KR101224682B1

KR101224682B1 - 포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법 및 컴퓨터판독가능 매체

Info

Publication number: KR101224682B1
Application number: KR1020060003892A
Authority: KR
Inventors: 케빈 엘. 브라운; 제이슨 엠. 카힐; 아드리안 파나루; 에단 디 구르-에쉬
Original assignee: 마이크로소프트 코포레이션
Priority date: 2005-03-04
Filing date: 2006-01-13
Publication date: 2013-01-22
Also published as: CN1828644A; JP4808042B2; KR20060096266A; US20060218198A1; JP2006244487A; EP1699008A1; US7801863B2

Abstract

포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법 및 컴퓨터 판독가능 매체를 제공한다. 본 발명의 방법에 따르면, 보유 포뮬러 및 보유 액션은 하나 이상의 아이템에 대하여 규정된다. 보유 포뮬러를 활용하여 각 아이템에 대한 보유 날짜를 계산한다. 보유 액션은 보유 날짜에 또는 보유 날짜 후에 취해야 하는 액션을 특정한다. 하나 이상의 아이템에 대한 보유 포뮬러를 이용하여 하나 이상의 아이템에 대한 보유 날짜를 먼저 계산한다. 보유 서비스를 주기적으로 실행하여 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 임의의 아이템을 식별할 수 있다. 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 임의의 아이템을 식별하면, 보유 서비스는 대응하는 보유 포뮬러를 활용하여 그 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산한다. 임의의 아이템에 대한 재계산된 보유 날짜가 여전히 현재 날짜보다 빠르다면, 그 아이템에 대한 보유 액션을 실행한다.

보유 포뮬러, 컴퓨터 판독가능 매체, 보유 액션, 아이템

Description

포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법 및 컴퓨터 판독가능 매체{METHOD AND COMPUTER-READABLE MEDIUM FOR FORMULA-BASED DOCUMENT RETENTION}

도 1은 본 발명의 일실시예에 따라 여러 컴퓨터 시스템의 양태를 도시하는 네트워크 도면.

도 2는 본 발명의 다양한 실시예에 따라 제공되며 활용되는 클라이언트 컴퓨터 시스템의 양태를 도시하는 컴퓨터 시스템 아키텍쳐의 도면.

도 3a 및 3b는 본 발명의 일시시예에 따라 보유 폴리시(policy), 보유 포뮬러, 및 보유 액션을 규정하는 사용자 인터페이스의 양태를 도시하는 스크린 도면.

도 4 내지 도 6은 포뮬러 기반 다큐먼트 보유의 일실시예에 따라 제공되는 다양한 루틴의 양태를 도시하는 흐름도.

현대의 기업 조직은 이전보다 더한 규제 조사를 받는다. 미국 증권거래소(SEC)와 같은 규제 기관은 소규정 사업 분야에 대하여 특정 리포팅 및 기록 보관 요구사항을 필요로 한다. 예를 들어, 기록 보관 요구사항은, 다큐먼트의 소규정 카테고리가 유지되어야 하는 시간 길이를 특정할 수 있다. 기록은 그 특정 시간보 다 길게 보관될 수 있지만, 특정 시간 기간보다 먼저 파기될 수 없다. 일예로, 소정 타입의 다큐먼트는 최소한 수 년동안 보유되어야 한다.

다큐먼트를 유지하기 위한 규제 요구사항에도 불구하고, 기업 조직은 다큐먼트를 합법적으로 파기하는 것을 강력히 원한다. 이러한 필요성은 인쇄된 기록 및 전자 기록에 의해 점유되는 매우 넓은 공간으로 인해 주로 발생한다. 규제 요구사항에 부합하는 방식으로 다큐먼트를 유지하는 부담과 다큐먼트를 합법적으로 파기할 필요성 간에 균형을 맞추기 위해, 회사에서는 흔히 문서업무(paperwork) 보유 스케쥴을 규정한다. 문서업무 보유 스케쥴은 전형적으로 회사의 기록 매니저에 의해 규정된다. 문서업무 보유 스케쥴은 다양한 클래스를 보유해야 하는 시간 기간을 규정한다. 예를 들어, 문서업무 보유 스케쥴은 수 년후에 모든 계약을 파기해야 함을 가리킬 수 있다.

전통적으로 문서업무 보유 스케쥴은 다큐먼트의 파기에 다소 도움이 되었다. 그러나, 이러한 스케쥴은 여러 단점을 갖고 있다. 먼저, 문서업무 보유 스케쥴을 실제로 구현하는 것은 어렵다. 게다가, 문서업무 보유 스케쥴은 고정된 파기 날짜를 활용하기 때문에, 다큐먼트는 우연히 파기될 수 있다. 예를 들어, 계약은 수 년 후 파기용으로 마킹될 수 있다. 이 계약이 수년 기간 내에 수정되거나 보충되면, 초기 수 년의 기간 후에 원래의 계약을 여전히 파기할 수 있다. 이것은, 많은 조직에 있어서 보유 기간을 계산함으로 인해 전통적인 문서업무 보유 스케쥴이 바람직하지 않게 되는 경우에, 유용성이 부족하다.

이러한 점과 다른 점들을 고려하여 본 발명의 다양한 실시예를 행하였다.

본 발명에 따르면, 상술한 문제점 및 다른 문제점은 포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법 및 장치에 의해 해결된다. 본 발명의 다양한 실시예를 이용함으로써, 다큐먼트의 다양한 타입에 대한 보유 기간을 규정하는 포뮬러를 특정할 수 있다. 이 포뮬러는 유연적이며 보유 기간은 아이템에 대하여 임의의 액션이 취해지기 전에 재계산되기 때문에, 다큐먼트가 우연히 파기되는 위험성을 최소화한다.

본 발명의 일 양태에 따르면, 포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법을 제공한다. 이 방법에 따르면, 하나의 아이템에 대한 또는 아이템들의 클래스에 대한 보유 폴리시를 규정한다. 아이템은 전자 다큐먼트, 전자 메일 메시지, 또는 다른 임의의 타입의 전자 데이터를 포함할 수 있다. 보유 폴리시는 아이템에 대한 보유 포뮬러 및 보유 액션은 규정한다. 특히, 보유 포뮬러를 활용하여 하나의 아이템에 대한 또는 아이템들의 클래스에 대한 보유 날짜를 재계산한다.

보유 포뮬러는, 아이템과 관련된 날짜나 시간 속성들중 임의의 것에 전체적으로 또는 부분적으로 기초할 수 있다. 일예로, 계약이 수정된 최종 날짜로부터 그 계약용 보유 날짜가 수 년인 보유 포뮬러를 규정할 수 있다. 보유 액션은 보유 날짜에 또는 보유 날짜 후에 취해져야 하는 액션을 특정한다. 예를 들어, 아이템 삭제, 아이템 이동, 아이템 보관, 또는 아이템용 타입 수정을 위한 보유 액션을 특정할 수 있다. 커스텀(custom) 액션을 구현하도록 커스텀 코드를 제공할 수도 있다.

본 발명의 일실시예에 따르면, 하나 이상의 아이템에 대한 보유 날짜를 이 아이템에 대한 보유 포뮬러를 이용하여 먼저 계산한다. 보유 서비스를 주기적으로 실행하여 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 임의의 아이템을 식별할 수 있다. 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 임의의 아이템을 식별하면, 보유 서비스는 대응하는 보유 포뮬러를 활용하여 이들 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산한다. 임의의 아이템에 대하여 재계산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 빠르면, 그 아이템에 대한 보유 액션을 실행한다. 임의의 아이템에 대하여 재계산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 빠르지 않다면, 그 아이템에 대하여 어떠한 액션도 취하지 않는다.

본 발명의 또다른 실시예에 따르면, 아이템을 오픈하기 위한 요청을 수신할 때마다 각 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산할 수 있다. 아이템을 오픈할 때마다 보유 날짜를 재계산함으로써, 보유 날짜를 연속적으로 갱신하고 이에 따라 보유 서비스가 처리해야 하는 아이템 수를 줄이게 된다.

본 발명의 또다른 실시예에 따르면, 스케쥴에 기초하여 보유 서비스를 주기적으로 실행한다. 이러한 방식으로, 오프 피크(off-peak) 기간동안 보유 서비스를 실행할 수 있다. 또한, 일실시예에서는, 다큐먼트 라이브러리를 유지하도록 동작가능한 서버 컴퓨터 상에서 보유 서비스를 실행한다. 또다른 일실시예에서는, 클라이언트 컴퓨터 상에서 보유 서비스를 실행할 수 있다.

본 발명은 컴퓨터 프로세스, 컴퓨팅 시스템, 또는 컴퓨터 프로그램 제품이나 컴퓨터 판독가능 매체와 같은 물품으로서 구현될 수 있다. 컴퓨터 프로그램 제품은, 컴퓨터 시스템에 의해 판독가능하며 컴퓨터 프로세스를 실행하기 위한 명령의 컴퓨터 프로그램을 인코딩하는 컴퓨터 저장 매체일 수 있다. 또한, 컴퓨터 프로그램 제품은, 컴퓨팅 시스템에 의해 판독가능하며 컴퓨터 프로세스를 실행하기 위한 명령의 컴퓨터 프로그램을 인코딩하는 캐리어 상의 전달 신호일 수 있다.

이점 뿐만 아니라 이러한 특징 및 다른 다양한 특징은, 본 발명을 특징짓는 것으로서, 다음에 따르는 상세한 설명 및 첨부 도면을 읽음으로써 명백해질 수 있다.

실시예

유사 번호가 유사 부재를 나타내는 도면을 참조하여 본 발명의 다양한 양태를 설명한다. 특히, 도 1과 2 및 대응하는 설명은 본 발명의 실시예를 구현할 수 있는 적절한 컴퓨팅 환경을 간략하고도 일반적으로 설명하는 것이다. 운영 시스템이나 서버 컴퓨터 상에서 실행되는 프로그램 모듈의 일반적인 문맥으로 본 발명을 설명하지만, 당업자는 다른 타입의 컴퓨터 시스템 및 프로그램 모듈과 조합하여 본 발명을 구현할 수도 있다는 것을 인식할 수 있다.

일반적으로, 프로그램 모듈은, 루틴, 프로그램, 컴포넌트, 데이터 구조, 및 특정 태스크를 수행하거나 특정 요약 데이터 타입을 구현하는 다른 타입의 구조를 포함한다. 게다가, 당업자는, 핸드헬드 디바이스, 멀티프로세서 시스템, 마이크로프로세서 기반 또는 프로그래밍가능 가전 제품, 미니컴퓨터, 메인프레임 컴퓨터 등을 구비하는 다른 컴퓨터 시스템 구성과 함께 본 발명을 실시할 수 있다는 것을 인식할 수 있다. 또한, 통신 네트워크를 통해 링크된 원격 처리 디바이스에 의해 태스크가 수행되는 분산 컴퓨팅 환경에서 본 발명을 실시할 수 있다. 분산 컴퓨팅 환경에서, 로컬 메모리 저장 디바이스 및 원격 메모리 저장 디바이스 모두에서 프로그램 모듈을 위치시킬(locate) 수 있다.

도 1을 참조하여, 본 발명의 일실시예에서 제공되는 여러 컴퓨터 시스템의 양태를 나타내는 네트워크를 설명한다. 특히, 도 1은 본 발명의 일실시예에 따라 제공되는 다큐먼트 관리 시스템(26)의 양태를 나타낸다. 다큐먼트 관리 시스템(26)은 저장소(28)에 저장된 데이터에 대한 액세스를 제공하도록 동작가능하다. 특히, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 저장소에 저장된 아이템(32)에 대한 액세스를 하나 이상의 클라이언트 컴퓨터(2)에 네트워크(18)를 통해 제공할 수 있다. 이 아이템(32)은 전자 다큐먼트 또는 임의의 다른 타입의 전자 데이터 파일을 포함할 수 있다. 또한, 다큐먼트 관리 시스템(26)은, 아이템을 라이브러리(30) 내로 구성하는 설비를 제공할 수 있으며, 협동 서비스 및 당업자에게 알려져 있는 다른 다큐먼트 관리 기능을 제공할 수 있다.

상세히 후술하는 바와 같이, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 포뮬러 기반 다큐먼트 보유 서비스를 제공하도록 동작가능하다. 본 발명의 일실시예에 따르면, 시스템 관리자 또는 다큐먼트 관리 시스템(26)의 다큐먼트 매니저는, 저장소(28) 내에서 라이브러리(30), 일련의 아이템(32), 또는 단일 아이템(32)에 대한 보유 폴리시(34)를 규정할 수 있다. 보유 폴리시(34)는, 라이브러리 또는 아이템에 대하여 일부 액션을 실행하기 전에 라이브러리 또는 아이템이 얼마나 오랫동안 보유되어야 하는지를 규정한다.

일실시예에 따르면, 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)에 의해 보유 폴리시 (34)를 구현한다. 보유 포뮬러(36)는 아이템의 속성에 기초할 수 있는 포뮬러이다. 예를 들어, 아이템의 날짜 또는 시간 속성을 활용하여 보유 포뮬러(36)를 규정할 수 있다(예를 들어, 그 아이템의 생성 날짜 속성에 의해 특정된 날짜 후 7년까지 아이템을 보유해야 한다). 보유 날짜를 계산할 때, 보유 포뮬러(36)는 아이템에 대한 보유 날짜를 제공한다. 보유 날짜는 보유 액션(38)을 실행해야 하는 날짜 또는 그 후의 날짜를 규정한다.

보유 액션(38)은 아이템 삭제, 아이템 이동, 아이템 보관, 또는 아이템용 타입 수정을 위한 실행가능 코드를 포함한다. 또한, 플러그-인 아키텍쳐를 제공하여 개발자가 임의의 커스텀 액션을 실행하기 위한 플러그-인을 제공할 수 있다. 또한, 개발자는 플러그-인 아키텍쳐에 의해 보유 포뮬러를 특정하기 위한 플러그-인도 생성할 수 있다. 도 3을 참조하여 상세히 후술하는 바와 같이, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 라이브러리나 아이템에 대한 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 규정하기 위한 사용자 인터페이스를 제공한다.

상세히 후술하는 바와 같이, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 보유 서비스(40)를 제공하도록 동작가능하다. 시스템 관리자 또는 다큐먼트 매니저에 의해 규정되는 스케쥴에 따라 보유 서비스(40)를 주기적으로 실행한다. 보유 서비스를 실행할 때, 보유 서비스(40)는 현재 날짜보다 빠른 관련된 보유 날짜를 갖는 저장소의 각 아이템(32)을 식별한다. 이러한 각 아이템에 대하여, 보유 서비스(40)는 관련된 보유 포뮬러(36)를 이용하여 그 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산한다. 이후, 보유 서비스(40)는 재계산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 빠른지 여부를 판정한다. 재계 산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 빠르면, 보유 서비스(40)는 아이템에 대한 보유 액션(38)을 실행한다.

본 발명의 일실시예에 따르면, 클라이언트 컴퓨터(2)에서 유사한 기능을 실행하는 클라이언트 기반 보유 서비스(24)를 제공할 수도 있다. 이러한 점에서, 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)은 관련된 아이템(32)을 갖고서 클라이언트 컴퓨터(2)로 이동할 수 있다. 다른 방법으로, 클라이언트 컴퓨터(2)에 저장된 임의의 아이템(32)에 대하여 클라이언트 컴퓨터(2)에서 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)이 이용가능할 수 있다. 클라이언트 기반 보유 서비스(24)를 클라이언트 컴퓨터(2)의 운영 시스템의 일부로서 구현할 수 있다.

본 발명의 일실시예에 따르면, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 클라이언트 컴퓨터(2)로부터 저장소의 아이템을 오픈하기 위한 요청을 수신하도록 동작가능하다. 이러한 요청에 응답하여, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 그 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산하여 저장하도록 동작가능하다. 아이템을 오픈할 때마다 보유 날짜를 재계산함으로써, 보유 날짜를 연속적으로 갱신하고 이에 따라 보유 서비스가 처리해야 하는 아이템 수를 줄이게 된다.

본 발명의 실시예를 다큐먼트 관리 시스템(26)의 문맥 내에서 설명하였지만, 전자 데이터를 저장하는 임의의 타입의 컴퓨터 시스템에 본 발명을 활용할 수 있다는 것을 이해할 수 있다. 특히, 전자 메일 서버 컴퓨터 내에서 본 발명의 실시예를 구현하여 전자 메일 메시지의 포뮬러 기반 보유를 실행할 수 있다. 또한, 본 발명의 실시예를 문서 파일용 관리 시스템과 함께 구현할 수 있다. 물리적 문서 파일에 대응하는 저장소(28)에서 기록을 생성할 수 있으며 본 명세서에서 설명하는 방식으로 처리할 수 있다. 물리적 파일에 대하여 액션을 실행할 때, 적절한 액션을 취할 것을 기록 매니저에게 지시하는 전자 메일 메시지 또는 다른 타입의 통지를 발행한다.

도 2를 참조하여 본 발명의 다양한 실시예에서 활용되는 클라이언트 컴퓨터(2)용 예시적 컴퓨터 아키텍쳐를 설명한다. 도 2에 도시한 컴퓨터 아키텍쳐는 종래의 데스크탑 또는 랩탑 컴퓨터를 도시하며, 이것은 중앙 처리 유닛(CPU; 5), RAM(9)과 ROM(11)을 구비하는 시스템 메모리(7), 및 메모리를 CPU(5)에 결합하는 시스템 버스(12)를 포함한다. 기동(startup)과 같이 컴퓨터 내의 소자들 간에 정보를 전달하는데 도움이 되는 기본적인 루틴을 포함하는 기본 입력/출력 시스템은 ROM(11)에 저장되어 있다. 또한, 컴퓨터(2)는 운영 시스템(16), 응용 프로그램, 및 다른 프로그램 모듈을 저장하기 위한 대용량 저장 장치(14)를 포함하며, 이는 상세히 후술된다.

대용량 저장 장치(14)는 버스(12)에 접속된 대용량 저장 제어기(도시하지 않음)를 통해 CPU(5)에 접속된다. 대용량 저장 장치(14) 및 관련된 컴퓨터 판독가능 매체는 컴퓨터(2)용 비휘발성 저장소를 제공한다. 본 명세서에 포함되어 있는 컴퓨터 판독가능 매체의 설명은 하드 디스크 또는 CD-ROM과 같은 대용량 저장 장치에 해당하며, 컴퓨터 판독가능 매체는 컴퓨터(2)에 의해 액세스될 수 있는 임의의 이용가능한 매체일 수 있다는 것을 당업자가 이해할 수 있다.

예를 들어, 컴퓨터 판독가능 매체는 컴퓨터 저장 매체 및 통신 매체를 포함 할 수 있지만, 이러한 예로 한정되지는 않는다. 컴퓨터 저장 매체는, 컴퓨터 판독가능 명령, 데이터 구조, 프로그램 모듈, 또는 다른 데이터와 같은 정보의 저장을 위한 임의의 방법이나 기술로 구현되는, 휘발성 매체 및 비휘발성 매체, 탈착가능 매체 및 탈착불가 매체를 포함한다. 컴퓨터 저장 매체는, RAM, ROM, EPROM, EEPROM, 플래시 메모리 또는 다른 고형 메모리 기술, CD-ROM, DVD, 또는 다른 광 저장 매체, 자기 카세트, 자기 디스크나 다른 자기 저장 디바이스, 또는 원하는 정보를 저장하는데 사용될 수 있으며 컴퓨터(2)에 의해 액세스될 수 있는 다른 임의의 매체를 포함하지만, 이러한 예로 한정되지는 않는다.

본 발명의 다양한 실시예에 따르면, 컴퓨터(2)는 인터넷과 같은 네트워크(18)를 통해 원격 컴퓨터에 대한 논리적 접속을 이용하여 네트워크화된 환경에서 동작할 수 있다. 컴퓨터(2)는 버스(12)에 접속된 네트워크 인터페이스 유닛(20)을 통해 네트워크(18)에 접속할 수 있다. 또한, 네트워크 인터페이스 유닛(20)을 활용하여 다른 타입의 네트워크 및 원격 컴퓨터 시스템에 접속할 수 있다는 것을 이해할 수 있다. 또한, 컴퓨터(2)는, 키보드, 마우스, 또는 전자 스타일러스(도 2에 도시하지 않음)를 포함하여, 다수의 다른 디바이스로부터의 입력을 수신 및 처리하기 위한 입력/출력 제어기(22)를 포함할 수 있다. 유사하게, 입력/출력 제어기(22)는 표시 스크린, 프린터, 또는 다른 타입의 출력 디바이스에 출력을 제공할 수 있다.

간략하게 상술한 바와 같이, 다수의 프로그램 모듈 및 데이터 파일은, 미국 와싱턴주 레드몬드에 소재하는 MICROSFOT CORPORATION의 WINDOWS XP 운영 시스템과 같이 네트워크화된 퍼스널 컴퓨터의 동작을 제어하는데 적절한 운영 시스템(16)을 포함하여, 컴퓨터(2)의 대용량 저장 장치(14) 및 RAM(9)에 저장될 수 있다. 또한, 대용량 저장 장치(14) 및 RAM(9)은 하나 이상의 프로그램 모듈을 저장할 수 있다. 특히, 대용량 저장 장치(14)는 및 RAM(9)은 클라이언트 기반 보유 서비스(24)를 저장할 수 있다. 본 명세서에서 설명하는 바와 같이, 클라이언트 기반 보유 서비스(24)는, 클라이언트 컴퓨터(2)에 대해서는 제외하고 보유 서비스(40)와 유사한 기능을 실행하도록 동작가능하다. 이러한 방식으로, 클라이언트 컴퓨터(2)에 저장된 다큐먼트 및 다른 전자 데이터 아이템을 위한 보유 폴리시를 구현할 수 있다.

다큐먼트 관리 시스템(26)이 도 2에 도시한 종래의 컴퓨팅 컴포넌트들중 일부 또는 전부를 활용할 수 있다는 것을 이해할 수 있다. 또한, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 다큐먼트 관리 서비스를 제공하는데 필요한 다수의 프로그램 모듈 및 데이터 파일을 저장할 수 있다. 특히, 다큐먼트 관리 시스템(26)은, 네트워크화 서버 컴퓨터의 동작에 적절한 운영 시스템, 다큐먼트 관리 서비스를 제공하기 위한 프로그램 모듈, 및 본 명세서에서 설명하는 포뮬러 기반 보유 서비스를 제공하기 위한 프로그램 모듈을 저장 및 실행할 수 있다. 이러한 점에서, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 라이브러리(30)에 배열된 아이템(32)을 저장할 수 있다. 각 라이브러리(30) 또는 아이템(32)에 대하여, 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)에 의해 보유 폴리시(34)를 구현할 수 있다. 또한, 본 명세서에서 설명하는 바와 같이 보유 서비스(40)를 주기적으로 실행할 수 있다.

도 3a 및 3b를 참조하여, 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 규정하기 위 한 다큐먼트 관리 시스템(26)에 의해 제공되는 예시적인 사용자 인터페이스를 설명한다. 도 3a에 도시한 사용자 인터페이스(42)는 라이브러리용 보유 기간의 타입을 규정하기 위한 기능성을 제공한다. 특히, 버튼(46)을 활용함으로써, 사용자는, 어떠한 보유 기간도 콘텐츠에 적용되지 않음, 라이브러리에서의 아이템과 관련된 속성에 기초하여 시간 기간이 특정됨, 아이템의 작업흐름(workflow)과 관련된 코드에 의해 시간 시간이 설정됨, 또는 사용자가 필요로 하는 만큼 임의로 복잡해질 수 있는 커스텀 코드에 의해 계산되는 시간 기간을 선택할 수 있다.

사용자가 라이브러리에서의 아이템과 관련된 속성에 기초하여 보유 기간을 설정하기 위한 옵션을 선택하면, 사용자에게는 도 3b에 도시한 사용자 인터페이스(44)가 제시된다. 도 3에 도시한 바와 같이, 사용자 인터페이스(44)는 아이템의 날짜 또는 시간 속성중 하나를 선택하기 위한 드롭다운 메뉴(48)를 포함한다. 이후, 사용자는 그 속성에 의해 규정된 날짜에 임의의 수의 추가 일 또는 년을 추가할 수 있다. 이러한 방식으로, 사용자는 특정한 시간 양 더하기 아이템의 속성들중 임의의 속성에서 특정된 날짜에 기초하여 보유 포뮬러(36)를 규정할 수 있다. 보유 날짜가 고정된 날짜에 기초하지 않기 때문에, 보유 날짜는 아이템을 수정할 때 변경될 수 있다.

또한, 도 3b에 도시한 바와 같이, 아이템에 대한 보유 액션(38)을 선택하는데 있어서 드롭다운 메뉴(50)를 제공한다. 보유 액션은 아이템을 삭제, 아이템을 이동, 아이템을 보관, 또는 (예를 들어, 제안서로부터 명세서로 다큐먼트의 타입을 변경하듯이) 아이템의 타입을 수정할 수 있다. 또한, 임의의 커스텀 액션을 실행 하도록 메뉴(50)에서 플러그-인을 식별할 수 있다. 이러한 방식으로, 보유 액션(38)용으로 임의의 액션을 특정할 수 있다. 일단 사용자가 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 특정하게 되면, 사용자는 그 아이템에 대한 설정을 세이브할 수 있다.

도 4를 참조하여, 보유 폴리시를 규정하기 위한 프로세스를 나타내는 예시적 루틴(400)을 설명한다. 본 명세서에서 제시하는 루틴에 관한 설명을 읽을 때, 본 발명의 다양한 실시예의 논리적 동작을, (1) 컴퓨팅 시스템에서 실행되는 컴퓨터 구현 액트(act) 또는 프로그램 모듈의 시퀀스로서 그리고/또는 (2) 컴퓨팅 시스템내에서 상호접속된 머신 논리 회로나 회로 모듈로서 구현한다는 것을 이해할 수 있다. 이러한 구현은 본 발명을 구현하는 컴퓨팅 시스템의 성능 요구사항에 의존하는 선택 사항이다. 이에 따라, 도 4내지 6에 나타내어 본 발명의 실시예를 이루는 논리적 동작들은 동작, 구조적 디바이스, 액트, 또는 모듈이라 다양하게 칭한다. 당업자는, 이러한 동작, 구조적 디바이스, 액트, 및 모듈을, 본 명세서의 청구범위에 기재된 바와 같은 본 발명의 사상 및 범위로부터 벗어나지 않고서 소프트웨어, 펌웨어, 특정 디지털 로직, 및 이들의 임의의 조합에서 구현할 수 있다는 것을 인식할 수 있다.

루틴(400)은 동작(402)에서 시작하며, 여기서 다큐먼트 관리 시스템(26)은 보유 기간의 타입을 규정하기 위한 사용자 인터페이스를 제공한다. 도 3a를 참조하여 보유 기간의 타입을 규정하기 위한 예시적인 사용자 인터페이스를 설명하였다. 동작(402)으로부터, 루틴(400)은 동작(404)으로 이어지며, 여기서 아이템에 대한 보유 기간의 타입을 선택하는 사용자 입력을 수신한다. 동작(404)으로부터, 루틴(400)은 동작(406)으로 이어지며, 여기서 보유 기간의 타입이 아이템의 속성에 기초하는지 여부에 대한 판정을 내린다. 보유 기간의 타입이 아이템의 속성에 기초하지 않는다면, 루틴(400)은 동작(408)으로 이어진다. 동작(408)에서, 커스텀 코드를 허용하여 그 아이템에 대한 보유 날짜를 설정한다. 동작(408)으로부터, 루틴(400)은 계속해서 동작(416)으로 이어져 종료된다.

동작(406)에서, 보유 기간의 타입이 아이템의 속성에 기초한 것이라고 다큐먼트 관리 시스템(26)이 판정하면, 루틴(400)은 동작(410)으로 이어진다. 동작(410)에서, 다큐먼트 관리 시스템(26)은 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 규정하기 위한 사용자 인터페이스를 제공한다. 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 규정하기 위한 예시적인 사용자 인터페이스를 도 3b를 참조하여 설명하였다.

동작(410)으로부터, 루틴(400)은 동작(412)으로 계속되며, 여기서 보유 포뮬러(36) 및 보유 액션(38)을 규정하는 사용자 입력을 수신한다. 이 정보는 다큐먼트 관리 시스템(26)에 의해 세이브된다. 일단 세이브되면, 루틴(400)은 동작(414)으로 이어지며, 여기서 다큐먼트 관리 시스템(26)은 특정된 보유 포뮬러를 활용하여 아이템에 대한 보유 날짜를 계산한다. 계산된 보유 날짜는 다큐먼트 관리 시스템(26)에 의해 아이템 용으로 세이브된다. 이후, 루틴(400)은 동작(416)으로 계속되며, 여기서 종료된다.

도 5를 참조하여, 편집 또는 뷰잉(viewing)용 아이템 오픈 요청에 응답하여 아이템에 대한 보유 날짜를 갱신하기 위한 예시적인 루틴(500)을 설명한다. 편집 또는 뷰잉용 아이템 오픈 요청에 응답하여 루틴(500)을 실행하고 이 루틴은 동작(502)에서 시작된다. 동작(502)에서, 아이템에 대한 보유 폴리시가 특정되었는지 여부의 판정을 내린다. 어떠한 보유 폴리시도 특정되지 않았다면, 루틴(500)은 동작(508)으로 이어져, 여기서 종료된다.

동작(502)에서 보유 폴리시가 특정되었다고 판정되면, 루틴(500)은 동작(504)으로 이어져, 여기서 다큐먼트 관리 시스템(26)이 아이템에 대한 보유 포뮬러(36)에 기초하여 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산한다. 이후, 재계산된 보유 날짜를 다큐먼트 관리 시스템(26)에 의해 저장한다. 동작(504)으로부터, 루틴(500)은 동작(506)으로 이어져, 여기서 다큐먼트 관리 시스템(26)은 요청된 아이템을 편집 또는 뷰잉용으로 요청한 클라이언트에게 송신한다. 이후, 루틴(500)은 동작(508)으로 이어져, 여기서 종료된다.

도 6을 참조하여, 보유 서비스(40) 및 클라이언트 기반 보유 서비스(24)의 실행을 나타내는 루틴(600)을 설명한다. 루틴(600)은 동작(602)에서 시작되며, 여기서 보유 서비스(40)는 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 저장소(28)의 각 아이템(32)을 식별한다. 이후, 루틴(600)은 동작(604)으로 이어져, 여기서 보유 서비스(40)는 식별된 아이템으로부터 제1 아이템으로 현재 아이템을 식별하기 위한 변수 값을 설정한다. 이후, 루틴(600)은 동작(606)으로 이어져, 여기서 보유 서비스(40)는 현재 아이템에 대한 보유 포뮬러(36)를 활용하여 현재 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산한다.

동작(606)으로부터, 루틴(600)은 동작(608)으로 이어져, 여기서 보유 서비스 (40)는 계산된 보유 날짜가 여전히 현재 날짜보다 빠른지 여부를 판정한다. 재계산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 빠르면, 루틴(600)은 현재 아이템에 대한 보유 액션을 실행하는 동작(610)으로 이어진다. 동작(610)으로부터, 루틴(600)은 동작(614)으로 이어진다.

동작(608)에서, 보유 서비스(40)가 현재 아이템용으로 재계산된 보유 날짜가 현재 날짜보다 늦다는 것을 판정하면, 루틴(600)은 동작(612)으로 이어진다. 동작(612)에서, 보유 서비스(40)는 향후 처리되도록 현재 아이템에 대한 재계산된 보유 날짜를 저장한다. 이후, 루틴(600)은 동작(614)으로 이어지며, 여기서 현재 날짜보다 빠른 보유 날짜를 갖는 처리할 추가 아이템이 남아 있는지 여부의 판정을 보유 서비스(40)에 의해 내린다.

처리할 추가 아이템이 남아 있다면, 루틴(600)은 동작(616)으로 이어지며, 여기서 현재 아이템을 식별하는 변수가 그 다음 아이템에 설정된다. 이후, 루틴(600)은 동작(616)으로부터 상술한 방식으로 추가 처리를 수행하는 동작(606)으로 이어진다. 처리할 어떠한 추가 아이템도 남아있지 않다면, 루틴(600)은 동작(614)으로부터 동작(618)으로 이어져, 여기서 종료된다.

본 발명의 일실시예에 따라, 다큐먼트를 일반적인 보유 프로세스로부터 제외되는 것으로서 식별할 수 있다는 것을 이해할 수 있다. 본 실시예에 따르면, 하나 이상의 다큐먼트가 본 명세서에서 설명하는 다큐먼트 보유 서비스의 프로세스로부터 제외되어 있음을 가리키기 위한 사용자 인터페이스를 제공할 수 있다.

상술한 바에 기초하면, 본 발명의 다양한 실시예는, 포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 위한 방법, 시스템, 장치, 및 컴퓨터 판독가능 매체를 포함한다는 것을 이해할 수 있다. 상술한 설명, 예, 및 데이터에 따라 본 발명의 구조의 이용 및 제조를 완벽하게 설명해 준다. 본 발명의 사상 및 범위로부터 벗어나지 않고서 본 발명의 많은 실시예를 행할 수 있기 때문에, 본 발명은 청구범위내에 속한다.

본 발명에 따르면, 포뮬러는 유연적이며 보유 기간은 아이템에 대하여 임의의 액션이 취해지기 전에 재계산되기 때문에, 다큐먼트가 우연히 파기되는 위험성이 최소화된다.

Claims

컴퓨터 실행가능 명령을 저장하고 있는 컴퓨터 판독가능 기억 매체로서,

상기 컴퓨터 실행가능 명령은 컴퓨터에 의해 실행될 때, 포뮬러 기반 다큐먼트 보유(formula-based document retention)를 위한 방법을 수행하고,

상기 컴퓨터 실행가능 명령에 의해 실행되는 상기 방법은

보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하는 단계 - 상기 보유 기간 타입은 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하는 속성 시간 기간, 상기 적어도 하나의 아이템의 작업흐름(workflow)에 의해 설정되는 작업흐름 시간 기간, 및 사용자에 의해 정의되는 커스텀 코드에 기초하는 커스텀 시간 기간 중 적어도 하나를 포함하고,

상기 보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하는 단계는:

상기 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하는 상기 속성 시간 기간을 포함하는 상기 보유 기간 타입에 응답하여, 상기 속성 시간 기간에 연관될 상기 적어도 하나의 아이템의 날짜 속성과 시간 속성 중 적어도 하나를 선택하기 위한 드롭다운 메뉴를 포함하는 사용자 인터페이스를 제공하는 단계,

상기 사용자 인터페이스 내에서 상기 보유 기간 타입에 추가될 추가적인 시간 양의 규정(specification)을 가능하게 하는 단계, 및

고정된 날짜에 기초하지 않으며 상기 적어도 하나의 아이템이 수정될 경우 변경되는 상기 보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하는 단계를 포함하고,

결과적인 보유 기간은 상기 드롭다운 메뉴 속성 선택에 의해 규정된 상기 보유 기간 타입 및 규정된 상기 추가적인 시간 양에 기초함 - 와,

현재 날짜보다 앞서는 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템을 주기적으로 식별하는 단계와,

보유 포뮬러에 기초하여 상기 보유 날짜를 재계산하는 단계 - 상기 보유 포뮬러는 상기 적어도 하나의 아이템의 아이템 타입에 대응하고 상기 적어도 하나의 아이템에 연관된 사용자 정의된 보유 정책을 구현하고,

상기 보유 포뮬러에 기초하여 상기 보유 날짜를 재계산하는 단계는 변수들인, 날짜 및 시간 속성 중 적어도 하나를 포함하는 상기 보유 포뮬러에 기초하여 상기 보유 날짜를 재계산하는 단계를 포함함 - 와,

재계산된 상기 보유 날짜가 상기 현재 날짜보다 앞서는지 여부를 판정하는 단계와,

상기 현재 날짜보다 앞서는 상기 재계산된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션을 실행하는 단계 - 상기 현재 날짜보다 앞서는 상기 재계산된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션을 실행하는 단계는, 플러그-인(plug-in)을 실행하는 단계를 포함하고, 상기 보유 액션에 대해 규정된 임의적인 커스텀 액션(arbitrary custom action)을 수행하기 위한 상기 플러그-인은 상기 사용자에 의해 규정됨 - 와,

상기 적어도 하나의 아이템을 오픈하라는 요청을 수신하는 단계와,

상기 요청에 응답하여 상기 보유 포뮬러를 활용하여 오픈될 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산하는 단계

를 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 방법은 상기 현재 날짜보다 앞서는 연관된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템을 주기적으로 식별하는 단계 이전에, 상기 보유 포뮬러를 활용함으로써 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 계산하는 단계를 더 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 방법은 상기 현재 날짜보다 앞서는 연관된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템을 주기적으로 식별하는 단계 이전에, 상기 플러그-인을 실행함으로써 상기 적어도 하나의 아이템에 대하여 보유 날짜를 계산하는 단계를 더 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 보유 액션을 실행하는 단계는 상기 적어도 하나의 아이템을 삭제하는 단계를 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 보유 액션을 실행하는 단계는 상기 적어도 하나의 아이템을 이동시키는 단계를 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 보유 액션을 실행하는 단계는 상기 적어도 하나의 아이템을 보관(archiving)하는 단계를 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
제1항에 있어서,

상기 보유 액션을 실행하는 단계는 상기 적어도 하나의 아이템의 아이템 타입을 수정하는 단계를 포함하는 컴퓨터 판독가능 기억 매체.
보유 포뮬러에 기초하는 다큐먼트 보유를 위한 방법으로서,

적어도 하나의 아이템에 대한 보유 포뮬러 및 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션을 수신하는 단계 - 상기 보유 포뮬러는 아이템 타입에 대응하고 사용자 정의된 보유 정책을 구현하고, 상기 사용자 정의된 보유 정책은 상기 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하며 보유 날짜를 정의하기 위한 속성 시간 기간, 상기 적어도 하나의 아이템의 작업흐름에 의해 설정되며 상기 보유 날짜를 정의하기 위한 작업흐름 시간 기간, 및 사용자에 의해 정의되는 커스텀 코드에 기초하며 상기 보유 날짜를 정의하기 위한 커스텀 시간 기간 중 적어도 하나를 포함하고,

상기 보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하는 것은:

상기 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하는 상기 속성 시간 기간을 포함하는 상기 보유 기간 타입에 응답하여, 상기 속성 시간 기간을 설정하기 위한 상기 적어도 하나의 아이템의 날짜 속성과 시간 속성 중 적어도 하나를 선택하기 위한 드롭다운 메뉴를 포함하는 사용자 인터페이스를 제공하는 것,

상기 사용자 인터페이스 내에서 상기 보유 기간 타입에 추가될 추가적인 시간 양의 규정(specification)을 가능하게 하는 것, 및

고정된 날짜에 기초하지 않으며 상기 적어도 하나의 아이템이 수정될 경우 변경되는 상기 보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하는 것을 포함하고,

결과적인 보유 기간은 상기 드롭다운 메뉴 속성 선택에 의해 규정된 상기 보유 기간 타입 및 규정된 상기 추가적인 시간 양에 기초함 - 와,

상기 보유 포뮬러를 활용하여 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 계산하는 단계와,

보유 서비스를 실행하는 단계를 포함하고,

상기 보유 서비스는

현재 날짜보다 앞서는 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템을 식별하고,

변수들인, 적어도 하나의 날짜 및 적어도 하나의 시간 속성 중 적어도 하나를 포함하는 상기 보유 포뮬러를 활용하여 보유 날짜를 재계산하고,

재계산된 상기 보유 날짜가 상기 현재 날짜보다 앞서는지 여부를 판정하고,

상기 현재 날짜보다 앞서는 상기 재계산된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션을 실행하고 - 상기 현재 날짜보다 앞서는 상기 재계산된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션은 상기 사용자에 의해 규정되며, 규정된 플러그-인에 의해 실행되는 임의적인 커스텀 액션을 수행하기 위한 것임 - ,

상기 적어도 하나의 아이템을 오픈하라는 요청을 수신하고,

상기 요청에 응답하여 상기 보유 포뮬러를 활용하여 오픈될 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산하도록 동작하는 방법.
제8항에 있어서,

상기 보유 서비스를 실행하는 단계는 스케쥴에 기초하여 주기적으로 상기 보유 서비스를 실행하는 단계를 포함하는 방법.
제9항에 있어서,

상기 보유 서비스를 실행하는 단계는 서버 컴퓨터에서 상기 보유 서비스를 실행하는 단계를 포함하는 방법.
제9항에 있어서,

상기 보유 서비스를 실행하는 단계는 클라이언트 컴퓨터에서 상기 보유 서비스를 실행하는 단계를 포함하는 방법.
제8항에 있어서,

상기 보유 서비스는 보유 액션 실행을 가지는 아이템을 삭제하도록 동작하는 방법.
제8항에 있어서,

상기 보유 서비스는 보유 액션 실행을 가지는 아이템을 이동하도록 동작하는 방법.
제8항에 있어서,

상기 보유 서비스는 보유 액션 실행을 가지는 아이템을 보관하도록 동작하는 방법.
제8항에 있어서,

상기 보유 서비스는 보유 액션 실행을 가지는 아이템에 대한 타입을 수정하도록 동작하는 방법.
포뮬러 기반 다큐먼트 보유를 제공하기 위한 시스템으로서,

메모리 저장소; 및

상기 메모리 저장소에 결합된 처리 유닛을 포함하고,

상기 처리 유닛은

보유 날짜를 정의하는 보유 기간 타입을 수신하고 - 상기 보유 기간 타입은 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하는 속성 시간 기간, 상기 적어도 하나의 아이템의 작업흐름에 의해 설정되는 작업흐름 시간 기간, 및 사용자에 의해 정의되는 커스텀 코드에 기초하는 커스텀 시간 기간 중 적어도 하나를 포함하고, 상기 보유 날짜, 상기 작업흐름 시간 기간, 및 상기 커스텀 시간 기간 중 적어도 하나는 고정된 날짜에 기초하지 않으며 상기 적어도 하나의 아이템이 수정될 경우 변경됨 - ;

상기 적어도 하나의 아이템의 적어도 하나의 속성에 기초하는 상기 속성 시간 기간과 상기 보유 기간 타입을 연관시키기 위한 드롭다운 메뉴를 제공하고 - 상기 드롭다운 메뉴는 상기 적어도 하나의 아이템의 날짜 속성과 시간 속성 중 적어도 하나의 선택을 수신하고, 상기 적어도 하나의 아이템의 속성과 연관된 속성 시간 기간에 추가하여 규정된 보유 시간 양을 정의하기 위해 채용된 것이며, 결과적인 보유 기간은 상기 드롭다운 메뉴 속성 선택에 의해 규정된 상기 보유 기간 타입 및 규정된 추가적인 상기 시간 양에 기초함 - ;

보유 포뮬러를 활용하여 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 계산하고;

상기 보유 기간 타입에 기초하여, 현재 날짜보다 앞서는 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템을 주기적으로 식별하고;

상기 보유 포뮬러에 기초하여 상기 보유 날짜를 재계산하고 - 상기 보유 포뮬러는 아이템 타입에 대응하고 사용자 정의된 보유 정책을 구현하며, 날짜 및 시간 속성 중 적어도 하나에 기초하여 상기 보유 날짜를 계산하도록 동작함 - ;

재계산된 상기 보유 날짜가 상기 현재 날짜보다 앞서는지 여부를 판정하고;

상기 현재 날짜보다 앞서는 상기 재계산된 보유 날짜를 갖는 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 액션을 실행하고 - 상기 보유 액션은 아이템을 삭제하고, 아이템을 이동시키고, 아이템을 보관하고, 아이템에 대한 타입을 수정하고, 상기 보유 액션에 대해 규정된 임의적인 커스텀 액션을 수행하기 위한 사용자 규정된 플러그-인을 실행하도록 동작함 - ;

상기 적어도 하나의 아이템을 오픈하라는 요청을 수신하고;

상기 요청에 응답하여 상기 보유 포뮬러를 활용하여 오픈될 상기 적어도 하나의 아이템에 대한 보유 날짜를 재계산하도록 동작하는 시스템.
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