JP2022086836A - サーバ装置、管理システム、管理方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができるサーバ装置を提供すること。【解決手段】送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、受け付けた取得要求に対応する受信文書を、取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、取得要求を行った機器に関する情報と受信文書の受信先の機器に関する情報とに基づいて取得要求に対応する受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、を有することにより上記課題を解決する。【選択図】図４

Description

本発明は、サーバ装置、管理システム、管理方法、及びプログラムに関する。

従来、時々刻々と変化する管理対象文書の現状をリアルタイムできめ細かく把握する目的で、操作情報の内容が、未読に係る文書のうち全頁を対象とする処理に係る全頁閲覧操作であった場合には、当該文書に係る処理の現状を、未読から既読へと変更する一方、操作情報の内容が、未読に係る文書のうち一部の頁を対象とする処理に係る一部頁閲覧操作であった場合には、当該文書に係る処理の現状を、未読から保留へと変更する技術が知られていた（例えば特許文献１参照）。

例えば送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書は、受信先の機器の中に蓄積され、受信先の機器で受信文書を閲覧することで未読状態から既読状態となる既読管理が行われている。また、近年ではファクス送信された受信文書をクラウド等に蓄積することで、受信先の機器以外の機器からも受信文書を閲覧できるようにしたシステムが利用されている。

しかしながら、受信先の機器以外の機器からも受信文書を閲覧できるようにしたシステムでは、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書を無条件で未読状態から既読状態にしてしまうと、その受信文書を閲覧すべきユーザが受信文書を見落としやすいという問題があった。なお、特許文献１の情報処理システムは上記の問題について解決するものではない。

本発明の一実施形態は、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができるサーバ装置を提供することを目的とする。

上記した課題を達成するため、本発明の一実施形態は、送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、を有する。

本発明の一実施形態によれば、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができる。

本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 本実施形態に係る受信文書一覧テーブルの一例の構成図である。 受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。 受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。 ファクス文書を受信したファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。 ユーザ管理テーブルの一例の構成図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ユーザ管理テーブルを更新する処理について説明する一例の図である。 ユーザ管理テーブルの更新処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 拠点管理テーブルの一例の構成図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 ユーザ、所属、機器の保有組織、及びファクス番号を対応付ける管理テーブルの一例の構成図である。

以下、本発明の各実施形態について、添付の図面を参照しながら説明する。なお、本実施形態において「拠点」とは、活動のよりどころになる所、又は活動の足場となる重要な地点等であり、例えば場所、部門、業務等である。

［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。図１に示す管理システム１は、ファクス受信サーバ１０、ＦＡＸ機器などの機器１２Ａ～１２Ｄ、及びスマートデバイスなどの機器１４が、ネットワーク１８を介して接続されている。ネットワーク１８は電話網、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等である。機器１２Ａ～１２Ｄの何れでもよい場合は、単に機器１２と呼ぶ。

機器１２はファクス送受信を行う。機器１２は、例えばＦＡＸ機器、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral/Product/Printer）などである。機器１２は、ネットワーク１８を介してファクス受信サーバ１０にアクセスできる。送信元の機器１２はファクス文書をファクス送信する場合に、受信先のファクス番号（受信番号）を指定して、ファクス受信サーバ１０にファクス文書を送信する。受信先の機器１２はファクス受信サーバ１０からファクス文書を受信する。

ファクス受信サーバ１０は、一台以上の情報処理装置により実現される。ファクス受信サーバ１０はクラウドを利用して実現するようにしてもよい。ファクス受信サーバ１０は複数の拠点を持つ企業などの組織の機器１２を受信先とするファクス文書（受信文書）を受信し、記憶する。

なお、ファクス受信サーバ１０が記憶している受信文書は、ネットワーク１８を介してファクス受信サーバ１０にアクセス可能な機器１２及び機器１４であれば、受信先の機器１２以外であってもファクス受信サーバ１０から取得できる。機器１４は例えば組織に所属するユーザのスマートデバイスである。

機器１４はＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、ネットワーク家電、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等であってもよい。また、ファクス受信サーバ１０は記憶している受信文書の既読管理を後述のように行う。

受信先の機器１２へのファクス受信の通知は、ファクス受信サーバ１０から受信先の機器１２へ通知するプッシュ型で行うようにしてもよいし、受信先の機器１２からファクス受信サーバ１０に問い合わせるプル型で行うようにしてもよい。

図１に示す管理システム１の構成は一例である。例えば機器１２又は１４の機能の少なくとも一部は、ファクス受信サーバ１０で実現する構成であってもよい。また、ファクス受信サーバ１０の機能の少なくとも一部は、ファクス受信サーバ１０以外の管理サーバなどのサーバ装置で実現する構成であってもよいし、機器１２又は１４で実現する構成であってもよい。

＜ハードウェア構成＞
《コンピュータ》
図１に示したファクス受信サーバ１０は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。また、図１に示した機器１４は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現してもよい。図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。

コンピュータ５００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、プログラムに従ってコンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインタフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９はネットワーク１８を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

《ＭＦＰ》
図１に示した機器１２は例えば図３に示すようなハードウェア構成のＭＦＰ９００により実現される。図３は本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。

図３のＭＦＰ９００は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）バス９２１で接続した構成となっている。

ＣＰＵ９０１は、ＭＦＰ９００の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジである。また、ＮＢ９０３は、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ（Peripheral Component Interconnect）マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａと、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとを有する。ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

ＳＢ９０４はＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（Integrated Circuit）であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤ９０８、及びＭＥＭ－Ｃ９０７を、それぞれ接続するブリッジの役割を有する。

ＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲット及びＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ（Direct Memory Access Controller）、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットを有する。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）のインタフェースや、ＩＥＥＥ１３９４（Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインタフェースを接続するようにしてもよい。

ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。

また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。

更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２によって構成されている。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部９４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作パネル９４０ｂを備えている。

コントローラ９１０は、ＭＦＰ９００全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。

なお、ＭＦＰ９００は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクス機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時には、ドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクス機能の選択時にはファクスモードとなる。

また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、ネットワーク１８を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。

なお、ＭＦＰ９００はＩＣカードによる認証を利用する場合、ＩＣカードリーダが内蔵又は外付けされる。ＭＦＰ９００はＩＣカードに埋め込まれたＲＦタグからＩＣカードに固有の識別情報を無線通信で読み取る。ＩＣカードはスマートフォンなどのスマートデバイスが内蔵するものでもよい。また、ＭＦＰ９００はＩＣカードリーダ以外を利用してもよく、生体認証装置（指紋、掌紋、虹彩、顔など）やバーコード読み取り装置等を利用してもよい。

＜機能構成＞
本実施形態に係る管理システム１は例えば図４に示す機能構成により実現される。図４は本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。図４の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。

図４の機器１２は、ファクス通信制御部４０、受信文書取得要求部４２、認証制御部４４、及び画面制御部４６を有する。機器１２はプログラムを実行することにより、例えば図４の機能構成を実現する。

ファクス通信制御部４０はファクス通信プロトコルを利用し、ファクス文書の送受信を行う。受信文書取得要求部４２はファクス受信サーバ１０が記憶している受信文書又は受信文書一覧の取得をファクス受信サーバ１０に対して要求し、ファクス受信サーバ１０から受信文書又は受信文書一覧を取得する。認証制御部４４は認証に関する制御を行う。画面制御部４６は受信した受信文書一覧や受信文書を操作パネル９４０に表示させる。

図４の機器１４は、受信文書取得要求部５０、認証制御部５２、及び画面制御部５４を有する。機器１４はプログラムを実行することにより、例えば図４に示すような機能構成を実現する。

受信文書取得要求部５０は、ファクス受信サーバ１０が記憶している受信文書又は受信文書一覧の取得をファクス受信サーバ１０に対して要求し、ファクス受信サーバ１０から受信文書又は受信文書一覧を取得する。認証制御部５２は認証に関する制御を行う。画面制御部５４は受信した受信文書一覧や受信文書をディスプレイ５０６に表示させる。

このように、図４はファクス受信サーバ１０が記憶する受信文書又は受信文書一覧を機器１２又は１４が取得して、表示や印刷などを行うことで、受信文書をユーザに閲覧させる管理システム１の例を示している。なお、管理システム１はファクス受信サーバ１０が記憶する受信文書の閲覧を、機器１２及び１４の何れか一方から閲覧させる構成であってもよい。

図４のファクス受信サーバ１０は、受信文書管理部２０、既読管理部２２、受信文書一覧提供部２４、情報更新制御部２６、管理情報記憶部２８、及び受信文書記憶部３０を有する。ファクス受信サーバ１０はプログラムを実行することにより、例えば図４に示すような機能構成を実現する。

受信文書管理部２０は、送信元の機器１２から組織の機器１２を受信先とするファクス文書を受信し、受信文書として記憶して管理する。既読管理部２２は記憶して管理している受信文書の既読管理を後述のように行う。受信文書一覧提供部２４は、機器１２又は１４からの受信文書一覧又は受信文書の取得要求に基づいて、受信文書一覧又は受信文書を取得要求元に応答する。情報更新制御部２６は管理情報記憶部２８に記憶されている管理情報を更新する。管理情報記憶部２８はファクス受信サーバ１０での処理に必要な各種情報を記憶している。受信文書記憶部３０は送信元の機器１２から送信先の機器１２（組織の機器１２）にファクス送信された受信文書を記憶している。

＜処理＞
最初に、本実施形態に係る管理システム１のファクス送受信について説明する。図５は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図５は機器１２Ａをファクス文書の送信元、機器１２Ｂをファクス文書の受信先とした例を示している。

機器１２Ａから機器１２Ｂにファクス送信する場合、機器１２Ａは機器１２Ｂのファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ１０にファクス文書を送信する。ファクス文書の受信先である機器１２Ｂはファクス受信サーバ１０にアクセスして、ファクス受信サーバ１０からファクス文書を受信文書として取得できる。

なお、本実施形態に係る管理システム１では、ファクス文書の受信先である機器１２Ｂ以外であっても、ファクス受信サーバ１０にアクセス可能な（アクセスする権限を有している）機器１２Ｃ、１２Ｄ、及び１４であれば、ファクス受信サーバ１０から受信文書を取得（ダウンロード）してユーザに閲覧させることできる。

ファクス受信サーバ１０は送信元の機器１２Ａから受信した受信文書を、受信文書記憶部３０に記憶すると共に、例えば図６に示すような受信文書一覧テーブルを用いて受信文書の既読管理を行う。図６は、本実施形態に係る受信文書一覧テーブルの一例の構成図である。図６の受信文書一覧テーブルは、例えば管理情報記憶部２８に記憶されている。

図６の受信文書一覧テーブルは、文書ＩＤ、既読フラグ、受信日時、送信元、及び受信先をデータ項目として有している。文書ＩＤは受信文書の識別情報の一例である。既読フラグは受信文書の未読状態又は既読状態を表す情報の一例である。図６では「０」が未読状態を表す。また、図６では「１」が既読状態を表す。

送信元は受信文書の送信元のファクス番号を表す。受信先は受信文書の受信先のファクス番号を表す。図６の受信文書一覧テーブルを用いることで、ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２は記憶して管理している受信文書の既読管理を行うことができる。

例えばファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂがファクス受信サーバ１０から図６の受信文書一覧を取得した場合、操作パネル９４０は図７の上段に示した画面１０００を表示する。図７は、受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。

画面１０００は図６の受信文書一覧テーブルに基づき、上から２番目、４番目、及び５番目の受信文書（文書ＩＤ「２」「４」及び「５」の受信文書）のデータ項目「未読」に未読状態を表す「●」を表示している。なお、画面１０００では、上から１番目及び３番目の受信文書（文書ＩＤ「１」及び「３」の受信文書）のデータ項目「未読」に既読状態を表す「●」を表示せずに空欄「 」とすることで既読状態を表している。

画面１０００は、文書表示ボタン１００２、文書印刷ボタン１００４、及び文書消去ボタン１００６が設けられている。機器１２Ｂを操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書表示ボタン１００２を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ１０から取得して、操作パネル９４０に表示することができる。

また、機器１２Ｂを操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書印刷ボタン１００４を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ１０から取得して印刷することができる。さらに、機器１２Ｂを操作するユーザは受信文書一覧から受信文書を選択して文書消去ボタン１００６を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ１０から消去することができる。

図７では機器１２Ｂを操作するユーザが受信文書一覧から文書ＩＤ「２」の受信文書を選択して文書表示ボタン１００２を押下した例を示している。機器１２Ｂは、ファクス受信サーバ１０に対して文書ＩＤ「２」の受信文書の取得を要求し、文書ＩＤ「２」の受信文書を取得する。機器１２Ｂは操作パネル９４０に例えば図７に示すような画面１０１０を表示する。

画面１０１０はユーザが選択した文書ＩＤ「２」の受信文書のイメージが表示された例である。画面１０１０は表示終了ボタン１０１２が設けられている。機器１２Ｂを操作するユーザは表示終了ボタン１０１２を押下することで、受信文書のイメージの表示を終了できる。なお、画面１０１０に表示されていた文書ＩＤ「２」の受信文書の受信先は「０３１２３４５６７８」であることから、機器１２Ｂである。

したがって、ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２は、文書ＩＤ「２」の受信文書が受信先の機器１２Ｂで閲覧されたと判断し、図６の文書ＩＤ「２」のデータ項目「既読フラグ」の値を、未読状態の「０」から既読状態の「１」に変更する。また、画面１０１０から遷移する図７の画面１０００は、上から２番目の受信文書（文書ＩＤ「２」の受信文書）のデータ項目「未読」が未読状態を表す「●」から既読状態を表す空欄「 」に変更されている。

例えばファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂ以外の機器１２がファクス受信サーバ１０から図６の受信文書一覧を取得した場合、操作パネル９４０は図７の上段の画面１０００と同一の図８の上段に示す画面１０００を表示する。図８は受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。

画面１０００は図６の受信文書一覧テーブルに基づき、上から２番目、４番目、及び５番目の受信文書（文書ＩＤ「２」「４」及び「５」の受信文書）のデータ項目「未読」に未読状態を表す「●」を表示している。

図８では機器１２Ｂ以外の機器１２を操作するユーザが文書ＩＤ「２」の受信文書を受信文書一覧から選択して文書表示ボタン１００２を押下した例を示している。機器１２Ｂ以外の機器１２は、ファクス受信サーバ１０に対して文書ＩＤ「２」の受信文書の取得を要求し、文書ＩＤ「２」の受信文書を取得する。機器１２Ｂ以外の機器１２は操作パネル９４０に例えば図８に示すような画面１０１０を表示する。

画面１０１０はユーザが選択した文書ＩＤ「２」の受信文書のイメージが表示された例である。機器１２Ｂ以外の機器１２を操作するユーザは表示終了ボタン１０１２を押下することで、受信文書のイメージの表示を終了できる。なお、画面１０１０に表示されていた文書ＩＤ「２」の受信文書の受信先は「０３１２３４５６７８」であることから、機器１２Ｂである。

したがって、ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２は、文書ＩＤ「２」の受信文書が受信先の機器１２Ｂで閲覧させず、受信先の機器１２Ｂ以外の機器１２で閲覧されたと判断し、図６の文書ＩＤ「２」のデータ項目「既読フラグ」の値を、未読状態の「０」のままとする。また、画面１０１０から遷移する図８の画面１０００は、上から２番目の受信文書（文書ＩＤ「２」の受信文書）のデータ項目「未読」が未読状態を表す「●」のままとなる。

なお、図８では機器１２Ｂ以外の機器１２がファクス受信サーバ１０から図６の受信文書一覧を取得した場合の画面遷移例を示したが、機器１４の場合も画面レイアウトなどを除き、同様である。

図９は、ファクス文書を受信したファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。ステップＳ１０においてファクス受信サーバ１０の受信文書管理部２０は受信したファクス文書の文書ＩＤを採番する。ステップＳ１２に進み、受信文書管理部２０は採番したファクス文書を受信文書として受信文書記憶部３０に記憶（蓄積）する。なお、受信文書記憶部３０はファクス受信サーバ１０がデータ通信可能な他のサーバ装置に設けるようにしてもよい。

ステップＳ１４に進み、受信文書管理部２０は図６に示したような受信文書一覧テーブルに、ステップＳ１２で蓄積した受信文書の情報（文書ＩＤ、受信日時、送信元、及び受信先）のレコードを追加する。ステップＳ１６に進み、受信文書管理部２０はステップＳ１４で追加されたレコード（受信文書情報）の既読フラグの値に未読状態を表す「０」を設定する。

図９に示すように、ファクス文書を受信したファクス受信サーバ１０は、受信文書のレコードを図６に示したような受信文書一覧テーブルに追加する際に、そのレコードの既読フラグに未読状態を表す「０」を設定しておく。

図１０は、ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。図１０は機器１２を操作するユーザが受信文書を表示又は印刷することで閲覧する例を示している。

例えばユーザから受信文書一覧の画面１０００を表示する操作を受け付けた機器１２の受信文書取得要求部４２は、ステップＳ２０において、例えば図６の受信文書一覧テーブルに示した受信文書一覧をファクス受信サーバ１０に要求する。ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ２２に進み、機器１２からの受信文書一覧要求に基づいて、受信文書一覧情報を要求元の機器１２に応答する。機器１２の画面制御部４６は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えば図７の画面１０００を操作パネル９４０に表示させる。

例えば機器１２を操作するユーザは図７の受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書表示ボタン１００２を押下することで、選択中の受信文書の文書ＩＤ及び要求元の機器１２のファクス番号を指定してファクス受信サーバ１０に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。また、機器１２を操作するユーザは図７の受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書印刷ボタン１００４を押下することで、選択中の受信文書の文書ＩＤ及び要求元の機器１２のファクス番号を指定してファクス受信サーバ１０に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。

ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ２４における機器１２からの受信文書のダウンロード要求（取得要求の一例）に基づき、指定された文書ＩＤの受信文書をステップＳ２６においてダウンロード要求元の機器１２に応答する。ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２は応答した受信文書の既読管理を行う。

具体的に、既読管理部２２はステップＳ２４で指定された要求元の機器１２のファクス番号がステップＳ２６で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していれば、その受信文書を見るべきユーザが閲覧したと判断し、応答した受信文書に対応する図６の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態に変更する。

なお、既読管理部２２はステップＳ２４で指定された要求元の機器１２のファクス番号がステップＳ２６で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していなければ、その受信文書を見るべきユーザが閲覧していないと判断し、応答した受信文書に対応する図６の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を変更しない。

既読管理部２２による既読管理の処理は、例えば図１１に示すような処理手順で実行される。図１１は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。なお、図１１のフローチャートでは指定された要求元の機器１２のファクス番号を「Ｍａｃｈｉｎｅ」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書ＩＤを「Ｉｄ」と表している。

ステップＳ４０において、ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４は図６のような受信文書一覧テーブルから、文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）を検索する。ステップＳ４２において、既読管理部２２はステップＳ４０で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」に設定されていたファクス番号と「Ｍａｃｈｉｎｅ」とが一致しているか否かを判定する。

一致していれば、既読管理部２２はステップＳ４４に進み、ステップＳ４０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「１」に変更する。なお、一致していなければ、既読管理部２２はステップＳ４４の処理をスキップすることで、ステップＳ４０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「１」に変更しない。

ステップＳ４６において、受信文書一覧提供部２４は文書ＩＤ＝「Ｉｄ」の受信文書を受信文書記憶部３０から読み出して、ダウンロード要求元の機器１２に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム１では未読状態の受信文書を受信先の機器１２以外の機器１２で閲覧したとしても未読状態のままとなる。

図１０に戻り、例えば図７の画面１０１０の表示終了ボタン１０１２がユーザにより押下されると、機器１２の受信文書取得要求部４２は、ステップＳ２８において、受信文書一覧をファクス受信サーバ１０に要求する。

ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ３０に進み、機器１２からの受信文書一覧要求に基づき、受信文書一覧情報を要求元の機器１２に応答する。機器１２の画面制御部４６は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えばステップＳ２６の受信文書の応答により未読状態が既読状態に変更された受信文書情報を含む図７の下段の画面１０００を操作パネル９４０に表示させる。

図１２は、ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。図１２は機器１４を操作するユーザが受信文書を表示することで閲覧する例を示している。

例えばユーザから受信文書一覧の画面１０００を表示する操作を受け付けた機器１４の受信文書取得要求部５０は、ステップＳ６０において、例えば図６の受信文書一覧テーブルに示した受信文書一覧をファクス受信サーバ１０に要求する。ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ６２に進み、機器１４からの受信文書一覧要求に基づいて、受信文書一覧情報を要求元の機器１４に応答する。機器１４の画面制御部５４は受信した受信文書一覧情報に基づき、受信文書一覧を含む画面をディスプレイ５０６に表示させる。

例えば機器１４を操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して受信文書をダウンロードするための操作を行うことで、選択中の受信文書の文書ＩＤ及び操作中のユーザのユーザアカウントを指定してファクス受信サーバ１０に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。

ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ６４における機器１４からの受信文書のダウンロード要求（取得要求の一例）に基づき、指定された文書ＩＤの受信文書をステップＳ６６においてダウンロード要求元の機器１４に応答する。ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２は応答した受信文書の既読管理を行う。

具体的に、既読管理部２２はステップＳ６４で指定されたユーザアカウントと図１３のユーザ管理テーブルにおいて対応付けられている機器１２のファクス番号が、ステップＳ６６で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していれば、その受信文書を見るべきユーザが閲覧したと判断する。既読管理部２２は、ステップＳ６６で応答した受信文書に対応する図６の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態に変更する。

図１３はユーザ管理テーブルの一例の構成図である。図１３に示すユーザ管理テーブルはデータ項目としてユーザアカウント及び機器のファクス番号を有する。ユーザアカウントはユーザを識別する識別情報の一例である。機器のファクス番号は、ユーザアカウントにより識別されるユーザと対応付けられている機器１２の識別情報の一例である。図１３のユーザ管理テーブルはファクス受信サーバ１０の管理情報記憶部２８に保存しておいてもよいし、機器１４に保存しておいてもよい。機器１４に保存している場合は、ステップＳ６４の受信文書のダウンロード要求で指定する情報が図１０のステップＳ２４と同一となるため、ステップＳ６４以降の処理が図１０のステップＳ２４以降と同一となる。

既読管理部２２は、ステップＳ６４で指定されたユーザアカウントと図１３のユーザ管理テーブルにおいて対応付けられている機器１２のファクス番号が、ステップＳ６６で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していなければ、その受信文書を見るべきユーザが閲覧していないと判断する。既読管理部２２は、ステップＳ６６で応答した受信文書に対応する図６の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を変更しない。

既読管理部２２による既読管理の処理は、例えば図１４に示すような処理手順で実行される。図１４は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。図１４のフローチャートでは指定された操作中のユーザ（要求元のユーザ）のユーザアカウントを「Ｕｓｅｒ」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書ＩＤを「Ｉｄ」と表している。

ステップＳ８０において、ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４は図６のような受信文書一覧テーブルから、文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）を検索する。ステップＳ８２において、受信文書一覧提供部２４は図１３のようなユーザ管理テーブルから「Ｕｓｅｒ」と対応付けられている機器１２のファクス番号を検索する。

ステップＳ８４において、既読管理部２２はステップＳ８０で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」に設定されていたファクス番号と、ステップＳ８２で検索された「Ｕｓｅｒ」と対応付けられている機器１２のファクス番号とが一致しているか否かを判定する。

一致していれば、既読管理部２２はステップＳ８６に進み、ステップＳ８０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「１」に変更する。なお、一致していなければ、既読管理部２２はステップＳ８６の処理をスキップすることで、ステップＳ８０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「１」に変更しない。

ステップＳ８８において、受信文書一覧提供部２４は文書ＩＤ＝「Ｉｄ」の受信文書を受信文書記憶部３０から読み出して、ダウンロード要求元の機器１４に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム１では未読状態の受信文書を受信先の機器１２以外のスマートデバイス等の機器１４で閲覧したとしても未読状態のままとなる。

図１２に戻り、受信文書の表示終了の操作がユーザにより行われると、機器１４の受信文書取得要求部５０は、ステップＳ６８において、受信文書一覧をファクス受信サーバ１０に要求する。

ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４はステップＳ７０に進み、機器１４からの受信文書一覧要求に基づき、受信文書一覧情報を要求元の機器１４に応答する。機器１４の画面制御部５４は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えばステップＳ６６の受信文書の応答により未読状態が既読状態に変更された受信文書情報を含む受信文書一覧の画面をディスプレイ５０６に表示させる。

なお、図１３に示したユーザ管理テーブルは例えば図１５に示した手順で自動更新されるようにしてもよい。図１５はユーザ管理テーブルを更新する処理について説明する一例の図である。

例えばファクス番号が「０３１２３４５６７８」の機器１２の認証制御部５２はユーザがログインに成功すると、ログインしたユーザのユーザアカウントと、自機のファクス番号「０３１２３４５６７８」とを指定して、ユーザ管理テーブルの更新要求を行う。

ユーザ管理テーブルの更新要求を受け付けたファクス受信サーバ１０の情報更新制御部２６は、例えば図１６の手順に従い、機器１２から指定されたユーザアカウントとファクス番号とを対応付けて図１３に示したユーザ管理テーブルに登録する。

図１６はユーザ管理テーブルの更新処理の一例のフローチャートである。なお、図１６のフローチャートではログインしたユーザのユーザアカウントを「Ｕｓｅｒ」と表し、ログインされた機器１２のファクス番号を「Ｍａｃｈｉｎｅ」と表している。

ステップＳ１００において、ファクス受信サーバ１０の情報更新制御部２６はユーザ管理テーブルからユーザアカウント＝「Ｕｓｅｒ」に対応する機器１２のファクス番号を検索する。

「Ｕｓｅｒ」に対応する機器１２のファクス番号が検索で見つかれば、情報更新制御部２６は、その「Ｕｓｅｒ」のユーザアカウントに対応するデータ項目「機器のファクス番号」の値を「Ｍａｃｈｉｎｅ」に更新する。

また、「Ｕｓｅｒ」に対応する機器１２のファクス番号が検索で見つからなければ、情報更新制御部２６は、その「Ｕｓｅｒ」のユーザアカウントと「Ｍａｃｈｉｎｅ」とを対応付けたレコードをユーザ管理テーブルに追加する。

図１５に戻り、ユーザがファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２にログインした後であれば、ファクス受信サーバ１０はユーザ管理テーブルに、ログインしたユーザのユーザアカウントと、そのユーザによりログインされた機器１２とを対応付けて管理している。したがって、ユーザがスマートデバイスなどの機器１４からユーザアカウントを指定してファクス受信サーバ１０の受信文書を閲覧した場合に、その受信文書がファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２を受信先としたものであれば、図１６のユーザ管理テーブルに基づき、未読状態から既読状態に変化する。

さらに、ファクス受信サーバ１０の既読管理部２２が行う既読管理は、図１７～図１９を用いて説明するように行ってもよい。図１７は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図１８は拠点管理テーブルの一例の構成図である。図１９は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。

図１７ではファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂとファクス番号「０３２２２２３３３３」の機器１２Ｃとが同じ拠点（東京）に所属し、ファクス番号「０６１１１１２２２２」の機器１２Ｄとファクス番号「０６３４５６７８９０」の機器１２Ｅとが同じ拠点（大阪）に所属する例である。

機器１２Ａは機器１２Ｂのファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ１０にファクス文書を送信する。ファクス文書の受信先である機器１２Ｂはファクス受信サーバ１０にアクセスして、ファクス受信サーバ１０からファクス文書を受信文書として取得できる。

図１７の機器１２Ｂ～１２Ｅは、それぞれファクス受信サーバ１０にアクセス可能であるとする。図１７の場合、ファクス受信サーバ１０に蓄積されたファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信先とする受信文書は、ファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂにダウンロードされることで既読状態となる。

また、図１７の場合、ファクス受信サーバ１０に蓄積されたファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信先とする受信文書は、そのファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂと同一の拠点に所属する機器１２Ｃにダウンロードされることでも既読状態となる。

一方、図１７の場合、ファクス受信サーバ１０に蓄積されたファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信先とする受信文書は、そのファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂと同一の拠点に所属していない機器１２Ｄ、１２Ｅにダウンロードされても既読状態とならない。

既読管理部２２は図１８の拠点管理テーブルを用いることで、ダウンロードする受信文書の受信先の拠点と、その受信文書をダウンロードする機器１２が所属する拠点と、が一致しているか否かを判断できる。なお、図１８の拠点管理テーブルはファクス番号を用いた例であるが、ＩＰアドレス又は機器１２に固有のＩＤなど、機器１２を識別できる情報であれば、ファクス番号に限定されない。

既読管理部２２による既読管理の処理は、例えば図１９に示すような処理手順で実行される。なお、図１９のフローチャートでは指定された要求元の機器１２のファクス番号を「Ｍａｃｈｉｎｅ」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書ＩＤを「Ｉｄ」と表している。

ステップＳ１２０において、ファクス受信サーバ１０の受信文書一覧提供部２４は図６のような受信文書一覧テーブルから、文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）を検索する。ステップＳ１２２において、既読管理部２２はステップＳ１２０で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」のファクス番号と「Ｍａｃｈｉｎｅ」とが一致しているか否かを判定する。

一致していれば、既読管理部２２はステップＳ１３０に進み、ステップＳ１２０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態の「１」に変更する。

なお、一致していなければ、既読管理部２２はステップＳ１２４に進み、図１８の拠点管理テーブルを用いて、ステップＳ１２０で検索した受信文書情報の受信先に対応する拠点を検索し、その拠点を「Ｂａｓｅ１」とする。

ステップＳ１２６に進み、既読管理部２２は図１８の拠点管理テーブルを用いて「Ｍａｃｈｉｎｅ」に対応する拠点を検索し、その拠点を「Ｂａｓｅ２」とする。ステップＳ１８に進み、既読管理部２２は「Ｂａｓｅ１」と「Ｂａｓｅ２」とが一致しているか否かを判定する。

一致していれば、既読管理部２２はステップＳ１３０に進み、ステップＳ１２０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」のレコード（受信文書情報）のデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態の「１」に変更する。一致していなければ、既読管理部２２はステップＳ１３０の処理をスキップすることで、ステップＳ１２０で検索した文書ＩＤ＝「Ｉｄ」の受信文書情報のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「１」に変更しない。

ステップＳ１３２において、受信文書一覧提供部２４は文書ＩＤ＝「Ｉｄ」の受信文書を受信文書記憶部３０から読み出して、ダウンロード要求元の機器１２に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム１では未読状態の受信文書を受信先の機器１２と同一の拠点に所属する他の機器１２で閲覧したとしても既読状態に変化する。

以上、本実施形態に係る管理システム１によれば、受信先の機器１２以外からも受信文書を閲覧できる場合に、その受信文書の既読管理を適切に行うことができる。

［第２の実施形態］
第２の実施形態は、受信文書の受信先の機器１２以外の機器１２で、その受信文書を閲覧すべきユーザが閲覧した場合に、その受信文書を既読状態とするように既読管理を行うものである。なお、第２の実施形態は一部を除いて第１の実施形態と同様であるため、適宜説明を省略する。

図２０は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図２０ではファクス番号「０３１２３４５６７８」の機器１２Ｂとファクス番号「０３９８７６６４３２１」の機器１２Ｃとファクス番号「０４２１２３４５６７８」の機器１２Ｄとを一例として示している。

機器１２Ａは機器１２Ｂのファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ１０にファクス文書を送信している。ファクス文書の受信先である機器１２Ｂはファクス受信サーバ１０にアクセスして、ファクス受信サーバ１０からファクス文書を受信文書として取得できる。

また、図２０の機器１２Ｃ及び１２Ｄは、それぞれファクス受信サーバ１０にアクセス可能であるため、ファクス受信サーバ１０にアクセスして、ファクス受信サーバ１０からファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信先とする受信文書を取得できる。

なお、図２０の場合、ファクス受信サーバ１０に蓄積されたファクス番号「０３１２３４５６７８」を受信先とする受信文書は、ファクス受信サーバ１０にアクセスした機器１２のファクス番号と、アクセスしたユーザの所属と、機器１２の保有組織とに基づき、未読状態から既読状態へ変更するか否かを決定する。

図２１はユーザ、所属、機器の保有組織、及びファクス番号を対応付ける管理テーブルの一例の構成図である。図２１の管理テーブルはユーザＩＤ、所属、機器の保有組織、及びファクス番号をデータ項目として有する。

ユーザＩＤはユーザを識別する識別情報の一例である。所属はユーザの所属を識別する識別情報の一例である。機器の保有組織は、機器１２を保有している組織を識別する識別情報の一例である。ファクス番号は、機器１２を識別する識別情報の一例である。

例えば図２１の管理テーブルの場合、図２０の機器１２Ｂが所属する拠点は「大森」となり、保有組織が「設計Ａ」となる。機器１２Ｃは所属する拠点が「銀座」となり、保有組織が「設計Ａ」及び「設計Ｂ」の共用となる。また、機器１２Ｄは所属する拠点が「海老名」となり、保有組織が「設計Ｂ」となる。

例えば機器１２からファクス受信サーバ１０に蓄積されている受信文書を閲覧する場合には、図２１の管理テーブルにおいて、アクセスしているユーザのユーザＩＤと対応付いた「機器の保有組織」に基づき、アクセスしている機器１２の保有組織を決定する。

図２０の例では、拠点「大森」の機器１２Ｂが受信先の受信文書をユーザＡが拠点「海老名」の機器１２Ｄからアクセスした場合、機器１２Ｂの保有組織「設計Ａ」とユーザＡの所属「設計Ａ」とが一致しているため、受信文書を既読状態とする。

図２０の例では、拠点「大森」の機器１２Ｂが受信先の受信文書をユーザＢが拠点「海老名」の機器１２Ｄからアクセスした場合、機器１２Ｂの保有組織「設計Ａ」とユーザＢの所属「設計Ｂ」とが一致していないため、受信文書を未読状態のままとする。

図２０の例では、拠点「銀座」の機器１２Ｃが受信先の受信文書をユーザＡが拠点「海老名」の機器１２Ｄからアクセスした場合、機器１２Ｃの保有組織が「設計Ａ」及び「設計Ｂ」の共用であり、ユーザＡの所属「設計Ａ」が含まれているため、受信文書を既読状態とする。

＜その他の実施形態＞
本実施形態では、ファクス受信サーバがファクス受信データを一旦蓄積しておき、機器１２又は１４からの要求に基づいて受信文書を送信する例を説明したが、機器１２が管理装置に対して受信文書を転送して既読管理を行うシステムにも適用が可能である。このようなシステムでは管理装置が機器１２や１４に受信文書をダウンロードさせ、受信文書の既読管理を実行するようにしてもよい。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。受信文書一覧提供部２４は特許請求の範囲に記載した受信文書提供手段の一例である。既読管理部２２は既読管理手段の一例である。情報更新制御部２６は情報更新制御手段の一例である。ファクス通信制御部４０はファクス通信制御手段の一例である。受信文書取得要求部４２は受信文書取得要求手段の一例である。

１ 管理システム
１０ ファクス受信サーバ
１２、１４ 機器
１８ ネットワーク
２０ 受信文書管理部
２２ 既読管理部
２４ 受信文書一覧提供部
２６ 情報更新制御部
２８ 管理情報記憶部
３０ 受信文書記憶部
４０ ファクス通信制御部
４２ 受信文書取得要求部
４４ 認証制御部
４６ 画面制御部
５０ 受信文書取得要求部
５２ 認証制御部
５４ 画面制御部
５０６ ディスプレイ
９４０ 操作パネル

特開２００９－１１５８７７号公報

Claims (9)

1. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、
   受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、
   前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、
   を有するサーバ装置。
2. 前記既読管理手段は、前記取得要求を行った機器に関する情報が、前記取得要求に対応する前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報と一致したときに前記取得要求に対応する未読状態の前記受信文書を既読状態とすること
   を特徴とする請求項１記載のサーバ装置。
3. 前記機器に関する情報とは、ファクス番号、機器固有のＩＤ、拠点の情報、及び組織の情報を含む情報であること
   を特徴とする請求項１又は２記載のサーバ装置。
4. 前記既読管理手段は、前記取得要求を行ったユーザの情報が、前記取得要求に対応する前記受信文書の前記受信先の機器と対応付けられたユーザの情報に含まれている場合に、前記取得要求に対応する前記受信文書を未読状態から既読状態に変更すること
   を特徴とする請求項１乃至３の何れか一項に記載のサーバ装置。
5. 前記受信先の機器にログインしたユーザの情報を、前記受信先の機器と対応付けて記録する情報更新制御手段、
   を更に有する請求項４記載のサーバ装置。
6. 前記受信文書提供手段は、前記受信文書の未読状態及び既読状態の情報を含む前記受信文書の一覧情報を、前記取得要求を行った前記機器に提供すること
   を特徴とする請求項１乃至５の何れか一項に記載のサーバ装置。
7. ファクス送受信を行う複数台の機器と、送信元の前記機器から受信先の前記機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置と、がネットワークを介してデータ通信可能に接続された管理システムであって、
   前記機器は、
   ファクス送受信を行うファクス通信制御手段と、
   前記受信文書の取得要求を前記サーバ装置に対して行う受信文書取得要求手段と、
   を有し、
   前記サーバ装置は、
   前記機器から受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った前記機器に提供する受信文書提供手段と、
   前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、
   を有する管理システム。
8. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置の管理方法であって、
   受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供ステップと、
   前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理ステップと、
   を有する管理方法。
9. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置を、
   受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段、
   前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段、
   として機能させるためのプログラム。

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