JP2023110506A - 情報処理装置、情報処理システム及び情報処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】スキャン機能により生成した電子ファイルに対する作業忘れを抑制する情報処理装置を提供すること。【解決手段】スキャン機能により生成した電子ファイルの情報が記録された通知対象管理情報を用いて電子ファイルの利用状況を管理するファイル利用状況管理手段と、通知対象管理情報に記録されている電子ファイルの情報に基づいて判定した通知対象の電子ファイルの情報をユーザに通知するファイル利用状況通知処理手段と、を有する情報処理装置であることを特徴とする。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム及び情報処理方法に関する。

近年、スキャンやプリント、外部ストレージ連携、及びメール配信等の複数の機能を組み合わせて提供するアプリケーションのサービス等が知られるようになった。例えばスキャン機能により生成した電子ファイル（画像ファイル）にタイムスタンプを押す（付ける）などの所定の処理を行ったあとで、外部ストレージサービスに保存するサービス等がある。

特許文献１には、ストレージサービスプロバイダなどのビジネス形態で実施されるストレージエリアネットワークにおいて、データの利用頻度を考慮したデータの保持方式を提供する技術が開示されている。

しかしながら、上記の従来技術では、スキャン機能により生成した電子ファイルが外部ストレージサービスなどの記憶部に保存されたあと、ユーザがスキャン機能により生成した電子ファイルの存在を忘れてしまい、行うべき後続の作業が行われない場合があるという問題があった。なお、引用文献１は、このような従来技術の問題について解決するものではない。

本発明の一実施形態は、上記の点に鑑みてなされたもので、スキャン機能により生成した電子ファイルに対する作業忘れを抑制する情報処理装置を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、本発明の一実施形態は、スキャン機能により生成した電子ファイルの情報が記録された通知対象管理情報を用いて前記電子ファイルの利用状況を管理するファイル利用状況管理手段と、前記通知対象管理情報に記録されている前記電子ファイルの情報に基づいて判定した通知対象の前記電子ファイルの情報をユーザに通知するファイル利用状況通知処理手段と、を有する情報処理装置である。

本発明の一実施形態によれば、スキャン機能により生成した電子ファイルに対する作業忘れを抑制できる。

本実施形態に係る情報処理システムの一例のシステム構成を示す図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る情報処理システムの一例の機能構成を示す図である。 通知対象管理テーブルの一例の構成図である。 外部サービス連携管理テーブルの一例の構成図である。 ユーザ管理テーブルの一例の構成図である。 スキャンアプリの実行によりファイルが生成された場合の処理の一例のフローチャートである。 スキャンアプリ以外のアプリが実行された場合の処理の一例のフローチャートである。 通知対象管理テーブルを監視する通知ジョブの処理の一例のフローチャートである。 ファイル管理者への通知が表示されたアプリ管理画面の一例のイメージ図である。 通知対象管理テーブルの一例の構成図である。 通知対象管理テーブルを監視する通知ジョブの処理の一例のフローチャートである。 通知対象管理テーブルを監視する通知ジョブの処理の一例のフローチャートである。 通知対象管理テーブルの一例の構成図である。 アプリ作成時の利用状況通知設定の一例について説明する為の画面イメージ図である。 スキャンアプリ実行時の利用状況通知設定の一例について説明する為の画面イメージ図である。

以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。

［第一の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る情報処理システムの一例のシステム構成を示す図である。図１に示す情報処理システム１は、サービス提供システム１０と、機器２０と、ＰＣ端末３０と、外部ストレージシステム４０とを含み、インターネット等の広域的なネットワークＮ１を介して通信可能に接続されている。

サービス提供システム１０は、一台以上の情報処理装置で実現され、ネットワークＮ１を介して、ストレージサービス等の外部サービスと連携した一連の処理により実現される各種のサービスを提供する。各種のサービスは、種々の機能をそれぞれ実現する複数の処理のうちの１以上の処理を組み合わせた一連の処理により実現される。本実施形態に係るサービス提供システム１０が提供するサービスの具体例については後述する。なお、以降では、一連の処理を「フロー」とも表す。

また、本実施形態ではストレージサービスを外部サービスの一例として説明するが、ストレージサービスに限定されない。本実施形態は例えばＡＳＰ（Application Service Provider）が提供する外部サービス、又はＷｅｂサービス等のネットワークを介して提供する各種の外部サービスに適用されてもよい。

機器２０は、スキャン機能を備えた各種の電子機器である。機器２０は、スキャナ又はＭＦＰ（Multifunction Peripheral）などの画像形成装置である。本実施形態に係る機器２０は、スキャンアプリケーション（以下、スキャンアプリと呼ぶ）と、スキャンアプリ以外のアプリケーション（以下、スキャンアプリ以外のアプリと呼ぶ）と、を実行可能である。機器２０はスキャンアプリを実行することでスキャン機能を実現する。機器２０はスキャンアプリ以外のアプリを実行することでスキャン機能以外の機能を実現する。

ＰＣ端末３０は、ユーザが操作する情報処理端末の一例である。ＰＣ端末３０は、例えばノートＰＣ、デスクトップＰＣ、ウェアラブルＰＣ、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡなどである。ユーザは、ＰＣ端末３０を用いて、サービス提供システム１０が提供する各種のサービスを利用することができる。

外部ストレージシステム４０はネットワークＮ１を介してストレージサービス（又はオンラインストレージ）を提供するコンピュータシステムである。ストレージサービスとは外部ストレージシステム４０のストレージの記憶領域を貸し出すサービスである。

なお、図１に示す情報処理システム１の構成は一例である。例えば、本実施形態に係る情報処理システム１には、電子データの入力及び出力の少なくとも一方を行う各種機器が含まれ、これらの機器がサービス提供システム１０により提供される各種サービスを利用してもよい。また、サービス提供システム１０は、複数のコンピュータシステムに分けて実現してもよい。さらに、外部ストレージシステム４０は一例である。本実施形態に係る情報処理システム１は外部ストレージシステム４０に替えて、サービス提供システム１０のストレージを利用してもよい。

＜ハードウェア構成＞
《コンピュータ》
サービス提供システム１０、ＰＣ端末３０、及び外部ストレージシステム４０は例えば図２に示すハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。図２のコンピュータ５００はＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、及びメディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

ＣＰＵ５０１は、コンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、ネットワークＮ１を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力装置の一例である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力装置の一例である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷ５１３は一例であって、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

《機器》
情報処理システム１に含まれる機器２０がＭＦＰである場合のハードウェア構成は例えば図３に示すようになる。図３は、本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。図３に示されているように、ＭＦＰ９００は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。

これらのうち、コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）バス９２１で接続した構成となっている。

ＣＰＵ９０１は、ＭＦＰ９００の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジである。また、ＮＢ９０３は、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ（Peripheral Component Interconnect）マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムはインストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、又はＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

ＳＢ９０４はＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（Integrated Circuit）であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＭＥＭ－Ｃ９０７、及びＨＤＤコントローラ９０８をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。ＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ（Direct Memory Access Controller）、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットを有する。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４（Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースを接続するようにしてもよい。

ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。

また、近距離通信回路９２０は、近距離通信回路９２０ａを備える。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２を備える。スキャナ部９３１は原稿を読み取って（スキャンして）電子ファイル（画像ファイル）を生成する。プリンタ部９３２は印刷データを印刷する。

操作パネル９４０は、パネル表示部９４０ａ及び操作パネル９４０ｂを備える。パネル表示部９４０ａは、現在の設定値や選択画面、及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等を表示させ、ユーザからの入力を受け付けるタッチパネル等である。操作パネル９４０ｂは、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー等である。

コントローラ９１０は、ＭＦＰ９００全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。

ＭＦＰ９００は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、スキャン機能、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクシミリ機能等を切り替えて利用できる。

ネットワークＩ／Ｆ９５０は、ネットワークＮ１を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。

＜機能構成＞
図４は、本実施形態に係る情報処理システムの一例の機能構成を示す図である。図４に示す機器２０は、通信部２２、操作受付部２４、表示制御部２６、及びスキャン処理部２８を有する。これら各機能部は、１以上のプログラムが、ＣＰＵ９０１に実行させる処理により実現される。

通信部２２はサービス提供システム１０との通信を行う。例えば通信部２２はスキャン機能により生成した電子ファイル（以下、単にファイルと呼ぶ）をサービス提供システム１０に送信する。操作受付部２４はユーザからの各種操作を受け付ける。表示制御部２６はユーザに対する画面の表示を制御する。操作受付部２４及び表示制御部２６は例えばＷｅｂブラウザである。スキャン処理部２８は原稿をスキャンしてファイルを生成する。例えばスキャン処理部２８はスキャンアプリがＣＰＵ９０１に実行させる処理により実現される。なお、図４ではＰＣ端末３０を省略している。

図４のサービス提供システム１０はドキュメントサービス部１００、外部ストレージサービス連携部１１０、入出力サービス部１２０、及びファイル利用状況通知処理部１３０を有する。各機能部は、サービス提供システム１０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ５０１に実行させる処理により実現される。また、サービス提供システム１０はアプリ情報記憶部１４０及びデータベース１５０を有する。アプリ情報記憶部１４０及びデータベース１５０は、ＨＤ５０４を用いて実現可能である。なお、これら各記憶部のうちの少なくとも１つの記憶部が、サービス提供システム１０とネットワークＮ１を介して接続される記憶装置等を用いて実現されていてもよい。

入出力サービス部１２０は、サービス提供システム１０が提供するサービスに関する処理を行う。入出力サービス部１２０は、アプリ情報、及び機器２０からの入力情報などに基づき、フローを実行する。なお、図４の入出力サービス部１２０は、アプリ管理部１２２、Ｉ／Ｏロジック処理部１２４、ファイル利用状況管理部１２６、及び認証部１２８を有する。

アプリ管理部１２２は、アプリ情報記憶部１４０に記憶されているアプリ情報を「アプリ１」などのＩＤと対応付けて管理している。アプリ情報とは、アプリケーションの画面定義及び処理内容を示す情報である。本実施形態に係るアプリケーションには、それぞれ異なるストレージサービスと連携しているアプリケーションが含まれる。

アプリ情報には、ストレージサービスと連携していないアプリケーションの画面定義及び処理内容を示す情報が含まれていてもよい。例えばスキャン機能により生成したファイルにタイムスタンプを押して印刷する処理を行うアプリケーションは、ストレージサービスとの連携が必要ないため、ストレージサービスと連携していない。また、アプリ管理部１２２は、Ｉ／Ｏロジック処理部１２４からの要求に応じて、アプリ情報を返信する。

Ｉ／Ｏロジック処理部１２４は、アプリ情報をアプリ管理部１１１から取得し、アプリ情報及び機器２０からの入力情報に基づいて、アプリ情報が提供するサービスを実現する一連の処理（フロー）を実行する。これにより、本実施形態に係るサービス提供システム１０は各種サービスを提供することができる。

ファイル利用状況管理部１２６は、Ｉ／Ｏロジック処理部１２４で扱われるファイルについて、後述の通知対象管理テーブルに含まれているレコードを取得したり、更新したりする。例えばファイル利用状況管理部１２６は、スキャン機能により生成したファイルの情報が記録されたレコード（通知対象管理情報）を用いて、スキャン機能により生成したファイルの利用状況を管理する。認証部１２８は、ユーザの認証情報を用いて、ユーザの認証を行う。

ドキュメントサービス部１００は、フローを構成するサービス群であって、アプリ情報が提供するサービスを実現するフローに含まれる所定の処理を実行する。ドキュメントサービス部１００は、ＯＣＲ処理部１０２と、ファイル変換処理部１０４、及びスタンプ処理部１０６を有する。

ＯＣＲ処理部１３１は、例えばスキャン機能により生成したファイルに対してＯＣＲ処理を行う。ファイル変換処理部１０４は、ファイルのデータ形式を変換する。スタンプ処理部１０６は、例えばスキャン機能により生成したファイルに対してスタンプを押す（付ける）スタンプ処理を行う。ドキュメントサービス部１００には、これら以外にも、テキストを所定の言語に翻訳するテキスト翻訳処理を実行する翻訳処理部、ファイルを添付したメールを作成して配信するメール送信部、ファイルを圧縮又は解凍する圧縮・解凍処理部等、種々の機能部が含まれていてもよい。

外部ストレージサービス連携部１１０はストレージサービスのＡＰＩ（Application Programming Interface）を利用して、外部ストレージシステム４０からのファイルの取得及び外部ストレージシステム４０へのファイルの保存などの処理を行う。

ファイル利用状況通知処理部１３０は、後述する通知対象管理テーブルに記録されているレコードに基づいて判定した通知対象のファイルの情報をユーザに通知する。ファイル利用状況通知処理部１３０は、後述するように通知対象管理テーブルに記録されているレコードを更新する。

また、データベース１５０は、図５の通知対象管理テーブル、図６の外部サービス連携管理テーブル、及び図７のユーザ管理テーブルを記録している。例えば図５の通知対象管理テーブルに記録されているレコードは、ファイル利用状況管理部１２６又はファイル利用状況通知処理部１３０によって更新される。

なお、図４の機能構成は一例である。ドキュメントサービス部１００、外部ストレージサービス連携部１１０、入出力サービス部１２０、及びファイル利用状況通知処理部１３０は、同一の情報処理装置により実現されていてもよいし、異なる情報処理装置により実現されていてもよい。

図５は通知対象管理テーブルの一例の構成図である。通知対象管理テーブルは、ファイルの利用状況を記録するためのテーブルである。通知対象管理テーブルに記録されているレコードは、スキャン機能により生成したファイルの情報が記録された通知対象管理情報の一例である。

図５の通知対象管理テーブルは項目としてレコードＩＤ、ファイル作成日時、アイテムＩＤ、及び連携管理ＩＤを有する。レコードＩＤは、通知対象管理テーブルのレコードの識別情報である。例えばレコードＩＤは、レコードが通知対象管理テーブルに追加されるときに、英数字を組み合わせた任意の値が割り当てられる。

ファイル作成日時は、ファイルが作成（生成）された日時を表す情報である。アイテムＩＤは、ファイル（アイテム）の保存先の外部ストレージシステム４０で割り振られる識別情報である。連携管理ＩＤは、図６の外部サービス連携管理テーブルのレコードの識別情報である。連携管理ＩＤにより、図５の通知対象管理テーブルのレコードと図６の外部サービス連携管理テーブルのレコードとが対応付けられる。

図６は、外部サービス連携管理テーブルの一例の構成図である。外部サービス連携管理テーブルは、外部ストレージシステム４０のストレージサービス（外部ストレージサービス）とサービス提供システム１０とが連携するための連携情報を管理するためのテーブルである。

図６の外部サービス連携管理テーブルは項目として、連携管理ＩＤ、サービス名、及びサービス認証情報を有する。連携管理ＩＤは、外部サービス連携管理テーブルのレコードの識別情報である。サービス名は、連携しているストレージサービスの名称を表す情報である。サービス認証情報は、連携しているストレージサービスのＡＰＩを利用する際に使用する認証情報である。サービス認証情報は、アクセストークン、認証チケット、又はＣｏｏｋｉｅ（クッキー）等である。

図７は、ユーザ管理テーブルの一例の構成図である。ユーザ管理テーブルは、スキャンアプリなどのアプリケーションのユーザを管理するためのテーブルである。図７のユーザ管理テーブルは項目として、ユーザ管理ＩＤ、テナントＩＤ、ユーザＩＤ、及び連携管理ＩＤリストを有する。

ユーザ管理ＩＤは、ユーザ管理テーブルのレコードの識別情報である。テナントＩＤはユーザが所属するテナントの識別情報である。テナントとは、ユーザが所属する会社や部署などのグループである。ユーザＩＤは、テナント内のユーザの識別情報である。異なるテナントであれば、同一のユーザＩＤを使用できる。

連携管理ＩＤリストは、図６の外部サービス連携管理テーブルのレコードの識別情報である。図７に示すように、連携管理ＩＤリストは複数の連携管理ＩＤを設定できる。例えば図７の例では、ユーザ管理ＩＤ「Ｕｓｅｒ０００００１」及びユーザ管理ＩＤ「Ｕｓｅｒ０００００２」のユーザは、サービス名「××ボックス」のストレージサービスとの連携に同一のサービス認証情報を使用している。また、連携管理ＩＤリストにより、図６の外部サービス連携管理テーブルのレコードと図７のユーザ管理テーブルのレコードとが対応付けられている。

＜処理＞
次に、本実施形態に係る情報処理システム１の処理の詳細について説明する。本実施形態に係るサービス提供システム１０は、スキャンアプリの実行によりファイルが生成された場合に、生成されたファイルの情報をレコードとして通知対象管理テーブルに追加する処理を行う。

また、本実施形態に係るサービス提供システム１０は、スキャンアプリ以外のアプリが実行された場合に、通知対象管理テーブルにレコードが存在するファイルにアクセスしていれば、アクセスのあったファイルのレコードを削除する処理を行う。さらに、本実施形態に係るサービス提供システム１０は、通知対象管理テーブルを監視し、ファイル管理者であるユーザに通知する通知対象のレコードがあれば通知する処理を行う。

以下、図８～図１０のフローチャートを用いて、本実施形態に係るサービス提供システム１０の処理を説明する。図８は、スキャンアプリの実行によりファイルが生成された場合の処理の一例のフローチャートである。図９は、スキャンアプリ以外のアプリが実行された場合の処理の一例のフローチャートである。図１０は、通知対象管理テーブルを監視する通知ジョブの処理の一例のフローチャートである。

サービス提供システム１０のファイル利用状況管理部１２６は、スキャンアプリの実行によりファイルが生成された場合に、ステップＳ１０の処理を行う。ステップＳ１０において、ファイル利用状況管理部１２６は生成されたファイルの情報を新規レコードとして通知対象管理テーブルに追加する。なお、スキャン後の処理によりファイルが分割された場合、ファイル利用状況管理部１２６は、分割されたそれぞれのファイルの情報を新規レコードとして通知対象管理テーブルに追加する。

ステップＳ１２において、ファイル利用状況管理部１２６は未処理のファイルが残っているか否かを判定し、未処理のファイルが無くなるまで（生成された全てのファイルの情報がレコードとして通知対象管理テーブルに追加されるまで）ステップＳ１０の処理を繰り返し行う。

図８のフローチャートの処理により、ファイル利用状況管理部１２６はスキャンアプリの実行によりファイルが生成された場合に、生成されたファイルの情報をレコードとして図５の通知対象管理テーブルに追加できる。

サービス提供システム１０のファイル利用状況管理部１２６は、スキャンアプリ以外のアプリが実行された場合に、ステップＳ２０の処理を行う。ファイル利用状況管理部１２６はステップＳ２０において、実行されたアプリがファイルにアクセスしたか否かを判定する。実行されたアプリがファイルにアクセスしていなければ、ファイル利用状況管理部１２６は図９のフローチャートの処理を終了する。

実行されたアプリがファイルにアクセスしていれば、ファイル利用状況管理部１２６はステップＳ２２の処理を行う。ステップＳ２２において、ファイル利用状況管理部１２６はアクセスのあったファイルのレコードが通知対象管理テーブルにあるか（存在する）否かを判定する。ファイル利用状況管理部１２６はアクセスのあったファイルのレコードが通知対象管理テーブルになければ、図９のフローチャートの処理を終了する。

アクセスのあったファイルのレコードが通知対象管理テーブルにあれば、ファイル利用状況管理部１２６はステップＳ２４の処理を行う。ステップＳ２４において、ファイル利用状況管理部１２６はアクセスのあったファイルのレコードを通知対象管理テーブルから削除する。

図９のフローチャートの処理により、ファイル利用状況管理部１２６はスキャンアプリ以外のアプリが、通知対象管理テーブルにレコードが存在するファイルにアクセスしていれば、アクセスのあったファイルのレコードを通知対象管理テーブルから削除できる。

サービス提供システム１０のファイル利用状況通知処理部１３０は、図１０に示す通知ジョブの処理を、例えば予め指定されている時間、所定期間ごと、又は所定の条件をトリガとして実行する。

ステップＳ３０において、ファイル利用状況通知処理部１３０は所定件数のレコードを通知対象管理テーブルから取得する。ファイル利用状況通知処理部１３０が通知対象管理テーブルから取得するレコードの件数を制限することにより、ファイル利用状況通知処理部１３０は通知対象管理テーブルに含まれるレコード数が膨大になっても、一回の通知ジョブの処理にかかる時間を制限できる。なお、ファイル利用状況通知処理部１３０が通知対象管理テーブルから取得するレコードの件数は、無制限としてもよい。

ステップＳ３２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３０で取得したレコードから１件のレコードを選択する。ステップＳ３４において、ファイル利用状況通知処理部１３０は選択したレコードの連携管理ＩＤに基づき、外部サービス連携管理テーブルからレコードを選択する。選択したレコードのサービス名に基づき、ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０であるか否かを判定する。アクセス回数取得ＡＰＩを提供するストレージサービスであれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はストレージサービスに保存したファイルのアクセス回数を取得できる。

アクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０であれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３６においてアクセス回数取得ＡＰＩにアクセス回数取得リクエストを送信する。ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数取得リクエストの応答により、ステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルのアクセス回数を取得する。

ステップＳ３８において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３６で取得したアクセス回数が「０回」であるか否かを判定する。ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数が「０回」であれば、ステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていないと判定し、ステップＳ４０の処理を行う。ステップＳ４０において、ファイル利用状況通知処理部１３０は後述のようにファイル管理者に通知を行ったあと、ステップＳ４８の処理に進む。また、ファイル利用状況通知処理部１３０は、アクセス回数が「０回」でなければステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていると判定し、ステップＳ４０の処理をスキップしてステップＳ４８の処理に進む。

ステップ３４において、アクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０でないと判定すると、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ４２の処理を行う。ステップＳ４２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル情報取得ＡＰＩにファイル情報取得リクエストを送信する。ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル情報取得リクエストの応答により、ステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルの作成日時と更新日時とを取得する。

ステップＳ４４において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ４２で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一であるか否かを判定する。ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ４２で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一であれば、ステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていないと判定し、ステップＳ４６の処理を行う。ステップＳ４６において、ファイル利用状況通知処理部１３０は後述のようにファイル管理者に通知を行ったあと、ステップＳ４８の処理に進む。また、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ４２で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一でなければステップＳ３２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていると判定し、ステップＳ４６の処理をスキップしてステップＳ４８の処理に進む。

ステップＳ４８において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３２で選択したレコードを通知対象管理テーブルから削除する。ステップＳ５０において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３０で取得したレコードに、未処理のレコードが残っているか否かを判定する。未処理のレコードが残っていれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ３２の処理に戻り、ステップＳ３２以降の処理を続ける。未処理のレコードが残っていなければ、ファイル利用状況通知処理部１３０は図１０に示したフローチャートの処理を終了する。

ステップＳ４０及びＳ４６のファイル管理者への通知は、ファイル管理者のメールアドレス宛へのメール送信により行ってもよいし、サービス認証情報に対応付いているユーザのアプリ管理画面への表示により行ってもよい。図１１はファイル管理者への通知が表示されたアプリ管理画面の一例のイメージ図である。例えば図１１のアプリ管理画面１０００は、スキャン後に利用されていないファイルがあることをファイル管理者へ通知するメッセージ１００２が表示されている。

以上、本実施形態に係るサービス提供システム１０によれば、スキャン機能により生成されたファイルの利用状況を通知対象管理テーブルで管理し、利用されない状態で外部ストレージシステム４０に保存されているファイルがあれば、ファイル管理者に通知することができる。ファイルの利用状況とは、例えばファイルに変更が加えられた、スキャンアプリ以外のアプリ（プリントアプリなど）により参照されたなど、ファイルへのアクセス状況などである。

ファイル管理者は、利用されない状態で外部ストレージシステム４０に保存されているファイルがあることを通知により気付くことができる。したがって、ファイル管理者はファイルに実施すべき作業をしていないなど、ファイルに対する作業忘れに気付くことができる。このように、本実施形態に係るサービス提供システム１０は、ファイル管理者などのユーザがファイルに実施すべき作業をしていないなど、ファイルに対するユーザの作業忘れを抑制できる。

［第二の実施形態］
第二の実施形態では、図１２の通知対象管理テーブルを利用する。図１２は通知対象管理テーブルの一例の構成図である。図１２の通知対象管理テーブルは項目としてレコードＩＤ、ファイル作成日時、アイテムＩＤ、連携管理ＩＤ、最終利用日時、及び通知日時を有する。レコードＩＤ、ファイル作成日時、アイテムＩＤ、及び連携管理ＩＤは、図５の通知対象管理テーブルと同一である。

最終利用日時はファイルが最後に利用された日時を表す情報である。通知日時は利用されていないファイルがあることをファイル管理者へ通知した日時を表す情報である。第一の実施形態では図５の通知対象管理テーブルを利用するため、ファイルが利用された場合及び利用されていないファイルがあることをファイル管理者へ通知した場合に、通知対象管理テーブルからレコードを削除していた。

第二の実施形態では、図１２の通知対象管理テーブルを利用するため、ファイルが利用された場合及び利用されていないファイルがあることをファイル管理者へ通知した場合に通知対象管理テーブルのレコードを更新する。

以下、図１３～図１４のフローチャートを用いて、本実施形態に係るサービス提供システム１０の処理を説明する。図１３及び図１４は、通知対象管理テーブルを監視する通知ジョブの処理の一例のフローチャートである。

サービス提供システム１０のファイル利用状況通知処理部１３０は、図１３に示す通知ジョブの処理を、例えば予め指定されている時間、所定期間ごと、又は所定の条件をトリガとして実行する。

ステップＳ６０において、ファイル利用状況通知処理部１３０は所定件数のレコードを通知対象管理テーブルから取得する。ファイル利用状況通知処理部１３０が通知対象管理テーブルから取得するレコードの件数を制限することにより、ファイル利用状況通知処理部１３０は通知対象管理テーブルに含まれるレコード数が膨大になっても、一回の通知ジョブの処理にかかる時間を制限できる。なお、ファイル利用状況通知処理部１３０が通知対象管理テーブルから取得するレコードの件数は、無制限としてもよい。

ステップＳ６２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６０で取得したレコードから１件のレコードを選択する。ステップＳ６４において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに通知日時が登録されているか否かを判定する。

ファイル利用状況通知処理部１３０は通知日時が登録されていれば、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていると判定し、ステップＳ９２の処理に進む。

ファイル利用状況通知処理部１３０は通知日時が登録されていなければ、ステップＳ６６の処理を行う。ステップＳ６６においてファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに最終利用日時が登録されているか否かを判定する。ファイル利用状況通知処理部１３０は最終利用日時が登録されていれば、ステップＳ６８の処理を行う。

ステップＳ６８においてファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードのファイル作成日時と最終利用日時とが同一であるか否かを判定する。ファイル作成日時と最終利用日時とが同一であれば、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていないと判定し、ステップＳ７０の処理を行う。

ステップＳ７０において、ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル管理者に通知を行ったあと、ステップＳ７２の処理に進む。ステップＳ７２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに通知日時を登録し、ステップＳ９２の処理に進む。ファイル作成日時と最終利用日時とが同一でなければ、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ９２の処理に進む。

ステップＳ６６において、ファイル利用状況通知処理部１３０は最終利用日時が登録されていなければ、ステップＳ７４の処理を行う。ステップＳ７４において、ファイル利用状況通知処理部１３０は選択したレコードの連携管理ＩＤに基づき、外部サービス連携管理テーブルからレコードを選択する。選択したレコードのサービス名に基づき、ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０であるか否かを判定する。アクセス回数取得ＡＰＩを提供するストレージサービスであれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はストレージサービスに保存したファイルのアクセス回数を取得できる。

アクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０であれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ７６においてアクセス回数取得ＡＰＩにアクセス回数取得リクエストを送信する。ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数取得リクエストの応答により、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルのアクセス回数を取得する。

ステップＳ７８において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ７６で取得したアクセス回数が「０回」であるか否かを判定する。ファイル利用状況通知処理部１３０はアクセス回数が「０回」であれば、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていないと判定し、ステップＳ８０の処理を行う。ステップＳ８０において、ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル管理者に通知を行ったあと、ステップＳ８２の処理に進む。ステップＳ８２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに通知日時を登録し、ステップＳ９２の処理に進む。

ステップＳ７８においてアクセス回数が「０回」でなければ、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていると判定し、ステップＳ８０及びＳ８２の処理をスキップしてステップＳ９２の処理に進む。

ステップ７４において、アクセス回数取得ＡＰＩを提供している外部ストレージシステム４０でないと判定すると、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ８４の処理を行う。ステップＳ８４において、ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル情報取得ＡＰＩにファイル情報取得リクエストを送信する。ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル情報取得リクエストの応答により、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルの作成日時と更新日時とを取得する。

ステップＳ８６において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一であるか否かを判定する。ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一であれば、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていないと判定し、ステップＳ８８の処理を行う。

ステップＳ８８において、ファイル利用状況通知処理部１３０はファイル管理者に通知を行ったあと、ステップＳ９０の処理に進む。ステップＳ９０において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２で選択したレコードに通知日時を登録し、ステップＳ９２の処理に進む。ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ８４で取得したファイルの作成日時と更新日時とが同一でなければ、ステップＳ６２で選択したレコードに対応するファイルが生成後に利用されていると判定し、ステップＳ８８及びＳ９０の処理をスキップしてステップＳ９２の処理に進む。

ステップＳ９２において、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６０で取得したレコードに、未処理のレコードが残っているか否かを判定する。未処理のレコードが残っていれば、ファイル利用状況通知処理部１３０はステップＳ６２の処理に戻り、ステップＳ６２以降の処理を続ける。未処理のレコードが残っていなければ、ファイル利用状況通知処理部１３０は図１３及び図１４に示したフローチャートの処理を終了する。

第二の実施形態によれば、通知対象管理テーブルに最終利用日時及び通知日時が登録されているため、通知対象から外れるレコードを容易に判定できる。このため、第二の実施形態は第一の実施形態と比較して、ストレージサービスのＡＰＩの利用回数を減らすことができるので、通知ジョブの処理時間の削減が期待できる。

また、第二の実施形態によれば、通知対象管理テーブルの最終利用日時を利用することにより、生成後に利用されたファイルであっても、利用されてから所定期間が経過しているファイルを通知対象とする処理も可能となる。

さらに、第二の実施形態によれば、通知日時から所定期間が経過してもファイルが利用されていない場合に、ファイル管理者への再度の通知も可能となる。なお、第二の実施形態では、図１２の通知対象管理テーブルのレコードを、ファイル作成日時からの経過時間や通知の回数をトリガとして自動的に削除する処理を設けてもよい。

［第三の実施形態］
第三の実施形態では、図１５の通知対象管理テーブルを利用する。図１５は通知対象管理テーブルの一例の構成図である。図１５の通知対象管理テーブルは項目としてレコードＩＤ、ファイル作成日時、アイテムＩＤ、連携管理ＩＤ、最終利用日時、ファイルアクション、及び通知日時を有する。レコードＩＤ、ファイル作成日時、アイテムＩＤ、連携管理ＩＤ、最終利用日時、及び通知日時は図１２の通知対象管理テーブルと同一である。

ファイルアクションとは、ダウンロード、アップデート又はオープンなど、どのようなファイル操作に伴うアクセスがあったのかを表す情報である。図１５の例では、レコードＩＤ「００００１」のレコードに対応するファイルが、最終利用日時にダウンロードの操作を受け付けている。また、レコードＩＤ「００００２」のレコードに対応するファイルが最終利用日時に開く操作を受け付けている。

第三の実施形態によれば、通知対象管理テーブルにファイルアクションが登録されているため、ファイル管理者への通知を判定する際に、特定のファイルアクションに該当するアクセスがあったか否かで、通知の要否を判定できる。例えばスキャンアプリで生成されたファイルが、その後に電子署名を付与して更新されることが期待されている場合、最終利用日時が登録されている、且つ、ファイルアクションにアップデートが登録されているという条件を満たしていれば、期待されている作業を済ませており、通知が不要と判定できる。一方、最終利用日時が登録されていても、ファイルアクションにアップデートが登録されていなければ、期待されている作業を済ませておらず、通知が必要と判定することができる。このように、第三の実施形態では、ファイルに対するユーザの作業忘れを抑制するという目的に対して、より精度の高い通知を行うことができる。

［他の実施形態］
上記の実施形態ではスキャンアプリで生成したファイルの全てを通知対象の候補として扱っているが、利用状況の通知を必要としないファイル管理者も想定される。他の実施形態では、スキャンアプリで生成されるファイル（スキャンファイル）を通知対象の候補とするか否かを選択できるようにしてもよい。

例えばアプリ開発者向けには、例えば図１６に示すようなアプリ開発画面のスキャン設定画面で、アプリ内共通設定としてスキャンファイルを通知対象の候補とするか否かを指定できるようにしてもよい。図１６はアプリ作成時の利用状況通知設定の一例について説明する為の画面イメージ図である。

また、スキャンアプリのユーザ向けには、ＭＦＰなどの機器２０の操作パネル上で、例えば図１７に示すようなスキャン設定画面からスキャンファイルを通知対象の候補とするか否かを指定できるようにしてもよい。図１７はスキャンアプリ実行時の利用状況通知設定の一例について説明する為の画面イメージ図である。

図１７（Ａ）はスキャンファイルを通知対象の候補としない指定がされた画面イメージ図である。図１７（Ｂ）は、スキャンファイルを通知対象の候補とする指定「Ｏｎ」及びスキャンファイルを通知対象の候補としない指定「Ｏｆｆ」を選択中の画面イメージ図である。スキャンファイルを通知対象の候補としない指定がされている場合は、スキャンアプリ実行時の通知対象管理テーブルへのレコード追加が行われない。

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。上記で説明した本実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＤＳＰ（digital signal processor）、ＦＰＧＡ（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１ 情報処理システム
１０ サービス提供システム
２０ 機器
３０ ＰＣ端末
４０ 外部ストレージシステム
２２ 通信部
２８ スキャン処理部
１２６ ファイル利用状況管理部
１３０ ファイル利用状況通知処理部
Ｎ１ ネットワーク

特開２００８－２１７８０１号公報

Claims (9)

1. スキャン機能により生成した電子ファイルの情報が記録された通知対象管理情報を用いて前記電子ファイルの利用状況を管理するファイル利用状況管理手段と、
   前記通知対象管理情報に記録されている前記電子ファイルの情報に基づいて判定した通知対象の前記電子ファイルの情報をユーザに通知するファイル利用状況通知処理手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記ファイル利用状況管理手段は、前記スキャン機能以外の機能による前記電子ファイルの利用状況を、前記通知対象管理情報を用いて管理する
   請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記ファイル利用状況通知処理手段は、前記通知対象管理情報に基づき、前記スキャン機能以外の機能によって利用されていない前記電子ファイルを、前記通知対象の前記電子ファイルとして判定する
   請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記ファイル利用状況通知処理手段は、前記電子ファイルを記憶する記憶部から取得した前記電子ファイルのアクセス回数に基づいて、前記通知対象の前記電子ファイルを判定する
   請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記ファイル利用状況通知処理手段は、前記電子ファイルを記憶する記憶部から取得した前記電子ファイルの作成日時及び更新日時に基づいて、前記通知対象の前記電子ファイルを判定する
   請求項３記載の情報処理装置。
6. 前記ファイル利用状況管理手段は、前記電子ファイルに対するファイルアクションの内容を、前記通知対象管理情報を用いて更に管理し、
   前記ファイル利用状況通知処理手段は、電子ファイルに対するファイルアクションの内容に基づいて判定した前記通知対象の前記電子ファイルの情報をユーザに通知する
   請求項１乃至５の何れか一項に記載の情報処理装置。
7. 前記ファイル利用状況管理手段は、前記スキャン機能により生成した前記電子ファイルの利用状況を管理するか否かの選択をユーザから受け付け、ユーザから利用状況を管理する選択を受け付けた前記電子ファイルの利用状況を管理する
   請求項１乃至６の何れか一項に記載の情報処理装置。
8. １以上の機器と、１以上の情報処理装置と、を有する情報処理システムであって、
   前記機器は、
   原稿をスキャンして電子ファイルを生成するスキャン処理手段と、
   生成した前記電子ファイルを送信する通信手段と、
   を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記電子ファイルの情報が記録された通知対象管理情報を用いて前記電子ファイルの利用状況を管理するファイル利用状況管理手段と、
   前記通知対象管理情報に記録されている前記電子ファイルの情報に基づいて判定した通知対象の前記電子ファイルの情報をユーザに通知するファイル利用状況通知処理手段と、
   を有する情報処理システム。
9. 情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
   スキャン機能により生成した電子ファイルの情報が記録された通知対象管理情報を用いて前記電子ファイルの利用状況を管理するファイル利用状況管理ステップと、
   前記通知対象管理情報に記録されている前記電子ファイルの情報に基づいて判定した通知対象の前記電子ファイルの情報をユーザに通知するファイル利用状況通知処理ステップと、
   を有する情報処理方法。

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