JP2014123319A - 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることを目的とする。
【解決手段】システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、を有することによって課題を解決する。
【選択図】図13
【解決手段】システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、を有することによって課題を解決する。
【選択図】図13
Description
本発明は、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。
例えばFAXのように外部から届いた文書を、ユーザが内容を確認し、フォルダ振り分けを行なったり、外部のシステムへ振り分け保存を行なったりする文書管理システムがある。
振り分けについては、キーワードと振り分け先の定義とに基づき、定型又は非定型フォーマットの文書や画像から、検索やOCR技術を用いてキーワード抽出し、自動的に振り分けるシステムもある。しかし、例えば複数の送信者が、任意のフォーマットで送信してくるFAXのように、不特定多数が作成する文書を前提とした場合、作成時の制約や、振り分け定義の柔軟性の問題があり、ユーザによる手動振り分けを採用している文書管理システムも多々ある。
ユーザによる手動振り分けを行なう文書管理システムにおいては、システムに文書が到着した時点で、振り分け処理を行なうユーザに対して、処理対象文書の到着を示す通知を行なうのが一般的である。例えば、FAXを振り分けるシステムの場合、FAXを受信した時点でユーザに対して通知を行なう。また、FAXに限定しなければ、文書管理システムの特定の領域に文書が格納された時点でユーザに対して通知を行なう。
通常、ユーザに対して行なう通知は、文書管理システムにログインしているユーザには、システム内のポップアップメッセージ、文書管理システムにログインしていないユーザには電子メールを用いられる。このような通知方法の切り換えは、文書管理システムにログイン中のユーザが、文書管理システムでの作業を中断し、わざわざシステム外である携帯端末等でメールを受信し、その端末から別途、文書管理システムへアクセスする煩わしさを解消するためである。
振り分けについては、キーワードと振り分け先の定義とに基づき、定型又は非定型フォーマットの文書や画像から、検索やOCR技術を用いてキーワード抽出し、自動的に振り分けるシステムもある。しかし、例えば複数の送信者が、任意のフォーマットで送信してくるFAXのように、不特定多数が作成する文書を前提とした場合、作成時の制約や、振り分け定義の柔軟性の問題があり、ユーザによる手動振り分けを採用している文書管理システムも多々ある。
ユーザによる手動振り分けを行なう文書管理システムにおいては、システムに文書が到着した時点で、振り分け処理を行なうユーザに対して、処理対象文書の到着を示す通知を行なうのが一般的である。例えば、FAXを振り分けるシステムの場合、FAXを受信した時点でユーザに対して通知を行なう。また、FAXに限定しなければ、文書管理システムの特定の領域に文書が格納された時点でユーザに対して通知を行なう。
通常、ユーザに対して行なう通知は、文書管理システムにログインしているユーザには、システム内のポップアップメッセージ、文書管理システムにログインしていないユーザには電子メールを用いられる。このような通知方法の切り換えは、文書管理システムにログイン中のユーザが、文書管理システムでの作業を中断し、わざわざシステム外である携帯端末等でメールを受信し、その端末から別途、文書管理システムへアクセスする煩わしさを解消するためである。
一方、メールで通知を受けたユーザは、メール内容(通常、文書管理システム内の振り分け処理対象とする文書の振り分け作業用ページへのURLが記載されている)に従い、文書管理システムにログインして振り分け処理を行なう。
ここで、文書処理システムにログイン中に通知を受けたユーザ、メール通知を受けた後に振り分け処理のために文書管理システムにログインしたユーザ、共に、ユーザ自身が処理すべき文書全てを処理しないで、文書管理システムからログアウトすることがある。この場合、ログアウトしたユーザにとって、まだ処理すべき文書が存在することを、ユーザに対して通知する技術が、特許文献1で公開されている。特許文献1では、ログアウト時に通知するユーザは、ログアウトしたユーザに加え、他のユーザにも通知する構成としている。ただし、ログアウト時の通知先に関しては、ログアウトしたユーザを含める/含めない、他の通知先メンバ構成をシステム内で予め設定した情報として、一意に保持している。
ここで、文書処理システムにログイン中に通知を受けたユーザ、メール通知を受けた後に振り分け処理のために文書管理システムにログインしたユーザ、共に、ユーザ自身が処理すべき文書全てを処理しないで、文書管理システムからログアウトすることがある。この場合、ログアウトしたユーザにとって、まだ処理すべき文書が存在することを、ユーザに対して通知する技術が、特許文献1で公開されている。特許文献1では、ログアウト時に通知するユーザは、ログアウトしたユーザに加え、他のユーザにも通知する構成としている。ただし、ログアウト時の通知先に関しては、ログアウトしたユーザを含める/含めない、他の通知先メンバ構成をシステム内で予め設定した情報として、一意に保持している。
ユーザによる手動振り分けを採用している文書管理システムにおいて、文書到着の通知を受けたユーザが、通知を受けた文書、即ち振り分け処理をすべきであろう文書を残して文書管理システムからログアウトするケースとして、下記二つのケースが想定される。
一つは、何らかの事情で文書管理システムから離れ、後で外部からモバイル端末等を用いて文書管理システムにアクセスして、振り分け処理をしたいケースである。この場合、文書到着時には、システム内で通知を受けたのみであり、メール通知を受けておらず、外部から振り分け文書にダイレクトにアクセスする手段として、メールでの通知が必要となる。
もう一つは、文書処理システムで文書内容を確認したが、自身が振り分けるべきものではないと判断し、他の人に振り分け処理を任せるケースである。この場合、判断したユーザ自身は、ログアウト後にモバイル端末等からその文書にアクセスする必要はないため、ログアウト時にメール通知は不要である。もし、このケースで、文書確認後ログアウトしたユーザが通知メールを受けると、そのメールはユーザにとって不必要なメールである。
さらに、文書内容の確認時点で、文書内容に応じて、特定の人のみに振り分け処理をするケースもある。
文書毎に文書内容を確認したユーザの意思を反映した通知は、ログアウト時の通知先をシステム内で一意に保持する特許文献1の構成では実現できない。
一つは、何らかの事情で文書管理システムから離れ、後で外部からモバイル端末等を用いて文書管理システムにアクセスして、振り分け処理をしたいケースである。この場合、文書到着時には、システム内で通知を受けたのみであり、メール通知を受けておらず、外部から振り分け文書にダイレクトにアクセスする手段として、メールでの通知が必要となる。
もう一つは、文書処理システムで文書内容を確認したが、自身が振り分けるべきものではないと判断し、他の人に振り分け処理を任せるケースである。この場合、判断したユーザ自身は、ログアウト後にモバイル端末等からその文書にアクセスする必要はないため、ログアウト時にメール通知は不要である。もし、このケースで、文書確認後ログアウトしたユーザが通知メールを受けると、そのメールはユーザにとって不必要なメールである。
さらに、文書内容の確認時点で、文書内容に応じて、特定の人のみに振り分け処理をするケースもある。
文書毎に文書内容を確認したユーザの意思を反映した通知は、ログアウト時の通知先をシステム内で一意に保持する特許文献1の構成では実現できない。
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることを目的とする。
そこで、本発明の情報処理装置は、システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、を有する。
本発明によれば、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知を行わないようにすることができる。
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
<第一実施形態>
図1は、FAX文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
まず、本システムの全体像を説明する。FAX機能を持つ画像処理装置105は、受信したFAX画像をサーバー102上で提供されるFAXサービスに送信する。サーバー102は、FAX画像を一時保管する。ユーザは、PC106やモバイル端末108のWEBブラウザを用いて、サーバー102が提供するFAXサービスにアクセスし、一時保管している受信FAX文書の内容を確認する。ユーザは、確認後、適当な属性情報の付与を指示し、保管場所を指定し、FAX画像を、各種業務文書を一元管理する文書管理システム109に保管するよう指示する。
サーバー102は、情報処理装置の一例である。
図1は、FAX文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
まず、本システムの全体像を説明する。FAX機能を持つ画像処理装置105は、受信したFAX画像をサーバー102上で提供されるFAXサービスに送信する。サーバー102は、FAX画像を一時保管する。ユーザは、PC106やモバイル端末108のWEBブラウザを用いて、サーバー102が提供するFAXサービスにアクセスし、一時保管している受信FAX文書の内容を確認する。ユーザは、確認後、適当な属性情報の付与を指示し、保管場所を指定し、FAX画像を、各種業務文書を一元管理する文書管理システム109に保管するよう指示する。
サーバー102は、情報処理装置の一例である。
次に、本システムを構成する各アクターについて、個別に説明する。
サーバー102は、インターネット101上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース103とLAN104とが接続されている。なお、図1では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース103を1つ記載しているが、サーバー102内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー102上では、CPUがプログラムに基づき処理を実行することによって、実施形態に関わるFAXサービスを提供している。サーバー102は、画像処理装置105経由で受信したFAX画像をデータベース103に一時保管する。また、サーバー102は、FAXサービスのユーザインターフェースとして、一時保管したFAX画像を閲覧、文書管理システムに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
データベース103は、FAX画像の一時保管場所である他、FAXサービスを提供するプログラムに基づき処理を実行するCPUが利用する各種データの保管場所でもある。なお、本実施形態では、データベースとは、単にデータの集合体ではなく、複数のデータを記憶する記憶装置として説明を行う。
サーバー102は、インターネット101上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース103とLAN104とが接続されている。なお、図1では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース103を1つ記載しているが、サーバー102内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー102上では、CPUがプログラムに基づき処理を実行することによって、実施形態に関わるFAXサービスを提供している。サーバー102は、画像処理装置105経由で受信したFAX画像をデータベース103に一時保管する。また、サーバー102は、FAXサービスのユーザインターフェースとして、一時保管したFAX画像を閲覧、文書管理システムに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
データベース103は、FAX画像の一時保管場所である他、FAXサービスを提供するプログラムに基づき処理を実行するCPUが利用する各種データの保管場所でもある。なお、本実施形態では、データベースとは、単にデータの集合体ではなく、複数のデータを記憶する記憶装置として説明を行う。
LAN107で接続された画像処理装置105、PC106は、本システムのユーザのオフィス環境を示す。
画像処理装置105は、複合機であり、公衆回線やインターネット回線を通じて、FAXを送受信する。また、画像処理装置105は、受信したFAX画像の蓄積、画像処理装置105自身への印刷も可能である。さらに、画像処理装置105は、インターネット101上に公開されているサーバー102上で提供されるFAXサービスに対し、FAX画像を送信する。
PC106は、インターネット101に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー102が提供するFAXサービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、本実施形態では詳述しないが、画像処理装置105がWEBブラウザを持ち、画像処理装置105の画面から直接、サーバー102が提供するFAXサービスのユーザインターフェースを利用することもできる。
また、本実施形態では画像処理装置105として複合機を使用しているが、FAX装置でもよい。FAX装置が、画像処理装置105同様にサーバー102が提供するFAXサービスに対し、受信したFAX画像を直接転送する機能を持ってもよい。もしも、FAX装置が、受信したFAX画像を直接転送する機能を持たない場合は、PC106上のプログラムに基づき処理を実行するCPUが、以下の処理を行うこともできる。即ち、PC106上のプログラムに基づき処理を実行するCPUは、画像処理装置105からLAN107を経由してFAX画像を受け取り、サーバー102上で提供されるFAXサービスに対し送信することもできる。
画像処理装置105は、複合機であり、公衆回線やインターネット回線を通じて、FAXを送受信する。また、画像処理装置105は、受信したFAX画像の蓄積、画像処理装置105自身への印刷も可能である。さらに、画像処理装置105は、インターネット101上に公開されているサーバー102上で提供されるFAXサービスに対し、FAX画像を送信する。
PC106は、インターネット101に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー102が提供するFAXサービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、本実施形態では詳述しないが、画像処理装置105がWEBブラウザを持ち、画像処理装置105の画面から直接、サーバー102が提供するFAXサービスのユーザインターフェースを利用することもできる。
また、本実施形態では画像処理装置105として複合機を使用しているが、FAX装置でもよい。FAX装置が、画像処理装置105同様にサーバー102が提供するFAXサービスに対し、受信したFAX画像を直接転送する機能を持ってもよい。もしも、FAX装置が、受信したFAX画像を直接転送する機能を持たない場合は、PC106上のプログラムに基づき処理を実行するCPUが、以下の処理を行うこともできる。即ち、PC106上のプログラムに基づき処理を実行するCPUは、画像処理装置105からLAN107を経由してFAX画像を受け取り、サーバー102上で提供されるFAXサービスに対し送信することもできる。
モバイル端末108は、インターネット101に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー102が提供するFAXサービスのユーザインターフェースを利用可能である。
文書管理システム109は、インターネット101上に存在するサーバー上に構築されたシステムである。文書管理システム109は、ユーザの業務文書を整理/保管可能であり、文書データの検索、閲覧といった機能を持つ。ユーザは、PC106、モバイル端末108のWEBブラウザを介して文書管理システム109の各機能を使用する。
文書管理システム109は、インターネット101上に公開されたサーバー上で、ユーザの業務文書を分類、管理する。文書管理システム109は、インターネット101を介して、WEBサービス等の通信手段を利用し、文書データ及びその属性値を受け付け、指定されたフォルダへ格納することができる。また、文書管理システム109は、格納された文書データを閲覧、管理するユーザインターフェースを持つが、本実施形態では詳述しない。なお、文書管理システム109は、LAN107のユーザ環境や、LAN104で構築されたサーバー環境、或いは、サーバー102上のアプリケーションとして存在してもよい。
文書管理システム109は、インターネット101上に存在するサーバー上に構築されたシステムである。文書管理システム109は、ユーザの業務文書を整理/保管可能であり、文書データの検索、閲覧といった機能を持つ。ユーザは、PC106、モバイル端末108のWEBブラウザを介して文書管理システム109の各機能を使用する。
文書管理システム109は、インターネット101上に公開されたサーバー上で、ユーザの業務文書を分類、管理する。文書管理システム109は、インターネット101を介して、WEBサービス等の通信手段を利用し、文書データ及びその属性値を受け付け、指定されたフォルダへ格納することができる。また、文書管理システム109は、格納された文書データを閲覧、管理するユーザインターフェースを持つが、本実施形態では詳述しない。なお、文書管理システム109は、LAN107のユーザ環境や、LAN104で構築されたサーバー環境、或いは、サーバー102上のアプリケーションとして存在してもよい。
図2は、画像処理装置105のハードウェア構成の一例を示す図である。CPU202を含む制御部201は、画像処理装置105全体の動作を制御する。CPU202は、ROM203に記憶された制御プログラムを読み出して読取制御や送信制御等の各種制御を行う。CPU202が、ROM203又はHDD205等に記憶されたプログラムに基づき処理を実行することによって、後述する画像処理装置105のソフトウェア構成等が実現される。RAM204は、CPU202の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。
HDD205は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。操作部I/F206は、操作部212と制御部201とを接続する。操作部212には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等が備えられている。後述する画像処理装置105のWebブラウザ404、アプリケーション409、410は、処理に応じてAPI403、仮想マシンAPI406を呼び出し、コントローラ制御部402に処理を依頼することによって操作画面を操作部212の液晶表示部に表示する。
HDD205は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。操作部I/F206は、操作部212と制御部201とを接続する。操作部212には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等が備えられている。後述する画像処理装置105のWebブラウザ404、アプリケーション409、410は、処理に応じてAPI403、仮想マシンAPI406を呼び出し、コントローラ制御部402に処理を依頼することによって操作画面を操作部212の液晶表示部に表示する。
プリンタI/F207は、プリンタ213と制御部201とを接続する。プリンタ213で印刷すべき画像データはプリンタI/F207を介して制御部201から転送され、プリンタ213において記録媒体上に印刷される。後述する画像処理装置105のWebブラウザ404、アプリケーション409、410は、処理に応じてAPI403、仮想マシンAPI406を呼び出し、コントローラ制御部402に処理を依頼することによって印刷処理を実行する。
スキャナI/F208は、スキャナ214と制御部201とを接続する。スキャナ214は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナI/F208を介して制御部201に入力する。後述する画像処理装置105のWebブラウザ404、アプリケーション409、410は処理に応じてAPI403、仮想マシンAPI406を呼び出し、コントローラ制御部402に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。
スキャナI/F208は、スキャナ214と制御部201とを接続する。スキャナ214は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナI/F208を介して制御部201に入力する。後述する画像処理装置105のWebブラウザ404、アプリケーション409、410は処理に応じてAPI403、仮想マシンAPI406を呼び出し、コントローラ制御部402に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。
アクセサリI/F209は、フィニッシャ215と制御部201とを接続する。本図では、接続するアクセサリの代表としてフィニッシャ215を示したが、他のアクセサリを1つ、又は複数接続することもできる。アクセサリとしては、パンチ穴を空けるパンチャー、ステープルを行なうステープラー、製本を行う製本ユニット、出力物のソートを行うソーター等がある。
モデムI/F210は、モデム216と制御部201(画像処理装置105)とを接続する。モデム216は、公衆回線に接続し、外部からのFAXの受信、及び、外部へのFAXの送信を行なう。
ネットワークI/F211は、制御部201(画像処理装置105)をLAN107に接続する。ネットワークI/F211は、LAN107上の外部装置に画像データや情報を送信したり、LAN107上の外部装置から各種情報を受信したりする。
モデムI/F210は、モデム216と制御部201(画像処理装置105)とを接続する。モデム216は、公衆回線に接続し、外部からのFAXの受信、及び、外部へのFAXの送信を行なう。
ネットワークI/F211は、制御部201(画像処理装置105)をLAN107に接続する。ネットワークI/F211は、LAN107上の外部装置に画像データや情報を送信したり、LAN107上の外部装置から各種情報を受信したりする。
図3は、各種サービスを提供するサーバー102のハードウェア構成の一例を示す図である。CPU302を含む制御部301は、サーバー102全体の動作を制御する。CPU302は、ROM303に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。RAM304は、CPU302の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。HDD305は、画像データや各種プログラム、或いは後述する各種情報テーブルを記憶する。CPU302が、ROM303又はHDD305等に記憶されているプログラムに基づき処理を実行することによって、後述するサーバー102のFAXサービスの機能やサーバー102におけるフローチャートに係る処理が実現される。
ネットワークI/F306は、制御部301(サーバー102)をLAN104に接続する。ネットワークI/F306は、LAN104上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
ネットワークI/F306は、制御部301(サーバー102)をLAN104に接続する。ネットワークI/F306は、LAN104上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
図4は、画像処理装置105のソフトウェア構成の一例を示す図である。オペレーティング・システム401は、画像処理装置105全体を制御する実行環境の一例である。一般的にオペレーティング・システム401は、画像処理装置100の各種機能をリアルタイムに制御可能なリアルタイムOSの各モジュールから構成される。或いは、オペレーティング・システム401は、CPUに命令してクリティカルに複写機のオプション装置、拡張カードを含む各機能を制御することが可能なライブラリ群から構成される。更に、オペレーティング・システム401はその上位で動作するアプリケーションに対して、インターフェース・コマンドを提供するモジュール群を含む。オペレーティング・システム401を以下、OSと略記する。
コントローラ制御部402は、OS400上で動作し、前述のスキャナ214、プリンタ213等を制御するモジュールにより構成されるものである。
アプリケーション・プログラミング・インターフェース403(以下、APIと略記する)403は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部402にアクセスするための処理を実行する。また、API403は、ネットワークI/F211を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る処理を実行する。
Webブラウザ404は、OS401上で動作するアプリケーションの1つであるWebブラウザである。Webブラウザ404は、API403を使用しコントローラ制御部402に各種処理を依頼するものである。
コントローラ制御部402は、OS400上で動作し、前述のスキャナ214、プリンタ213等を制御するモジュールにより構成されるものである。
アプリケーション・プログラミング・インターフェース403(以下、APIと略記する)403は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部402にアクセスするための処理を実行する。また、API403は、ネットワークI/F211を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る処理を実行する。
Webブラウザ404は、OS401上で動作するアプリケーションの1つであるWebブラウザである。Webブラウザ404は、API403を使用しコントローラ制御部402に各種処理を依頼するものである。
仮想マシン405は、特定のアプリケーションを実行するために最適な実行環境であり、例えば、Java(登録商標)の仮想マシン等により実現されるものである。
仮想マシンAPI406は、仮想マシン405上のアプリケーションがOS401上で動作するコントローラ制御部402にアクセスするためのAPIであり、本実施形態においてはAPI403を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。なお、本実施形態の説明においては、アプリケーションとしてアプリケーション409、410のようなアプリケーションを想定して説明するが、Webブラウザ404のようなアプリケーションであってもよい。
Framework(フレームワーク)407は、仮想マシン405上のアプリケーションを統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。
アプリケーション管理アプリケーション408は、仮想マシン405上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションである。アプリケーション管理アプリケーション408は、フレームワーク407と協調し、アプリケーション409、410のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行う。
仮想マシンAPI406は、仮想マシン405上のアプリケーションがOS401上で動作するコントローラ制御部402にアクセスするためのAPIであり、本実施形態においてはAPI403を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。なお、本実施形態の説明においては、アプリケーションとしてアプリケーション409、410のようなアプリケーションを想定して説明するが、Webブラウザ404のようなアプリケーションであってもよい。
Framework(フレームワーク)407は、仮想マシン405上のアプリケーションを統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。
アプリケーション管理アプリケーション408は、仮想マシン405上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションである。アプリケーション管理アプリケーション408は、フレームワーク407と協調し、アプリケーション409、410のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行う。
アプリケーション409、410は、仮想マシン405上で動作するアプリケーションであり、仮想マシンAPI406を使用しコントローラ制御部402に各種処理を依頼するものである。本実施形態において、画像処理装置105が受信したFAX画像を、サーバー102上で提供されるFAXサービスに対し送信するアプリケーションは、以下、アプリケーション409として説明する。
リソース管理部411は、仮想マシン405が使用する資源を管理し、OS401上で動作する。リソース管理部411は、仮想マシン405自身、仮想マシンAPI406、フレームワーク407、或いはOS401上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、リソース管理部411は、操作部212に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、UI表示を行わない等の処理を行う。
リソース管理部411は、仮想マシン405が使用する資源を管理し、OS401上で動作する。リソース管理部411は、仮想マシン405自身、仮想マシンAPI406、フレームワーク407、或いはOS401上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、リソース管理部411は、操作部212に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、UI表示を行わない等の処理を行う。
図5は、アプリケーション409、410の機能構成の一例を示す図である。
UI制御部501は、画像処理装置が処理を行うための設定をユーザに促すためのUIを表示する。例えば、スキャン処理を行う際には、UI制御部501は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのUIを表示する。また、印刷処理を行う際には、UI制御部501は、画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのUIを表示する。また、UI制御部501は、後述のWebブラウザ連携部505からの依頼により、アプリケーション409、410の画面を操作部212の前面に表示するといった制御を行う。
スキャン処理制御部502は、UI制御部501での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
印刷処理制御部503は、UI制御部501での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
通信部504は、サーバー102と通信しデータの送受信や、FTP、SMB、WebDAV等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。
Webブラウザ連携部505は、Webブラウザ404と通信し、Webブラウザ404の呼び出しや、Webブラウザ404からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Webブラウザ連携部505は、Webブラウザ404から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション409、410の画面を操作部212の前面に表示するようUI制御部501に依頼する。
UI制御部501は、画像処理装置が処理を行うための設定をユーザに促すためのUIを表示する。例えば、スキャン処理を行う際には、UI制御部501は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのUIを表示する。また、印刷処理を行う際には、UI制御部501は、画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのUIを表示する。また、UI制御部501は、後述のWebブラウザ連携部505からの依頼により、アプリケーション409、410の画面を操作部212の前面に表示するといった制御を行う。
スキャン処理制御部502は、UI制御部501での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
印刷処理制御部503は、UI制御部501での設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。
通信部504は、サーバー102と通信しデータの送受信や、FTP、SMB、WebDAV等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。
Webブラウザ連携部505は、Webブラウザ404と通信し、Webブラウザ404の呼び出しや、Webブラウザ404からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Webブラウザ連携部505は、Webブラウザ404から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション409、410の画面を操作部212の前面に表示するようUI制御部501に依頼する。
図6は、Webブラウザ404の機能構成の一例を示す図である。
通信部601は、HTTPプロトコル/HTTPSプロトコルにしたがって、サーバー102と通信する。また、通信部601は、アプリケーション409のような画像処理装置内部のアプリケーションの通信部504とも通信可能である。より具体的には、通信部601は、Webブラウザ404のUI制御部602で表示した操作画面を介して入力される情報をサーバー102等のアプリケーションに対するリクエストとして送信する。また、通信部601は、サーバー102等で実行されているアプリケーションから送信されるレスポンス(処理結果)を受信する。
UI制御部602は、通信部601が受信したレスポンス中に含まれるHTMLファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部212に操作画面を表示する。また、UI制御部602は、後述のアプリケーション連携部604からの依頼により、Webブラウザ404の画面を操作部212の前面に表示するといった制御を行う。
セッション管理部603は、サーバー102とWebブラウザ404とが通信を行う際のセッション情報を管理する。
アプリケーション連携部604は、アプリケーション409と通信し、アプリケーション409からのWebブラウザ404の呼び出し要求を受信する、アプリケーション409への操作終了の通知を送信する、といった処理を行う。アプリケーション連携部604は、アプリケーション409からのWebブラウザ404の呼び出し要求を受信すると、Webブラウザ404の画面を操作部212の前面に表示するようUI制御部602に依頼する。
通信部601は、HTTPプロトコル/HTTPSプロトコルにしたがって、サーバー102と通信する。また、通信部601は、アプリケーション409のような画像処理装置内部のアプリケーションの通信部504とも通信可能である。より具体的には、通信部601は、Webブラウザ404のUI制御部602で表示した操作画面を介して入力される情報をサーバー102等のアプリケーションに対するリクエストとして送信する。また、通信部601は、サーバー102等で実行されているアプリケーションから送信されるレスポンス(処理結果)を受信する。
UI制御部602は、通信部601が受信したレスポンス中に含まれるHTMLファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部212に操作画面を表示する。また、UI制御部602は、後述のアプリケーション連携部604からの依頼により、Webブラウザ404の画面を操作部212の前面に表示するといった制御を行う。
セッション管理部603は、サーバー102とWebブラウザ404とが通信を行う際のセッション情報を管理する。
アプリケーション連携部604は、アプリケーション409と通信し、アプリケーション409からのWebブラウザ404の呼び出し要求を受信する、アプリケーション409への操作終了の通知を送信する、といった処理を行う。アプリケーション連携部604は、アプリケーション409からのWebブラウザ404の呼び出し要求を受信すると、Webブラウザ404の画面を操作部212の前面に表示するようUI制御部602に依頼する。
図7は、サーバー102においてプログラムを実行する際、プログラムをRAM304上にロードした際のメモリマップの構造の一例を示す図である。また、画像処理装置105、107においてプログラムを実行する際、プログラムをRAM204上にロードした際のメモリマップの構造の一例を示す図にも相当する。
メモリマップは、装置上の入出力を司る基本I/Oプログラム701、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム702、本実施形態の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム703、関連データを格納するエリア704を含む。また、メモリマップは、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア705も含む。なお、容量の制約により701〜705として利用する領域が足りなくなった場合、HDD305をRAM304の、又は、HDD205をRAM204の領域の一部として扱うこともできる。
メモリマップは、装置上の入出力を司る基本I/Oプログラム701、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム702、本実施形態の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム703、関連データを格納するエリア704を含む。また、メモリマップは、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア705も含む。なお、容量の制約により701〜705として利用する領域が足りなくなった場合、HDD305をRAM304の、又は、HDD205をRAM204の領域の一部として扱うこともできる。
図8は、サーバー102上で提供されるFAXサービスと、利用するユーザ801、802のアクション、及び連携する画像処理装置105、文書管理システム109を含めたデータの流れを示すシーケンス図である。
まず、ユーザ801は、803において、サーバー102上で提供されるFAXサービスにログインしている。
画像処理装置105は、804において、公衆回線経由でFAXを受信する。そして、画像処理装置105は、805において、受診したFAXをFAX文書データとして、サーバー102上で提供されるFAXサービスに転送する。サーバー102上で提供されるFAXサービスでは、画像処理装置105から受信したFAX文書データを、806においてデータベース103に一時保管する。
次に、サーバー102上で提供されるFAXサービスでは、FAX文書が届いたことを、807において、ユーザに通知する。本実施形態では、FAXサービスは、後述する図9に示すFAX受信通知先テーブルに従い、後述する図12の手順で、807において、ログインしているユーザ801にのみ通知する。ここでの通知は、サーバー102上で提供されるFAXサービスシステム内の通知方式を採る。本実施形態におけるシステム内の通知は、FAXサービスの提供する画面内に、ポップアップやステータスバーに、後述する図11Aに示す文書振り分け画面へのリンクを含むメッセージ出す方式である。この通知方法は、FAXサービスにログインしているユーザが、メールプログラムに移る等、FAXサービス内での処理を中断することなく、FAX受信通知を処理可能としている。さらに、ログインしているユーザに限定して通知しているのは、振り分け処理を実施し易い、FAXサービスシステム内で作業中のユーザに、優先して振り分けを行なってもらうためである。なお、本図では801一名のみを記しているが、複数人であってもよい。
まず、ユーザ801は、803において、サーバー102上で提供されるFAXサービスにログインしている。
画像処理装置105は、804において、公衆回線経由でFAXを受信する。そして、画像処理装置105は、805において、受診したFAXをFAX文書データとして、サーバー102上で提供されるFAXサービスに転送する。サーバー102上で提供されるFAXサービスでは、画像処理装置105から受信したFAX文書データを、806においてデータベース103に一時保管する。
次に、サーバー102上で提供されるFAXサービスでは、FAX文書が届いたことを、807において、ユーザに通知する。本実施形態では、FAXサービスは、後述する図9に示すFAX受信通知先テーブルに従い、後述する図12の手順で、807において、ログインしているユーザ801にのみ通知する。ここでの通知は、サーバー102上で提供されるFAXサービスシステム内の通知方式を採る。本実施形態におけるシステム内の通知は、FAXサービスの提供する画面内に、ポップアップやステータスバーに、後述する図11Aに示す文書振り分け画面へのリンクを含むメッセージ出す方式である。この通知方法は、FAXサービスにログインしているユーザが、メールプログラムに移る等、FAXサービス内での処理を中断することなく、FAX受信通知を処理可能としている。さらに、ログインしているユーザに限定して通知しているのは、振り分け処理を実施し易い、FAXサービスシステム内で作業中のユーザに、優先して振り分けを行なってもらうためである。なお、本図では801一名のみを記しているが、複数人であってもよい。
807で、FAX受信通知を受け取った後のシーケンスは、ユーザ801のアクションにより、810、820、830のシーケンスに分かれる。
シーケンス810は、ユーザ801が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
振り分け処理は、文書保存に係る振り分け処理の一例である。
ユーザ801は、811において、後述する図11Aに示すFAXサービスの振り分け画面にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、FAXサービスは、812において、文書管理システム109にFAX文書データを格納する。
文書振り分け後、ユーザ801が、813において、FAXサービスからログアウトした場合は、メールによるFAX受信通知は、誰にも送信されない。
シーケンス810は、ユーザ801が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
振り分け処理は、文書保存に係る振り分け処理の一例である。
ユーザ801は、811において、後述する図11Aに示すFAXサービスの振り分け画面にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、FAXサービスは、812において、文書管理システム109にFAX文書データを格納する。
文書振り分け後、ユーザ801が、813において、FAXサービスからログアウトした場合は、メールによるFAX受信通知は、誰にも送信されない。
シーケンス820は、ユーザ801が、ログイン中にFAX受信文書内容の確認も行なわず、ログアウトしたケースである。例えば、ユーザ801は、外出予定時間が来たため、後で振り分け処理を行なうという意思で、処理しなかったケースである。
ユーザ801は、FAXサービスシステム内で受け取ったFAX受信通知に対応することなく、821において、FAXサービスからログアウトする。すると(つまりログアウトが検知されると)、FAXサービスは、後述する図13に示す手順で、メールによるFAX受信通知を実施する。このメールによるFAX受信通知は、822において、ログアウトしたユーザ801に対して、及び、823において、処理対象FAX文書用の後述する図10に示す通知テーブル内の未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ802が未通知ユーザである。
メールによるFAX受信通知は、システム外通知の一例である。
メールによるFAX受信通知には、前記メールにFAXサービスへのURLが記載されている。URLには、通知先ユーザのFAXサービスへのユーザID(パスワードを含めることも可能)、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは1クリックで処理対象文書の後述する図11BのFAX文書詳細画面まで辿り着くことができる。
ユーザ801は、FAXサービスシステム内で受け取ったFAX受信通知に対応することなく、821において、FAXサービスからログアウトする。すると(つまりログアウトが検知されると)、FAXサービスは、後述する図13に示す手順で、メールによるFAX受信通知を実施する。このメールによるFAX受信通知は、822において、ログアウトしたユーザ801に対して、及び、823において、処理対象FAX文書用の後述する図10に示す通知テーブル内の未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ802が未通知ユーザである。
メールによるFAX受信通知は、システム外通知の一例である。
メールによるFAX受信通知には、前記メールにFAXサービスへのURLが記載されている。URLには、通知先ユーザのFAXサービスへのユーザID(パスワードを含めることも可能)、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは1クリックで処理対象文書の後述する図11BのFAX文書詳細画面まで辿り着くことができる。
シーケンス830は、ユーザ801が、ログイン中にFAX受信文書内容を確認し、自分は処理しないで、他のメンバに任せるという意思表示をして、ログアウトしたケースである。
なお、ログイン中にFAX受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で、自分で処理するという意思を示した場合は、シーケンス820と同等のシーケンスとなる。
システム内でFAX受信通知を受け取ったユーザ801は、831において、後述する図11AのFAXサービスの振り分け画面にアクセスし、文書内容を確認する。次に832において、自身が振り分けるべきものではないという判断を行ない、確認済みであること示すUIを操作する。
ユーザ801が、833において、FAXサービスからログアウトをする。すると、後述する図13の手順で、FAXサービスは、834において、メールによるFAX受信通知を実施する。FAXサービスは、後述する図10の処理対象FAX文書用の通知テーブル内の、未通知ユーザに対してFAX受信通知を実施する。本図では、ユーザ802が未通知ユーザである。
なお、本実施形態では詳述しないが、FAXサービスにログインしているユーザが複数人であった場合、システム内へのFAX受信通知を行なったユーザ全員がログアウトしたことをもって、FAXサービスは、後述する図13の手順を実行することもできる。
なお、ログイン中にFAX受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で、自分で処理するという意思を示した場合は、シーケンス820と同等のシーケンスとなる。
システム内でFAX受信通知を受け取ったユーザ801は、831において、後述する図11AのFAXサービスの振り分け画面にアクセスし、文書内容を確認する。次に832において、自身が振り分けるべきものではないという判断を行ない、確認済みであること示すUIを操作する。
ユーザ801が、833において、FAXサービスからログアウトをする。すると、後述する図13の手順で、FAXサービスは、834において、メールによるFAX受信通知を実施する。FAXサービスは、後述する図10の処理対象FAX文書用の通知テーブル内の、未通知ユーザに対してFAX受信通知を実施する。本図では、ユーザ802が未通知ユーザである。
なお、本実施形態では詳述しないが、FAXサービスにログインしているユーザが複数人であった場合、システム内へのFAX受信通知を行なったユーザ全員がログアウトしたことをもって、FAXサービスは、後述する図13の手順を実行することもできる。
図9は、サーバー102が提供するFAXサービスが利用するFAX受信通知先テーブル901の一例を示す図である。本実施形態ではFAX受信通知先テーブル901は、データベース103に格納されている。
本テーブルは、サーバー102が提供するFAXサービス内に、1テーブルのみ存在し、予め設定されているデータである。本実施形態では、不特定多数が、様々な目的で送信してくる画像データであるFAX文書を処理対象としている。また、同じ送信元から、異なる案件でFAXが送付されてくることもある。そのため、文書内容をOCR等の技術を用いて十分に解析しなと、振り分け処理をすべきユーザを特定できない。そのため、FAXサービス内に、1テーブルのみを用意し、振り分け処理を行なう可能性のあるユーザ、即ち、文書管理システム109に文書を格納できるユーザ全員がFAX受信通知先テーブル901に登録されている。
FAX受信通知先テーブル901は、ユーザのFAXサービスへのログインID902、ユーザのメールアドレス903、ユーザのログイン状態904で構成されている。ユーザのログイン状態904は、FAXサービスへのログイン/ログアウト時に更新される。
なお、本テーブルは、FAXサービスのユーザにより任意に変更可能となっている。
本テーブルは、サーバー102が提供するFAXサービス内に、1テーブルのみ存在し、予め設定されているデータである。本実施形態では、不特定多数が、様々な目的で送信してくる画像データであるFAX文書を処理対象としている。また、同じ送信元から、異なる案件でFAXが送付されてくることもある。そのため、文書内容をOCR等の技術を用いて十分に解析しなと、振り分け処理をすべきユーザを特定できない。そのため、FAXサービス内に、1テーブルのみを用意し、振り分け処理を行なう可能性のあるユーザ、即ち、文書管理システム109に文書を格納できるユーザ全員がFAX受信通知先テーブル901に登録されている。
FAX受信通知先テーブル901は、ユーザのFAXサービスへのログインID902、ユーザのメールアドレス903、ユーザのログイン状態904で構成されている。ユーザのログイン状態904は、FAXサービスへのログイン/ログアウト時に更新される。
なお、本テーブルは、FAXサービスのユーザにより任意に変更可能となっている。
図10は、サーバー102が提供するFAXサービスが利用する文書固有の通知テーブル1001の一例を示す図である。本テーブルは、FAXサービスが、画像処理装置105からFAXデータを受信したときに生成(後述する図12のS1202参照)される後述する図11Aの振り分け画面が操作されることより、随時自動的に更新される。本実施形態では本テーブルは、データベース103に格納されている。
文書固有の通知テーブル1001は、ユーザのFAXサービスへのログインID1002、ユーザへのメール通知実施/非実施を判断するメール通知1003で構成されている。
ユーザのFAXサービスへのログインIDは、ユーザ識別情報の一例である。
ユーザへのメール通知実施/非実施を判断するメール通知は、通知情報の一例である。
通知テーブル1001のデータは、ユーザ識別情報と、通知情報と、が対応付けられた通知データの一例である。
文書固有の通知テーブル1001は、ユーザのFAXサービスへのログインID1002、ユーザへのメール通知実施/非実施を判断するメール通知1003で構成されている。
ユーザのFAXサービスへのログインIDは、ユーザ識別情報の一例である。
ユーザへのメール通知実施/非実施を判断するメール通知は、通知情報の一例である。
通知テーブル1001のデータは、ユーザ識別情報と、通知情報と、が対応付けられた通知データの一例である。
図11Aは、サーバー102が提供するFAXサービスが、PC106やモバイル端末108のWEBブラウザ上に表示する、ユーザがFAX受信文書の確認、及び文書管理システム109への振り分け処理を行なうための画面の一例を示す図である。図11Bは、FAX文書詳細画面の一例を示す図である。
FAX文書一覧画面1101は、サーバー102が提供するFAXサービスが一時保管しているFAX文書の一覧画面である。
1102は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信しているFAX文書一覧としては、確認済みを示すチェックボックス1103、FAXの受信日時1104、送信元FAX番号1105、顧客名1106が表示される。顧客名は、FAXサービスが、送信元FAX番号と顧客名の対応表をFAXサービスが利用するデータとして予め保持することで、導き出されている。FAXの受信日時1104にはリンク情報が含まれ、ユーザがマウスクリックすることで、FAXサービスは、FAX文書詳細画面1110を表示する。
1107は、確認済みを示すチェックボックス1103に確認済みを示すチェックが入れられている状態を示している。
FAX文書一覧画面1101は、サーバー102が提供するFAXサービスが一時保管しているFAX文書の一覧画面である。
1102は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信しているFAX文書一覧としては、確認済みを示すチェックボックス1103、FAXの受信日時1104、送信元FAX番号1105、顧客名1106が表示される。顧客名は、FAXサービスが、送信元FAX番号と顧客名の対応表をFAXサービスが利用するデータとして予め保持することで、導き出されている。FAXの受信日時1104にはリンク情報が含まれ、ユーザがマウスクリックすることで、FAXサービスは、FAX文書詳細画面1110を表示する。
1107は、確認済みを示すチェックボックス1103に確認済みを示すチェックが入れられている状態を示している。
本実施形態では、FAX文書詳細画面1110は、FAX文書一覧画面1101とは別ウィンドウで表示される。822、823、834でのメール通知のURLが指示された場合には、FAX文書一覧画面1101に重ねて、処理対象FAX文書のFAX文書詳細画面1110が表示される。
FAX文書詳細画面1110は、FAX文書のプレビュー画像領域1111と、振り分け設定を行なう領域1112とで構成される。ユーザは、プレビュー画像領域1111で文書内容を確認し、領域1112でカテゴリ、緊急度、文書管理システム109内の保存先を指定する。
「振り分け」ボタン1113が選択されることにより、文書管理システム109への転送が実行され、FAX文書詳細画面1110が閉じられると共に、文書一覧から処理対象であった文書行を削除した状態で、FAX文書一覧画面1101が再描画される。また、本実施形態においては、FAX文書の文書管理システム109への振り分け処理が行なわれた時点で、この振り分け処理により、データベース103に一時保管したFAX文書実体が削除される。さらに、このFAX文書用の通知テーブル1001が削除される。
「キャンセル」ボタン1114が選択されることにより、FAX文書詳細画面1110が閉じられ、画面はFAX文書一覧画面1101に戻る。
FAX文書詳細画面1110は、FAX文書のプレビュー画像領域1111と、振り分け設定を行なう領域1112とで構成される。ユーザは、プレビュー画像領域1111で文書内容を確認し、領域1112でカテゴリ、緊急度、文書管理システム109内の保存先を指定する。
「振り分け」ボタン1113が選択されることにより、文書管理システム109への転送が実行され、FAX文書詳細画面1110が閉じられると共に、文書一覧から処理対象であった文書行を削除した状態で、FAX文書一覧画面1101が再描画される。また、本実施形態においては、FAX文書の文書管理システム109への振り分け処理が行なわれた時点で、この振り分け処理により、データベース103に一時保管したFAX文書実体が削除される。さらに、このFAX文書用の通知テーブル1001が削除される。
「キャンセル」ボタン1114が選択されることにより、FAX文書詳細画面1110が閉じられ、画面はFAX文書一覧画面1101に戻る。
図12は、サーバー102が提供するFAXサービスが、画像処理装置105からのFAX文書を受信した際の処理のフローチャートである。
S1201において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901を取得する。
S1202において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901をコピーし、受信したFAX文書用の通知テーブル1001を生成する。このとき、FAXサービスは、メール通知1003は、全て未通知「未」を設定しておく。
S1203において、FAXサービスは、S1202で生成した受信したFAX文書用の通知テーブル1001のユーザ全てに対し、S1204からS1205までの処理を行なう。
S1201において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901を取得する。
S1202において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901をコピーし、受信したFAX文書用の通知テーブル1001を生成する。このとき、FAXサービスは、メール通知1003は、全て未通知「未」を設定しておく。
S1203において、FAXサービスは、S1202で生成した受信したFAX文書用の通知テーブル1001のユーザ全てに対し、S1204からS1205までの処理を行なう。
S1204において、FAXサービスは、S1201で取得したFAX受信通知先テーブル901を参照し、そのユーザがログイン中かどうかを判断する。ログイン中ではない場合、FAXサービスは、何も行なわずS1203に戻る。ログイン中の場合、S1205において、FAXサービスは、FAXサービスシステム内の通知手段で、そのユーザに対してFAX受信通知を行なう。
なお、サーバー102が提供するFAXサービスが、画像処理装置105からのFAX文書を受信した際に、ログイン中ユーザへの通知を優先することなく、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。また、通知テーブル1001内のユーザが一人もサーバー102が提供するFAXサービスにログイン中でないケースでは、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。その際は、FAXサービスは、本フローチャート同様、S1204でログインしていないと判断したときにメール通知し、受信したFAX文書用の通知テーブル1001のメール通知1003に「済」を設定しておく。
なお、サーバー102が提供するFAXサービスが、画像処理装置105からのFAX文書を受信した際に、ログイン中ユーザへの通知を優先することなく、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。また、通知テーブル1001内のユーザが一人もサーバー102が提供するFAXサービスにログイン中でないケースでは、ログインしていないユーザにはメール通知をしておくこともできる。その際は、FAXサービスは、本フローチャート同様、S1204でログインしていないと判断したときにメール通知し、受信したFAX文書用の通知テーブル1001のメール通知1003に「済」を設定しておく。
図13は、サーバー102が提供するFAXサービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理の一例を示すフローチャートである。
S1301において、FAXサービスは、FAXサービスに存在する各通知テーブル1001を処理対象とし、各通知テーブル1001について、S1302からS1305までの処理を行なうための判断を行なう。なお、通知テーブル1001が存在しない文書は、既に文書管理システム109への振り分け処理が完了している文書である。
S1302において、FAXサービスは、処理対象とする各通知テーブル1001を特定し、参照する。
ここで、S1303とS1304とは、本実施形態のロジック上は1シーケンスで処理しているが、説明の都合上、個別に記載する。
S1303において、FAXサービスは、システム内通知したユーザであるかどうかを判断する。即ちFAXサービスは、システム内通知したユーザでない場合、S1301に進み、次のFAX用文書の通知テーブル1001の処理を行なう。一方、FAXサービスは、システム内通知したユーザであると判断した場合、S1304に進む。例えば、本実施形態の例の場合、FAXサービスは、該当するユーザの通知テーブル1001のメール通知1003が「未」の状態である場合、システム内通知はされているが、システム外通知はされていないと判断する。
つまり、FAXサービスは、S1303の判定において、処理対象のユーザに対して、後述するメール通知をしていないと判定した場合、S1304に処理を進める。
S1303の処理は、通知判定の処理の一例である。
S1301において、FAXサービスは、FAXサービスに存在する各通知テーブル1001を処理対象とし、各通知テーブル1001について、S1302からS1305までの処理を行なうための判断を行なう。なお、通知テーブル1001が存在しない文書は、既に文書管理システム109への振り分け処理が完了している文書である。
S1302において、FAXサービスは、処理対象とする各通知テーブル1001を特定し、参照する。
ここで、S1303とS1304とは、本実施形態のロジック上は1シーケンスで処理しているが、説明の都合上、個別に記載する。
S1303において、FAXサービスは、システム内通知したユーザであるかどうかを判断する。即ちFAXサービスは、システム内通知したユーザでない場合、S1301に進み、次のFAX用文書の通知テーブル1001の処理を行なう。一方、FAXサービスは、システム内通知したユーザであると判断した場合、S1304に進む。例えば、本実施形態の例の場合、FAXサービスは、該当するユーザの通知テーブル1001のメール通知1003が「未」の状態である場合、システム内通知はされているが、システム外通知はされていないと判断する。
つまり、FAXサービスは、S1303の判定において、処理対象のユーザに対して、後述するメール通知をしていないと判定した場合、S1304に処理を進める。
S1303の処理は、通知判定の処理の一例である。
S1304において、FAXサービスは、処理対象のユーザが、処理対象FAX文書を確認済みか否か判断する。本実施形態においては、FAX文書一覧画面1101においてユーザがチェックボックス1103をチェックすると、通知テーブル1001のメール通知1003が「済」に変更される。したがって、本実施形態においては、FAXサービスが、S1304でシステム内通知したユーザではないと判断していることが、ユーザが「確認済み」であるという判断を含んでいる。この場合、S1301に進み、FAXサービスは、次のFAX用文書の通知テーブル1001の処理を行なう。一方、FAXサービスは、ユーザが確認済みのFAX文書でないと判断した場合、S1305に進む。
S1304の処理は、確認判定の一例である。
S1305において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901のログインユーザとメールアドレス903とを参照し、ログアウトしようとしているユーザに対し、メール通知を行なう。このメール通知は、本実施形態においては、シーケンス820で説明した内容である。
S1305の処理は、システム外通知の処理の一例である。
S1304の処理は、確認判定の一例である。
S1305において、FAXサービスは、FAX受信通知先テーブル901のログインユーザとメールアドレス903とを参照し、ログアウトしようとしているユーザに対し、メール通知を行なう。このメール通知は、本実施形態においては、シーケンス820で説明した内容である。
S1305の処理は、システム外通知の処理の一例である。
図14は、FAX文書一覧画面1101においてユーザがチェックボックス1103を操作した際の処理の一例を示すフローチャートである。
S1401において、FAXサービスは、ユーザが操作対象としたFAX文書用の通知テーブル1001を参照する。
S1402において、FAXサービスは、「確認済」チェックボックス1103の状態を判断する。「確認済」チェックボックス1103がチェックされている場合、S1403において、FAXサービスは、ログアウト時にメール通知を行なわないように、通知テーブル1001のメール通知を「済」に書き換える。一方、「確認済」チェックボックス1103がチェックされていない場合、S1404において、FAXサービスは、ログアウト時にメール通知を行なえるように、通知テーブル1001のメール通知を「未」に書き換える。
S1401において、FAXサービスは、ユーザが操作対象としたFAX文書用の通知テーブル1001を参照する。
S1402において、FAXサービスは、「確認済」チェックボックス1103の状態を判断する。「確認済」チェックボックス1103がチェックされている場合、S1403において、FAXサービスは、ログアウト時にメール通知を行なわないように、通知テーブル1001のメール通知を「済」に書き換える。一方、「確認済」チェックボックス1103がチェックされていない場合、S1404において、FAXサービスは、ログアウト時にメール通知を行なえるように、通知テーブル1001のメール通知を「未」に書き換える。
図15は、ユーザがFAX文書詳細画面1110において、「振り分け」ボタン1113により、振り分け処理を行なった際の処理の一例を示すフローチャートである。
S1501において、FAXサービスは、処理対象FAX文書用の通知テーブル1001を取得する。
S1502において、FAXサービスは、処理対象FAX文書を、FAX文書詳細画面1110の設定に従い、文書管理システム109に送信する。
S1503においては、FAXサービスは、処理対象FAX文書を、データベース103から削除する。
S1504において、FAXサービスは、S1501で参照している処理対象FAX文書用の通知テーブル1001を削除する。本実施形態においては、この通知テーブル1001の削除により、このFAX文書が振り分け済みであることを示すと共に、FAX文書一覧画面1101に表示されなくなる。
S1501において、FAXサービスは、処理対象FAX文書用の通知テーブル1001を取得する。
S1502において、FAXサービスは、処理対象FAX文書を、FAX文書詳細画面1110の設定に従い、文書管理システム109に送信する。
S1503においては、FAXサービスは、処理対象FAX文書を、データベース103から削除する。
S1504において、FAXサービスは、S1501で参照している処理対象FAX文書用の通知テーブル1001を削除する。本実施形態においては、この通知テーブル1001の削除により、このFAX文書が振り分け済みであることを示すと共に、FAX文書一覧画面1101に表示されなくなる。
以上のように、本実施形態では、シーケンス830に示した、ユーザが受信FAX文書を確認の上、敢えて自身は振り分け処理を行なわないケースで、ログアウトしても、不要なメール通知を受け取らないようになった。一方、シーケンス820に示した、ユーザがログイン中にFAX受信文書内容の確認を行なわなかったケース、即ち、ログアウト後にモバイル端末から振り分け処理を行なう可能性があるケースのみ、メール通知を受け取るようになった。
<第二実施形態>
第一実施形態では、サーバー102が提供するFAXサービスが一時保管したFAX文書を、ユーザ操作により、インターネット101上に公開された文書管理システム109に振り分け保管するシステムを示した。
本実施形態では、不特定多数から仮置きされた文書をユーザが内容を確認し、サーバー1602が提供する文書管理サービスがファイル管理するデータベース1603内のフォルダに格納するシステムを示す。
図16は、FAX文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
サーバー1602は、インターネット1601上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース1603とLAN1604で接続されている。なお、図16では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース1603を1つ記載しているが、サーバー1602内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー1602上では、CPUがプログラムに基づき処理を実行することによって文書管理サービスを提供している。サーバー1602は、PC1605、1606、モバイル端末1608から送信された各種ファイルをデータベース1603に一時保管する。また、サーバー1602は、文書管理サービスのユーザインターフェースとして、一時保管した文書を閲覧、フォルダに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
第一実施形態では、サーバー102が提供するFAXサービスが一時保管したFAX文書を、ユーザ操作により、インターネット101上に公開された文書管理システム109に振り分け保管するシステムを示した。
本実施形態では、不特定多数から仮置きされた文書をユーザが内容を確認し、サーバー1602が提供する文書管理サービスがファイル管理するデータベース1603内のフォルダに格納するシステムを示す。
図16は、FAX文書を管理するシステムのシステム構成の一例を示す図である。
サーバー1602は、インターネット1601上に公開されたサーバーであり、各種データの保存場所としてデータベース1603とLAN1604で接続されている。なお、図16では説明の便宜上サーバーを一つ記載しているが、複数のサーバーが存在することもある。またデータベース1603を1つ記載しているが、サーバー1602内にデータベースを持つことも可能であり、また役割に応じて複数のデータベースが存在することもある。
サーバー1602上では、CPUがプログラムに基づき処理を実行することによって文書管理サービスを提供している。サーバー1602は、PC1605、1606、モバイル端末1608から送信された各種ファイルをデータベース1603に一時保管する。また、サーバー1602は、文書管理サービスのユーザインターフェースとして、一時保管した文書を閲覧、フォルダに振り分け格納するユーザインターフェースを提供する。
データベース1603は、前記文書の一時保管場所である他、文書管理サービスを提供するプログラムに基づき処理を実行するCPUが利用する各種データの保管場所でもある。
LAN1607で接続されたPC1605、PC1606は、本システムのユーザのオフィス環境を示す。PC1605、PC1606のユーザは、文書管理サービスに文書を一時保管するユーザでもあり、また、文書管理サービスを用いて一時保管文書を適当なフォルダに振り分けるユーザでもある。モバイル端末1608のユーザも、同様に、一時保管ユーザでも、振り分けユーザでもあり得る。
PC1605、1606は、インターネット101に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー1602が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
モバイル端末1608は、インターネット1601に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー1602が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、サーバー1602の構成は図3と同様である。
また、サーバー1602のCPUが本実施形態に係るプログラムを実行する際、プログラムをRAM304上にロードした際のメモリマップの構造は、図7と同様である。
LAN1607で接続されたPC1605、PC1606は、本システムのユーザのオフィス環境を示す。PC1605、PC1606のユーザは、文書管理サービスに文書を一時保管するユーザでもあり、また、文書管理サービスを用いて一時保管文書を適当なフォルダに振り分けるユーザでもある。モバイル端末1608のユーザも、同様に、一時保管ユーザでも、振り分けユーザでもあり得る。
PC1605、1606は、インターネット101に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー1602が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
モバイル端末1608は、インターネット1601に接続可能であり、WEBブラウザを介して、サーバー1602が提供する文書管理サービスのユーザインターフェースを利用可能である。
なお、サーバー1602の構成は図3と同様である。
また、サーバー1602のCPUが本実施形態に係るプログラムを実行する際、プログラムをRAM304上にロードした際のメモリマップの構造は、図7と同様である。
図17は、サーバー1602上で提供される文書管理サービスと、利用するユーザ1701、1702のアクション、及び連携するPC1605と、モバイル端末1608と、を含めたデータの流れを示すシーケンス図である。PC1606もPC1605と同じ役目を果たすが、本図では省略する。なお、説明の便宜上、図17上、サーバー1602は「未処理フォルダ」と「任意のフォルダ」と、に分けて、2つ記載している。
まず、1703において、ユーザ1701は、サーバー1602上で提供される文書管理サービスにログインする。
1704において、ファイルアップロードの指示がなされると、1705において、PC1605、モバイル端末1608は、インターネット1601を介して、サーバー1602上で提供される文書管理サービスにファイルを送信する。1706において、ファイルを受け取った文書管理サービスは、そのファイルをデータベース1703内の「未処理」フォルダに保存する。
次に、1707において、サーバー1602上で提供される文書管理サービスでは、格納先が決まっていない文書が届いたことを、ログイン中のユーザ1701に通知する。この通知処理については、図12と同様の処理であり、フローチャート内の「FAX」が「文書」となる。また、処理に利用する通知テーブルは図10の構成である。
1707で文書受信通知を受け取った後のシーケンスは、ユーザ1701のアクションにより、1710、1720、1730のシーケンスに分かれる。
シーケンス1710は、ユーザ1701が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
ユーザ1701は、1711において文書管理サービスの振り分け画面(図18で詳述)にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、1712において、文書管理サービスが管理する任意のフォルダにFAX文書データを格納する。
文書振り分け後、1713において、ユーザ1701が文書管理サービスからログアウトした場合は、メールによる文書受信通知は、誰にも送信されない。
まず、1703において、ユーザ1701は、サーバー1602上で提供される文書管理サービスにログインする。
1704において、ファイルアップロードの指示がなされると、1705において、PC1605、モバイル端末1608は、インターネット1601を介して、サーバー1602上で提供される文書管理サービスにファイルを送信する。1706において、ファイルを受け取った文書管理サービスは、そのファイルをデータベース1703内の「未処理」フォルダに保存する。
次に、1707において、サーバー1602上で提供される文書管理サービスでは、格納先が決まっていない文書が届いたことを、ログイン中のユーザ1701に通知する。この通知処理については、図12と同様の処理であり、フローチャート内の「FAX」が「文書」となる。また、処理に利用する通知テーブルは図10の構成である。
1707で文書受信通知を受け取った後のシーケンスは、ユーザ1701のアクションにより、1710、1720、1730のシーケンスに分かれる。
シーケンス1710は、ユーザ1701が、ログイン中に振り分け処理を実施したケースである。
ユーザ1701は、1711において文書管理サービスの振り分け画面(図18で詳述)にアクセスし、振り分け指示を行なう。振り分け指示に呼応し、1712において、文書管理サービスが管理する任意のフォルダにFAX文書データを格納する。
文書振り分け後、1713において、ユーザ1701が文書管理サービスからログアウトした場合は、メールによる文書受信通知は、誰にも送信されない。
シーケンス1720は、ユーザ1701が、ログイン中に受信文書内容の確認も行なわず、ログアウトしたケースである。例えば、外出予定時間が来たため、後で振り分け処理を行なうという意思で、処理しなかったケースである。
1721において、ユーザ1701は、文書管理サービスシステム内で受け取った文書受信通知に対応することなく、文書管理サービスからログアウトする。すると、後述する図20の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、1722において、ログアウトしたユーザ1701に対して、及び、1723において、処理対象文書用の通知テーブル1001内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ1702が未通知ユーザである。
メールによる文書受信通知では、メールに文書サービスへのURLが記載されている。URLには、通知先ユーザの文書サービスへのユーザID(パスワードを含めることも可能)、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは1クリックで処理対象文書の振り分け画面(1110とほぼ同様)まで辿り着くことが可能となっている。
メールに記載されているURLは、処理対象の文書の振り分けに関する画面を表示可能な情報の一例である。
1721において、ユーザ1701は、文書管理サービスシステム内で受け取った文書受信通知に対応することなく、文書管理サービスからログアウトする。すると、後述する図20の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、1722において、ログアウトしたユーザ1701に対して、及び、1723において、処理対象文書用の通知テーブル1001内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ1702が未通知ユーザである。
メールによる文書受信通知では、メールに文書サービスへのURLが記載されている。URLには、通知先ユーザの文書サービスへのユーザID(パスワードを含めることも可能)、処理対象文書の識別子が含まれており、ユーザは1クリックで処理対象文書の振り分け画面(1110とほぼ同様)まで辿り着くことが可能となっている。
メールに記載されているURLは、処理対象の文書の振り分けに関する画面を表示可能な情報の一例である。
シーケンス1730は、ユーザ1701が、ログイン中に受信文書内容を確認し、自分は処理しないで、他のメンバに任せるという意思表示をして、ログアウトしたケースである。
なお、ログイン中に受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で自分が処理するという意思を示した場合は、シーケンス1720と同等のシーケンスとなる。
1731において、システム内でFAX受信通知を受け取ったユーザ1701は、文書管理サービスの振り分け画面(1110とほぼ同様)にアクセスし、文書内容を確認する。次に1732において、ユーザ1701は、誰に通知するべきか、自身への通知の要否を判断し、通知設定を行なう。
ユーザ1701が、1733において文書管理サービスからログアウトをすると、後述する図20の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、1723において処理対象文書用の通知テーブル1001内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ1702が未通知ユーザである。
なお、ログイン中に受信文書内容を確認したが、何らかの理由で、後で自分が処理するという意思を示した場合は、シーケンス1720と同等のシーケンスとなる。
1731において、システム内でFAX受信通知を受け取ったユーザ1701は、文書管理サービスの振り分け画面(1110とほぼ同様)にアクセスし、文書内容を確認する。次に1732において、ユーザ1701は、誰に通知するべきか、自身への通知の要否を判断し、通知設定を行なう。
ユーザ1701が、1733において文書管理サービスからログアウトをすると、後述する図20の手順で、メールによる文書受信通知が実施される。このメールによる文書受信通知は、1723において処理対象文書用の通知テーブル1001内の、未通知ユーザに対して行なわれる。本図では、ユーザ1702が未通知ユーザである。
図18Aは、サーバー1602が提供する文書管理サービスが、PC1605、1606やモバイル端末1608のWEBブラウザ上に表示する、ユーザが受信文書の確認、通知先の設定処理を行なうための画面の一例を示す図である。なお、振り分けを行なう画面は、図11の1110とほぼ同様である。
1801は、サーバー1602が提供する文書管理サービスが「未処理」フォルダに一時保管している文書の一覧画面である。
1802は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信している文書一覧としては、通知設定画面1810を開くための「依頼」ボタン1803、文書の受信日時1804、格納したユーザ1805、文書ファイル名1806が表示される。文書の受信日時1804にはリンク情報を持ち、ユーザがマウスクリックすることで、文書振り分け画面(1110とほぼ同様)が表示される。
1801は、サーバー1602が提供する文書管理サービスが「未処理」フォルダに一時保管している文書の一覧画面である。
1802は、ログイン中ユーザのユーザ名を表示している。受信している文書一覧としては、通知設定画面1810を開くための「依頼」ボタン1803、文書の受信日時1804、格納したユーザ1805、文書ファイル名1806が表示される。文書の受信日時1804にはリンク情報を持ち、ユーザがマウスクリックすることで、文書振り分け画面(1110とほぼ同様)が表示される。
図18Bは、通知設定画面の一例を示す図である。
通知設定画面1810は、処理対象文書名1811、自身への通知設定を行なうチェックボックス1812、追加通知先を編集する1813から1816までのUI、設定を完了する「設定ボタン」1817を含む。また、通知設定画面1810は、通知設定画面1810での編集を無効とする「キャンセル」ボタン1818を含む。
自身への通知設定を行なうチェックボックス1812がチェックされると、操作しているユーザ1802にもメール通知されることとなる。
入力エリア1813では、FAX受信通知先テーブル901に記載のあるユーザから選択したユーザを指定可能である。そのユーザを通知先とする場合、「追加」ボタン1814を指示することで、リスト1815に追加表示される。リスト1815から通知先ユーザを削除したい場合は、ユーザは、リスト1815内でユーザを選択の上、「削除」ボタン1816を指示する。
最終的に、「設定」ボタン1817が指示された時点で、リスト1815に表示されているユーザ、及びチェックボックス1812によって操作しているユーザ自身が、通知先となる。この通知先の情報は、処理対象文書用の通知テーブル1001として保管される。
「キャンセル」ボタン1818が選択されると、通知設定画面1810が閉じられ、文書一覧画面1801に戻る。
通知設定画面1810は、処理対象文書名1811、自身への通知設定を行なうチェックボックス1812、追加通知先を編集する1813から1816までのUI、設定を完了する「設定ボタン」1817を含む。また、通知設定画面1810は、通知設定画面1810での編集を無効とする「キャンセル」ボタン1818を含む。
自身への通知設定を行なうチェックボックス1812がチェックされると、操作しているユーザ1802にもメール通知されることとなる。
入力エリア1813では、FAX受信通知先テーブル901に記載のあるユーザから選択したユーザを指定可能である。そのユーザを通知先とする場合、「追加」ボタン1814を指示することで、リスト1815に追加表示される。リスト1815から通知先ユーザを削除したい場合は、ユーザは、リスト1815内でユーザを選択の上、「削除」ボタン1816を指示する。
最終的に、「設定」ボタン1817が指示された時点で、リスト1815に表示されているユーザ、及びチェックボックス1812によって操作しているユーザ自身が、通知先となる。この通知先の情報は、処理対象文書用の通知テーブル1001として保管される。
「キャンセル」ボタン1818が選択されると、通知設定画面1810が閉じられ、文書一覧画面1801に戻る。
ここで、本画面での設定について、別の実施形態を説明する。
通知設定画面1810において、「自分で振り分ける」チェックボックス1812が指定されたとき、文書管理サービスは、ログアウト時にはそのユーザ(本図では1802に示す「user01」)に対してのみ通知する。「自分で振り分ける」チェックボックス1812が指定されていないとき、文書管理サービスは、予めシステム内で決めておいた通知先を、リスト1815に表示する。そして、文書管理サービスは、そのユーザ(本図では1802に示す「user01」)のログアウト時に、リスト1815設定されているメンバへメール通知する。
なお、上記では設定したユーザのログアウト時としたが、文書管理サービスは、「設定」ボタン1817の押下時にメール通知を実行することもできる。
通知設定画面1810において、「自分で振り分ける」チェックボックス1812が指定されたとき、文書管理サービスは、ログアウト時にはそのユーザ(本図では1802に示す「user01」)に対してのみ通知する。「自分で振り分ける」チェックボックス1812が指定されていないとき、文書管理サービスは、予めシステム内で決めておいた通知先を、リスト1815に表示する。そして、文書管理サービスは、そのユーザ(本図では1802に示す「user01」)のログアウト時に、リスト1815設定されているメンバへメール通知する。
なお、上記では設定したユーザのログアウト時としたが、文書管理サービスは、「設定」ボタン1817の押下時にメール通知を実行することもできる。
図19は、通知設定画面1810において、ユーザが通知先を設定したとき、即ち「設定」ボタン1817を指示した際の処理のフローチャートである。
S1901では、文書管理サービスは、処理対象文書用の通知テーブル1001を参照する。
S1902では、文書管理サービスは、S1901で参照した処理対象文書用の通知テーブル1001内の全ユーザに対して、S1903からS1904、又はS1905までの処理を行なうようにし、全ユーザを処理し終えたと判断した場合、処理を終了する。
S1903では、文書管理サービスは、処理対象ユーザがリスト1815に入っているか否かを判断する。リスト内に入っていなかった場合、S1904において、文書管理サービスは、メール通知を行なわないようにメール通知1003に「済」を設定する。一方、リスト内に入っていた場合、S1905において、文書管理サービスは、メール通知を行なうようにメール通知1003に「未」を設定する。
S1901では、文書管理サービスは、処理対象文書用の通知テーブル1001を参照する。
S1902では、文書管理サービスは、S1901で参照した処理対象文書用の通知テーブル1001内の全ユーザに対して、S1903からS1904、又はS1905までの処理を行なうようにし、全ユーザを処理し終えたと判断した場合、処理を終了する。
S1903では、文書管理サービスは、処理対象ユーザがリスト1815に入っているか否かを判断する。リスト内に入っていなかった場合、S1904において、文書管理サービスは、メール通知を行なわないようにメール通知1003に「済」を設定する。一方、リスト内に入っていた場合、S1905において、文書管理サービスは、メール通知を行なうようにメール通知1003に「未」を設定する。
図20は、サーバー1602が提供する文書管理サービスにログインしているユーザが、ログアウトした際の処理のフローチャートである。
S2001において、文書管理サービスは、文書管理サービスに存在する各通知テーブル1001を処理対象とし、各通知テーブル1001について、S2002からS2005までの処理を行なうための判断を行なう。全文書について処理し終えた場合は、文書管理サービスは、処理を終了する。
S2002において、文書管理サービスは、処理対象とする各通知テーブル1001を特定し、参照する。
S2003では、通知テーブル1001内の全ユーザについて処理をしたか否かを判断する。文書管理サービスは、全ユーザを処理したと判断した場合は、S2001に戻り、次の文書を処理対象とする。
S2004において、文書管理サービスは、通知テーブル1001内の、処理対象ユーザのメール通知1003の状態を判断する。図19の処理において、メール通知を行なうケースでは、メール通知1003が「未」となっている。この場合、文書管理サービスは、S2005に進み、メール通知を行なった上で、S2003に戻る。S2004において、メール通知1003が「未」でない場合、即ち、「済」である場合、文書管理サービスは、メール通知は実行せずに、S2003に戻り、次のユーザを処理する。
なお、第一実施形態に示した画像処理装置105の機能を用いて、ファイルを本実施形態のサーバー1602が提供する文書管理サービスへアップロードすることもできる。
S2001において、文書管理サービスは、文書管理サービスに存在する各通知テーブル1001を処理対象とし、各通知テーブル1001について、S2002からS2005までの処理を行なうための判断を行なう。全文書について処理し終えた場合は、文書管理サービスは、処理を終了する。
S2002において、文書管理サービスは、処理対象とする各通知テーブル1001を特定し、参照する。
S2003では、通知テーブル1001内の全ユーザについて処理をしたか否かを判断する。文書管理サービスは、全ユーザを処理したと判断した場合は、S2001に戻り、次の文書を処理対象とする。
S2004において、文書管理サービスは、通知テーブル1001内の、処理対象ユーザのメール通知1003の状態を判断する。図19の処理において、メール通知を行なうケースでは、メール通知1003が「未」となっている。この場合、文書管理サービスは、S2005に進み、メール通知を行なった上で、S2003に戻る。S2004において、メール通知1003が「未」でない場合、即ち、「済」である場合、文書管理サービスは、メール通知は実行せずに、S2003に戻り、次のユーザを処理する。
なお、第一実施形態に示した画像処理装置105の機能を用いて、ファイルを本実施形態のサーバー1602が提供する文書管理サービスへアップロードすることもできる。
以上のように、本実施形態では、振り分け前の文書を確認したユーザが、自身を含めてメール通知先を設定できるようになった。そのため、振り分け処理を行なう必要のないことが明らかになったユーザには、無駄な受信通知メールを送信しないようになった。
<その他の実施形態>
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(又はCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(又はCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
以上、上述した各実施形態によれば、ログアウトするユーザは、自身がログアウト後に振り分けるべき、又は、確認及び振り分ける予定のある文書についてのみ、システム外への通知を受け取ることができるようになった。言い換えれば、確認及び振り分け予定のない文書についての無駄な通知は、受け取らなくなった。
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
Claims (7)
- システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知手段と、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定手段と、
前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知手段と、
を有する情報処理装置。 - 前記通知判定手段によりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザが処理対象の文書を確認済みか否か判定する確認判定手段を更に有し、
前記システム外通知手段は、前記確認判定手段により処理対象の文書を確認済みでないと判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行う請求項1記載の情報処理装置。 - 前記通知判定手段は、処理対象の文書に関するユーザを識別するユーザ識別情報と、システム外通知を行っているか否かを示す通知情報と、が対応付けられた通知データに基づいて、前記システム外通知を行っているか否かを判定する請求項1又は2記載の情報処理装置。
- 前記確認判定手段は、ユーザに関する文書の一覧を表示する一覧画面において、文書に対して確認済みを示すことが選択されているか否かに基づいて、前記ユーザが処理対象の文書を確認済みか否か判定する請求項2記載の情報処理装置。
- 前記通知手段は、前記処理対象の文書の振り分けに関する画面を表示可能な情報を含むメールを前記ユーザに対して送信する請求項1乃至4何れか1項記載の情報処理装置。
- 情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知ステップと、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定ステップと、
前記通知判定ステップによりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知ステップと、
を含む情報処理方法。 - コンピュータに、
システム内にログインしているユーザに対して、文書に関するシステム内通知を行うシステム内通知ステップと、
文書保存に係る振り分け処理が終わらないままシステム内からのログアウトが検知された場合、処理対象の文書に関するユーザに対して、システム外通知を行っているか否かを判定する通知判定ステップと、
前記通知判定ステップによりシステム外通知を行っていないユーザがいると判定された場合、前記ユーザに対して処理対象の文書に関するシステム外通知を行うシステム外通知ステップと、
を実行させるためのプログラム。
Priority Applications (1)
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Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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