JP3833168B2 - 文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関し、特に、オフィスにおける文書を電子ファイル化して保存し管理する文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィス内のキャビネット等に保管されている紙文書を削減するために、該紙文書を電子ファイル化する電子ファイリングシステムを導入する企業が増えている。紙文書を電子ファイル化する方法としては、例えば、インデックスシートをスキャンし、電子ファイル化された文書を所定の場所に記憶させるものが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平７−４９９４１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとしている課題】
しかしながら、上記従来の方法では、電子ファイル化する文書ごとにインデックスシートを作成しなければならず、大量の紙文書を短期間に一括して電子ファイル化する作業には適していない。また、大量の紙文書をスキャンして電子ファイル化し、分類しながら所定の場所に記憶させるには、人手や手間がかかり面倒である。
【０００５】
そこで、本発明は、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子ファイル化することができ、電子ファイル化された文書やファイルを容易に管理することができる文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項２記載の文書管理支援装置は、請求項１記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべきファイル名が記録されており、前記保存手段は、前記電子ファイルのファイル名を、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定されるファイル名に変更して保存することを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の文書管理支援装置は、請求項１又は２記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべき属性情報が記録されており、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定される属性情報を前記電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
請求項４記載の文書管理支援装置は、請求項３記載の文書管理支援装置において、前記属性情報には、前記文書が電子ファイルとして前記保存用フォルダに保存すべき文書か、紙文書として管理すべき文書かの情報が含まれており、前記フォルダ作成手段は、前記取り込んだ指示ファイルに設定された前記情報に基づいて前記保存用フォルダを作成する際に紙文書として管理すべきものがある場合は、当該紙文書の格納場所及び分類に関するプロパティ情報を有する電子ファイルを作成することを特徴とする。
請求項５記載の文書管理支援装置は、請求項４記載の文書管理支援装置において、前記作成された電子ファイルが前記電子ファイル化された文書の電子ファイルとは異なるように表示させることを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の文書管理支援装置は、請求項１記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を更に備え、前記保存手段は、前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれていると判断された場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの２ページ目以降を保存することを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の文書管理支援装置は、請求項６記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれていると判断された場合は、インデックスシート間のページを１つの電子ファイルとして保存することを特徴とする。
【００１４】
請求項８記載の文書管理支援装置は、請求項３又は４記載の文書管理支援装置において、前記属性情報には、前記文書の保存期間についての情報が含まれており、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を更に備え、当該管理手段は、前記属性情報に設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする。
【００２０】
上記目的を達成するために、請求項９記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする。
【００３４】
上記目的を達成するために、請求項１０記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【００３６】
上記目的を達成するために、請求項１１記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶ステップと、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
【００３８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係る文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムについて図面を参照して詳細に説明する。
【００３９】
（第１の実施の形態）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【００４０】
図１において、本文書管理システムは、サーバから成る文書管理支援装置１と、印刷や複写、スキャナ等複数の機能を有するデジタル複合機から成る文書読取装置２と、複数のクライアントコンピュータ（以下、単に「クライアント」という。）３，４と、プリンタ５とを備え、それらが互いにＬＡＮ（Local Area Network）等から成るネットワーク６を介して接続されている。
【００４１】
文書管理支援装置１は、電子ファイル化すべき文書の保存方法や管理方法等を指示又は指定するための指示ファイルをデータベースとして保存（記憶）する指示ファイルデータベース７（指示ファイルＤＢ）と、文書読取装置２やクライアント３，４等の外部装置から受信したデータを一時保存する受信データ保存領域８と、電子ファイル化された文書やファイルを保存する文書保存領域９とを備える。
【００４２】
図２は、図１における文書管理支援装置１の内部構成を示すブロック図である。
【００４３】
図２において、文書管理支援装置１は、文書読取装置２やクライアント３，４等の外部装置とネットワーク６を介してデータの送受信を行う通信部２０と、ハードディスク等の記憶装置から成る記憶部２２と、該記憶部２２を制御する記憶制御部２１と、キーボードやマウス等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部２３と、該文書管理支援装置１内の各部を制御する制御部２４と、文書読取装置２やプリンタ５等の外部の印刷装置に印刷出力の命令を行う印刷出力命令部２５と、上述した指示ファイルを取り込むファイル取込部２６と、液晶モニタ等から成る表示部２８と、該表示部２８を制御する表示制御部２７と、これら各部を互いに接続するシステムバス２９とを備える。
【００４４】
制御部２４は、ＣＰＵ２４ａと、ＲＯＭ２４ｂと、ＲＡＭ２４ｃとを備える。ＣＰＵ２４ａは、記憶部２２等からＲＡＭ２４ｃに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをＲＡＭ２４ｃから読み出して後述する処理を実行する。記憶部２２には、上述した指示ファイルデータベース７と、受信データ保存領域８と、文書保存領域９とが設定されている。
【００４５】
図３は、図１における文書読取装置２の内部構成を示すブロック図である。
【００４６】
図３において、文書読取装置２は、文書管理支援装置１やクライアント３，４等の外部装置とネットワーク６を介してデータの送受信を行う通信部３０と、半導体メモリやハードディスク等の記憶装置から成る記憶部３２と、記憶部３２を制御する記憶制御部３１と、操作パネル等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部３３と、該文書読取装置２内の各部を制御する制御部３４と、印刷データ等を紙に印刷する印刷部３５と、紙文書等を読み取って電子ファイル化する文書読取部３６と、液晶パネル等から成る表示部３８と、該表示部３８を制御する表示制御部３７と、これら各部を互いに接続するシステムバス２９とを備える。
【００４７】
制御部３４は、ＣＰＵ３４ａと、ＲＯＭ３４ｂと、ＲＡＭ３４ｃとを備える。ＣＰＵ３４ａは、記憶部３２等からＲＡＭ３４ｃに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをＲＡＭ３４ｃから読み出して後述する処理を実行する。
【００４８】
記憶部３２には、文書管理支援装置１内の記憶部２２に保存されている指示ファイルと同じものを保存する指示ファイルデータベース３２ａと、受信したデータを一時保存する受信データ保存領域３２ｂとが設定されている。文書管理支援装置１に保存されている指示ファイルと同じものが文書読取装置２内にも保存されているので、文書読取装置２における紙文書の電子化処理を効率よく行うことができる。
【００４９】
図４及び図５は、図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【００５０】
図４及び図５において、指示ファイルは、上述したように、電子ファイル化すべき文書や既に電子ファイル化されているファイルの保存方法や管理方法を指示又は指定すると共に、電子ファイル化できない（又は電子ファイル化しない）文書や本、刊行物等であってオフィス内で管理すべきものを管理するための電子化基準表である。
【００５１】
指示ファイルには、管理すべき文書やファイル１つ１つに対して、文書保存用フォルダの作成に必要な第１ガイド〜第３ガイドの他に、文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、電子データの有無、Ｓｃａｎの有無、原本保管形式、資料の取り扱い、保管期間、保存年限、保管単位等から成るプロパティ情報（属性情報）が設定されている。この指示ファイルに基づいて、電子ファイル化される文書等を保存するための文書保存用フォルダが文書保存領域９に作成される。文書保存用フォルダは、後述する図８に示すように、指示ファイルにおける第１ガイド〜第３ガイドに設定された内容に応じて、文書がどの階層のどのフォルダに保存されているかが一目瞭然となるようにツリー形式で作成される。
【００５２】
指示ファイルの作成には、オフィス内の部や課、グループ等の単位で個人がそれぞれ管理する紙文書やファイル等の洗い出しが行われる。つづいて、電子化を行う紙文書に対して、アプリケーション・ソフトを使ったワークシート形式で、個人文書、秘文書、廃棄文書の分類、文書管理する階層を決める第１〜第３ガイドの整理、及び廃棄のルール設定等が行われて作成される。
【００５３】
次に、図１の文書管理システムにおける文書管理処理を図６〜図１１を参照して説明する。
【００５４】
図６及び図７は、図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、文書管理支援装置１内の制御部２４と文書読取装置２内の制御部３４とが互いに協働することにより実行されるものである。
【００５５】
図６において、まず、文書管理支援装置１は、図４及び図５に示す電子化基準表がＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータに変換されたものを指示ファイルとして、ネットワーク６上のクライアント３，４や文書読取装置２又は入力部２３より取り込み、データベース化して記憶部２２内の指示ファイルＤＢ７に保存する（ステップＳ５０１）。
【００５６】
次に、ステップＳ５０１で取り込まれた指示ファイルに基づいて文書保存領域９内に文書保存用フォルダを作成する（ステップＳ５０２）。図２の文書保存領域９内に作成された文書保存用フォルダの概略を図８に示す。
【００５７】
文書保存用フォルダは、複数のフォルダがツリー形式で構成されたフォルダ群であり、指示ファイルにおける第１ガイド〜第３ガイドに設定された内容に基づいて作成される。例えば、指示ファイル中の任意の行における第１ガイドに「商品」と入力されていた場合には、大分類として「商品」フォルダが作成される。また、同行の第２ガイドに「ｉＲ」と入力されていた場合には、「商品」フォルダ内に属するフォルダとして「ｉＲ」フォルダが作成され、更に、同行の第３ガイドに「発表発売案内」と入力されていた場合には、「ｉＲ」フォルダ内に属するフォルダとして「発表発売案内」フォルダが作成される。
【００５８】
ステップＳ５０３では、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、スキャンが必要な紙文書が有るか否かを判別する（ステップＳ５０３）。このとき、指示ファイル中の「Ｓｃａｎの必要性」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップＳ５０３の判別の結果、スキャンが必要な紙文書がある場合は（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、ステップＳ５０７へ進む一方、スキャンが必要な紙文書がない場合は（ステップＳ５０３でＮＯ）、ステップＳ５０４へ進む。
【００５９】
ステップＳ５０４では、指示ファイルを参照して原本を紙で保存するものが有るか否かを判別する。このとき、指示ファイル中の「原本保管形式」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップＳ５０４の判別の結果、原本を紙で保存するものがある場合は（ステップＳ５０４でＹＥＳ）、電子ファイル化できない（又は電子ファイル化しない）文書や本、刊行物等であるため、それらが紙で保管されていることを区別しやすいように、場所や分類等に関するプロパティ情報を有する電子ファイル（ファイル名は「ファイルタイトル」に入力された名前）を作成すると共に、該電子ファイルに他の電子ファイルとは異なるアイコン（例えば、紙アイコン）を作成し（ステップＳ５０５）、図７のステップＳ５２０へ進む。
【００６０】
ステップＳ５０４の判別の結果、原本を紙で保存しない場合は（ステップＳ５０４でＮＯ）、原本が既に電子ファイル化されたもの（電子ファイル）であるため、図１０及び図１１に示す電子データ登録リストを出力して（ステップＳ５０６）、本処理を終了する。本文書管理システムの管理者又はオペレータは、電子データ登録リストに基づいて、既に電子ファイル化された文書の文書保存用フォルダへの移動作業を行う。なお、上記処理において、文書管理支援装置１内に電子ファイル化された文書が保存されている場合、文書管理支援装置１が移動処理を行ってもよい。
【００６１】
ステップＳ５０７では、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力する。インデックスシートは、指示ファイルに設定された電子ファイル化すべき紙文書毎に作成され、出力される。インデックスシートには、図９に示すように、文書読取装置２等で読み取りやすいように、英数字等による文書番号及び該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも１つが印刷されている。また、インデックスシートには、識別手段による識別には利用されないが、指示ファイルに記載されたものであって担当者が目で見て確認できる程度のもの、例えば、ファイルタイトル、担当者等が印刷されている。このインデックスシートを印刷出力する装置として、ユーザが文書読取装置２やプリンタ５を予め指定することができる。また、文書管理支援装置１に直接接続されている不図示のプリンタにより印刷出力させることもできる。インデックスシートは、オフィス内の電子化が必要な紙文書等を管理する担当者にそれぞれ配布される。
【００６２】
次に、文書読取装置２では、インデックスシートが表紙に付された文書をスキャン処理し（ステップＳ５０８）、文書が電子ファイル化されたスキャンデータを作成して（ステップＳ５０９）、受信データ保存領域３２ｂに一時保存する。このとき、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付ＰＤＦ（Portable Document Format）（登録商標）形式のデータに変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域３２ｂからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置１に送信する（ステップＳ５１０）。文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域８に一時保存する（ステップＳ５１１）。
【００６３】
図７において、文書管理支援装置１は、文書読取装置２から受信したスキャンデータ内にインデックスシートが有るか否かを判別し（ステップＳ５１２）、インデックスシートがない場合は（ステップＳ５１２でＮＯ）、エラー処理を行って（ステップＳ５２２）、本処理を終了する一方、インデックスシートがある場合は（ステップＳ５１２でＹＥＳ）、インデックスシートが１枚であるか否かを判別する（ステップＳ５１３）。
【００６４】
ステップＳ５１３の判別の結果、インデックスシートが１枚である場合は（ステップＳ５１３でＹＥＳ）、インデックスシートに印刷されているスキャンデータの文書番号を取得する（ステップＳ５１６）。このとき、インデックスシートの削除が選択されていた場合は、スキャンデータに付与されたインデックスシートを削除するように構成してもよい（ステップＳ５１７）。
【００６５】
一方、ステップＳ５１３の判別の結果、インデックスシートが１枚でない場合は（ステップＳ５１３でＮＯ）、２枚目以降のスキャンデータを別ファイルとして保存し（ステップＳ５１４）、残ったスキャンデータ内に１枚目のインデックスシートが有るか否か、すなわち最初に検知した１枚目のインデックスシートが含まれるか否かを判別し（ステップＳ５１５）、１枚目のインデックスシートが含まれる場合は（ステップＳ５１５でＹＥＳ）、ステップＳ５１６へ進む一方、１枚目のインデックスシートが含まれない場合は（ステップＳ５１５でＮＯ）、ステップＳ５１２へ戻って処理を行う。なお、上記処理において、ステップＳ５１４で別ファイルとして保存したファイルであれば、ステップＳ５１２へ戻り、そうでない場合は、ステップＳ５１６へ進むように構成してもよい。
【００６６】
次に、スキャンデータの文書番号と指示ファイルＤＢ７から読み出した指示ファイルにおける文書番号とのマッチングを行った（ステップＳ５１８）後、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルＤＢ７より取得したファイル名（「ファイルタイトル」に入力された名前）に変更する（ステップＳ５１９）。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルＤＢ７から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【００６７】
つづいて、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報（属性情報）をスキャンデータに付与し（ステップＳ５２０）、電子ファイルとして文書保存領域９内の所定の文書保存用フォルダに保存して（ステップＳ５２１）、本処理を終了する。
【００６８】
次に、文書管理支援装置１における文書の保存管理処理について図１２を参照して説明する。
【００６９】
図１２は、図１における文書管理支援装置１により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【００７０】
図１２において、文書保存用フォルダ内に保存されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し（ステップＳ９０１）、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保管期間を経過したものが有るか否かを判別する（ステップＳ９０２）。この判別の結果、保管期間を経過したものがない場合は（ステップＳ９０２でＮＯ）、本処理を終了する一方、保管期間を経過したものが有る場合は（ステップＳ９０２でＹＥＳ）、該当する電子ファイルを文書保存用フォルダとは別に予め作成された文書保管用フォルダへ移動する（ステップＳ９０３）。
【００７１】
つづいて、文書保管用フォルダ内に保管されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保存年限を経過したものが有るか否かを判別する（ステップＳ９０４）。この判別の結果、電子ファイルの保存年限が経過したものがない場合は（ステップＳ９０４でＮＯ）、本処理を終了する一方、保存年限を過ぎた電子ファイルがある場合は（ステップＳ９０５でＹＥＳ）、該当データファイルを削除して（ステップＳ９０５）、本処理を終了する。これにより、保存用フォルダに保存されている古い電子ファイルを廃棄、削除できるので、文書保存領域９内の電子ファイルのオーバーフローを防止することができる。なお、上記処理において、電子ファイルを保存用フォルダから保管用フォルダへ移動する際、又は保存年限を過ぎた電子ファイルを削除する際には、管理者又はオペレータを含む文書管理システムのユーザに確認する処理を追加するようにしてもよい。
【００７２】
上記第１の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書や電子ファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置２により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【００７３】
（第２の実施の形態）
本発明の第２の実施の形態は、その基本的な構成（図１〜図５）が上記第１の実施の形態と同じであり、その説明は省略する。以下に、上記第１の実施の形態と異なる点のみを説明する。
【００７４】
図１３は、本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、図２の制御部２４及び図３の制御部３４が互いに協働して実行されるものである。
【００７５】
図１３において、まず、文書読取装置２では、上述した電子化基準表（指示ファイル）に基づく紙文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付ける（ステップＳ１００１）。次に、ステップＳ１００１で入力された文書番号に基づいて指示ファイルＤＢ７内の指示ファイルを参照し、当該文書番号に対応するプロパティ情報（保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等）を表示パネル上に表示する（ステップＳ１００２）。次に、ユーザにより操作パネル等からＯＫ指示されたか否かを判別し（ステップＳ１００３）、ＯＫ指示されていない場合は（ステップＳ１００３でＮＯ）、初期状態に戻る一方、ＯＫ指示された場合は（ステップＳ１００３でＹＥＳ）、紙文書をスキャン処理し（ステップＳ１００４）、読み取ったスキャンデータにステップＳ１００１で入力された文書番号を付与してスキャンデータを作成する（ステップＳ１００５）。作成されたスキャンデータは、受信データ保存領域３２ｂに保存される。また、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付ＰＤＦ（Portable Document Format）形式のデータに自動変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域３２ｂからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置１に送信する（ステップＳ１００６）。文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域８に保存する（ステップＳ１００７）。
【００７６】
文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると（ステップＳ１００７）、受信データ保存領域８に一時保存し、該スキャンデータから文書番号を取得する（ステップＳ１００８）。つづいて、スキャンデータの文書番号と指示ファイルＤＢ７から読み出した指示ファイルにおける文書番号とが整合するか否かの文書番号のマッチングを行い（ステップＳ１００９）、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルＤＢ７より取得したファイル名（「ファイルタイトル」に入力された名前）に変更する（ステップＳ１０１０）。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルＤＢ７から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【００７７】
つづいて、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報（属性情報）、すなわち指示ファイルの最上段に設定された項目に該当する情報（保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等）をスキャンデータに付与し（ステップＳ１０１１）、電子ファイルとして文書保存領域９内の所定の文書保存用フォルダに保存して（ステップＳ１０１２）、本処理を終了する。
【００７８】
本処理により、インデックスシートを利用することなく紙文書をスキャン処理することができ、紙の無駄を省くことができる。
【００７９】
上記第２の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、該文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付け、該文書を文書読取装置２により読み取って電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【００８０】
また、上記第１の実施の形態におけるインデックスシートを用いることなく、文書保存用フォルダに保存すべき文書を電子ファイル化することができるので、紙の無駄を省くことができる。
【００８１】
上記第１、第２の実施の形態では、文書管理支援装置１と文書読取装置２とが分かれていたが一体で構成されていてもよい。また、文書読取装置２が、インデックスシートを付した紙文書をスキャン処理する機能と、文書番号を入力して紙文書をスキャン処理する機能の両方を備えていてもよい。
【００８２】
また、上記第１、第２の実施の形態において、指示ファイルの形式や指示ファイルに設定された文書のプロパティ情報は、図４及び図５に示すものに限られないことは云うまでもない。
【００８３】
上記第１、第２の実施の形態では、文書管理支援装置１内の指示ファイルＤＢ７に保存された指示ファイルを使用していたが、該指示ファイルと同じものが文書読取装置２内の指示ファイルＤＢ３２ａに保存されており、該指示ファイルＤＢ３２ａに保存されている指示ファイルを使用してもよい。
【００８４】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図６〜図７、図１２〜図１３のフローチャートに対応するプログラム）を、コンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読み出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００８５】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【００８６】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００８７】
更に、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該記憶媒体に記憶保存されたプログラムを読み出して実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００８８】
上述した実施の形態では、プログラムは記憶部２２及び／又は記憶部３２に記憶保存されているが、これに限定する必要はなく、プログラムを供給する記憶媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、ハードディスク、フレキシブルディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【００８９】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、保存すべき電子ファイルの文書番号及び電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルの当該保存場所に基づいて、当該電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成し、作成された保存用フォルダに電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、インデックスシートと共に文書読取装置により読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、指示ファイルに設定された文書番号とインデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して保存用フォルダに保存するので、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子化することができ、電子化された文書やファイルを容易に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】図１における文書管理支援装置１の内部構成を示すブロック図である。
【図３】図１における文書読取装置２の内部構成を示すブロック図である。
【図４】図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図５】図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図６】図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図７】図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図８】図２における文書保存領域９内に作成された文書保存用フォルダの概略を示す図である。
【図９】図６のステップＳ５０７で出力されるインデックスシートの概略図である。
【図１０】図６のステップＳ５０６で出力される電子データ登録リストの概略図である。
【図１１】図６のステップＳ５０６で出力される電子データ登録リストの概略を示す図である。
【図１２】図１における文書管理支援装置１により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１ 文書管理支援装置
２ 文書読取装置
３，４ クライアントコンピュータ
６ ネットワーク
７，３２ａ 指示ファイルＤＢ
８，３２ｂ 受信データ保存領域
９ 文書保存領域
２２，３２ 記憶部
２４，３４ 制御部
２４ａ，３４ａ ＣＰＵ
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関し、特に、オフィスにおける文書を電子ファイル化して保存し管理する文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィス内のキャビネット等に保管されている紙文書を削減するために、該紙文書を電子ファイル化する電子ファイリングシステムを導入する企業が増えている。紙文書を電子ファイル化する方法としては、例えば、インデックスシートをスキャンし、電子ファイル化された文書を所定の場所に記憶させるものが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平７−４９９４１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとしている課題】
しかしながら、上記従来の方法では、電子ファイル化する文書ごとにインデックスシートを作成しなければならず、大量の紙文書を短期間に一括して電子ファイル化する作業には適していない。また、大量の紙文書をスキャンして電子ファイル化し、分類しながら所定の場所に記憶させるには、人手や手間がかかり面倒である。
【０００５】
そこで、本発明は、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子ファイル化することができ、電子ファイル化された文書やファイルを容易に管理することができる文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項２記載の文書管理支援装置は、請求項１記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべきファイル名が記録されており、前記保存手段は、前記電子ファイルのファイル名を、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定されるファイル名に変更して保存することを特徴とする。
【０００９】
請求項３記載の文書管理支援装置は、請求項１又は２記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべき属性情報が記録されており、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定される属性情報を前記電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
請求項４記載の文書管理支援装置は、請求項３記載の文書管理支援装置において、前記属性情報には、前記文書が電子ファイルとして前記保存用フォルダに保存すべき文書か、紙文書として管理すべき文書かの情報が含まれており、前記フォルダ作成手段は、前記取り込んだ指示ファイルに設定された前記情報に基づいて前記保存用フォルダを作成する際に紙文書として管理すべきものがある場合は、当該紙文書の格納場所及び分類に関するプロパティ情報を有する電子ファイルを作成することを特徴とする。
請求項５記載の文書管理支援装置は、請求項４記載の文書管理支援装置において、前記作成された電子ファイルが前記電子ファイル化された文書の電子ファイルとは異なるように表示させることを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の文書管理支援装置は、請求項１記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を更に備え、前記保存手段は、前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれていると判断された場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの２ページ目以降を保存することを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の文書管理支援装置は、請求項６記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれていると判断された場合は、インデックスシート間のページを１つの電子ファイルとして保存することを特徴とする。
【００１４】
請求項８記載の文書管理支援装置は、請求項３又は４記載の文書管理支援装置において、前記属性情報には、前記文書の保存期間についての情報が含まれており、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を更に備え、当該管理手段は、前記属性情報に設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする。
【００２０】
上記目的を達成するために、請求項９記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする。
【００３４】
上記目的を達成するために、請求項１０記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【００３６】
上記目的を達成するために、請求項１１記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶ステップと、前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
【００３８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係る文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムについて図面を参照して詳細に説明する。
【００３９】
（第１の実施の形態）
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【００４０】
図１において、本文書管理システムは、サーバから成る文書管理支援装置１と、印刷や複写、スキャナ等複数の機能を有するデジタル複合機から成る文書読取装置２と、複数のクライアントコンピュータ（以下、単に「クライアント」という。）３，４と、プリンタ５とを備え、それらが互いにＬＡＮ（Local Area Network）等から成るネットワーク６を介して接続されている。
【００４１】
文書管理支援装置１は、電子ファイル化すべき文書の保存方法や管理方法等を指示又は指定するための指示ファイルをデータベースとして保存（記憶）する指示ファイルデータベース７（指示ファイルＤＢ）と、文書読取装置２やクライアント３，４等の外部装置から受信したデータを一時保存する受信データ保存領域８と、電子ファイル化された文書やファイルを保存する文書保存領域９とを備える。
【００４２】
図２は、図１における文書管理支援装置１の内部構成を示すブロック図である。
【００４３】
図２において、文書管理支援装置１は、文書読取装置２やクライアント３，４等の外部装置とネットワーク６を介してデータの送受信を行う通信部２０と、ハードディスク等の記憶装置から成る記憶部２２と、該記憶部２２を制御する記憶制御部２１と、キーボードやマウス等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部２３と、該文書管理支援装置１内の各部を制御する制御部２４と、文書読取装置２やプリンタ５等の外部の印刷装置に印刷出力の命令を行う印刷出力命令部２５と、上述した指示ファイルを取り込むファイル取込部２６と、液晶モニタ等から成る表示部２８と、該表示部２８を制御する表示制御部２７と、これら各部を互いに接続するシステムバス２９とを備える。
【００４４】
制御部２４は、ＣＰＵ２４ａと、ＲＯＭ２４ｂと、ＲＡＭ２４ｃとを備える。ＣＰＵ２４ａは、記憶部２２等からＲＡＭ２４ｃに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをＲＡＭ２４ｃから読み出して後述する処理を実行する。記憶部２２には、上述した指示ファイルデータベース７と、受信データ保存領域８と、文書保存領域９とが設定されている。
【００４５】
図３は、図１における文書読取装置２の内部構成を示すブロック図である。
【００４６】
図３において、文書読取装置２は、文書管理支援装置１やクライアント３，４等の外部装置とネットワーク６を介してデータの送受信を行う通信部３０と、半導体メモリやハードディスク等の記憶装置から成る記憶部３２と、記憶部３２を制御する記憶制御部３１と、操作パネル等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部３３と、該文書読取装置２内の各部を制御する制御部３４と、印刷データ等を紙に印刷する印刷部３５と、紙文書等を読み取って電子ファイル化する文書読取部３６と、液晶パネル等から成る表示部３８と、該表示部３８を制御する表示制御部３７と、これら各部を互いに接続するシステムバス２９とを備える。
【００４７】
制御部３４は、ＣＰＵ３４ａと、ＲＯＭ３４ｂと、ＲＡＭ３４ｃとを備える。ＣＰＵ３４ａは、記憶部３２等からＲＡＭ３４ｃに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをＲＡＭ３４ｃから読み出して後述する処理を実行する。
【００４８】
記憶部３２には、文書管理支援装置１内の記憶部２２に保存されている指示ファイルと同じものを保存する指示ファイルデータベース３２ａと、受信したデータを一時保存する受信データ保存領域３２ｂとが設定されている。文書管理支援装置１に保存されている指示ファイルと同じものが文書読取装置２内にも保存されているので、文書読取装置２における紙文書の電子化処理を効率よく行うことができる。
【００４９】
図４及び図５は、図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【００５０】
図４及び図５において、指示ファイルは、上述したように、電子ファイル化すべき文書や既に電子ファイル化されているファイルの保存方法や管理方法を指示又は指定すると共に、電子ファイル化できない（又は電子ファイル化しない）文書や本、刊行物等であってオフィス内で管理すべきものを管理するための電子化基準表である。
【００５１】
指示ファイルには、管理すべき文書やファイル１つ１つに対して、文書保存用フォルダの作成に必要な第１ガイド〜第３ガイドの他に、文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、電子データの有無、Ｓｃａｎの有無、原本保管形式、資料の取り扱い、保管期間、保存年限、保管単位等から成るプロパティ情報（属性情報）が設定されている。この指示ファイルに基づいて、電子ファイル化される文書等を保存するための文書保存用フォルダが文書保存領域９に作成される。文書保存用フォルダは、後述する図８に示すように、指示ファイルにおける第１ガイド〜第３ガイドに設定された内容に応じて、文書がどの階層のどのフォルダに保存されているかが一目瞭然となるようにツリー形式で作成される。
【００５２】
指示ファイルの作成には、オフィス内の部や課、グループ等の単位で個人がそれぞれ管理する紙文書やファイル等の洗い出しが行われる。つづいて、電子化を行う紙文書に対して、アプリケーション・ソフトを使ったワークシート形式で、個人文書、秘文書、廃棄文書の分類、文書管理する階層を決める第１〜第３ガイドの整理、及び廃棄のルール設定等が行われて作成される。
【００５３】
次に、図１の文書管理システムにおける文書管理処理を図６〜図１１を参照して説明する。
【００５４】
図６及び図７は、図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、文書管理支援装置１内の制御部２４と文書読取装置２内の制御部３４とが互いに協働することにより実行されるものである。
【００５５】
図６において、まず、文書管理支援装置１は、図４及び図５に示す電子化基準表がＣＳＶ（Comma Separated Value）形式のデータに変換されたものを指示ファイルとして、ネットワーク６上のクライアント３，４や文書読取装置２又は入力部２３より取り込み、データベース化して記憶部２２内の指示ファイルＤＢ７に保存する（ステップＳ５０１）。
【００５６】
次に、ステップＳ５０１で取り込まれた指示ファイルに基づいて文書保存領域９内に文書保存用フォルダを作成する（ステップＳ５０２）。図２の文書保存領域９内に作成された文書保存用フォルダの概略を図８に示す。
【００５７】
文書保存用フォルダは、複数のフォルダがツリー形式で構成されたフォルダ群であり、指示ファイルにおける第１ガイド〜第３ガイドに設定された内容に基づいて作成される。例えば、指示ファイル中の任意の行における第１ガイドに「商品」と入力されていた場合には、大分類として「商品」フォルダが作成される。また、同行の第２ガイドに「ｉＲ」と入力されていた場合には、「商品」フォルダ内に属するフォルダとして「ｉＲ」フォルダが作成され、更に、同行の第３ガイドに「発表発売案内」と入力されていた場合には、「ｉＲ」フォルダ内に属するフォルダとして「発表発売案内」フォルダが作成される。
【００５８】
ステップＳ５０３では、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、スキャンが必要な紙文書が有るか否かを判別する（ステップＳ５０３）。このとき、指示ファイル中の「Ｓｃａｎの必要性」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップＳ５０３の判別の結果、スキャンが必要な紙文書がある場合は（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、ステップＳ５０７へ進む一方、スキャンが必要な紙文書がない場合は（ステップＳ５０３でＮＯ）、ステップＳ５０４へ進む。
【００５９】
ステップＳ５０４では、指示ファイルを参照して原本を紙で保存するものが有るか否かを判別する。このとき、指示ファイル中の「原本保管形式」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップＳ５０４の判別の結果、原本を紙で保存するものがある場合は（ステップＳ５０４でＹＥＳ）、電子ファイル化できない（又は電子ファイル化しない）文書や本、刊行物等であるため、それらが紙で保管されていることを区別しやすいように、場所や分類等に関するプロパティ情報を有する電子ファイル（ファイル名は「ファイルタイトル」に入力された名前）を作成すると共に、該電子ファイルに他の電子ファイルとは異なるアイコン（例えば、紙アイコン）を作成し（ステップＳ５０５）、図７のステップＳ５２０へ進む。
【００６０】
ステップＳ５０４の判別の結果、原本を紙で保存しない場合は（ステップＳ５０４でＮＯ）、原本が既に電子ファイル化されたもの（電子ファイル）であるため、図１０及び図１１に示す電子データ登録リストを出力して（ステップＳ５０６）、本処理を終了する。本文書管理システムの管理者又はオペレータは、電子データ登録リストに基づいて、既に電子ファイル化された文書の文書保存用フォルダへの移動作業を行う。なお、上記処理において、文書管理支援装置１内に電子ファイル化された文書が保存されている場合、文書管理支援装置１が移動処理を行ってもよい。
【００６１】
ステップＳ５０７では、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力する。インデックスシートは、指示ファイルに設定された電子ファイル化すべき紙文書毎に作成され、出力される。インデックスシートには、図９に示すように、文書読取装置２等で読み取りやすいように、英数字等による文書番号及び該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも１つが印刷されている。また、インデックスシートには、識別手段による識別には利用されないが、指示ファイルに記載されたものであって担当者が目で見て確認できる程度のもの、例えば、ファイルタイトル、担当者等が印刷されている。このインデックスシートを印刷出力する装置として、ユーザが文書読取装置２やプリンタ５を予め指定することができる。また、文書管理支援装置１に直接接続されている不図示のプリンタにより印刷出力させることもできる。インデックスシートは、オフィス内の電子化が必要な紙文書等を管理する担当者にそれぞれ配布される。
【００６２】
次に、文書読取装置２では、インデックスシートが表紙に付された文書をスキャン処理し（ステップＳ５０８）、文書が電子ファイル化されたスキャンデータを作成して（ステップＳ５０９）、受信データ保存領域３２ｂに一時保存する。このとき、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付ＰＤＦ（Portable Document Format）（登録商標）形式のデータに変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域３２ｂからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置１に送信する（ステップＳ５１０）。文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域８に一時保存する（ステップＳ５１１）。
【００６３】
図７において、文書管理支援装置１は、文書読取装置２から受信したスキャンデータ内にインデックスシートが有るか否かを判別し（ステップＳ５１２）、インデックスシートがない場合は（ステップＳ５１２でＮＯ）、エラー処理を行って（ステップＳ５２２）、本処理を終了する一方、インデックスシートがある場合は（ステップＳ５１２でＹＥＳ）、インデックスシートが１枚であるか否かを判別する（ステップＳ５１３）。
【００６４】
ステップＳ５１３の判別の結果、インデックスシートが１枚である場合は（ステップＳ５１３でＹＥＳ）、インデックスシートに印刷されているスキャンデータの文書番号を取得する（ステップＳ５１６）。このとき、インデックスシートの削除が選択されていた場合は、スキャンデータに付与されたインデックスシートを削除するように構成してもよい（ステップＳ５１７）。
【００６５】
一方、ステップＳ５１３の判別の結果、インデックスシートが１枚でない場合は（ステップＳ５１３でＮＯ）、２枚目以降のスキャンデータを別ファイルとして保存し（ステップＳ５１４）、残ったスキャンデータ内に１枚目のインデックスシートが有るか否か、すなわち最初に検知した１枚目のインデックスシートが含まれるか否かを判別し（ステップＳ５１５）、１枚目のインデックスシートが含まれる場合は（ステップＳ５１５でＹＥＳ）、ステップＳ５１６へ進む一方、１枚目のインデックスシートが含まれない場合は（ステップＳ５１５でＮＯ）、ステップＳ５１２へ戻って処理を行う。なお、上記処理において、ステップＳ５１４で別ファイルとして保存したファイルであれば、ステップＳ５１２へ戻り、そうでない場合は、ステップＳ５１６へ進むように構成してもよい。
【００６６】
次に、スキャンデータの文書番号と指示ファイルＤＢ７から読み出した指示ファイルにおける文書番号とのマッチングを行った（ステップＳ５１８）後、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルＤＢ７より取得したファイル名（「ファイルタイトル」に入力された名前）に変更する（ステップＳ５１９）。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルＤＢ７から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【００６７】
つづいて、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報（属性情報）をスキャンデータに付与し（ステップＳ５２０）、電子ファイルとして文書保存領域９内の所定の文書保存用フォルダに保存して（ステップＳ５２１）、本処理を終了する。
【００６８】
次に、文書管理支援装置１における文書の保存管理処理について図１２を参照して説明する。
【００６９】
図１２は、図１における文書管理支援装置１により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【００７０】
図１２において、文書保存用フォルダ内に保存されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し（ステップＳ９０１）、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保管期間を経過したものが有るか否かを判別する（ステップＳ９０２）。この判別の結果、保管期間を経過したものがない場合は（ステップＳ９０２でＮＯ）、本処理を終了する一方、保管期間を経過したものが有る場合は（ステップＳ９０２でＹＥＳ）、該当する電子ファイルを文書保存用フォルダとは別に予め作成された文書保管用フォルダへ移動する（ステップＳ９０３）。
【００７１】
つづいて、文書保管用フォルダ内に保管されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保存年限を経過したものが有るか否かを判別する（ステップＳ９０４）。この判別の結果、電子ファイルの保存年限が経過したものがない場合は（ステップＳ９０４でＮＯ）、本処理を終了する一方、保存年限を過ぎた電子ファイルがある場合は（ステップＳ９０５でＹＥＳ）、該当データファイルを削除して（ステップＳ９０５）、本処理を終了する。これにより、保存用フォルダに保存されている古い電子ファイルを廃棄、削除できるので、文書保存領域９内の電子ファイルのオーバーフローを防止することができる。なお、上記処理において、電子ファイルを保存用フォルダから保管用フォルダへ移動する際、又は保存年限を過ぎた電子ファイルを削除する際には、管理者又はオペレータを含む文書管理システムのユーザに確認する処理を追加するようにしてもよい。
【００７２】
上記第１の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書や電子ファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置２により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【００７３】
（第２の実施の形態）
本発明の第２の実施の形態は、その基本的な構成（図１〜図５）が上記第１の実施の形態と同じであり、その説明は省略する。以下に、上記第１の実施の形態と異なる点のみを説明する。
【００７４】
図１３は、本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、図２の制御部２４及び図３の制御部３４が互いに協働して実行されるものである。
【００７５】
図１３において、まず、文書読取装置２では、上述した電子化基準表（指示ファイル）に基づく紙文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付ける（ステップＳ１００１）。次に、ステップＳ１００１で入力された文書番号に基づいて指示ファイルＤＢ７内の指示ファイルを参照し、当該文書番号に対応するプロパティ情報（保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等）を表示パネル上に表示する（ステップＳ１００２）。次に、ユーザにより操作パネル等からＯＫ指示されたか否かを判別し（ステップＳ１００３）、ＯＫ指示されていない場合は（ステップＳ１００３でＮＯ）、初期状態に戻る一方、ＯＫ指示された場合は（ステップＳ１００３でＹＥＳ）、紙文書をスキャン処理し（ステップＳ１００４）、読み取ったスキャンデータにステップＳ１００１で入力された文書番号を付与してスキャンデータを作成する（ステップＳ１００５）。作成されたスキャンデータは、受信データ保存領域３２ｂに保存される。また、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付ＰＤＦ（Portable Document Format）形式のデータに自動変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域３２ｂからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置１に送信する（ステップＳ１００６）。文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域８に保存する（ステップＳ１００７）。
【００７６】
文書管理支援装置１は、スキャンデータを受信すると（ステップＳ１００７）、受信データ保存領域８に一時保存し、該スキャンデータから文書番号を取得する（ステップＳ１００８）。つづいて、スキャンデータの文書番号と指示ファイルＤＢ７から読み出した指示ファイルにおける文書番号とが整合するか否かの文書番号のマッチングを行い（ステップＳ１００９）、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルＤＢ７より取得したファイル名（「ファイルタイトル」に入力された名前）に変更する（ステップＳ１０１０）。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルＤＢ７から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【００７７】
つづいて、指示ファイルＤＢ７に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報（属性情報）、すなわち指示ファイルの最上段に設定された項目に該当する情報（保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等）をスキャンデータに付与し（ステップＳ１０１１）、電子ファイルとして文書保存領域９内の所定の文書保存用フォルダに保存して（ステップＳ１０１２）、本処理を終了する。
【００７８】
本処理により、インデックスシートを利用することなく紙文書をスキャン処理することができ、紙の無駄を省くことができる。
【００７９】
上記第２の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル（電子化基準表）に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、該文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付け、該文書を文書読取装置２により読み取って電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【００８０】
また、上記第１の実施の形態におけるインデックスシートを用いることなく、文書保存用フォルダに保存すべき文書を電子ファイル化することができるので、紙の無駄を省くことができる。
【００８１】
上記第１、第２の実施の形態では、文書管理支援装置１と文書読取装置２とが分かれていたが一体で構成されていてもよい。また、文書読取装置２が、インデックスシートを付した紙文書をスキャン処理する機能と、文書番号を入力して紙文書をスキャン処理する機能の両方を備えていてもよい。
【００８２】
また、上記第１、第２の実施の形態において、指示ファイルの形式や指示ファイルに設定された文書のプロパティ情報は、図４及び図５に示すものに限られないことは云うまでもない。
【００８３】
上記第１、第２の実施の形態では、文書管理支援装置１内の指示ファイルＤＢ７に保存された指示ファイルを使用していたが、該指示ファイルと同じものが文書読取装置２内の指示ファイルＤＢ３２ａに保存されており、該指示ファイルＤＢ３２ａに保存されている指示ファイルを使用してもよい。
【００８４】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図６〜図７、図１２〜図１３のフローチャートに対応するプログラム）を、コンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読み出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００８５】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【００８６】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【００８７】
更に、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該記憶媒体に記憶保存されたプログラムを読み出して実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【００８８】
上述した実施の形態では、プログラムは記憶部２２及び／又は記憶部３２に記憶保存されているが、これに限定する必要はなく、プログラムを供給する記憶媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、ハードディスク、フレキシブルディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【００８９】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、保存すべき電子ファイルの文書番号及び電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルの当該保存場所に基づいて、当該電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成し、作成された保存用フォルダに電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、インデックスシートと共に文書読取装置により読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、指示ファイルに設定された文書番号とインデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して保存用フォルダに保存するので、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子化することができ、電子化された文書やファイルを容易に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】図１における文書管理支援装置１の内部構成を示すブロック図である。
【図３】図１における文書読取装置２の内部構成を示すブロック図である。
【図４】図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図５】図１の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図６】図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図７】図１の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図８】図２における文書保存領域９内に作成された文書保存用フォルダの概略を示す図である。
【図９】図６のステップＳ５０７で出力されるインデックスシートの概略図である。
【図１０】図６のステップＳ５０６で出力される電子データ登録リストの概略図である。
【図１１】図６のステップＳ５０６で出力される電子データ登録リストの概略を示す図である。
【図１２】図１における文書管理支援装置１により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１ 文書管理支援装置
２ 文書読取装置
３，４ クライアントコンピュータ
６ ネットワーク
７，３２ａ 指示ファイルＤＢ
８，３２ｂ 受信データ保存領域
９ 文書保存領域
２２，３２ 記憶部
２４，３４ 制御部
２４ａ，３４ａ ＣＰＵ
Claims (12)
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、
保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、
前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする文書管理支援装置。 - 前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべきファイル名が記録されており、前記保存手段は、前記電子ファイルのファイル名を、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定されるファイル名に変更して保存することを特徴とする請求項１記載の文書管理支援装置。
- 前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべき属性情報が記録されており、前記保存手段は、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定される属性情報を前記電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理支援装置。
- 前記属性情報には、前記文書が電子ファイルとして前記保存用フォルダに保存すべき文書か、紙文書として管理すべき文書かの情報が含まれており、前記フォルダ作成手段は、前記取り込んだ指示ファイルに設定された前記情報に基づいて前記保存用フォルダを作成する際に紙文書として管理すべきものがある場合は、当該紙文書の格納場所及び分類に関するプロパティ情報を有する電子ファイルを作成することを特徴とする請求項３記載の文書管理支援装置。
- 前記作成された電子ファイルが前記電子ファイル化された文書の電子ファイルとは異なるように表示させることを特徴とする請求項４記載の文書管理支援装置。
- 前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を更に備え、前記保存手段は、前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれていると判断された場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの２ページ目以降を保存することを特徴とする請求項１記載の文書管理支援装置。
- 前記インデックスシート識別手段により前記電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれていると判断された場合は、インデックスシート間のページを１つの電子ファイルとして保存することを特徴とする請求項６記載の文書管理支援装置。
- 前記属性情報には、前記文書の保存期間についての情報が含まれており、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を更に備え、当該管理手段は、前記属性情報に設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする請求項３又は４記載の文書管理支援装置。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、
保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、
前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、
前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程と、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする文書管理支援方法。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書管理支援装置は、保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶する記憶手段と、
前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段と、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする文書管理支援システム。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
保存すべき前記電子ファイルの文書番号及び前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを記憶部に記憶する記憶ステップと、
前記指示ファイルに設定された前記情報に基づいて、前記電子ファイルを保存するための保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記作成された保存用フォルダに前記電子ファイルを保存するために、電子ファイル化すべき文書毎に文書番号が付与されたインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られて電子ファイル化された文書の電子ファイルを、前記指示ファイルに設定された文書番号と前記インデックスシートから読み取られた文書番号とを照合して前記保存用フォルダに保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。 - 前記文書読取装置と前記文書管理支援装置は一つの装置として構成されていることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の文書管理支援装置。
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