JPH11112716A - Ｆａｘデータ管理システムおよびｆａｘデータ管理用処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ＦＡＸの送受信と同時に自動的にファイリン
グするためのＦＡＸデータ管理システムとこのＦＡＸデ
ータ管理用処理プログラムを記録したコンピュータ読み
取り可能な記録媒体を提供する。 【解決手段】 社内ＬＡＮ２に接続されるとともに、Ｆ
ＡＸ用電話回線５を通じてＮＴＴなどの公衆電話回線網
６につながれたＦＡＸサーバ１を備え、このＦＡＸサー
バに社外のＦＡＸ機７からＦＡＸが送られ、あるいは社
内のＦＡＸ１０４などからＦＡＸが送信されてくると、
ＦＡＸサーバ１はこれらのＦＡＸデータをＦＡＸサーバ
内のＦＡＸ用データベースの共通ボックスと個人ボック
スにユーザＩＤに基づいて分類格納する。社内ＬＡＮ２
に接続されたパソコン３はインターネット用ブラウザを
通じてＦＡＸサーバ１にアクセスし、ＦＡＸ用データベ
ースに格納されたＦＡＸデータを直接見ることができる
ようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、送受信したＦＡＸ
（ファックス）を自動的にファイリングするためのＦＡ
Ｘデータ管理システムと、このＦＡＸデータ管理用処理
プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録
媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近時、インターネットヤイントラネット
などによって企業内のネットワーク化が急速に進んでい
るが、ＦＡＸについては従来通りの紙による利用しかな
されていない。このため、送信の終わったＦＡＸや受信
したＦＡＸは紙のままでファイリングして管理している
のが普通である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、紙によ
るファイリングの場合、手作業であるために手間と時間
が掛かり、しかも間違ってファイリングすることがある
という問題があった。

【０００４】本発明は、上記のような問題を解決するた
めになされたもので、ＦＡＸの送受信と同時に自動的に
ファイリングするとともに、ローカルエリアネットワー
ク（ＬＡＮ）に繋がれたパーソナルコンピュータ（パソ
コン）でアクセスしてＦＡＸデータを直接見ることがで
きるようにしたＦＡＸデータ管理システムとこのＦＡＸ
データ管理用処理プログラムを記録したコンピュータ読
み取り可能な記録媒体を提供することを目的とするもの
である。

【０００５】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明に係るＦＡＸデータ管理システムは、ローカ
ルエリアネットワークに接続されるとともに、ＦＡＸ用
の電話回線を通じて公衆電話回線網につながれたＦＡＸ
サーバを備え、前記ＦＡＸ用の電話回線を通じて送受信
されるＦＡＸデータを前記ＦＡＸサーバ内のＦＡＸ用デ
ータベースに格納し、ローカルエリアネットワークに接
続されたパーソナルコンピュータから前記ＦＡＸ用デー
タベースに格納されたＦＡＸデータに直接アクセスして
閲覧するようにしたものである。

【０００６】また、前記目的を達成するため、本発明に
係るＦＡＸデータ管理用処理プログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体は、ローカルエリアネ
ットワークに接続されるとともに、ＦＡＸ用の電話回線
を通じて公衆電話回線網につながれたＦＡＸサーバのた
めのＦＡＸデータ管理用処理プログラムであって、前記
ＦＡＸ用の電話回線を通じて送受信されるＦＡＸデータ
を前記ＦＡＸサーバ内のＦＡＸ用データベースに格納す
る手順と、ローカルエリアネットワークに接続されたパ
ーソナルコンピュータから前記ＦＡＸ用データベースに
格納されたＦＡＸデータに直接アクセスして閲覧する手
順とからなるＦＡＸデータ管理用処理プログラムを記録
したことを特徴とするものである。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面参照して説明する。図１および図２に本発明の一
実施形態を示す。図１は本を適用して構成されたＦＡＸ
データ管理システムの全体構成図、図２はＦＡＸデータ
ベースの構造例を示す図である。

【０００８】図１において、１は本発明のＦＡＸデータ
管理システムの中核をなすＦＡＸサーバ、２は社内を結
ぶＬＡＮ、３は社内ＬＡＮ２に接続されたパーソナルコ
ンピュータ（、以下「パソコン」と略称）、４は社内Ｌ
ＡＮ２に接続されたプリンタサーバ４、５はＦＡＸサー
バ１とＮＴＴなどの公衆電話回線網６との間を結ぶＦＡ
Ｘ送受信用の電話回線、７は公衆電話回線網６に接続さ
れた他のＦＡＸ機、８は公衆電話回線網６に接続された
電話機、９は公衆電話回線網６から呼び出し可能なポケ
ットベル、１０はインターネット網１１に接続されたパ
ソコンである。

【０００９】前記ＦＡＸサーバ１は、インターネット対
応形のパソコンシステムであって、サーバ本体１０１、
ディスプレイ１０２、キーボード１０３、ＦＡＸ機１０
４、ＦＡＸ機１０４とサーバ本体１０１をつなぐスイッ
チングボードから構成されてる。サーバ本体１０１は、
ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスクからなるＦＡ
Ｘデータベースから構成されており、後述する各種のＦ
ＡＸデータ管理を実行するための処理プログラムが内蔵
されている。

【００１０】図２に、サーバ本体１０１内に用意された
ＦＡＸデータベースの一例を示す。図示するように、Ｆ
ＡＸデータベース１０６は、ＩＤを取得しているユーザ
宛のＦＡＸを各ユーザ毎に格納して管理するための個人
ボックス１０７と、ＩＤ指定されていないそれ以外のＦ
ＡＸを格納して管理するための共通ボックス１０８の２
つのデータ格納エリアを備えており，ＦＡＸサーバ１は
このＦＡＸデータベース１０６を用いて種々のＦＡＸサ
ービスを提供する。

【００１１】また、図１中の社内ＬＡＮ２を構成する各
パソコン３には、インターネット用ブラウザ（例えば，
ネットスケープナビゲータ、インターネット・エクスプ
ローラなど）が格納されており、このインターネット用
ブラウザを介してＦＡＸサーバ１にアクセスし、パソコ
ン３上から以下に述べる種々のＦＡＸ処理操作を行なう
ことができるように構成されている。次に、上記実施形
態の処理動作を説明する。

【００１２】〔ユーザの種類〕本発明のＦＡＸデータ管
理システムでは、ユーザには「一般ユーザ」と「スーパ
ーユーザ」の２つがある。スーパーユーザはシステム全
体の運用と管理を行なうユーザであって、システム全体
で１人しかいない。このスーパーユーザ以外のユーザー
が一般ユーザである。一般ユーザとスーパーユーザは、
システムに登録することによって、それぞれ固有のユー
ザＩＤとパスワードを所有している。

【００１３】〔個人ボックスと共通ボックス〕前述した
ように、サーバ本体１０１内には、図２に例示したよう
な個人ボックス１０７と共通ボックス１０８という２つ
のデータ格納エリアを備えた大容量のＦＡＸデータベー
ス１０６が備えられている。送受信されるＦＡＸはすべ
てこのボックスで管理される。個人ボックス１０７内に
は、ユーザ登録したユーザ毎に１つずつユーザーＩＤボ
ックスが作成される。ユーザ指定された送受信ＦＡＸは
対応するユーザＩＤボックスに格納され、各ボックスが
いわゆる「私書箱」の役目を果たすようになっている。
一方、ユーザＩＤの指定のない送受信ＦＡＸは共通ボッ
クス１０８に格納されるようになっている。この共通ボ
ックス１０８は、前述したスーパーユーザによって管理
されるものである。一般ユーザは、自分のＩＤボックス
と共通ボックスの両方を見ることができるが、スーパー
ユーザは共通ボックスしか見ることができないようなっ
ており、通信の秘密が確保されるようになっている。

【００１４】〔ＦＡＸサーバ１のＦＡＸ機１０４からの
操作〕 １．ＦＡＸの受信 ＦＡＸの受信とは、社外のＦＡＸ機７から送られてくる
ＦＡＸをＦＡＸサーバ１で受信することをいう。なお、
ＦＡＸサーバには、ＦＡＸ送受信のための固有の電話番
号が与えられている。 （１）ＦＡＸを共通ボックス１０８へ受信させたい場合 1 社外のＦＡＸ機７を操作し、通常のＦＡＸ送信を行
なう。送信されたＦＡＸは公衆電話回線網６を介してＦ
ＡＸサーバ１に送られ、サーバ本体１０１がこれを受信
してＦＡＸデータベース１０６内の共通ボックス１０８
に格納する。 2 ＦＡＸの受信に成功すると、ＦＡＸサーバ１は後述
する「環境設定」で指定された方法（例えば、電子メー
ル、ポケベルなど）で、ユーザにＦＡＸが到着したこと
を知らせる。 3 また、「環境設定」で印刷の指定がある場合には、
サーバ本体１０１に接続したＦＡＸ機１０４から受信し
たデータが出力される。

【００１５】（２）ＦＡＸを個人ボックス１０７へ受信
させたい場合 1 社外のＦＡＸ機７を操作し、ＦＡＸサーバ１に電話
をかける。 2 発信音が聞こえたら、電話機のダイヤル・プッシュ
ボタンを押して希望するボックスのユーザＩＤと＃を送
信する。 3 ＦＡＸ機７のスタートボタンを押し、ＦＡＸの送信
を開始する。 4 サーバ本体１０１は、受信したＦＡＸデータをＦＡ
Ｘデータベース１０６内のユーザＩＤの一致するボック
スに送って格納する。なお、この個人ボックスにＦＡＸ
データを格納するには、自分のユーザＩＤを予めＦＡＸ
送信者に知らせておく必要がある。 5 ＦＡＸの受信に成功すると、ＦＡＸサーバ１は後述
する「環境設定」で指定された方法（例えば、電子メー
ル、ポケベルなど）で、ユーザにＦＡＸが到着したこと
を知らせる。 6 また、「環境設定」で印刷の指定がある場合には、
サーバ本体１０１に接続したＦＡＸ機１０４から受信し
たデータが出力される。

【００１６】２．ＦＡＸの送信 ＦＡＸの送信とは、ＦＡＸサーバ１内のＦＡＸ機１０４
から社外のＦＡＸ機へＦＡＸを送信することをいう。 （１）共通のヘッダで送信したい時 1 スイッチングボードを通してＦＡＸ機１０４からサ
ーバ本体１に電話をかける。 2 発信音が聞こえたら、ダイヤル・プッシュボタンを
押して送信先（例えば、ＦＡＸ機７）の電話番号と＃を
送信する。 3 次いで、ＦＡＸ機１０４のスタートボタンをクリッ
クと、ＦＡＸの送信が開始される。この時、送信ＦＡＸ
のヘッダはサーバ本体１０１内に登録されているスーパ
ーユーザのヘッダが使用される。 4 相手方のＦＡＸ機７が話中などの場合は、「環境設
定」で指定された間隔を空けてリトライする。このリト
ライは、「環境設定」で指定された回数分実行する。リ
トライを指定回数分実行しても送信できない時は、サー
バ本体１０１は、ＦＡＸの送信に失敗したとして「未達
通知」をＦＡＸ機１０４に出力する。 5 この共通ヘッダで送信したＦＡＸは、ＦＡＸ用デー
タベース１０６の共通ボックス１０８に格納記憶され
る。

【００１７】（２）個人のヘッダで送信したい時 1 スイッチングボードを通してＦＡＸ機１０４からサ
ーバ本体１に電話をかける。 2 発信音が聞こえたら、ダイヤル・プッシュボタンを
押して送信先（例えば、ＦＡＸ機７）の電話番号と＃を
送信する。 3 サーバ本体１０１からガイダンスが聞こえたら、自
分のユーザＩＤと＃をダイヤル・プッシュボタンから入
力する。 4 次いで、ＦＡＸ機１０４のスタートボタンを押す
と、ＦＡＸの送信が開始される。この時、送信ＦＡＸの
ヘッダはサーバ本体１０１内に登録されているスーパー
ユーザのヘッダが使用される。この時、送信ＦＡＸのヘ
ッダはサーバ本体１０１内に登録されているユザー個人
のヘッダが使用される。 5 相手方が話中などの場合は、前記（１）の場合と同
様に、ＦＡＸの送信に失敗したとして「未達通知」をＦ
ＡＸ機１０４に出力する。 5 この個人ヘッダで送信したＦＡＸは、ＦＡＸ用デー
タベース１０６の個人ボックス１０８内の送信者のユー
ザＩＤボックスに格納記憶される。

【００１８】３．ＦＡＸの取り出し ＦＡＸサーバ１に電話をかけて、外出先や自宅のＦＡＸ
機から自分宛のＦＡＸをボックス１０７から取り出すこ
とができる。その操作を次の通りである。 1 ＦＡＸサーバ１に電話をかける。 2 発信音が聞こえたら、＃を押す。 3 ＦＡＸサーバ１からガイダンスが聞こえたら、自分
のユーザＩＤと＃を押す。 4 引き続いて、ＦＡＸサーバ１のガイダンスに従って
電話機のボタン操作することにより、未読ＦＡＸの取り
出し、日付指定によるＦＡＸ一覧の取り出し、ＦＡＸ・
ＩＤの指定によるＦＡＸの取り出しなどを指定すること
により、必要なＦＡＸを外出先や自宅のＦＡＸ機から出
力する。

【００１９】４．メールのＦＡＸ送信 社内ＬＡＮ２に接続されたパソコン２からメールを送信
する際、送信先アドレスを「相手方ＦＡＸ番号（アット
マーク）ＦＡＸサーバのホスト名」とすると、メールは
ＦＡＸサーバ１を通して相手方のＦＡＸ機、例えばＦＡ
Ｘ機７に送信される。この時のヘッダは、スーパーユー
ザのヘッダが使用される。相手方のＦＡＸ機７が話中な
どの場合は、「環境設定」で指定された間隔を空けてリ
トライする。このリトライは、「環境設定」で指定され
た回数分実行する。リトライを指定回数分実行しても送
信できない時は、サーバ本体１０１は、ＦＡＸの送信に
失敗したとして「未達通知」をＦＡＸ機１０４に出力す
る。

【００２０】〔インターネット用ブラウザでの操作〕以
下に説明するインターネット用ブラウザを用いた各操作
は、社内ＬＡＮ２に接続された各パソコン３あるいはＦ
ＡＸサーバ１のディスプレイ１０２とキーボード１０３
から行なう操作である。

【００２１】（１）ＦＡＸサーバ１への一般ユーザとし
てのログイン 1 まず最初に、使用するパソコン３のインターネット
用ブラウザ（例えば、ネットスケープナビゲータ、イン
ターネットエクスプローラなど）を起動する。 2 次いで、ＦＡＸサーバ１のＵＲＬをブラウザに入力
し、ＦＡＸサーバ１のホームページを呼び出す。これに
よって、パソコン３には図３に示すようなＦＡＸサーバ
ログイン画面が表示される。 3 このログイン画面でユーザＩＤとパスワードをキー
ボードから入力し、「入力」ボタンをクリックすると、
図４に示すような一般ユーザ用のメニュー画面が表示さ
れる。この一般ユーザ用のメニュー画面には、ＦＡＸ受
信一覧（共通）／ＦＡＸ受信一覧（個人）／ＦＡＸ送信
一覧（共通）／ＦＡＸ送信一覧（個人）／テキスト送信
／環境設定／保存・復帰の７つの選択メニューが表示さ
れる。

【００２２】（２）ＦＡＸサーバ１へのスーパーユーザ
としてのログイン 前記一般ユーザとしてのログインの場合の 3において、
スーパーユーザＩＤとパスワードを入力すると、図５に
示すようなスーパーユーザ用のメニュー画面が表示され
る。この一般ユーザ用のメニュー画面には、ＦＡＸ受信
一覧（共通）／／ＦＡＸ送信一覧（共通）／テキスト送
信／環境設定／保存・復帰／ユーザ登録の６つの選択メ
ニューが表示される。スーパーユーザは、ＦＡＸ受信一
覧（個人）とＦＡＸ送信一覧（個人）にはアクセスする
ことができなくなっている。これにより、私信の秘密が
保持されるようになっている。

【００２３】５．一般ユーザによる送受信ＦＡＸの閲覧 （１）一般ユーザによる受信ＦＡＸの閲覧 1 図４の一般ユーザ用メニュー画面において、例えば
「ＦＡＸ受信一覧（共通）」をクリックすると、ＦＡＸ
用データボックス１０６の共通ボックス１０８中から受
信ＦＡＸが読み出され、図６のような「ＦＡＸ受信一覧
（共通）」画面が表示される。この初期画面において
は、受信日時の最新のＦＡＸデータから順に所要件数
（図６の例では３件）づつ表示される。なお、このＦＡ
Ｘ受信一覧画面では、受信したＦＡＸの中にまだ読んで
いないＦＡＸがある場合、画面左上に未読件数を表示す
るとともに、一覧中の「Ｎｏ．」を色文字（例えば、赤
文字）で表示する。また、一覧中のＦＡＸＩＤは、その
ＦＡＸのＦＡＸサーバ１での番号を表している。

【００２４】2 受信ＦＡＸの内容の詳細を見るには、
見たいＦＡＸの「ＦＡＸイメージ」の欄をクリックすれ
ばよい。これによって、該クリックしたＦＡＸの内容が
画面一杯に表示される。また、一覧中の検索欄に「日
付」／「検索キーワード」／「相手先」などをキーボー
ドから入力して「検索」ボタンを押せば、検索条件に該
当する受信ＦＡＸを検索して表示することができる。 3 表示件数が多い場合には、図７に示すように、一覧
の上に改ページのためのドロップダウンリスト「ベージ
替え」ボタンが表示される。この「ベージ替え」ボタン
をクリックすると、前一覧／次一覧／先頭／最終のメニ
ューが表示されるので、表示させたいメニューを選んで
クリックすればよい。 4 以上の説明は「ＦＡＸ受信一覧（共通）」画面を例
にとったが、図４の一般ユーザ用メニュー画面において
「ＦＡＸ受信一覧（個人）」画面を選択した場合、ＦＡ
Ｘデータベース１０６の個人ボックス１０８中の対応す
るユーザＩＤボックスからすべての受信ＦＡＸデータが
読み出され、「ＦＡＸ受信一覧（個人）」画面として表
示される。なお、画面の操作自体は上記「ＦＡＸ受信一
覧（共通）」画面の場合と同様であるので、その説明は
省略する。

【００２５】（２）一般ユーザによる送信ＦＡＸの閲覧 1 図４の一般ユーザ用メニュー画面において、例えば
「ＦＡＸ送信一覧（共通）」をクリックすると、ＦＡＸ
用データボックス１０６の共通ボックス１０８中からす
べての送信ＦＡＸが読み出され、図８のような「ＦＡＸ
送信一覧（共通）」画面が表示される。この「ＦＡＸ送
信一覧（共通）」画面では、「結果」欄に送信したＦＡ
Ｘのステータスを表示する。ＯＫは送信成功、ＮＧは送
信失敗、ＲＥはリトライ中であることを示している。 2 受信ＦＡＸの内容の詳細を見るには、見たいＦＡＸ
の「ＦＡＸイメージ」の欄をクリックすればよい。これ
によって、該クリックしたＦＡＸの内容が画面一杯に表
示される。また、一覧中の検索欄に「日付」／「検索キ
ーワード」／「相手先」などをキーボードから入力して
「検索」ボタンを押せば、検索条件に合致した受信ＦＡ
Ｘを検索して表示することができる。 3 表示件数が多い場合には、図７に示すように、一覧
の上に改ページのためのドロップダウンリスト「ベージ
替え」ボタンが表示される。この「ベージ替え」ボタン
をクリックすると、前一覧／次一覧／先頭／最終のメニ
ューが表示されるので、表示させたいメニューを選んで
クリックすればよい。 4 以上の説明は「ＦＡＸ送信一覧（共通）」画面を例
にとったが、図４の一般ユーザ用メニュー画面において
「ＦＡＸ送信一覧（個人）」画面を選択した場合、ＦＡ
Ｘデータベース１０６の個人ボックス１０７中から対応
するユーザＩＤボックスのすべての送信ＦＡＸデータが
読み出され、「ＦＡＸ送信一覧（個人）」画面として表
示される。なお、画面の操作自体は上記「ＦＡＸ受信一
覧（共通）」画面の場合と同様であるので、その説明は
省略する。

【００２６】６．スーパーユーザによる送受信ＦＡＸの
閲覧 スーパーユーザの場合、図５のスーバーユーザ用のメニ
ュー画面において、「ＦＡＸ受信一覧（共通）」または
「ＦＡＸ送信一覧（共通）」をクリックすることによっ
て、上述した一般ユーザーの場合と同様にして、受信Ｆ
ＡＸ（共通）および送信ＦＡＸ（共通）のすべてを閲覧
することができる。なお、スーパーバイザの場合、個人
ボックスにはアクセスできない。

【００２７】７．送受信したＦＡＸへの検索用情報の付
加（個人・共通ボックス共通） 分類用のキーワードを付加し、送受信したＦＡＸの管理
と検索・呼び出しに便ならしめることができる。この検
索情報の付加を行なうには、例えば、図１０に示す「Ｆ
ＡＸ受信表示」画面（共通／個人の表示は省略）におい
て、内容・検索キーを入力し、「登録」ボタンをクリッ
クする。複数の検索キーを付けたい場合は、半角カンマ
で区切って入力する。この登録された検索キーは、前述
の送信・受信ＦＡＸの閲覧の項で述べたＦＡＸ検索時に
検索用のキーワードとして用られる。なお、この検索用
情報の付加処理は、共通ボックス、個人ボックスの両方
に同様に適用することができる。

【００２８】８．他のユーザへのＦＡＸ転送 次のようにして、受信あるいは送信したＦＡＸをＦＡＸ
サーバ内の他のユーザに転送することができる。この転
送には、「移動」と「複写」に２種類がある。「移動」
は、ＦＡＸをボックスからボックスへ移動するもので、
実行後は発信元のボックスにＦＡＸは残らない。「複
写」は、ＦＡＸをボックスからボックスへコピーするも
ので、実行後も発信元のボックスにＦＡＸが残る。な
お、共通ボックスのＦＡＸは移動のみ可能である。 1 例えば、図１１に示す個人または共通の「ＦＡＸ受
信表示」画面において、転送すべきＦＡＸを選択して画
面表示させ、この画面の選択メニューから例えば「ユー
ザ転送（移動）」を選択し、「実行」ボタンをクリック
すると、図１２のような「ユーザ転送」画面が開く。 2 この「ユーザ転送」画面において、「転送先検索」
欄に必要な転送先情報を入力して「検索」ボタン をク
リックすると、図１３のように検索条件に一致する「ユ
ザ一覧」が表示される。 3 この「ユーザ一覧」中から目的とする転送先を探
し、指定のユーザ欄をクリックすると、その選択したユ
ーザの登録内容が図１２の「転送設定」欄の各箇所に表
示される。 4 次いで、「転送設定」欄の「送信」メニューを選択
して「実行」ボタンをクリックすると、指定のユーザの
個人ボックスに選択したＦＡＸが転送される。

【００２９】９．社外へのＦＡＸ転送 次のようにして、受信あるいは送信したＦＡＸを社外の
ＦＡＸに転送することができる。 1 例えば、図１４に示す個人または共通の「ＦＡＸ受
信表示」画面において、転送すべきＦＡＸを選択して画
面表示させ、この画面の選択メニューから「ＦＡＸ転
送」を選択し、「実行」ボタンをクリックすると、図１
５のような「ＦＡＸ転送」画面が開く。 2 この「ＦＡＸ転送」画面において、前述したと同様
にして「転送先検索」欄を用いて転送先を検索するとと
もに、図１６に示すように指定した転送先の情報を「転
送設定」欄の各箇所に表示する。 3 さらに、転送するＦＡＸにＦＡＸ送付案内状を付け
たい場合は、図１７に示すように「送付状」ドロップダ
ウンリストから「使う」を選択する。さらに、「テキス
ト」欄に文字を入力すると、その文字が送付案内状のテ
キスト欄に入力される。 4 次いで、図１８に示すように選択メニューから「送
信」あるいは「送信＆記録」を選択し、「実行」ボタン
をクリックするとＦＡＸが転送され、例えば社外のＦＡ
Ｘ機７に送信される。このとき、「転送設定」の宛先は
送信したＦＡＸの表紙やヘッダに印字される。また、
「送信＆記録」を選択した場合、送信と同時に転送先が
ＦＡＸサーバ１に登録される。

【００３０】１０．ＦＡＸの印刷（個人・共通ボックス
共通） 図１９に示す「ＦＡＸ受信表示」画面あるいは「ＦＡＸ
送信表示」画面において、選択メニューから「ＦＡＸ印
刷」を選択し、「実行」ボタンをクリックすると、ＦＡ
Ｘサーバ１のＦＡＸ機１０４で印刷される。

【００３１】１１．ＦＡＸの返却（個人・共通ボックス
共通） 図２０に示す「ＦＡＸ受信表示」画面あるいは「ＦＡＸ
送信表示」画面において、選択メニューから「ＦＡＸ返
却」を選択し、「実行」ボタンをクリックすると、その
ＦＡＸが移動されたものである場合には、ＦＡＸは元あ
ったボックスに戻される。

【００３２】１２．ＦＡＸの削除（個人・共通ボックス
共通） 1 図２１に示す「ＦＡＸ受信表示」画面あるいは「Ｆ
ＡＸ送信表示」画面において、選択メニューから「ＦＡ
Ｘ削除」を選択し、「実行」ボタンをクリックすると、
そのＦＡＸがＦＡＸデータベース１０６から削除され
る。なお、共通ボックスのＦＡＸは、スーパーユーザ以
外、削除できない。 2 図２２に示すように、画面中の「保存」にチェック
マークを付けると、ＦＡＸ削除を実行しても削除されな
くなる。なお、この「保存」は自分宛のＦＡＸ（共通ボ
ックスのＦＡＸなど）では設定できない。

【００３３】１３．メッセージのＦＡＸ送信 次のようにして、連絡メモなどの文書をＦＡＸで直接送
ることができる。 1 図４または図５のメニュー画面において、「テキス
ト送信」をクリックする。これによって、図２３のよう
な「テキスト送信」画面が表示される。 2 この「テキスト送信」画面において、「送信設定」
欄にＦＡＸ宛先を入力するとともに、「テキスト」欄に
文字を入力した後、選択メニューから「送信」あるいは
「送信＆記録」を選択して「実行」ボタンをクリックす
ると、テキストの内容がＦＡＸとして送信される。な
お、「送信＆登録」を選択した場合、送信と同時に「送
信設定」欄の宛先情報がＦＡＸ用データベース１０６に
登録される。

【００３４】１７．受信・送信したＦＡＸのバックアッ
プ 共通ボックスや個人ボックスに蓄えられたＦＡＸデータ
をＤＡＴなどの外部記憶装置に転送して保存（バックア
ップ）し、あるいは外部記憶装置に保存しておいたＦＡ
ＸデータをＦＡＸサーバ１に戻すことができる。なお、
この処理を行なうには、操作するパソコン３にＤＡＴな
どの外部記憶装置を接続して準備しておく必要がある。 1 図４または図５のメニュー画面において、「保存＆
復帰」をクリックする。これによって、図２４のような
「保存・復帰」画面が表示される。 2 この「保存・復帰」画面において、日付の選択メニ
ューで保存すべき期間を設定するとともに、「保存」ま
たは「保存＆削除」を選択メニューより選択した後、
「実行」ボタンをクリックする。これによって、指定し
た期間についてのＦＡＸデータが外部記憶装置に転送さ
れ、保存される。なお、このとき、「保存」を選択した
場合は、バックアップのみ行ない、「保存＆削除」を選
択した場合は、バックアップした後、ＦＡＸサーバ１内
の該当するＦＡＸデータを削除する。 3 一方、図２４の「保存・復帰」画面において、選択
メニューの「復帰」を選択して「実行」ボタンをクリッ
クすれば、指定した期間のＦＡＸデータがＦＡＸサーバ
１に送られ、ＦＡＸ用データベース１０６内の所定のボ
ックスに戻される。

【００３５】１８．画面の終了 ＦＡＸサーバ１の画面を終了したい場合には、起動して
いるインターネット用ブラウザを終了し、ログアウトす
ればよい。

【００３６】〔環境設定〕 （１）一般ユーザの環境一定 図４の一般ユーザ用メニュー画面において、「環境設
定」をクリックすると、図２５に示すような一般ユーザ
用の「環境設定」画面が表示される。この画面におい
て、必要な情報を入力することによって、パスワード／
受信時の通知／会社情報／個人情報／送信ヘッダなどを
設定し、あるいは設定し直すことができる。 （２）スーパーユーザの環境設定 図５のスーパーユーザ用メニュー画面において、「環境
設定」をクリックすると、図２６に示すようなスーパー
ユーザ用の「環境設定」画面が表示される。この画面に
おいて、必要な情報を入力することによって、ＦＡＸサ
ーバのＦＡＸ電話番号／リモートＩＤ／サービス開始年
月日／送信時のリトライ／送信時の送付状設定／受信人
時のＦＡＸ印刷／送信ログの保存期間／スーパーユーザ
パスワード／ユーザ完了初期設定（受信時の設定）など
を設定し、あるいは設定し直すことができる。

【００３７】〔その他の機能〕本発明のＦＡＸデータ管
理システムは、以上説明した種々の機能に加え、次のよ
うな機能も有する。 １．ワンタッチによるグループ配布 図２７に示すように、送受信したＦＡＸをＦＡＸサーバ
１から予めグループ分けしておいた特定のパソコン３，
３，…のグループにワンタッチで送信して配布すること
ができる。

【００３８】２．回覧確認機能 図２８（Ａ）（Ｂ）に示すように、送受信したＦＡＸを
誰が何時見たかを一覧表にして表示することができる。

【００３９】３．ＦＡＸ受信の電話通報 図２９に示すように、ＦＡＸが届いたことをファックス
サーバ１から構内交換機網を通じて内線電話機に通報す
ることができる。

【００４０】４．ワープロ文書などのワンタッチＦＡＸ
送信 図３０に示すように、パソコン３のワードプロセッサな
どで作成した文書をＦＡＸサーバ１を通じてワンタッチ
で指定のＦＡＸ機に送信することができる。

【００４１】５．個人ボックスへの自動分配 図３１に示すように、ＮＴＴなどの公衆電話交換網６を
介してダイヤルインで直接送られてくるＦＡＸをその送
信電話番号に従って予め設定しておいた個人ボックスへ
自動的に振り分けて受信することができる。

【００４２】６．音声による伝言機能 図３２に示すように、ＦＡＸサーバ１に電話した時に、
ＦＡＸ１０４による受信だけでなく、音声も記録して伝
言することができる。

【００４３】７．内線転送、ＦＡＸ、伝言などの統合 図３３に示すように、会社の内線交換機と連動して内線
転送、ＦＡＸ、電源を合わせ持つ統合システムとして構
築することができる。

【００４４】８．発信者通知番号記録 図３４に示すように、発信者通知番号を記録して、どの
番号から送信されたきたかかを記録することができる。

【００４５】９．親展受信 図３５に示すように、発信者通知番号で特定のユーザに
親展受信することができる。

【００４６】１０．ＦＡＸ受信の拒否 図３６に示すように、発信者通知番号によって、特定の
発信者以外のＦＡＸは受信を拒否することができる。こ
れによって、ダイレクトメールなどの迷惑ＦＡＸを防止
することが可能となる。

【００４７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によるとき
は次のような優れた効果を奏することができる。 （１）受信・送信したＦＡＸをハードデスクなどからな
る大容量のＦＡＸ用データベースに自動的にファイリン
グする。このため、従来のようにいちいち紙に記録して
ファイリングする必要がなくなり、ファイリングのため
の手間と時間を大幅に節約することができる。 （２）自動的にファイリングされるために間違いがなく
なり、正確なファイル管理を実現することができる。 （３）共通ボックスと個人ボックスを用い、ユーザＩＤ
によって分類することにより、個人宛ＦＡＸのセキュリ
ティを確保することができる。

【００４８】（４）ＦＡＸ用データベースに格納された
ＦＡＸデータはインターネット用ブラウザによって見る
ことができる。このため、送受信されたＦＡＸデータを
社内ＬＡＮなどを通じて手元のパソコンでみることがで
き、わざわざ紙に印刷したり、ＦＡＸ機のある場所まで
いく必要がなくなる。 （５）日付、相手先名、キーワードなどの検索情報によ
って簡単に目的のＦＡＸを検索することができる。 （６）電話回線などを通じて社外のＦＡＸから自分宛の
ＦＡＸを取り出して見ることができる。

【００４９】（７）受信したＦＡＸをデータの劣化なし
に他の人に転送することができる。 （８）自分宛にＦＡＸが届いたことを電子メールやポケ
ベル，さらには内線電話などで知らせることができる。 （９）インターネット・メールを直接ＦＡＸとして送信
することができる。 （１０）共通ボックスと個人ボックスでＦＡＸデータを
管理しているので、個人宛の書類など、あまり一目に触
れたくない親展情報を送ることができる。 （１１）ＦＡＸ用データベースに蓄えられたＦＡＸデー
タをＤＡＴやＲＯＭなどの外部記憶装置に保存すること
ができる。

【００５０】（１２）インターネットに接続されていれ
ば、海外からでも自分宛のＦＡＸを見ることができる。 （１３）送受信したＦＡＸを自由に転送、移動、削除す
ることができる。 （１４）ＦＡＸ用データベースを構成するハードディス
クの容量を増やすことによって、ＦＡＸ用データベース
の容量を簡単に大きくすることができ、ＦＡＸ送受信量
の増大に簡単に対処することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のＦＡＸデータ管理システムの一実施形
態の全体構成図である。

【図２】ＦＡＸ用データベースを示す図である。

【図３】ＦＡＸサーバへのログイン画面を示す図であ
る。

【図４】一般ユーザ用のメニュー画面を示す図である。

【図５】スーパーユーザ用のメニュー画面を示す図であ
る。

【図６】ＦＡＸ受信一覧（共通）画面を示す図である。

【図７】ＦＡＸ受信一覧（共通）画面のベージ替え操作
の説明図である。

【図８】ＦＡＸ送信一覧（共通）画面を示す図である。

【図９】ＦＡＸ送信一覧（共通）画面のベージ替え操作
の説明図である。

【図１０】検索情報の付加操作の画面例を示す図であ
る。

【図１１】ＦＡＸの他のユーザへの転送操作の画面例を
示す図である。

【図１２】ユーザ転送の画面例の示す図である。

【図１３】転送先検索の画面例を示す図である。

【図１４】ＦＡＸを社外の相手に転送する場合の画面例
を示す図である。

【図１５】ＦＡＸ転送の画面例を示す図である。

【図１６】転送設定の画面例を示す図である。

【図１７】転送設定画面における「送付状」ドロップリ
ストとテキスト入力例を示す図である。

【図１８】転送設定画面における転送実行の操作説明図
である。

【図１９】ＦＡＸ印刷の操作画面例を示す図である。

【図２０】ＦＡＸ返却の操作画面例を示す図である。

【図２１】ＦＡＸ削除の操作画面例を示す図である。

【図２２】ＦＡＸ削除の不可操作の画面例を示す図であ
る。

【図２３】メッセージのＦＡＸ送信の操作画面例を示す
図である。

【図２４】送受信したＦＡＸのバックアップの操作画面
例を示す図である。

【図２５】一般ユーザ環境設定画面を示す図である。

【図２６】スーパーユーザ環境設定画面を示す図であ
る。

【図２７】ワンタッチによるグループ配布の機能概念説
明図である。

【図２８】回覧確認の機能概念説明図である。

【図２９】ＦＡＸ受信の電話通報の機能概念説明図であ
る。

【図３０】ワープロ文書などのワンタッチＦＡＸ送信の
機能概念説明図である。

【図３１】個人ボックスへの自動分配の機能概念説明図
である。

【図３２】音声による伝言の機能概念説明図である。

【図３３】内線転送、ＦＡＸ、伝言などの統合機能の概
念説明図である。

【図３４】発信者通知番号記録の機能概念説明図であ
る。

【図３５】親展受信の機能概念説明図である。

【図３６】ＦＡＸ受信の拒否の機能概念説明図である。

【符号の説明】

１ ＦＡＸサーバ ２ 社内ＬＡＮ ３ パソコン ４ プリンタサーバ ５ 電話回線 ６ 公衆電話回線網 ７ 社外のＦＡＸ機 ８ 社外の電話機 ９ ポケベル １０ インターネット網 １１ パソコン １０１ サーバ本体 １０２ ディスプレイ １０３ キーボード １０４ ＦＡＸ機 １０５ 疑似交換機 １０６ ＦＡＸ用データベース １０７ 個人ボックス １０８ 共通ボックス

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ローカルエリアネットワークに接続され
   るとともに、ＦＡＸ用の電話回線を通じて公衆電話回線
   網につながれたＦＡＸサーバを備え、前記ＦＡＸ用の電
   話回線を通じて送受信されるＦＡＸデータを前記ＦＡＸ
   サーバ内のＦＡＸ用データベースに格納し、ローカルエ
   リアネットワークに接続されたパーソナルコンピュータ
   から前記ＦＡＸ用データベースに格納されたＦＡＸデー
   タに直接アクセスして閲覧するようにしたことを特徴と
   するＦＡＸ管理システム。
2. 【請求項２】 前記ＦＡＸ用データベースにインターネ
   ット用ブラウザを用いてアクセスするようにしたことを
   特徴とする請求項１記載のＦＡＸデータ管理システム。
3. 【請求項３】 前記ＦＡＸ用データベース内に共通ボッ
   クスと個人ボックスを設け、送受信されたＦＡＸデータ
   をユーザＩＤに基づいて前記共通ボックスと個人ボック
   スに分類して格納するようにしたことを特徴とする請求
   項１記載のＦＡＸデータ管理システム。
4. 【請求項４】 前記ＦＡＸ用データベースに格納された
   ＦＡＸデータを公衆電話回線網を介して他のＦＡＸ機か
   ら取り出すようにしたことを特徴とする請求項１記載の
   ＦＡＸデータ管理システム。
5. 【請求項５】 前記ＦＡＸ用データベースに格納された
   ＦＡＸデータを転送できるようにしたことを特徴とする
   請求項１記載のＦＡＸデータ管理システム。
6. 【請求項６】 ＦＡＸを受信したことを公衆電話回線網
   を介してボケットベルで通知するようにしたことを特徴
   とする請求項１記載のＦＡＸデータ管理システム。
7. 【請求項７】 自分宛のＦＡＸを受信したことを電子メ
   ールで通知するようにしたことを特徴とする請求項１記
   載のＦＡＸデータ管理システム。
8. 【請求項８】 前記ＦＡＸ用データベースをハードディ
   スクで構成したことを特徴とする請求項１記載のＦＡＸ
   データ管理システム。
9. 【請求項９】 ローカルエリアネットワークに接続され
   るとともに、ＦＡＸ用の電話回線を通じて公衆電話回線
   網につながれたＦＡＸサーバのためのＦＡＸデータ管理
   用処理プログラムであって、前記ＦＡＸ用の電話回線を
   通じて送受信されるＦＡＸデータを前記ＦＡＸサーバ内
   のＦＡＸ用データベースに格納する手順と、ローカルエ
   リアネットワークに接続されたパーソナルコンピュータ
   から前記ＦＡＸ用データベースに格納されたＦＡＸデー
   タに直接アクセスして閲覧する手順とからなるＦＡＸデ
   ータ管理用処理プログラムを記録したコンピュータ読み
   取り可能な記録媒体。
10. 【請求項１０】 前記ＦＡＸ用データベースにインター
    ネット用ブラウザを用いてアクセスするようにしたこと
    を特徴とする請求項９記載のＦＡＸデータ管理用処理プ
    ログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。
11. 【請求項１１】 前記ＦＡＸ用データベース内に共通ボ
    ックスと個人ボックスを設け、送受信されたＦＡＸデー
    タをユーザＩＤに基づいて前記共通ボックスと個人ボッ
    クスに分類して格納する手順を備えたことを特徴とする
    請求項９記載のＦＡＸデータ管理用処理プログラムを記
    録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
12. 【請求項１２】 前記ＦＡＸ用データベースに格納され
    たＦＡＸデータを公衆電話回線網を介して他のＦＡＸ機
    から取り出す手順を備えたことを特徴とする請求項９記
    載のＦＡＸデータ管理用処理プログラムを記録したコン
    ピュータ読み取り可能な記録媒体。
13. 【請求項１３】 前記ＦＡＸ用データベースに格納され
    たＦＡＸデータを転送する手順を備えたことを特徴とす
    る請求項９記載のＦＡＸデータ管理用処理プログラムを
    記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
14. 【請求項１４】 ＦＡＸを受信したことを公衆電話回線
    網を介してボケットベルで通知する手順を備えたことを
    特徴とする請求項９記載のＦＡＸデータ管理用処理プロ
    グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。
15. 【請求項１５】 自分宛のＦＡＸを受信したことを電子
    メールで通知する手順を備えたことを特徴とする請求項
    ９記載のＦＡＸデータ管理用処理プログラムを記録した
    コンピュータ読み取り可能な記録媒体。