JP2006244487A - 公式ベースのドキュメント保存のための方法およびコンピュータ可読メディア - Google Patents

Abstract

【課題】公式ベースのドキュメント保存のための方法およびコンピュータ可読メディアを提供する。
【解決手段】この方法によれば、１つまたは複数のアイテムに対して保存公式および保存アクションが規定される。保存公式はそれぞれのアイテムに対して保存期日を計算するために利用される。保存アクションは保存期日以降にとるべきアクションを指定する。１つまたは複数のアイテムに対する保存期日がそれらのアイテムに対する保存公式を使用して最初に計算される。保存サービスを定期的に実行して、現在の日付よりも早い保存期日を有するすべてのアイテムを識別できる。現在の日付よりも早い保存期日を有するすべてのアイテムが識別されると、保存サービスは対応する保存公式を利用して、これらのアイテムに対する保存期日を再計算する。何らかのアイテムに対して再計算された保存期日がそれでもまだ現在の日付よりも前である場合、そのアイテムに対する保存アクションが実行される。
【選択図】図１

Description

本発明は、公式ベースのドキュメント保存（ｆｏｒｍｕｌａ−ｂａｓｅｄ ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｒｅｔｅｎｔｉｏｎ）のための方法およびコンピュータ可読メディアに関する。

現代の事業組織が規制調査の多少となる度合いは、かつてないほど高まっている。証券取引委員会（「ＳＥＣ」）などの規制当局は、特定の種類の事業に対して特定の報告要件および記録保持要件を課している。たとえば記録保持要件は、特定の種類のドキュメントを保持しなければならない期間を指定することがある。記録は、指定された期限よりも長く保持することはできるが、指定された期間よりも前に廃棄することはできない。たとえば特定のタイプのドキュメントは、最低でも７年間は保存しなければならない。

ドキュメントの保持を求める規制要件にもかかわらず、事業組織には、ドキュメントを合法的に廃棄したいという強いニーズがある。このニーズは、印刷された記録と電子的な記録の双方がきわめて膨大なスペースを占有することに主に起因している。規制要件に準拠する形でドキュメントを保持する負担と、ドキュメントを合法的に廃棄したいというニーズとのバランスをとるために、企業は文書保存スケジュールを規定する場合が多い。文書保存スケジュールは通常、企業の記録管理責任者によって規定される。文書保存スケジュールは、さまざまな種類の文書を保持すべき期間を規定する。たとえば文書保存スケジュールは、あらゆる契約書は７年間経過後に廃棄すべきである旨を示すことができる。

従来の文書保存スケジュールは、ドキュメントの廃棄を計画する上でいくらか有用である。しかしこれらのスケジュールは、いくつかの重大な欠点も抱えている。第一に、文書保存スケジュールを実践することが困難な場合が多い。さらに文書保存スケジュールでは、廃棄する日付が固定されているため、ドキュメントをうっかり廃棄してしまう可能性がある。たとえば契約書には、７年間経過後に廃棄する旨のマークを付けることがある。この契約書が、７年間経過する前に改正または補足された場合でも、元の契約書は、やはり当初の７年間経過後に廃棄されてしまう可能性がある。このように保存期間を計算する上で柔軟性に欠けるため、従来の文書保存スケジュールは、多くの組織にとって決して望ましいものではない。

これらおよびその他の考察に関連して、本発明のさまざまな実施形態がなされている。

本発明によれば、上記およびその他の問題は、公式ベースのドキュメント保存のための方法および装置によって解決される。本発明のさまざまな実施形態を使用することによって、さまざまなタイプのドキュメントに対する保存期間を規定する公式を指定することができる。これらの公式には柔軟性があり、あるアイテムに対して何らかのアクションがとられる前に保存期間が再計算されるため、ドキュメントをうっかり廃棄してしまうリスクが最小限に抑えられる。

本発明の一態様によれば、公式ベースのドキュメント保存のための方法が提供される。この方法によれば、１つのアイテムまたは１つの種類のアイテムに対して１つの保存ポリシーが規定される。これらのアイテムは、電子ドキュメント、電子メールメッセージ、またはその他の任意のタイプの電子データを含むことができる。保存ポリシーは、これらのアイテムに対する保存公式および保存アクションを規定する。とりわけ保存公式は、１つのアイテムまたはアイテムの種類に対する保存期日を計算するために利用される。

保存公式は、全体的にまたは部分的に、アイテムに関連付けられている日付または時間のプロパティのいずれに基づくこともできる。たとえば保存公式は、ある契約書の保存期日を、その契約書が最後に変更された日付から７年後とする形で規定することができる。保存アクションは、保存期日以降にとるべきアクションを指定する。たとえば保存アクションは、アイテムを削除すること、アイテムを移動すること、アイテムをアーカイブに保存すること、またはアイテムのタイプを変更することとして指定することができる。カスタムアクションを実施するために、カスタムコードを提供することもできる。

本発明の一実施形態によれば、１つまたは複数のアイテムに対する保存期日が、それらのアイテムに対する保存公式を使用して最初に計算される。保存サービスを定期的に実行して、現在の日付よりも早い保存期日を有するすべてのアイテムを識別することができる。現在の日付よりも早い保存期日を有するすべてのアイテムが識別されると、保存サービスは、対応する保存公式を利用して、これらのアイテムに対する保存期日を再計算する。何らかのアイテムに対して再計算された保存期日が現在の日付よりも前である場合、そのアイテムに対する保存アクションが実行される。何らかのアイテムに対して再計算された保存期日が現在の日付よりも前でない場合、そのアイテムに対しては何のアクションもとられない。

本発明の別の実施形態によれば、それぞれのアイテムに対する保存期日は、そのアイテムを開きたいという要求を受け取るたびに再計算することができる。アイテムを開くたびに保存期日を再計算することによって、保存期日は継続的に更新され、これによって、保存サービスが処理しなければならないアイテムの数は少なくなる。

本発明の他の実施形態によれば、保存サービスは、スケジュールに基づいて定期的に実行される。この方法では、保存サービスは、オフピークの期間に実行することができる。さらに一実施形態では、保存サービスは、ドキュメントライブラリを保持するように動作するサーバコンピュータ上で実行される。別の実施形態では、保存サービスは、クライアントコンピュータ上で実行することができる。

本発明は、コンピュータプロセスやコンピューティングシステムとして、またはコンピュータプログラム製品やコンピュータ可読メディアなどの製品として実装することができる。このコンピュータプログラム製品は、コンピュータシステムによって読み取り可能な、コンピュータプロセスを実行するための命令のコンピュータプログラムを符号化したコンピュータストレージメディアとすることができる。このコンピュータプログラム製品は、コンピューティングシステムによって読み取り可能な、コンピュータプロセスを実行するための命令のコンピュータプログラムを符号化した搬送波上で伝搬される信号とすることもできる。

本発明を特徴付けるこれらおよびその他のさまざまな特徴ならびに利点は、以降の詳細な説明を読み、関連する図面を検討すれば、明らかになるであろう。

次いで図面を参照して、本発明のさまざまな態様について説明する。これらの図面では、同様の数字は同様の要素を表している。特に図１〜２および対応する考察は、本発明の実施形態を実装できる適切なコンピューティング環境の簡潔で一般的な説明を提供することを意図している。サーバコンピュータのオペレーティングシステム上で作動するプログラムモジュールという一般的なコンテキストにおいて本発明を説明するが、本発明は、その他のタイプのコンピュータシステムおよびプログラムモジュールと組み合わせて実装することもできることを当業者なら認識するであろう。

一般にプログラムモジュールは、特定のタスクを実行したり特定の抽象データ型を実装したりするルーチン、プログラム、コンポーネント、データ構造、およびその他のタイプの構造を含む。さらに本発明は、ハンドヘルドデバイス、マルチプロセッサシステム、マイクロプロセッサベースのまたはプログラム可能な民生用電子機器、ミニコンピュータ、メインフレームコンピュータなどを含む他のコンピュータシステム構成と共に実施できることを当業者なら理解するであろう。本発明は、通信ネットワークを介してリンクされるリモート処理デバイスによってタスクが実行される分散コンピューティング環境において実施することもできる。分散コンピューティング環境では、プログラムモジュールは、ローカルメモリストレージデバイスおよびリモートメモリストレージデバイスの双方に配置することができる。

次いで図１を参照して、本発明の一実施形態において提供される複数のコンピュータシステムの態様を示すネットワークの図について説明する。詳細には、図１は、本発明の一実施形態において提供されるドキュメント管理システム２６の態様を示している。ドキュメント管理システム２６は、リポジトリ２８内に保存されているデータへのアクセスを提供するように動作する。詳細には、ドキュメント管理システム２６は、リポジトリ内に保存されているアイテム３２へのアクセスを、ネットワーク１８を介して１つまたは複数のクライアントコンピュータ２に提供することができる。アイテム３２は、電子ドキュメントまたはその他の任意のタイプの電子データファイルを含むことができる。ドキュメント管理システム２６は、アイテムをライブラリ３０へと編成するための機能を提供することもでき、コラボレーションサービス、および当業者に知られているその他のドキュメント管理機能を提供することができる。

以降でさらに詳しく説明するように、ドキュメント管理システム２６は、公式に基づいてドキュメントを保存するサービスを提供するように動作する。本発明の一実施形態によれば、ドキュメント管理システム２６のシステム管理者またはドキュメントマネージャーは、リポジトリ２８内のライブラリ３０、アイテム３２のセット、または単独のアイテム３２に対してさえ保存ポリシー３４を規定することができる。保存ポリシー３４は、ライブラリまたはアイテムに対して何らかのアクションを実行するまでにそのライブラリまたはアイテムをどれぐらいの期間にわたって保持しなければならないかを規定する。

一実施形態によれば、保存ポリシー３４は、保存公式３６および保存アクション３８によって実施される。保存公式３６は、アイテムのプロパティに基づくことができる公式である。たとえばアイテムの日付または時間のプロパティを利用して、（たとえばそのアイテムは、その作成日のプロパティによって指定された日付から７年後まで保持すべきであるという形で）保存公式３６を規定することができる。保存公式３６を計算すると、アイテムに対する保存期日が得られる。保存期日は、その日以降に保存アクション３８を実行すべき日付を規定する。

保存アクション３８は、アイテムを削除すること、アイテムを移動すること、アイテムをアーカイブに保存すること、またはアイテムのタイプを変更することのための実行コードを含む。プラグインアーキテクチャを提供することもでき、これによって開発者は、何らかの任意のカスタムアクションを実行するためのプラグインを提供することができる。プラグインアーキテクチャによって、開発者は、保存公式を指定するためのプラグインを作成することもできる。以降で図３を参照してさらに詳しく説明するように、ドキュメント管理システム２６は、ライブラリまたはアイテムに対する保存公式３６および保存アクション３８を規定するためのユーザインターフェースを提供する。

また以降でさらに詳しく説明するように、ドキュメント管理システム２６は、保存サービス４０を提供するように動作する。保存サービス４０は、システム管理者またはドキュメントマネージャーによって規定されるスケジュールに従って定期的に実行される。保存サービス４０は、実行されると、現在の日付よりも前の関連付けられている保存期日を有するリポジトリ内のそれぞれのアイテム３２を識別する。このようなそれぞれのアイテムに対して、保存サービス４０は、関連付けられている保存公式３６を使用して、そのアイテムに対する保存期日を再計算する。次いで保存サービス４０は、再計算された保存期日が現在の日付よりも前であるかどうかを判定する。再計算された保存期日が現在の日付よりも前である場合、保存サービス４０は、そのアイテムに対する保存アクション３８を実行する。

本発明の一実施形態によれば、クライアントコンピュータ２上で同様の機能を実行するためのクライアントベースの保存サービス２４を提供することもできる。この点に関して、保存公式３６および保存アクション３８は、関連付けられているアイテム３２と共にクライアントコンピュータ２へ移動することができる。あるいはクライアントコンピュータ２が、クライアントコンピュータ２に保存されている任意のアイテム３２に関して保存公式３６および保存アクション３８を利用できるようにすることもできる。クライアントベースの保存サービス２４は、クライアントコンピュータ２のオペレーティングシステムの一部として実装することができる。

本発明の一実施形態によれば、ドキュメント管理システム２６は、リポジトリ内のアイテムを開きたいというクライアントコンピュータ２からなどの要求を受け取るように動作する。そのような要求に応答して、ドキュメント管理システム２６は、そのアイテムに対する保存期日を再計算し、その日付を記憶するように動作する。アイテムを開くたびに保存期日を再計算することによって、保存期日は継続的に更新され、これによって、保存サービスが処理しなければならないアイテムの数は少なくなる。

本発明の実施形態については、ドキュメント管理システム２６というコンテキストにおいて説明するが、本発明は、電子データを保存する任意のタイプのコンピュータシステムと共に利用できることが理解できるはずである。とりわけ本発明の実施形態は、電子メールサーバコンピュータ内に実装して、公式に基づく電子メールメッセージの保存を実行することができる。本発明の実施形態は、紙のファイル用の管理システムと組み合わせて実装することもできる。記録は、物理的な紙のファイルに対応するリポジトリ２８内で作成し、本明細書に記載されている方法で処理することができる。物理的なファイル上でアクションを行わなければならない場合は、適切なアクションをとるよう記録管理責任者に指示する電子メールメッセージまたはその他のタイプの通知が発行される。

次いで図２を参照して、本発明のさまざまな実施形態で使用されるクライアントコンピュータ２の例示的なコンピュータアーキテクチャについて説明する。図２に示されているコンピュータアーキテクチャは、中央処理装置５（「ＣＰＵ」）と、ランダムアクセスメモリ９（「ＲＡＭ」）および読み取り専用メモリ（「ＲＯＭ」）１１を含むシステムメモリ７と、そのメモリをＣＰＵ５に結合するシステムバス１２とを含む従来のデスクトップまたはラップトップコンピュータを示している。起動中などにコンピュータ内の要素間における情報伝達を補助する基本ルーチンを含む基本入出力システムが、ＲＯＭ１１内に格納されている。コンピュータ２は、オペレーティングシステム１６、アプリケーションプログラム、およびその他のプログラムモジュールを格納するための大容量ストレージデバイス１４をさらに含み、これについては以降でさらに詳しく説明する。

大容量ストレージデバイス１４は、バス１２に接続された大容量ストレージコントローラ（図示せず）を介してＣＰＵ５に接続されている。この大容量ストレージデバイス１４およびその関連するコンピュータ可読メディアは、コンピュータ２の不揮発性のストレージを提供する。本明細書に含まれるコンピュータ可読メディアの説明は、ハードディスクやＣＤ−ＲＯＭドライブなどの大容量ストレージデバイスを指しているが、コンピュータ可読メディアは、コンピュータ２がアクセスできる利用可能な任意のメディアとすることができることを当業者なら理解するはずである。

たとえばコンピュータ可読メディアは、コンピュータストレージメディアおよび通信メディアを含むことができるが、それらには限定されない。コンピュータストレージメディアは、コンピュータ可読命令、データ構造、プログラムモジュール、その他のデータなどの情報を記憶するための任意の方法または技術において実装される揮発性メディアおよび不揮発性メディア、ならびにリムーバブルメディアおよび非リムーバブルメディアを含む。コンピュータストレージメディアは、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、またはその他のソリッドステートメモリ技術、ＣＤ−ＲＯＭ、デジタル多用途ディスク（「ＤＶＤ」）、またはその他の光ストレージ、磁気カセット、磁気テープ、磁気ディスクストレージ、またはその他の磁気ストレージデバイス、あるいは所望の情報を記憶するために使用可能で、コンピュータ２によってアクセス可能なその他の任意のメディアを含むが、これらには限定されない。

本発明のさまざまな実施形態によれば、コンピュータ２は、インターネットなどのネットワーク１８を介したリモートコンピュータへの論理接続を使用して、ネットワーク化された環境内で動作することができる。コンピュータ２は、バス１２に接続されたネットワークインターフェースユニット２０を介してネットワーク１８に接続することができる。ネットワークインターフェースユニット２０は、その他のタイプのネットワークおよびリモートコンピュータシステムに接続するために利用することもできることが理解できるはずである。コンピュータ２は、キーボード、マウス、または電子スタイラス（図２には示さず）を含む複数の他のデバイスから入力を受け取って処理するための入力／出力コントローラ２２を含むこともできる。同様に入力／出力コントローラ２２は、ディスプレイスクリーン、プリンタ、またはその他のタイプの出力デバイスに出力を提供することができる。

簡単に前述したように、ワシントン州レドモンドのＭＩＣＲＯＳＯＦＴ ＣＯＲＰＯＲＡＴＩＯＮによるＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標） ＸＰオペレーティングシステムなど、ネットワーク化されたパーソナルコンピュータの動作を制御するのに適したオペレーティングシステム１６を含む複数のプログラムモジュールおよびデータファイルをコンピュータ２の大容量ストレージデバイス１４およびＲＡＭ９内に格納することができる。大容量ストレージデバイス１４およびＲＡＭ９は、１つまたは複数のプログラムモジュールを格納することもできる。特に、大容量ストレージデバイス１４およびＲＡＭ９は、クライアントベースの保存サービス２４を格納することができる。本明細書で説明されているように、クライアントベースの保存サービス２４は、クライアントコンピュータ２の上以外では、保存サービス４０と同様の機能を実行するように機能する。このようにして、クライアントコンピュータ２に保存されているドキュメントおよびその他の電子データアイテムに対する保存ポリシーを実施することができる。

ドキュメント管理システム２６は、図２に示されている従来のコンピューティングコンポーネントのいくつかまたはすべてを利用できることが理解できるはずである。ドキュメント管理システム２６は、ドキュメント管理サービスを提供する上で必要とされる複数のプログラムモジュールおよびデータファイルを格納することもできる。詳細には、ドキュメント管理システム２６は、ネットワークに接続されたサーバコンピュータを操作するのに適したオペレーティングシステムと、ドキュメント管理サービスを提供するためのプログラムモジュールと、本明細書に記載されている公式に基づく保存サービスを提供するためのプログラムモジュールとを格納し、実行することができる。この点に関して、ドキュメント管理システム２６は、ライブラリ３０内に配置されたアイテム３２を格納することができる。それぞれのライブラリ３０またはアイテム３２に対して、保存ポリシー３４は、保存公式３６および保存アクション３８によって実施することができる。保存サービス４０は、本明細書に記載されているように定期的に実行することもできる。

次いで図３Ａおよび３Ｂを参照して、ドキュメント管理システム２６によって提供される保存公式３６および保存アクション３８を規定するための例示的なユーザインターフェースについて説明する。図３Ａに示されているユーザインターフェース４２は、ライブラリに対する保存期間のタイプを規定するための機能を提供する。詳細には、ユーザは、ボタン４６を利用して、コンテンツに対して何の保存期間も適用しないこと、ライブラリ内のアイテムに関連付けられているプロパティに基づいて期間を指定すること、アイテムのワークフローに関連付けられているコードによって期間を設定すること、またはユーザによる要求に応じて任意に複雑化できるカスタムコードによって期間を計算することを選択することができる。

ユーザが、ライブラリ内のアイテムに関連付けられているプロパティに基づいて保存期間を設定するオプションを選択した場合、図３Ｂに示されているユーザインターフェース４４がユーザに提示される。図３に示されているように、ユーザインターフェース４４は、アイテムの日付または時間のプロパティのうちの１つを選択するためのドロップダウンメニュー４８を含む。そしてユーザは、プロパティによって指定される日付に対してさらに任意の日数または年数を追加することができる。このようにユーザは、アイテムのプロパティのうちのいずれかにおいて指定される日付に指定の分量の時間を加えたものに基づいて、保存公式３６を規定することができる。この保存期日は、固定された日付に基づくものではないため、アイテムの変更に応じて変わることができる。

また図３Ｂに示されているように、アイテムに対する保存アクション３８を選択するためのドロップダウンメニュー５０が提供される。保存アクションは、アイテムを削除すること、アイテムを移動すること、アイテムをアーカイブに保存すること、またはアイテムのタイプを変更すること（たとえばドキュメントのタイプを提案書から仕様書へ変更することなど）ができる。メニュー５０では、何らかの任意のカスタムアクションを実行するためのプラグインを識別することもできる。このように、保存アクション３８として何らかの任意のアクションを指定することができる。ユーザは、保存公式３６および保存アクション３８を指定したら、アイテムと共にその設定を保存することができる。

次いで図４を参照して、保存ポリシーを規定するためのプロセスを示す例示的なルーチン４００について説明する。本明細書で提示されるルーチンの考察を読めば、本発明のさまざまな実施形態の論理オペレーションは、（１）コンピュータによって実施される行為のシーケンスや、コンピューティングシステム上で実行されるプログラムモジュールとして、および／または（２）コンピューティングシステム内で相互に接続された機械論理回路もしくは回路モジュールとして実装されることが理解できるはずである。この実装は、本発明を実施するコンピューティングシステムのパフォーマンス要件に応じた選択の問題である。したがって本明細書に記載されている本発明の実施形態を構成する、図４〜６に示されている論理オペレーションは、オペレーション、構造的なデバイス、行為、あるいはモジュールなど、さまざまに呼ばれる。これらのオペレーション、構造的なデバイス、アクト、およびモジュールは、本明細書で説明されている特許請求の範囲内に記載された本発明の趣旨および範囲から逸脱することなく、ソフトウェア、ファームウェア、専用のデジタル論理、およびそれらの任意の組合せにおいて実装できることを当業者なら認識するであろう。

ルーチン４００は、オペレーション４０２において開始し、ドキュメント管理システム２６は、保存期間のタイプを規定するためのユーザインターフェースを提供する。保存期間のタイプを規定するための例示的なユーザインターフェースについては、図３Ａを参照して前述した。ルーチン４００は、オペレーション４０２からオペレーション４０４へと続き、アイテムに対する保存期間のタイプを選択するユーザ入力を受け取る。ルーチン４００は、オペレーション４０４からオペレーション４０６へと続き、保存期間のタイプがアイテムのプロパティに基づくかどうかを判定する。保存期間のタイプがアイテムのプロパティに基づかない場合、ルーチン４００はオペレーション４０８へと分岐する。オペレーション４０８では、アイテムに対する保存期日を設定するためのカスタムコードが利用可能となる。ルーチン４００は、オペレーション４０８からオペレーション４１６へと進み、そこで終了する。

オペレーション４０６において、保存期間のタイプがアイテムのプロパティに基づくとドキュメント管理システム２６が判定した場合、ルーチン４００はオペレーション４１０へと続く。オペレーション４１０において、ドキュメント管理システム２６は、保存公式３６および保存アクション３８を規定するためのユーザインターフェースを提供する。保存公式３６および保存アクション３８を指定するための例示的なユーザインターフェースについては、図３Ｂを参照して前述した。

ルーチン４００は、オペレーション４１０からオペレーション４１２へと続き、保存公式３６および保存アクション３８を規定するユーザ入力を受け取る。この情報は、ドキュメント管理システム２６によって保存される。この情報が保存されると、ルーチン４００はオペレーション４１４へと続き、ドキュメント管理システム２６は、指定された保存公式を利用してアイテムに対する保存期日を計算する。計算された保存期日は、そのアイテムに対するものとしてドキュメント管理システム２６によって記憶される。そしてルーチン４００は、オペレーション４１６へと進み、そこで終了する。

次いで図５を参照して、変更する目的または見る目的でアイテムを開きたいという要求に応答してそのアイテムに対する保存期日を更新するための例示的なルーチン５００について説明する。ルーチン５００は、変更する目的または見る目的でアイテムを開きたいという要求に応答して実行され、オペレーション５０２において開始する。オペレーション５０２では、そのアイテムに対して保存ポリシーが指定されているかどうかを判定する。保存ポリシーが指定されていない場合、ルーチン５００はオペレーション５０８へと分岐し、そこで終了する。

オペレーション５０２において、保存ポリシーが指定されていると判定された場合、ルーチン５００はオペレーション５０４へと続き、ドキュメント管理システム２６は、そのアイテムに対する保存公式３６に基づいてそのアイテムに対する保存期日を再計算する。そして再計算された保存期日は、ドキュメント管理システム２６によって記憶される。ルーチン５００は、オペレーション５０４からオペレーション５０６へと続き、ドキュメント管理システム２６は、要求されたアイテムを、変更する目的または見る目的で要求しているクライアントへ送信する。そしてルーチン５００は、オペレーション５０８へと進み、そこで終了する。

次いで図６を参照して、保存サービス４０およびクライアントベースの保存サービス２４の実行を示すルーチン６００について説明する。ルーチン６００は、オペレーション６０２において開始し、保存サービス４０は、現在の日付よりも早い保存期日を有するリポジトリ２８内のアイテム３２のそれぞれを識別する。そしてルーチン６００はオペレーション６０４へと続き、保存サービス４０は、識別された複数のアイテムから現在のアイテムを識別するための変数の値を最初のアイテムに設定する。そしてルーチン６００はオペレーション６０６へと続き、保存サービス４０は、現在のアイテムに対する保存公式３６を利用して現在のアイテムに対する保存期日を再計算する。

ルーチン６００は、オペレーション６０６からオペレーション６０８へと続き、保存サービス４０は、再計算された保存期日がそれでもまだ現在の日付よりも早いかどうかを判定する。再計算された保存期日が現在の日付よりも早い場合、ルーチン６００はオペレーション６１０へと分岐し、現在のアイテムに対する保存アクションが実行される。ルーチン６００は、オペレーション６１０からオペレーション６１４へと続く。

オペレーション６０８において、現在のアイテムに対して再計算された保存期日が現在の日付よりも遅いと保存サービス４０が判定した場合、ルーチン６００は、オペレーション６１２へと分岐する。オペレーション６１２において、保存サービス４０は、現在のアイテムに対して再計算された保存期日をその後の処理のために記憶する。次いでルーチン６００はオペレーション６１４へと続き、保存サービス４０は、現在の日付よりも前の保存期日を有する処理対象のアイテムがほかに残っていないかどうかを判定する。

処理対象のアイテムがほかに残っている場合、ルーチン６００はオペレーション６１６へと分岐し、現在のアイテムを識別する変数は、次のアイテムに設定される。次いでルーチン６００は、オペレーション６１６からオペレーション６０６へと分岐し、前述の方法でさらなる処理が実行される。処理対象のアイテムがほかに残っていない場合、ルーチン６００は、オペレーション６１４からオペレーション６１８へと続き、そこで終了する。

本発明の一実施形態によれば、ドキュメントは、通常の保存プロセスから免除されるものとして識別できることが理解できるはずである。本発明のこの実施形態によれば、１つまたは複数のドキュメントが、本明細書に記載されているドキュメント保存サービスのプロセスから免除される旨を示すためのユーザインターフェースを提供することができる。

上述の説明に基づいて、本発明のさまざまな実施形態は、公式に基づいてドキュメントを保存するための方法、システム、装置、およびコンピュータ可読メディアを含むことが理解できるはずである。上述の仕様、例、およびデータは、本発明の構成の製造および使用に関する完全な説明を提供する。本発明の多くの実施形態は、本発明の趣旨および範囲から逸脱することなく作成することができるため、本発明は添付の特許請求の範囲に属するものである。

本発明の一実施形態において提供される複数のコンピュータシステムの態様を示すネットワークの図である。 本発明のさまざまな実施形態によって提供され、本発明のさまざまな実施形態において利用されるクライアントコンピュータシステムの態様を示すコンピュータシステムアーキテクチャの図である。 本発明の一実施形態に従って保存ポリシー、保存公式、および保存アクションを規定するためのユーザインターフェースの態様を示す画面図である。 本発明の一実施形態に従って保存ポリシー、保存公式、および保存アクションを規定するためのユーザインターフェースの態様を示す画面図である。 公式に基づいてドキュメントを保存するための本発明の一実施形態において提供されるさまざまなルーチンの態様を示す流れ図である。 公式に基づいてドキュメントを保存するための本発明の一実施形態において提供されるさまざまなルーチンの態様を示す流れ図である。 公式に基づいてドキュメントを保存するための本発明の一実施形態において提供されるさまざまなルーチンの態様を示す流れ図である。

符号の説明

２ クライアントコンピュータ
１２ システムバス
４２，４４ ユーザインターフェース
４６ ボタン
４８，５０ ドロップダウンメニュー

Claims (20)

1. コンピュータによって実行されると、
   現在の日付よりも前の関連付けられた保存期日を有する１つまたは複数のアイテムを定期的に識別することと、
   前記現在の日付よりも前の保存期日を有する各アイテムに対して、
   保存公式に基づいて前記保存期日を再計算することと、
   前記再計算された保存期日が現在の日付よりも前であるかどうかを判定することと、
   再計算された保存期日が前記現在の日付よりも前であるそれぞれのアイテムに対して保存アクションを実行することと
   を前記コンピュータに実行させるコンピュータ実行可能命令を格納したことを特徴とするコンピュータ可読メディア。
2. 前記コンピュータによって実行されると、
   前記保存公式を利用することによって前記１つまたは複数のアイテムのそれぞれに対して前記保存期日を計算すること
   を前記コンピュータに実行させるさらなるコンピュータ可読命令を備えたことを特徴とする請求項１に記載のコンピュータ可読メディア。
3. 前記コンピュータによって実行されると、
   プラグインを実行することによって前記１つまたは複数のアイテムのそれぞれに対して前記保存期日を計算すること
   を前記コンピュータに実行させるさらなるコンピュータ可読命令を備えたことを特徴とする請求項１に記載のコンピュータ可読メディア。
4. 前記保存公式は、アイテムの１つまたは複数の日付または時間のプロパティに基づいて前記保存期日を計算するように機能することを特徴とする請求項２に記載のコンピュータ可読メディア。
5. 前記コンピュータによって実行されると、
   前記アイテムの１つを開く要求を受け取ることと、
   前記要求に応答して、前記保存公式を利用して、開かれる前記アイテムに対する前記保存期日を再計算することと
   を前記コンピュータに実行させるさらなるコンピュータ可読命令を備えたことを特徴とする請求項４に記載のコンピュータ可読メディア。
6. 前記保存アクションは、アイテムを削除するように機能することを特徴とする請求項５に記載のコンピュータ可読メディア。
7. 前記保存アクションは、アイテムを移動するように機能することを特徴とする請求項５に記載のコンピュータ可読メディア。
8. 前記保存アクションは、アイテムをアーカイブするように機能することを特徴とする請求項５に記載のコンピュータ可読メディア。
9. 前記保存アクションは、アイテムのタイプを変更するように機能することを特徴とする請求項５に記載のコンピュータ可読メディア。
10. 公式に基づいてドキュメントを保存するための方法であって、
    １つまたは複数のアイテムに対する保存公式および保存アクションを受け取ることと、
    前記保存公式を利用して前記１つまたは複数のアイテムのそれぞれに対する保存期日を計算することと、
    現在の日付よりも早い保存期日を有する前記アイテムのそれぞれを識別し、現在の日付よりも早い保存期日を有する前記アイテムのそれぞれに対して、前記保存公式を利用して前記保存期日を再計算し、前記再計算された保存期日が前記現在の日付よりも早いかどうかを判定し、前記現在の日付よりも早い再計算された保存期日を有する各アイテムに対して前記保存アクションを実行するように機能する保存サービスを実行することと
    を備えることを特徴とする方法。
11. 前記保存公式は、アイテムの１つまたは複数の日付または時間のプロパティに基づいて前記保存期日を計算するように機能することを特徴とする請求項１０に記載の方法。
12. 前記保存サービスは、スケジュールに基づいて定期的に実行されることを特徴とする請求項１１に記載の方法。
13. 前記保存サービスは、サーバコンピュータにおいて実行されることを特徴とする請求項１２に記載の方法。
14. 前記保存サービスは、クライアントコンピュータにおいて実行されることを特徴とする請求項１２に記載の方法。
15. 前記アイテムの１つを開く要求を受け取ることと、
    前記要求に応答して、前記保存公式を利用して、開かれる前記アイテムに対する前記保存期日を再計算することと
    をさらに備えることを特徴とする請求項１１に記載の方法。
16. 前記保存アクションは、アイテムを削除するように機能することを特徴とする請求項１５に記載の方法。
17. 前記保存アクションは、アイテムを移動するように機能することを特徴とする請求項１５に記載の方法。
18. 前記保存アクションは、アイテムをアーカイブに保存するように機能することを特徴とする請求項１５に記載の方法。
19. 前記保存アクションは、アイテムのタイプを変更するように機能することを特徴とする請求項１５に記載の方法。
20. 前記保存アクションは、カスタムアクションを備えることを特徴とする請求項１５に記載の方法。
    

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