JP2011166467A - 電子メール配送システム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールに添付したファイルを管理するための新しい枠組みを提供する。
【解決手段】本発明の電子メール配送装置は、送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得する。また、ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、上記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに上記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを文書管理装置へ出力するとともに、ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの保存先を示すリソースポインタ情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換する。そして、該ファイル不添付の電子メールを受信者宛てに送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メールに添付されたファイルを管理する技術に関する。

SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）などのプロトコルを用いて電子メールを送受信する枠組みにおいては、MIME（Multipurpose Internet Mail Extensions）などの規格に基づき、ファイルを添付する形式で電子メールを送受信することができる。また、このような形式の電子メールを送信する場合において、主にデータ転送量を抑える目的で、例えばRFC（Request For Comment） 2046の規定に基づいて、電子メールに添付されたファイルを本文と分離してネットワーク上に保存する手法（MIMEのExternal-Body）が提供されている。

例えば、下記特許文献１には、複数の添付文書付き電子メールを、それぞれ添付文書とメール本文とに分離し、何れかの添付文書付き電子メールに添付されていた添付文書を文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込むという技術が記載されている。

特開２００８−２４２７２６号公報

ここで、ファイルを添付する形式で電子メールを送受信する従来の方法では、（１）添付ファイルの容量は、メール本文の容量よりもはるかに大きいため、ネットワークへのデータ転送量が大きくなるという問題、（２）一般的なMTA（Mail Transfer Agent）に備えられている電子メールの一時保存領域や、Webメール等の枠組みで用いられる個々の電子メールを保存する領域を占有するデータ量が大きくなるという問題、（３）それぞれの受信者には、添付ファイルのコピーが送信されるため、それぞれの受信者が受信したファイル同士の情報は共有されず、例えば受信者又は送信者のうちの一人によってファイルが編集された場合、編集後のファイルを共有するには、再びファイルを添付する形式で電子メールを送信する必要があるという問題、（４）添付ファイルを電子メールの本文と分離して外部保存する方法（MIMEのExternal-Bodyという規格に基づく方法、及び特許文献１の方法）を採用しても、外部保存された添付ファイルのアクセス制限については何ら考慮されておらず、添付ファイルに関してセキュアな環境は実現されていないという問題、及び（５）送信者と受信者のそれぞれが、外部保存された添付ファイルを受信した場合、送信者と受信者それぞれのパソコンなどに添付ファイルが併存することになり、ファイルを共有する環境が実現されないという問題がある。

かかる課題に鑑み、本発明は、電子メールに添付したファイルを管理するための新しい枠組みを提供することを目的とする。

本発明の電子メール配送装置は、送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換する手段と、前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信する手段と、を備えることを特徴とする。

本発明の電子メール配送システムは、電子メール配送装置と、該電子メール配送装置と通信可能に接続された文書管理装置とを含む電子メール配送システムにおいて、前記電子メール配送装置は、送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを前記文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換する手段と、前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信する手段と、を備え、前記文書管理装置は、前記電子メール配送装置が出力したファイル及び少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、該受信したファイルに対して受信者ごとにアクセス権限を設定し、アクセス権限設定済みファイルを文書記憶手段に格納する手段と、を備えることを特徴とする。

本発明の電子メール配送方法は、送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得するステップと、前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換するステップと、前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信するステップと、を含むことを特徴とする。

本発明のコンピュータプログラムは、上記電子メール配送方法を情報処理装置に実行させるためのコンピュータプログラムである。

なお、本発明において、手段とは、単に物理的手段を意味するものではなく、その手段が有する機能をソフトウェアによって実現する場合も含む。また、１つの手段や装置が有する機能が２つ以上の物理的手段や装置により実現されても、２つ以上の手段や装置の機能が１つの物理的手段や装置により実現されても良い。

本発明によれば、ファイル添付済み電子メールを配送する際に、添付されているファイルが抽出され、該ファイルが、少なくとも受信者ごとにアクセス権限を設定して文書管理装置に保存されるとともに、ファイル添付済み電子メールがファイル不添付の電子メールに変換される。これにより、電子メールの送信者は、電子メールにファイルを添付して送信するだけで、該電子メールに添付したファイルについて、配布範囲及びアクセス権限等のセキュリティを管理することができる。

第１実施形態の電子メール配送システムの全体構成を示す図である。 メールヘッダの構成の一例を示す図である。 アクセス権限の設定方法を決定するための情報の一例を示す図である。 従来の電子メール配送システムの全体構成の一例を示す図である。 従来の電子メール配送システムが備える各装置の機能構成の一例を示す図である。 電子メールが電子メール作成装置から受信者側の電子メール配送装置まで配送される際の各装置の動作を示すシーケンス図である。 電子メール取得装置によってアクセス権限設定済みファイルを開く際の各装置の動作を示すシーケンス図である。 メール受信者Ｂによって文書Ｆが更新された後、別のメール受信者Ｃによって文書Ｆ'が参照されるまで処理の流れを示すシーケンス図である。 第２実施形態の電子メール配送システムの全体構成を示す図である。 従来の電子メール配送システムの全体構成の一例を示す図である。 従来の電子メール配送システムが備える各装置の機能構成の一例を示す図である。 従来の電子メール配送システムの全体構成の一例を示す図である。 従来の電子メール配送システムが備える各装置の機能構成の一例を示す図である。

本発明の電子メール配送システム１０は、例えばSMTPを用いてメールの送信及び受信を行うオープンなシステムとして実現可能であり、特徴的な機能として、送信依頼を受け付けた電子メールにファイル（例えば、文書ファイルや画像ファイルなど）が添付されている場合、該ファイルを電子メールから抽出して送信者及び受信者ごとにアクセス権限を自動的に付与したうえで保存する機能を有する。

以下、本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。

図１は、第１実施形態の電子メール配送システム１０の全体構成を示す。

電子メール配送システム１０は、電子メール作成装置１と、電子メール取得装置６と、１以上（ここでは２つ）の電子メール配送装置２，５と、個人情報管理装置３と、文書管理装置４とを含み、これらを適宜通信可能に接続して構成されている。また、第１実施形態では、電子メール作成装置１から送信されるファイルが添付された電子メール（ファイル付電子メール）が、電子メール配送装置２によってファイル不添付の電子メールに変換され、電子メール配送装置５を経由して電子メール取得装置６によって受信される例について説明する。

電子メール作成装置１及び電子メール取得装置６は、いずれもユーザによって操作される情報処理装置（例えば、パソコン、携帯電話、又はPDAなど）であり、本実施形態では、説明の便宜上、電子メールを送信するパソコンを電子メール作成装置１と称し、該電子メールを受信するパソコンを電子メール取得装置６と称する。

また、電子メール作成装置１及び電子メール取得装置６は、一般的なMUA（Mail User Agent、電子メールを送受信するためのコンピュータプログラム）がインストールされており、ＣＰＵが該プログラムをメモリ上に読み出して実行することにより機能的に実現される手段として、ユーザの指示に応じて、電子メールを作成して送信するメール作成手段と、電子メール配送装置２，５から電子メールを受信するメール取得手段と、受信した電子メールに埋め込まれたリソースポインタ情報（例えば、文書管理装置４におけるファイルの保存場所を示す情報）に基づき、文書管理装置４から該ファイルを取得してディスプレイ等を介して受信者に提示する文書参照手段とを備える。なお、図では、電子メール作成装置１にはメール作成手段１０１のみを示し、電子メール取得手段６にはメール取得手段６０１及び文書参照手段６０２を示した。

電子メール配送装置２は、一般的なMTA（Mail Transfer Agent）と同様の機能及び本発明による特徴的な機能を備える情報処理装置である。具体的には、ＣＰＵが第１実施形態に係るコンピュータプログラムをメモリ上に読み出して実行することにより機能的に実現される手段として、送受信情報取得手段２０２、個人情報取得手段２０３、文書取得手段２０４、データ変換手段２０６、及び配送制御手段２０７を備え、ハードディスクやＲＡＭ等の記憶装置を用いて機能的に実現される手段として、文書属性記憶手段２０５を備える。

送受信情報取得手段２０２は、電子メール作成装置１から送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報を取得するとともに、該ファイル添付済み電子メールを文書取得手段２０４へ送信する。第１実施形態の電子メール配送システム１０は、例えばRFC822、RFC2822、RFC5322等の標準規格に基づいて構築されており、該システム内で送受信される電子メールのヘッダには、図２に示すように、電子メールの送信者及び受信者に関する情報として、「From:」フィールド、「To:」フィールド、「Cc:」フィールドなどにおいて、「送信元」、「受信者」、「受信者（参照者）」を示すメールアドレスが含まれる。送受信情報取得手段２０１は、ヘッダ情報のうちの少なくとも受信者（第１実施形態では送信者及び受信者（参照者を含む。））のメールアドレスを取得し、個人情報取得手段２０３へ送信する。

個人情報取得手段２０３は、送受信情報取得手段２０２から受信したメールアドレスに基づいて、個人情報管理装置３から、ファイル添付済み電子メールの送信者及び受信者に関する詳細な情報として、そのメールアドレスの所有者に関する情報（例えば、氏名や住所など）を取得し、メールアドレスとともに文書取得手段２０４へ送信する。かかる動作は、送受信情報取得手段２０２が、ファイル添付済み電子メールを文書取得手段２０４へ送信する動作と同期して実行してもよいし、非同期で実行してもよい。なお、ファイル添付済み電子メールのヘッダ情報中に、例えばメーリングリスト等の代表アドレスのように複数人のメールアドレスに紐付けられているメールアドレスが設定されている場合は、その代表アドレスに紐付けられている全ての人に関する情報を取得してもよい。

文書取得手段２０４は、ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、抽出したファイルを必要に応じてデコードし、送信者及び受信者のメールアドレス及び個人情報取得手段２０３から受信した情報に基づいて少なくとも受信者（第１実施形態では送信者及び受信者）ごとに該抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように、該抽出したファイルを文書管理装置４へ送信する。また、第１実施形態では、図３に示すアクセス権限を決定するための情報（設定基準情報）を文書属性記憶手段２０５に予め格納しておき、文書取得手段２０４は、該情報に基づいて、アクセス権限を決定する。これにより、ファイル添付済み電子メールから抽出されたファイルは、後述のように、文書管理装置４によって、送信者及び受信者ごとに所定のアクセス権限を設定したうえで、アクセス権限設定済みファイルとして保存される。なお、アクセス権限の設定基準情報は、一義的に定めたものを文書取得手段２０４に持たせておいてもよい（例えば、ソースコード中に記述しておいてもよい）。アクセス権限の設定基準情報に関しては、図３を参照して後述する。

また、文書取得手段２０４は、アクセス権限設定済みファイルの出力先情報（保存先を示すHTTPを用いてアクセス可能なＵＲＩなどのリソースポインタ情報など）を文書管理装置４から取得し、ファイル添付済み電子メール及び受信者のメールアドレス（宛先情報）とともに、データ変換手段２０６へ送信する。

文書属性記憶手段２０５は、図３に示す、送信者及び受信者ごとに、文書管理装置４に保存されるファイルに対するアクセス権限の設定基準情報を格納する。第１実施形態では、設定基準情報は、図３に示すように、電子メールのヘッダ情報のうち、例えば「From:」フィールドに記載されているメンバ（送信者）には参照権、更新権限、変更権限、及び削除権限を付与し、「To:」フィールドに記載されているメンバ（受信者）には参照権限及び更新権限を付与し、「Cc:」フィールド及び「Bcc:」フィールドに記載されているメンバ（受信者［参照者］）には参照権限のみを付与することを定義している。

データ変換手段２０６は、文書取得手段２０４から受信したファイル添付済み電子メール及びアクセス権限設定済みファイルの出力先情報を用いて、ファイル添付済み電子メールに該出力先情報を埋め込んで、ファイル不添付の電子メールに変換し、文書取得手段２０４から受信した宛先情報とともに配送制御手段２０７へ送信する。例えば、第１実施形態では、ファイル不添付の電子メールのメッセージボディ（本文）中に出力先情報を記述するとともに、例えばRFC2046等に規定されているMIMEのExternal-Bodyの規格に基づいて、添付ファイルを示す情報（以下「ダミー情報」という）として該出力先情報を埋め込むこと（例えば、添付ファイルに関する情報を出力先情報に書き換えること）ができる。なお、出力先情報を添付ファイルに関するダミー情報として埋め込むことで、電子メール取得装置６では、通常の添付ファイルを開くのと同じ操作（例えば、添付ファイルを示す所謂アイコンをクリックすること）によって、文書管理方法４に保存されているアクセス権限設定済みファイルへアクセスすることができる。

配送制御手段２０７は、データ変換手段２０６から受信した宛先情報に基づいて、ファイル不添付の電子メールを受信者宛てに送信する。また、例えば電子メール配送装置５から、電子メール作成装置１のユーザ宛の電子メールを受信した場合、該電子メールを、電子メール配送装置２が備える一時記憶手段（図示省略）に一旦格納し、電子メール作成装置１からの要求を待って該電子メールを電子メール作成装置１へ配送する。配送制御手段２０７が備えるこれらの機能は、周知のMTAが備える機能と同様である。

個人情報管理装置３は、電子メール配送装置２からの要求に応じて氏名や住所等の情報を出力する情報処理装置であり、例えばLDAP（Lightweight Directory Access Protocol）を用いてアクセス可能なディレクトリデータベースを備えたLDAPサーバを用いることが考えられる。具体的には、メールアドレスに該メールアドレスの所有者に関する情報（氏名や住所など）を対応付けて記憶する個人情報記憶手段（例えば、ディレクトリデータベースなど）３０１と、電子メール配送装置２の個人情報取得手段２０３からメールアドレスを受信し、該受信したメールアドレスの所有者に関する情報を個人情報記憶手段３０１から取得して電子メール配送装置２へ送信する個人情報提供手段３０２とを備える。なお、個人情報記憶手段３０１は、上記メールアドレスに、該メールアドレスが属しているメーリングアドレスの代表アドレスを対応付けて記憶することもできる。また、個人情報記憶手段３０１は、ハードディスク等の記憶装置を用いて機能的に実現され、個人情報提供手段３０２は、ＣＰＵがコンピュータプログラムをメモリ上に読み出して実行することにより機能的に実現される。

文書管理装置４は、情報処理装置が読み取り可能なファイルに所定のアクセス権限を設定し、アクセス権限設定済みファイルとして保存する機能と、アクセス権限に基づく要求を受け付けた場合に、該要求に応じてアクセス権限設定済みファイルへのアクセスを認める機能を備える情報処理装置であり、機能的手段として、文書記憶手段４０１、文書保存手段４０２、文書属性付与手段４０３、及び文書読出手段４０４を備える。なお、文書記憶手段４０１は、ハードディスク等の記憶装置を用いて機能的に実現され、文書保存手段４０２、文書属性付与手段４０３、及び文書読出手段４０４は、ＣＰＵがコンピュータプログラムをメモリ上に読み出して実行することにより機能的に実現される。

文書記憶手段４０１は、文書保存手段４０２からの指示に基き、アクセス権限を設定した状態でファイルを保存する。また、保存されているアクセス権限設定済みファイルごとに、参照、更新、変更、及び削除に関するログを記録するように構成してもよい。

文書保存手段４０２は、指定された方法で、ファイルを文書記憶手段４０１に格納する。また、後述の文書読出手段４０４によって出力されたアクセス権限設定済みファイルの内容が、電子メール取得装置６を操作するユーザによって変更された場合、該ユーザが変更権限を有していることを条件に、文書記憶手段４０１に格納されているファイルに該変更の内容を反映させる。更新及び削除についても同様である。

文書属性付与手段４０３は、文書保存手段４０２が電子メール配送装置２から受信したファイルについて、電子メール配送装置２の文書取得手段２０４が決定したアクセス権限に基づき、電子メールの送信者及び受信者ごとにアクセス権限を設定したうえでファイルを格納するように文書保存手段４０２に指示する。例えば、送信者及び受信者に関する情報（メールアドレス、氏名、及び住所など）とアクセス権限を示す情報とのセットを文書保存手段４０２へ出力することが考えられる。これにより、文書保存手段４０２は、かかる送信者及び受信者に関する情報とアクセス権限を示す情報とのセットを、保存対象ファイルとともに文書記憶手段４０１へ送信して格納することができる。

文書読出手段４０４は、電子メール取得装置６から、文書記憶手段４０１に保存されているアクセス権限設定済みファイルへのアクセス要求を受け付け、該要求に基づいて文書記憶手段４０１からアクセス権限設定済みファイルを読み出し、該要求元の電子メール取得手段６に対して送信する。なお、第１実施形態では、要求元（電子メールの送信者又は受信者など）のアクセス権限が正当かどうかを判断し、正当な場合に限り該アクセス権限に応じた方法でファイルへのアクセスを認める機能を備える。

電子メール配送装置５は、一般的なMTA（Mail Transfer Agent）と同様の機能を備える情報処理装置であり、配送制御手段５０２及び一時記憶手段５０３を備える。なお、配送制御手段５０２は、ＣＰＵがコンピュータプログラムをメモリ上に読み出して実行することにより機能的に実現され、一時記憶手段５０３は、ハードディスク、ＲＡＭ、ＲＯＭ等の記憶装置を用いて機能的に実現される。

配送制御手段５０２は、電子メール配送装置２からファイル不添付の電子メールを受信し、宛先に関する情報（例えば、メールアドレスなど）に対応付けて一時記憶手段５０３に一旦格納する。また、宛先のユーザ（詳細には、宛先のメールアドレスの所有者）が操作する電子メール取得装置６０１からの要求を受け付けた場合に、かかるユーザ宛の電子メールを一時記憶手段５０３から取得して配送する。このように構成することで、受信するたびに電子メールの配送を試行する場合に比べて通信時の負荷を格段に低減することができる。なお、配送制御手段５０２は、一般的なMTAと同様に、電子メール取得装置６０１から電子メールの送信依頼を受け付けた場合には、該電子メールを、受信者（宛先に指定されたメールアドレス）宛に送信する機能も備えるが、ここでは詳細な説明を省略する。

一時記憶手段５０３は、電子メール配送装置５が管理するユーザごとに、メールアドレス、受信した該メールアドレス宛の電子メール、及びユーザＩＤ等の情報を格納する。

次に、第１実施形態の電子メール配送システム１０との比較例として、従来の電子メール配送システム７００の全体構成の一例（図４）と、該従来のシステムが備える各装置の機能構成の一例（図５）について説明する。

従来のメール配送システム７００においては、電子メールを送信しようとする者（以下「メール作成者」と表記する。）Ａが、電子メール作成装置７０１が備えるメール作成手段７０２を用いてファイル添付済み電子メール（詳細には、該メールのデータ）Ｂを作成し、送信を指示すると、該メールデータＢは、送信者側のメール配送装置（MTA等のプログラムを実行することによりメールサーバとして機能する情報処理装置）７０３に送信される。

メールデータＢには、一般に、メールの本文以外に、メールの配信先情報（受信者）等を記述するためのメールヘッダ等が含まれる。メールヘッダ内では、送信者の情報が「From:」フィールド等に記述され、配信先（受信者）の情報が「To:」フィールドや「Cc:」フィールド等に記述されている。

メール配送装置７０３は、一般に、図５に示すように、メールヘッダを解析し、送信元及び受信先の情報を読み取るための送受信情報取得手段７０４を備えている。送受信情報取得手段７０４によって取得された配送先情報に従って、メールデータＢは、インターネット等のオープンなネットワークを介して受信者側のメール配送装置（MTA等のプログラムを実行することによりメールサーバとして機能する情報処理装置）７０５に配送される。

メール配送装置７０５は、一般に、電子メールの配送を制御する配送制御部７０６を有する。また、メール配送装置７０５は、電子メールを受信し及び閲覧しようとする者（以下、「メール閲覧者」、「メール受信者」、「閲覧者」、又は「受信者」と表記する）Ｂが電子メール取得装置７１０が備えるメール取得手段７１１を用いて電子メールを取得しようとするまでの間、メール閲覧者Ｂ宛（詳細には、メール閲覧者Ｂのメールアドレス宛）の電子メールを一時的に記憶する一時記憶手段７０７を備える。

メールデータＢは、電子メール取得装置７１０に配送されると、電子メール取得装置７１０内の所定の記憶領域に格納される。メール閲覧者Ｂは、メール取得手段７１１を用いて該メールデータＢのメッセージボディ（本文）の内容を閲覧するとともに、文書参照手段７１２を用いて添付ファイルにアクセスし、該ファイルを読み出して閲覧する（或いは実行する）ことができる。

このような従来の電子メール配送システム７００に対し、本発明を適用することができる。例えば、送信者側の電子メール配送装置７０３を第１実施形態に係る電子メール配送装置２として再構成し、該電子メール配送装置２に個人情報管理装置３を通信可能に接続し、少なくとも電子メール配送装置２及び電子メール取得装置７１０に文書管理装置４を通信可能に接続することが考えられる。

次に、第１実施形態の電子メール配送システム１０が備える各装置の動作について、図面を用いて詳細に説明する。

まず、ファイル添付済み電子メールが送信され、受信側の電子メール配送装置５にファイル不添付の電子メールが届くまでの動作について、図６のシーケンス図を参照して説明する。

電子メール作成装置１は、メール作成者Ａの指示に従い、電子メールにファイルを添付して送信する一般的な方法で、文書Ｆを添付したファイル添付済み電子メールのデータ（メールデータＣ）を電子メール配送装置２に送信する（ステップａ１）。

電子メール配送装置２の送受信情報取得手段２０２は、メールデータＣを受信すると、メールヘッダを参照して、ヘッダ情報のうち送信者及び受信者のメールアドレスを取得し（ステップａ２）、該取得したメールアドレスを個人情報取得手段２０３へ渡す（ステップａ３）。

個人情報取得手段２０３は、これらのメールアドレスに基づき、個人情報管理装置３から該メールアドレスの所有者に関する情報（氏名や住所など（個人データＰ））を取得し（ステップａ４）、該メールアドレスを含めた個人データＰ'として文書取得手段２０４に送信する（ステップａ５）。

また、これらの動作と同期して又は非同期に、送受信情報取得手段２０２は、メールデータＣを文書取得手段２０４へ送信する（ステップａ６）。

文書取得手段２０４は、文書属性記憶手段２０５から、送信者及び受信者ごとにアクセス権限の設定基準情報（図３参照）を取得する（ステップａ７）。

また、文書取得手段２０４は、メールデータＣから文書Ｆを切り出し（抽出し）、必要に応じてデコードして、文書Ｆが所定のアクセス権限を設定したうえで保存されるように、個人情報取得手段２０３から受信した個人データＰ'とともに文書管理装置４へ送信し、文書管理装置４から文書Ｆの出力先情報を取得する（ステップａ８）。

具体的には、個人データＰ'及び文書属性記憶手段２０５から取得した設定基準情報に基づいて、送信者及び受信者ごとに、文書Ｆに対するアクセス権限の内容を決定し、該決定したアクセス権限を設定したうえで保存されるように、文書Ｆを個人データＰ'とともに文書管理装置へ送信する。

文書管理装置４は、文書Ｆに対してアクセス権限を設定し、アクセス権限設定済みファイルとして文書記憶手段４０２に格納するとともに、該アクセス権限設定済みファイルの保存場所を示すリソースポインタ情報を文書取得手段２０４に対して送信する。例えば、個人データＰ'に基づき、ファイル添付済み電子メールのメールヘッダ中の「To:フィールド」に設定されていた受信者については、該受信者のメールアドレス、氏名、及び住所のいずれかをパスワードとして入力することで、参照権限及び更新権限の範囲内でアクセス可能となるように、アクセス権限が設定される。

文書取得手段２０４は、宛先情報（例えば、個人データＰ'に含まれる受信者（参照者を含む）のメールアドレス。）、メールデータＣ，及びリソースポインタ情報を、データ変換手段２０６へ送信する（ステップａ９）。

データ変換手段２０６は、メールデータＣについて、アクセス権限設定済みファイルの保存先を示すリソースポインタ情報を埋め込んでファイル不添付の電子メールのメールデータＣ'に変換し、宛先情報とともに配送制御手段２０７へ送信する（ステップａ１０）。第１実施形態では、データ変換手段２０６は、アクセス権限設定済みファイルの保存先を示すリソースポインタ情報を添付ファイルに関するダミー情報として埋め込むとともに、メッセージボディ（本文）中に、HTTPを用いてアクセス可能なＵＲＩを記述する。

送信者側の電子メール配送装置２の配送制御手段２０７は、データ変換手段２０６から受信したメールデータＣ'を、宛先情報に基づいて電子メール配送装置５へ送信する（ステップａ１１）。

受信者側の電子メール配送装置５の配送制御手段５０２は、ファイル不添付の電子メールのメールデータＣ'を受信すると、電子メール取得装置６からの要求があるまで、該メールデータＣ'を一時記憶手段５０３（いわゆる受信ボックス）に格納する（ステップａ１２）。

次に、電子メールの受信者Ｂが、自分のメールアドレス宛に送信されたファイル不添付の電子メールを電子メール取得装置６で取得し、該ファイル不添付の電子メールに埋め込まれたリソースポインタ情報に基づいて、文書管理装置４に格納されている文書Ｆを取得するまでの動作について、図７のシーケンス図を参照して説明する。

まず、電子メール取得装置６のメール取得手段６０１は、メール受信者Ｂの操作に基づき、通常の電子メールを取得するのと同様の方法で、該受信者Ｂのメールアドレス宛に送信されたファイル不添付の電子メールのメールデータＣ'を電子メール配送装置５から取得する（ステップｂ１）。例えば、電子メール取得装置６のメール取得手段６０１が、電子メール配送装置５に対して該受信者Ｂ宛の電子メールを送信するよう要求すると、電子メール配送装置５の配送制御手段５０２が、対象となるメールデータＣ'を一時記憶手段５０３から取得して電子メール取得装置６へ送信する。なお、メール取得手段６０１は、メール受信者Ｂの指示に応じて、メールデータＣ'の内容をディスプレイ上に表示する。これにより、例えば、少なくとも、アクセス権限設定済みファイルの保存先を示すＵＲＩが記述されている本文と、添付ファイルのダミー情報に基づき、添付ファイルが存在することを示す指示子（いわゆるアイコンなど）がディスプレイ上に表示される。

次に、電子メール取得装置６の文書参照手段６０２は、本文中に記述されたリソースポインタ情報がクリック等の方法で選択されたり、メール取得手段６０１によって認識された添付ファイルを開くための指示子がクリックされ該指示子に対応付けられたリソースポインタ情報が選択されるなどして、メール受信者Ｂから、アクセス権限設定済みファイルとして保存されている文書Ｆへのアクセス要求を受け付けると、該要求を文書管理装置４へ送信する（ステップｂ２）。

文書管理装置４の文書読出手段４０４は、電子メール取得装置６から受信したアクセス要求に基づいて、文書記憶手段４０１から、アクセス権限設定済みファイルとして保存されている文書Ｆを取得する（ステップｂ３）。

文書読出手段４０４は、電子メール取得装置６から受信したアクセス要求と、文書記憶手段４０１から取得した文書Ｆに設定されているアクセス権限とに基づき、該電子メール取得装置６を操作するメール受信者Ｂのアクセス権限を判定する（ステップｂ４）。例えば、アクセス要求を送信する際に、パスワードとしてメールアドレス、氏名、又は住所等のデータを入力させ、該データが文書Ｆにアクセス権限を設定する際に用いたパスワードと一致するかどうかに基づいて、アクセス権限を判定することが考えられる。

文書読出手段４０４は、権限判定の結果、アクセス要求の送信元であるメール受信者Ｂが正当なアクセス権限（例えば、少なくとも参照権限）を有していると判断した場合、かかる権限の範囲内でアクセス可能となるように、文書Ｆを電子メール取得装置６へ送信する（ステップｂ５）。

電子メール取得装置６の文書参照手段６０２は、文書管理装置４の文書読出手段４０４から文書Ｆを受信し、例えばディスプレイ上にその内容を表示する。

このように、電子メール送信時に添付した文書Ｆを、該電子メールの本文等の情報とは別に、ネットワーク上の文書管理装置４に適切なアクセス権限を設定して保存するという構成を用いることで、電子メール送信時に、宛先のメールアドレスを書き間違えるなどした結果、意図しない宛先へ電子メールが誤送信されたとしても、その電子メールの受信者によって、文書Ｆが閲覧されることを防ぐことができる。従って、送信者が想定していない人に文書Ｆが拡散することを防ぐ、すなわち文書Ｆの配布範囲を容易に管理することができる。

次に、メール受信者Ｂが受信したのと同じファイル不添付の電子メールを受信した別のメール受信者Ｃが、メール受信者Ｂが文書Ｆを編集した後、該文書Ｆを参照する場合について、図８のシーケンス図を参照して説明する。図８におけるステップｂ５までの処理は、図７のシーケンス図を用いて説明したのと同じ内容であるため、それ以降の処理について説明する。

なお、この例では、メール受信者Ｂは、例えばメールデータＣのメールヘッダにおける「To:フィールド」に記載されたメールアドレスの所有者であり、メール受信者Ｃは、例えば「Cc:フィールド」に記載されたメールアドレスの所有者であるものとする。

まず、メール受信者Ｂが、電子メール取得装置６を用いて、文書管理装置４から受信した文書Ｆを開いている場合を想定する。なお、メール受信者Ｂは、この文書Ｆに対する更新権限を持っているため（図３参照）、文書Ｆは更新可能な状態で開かれている。

そして、メール受信者Ｂが電子メール取得装置６を操作して、文書Ｆを編集した場合、電子メール取得装置６の文書参照手段６０２は、編集後の文書Ｆの内容を示す文書Ｆ'を、文書管理装置４へ送信する（ステップｃ１）。

文書管理装置４の文書保存手段４０１は、電子メール取得装置６から受信した文書Ｆ'のデータを用いて、文書記憶手段４０１に保存されている文書Ｆを上書きする（ステップｃ２）。

次に、メール受信者Ｃが、電子メール取得装置９を用いて、メールデータＣ'に埋め込まているリソースポインタ情報に基づいて、文書管理装置４に格納されているアクセス権限設定済みファイルを開く場合について説明する。

この場合における電子メール取得装置９、文書管理装置４、及び電子メール配送装置５の動作は、図７を参照して説明した電子メール取得装置６、文書管理装置４、及び電子メール配送装置５の動作と同様である。図７の例と異なる点は、文書管理装置４が、電子メール取得装置９から受信したアクセス権限設定済みファイルへのアクセス要求に応じて、最初に保存された文書Ｆではなく、メール受信者Ｂによる編集の内容が反映された文書Ｆ'を送信するという点、及びメール受信者Ｃのアクセス権限に基づいて、参照のみ可能な状態で文書Ｆ'を送信するという点である。これにより、メール受信者Ｃは、メール送信者Ａがファイル添付済み電子メールに添付した文書Ｆの最新版（文書Ｆ'）の内容を参照することができるので、わざわざメール受信者Ｂから文書Ｆをどのように編集したのかを確認しなくてもよい。

以上のように、本発明によれば、電子メールの送信者及び受信者が、通常のファイル添付済み電子メールを送受信するのと同様の操作を行うだけで、電子メールのヘッダ情報に基づき送信者及び受信者に関する情報が特定され、該特定された情報を用いて、電子メールに添付されたファイルについてアクセス権限が設定され、アクセス権限設定済みファイルとして文書管理装置４に格納される。これにより、ファイル添付済み電子メールの送信者及びファイル不添付の電子メールの受信者が、意図しない者に対して誤ってアクセス権限設定済みファイルの保存先を示すリソースポインタ情報を教えたとしても、該ファイルに対する正当なアクセス権限を持っていない者に対するアクセスを制限することができるため、該ファイルの配布範囲を容易に管理することができる。

また、更新権限を有する者によってアクセス権限設定済みファイルが更新されると、文書管理装置４内で該ファイルが上書きされるため、該アクセス権限設定済みファイルの保存先を示すリソースポインタ情報が埋め込まれたファイル不添付の電子メールを保存しておきさえすれば、最新版のアクセス権限設定済みファイルの内容をいつでも参照することができる。これにより、アクセス権限設定済みファイルが更新される度に、更新後のファイルの内容を周知するために、該ファイルを添付した電子メールをわざわざ送信し直す必要がなくなるとともに、複数の者によって編集されたファイルが併存するという事態も回避することができる。

さらに、本発明は、一般に公開されているオープンな電子メール配信システムに対して容易に適用することができる。例えば、第１実施形態で説明したのと同様に、ファイル添付済み電子メールの送信者側の電子メール配送装置２と、ファイル不添付の電子メールの受信者側の電子メール配送装置５が、異なる装置である場合でも、一方の電子メール配送装置（例えば、第１実施形態におけるメール送信者Ａ側の電子メール配送装置２）に本発明を適用すれば、少なくとも、メール送信者Ａによって送信されたファイル添付済み電子メールに添付された文書Ｆについて、版、配布範囲、アクセス権限、閲覧状況、及び改版状況等を管理することができる。さらにまた、受信側のメール配送装置５に対しても本発明を適用することにより、本発明によるファイルを管理する枠組みを、より多くのユーザに対して提供することができる。

次に、本発明の第２実施形態について説明する。

第２実施形態の電子メール配送システム１１では、第１実施形態の電子メール配送システム１０と異なり、電子メール配送装置２が情報付加手段２０８を備えており、電子メール取得装置６が付加情報取得手段６０３を備えている。

電子メール配送装置２の情報付加手段２０８は、文書管理装置４に保存されたアクセス権限設定済みファイルの保存先を示すリソースポインタ情報を、データ変換手段２０６によって生成されたファイル不添付の電子メールのメールヘッダに埋め込む。例えば、メールヘッダには、「X-」で始まる名前を付して独自のフィールドを定義することができるので、情報付加手段２０８は、この方法を用いてリソースポインタ情報を埋め込むことが考えられる。

また、電子メール取得装置６の付加情報取得手段６０３は、ファイル不添付の電子メールのメールヘッダを参照し、上記の方法で埋め込まれたリソースポインタ情報を取得し、アクセス権限設定済みファイルの出力先情報として文書参照手段６０２へ送信する。文書参照手段６０２は、付加情報取得手段６０３から受信したリソースポインタ情報に基づき、文書管理装置４へアクセス権限設定済みファイルに対するアクセス要求を行う。

これにより、電子メール取得装置６は、文書参照手段６０２がMIMEのExternal-Bodyの規格に対応していない場合でも、ファイル不添付の電子メールに埋め込まれたリソースポインタ情報を取得し、該ポインタ情報に基づいて、文書管理装置４からアクセス権限設定済みファイルを取得することができる。また、電子メール配送装置５について電子メール配送装置２と同様の機能構成を備え、電子メール作成装置１について電子メール取得装置６と同様の機能的手段を備えることにより、より多くのユーザに対して本発明によるファイルを管理する枠組みを提供することができる。なお、第２実施形態により得られる他の効果については、第１実施形態により得られるものと同様である。

［他のシステム構成への適用］
次に、上記実施形態の電子メール配送システム１０，１１との比較例として、従来の電子メール配送システム８００，９００の全体構成の一例（図１０，図１２）と、該従来のシステムが備える各装置の機能構成の一例（図１１，図１３）について説明する。

図１０及び図１１に示すように、従来の電子メール配送システム８００では、いわゆるWebメールの枠組みを利用することにより、電子メールの送受信を専用装置を介して行う場合がある。

このシステム８００では、MUAと同様の機能を備える電子メール送信装置（例えば、WEBサーバなど）８０１がネットワーク上に設けられ、メール作成者Ａは、端末装置（例えば、パソコンなど）８０２が備えるブラウザ等の閲覧手段８０３を介して、該電子メール送信装置８０１へ電子メールのデータを入力する。同様に閲覧手段８０３を介して電子メールの送信を指示すると、電子メール送信装置８０１から電子メール配送装置８０４へメールデータが送信され、該電子メール配送装置８０４が宛先情報に基づき、受信側の電子メール配送装置８０５へ電子メールを送信する。

受信側の電子メール配送装置８０５は、受信した電子メールを一時記憶手段８０６へ格納する。

メール閲覧者Ｂは、端末装置（例えば、パソコンなど）８０７が備えるブラウザ等の閲覧手段８０８を介して、電子メール取得装置８０９に対して電子メールの受信処理を実行するよう指示することができる。これにより、電子メール取得装置８０９は、電子メール配送装置８０５からメール閲覧者Ｂ宛ての電子メールを受信する。メール閲覧者Ｂは、ブラウザを介して該電子メールを閲覧することができる。

かかる電子メール配送システム８００に対しても、本発明を適用することができる。例えば、電子メール配送装置８０４，８０５を、第１実施形態又は第２実施形態の電子メール配送装置２と同様に構成することが考えられる。

また別の例として、図１２及び図１３に示すように、従来の電子メール配送システム９００では、送信者と受信者の一方だけがWebメールの枠組みを利用している場合がある。この場合においても、例えば、電子メール配送装置９０４，９０５を、第１実施形態又は第２実施形態の電子メール配送装置２と同様に構成することが考えられる。

以上、本発明の実施形態を説明したが、本発明は、上記実施形態に限定されることなく種々に変形して適用することが可能である。

［変形例］
第１実施形態では、電子メール配送装置２の文書取得手段２０４は、ファイル添付済み電子メールをデータ変換手段２０６に渡し、データ変換手段２０６がファイル不添付の電子メールを生成しているが、文書取得手段２０４がファイル添付済み電子メールからファイルを抽出する際に、該電子メールをファイル不添付の電子メールに変換し、該変換後のファイル不添付の電子メールをデータ変換手段２０６に渡すように構成してもよい。

文書管理装置４の文書読出手段４０４は、アクセス権限設定済みファイルへのアクセス要求を受け付けるたびに、その日時、要求元、アクセス対象となるファイル、変更履歴等に関する履歴情報を取得し、ハードディスク等を用いて機能的に実現される履歴情報記憶手段（図示省略）に格納するように構成してもよい。これにより、メール送信者は、ファイル添付済み電子メールに添付したファイルについて、誰が何を行ったのかを確認することができる。

１…電子メール作成装置、２，５…電子メール配送装置、３…個人情報管理装置、４…文書管理装置、６…電子メール取得装置、１０…電子メール配送システム、１０１…メール作成手段、、２０２…送受信情報取得手段、２０３…個人情報取得手段、文２０４…書取得手段、２０５…文書属性記憶手段、２０６…データ変換手段、２０７，５０２…配送制御手段、３０１…個人情報記憶手段、３０２…個人情報提供手段、４０１…文書記憶手段、４０２…文書保存手段、４０３…文書属性付与手段、４０４…文書読出手段、５０２…一時記憶手段、６０１…メール取得手段６０１、６０２…文書参照手段

Claims (4)

1. 送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、
   前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換する手段と、
   前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信する手段と、
   を備える、ことを特徴とする電子メール配送装置。
2. 電子メール配送装置と、該電子メール配送装置と通信可能に接続された文書管理装置とを含む電子メール配送システムにおいて、
   前記電子メール配送装置は、
   送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、
   前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを前記文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換する手段と、
   前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信する手段と、
   を備え、
   前記文書管理装置は、
   前記電子メール配送装置が出力したファイル及び少なくとも受信者に関する情報を取得する手段と、
   該受信したファイルに対して受信者ごとにアクセス権限を設定し、アクセス権限設定済みファイルを文書記憶手段に格納する手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする電子メール配送システム。
3. 送信依頼を受け付けたファイル添付済み電子メールのヘッダ情報に基づいて、少なくとも受信者に関する情報を取得するステップと、
   前記ファイル添付済み電子メールに添付されているファイルを抽出し、前記取得した情報に基づいて、少なくとも受信者ごとに前記抽出したファイルに対するアクセス権限を設定したうえで保存されるように前記抽出したファイルを文書管理装置へ出力するとともに、前記ファイル添付済み電子メールを前記抽出したファイルの出力先情報を埋め込んだファイル不添付の電子メールに変換するステップと、
   前記ファイル不添付の電子メールを前記受信者宛てに送信するステップと、
   を含む、ことを特徴とする電子メール配送方法。
4. 請求項３に記載の電子メール配送方法を情報処理装置に実行させるためのコンピュータプログラム。