JP2022086836A - サーバ装置、管理システム、管理方法、及びプログラム - Google Patents

サーバ装置、管理システム、管理方法、及びプログラム Download PDF

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Abstract

【課題】受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができるサーバ装置を提供すること。【解決手段】送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、受け付けた取得要求に対応する受信文書を、取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、取得要求を行った機器に関する情報と受信文書の受信先の機器に関する情報とに基づいて取得要求に対応する受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、を有することにより上記課題を解決する。【選択図】図4

Description

本発明は、サーバ装置、管理システム、管理方法、及びプログラムに関する。
従来、時々刻々と変化する管理対象文書の現状をリアルタイムできめ細かく把握する目的で、操作情報の内容が、未読に係る文書のうち全頁を対象とする処理に係る全頁閲覧操作であった場合には、当該文書に係る処理の現状を、未読から既読へと変更する一方、操作情報の内容が、未読に係る文書のうち一部の頁を対象とする処理に係る一部頁閲覧操作であった場合には、当該文書に係る処理の現状を、未読から保留へと変更する技術が知られていた(例えば特許文献1参照)。
例えば送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書は、受信先の機器の中に蓄積され、受信先の機器で受信文書を閲覧することで未読状態から既読状態となる既読管理が行われている。また、近年ではファクス送信された受信文書をクラウド等に蓄積することで、受信先の機器以外の機器からも受信文書を閲覧できるようにしたシステムが利用されている。
しかしながら、受信先の機器以外の機器からも受信文書を閲覧できるようにしたシステムでは、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書を無条件で未読状態から既読状態にしてしまうと、その受信文書を閲覧すべきユーザが受信文書を見落としやすいという問題があった。なお、特許文献1の情報処理システムは上記の問題について解決するものではない。
本発明の一実施形態は、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができるサーバ装置を提供することを目的とする。
上記した課題を達成するため、本発明の一実施形態は、送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、を有する。
本発明の一実施形態によれば、受信先の機器以外の機器から閲覧された受信文書の既読管理を適切に行うことができる。
本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係るMFPの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 本実施形態に係る受信文書一覧テーブルの一例の構成図である。 受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。 受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。 ファクス文書を受信したファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。 ユーザ管理テーブルの一例の構成図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 ユーザ管理テーブルを更新する処理について説明する一例の図である。 ユーザ管理テーブルの更新処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 拠点管理テーブルの一例の構成図である。 受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。 ユーザ、所属、機器の保有組織、及びファクス番号を対応付ける管理テーブルの一例の構成図である。
以下、本発明の各実施形態について、添付の図面を参照しながら説明する。なお、本実施形態において「拠点」とは、活動のよりどころになる所、又は活動の足場となる重要な地点等であり、例えば場所、部門、業務等である。
[第1の実施形態]
<システム構成>
図1は本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。図1に示す管理システム1は、ファクス受信サーバ10、FAX機器などの機器12A~12D、及びスマートデバイスなどの機器14が、ネットワーク18を介して接続されている。ネットワーク18は電話網、インターネット、LAN(Local Area Network)等である。機器12A~12Dの何れでもよい場合は、単に機器12と呼ぶ。
機器12はファクス送受信を行う。機器12は、例えばFAX機器、MFP(Multifunction Peripheral/Product/Printer)などである。機器12は、ネットワーク18を介してファクス受信サーバ10にアクセスできる。送信元の機器12はファクス文書をファクス送信する場合に、受信先のファクス番号(受信番号)を指定して、ファクス受信サーバ10にファクス文書を送信する。受信先の機器12はファクス受信サーバ10からファクス文書を受信する。
ファクス受信サーバ10は、一台以上の情報処理装置により実現される。ファクス受信サーバ10はクラウドを利用して実現するようにしてもよい。ファクス受信サーバ10は複数の拠点を持つ企業などの組織の機器12を受信先とするファクス文書(受信文書)を受信し、記憶する。
なお、ファクス受信サーバ10が記憶している受信文書は、ネットワーク18を介してファクス受信サーバ10にアクセス可能な機器12及び機器14であれば、受信先の機器12以外であってもファクス受信サーバ10から取得できる。機器14は例えば組織に所属するユーザのスマートデバイスである。
機器14はHUD(Head Up Display)装置、産業機械、ネットワーク家電、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、PDA(Personal Digital Assistant)等であってもよい。また、ファクス受信サーバ10は記憶している受信文書の既読管理を後述のように行う。
受信先の機器12へのファクス受信の通知は、ファクス受信サーバ10から受信先の機器12へ通知するプッシュ型で行うようにしてもよいし、受信先の機器12からファクス受信サーバ10に問い合わせるプル型で行うようにしてもよい。
図1に示す管理システム1の構成は一例である。例えば機器12又は14の機能の少なくとも一部は、ファクス受信サーバ10で実現する構成であってもよい。また、ファクス受信サーバ10の機能の少なくとも一部は、ファクス受信サーバ10以外の管理サーバなどのサーバ装置で実現する構成であってもよいし、機器12又は14で実現する構成であってもよい。
<ハードウェア構成>
《コンピュータ》
図1に示したファクス受信サーバ10は、例えば図2に示すようなハードウェア構成のコンピュータ500により実現される。また、図1に示した機器14は、例えば図2に示すようなハードウェア構成のコンピュータ500により実現してもよい。図2は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
コンピュータ500は、CPU(Central Processing Unit)501、ROM(Read Only Memory)502、RAM(Random Access Memory)503、HD504、HDD(Hard Disk Drive)コントローラ505、ディスプレイ506、外部機器接続I/F(Interface)508、ネットワークI/F509、データバス510、キーボード511、ポインティングデバイス512、DVD-RW(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ514、メディアI/F516を備えている。
これらのうち、CPU501は、プログラムに従ってコンピュータ500全体の動作を制御する。ROM502は、IPL等のCPU501の駆動に用いられるプログラムを記憶する。RAM503は、CPU501のワークエリアとして使用される。HD504は、プログラム等の各種データを記憶する。HDDコントローラ505は、CPU501の制御にしたがってHD504に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。
ディスプレイ506は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続I/F508は、各種の外部機器を接続するためのインタフェースである。この場合の外部機器は、例えば、USB(Universal Serial Bus)メモリ等である。ネットワークI/F509はネットワーク18を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。データバス510は、CPU501等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
キーボード511は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス512は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。DVD-RWドライブ514は、着脱可能な記録媒体の一例としてのDVD-RW513に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、DVD-RWに限らず、DVD-R等であってもよい。メディアI/F516は、フラッシュメモリ等の記録メディア515に対するデータの読み出し又は書き込み(記憶)を制御する。
《MFP》
図1に示した機器12は例えば図3に示すようなハードウェア構成のMFP900により実現される。図3は本実施形態に係るMFPの一例のハードウェア構成図である。
図3のMFP900は、コントローラ910、近距離通信回路920、エンジン制御部930、操作パネル940、ネットワークI/F950を備えている。コントローラ910は、コンピュータの主要部であるCPU901、システムメモリ(MEM-P)902、ノースブリッジ(NB)903、サウスブリッジ(SB)904、ASIC(Application Specific Integrated Circuit)906、記憶部であるローカルメモリ(MEM-C)907、HDDコントローラ908、及び、記憶部であるHD909を有し、NB903とASIC906との間をAGP(Accelerated Graphics Port)バス921で接続した構成となっている。
CPU901は、MFP900の全体制御を行う制御部である。NB903は、CPU901と、MEM-P902、SB904、及びAGPバス921とを接続するためのブリッジである。また、NB903は、MEM-P902に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、PCI(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びAGPターゲットとを有する。
MEM-P902は、コントローラ910の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるROM902aと、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるRAM902bとを有する。RAM902bに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD-ROM、CD-R、DVD等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
SB904はNB903とPCIデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ASIC906は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのIC(Integrated Circuit)であり、AGPバス921、PCIバス922、HDD908、及びMEM-C907を、それぞれ接続するブリッジの役割を有する。
ASIC906は、PCIターゲット及びAGPマスタ、ASIC906の中核をなすアービタ(ARB)、MEM-C907を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のDMAC(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部931及びプリンタ部932との間でPCIバス922を介したデータ転送を行うPCIユニットを有する。なお、ASIC906には、USB(Universal Serial Bus)のインタフェースや、IEEE1394(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394)のインタフェースを接続するようにしてもよい。
MEM-C907は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。HD909は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。HD909は、CPU901の制御にしたがってHD909に対するデータの読出又は書込を制御する。AGPバス921は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、MEM-P902に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。
また、近距離通信回路920には、近距離通信回路920aが備わっている。近距離通信回路920は、NFC、Bluetooth(登録商標)等の通信回路である。
更に、エンジン制御部930は、スキャナ部931及びプリンタ部932によって構成されている。また、操作パネル940は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部940a、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作パネル940bを備えている。
コントローラ910は、MFP900全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル940からの入力等を制御する。スキャナ部931又はプリンタ部932には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。
なお、MFP900は、操作パネル940のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクス機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時には、ドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクス機能の選択時にはファクスモードとなる。
また、ネットワークI/F950は、ネットワーク18を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。近距離通信回路920及びネットワークI/F950は、PCIバス922を介して、ASIC906に電気的に接続されている。
なお、MFP900はICカードによる認証を利用する場合、ICカードリーダが内蔵又は外付けされる。MFP900はICカードに埋め込まれたRFタグからICカードに固有の識別情報を無線通信で読み取る。ICカードはスマートフォンなどのスマートデバイスが内蔵するものでもよい。また、MFP900はICカードリーダ以外を利用してもよく、生体認証装置(指紋、掌紋、虹彩、顔など)やバーコード読み取り装置等を利用してもよい。
<機能構成>
本実施形態に係る管理システム1は例えば図4に示す機能構成により実現される。図4は本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。図4の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。
図4の機器12は、ファクス通信制御部40、受信文書取得要求部42、認証制御部44、及び画面制御部46を有する。機器12はプログラムを実行することにより、例えば図4の機能構成を実現する。
ファクス通信制御部40はファクス通信プロトコルを利用し、ファクス文書の送受信を行う。受信文書取得要求部42はファクス受信サーバ10が記憶している受信文書又は受信文書一覧の取得をファクス受信サーバ10に対して要求し、ファクス受信サーバ10から受信文書又は受信文書一覧を取得する。認証制御部44は認証に関する制御を行う。画面制御部46は受信した受信文書一覧や受信文書を操作パネル940に表示させる。
図4の機器14は、受信文書取得要求部50、認証制御部52、及び画面制御部54を有する。機器14はプログラムを実行することにより、例えば図4に示すような機能構成を実現する。
受信文書取得要求部50は、ファクス受信サーバ10が記憶している受信文書又は受信文書一覧の取得をファクス受信サーバ10に対して要求し、ファクス受信サーバ10から受信文書又は受信文書一覧を取得する。認証制御部52は認証に関する制御を行う。画面制御部54は受信した受信文書一覧や受信文書をディスプレイ506に表示させる。
このように、図4はファクス受信サーバ10が記憶する受信文書又は受信文書一覧を機器12又は14が取得して、表示や印刷などを行うことで、受信文書をユーザに閲覧させる管理システム1の例を示している。なお、管理システム1はファクス受信サーバ10が記憶する受信文書の閲覧を、機器12及び14の何れか一方から閲覧させる構成であってもよい。
図4のファクス受信サーバ10は、受信文書管理部20、既読管理部22、受信文書一覧提供部24、情報更新制御部26、管理情報記憶部28、及び受信文書記憶部30を有する。ファクス受信サーバ10はプログラムを実行することにより、例えば図4に示すような機能構成を実現する。
受信文書管理部20は、送信元の機器12から組織の機器12を受信先とするファクス文書を受信し、受信文書として記憶して管理する。既読管理部22は記憶して管理している受信文書の既読管理を後述のように行う。受信文書一覧提供部24は、機器12又は14からの受信文書一覧又は受信文書の取得要求に基づいて、受信文書一覧又は受信文書を取得要求元に応答する。情報更新制御部26は管理情報記憶部28に記憶されている管理情報を更新する。管理情報記憶部28はファクス受信サーバ10での処理に必要な各種情報を記憶している。受信文書記憶部30は送信元の機器12から送信先の機器12(組織の機器12)にファクス送信された受信文書を記憶している。
<処理>
最初に、本実施形態に係る管理システム1のファクス送受信について説明する。図5は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図5は機器12Aをファクス文書の送信元、機器12Bをファクス文書の受信先とした例を示している。
機器12Aから機器12Bにファクス送信する場合、機器12Aは機器12Bのファクス番号「0312345678」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ10にファクス文書を送信する。ファクス文書の受信先である機器12Bはファクス受信サーバ10にアクセスして、ファクス受信サーバ10からファクス文書を受信文書として取得できる。
なお、本実施形態に係る管理システム1では、ファクス文書の受信先である機器12B以外であっても、ファクス受信サーバ10にアクセス可能な(アクセスする権限を有している)機器12C、12D、及び14であれば、ファクス受信サーバ10から受信文書を取得(ダウンロード)してユーザに閲覧させることできる。
ファクス受信サーバ10は送信元の機器12Aから受信した受信文書を、受信文書記憶部30に記憶すると共に、例えば図6に示すような受信文書一覧テーブルを用いて受信文書の既読管理を行う。図6は、本実施形態に係る受信文書一覧テーブルの一例の構成図である。図6の受信文書一覧テーブルは、例えば管理情報記憶部28に記憶されている。
図6の受信文書一覧テーブルは、文書ID、既読フラグ、受信日時、送信元、及び受信先をデータ項目として有している。文書IDは受信文書の識別情報の一例である。既読フラグは受信文書の未読状態又は既読状態を表す情報の一例である。図6では「0」が未読状態を表す。また、図6では「1」が既読状態を表す。
送信元は受信文書の送信元のファクス番号を表す。受信先は受信文書の受信先のファクス番号を表す。図6の受信文書一覧テーブルを用いることで、ファクス受信サーバ10の既読管理部22は記憶して管理している受信文書の既読管理を行うことができる。
例えばファクス番号「0312345678」の機器12Bがファクス受信サーバ10から図6の受信文書一覧を取得した場合、操作パネル940は図7の上段に示した画面1000を表示する。図7は、受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。
画面1000は図6の受信文書一覧テーブルに基づき、上から2番目、4番目、及び5番目の受信文書(文書ID「2」「4」及び「5」の受信文書)のデータ項目「未読」に未読状態を表す「●」を表示している。なお、画面1000では、上から1番目及び3番目の受信文書(文書ID「1」及び「3」の受信文書)のデータ項目「未読」に既読状態を表す「●」を表示せずに空欄「 」とすることで既読状態を表している。
画面1000は、文書表示ボタン1002、文書印刷ボタン1004、及び文書消去ボタン1006が設けられている。機器12Bを操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書表示ボタン1002を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ10から取得して、操作パネル940に表示することができる。
また、機器12Bを操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書印刷ボタン1004を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ10から取得して印刷することができる。さらに、機器12Bを操作するユーザは受信文書一覧から受信文書を選択して文書消去ボタン1006を押下することで、選択中の受信文書をファクス受信サーバ10から消去することができる。
図7では機器12Bを操作するユーザが受信文書一覧から文書ID「2」の受信文書を選択して文書表示ボタン1002を押下した例を示している。機器12Bは、ファクス受信サーバ10に対して文書ID「2」の受信文書の取得を要求し、文書ID「2」の受信文書を取得する。機器12Bは操作パネル940に例えば図7に示すような画面1010を表示する。
画面1010はユーザが選択した文書ID「2」の受信文書のイメージが表示された例である。画面1010は表示終了ボタン1012が設けられている。機器12Bを操作するユーザは表示終了ボタン1012を押下することで、受信文書のイメージの表示を終了できる。なお、画面1010に表示されていた文書ID「2」の受信文書の受信先は「0312345678」であることから、機器12Bである。
したがって、ファクス受信サーバ10の既読管理部22は、文書ID「2」の受信文書が受信先の機器12Bで閲覧されたと判断し、図6の文書ID「2」のデータ項目「既読フラグ」の値を、未読状態の「0」から既読状態の「1」に変更する。また、画面1010から遷移する図7の画面1000は、上から2番目の受信文書(文書ID「2」の受信文書)のデータ項目「未読」が未読状態を表す「●」から既読状態を表す空欄「 」に変更されている。
例えばファクス番号「0312345678」の機器12B以外の機器12がファクス受信サーバ10から図6の受信文書一覧を取得した場合、操作パネル940は図7の上段の画面1000と同一の図8の上段に示す画面1000を表示する。図8は受信先の機器の操作パネルに表示される一例の画面遷移図である。
画面1000は図6の受信文書一覧テーブルに基づき、上から2番目、4番目、及び5番目の受信文書(文書ID「2」「4」及び「5」の受信文書)のデータ項目「未読」に未読状態を表す「●」を表示している。
図8では機器12B以外の機器12を操作するユーザが文書ID「2」の受信文書を受信文書一覧から選択して文書表示ボタン1002を押下した例を示している。機器12B以外の機器12は、ファクス受信サーバ10に対して文書ID「2」の受信文書の取得を要求し、文書ID「2」の受信文書を取得する。機器12B以外の機器12は操作パネル940に例えば図8に示すような画面1010を表示する。
画面1010はユーザが選択した文書ID「2」の受信文書のイメージが表示された例である。機器12B以外の機器12を操作するユーザは表示終了ボタン1012を押下することで、受信文書のイメージの表示を終了できる。なお、画面1010に表示されていた文書ID「2」の受信文書の受信先は「0312345678」であることから、機器12Bである。
したがって、ファクス受信サーバ10の既読管理部22は、文書ID「2」の受信文書が受信先の機器12Bで閲覧させず、受信先の機器12B以外の機器12で閲覧されたと判断し、図6の文書ID「2」のデータ項目「既読フラグ」の値を、未読状態の「0」のままとする。また、画面1010から遷移する図8の画面1000は、上から2番目の受信文書(文書ID「2」の受信文書)のデータ項目「未読」が未読状態を表す「●」のままとなる。
なお、図8では機器12B以外の機器12がファクス受信サーバ10から図6の受信文書一覧を取得した場合の画面遷移例を示したが、機器14の場合も画面レイアウトなどを除き、同様である。
図9は、ファクス文書を受信したファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。ステップS10においてファクス受信サーバ10の受信文書管理部20は受信したファクス文書の文書IDを採番する。ステップS12に進み、受信文書管理部20は採番したファクス文書を受信文書として受信文書記憶部30に記憶(蓄積)する。なお、受信文書記憶部30はファクス受信サーバ10がデータ通信可能な他のサーバ装置に設けるようにしてもよい。
ステップS14に進み、受信文書管理部20は図6に示したような受信文書一覧テーブルに、ステップS12で蓄積した受信文書の情報(文書ID、受信日時、送信元、及び受信先)のレコードを追加する。ステップS16に進み、受信文書管理部20はステップS14で追加されたレコード(受信文書情報)の既読フラグの値に未読状態を表す「0」を設定する。
図9に示すように、ファクス文書を受信したファクス受信サーバ10は、受信文書のレコードを図6に示したような受信文書一覧テーブルに追加する際に、そのレコードの既読フラグに未読状態を表す「0」を設定しておく。
図10は、ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。図10は機器12を操作するユーザが受信文書を表示又は印刷することで閲覧する例を示している。
例えばユーザから受信文書一覧の画面1000を表示する操作を受け付けた機器12の受信文書取得要求部42は、ステップS20において、例えば図6の受信文書一覧テーブルに示した受信文書一覧をファクス受信サーバ10に要求する。ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS22に進み、機器12からの受信文書一覧要求に基づいて、受信文書一覧情報を要求元の機器12に応答する。機器12の画面制御部46は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えば図7の画面1000を操作パネル940に表示させる。
例えば機器12を操作するユーザは図7の受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書表示ボタン1002を押下することで、選択中の受信文書の文書ID及び要求元の機器12のファクス番号を指定してファクス受信サーバ10に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。また、機器12を操作するユーザは図7の受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して文書印刷ボタン1004を押下することで、選択中の受信文書の文書ID及び要求元の機器12のファクス番号を指定してファクス受信サーバ10に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。
ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS24における機器12からの受信文書のダウンロード要求(取得要求の一例)に基づき、指定された文書IDの受信文書をステップS26においてダウンロード要求元の機器12に応答する。ファクス受信サーバ10の既読管理部22は応答した受信文書の既読管理を行う。
具体的に、既読管理部22はステップS24で指定された要求元の機器12のファクス番号がステップS26で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していれば、その受信文書を見るべきユーザが閲覧したと判断し、応答した受信文書に対応する図6の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態に変更する。
なお、既読管理部22はステップS24で指定された要求元の機器12のファクス番号がステップS26で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していなければ、その受信文書を見るべきユーザが閲覧していないと判断し、応答した受信文書に対応する図6の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を変更しない。
既読管理部22による既読管理の処理は、例えば図11に示すような処理手順で実行される。図11は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。なお、図11のフローチャートでは指定された要求元の機器12のファクス番号を「Machine」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書IDを「Id」と表している。
ステップS40において、ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24は図6のような受信文書一覧テーブルから、文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)を検索する。ステップS42において、既読管理部22はステップS40で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」に設定されていたファクス番号と「Machine」とが一致しているか否かを判定する。
一致していれば、既読管理部22はステップS44に進み、ステップS40で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「1」に変更する。なお、一致していなければ、既読管理部22はステップS44の処理をスキップすることで、ステップS40で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「1」に変更しない。
ステップS46において、受信文書一覧提供部24は文書ID=「Id」の受信文書を受信文書記憶部30から読み出して、ダウンロード要求元の機器12に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム1では未読状態の受信文書を受信先の機器12以外の機器12で閲覧したとしても未読状態のままとなる。
図10に戻り、例えば図7の画面1010の表示終了ボタン1012がユーザにより押下されると、機器12の受信文書取得要求部42は、ステップS28において、受信文書一覧をファクス受信サーバ10に要求する。
ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS30に進み、機器12からの受信文書一覧要求に基づき、受信文書一覧情報を要求元の機器12に応答する。機器12の画面制御部46は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えばステップS26の受信文書の応答により未読状態が既読状態に変更された受信文書情報を含む図7の下段の画面1000を操作パネル940に表示させる。
図12は、ファクス受信サーバに蓄積された受信文書を機器に取得させてユーザが閲覧する処理の一例のシーケンス図である。図12は機器14を操作するユーザが受信文書を表示することで閲覧する例を示している。
例えばユーザから受信文書一覧の画面1000を表示する操作を受け付けた機器14の受信文書取得要求部50は、ステップS60において、例えば図6の受信文書一覧テーブルに示した受信文書一覧をファクス受信サーバ10に要求する。ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS62に進み、機器14からの受信文書一覧要求に基づいて、受信文書一覧情報を要求元の機器14に応答する。機器14の画面制御部54は受信した受信文書一覧情報に基づき、受信文書一覧を含む画面をディスプレイ506に表示させる。
例えば機器14を操作するユーザは受信文書一覧から閲覧したい受信文書を選択して受信文書をダウンロードするための操作を行うことで、選択中の受信文書の文書ID及び操作中のユーザのユーザアカウントを指定してファクス受信サーバ10に受信文書のダウンロード要求を行うことができる。
ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS64における機器14からの受信文書のダウンロード要求(取得要求の一例)に基づき、指定された文書IDの受信文書をステップS66においてダウンロード要求元の機器14に応答する。ファクス受信サーバ10の既読管理部22は応答した受信文書の既読管理を行う。
具体的に、既読管理部22はステップS64で指定されたユーザアカウントと図13のユーザ管理テーブルにおいて対応付けられている機器12のファクス番号が、ステップS66で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していれば、その受信文書を見るべきユーザが閲覧したと判断する。既読管理部22は、ステップS66で応答した受信文書に対応する図6の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態に変更する。
図13はユーザ管理テーブルの一例の構成図である。図13に示すユーザ管理テーブルはデータ項目としてユーザアカウント及び機器のファクス番号を有する。ユーザアカウントはユーザを識別する識別情報の一例である。機器のファクス番号は、ユーザアカウントにより識別されるユーザと対応付けられている機器12の識別情報の一例である。図13のユーザ管理テーブルはファクス受信サーバ10の管理情報記憶部28に保存しておいてもよいし、機器14に保存しておいてもよい。機器14に保存している場合は、ステップS64の受信文書のダウンロード要求で指定する情報が図10のステップS24と同一となるため、ステップS64以降の処理が図10のステップS24以降と同一となる。
既読管理部22は、ステップS64で指定されたユーザアカウントと図13のユーザ管理テーブルにおいて対応付けられている機器12のファクス番号が、ステップS66で応答した受信文書の受信先のファクス番号と一致していなければ、その受信文書を見るべきユーザが閲覧していないと判断する。既読管理部22は、ステップS66で応答した受信文書に対応する図6の受信文書一覧のレコードのデータ項目「既読フラグ」の値を変更しない。
既読管理部22による既読管理の処理は、例えば図14に示すような処理手順で実行される。図14は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。図14のフローチャートでは指定された操作中のユーザ(要求元のユーザ)のユーザアカウントを「User」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書IDを「Id」と表している。
ステップS80において、ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24は図6のような受信文書一覧テーブルから、文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)を検索する。ステップS82において、受信文書一覧提供部24は図13のようなユーザ管理テーブルから「User」と対応付けられている機器12のファクス番号を検索する。
ステップS84において、既読管理部22はステップS80で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」に設定されていたファクス番号と、ステップS82で検索された「User」と対応付けられている機器12のファクス番号とが一致しているか否かを判定する。
一致していれば、既読管理部22はステップS86に進み、ステップS80で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「1」に変更する。なお、一致していなければ、既読管理部22はステップS86の処理をスキップすることで、ステップS80で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「1」に変更しない。
ステップS88において、受信文書一覧提供部24は文書ID=「Id」の受信文書を受信文書記憶部30から読み出して、ダウンロード要求元の機器14に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム1では未読状態の受信文書を受信先の機器12以外のスマートデバイス等の機器14で閲覧したとしても未読状態のままとなる。
図12に戻り、受信文書の表示終了の操作がユーザにより行われると、機器14の受信文書取得要求部50は、ステップS68において、受信文書一覧をファクス受信サーバ10に要求する。
ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24はステップS70に進み、機器14からの受信文書一覧要求に基づき、受信文書一覧情報を要求元の機器14に応答する。機器14の画面制御部54は受信した受信文書一覧情報に基づき、例えばステップS66の受信文書の応答により未読状態が既読状態に変更された受信文書情報を含む受信文書一覧の画面をディスプレイ506に表示させる。
なお、図13に示したユーザ管理テーブルは例えば図15に示した手順で自動更新されるようにしてもよい。図15はユーザ管理テーブルを更新する処理について説明する一例の図である。
例えばファクス番号が「0312345678」の機器12の認証制御部52はユーザがログインに成功すると、ログインしたユーザのユーザアカウントと、自機のファクス番号「0312345678」とを指定して、ユーザ管理テーブルの更新要求を行う。
ユーザ管理テーブルの更新要求を受け付けたファクス受信サーバ10の情報更新制御部26は、例えば図16の手順に従い、機器12から指定されたユーザアカウントとファクス番号とを対応付けて図13に示したユーザ管理テーブルに登録する。
図16はユーザ管理テーブルの更新処理の一例のフローチャートである。なお、図16のフローチャートではログインしたユーザのユーザアカウントを「User」と表し、ログインされた機器12のファクス番号を「Machine」と表している。
ステップS100において、ファクス受信サーバ10の情報更新制御部26はユーザ管理テーブルからユーザアカウント=「User」に対応する機器12のファクス番号を検索する。
「User」に対応する機器12のファクス番号が検索で見つかれば、情報更新制御部26は、その「User」のユーザアカウントに対応するデータ項目「機器のファクス番号」の値を「Machine」に更新する。
また、「User」に対応する機器12のファクス番号が検索で見つからなければ、情報更新制御部26は、その「User」のユーザアカウントと「Machine」とを対応付けたレコードをユーザ管理テーブルに追加する。
図15に戻り、ユーザがファクス番号「0312345678」の機器12にログインした後であれば、ファクス受信サーバ10はユーザ管理テーブルに、ログインしたユーザのユーザアカウントと、そのユーザによりログインされた機器12とを対応付けて管理している。したがって、ユーザがスマートデバイスなどの機器14からユーザアカウントを指定してファクス受信サーバ10の受信文書を閲覧した場合に、その受信文書がファクス番号「0312345678」の機器12を受信先としたものであれば、図16のユーザ管理テーブルに基づき、未読状態から既読状態に変化する。
さらに、ファクス受信サーバ10の既読管理部22が行う既読管理は、図17~図19を用いて説明するように行ってもよい。図17は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図18は拠点管理テーブルの一例の構成図である。図19は受信文書のダウンロード要求を受け付けたファクス受信サーバの処理の一例のフローチャートである。
図17ではファクス番号「0312345678」の機器12Bとファクス番号「0322223333」の機器12Cとが同じ拠点(東京)に所属し、ファクス番号「0611112222」の機器12Dとファクス番号「0634567890」の機器12Eとが同じ拠点(大阪)に所属する例である。
機器12Aは機器12Bのファクス番号「0312345678」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ10にファクス文書を送信する。ファクス文書の受信先である機器12Bはファクス受信サーバ10にアクセスして、ファクス受信サーバ10からファクス文書を受信文書として取得できる。
図17の機器12B~12Eは、それぞれファクス受信サーバ10にアクセス可能であるとする。図17の場合、ファクス受信サーバ10に蓄積されたファクス番号「0312345678」を受信先とする受信文書は、ファクス番号「0312345678」の機器12Bにダウンロードされることで既読状態となる。
また、図17の場合、ファクス受信サーバ10に蓄積されたファクス番号「0312345678」を受信先とする受信文書は、そのファクス番号「0312345678」の機器12Bと同一の拠点に所属する機器12Cにダウンロードされることでも既読状態となる。
一方、図17の場合、ファクス受信サーバ10に蓄積されたファクス番号「0312345678」を受信先とする受信文書は、そのファクス番号「0312345678」の機器12Bと同一の拠点に所属していない機器12D、12Eにダウンロードされても既読状態とならない。
既読管理部22は図18の拠点管理テーブルを用いることで、ダウンロードする受信文書の受信先の拠点と、その受信文書をダウンロードする機器12が所属する拠点と、が一致しているか否かを判断できる。なお、図18の拠点管理テーブルはファクス番号を用いた例であるが、IPアドレス又は機器12に固有のIDなど、機器12を識別できる情報であれば、ファクス番号に限定されない。
既読管理部22による既読管理の処理は、例えば図19に示すような処理手順で実行される。なお、図19のフローチャートでは指定された要求元の機器12のファクス番号を「Machine」と表し、ダウンロード要求された受信文書の文書IDを「Id」と表している。
ステップS120において、ファクス受信サーバ10の受信文書一覧提供部24は図6のような受信文書一覧テーブルから、文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)を検索する。ステップS122において、既読管理部22はステップS120で検索された受信文書情報のデータ項目「受信先」のファクス番号と「Machine」とが一致しているか否かを判定する。
一致していれば、既読管理部22はステップS130に進み、ステップS120で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態の「1」に変更する。
なお、一致していなければ、既読管理部22はステップS124に進み、図18の拠点管理テーブルを用いて、ステップS120で検索した受信文書情報の受信先に対応する拠点を検索し、その拠点を「Base1」とする。
ステップS126に進み、既読管理部22は図18の拠点管理テーブルを用いて「Machine」に対応する拠点を検索し、その拠点を「Base2」とする。ステップS18に進み、既読管理部22は「Base1」と「Base2」とが一致しているか否かを判定する。
一致していれば、既読管理部22はステップS130に進み、ステップS120で検索した文書ID=「Id」のレコード(受信文書情報)のデータ項目「既読フラグ」の値を既読状態の「1」に変更する。一致していなければ、既読管理部22はステップS130の処理をスキップすることで、ステップS120で検索した文書ID=「Id」の受信文書情報のデータ項目「既読フラグ」の値を、既読状態を表す「1」に変更しない。
ステップS132において、受信文書一覧提供部24は文書ID=「Id」の受信文書を受信文書記憶部30から読み出して、ダウンロード要求元の機器12に転送する。これにより、本実施形態に係る管理システム1では未読状態の受信文書を受信先の機器12と同一の拠点に所属する他の機器12で閲覧したとしても既読状態に変化する。
以上、本実施形態に係る管理システム1によれば、受信先の機器12以外からも受信文書を閲覧できる場合に、その受信文書の既読管理を適切に行うことができる。
[第2の実施形態]
第2の実施形態は、受信文書の受信先の機器12以外の機器12で、その受信文書を閲覧すべきユーザが閲覧した場合に、その受信文書を既読状態とするように既読管理を行うものである。なお、第2の実施形態は一部を除いて第1の実施形態と同様であるため、適宜説明を省略する。
図20は本実施形態に係る管理システムのファクス送受信について説明する一例の図である。図20ではファクス番号「0312345678」の機器12Bとファクス番号「03987664321」の機器12Cとファクス番号「04212345678」の機器12Dとを一例として示している。
機器12Aは機器12Bのファクス番号「0312345678」を受信番号として指定して、ファクス受信サーバ10にファクス文書を送信している。ファクス文書の受信先である機器12Bはファクス受信サーバ10にアクセスして、ファクス受信サーバ10からファクス文書を受信文書として取得できる。
また、図20の機器12C及び12Dは、それぞれファクス受信サーバ10にアクセス可能であるため、ファクス受信サーバ10にアクセスして、ファクス受信サーバ10からファクス番号「0312345678」を受信先とする受信文書を取得できる。
なお、図20の場合、ファクス受信サーバ10に蓄積されたファクス番号「0312345678」を受信先とする受信文書は、ファクス受信サーバ10にアクセスした機器12のファクス番号と、アクセスしたユーザの所属と、機器12の保有組織とに基づき、未読状態から既読状態へ変更するか否かを決定する。
図21はユーザ、所属、機器の保有組織、及びファクス番号を対応付ける管理テーブルの一例の構成図である。図21の管理テーブルはユーザID、所属、機器の保有組織、及びファクス番号をデータ項目として有する。
ユーザIDはユーザを識別する識別情報の一例である。所属はユーザの所属を識別する識別情報の一例である。機器の保有組織は、機器12を保有している組織を識別する識別情報の一例である。ファクス番号は、機器12を識別する識別情報の一例である。
例えば図21の管理テーブルの場合、図20の機器12Bが所属する拠点は「大森」となり、保有組織が「設計A」となる。機器12Cは所属する拠点が「銀座」となり、保有組織が「設計A」及び「設計B」の共用となる。また、機器12Dは所属する拠点が「海老名」となり、保有組織が「設計B」となる。
例えば機器12からファクス受信サーバ10に蓄積されている受信文書を閲覧する場合には、図21の管理テーブルにおいて、アクセスしているユーザのユーザIDと対応付いた「機器の保有組織」に基づき、アクセスしている機器12の保有組織を決定する。
図20の例では、拠点「大森」の機器12Bが受信先の受信文書をユーザAが拠点「海老名」の機器12Dからアクセスした場合、機器12Bの保有組織「設計A」とユーザAの所属「設計A」とが一致しているため、受信文書を既読状態とする。
図20の例では、拠点「大森」の機器12Bが受信先の受信文書をユーザBが拠点「海老名」の機器12Dからアクセスした場合、機器12Bの保有組織「設計A」とユーザBの所属「設計B」とが一致していないため、受信文書を未読状態のままとする。
図20の例では、拠点「銀座」の機器12Cが受信先の受信文書をユーザAが拠点「海老名」の機器12Dからアクセスした場合、機器12Cの保有組織が「設計A」及び「設計B」の共用であり、ユーザAの所属「設計A」が含まれているため、受信文書を既読状態とする。
<その他の実施形態>
本実施形態では、ファクス受信サーバがファクス受信データを一旦蓄積しておき、機器12又は14からの要求に基づいて受信文書を送信する例を説明したが、機器12が管理装置に対して受信文書を転送して既読管理を行うシステムにも適用が可能である。このようなシステムでは管理装置が機器12や14に受信文書をダウンロードさせ、受信文書の既読管理を実行するようにしてもよい。
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP(digital signal processor)、FPGA(field programmable gate array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。受信文書一覧提供部24は特許請求の範囲に記載した受信文書提供手段の一例である。既読管理部22は既読管理手段の一例である。情報更新制御部26は情報更新制御手段の一例である。ファクス通信制御部40はファクス通信制御手段の一例である。受信文書取得要求部42は受信文書取得要求手段の一例である。
1 管理システム
10 ファクス受信サーバ
12、14 機器
18 ネットワーク
20 受信文書管理部
22 既読管理部
24 受信文書一覧提供部
26 情報更新制御部
28 管理情報記憶部
30 受信文書記憶部
40 ファクス通信制御部
42 受信文書取得要求部
44 認証制御部
46 画面制御部
50 受信文書取得要求部
52 認証制御部
54 画面制御部
506 ディスプレイ
940 操作パネル
特開2009-115877号公報

Claims (9)

  1. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置であって、
    受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段と、
    前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、
    を有するサーバ装置。
  2. 前記既読管理手段は、前記取得要求を行った機器に関する情報が、前記取得要求に対応する前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報と一致したときに前記取得要求に対応する未読状態の前記受信文書を既読状態とすること
    を特徴とする請求項1記載のサーバ装置。
  3. 前記機器に関する情報とは、ファクス番号、機器固有のID、拠点の情報、及び組織の情報を含む情報であること
    を特徴とする請求項1又は2記載のサーバ装置。
  4. 前記既読管理手段は、前記取得要求を行ったユーザの情報が、前記取得要求に対応する前記受信文書の前記受信先の機器と対応付けられたユーザの情報に含まれている場合に、前記取得要求に対応する前記受信文書を未読状態から既読状態に変更すること
    を特徴とする請求項1乃至3の何れか一項に記載のサーバ装置。
  5. 前記受信先の機器にログインしたユーザの情報を、前記受信先の機器と対応付けて記録する情報更新制御手段、
    を更に有する請求項4記載のサーバ装置。
  6. 前記受信文書提供手段は、前記受信文書の未読状態及び既読状態の情報を含む前記受信文書の一覧情報を、前記取得要求を行った前記機器に提供すること
    を特徴とする請求項1乃至5の何れか一項に記載のサーバ装置。
  7. ファクス送受信を行う複数台の機器と、送信元の前記機器から受信先の前記機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置と、がネットワークを介してデータ通信可能に接続された管理システムであって、
    前記機器は、
    ファクス送受信を行うファクス通信制御手段と、
    前記受信文書の取得要求を前記サーバ装置に対して行う受信文書取得要求手段と、
    を有し、
    前記サーバ装置は、
    前記機器から受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った前記機器に提供する受信文書提供手段と、
    前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段と、
    を有する管理システム。
  8. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置の管理方法であって、
    受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供ステップと、
    前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理ステップと、
    を有する管理方法。
  9. 送信元の機器から受信先の機器にファクス送信された受信文書の未読状態及び既読状態を管理するサーバ装置を、
    受け付けた取得要求に対応する前記受信文書を、前記取得要求を行った機器に提供する受信文書提供手段、
    前記取得要求を行った機器に関する情報と前記受信文書の前記受信先の機器に関する情報とに基づいて前記取得要求に対応する前記受信文書の未読状態から既読状態への変更を管理する既読管理手段、
    として機能させるためのプログラム。
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