JP2002183055A - 電子メール情報の管理方法及びそのプログラムを格納する記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールを用いて送受信される意思決定の
過程を、業務履歴ごとに効率よくアーカイブ・削除する
ための保存期限の設定方法を提供する。 【構成】 記憶装置上の業務履歴格納領域は、複数の業
務履歴を格納する。各業務履歴は、関連する複数の電子
メール情報をまとめて格納する。また保存期間情報格納
領域は、電子メール情報の種別に対する保存期間を格納
する。保存年限付与プログラムは、各業務履歴の電子メ
ール情報からその種別を判定し、保存期間情報を参照し
て対応する保存期間に基づく保存期限をその業務履歴に
設定する。アーカイブ・削除プログラムは、各業務履歴
の保存期間を監視し、保存期限を経過した業務履歴をア
ーカイブ・削除の対象とする。また保存年限更新プログ
ラムは、各業務履歴の電子メール情報の内容に基づいて
条件に合致する場合には設定した保存期限を更新する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを用
いて利用者間でやり取りされる電子メール情報及び付属
の文書ファイルを保存し、管理する電子メール情報の管
理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、情報化社会の急速な進展に伴い、
企業や官公庁、自治体において文書をパーソナルコンピ
ュータやワードプロセッサなどを用いて作成し、配布す
る業務の形態が浸透しつつある。作成した電子化文書
は、当初紙に印刷した上で関係者に配布する業務形態が
主に用いられてきた。しかし、インターネットやイント
ラネットの急速な普及に伴い、電子化したままの状態で
回覧、管理される頻度が高くなってきている。

【０００３】こうした業務を支援するシステムとして、
ワークフローシステムをベースとした文書管理システム
が用いられている。このシステムでは、作成される文書
の種別に応じて、予め業務設計者が回覧、合議を経て決
裁に至るまでのルートを業務プロセスとして定義してお
く。そして、担当者が文書を作成した時点で該当文書を
所定のルートに従って送信することにより、自動的に関
係者への書類配信を実現するものである。

【０００４】しかし、ワークフローシステムでは、文書
の配布、回覧を行う際にあらかじめ業務プロセスを定義
しておく必要があり、定義されていない業務プロセスを
実行することはエンドユーザにとって極めて困難である
という問題があった。このため、実業務において担当者
ベースで取り交わされる非定型な業務文書を、ワークフ
ローシステムを用いて蓄積、管理することは極めて困難
であるという問題があった。

【０００５】この問題を解決するためのシステムとして
特願平11-263157（以後、従来例１と呼ぶ）に示すシス
テムが提案されている。このシステムは、近年情報イン
フラとして急速に普及している電子メールに着目し、電
子メールにより送受信される情報を一連のメール履歴と
して管理し、必要に応じて再利用するものである。この
システムの概要を以下に示す。

【０００６】このシステムは、電子メールサーバを介し
て送受信されるメールデータを一旦文書サーバ側で受信
するシステム形態をとる。そして文書サーバは、まず受
信したメールデータがデータベースへの格納対象となる
べき業務メールであるか否かの判定を行う。そして業務
メールでなかった場合には、そのメールデータに関する
情報をデータベースに登録することなく宛て先ユーザに
メール配信を行う。また、業務メールであった場合に
は、そのメールデータに対して、その業務履歴を一意に
示すための識別番号（以後、一連番号と呼ぶ）を文書サ
ーバ側で割り当てデータベースに登録する。また、その
一連番号をメールタイトル等に文字列データとして付与
する処理を行った上で、加工後のメールデータを宛て先
ユーザにメール配信する処理を行う。以降、メールタイ
トル等に業務履歴に関する一連番号が付与されたメール
については、その一連番号に関する業務履歴についての
追加の情報であると判断し、該当する業務履歴への追加
登録を行う。具体的には、返信メール等に含まれるメー
ル識別情報（例えば、ＳＭＴＰ(Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉ
ｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ)におけるＭ
ｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）から、その返信メール等がどのメ
ールに対するリプライであるかというメールの接続関係
を判定し、該当する業務履歴に関するメールデータとし
て記録する。また、今回受信した返信メールに添付され
る添付ファイルと以前のメールに添付される添付ファイ
ルとの間で変更の有無を判定し、変更が生じた場合には
その添付ファイルについて更新履歴を記録する処理を行
う。また、文書サーバで蓄積対象とする業務メールにつ
いては複数の種別（従来例１における “公用メール”
および“起案メール”）を定義可能であり、メール送信
者が目的に応じて所定の種別を選択して送信する用途を
想定している。

【０００７】このように、このシステムは、電子メール
により交換される意思決定の過程を自動的にデータベー
スに登録する処理を行うことにより、電子メール利用者
に登録の負担を余儀なくさせることなく、業務履歴を蓄
積し、後で参照と再利用を可能とするものである。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかし、昨今の電子メ
ールの利用状況においては、メールデータを自動的にデ
ータベース化する上記システムにおいて、膨大な文書情
報が蓄積されることが予想される。例えば1,000人のユ
ーザが電子メールを利用するシステムにおいて、各ユー
ザが一日当たり10件の業務メールを発信するものと仮定
すると、本システムには一日当たり10,000件のメールデ
ータが、一年を通じると300万件ないしは400万件のメー
ルデータが登録されることになる。このため、データベ
ース中に登録された電子メールに基づく意思決定の過程
を効率的にアーカイブし、データベース上から削除する
機能が求められる。

【０００９】一般に、電子メールサーバにおけるメール
データのアーカイブ、削除機能においては図３に示す通
り、（１）ある時期以前に送受信されたメールデータ全
てを一括して削除する方式、および（２）ユーザ毎に上
限とするメールデータの数または容量を設定し、その上
限値を越えたユーザについては古い順にメールデータを
削除する方式が用いられている。

【００１０】しかし、前記（１）における、ある時期以
前に送受信されたメールデータ全てを一括して削除する
方式では、大半の業務履歴について初期時点の、議論が
最も盛んに交わされていた時点のメールデータが削除さ
れることになる。このため、後で意思決定の過程を参照
することが実質的にできなくなるという問題がある。

【００１１】また、前記（２）におけるユーザ毎に上限
とするメールデータの数または容量を設定する方式で
は、多数の業務履歴に渡って重要な意見を述べてきた、
いわゆる中心メンバに関するメールデータが抜け落ちる
ことになる。このため、ある業務履歴について過去の経
緯を参照しようとしても、途中にある中心的メンバの意
見が参照できないことになり、後で意思決定の過程を参
照することが実質的にできなくなるという問題がある。

【００１２】本発明の目的は、電子メールにより交換さ
れるメールデータを自動的にデータベースに登録するこ
とにより意思決定の過程を蓄積し、後で再利用すること
を可能にする電子メール情報の管理システムにおいて、
データベース中に登録されたメールデータを効率的にア
ーカイブし、データベースから削除する方法を提供する
ことにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明は、一連の関連す
る複数の電子メール情報を１つのメール履歴としてまと
めて記憶手段に保存し、保存したメール履歴を閲覧に供
する電子メール情報の管理方法において、メール履歴の
最初の電子メール情報を保存する際に、当該電子メール
情報に含まれる識別文字列を含む複数の条件のうちの少
なくとも１つに合致するか否かによりそのメール履歴の
所定の保存期間を決定して当該メール履歴にその保存期
限を設定し、複数のメール履歴の中で保存期限を経過し
たメール履歴を上記の記憶手段からのアーカイブと削除
の少なくとも一方の処理の対象とする電子メール情報の
管理方法を特徴とする。

【００１４】あるいは本発明は、メール履歴中の最新の
電子メール情報について、当該電子メール情報の種別を
含む複数の条件のうちの少なくとも１つに合致するか否
かにより、そのメール履歴の所定の保存期間に基づいて
そのメール履歴の保存期限を算出し、算出した保存期限
が経過している場合に当該メール履歴を上記の記憶手段
からのアーカイブと削除の少なくとも一方の処理の対象
とする電子メール情報の管理方法を特徴とする

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を用いて説明する。

【００１６】図４は、本発明の概要を説明する図であ
る。記憶装置上の業務履歴格納領域は、複数の業務履歴
（メール履歴）を格納する。各業務履歴は、初期メール
から始まり、返信メール、転送メールなどが続く関連す
る複数の電子メール情報をまとめて格納する。また保存
期間情報格納領域は、電子メール情報の種別に対する保
存期間を格納する。保存年限付与プログラムは、各業務
履歴の電子メール情報に含まれる識別文字列からその電
子メール情報の種別を判定し、保存期間情報を参照し
て、その種別に対応する保存期間に基づく保存期限をそ
の業務履歴に設定する。アーカイブ・削除プログラム
は、各業務履歴の保存期限を監視し、保存期限を経過し
た擬用務履歴をアーカイブ・削除の対象とする。また保
存年限更新プログラムは、各業務履歴の電子メール情報
の内容に基づいて条件に合致する場合には設定した保存
期限を更新する。

【００１７】次に本発明を適用した第１の実施形態につ
いて、図面を用いて説明する。

【００１８】はじめに、第１の実施形態のシステム構成
について説明する。図１は、本発明による電子メール蓄
積管理システムの第１の実施形態における全体構成を示
す図である。図１に示す通り、本実施形態における電子
メール蓄積管理システムは、登録・保守サブシステム１
０００、検索・表示サブシステム２０００、検索クライ
アント３０００と４０００、およびネットワーク５００
０から構成される、登録・保守サブシステム１０００
は、担当者間で送受信されるメールデータを入力として
メールデータに関する属性情報、メール本文および添付
ファイルに関する情報を抽出し、業務履歴として検索、
再利用するための情報を蓄積する。ここで蓄積された業
務履歴情報は、ネットワーク５０００を介して検索・表
示サブシステム２０００から参照され、業務履歴を検索
・表示する際に用いられる。

【００１９】検索・表示サブシステム２０００は、検索
クライアント３０００および４０００から検索コマンド
を受け取り、登録・保守サブシステム１０００が作成し
た業務履歴情報を参照し、検索結果データを要求元の検
索クライアントに送り返す。

【００２０】検索クライアント３０００および４０００
は、ユーザが対話的に検索条件を指定するための画面を
ディスプレイ上に表示し、この画面上でユーザが指定し
た検索条件を、検索・表示サブシステム２０００で解釈
可能な検索コマンドの形に変換する。そして、このコマ
ンドをネットワーク５０００を介して検索・表示サブシ
ステム２０００に送信する。検索・表示サブシステム２
０００において前述した通り検索コマンドに対応する検
索処理が行われ、検索結果データが返送されると、検索
クライアント３０００および４０００は受け取った検索
結果データを検索結果画面としてユーザに提示する。な
お、図１では２台のコンピュータ３０００および４００
０が検索用クライアントとして接続されている構成例を
示したが、検索クライアントが１台のみとする構成を取
ることもできる。また、３台以上の構成を取ることもで
きる。

【００２１】最後に、ネットワーク５０００はローカル
エリアネットワーク(LAN)または広域ネットワーク(WAN)
により構成され、登録・保守サブシステム１０００、検
索・表示サブシステム２０００、検索クライアント３０
００および４０００が各種データやコマンドを交換する
ために用いられる。

【００２２】なお、図１では登録・保守サブシステム１
０００において蓄積された業務履歴情報はネットワーク
５０００を介して検索・表示サブシステム２０００から
参照されるものとしたが、ネットワーク５０００を介し
て検索・表示サブシステム２０００が登録・保守サブシ
ステム１０００の業務履歴情報のコピーをデータベース
として保存する構成を取ることもできる。また、フロッ
ピー（登録商標）ディスクや光磁気ディスクなどの可搬
型媒体を用いて検索・表示サブシステム２０００側で業
務履歴情報のコピーを保存することもできる。あるい
は、登録・保守サブシステム１０００と検索・表示サブ
システム２０００を１台のコンピュータ上に実装し、ネ
ットワーク５０００を介する両者間のデータ転送を行わ
ない構成を取ることもできる。

【００２３】さらに、図１では検索クライアント３００
０および４０００を文書検索サーバ２０００と別のコン
ピュータ上に構成するものとしたが、１個以上の検索ク
ライアントを文書検索サーバ２０００と同一のコンピュ
ータ上で実行する構成を取ることもできる。以上が第１
の実施形態のシステム構成に関する説明である。

【００２４】次に、第１の実施形態の登録・保守サブシ
ステム１０００について図を用いて説明する。図２は、
第１の実施形態における登録・保守サブシステム１００
０の構成を示す図である。図２に示す登録・保守サブシ
ステム１０００は、処理の実行状況などを表示するディ
スプレイ１０１０、登録用のコマンド等を入力するキー
ボード１０２０、登録処理を実行する中央演算処理装置
（ＣＰＵ）１０３０、登録用のプログラムならびにデー
タなどを一時的に格納する主メモリ１０４０、各種デー
タおよびプログラムを格納する磁気ディスク１０５０お
よびこれらを接続するバス１０６０で構成される。

【００２５】また、主メモリ１０４０にはシステム制御
プログラム１１００、登録制御プログラム１１１０、業
務履歴記録プログラム１１２０、保存年限付与プログラ
ム１１３０、アーカイブ・削除制御プログラム１１４
０、保存年限抽出プログラム１１５０、アーカイブ・削
除対象業務履歴群抽出プログラム１１６０および業務履
歴アーカイブ・削除プログラム１１７０が磁気ディスク
１０５０から読み出されるとともに、ワークエリア１１
８０が確保される。

【００２６】さらに、磁気ディスク１０５０には保存期
間情報格納領域１２００及び業務履歴格納領域１２１０
が確保されている。業務履歴１，２，３，…の各々は、
後述の識別番号、後述の保存期限及び複数の電子メール
情報を含んでいる。各電子メール情報は、メールデータ
中の属性情報とメール本文、添付ファイルへのリンク及
び添付ファイルを含んでいる。１つの業務履歴中では一
連の関連する電子メール情報が時系列順に配列されてい
る。ここで１，２，３，…は識別番号を示す。なお、第
１の実施形態ではこれらの格納領域を磁気ディスク上１
０５０上に確保したが、その代りに光磁気ディスク装置
など他の二次記憶装置であっても構わない。

【００２７】また、第１の実施形態における業務履歴記
録プログラム１１２０の処理内容としては、先に従来例
１として示した特願平11-263157公報に記載されている
処理内容相当のものである。

【００２８】なおシステム制御プログラム１１００を除
く上記プログラムを記録媒体に格納し、登録・保守サブ
システム１０００に接続される駆動装置を介して登録・
保守サブシステム１０００の主メモリ１０４０に読み込
むか、ネットワークを介する伝送によって主メモリ１０
４０に格納し、ＣＰＵ１０３０によって実行することが
可能である。

【００２９】以上が登録・保守サブシステム１０００の
構成である。

【００３０】次に、第１の実施形態における文書登録処
理の手順について説明する。始めに、登録・保守サブシ
ステム１０００が、エンドユーザ間で送受信されるメー
ルデータをメールサーバ（図１において図示していな
い）から受信すると、登録・保守サブシステム１０００
におけるシステム制御プログラム１１００は登録制御プ
ログラム１１１０を起動し、受信したメールデータに関
する情報を業務履歴情報として業務履歴格納領域１２１
０に登録、蓄積する処理を開始する。

【００３１】以下、業務履歴情報の登録、蓄積時処理の
概要について図５に示すPAD(Problem Analysis Diagra
m)を用いて説明する。まず始めに、登録制御プログラム
１１１０は、ステップ１３００においてメールサーバ
（図１において図示していない）から受信したメールデ
ータを主メモリ１０４０上のワークエリア１１８０上に
格納する。そして、ステップ１３１０において業務履歴
記録プログラム１１２０を実行することにより、ワーク
エリア１１８０上のメールデータから属性情報、メール
本文および添付ファイルを抽出し、業務履歴情報として
磁気ディスク１０５０上の業務履歴格納領域１２１０に
格納する。属性情報とは、メールタイトル、宛先、送信
元、発信日時などメールのヘッダ部分の情報である。次
に、ステップ１３２０において、該当メールデータが該
当業務履歴の最初のメールであるか否かを判定する。そ
して、判定の結果が“Ｙｅｓ”の場合には、ステップ１
３３０において保存年限付与プログラム１１３０を実行
し、該当メールデータの送受信日時と磁気ディスク１０
５０上の保存期間情報格納領域１２００に予め格納され
た保存期間情報から保存期限を算出し、これを磁気ディ
スク１０５０上の業務履歴格納領域１２１０内に格納さ
れている該当業務履歴の保存期限として登録する。判定
の結果が“Ｎｏ”の場合にはステップ１３３０の処理を
行わない。以上が、第１の実施形態における業務履歴情
報の登録・蓄積時の処理の概要である。

【００３２】次に、図５において示した業務履歴記録プ
ログラム１１２０および保存年限付与ステップ１１３０
の処理手順について、それぞれ図６および図７を用いて
説明する。

【００３３】まず、業務履歴記録プログラム１１２０
は、図６におけるステップ１４００において、ワークエ
リア１１８０中に格納されたメールデータ中のメールタ
イトル（Subject）の部分を解析し、メールタイトル中
に該当メールが業務メールであることを示す所定の識別
文字列が付与されているか否かを判定する。識別文字列
は、例えば２つの所定のセパレータ記号によって囲まれ
る文字列である。そして、この判定の結果、メールタイ
トル中に該当する識別文字列が付与されていない場合に
は、ステップ１４０５を実行し、該当メールデータの登
録処理を行うことなく次の宛て先ユーザに対しメール配
信を行う。

【００３４】また、この判定の結果、メールタイトル中
に該当する識別文字列が付与されている場合には、該当
メールデータがデータベースへの登録対象である業務メ
ールであるものと判定し、ステップ１４１０以降の一連
のステップを実行する。まず、ステップ１４１０では、
この業務メールの識別文字列中に、業務履歴の識別番号
が付与されているか否かを判定し、未だ付与されていな
い場合にはステップ１４１５を実行する。すなわち、新
たにこの業務履歴に対し業務履歴の識別番号を採番、付
与し、その業務履歴に関する初期情報を設定する。この
識別番号は、一連の関連するメールを通じて送信元の作
成するメールタイトルの識別文字列中に保存される。そ
して、既に業務履歴の識別番号が付与済みの場合には、
ステップ１４２０を実行し、その業務履歴に関する識別
番号としてメールタイトル中の業務メールの識別文字列
中に付与された業務履歴の識別番号を抽出する。

【００３５】さらにステップ１４２５を実行し、当該業
務履歴を構成する情報として該当メールに関する本文と
属性情報を登録する。そして、メールデータのヘッダ情
報中に記載されている接続元メールに関するメール識別
情報などを抽出することにより、メール間の接続情報
（当該メールが過去に送受信されたどのメールに対する
リプライであるか）を取得し、これを磁気ディスク１０
５０中の業務履歴格納領域１２１０中の業務履歴に関す
る情報として登録する。

【００３６】次に、ステップ１４３０を実行し、当該メ
ールデータに添付された全ての添付ファイルについてス
テップ１４３５からステップ１４４５に示す一連の処理
を実行する。すなわち、ステップ１４３５では当該業務
履歴に関して過去に送受信されたメールにおいて、当該
ファイル名の添付ファイルが付与されたメールが存在す
るか否か判定し、存在しない場合にはステップ１４４０
を実行する。ステップ１４４０では、そのファイル名に
関する添付ファイルを新規に登録し、当該メールデータ
との対応付けを設定する。また、そのファイル名の添付
ファイルが存在する場合にはステップ１４４５を実行
し、先に送信されたファイル名の添付ファイルとの差分
を判定し、更新が発生しているか否かを判定した上で当
該添付ファイルに関する更新履歴を生成する。これを磁
気ディスク１０５０中の業務履歴格納領域１２１０にお
ける該当業務履歴に関する情報として登録する。

【００３７】最後にステップ１４５０を実行し、送受信
されるメールデータのメールタイトル中に当該業務履歴
の識別番号が付与されていない場合には、メールタイト
ルを加工し業務履歴の識別番号を付与したメールを生成
し、次の宛先ユーザにメールを配信する。する。またメ
ールタイトル中に当該業務履歴の識別番号が付与済みの
場合にはそのままのメールタイトルのメールを次の宛て
先ユーザに対しメール配信する。以上が、業務履歴記録
プログラム１１２０の処理内容である。

【００３８】引き続き、保存年限付与プログラム１１３
０の処理フローについて図７に示すPADを用いて説明す
る。保存年限付与プログラム１１３０は、図７における
ステップ１５００において磁気ディスク１０５０内の保
存期間情報格納領域１２００を参照し、当該業務メール
の識別文字列が表す種別に対応する保存期間情報を抽出
する。次に、ステップ１５１０において前記保存期間情
報と該当メールの送受信日時から保存期限を生成し、業
務履歴格納領域１２１０内の当該メールデータの業務履
歴に保存期限を設定する。以上が、第１の実施形態にお
ける文書登録処理の手順である。

【００３９】検索・表示サブシステム２０００は、ユー
ザから指定されたメールデータ中の属性情報（例えばメ
ールタイトル、宛先、送信元、発信日時など）をキーに
して業務履歴格納領域１２１０中の業務履歴を検索し、
特定の業務履歴を抽出し、検索クライアント３０００又
は４０００に提示する。指定されたキーワードによって
メールタイトル及びメール本文の全文検索をすることも
可能である。

【００４０】次に、上記登録処理により蓄積された情報
をアーカイブ・削除する際の処理手順について図８に示
すPADを用いて説明する。まず、システム管理者がキー
ボード１０２０を通じてアーカイブ、削除に関するコマ
ンドを入力すると、システム制御プログラム１１００は
アーカイブ・削除制御プログラム１１４０を起動する。
アーカイブ・削除制御プログラム１１４０は、まず始め
にステップ１６００において保存年限抽出プログラム１
１５０を実行し、磁気ディスク１０５０内の業務履歴格
納領域１２１０に格納された各業務履歴について保存期
限を抽出する。そして、ステップ１６１０においてアー
カイブ・削除対象業務履歴群抽出プログラム１１６０を
実行し、ステップ１６００において抽出した保存期限を
経過している業務履歴群を抽出する。抽出する業務履歴
は、その添付ファイルも含めた業務履歴の全体である。

【００４１】そしてステップ１６２０において、ステッ
プ１６１０で抽出した全ての業務履歴群に対し、ステッ
プ１６３０を実行する。すなわち、業務履歴アーカイブ
・削除プログラム１１７０を実行し、磁気ディスク１０
５０内の業務履歴格納領域１２１０から該当する業務履
歴に関する情報を読み出し、磁気ディスク１０５０上の
別領域又は磁気テープ上にアーカイブ情報を生成する。
そして、削除のコマンドが指定されている場合には、ア
ーカイブを完了した業務履歴情報を磁気ディスク１０５
０の業務履歴格納領域１２１０から削除する処理を行
う。なお、ここで生成されるアーカイブ情報の形式とし
ては、XMLなどの構造化文書の形式で所定の属性情報お
よびメール本文や添付ファイルに関する情報を格納する
方式であっても構わないし、SMTP等による元々のメール
データの形式として所定の属性情報およびメール本文や
添付ファイルに関する情報を格納する方法であっても構
わない。以上が、第１の実施形態におけるアーカイブ・
削除処理の概要である。

【００４２】次に、第１の実施形態における登録処理お
よびアーカイブ・削除処理について、図９に示す内容の
メールデータが送受信される場合を例に、具体的に例を
用いて説明する。まず始めに登録処理では図５における
ステップ１３００において図９に示すメールデータを主
メモリ１０４０上のワークエリア１１８０に格納する。

【００４３】そして、ステップ１３１０において業務履
歴記録プログラム１１２０を実行する。すなわち業務履
歴記録プログラム１１２０の図６中のステップ１４００
での判定において、当該メールタイトル中に業務メール
の識別文字列として予めシステム管理者により定義され
た識別文字列“[顧客対応]”が存在するため、業務メー
ルとして判定される。次に、ステップ１４１０において
業務履歴の識別番号が付与されているか否かの判定を行
う。その結果、未だ識別番号が付与されていないため、
ステップ１４１５において新たな識別番号として“３”
（既に識別番号“２”までが採番済みである状況を想
定）を付与し、業務履歴に関する初期情報を設定する。
そして、ステップ１４２５においてメール本文として
「To bbb課長Cc ccc主任・・・」といった文字列を、メ
ールの属性情報として送信元ユーザはaaa@xxxx.co.jp、
To宛て先ユーザは、bbb@xxxx.co.jp、その他Cc宛て先ユ
ーザ、メッセージID、日付、メールタイトルなどの情報
抽出するとともに、添付ファイルとして“A社提案.tx
t”という名称のファイルを抽出し、これを磁気ディス
ク１０５０上の業務履歴格納領域１２１０の業務履歴３
を構成する１情報として格納する。次にステップ１４３
０では当該メールに関する添付ファイルである“A社提
案.txt”についてステップ１４３５〜１４４５に関する
処理を実行する。すなわち、ステップ１４３５では“A
社提案.txt”という添付ファイルが当該業務履歴におい
て既に存在するか否かを判定する。本メールは、業務履
歴の識別番号“３”に関する最初のメールであり、“A
社提案.txt”という名称の添付ファイルは未だ存在しな
いため、ステップ１４４０が実行される。すなわち、当
該業務履歴について“A社提案.txt”という名称のファ
イルを新規に登録する。そして、ステップ１４５０にお
いて、メールタイトル中に業務履歴の識別番号を付与し
たメールとして、“[顧客対応：３]A社殿向け提案資料
の件”を付与して次の宛て先ユーザに対して配信する。

【００４４】次に、ステップ１３２０における判定結果
としては、このメールデータは当該業務履歴の最初のメ
ールであるため、ステップ１３３０において保存年限付
与プログラム１１３０を実行する。すなわち保存年限付
与プログラム１１３０における図７中のステップ１５０
０では、例えば図１０に示すテーブルを保存期間情報格
納領域１２００から読み出す。そして、該当テーブルか
ら本業務履歴に関する種別である“[顧客対応]”に関す
る項目から保存期間情報として２年を抽出する。そし
て、ステップ１５１０において識別番号“３”に関する
業務履歴の保存期限として、該当メールの送受信日時で
ある“2000年8月8日”に対し保存期間情報２年を加え
た、“2002年8月8日”を設定する。

【００４５】次にアーカイブ・削除処理では、まず始め
に図８におけるステップ１６００において業務履歴格納
領域１２１０に格納された各業務履歴から保存期限が抽
出される。例えば、識別番号“３”に関する業務履歴か
らは“2002年8月8日”が抽出される。

【００４６】さらに、ステップ１６１０ではアーカイブ
・削除コマンドが実行された時点での日時と各業務履歴
に関する保存期限とを比較し、保存期限を経過している
業務履歴群を抽出する。すなわち、本処理を2002年の8
月9日に実行した場合には、識別番号“３”に関する業
務履歴も保存期限を経過している業務履歴として抽出さ
れることになる。

【００４７】そしてステップ１６２０において、識別番
号“３”に該当する業務履歴の含めステップ１６１０に
おいて抽出された保存期限を経過した全ての業務履歴群
に対し、ステップ１６３０が実行される。すなわち当該
業務履歴に属するメールの属性情報、メール本文および
添付ファイルを含む全ての情報が磁気ディスク１０５０
上の業務履歴格納領域１２１０から読み出され、磁気デ
ィスク１０５０上の別領域やテープなどの二次記憶上に
アーカイブ情報として格納される。そして当該業務履歴
に関する情報は磁気ディスク１０５０上の業務履歴格納
領域１２１０から削除される。以上が第１の実施形態に
おける登録処理およびアーカイブ・削除処理の具体例で
ある。

【００４８】なお、実際の運用に際しては、上述した手
順により生成したアーカイブ情報を基に業務履歴格納領
域中に業務履歴情報をリストアするリストアプログラム
（図２において図示していない）が存在する。本プログ
ラムは、指定された業務履歴の識別番号に該当する業務
履歴について予め生成されたアーカイブ情報から所定の
情報を読み出し、磁気ディスク１０５０内の業務履歴格
納領域１２１０に削除前の情報を再生成する機能を提供
するものである。実現の方法としては、アーカイブ情報
としてXMLなどの構造化文書の形式で蓄積された所定の
属性情報、メール本文および添付ファイルから再度デー
タを業務履歴格納領域１２１０上にロードする方式であ
っても構わないし、図６に示す処理フローに基づき各業
務履歴を構成するメールデータを再登録する形で再度情
報を生成する方法であっても構わない。

【００４９】以上に示したように、第１の実施形態の電
子メールの蓄積管理方法では、各業務履歴における最初
のメールを登録する際に、保存年限付与プログラムを起
動し、各業務履歴について保存期限を付与する。そして
保存期限を経過した業務履歴に対し、アーカイブ・削除
を実施することにより、過去の業務履歴を効率的にアー
カイブし、磁気ディスク上から削除することを可能とす
るものである。

【００５０】ここで保存期限は、図１０に示すように業
務履歴の種別に応じた保存期間情報を格納したテーブル
を参照し、そこで得た保存期間情報と対象とするメール
の送受信日時から保存期限を生成し各業務履歴に付与す
る構成を取っている。しかし、全ての業務履歴の種別に
ついて同一の保存期間情報を設定することも可能であ
る。また、メールの送信者や受信者の職位などの情報を
付与して格納しておくことにより、さらに木目の細かい
保存期間情報を設定することも可能である。また、業務
履歴に重要度に応じて、重要度の低い業務履歴について
は、保存期限に達した時点でアーカイブすることなく削
除を実施する構成を取ることもできる。

【００５１】なお、第１の実施形態における業務履歴情
報の登録処理は、登録・保守サブシステム１０００がメ
ールサーバ（図１において図示していない）からメール
データを受信した際に起動されるケースを想定して記載
している。しかし登録・蓄積処理はある時間間隔毎に起
動されるものとし、その間に登録・保守サブシステム１
０００が受信したメールデータを一括して登録する構成
を取っても構わない。また本システムにおけるシステム
管理者が、例えばキーボード１０２０を介して入力した
登録コマンドに基づいて起動される構成を取っても構わ
ない。

【００５２】また、第１の実施形態ではメールサーバ
（図１において図示していない）と登録・保守サブシス
テム１０００の間で、ＳＭＴＰに基づくデータ形式に基
づいて情報が授受されることを前提に説明を行っている
が、その他のデータ形式に基づいて情報が授受される方
法であっても構わない。すなわち、メール送受信プロト
コルに基づく方法であっても構わないし、メールサーバ
と登録・保守サブシステム１０００を同一サーバ上に実
装し、専用のデータ形式に基づいて所定の情報を授受す
る方法であっても構わない。

【００５３】また、第１の実施形態においては、業務履
歴情報の登録・格納時に保存年限付与プログラムを実行
し、予め各業務履歴について保存期限を生成しておく方
式について記載している。しかし、保存期限を予め業務
履歴蓄積時に生成することなく、アーカイブ・削除等の
処理が実行された時点で、各業務履歴の開始時刻（該当
業務履歴に関する最初のメールが発信された時刻）また
は最も新しいメールに関する送受信日時から動的に保存
期限を生成し、その保存期限を経過している業務履歴群
を抽出した上でアーカイブ・削除等の処理を実行する方
式を取ることも可能である。また検索・表示サブシステ
ム２０００を通じて業務履歴が最後に参照された日時を
その業務履歴格納領域に格納し、最新の参照日時を起点
として保存期限を生成し、その保存期限の経過を判定し
てもよい。加えて、保存期限を抽出するための専用のコ
マンドによって実行することも可能であるし、他の運用
管理に関するコマンドが実行された際に、該当処理に付
随する形で保存期限の抽出を行う構成を取ることもでき
る。

【００５４】さらに、第１の実施形態では保存期間に関
する情報が、予め磁気ディスク１０５０上の保存期間情
報格納領域１２００に格納されていることを前提として
記載している。しかし、アーカイブ・削除コマンド入力
時にキーボード等により保存期間情報が指定される場合
についても同様の処理を実現可能である。すなわち、各
業務履歴の開始時刻（該当業務履歴に関する最初のメー
ルにおける送受信日時）とキーボード等により指定され
た保存期間情報から、動的に保存期限を生成し、その保
存期限を経過している業務履歴群を抽出した上でアーカ
イブ・削除等の処理を実行する方式を取ることも可能で
ある。また、これらの処理を所定時間間隔および負荷状
況の低いタイミング等に自動的に実行する構成を取るこ
とも可能である。

【００５５】以上述べたように、第１の実施形態では業
務履歴における最初のメールを登録する時点で保存年限
付与プログラム１１３０を実行し、その業務履歴に関す
る保存期限を設定する方式を採用している。しかし、こ
の方式では各業務履歴において取り交わされるメールの
内容に応じて動的に変化する業務履歴の重要度を加味し
た保存期限の付与を実現することができない。

【００５６】そこで、第２の実施形態として、各業務履
歴内において取り交わされるメールの内容およびメール
の取り扱われ方（振る舞い）を用いて柔軟な保存期限の
付与を実現するための電子メール情報の蓄積管理方式に
ついて説明する。

【００５７】第２の実施形態における登録・保守サブシ
ステム１０００の構成を図１１に示す。第２の実施形態
における登録、保守サブシステム１０００は、図２に示
す第１の実施形態における登録保守サブシステムとほぼ
同一の構成であるが、保存年限更新プログラム１１９０
が追加されている点が異なっている。以下、第１の実施
形態と異なる部分である登録処理を中心に処理フローを
説明する。

【００５８】第２の実施形態における登録処理フローを
表すPADを図１２に示す。本処理フローにおいても、図
５に示した第１の実施形態における登録処理とほぼ同一
であるが、ステップ１３２０における判定の結果が“N
o”の場合、すなわち登録対象となるメールデータがそ
の業務履歴における最初のメールでない場合にステップ
１３４０を実行する点が異なっている。ステップ１３４
０では、保存年限更新プログラム１１９０を実行し、そ
の業務履歴に関して過去に登録されたメールデータと、
今回登録対象となるメールデータに関する情報から保存
期限を生成し、磁気ディスク１０５０上の業務履歴格納
領域１２１０に格納されている当該業務履歴に関する保
存期限を更新する処理を行う。以上が、第２の実施形態
における登録処理フローの概要である。

【００５９】次に、図１２におけるステップ１３４０、
すなわち保存年限更新プログラム１１９０の処理フロー
について、図１３を用いて説明する。まず始めに、ステ
ップ１７００では磁気ディスク１０５０上の業務履歴格
納領域１２１０から当該業務履歴に関する保存期限を抽
出する。次に、ステップ１７１０において、当該業務履
歴に関して過去に送受信されたメールデータに関する情
報と、今回登録対象となるメールデータに関する情報お
よび磁気ディスク１０５０上に格納された保存期間情報
格納領域１２００に格納された保存期間情報から更新後
保存期限を算出する。

【００６０】さらにステップ１７２０において、ステッ
プ１７１０で算出した更新後保存期限がステップ１７０
０で抽出した保存期限より大きいか否かを判定する。そ
して、大きいと判定された場合には、引き続きステップ
１７３０を実行する。ステップ１７３０では、磁気ディ
スク１０５０上の業務履歴格納領域１２１０に格納され
ている当該業務履歴の保存年限をステップ１７１０で算
出した更新後保存期限に更新する処理を行う。以上が、
第２の実施形態における保存年限更新プログラム１１９
０の処理内容である。

【００６１】次に、第１の実施形態において示した図９
に示す業務メール（接続元メール）に対し、図１４に示
すメールが返信された場合を想定して、具体的な登録処
理の例について述べる。まず始めに、登録処理では図１
２におけるステップ１３００において図１４に示すメー
ルデータを主メモリ１０４０上のワークエリア１１８０
に格納する。そして、ステップ１３１０において業務履
歴記録プログラム１１２０を実行する（業務履歴記録プ
ログラム１１２０の処理内容については既に第一の実施
例において内容を説明済みであるため、ここでは説明を
省略する）。次に、ステップ１３２０を実行する。本メ
ールは図９に示すメールにおいて開始される業務履歴に
おける二番目のメールであるため、ここでの判定結果は
“No”となる。そこで、ステップ１３４０において保存
年限更新プログラム１１９０が実行されることになる。
すなわち保存年限付与プログラム１１９０のステップ１
７００では、磁気ディスク１０５０の業務履歴格納領域
１２１０から当該業務履歴の保存期限を抽出する。すな
わち、図１４におけるメールタイトル中の業務メール識
別文字列“[顧客提案：３]”から当該業務履歴の識別番
号が“３”であるという情報が得られる。さらに、第１
の実施形態において示した通り、識別番号“３”に相当
する業務履歴の保存期限として“2002年8月8日”が設定
されているため、ここでは保存期限として“2002年8月8
日”が抽出されることになる。

【００６２】さらに、ステップ１７１０では当該業務履
歴に関して過去に送受信されたメールデータに関する方
法と、今回登録対象となるメールデータに関する情報お
よび磁気ディスク１０５０上に格納された保存期間情報
格納領域１２００に格納された保存期間情報から更新後
保存期限を算出する。ここでは、保存期間情報領域１２
００における保存期間情報として図１５に示す保存期間
の設定ルールが格納されているケースについて説明す
る。

【００６３】すなわち、図１５に示す設定ルールにおい
て１行目の条件では、業務履歴が頻繁に議論が交わされ
結論に至るまでに紆余曲折を経たものについては保存期
間を長く設定するものであるが、本例では業務履歴に関
するメール総数が“２”であるため本条件に合致しな
い。２行目の条件では、業務履歴の過程で生成された情
報が社外者に展開されたものについて重要度が高いもの
と判断し、保存期間を長く設定するものであるが、本例
での宛て先は社内のddd部長であるため本条件にも合致
しない。３行目の条件では、業務履歴の過程で部長以上
の役職に展開されたものについては重要度が高いものと
判断し、保存期間を長く設定するものであり、本例では
部長であるddd部長に送信されているものであるため条
件に合致し、保存期間として“４年”が抽出される。最
後に、４行目の条件では検索機能を通じて文書を参照さ
れた回数が多いものについては重要度が高いものと判断
し、保存期間を長く設定するものであり、本例において
当該メールが受信されるまでにその業務履歴に関する情
報が６回参照されたものとすると、本条件による保存期
間としては“３年”が抽出される。

【００６４】以上示した結果から、図１３におけるステ
ップ１７１０では保存期間情報として“４年”と“３
年”の２種類の保存期間が抽出される。そして、この中
からより大きい値である“４年”に基づき、更新後保存
期限が算出される。すなわち、最初のメールの送受信日
時“2000年8月8日”に更新後保存期間“４年”を足した
値、すなわち“2004年8月8日”が更新後保存期限として
算出される。次に、ステップ１７２０における比較処理
ではステップ１７１０で算出した更新後保存期限“2004
年8月8日”とステップ１７００で抽出した保存期限“20
02年8月8日”を比較する。その結果、ステップ１７１０
で算出した更新後保存期間の方が大きいため、引き続き
ステップ１７３０を実行する。最後にステップ１７３０
では、磁気ディスク１０５０上の業務履歴格納領域に格
納された業務履歴の識別番号“３”に対応する保存期限
として更新後保存期限“2004年8月8日”を設定する。以
上が第２の実施形態における登録処理の具体例である。

【００６５】以上説明したように、第２の実施形態にお
ける電子メール情報の蓄積管理方法では、各業務履歴の
過程において取り交わされるメールの内容に応じて、メ
ール特有の重要度に応じた保存期限を業務履歴単位に柔
軟に設定することが可能になる。

【００６６】なお、第２の実施形態においては業務履歴
情報の登録・格納時に保存年限更新プログラムを実行
し、予め各業務履歴について保存期限を生成しておく方
式について記載している。しかし、保存期限を予め業務
履歴蓄積特に生成することなく、アーカイブ・削除等の
処理が実行された時点で、各業務履歴の開始時刻（該当
業務履歴に関する最初のメールが発信された時刻）など
から動的に保存期限を生成し、その保存期限を経過して
いる業務履歴群を抽出した上でアーカイブ・削除等の処
理を実行する方式を取ることも可能である。加えて、保
存期限を抽出するための専用のコマンドにおいて実行す
ることも可能であるし、他の運用管理に関するコマンド
が実行された際に、その処理に付随する形で保存期限の
抽出を行う構成を取ることもできる。

【００６７】また、第２の実施形態における保存期間情
報としては図１５に示す通り、その業務履歴におけるメ
ールデータの総数、宛て先ユーザに社外者が含まれてい
るか否かといった送信先宛て先ユーザに関する情報、宛
て先ユーザの役職および検索、表示サブシステムによる
参照回数といった情報を利用する例について示している
が、その他のメールの送受信履歴から抽出される重要度
に応じて保存期限を設定することも可能である。すなわ
ち、その一例として（１）その業務履歴に関して所定の
ユーザが頻繁にメールの送受信を行った業務履歴を重要
な業務履歴として長い保存期限を与える保存期間情報の
定義方法であっても構わないし、（２）その業務履歴に
関して所定のユーザ間で頻繁にメールのやり取りがなさ
れた業務履歴、（３）その業務履歴に関して所定数以上
のユーザがメール送受信の対象者として関与した業務履
歴、（４）その業務履歴に関して所定の部署に属するユ
ーザがメール送受信の対象者として関与した業務履歴、
（５）その業務履歴に関して所定の部署に属するユーザ
間でメールのやりとりがなされた業務履歴、（６）その
業務履歴に関して所定のファイル名の添付ファイルが送
受信された業務履歴、（７）その業務履歴に関して所定
数以上の添付ファイルが送受信された業務履歴、（８）
その業務履歴に関する添付ファイルについて所定数以上
の更新が発生した業務履歴および（９）その業務履歴に
ついて登録された情報を所定のユーザないしは所定の役
職または組織に属するユーザが参照した業務履歴につい
ては重要な業務履歴として長い保存期限を与える構成で
あっても構わない。また、メールを用いて商品の発注を
行ったり、予算に関する連絡を行うなどの用途では、メ
ール本文等に記載された金額に関する情報を用いて、保
存期限を設定する構成を取ることも可能である。

【００６８】また、第２の実施形態では業務履歴の種別
に依らず単一の保存期間の設定ルールが格納されている
場合について例を示しているが、保存期間の設定ルール
を業務履歴の種別毎に別々に定義する構成をとっても構
わない。

【００６９】さらに、第２の実施形態における更新後保
存期限の算出においては、最初のメールの送受信日に対
し保存期間情報を足し合わせる処理を実行する例につい
て説明したが、業務履歴に関して最も新しいメールに関
する送受信日時に基づいて更新後保存期限を算出する方
法であっても構わない。また、検索・表示サブシステム
２０００を通じて業務履歴が最後に参照された日時をそ
の業務履歴格納領域に格納し、最新の参照日時を起点と
して更新後保存期限を算出する方法であっても構わな
い。本方式によると、業務履歴に関する最初のメールの
送受信日時が古い場合であっても、その業務履歴につい
て最近にも議論が交わされている場合や検索・参照など
により頻繁に再利用が発生している場合については、ア
ーカイブ・削除の対象から除外することが可能になる。

【００７０】

【発明の効果】本発明によると、該当業務履歴の種別や
該当業務履歴に属するメールの取り扱いに応じて業務履
歴毎に保存期限を設定し、その保存期限を経過した業務
履歴に関する情報を一括してアーカイブ、削除すること
により電子メールによる業務履歴を効率的に蓄積、管理
することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１の実施形態におけるシステム構成を示す図
である。

【図２】第１の実施形態の登録・保守サブシステムの構
成を示す図である。

【図３】従来のメールデータのアーカイブ・削除方法を
示す図である。

【図４】本発明のメールデータのアーカイブ・削除の概
要を示す図である。

【図５】第１の実施形態の登録処理フローを示す図であ
る。

【図６】第１の実施形態の業務履歴記録プログラムの処
理フローを示す図である。

【図７】第１の実施形態の保存年限付与プログラムの処
理フローを示す図である。

【図８】第１の実施形態のアーカイブ・削除処理のフロ
ーを示す図である。

【図９】第１の実施形態の送受信されるメールデータの
例を示す図である。

【図１０】第１の実施形態の保存期間情報の例を示す図
である。

【図１１】第２の実施形態の登録・保守サブシステムの
構成を示す図である。

【図１２】第２の実施形態の登録処理フローを示す図で
ある。

【図１３】第２の実施形態の保存年限更新プログラムの
処理フローを示す図である。

【図１４】第２の実施形態の送受信されるメールデータ
の例を示す図である。

【図１５】第２の実施形態の保存期間情報の例を示す図
である。

【符号の説明】

１０００・・・登録・保守サブシステム、１１２０・・
・業務履歴登録プログラム、１１３０・・・保存年限付
与プログラム、１１４０・・・アーカイブ・削除制御プ
ログラム、１１５０・・・保存年限抽出プログラム、１
１６０・・・アーカイブ・削除対象業務履歴群抽出プロ
グラム、１１７０・・・業務履歴履歴アーカイブ・削除
プログラム、１２００・・・保存期間情報格納領域、１
２１０・・・業務履歴格納領域

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 山口 明彦 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所ビジネスソリューション開 発本部内 (72)発明者 米永 知泉 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所ビジネスソリューション開 発本部内 (72)発明者 甲谷 和也 東京都江東区新砂一丁目６番27号 株式会 社日立製作所公共システム事業部内 Ｆターム(参考） 5B075 ND20 NR03 PP02 PP22 PQ02 PR03 UU24

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】一連の関連する複数の電子メール情報を１
   つのメール履歴としてまとめて記憶手段に保存し、前記
   メール履歴の閲覧に供する電子メール情報の管理方法に
   おいて、 前記メール履歴の最初の電子メール情報を保存する際
   に、当該電子メール情報に含まれる識別文字列を含む複
   数の条件のうちの少なくとも１つに合致するか否かによ
   り前記メール履歴の所定の保存期間を決定して前記メー
   ル履歴にその保存期限を設定し、複数の前記メール履歴
   の中で前記保存期限を経過したメール履歴を前記記憶手
   段からのアーカイブと削除の少なくとも一方の処理の対
   象とすることを特徴とする電子メール情報の管理方法。
2. 【請求項２】一連の関連する複数の電子メール情報を１
   つのメール履歴としてまとめて記憶手段に保存し、前記
   メール履歴の閲覧に供する電子メール情報の管理方法に
   おいて、前記メール履歴中の最新の電子メール情報に対
   して、当該電子メール情報に含まれる識別文字列を含む
   複数の条件のうちの少なくとも１つに合致するか否かに
   より決定した前記メール履歴の所定の保存期間に基づい
   て前記メール履歴の保存期限を算出し、算出した前記保
   存期限が経過している場合に当該メール履歴を前記記憶
   手段からのアーカイブと削除の少なくとも一方の処理の
   対象とすることを特徴とする電子メール情報の管理方
   法。
3. 【請求項３】前記保存期間を決定するための複数の条件
   として、当該電子メール情報に含まれる識別文字列によ
   り決定される当該電子メール情報の種別に関する情報、
   該当業務履歴における最初のメールデータに関する送信
   者、受信者、送受信日時、メールタイトル及びメール本
   文などの情報、または前記最初のメールデータ中に含ま
   れる添付ファイルに関する情報のうちの少なくとも１個
   以上の情報を用いることを特徴とする請求項１又は２記
   載の電子メール管理方法。
4. 【請求項４】前記メール履歴として保存された複数の前
   記電子メール情報について、前記電子メール情報の内容
   に基づく複数の条件のうちの少なくとも１つに合致する
   か否かを判定し、条件に合致する場合にはその条件に応
   じて前記保存期限を更新することを特徴とする請求項１
   又は２記載の電子メール情報の管理方法。
5. 【請求項５】前記保存期間を決定するための複数の条件
   として、該当メール履歴に関するメールデータの蓄積過
   程において送受信される、該当業務履歴におけるメール
   データの総数に関する情報、該当メール履歴において、
   所定ユーザが受信ないし送信したメールデータの総数に
   関する情報、当該メール履歴において、所定ユーザ間で
   送受信されたメールデータの総数に関する情報、当該メ
   ール履歴において、メール送受信の対象となったユーザ
   の総数に関する情報、当該メール履歴において、メール
   の送受信対象となったユーザの属する組織、職位ないし
   は組織外ユーザに発信されたか否かに関する情報、当該
   メールにおいて、所定の組織ないしは役職に属するユー
   ザ間でメールが送受信されたか否かに関する情報、当該
   メール履歴に関して送受信された添付ファイルの総数に
   関する情報、当該メール履歴に関して、添付ファイルに
   対して更新が発生した回数に関する情報、当該メール履
   歴に関して登録された情報を検索、参照した頻度に関す
   る情報、または当該メール履歴に関して登録された情報
   を、所定のユーザ、所定の役職に属するユーザないしは
   所定の組織に属するユーザが検索、参照した頻度に関す
   る情報のうちの、少なくとも１個以上の情報を用いるこ
   とを特徴とする請求項４記載の電子メール管理方法。
6. 【請求項６】前記メール履歴が最後に閲覧に供せられた
   日時を前記メール履歴に対応して保存し、最後に参照さ
   れた日時を前記保存期間の起点とすることを特徴とする
   請求項１又は２記載の電子メール情報の管理方法。
7. 【請求項７】コンピュータ読み取り可能なプログラムを
   格納する記録媒体であり、前記プログラムは、一連の関
   連する複数の電子メール情報を１つのメール履歴として
   まとめて記憶手段に保存し、前記メール履歴の閲覧に供
   する電子メール情報を管理するプログラムであって、 前記プログラムは、前記メール履歴の最初の電子メール
   情報を保存する際に、当該電子メール情報に含まれる識
   別文字列を含む複数の条件のうちの少なくとも１つに合
   致するか否かにより前記メール履歴の所定の保存期間を
   決定して前記メール履歴にその保存期限を設定する機能
   と、複数の前記メール履歴の中で前記保存期限を経過し
   たメール履歴を前記記憶手段からのアーカイブと削除の
   少なくとも一方の処理の対象とする機能とを有すること
   を特徴とするプログラムを格納する記録媒体。