JP2001092846A

JP2001092846A - データ分類管理システムとデータ分類管理方法およびそのプログラムを記録した記録媒体

Info

Publication number: JP2001092846A
Application number: JP27200899A
Authority: JP
Inventors: Yoshitomo Tahira; 良知田平
Original assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Priority date: 1999-09-27
Filing date: 1999-09-27
Publication date: 2001-04-06

Abstract

(57)【要約】【課題】従来、文書ファイルに設定する文書管理情報
を設定するにあたり、操作者(ユーザ)による文書の保存
期間などの設定作業の負荷を軽減することについて考慮
されていない。【解決手段】データの登録処理時、文書分類マトリッ
クス出力部108により、デフォルト分類表104と文書分類
基準表106を参照して、ユーザ対応の分類項目群と保存
期間を文書分類マトリックス表示選択画面109で表示
し、表示した分類項目群からユーザが選択指示した分類
項目と保存期間を、文書属性登録部112により、登録対
象のデータの名称に対応付けて設定し、この設定で対応
付けた分類項目と保存期間およびデータ名を用いて管理
情報を生成して文書属性表113に登録して管理する。ま
た、メール通知部114により、保存期限を管理し、保存
期限を過ぎた文書の発生を当該部署に通知する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを利
用したデータの管理技術に係わり、特に、登録対象のデ
ータの名称と分類項目を含む管理情報に基づき、データ
の分類管理を効率的に行うのに好適なデータ分類管理シ
ステムとデータ分類管理方法およびそのプログラムを記
録した記録媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、コンピュータを用いて、文書やイ
メージ等のデータに、名称や作成日時等の管理情報を付
加してハードディスク装置などのメモリに記憶し、その
メモリに記憶されたデータに付加された管理情報に基づ
いてデータにアクセスして検索することが行われてい
る。

【０００３】そのようなデータ管理システムとして、文
書ファイルの保存期限を文書ファイルの属性情報として
扱えるようにしたファイル検索システムが、例えば、特
開平５−４６４５１号公報に記載されている。

【０００４】また、文書の有効期間に着目し、文書管理
情報に有効期間を設定し管理する様にした技術が、特開
平８−３２８９２２号公報に記載されている。

【０００５】しかし、これらの技術のいずれにおいて
も、文書ファイルに設定する文書管理情報を設定するに
あたり、操作者(ユーザ)による文書の保存期間などの設
定作業の負荷を軽減することについては考慮されていな
い。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】解決しようとする問題
点は、従来の技術では、操作者(ユーザ)による文書分類
の指定をキーボードを用いたてて入力で行っており、簡
便に行うことができず、ユーザが、文書分類の設定で誤
った分類を入力することがある点、また、文書分類対応
に文書の保存期限を設定する場合には、ユーザが保存期
限を計算して入力しなければならず、作業が煩雑にな
り、時として保存期限の正確な設定が行われなくなる
点、また、文書の発効日時情報が指定されている場合に
は、さらに、文書の保存期限を計算する際、より誤った
保存期限を設定する危険性が高くなる点、また、有効期
限が過ぎた不要文書の検出に手間がかかり、不要文書の
削除漏れが発生し易い点である。

【０００７】本発明の目的は、これら従来技術の課題を
解決し、コンピュータを利用したデータの管理技術にお
いて、登録対象のデータの名称と分類項目を含む管理情
報に基づくデータの分類管理を、効率的かつ正確に行う
ことを可能とするデータ分類管理システムとデータ分類
管理方法およびそのプログラムを記録した記録媒体を提
供することである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明のデータ分類管理システムとデータ分類管理
方法は、登録するデータに対応付けて、データ名称と分
類項目を含む管理情報を設定して登録し、管理情報に基
づきデータを分類管理するものであり、データの登録処
理に伴い、予め階層化されて記録された分類項目群をポ
ップアップ方式あるいは一覧で表示し、表示した分類項
目群からユーザがマウス等の操作で選択指示した分類項
目を登録対象のデータの名称（データ名）に対応付けて
設定し、この設定で対応付けた分類項目とデータ名を用
いて管理情報を生成して登録する。また、システムにロ
グインしたユーザ対応にデフォルトで使用する文書分類
の範囲を予め定めておくことにより、表示する文書分類
を絞り込み、分類項目の指定を簡便にする。また、分類
項目に対応付けて予め保存期間を設定しておき、データ
登録時に選択・指定される分類項目に応じて保存期間を
自動的に読み出し、管理情報に追加し、さらに、追加し
た保存期間に応じてデータの保存期限を自動的に算出し
て設定する。さらに、このデータの保存期限と現在日時
を比較して、データの保存期限切れが発生したと判断し
た場合、このデータに対応して予め定められたメールア
ドレスに電子メールで通知を行う。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を、図
面により詳細に説明する。図１は、本発明のデータ分類
管理システムの本発明に係る構成例を示すブロック図で
ある。

【００１０】本図１において、１００はコンピュータ処
理により文書データの登録を集中的に行うサーバマシ
ン、１０１はコンピュータ処理によりサーバマシン１０
０に接続して文書データの登録、更新、削除、検索など
を行うクライアントマシンである。

【００１１】クライアントマシン１０１では、ＣＲＴ
（Cathode Ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Displ
ay）等からなる表示装置に、文書登録画面１０２や文書
分類マトリックス表示選択画面１０９等を表示し、文書
分類設定部１１０によりコンピュータプログラムに基づ
く処理で当該機能を実行する。

【００１２】サーバ１００には、ＦＤ(Flexible Disk)
やＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disc-ReadOnly Memory)等の記
録媒体からコンピュータ用プログラムをインストールし
て構成される文書分類マトリックス出力部１０８と文書
属性登録部１１２およびメール通信部１１４、また、Ｈ
ＤＤ(Hard Disk Drive)等の記憶装置に格納されるデフ
ォルト分類表１０４、文書分類基準表１０６、文書属性
表１１３、文書管理担当者表１１６等が設けられてい
る。

【００１３】操作者(ユーザ)は、クライアントマシン１
０１の文書登録画面１０２を用いて、文書データの登録
操作、および、文書管理情報の入力操作を行う。以下、
このような構成のデータ分類管理システムの動作を説明
する。まず、ユーザがクライアントマシン１０１にログ
インすると、クライアントマシン１０１は、そのログイ
ンユーザ情報１０３をサーバマシン１００に送付する。

【００１４】サーバマシン１００は、文書分類マトリッ
クス出力部１０８により、クライアントマシン１０１か
ら送信されてきたログインユーザ情報１０３を用いて、
ユーザ対応にデフォルト使用する文書分類を予め定めた
デフォルト文書分類表１０４を検索して、ログインユー
ザ情報１０３対応のデフォルト使用の文書分類１０５を
取得する。

【００１５】そして、サーバマシン１００は、この文書
分類１０５に対応した文書分類基準情報１０７を文書分
類基準表１０６から取得し、文書分類マトリックス出力
部１０８により、この取得した文書分類基準情報１０７
をクライアントマシン１０１に送信する。

【００１６】クライアントマシン１０１では、受信した
文書分類基準情報１０７を用いて、文書分類マトリック
ス表示選択画面１０９で、文書分類項目群を表示し、こ
の文書分類項目群からユーザが選択・設定した文書分類
項目を、文書分類設定部１１０によりシステムに取込
む。

【００１７】また、クライアントマシン１０１では、文
書登録画面１０２においてユーザが設定した文書分類項
目を含む文書属性情報１１１をサーバマシン１００に送
信する。サーバマシン１００では、文書属性情報１１１
を文書属性登録部１１２を用いて文書属性表１１３に登
録する。

【００１８】以上のようにして、本例のデータ分類管理
システムでは、文書データに付随して文書管理情報の登
録を行う。さらに、本例のデータ分類管理システムで
は、サーバマシン１００は、毎日、特定の時間にメール
通知部１１４による処理を実行する。

【００１９】このメール通知部１１４は、文書属性表１
１３を検索して保存期限が切れている文書データを検索
し、期限切れ文書情報１１５を取得する。そして、メー
ル通知部１１４は、取得した期限切れ文書情報１１５に
ついて文書管理者担当者表１１６を検索して通知先ユー
ザ情報（メールアドレス）を取得して、その通知先ユー
ザに対して、電子メールにより、期限切れ文書の通知を
行う。

【００２０】図２は、図１における文書分類マトリック
ス表示選択画面で表示する文書分類マトリックスの具体
例を示す説明図である。

【００２１】本例の文書分類マトリックスは、予め大分
類に設定された各項目の一覧を表示する第１層の画面２
０１と、中分類および小分類に設定された各項目の一覧
を表示する第２層の画面２０２と、細分類の項目、保存
年限、備考を表示する第３層の画面２０３の、階層化さ
れた３つの画面からなる。

【００２２】ユーザ対応のデフォルトの文書分類では、
これらの３画面の内、第１層の画面２０１を飛び抜かし
て、中分類および小分類の各項目群を表示する第２層の
画面２０２から表示する。また、本例の文書分類マトリ
ックスは、各第１〜第３層の画面２０１〜２０３におい
てユーザが目的とする分類項目等をマウスなどでクリッ
クすることで選択されるインターフェースとする。

【００２３】例えば、第２層の画面２０２には「大分
類」ボタンが設けてあるが、これは、第２層の画面２０
２において目的とする文書分類項目がない場合、ユーザ
が、「大分類」ボタン２０４を押下することで、第１層
の画面２０１を表示させる。

【００２４】そして、この第１層の画面２０１において
ユーザが目的とする大分類における分類項目を選択する
ことにより、対応する第２層の画面２０２を表示し直
す。また、ユーザが第２層の画面２０２で小分類におけ
る任意の分類項目を選択すると、対応する細分類、保存
年限、備考からなる第３層の画面２０３を出力し細分類
の選択を要求する。

【００２５】このような文書分類マトリックスを介して
ユーザが、各文書毎に細分類まで選択・指定を行うこと
により、図１におけるデータ分類管理システムでは、文
書データに付随して格納する文書分類を特定する。尚、
図１におけるサーバマシン１００からクライアントマシ
ン１０１へは、特定の大分類の対応している中分類以下
の全項目情報を1度に送信する。

【００２６】次に、図1におけるデフォルト文書分類表
１０４の定義例を説明する。図３は、図1におけるデフ
ォルト文書分類表の具体的な定義例を示す説明図であ
る。

【００２７】デフォルト文書分類表１０４には、ログイ
ンユーザを特定するユーザ名を格納するユーザ名列３０
１と、ログインユーザ対応にデフォルトとする文書分類
を格納するデフォルト文書分類列３０２からなり、この
デフォルト文書分類列３０２は、さらに大分類列３０
３、中分類列３０４、小分類列３０５に分けられ、それ
ぞれデフォルトの大分類、中分類、小分類を格納してい
る。

【００２８】本例のデフォルト文書分類表１０４におい
ては、大分類列３０３に関しては、ユーザ名対応に指定
・設定することが必須であるが、中分類列３０４および
細分類列３０５は、設定が必須ではないものとする。

【００２９】次に、図1における文書分類基準表１０６
の具体的な定義例を説明する。図４は、図1における文
書分類基準表の具体的な定義例を示す説明図である。

【００３０】本例の文書分類基準表１０６には、大分類
列４０１、中分類列４０２、小分類列４０３、細分類列
４０４、およびその分類毎に設定を行う保存年限を格納
する保存年限列４０５、また、当文書分類毎に「禁帯
出」や「常用」といった情報を格納する備考列４０６、
そして、該当文書分類毎に設定済の文書番号を格納する
設定済文書番号列４０７が設けられている。

【００３１】次に、このような表に基づく図１における
文書分類マトリックス出力部１０８の処理動作の説明を
行う。図５は、図１のサーバマシンにおける文書分類マ
トリックス出力部の本発明のデータ分類管理方法に係わ
る処理動作例を示すフローチャートである。

【００３２】図１の文書分類マトリックス出力部１０８
は、まず、ログインユーザ対応のデフォルトの文書分類
要求時か否かを判定する。ここで、大分類を指定して文
書分類を取出す場合はログインユーザ対応のデフォルト
の文書分類を取得する場合でないと判断する（ステップ
５０１）。

【００３３】大分類指定で文書分類を取得する場合に
は、変数Ｃ１に与大分類を設定し、変数Ｃ２および変数
Ｃ３には「ＮＵＬＬ」を設定する（ステップ５０２）。

【００３４】一方、ステップ５０１において、ログイン
ユーザ対応のデフォルトの文書分類取得時と判断した場
合には、クライアントマシンから送られてきたロクイン
ユーザ名を取得し（ステップ５０３）、図３に示すデフ
ォルト分類表１０４を検索して（ステップ５０４）、ロ
グインユーザ対応の大分類、中分類、小分類を取得し、
それぞれ変数Ｃ１、変数Ｃ２、変数Ｃ３にセットする
（ステップ５０５）。

【００３５】その後、図４に示す文書分類基準表１０６
を参照して、大分類列４０１の値が変数Ｃ１格納の値と
一致するレコードを取得する（ステップ５０６）。次い
で、ここで取得したレコードの集合を、大分類の一覧と
共に、変数Ｃ１、変数Ｃ２、変数Ｃ３に格納してある値
をクライアントマシン１０１に送信する（ステップ５０
７）。

【００３６】ここで、レコードの集合および大分類の一
覧と共に、変数Ｃ１、変数Ｃ２および変数Ｃ３もクライ
アントマシン１０１に送信するのは、クラインアントマ
シン１０１の文書分類マトリックス表示選択画面１０９
において初期表示を行う際に、カレントの文書分類を与
えておくのに備えての処置である。

【００３７】次に、図１のクライアントマシン１０１に
おける文書分類設定部１１０の処理動作を説明する。図
６は、図１のクライアントマシンにおける文書分類設定
部の本発明のデータ分類管理方法に係わる処理動作例を
示すフローチャートである。

【００３８】まず、ユーザが「大分類」ボタンを押下し
たか否かを判断する（ステップ６０１）。「大分類」ボ
タンが押下された場合には、大分類の一覧（図２の第１
層の画面２０１）を表示し（ステップ６０２）、ユーザ
が表示大分類から目的とする大分類を選択するのを待ち
（ステップ６０３）、ユーザが大分類を選択すると、そ
の選択内容をサーバマシン１００に送信する（ステップ
６０４）。

【００３９】その後、サーバマシン１００から新たに表
示する文書分類マトリックス（ユーザが選択した大分類
に属する中分類以下の文書分類）を受信し、その受信文
書分類を用いて文書分類マトリックス（図２の第２層の
画面２０２）を表示し（ステップ６０５）、ステップ６
０１のユーザ操作待ちに戻る。

【００４０】一方、ユーザが「大分類」ボタンを押下し
た時でない場合、すなわち、目的とする小分類を選択し
た場合、ユーザ選択の小分類項目に対応する細分類や保
存年限および備考等からなる図２の第３層の画面２０３
を表示する（ステップ６０６）。

【００４１】次に、ユーザが第３層の画面２０３におい
て目的とする細分類を選択したか否かを判断し（ステッ
プ６０７）、ユーザが目的とする細分類を選択すると、
ユーザ選択の大分類、中分類、小分類、細分類、保存年
限、備考をメモリ上に保存する（ステップ６０８）。こ
こで、保存した各値は文書属性設定完了時に他の文書属
性情報と共にサーバマシン１００に送信する。

【００４２】次に、図１のサーバマシン１００における
文書属性登録部１１２の処理動作を説明する。図７は、
図１のサーバマシンにおける文書属性登録部の本発明の
データ分類管理方法に係わる処理動作例を示すフローチ
ャートである。

【００４３】まず、文書属性の設定が全て完了した場合
か否かを、図１のクライアントマシン１０１から文書の
大分類のみが送信されたか否かで判断する（ステップ７
０１）。

【００４４】クライアントマシン１０１から大分類のみ
送信された場合には、文書データに付ける属性情報の設
定途中であり、新たな文書分類を取得する要求があった
と判断し、図１の文書分類マトリックス出力部１０８を
用いて、表示する文書分類マトリックスを取得し、クラ
イアントマシン１０１に送信する（ステップ７０２）。

【００４５】一方、文書の属性情報が設定されたと判断
した場合には、まず、現在日時情報を取得する（ステッ
プ７０３）。次いで、保存年限が永年指定であるか否か
を判定し（ステップ７０４）、保存年限が永年である場
合には、当該文書の有効期限情報を永年とする（ステッ
プ７０５）。

【００４６】また、保存年限が永年でない場合には、当
該文書の属性情報の発効日時情報に値が設定されている
か否かを判断し（ステップ７０６）、設定されている場
合には、変数Ｔに当該文書の発効日時情報をセットし
（ステップ７０７）、そうでない場合には、変数Ｔに、
ステップ７０３で取得した現在日時情報をセットする
（ステップ７０８）。

【００４７】その後、ステップ７０７およびステップ７
０８で設定した変数Ｔに保存年限を加え、その値を、当
該文書の有功期限情報とする（ステップ７０９）。さら
に、図４に示す文書分類基準表１０６内の、該当文書分
類に相当するレコードの設定済文書番号列４０７に格納
されている値を１インクリメントして取得する（ステッ
プ７１０）。

【００４８】そして最後に、ステップ７０５またはステ
ップ７０９で設定した有効期限情報を含む全ての文書属
性情報を、次の図８で具体例を示す図１の文書属性表１
１３に登録する（ステップ７１１）。尚、メール通知フ
ラグには「ＯＦＦ」を固定的に与える。

【００４９】図８は、図１のサーバマシンの文書属性表
における具体的な定義例を示す説明図である。本例の文
書属性表１１３には、文書名列８０１や、文書番号列８
０２、作成者名列８０３、作成日列８０４、文書分類列
８０５、保存年限列８０６、備考列８０７、有効期限列
８０８、発行日時列８０９、メール通知フラグ列８１０
などが設けられている。

【００５０】文書番号列８０２には、文書分類毎に対し
てユニークに与えられた文書番号を格納し、作成者名列
８０３には、当該文書を作成した登録ユーザ名（図１の
文書登録画面１０２において指定がない場合には、クラ
イアントマシン１０１にログインしたユーザ名をデフォ
ルト値として使用する）を格納する。

【００５１】また、作成日列８０４には、当該文書の登
録を行った日時情報を格納し、文書分類列８０５には、
当該文書の分類項目を格納し、保存年限列８０６には、
文書分類に対応して予め設定してある保存年限の値を格
納し、備考列８０７には、文書分類項目に対応して予め
設定してある備考値を格納する。

【００５２】そして、有効期限列８０８には、図１の文
書属性設定部１１２の図７に示す処理で設定された当該
文書の有功期限値を格納し、発行日時列８０９には、文
書登録画面１０２で設定された発効日時情報を格納し、
メール通知フラグ列８１０には、文書属性設定部１１２
により設定されたメール通知フラグ値を格納する。

【００５３】また、文書分類列８０５は、大分類の値を
格納する大分類列８１１、中分類の値を格納する中分類
列８１２、小分類の値を格納する小分類列８１３、およ
び細分類の値を格納する細分類列８１４から構成されて
いる。

【００５４】この文書属性表１１３において、文書分類
に対応して予め定まっている保存年限や備考の値を、図
４に示す文書分類基準表１０６と重複して格納するの
は、文書分類基準１０６に対応した保存年限や備考の内
容が将来変更になった場合、既に決裁済の文書につい
て、変更前の対応値で管理する可能性を考慮したことに
よる。

【００５５】次に、図９を用いて図１のメール通知部１
１４の処理動作を説明する。図９は、図１におけるメー
ル通知部の本発明のデータ分類管理方法に係わる処理動
作例を示すフローチャートである。

【００５６】本例は、図１のメール通知部１１４によ
り、有効期限切れの文書を文書の管理担当者にメールで
通知を行う処理動作を示している。尚、メール通知部１
１４は、毎日特定の時間に実行される。

【００５７】まず、図８に示す文書属性表１１３に対し
て、有効期限列８０８での格納値が「永年」でなく、か
つ有効期限列８０８の値が現在日時以前であり、さらに
メール通知フラグ列８１０の値が「ＯＦＦ」であるレコ
ードを取得する（ステップ９０１）。

【００５８】次いで、ステップ９０１の条件を満足する
レコードが存在するか否かを判断し（ステップ９０
２）、該当レコードが存在しない場合には、処理を終了
し、満足するレコードが存在する場合には、図１の文書
管理担当者表１１６を検索して、文書分類に対応した役
職名およびメールＢＯＸ宛先を取得する（ステップ９０
３）。

【００５９】ステップ９０３において該当するレコード
が取得できたか(存在するか)否かを判断し（ステップ９
０４）、該当レコードが存在しない場合には、文書担当
者（作成者名列８０２の値）宛てに、当該文書の期限が
切れている旨のメールを送信する（ステップ９０６）。

【００６０】一方、該当レコードが存在する場合、ステ
ップ９０３で取得したメールＢＯＸ宛先に、当該文書の
保存期限が切れている旨のメールを通知する（ステップ
９０５）。そして、保存期限が切れている旨のメールを
送信した文書属性表１１３のレコードについて、メール
通知フラグ列８１０の値を「ＯＮ」に変更する（ステッ
プ９０７）。

【００６１】次に、図１０に基づき、図1における文書
登録画面１０２を具体的な例を用いて説明する。図１０
は、図1における文書登録画面の具体的な構成例を示す
説明図である。

【００６２】本例の文書登録画面１０２には、文書名入
力欄１００１や、作成者名を入力する作成者欄１００２
（指定がない場合にはクライアントマシンにログインを
行ったユーザ名をデフォルト値として使用する）、およ
び、本文書の発効日を登録する発効日欄１００３などが
あり、この３つの欄はユーザが設定を行うエリアであ
る。

【００６３】また、ユーザが「文書分類」ボタン１００
４を押下することで、図２で示したような文書分類マト
リックス表示選択画面１０９が例えばポップアップ形式
で表示され、この文書分類マトリックス表示選択画面１
０９を介してユーザは文書分類を選択できる。その選択
結果が、大分類欄１００５、中分類欄１００６、小分類
欄１００７、細分類欄１００８、保存年限欄１００９、
備考欄１０１０のそれぞれに設定され表示される。

【００６４】また、ユーザが「登録」ボタン１０１１を
押下すると、大分類欄１００５、中分類欄１００６、小
分類欄１００７、細分類欄１００８、保存年限欄１００
９、備考欄１０１０のそれぞれに設定された値が、図１
のサーバマシン１００に送信され、このサーバマシン１
００において文書の属性が登録される。また、ユーザが
「取消」ボタン１０１２を押下すると、文書の登録を中
止する。

【００６５】図１１は、図１のサーバマシンにおける文
書管理担当者表の具体的な定義例を示す説明図である。
本例の文書管理担当者表１１６には、文書分類を格納す
る文書分類列１１０１、役職名を格納する各職名列１１
０２などが設けられている。

【００６６】図１のメール通信部１１４は、この役職名
列１１０２に格納されている値で電子メールの宛先を検
索して該当のメールＢＯＸの宛先を取得する。また、文
書分類列１１０１は、大分類列１１０３、中分類列１１
０４、小分類列１１０５、および細分類列１１０６に分
けられ、それぞれの分類項目が登録されている。

【００６７】以上、図１〜図１１を用いて説明したよう
に、本例のデータ分類管理システムとデータ分類管理方
法では、登録するデータに対応付けて、データ名称と分
類項目を含む管理情報を設定して登録し、管理情報に基
づきデータを分類管理する。

【００６８】そして、データの登録処理に伴い、予め記
録された分類項目群をポップアップ方式あるいは一覧で
表示し、表示した分類項目群からユーザがマウスを用い
て選択指示した分類項目を登録対象のデータの名称（デ
ータ名）に対応付けて設定し、この設定で対応付けた分
類項目とデータ名を用いて管理情報を生成して登録す
る。

【００６９】また、システムにログインしたユーザ対応
にデフォルトで使用する文書分類の範囲を定めておくこ
とにより、選択対象の分類項目を絞り込み、文書分類の
ユーザ指定を簡便にする。

【００７０】また、分類項目に対応付けて予め保存期間
を設定しておき、データ登録時に選択・指定される分類
項目に応じて保存期間を自動的に読み出し、管理情報に
追加し、さらに、追加した保存期間に応じてデータの保
存期限を自動的に設定する。

【００７１】さらに、データの保存期限と現在日時を比
較して、データの保存期限切れが発生したと判断した場
合、このデータに対応して予め定められたメールアドレ
スに電子メールで通知を行う。さらに、文書分類と共に
文書管理情報で良く使用される文書番号も文書分類に対
応して設定する。

【００７２】このようにすることにより、本例のデータ
分類管理システムとデータ分類管理方法によれば、従
来、各文書毎にユーザがキーボード等の入力装置を操作
して設定していた保存期間や有効期間および文書番号の
設定を、マウス等を用いて文書分類の選択で行うことが
でき、ユーザの入力間違いを伴わずに設定できる。ま
た、ユーザ対応に良く使用する文書分類を選出して選択
できるので、文書分類の指定が簡便になる。

【００７３】また、文書分類対応に文書の保存期限をシ
ステム側で自動的に設定するので、従来、ユーザが保存
期限を計算し入力していた為に煩雑になり、時として保
存期限の設定が行われなくなっていくといった問題の発
生を抑止できる。また、文書の発効日時情報が指定され
ていても、システムがこの文書の保存期限を自動的に計
算するので、誤った保存期限を設定することを抑止でき
る。

【００７４】また、文書の保存期間が過ぎた文書につい
て、システムが電子メールで当該担当者に自動的に通知
するので、不要文書の削除漏れを防止でき、不要文書が
蓄積されディスクを圧迫することを抑止できる。また、
有効期限切れの文書の通知を行うのに文書管理の担当者
を、個人名のメールアドレスではなく、役職名等の非個
人のメールアドレスで指定するので、人事異動が発生し
た場合の変更量を低減できる。

【００７５】また、文書に付随して設定する文書分類内
での識別用の文書番号も、文書分類を指定することによ
り自動的に設定できるので、文書番号の設定漏れを抑止
することができる。

【００７６】尚、本発明は、図１〜図１１を用いて説明
した例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しな
い範囲において種々変更可能である。例えば、本例で
は、文書データを管理対象とし、かつ、クライアント・
サーバのシステム構成としているが、画像データ等を対
象としても良く、また、１つのコンピュータでシステム
構成することでも良い。

【００７７】また、本例では、ＦＤやＣＤ−ＲＯＭを介
してプログラムのインストールを行う構成としている
が、ＤＶＤ（Digital Video Disc）を介して、あるい
は、ネットワークを介してインストールする構成でも良
い。

【００７８】

【発明の効果】本発明によれば、コンピュータを利用し
たデータの管理技術において、データに追加する管理情
報の設定を簡便に行うことができ、また、設定された管
理情報に基づいて保存期限切れのデータの通知を当該部
署に自動的に行うことができ、登録対象のデータの名称
と分類項目を含む管理情報に基づくデータの分類管理
を、効率的かつ正確に行うことができ、コンピュータを
利用してデータの分類・管理を行うシステムの性能を向
上させることが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のデータ分類管理システムの本発明に係
る構成例を示すブロック図である。

【図２】図１における文書分類マトリックス表示選択画
面で表示する文書分類マトリックスの具体例を示す説明
図である。

【図３】図1におけるデフォルト文書分類表の具体的な
定義例を示す説明図である。

【図４】図1における文書分類基準表の具体的な定義例
を示す説明図である。

【図５】図１のサーバマシンにおける文書分類マトリッ
クス出力部の本発明のデータ分類管理方法に係わる処理
動作例を示すフローチャートである。

【図６】図１のクライアントマシンにおける文書分類設
定部の本発明のデータ分類管理方法に係わる処理動作例
を示すフローチャートである。

【図７】図１のサーバマシンにおける文書属性登録部の
本発明のデータ分類管理方法に係わる処理動作例を示す
フローチャートである。

【図８】図１のサーバマシンの文書属性表における具体
的な定義例を示す説明図である。

【図９】図１におけるメール通知部の本発明のデータ分
類管理方法に係わる処理動作例を示すフローチャートで
ある。

【図１０】図1における文書登録画面の具体的な構成例
を示す説明図である。

【図１１】図１のサーバマシンにおける文書管理担当者
表の具体的な定義例を示す説明図である。

【符号の説明】

１００：サーバマシン、１０１：クライアントマシン、
１０２：文書登録画面、１０３：ログインユーザ情報、
１０４：デフォルト分類表、１０５：デフォルト文書分
類、１０６：文書分類基準表、１０７：文書分類基準情
報、１０８：文書分類マトリックス出力部、１０９：文
書分類マトリックス表示選択画面、１１０：文書分類設
定部、１１１：文書属性情報、１１２：文書属性登録
部、１１３：文書属性表、１１４：メール通知部、１１
５：有効期限切れ文書情報、１１６：文書管理担当者
表、２０１〜２０３：第１〜第３層の画面、３０１：ユ
ーザ名列、３０２：デフォルト文書分類列、３０３：大
分類列、３０４：中分類列、３０５：小分類列、４０
１：大分類列、４０２：中分類列、４０３：小分類列、
４０４：細分類列、４０５：保存年限列、４０６：備考
列、４０７：設定済文書番号列、８０１：文書名列、８
０２：文書番号列、８０３：作成者名列、８０４：作成
日列、８０５：文書分類列、８０６：保存年限列、８０
７：備考列、８０８：有効期限列、８０９：発行日時
列、８１０：メール通知フラグ列、１００１：文書名入
力欄、１００２：作成者欄、１００３：発効日欄、１０
０４：「文書分類」ボタン、１００５：大分類欄、１０
０６：中分類欄、１００７：小分類欄、１００８：細分
類欄、１００９：保存年限欄、１０１０：備考欄、１０
１１：「登録」ボタン、１０１２：「取消」ボタン、１
１０１：文書分類列、１１０２：各職名列、１１０３：
大分類列、１１０４：中分類列、１１０５：小分類列、
１１０６：細分類列。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コンピュータで登録するデータに対応付
けて、該データの名称と分類項目を含む管理情報を設定
して登録し、上記データを上記管理情報に基づき分類管
理するデータ分類管理システムであって、上記データの
登録が指示されると、予め登録された階層化された分類
項目群を表示する出力手段と、表示した上記分類項目群
からユーザが選択指示した分類項目を登録対象の上記デ
ータの名称に対応付ける設定手段と、該設定手段で対応
付けた上記分類項目と上記データの名称から上記管理情
報を生成して登録する登録手段とを有することを特徴と
するデータ分類管理システム。
【請求項２】請求項１に記載のデータ分類管理システ
ムであって、ユーザの識別情報に対応付けて予め絞り込
まれて設定された分類項目群を記憶する記憶手段と、登
録対象の上記データを操作するユーザの識別情報を検出
する手段と、検出したユーザの識別情報に対応する分類
項目群を上記記憶手段の記憶内容に基づき抽出する手段
とを有し、上記出力手段はユーザ別に絞り込まれた分類
項目群を表示することを特徴とするデータ分類管理シス
テム。
【請求項３】請求項１、もしくは、請求項２のいずれ
かに記載のデータ分類管理システムであって、上記分類
項目に予め保存期間情報を付与して登録する手段と、登
録対象のデータに対応してユーザが選択した上記分類項
目に予め付与された上記保存期間情報を読み出し、該読
み出した保存期間情報を上記データの登録操作日時に加
えて保存期限情報を生成し、上記管理情報に付与する手
段とを有することを特徴とするデータ分類管理システ
ム。
【請求項４】請求項１、もしくは、請求項２のいずれ
かに記載のデータ分類管理システムであって、上記分類
項目に予め保存期間情報を付与して登録する手段と、登
録対象のデータに対してユーザが設定した発効日時情報
を検出すると共に、上記登録対象のデータに対応してユ
ーザが選択した上記分類項目に予め付与された上記保存
期間情報を読み出し、該読み出した保存期間情報を上記
検出した発効日時情報に加えて保存期限情報を生成し、
上記管理情報に付与する手段とを有することを特徴とす
るデータ分類管理システム。
【請求項５】請求項３、もしくは、請求項４のいずれ
かに記載のデータ分類管理システムであって、上記分類
項目に対応して予め設定されたメールアドレスを登録す
る通知先登録手段と、上記保存期限情報と現在の日時情
報とを比較して、保存期限を過ぎたデータを検出し、該
検出したデータに対応する分類項目を上記登録手段の登
録内容に基づき検出し、該検出したデータの分類項目に
対応するメールアドレスを上記通知先登録手段で登録し
た内容に基づき検出し、該検出したメールアドレス宛て
に上記データが上記保存期限を過ぎたことを電子メール
で通知する手段とを有することを特徴とするデータ分類
管理システム。
【請求項６】請求項５に記載のデータ分類管理システ
ムであって、上記メールアドレスのメールアカウント名
を、役職名で設定することを特徴とするデータ分類管理
システム。
【請求項７】請求項１から請求項６のいずれかに記載
のデータ分類管理システムであって、上記設定手段は、
登録対象のデータの名称に対応付けた分類項目における
識別番号を生成する手段を有し、上記識別番号を上記管
理情報に含めることを特徴とするデータ分類管理システ
ム。
【請求項８】コンピュータで登録するデータに対応付
けて、該データの名称と分類項目を含む管理情報を設定
して登録し、上記データを上記管理情報に基づき分類管
理するシステムにおけるデータ分類管理方法であって、
上記データの登録が指示されると、予め登録された階層
化された分類項目群を表示するステップと、表示した上
記分類項目群からユーザが選択指示した分類項目を登録
対象の上記データの名称に対応付けるステップと、該第
２のステップで対応付けた上記分類項目と上記データの
名称から上記管理情報を生成して登録テーブルに登録す
る第３のステップとを有することを特徴とするデータ分
類管理方法。
【請求項９】請求項８に記載のデータ分類管理方法で
あって、ユーザの識別情報に対応付けて予め絞り込まれ
て設定された分類項目群をデフォルトテーブルに登録す
るステップと、登録対象の上記データを操作するユーザ
の識別情報を検出するステップと、検出したユーザの識
別情報に対応する分類項目群を上記デフォルトテーブル
を検索して抽出するステップとを有し、上記絞り込まれ
た分類項目群を表示することを特徴とするデータ分類管
理方法。
【請求項１０】請求項８、もしくは、請求項９のいず
れかに記載のデータ分類管理方法であって、上記分類項
目に予め保存期間情報を付与して登録するステップと、
登録対象のデータに対応してユーザが選択した上記分類
項目に予め付与された保存期間情報を読み出すステップ
と、該読み出した保存期間情報を上記データの登録操作
日時に加えて保存期限情報を生成し、上記管理情報に付
与するステップとを有することを特徴とするデータ分類
管理方法。
【請求項１１】請求項８、もしくは、請求項９のいず
れかに記載のデータ分類管理方法であって、上記分類項
目に予め保存期間情報を付与して登録するステップと、
登録対象のデータに対してユーザが設定した発効日時情
報を検出するステップと、上記登録対象のデータに対応
してユーザが選択した上記分類項目に予め付与された保
存期間情報を読み出すステップと、該読み出した保存期
間情報を上記検出した発効日時情報に加えて保存期限情
報を生成し、上記管理情報に付与するステップとを有す
ることを特徴とするデータ分類管理方法。
【請求項１２】請求項１０、もしくは、請求項１１の
いずれかに記載のデータ分類管理方法であって、上記分
類項目に対応して予め設定されたメールアドレスを通知
先テーブルに登録するステップと、上記保存期限情報と
現在の日時情報とを比較して、保存期限を過ぎたデータ
を検出するステップと、該検出したデータに対応する分
類項目を上記登録テーブルの登録内容に基づき検出する
ステップと、該検出したデータの分類項目に対応するメ
ールアドレスを上記通知先テーブルの登録内容に基づき
検出するステップと、該検出したメールアドレス宛てに
上記データが保存期限を過ぎたことを電子メールで通知
するステップとを有することを特徴とするデータ分類管
理方法。
【請求項１３】請求項１２に記載のデータ分類管理方
法であって、上記メールアドレスのメールアカウント名
を、役職名で設定することを特徴とするデータ分類管理
方法。
【請求項１４】請求項８から請求項１３のいずれかに
記載のデータ分類管理方法であって、上記登録対象のデ
ータの名称に対応付けた分類項目における識別番号を生
成するステップを有し、該識別番号を上記管理情報に含
めることを特徴とするデータ分類管理方法。
【請求項１５】登録対象のデータに対応付けて、該デ
ータの名称と分類項目を含む管理情報を設定して登録
し、上記データを上記管理情報に基づき分類管理するコ
ンピュータ利用のシステムにおける処理プログラムを記
録する記録媒体であって、請求項８から請求項１４のい
ずれかに記載のデータ分類管理方法における各ステップ
を記述したコンピュータ処理用のプログラムを記録した
ことを特徴とする記録媒体。