JP2019041153A - 情報処理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファクシミリ通信によって受信されたデータの送信元に対応する格納場所に当該データが格納されるようにする。【解決手段】画像形成装置１０は、送信元からファクシミリ通信によってデータを受信する。そのデータは、ファクシミリ通信を行うために送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報に紐付く格納場所に格納される。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。

ファクシミリ機能を備えた装置において、ファクシミリ通信によってファクシミリデータ（例えば画像データ）が受信された場合、そのファクシミリデータが格納場所に格納されることがある。

特許文献１には、ファクシミリデータをサーバ等の外部装置に転送して格納することが記載されている。

特開２０１６−２０８２６４号公報

一般的に、ファクシミリデータの格納場所には、当該格納場所を識別するための識別情報が付される。その識別情報として、ファクシミリデータの送信元の名称、例えばアドレス帳に登録された名称（登録名称）が用いられる場合がある。この場合、送信元の登録名称に基づいてファクシミリデータが仕分けされ、その登録名称が付された格納場所にファクシミリデータが格納される。このような処理においては、送信元の登録名称が変更された場合、登録名称に基づく仕分けが正しく行われなくなるため、同一の送信元から送られてきたファクシミリデータが、その送信元に対応する格納場所に格納されないという事態が生じる。

本発明の目的は、ファクシミリ通信によって受信されたデータの送信元に対応する格納場所に当該データが格納されるようにすることにある。

請求項１に記載の発明は、送信元からファクシミリ通信によってデータを受信する受信手段と、前記ファクシミリ通信を行うために前記送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報に紐付く格納場所に前記データを格納する制御手段と、を有する情報処理装置である。

請求項２に記載の発明は、前記制御手段は、前記送信元の前記ファクシミリ識別情報に紐付く前記格納場所が検知されない場合、前記格納場所を作成して前記データを前記格納場所に格納する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。

請求項３に記載の発明は、前記制御手段は、前記送信元の名称と前記ファクシミリ識別情報との組み合わせに紐付く前記格納場所を作成する、ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置である。

請求項４に記載の発明は、通信相手毎に通信相手の名称と通信相手のファクシミリ識別情報との対応付けを示す管理情報が作成されており、前記制御手段は、前記管理情報において前記送信元の前記ファクシミリ識別情報に対応付けられている前記名称と前記送信元の前記ファクシミリ識別情報との組み合わせに紐付く前記格納場所を作成する、ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置である。

請求項５に記載の発明は、前記管理情報は、通信相手のファクシミリ識別情報を管理するためのアドレス帳データ、又は、通信相手との間のファクシミリ通信の履歴を示す履歴情報である、ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置である。

請求項６に記載の発明は、前記制御手段は、記録媒体への前記データの印刷を行う第１制御、又は、前記格納場所への前記データの格納を行う第２制御のいずれかを実行する、ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項７に記載の発明は、前記制御手段は、予め定められた期間中は、前記データを前記格納場所に格納し、前記期間外は、前記記録媒体への前記データの印刷を行う、ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置である。

請求項８に記載の発明は、前記制御手段は、前記ファクシミリ通信に使用される回線毎に、前記第１制御又は前記第２制御のいずれかを実行する、ことを特徴とする請求項６又は請求項７に記載の情報処理装置である。

請求項９に記載の発明は、前記ファクシミリ識別情報は、ファクシミリ番号及び前記ファクシミリ通信の規格に従った通信番号の中の少なくとも１つの情報を含む、ことを特徴とする請求項１から請求項８のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項１０に記載の発明は、コンピュータを、送信元からファクシミリ通信によってデータを受信する受信手段、前記ファクシミリ通信を行うために前記送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報に紐付く格納場所に前記データを格納する制御手段、として機能させるプログラムである。

請求項１，９，１０に記載の発明によれば、ファクシミリ通信によって受信されたデータの送信元に対応する格納場所に当該データを格納することが可能となる。

請求項２に記載の発明によれば、送信元に対応する格納場所が検知されない場合であっても、その格納場所にデータを格納することが可能となる。

請求項３に記載の発明によれば、送信元の名称に更に紐付く格納場所にデータを格納することが可能となる。

請求項４に記載の発明によれば、管理情報を利用して名称と格納場所とを紐付けることが可能となる。

請求項５に記載の発明によれば、アドレス帳データ又は履歴情報を利用して名称と格納場所とを紐付けることが可能となる。

請求項６に記載の発明によれば、記録媒体へのデータの印刷と格納場所へのデータの格納とを切り替えて実行することが可能となる。

請求項７に記載の発明によれば、期間に応じたデータ出力が可能となる。

請求項８に記載の発明によれば、回線に応じたデータ出力が可能となる。

本発明の第１実施形態に係るデータ管理システムを示すブロック図である。 画像形成装置を示すブロック図である。 サーバを示すブロック図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 第１実施形態に係るデータ管理システムの動作内容を説明するための図である。 データ格納処理を説明するための図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 第２実施形態に係るデータ管理システムの動作を示すフローチャートである。

＜第１実施形態＞
図１を参照して、本発明の第１実施形態に係る情報処理システムとしてのデータ管理システムについて説明する。図１には、第１実施形態に係るデータ管理システムの一例が示されている。

第１実施形態に係るデータ管理システムは、一例として、情報処理装置としての画像形成装置１０と、外部装置の一例としてのサーバ１２と、端末装置１４と、を含む。例えば、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４は、ネットワーク等の通信経路Ｎを介して他の装置と通信する機能を備えている。もちろん、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４は、通信経路Ｎを利用せずに、それぞれ異なる通信経路を介して他の装置と通信する機能を有してもよい。なお、データ管理システムは、複数の画像形成装置１０、複数のサーバ１２及び複数の端末装置１４を含んでもよい。端末装置１４はデータ管理システムに含まれていなくてもよい。

画像形成装置１０は、少なくともファクシミリ機能とプリント機能を有する装置である。具体的には、画像形成装置１０は、ファクシミリ通信によって受信したファクシミリデータ（例えば画像データ）を記録媒体としての用紙に印刷する機能、ファクシミリデータをサーバ１２や端末装置１４等の外部装置に転送する機能等を有する。また、画像形成装置１０は、更に、スキャン機能及びコピー機能の中の少なくとも１つの機能を有してもよい。

サーバ１２はデータを格納する装置であり、例えばＦＴＰサーバ等である。画像形成装置１０からサーバ１２にファクシミリデータが転送された場合、サーバ１２は、そのファクシミリデータを格納する。

端末装置１４は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、タブレットＰＣ、スマートフォン、携帯電話、等の装置である。

第１実施形態においては、画像形成装置１０が送信元からデータを受信し、当該データをサーバ１２に転送してサーバ１２に格納する場合、当該送信元を識別するための情報（識別情報）に紐付く格納場所（いわゆるフォルダ）に当該データが格納される。データは、例えば、ファクシミリデータ、電子メール、その他のデータ（例えば画像データや文書データ等）である。識別情報は、例えば、通信を行うために送信元に割り当てられた情報、送信元の名称、等である。通信を行うために送信元に割り当てられた情報は、例えば、ファクシミリ通信を行うために送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報、電子メールアドレス、ＩＰアドレス、等である。また、送信元のＭＡＣアドレスが識別情報として用いられてもよい。なお、データはサーバ１２に格納されずに、画像形成装置１０内に設けられたフォルダに格納されてもよいし、端末装置１４に設けられたフォルダに格納されてもよい。

第１実施形態では、一例として、ファクシミリデータがファクシミリ通信によって送信元から画像形成装置１０に送信され、当該ファクシミリデータが画像形成装置１０からサーバ１２に転送されてサーバ１２に格納されるものとする。この場合、当該ファクシミリデータのファクシミリ識別情報に紐付くフォルダに当該ファクシミリデータが格納される。ファクシミリ識別情報は、ファクシミリデータの属性情報に含まれる情報の一例であり、ファクシミリ通信を行うためにファクシミリ通信の送信元に割り当てられた情報である。具体的には、ファクシミリ識別情報は、送信元のファクシミリ番号、ファクシミリ通信の規格に従った通信番号（Ｇ３規格が用いられる場合、Ｇ３ＩＤ）、ダイヤルイン番号、等であり、送信元を一意に示す情報である。その規格としてＧ３規格が用いられる場合、その規格に従った通信番号はＧ３ＩＤである。もちろん、Ｇ３規格以外の規格（例えばＧ４規格）が用いられた場合、その規格に従った通信番号がファクシミリ識別情報として用いられてもよい。上記のファクシミリ番号、規格に従った通信番号、及び、ダイヤルイン番号の中の少なくとも１つを含む情報がフォルダに紐付けられ、そのフォルダにファクシミリデータが格納される。例えば、フォルダ名にファクシミリ識別情報が含まれるフォルダが作成され、そのフォルダにファクシミリデータが格納される。なお、ファクシミリデータはサーバ１２に格納されずに、画像形成装置１０に格納されてもよいし、端末装置１４に格納されてもよい。以下では、サーバ１２にファクシミリデータが格納されるものとして説明する。また、ファクシミリ識別情報を「ＦＡＸＩＤ」と称することとする。

以下、第1実施形態に係るデータ管理システムに含まれる各装置について詳しく説明する。

図２を参照して、画像形成装置１０の構成について詳しく説明する。図２には、画像形成装置１０の構成の一例が示されている。

通信部１６は通信インターフェースであり、他の装置にデータを送信する機能、及び、他の装置からデータを受信する機能を有する。通信部１６は、無線通信機能を備えた通信インターフェースであってもよいし、有線通信機能を備えた通信インターフェースであってもよい。例えば、通信部１６は、ファクシミリ通信によって画像形成装置１０に送られてきたファクシミリデータを、通信経路Ｎを介してサーバ１２等の外部装置に転送する。また、通信部１６は、通信経路Ｎを介して送信元から画像形成装置１０に送られてきた電子メールや他のデータ（例えば画像データや文書データ等）を受信し、当該電子メールや当該他のデータを、通信経路Ｎを介してサーバ１２等の外部装置に転送してもよい。

ファクシミリ部１８は、通信規格に従い、１又は複数のファクシミリ回線を利用してファクシミリ通信する機能を有する。ファクシミリ部１８は、例えば、ファクシミリ通信を行うためのモデムによって構成されている。通信規格は一例としてＧ３規格である。もちろん、別の通信規格（例えばＧ４規格等）が用いられてもよい。以下では、Ｇ３規格に従ってファクシミリ通信が行われるものとする。ファクシミリ部１８は、ファクシミリ機能を備えた他の装置（例えば、ファクシミリ装置や画像形成装置等）との間で、ファクシミリ通信によってファクシミリデータを送受信する。

プリント部２０はプリント機能を有し、プリント対象の画像や文字列を用紙等の記録媒体上に形成する。スキャン部２２はスキャン機能を有し、原稿を読み取ることでスキャンデータ（例えば画像データ）を生成する。プリント部２０とスキャン部２２とによってコピー機能が実現されてもよい。コピー機能が実行されることで、原稿が読み取られて記録媒体上に画像や文字列が形成される。また、スキャンによって生成されたスキャンデータが外部装置に送信されてもよい。なお、画像形成装置１０は、プリント部２０やスキャン部２２を有していなくてもよい。

ＵＩ部２４はユーザインターフェースであり、表示部と操作部とを含む。表示部は、例えば液晶ディスプレイ等の表示装置である。操作部は、例えばタッチパネルやキーボード等の入力装置である。もちろん、表示部と操作部を兼ねたユーザインターフェース（例えば、タッチ式のディスプレイや、ディスプレイ上に電子的にキーボード等を表示する装置等を含む）であってもよい。

記憶部２６はハードディスクやメモリ等の記憶装置である。記憶部２６には、例えば、アドレス帳データ、通信履歴情報、各種の制御データ（例えばジョブ情報等）、外部装置のアドレスを示すアドレス情報（例えばサーバ１２や端末装置１４のアドレス情報等）、各種のプログラム、各種のデータ等が記憶される。また、画像形成装置１０に送られてきたデータ（例えば、ファクシミリデータ、電子メール、画像データ、文書データ等）が記憶部２６に記憶されてもよい。ファクシミリデータ等のデータは、外部装置に転送されるまでの間、一時的に記憶部２６に記憶されてもよいし、転送後も記憶されてもよい。上記の各情報は別々の記憶装置に記憶されてもよいし、１つの記憶装置に記憶されてもよい。

アドレス帳データは、通信相手を管理するためのデータであり、具体的には、通信相手のアドレス情報（例えば、ファクシミリ識別情報（ＦＡＸＩＤ）、電子メールアドレス、電話番号等）を含むデータである。アドレス帳データは、通信相手を管理するための管理情報の一例に相当し、少なくとも、通信相手毎に、通信相手の名称と当該通信相手のＦＡＸＩＤとの対応付けを示す情報である。アドレス帳データには、通信相手の電話番号、電子メールアドレス、所属会社、所属部署、住所、その他の個人情報等が含まれてもよい。もちろん、画像形成装置１０自身に割り当てられたＦＡＸＩＤや電子メールアドレス等が、アドレス帳データに登録されてもよい。また、同一のＦＡＸＩＤに複数の名称が割り当てられてもよい。アドレス帳の表示指示がユーザによって与えられた場合、アドレス帳データに登録された各種の情報がＵＩ部２４の表示部に表示される。ユーザがアドレス帳データの中から通信相手を選択してファクシミリ送信の指示を与えた場合、ファクシミリ部１８は、選択された通信相手に対してファクシミリデータをファクシミリ通信によって送信する。なお、アドレス帳データは画像形成装置１０に記憶されずに、又は、画像形成装置１０に記憶されると共に、サーバ１２等の外部装置に記憶されてもよい。この場合、アドレス帳データの表示時には、外部装置から画像形成装置１０にアドレス帳データが送られて表示されてもよい。

通信履歴情報は、通信相手を管理するための管理情報の一例に相当し、通信相手との通信の履歴を示す情報であり、例えば、通信が行われた日時と通信の内容との対応付けを示す情報である。例えば、画像形成装置１０が通信相手としての他の装置にファクシミリデータをファクシミリ通信によって送信した場合、その送信日時と通信相手のアドレス情報（ＦＡＸＩＤを含む）と通信相手の名称とが対応付けられて通信履歴情報に記録される。同様に、画像形成装置１０が通信相手としての他の装置からファクシミリデータをファクシミリ通信によって受信した場合、その受信日時と通信相手のアドレス情報と通信相手の名称とが対応付けられて通信履歴情報に記録される。電子メールや他のデータ（例えば画像データや文書データ等）の送受信の履歴も通信履歴情報に記録される。なお、通信履歴情報は、画像形成装置１０に記憶されずに、又は、画像形成装置１０に記憶されると共に、サーバ１２等の外部装置に記憶されてもよい。

また、ユーザ毎の管理情報や画像形成装置１０毎の管理情報が作成されて、画像形成装置１０や外部装置に記憶されてもよい。例えば、ユーザ用の管理情報には、当該ユーザを識別するための情報（例えばユーザＩＤや氏名等のユーザ識別情報）が紐付けられており、画像形成装置１０用の管理情報には、当該画像形成装置１０を識別するための情報（例えば、画像形成装置１０のＩＤ、名称、ＦＡＸＩＤ、電子メールアドレス、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等のデバイス識別情報）が紐付けられている。

例えば、ユーザ毎のアドレス帳データが作成され、画像形成装置１０や外部装置に記憶されてもよい。アドレス帳データの表示時には、例えば、画像形成装置１０にログインしているユーザに紐付くアドレス帳データ（当該ユーザ用のアドレス帳データ）が表示される。また、画像形成装置１０毎のアドレス帳データが作成され、画像形成装置１０や外部装置に記憶されてもよい。例えば、画像形成装置１０に紐付くアドレス帳データは、当該画像形成装置１０において共用のアドレス帳データとして使用されるデータである。

また、ユーザ毎の通信履歴情報や画像形成装置１０毎の通信履歴情報が作成されて、画像形成装置１０や外部装置に記憶されてもよい。ユーザ用の通信履歴情報は、当該ユーザが行った通信の履歴を示す情報である。画像形成装置１０用の通信履歴情報は、当該画像形成装置１０が行った通信の履歴を示す情報である。

制御部２８は、画像形成装置１０の各部の動作を制御する機能を有する。制御部２８は、例えば、各種の情報をＵＩ部２４の表示部に表示させたり、通信部１６による通信を制御したり、ファクシミリ部１８によるファクシミリ通信を制御したりする。また、制御部２８は格納制御部３０を含む。

格納制御部３０は、送信元から画像形成装置１０に送られてきたデータの格納を制御する機能を有する。第１実施形態では、格納制御部３０は、ファクシミリ部１８がファクシミリデータをファクシミリ受信した場合、当該ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダ（格納場所の一例に相当）に当該ファクシミリデータを格納する。ＦＡＸＩＤに紐付くフォルダは、当該フォルダの名称として当該ＦＡＸＩＤが付与されたフォルダである。送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダが検知されない場合（つまり、そのフォルダが存在しない場合）、格納制御部３０は、送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。

サーバ１２にファクシミリデータが格納される場合、格納制御部３０は、サーバ１２において、当該ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダに当該ファクシミリデータを格納する。送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダがサーバ１２に存在しない場合、格納制御部３０は、送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダをサーバ１２内に作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。

ファクシミリデータは画像形成装置１０に格納されてもよい。この場合、格納制御部３０は、画像形成装置１０において、当該ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダに当該ファクシミリデータを格納する。当該フォルダが画像形成装置１０に存在しない場合、格納制御部３０は、送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを画像形成装置１０内に作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。

なお、後述するように、サーバ１２が格納制御部３８を有してファクシミリデータの格納を制御する場合、画像形成装置１０は格納制御部３０を有していなくてよいし、格納制御部３０は機能しなくてもよい。

以下、図３を参照して、サーバ１２の構成について詳しく説明する。図３には、サーバ１２の構成の一例が示されている。

通信部３２は通信インターフェースであり、他の装置にデータを送信する機能、及び、他の装置からデータを受信する機能を有する。通信部３２は、無線通信機能を備えた通信インターフェースであってもよいし、有線通信機能を備えた通信インターフェースであってもよい。例えば、通信部３２は、通信経路Ｎを介して画像形成装置１０から転送されたファクシミリデータを受信する。また、通信部３２は、通信経路Ｎを介して画像形成装置１０から転送された電子メールや他のデータ（例えば画像データや文書データ等）を受信してもよい。

記憶部３４はハードディスク等の記憶装置である。記憶部３４は、データの格納場所（格納領域）の一例としてのフォルダを含む。記憶部３４には、１又は複数のフォルダが含まれる。フォルダには、画像形成装置１０から転送されてきたデータ（例えばファクシミリデータ）が格納（記憶）される。なお、記憶部３４には、ファクシミリデータ以外の情報（例えばアドレス帳データ、通信履歴情報、その他のデータ等）が記憶されてもよい。

制御部３６は、サーバ１２の各部の動作を制御する機能を有する。制御部３６は、例えば、通信部３２による通信を制御する。また、制御部３６は格納制御部３８を含む。

格納制御部３８は、画像形成装置１０から転送されてきたデータの格納を制御する機能を有する。第１実施形態では、格納制御部３８は、画像形成装置１０からサーバ１２にファクシミリデータが転送されてきた場合、当該ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダに当該ファクシミリデータを格納する。送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダが検知されない場合（つまり、そのフォルダがサーバ１２に存在しない場合）、格納制御部３８は、送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。

なお、上述したように、画像形成装置１０が格納制御部３０を有している場合、サーバ１２は格納制御部３８を有していなくてもよい。もちろん、画像形成装置１０とサーバ１２の両方が格納制御部を有していてもよい。この場合、格納制御部３０と格納制御部３８の中のいずれかの一方の格納制御部が、ファクシミリデータの格納制御を行う。以下では、画像形成装置１０に設けられた格納制御部３０によってファクシミリデータの格納制御が行われるものとする。

以下、第１実施形態について更に詳しく説明する。

ファクシミリ受信時の動作設定について説明する。図４には、その動作設定画面の一例が示されている。例えば、ユーザが画像形成装置１０のＵＩ部２４を用いて動作設定画面の表示指示を与えると、画像形成装置１０の制御部２８は、動作設定画面４０をＵＩ部２４の表示部に表示させる。動作設定画面４０には、名称欄４２、転送先指定欄４４，４６、プリント指定欄４８、通知先指定欄５０、及び、ファイル名ルール指定欄５２が表示される。名称欄４２は、ユーザが動作設定の名称を入力する欄である。

転送先指定欄４４，４６はそれぞれ、ユーザがファクシミリデータの転送先を指定するための欄である。図４に示す例では、転送先指定欄４４にて、転送先１としてＦＴＰ転送（サーバ１２への転送）が指定されている。転送先指定欄４６にて、転送先２として電子メールが指定されており、その転送先の電子メールアドレスが入力されている。転送先指定欄４４，４６のそれぞれにはチェックボックスが設けられている。そのチェックボックスがチェックされると指定が有効となり、チェックが外されると指定が無効となる。もちろん、チェックボックス以外の手法によって、指定の有効と無効とが切り替えられてもよい。他の指定欄についても同様である。図４に示す例では、転送先指定欄４４のチェックボックスがチェックされており、転送先指定欄４４における指定が有効となっている。この場合、画像形成装置１０の通信部１６は、ファクシミリ部１８がファクシミリデータをファクシミリ受信した場合、そのファクシミリデータをサーバ１２に転送する。また、転送先指定欄４６のチェックボックスがチェックされておらず、転送先指定欄４６における指定が無効となっている。この場合、画像形成装置１０の通信部１６は、指定されたアドレス宛にファクシミリデータを電子メールによって転送しない。転送先指定欄４６のチェックボックスがチェックされた場合、画像形成装置１０の通信部１６は、指定されたアドレス宛にファクシミリデータを電子メールによって転送する。

なお、図４に示す例では、２つの転送先の指定が可能となっているが、１つの転送先の指定が可能であってもよいし、３つ以上の転送先の指定が可能であってもよい。また、サーバ１２への転送及び電子メール転送以外の転送が指定されてもよい。例えば、電子メール以外の転送手法による端末装置１４への転送、その他の外部装置（例えばクラウド上に設けられた画像サーバ等）への転送、画像形成装置１０自体に設けられた格納場所への格納等が指定されてもよい。

プリント指定欄４８は、ファクシミリデータのプリントの有無をユーザが指定するための欄である。また、プリントされた用紙の排出先もプリント指定欄４８にて指定される。図４に示す例では、プリント指定欄４８のチェックボックスがチェックされておらず、プリント指定欄４８における指定が無効となっている。この場合、画像形成装置１０のプリント部２０は、ファクシミリデータを用紙に印刷しない。プリント指定欄４８のチェックボックスがチェックされた場合、画像形成装置１０のプリント部２０は、ファクシミリデータを用紙に印刷する。このとき、指定された排出先に印刷後の用紙が排出される。

通知先指定欄５０は、ユーザがファクシミリ受信の通知先を指定するための欄である。また、通知先としての電子メールアドレスも通知先指定欄５０にて指定される。図４に示す例では、通知先指定欄５０のチェックボックスがチェックされておらず、通知先指定欄５０における指定が無効となっている。この場合、画像形成装置１０の通信部１６は、ファクシミリ部１８がファクシミリデータをファクシミリ受信した場合であっても、そのファクシミリ受信が発生した旨を示す情報を通知先に通知しない。通知先指定欄５０のチェックボックスがチェックされた場合においてファクシミリ部１８がファクシミリデータをファクシミリ受信した場合、画像形成装置１０の通信部１６は、ファクシミリ受信が発生した旨を示す情報を通知先（指定された電子メールアドレス宛）に通知する。

ファイル名ルール指定欄５２は、ファクシミリデータの名称（ファイル名）の作成に関するルール（規則）をユーザが指定するための欄である。そのルールに従ってファクシミリデータにファイル名が付与される。ファイル名の付与は、画像形成装置１０にて行われてもよいし、ファクシミリデータの格納先（例えばサーバ１２）によって行われてもよい。ファイル名作成のルールについては後で詳しく説明する。

ファクシミリ回線毎に、動作設定画面４０にて動作内容が設定されてもよい。例えば、複数のファクシミリ回線が利用される場合、ファクシミリ回線毎に異なる動作内容が設定されてもよいし、複数のファクシミリ回線に対して同一の動作内容が設定されてもよい。

以下、転送先の設定画面について詳しく説明する。図５には、転送先の設定画面の一例が示されている。例えば、ユーザが、図４に示されている動作設定画面４０上にて、転送先１に対応する転送先指定欄４４を指定した場合、画像形成装置１０の制御部２８は、転送の詳細を設定するための設定画面５４をＵＩ部２４に表示させる。設定画面５４には、転送先指定欄５６、フォルダ指定欄５８、仕分け設定欄６０、及び、ファイル形式指定欄６２が表示される。

転送先指定欄５６は、ユーザがファクシミリデータの転送先を指定するための欄である。図５に示す例では、「ＳＭＢ／ＦＴＰ」（サーバ１２への転送）がユーザによって選択されている。

フォルダ指定欄５８は、ファクシミリデータが格納されるフォルダをユーザが指定するための欄である。具体的には、格納先としてのフォルダのアドレスが指定される。ここで指定されたフォルダにファクシミリデータが格納される。なお、フォルダ指定欄５８にてフォルダがユーザによって指定されなくてもよい。この場合、格納制御部３０又は格納制御部３８による格納制御によって、ファクシミリデータが、そのファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダに格納される。

仕分け設定欄６０は、ユーザがファクシミリデータの仕分けの有無を指定するための欄である。図５に示す例では、「仕分けしない」が指定されている。この場合、ファクシミリデータは、予め定められたフォルダ（例えば未分類フォルダ）に格納される。「仕分けする」が指定された場合、仕分けルール（規則）に従って、ファクシミリデータが仕分けされて特定のフォルダに格納される。

ファイル形式指定欄６２は、ユーザがファクシミリデータのファイル形式を指定するための欄である。画像形成装置１０の制御部２８は、ファクシミリ部１８が受信したファクシミリデータに基づいて、指定されたファイル形式を有するファクシミリデータを生成する。そのファイル形式を有するファクシミリデータが、格納や転送される。

図６には、別の設定例が示されている。図６に示す例では、転送先指定欄５６にて、電子メール転送がユーザによって指定されている。この場合、アドレス指定欄６４が設定画面５４に表示される。アドレス指定欄６４は、ファクシミリデータの転送先の電子メールアドレスをユーザが指定する欄である。ここで指定された電子メールアドレス宛に、ファクシミリデータが電子メールに添付されて転送される。図５に示す例と同様に、ファイル形式指定欄６２にて指定されたファイル形式を有するファクシミリデータが、電子メールアドレス宛に転送される。

以下、図７を参照して、ファクシミリデータの転送ルール（規則）の設定画面について説明する。図７には、その設定画面の一例が示されている。例えば、ユーザが、図５に示されている設定画面５４中の仕分け設定欄６０にて「仕分けする」を指定した場合、画像形成装置１０の制御部２８は、転送ルールの詳細を設定するための設定画面６６をＵＩ部２４に表示させる。設定画面６６には、仕分けルール指定欄６８、仕分け属性指定欄７０、及び、ファイル名ルール指定欄７２が表示される。

仕分けルール指定欄６８は、ファクシミリデータの自動仕分け又は手動仕分けのいずれかをユーザが指定するための欄である。自動仕分けが指定された場合において、ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダが存在しない場合、格納制御部３０又は格納制御部３８は、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを自動的に作成する。手動仕分けが指定された場合、フォルダはユーザによって作成される。

仕分け属性指定欄７０は、ファクシミリデータの仕分けに用いられるＦＡＸＩＤの種類（属性）をユーザが指定するための欄である。例えば、ファクシミリ番号、Ｇ３ＩＤ及びダイヤルイン番号の中から、ＦＡＸＩＤの種類（属性）がユーザによって選択される。ユーザが仕分け属性指定欄７０を指定した場合、画像形成装置１０の制御部２８は、種類（属性）としてのファクシミリ番号、Ｇ３ＩＤ及びダイヤルイン番号をプルダウン形式やポップアップ形式に従って設定画面６６上に表示させ、ユーザは、その表示の中からＦＡＸＩＤの種類（属性）を選択してよい。図７に示す例では、ＦＡＸＩＤの種類（属性）としてＧ３ＩＤが指定されている。この場合、Ｇ３ＩＤを用いてファクシミリデータの仕分けが行われる。例えば、ファクシミリデータの送信元のＧ３ＩＤに紐付くフォルダが作成され、当該フォルダに当該ファクシミリデータが格納される。なお、デフォルトの種類（属性）が定められてもよい。この場合、そのデフォルトの種類（属性）のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダが作成される。例えば、デフォルトの種類としてダイヤルイン番号が定められてもよい。この場合、ファクシミリデータの送信元のダイヤルイン番号に紐付くフォルダが作成され、当該ファクシミリデータが当該フォルダに格納される。

ファイル名ルール指定欄７２は、図４に示されているファイル名ルール指定欄５２と同様に、ファクシミリデータの名称（ファイル名）の作成に関するルール（規則）をユーザが指定する欄である。

なお、図４に示されている動作設定画面４０、図５，６に示されている設定画面５４、及び、図７に示されている設定画面６６において、各指定欄にて指定される内容が予め定められていてもよい。つまり、デフォルトの内容が定められていてもよい。この場合においても、各指定欄にて予め定められている内容がユーザによって変更された場合、その変更後の内容に従って処理が行われる。

以下、図８を参照して、ファイル名ルールの設定画面について説明する。図８には、その設定画面７４が示されている。例えば、図４に示されているファイル名ルール指定欄５２や図７に示されているファイル名ルール指定欄７２がユーザによって指定された場合、画像形成装置１０の制御部２８は、設定画面７４をＵＩ部２４に表示させる。

ファイル名のルールは、例えば、ファクシミリ受信の日時、登録名（例えばアドレス帳データに登録された通信相手（送信元）の名称等）、発信者番号（通信相手（送信元）のファクシミリ番号）、Ｇ３ＩＤ、及び、画像形成装置１０を識別するためのデバイス識別情報の中から選択されたファイル名構成要素をファイル名に含めるというルールである。デバイス識別情報は、個々の画像形成装置１０を一意に識別するための各画像形成装置１０に固有の識別情報であり、例えば、画像形成装置１０のシリアル番号である。なお、個々の画像形成装置１０を一意に識別するための識別情報であれば、シリアル番号以外の情報がデバイス識別情報として用いられてもよい。

設定画面７４には、ファイル名構成要素を選択するためのボタン群７６が表示されている。例えば、受信日時ボタン、登録名ボタン、発信者番号ボタン、Ｇ３ＩＤボタン、及び、シリアル番号ボタンが表示されている。受信日時ボタンがユーザによって押されると、ファクシミリ受信の日時がファイル名構成要素として選択される。登録名ボタンがユーザによって押されると、送信元を示す登録名がファイル名構成要素として選択される。発信者番号ボタンがユーザによって押されると、送信元の発信者番号がファイル名構成要素として選択される。Ｇ３ＩＤボタンがユーザによって押されると、送信元のＧ３ＩＤがファイル名構成要素として選択される。シリアル番号ボタンがユーザによって選択されると、ファクシミリ受信した画像形成装置１０のシリアル番号がファイル名構成要素として選択される。ユーザによって選択されたファイル名構成要素によってファイル名が作成され、そのファイル名がファクシミリデータに付与される。

図８に示す例では、受信日時ボタン、登録名ボタン、及び、シリアル番号ボタンがユーザによって押されており、ファクシミリ受信の日時を示す文字列、送信元の登録名を示す文字列、及び、画像形成装置１０のシリアル番号を示す文字列を含むファイル名が、ファクシミリデータに付与される。ユーザによって選択されたファイル名構成要素が、構成要素表示欄７８に表示される。その他、受信日時の表現形式がユーザによって指定されてもよいし、ファイル名に含まれる任意の文字列がユーザによって入力されてもよい。

画像形成装置１０に固有のシリアル番号をファクシミリデータのファイル名に含めることで、シリアル番号に基づいてファクシミリデータが識別される。例えば、複数の画像形成装置１０のそれぞれからサーバ１２にファクシミリデータが転送されるものとする。このとき、各画像形成装置１０からサーバ１２に転送されるファクシミリデータのファイル名には、各画像形成装置１０のシリアル番号が含まれる。こうすることで、仮に、複数の画像形成装置１０にて、同じ送信元から同じ時刻にファクシミリ通信によってファクシミリデータが受信され、当該複数の画像形成装置１０のそれぞれからサーバ１２にファクシミリデータが転送された場合であっても、サーバ１２において、シリアル番号に基づいて各ファクシミリデータが識別される。シリアル番号を用いずに、送信元の名称、受信日時及びＦＡＸＩＤを用いてファイル名を作成した場合、複数の画像形成装置１０において同じ送信元から同じ時刻に受信された複数のファクシミリデータは互いに識別されず、例えば、サーバ１２において、あるファクシミリデータが、そのファクシミリデータと同じ送信元から同じ時刻に受信された他のファクシミリデータによって上書きされてしまうことがある。上記のようにシリアル番号を用いてファイル名を作成することで、このような問題の発生が防止される。

なお、ファイル名構成要素が予め定められていてもよい。つまり、デフォルトのファイル名構成要素が定められていてもよい。この場合においても、ユーザによってファイル名構成要素が選択された場合、ユーザによって選択されたファイル名構成要素を含むファイル名が作成される。

以下、図９を参照して、第１実施形態に係るデータ管理システムの動作について詳しく説明する。図９には、データ管理システムの動作内容が示されている。一例として、３つのファクシミリ回線（ファクシミリ回線１，２，３）の利用が可能であるものとする。なお、複数のファクシミリ回線が利用される場合、各ファクシミリ回線に対して互いに異なるＦＡＸＩＤ（画像形成装置１０に割り当てられたＦＡＸＩＤ）が割り当てられてもよいし、同一のＦＡＸＩＤ（画像形成装置１０に割り当てられたＦＡＸＩＤ）が割り当てられてもよい。以下では、一例として、ファクシミリ回線毎に異なるＦＡＸＩＤが割り当てられているものとする。

ファクシミリ部１８は、ファクシミリ回線１を介してファクシミリデータを受信した場合、そのファクシミリデータを、記憶部２６においてファクシミリ回線１用の格納場所（記憶領域）２６ａに格納する。その格納は、そのファクシミリデータが転送や印刷されるまでの間の一時的な格納であってもよいし、転送や印刷された後においても継続的に行われる格納であってもよい。ファクシミリデータには属性情報が付帯されている。その属性情報には、送信元のＦＡＸＩＤ（例えば、ファクシミリ番号、Ｇ３ＩＤ、ダイヤルイン番号）が含まれる。属性情報には、ＦＡＸＩＤ以外の情報として、送信元の名称、ＩＤ、局名等が含まれてもよい。

ファクシミリ回線１に対する動作内容として、サーバ１２への転送、電子メールによる転送、及び、印刷が設定されている。この場合、画像形成装置１０の通信部１６は、格納場所２６ａからファクシミリデータを取得し、符号８０で示すように、そのファクシミリデータをサーバ１２へ転送し、更に、符号８２で示すように、電子メールにファクシミリデータを添付し、予め登録された宛先（電子メールアドレス宛）にその電子メールを送信する。また、画像形成装置１０のプリント部２０は、格納場所２６ａからファクシミリデータを取得し、符号８４で示すように、そのファクシミリデータを記録媒体として用紙に印刷する。サーバ１２においては、図７に示されている設定画面６６にて指定された転送ルール（規則）に従って、ファクシミリデータが仕分けられてフォルダに格納される。その格納制御は、画像形成装置１０の格納制御部３０によって行われてもよいし、サーバ１２の格納制御部３８によって行われてもよい。この格納制御については後で詳しく説明する。

ファクシミリ部１８は、ファクシミリ回線２を介してファクシミリデータを受信した場合、そのファクシミリデータを、記憶部２６においてファクシミリ回線２用の格納場所（記憶領域）２６ｂに格納する。上記の通り、その格納は一時的な格納であってもよいし継続的な格納であってもよい。

ファクシミリ回線２に対する動作内容として、外部装置（例えばサーバ１２以外の画像サーバ等）への転送が設定されている。この場合、画像形成装置１０の通信部１６は、格納場所２６ｂからファクシミリデータを取得し、符号８６で示すように、そのファクシミリデータを当該外部装置に転送する。なお、その外部装置において、図７に示されている設定画面６６にて指定された転送ルール（規則）に従って、ファクシミリデータが仕分けられてフォルダに格納されてもよい。

ファクシミリ部１８は、ファクシミリ回線３を介してファクシミリデータを受信した場合、そのファクシミリデータを、記憶部２６においてファクシミリ回線３用の格納場所（記憶領域）２６ｃに格納する。上記の通り、その格納は一時的な格納であってもよいし継続的な格納であってもよい。

ファクシミリ回線３に対する動作内容として、印刷が設定されている。この場合、画像形成装置１０のプリント部２０は、格納場所２６ｃからファクシミリデータを取得し、符号８８で示すように、そのファクシミリデータを用紙に印刷する。

以下、図１０を参照して、ファクシミリデータの格納処理について詳しく説明する。図１０には、格納処理の一例が示されている。ここでは、図９中の符号８０で示す格納処理について説明する。図９を参照して説明したように、ファクシミリ回線１を介してファクシミリ受信されたファクシミリデータは、通信経路Ｎを介してサーバ１２に転送される。サーバ１２の通信部３２は、通信経路Ｎを介して、画像形成装置１０から転送されてきたファクシミリデータを受信する。また、画像形成装置１０の格納制御部３０は、転送ルール（規則）として設定された仕分けルールと仕分け属性とに従って、サーバ１２に形成されたフォルダにファクシミリデータを格納する。以下、格納制御部３０による処理について詳しく説明する。なお、上述したように、この格納処理は、サーバ１２の格納制御部３８によって行われてもよい。

格納制御部３０は、サーバ１２の記憶部３４において、ファクシミリデータの属性情報に含まれるＦＡＸＩＤを検索キーとして用いて、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを検索し、そのフォルダに当該ファクシミリデータを格納する。つまり、格納制御部３０は、フォルダ名にそのＦＡＸＩＤが含まれるフォルダを検索し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。例えば、仕分け属性として「ファクシミリ番号」が指定されているものとする。この場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータのファクシミリ番号を検索キーとして用いて、フォルダ名にそのファクシミリ番号が含まれるフォルダを検索し、そのフォルダに当該ファクシミリデータを格納する。

仕分けルールとして「自動仕分け」が指定されている場合において、フォルダ名にそのファクシミリ番号が含まれるフォルダが記憶部３４に存在しない場合（検索されない場合）、格納制御部３０は、フォルダ名にそのファクシミリ番号が含まれるフォルダを新たに作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。仕分けルールとして「手動仕分け」が指定されている場合において、フォルダ名にそのファクシミリ番号が含まれるフォルダが記憶部３４に存在しない場合（検索されない場合）、格納制御部３０は、予め定められたフォルダ（例えば「未分類フォルダ」）にファクシミリデータを格納する。

具体例を挙げて格納制御部３０による処理について説明する。画像形成装置１０からサーバ１２に転送されてきたファクシミリデータのファクシミリ番号が「ＦＡＸ番号１」である場合、格納制御部３０は、文字列「ＦＡＸ番号１」を検索キーとして用いて、フォルダ名に文字列「ＦＡＸ番号１」が含まれるフォルダ９０を検索し、そのフォルダ９０に当該ファクシミリデータを格納する。例えば、そのファクシミリデータとしてのファイル９２が、フォルダ９０に格納される。ファイル名の付与の仕方については後で詳しく説明する。

仕分けルールとして「自動仕分け」が指定されている場合において、フォルダ９０が記憶部３４に存在しない場合（フォルダ９０が検索されない場合）、格納制御部３０は、フォルダ名に文字列「ＦＡＸ番号１」が含まれるフォルダ９０を新たに作成し、そのフォルダ９０に当該ファクシミリデータを格納する。

また、格納制御部３０は、アドレス帳データにおいて「ＦＡＸ番号１」を検索し、アドレス帳データに「ＦＡＸ番号１」が登録されている場合、「ＦＡＸ番号１」に紐付いてアドレス帳データに登録されている通信相手（送信元）の「名称」（例えば「名称１」）を、フォルダ９０のフォルダ名に含める。つまり、格納制御部３８は、「名称１」と「ＦＡＸ番号１」との組み合わせに紐付くフォルダ９０、より具体的には、フォルダ名に文字列「名称１」と文字列「ＦＡＸ番号１」とが含まれるフォルダ９０を作成する。例えば、フォルダ９０のフォルダ名は、「名称１＠ＦＡＸ番号１」である。フォルダ名中の区切り情報「＠」は、フォルダ名中においてＦＡＸＩＤとその他の情報（例えば送信元の名称）とを区分けするための情報である。その区切り情報「＠」の後の部分に記述された情報がＦＡＸＩＤであり、その区切り情報「＠」の前の部分に記述された情報が送信元の名称である。このようにフォルダ名に区切り情報を含めることで、フォルダ名においてＦＡＸＩＤが特定される。もちろん、ＦＡＸＩＤとその他の情報の記述の順番は、上記の例に限定されず、区切り情報「＠」の前の部分にＦＡＸＩＤが記述され、区切り情報「＠」の後の部分に名称が記述されてもよい。また、「＠」以外の区切り情報が用いられてもよい。

格納制御部３０は、アドレス帳データに「ＦＡＸ番号１」が登録されていない場合、通信相手（送信元）の「名称」を含まないフォルダ名を作成し、そのフォルダ名をフォルダ９０に付与する。この場合であっても、そのフォルダ名には「ＦＡＸ番号１」が含まれるので、ファクシミリ番号を検索キーとして用いてフォルダ９０が検索され、ファクシミリ番号として「ＦＡＸ番号１」を有するファクシミリデータは、フォルダ９０に格納される。

アドレス帳データが画像形成装置１０に記憶されている場合、格納制御部３０は、画像形成装置１０に記憶されているアドレス帳データを対象としてＦＡＸＩＤを検索し、そのＦＡＸＩＤに紐付く名称を取得する。また、アドレス帳データがサーバ１２に記憶されている場合、格納制御部３０は、サーバ１２に記憶されているアドレス帳データを対象としてＦＡＸＩＤを検索し、そのＦＡＸＩＤに紐付く名称を取得する。

なお、フォルダ名に文字列「ＦＡＸ番号１」が含まれるフォルダ９０が記憶部３４に既に存在する場合（フォルダ９０が検索された場合）において、そのフォルダ名に含まれる文字列「名称」（「＠」の前の部分の文字列）と、アドレス帳データに登録されている「ＦＡＸ番号１」に紐付く「名称」とが異なる場合、格納制御部３８は、フォルダ９０のフォルダ名に既に含まれている文字列「名称」を、アドレス帳データに登録されている「名称」に変更してもよい。もちろん、この場合であっても、格納制御部３０は、フォルダ９０のフォルダ名に既に含まれている文字列「名称」を変更しなくてもよい。

仕分けルールとして「手動仕分け」が指定されている場合において、フォルダ９０が記憶部３４に存在しない場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータを未分類フォルダ９４に格納する。

また、迷惑フォルダ９６が設けられてもよい。例えば、迷惑ＦＡＸＩＤが予め登録されており、格納制御部３０は、迷惑ＦＡＸＩＤとして登録されたＦＡＸＩＤに紐付くファクシミリデータを迷惑フォルダ９６に格納する。格納制御部３０は、迷惑フォルダ９６内に迷惑ＦＡＸＩＤ毎にフォルダを作成し、迷惑ファクシミリデータを仕分けして格納してよい。

画像形成装置１０から転送されてきたファクシミリデータのファクシミリ番号が「ＦＡＸ番号２」である場合も、ファクシミリ番号が「ＦＡＸ番号１」である場合と同様に、フォルダ名に文字列「ＦＡＸ番号２」が含まれるフォルダ９８が検索され、フォルダ９８に当該ファクシミリデータが格納される。

以下、ファクシミリデータへのファイル名の付与の仕方について詳しく説明する。格納制御部３０は、ファイル名ルールに従ってファイル名を作成し、そのファイル名をファクシミリデータに紐付ける。例えば、「受信日時」及び「登録名」がファイル名構成要素として選択されている場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータがファクシミリ受信された日時を示す文字列と、送信元の名称を示す文字列と、を含むファイル名を作成し、そのファイル名をファクシミリデータに紐付ける。図１０に示されているファイル９２には、そのルールに従ってファイル名が付与されている。そのファイル名は、文字列「名称１」と文字列「受信日時」とを含む。また、図８に示すように、シリアル番号がファイル名構成要素として選択されている場合、ファイル名に、画像形成装置１０のシリアル番号を示す文字列が含まれる。その他のファイル名構成要素についても同様である。ファイル名にシリアル番号を含めることで、複数の画像形成装置１０のそれぞれにおいて同じ送信元から同じ時刻にファクシミリデータがファクシミリ受信された場合であっても、サーバ１２において、各ファクシミリデータが他のファクシミリデータから区別して識別される。

上記の例では、アドレス帳データに登録されている名称を用いてフォルダ名が作成されているが、通信履歴情報に含まれている名称を用いてフォルダ名が作成されてもよい。この場合、格納制御部３０は、画像形成装置１０に記憶されている通信履歴情報を対象としてＦＡＸＩＤを検索し、そのＦＡＸＩＤに紐付く通信相手（送信元）の名称を、フォルダ名に含める。

第１実施形態によれば、ファクシミリデータが格納されるフォルダの名称として、当該ファクシミリデータのＦＡＸＩＤ、つまり、送信元に割り当てられたＦＡＸＩＤが用いられ、ファクシミリデータは、そのファクシミリデータのＦＡＸＩＤがファイル名に含まれるフォルダに格納される。こうすることで、例えば、アドレス帳データに登録された通信相手の名称が変更された場合であっても、同一の送信元から送られてきたファクシミリデータは同一のフォルダに格納される。例えば、送信元のＦＡＸＩＤを用いずに、アドレス帳データに登録された通信相手の名称をフォルダ名に用いた場合において、アドレス帳データに登録された通信相手の名称が変更されると、その変更後に転送されてきたファクシミリデータは、変更前の名称が付与されたフォルダに格納されず、変更後の名称が付与されたフォルダに格納される。名称が変更される前に転送されてきたファクシミリデータと、名称が変更された後に転送されてきたファクシミリデータは、それぞれ同一の送信元からファクシミリ送信されてきたデータであるにも関わらず、それぞれ別々のフォルダに格納される。第１実施形態によれば、送信元を一意に示すＦＡＸＩＤを含む名称がフォルダに付与されるので、送信元の名称が変更された場合であっても、同一の送信元からファクシミリ送信されてきたファクシミリデータは、同一のフォルダに格納される。

（変形例）
以下、第１実施形態の変形例について説明する。図１１には、動作設定画面の一例が示されている。動作設定画面１００は、ファクシミリ回線毎に動作内容を設定するための画面であり、動作設定時に画像形成装置１０のＵＩ部２４に表示される。図１１に示す例では、ファクシミリ回線１，２の設定が可能となっているが、３つ以上のファクシミリ回線の設定が可能であってもよい。

動作設定画面１００には、ファクシミリ回線毎に動作設定指定欄１０２が表示されており、その動作設定指定欄１０２にて、通常動作と例外動作が設定されるようになっている。例えば、ユーザが動作設定指定欄１０２を指定すると、例えば、プルダウン形式又はポップアップ形式に従って、通常動作と例外動作を設定するための情報が表示される。通常動作設定では、上記の第１実施形態と同様に、ファクシミリデータの出力先１（サーバ１２への転送、電子メールによる転送、印刷等）が設定される。例外動作設定では、その出力先１が適用されない例外期間における出力先２が設定される。

動作設定指定欄１０２にて「出力先１」がユーザによって指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、図１２に示すように、通常動作の出力先である「出力先１」を設定するための通常出力先設定画面１０４をＵＩ部２４に表示させる。この通常出力先設定画面１０４には、図４に示されている動作設定画面４０と同様に、サーバ１２へのファクシミリデータの転送の設定欄、電子メールによるファクシミリデータの転送の設定欄、ファクシミリデータのプリントの設定欄、及び、ファクシミリ受信の通知の設定欄が表示される。例えば、サーバ１２へのファクシミリデータの転送の設定欄がユーザによって指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、図１３に示すように、転送ルール（規則）を設定するための設定画面１０６をＵＩ部２４に表示させる。この設定画面１０６は、図７に示されている設定画面６６と同じ画面である。この設定画面１０６にて、仕分け属性等が設定される。図１２に示す例では、「出力先１」として、サーバ１２への転送がユーザによって指定されている。この場合、通常動作として、画像形成装置１０からサーバ１２へファクシミリデータが転送され、そのファクシミリデータのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダにそのファクシミリデータが格納される。

図１１に示されている動作設定指定欄１０２にて「切り替え設定」がユーザによって指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、図１４に示すように、例外動作の出力先である出力先２を設定するための切り替え設定画面１０８をＵＩ部２４に表示させる。切り替え設定画面１０８には、切り替えの有無を指定する欄１１０、例外動作を行う曜日と時間帯を指定する欄１１２、例外動作を行う任意の期間を指定する欄１１４、及び、切り替え出力先を指定する欄１１６が表示される。

図１４中の欄１１０において、ユーザによって「切り替えあり」が指定されると、例外動作が有効に設定され、「切り替えなし」が指定されると、例外動作が無効に設定される。例外動作が有効に設定された場合、例外動作を行う期間中においては、通常動作の出力先１として設定された出力動作は行われず、例外動作の出力先２として設定された出力動作が行われる。

図１４中の欄１１２がユーザによって指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、図１５に示すように、例外期間設定画面１１８をＵＩ部２４に表示させる。例外期間設定画面１１８においては、一例として、曜日毎に例外動作を行う時間帯が設定されるようになっている。図１５に示す例では、月曜日から金曜日が指定されており、更に、時間帯として８：００から１８：００が指定されている。この場合、月曜日から金曜日の８：００から１８：００の間に例外動作（出力先２）が実行され、それ以外の曜日と時間帯では、通常動作（例えば図１２，１３にて設定された動作）（出力先１）が実行される。

図１４中の欄１１４がユーザによって指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、例外期間設定画面をＵＩ部２４に表示させる。その例外期間設定画面においては、例外動作を行う月日や時間帯等が設定されるようになっている。

図１４中の欄１１６が指定されると、画像形成装置１０の制御部２８は、図１６に示すように、例外動作の出力先である「出力先２」を設定するための例外出力先設定画面１２０をＵＩ部２４に表示させる。この例外出力先設定画面１２０には、図１２に示されている通常出力先設定画面１０４と同様に、サーバ１２へのファクシミリデータの転送の設定欄、電子メールによるファクシミリデータの転送の設定欄、ファクシミリデータのプリントの設定欄、及び、ファクシミリ受信の通知の設定欄が表示される。図１６に示す例では、「出力先２」として、プリントがユーザによって指定されている。この場合、例外動作として、ファクシミリデータがプリント部２０によって用紙に出力される。

上記のように、通常動作では出力先１としてサーバ１２への転送が設定されており、例外動作では出力先２としてプリントが設定されている。また、例外期間として、月曜日から金曜日の８：００から１８：００が設定されている。この場合、例外期間中、つまり、月曜日から金曜日の８：００から１８：００の期間においては、ファクシミリデータは、サーバ１２へ転送されず、プリント部２０によって用紙に印刷される。通常動作期間（例外期間以外の期間）中、つまり、土曜日と日曜日の０：００から２４：００の期間、及び、月曜日から金曜日の８：００から１８：００以外の期間においては、ファクシミリデータは印刷されずにサーバ１２へ転送され、サーバ１２において、そのファクシミリデータのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダに格納される。

上記の例では、通常動作としてサーバ１２への転送が設定され、例外動作としてプリントが設定されているが、通常動作としてプリントが設定され、例外動作としてサーバ１２への転送が設定されてもよい。また、電子メールによる転送やファクシミリ受信の通知が、通常動作や例外動作として設定されてもよい。更に、複数の出力先１が設定されてもよいし、複数の出力先２が設定されてもよい。また、デフォルトの通常動作（出力先１）が予め定められていてもよいし、デフォルトの例外期間や例外動作（出力先２）が予め定められていてもよい。この場合、そのデフォルトの設定に従ってファクシミリデータの出力が行われる。そのデフォルトの設定内容はユーザによって変更されてもよい。

変形例によれば、ユーザのおかれている状況やユーザの都合に合わせてファクシミリデータを出力することが可能となる。例えば、ユーザがオフィス等に滞在している期間中には、ファクシミリデータを用紙に印刷するよう設定しておき、ユーザが外出する期間中には、電子メールによる転送やサーバ１２への転送が行われるように設定しておくことで、ユーザの予定に合わせた出力が可能となる。

なお、画像形成装置１０の制御部２８は、ユーザのスケジュールを示すデータを取得し、そのスケジュールに基づいて出力先、通常期間及び例外期間を設定してもよい。例えば、ユーザが外出している予定の時間帯に対しては、出力先としてサーバ１２への格納や電子メールによるユーザの端末装置への転送等が設定され、ユーザがオフィスに滞在している予定の時間帯に対しては、出力先として印刷が設定されてもよい。

上記の第１実施形態では、格納処理の対象となるデータはファクシミリデータであるが、ファクシミリデータ以外のデータに対して第１実施形態に係る格納処理が適用されてもよい。例えば、画像形成装置１０の通信部１６が電子メールを受信した場合、格納制御部３０は、その電子メールの送信元に割り当てられた電子メールアドレスに紐付くフォルダに当該電子メールを格納してもよい。なお、電子メールアドレスが送信元の識別情報の一例に相当する。送信元の電子メールアドレスに紐付くフォルダが検知されない場合、格納制御部３０は、送信元の電子メールアドレスに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダに電子メールを格納する。格納制御部３０は、電子メールに添付されていたデータ（例えば文書データや画像データ等）を、電子メールと共に当該フォルダに格納してもよい。フォルダは、画像形成装置１０内に作成されてもよいし、サーバ１２内に作成されてもよいし、他の装置（例えば端末装置１４）内に作成されてもよい。また、サーバ１２に電子メールを転送してサーバ１２内に電子メールが格納される場合、サーバ１２の格納制御部３８によって、電子メールに対する格納処理が実行されてもよい。

また、電子メールに対する処理としてプリントが設定されている場合、プリント部２０は、電子メールの内容を用紙に印刷する。電子メールに対する処理として電子メール転送が設定されている場合、通信部１６は、その電子メールを転送先の電子メールアドレス宛てに転送する。

画像形成装置１０の通信部１６が、電子メール以外のデータとして画像データや文書データ等のデータを受信した場合も、上記と同様に、そのデータの送信元の識別情報（例えば、送信元のアドレスを示す情報（例えばＩＰアドレスやＭＡＣアドレス等））に紐付くフォルダに、画像データや文書データ等のデータが格納される。

また、画像データや文書データに対する処理としてプリントが設定されている場合、プリント部２０は、画像や文書を用紙に印刷する。画像データや文書データに対する処理として電子メール転送が設定されている場合、通信部１６は、その画像データや文書データを転送先に転送する。通信部１６は、電子メールに画像データや文書データを添付し、その電子メールを転送先の電子メールアドレス宛てに送信してもよい。

また、端末装置１４が格納制御部を有していてもよい。例えば、端末装置１４が電子メールを受信した場合、端末装置１４の格納制御部は、その電子メールの送信元の電子メールアドレスに紐付くフォルダに当該電子メールを格納する。そのフォルダは、端末装置１４内のフォルダであってもよいし、サーバ１２等の外部装置内のフォルダであってもよい。また、端末装置１４が画像データや文書データ等のデータを受信した場合、端末装置１４の格納制御部は、そのデータの送信元の識別情報に紐付くフォルダに当該データを格納してもよい。

＜第２実施形態＞
以下、第２実施形態に係るデータ管理システムについて説明する。第２実施形態に係るデータ管理システムは、第１実施形態に係るデータ管理システムと同じ構成を有する。

第２実施形態では、画像形成装置１０が送信元からデータを受信した場合において、その送信元に関する情報が管理情報（例えばアドレス帳データや通信履歴情報）に登録されている場合、格納制御部３０は、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該フォルダに当該データを格納する。その送信元に関する情報が管理情報に登録されていない場合、格納制御部３０は、予め定められた特定のフォルダ（例えば未分類フォルダ）に当該データを格納する。

上記の管理情報は、当該画像形成装置１０に紐付く管理情報（当該画像形成装置１０用のアドレス帳データや通信履歴情報）であってもよいし、当該画像形成装置１０にログインしているユーザに紐付く管理情報（当該ユーザ用のアドレス帳データや通信履歴情報）であってもよい。

また、上記の管理情報が画像形成装置１０に格納されている場合において、送信元に関する情報が当該管理情報に登録されている場合、つまり、送信元に関する情報が送信先としての画像形成装置１０に格納されている場合、格納制御部３０は、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該フォルダにデータを格納してもよい。送信元に関する情報が画像形成装置１０に格納されていない場合、格納制御部３０は、予め定められた特定のフォルダ（例えば未分類フォルダ）にデータを格納する。

上記のデータは、ファクシミリデータであってもよいし、電子メールであってもよいし、それら以外のデータ（例えば画像データや文書データ等）であってもよい。

送信元に関する情報は、例えば送信元の識別情報であり、具体的には、送信元の名称を示す情報、送信元のＦＡＸＩＤ、送信元のアドレスを示す情報（例えば、電子メールアドレス、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等）等である。

例えば、画像形成装置１０のファクシミリ部１８がファクシミリ通信によって送信元からファクシミリデータを受信した場合において、その送信元に関する情報が管理情報（例えばアドレス帳データや履歴情報）に登録されている場合、格納制御部３０は、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該ファクシミリデータを格納する。その送信元に関する情報が管理情報に登録されていない場合、格納制御部３０は、当該ファクシミリデータを予め定められたフォルダ（例えば未分類フォルダ）に格納する。格納制御部３０は、送信元に関する情報として送信元のＦＡＸＩＤが管理情報に登録されている場合に、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該ファクシミリデータを格納し、送信元のＦＡＸＩＤが管理情報に登録されていない場合、当該ファクシミリデータを予め定められたフォルダに格納してもよい。

また、画像形成装置１０の通信部１６が電子メールを送信元から受信した場合において、その送信元に関する情報が管理情報に登録されている場合、格納制御部３０は、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該電子メールを格納する。その送信元に関する情報が管理情報に登録されていない場合、格納制御部３０は、当該電子メールを予め定められたフォルダに格納する。格納制御部３０は、送信元に関する情報として送信元の電子メールアドレスが管理情報に登録されている場合、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該電子メールを格納し、送信元の電子メールアドレスが管理情報に登録されていない場合、当該電子メールを予め定められたフォルダに格納してもよい。

また、画像形成装置１０の通信部１６が画像データや文書データ等のデータを送信元から受信した場合において、その送信元に関する情報が管理情報に登録されている場合、格納制御部３０は、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該データを格納する。その送信元に関する情報が管理情報に登録されていない場合、格納制御部３０は、当該データを予め定められたフォルダに格納する。格納制御部３０は、送信元に関する情報として送信元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが管理情報に登録されている場合、その送信元に紐付くフォルダを作成して当該データを格納し、送信元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが管理情報に登録されていない場合、当該データを予め定められたフォルダに格納してもよい。

格納制御部３０は、例えば、送信元に紐付くフォルダとして、送信元の識別情報（例えば名称、ＦＡＸＩＤ、電子メールアドレス、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等）に紐付くフォルダを作成する。送信元の名称、送信元のＦＡＸＩＤ、送信元の電子メールアドレス、送信元のＩＰアドレス、及び、送信元のＭＡＣアドレスの中の少なくとも１つの情報が、送信元の識別情報として、フォルダに紐付けられる。

格納制御部３０は、ファクシミリデータが受信された場合、送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、電子メールが受信された場合、送信元の電子メールアドレスに紐付くフォルダを作成し、画像データや文書データ等のデータが受信された場合、送信元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスに紐付くフォルダを作成してもよい。

上記のフォルダは、画像形成装置１０内に作成されてもよいし、サーバ１２内に作成されてもよいし、端末装置１４内に作成されてもよいし、他の装置内に作成されてもよい。サーバ１２にデータが転送されてサーバ１２内にデータが格納される場合、サーバ１２の格納制御部３８によって、データに対する格納処理が実行されてもよい。

以下、図１７を参照して、第２実施形態に係るデータ管理システムの動作について説明する。図１７には、その動作を示すフローチャートが示されている。以下では、画像形成装置１０が、データの一例としてファクシミリデータをファクシミリ通信によって受信した場合について説明する。もちろん、上記の通り、ファクシミリデータは一例に過ぎず、他のデータ（例えば、電子メールや画像データや文書データ等）が画像形成装置１０に送られてきた場合も、ファクシミリデータと同様の処理が実行される。

画像形成装置１０は、他の装置（送信元）からファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信する（ステップＳ０１）。このとき、第１実施形態と同様に、設定された動作内容に従ってファクシミリデータに処理が適用される。ここでは、その動作内容としてサーバ１２への転送が設定されているものとする。この場合、画像形成装置１０の通信部１６はファクシミリデータをサーバ１２に送信する（ステップＳ０２）。

画像形成装置１０の格納制御部３０は、サーバ１２内において、ファクシミリデータの属性情報に含まれる送信元のＦＡＸＩＤ（例えば「ＦＡＸ番号１」）を検索キーとして用いて、フォルダ名に送信元のＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」）が含まれるフォルダを検索する（ステップＳ０３）。そのフォルダが検索された場合、つまり、サーバ１２の記憶部３４にそのフォルダが存在する場合（ステップＳ０４，Ｙｅｓ）、格納制御部３０は、ファクシミリデータをそのフォルダに格納する（ステップＳ０５）。

フォルダ名に上記のＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」）が含まれるフォルダが検索されない場合、つまり、サーバ１２の記憶部３４にそのフォルダが存在しない場合（ステップＳ０４，Ｎｏ）、格納制御部３０は、アドレス帳データにおいて送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」））を検索する（ステップＳ０６）。ここでは一例として、送信元の識別情報としてＦＡＸＩＤが検索されているが、ＦＡＸＩＤ以外の識別情報が検索されてもよい。また、上記のアドレス帳データは、例えば、画像形成装置１０に紐付くアドレス帳データであってもよいし、ログインユーザに紐付くアドレス帳データであってもよい。

アドレス帳データに送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」））が登録されている場合（ステップＳ０７，Ｙｅｓ）、格納制御部３０は、フォルダ名に送信元の識別情報（例えばそのＦＡＸＩＤ（文字列「ＦＡＸ番号１」））が含まれるフォルダを新たに作成し（ステップＳ０８）、そのフォルダにファクシミリデータを格納する（ステップＳ０９）。このとき、格納制御部３８は、そのＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」）に紐付いてアドレス帳データに登録されている通信相手（送信元）の名称（例えば「名称１」）を、フォルダ名に含めてもよい。これにより、第１実施形態と同様に、文字列「名称１＠ＦＡＸ番号１」がフォルダ名として作成される。

アドレス帳データに送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ（「ＦＡＸ番号１」））が登録されていない場合（ステップＳ０７，Ｎｏ）、格納制御部３０は、予め定められたフォルダ（例えば未分類フォルダ）にファクシミリデータを格納する（ステップＳ１０）。

第２実施形態によれば、ファクシミリデータの送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ）に紐付くフォルダが存在しない場合において、その送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ）がアドレス帳データに登録されている場合、その送信元の識別情報（例えばＦＡＸＩＤ）に紐付くフォルダが作成されて、そのフォルダに当該ファクシミリデータが格納される。一般的に、アドレス帳データに識別情報（例えばＦＡＸＩＤ）が登録されている通信相手と画像形成装置１０との間で通信を行うことが予測又は期待される。例えば、画像形成装置１０が、ファクシミリ通信によってファクシミリデータを当該通信相手に送信することが予測又は期待され、当該通信相手から、ファクシミリ通信によってファクシミリデータが画像形成装置１０に送られてくると予測又は期待される。それ故、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成してファクシミリデータを格納することで、画像形成装置１０が通信すると想定される通信相手からのファクシミリデータが、その通信相手に紐付くフォルダに格納される。これにより、ユーザがフォルダを作成する場合と比べて、ユーザの手間が軽減される。一方、一般的に、アドレス帳データにＦＡＸＩＤが登録されていない通信相手と画像形成装置１０との間で通信を行うことは予測又は期待されていない。例えば、画像形成装置１０が、ファクシミリ通信によってファクシミリデータを当該通信相手に送信することは予測又は期待されず、当該通信相手から、ファクシミリ通信によってファクシミリデータが画像形成装置１０に送られてくると予測又は期待されない。それ故、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成せずに、未分類フォルダにファクシミリデータを格納することで、ユーザの予測や期待に反して、ファクシミリデータに固有のフォルダが作成されることが防止される。

上記の例ではアドレス帳データが用いられているが、通信履歴情報が用いられてもよい。例えば、ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダが存在しない場合において、そのＦＡＸＩＤが割り当てられている通信相手との間の通信の履歴（例えば、ファクシミリ通信の履歴や、電子メールの送受信履歴、その他のデータの送受信履歴等）が通信履歴情報に記録されている場合、格納制御部３０は、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。一方、そのＦＡＸＩＤが割り当てられている通信相手との間の通信の履歴が通信履歴情報に記録されていない場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータを未分類フォルダに格納する。画像形成装置１０との間で過去に通信を行ったことがない通信相手（送信元）からは、今後、ファクシミリ通信によってファクシミリデータが画像形成装置１０に送られてこない、又は、ファクシミリ通信の頻度が低いと予測される。それ故、画像形成装置１０との間で過去に通信を行ったことのない通信相手のＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成しないことで、使用の頻度が低いと予測されるフォルダが作成されることが防止される。また、画像形成装置１０との間で過去に通信を行ったことがない通信相手から送られてくるファクシミリデータは、迷惑ファクシミリデータに該当することもあると予測される。第２実施形態によれば、迷惑ファクシミリデータと予測されるデータに固有のフォルダを作成せずに済む。

また、通信相手との間の通信の履歴が通信履歴情報に記録されておらず、かつ、その通信相手がアドレス帳データに登録されていない場合に、格納制御部３０は、その通信相手からファクシミリ通信によって送られてきたファクシミリデータを未分類フォルダに格納し、それ以外の場合には、その通信相手に割り当てられたＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納してもよい。

また、送信元（通信相手）が、予め定められた特定期間内に画像形成装置１０との間で通信を行ったことのある相手に該当する場合、格納制御部３０は、その送信元に割り当てられているＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納してもよい。それ以外の場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータを未分類フォルダに格納する。特定期間は、例えば、現時点から予め定められた時間を遡った時点までの期間である。例えば、過去１年の間に画像形成装置１０との間で通信を行ったことのある通信相手が、特定期間内に通信を行った相手に該当する。こうすることで、直近又はそれに近い期間において、画像形成装置１０との間で通信を行ったことのある通信相手からのファクシミリデータが、その通信相手に固有のフォルダに格納され、それ以外の場合には、未分類フォルダに格納される。

また、画像形成装置１０に対してファクシミリ通信によってファクシミリデータを送信した通信相手（例えば通信相手Ａ）が、過去において、画像形成装置１０がファクシミリ通信によってファクシミリデータを送信したことのある通信相手に該当する場合、格納制御部３０は、その通信相手Ａに割り当てられているＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、その通信相手Ａからのファクシミリデータをそのフォルダに格納してもよい。それ以外の場合、格納制御部３０は、ファクシミリデータを未分類フォルダに格納する。こうすることで、画像形成装置１０のユーザが今後もファクシミリ通信によってファクシミリデータを送るであろうと予測される通信相手に固有のフォルダが作成され、それ以外の場合は、通信相手に固有のフォルダが作成されないので、それ以外の場合も固有のフォルダを作成する場合と比べて、ユーザの利便性が向上する。なお、処理対象のデータが電子メールの場合も同様に、画像形成装置１０に対して電子メールを送信した通信相手が、過去において、画像形成装置１０が電子メールを送信したことのある通信相手に該当する場合、格納制御部３０は、その通信相手の識別情報（例えば電子メールアドレス等）に紐付くフォルダを作成し、その通信相手からの電子メールをそのフォルダに格納する。それ以外の場合、格納制御部３０は、電子メールを未分類フォルダに格納する。画像データや文書データ等が画像形成装置１０に送信されてきた場合も同様である。

また、画像形成装置１０に対してファクシミリ通信によってファクシミリデータを送信した通信相手（例えば通信相手Ｂ）が、過去において、画像形成装置１０がファクシミリ通信によるファクシミリデータの送信に失敗した通信相手に該当する場合、格納制御部３０は、その通信相手Ｂに割り当てられているＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成せずに、そのファクシミリデータを未分類フォルダに格納してもよい。それ以外の場合、格納制御部３０は、そのＦＡＸＩＤに紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにファクシミリデータを格納する。ファクシミリ送信が失敗した通信相手に固有のフォルダが作成されずに済むため、ユーザにとって不必要なフォルダが作成され難くなる。なお、処理対象のデータが電子メールの場合も同様に、画像形成装置１０に対して電子メールを送信した通信相手が、過去において、画像形成装置１０が電子メールの送信に失敗した通信相手に該当する場合、格納制御部３０は、その通信相手の識別情報（例えば電子メールアドレス等）に紐付くフォルダを作成せずに、その電子メールを未分類フォルダに格納する。それ以外の場合、格納制御部３０は、その通信相手に紐付くフォルダを作成し、そのフォルダに電子メールを格納する。画像データや文書データ等が画像形成装置１０に送信されてきた場合も同様である。

なお、第１実施形態の変形例が第２実施形態に適用されてもよい。この場合、例えば、通常動作の期間中は、ファクシミリデータがサーバ１２に転送され、例外期間中は、印刷や電子メールによる転送が行われる。

上記の第２実施形態では、格納処理の対象となるデータはファクシミリデータであるが、上述したように、ファクシミリデータ以外のデータに対して第２実施形態に係る格納処理が適用されてもよい。

また、端末装置１４が格納制御部を有していてもよい。例えば、端末装置１４が電子メールを受信した場合、端末装置１４の格納制御部は、管理情報（アドレス帳データや通信履歴情報）において送信元の識別情報を検索する。端末装置１４の格納制御部は、管理情報に送信元の識別情報が登録されている場合、その送信元の識別情報に紐付くフォルダを作成し、そのフォルダに電子メールを格納し、管理情報に送信元の識別情報が登録されていない場合、予め定められた特定のフォルダ（例えば未分類フォルダ）に電子メールを格納する。フォルダは、端末装置１４内に作成されてもよいし、サーバ１２等の外部装置内に作成されてもよい。管理情報は、端末装置１４に格納されていてもよいし、サーバ１２等の外部装置に格納されていてもよい。また、端末装置１４が画像データや文書データ等のデータを受信した場合において、そのデータの送信元の識別情報が管理情報に登録されている場合、端末装置１４の格納制御部は、その送信元の識別情報に紐付くフォルダを作成し、そのフォルダにデータを格納する。その送信元の識別情報が管理情報に登録されていない場合、端末装置１４の格納制御部は、予め定められた特定のフォルダ（例えば未分類フォルダ）にデータを格納する。

＜第３実施形態＞
以下、第３実施形態に係るデータ管理システムについて説明する。第３実施形態に係るデータ管理システムは、第１実施形態に係るデータ管理システムと同じ構成を有する。

第３実施形態では、画像形成装置１０の通信部１６は、電子メールにファクシミリデータを添付し、その電子メールを予め定められた電子メールアドレス宛てに送信する。このようにして、ファクシミリデータが電子メールによって宛先に転送される。その転送先のアドレス等は、図４に示されている動作設定画面４０、図６に示されている設定画面５４、図１２に示されている設定画面１０４等において設定される。

画像形成装置１０の制御部２８は、転送条件に応じて、電子メールによるファクシミリデータの転送、又は、その他の処理（例えば、用紙へのファクシミリデータの印刷）のいずれかの実行を制御してもよい。以下では、その他の処理として、用紙へのファクシミリデータの印刷が実行されるものとして説明するが、印刷以外の処理として、例えば、ファクシミリ受信の通知やサーバ１２への転送等が行われてもよい。以下、転送条件について詳しく説明する。

（転送条件：時間帯）
一例として、転送条件は時間帯に関する条件である。例えば、画像形成装置１０の制御部２８は、転送時間帯に、電子メールによるファクシミリデータの転送の実行を制御し、その転送時間帯以外の時間帯に、用紙へのファクシミリデータの印刷の実行を制御する。その転送時間帯は、例えば、図１５に示されている設定画面１１８等において設定される。転送時間帯は、曜日毎に設定されてもよいし、日時毎に設定されてもよいし、月日毎に設定されてもよいし、その他、転送時間帯として任意の時間帯が設定されてもよい。

時間帯に応じた制御について更に詳しく説明する。画像形成装置１０のファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信した時間（日時や曜日等を含む概念）が、上記の転送時間帯に含まれる場合、制御部２８は、そのファクシミリデータを電子メールに添付し、通信部１６を制御することで、その電子メールを予め定められた転送先に送信する。一方、ファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信した時間が、上記の転送時間帯に含まれない場合、制御部２８は、プリント部２０を制御することで、そのファクシミリデータを用紙に印刷する。

転送時間帯に応じて電子メールによるファクシミリデータの転送を制御することで、ユーザの都合や状況に応じて、ファクシミリデータの出力が行われる。例えば、画像形成装置１０がオフィスに設置されている場合、ユーザがオフィスに滞在していない時間帯が上記の転送時間帯として設定される。この場合、ユーザがオフィスに滞在している時間帯には、ファクシミリデータが用紙に印刷されるので、ユーザは用紙に印刷されたファクシミリデータの内容を参照することができる。このように、ユーザが用紙を参照することができる状況であるため、ファクシミリデータは電子メールによって転送されなくてもよい。一方、ユーザがオフィスに滞在していない時間帯には、ファクシミリデータは電子メールによって転送先に送られる。その転送先として、ユーザが所持する端末装置（例えばＰＣやタブレットＰＣやスマートフォン等）の電子メールアドレスを設定しておくことで、ユーザにファクシミリデータが送られる。それ故、ユーザがオフィスに滞在してない場合であってもファクシミリデータの内容を参照することができる。

なお、複数の転送時間帯が定められてもよいし、ファクシミリデータが添付された電子メールの送信先として、複数の電子メールアドレスが登録されてもよい。

（転送条件：データ容量）
別の例として、転送条件はファクシミリデータの容量に関する条件である。例えば、画像形成装置１０の制御部２８は、ファクシミリ部１８によって受信されたファクシミリデータの容量が予め定められた閾値未満の場合、電子メールによるファクシミリデータの転送の実行を制御し、ファクシミリデータの容量が閾値以上の場合、用紙へのファクシミリデータの印刷の実行を制御する。その閾値は、例えば画像形成装置１０のＵＩ部２４に表示される設定画面にて設定される。また、デフォルトの閾値が設定されていてもよい。

データ容量に応じた制御について更に詳しく説明する。画像形成装置１０のファクシミリ部１８によってファクシミリ受信されたファクシミリデータの容量が閾値未満の場合、制御部２８は、そのファクシミリデータを電子メールに添付し、通信部１６を制御することで、その電子メールを予め定められた転送先に送信する。一方、ファクシミリ受信されたファクシミリデータの容量が閾値以上の場合、制御部２８は、プリント部２０を制御することで、そのファクシミリデータを用紙に印刷する。

データ容量に応じた転送処理を行うことで、電子メールの受信側（例えばユーザの端末装置）における通信負荷が軽減される。上記の閾値は、転送先として登録された電子メールアドレス毎に定められてもよい。こうすることで、個々の転送先毎に、通信能力（例えばダウンロードの容量制限等）や通信状況（使用される通信経路の通信速度等）に応じた転送処理が行われる。

また、ファクシミリデータの容量が閾値以上の場合、画像形成装置１０の制御部２８は、そのファクシミリデータを複数に分割し、その分割によって生成されたデータ群に含まれる１又は複数のデータを、個別的に電子メールによって転送先に送信してもよい。制御部２８は、１つの電子メールに１つのデータを添付して電子メールを送信してもよいし、１つの電子メールに複数のデータを添付して電子メールを送信してもよい。例えば、予め定められた許容容量以下の範囲で、複数のデータが１つの電子メールに添付されてもよい。

また、ファクシミリデータの容量が閾値以上の場合、画像形成装置１０の制御部２８は、そのファクシミリデータを圧縮し、圧縮後のデータを電子メールに添付して電子メールを送信してもよい。この場合、制御部２８は、ファクシミリデータを複数のデータに分割した上で、分割によって生成された複数のデータを圧縮してもよい。

更に別の例として、電子メールの転送先と画像形成装置１０との間の通信経路における通信状況に応じて、電子メールによる転送又は用紙への印刷のいずれかが実行されてもよい。例えば、その通信経路における通信速度が閾値以上の場合、電子メールによる転送が実行され、通信速度が閾値未満の場合、用紙への印刷が実行される。また、転送先の装置のスペックに応じて、電子メールによる転送又は用紙への印刷のいずれかが実行されてもよい。

（転送条件：位置関係）
更に別の例として、転送条件は、電子メールの転送先として登録されたユーザ（ユーザが所持する端末装置）の位置に関する条件である。例えば、画像形成装置１０の制御部２８は、転送先として登録されたユーザの位置に応じて、電子メールによるファクシミリデータの転送、又は、用紙へのファクシミリデータの出力のいずれかの実行を制御する。

より具体的には、転送条件は、転送先として登録されたユーザと、ファクシミリデータが出力される用紙の排出先（例えば画像形成装置１０）と、の位置関係である。画像形成装置１０のファクシミリ部１８がファクシミリデータをファクシミリ通信によって受信した時点において、ユーザと画像形成装置１０との間の距離が、予め定められた閾値未満の場合、画像形成装置１０の制御部２８は、プリント部２０を制御することで、ファクシミリデータを用紙に印刷する。ユーザと画像形成装置１０との間の距離が閾値以上の場合、制御部２８は、ファクシミリデータを電子メールに添付し、通信部１６を制御することで、その電子メールを転送先として登録されたユーザの端末装置に送信する。こうすることで、ユーザが画像形成装置１０に対して比較的に近い位置にいる場合、ファクシミリデータが用紙に印刷され、ユーザが画像形成装置１０に対して比較的に遠い位置にいる場合、ファクシミリデータが電子メールによってユーザに転送される。

例えば、画像形成装置１０の制御部２８は、ＧＰＳ（Global Positioning System）を利用することで、画像形成装置１０自身の位置を示す情報と、転送先として登録されたユーザが所持する端末装置の位置を示す情報を取得する。制御部２８は、このようにして取得された位置情報を用いて、ユーザと画像形成装置１０との位置関係を特定する。

また、制御部２８は、転送先として登録されたユーザが、用紙の排出先（例えば画像形成装置１０）を含む特定エリア内に存在する場合、プリント部２０を制御することで、ファクシミリデータを用紙に印刷し、ユーザが特定エリア内に存在しない場合、ファクシミリデータを電子メールに添付し、通信部１６を制御することで、その電子メールを転送先として登録されたユーザの端末装置に送信してもよい。

例えば、制御部２８は、ＧＰＳを利用することで、転送先として登録されたユーザが所持する端末装置の位置を示す情報を取得し、その位置情報に基づいて、当該ユーザが特定エリア内に存在するか否かを判断する。

別の例として、特定エリアの出入口にゲートや扉が設けられており、そのゲートや扉に、ユーザの入退出を管理するための装置が設けられていてもよい。その装置は、例えば、ＮＦＣ（Near Field Communication）等の近距離無線通信を利用して通信を行う通信器である。ユーザが、ＩＤカード（例えば、ＩＣカードによって構成される社員証、登録証、入退室管理カード等）をその通信器にかざすことで、特定エリアへのユーザの入室、及び、特定エリアからのユーザの退室が管理される。その管理は、例えば、入退室管理サーバ等によって行われる。制御部２８は、その入退室管理サーバから、転送先として登録されたユーザの入退室に関する情報を取得し、その情報に基づいて、ユーザが特定エリア内に存在するか否かを判断する。

上記の特定エリアは、例えば、オフィス、教室、店舗、図書館、等である。例えば、オフィス内に画像形成装置１０が設置されているものとする。転送先として登録されたユーザがそのオフィス内にいるときに、ファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信した場合、そのファクシミリデータが用紙に印刷される。一方、転送先として登録されたユーザがそのオフィス内にいないときに、ファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信した場合、そのファクシミリデータは電子メールに添付され、その電子メールがユーザの端末装置に送信される。

以上のように、ユーザの位置や画像形成装置の位置を利用することで、ユーザの位置に関する状況に応じたファクシミリデータの出力が実現される。

（転送条件：ユーザのスケジュール）
更に別の例として、転送条件は、電子メールの転送先として登録されたユーザのスケジュールに関する条件である。例えば、画像形成装置１０の制御部２８は、転送先として登録されたユーザのスケジュール（予定）に応じて、電子メールによるファクシミリデータの転送、又は、用紙へのファクシミリデータの印刷のいずれかの実行を制御する。

ユーザのスケジュールを示す情報（以下、「スケジュール情報」と称する）は、例えば、ユーザが所持する端末装置に記憶されていてもよいし、管理サーバ等の装置に記憶されていてもよいし、画像形成装置１０に記憶されていてもよい。例えば、年毎、月毎、週毎、日毎、時間毎等に、ユーザのスケジュールが定められ、スケジュール情報は、そのようにして定められたスケジュールを示す情報である。画像形成装置１０の制御部２８は、端末装置や管理サーバ等の装置から、電子メールの転送先として登録されたユーザのスケジュール情報を取得する。

一例として、画像形成装置１０がオフィス内に設定されているものとする。ファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信した場合、制御部２８は、転送先として登録されたユーザのスケジュール情報を取得し、そのスケジュール情報に基づいてユーザの所在を推測する。例えば、ファクシミリデータの受信時に、ユーザが外出する予定になっていた場合、ユーザはオフィス内や社内にはいないと推測されるので、制御部２８は、ファクシミリデータを電子メールに添付し、その電子メールをユーザが所持する端末装置（転送先として登録された端末装置）に送信する。一方、ファクシミリデータの受信時に、ユーザがオフィス内や社内にいると推測される場合、制御部２８は、ファクシミリデータを用紙に印刷する。また、ユーザが会議に出席している場合のように、ファクシミリデータが印刷された用紙をユーザが直ちに取りに行けない場合には、制御部２８は、ファクシミリデータが添付された電子メールをユーザの端末装置に送信してもよい。

上記のようにユーザのスケジュールを利用することで、ユーザのスケジュールに応じたファクシミリデータの出力が実現される。

第３実施形態において、ファクシミリデータの送信元のＦＡＸＩＤと、電子メールの転送先のユーザ（そのユーザの電子メールアドレス）と、が予め対応付けられ、その対応付けを示す情報が画像形成装置１０に記憶されていてもよい。この場合、ファクシミリ部１８がファクシミリ通信によってファクシミリデータを受信すると、制御部２８は、その対応付けを示す情報を参照することで、送信元のＦＡＸＩＤに対応付けられているユーザ（電子メールアドレス）を特定する。次に、制御部２８は、そのユーザの電子メールアドレス宛てに、ファクシミリデータが添付された電子メールを送信する。こうすることで、ファクシミリデータの送信元毎に設定された転送先に、ファクシミリデータが個別的に送信される。

ファクシミリデータが添付されている電子メールを受信した端末装置にて当該電子メールが削除された場合、画像形成装置１０の制御部２８は、そのファクシミリデータの送信元からの新たなファクシミリデータの受信を拒否（禁止）してもよいし、新たなファクシミリデータの電子メールによる転送を禁止してもよい。この処理について詳しく説明する。上記のように、転送先の端末装置において電子メールが削除された場合、端末装置は、サーバ１２を介して、又は、画像形成装置１０に対して直接的に、その削除を示す情報を送信する。その削除を示す情報には、削除された電子メールに添付されていたファクシミリデータのＦＡＸＩＤが含まれている。画像形成装置１０の制御部２８は、その削除を示す情報を受信すると、その削除を示す情報に含まれるＦＡＸＩＤが割り当てられている通信相手からの新たなファクシミリデータの受信を拒否する。この場合、ファクシミリ部１８は、そのＦＡＸＩＤが割り当てられている通信相手からファクシミリ通信によって送られてきたファクシミリデータを受信しない。また、その通信相手から新たなファクシミリデータがファクシミリ通信によって送られてきた場合、制御部２８は、電子メール転送が有効に設定されている場合であっても、その新たなファクシミリデータが添付された電子メールを、転送先として登録されているユーザの端末装置に送信しない。電子メールを削除したということは、その電子メールに添付されているファクシミリデータがユーザにとって有用なデータではないと想定される。それ故、上記の制御を行うことで、ユーザにとって有用ではない送信元からのファクシミリデータが、電子メールによってそのユーザの端末装置に送られることが防止される。

別の例として、ファクシミリデータが添付されている電子メールを受信した端末装置にて当該電子メールが削除された場合、サーバ１２の格納制御部３８は、そのファクシミリデータの送信元からの新たなファクシミリデータを、送信元に依存しない特定のフォルダに格納してもよい。その特定のフォルダは、例えば、未分類フォルダや迷惑フォルダである。こうすることで、ユーザにとって有用ではないと想定される送信元からのファクシミリデータが、その送信元に固有のフォルダに格納されることが防止される。

＜その他の実施形態＞
上記の実施形態において、フォルダに格納されたファクシミリデータに対してセキュリティ処理が適用されてもよい。このセキュリティ処理は、画像形成装置１０の制御部２８又はサーバ１２の制御部３６によって行われる。例えば、フォルダやファクシミリデータにパスワードが設定されてもよいし、特定のユーザ（例えば管理権限を有するユーザや、特定のグループに属するユーザ等）のみにフォルダやファクシミリデータの閲覧が許可されてもよい。また、ファクシミリデータの送信元毎にセキュリティレベルが定められ、そのセキュリティレベルに応じた処理がフォルダやファクシミリデータに適用されてもよい。例えば、セキュリティレベルに応じて、フォルダやファクシミリデータの閲覧が許可されるユーザの権限が定められてもよい。また、ファクシミリデータが表す文書の内容（キーワード）に応じてセキュリティレベルが定められてもよい。例えば、文書に対してＯＣＲ処理等の文字認識処理が適用され、文書に含まれるキーワードに応じたセキュリティレベルが定められる。

サーバ１２の記憶部３４においてフォルダが既に作成されている場合、格納制御部３８は、そのフォルダの名称（フォルダ名）に含まれる特定の文字列を検索キーとして用いて、ファクシミリデータに対して文字認識処理を適用してもよい。そのファクシミリデータに検索キーが含まれている場合、格納制御部３８は、そのファクシミリデータを、その検索キーとして用いられた特定の文字列がフォルダ名に含まれるフォルダに格納する。そのファクシミリデータに検索キーが含まれていない場合、格納制御部３８は、そのファクシミリデータを未分類フォルダに格納する。例えば、フォルダ名に区切り情報「＠」が含まれている場合、その区切り情報「＠」の後の部分又は前の部分に記述された文字列が検索キーとして用いられる。例えば、フォルダ名に文字列「請求書」が含まれている場合、その文字列「請求書」が検索キーとして用いられ、文字列「請求書」を含む文書を表すファクシミリデータが、フォルダ名に文字列「請求書」が含まれるフォルダに格納される（図９参照）。こうすることで、フォルダ名を利用してファクシミリデータが分類される。

上記の画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４のそれぞれは、一例としてハードウェアとソフトウェアとの協働により実現される。具体的には、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４のそれぞれは、図示しないＣＰＵ等の１又は複数のプロセッサを備えている。当該１又は複数のプロセッサが、図示しない記憶装置に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４の各部の機能が実現される。上記プログラムは、ＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又は、ネットワーク等の通信経路を経由して、記憶装置に記憶される。別の例として、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４のそれぞれの各部は、例えばプロセッサや電子回路やＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）等のハードウェア資源により実現されてもよい。その実現においてメモリ等のデバイスが利用されてもよい。更に別の例として、画像形成装置１０、サーバ１２及び端末装置１４のそれぞれの各部は、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）やＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等によって実現されてもよい。

１０ 画像形成装置、１２ サーバ、１４ 端末装置、３０，３８ 格納制御部。

Claims (10)

1. 送信元からファクシミリ通信によってデータを受信する受信手段と、
   前記ファクシミリ通信を行うために前記送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報に紐付く格納場所に前記データを格納する制御手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記制御手段は、前記送信元の前記ファクシミリ識別情報に紐付く前記格納場所が検知されない場合、前記格納場所を作成して前記データを前記格納場所に格納する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記制御手段は、前記送信元の名称と前記ファクシミリ識別情報との組み合わせに紐付く前記格納場所を作成する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 通信相手毎に通信相手の名称と通信相手のファクシミリ識別情報との対応付けを示す管理情報が作成されており、
   前記制御手段は、前記管理情報において前記送信元の前記ファクシミリ識別情報に対応付けられている前記名称と前記送信元の前記ファクシミリ識別情報との組み合わせに紐付く前記格納場所を作成する、
   ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記管理情報は、通信相手のファクシミリ識別情報を管理するためのアドレス帳データ、又は、通信相手との間のファクシミリ通信の履歴を示す履歴情報である、
   ことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記制御手段は、記録媒体への前記データの印刷を行う第１制御、又は、前記格納場所への前記データの格納を行う第２制御のいずれかを実行する、
   ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の情報処理装置。
7. 前記制御手段は、予め定められた期間中は、前記データを前記格納場所に格納し、前記期間外は、前記記録媒体への前記データの印刷を行う、
   ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記制御手段は、前記ファクシミリ通信に使用される回線毎に、前記第１制御又は前記第２制御のいずれかを実行する、
   ことを特徴とする請求項６又は請求項７に記載の情報処理装置。
9. 前記ファクシミリ識別情報は、ファクシミリ番号及び前記ファクシミリ通信の規格に従った通信番号の中の少なくとも１つの情報を含む、
   ことを特徴とする請求項１から請求項８のいずれか一項に記載の情報処理装置。
10. コンピュータを、
    送信元からファクシミリ通信によってデータを受信する受信手段、
    前記ファクシミリ通信を行うために前記送信元に割り当てられたファクシミリ識別情報に紐付く格納場所に前記データを格納する制御手段、
    として機能させるプログラム。