JP7434868B2 - 情報処理装置、プログラム、及び情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、プログラム、及び情報処理システムに関する。

近年、ストレージの大容量化に伴い、大量のドキュメント（文書）をより高速に検索できる文書管理ソフトが利用されるようになった。このような文書管理ソフトは、管理する文書の量を減らすことで、目的の文書を見つけるまでの時間を短縮できる。例えば文書保存ポリシーを用いてネットワーク上の電子文書を削除する方法が提案されている（例えば特許文献１参照）。

しかしながら、特許文献１の文書保存ポリシーを用いてネットワーク上の電子文書を削除する方法では、文書分類ごとに文書保存ポリシーを設定する必要があり、例えば文書管理者などの負担が大きいという問題があった。

本発明の実施の形態は、保管対象に対する保管期間の設定を容易化できる情報処理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本願請求項１は、保管対象を管理する情報処理装置であって、ユーザの操作するクライアント端末から、前記保管対象の保管期間を決定するための複数の設問それぞれに対する複数の回答候補の前記ユーザによる選択結果を受け付ける選択操作受付部と、前記回答候補ごとに値が設定されている情報を用いて、前記選択結果に対応する値を算出し、算出した値と前記保管対象の保管期間との対応関係に基づき、前記保管対象の保管期間を設定する保管期間設定部と、を有することを特徴とする。

本発明の実施の形態によれば、保管対象に対する保管期間の設定を容易化できる。

本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る文書管理サーバの一例の機能ブロック図である。 本実施形態に係る文書管理ＤＢの一例の構成図である。 本実施形態に係る設問テーブルの一例の構成図である。 本実施形態に係る保管期間テーブルの一例の構成図である。 本実施形態に係る情報処理システムの一例の画面イメージ図である。 本実施形態に係るアンケート画面の一例のイメージ図である。 本実施形態に係る保管期間設定処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る文書一覧画面の一例のイメージ図である。 本実施形態に係る削除準備処理の一例のフローチャートである。 本実施形態に係る削除処理の一例のフローチャートである。

次に、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。

［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。図１の情報処理システム１は、文書管理サーバ１０、及びクライアント端末１２が、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク１４に接続される構成を一例として示している。

文書管理サーバ１０は、クライアント端末１２を操作するユーザから登録された文書を管理する。文書管理サーバ１０は、例えば複数のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスであってもよい。また、文書管理サーバ１０は１つのコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスであってもよい。文書管理サーバ１０は例えばクラウドサービスの形態をとることもできる。文書管理サーバ１０は文書管理に関する後述の各種処理を行う。

クライアント端末１２は、ＰＣ、スマートフォン、携帯電話、又はタブレット端末などの情報処理端末である。クライアント端末１２は文書を文書管理サーバ１０に登録して管理させるユーザにより操作される。なお、図１ではクライアント端末１２が２台である例を示したが、１台又は３台以上であってもよい。ユーザはクライアント端末１２から文書管理サーバ１０に文書を登録して管理させる。

ユーザはクライアント端末１２から文書管理サーバ１０にアクセスし、文書管理サーバ１０に登録した文書にプロパティ（書誌情報）を付けることができる。また、ユーザはクライアント端末１２から文書管理サーバ１０にアクセスし、文書一覧画面や文書閲覧画面を表示できる。さらに、ユーザはクライアント端末１２から文書管理サーバ１０にアクセスし、後述の文書削除機能設定を行うことができる。文書削除機能設定は文書管理サーバ１０が管理する文書を文書管理サーバ１０に自動で削除又はアーカイブさせるための設定である。

なお、本実施形態における文書は、文書管理サーバ１０が管理する保管対象の呼び方の一例であって、画像ファイルやアプリケーションファイルなどの各種コンテンツを含むものであってもよい。

本実施形態に記載された装置群は本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、文書管理サーバ１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。同様に、クライアント端末１２は、互いに通信するように構成された複数のコンピューティングデバイスを含むことができる。

さらに、文書管理サーバ１０およびクライアント端末１２は、開示された処理ステップを様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスはクライアント端末１２によって実行され得る。同様に、所定のユニットの機能は、クライアント端末１２によって実行することができる。また、文書管理サーバ１０とクライアント端末１２の各要素は、１つの装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。

＜ハードウェア構成＞
《コンピュータ》
図１に示す文書管理サーバ１０及びクライアント端末１２は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は、本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。

図２に示されているように、コンピュータ５００はＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、プログラムに従ってコンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、ネットワーク１４を利用してデータ通信をするためのインターフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

文書管理サーバ１０及びクライアント端末１２は、例えば上記のハードウェア構成のコンピュータ５００上でプログラムを実行することにより、後述するような各種機能を実現できる。

＜ソフトウェア構成＞
《文書管理サーバ１０》
図３は本実施形態に係る文書管理サーバの一例の機能ブロック図である。図３の文書管理サーバ１０はプログラムを実行することにより、文書管理部２０、通信部２２、文書管理ＤＢ２４、文書閲覧ログＤＢ２６、及び削除処理条件記憶部２８を実現している。文書管理部２０は、保管期間設定部４０、削除対象抽出部４２、削除処理部４４、アーカイブ対象抽出部４６、アーカイブ処理部４８、及び表示制御部５０を有する。

表示制御部５０は、文書管理画面表示制御部６０及びアンケート画面表示制御部６２を有する。文書管理画面表示制御部６０は、文書登録受付部７０を有する。アンケート画面表示制御部６２は、選択操作受付部７２を有する。

文書管理部２０は文書管理に関する処理を行う。文書管理部２０の保管期間設定部４０は文書管理サーバ１０に登録された文書に対して、後述の文書保管期限、文書保管期間などの設定を行う。

削除対象抽出部４２は、後述の文書保管期限、又は文書保管期間が経過した文書を削除候補文書として抽出する。また、削除対象抽出部４２は抽出した削除候補文書から、後述の削除処理条件に基づき、削除対象の文書を抽出する。削除処理部４４は、削除対象抽出部４２が抽出した削除対象の文書を削除する。

アーカイブ対象抽出部４６は、後述の文書保管期限又は文書保管期間が経過した文書をアーカイブ候補文書として抽出する。また、アーカイブ対象抽出部４６はアーカイブ候補文書から、アーカイブ処理条件に基づき、アーカイブ対象の文書を抽出する。アーカイブ処理部４８は、アーカイブ対象抽出部４６が抽出したアーカイブ対象の文書をアーカイブする。なお、アーカイブとは文書の削除と異なり、アーカイブ対象の文書を元の保存領域からアーカイブ専用の保存領域に移動して保存しておき、必要に応じてアーカイブ専用の保存領域から元の保存領域に文書を戻すことができる機能である。

本実施形態では、文書のアーカイブを実行することにより、例えば検索する文書の量を減らすことができると共に、万が一に備え、文書をアーカイブ専用の保存領域に保存しておく運用が可能となる。なお、アーカイブした文書をリストアする方法は、例えば文書管理者などが操作メニューから操作を行うなど、運用によって決めておけばよい。

表示制御部５０はクライアント端末１２の表示を制御する。文書管理画面表示制御部６０はクライアント端末１２に後述の文書一覧画面や文書閲覧画面を表示させる。文書管理画面表示制御部６０の文書登録受付部７０はクライアント端末１２を操作するユーザから文書の登録操作を受け付ける。

アンケート画面表示制御部６２はクライアント端末１２に後述のアンケート画面を表示させる。アンケート画面表示制御部６２の選択操作受付部７２はクライアント端末１２を操作するユーザからアンケートの選択操作を受け付ける。

通信部２２はクライアント端末１２と通信する。文書管理ＤＢ２４は、登録された文書に関する情報を保管している。文書閲覧ログＤＢ２６は、文書管理サーバ１０に登録されて管理されている文書について、いつ、だれが、どの文書を閲覧したかを記録した文書閲覧ログを保管している。文書閲覧ログは例えばユーザによる文書の利用頻度情報を生成するための情報として利用できる。削除処理条件記憶部２８は、削除候補文書から削除対象の文書を抽出するために利用する後述するような削除処理条件、後述の設問テーブル、及び保管期間テーブルを保管している。

図４は、本実施形態に係る文書管理ＤＢの一例の構成図である。図４の文書管理ＤＢ２４は、登録された文書ごとに文書データ、文書ＩＤ、文書保管期限、文書保管期間、及び削除フラグを対応付けて保管する。

文書データはユーザに登録された文書のデータである。文書ＩＤはユーザに登録された文書を識別する識別情報の一例である。文書保管期限は、ユーザがプロパティに直接入力した文書を保管する期間である。文書保管期間は後述するようにユーザによるアンケートの選択結果に従って設定される文書を保管する期間である。図４では文書の文書保管期間に加えて、フォルダの文書保管期間が設定可能な例を示している。文書の文書保管期間及びフォルダの文書保管期間は何れか一方が省略されていてもよい。

図４の文書保管期限と、文書保管期間とが両方設定されている文書は、例えばユーザがプロパティに直接入力した文書保管期間に従ってもよいし、ユーザによるアンケートの選択結果に従って設定される文書を保管する期間に従ってもよい。本実施形態では、文書保管期限と、文書保管期間とが両方設定されている文書は、例えばユーザがプロパティに直接入力した文書保管期間に従う例を説明する。削除フラグは、削除対象の文書又はアーカイブ対象の文書を識別する識別情報の一例である。

図５は、本実施形態に係る設問テーブルの一例の構成図である。図５に示す設問テーブルは、アンケートの設問に対する回答候補と、それぞれの回答候補のポイントと、が設定された例である。図５の設問テーブルの回答候補が、後述のアンケート画面の設問に対する回答候補となる。例えば図５の設問「文書配布人数」の回答候補は「３０名以上」「１０名以上」「５名以上」及び「５名未満」となる。なお、図５に示した設問テーブルは一例であって、文書の保管期間に影響を与えそうな回答候補をユーザに選択させる設問であれば、図５の設問テーブルに限定されない。

図６は、本実施形態に係る保管期間テーブルの一例の構成図である。図６に示す保管期間テーブルは、アンケートの設問に対するユーザの回答のポイントの合計ポイントと対応付けて保管期間が設定された例である。図６では例えば合計ポイントが「５点未満」の文書の保管期間として「０年」が設定されている。また、合計ポイントが「５点以上１５点未満」の文書の保管期間として「０．５年」が設定されている。その他の合計ポイントの範囲についても、それぞれ、文書の保管期間が設定されている。

なお、図６の保管期間テーブルは、アンケートの設問に対するユーザの回答のポイントの合計ポイントと保管期間とを対応付けた例であるが、合計ポイントに限定するものではなく、加算以外の四則演算も用いて算出した値（例えばアンケートの設問に対するユーザの回答のポイントの平均ポイントなど）であってもよい。

＜処理の詳細＞
以下では、本実施形態に係る情報処理システム１の処理の詳細について説明する。

《処理概要》
文書管理サーバ１０を利用するユーザは、クライアント端末１２から文書管理サーバ１０にアクセスする。ユーザが操作するクライアント端末１２からアクセスされた文書管理サーバ１０は、ログイン処理などのユーザの認証処理を行った後、例えば図７に示すような画面を表示して、文書管理に関するサービスを提供する。

図７は本実施形態に係る情報処理システムの一例の画面イメージ図である。図７では文書一覧画面１０００及び文書閲覧画面１１００の画面イメージを示している。文書一覧画面１０００は、ユーザが閲覧可能な文書一覧をサムネイル表示する欄と、文書が保管されているフォルダ一覧と、文書削除機能設定ボタン１００２を含むメニューバーと、が表示されている。

文書閲覧画面１１００には、文書一覧画面１０００から文書を選択して「開く」ボタンを押下する操作などにより遷移する。文書閲覧画面１１００には「開く」ボタンが押下されたときに文書一覧画面１０００で選択されていた文書の内容が表示されると共に、その文書がアウトライン表示される。

また、文書一覧画面１０００又は文書閲覧画面１１００から文書を選択して、例えば右クリックなどの所定の操作を行うことで、ユーザは選択した文書のプロパティに文書の文書保管期限を直接設定できる画面に遷移できる。このように、ユーザは文書管理サーバ１０に登録した文書のプロパティに、その文書の文書保管期限を設定することで、文書管理ＤＢ２４の項目「文書保管期限」に文書の文書保管期限を設定できる。

さらに、文書一覧画面１０００又は文書閲覧画面１１００から文書を選択して、例えば文書削除機能設定ボタン１００２の押下などの所定の操作を行うことにより、ユーザは例えば図８のようなアンケート画面を用いた、図９の文書保管期間の設定処理に進むことができる。

《文書保管期間の設定処理》
図８は本実施形態に係るアンケート画面の一例のイメージ図である。図９は本実施形態に係る保管期間設定処理の一例のフローチャートである。例えば文書削除機能設定ボタン１００２の押下などの文書保管期間の設定処理に進むための操作をクライアント端末１２から受け付けた文書管理サーバ１０のアンケート画面表示制御部６２はステップＳ１０に進む。ステップＳ１０においてアンケート画面表示制御部６２はアンケート画面表示制御を行い、クライアント端末１２に図８のアンケート画面を表示させる。

図８のアンケート画面は図５の設問テーブルのアンケートの設問に対する回答候補を用いて生成される。図８のアンケート画面に表示される回答候補は図５の設問テーブルによりポイントが対応付けられている。図８のアンケート画面は設問が「３つ」の例を表している。なお、アンケート画面には文書の削除処理とアーカイブ処理との選択をユーザから受け付ける設問を含めておいてもよい。アーカイブ処理が選択された文書は本実施形態の削除処理に替えてアーカイブ処理が実行される。

ユーザはクライアント端末１２に表示された図８のようなアンケート画面の設問のそれぞれに対して回答候補から回答を選択する。ユーザによるアンケートの選択結果はクライアント端末１２から文書管理サーバ１０に送信される。

ステップＳ１２において、文書管理サーバ１０の選択操作受付部７２はユーザによるアンケートの選択結果を受信する。ステップＳ１４に進み、保管期間設定部４０は例えば図５の設問テーブルからアンケートの選択結果に対応するポイントを取得し、取得したポイントの合計ポイントを算出する。

ステップＳ１６に進み、保管期間設定部４０は図６の保管期間テーブルから、ステップＳ１４で算出した合計ポイントに対応する保管期間を取得する。ステップＳ１６の処理ではユーザによるアンケートの選択結果に対応する保管期間を取得できる。ステップＳ１８に進み、保管期間設定部４０はステップＳ１６で取得した保管期間を、文書管理ＤＢ２４の項目「文書保管期間」に設定できる。

このように、図９のフローチャートの処理によれば、ユーザはアンケートに回答することにより、回答結果に応じた文書の保管期間を容易に設定できる。文書の保管期間の設定が完了すると、文書管理サーバ１０の文書管理画面表示制御部６０は例えば図１０のような文書一覧画面１０００を表示する。

図１０は本実施形態に係る文書一覧画面の一例のイメージ図である。図１０に示した文書一覧画面１０００は、図９のフローチャートの処理により保管期間が設定された文書に対して、保管期間が設定された文書であることを示す印１００４が付与されている。このように、本実施形態では印１００４が付与されることで、文書保管期間の設定処理により保管期間が設定された文書を容易に識別できる。なお、図１０に示した印１００４は一例であって、丸以外の形の印１００４であってもよいし、縁取り線などの視覚的に識別可能な表示であればよい。

《削除準備処理》
図１１は本実施形態に係る削除準備処理の一例のフローチャートである。図１１の削除準備処理は一日おき、一週間おき、一月おきなど、定期的に実行される。ステップＳ２０において、文書管理サーバ１０の削除対象抽出部４２は文書ごとに、例えば図４の文書管理ＤＢ２４の文書保管期限及び文書保管期間の設定を参照し、その文書で優先する保管期間を確認する。

ステップＳ２０の処理は、例えば図４の文書管理ＤＢ２４の項目において、文書保管期限及び文書保管期間の両方に設定がされている場合、及び何れか一方に設定がされている場合があるため、その文書で優先する保管期間を確認するための処理である。

例えば図４の文書管理ＤＢ２４の項目において、文書保管期限及び文書保管期間の両方に設定がされている場合は、ユーザがプロパティに直接入力した文書保管期間を、その文書で優先する保管期間とする。また、図４の文書管理ＤＢ２４の項目において、文書保管期限及び文書保管期間の何れか一方が設定されている場合は、設定されている方を、その文書で優先する保管期間とする。

ステップＳ２２に進み、削除対象抽出部４２はステップＳ２０で確認した優先する保管期間を文書ごとに確認し、その優先する保管期間が経過した文書があるか否かを図４の文書管理ＤＢ２４を参照して判定する。優先する保管期間が経過した文書が一つも無ければ図１１のフローチャートの処理を終了する。

一方、優先する保管期間が経過した文書があれば、削除対象抽出部４２はステップＳ２４以降の処理を開始する。ステップＳ２４に進み、削除対象抽出部４２は優先する保管期間が経過した文書を削除候補文書として抽出する。

ステップＳ２６に進み、削除対象抽出部４２は削除処理条件に基づき、削除候補文書から削除対象の文書を抽出する。言い換えれば、削除対象抽出部４２は削除候補文書から実際に削除する削除対象の文書を抽出する処理を、削除処理条件に基づいて行う。

削除処理条件の例としては、例えば特定のユーザによる閲覧回数が多い文書を、必要な文書（定型業務で利用されている文書）と判断して、削除候補文書から削除対象の文書として抽出されないような条件がある。

また、削除処理条件の例としては、例えば定期的に更新のある文書を、必要な文書（業務ルールなどの文書）と判断して、削除候補文書から削除対象の文書として抽出されないような条件がある。さらに、削除処理条件の例としては、例えばプロパティに契約書や重要などのキーワードが登録されている文書を、必要な文書と判断して、削除候補文書から削除対象の文書として抽出されないような条件がある。ステップＳ２８に進み、削除対象抽出部４２はステップＳ２６で抽出された削除対象の文書の文書管理ＤＢ２４の項目「削除フラグ」を「削除する」値に更新する。

図１１のフローチャートの処理により、文書管理サーバ１０はユーザにより登録された文書から保管期間の経過した文書を削除候補文書として抽出し、その削除候補文書から実際に削除する削除対象の文書を削除処理条件に基づいて抽出できる。このように、図１１のフローチャートの処理によれば、保管期間の経過した文書であっても、削除処理条件に設定されている必要な文書の条件に合致すれば、削除候補文書から削除対象の文書として抽出されない。

なお、削除処理条件を設定する処理、又は削除処理条件を利用したステップＳ２６の処理は、例えば人工知能を利用した処理（ＡＩ処理）であってもよい。例えば削除処理条件は機械学習の学習効果によって生成されたものでもよい。また、文書のプロパティの記載に含まれうるキーワードとユーザにより入力された文書保管期限との対応関係を機械学習にて分類付けすることで、対応テーブルを使用しなくてもよい。

ここで、機械学習とは、コンピュータに人のような学習能力を獲得させるための技術であり、コンピュータが、データ識別等の判断に必要なアルゴリズムを、事前に取り込まれる学習データから自律的に生成し、新たなデータについてこれを適用して予測を行う技術のことをいう。

機械学習のための学習方法は、教師あり学習、教師なし学習、半教師学習、強化学習、深層学習のいずれかの方法でもよく、さらに、これらの学習方法を組み合わせた学習方法でもよく、機械学習のための学習方法は問わない。

《削除処理》
図１２は本実施形態に係る削除処理の一例のフローチャートである。図１２の削除処理は一日おき、一週間おき、一月おきなど、定期的に実行される。ステップＳ３０において文書管理サーバ１０の削除処理部４４は、例えば図４の文書管理ＤＢ２４の削除フラグの設定を参照し、削除フラグが「削除する」の値の文書を抽出する。そして、ステップＳ３２に進み、削除処理部４４はステップＳ３０で抽出した削除フラグが「削除する」の値の文書の削除処理を実行する。

＜まとめ＞
以上のように、本実施形態に係る情報処理システム１は、ユーザがアンケートの設問に回答することで、文書ごとの保管期間（削除ルール）を生成できる。保管期間が経過した文書は削除候補文書として抽出される。なお、本実施形態に係る情報処理システム１では抽出した削除候補文書であっても、削除処理条件に基づき、必要な文書を削除対象の文書として抽出しないことが可能である。

ユーザはアンケートの設問に回答することで、文書ごとの保管期間（削除ルール）を容易に設定できる。また、文書ごとの保管期間の設定や削除処理条件の生成を機械学習の学習効果によって行うことで、文書ごとに適切な保管期間を設定し、その保管期間を経過した文書であって、ユーザにとって不要と判断された文書を高精度に削除できる。

上記では文書の保管期間を設定する例を説明したが、文書を保管するフォルダに、そのフォルダに保管されている文書の保管期間を設定するようにしてもよい。文書を保管するフォルダに、そのフォルダに保管されている文書の保管期間を設定するケースでは、例えば文書をフォルダに保管したタイミングで、その文書の保管期間が設定される。

また、文書を保管するフォルダに、そのフォルダに保管される文書の保管期間を設定するケースでは、保管期間が設定されている文書をフォルダに保管すると、フォルダに設定されている保管期間と文書に設定されている保管期間とが、重複することになる。このようなケースでは、例えばフォルダに設定されている保管期間と文書に設定されている保管期間の優先順位を決めておき、優先順位に従って文書の保管期間を決めればよい。

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。なお、本実施形態で説明した情報処理システム１は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC（Application Specific Integrated Circuit）、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

なお、文書管理サーバ１０は特許請求の範囲に記載した情報処理装置の一例である。

１ 情報処理システム
１０ 文書管理サーバ
１２ クライアント端末
１４ ネットワーク
２０ 文書管理部
２２ 通信部
２４ 文書管理ＤＢ
２６ 文書閲覧ログＤＢ
２８ 削除処理条件記憶部
４０ 保管期間設定部
４２ 削除対象抽出部
４４ 削除処理部
４６ アーカイブ対象抽出部
４８ アーカイブ処理部
５０ 表示制御部
６０ 文書管理画面表示制御部
６２ アンケート画面表示制御部
７０ 文書登録受付部
７２ 選択操作受付部

特開２００６－１９５９９８号公報

Claims (9)

1. 保管対象を管理する情報処理装置であって、
   ユーザの操作するクライアント端末から、前記保管対象の保管期間を決定するための複数の設問それぞれに対する複数の回答候補の前記ユーザによる選択結果を受け付ける選択操作受付部と、
   前記回答候補ごとに値が設定されている情報を用いて、前記選択結果に対応する値を算出し、算出した値と前記保管対象の保管期間との対応関係に基づき、前記保管対象の保管期間を設定する保管期間設定部と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記対応関係に基づいて設定された前記保管対象の保管期間が経過した前記保管対象を抽出する削除対象抽出部と、
   前記削除対象抽出部が抽出した前記保管対象を削除する削除処理部と、
   を更に有する請求項１記載の情報処理装置。
3. 削除機能設定ボタンを含む前記保管対象の一覧画面又は閲覧画面を前記クライアント端末に表示させる表示制御部、を更に有し、
   前記表示制御部は、前記削除機能設定ボタンに対する操作を受け付けると、前記複数の設問に対する前記回答候補の選択を受け付ける設問画面を前記クライアント端末に表示させる
   を特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記表示制御部は、前記一覧画面において前記保管対象が操作された場合に前記保管対象の内容を含む前記閲覧画面を前記クライアント端末に表示させること
   を特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
5. 前記削除対象抽出部は、前記ユーザによる前記保管対象の利用頻度情報、及び前記保管対象の書誌情報を用いた削除処理条件に基づいて、前記保管対象の削除要否を判定すること、
   を特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
6. 前記削除対象抽出部は、前記保管期間設定部により設定された前記保管対象の保管期間よりも、前記ユーザにより前記保管対象の書誌情報として設定された前記保管対象の保管期間を優先して扱うこと
   を特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
7. 前記対応関係に基づいて設定された前記保管対象の保管期間が経過した前記保管対象を抽出するアーカイブ対象抽出部と、
   前記アーカイブ対象抽出部が抽出した前記保管対象のアーカイブを実行するアーカイブ処理部と、
   を更に有する請求項１記載の情報処理装置。
8. 保管対象を管理する情報処理装置を、
   ユーザの操作するクライアント端末から、前記保管対象の保管期間を決定するための複数の設問それぞれに対する複数の回答候補の前記ユーザによる選択結果を受け付ける選択操作受付部、
   前記回答候補ごとに値が設定されている情報を用いて、前記選択結果に対応する値を算出し、算出した値と前記保管対象の保管期間との対応関係に基づき、前記保管対象の保管期間を設定する保管期間設定部、
   として機能させるためのプログラム。
9. 保管対象を管理する情報処理システムであって、
   ユーザの操作するクライアント端末から、前記保管対象の保管期間を決定するための複数の設問それぞれに対する複数の回答候補の前記ユーザによる選択結果を受け付ける選択操作受付部と、
   前記回答候補ごとに値が設定されている情報を用いて、前記選択結果に対応する値を算出し、算出した値と前記保管対象の保管期間との対応関係に基づき、前記保管対象の保管期間を設定する保管期間設定部と、
   を有する情報処理システム。

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