JP2010087877A - 受信ｆａｘ閲覧システム及び受信ｆａｘ閲覧方法 - Google Patents

Abstract

【課題】社内のＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧可能とする。
【解決手段】ＦＡＸ送受信装置２１０は、受信したデータを、送信側から指定されたＦコードに対応する親展ボックスに格納する機能を備えている。各親展ボックスは、文書管理サーバ１００の各ユーザのＦＡＸ ＢＯＸと関連付けられており、親展ボックス宛にＦＡＸデータを受信すると、受信ＦＡＸデータは関連するユーザのＦＡＸ ＢＯＸに格納される。ユーザは携帯電話３００を用いて文書管理サーバ１００にアクセスし、自己のＦＡＸ ＢＯＸに格納されたＦＡＸデータを閲覧できるが、閲覧したＦＡＸデータは携帯電話３００内に記録されないように構成されている。
【選択図】 図１

Description

本発明は受信ＦＡＸ閲覧システム及び受信ＦＡＸ閲覧方法に係り、特に、社内ＦＡＸ機に届いたＦＡＸをセキュリティを確保して携帯電話から閲覧させる受信ＦＡＸ閲覧システム及び受信ＦＡＸ閲覧方法に関する。

携帯電話の機能の向上により、外出中の社員、即ち外勤者が社外で携帯電話を用いて業務を行う環境が整うのに伴い、顧客からのファクシミリデータを、携帯電話を活用して外出先から閲覧したいという要望が生じている。

このような要望に対し、特許文献１には、送信ＦＡＸ機がファクシミリデータを送信する際にユーザの所有する携帯電話に通知メールを送信し、ユーザは返信メールによって、受信ＦＡＸ機に対して受信したファクシミリデータを手元の他ＦＡＸ機に転送させる技術が記載されている。また、特許文献２には、ファクシミリデータの送信先が携帯電話番号である場合、ＦＡＸセンタにおいて自動的にファクシミリデータをＨＴＭＬ形式に変換し、そのＨＴＭＬ文書のＵＲＬをメールで通知し、ユーザが携帯電話から閲覧できる技術が記載されている。

これらの技術によれば、外出先であっても、顧客からのファクシミリデータを閲覧することが可能となる。
特開２００３−８４９４５号公報 特開２００５−３１１５０８号公報

しかしながら、特許文献１の技術では、手元の他ＦＡＸ機にファクシミリデータが転送されるため、ファクシミリデータの内容についてセキュリティを確保することが困難であるという問題点があった。また、特許文献２の技術においても、携帯電話に搭載されたウェブブラウザにおいてＨＴＭＬ文書に変換されたファクシミリデータを閲覧するため、携帯電話内にファクシミリデータを記録することが可能となり、やはりファクシミリデータの内容についてセキュリティを確保することが困難であるという問題点があった。

本発明はこのような事情に鑑みてなされたもので、社内のＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧可能とする受信ＦＡＸ閲覧システム及び受信ＦＡＸ閲覧方法を提供することを目的とする。

前記目的を達成するために請求項１に記載の受信ＦＡＸ閲覧システムは、受信したＦＡＸデータに含まれる親展ボックス情報に基づいて、該ＦＡＸデータを指定された親展ボックスに保存するファクシミリ装置と通信を行うＦＡＸ管理サーバと、該ＦＡＸ管理サーバと通信を行うユーザの携帯端末とから構成される受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記ＦＡＸ管理サーバは、前記ファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録されたユーザ毎のＦＡＸボックスであって、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存するユーザＦＡＸボックスと、前記ユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換する変換手段と、前記変換した閲覧用データを前記ＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に送信する送信手段とを備え、前記携帯端末は、前記送信された閲覧用データを受信する手段と、前記受信した閲覧用データを閲覧可能に表示する手段と、閲覧終了後に、前記受信した閲覧用データを再び閲覧できないように処理する処理手段とを備えたことを特徴とする。

本発明によれば、ファクシミリ装置の親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して所定の形式の閲覧用データに変換し、該データをユーザの携帯端末に送信し、これを受信した携帯端末では、該データを閲覧可能に表示した上で、閲覧終了後には該データを再び閲覧することができないようにしたので、社内のＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧することが可能となる。

請求項２に示すように請求項１に記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記ユーザＦＡＸボックスがＦＡＸデータを受信して保存した旨を該ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に通知する通知手段を備えたことを特徴とする。

これにより、ユーザは親展ボックスにＦＡＸが届いたことを知ることができる。

請求項３に示すように請求項１又は２に記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末のスペックを取得する手段を備え、前記変換手段は、前記取得したスペックに応じて前記ユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換することを特徴とする。

これにより、ユーザの携帯端末のスペックに最適な閲覧用データに変換することができる。

請求項４に示すように請求項１から３のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記携帯端末のスペックは、前記携帯端末の通信速度、メモリ容量、画面サイズ、画面解像度のうち少なくとも１つを含むことを特徴とする。

これにより、適切にユーザの携帯端末のスペックを取得することができる。

請求項５に示すように請求項１から４のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記ユーザＦＡＸボックスがＦＡＸデータを受信して保存すると該ＦＡＸデータを未読と判定し、前記送信手段が前記閲覧用データを送信すると該閲覧用データの基となったＦＡＸデータを既読と判定する判定手段を備え、前記ユーザＦＡＸボックスは、前記ＦＡＸデータと共に前記判定手段の判定結果を記録することを特徴とする。

請求項６に示すように請求項１から５のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記受信ＦＡＸ管理サーバは、前記ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に対してユーザ認証を行う手段を備え、前記送信手段は、前記ユーザ認証が成功すると前記閲覧用データを送信することを特徴とする。

これにより、ＦＡＸデータに対するセキュリティを確保することができる。

請求項７に示すように請求項１から６のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記処理手段は、前記受信した閲覧用データを閲覧終了後にアクセス不能に消去することを特徴とする。

これにより、ＦＡＸデータに対するセキュリティを確保することができる。

請求項８に示すように請求項１から７のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、前記ユーザＦＡＸボックスは、複数のファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録され、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存することを特徴とする。

これにより、社内のＦＡＸ機が複数存在しても、ＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧することが可能となる。

前記目的を達成するために請求項９に記載の受信ＦＡＸ閲覧方法は、受信したＦＡＸデータに含まれる親展ボックス情報に基づいて、該ＦＡＸデータを指定された親展ボックスに保存するファクシミリ装置と通信を行うＦＡＸ管理サーバと、該ＦＡＸ管理サーバと通信を行うユーザの携帯端末とを用いた受信ＦＡＸ閲覧方法において、前記ＦＡＸ管理サーバが、前記ファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録されたユーザ毎のＦＡＸボックスであって、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存するユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換する変換工程と、前記変換した閲覧用データを前記ＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に送信する送信工程とを行い、前記携帯端末が、前記送信された閲覧用データを受信する工程と、前記受信した閲覧用データを閲覧可能に表示する工程と、閲覧終了後に、前記受信した閲覧用データを再び閲覧できないように処理する処理工程とを行うことを特徴とする。

これによれば、ファクシミリ装置の親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを取得して所定の形式の閲覧用データに変換し、該データをユーザの携帯端末に送信し、これを受信した携帯端末では、該データを閲覧可能に表示した上で、閲覧終了後には該データを再び閲覧することができないようにしたので、社内のＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧することが可能となる。

本発明によれば、ファクシミリ装置の親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを取得して所定の形式の閲覧用データに変換し、該データをユーザの携帯端末に送信し、これを受信した携帯端末では、該データを閲覧可能に表示した上で、閲覧終了後には該データを再び閲覧することができないようにしたので、社内のＦＡＸ機に届いた顧客からのファクシミリデータを、セキュリティを確保した上で外出先から閲覧することが可能となる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態について説明する。

図１は、本発明に係る受信ＦＡＸ閲覧システム１の構成を示す図である。同図に示すように、受信ＦＡＸ閲覧システム１は、文書管理サーバ１００、ファクシミリ装置２１０ａ、２１０ｂ、・・・等の各ファクシミリ装置２１０を備える企業内環境２００、外勤者である各ユーザの所有する携帯電話３００ａ、３００ｂ、３００ｃ、・・・等の各携帯電話３００から構成される。

各ファクシミリ装置２１０は、それぞれ一般電話回線と接続されており、ファクシミリ通信によって送信されてきた文書等のＦＡＸデータを受信する。また、受信したＦＡＸデータを文書管理サーバ１００で扱えるように所定のフォーマット（ＰＤＦ形式、ＪＰＥＧ形式等）に変換する機能を有している。本実施の形態では、ファクシミリ装置２１０は複数存在するが、１台だけであっても構わない。

また、ファクシミリ装置２１０は、受信したデータを、送信側から指定されたＦコードに対応する親展ボックスに格納する機能を備えている。図１の例では、ファクシミリ装置２１０ａは３つの親展ボックス２２０、２２２、２２４を備えており、受信したＦＡＸデータは、指定されたＦコードに対応する親展ボックスに振り分けて格納される。また、ファクシミリ装置２１０ｂは、１つの親展ボックス２２６を備えており、指定されたＦコードが親展ボックス２２６に対応する場合は、受信したＦＡＸデータは親展ボックス２２６に格納される。

文書管理サーバ１００は、企業内環境２００に存在する各ファクシミリ装置２１０と通信可能に構成されており、それぞれの親展ボックス内のＦＡＸデータをユーザ毎に管理している。図１の例では、ファクシミリ装置２１０ａの親展ボックス２２０と、ファクシミリ装置２１０ｂの親展ボックス２２６とを、ユーザＡ３１０のＦＡＸ ＢＯＸ１１０と関連付けて管理しており、親展ボックス２２０と親展ボックス２２６内のＦＡＸデータは、ＦＡＸ ＢＯＸ１１０に格納される。同様に、ファクシミリ装置２１０ａの親展ボックス２２２と親展ボックス２２４とを、ユーザＢのＦＡＸ ＢＯＸ１２０と関連付けて管理しており、また、ファクシミリ装置２１０ａの親展ボックス２２４を、ユーザＣのＦＡＸ ＢＯＸ１３０と関連付けて管理している。したがって、親展ボックス２２２と親展ボックス２２４内のＦＡＸデータは、ＦＡＸ ＢＯＸ１２０に格納され、また、親展ボックス２２４内のＦＡＸデータは、ＦＡＸ ＢＯＸ１３０に格納される。

また、文書管理サーバ１００は、各ユーザの携帯電話３００と通信可能に構成されており、携帯電話３００から各ユーザのＦＡＸ ＢＯＸ内のＦＡＸデータが閲覧可能となっている。

図２は、受信ＦＡＸ閲覧システム１の電気的構成の一例を示す図である。同図に示すように、文書管理サーバ１００は、携帯端末用コンテンツ作成部１４０、通信データ処理部１４２、第１の通信部１４４、ＦＡＸデータ変換部１４６、データアクセス部１４８、ストレージ１５０、第２の通信部１５２、ＦＡＸデータ処理部１５４、及びメール送信部１５６から構成される。

文書管理サーバ１００は、企業内環境２００に存在する各ファクシミリ装置２１０と社内ＬＡＮを介して接続されている。第２の通信部１５２は、所定のプロトコルを用いて各ファクシミリ装置２１０から親展ボックス内のＦＡＸデータを親展ボックスの情報と共に受信する。

ＦＡＸデータ処理部１５４は、第２の通信部１５２が受信したＦＡＸデータと、受信したＦＡＸデータの親展ボックスに関連付けられたユーザのＦＡＸ ＢＯＸとの関連付けを行う。データアクセス部１４８は、このＦＡＸデータと関連付けた情報をストレージ１５０に記録する。また、メール送信部１５６は、第２の通信部１５２がファクシミリ装置２１０から親展ボックス内の新着ＦＡＸデータを受信すると、ＦＡＸデータの親展ボックスに関連付けられたユーザの携帯電話に、ＦＡＸが届いた旨のメールを送信する。なお、このＦＡＸが届いた旨のメール通知は、ユーザが有効・無効を選択することが可能であり、無効が選択された場合には、メール送信部１５６はメール通知を行わない。

携帯端末用コンテンツ作成部１４０及びＦＡＸデータ変換部１４６は、携帯電話３００からの指示に従い、ストレージ１５０に格納されているＦＡＸデータをデータアクセス部１４８を介して読み出し、ユーザの携帯電話３００で閲覧するのに適したデータ形式に変換し、コンテンツとして作成する。作成されたコンテンツは、通信データ処理部１４２において所定の変調処理が施され、第１の通信部１４４を介して所定のユーザの携帯電話３００に送信される。

なお、文書管理サーバ１００は、第１の通信部１４４を介してユーザのコンピュータ４００と通信を行うことも可能である。

次に、受信ＦＡＸ閲覧システム１の動作について説明する。

図３は、文書管理サーバ１００に対して、受信ＦＡＸ閲覧システム１で使用するファクシミリ装置２１０を登録する処理を示す図である。文書管理サーバ１００を介して携帯電話３００を用いて受信したＦＡＸデータを閲覧するためには、予め文書管理サーバ１００にファクシミリ装置２１０を登録する必要がある。

まず、受信ＦＡＸ閲覧システム１の管理者が、管理者アプリケーションを用いて文書管理サーバ１００にログインする（ステップＳ１）。このログインは、文書管理サーバ１００の図示しない入力部から行なってもよいし、ユーザのコンピュータ４００を用いて行なってもよい。

続いて管理者は、管理者アプリケーションにおいて、登録したいファクシミリ装置２１０のＩＰアドレス等のＦＡＸ機情報の入力を行う（ステップＳ２）。入力が終了すると、管理者アプリケーションは、入力されたＦＡＸ機情報に基づいて、第２の通信部１５２を介した通信を試みる（ステップＳ３）。

ここで、通信が成功したか否かの判定を行い（ステップＳ４）、通信が成功した場合は入力されたＦＡＸ機情報をストレージ１５０に記録し、該当するファクシミリ装置２１０を文書管理サーバ１００に登録する（ステップＳ５）。通信が成功しなかった場合は、その旨の警告表示等を行い、ステップＳ２に戻り、再びＦＡＸ機情報の入力を受け付ける。

このように、受信ＦＡＸ閲覧システム１の管理者は、文書管理サーバ１００にファクシミリ装置２１０を登録することができる。

次に、登録されたファクシミリ装置２１０の各親展ボックスと、ユーザの関連付けについて説明する。図４は、ユーザによる親展ボックス登録処理を示す図である。文書管理サーバ１００を介して携帯電話３００を用いて受信したＦＡＸデータを閲覧するためには、予めファクシミリ装置２１０の親展ボックスと文書管理サーバ１００のユーザ毎のＦＡＸ ＢＯＸを関連付けて登録する必要がある。

文書管理サーバ１００のユーザは、ユーザのコンピュータ４００を用いて文書管理サーバ１００にアクセスし、ログインを行う（ステップＳ１１）。なお、ログイン可能な各ユーザのＦＡＸ ＢＯＸは、ユーザ登録時に予め文書管理サーバ１００のストレージ１５０に生成されている。

文書管理サーバ１００は、ユーザのコンピュータに、文書管理サーバ１００に登録されているファクシミリ装置２１０の一覧を表示し、ユーザは、この一覧表示の中から登録しようとする親展ボックスを有するファクシミリ装置２１０を選択する（ステップＳ１２）。

さらにユーザは、画面の案内等に沿って、親展ボックス番号、パスワード、ボックス名等の親展ボックス情報を入力する。文書管理サーバ１００は、入力された情報をユーザのＦＡＸ ＢＯＸと関連付けてストレージ１５０に記録し、親展ボックスを登録する（ステップＳ１３）。

このように、受信ＦＡＸ閲覧システム１のユーザは、文書管理サーバ１００にファクシミリ装置２１０の親展ボックスを自己のＦＡＸ ＢＯＸに関連付けて登録することができる。１つの親展ボックスが、異なるユーザのＦＡＸ ＢＯＸに関連付けられて登録されていてもよい。なお、親展ボックスの登録は、ユーザの携帯電話３００を用いて行なってもよい。

次に、文書管理サーバ１００に登録されたファクシミリ装置２１０がＦＡＸを受信した場合の処理について、図５を用いて説明する。

ファクシミリ装置２１０は、ＦＡＸを受信すると、受信した旨及び受信したＦＡＸで指定されている親展ボックスの情報を文書管理サーバ１００に送信する。

第２の通信部１５２は、ファクシミリ装置２１０からのＦＡＸを受信した旨の通知を受信（ステップＳ２１）すると共に、親展ボックスの情報を取得する（ステップＳ２２）。

文書管理サーバ１００は、受信した親展ボックスの情報に基づいて、関連付けられたユーザのＦＡＸ ＢＯＸの一覧をストレージ１５０から取得する（ステップＳ２３）。例えば、受信したＦＡＸの宛先の親展ボックスが図１に示す親展ボックス２２４の場合であれば、ユーザＢのＦＡＸ ＢＯＸとユーザＣのＦＡＸ ＢＯＸが取得される。

次に、取得したＦＡＸ ＢＯＸについて、順に、図４のステップＳ１３において文書管理サーバ１００に登録されたパスワードと、該当するファクシミリ装置２１０において登録されている該当親展ボックスのパスワードが照合される（ステップＳ２４）。このパスワードの照合は、ファクシミリ装置２１０が文書管理サーバ１００にパスワードの問い合わせを行い、文書管理サーバ１００から送信されたパスワードについて、ファクシミリ装置２１０が照合を行う。

そして、パスワードの照合が成功したか否かの判定を行い（ステップＳ２５）、照合が成功した場合、即ち文書管理サーバ１００に登録されているパスワードと、該当するファクシミリ装置２１０において登録されている該当親展ボックスのパスワードが一致した場合は、ファクシミリ装置２１０は、受信したＦＡＸデータを所定のフォーマットに変換し、送信者電話番号、受信時間、受信枚数等の属性データと共に文書管理サーバ１００に送信する。文書管理サーバ１００は、このＦＡＸのデータを取得し、該当するユーザのＦＡＸ ＢＯＸに関連付けて未読情報と共に保存する（ステップＳ２６）。なお、後述するように、この未読情報は、当該ＦＡＸデータがユーザの携帯電話３００に送信されることにより既読情報に変更され、変更された既読情報がＦＡＸデータと共に保存される。

ここで、該当するユーザのＦＡＸ ＢＯＸについて、ＦＡＸが届いた旨のメール通知の有効・無効の設定が有効に設定されているか否かを判定し（ステップＳ２７）、有効の設定になっている場合は、該当するユーザの携帯電話にＦＡＸが届いた旨のメールを送信する（ステップＳ２８）。

ステップＳ２４〜Ｓ２８の処理を、ステップＳ２３において取得した全てのＦＡＸ ＢＯＸについて行う。なお、パスワードの照合が成功しない場合は、ステップＳ２６〜Ｓ２８の処理は行わない。

このように、各ファクシミリ装置２１０の各親展ボックスで受信したＦＡＸデータは、文書管理サーバ１００のストレージ１５０において、親展ボックスに関連付けられたユーザのＦＡＸ ＢＯＸに格納される。

次に、ユーザのＦＡＸ ＢＯＸに保存されたＦＡＸデータを、ユーザの携帯電話３００から閲覧する場合の処理について、図６を用いて説明する。

文書管理サーバ１００からＦＡＸが届いた旨の通知メールを携帯電話３００において受信したユーザは、携帯電話３００から文書管理サーバ１００にアクセスし、ログインを行う（ステップＳ３１）。もちろん、通知メールを受信しない場合であっても、ログインは可能である。図７（ａ）は、ログイン時の携帯電話３００の表示部を示す図である。同図に示すように、携帯電話３００から文書管理サーバ１００へのログインは、パスワードを入力することにより行う。

入力したパスワードは、文書管理サーバ１００へ送信され、文書管理サーバ１００内で認証が行われる。パスワードの認証に成功すると、携帯電話３００は、表示部にトップメニューが表示され、同時に文書管理サーバ１００から取得した未読のＦＡＸ件数が表示される。（ステップＳ３２）。図７（ｂ）は、トップメニューが表示された携帯電話３００の表示部を示す図である。同図の例では、「ＦＡＸ［２］」と表示されており、ユーザは、未読のＦＡＸ件数が２件であることを認識することができる。

ユーザが、上記の「ＦＡＸ［２］」を選択してクリックすると、図７（ｃ）に示すように、該当ユーザのＦＡＸ ＢＯＸに関連付けられている親展ボックスを有する各ファクシミリ装置２１０の一覧が表示される。さらにユーザがこの一覧の中から所望のファクシミリ装置２１０を選択すると（ステップＳ３３）、選択されたファクシミリ装置２１０において受信したＦＡＸデータの一覧が表示される（ステップＳ３４）。なお、このとき携帯電話３００は、ストレージ１５０からＦＡＸデータの一覧情報と共に、各ＦＡＸデータの未読・既読情報を取得する。

図７（ｄ）は、受信したＦＡＸデータの一覧が表示された携帯電話３００の表示部を示す図である。同図に示すように、既読の受信ＦＡＸと未読の受信ＦＡＸとでは、表示されるアイコンが異なっており、ユーザは、既読・未読の区別が簡単に認識できるようになっている。
この表示は、文書管理サーバ１００から取得した各ＦＡＸデータの未読・既読情報に基づいて行う。なお、既読・未読の区別は、文字の色を変えて表現してもよい。

この受信ＦＡＸの一覧の中から、ユーザが所望の受信ＦＡＸを選択してクリックすると（ステップＳ３５）、データアクセス部１４８が、該当するＦＡＸのデータをストレージ１５０から取得する（ステップＳ３６）。

次に、文書管理サーバ１００は、ＦＡＸデータのリクエスト元の携帯電話３００の機種情報を判別する（ステップＳ３７）。この判別した機種情報から、携帯電話３００の表示部のサイズ、解像度、メモリ容量、通信速度等の携帯電話３００のスペックを取得し、取得したスペックに基づいて、ＦＡＸデータ変換部１４６及び携帯端末用コンテンツ作成部１４０は、ストレージ１５０から取得したＦＡＸデータを当該機種を用いて閲覧する上で最適な画像サイズ、ファイル容量等になるように変換してコンテンツを作成する（ステップＳ３８）。

また、選択された受信ＦＡＸが未読のデータであるか否かを判定し（ステップＳ３９）、未読であれば既読に変更して保存する（ステップＳ４０）。

最後に、選択されたＦＡＸデータが最適化されたコンテンツデータを携帯電話３００に送信する（ステップＳ４１）。図７（ｅ）は、受信したコンテンツを表示した携帯電話３００の表示部を示す図である。このＦＡＸデータであるコンテンツを表示する閲覧アプリケーションは、表示したコンテンツデータを携帯電話３００内に保存させない機能を備えており、ＦＡＸデータについてのセキュリティを確保している。即ち、表示用のメモリに記憶されたコンテンツデータは、表示を終了すると共に消去され、携帯電話３００内に残ることはない。なお、最適化されたコンテンツデータを送信する際に、文書管理サーバ１００から携帯電話３００へこのような機能を備えた閲覧アプリケーションを同時に送信してもよい。閲覧アプリケーションとしては、iAppli（ＤｏＣｏＭｏ端末用）, BrewAppli（ａｕ端末用）等が考えられる。

このように、コンテンツデータを携帯電話３００内に保存させない構成にしているため、ユーザが再度同じ受信ＦＡＸ（のコンテンツデータ）を閲覧したいと考えた場合は、携帯電話３００にはコンテンツデータが残されていないため、文書管理サーバ１００への再度のログインが必要となる。

また、ストレージ１５０に格納されたファクシミリ装置２１０の親展ボックス宛のＦＡＸデータは、全て未読・既読情報を保持しているため、受信ＦＡＸ閲覧システム１の管理者は、受信したＦＡＸの一元管理を行うことが可能となる。

なお、ユーザは、携帯電話３００を用いて、自己のＦＡＸ ＢＯＸ内のＦＡＸデータを削除することが可能である。図７（ｆ）は、ＦＡＸデータ削除画面が表示された携帯電話３００の表示部を示す図である。同図に示すように、一覧表示された受信ＦＡＸデータから削除したい受信ＦＡＸを選択して削除ボタンをクリックすることで、選択された受信ＦＡＸデータがＦＡＸ ＢＯＸから削除される。

さらにユーザは、携帯電話３００を用いて、登録済みの親展ボックスの設定変更を行うことが可能である。図８（ａ）に示すトップメニュー画面において、「個人設定・管理」を選択してクリックすると、図８（ｂ）に示す個人設定・管理メニュー画面が表示される。ここで、「ＦＡＸ受信設定」を選択してクリックすると、図８（ｃ）に示すＦＡＸ受信設定画面が表示される。なお、ＦＡＸ受信設定画面は、表示する情報量が多いために携帯電話３００の表示部に全体を表示することができず、本来であればスクロールバー等を用いて全体を確認する必要があるが、図８（ｃ）では便宜上ＦＡＸ受信設定画面全体を図示している。後述する図８（ｄ）、図９（ａ）についても同様である。

ＦＡＸ受信設定画面では、図８（ｃ）に示すように、各ＦＡＸの親展ＢＯＸ毎に、親展ボックス名、番号、パスワード、ＦＡＸ受信時のメール通知の有無等が変更可能となっている。ここで、所望の項目を入力して変更ボタンをクリックすることで、設定が更新され、図８（ｄ）に示すように設定が更新された旨が表示される。

また、図９は、携帯電話３００を用いて親展ボックスの作成及び削除を行う際の携帯電話３００の表示部を示す図である。

図９（ａ）に示すＦＡＸ受信設定画面において、「新規ＢＯＸ作成」を選択してクリックすると、図９（ｂ）に示す親展ボックス追加画面が表示される。ここで、所定の項目を入力して追加ボタンをクリックすることで、図４のフローチャートに示す親展ボックスの登録を行うことができる。

また、図９（ａ）に示すＦＡＸ受信設定画面において、「新規ＢＯＸ削除」を選択してクリックすると、図９（ｃ）に示す親展ボックス削除画面が表示される。ここで、削除したい親展ボックスを選択して削除ボタンをクリックすると、図９（ｄ）に示す親展ボックス削除確認画面が表示され、もう一度削除ボタンをクリックすることにより、親展ボックスの削除を行うことができる。

図１は、本発明に係る受信ＦＡＸ閲覧システム１の構成を示す図である。 図２は、受信ＦＡＸ閲覧システム１の電気的構成の一例を示す図である。 図３は、文書管理サーバ１００へのファクシミリ装置２１０の登録処理を示す図である。 図４は、ユーザによる親展ボックス登録処理を示す図である。 図５は、ファクシミリ装置２１０がＦＡＸを受信した場合の処理を示すフローチャートである。 図６は、ユーザのＦＡＸ ＢＯＸに保存されたＦＡＸデータをユーザの携帯電話から閲覧する場合の処理について示すフローチャートである。 図７は、ＦＡＸデータを閲覧する場合の携帯電話３００の表示部を示す図である。 図８は、携帯電話３００を用いて親展ボックスの設定変更をする場合の携帯電話３００の表示部を示す図である。 図９は、携帯電話３００を用いて親展ボックスの作成、削除をする場合の携帯電話３００の表示部を示す図である。

符号の説明

１…受信ＦＡＸ閲覧システム１、１００…文書管理サーバ、１１０…ユーザＡのＦＡＸ ＢＯＸ、１２０…ユーザＢのＦＡＸ ＢＯＸ、１３０…ユーザＣのＦＡＸ ＢＯＸ、１４０…携帯端末用コンテンツ作成部、１４４…第１の通信部、１４６…ＦＡＸデータ変換部、１５０…ストレージ、１５２…第２の通信部、１５６…メール送信部、２１０…ＦＡＸ送受信装置、２２０、２２２、２２４、２２６…親展ボックス、３００…携帯電話、４００…コンピュータ

Claims (9)

1. 受信したＦＡＸデータに含まれる親展ボックス情報に基づいて、該ＦＡＸデータを指定された親展ボックスに保存するファクシミリ装置と通信を行うＦＡＸ管理サーバと、該ＦＡＸ管理サーバと通信を行うユーザの携帯端末とから構成される受信ＦＡＸ閲覧システムにおいて、
   前記ＦＡＸ管理サーバは、
   前記ファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録されたユーザ毎のＦＡＸボックスであって、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存するユーザＦＡＸボックスと、
   前記ユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換する変換手段と、
   前記変換した閲覧用データを前記ＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に送信する送信手段と、
   を備え、
   前記携帯端末は、
   前記送信された閲覧用データを受信する手段と、
   前記受信した閲覧用データを閲覧可能に表示する手段と、
   閲覧終了後に、前記受信した閲覧用データを再び閲覧できないように処理する処理手段と、
   を備えたことを特徴とする受信ＦＡＸ閲覧システム。
2. 前記ユーザＦＡＸボックスがＦＡＸデータを受信して保存した旨を該ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に通知する通知手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
3. 前記ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末のスペックを取得する手段を備え、
   前記変換手段は、前記取得したスペックに応じて前記ユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換することを特徴とする請求項１又は２に記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
4. 前記携帯端末のスペックは、前記携帯端末の通信速度、メモリ容量、画面サイズ、画面解像度のうち少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
5. 前記ユーザＦＡＸボックスがＦＡＸデータを受信して保存すると該ＦＡＸデータを未読と判定し、前記送信手段が前記閲覧用データを送信すると該閲覧用データの基となったＦＡＸデータを既読と判定する判定手段を備え、
   前記ユーザＦＡＸボックスは、前記ＦＡＸデータと共に前記判定手段の判定結果を記録することを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
6. 前記受信ＦＡＸ管理サーバは、前記ユーザＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に対してユーザ認証を行う手段を備え、
   前記送信手段は、前記ユーザ認証が成功すると前記閲覧用データを送信することを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
7. 前記処理手段は、前記受信した閲覧用データを閲覧終了後にアクセス不能に消去することを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
8. 前記ユーザＦＡＸボックスは、複数のファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録され、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存することを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載の受信ＦＡＸ閲覧システム。
9. 受信したＦＡＸデータに含まれる親展ボックス情報に基づいて、該ＦＡＸデータを指定された親展ボックスに保存するファクシミリ装置と通信を行うＦＡＸ管理サーバと、該ＦＡＸ管理サーバと通信を行うユーザの携帯端末とを用いた受信ＦＡＸ閲覧方法において、
   前記ＦＡＸ管理サーバが、
   前記ファクシミリ装置の１又は複数の親展ボックスと関連付けられて登録されたユーザ毎のＦＡＸボックスであって、前記関連付けられて登録された親展ボックスに保存されたＦＡＸデータを受信して保存するユーザＦＡＸボックスが受信したＦＡＸデータを所定の形式の閲覧用データに変換する変換工程と、
   前記変換した閲覧用データを前記ＦＡＸボックスのユーザの携帯端末に送信する送信工程と、
   を行い、
   前記携帯端末が、
   前記送信された閲覧用データを受信する工程と、
   前記受信した閲覧用データを閲覧可能に表示する工程と、
   閲覧終了後に、前記受信した閲覧用データを再び閲覧できないように処理する処理工程と、
   を行うことを特徴とする受信ＦＡＸ閲覧方法。

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