以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。
<システム構成>
図1は、一実施形態に係る情報処理システムのシステム構成の例を示す図である。情報処理システム100は、例えば、サーバ装置101、情報端末102、電子機器103、及び管理者端末104等を含む。図1の例では、サーバ装置101は、情報端末102及び電子機器103と、例えば、インターネットやLAN(Local Area Network)等の通信ネットワークN1を介して通信可能に接続されている。また、サーバ装置101は、管理者端末104と、例えば、インターネットやLAN等の通信ネットワークN2を介して通信可能に接続されている。
なお、図1に示すシステム構成は一例であり、通信ネットワークN1と通信ネットワークN2とは同じ通信ネットワークであっても良い。また、以下の説明の中で、通信ネットワークN1及び通信ネットワークN2のうち、任意の通信ネットワークを示す場合、「ネットワークN」を用いる。
サーバ装置101は、コンピュータの構成を有する情報処理装置、又は複数の情報処理装置を含むシステムである。サーバ装置101は、例えば、情報端末102、電子機器103等のユーザが利用するユーザ端末と通信を行い、ユーザ端末を利用するユーザに依頼する作業を管理する。例えば、サーバ装置101は、情報処理システムを利用する利用者(以下、ユーザと呼ぶ)に対して所定のサービスを提供するとともに、所定のサービスを利用するために必要な様々な作業の管理(例えば、作業の依頼の作成、記憶、設定、通知等)を行う。
具体的な一例として、サーバ装置101は、情報端末102、及び電子機器103が備えるウェブブラウザで利用可能なウェブアプリケーションを提供するウェブサーバであり、ウェブアプリケーションを利用するために必要な作業をユーザに依頼(要求)する。例えば、サーバ装置101は、メールアドレスが未登録のユーザに対してメールアドレスの登録及び確認を依頼する、期限が切れたパスワードの変更を依頼する等の様々な作業を管理する。ただし、これに限られず、サーバ装置101が提供する所定のサービスは、ウェブアプリケーション以外のサービスであっても良い。
情報端末102は、例えば、ノートPC(Personal Computer)、スマートフォン、タブレット端末等の情報処理装置であり、ユーザが利用するユーザ端末の一例である。例えば、ユーザは、情報端末102が備えるウェブブラウザを利用して、サーバ装置101が提供するウェブページにアクセスし、サーバ装置101が提供する所定のサービス(例えば、ウェブアプリケーション等)を利用する。また、情報端末102は、例えば、ウェブブラウザやメーラ等により、サーバ装置101から通知される作業の依頼等を表示する。
電子機器103は、例えば、ウェブブラウザを備え、サーバ装置101が提供するウェブページにアクセスして、サーバ装置101が提供する所定のサービスを利用可能な機器である。ここでは、一例として、電子機器103が、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等を一つの筐体に搭載したMFP(Multifunction Peripheral)等の画像形成装置であるものとして、以下の説明を行う。なお、電子機器103は、複数の利用者が共用するユーザ端末の一例である。
ただし、電子機器103は、画像形成装置に限られず、情報処理システム100が提供する所定のサービスを利用可能な様々な機器であって良い。例えば、電子機器103は、PJ(Projector:プロジェクタ)、IWB(Interactive White Board:相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板)、デジタルサイネージ、HUD(Head Up Display)装置等の出力装置であっても良い。また、電子機器103は、例えば、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、自動車(Connected Car)、デジタルカメラ、ウェアラブル端末等の機器であっても良い。さらに、電子機器103は、例えば、ノートPC、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、PDA(Personal Digital Assistant)、デジタルカメラ、ウェアラブルPCデスクトップPC等の汎用の情報処理装置であっても良い。
管理者端末104は、例えば、コンピュータの構成を有するPC等の情報処理装置である。管理者等(例えば、情報処理システム100を管理する管理者、又は通知方法を設定する担当者等)は、管理者端末104を用いて、サーバ装置101にアクセスして、サーバ装置101が管理している作業に関する様々な設定を行うことができる。例えば、管理者等は、管理者端末104が備えるウェブブラウザでサーバ装置101が提供するウェブページにアクセスし、ユーザが利用するユーザ端末の種類や作業の実施状況等に応じて、作業毎に適切な通知方法を設定(選択)することができる。
なお、上記の情報処理システム100のシステム構成は一例である。例えば、管理者等は、情報端末102が備えるウェブブラウザを利用して、サーバ装置101が管理している作業に関する設定を行うことも可能である。また、情報処理システム100において、ユーザに所定のサービスを提供する装置は、ユーザ端末を利用するユーザに依頼する作業を管理するサーバ装置101とは異なる装置(例えば、電子機器103や他のサーバ装置等)であっても良い。
<ハードウェア構成>
続いて、情報処理システム100に含まれる各装置のハードウェア構成について説明する。
(サーバ装置、情報端末、及び管理者端末のハードウェア構成)
図2は、一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。
サーバ装置101は、例えば、図2に示すようなコンピュータ200のハードウェア構成を有している。或いは、サーバ装置101は、図2に示すようなハードウェア構成を有する複数のコンピュータ200によって実現される。また、情報端末102及び管理者端末104は、例えば、図2に示すようなコンピュータ200のハードウェア構成を有している。
コンピュータ200は、例えば、図2に示されるように、CPU(Central Processing Unit)201、ROM(Read Only Memory)202、RAM(Random Access Memory)203、HD(Hard Disk)204、HDD(Hard Disk Drive)コントローラ205、ディスプレイ206、外部機器接続I/F(Interface)207、ネットワークI/F208、キーボード209、ポインティングデバイス210、DVD−RW(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ212、メディアI/F214、及びバスライン215等を備えている。
これらのうち、CPU201は、コンピュータ200全体の動作を制御する。ROM202は、例えば、IPL(Initial Program Loader)等のCPU201の起動に用いられるプログラムを記憶する。RAM203は、CPU201のワークエリアとして使用される。HD204は、プログラム等の各種データを記憶する。HDDコントローラ205は、CPU201の制御に従ってHD204に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。
ディスプレイ206は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続I/F207は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、USB(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等が含まれる。ネットワークI/F208は、通信ネットワークNを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。なお、コンピュータ200は、複数のネットワークI/F208を備えていても良い。
キーボード209は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス210は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。DVD−RWドライブ212は、着脱可能な記録媒体の一例としてのDVD−RW211に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、DVD−RW211は、DVD−RWに限らず、DVD−R等であっても良い。メディアI/F214は、フラッシュメモリ等のメディア213に対するデータの読み出し又は書き込み(記憶)を制御する。バスライン215は、上記の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバス、データバス及び各種の制御信号等を含む。
(電子機器のハードウェア構成)
図3は、一実施形態に係る画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。ここでは、電子機器103のハードウェア構成の一例として、画像形成装置300のハードウェア構成について説明する。
画像形成装置300は、例えば、図3に示されるように、コントローラ310、近距離通信回路320、エンジン制御部330、操作パネル340、ネットワークI/F350等を備えている。
これらのうち、コントローラ310は、コンピュータの主要部であるCPU301、システムメモリ(MEM−P)302、ノースブリッジ(NB)303、サウスブリッジ(SB)304、ASIC(Application Specific Integrated Circuit)305、記憶部であるローカルメモリ(MEM−C)306、HDDコントローラ307、及び、記憶部であるHD308等を有し、NB303とASIC305との間をAGP(Accelerated Graphics Port)バス311で接続した構成となっている。
これらのうち、CPU301は、画像形成装置300の全体制御を行う制御部である。NB303は、CPU301と、MEM−P302、SB304、及びAGPバス311とを接続するためのブリッジであり、MEM−P302に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、PCI(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びAGPターゲットとを有する。
MEM−P302は、コントローラ310の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるROM302a、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるRAM302bとからなる。なお、RAM302bに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、CD−R、DVD等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成しても良い。
SB304は、NB303とPCIデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ASIC305は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのIC(Integrated Circuit)であり、AGPバス311、PCIバス312、HDDコントローラ307、及びMEM−C306をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このASIC305は、PCIターゲット及びAGPマスタ、ASIC305の中核をなすアービタ(ARB)、MEM−C306を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジック等により画像データの回転などを行う複数のDMAC(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部331及びプリンタ部332との間でPCIバス312を介したデータ転送を行うPCIユニットとからなる。なお、ASIC305には、USBのインターフェースや、IEEE1394(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394)のインターフェースを接続するようにしても良い。
MEM−C306は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。HD308は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。HD308は、CPU301の制御に従ってHD308に対するデータの読出又は書込を制御する。AGPバス311は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、MEM−P302に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。
近距離通信回路320には、1つ以上の無線通信I/F320aが備わっている。無線通信I/F320aには、例えば、NFC(Near Field Communication)、Bluetooth(登録商標)等の近距離無線通信を行うためのアンテナ、高周波回路、通信制御回路等が含まれ得る。
エンジン制御部330は、例えば、スキャナ部331及びプリンタ部332等によって構成されている。スキャナ部331は、原稿等を読み取る読取装置である。プリンタ部332は、印刷データを印刷媒体に印刷する印刷装置である。スキャナ部331又はプリンタ部332には、例えば、誤差拡散やガンマ変換等の画像処理部分が含まれている。
操作パネル340は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部340a、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作ボタン340bを備えている。コントローラ310は、画像形成装置300全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル340からの入力等を制御する。
なお、画像形成装置300は、操作パネル340のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。
また、ネットワークI/F350は、通信ネットワークNを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。近距離通信回路320及びネットワークI/F350は、PCIバス312を介して、ASIC305に電気的に接続されている。
<機能構成>
続いて、情報処理システム100の機能構成について説明する。図4は、一実施形態に係る情報処理システムの機能構成の例を示す図である。
(サーバ装置の機能構成)
サーバ装置101は、例えば、図2のCPU201、又は複数のコンピュータ200で1つ以上のプログラムを実行することにより、通信部401、認証部402、作業管理部403、通知管理部404、表示制御部405、通知部406、サービス提供部407、利用制限部408、及び記憶部409等を実現している。なお、上記の各機能構成のうち、少なくとも一部は、ハードウェアによって実現されるものであっても良い。
また、サーバ装置101は、ユーザDB(Database)411、作業DB412、及び通知DB413等のデータベースを有している。
通信部401は、例えば、図2のCPU201で実行されるプログラム、及び1つ以上のネットワークI/F208等によって実現され、ネットワークNを介して、情報端末102、電子機器103、及び管理者端末104等と通信を行う。
認証部402は、例えば、情報端末102、電子機器103等のユーザ端末から、サーバ装置101にログインするユーザを認証する。例えば、認証部402は、サーバ装置101にログインを要求するユーザが、ユーザDB411に登録されたユーザである場合、ログインを許可する。
作業管理部403は、例えば、ユーザDB411、作業DB412等に記憶された情報に基づいて、ユーザに依頼する作業を作成し、作成した作業を作業DB412に記憶して管理する。
ユーザDB411には、例えば、図5(a)に示されるようなユーザデータ501が含まれる。図5(a)の例では、ユーザデータ501には、項目として、「ユーザID」、「ユーザ名」、「パスワード」、「メールアドレス」、「カードID」、「所属」等の情報が含まれている。「ユーザID」は、ユーザを識別する識別情報である。「ユーザ名」は、ユーザの名前(例えば、氏名、登録名等)を示す情報である。「パスワード」は、ユーザが情報処理システム100にログインするとき等に用いられる認証情報の一例である。
「メールアドレス」は、ユーザの電子メール等の宛先を示す情報である。「カードID」は、ユーザが所持するICカード等の識別情報であり、例えば、ICカード認証等に用いられる。「所属」は、ユーザの所属する部署やグループ等を示す情報である。
一例として、作業管理部403は、図5(a)に示すようなユーザデータ501を参照して、ユーザに依頼する作業を作成する。例えば、図5(a)において、ユーザAのメールアドレスが未登録であり、かつユーザAが電子機器103を利用するためにメールアドレスの確認(又は登録)が必要であるものとする。このような場合、作業管理部403は、ユーザAに依頼する作業(例えば、メールアドレスの確認)を作成し、作業DB412に登録する。
作業DB412には、例えば、図5(b)に示すような作業データ502が含まれる。図5(b)の例では、作業データ502には、項目として、「作業ID」、「作業名」、「ユーザ名」、「対応状況」、及び「利用制限フラグ」等の情報が含まれている。「作業ID」は、作業を識別する識別情報であり、例えば、作業管理部403によって生成される。「作業名」は、作業の名前を示す情報である。なお、「作業名」は、作業内容を特定するための情報の一例である。
「ユーザ名」は、作業を依頼するユーザの名前を示す情報である。なお、「ユーザ名」は、作業を依頼するユーザを特定するための情報の一例であり、「ユーザID」等であっても良い。「対応状況」は、依頼した作業に対するユーザの対応状況を示す情報であり、例えば、「未対応」、「対応済」等の情報が記憶される。「利用制限フラグ」は、ユーザが作業を完了していないときに、情報処理システム100が提供するサービスの利用を制限するか否かを示す情報である。例えば、利用制限フラグに「要」が記憶されている場合、利用制限フラグが有効となり、「否」が記憶されている場合、利用制限フラグが無効となる。
図5(a)、(b)の例では、ユーザデータ501において、ユーザAのメールアドレスが未登録なので、作業管理部403は、ユーザAにメールアドレスの確認を依頼する作業(作業ID「W0001」)を作成している。また、ユーザデータ501において、ユーザBのカードIDが未登録なので、作業管理部403は、ユーザBにカードIDの登録を依頼する作業(作業ID「W0002」)を作成している。
また、別の一例として、作業管理部403は、管理者端末104や他のサーバ装置等からの要求に応じて、ユーザに依頼する作業を作成するものであっても良い。
ここで、図4に戻り、サーバ装置101の機能構成の説明を続ける。
通知管理部404は、作業DB412に登録された作業を、ユーザに通知するための情報である通知データを作成し、通知DB413に記憶して管理する。
通知DB413には、例えば、図5(c)に示すような通知データ503、図5(d)に示すような電子機器用の通知オプションデータ504、及び図5(e)に示すような情報端末用の通知オプションデータ505等が含まれる。
図5(c)の例では、通知データ503には、項目として、「通知ID」、「通知先種別」、「通知先」、「通知オプションID」、及び「通知予定時刻」等の情報が含まれる。「通知ID」は、通知を識別する識別情報であり、例えば、通知管理部404によって生成される。「通知先種別」は、通知を通知するユーザ端末の種別を示す情報であり、例えば、「通知先」が情報端末102である場合、「情報端末」が設定され、「通知先」が電子機器103である場合、「電子機器」が設定される。
「通知先」は、作業の依頼を通知するユーザ端末(情報端末102、又は電子機器103)を特定するための情報である。一例として、通知管理部404は、新たな通知データを登録する場合、「通知先」に、デフォルトの通知先を設定する。例えば、図5(a)に示すユーザデータにおいて、ユーザAのメールアドレスが登録されていないので、「通知先」として、ユーザAの情報端末102を選択することができない。このような場合、通知管理部404は、一例として、ユーザAの所属「部署A」に設置された電子機器103である「MFP001」を通知先として登録しても良い。なお、「通知先」の情報は、後述する表示制御部405が提供する設定画面を用いて、管理者端末104から設定可能である。
「通知オプションID」は、通知に適用する通知オプションを特定するための情報である。「通知予定時刻」は、通知を行う時間(例えば、日時、日付、時刻等)を示す情報である。なお、「通知予定時刻」の情報は、後述する表示制御部405が提供する設定画面を用いて、管理者端末104から設定可能である。
図6(d)に示す電子機器用の通知オプションデータ504は、通知先種別が「電子機器」である場合に用いられる。また、図6(e)に示す情報端末用の通知オプションデータ505は、通知先種別が「情報端末」である場合に用いられる。なお、通知先によってオプションデータが異なるのは、通知先によって指定可能な通知オプションが違うためである。
図6(d)、(e)の例では、電子機器用の通知オプションデータ504、及び情報端末用の通知オプションデータ505には、項目として、「通知オプションID」、「通知内容」、及び「確認必須フラグ」等の情報が含まれる。「通知オプションID」は、通知オプションを識別する識別情報である。「通知内容」は、通知先に通知するメッセージ等のテキストデータである。「確認必須フラグ」は、通知に対するユーザの確認操作の要否を示す情報である。
なお、図5に示すユーザデータ501、作業データ502、通知データ503、電子機器用の通知オプションデータ504、情報端末用の通知オプションデータ505等は、ユーザDB411、作業DB412、通知DB413に記憶されている情報の一例である。ユーザDB411、作業DB412、通知DB413に記憶されている情報は、図5に示す各データとは異なる形式の情報であっても良い。
ここで、再び図4に戻り、サーバ装置101の機能構成の説明を続ける。
表示制御部405は、管理者端末104に、作業毎に作業の依頼の通知方法を設定する設定画面を表示させる。例えば、表示制御部405は、設定画面を表示するウェブページを提供するウェブサーバとして機能し、管理者端末104のウェブブラウザ等からの要求に応じて、設定画面を管理者端末104のウェブブラウザ等に表示させる。
この設定画面は、例えば、HTML(Hyper Text Markup Language)、XML(Extensible Markup Language)、css(Cascading Style Sheets)、JavaScript(登録商標)等の言語によって作成されている。したがって、管理者等は、設定画面に対して所定の操作を行うことにより、作業の依頼の通知方法(例えば、通知データ503に含まれる「通知先」、「通知予定時刻」等)を、作業毎に設定することができる。また、この設定画面で設定された作業の依頼の通知方法は、例えば、通知管理部404によって、通知DB413に含まれる通知データ503等に反映される。なお、表示制御部405が管理者端末104に表示させる設定画面の例については後述する。
通知部406は、通知DB413に含まれる通知データ503、電子機器用の通知オプションデータ504、情報端末用の通知オプションデータ505等に基づいて、ユーザに依頼する作業を、情報端末102、電子機器103等のユーザ端末に通知する。
好ましくは、通知部406は、通知先種別によって異なる通知方法で、作業の依頼をユーザ端末に通知する。例えば、通知部406は、通知先種別が「情報端末」である場合、作業が作成されて、作業DB412、通知DB413が更新されると、直ちに作業の依頼を情報端末102に通知する。ただし、通知データ503に通知予定時刻が設定されている場合は、通知予定時刻の後に、作業の依頼を情報端末102に通知する。
一方、通知部406は、通知先種別が「電子機器」である場合、電子機器103にユーザがログインした後に、当該ユーザに対応する作業の依頼を電子機器103に通知する。これは、電子機器103が、複数の利用者によって共用される場合があるためである。
サービス提供部407は、情報処理システム100がユーザに提供する所定のサービスを提供する。例えば、サービス提供部407は、情報端末102、及び電子機器103が備えるウェブブラウザで利用可能なウェブアプリケーションを提供するウェブサーバとして機能する。
利用制限部408は、ユーザに依頼した作業の利用制限フラグが有効であるときに、当該作業が実施されるまで、ユーザによる所定のサービスの利用を制限する。
記憶部409は、例えば、図2のCPU201で実行されるプログラム、及びHDDコントローラ205、HD204等によって実現される。記憶部409には、例えば、情報処理システム100に含まれる電子機器103の情報(機器名、IPアドレス等)、ユーザが利用する情報端末102の情報(端末名、ユーザ名等)等、ユーザに作業を依頼するために用いられる様々な情報が予め記憶されている。
(情報端末、管理者端末の機能構成)
情報端末102、管理者端末104は、例えば、図2のCPU201で所定のプログラムを実行することにより、通信部421、表示部422、及び操作受付部423等を実現している。なお、上記の各機能構成のうち、少なくとも一部はハードウェアによって実現されるものであっても良い。
通信部421は、例えば、図2のCPU201で実行されるOS、及びネットワークI/F208等によって実現され、ネットワークNを介して、サーバ装置101等と通信を行う。
表示部422は、例えば、図2のCPU201で実行されるウェブブラウザ等によって実現され、サーバ装置101によって提供される設定画面、操作画面、通知画面等の表示画面をディスプレイ206等に表示する。
操作受付部423は、例えば、図2のCPU201で実行されるウェブブラウザ等によって実現され、表示部422が表示する表示画面に対するユーザの操作を受け付ける。
(電子機器の機能構成)
電子機器103は、例えば、図3のCPU301等で所定のプログラムを実行することにより、通信部431、表示部432、及び操作受付部433等を実現している。なお、電子機器103には、各電子機器103が提供するサービス(例えば、電子機器103が画像形成装置300である場合には、印刷、コピー、スキャン等)を実現するサービス提供手段が含まれるが、本実施形態では、サービス提供手段部は任意の構成であって良いので、ここでは説明を省略する。
通信部431は、例えば、図3のCPU301で実行されるプログラム、及びネットワークI/F350等によって実現され、ネットワークNを介して、サーバ装置101等と通信を行う。
表示部432は、サーバ装置101によって提供される操作画面や通知画面等の表示画面を操作パネル340等に表示する。
操作受付部433は、表示部432が表示する表示画面に対するユーザの操作を受け付ける。
なお、図4に示す情報処理システム100の機能構成は一例である。例えば、サーバ装置101が有する認証部402、サービス提供部407、及び利用制限部408のうち、少なくとも一部は、電子機器103や他のサーバ装置等が有していても良い。また、ユーザDB411、作業DB412、及び通知DBのうち、少なくとも一部は、サーバ装置101の外部に設けられていても良い。このように、図4に示す各機能構成は、情報処理システム100に含まれるいずれかの装置が有していれば良い。
<処理の流れ>
続いて本実施形態に係る情報処理方法の処理の流れについて説明する。
(作業データ作成時の処理)
図6は、一実施形態に係る作業データ作成時の処理の例を示すフローチャートである。この処理は、サーバ装置101の作業管理部403が、ユーザに依頼する作業のデータである作業データを作成したときに、情報処理システム100で実行される処理の例を示している。
ステップS601において、サーバ装置101の作業管理部403が作業データを作成すると、ステップS602以降の処理が実行される。なお、作業管理部403は、例えば、前述したように、作業DB412等に記憶された情報に基づいて、ユーザに依頼する作業データ502を作成する。ここで作成された作業データ502は、作業DB412に登録される。
ステップS602において、サーバ装置101の通知管理部404は、前述したように、作業DB412に登録された作業を、ユーザに通知するための情報である通知データ503を作成する。ここで作成された通知データ503は、通知DB413に記憶される。
ステップS603において、サーバ装置101の通知部406は、通知DB413に新たに登録された通知データ503(通知対象となる通知データ)を参照して、通知先種別が「情報端末」であるか否かを判断する。通知先種別が「情報端末」でない場合、通知部406は処理を終了させる。一方、通知先種別が「情報端末」である場合、通知部406は処理をステップS604に移行させる。
ステップS604に移行すると、通知部406は、通知対象となる通知データを参照して、通知予定時刻が設定されているか否かを判断する。通知予定時刻が設定されている場合、通知部406は、処理をステップS605に移行させる。一方、通知予定時刻が設定されていない場合、通知部406は、処理をステップS606に移行させる。
ステップS605に移行すると、通知部406は、現在の時刻が、通知予定時刻を過ぎているか否かを判断する。通知予定時刻を過ぎている場合、通知部406は、処理をステップS606に移行させる。一方、通知予定時刻を過ぎていない場合、通知部406は、通知予定時刻になるまで待機し、通知予定時刻になったときに処理をステップS606に移行させる。なお、ステップS604、S605の処理はオプションであり、省略可能である。
ステップS606に移行すると、通知部606は、通知DB413に含まれる通知データ503、及び情報端末用の通知オプションデータ505等に基づいて、ユーザに依頼する作業を情報端末102に通知する。
ステップS607において、通知部606は、ユーザに依頼する作業を情報端末102に通知したことを通知管理部404に通知し、通知を受けた通知管理部404は、通知済の通知データを削除する。
上記の処理により、サーバ装置101は、新たに作成された作業の通知種別が「情報端末」である場合、図6のステップS604以降の通知処理を実行し、通知種別が「情報端末」でない場合、通知処理を保留する。
(電子機器を利用する際の通知処理)
図7は、一実施形態に係る電子機器を利用する際の通知処理の例を示すフローチャートである。この処理は、ユーザが電子機器103を利用する際に情報処理システム100が実行する通知処理の例を示している。なお、図7に示す処理の開始時点において、ユーザの認証が完了し、ユーザが電子機器103の利用を開始するものとする。また、図7に示す処理のうち、少なくとも一部は、電子機器103が主体となって実行しても良いし、サーバ装置101が主体となって実行しても良い。
ステップS701において、ユーザが電子機器103の利用を開始すると、情報処理システム100は、ユーザに対応する通知データの有無を確認する。
一例として、電子機器103の表示部432は、サーバ装置101に、ユーザに対応する通知データがあるかを問い合わせる。これに応じて、サーバ装置101の通知部406は、通知DB413にユーザに対応する通知データがある場合、ユーザに対応する通知データ(例えば、通知データ、及び電子機器用の通知オプション)を電子機器103に通知する。
別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、電子機器103の利用を開始したユーザに対応する通知データが、通知DB413に登録されているかを確認するものであっても良い。
ステップS702において、情報処理システム100は、ユーザに対応する通知データがあるか否かに応じて処理を分岐させる。ユーザに対応する通知データがない場合、情報処理システム100は、通知処理を終了させる。一方、ユーザに対応する通知データがある場合、情報処理システム100は、ステップS703以降の処理を実行する。
ステップS703において、情報処理システム100は、通知データに通知予定時刻が設定されているか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部422は、サーバ装置101から通知された通知データに通知予定時刻が設定されているか否かを判断する。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、ユーザに対応する通知データに通知予定時刻が設定されているか否かを判断するものであっても良い。
通知予定時刻が設定されている場合、情報処理システム100は、処理をステップS704に移行させる。一方、通知予定時刻が設定されていない場合、情報処理システム100は、処理をステップS705に移行させる。
ステップS704において、情報処理システム100は、現在の時刻が、通知予定時刻を過ぎているか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部422は、現在の時刻が、通知予定時刻を過ぎているか否かを判断する。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、現在の時刻が、通知予定時刻を過ぎているか否かを判断するものであっても良い。
通知予定時刻を過ぎていない場合、情報処理システム100は、表示処理を終了させる。一方、通知予定時刻を過ぎている場合、情報処理システム100は、ステップS705以降の処理を実行する。なお、ステップS703、S704に示す処理はオプションであり、省略可能である。
ステップS705において、情報処理システム100は、通知データに基づいて、ユーザに作業を依頼する通知内容を表示する。
一例として、電子機器103の表示部422は、サーバ装置101から通知された通知データに基づいて、図8(a)に示すような表示画面810を操作パネル340等に表示する。図8(a)の例では、表示画面810には、ユーザに依頼する作業内容を示す文字列を含むダイアログボックス等の通知情報811が表示されている。
別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、サービス提供部407が提供する図8(a)に示すような表示画面810に、通知情報811を表示させるものであっても良い。
ステップS706において、情報処理システム100は、通知データの確認必須フラグが有効(要)であるか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部422は、サーバ装置101から通知された通知データの確認必須フラグを確認する。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、ユーザに対応する通知データの確認必須フラグを確認するものであっても良い。
確認必須フラグが有効である場合、情報処理システム100は、処理をステップS707に移行させる。一方、通知データの確認必須フラグが有効でない場合、情報処理システム100は、処理をステップS708に移行させる。
ステップS707に移行すると、情報処理システム100は、ユーザによる確認操作を受け付けるまで待機し、ユーザによる確認操作を受け付けると、処理をステップS708に移行させる。
ステップS708に移行すると、情報処理システム100は、作業データの利用制限フラグが有効(要)であるか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部432は、サーバ装置101に、通知データに対応する作業の利用制限フラグが有効であるか否かを問い合わせる。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、通知データに対応する作業データにおいて、利用制限フラグが有効であるか否かを確認するものであっても良い。
利用制限フラグが有効である場合、情報処理システム100は、処理をステップS709に移行させる。一方、利用制限フラグが有効でない場合、情報処理システム100は、処理をステップS711に移行させる。
ステップS709に移行すると、情報処理システム100は、利用制限されていることを示す通知を表示する。
一例として、電子機器103の表示部422は、例えば、図8(b)に示すような表示画面820を操作パネル340等に表示させる。図8(b)の例では、表示画面820には、利用が制限されていることを示す文字列を含むダイアログボックス等の通知情報821が表示されている。
別の一例として、サーバ装置101の利用制限部408が、サービス提供部407が提供する図8(b)に示すような表示画面820に、通知情報821を表示させるものであっても良い。
ステップS710において、情報処理システム100は、依頼した作業が完了したか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部432は、サーバ装置101に、通知データに対応する作業が完了したか否かを問い合わせる。別の一例として、サーバ装置101の利用制限部408が、作業データ502の対応状況が「対応済」(又は「完了」)になっているか否かを確認するものであっても良い。
なお、サーバ装置101の作業管理部403は、例えば、図5(a)に示すユーザデータ501に、ユーザAのメールアドレスが登録されると、図5(b)に示す作業データ502の作業ID「W0001」の対応状況を「対応済」に変更するものとする。
作業が完了していない場合、情報処理システム100は、処理をステップS709に戻し、表示画面820の表示を継続する。一方、作業が完了した場合、情報処理システム100は、処理をステップS711に移行させる。
ステップS711に移行すると、情報処理システム100は、通知データを削除する。一例として、電子機器103の表示部432は、サーバ装置101から通知された通知データを削除するとともに、サーバ装置101に当該通知データの削除を要求する。別の一例として、サーバ装置101の作業管理部403が、作業DB412から通知済の作業データを削除するものであっても良い。なお、作業DB412から作業データが削除されると、通知管理部404は、当該作業データに対応する通知データを通知DB413から削除するものとする。
上記の各処理により、情報処理システム100は、作業を依頼する通知を、通知先種別に応じて異なる通知方法で、情報端末102、電子機器103等のユーザ端末に通知する。
(通知方法の設定処理)
本実施形態に係る情報処理システム100は、管理者端末104を用いて、管理者等が作業毎に適切な通知方法を選択(設定)して、ユーザに作業を依頼することができる。
[第1の実施形態]
図9は、第1の実施形態に係る通知方法の設定処理の例を示すシーケンス図である。この処理は、管理者等が、管理者端末104を用いて、作業毎に適切な通知方法を設定する設定処理の一例を示している。
ステップS901において、管理者等が、管理者端末104に対して設定画面の表示操作を行うと、ステップS902以降の処理が実行される。なお、管理者等は、例えば、管理者端末104のウェブブラウザに、サーバ装置101が提供する所定のウェブページのURL(Uniform Resource Locator)情報を入力すること等により、設定画面の表示操作を行うことができる。
ステップS902において、管理者端末104の操作受付部423は、管理者等による設定画面の表示操作を受け付けると、サーバ装置101に設定画面の表示要求を送信する。
ステップS903において、サーバ装置101の表示制御部405は、管理者端末104から設定画面の表示要求を受け付けると、作業DB412から、例えば、図5(b)に示すような作業データ502を取得する。
ステップS904において、サーバ装置101の表示制御部405は、取得した作業データ502を用いて、例えば、図10に示すような設定画面1000を作成する。また、ステップS904において、表示制御部405は、作成した設定画面1000を、要求元の管理者端末104に送信する。
ステップS905において、管理者端末104の表示部442は、サーバ装置101から通知された設定画面1000を、ウェブブラウザ等に表示する。
図10は、第1の実施形態に係る通知方法の設定画面の例を示す図である。図10に示すように、設定画面1000には、作業DB412に登録されている作業の一覧1010が表示されている。作業の一覧1010に含まれる項目のうち、「作業ID」、「ユーザ名」、「作業名」、「対応状況」は、図5(b)に示す作業データ502の「作業ID」、「ユーザ名」、「作業名」、「対応状況」に対応している。
また、作業の一覧1010に含まれる項目のうち、「通知先」、「通知日時」は、図5(c)に示す通知データ503の「通知先」、「通知予定時刻」に対応しており、管理者等により設定可能に表示されている。
例えば、「通知先」の設定欄1011には、通知データ503の「通知先」に記憶されている通知先(例えば、「MFP001」)が表示され、一例として、プルダウンメニュー1012等により、通知先を変更することができる。これにより、管理者等は、例えば、ユーザに応じて、より適切な電子機器103(自席により近い電子機器103等)に通知先を変更すること等ができる。なお、「通知先」は、作業の依頼の通知先を設定する設定項目の一例である。
また、「通知日時」には、通知データ503の「通知予定時刻」に記憶されている通知日時が表示され、一例として、プルダウンメニュー1013〜1016等により、通知日時を変更することができる。これにより、管理者等は、例えば、ユーザに応じて、通知日時を、より適切な通知日時に変更することができるようになる。なお、「通知日時」は、作業の依頼をユーザに通知する時間に関する設定項目の一例である。
ここで、図9に戻り、シーケンス図の説明を続ける。
ステップS907において、管理者等が、表示された設定画面に対して、通知方法の設定操作を行うと、ステップS1309以降の処理が実行される。なお、管理者等は、例えば、図10に示すような設定画面1000において、必要に応じて、通知先、通知日時等を設定した後に、「OK」ボタン1020を選択することにより、通知方法の設定操作を行うことができる。
ステップS908において、管理者端末104の操作受付部423は、管理者等による設定操作を受け付けると、設定された情報(設定情報)をサーバ装置101に送信する。
ステップS909において、サーバ装置101の表示制御部405は、管理者端末104から設定情報を受け付けると、受け付けた設定情報を通知管理部404に通知する。
ステップS910において、サーバ装置101の通知管理部404は、表示制御部405から通知された設定情報を、例えば、図5(c)に示すような通知データ503に反映させる。また、ステップS911において、通知管理部404は、通知データを更新したことを通知部406に通知する。
ステップS912において、サーバ装置101の通知部406は、通知管理部404から更新通知を受け付けると、更新された通知データに対して、例えば、図6のステップS603〜S607に示すような通知処理を実行する。
上記の処理により、管理者等は、管理者端末104を用いて、作業毎に適切な通知方法を選択して、ユーザに作業を依頼することができるようになる。
なお、例えば、図10の設定画面1000において、設定可能に表示されている「通知先」、及び「通知日時」は、通知方法の一例である。
[第2の実施形態]
第2の実施形態では、管理者等が、管理者端末104を用いて、作業毎に適切な通知方法を設定する設定処理の別の一例について説明する。
図11は、第2の実施形態に係る通知データの一例のイメージを示す図である。図11に示すように、第2の実施形態に係る通知データ503には、図5(c)に示す第1の実施形態に係る通知データ503の「通知予定時刻」に代えて(又は加えて)、「対応期限」の項目が含まれている。この対応期限が設定されている場合、対応期限までに、ユーザに依頼した作業が実施されない場合、ユーザによる所定のサービスの利用が制限されるものとする。
図12は、第2の実施形態に係る通知方法の設定処理の例を示すシーケンス図である。この処理は、管理者等が、管理者端末104を用いて、作業毎に適切な通知方法を設定する設定処理の別の一例を示している。
ステップS1201において、情報処理システム100は、例えば、図9のステップS901〜S906と同様の処理を実行し、例えば、図13に示すような設定画面1300を、管理者端末104に表示させる。
図13は、第2の実施形態に係る通知方法の設定画面の例を示す図である。図13に示すように、第2の実施形態に係る設定画面1300には、作業DB412に登録されている作業の一覧1320が表示されている。この作業の一覧1320には、図10に示す第1の実施形態に係る作業の一覧1010に含まれる「通知日時」の項目に代えて、「対応期限」の項目が含まれている。
この「対応期限」には、例えば、図10に示すような通知データ503の「対応期限」に記憶されている日時が表示され、一例として、プルダウンメニュー1221〜1224等により、「対応期限」を変更することができる。これにより、管理者等は、例えば、必要に応じて、作業の対応期限を先延ばしにする等の個別対応ができるようになる。なお、「対応期限」は、作業の依頼で通知した作業内容を実施する期限を設定する設定項目の一例である。
また、好適な一例として、設定画面1300には、条件を指定して作業をソートするための「ソート」ボタン1310が表示されている。管理者等は、「ソート」ボタン1310を選択し、表示される指定画面において、ソート条件を指定することができるものとする。なお、「ソート」ボタン1310は、図10に示す第1の実施形態に係る設定画面1000にも適用可能である。
ここで、図12に戻り、シーケンス図の説明を続ける。
ステップS1202において、管理者等がソート条件を指定すると、ステップS1203以降の処理が実行される。
ステップS1203において、管理者端末104の操作受付部441は、管理者等によるソート条件の指定を受け付けると、受け付けたソート条件をサーバ装置101に送信する。
ステップS1204において、サーバ装置101の表示制御部405は、管理者端末104からソート条件を受け付けると、例えば、図5(b)に示すような作業データ502を、ソート条件に従ってソート(並べ替え)する。
ステップS1205において、サーバ装置101の表示制御部405は、設定画面1300の作業の一覧1320を、ソートした作業データで更新する。また、ステップS1204において、表示制御部405は、更新された設定画面を管理者端末104に送信する。
ステップS1207において、管理者端末104の表示部422は、更新された設定画面を表示する。
ステップS1208において、管理者等が、更新された設定画面に対して設定操作を行うと、ステップS1209以降の処理が実行される。
ステップS1209において、管理者端末104の操作受付部423は、管理者等による設定操作を受け付けると、設定された情報(設定情報)をサーバ装置101に送信する。
ステップS1210において、サーバ装置101の表示制御部405は、管理者端末104から設定情報を受け付けると、受け付けた設定情報を通知管理部404に通知する。
ステップS1211において、サーバ装置101の通知管理部404は、表示制御部405から通知された設定情報を、例えば、図10に示すような通知データ503に反映させる。また、ステップS1212において、通知管理部404は、通知データを更新したことを通知部406に通知する。
ステップS1213において、サーバ装置101の通知部406は、通知管理部404から更新通知を受け付けると、更新された通知データに対して、例えば、図6のステップS603〜S607に示すような通知処理を実行する。
上記の処理により、管理者等は、管理者端末104を用いて、作業毎に適切な通知期限を設定して、ユーザに作業を依頼することができるようになる。
(電子機器の利用するときの通知処理)
図14は、第2の実施形態に係る電子機器を利用する際の通知処理の例を示すフローチャートである。この処理は、ユーザが電子機器103を利用する際に情報処理システム100で実行される通知処理の例を示している。なお、基本的な処理内容は、図7に示す一実施形態に係る電子機器を利用する際の通知処理と同様なので、ここでは、図7に示す処理と同様の処理に対する詳細な説明は省略する。
ステップS1401において、ユーザが電子機器103の利用を開始すると、情報処理システム100は、図7のステップS701と同様にして、ユーザに対応する通知データの有無を確認する。
ステップS1402において、情報処理システム100は、ユーザに対応する通知データがあるか否かに応じて処理を分岐させる。ユーザに対応する通知データがない場合、情報処理システム100は、通知処理を終了させる。一方、ユーザに対応する通知データがある場合、情報処理システム100は、ステップS1403以降の処理を実行する。
ステップS1403において、情報処理システム100は、例えば、図7のステップS705と同様にして、ユーザに作業を依頼する通知内容を表示する。なお、本実施形態においても、ステップS1403の処理の前に、図7のステップS703、S704と同様の処理を実行しても良い。
ステップS1404において、情報処理システム100は、例えば、図7のステップS706と同様にして、通知データの確認必須フラグが有効(要)であるか否かを判断する。確認必須フラグが有効である場合、情報処理システム100は、処理をステップS1405に移行させる。一方、通知データの確認必須フラグが有効でない場合、情報処理システム100は、処理をステップS1406に移行させる。
ステップS1405に移行すると、情報処理システム100は、ユーザによる確認操作を受け付けるまで待機し、ユーザによる確認操作を受け付けると、処理をステップS1406に移行させる。
ステップS1406に移行すると、情報処理システム100は、通知データに対応期限が設定されているか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部432は、サーバ装置101から通知された通知データに対応期限が設定されているか否かを判断する。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、通知データに対応期限が設定されているか否かを判断するものであっても良い。
対応期限が設定されている場合、情報処理システム100は、処理をステップS1407に移行させる。一方、対応期限が設定されていない場合、情報処理システム100は、処理をステップS1410に移行させる。
ステップS1407において、情報処理システム100は、現在の日時が、通知データに設定されている対応期限を過ぎているか否かを判断する。一例として、電子機器103の表示部432は、現在の日時が、サーバ装置101から通知された通知データに設定されている対応期限を過ぎているか否かを判断する。別の一例として、サーバ装置101の通知部406が、現在の日時が、通知データに設定されている対応期限を過ぎているか否かを判断するものであっても良い。
対応期限を過ぎている場合、情報処理システム100は、処理をステップS1408に移行させる。一方、対応期限を過ぎていない場合、情報処理システム100は、処理をステップS1411に移行させる。
ステップS1408に移行すると、情報処理システム100は、例えば、図7のステップS709と同様にして、利用制限されていることを示す通知を表示する。
ステップS1409において、情報処理システム100は、例えば、図7のステップS710と同様にして、依頼した作業が完了したか否かを判断する。
作業が完了していない場合、情報処理システム100は、処理をステップS1408に戻し、表示画面820の表示を継続する。一方、作業が完了した場合、情報処理システム100は、処理をステップS1410に移行させる。
ステップS1410に移行すると、情報処理システム100は、例えば、図7のステップS711と同様にして、通知データを削除する。
ステップS1411において、情報処理システム100は、ステップS1403で表示した通知内容の表示を終了する。
上記の処理により、情報処理システム100は、管理者等が作業毎に対応期限を個別に設定し、対応期限を過ぎても作業が実施されない場合、ユーザによる所定のサービスの利用を制限することができるようになる。
以上、本発明の各実施形態によれば、ユーザ端末を利用するユーザに依頼する作業を管理する情報処理システム100において、管理者等が作業毎に適切な通知方法を選択して、ユーザに作業を依頼することができるようになる。
<補足>
上記で説明した各実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP(digital signal processor)、FPGA(field programmable gate array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。