JP2002251304A - 文書管理システム - Google Patents

文書管理システム

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JP2002251304A
JP2002251304A JP2001047357A JP2001047357A JP2002251304A JP 2002251304 A JP2002251304 A JP 2002251304A JP 2001047357 A JP2001047357 A JP 2001047357A JP 2001047357 A JP2001047357 A JP 2001047357A JP 2002251304 A JP2002251304 A JP 2002251304A
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JP
Japan
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server
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JP2001047357A
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English (en)
Inventor
Takehiro Kamata
武宏 鎌田
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Ricoh Co Ltd
Original Assignee
Ricoh Co Ltd
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 各文書に重要度を表す属性情報を設定し、そ
の値が基準値以上であるならば保管期限が過ぎても消滅
しないようにした文書管理システムを提供する。 【解決手段】 サーバーに保管される各文書に保管期限
を設定して保管期限が切れた文書を自動的に削除する手
段を備えた文書管理システムにおいて、文書へのアクセ
ス頻度によって決まる重要度を各文書に付け、削除条件
判定部(12)が保管期限に達した文書の重要度を判定
し、文書削除部(13)はその文書中の、重要度が予め
設定した基準値より低い文書のみをサーバー(1)から
削除する構成にした。また、保管期限を過ぎても削除さ
れなかった重要度の高い文書については、重要度と保管
期限を再設定し、保管期限と重要度に従って自動削除す
るか否かを判定する対象文書に組み入れる構成にした。
その他2項ある。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
してサーバとクライアント装置から構成される文書管理
システムにおける文書自動削除に関する。
【0002】
【従来の技術】文書を取り込んで蓄積しておくことので
きる文書管理システムでは、文書が蓄積されすぎてディ
スク容量が不足するのを未然に防ぐため、文書の自動削
除機能がついている。斯かるシステムにおいて、蓄積さ
れた文書を自動的に削除する方法として、ユーザーが手
動で、もしくはサーバー側で登録日時などに応じて自動
的に保管期限を各文書に設定し、その期限が過ぎるとサ
ーバーが自動的に文書を削除するという方法がある。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記し
た従来技術による方法では、まだ必要とされている重要
な文書まで自動削除されてしまう危険がある。本発明
は、このような事態を避けるために各文書に重要度を表
す数値を設定し、その値が基準値以上であるならば保管
期限が過ぎても自動削除されないようにすることを目的
とする。
【0004】
【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
に、請求項1記載の発明では、取り込まれた文書を保管
するサーバーを備え、クライアント装置から前記サーバ
内のそれぞれの文書を閲覧することができ、また、前記
サーバーに保管される各文書に保管期限を設定して保管
期限が切れた文書を自動的に前記サーバーから削除する
手段を備えた文書管理システムにおいて、文書へのアク
セス頻度によって決まる重要度を各文書に付け、重要度
が予め設定した基準値より高い文書については自動削除
期限が過ぎてもサーバーから削除しない構成にした。
【0005】また、請求項2記載の発明では、請求項1
記載の発明において、保管期限を過ぎても削除されなか
った重要度の高い文書については、重要度と保管期限を
再設定し、保管期限と重要度に従って自動削除するか否
かを判定する対象文書に組み入れる構成にした。
【0006】また、請求項3記載の発明では、取り込ま
れた文書を保管するサーバーを備え、クライアント装置
から前記サーバ内のそれぞれの文書を閲覧することがで
き、また、各文書に保管期限を設定し保管期限が切れる
文書を自動的に前記サーバーから削除する手段を備えた
文書管理システムにおいて、文書へのアクセス頻度によ
って決まる重要度を各文書に付け、保管期限が過ぎると
重要度が基準値よりも大きい文書についてはその文書に
対応づけられたユーザー情報のユーザー宛てにその文書
を配信する構成にした。また、請求項4記載の発明で
は、プログラムを記憶した記憶媒体において、請求項
1、 請求項2、または請求項3記載の文書管理システム
に従ってプログラミングしたプログラムを記憶した。
【0007】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づき説明する。図1に、本発明の文書管理システム
のシステム構成図を示す。図示したように、この文書管
理システムは、ネットワーク接続されたサーバー1と複
数のクライアント装置2(図1には、そのうちの1つだ
けを示している)とから成り、サーバー1には、クライ
アント装置2からの登録操作に応じて文書登録を行なう
文書登録部11、削除条件に従って登録されている各文
書について削除するか否かを判定する削除条件判定部1
2、その削除条件判定部12により削除すると判定され
た文書を削除する文書削除部13、削除条件判定部12
の判定結果に従って登録されている文書を配信する配信
処理部14などを備える。
【0008】このような構成で、この文書管理システム
では、登録される文書の属性の1つに重要度を用意す
る。重要度属性は例えば単純なアクセス計数値であり、
文書がサーバー1に登録された時点では0に初期化して
おく。その後、クライアント装置2から閲覧などアクセ
スがあった場合にこのアクセス計数値をインクリメント
する(1づつ増やす)。そして、サーバー1における自
動削除処理に際して、この重要度をチェックする。
【0009】図2に、本発明の第1の実施例における自
動削除処理フローを示す。図示したように、まず、サー
バー1内の削除条件判定部12が、予め設定された自動
削除処理のタイミングで、図示していない時計回路から
取得した現在の日時と各文書の保管期限日時とを比較し
(S1)、現在の日時より当該文書の保管期限日時が古
いければ(S1でYes)その文書を削除対象とする。
さらに、この自動削除対象文書に対しては重要度がある
基準値よりも大きいか小さいかを判別する(S2)。例
えば、所定期間あたりのアクセス回数が基準値より大き
いか小さいかを判定するのである。そして、重要度が基
準値より大きければ(S2でYes)、削除せずにその
まま保管し、小さければ(S2でNo)その文書を削除
する(S3)。こうして、この実施例によれば、重要度
の高い文書は保管期限を過ぎてもサーバー内に存続する
ことができる。
【0010】図3に、本発明の第2の実施例の処理フロ
ーを示す。この実施例では、第1の実施例に示した自動
削除処理の重要度チェックにおいて、当該文書の重要度
が基準値より大きいために削除されなかったとき(S1
1でNo)、その文書の重要度属性を0に初期化し、さ
らに、保管期限を決められた所定期間後に再設定する
(S12)。その後、クライアント装置2からアクセス
があった場合にこの重要度属性をインクリメントする。
そして、この文書は新たな保管期限の過ぎたタイミング
で前記第1の実施例で示した他の文書と同様に重要度の
チェックを受ける。こうして、この重要度が基準値より
も大きくて削除されなければ、さらに新たな保管期限が
設定され、重要度属性が初期化される。文書がサーバー
1から削除されるまで上記の処理が繰り返されるのであ
る。
【0011】次に、図4に示した動作フローにより、本
発明の第3の実施例の動作を説明する。この実施例で
は、保管期限を過ぎた重要度の高い文書の処理方法を予
めユーザーに選択させる。その文書を引き続きサーバー
内に保存するか、メールでユーザーに配信するかを設定
させるのである。そして、図示したように、サーバー1
内の削除条件判定部12が、予め設定された自動削除処理
のタイミングで、時計回路から取得した現在の日時と各
文書の保管期限日時とを比較し(S21)、現在の日時
より当該文書の保管期限日時が古いければ(S21でY
es)その文書を削除対象とする。さらに、この自動削
除対象文書に対しては重要度がある基準値よりも大きい
か小さいかを判別する(S22)。例えば、所定期間あ
たりのアクセス回数が基準値より大きいか小さいかを判
定するのである。そして、重要度が基準値より小さけれ
ば(S22でNo)その文書を削除する(S28)。
【0012】それに対して、重要度が基準値より大きけ
れば(S22でYes)、サーバー1内の削除条件判定
部12は、予め設定した引き続きサーバー内に保存する
か、メールでユーザーに配信するかという設定を確認し
(S23)、サーバー内に保存という設定であれば、例
えば第2の実施例と同様に保管期限の再設定を行なう
(S27,S12参照)。一方、メールで配信という設
定であれば配信処理部14がその文書に対応づけられた
ユーザー情報のユーザー宛てにその文書をメールで配信
する配信処理を行い(S24)、メール配信が成功した
場合(S25でYes)、文書削除部13がサーバー1か
ら当該文書を削除する(S26)。また、メール配信が
失敗した場合は(S25でNo)、文書をサーバー内に
保存する選択を行った場合と同様の処理を行う(S2
7)。
【0013】以上、図1に示した構成の場合で説明した
が、説明したような本発明の文書管理方法に従ってプロ
グラミングしたプログラムを例えば着脱可能な記憶媒体
に記憶し、その記憶媒体をこれまで本発明によった文書
管理を行なえなかったパーソナルコンピュータなど情報
処理装置に装着することにより、その情報処理装置にお
いても本発明によった文書管理を行なうことができる。
【0014】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項1記載の発明では、サーバーに保管される各文書
に保管期限を設定して保管期限が切れた文書を自動的に
前記サーバーから削除する場合において、文書へのアク
セス頻度によって決まる重要度が各文書に付けられ、そ
の重要度が予め設定した基準値より高い文書については
自動削除期限が過ぎてもサーバーから削除されないの
で、アクセス回数の多い重要な文書が意図に反して削除
されてしまうという事態を避けることができる。
【0015】また、請求項2記載の発明では、請求項1
記載の発明において、保管期限を過ぎても削除されなか
った重要度の高い文書については、重要度と保管期限が
再設定され、保管期限と重要度に従って自動削除するか
否かが判定される対象文書に組み入れられるので、以前
はアクセス回数が多く重要だったが時間が経って重要で
なくなった文書がサーバー内に残ってしまうという事態
を避けることができ、したがって、サーバーの記憶容量
を有効に用いることができる。
【0016】また、請求項3記載の発明では、各文書に
保管期限を設定し保管期限が切れる文書を自動的に前記
サーバーから削除する場合において、文書へのアクセス
頻度によって決まる重要度が各文書に付けられ、保管期
限が過ぎると、重要度が基準値よりも大きい文書につい
てはその文書に対応づけられたユーザー情報のユーザー
宛てに配信されるので、アクセス回数の多い重要な文書
が意図に反して失われてしまうという事態を避けること
ができるし、サーバーの記憶容量を有効に用いることが
できる。
【0017】また、請求項4記載の発明では、請求項
1、 請求項2、または請求項3記載の文書管理システム
に従ってプログラミングしたプログラムが例えば着脱可
能な記憶媒体に記憶されるので、その記憶媒体をこれま
で請求項1、 請求項2、または請求項3記載の発明によ
った文書管理を行なえなかったパーソナルコンピュータ
など情報処理装置に装着することにより、その情報処理
装置においても請求項1、 請求項2、または請求項3記
載の発明の効果を得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の各実施例の文書管理システムを示すシ
ステム構成図である。
【図2】本発明の第1の実施例を示す文書管理システム
の動作フロー図である。
【図3】本発明の第2の実施例を示す文書管理システム
の動作フロー図である。
【図4】本発明の第3の実施例を示す文書管理システム
の動作フロー図である。
【符号の説明】
1 サーバー 2 クライアント装置 11 文書登録部 12 削除条件判定部 13 文書削除部 14 文書削除部

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 取り込まれた文書を保管するサーバーを
    備え、クライアント装置から前記サーバ内のそれぞれの
    文書を閲覧することができ、また、前記サーバーに保管
    される各文書に保管期限を設定して保管期限が切れた文
    書を自動的に前記サーバーから削除する手段を備えた文
    書管理システムにおいて、文書へのアクセス頻度によっ
    て決まる重要度を各文書に付け、重要度が予め設定した
    基準値より高い文書については自動削除期限が過ぎても
    サーバーから削除しない構成にしたことを特徴とする文
    書管理システム。
  2. 【請求項2】 請求項1記載の文書管理システムにおい
    て、保管期限を過ぎても削除されなかった重要度の高い
    文書については、重要度と保管期限を再設定し、保管期
    限と重要度に従って自動削除するか否かを判定する対象
    文書に組み入れる構成にしたことを特徴とする文書管理
    システム。
  3. 【請求項3】 取り込まれた文書を保管するサーバーを
    備え、クライアント装置から前記サーバ内のそれぞれの
    文書を閲覧することができ、また、各文書に保管期限を
    設定し保管期限が切れる文書を自動的に前記サーバーか
    ら削除する手段を備えた文書管理システムにおいて、文
    書へのアクセス頻度によって決まる重要度を各文書に付
    け、保管期限が過ぎると重要度が基準値よりも大きい文
    書についてはその文書に対応づけられたユーザー情報の
    ユーザー宛てにその文書を配信する構成にしたことを特
    徴とする文書管理システム。
  4. 【請求項4】 プログラムを記憶した記憶媒体におい
    て、請求項1、 請求項2、または請求項3記載の文書管
    理システムに従ってプログラミングしたプログラムを記
    憶したことを特徴とする記憶媒体。
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