

本実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成例を示した図である。 （ａ）は、情報処理システムの概略動作の例について示した図である。（ｂ）～（ｃ）は、管理サーバがユーザに対し行なう通知の例を示した図である。 情報処理システムの機能構成について説明した図である。 管理サーバに電子情報を登録する際の階層構造について示した図である。 本実施形態における情報処理システムの動作について説明したフローチャートである。 端末装置から電子情報を管理サーバに対しアップロードする画面について示した図である。 端末装置から電子情報を管理サーバに対しアップロードする画面について示した図である。 端末装置において、ユーザが通知の設定を行なう画面について説明した図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

＜情報処理システム全体の説明＞
図１は、本実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示するように本実施の形態の情報処理システム１は、画像形成装置１０と、端末装置２０と、端末装置３０と、管理サーバ４０とが、ネットワーク７０、ネットワーク８０、アクセスポイント９０を介して接続されることにより構成されている。詳しくは後述するが、管理サーバ４０は、電子情報を管理する情報管理装置の一例である。また画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、電子情報を登録するときに、登録する電子情報を管理サーバ４０に送出する情報処理装置の一例である。
なおここで、「電子情報」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子情報」は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、管理サーバ４０のそれぞれで扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子情報」としては、例えば、文字情報、画像情報等の電子文書、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。

なお図１では、画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、それぞれ１つずつしか示していないが、それぞれを複数設けてもよい。

画像形成装置１０は、紙等の記録媒体に画像を形成し、印刷媒体として出力する装置である。画像形成装置１０は、プリンタ機能を備えるが、これに加えて例えば、スキャナ機能、ファクシミリ機能等の他の画像処理機能を備えている。
図２は、画像形成装置１０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、画像形成装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４と、操作パネル１５と、画像読み取り部１６と、画像形成部１７と、通信Ｉ／Ｆ１８とを備える。そしてこれらがバスＢを介して必要なデータのやりとりを行なう。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３等に記憶された各種プログラムをＲＡＭ１２にロードして実行することにより、後述する各機能を実現する。

ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１の作業用メモリ等として用いられるメモリである。
ＲＯＭ１３は、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラム等を記憶するメモリである。
ＨＤＤ１４は、画像読み取り部１６が読み取った画像情報や画像形成部１７における画像形成にて用いる画像情報等を記憶する例えば磁気ディスク装置である。
操作パネル１５は、各種情報の表示やユーザからの操作入力の受付を行なう例えばタッチパネルである。そのため表示機構は、予め定められた領域でコンテンツ（情報内容）を画像として表示する液晶パネル等の表示部を備えるとともに、液晶パネルに人の指、スタイラスペンに代表される接触物が接触したときに、接触物が液晶パネルに接触した位置を検知する機能を備えている。本実施の形態においてタッチパネルは、特に限定されるものではなく、抵抗膜方式や静電容量方式など種々の方式のものを使用することができる。

画像読み取り部１６は、原稿に記録された画像を読み取る。ここで、画像読み取り部１６は、例えばスキャナであり、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のものを用いるとよい。

画像形成部１７は、記録媒体に画像を形成する印刷機構の一例である。ここで、画像形成部１７は、例えばプリンタであり、感光体に付着させたトナーを用紙等の記録媒体に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録媒体上に吐出して像を形成するインクジェット方式のものを用いるとよい。
通信Ｉ／Ｆ１８は、ネットワークを介して他の装置との間で各種情報の送受信を行なう。

また本実施の形態では、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、およびＲＯＭ１３で、自装置である画像形成装置１０の各機構部の制御を行なう制御部１００を構成する。

端末装置２０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）である。そして、端末装置２０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、電子情報の作成等が行われるようになっている。

端末装置３０は、例えば、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のモバイル端末である。端末装置３０は、無線通信を行う端末装置３０を接続するアクセスポイント９０を介して、有線で通信を行うネットワーク７０に接続する。

管理サーバ４０は、情報処理システム１の全体の管理をするサーバコンピュータである。管理サーバ４０は、例えば、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０のユーザの認証を行ない、電子情報を画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０に対し送信する。また画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０から電子情報を受信し、受信した電子情報を保存する。

端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、演算手段であるＣＰＵと、記憶手段であるメインメモリ及びＨＤＤとを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボードやマウス等の入力デバイスとを備える。

ネットワーク７０は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、インターネットである。
ネットワーク８０も、ネットワーク７０と同様に、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。

＜情報処理システム１の動作の概略説明＞
図３（ａ）は、情報処理システム１の概略動作の例について示した図である。
なおこの例では、画像形成装置１０がファクシミリの受信を行ない、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０にアップロードされる場合を示している。またユーザＡが端末装置２０で、資料を作成し、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０にアップロードされる場合を示している。そして端末装置３０を操作するユーザＢが、これらの電子情報を閲覧する場合を例として説明を行なう。

まず画像形成装置１０が、外部からファクシミリの受信を行なう（１Ａ）。
そして画像形成装置１０は、受信したファクシミリの画像情報を作成し、これを管理サーバ４０に対しアップロードする（１Ｂ）。この画像情報は、電子情報の一例であり、端末装置３０が受信できるデータ形式（フォーマット）により作成される。
また端末装置２０を操作するユーザＡが、作成した資料の電子情報を作成し、これを管理サーバ４０に対しアップロードする（１Ｃ）。

画像形成装置１０や端末装置２０から電子情報を受信した管理サーバ４０は、それぞれの電子情報を上述したＨＤＤ等に保存する（１Ｄ）。また管理サーバ４０は、詳しくは後述するが、予め設定されたユーザとしてユーザＢに対し、電子メール等により通知を行なう（１Ｅ）。

一方、通知を受け取ったユーザＢは、端末装置３０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証を行なう。そしてユーザＢは、管理サーバ４０に保存されている電子情報をダウンロードし、内容を閲覧することができる（１Ｆ）。

図３（ｂ）～（ｃ）は、管理サーバ４０がユーザＢに対し行なう通知の例を示した図である。この場合、管理サーバ４０は、ファクシミリの画像情報を電子情報としてアップロードしたときの通知と、ユーザＡが作成した資料を電子情報としてアップロードしたときの通知との２つの通知を行なう。
このうち図３（ｂ）は、それぞれの通知が別々に送られる場合を示している。このとき１つ目の通知の内容は、ファクシミリの電子情報が登録された旨を通知するものである。この場合、例えば、「文書が登録されました。下記ＵＲＬからアクセスしてください。」のメッセージＭ１と、この電子情報が格納されるＵＲＬ（Uniform Resource Locator） Ｕ１とを含む。また２つ目の通知の内容は、ユーザＡが作成した資料の電子情報が登録された旨を通知するものである。この場合、メッセージＭ１と同様のメッセージＭ２と、この電子情報が格納されるＵＲＬ Ｕ２とを含む。
一方、図３（ｃ）は、これらの通知がまとめて送られる場合を示している。このとき通知の内容は、例えば、「複数の文書が登録されました。下記ＵＲＬからアクセスしてください。」のメッセージＭ３と、２つの電子情報が格納されるＵＲＬ Ｕ１およびＵＲＬ Ｕ２とを含む。
それぞれの通知が別々に送られるか、まとめて送られるかの何れが選択されるかは、後述する。なおここでは、通知は、ユーザＢだけに対し行なわれたが、複数のユーザに対し通知を行なってもよい。

＜情報処理システム１の機能構成の説明＞
次に情報処理システム１の機能構成について説明する。
なおここでは、図３に示したように、画像形成装置１０や端末装置２０で作成された電子情報が管理サーバ４０にアップロードされ、さらに管理サーバ４０が、端末装置３０に対し通知を行なう場合について代表して説明を行なう。一方、画像形成装置１０や端末装置２０についても同様に通知が行われることがある。この場合でも、以下に説明する画面のレイアウトやデザイン等が異なること以外は、ほぼ同様となる。

図４は、情報処理システム１の機能構成について説明した図である。
なおここでは、情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

図示する画像形成装置１０または端末装置２０は、電子情報の生成を行なう生成手段１１０と、電子情報の送受信を行う送受信手段１２０とを備える。

生成手段１１０は、電子情報の生成を行なう。図３の例では、画像形成装置１０が、受信したファクシミリの画像情報を電子情報として作成する処理が該当する。また端末装置２０で、資料を電子情報として作成する処理が該当する。

送受信手段１２０は、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証の要求を行ない、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報を送信する。また管理サーバ４０との間で電子情報の取得や送信を行なう。

また図示する管理サーバ４０は、電子情報を保存する保存手段４１０と、サービスを提供するサービス提供手段４２０と、ユーザに対し通知を行なう通知手段４３０と、通知の設定を行なう設定手段４４０と、電子情報に関する権限を管理する権限管理手段４５０と、電子情報の送受信を行う入出力手段４６０とを備える。

保存手段４１０は、電子情報を保存する。保存手段４１０は、電子情報を保存する際に、電子情報の属性データを併せて保存する。なお保存手段４１０は、電子情報を保存する際に、新たに保存する電子情報の他に、過去に保存された電子情報とを併せて保存してもよい。

サービス提供手段４２０は、複数のサービスを提供する。ここで「サービス」とは、管理サーバ４０が、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０等の情報処理装置の要求に対し行なう処理である。本実施の形態では、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０等の情報処理装置内で動作し、管理サーバ４０に対し、電子情報の登録を行なうアプリケーションソフトウェア（以下、「アプリ」と言う。）の要求に対し行なう処理である。例えば、画像形成装置１０で動作する「スキャン」、「ファクシミリ」や、端末装置２０で動作する「Ｗｅｂブラウザ」、端末装置３０で動作する「モバイルＷｅｂブラウザ」などの各アプリに対し行なう処理である。この場合、「スキャン」は、画像形成装置１０で原稿をスキャンしたときにその画像情報を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。また「ファクシミリ」は、外部から受信したファクシミリの画像情報を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。さらに「Ｗｅｂブラウザ」は、端末装置２０等で作成した電子文書等を電子情報として管理サーバ４０にアップロードするアプリである。また「モバイルＷｅｂブラウザ」は、「Ｗｅｂブラウザ」と同様の機能を有するモバイル端末用のアプリである。また本実施の形態では、サービスには、ＡＰＩ（Application Programming Interface）を利用して他のアプリ等と連携して行う「連携サービス」も含まれる。

通知手段４３０は、サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう。
「操作」は、電子情報に関連して管理サーバ４０に対し行なう操作である。本実施形態では、電子情報そのものに対する操作の他、電子情報を登録する対象に対する操作である。電子情報そのものに対する操作としては、例えば、管理サーバ４０に対し電子情報を登録する操作が該当する。また登録した電子情報を更新または削除する操作であってもよい。このとき電子情報の登録は、管理サーバ４０内に設定されたフォルダに対し行なう。よって電子情報を登録する対象に対する操作は、電子情報を登録するフォルダに対する操作である。この場合、電子情報を登録するフォルダに対する操作は、例えば、フォルダの作成、フォルダの削除、フォルダの名称変更などである。電子情報を登録するのはフォルダ毎であるため、フォルダに対し操作が行われたときにこれを通知することで、業務等に支障が生じるのを抑制することができる。

図５は、管理サーバ４０に電子情報を登録する際の階層構造について示した図である。
図示する階層構造は、上位１層目～２層目の２層がフォルダであり、最下層の３層目に電子情報Ｄｊが登録されていることを示している。

このうち最も上位のフォルダＨ１は、例えば、管理サーバ４０を使用するユーザの契約単位毎に設定されるフォルダである。このフォルダＨ１は、ユーザが会社である場合、例えば、会社毎に設定される。また例えば、１つの会社の部署毎に設定される。またここでは、フォルダＨ１の名称が、「ＡＡＡ」であることを示している。

次に上位の２層目のフォルダＨ２は、フォルダＨ１をさらに細分化して設定されるフォルダである。このフォルダＨ２は、例えば、フォルダＨ１が、会社毎に設定された場合、１つの会社の部署毎に設定することもできる。また例えば、１つの会社のアクセス権毎に設定することができる。さらに例えば、ユーザが使用できる機能毎に設定することもできる。この機能毎に設定する例としては、アップロードおよびダウンロードが両方可能である場合と、アップロードは可能であるがダウンロードは不可である場合とで分けるような使い方である。またここでは、フォルダＨ２は、３つ設定され、それぞれの名称が、「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」であることを示している。

そしてここでは、２層目のフォルダＨ２の下位の３層目に、電子情報Ｄｊが登録される。この場合、電子情報Ｄｊは、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが登録される。同様に、名称が、「ＣＣＣ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＨＨＨ」、「ＩＩＩ」の電子情報Ｄｊが登録され、名称が、「ＤＤＤ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＪＪＪ」、「ＫＫＫ」の電子情報Ｄｊが登録される。

なお２層目のフォルダＨ２のさらに下位の３層目に、さらにフォルダを設け、このフォルダ中に電子情報Ｄｊを登録することもできる。

図４に戻り、通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なう。この場合、通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なう。即ち、図３（ｃ）で説明したような通知が行われる。対して通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われなかったときは、通知を個別に行なう。即ち、図３（ｂ）で説明したような通知が行われる。

またさらに、通知手段４３０は、予め定められた時間内に、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の操作が行われたときに複数の通知をまとめて行なうようにしてもよい。ここで「監視対象」は、サービスに関する操作が行われる対象である。ここでは、サービスに関する操作は、電子情報を登録する操作であり、電子情報の登録はフォルダに対し行なわれるため、「監視対象」は、電子情報を登録するフォルダである。なお、「監視対象」は、サービスが同一であっても、監視対象は異なる場合もある。さらにサービスが異なる場合であっても、監視対象は同一の場合もある。そしてサービスに関する操作が同一であっても、監視対象は異なる場合もある。さらにサービスに関する操作が異なる場合であっても、監視対象は同一の場合もある。
対して通知手段４３０は、予め定められた時間内に複数の電子情報を登録する操作が行われたときであっても、監視対象であるフォルダ、サービス、ユーザのうち何れか１つが異なっていた場合には、通知を個別に行なう。

設定手段４４０は、複数の通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、サービス毎に行なう。
また本実施の形態では、設定手段４４０は、予め定められたサービスに対し通知をまとめることができる設定を許可するとともに、他の予め定められたサービスに対しては、通知をまとめるか、または個別に行なうかの設定を行なえないようにする。詳しくは後述するが、このサービスは、例えば、「連携サービス」である。この場合、通知をまとめる設定しかできず、個別に行なう設定を行なえない。

また設定手段４４０は、通知を行なうユーザの設定を行なう。通知を行なうユーザは、通知先のユーザである。具体的には、例えば、登録された電子情報に関係するユーザであり、登録された電子情報を閲覧可能なユーザである。なお設定を行なうのはユーザ毎に限られるものではなく、アップロードを行なったユーザ、サービス、電子情報の種類等について、予め定められた方法によりグルーピングし、これにより分けられたグループ毎に通知の設定を行なってもよい。この場合、フォルダは、グループの一形態であると考えることもできる。

設定手段４４０は、電子情報を登録するフォルダ毎にこれらの設定を行なう。また設定手段４４０は、次に説明する権限管理手段４５０を参照し、電子情報に関する権限に応じて通知を行なうユーザを決定することができる。

権限管理手段４５０は、電子情報に関する権限を管理する。電子情報に関する権限としては、電子情報の閲覧、編集、削除などがある。権限管理手段４５０では、これらの権限をユーザ単位やグループ単位などで管理することができる。

入出力手段４６０は、端末装置２０との間で、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報や、電子情報等のやりとりを仲介する。

端末装置３０は、電子情報の送受信や通知を受信する送受信手段３１０と、電子情報や通知を表示する表示手段３２０とを備える。

送受信手段３１０は、送受信手段１２０と同様に、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証の要求を行ない、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報を送信する。また管理サーバ４０との間で電子情報の取得や送信を行なう。さらに送受信手段３１０は、管理サーバ４０から通知の受信を行なう。

表示手段３２０は、表示装置であり、管理サーバ４０から受信した通知を表示する。その結果、図３（ｂ）～（ｃ）に示したようなメッセージＭ１～Ｍ３やＵＲＬ Ｕ１～Ｕ２が表示される。

＜情報処理システム１が通知を行なう際の動作説明＞
次に本実施の形態の情報処理システム１が通知を行なう際の動作についてより詳細に説明を行なう。

図６は、本実施形態における情報処理システム１の動作について説明したフローチャートである。

まず画像形成装置１０または端末装置２０の生成手段１１０が、電子情報の生成を行なう（ステップ１０１）。そして送受信手段１２０が電子情報を管理サーバ４０に対しアップロードする（ステップ１０２）。

図７－１～図７－２は、端末装置２０から電子情報を管理サーバ４０に対しアップロードする画面について示した図である。
図示する画面は、管理サーバ４０に保存されている電子情報の一覧を見るためのアプリを起動したときに、表示機構２１に表示される画面を示している。このアプリは、上述したようにＷｅｂブラウザ等である。

このうち図７－１は、表示機構２１の左側エリアＲＬには、図５で説明したフォルダの階層構造を表示した場合を示している。
つまりまず最上位のフォルダＨ１と、その名称である「ＡＡＡ」とが表示される。またフォルダＨ１の１つ下位の階層に設定されたフォルダＨ２が、フォルダＨ１の下に表示される。この場合、３つのフォルダＨ２と、これらの名称である「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」とが表示される。

そしてユーザが、何れかのフォルダＨ２を選択すると、そのフォルダＨ２に格納されている電子情報Ｄｊの一覧が、表示機構２１の右側エリアＲＲに表示される。この選択は、例えば、ユーザがマウス等の入力デバイスを用いて、選択したいフォルダＨ２をクリックすることで行なうことができる。
ここでは、ユーザが、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２を選択した場合を示す。そしてその結果、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが、右側エリアＲＲに表示された場合を示している。

また右側エリアＲＲに表示される電子情報Ｄｊの一覧としては、電子情報Ｄｊの名前、電子情報Ｄｊの作成者、電子情報Ｄｊの更新日時、電子情報Ｄｊのサイズが表示される。そしてこの画面において、アップロードボタン２１ａをクリック等により選択すると、図７－２に示すウィンドウＷ１が表示される。

そしてこのウィンドウＷ１において、ユーザが、選択ボタン２１ｃを選択し、アップロードする電子情報を選択する。さらにユーザが、登録ボタン２１ｄを選択すると、選択した電子情報が管理サーバ４０のフォルダＨ２にアップロードされる。なお上述したフォルダを作成する操作は、例えば、図７－１において、フォルダ作成ボタン２１ｂを選択することで行なうことができる。

図６に戻り、アップロードされた電子情報は、管理サーバ４０の入出力手段４６０が受信する（ステップ１０３）。
次にサービス提供手段４２０が、画像形成装置１０または端末装置２０からアップロードされた電子情報について、サービスの種類を判断する（ステップ１０４）。
またサービス提供手段４２０は、保存手段４１０に電子情報を保存する（ステップ１０５）。

さらにサービス提供手段４２０は、設定手段４４０が設定した通知の設定を参照し、サービスの種類に応じて、通知をまとめて行なうか否かを決定する（ステップ１０６）。
その結果、通知をまとめて行なう場合（ステップ１０６でＹｅｓ）、通知手段４３０が、通知をまとめて行なう（ステップ１０７）。
対して通知をまとめて行なわない場合（ステップ１０６でＮｏ）、通知手段４３０が、通知を個別に行なう（ステップ１０８）。

図８は、端末装置２０において、ユーザが通知の設定を行なう画面について説明した図である。
図示するウィンドウＷ２は、表示機構２１に表示される。このウィンドウＷ２において、ユーザが標準に戻すボタン２１ｅを選択した場合、設定手段４４０は、予め定められたデフォルト値に設定を戻す。
またユーザが設定メニュー２１ｆに表示される各サービス毎に設定を変更することができる。この場合、サービスとして、上述したスキャン、ファクシミリ、Ｗｅｂブラウザ、モバイルＷｅｂブラウザの４つについて、それぞれ「まとめて通知」と「個別に通知」が選択できるようになっている。この場合、「まとめて通知」を選択すると、このサービスに関して、上述したように、予め定められた時間内に、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の操作が行われたときに、複数の通知がをまとめて行なわれる。一方、この要件を１つでも満たさないと、「まとめて通知」を選択していても通知が個別に行なわれる。また「個別に通知」を選択すると、このサービスに関して、常に通知が個別に行なわれる。
そしてＯＫボタン２１ｇを選択すると、設定手段４４０は、通知の設定をユーザが選択した設定とする。

＜効果の説明＞
従来、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定は、ユーザやグループ等の通知先毎に行なっていた。
しかしこの場合、サービスによって、この設定が合わない場合がある。例えば、サービスが「スキャン」の場合、電子情報の登録が短時間の間に連続でなされる場合が多く、そのため個別に通知に設定すると、大量の通知が通知先に届くことがある。またサービスが「ファクシミリ」の場合、まとめて通知に設定すると、見逃しが生ずる可能性があるため、通知の見逃しが、業務上の支障につながるような場合に、この設定はそぐわないことになる。

そこで本実施の形態では、サービス毎にまとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定をすることができることにし、この問題の抑制を図っている。これによりサービスの運用に合わせて設定が行なえることになる。

例えば、サービスが上記「スキャン」の場合、まとめて通知に設定することにより、大量の通知が通知先に届くことが抑制でき、効率よく通知の情報を得ることができる。またサービスが上記「ファクシミリ」の場合、個別に通知に設定することで、電子情報が登録される度に、通知が届くため、見逃しが生じにくくなる。さらにサービスが「Ｗｅｂブラウザ」や「モバイルＷｅｂブラウザ」の場合、ユーザの操作により電子情報の登録が行われるため、「スキャン」のように自動的に登録が行われる場合に比較して、電子情報の登録が大量に発生することが生じにくい。そのため通知先から見た場合、個別に通知に設定した方が、即時に通知が届くため、わかりやすいとともに効率よく通知を受け取ることができる。

このように、本実施の形態では、通知の設定をサービス毎に行なうことで、実態により合致した通知の設定を行なうことができ、ユーザに、大量の通知が行われたり、ユーザが通知の内容を見逃すことが生じにくい情報管理装置等が提供できる。

また本実施の形態では、予め定められたサービスに対し、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの設定を行なえないようにする。即ち、この場合、まとめて通知を行なうか、個別に通知を行なうかの何れかの設定に固定される。このサービスは、例えば、「連携サービス」である。この場合、ＡＰＩ経由で電子情報の登録が大量に発生することがある。そのためまとめて通知しか行なえないようにして大量の通知が通知先に届くことを抑制し、効率よく通知を受け取ることができるようにする。

＜プログラムの説明＞
ここで以上説明を行った本実施の形態における管理サーバ４０が行なう処理は、例えば、アプリケーションソフトウェア等のプログラムとして用意される。そしてこの処理は、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。即ち、管理サーバ４０に設けられたコンピュータ内部の図示しないＣＰＵが、管理サーバ４０の各機能を実現するプログラムを実行し、これらの各機能を実現させる。

よって本実施の形態で、管理サーバ４０が行なう処理は、コンピュータに、複数のサービスを提供するサービス提供機能と、サービスに関する操作が行なわれたときに、予め定められたユーザに対し通知を行なう通知機能と、複数の通知をまとめて行なうか、または個別に行なうかの設定を、サービス毎に行なう設定機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。

なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１…情報処理システム、１０…画像形成装置、２０、３０…端末装置、４０…管理サーバ、４１０…保存手段、４２０…サービス提供手段、４３０…通知手段、４４０…設定手段、４５０…権限管理手段、４６０…入出力手段

Claims (11)

1. 他装置から受信した電子情報を保存する保存手段と、
   前記保存手段により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知手段と、
   前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定手段と、を有し、
   前記通知手段は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知する
   ことを特徴とする情報管理装置。
2. 前記一つの通知には異なるサービスの通知がまとまっていることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記一つの通知には、さらに保存された電子情報にアクセスするための情報が付されていることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
4. 複数のサービスについて、前記設定手段は、前記通知をまとめて行なうか、前記通知を個別に行なうかの設定を、同一の画面で設定することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報管理装置。
5. 前記通知手段は、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の電子情報を登録する操作により当該複数の電子情報の保存が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
6. 前記通知手段は、同一の監視対象に対し、同一のサービスによる同一のユーザにより複数の電子情報を登録する操作により当該複数の電子情報の保存が行われたときに加え、予め定められた時間内に当該複数の電子情報を登録する操作により電子情報の保存が行われたときに複数の前記通知をまとめて行なうことを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置。
7. 前記通知手段は、ユーザとして、登録された電子情報を閲覧可能なユーザに対し前記通知を行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
8. 前記設定手段は、サービス毎に、前記通知をまとめる設定または当該通知を個別に行なう設定を行なうことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
9. 前記設定手段は、予め定められたサービスに対しては、前記通知をまとめる設定および当該通知を個別に行なう設定の何れも行なえないようにすることを特徴とする請求項８に記載の情報管理装置。
10. 電子情報を管理する情報管理装置と、
    前記電子情報を登録するときに、登録する当該電子情報を前記情報管理装置に送出する情報処理装置と、
    を備え、
    前記情報管理装置は、
    前記情報処理装置から受信した電子情報を保存する保存手段と、
    前記保存手段により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知手段と、
    前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定手段と、を有し、
    前記通知手段は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知する
    ことを特徴とする情報処理システム。
11. コンピュータに、
    他装置から受信した電子情報を保存する機能と、
    前記保存する機能により電子情報の保存が行なわれた場合に、ユーザに対し、通知する通知機能と、
    前記通知をまとめて行なうか、当該通知を個別に行なうかの設定を、サービス毎に設定する設定機能と、
    を実現させ、
    前記通知機能は、前記通知をまとめて行なう設定がされている場合、複数の通知をまとめたことを示す情報が付された一つの通知を通知する
    ことを特徴とするプログラム。

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