CN1828644A - 基于规则的文档保存方法和计算机可读媒体 - Google Patents

Abstract

提供基于规则的文档保存的方法和计算机可读媒体。根据本方法，为一个或多个项目定义保存规则和保存动作。保存规则用于计算每个项目的保存日期。保存动作指定在保存日期或之后应执行的动作。一个或多个项目的保存日期最初用项目的保存规则来计算。保存服务可周期性地执行以标识任何保存日期在当前日期之前的项目。如果任何项目被标识为保存日期在当前日期之前，保存服务使用相应的保存规则重新计算这些项目的保存日期。如果任何项目重新计算的保存日期仍早于当前日期，则执行用于该项目的保存动作。

Description

基于规则的文档保存方法和计算机可读媒体

背景技术

现代企业组织遭受着比以往更大程度的管理审查。管理机构如证券交易代理(SEC)将特定的报告和记录保持的要求强加于某类企业。例如，记录保持的要求规定了某类文档必须保存的时间长度。记录可以保持得比规定时间更长，但不可以在规定的时间段以前就将其销毁。例如，某一类型的文档必须保存至少七年。

尽管有保存文档的规章要求，但企业组织对合法地销毁文档有着强烈的需求。这种需求首先起源于打印的和电子的记录所占用的极大的空间。为了平衡以遵照规章要求的保存文件的负担以及合法销毁文件的需求，企业经常制定一套文书工作保存计划。文书工作保存计划通常由企业的记录经理来制定。文书工作保存计划制定了各类(文件)必须保存的时间周期。例如，文书工作保存计划会指出所有合同应当在七年之后销毁。

传统的文书工作保存计划在计划文档的销毁方面稍微有一定帮助。然而，这些计划也遭受许多严重的缺陷。首先，实际执行一套文书工作保存计划通常是困难的。另外，因为文书工作保存计划利用固定的销毁日期，可能文档会被不经意地销毁。例如，一份合同被标记为在七年后销毁。如果该合同在七年周期内被修改或补充，原合同可能仍会在原先的七年周期后被销毁。在计算保存周期时灵活性的缺乏使传统文书工作保存计划没有达到许多组织所希望的。

基于这些及其它的考虑实施了本发明的各个实施例。

发明内容

根据本发明，以上及其它问题可通过基于规则的文档保存方法和装置来解决。通过使用本发明的各个实施例，可以制定规则，这些规则定义了各种文档的保存周期。因为这些规则是灵活的且保存周期在执行关于一个项目的任何动作前被重新计算，不经意地销毁文件的风险被最小化。

根据本发明的一个方面，提供了一种基于规则的文档保存方法。根据该方法，为一个项目或一类项目定义了保存策略。项目可包括电子文档、电子邮件消息、或任何其它类型的电子数据。保存策略为项目定义了保存规则和保存动作。具体来说，保存规则被用于计算对于一个项目或一类项目的保存日期。

保存规则可(完全或部分地)基于任何与项目关联的日期或时间属性。例如，可定义保存规则由此一份合同的保存日期是从该合同被编辑的最近的日期开始的七年。保存动作规定在保存日期或之后应该执行的动作。例如，保存动作可定义用于删除项目、移动项目、将项目归档、或者修改项目的类型。还可以提供自定义码用于实施自定义动作。

根据本发明的一个实施例，一个或多个项目的保存日期最初使用项目的保存规则来计算。保存服务会周期性地被执行以确定任何保存日期在当前日期之前的项目。如果任何项目被确定保存日期在当前日期之前，则保存服务使用相应的保存规则对这些项目重新计算保存日期。如果对任何项目重新计算的保存日期在当前日期之前，对该项目的保存动作会被执行。如果对任何项目重新计算的保存日期不在当前日期之前，不会执行任何关于该项目的动作。

根据本发明的另一实施例，每当接收到打开该项目的请求时对每个项目的保存日期可被重新计算。通过每次当打开项目时对保存日期的重新计算，保存日期被持续更新，因而减少了保存服务必须处理的项目数量。

根据本发明的其它实施例，根据计划被周期性地执行保存服务。这样，存服务可以在非高峰时段被执行。另外，在一个实施例中，保存服务可以在服务器计算机上执行以维护文件库。在另一个实施例中，保存服务可以在客户计算机上执行。

本发明可作为计算机进程、计算机系统或一种制造产品诸如计算机程序产品或计算机可读媒体来实施。计算机程序产品可以是可由计算机系统读取的、并对计算机程序指令编码用于执行计算机进程的计算机储存媒体。计算机程序产品还可以是在可由计算机系统读取的、并对计算机程序指令编码用于执行计算机进程的载体上传播的信号。

这些和其它各种表征本发明的特征(及优点)，通过阅读下面的详细说明和附图将会变得显而易见。

附图说明

图1是显示本发明的实施例中提供的几个计算机系统方面的网络图；

图2是显示本发明的各个实施例中提供并使用的客户计算机系统方面的计算机系统结构图；

图3A和3B是根据本发明的一个实施例的显示用于定义保存策略、保存规则以及保存动作的用户界面方面的屏幕图；以及

图4-6是显示本发明的实施例中提供的用于基于规则的文档保存的各种例行程序的流程图。

具体实施方式

现在将参考附图(其中相同的数字代表相同的元件)对本发明的各方面进行描述。具体来说，图1-2和相应的讨论将提供适合于本发明的实施例实施的计算环境的简要、总体的描述。虽然本发明将以运行在服务器计算机上的操作系统中的程序模块的一般环境来描述，但本领域的技术人员可以认识到本发明也可以通过其它类型的计算机系统和程序模块的组合来实现。

通常地，程序模块包括例行程序、程序、组件、数据结构、以及其它类型的执行特定任务或实现具体的抽象数据类型的结构。另外，本领域的技术人员会理解本发明可以用其它计算机系统结构来实现，包括手持设备、多处理器系统、基于微处理器或可编程消费电子、微型计算机、大型计算机、和其它类似。本发明还可实现于分布式计算环境中，其中任务是由通过通信网络连接的远程处理设备执行。在分布式计算环境中，程序模块既可位于本地也可位于远程存储器储存设备中。

现在转到图1，将会描述显示本发明的实施例中提供的几个计算机系统方面的网络图。具体来说，图1显示了本发明的实施例提供的文档管理系统26的各方面。文档管理系统26用于提供对储存在资料库28中的数据的访问。具体地，文档管理系统26可通过网络18向一个或多个客户计算机2提供对储存在资料库28中的项目32的访问。项目32可包括电子文档或其它类型的电子数据文件。文档管理系统26还可提供用于将项目组织成库30的工具，可提供协作服务以及本领域技术人员已知的其它文件管理功能。

如下面将要更详细描述的，文档管理系统26用于提供基于规则的文件保存服务。根据本发明的一个实施例，文档管理系统26的系统管理员或文档管理者可为资料库28内的库30、一组项目32、或者甚至是单个项目32定义保存策略34。保存策略34定义了库或项目在对库或项目执行某个动作之前必须保存的时间长度。

根据一个实施例，保存策略34由保存规则36和保存动作38来实现。保存规则36可以是基于项目的属性的规则。例如，项目的日期或时间属性可用于定义保存规则36(例如，项目应该保存直至其创建日期属性指定的日期后7年)。当被计算时，保存规则36为项目提供保存日期。保存日期规定了一个日期，在该日期或之后应该执行保存动作38。

保存动作38包括用于删除项目、移动项目、归档项目、或修改项目类型的可执行代码。可提供一种插件结构使开发者可以提供用于执行所有任意的自定义动作的插件。插件结构同样还可允许开发者创建用于指定保存规则的插件。如下面将结合图3更详细描述的，文档管理系统26提供一种用于为库或项目定义保存规则36和保存动作38的用户接口。

如下面将更详细描述的，文档管理系统26用于提供一种保存服务40。保存服务40根据由系统管理员和文档管理者定义的计划周期性地执行。当执行时，保存服务40标识资料库中每一个相关联的保存日期在当前日期之前的项目。对每个这样的项目，保存服务40为使用相关联的保存规则36的项目重新计算保存日期。保存服务40接着确定该重新计算的保存日期是否在当前日期之前。如果该重新计算的保存日期是在当前日期之前，保存服务40会执行用于该项目保存动作38。

根据本发明的一个实施例，也可提供基于客户机的保存服务24用于在客户计算机2上执行类似功能。在这点上，保存规则36和保存动作38可移植到与项目32相关联的客户计算机2上。换句话说，对于储存在客户计算机2上的任何项目32，可使保存规则36和保存动作38对客户计算机2也有效。基于客户机的保存服务24可实现为客户计算机2的操作系统的一部分。

根据本发明的一个实施例，文档管理系统26用于接收一个打开资料库中的一个项目的请求(如从客户计算机2)。响应这样的请求，文档管理系统26用于为该项目重新计算保存日期并存储该日期。通过每当一个项目被打开时重新计算保存日期，保存日期被持续更新，因而减少了保存服务必须处理的项目数量。

可以理解的是尽管本发明的实施例是在文档管理系统26的环境中描述的，但本发明可使用在任何类型的储存电子数据的计算机系统中。具体地说，本发明的实施例可实施在电子邮件服务器计算机中来实现电子邮件消息的基于规则的保存。本发明的实施例还可与纸质文件的管理系统结合来实施。可以在与物理纸质文件对应的资料库28中创建记录并用本文所描述的方式处理。当在物理文档上执行一个动作时，发布一个电子邮件消息或其它类型的通知来指示记录管理者执行适当的动作。

现在参考图2，将讨论一个实例性的、使用在本发明的各个实施例中的用于客户计算机2的计算机结构。图2中所示的计算机结构显示了传统桌面或膝上型计算机，包括中央处理单元5(“CPU”)、系统存储器7(包括随机读取存储器9(“RAM”)和只读存储器(“ROM”)11)、以及将存储器耦合至CPU 5的系统总线12。ROM 11中储存了包含了有助于在计算机内的元件间传输信息(如在启动期间)的基本例程的基本输入/输出系统。计算机2进一步包括用于储存操作系统16、应用程序、以及其它程序模块的大容量储存设备14，下面将更详细地描述该大容量储存设备14。

大容量储存设备14通过连接至总线12的大容量储存控制器(未示出)连接至CPU 5。大容量储存设备14和它的相关联的计算机可读媒体为计算机2提供了非易失性储存。尽管本文包含的对于计算机可读媒体的描述涉及到大容量储存设备，诸如硬盘或CD-ROM驱动器，本领域的技术人员可以理解计算机可读媒体可以是任何可用的能被计算机2访问的媒体。

举例而非限制，计算机可读媒体可包括计算机储存媒体或通信媒体。计算机储存媒体包括以任何方法和技术实现来存储诸如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其它数据等信息的易失性和非易失性、可移动和不可移动媒体。计算机储存媒体包括，但不限于：RAM、ROM、EEPROM、闪存或其它存储器技术、CD-ROM、数字多功能盘(“DVD”)或其它光盘存储、磁带盒、磁带、磁盘储存或其它磁储存设备，或者能够用来存储所要求的信息并能够由计算机2访问的任何其它媒体。

根据本发明的各个实施例，计算机2可运行于使用逻辑连接通过网络18(如互联网)连接至远程计算机的联网环境中。计算机2可通过连接至总线12的网络接口单元20连接至网络18。可以理解的是网络接口单元20还可用于连接至其它类型的网络和远程计算机系统。计算机2还可包括用于接收和处理来自多个其它设备的输入的输入/输出控制器22，其它设备包括键盘、鼠标、或电子笔(图2中未示出)。类似地，输入/输出控制器22可提供输出至显示屏、打印机、或其它类型的输出设备。

如上面所简要提及的，多个程序模块和数据文件可储存在计算机2的大容量储存设备14和RAM 9中，程序模块和数据文件包括适用于控制联网的个人计算机的操作的操作系统16，如华盛顿州Redmond的微软公司的WINDOWS XP操作系统。大容量储存设备14和RAM 9还可存储一个或多个程序模块。具体地，大容量储存设备14和RAM 9可储存基于客户机的保存服务24。如本文所描述的，基于客户机的保存服务24用于实现与保存服务40相似(除了在客户计算机2上执行外)的功能。这样，可以实行用于储存在客户机算机2上的文档和其它电子数据项目的保存策略。

可以理解的是文档管理系统26可使用图2中所示的一些或全部的传统计算组件。文档管理系统26还可储存多个提供文档管理服务所需的程序模块和数据文件。具体地说，文档管理系统26可储存并执行可适合于联网的服务器计算机操作的操作系统、提供文档管理服务的程序模块、以及提供本文所描述的基于规则的保存服务的程序模块。在这点上，文档管理系统26可储存分布在库30中的项目32。对每个库30或项目32，保存策略34可由保存规则36和保存动作38所实现。保存服务40还可如本文所描述的周期性地执行。

现在转到图3A和3B，将描述由文档管理系统26提供的一个示例性的用户界面，用于定义保存规则36和保存动作38。图3A中示出的用户界面42功能性地提供了定义库的保存周期的类型。具体地说，使用按键46，用户可选择无保存周期被应用到该内容、基于与库中的项目相关联的属性指定时间周期、根据与项目的工作流程相关联的代码来设置时间周期、或者通过如用户需求的任意复杂的自定义码来计算时间周期。

如果用户选择基于与库中的项目相关联的属性设置时间周期的选项，会展示给用户如图3B中所示的用户界面44。如图3所示，用户接口44包括用于选择项目的日期或时间属性之一的下拉菜单48。接着允许用户添加任何额外天数或年数至由该属性指定的日期。这样，用户可根据以所有项目属性加指定时间量形式的日期来定义保存规则36。因为该保存日期不是基于固定日期，所以当项目被修改时可更改保存日期。

还如图3B中所示，提供下拉菜单50用于选择项目的保存动作38。保存动作可删除项目、移动项目、归档项目、或修改项目的类型(例如，诸如将文档的类型从提议改成规范)。插件也可以在菜单50中被标识以实现任何任意自定义的动作。这样，任何任意的动作可被指定为保存动作38。一旦用户制定保存规则36和保存动作38，用户可保存项目的设置。

现在参考图4，将描述一个示例性的例程400，显示了定义保存策略的过程。当阅读本文表述的对于例程的讨论时，可以理解的是本发明的各实施例的逻辑操作是实现为(1)计算机实现的动作的序列或运行在计算系统上的程序模块，以及/或(2)计算系统内互相连接的机器逻辑电路或电路模块。该实施例是取决于实现本发明的计算系统的性能需求的一种选择。相应地，如图4-6中所示并构成本文所描述的本发明的实施例的逻辑操作指的是各种如操作、结构设备、动作和模块。本领域的技术人员可理解的是这些操作、结构设备、动作和模块可以软件、固件、专用数字逻辑、以及以上的组合来实现而不背离如本文提出的权利要求内的本发明的精神和范围。

例程400开始于操作402，其中文档管理系统26提供用于定义保存周期的类型的用户界面。用于定义保存周期类型的用户界面结合图3A在上文已描述了。例程400从操作402前进到操作404，其中接收用户输入用于项目的保存周期类型的选择。例程400从操作404前进到操作406，其中对于保存周期的类型是否基于项目的属性进行确定。如果保存周期的类型不基于项目的属性，例程400分支到操作408。在操作408，允许用自定义码来为项目设置保存日期。例程400从操作408前进到操作416，例程结束。

如果在操作406文档管理系统26确定保存周期的类型是基于项目的属性，例程400分支到操作410。在410，文档管理系统26为定义保存规则36和保存动作38提供一个用户界面。示例性的用于制定保存规则36和保存动作38的用户界面已描述在上文关于图3的描述中。

例程400从操作410前进到操作412，其中接收定义保存规则36和保存动作38的用户输入。这一信息由文档管理系统26保存。一旦保存，例程400前进到操作414，其中文档管理系统26使用指定的保存规则为项目计算保存日期。文档管理系统26为项目储存所计算的保存日期。然后例程400前进到操作416，例程结束。

现在参考图5，将会描述一个用于响应于打开项目以编辑或查看的请求为项目更新保存日期的示例性的例程500。例程500响应于打开项目以编辑或查看的请求被执行并开始于操作502。在操作502，作出确定是否已为项目指定了保存策略。如果没有指定任何保存策略，例程500分支到操作508，例程结束。

如果在操作502确定已经指定了保存策略，例程500前进到操作504，其中文档管理系统26根据项目的保存规则36重新计算项目的保存日期。文档管理系统26储存该重新计算的保存日期。例程500从操作504前进到操作506，其中，文档管理系统26将请求的项目发送至发请求的客户机供编辑或查看。例程500接着前进到操作508，例程结束。

现在转到图6，将描述显示了保存服务40和基于客户机的保存服务24的执行的例程600。例程600开始于操作602，其中保存服务40确定在资料库28中的每个保存日期在当前日期之前的项目32。然后例程600前进到操作604，其中保存服务40把标识当前项目的变量的值从标识的项目设置为第一个项目。然后例程600前进到操作606，其中保存服务40用当前项目的保存规则36来重新计算当前项目的保存日期。

例程600从操作606前进到操作608，其中保存服务40确定重新计算的保存日期是否仍早于当前日期。如果重新计算的保存日期仍早于当前日期，例程600分支到操作610，其中当前项目的保存动作被执行。例程600从操作610前进到操作614。

如果在操作608保存服务40确定对于当前项目的重新计算的保存日期晚于当前日期，例程600分支到操作612。在操作612，保存服务40储存当前项目的重新计算的保存日期用于今后的处理。然后例程600前进到操作614，其中保存服务40作出确定是否还有额外的保存日期在当前日期之前的项目需要进行处理。

如果还有额外的项目要处理，例程600分支到操作616，其中标识当前项目的变量被设置成下一个项目。然后例程600从操作616分支到操作606，其中额外的处理将以上述的方式进行。如果没有额外的项目要处理，例程600从操作614前进到操作618，例程结束。

可以理解的是，根据本发明的一个实施例，文件可被确定为免于常规保存过程。根据本发明的该实施例，可提供用于指示一个或多个文档免于本文所描述的文档保存服务的过程的用户界面。

基于上述内容，可以理解的是本发明的各个实施例包括方法、系统、装置、和用于基于规则的文档保存的计算机可读媒体。上述说明、示例及数据提供了本发明构成的制造和使用完整的描述。由于在不背离本发明的精神和范围的情况下可实现本发明的许多实施例，因此本发明属于下文附加的权利要求书。

Claims (20)

1.一种其上储存有计算机可读指令的计算机可读媒体，当被计算机执行时，会使计算机：

周期性地确定相关联的保存日期早于当前日期的一个或多个项目，并且

对每个保存日期在当前日期之前的项目，

根据保存规则重新计算保存日期，

判断重新计算的保存日期是否早于当前日期，以及

对重新计算的保存日期早于当前日期的每个项目执行保存动作。

2.如权利要求1所述的计算机可读媒体，进一步包括计算机可读指令，当被计算机执行时，会使计算机：

使用保存规则为一个或多个项目的每一个计算保存日期。

3.如权利要求1所述的计算机可读媒体，进一步包括计算机可读指令，当被计算机执行时，会使计算机：

通过执行插件为一个或多个项目的每一个计算保存日期。

4.如权利要求2所述的计算机可读媒体，其特征在于，保存规则用于基于一个或多个项目的日期或时间属性来计算保存日期。

5.如权利要求4所述的计算机可读媒体，进一步包括计算机可读指令，当被计算机执行时，会使计算机：

接收打开项目的请求；以及

响应于该请求，使用保存规则重新计算要被打开的项目的保存日期。

6.如权利要求5所述的计算机可读媒体，其特征在于，所述保存动作用于删除项目。

7.如权利要求5所述的计算机可读媒体，其特征在于，所述保存动作用于移动项目。

8.如权利要求5所述的计算机可读媒体，其特征在于，所述保存动作用于归档项目。

9.如权利要求5所述的计算机可读媒体，其特征在于，所述保存动作用于修改项目的类型。

10.一种基于规则的文件保存方法，该方法包括：

接收用于一个或多个项目的保存规则和保存动作；

使用保存规则为一个或多个项目的每一个计算保存日期；以及

执行保存服务用于确定保存日期早于当前日期的每个项目，对每个保存日期早于当前日期的项目，使用保存规则重新计算保存日期，确定重新计算的保存日期是否早于当前日期，以及对重新计算的保存日期早于当前日期的每个项目执行保存动作。

11.如权利要求10所述的方法，其特征在于，所述保存规则用于基于一个或多个项目的日期或时间属性计算保存日期。

12.如权利要求11所述的方法，其特征在于，所述保存服务基于计划周期性地执行。

13.如权利要求12所述的方法，其特征在于，所述保存服务执行在服务器计算机上。

14.如权利要求12所述的方法，其特征在于，所述保存服务执行在客户计算机上。

15.权利要求11所述的方法，进一步包括：

接收打开项目的请求；以及

响应于该请求，使用保存规则重新计算要被打开的项目的保存日期。

16.如权利要求15所述的方法，其特征在于，所述保存动作用于删除项目。

17.如权利要求15所述的方法，其特征在于，所述保存动作用于移动项目。

18.如权利要求15所述的方法，其特征在于，所述保存动作用于归档项目。

19.如权利要求15所述的方法，其特征在于，所述保存动作用于修改项目的类型。

20.如权利要求15所述的方法，其特征在于，所述保存动作包括自定义动作。

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