JP2000184096A - 電話・ファクシミリ送信デ―タの電子メ―ル配信方式 - Google Patents

電話・ファクシミリ送信デ―タの電子メ―ル配信方式

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JP2000184096A
JP2000184096A JP37789498A JP37789498A JP2000184096A JP 2000184096 A JP2000184096 A JP 2000184096A JP 37789498 A JP37789498 A JP 37789498A JP 37789498 A JP37789498 A JP 37789498A JP 2000184096 A JP2000184096 A JP 2000184096A
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JP
Japan
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telephone
mail
sender
transmitting
person
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JP37789498A
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English (en)
Inventor
Naoto Tezuka
直人 手塚
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ASAHI HIGHTECH KK
Original Assignee
ASAHI HIGHTECH KK
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【目 的】電話機やファクシミリ機による送信データ電
子メールで配信する場合、簡単に送信内容の識別を可能
にすることや、ファイル名変更作業を、省略しより効率
的な情報管理を可能とする、電話・ファクシミリ送信デ
ータの電子メール配信方式を提供すること。 【構 成】 電話機1及びファクシミリ機2は公衆回線
網3を通じ、通信網記録制御局ネットワーク5に直接接
続されたCTIサーバー4に接続され、データは受信デ
ータはメールサーバー8により電子メールの添付ファイ
ルとして配信される。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は電気通信回線とコン
ピュータによるネットワーク網を利用する、電話機もし
くはファクシミリ機による送信データをコンピュータ端
末装置により受信する場合においての、機能高度化技術
に関する。
【0002】
【従来の技術】近年、電話機やファクシミリ機による通
信は、ComputerTelephony Inte
gration(CTI)技術の発達により、電話やフ
ァクシミリの通信内容をコンピュータ端末装置で確認で
きる技術が普及してきたことは知られている。
【0003】具体的な例としては、一般に普及し効率的
な運用が可能な、電子メールに電話機とファクシミリ機
の送信データを電子メールの添付ファイルとして配信す
るサービスも開始されている(NTT、NTT国際通信
1998年開始)。また、ファクシミリ画像のトップペ
ージのイメージ画像の電子メールアドレスを認識しメー
ル配信するなどの手法が特開平6−152830や特開
平10−164337で提案されている。
【0004】しかし、電子メールで添付された電話機や
ファクシミリ機により送信されたデーターは、通常の電
子メールのように件名で送信内容を表示する手段もな
く、受信者が内容の確認後、内容に沿ったファイル名に
変更後記録する作業を行っている。そこで、益々増加す
る情報量に対し、もっと効率的に情報を管理できないか
と指摘されている。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
の方法は、単に電話機やファクシミリ機の送信データを
電子メールで受信できるようになった程度のものであ
り、内容識別やファイル名の変更は、受信者が行ってい
た。
【0006】本発明は、前記受信者が電話機やファクシ
ミリ機による送信データを簡単に送信内容の識別を可能
にすることや、ファイル名変更作業を、省略しより効率
的な情報管理を可能とする、電話・ファクシミリ送信デ
ータの電子メール配信方式を提供することである。
【0007】
【課題を解決するための手段】本発明は上述の課題を解
決しその目的を達成するために、次のような手段を講じ
ている。すなわち、本発明の電話機やファクシミリ機で
送信した音声や画像データの電子メール配信方式は、送
信者が電話機やファクシミリ機でデータを送信できる電
気通信網と、受信者が電子メールを受信できる端末装置
を利用する通信網において、通信網記録制御局に、送信
者が電話機やファクシミリ機を用い、ダイヤルもしくは
記録装置より送信した、識別論理番号に対応する送信者
名称と送信者のメールアドレスと受信者メールアドレス
と送信内容を分類する名称を表示する形式に変換する変
換テーブルを含む記録手段(例えばデーターベース)を
有する。
【0008】受信した音声や画像データはデジタルデー
タに変換し、識別論理番号はデータベースを参照に、送
信者名称と送信者のメールアドレスと受信者メールアド
レスと送信内容を分類する名称を抽出し、デジタル変換
された音声や画像データのファイル名として送信者名称
と送信内容を分類する名称と受信時間情報を用いファイ
ル名変更を行う。送信する電子メールのデータとして、
差出人の項目に送信者の電子メールアドレス、宛先項目
に受信者の電子メールアドレス、件名項目に送信内容を
分類する名称を記録する方式をとり、電子メールとして
配信する方法により動作される。
【0009】
【作用】このような手段を講じたことにより、本発明の
システムは次のような作用を奏する。すなわち、送信者
は電話機やファクシミリ機を用い受信者の電子メールに
音声や画像を送信でき、受信者は広く使用されている電
子メールソフトウエアを用い、添付ファイルにされた内
容を件名項目で想定することができ、添付されたファイ
ルを受信者の端末に保存する場合もファイル名の変更が
必要なくなることが実現できる。
【0010】
【実施例】以下、図面を参照して本発明の実施例の形態
について説明する。図1は送信する電話機やファクシミ
リ機から受信する端末装置までの全体構成図である。
【0011】図示のように、コンピュータネットワーク
網5で構成された通信網記録制御局には、公衆回線網と
接続しCTIサーバーと受信者や送信者の情報を管理す
る管理サーバーやネットワーク網外部へメール配信のた
めのルータなどが接続されている。
【0012】図1において、送信機器である電話機1や
ファクシミリ機2のデータは公衆回線網3を通じて、C
TIサーバー4に送信される。送信者は通信網記録制御
局5に送信を可能とするため登録者識別番号とパスワー
ド番号を、送信機器のボタン操作で入力する。CTIサ
ーバー4は、その時の信号で登録された番号と照合を行
い、送信者からの受信を可能とする。この時、送信者の
登録者識別番号を保持しておく。
【0013】つぎに、送信者は受信者の登録者識別番号
と送信内容分類番号と音声または画像データの選択を以
下のように送信機器のボタン操作を使用して入力する。
【0014】受信者の登録者識別番号を入力する。
【0015】送信の内容は、あらかじめ決められた以下
の番号(0〜99)をもとに、営業報告書の場合1、発
注書の場合2、請求書の場合3、議事録の場合4、財務
報告の場合5、依頼書の場合6、調査報告の場合7、な
どを用いて入力する。このときの送信内容分類名は、送
信者へ通信網記録制御局管理者より提供されているもの
とする。
【0016】。電話機での音声ファイルの送信場合は
1、ファクシミリ機による画像送信の場合は2を入力す
る。
【0017】CTIサーバー4は、上述した送信機器で
のボタン操作により入力させた信号を、デジタル変換し
保持している。例えば、1997年12月26日13時
12分30秒に登録者名○○○○(登録者識別番号12
34)の人から営業報告書を受信者名△△△△(登録者
識別番号1002)の人にファクシミリ機で送信する場
合、保持するべき論理番号は、送信者の登録者識別論理
番号”1234“と受信者の登録者識別論理番号”10
02“とファイルデータの分類論理番号”2“とCTI
サーバーが受信した日時論理番号“199712261
31230”と送信内容分類論理番号“1”となる。
【0018】その後に電話機で音声メッセージの登録、
若しくはファクシミリ機で画像データの送信を行う。
【0019】CTIサーバー4は電話機による音声デー
タを受信した場合は、wav形式をもちい、ファクシミ
リ機による送信の場合は、tif形式をもちいて保持す
る。
【0020】つぎに、保持された音声データや画像デー
タをファイルとして記録するために、前に保持された論
理番号を用い、ファイル形式をCTIサーバーの受信日
時論理番号_送信者の登録者識別論理番号_送信内容分
類論理番号.ファイル種類となりる。つまり、前記の条
件で送信された場合のファイル名形式は、“19971
226131230_123401.tif”となる。
【0021】前述ファイルは、ネットワーク5を経由し
ファイルサーバー6内の受信者の登録者識別論理番号”
1002“と関連する所定の記録場所に記録される。
【0022】CTIサーバー4は保持された送信者と受
信者の登録者識別論理番号と送信内容分類番号から管理
サーバー18内のデータベース図2と図3を参照に送信
者電子メールアドレス“n_tezuka@asac.
co.jp“と受信者の電子メールアドレス“koha
razawa@asac.co.jp”と送信者の登録
名称“○○○○”と送信分類名称“営業報告書”を参照
し保持する。
【0023】つぎに、CTIサーバー4はメールサーバ
ー8に保持されたデータ“n_tezuka@asa
c.co.jp““○○○○”“koharazawa
@asac.co.jp”“営業報告書”と受信した日
時論理番号“19971226131230”及び保存
先フォルダ名とファイル名を送信する。
【0024】メールサーバー18は、添付するファイル
を認識し、ファイル名を“営業報告書○○○○1226
1312.tif”と変換し、差出人の項目に送信者の
電子メールアドレス“n_tezuka@asac.c
o.jp“、宛先項目に受信者の電子メールアドレス
“koharazawa@asac.co.jp”、件
名項目に送信内容を分類する名称“営業報告書”を記録
する方式をとり、電子メールとして配信しファイルサー
バー内の添付したファイルを削除する。
【0025】配信された電子メールはアドレスにより、
通信網記録制御局のネットワーク5のメールサーバー1
8、外部ネットワークのメールサーバー17またはプロ
バイダー内のメールサーバー12が受信する。
【0026】受信者はネットワーク5に直接接続された
端末装置a、ネットワーク5のルータ14とインターネ
ット回線網11を経由し接続された外部ネットワークの
メールサーバー17に直接接続された受信端末装置b、
ネットワーク5のルータ14とインターネット回線網1
1を経由し接続されたプロバイダー内のメールサーバー
12に公衆回線網を経由して接続される端末装置cによ
り受信する。
【0027】各受信端末には電子メールを受信できるソ
フトウエア(図4左)により受信できる。
【0028】また、添付されたファイルを開くことによ
り(図4右)のように受信したFAX画像を確認でき
る。
【0029】添付ファイルの保存はファイル名“営業報
告書○○○○12261312”で内容を認識できるの
で、変更せず保存が可能になる。
【0031】
【発明の効果】 以上に説明したように従来、電話機と
ファクシミリ機による送信による電子メール添付ファイ
ル方式は、受信者が添付された音声ファイルや画像ファ
イルを開き内容を確認しなければ、内容がどの様なもの
であるか解らなかった。さらに必要な添付ファイルを保
存する場合、ファイルの内容にあわせたファイル名変更
が必要であった。
【0032】本発明により、電話機とファクシミリ機に
よる送信による電子メール添付ファイル方式でも、電子
メール受信画面の件名と送信者を確認するだけで、大ま
かな送信内容予測ができ受信ファイルの重要度をランク
付けが可能となり、重要度の高い順から受信ファイルを
確認できるようなった。
【0033】また、保存が必要な添付ファイルのファイ
ル名も内容分類と送信者名と日付情報が保持されている
ので、ほとんどの場合ファイル名変更の作業をせず保存
ができ、後日確認する場合もファイル名で内容を認識で
きる。
【0034】従って、本発明の目的であるところの、電
話機やファクシミリ機による送信データの電子メール配
信方式は、受信者が簡単に内容分類の識別を可能にする
ことやファイル名変更作業を省略する事が可能となり、
より効率的な情報管理を可能とする、電話・ファクシミ
リ送信データの電子メール配信方式を提供することがで
きた。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の実施例に関わるシステム全体のネッ
トワーク構成図。
【図2】 本実施例の送信者や受信者の登録者を識別す
る論理番号データーベース中の管理データテーブルを示
す説明図。
【図3】 本実施例の送信内容分類名称を識別する論理
番号データーベース中の管理データテーブルを示す説明
図。
【図4】 本実施例の受信端末で確認する場合の説明
図。
【符号の説明】
1:電話機 2:ファクシミ
リ機 3:公衆回線網 4:CTIサー
バー 5:通信網記録制御局ネットワーク 6:ファイルサ
ーバー 7:端末装置a 8:メールサー
バー 9:端末装置b 10:wwwサー
バー 11:インターネット通信網 12:プロバイ
ダー内のメールサーバー 13:端末装置c 14:ルーター 15:DNSサーバー 16:ファイア
ウォール 17:外部ネットワーク内のメールサーバー 18:管
理サーバー
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 FI テーマコート゛(参考) H04L 12/54 H04L 11/20 B 12/58 101B H04N 1/00 107 1/32

Claims (2)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 電話機とファクシミリ機による通信が可
    能な電気通信網に記録制御局が設置され、前記通信網記
    録制御局に、送信者が電話機やファクシミリ機を用い、
    送信した音声や画像データの記録を可能とする記録装置
    と、受信者が前記通信網記録制御局にコンピュータネッ
    トワークを経由し、前記送信者が送信した記録データを
    受信する環境にあって、送信者が電話機やファクシミリ
    機を用い、送信した音声や画像データを電子メールの添
    付ファイルとして受信者に配信する場合において、前記
    通信網記録制御局が送信者の電話機やファクシミリ機の
    ボタン操作や予め電話機やファクシミリ機本体や付属機
    器に蓄積された記録装置から送信された、送信者や受信
    者を識別する信号と送信された音声や画像データの送信
    内容分類信号を、識別論理番号として保持するステップ
    と、前記識別論理番号と対応させ送信者の登録された名
    称形式と送信者の電子メールアドレスと受信者の電子メ
    ールアドレスと送信内容分類名称形式に変換する変換テ
    ーブルを具備し、前記識別論理番号は前記変換テーブル
    を参照することにより、送信する電子メールの差出人・
    宛先・件名項目のデータとし、受信した音声や画像デー
    タは添付ファイルとして受信者のメールサーバーに配信
    することを特徴とする、電話・ファクシミリ送信データ
    の電子メール配信方式。
  2. 【請求項2】 前記請求項1において、電子メールの添
    付ファイルとして配信される音声や画像データに、前記
    変換テーブルを参照することにより得られた送信者の登
    録された名称と送信内容分類名称形式をファイル名に用
    いることを特徴とした、電話・ファクシミリ送信データ
    の電子メール配信方式。
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Cited By (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
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