JP5131630B2 - 廃棄装置、廃棄システム及び廃棄方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書等の記録媒体を管理する際に適用して好適な廃棄装置、廃棄システム及び廃棄方法に関する。

一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管され、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。また、廃棄されるものは文書に限らず、最近ではＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、ＩＣカード等の記録媒体をシュレッダを用いて廃棄することが可能となっている。

経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。

しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。

そこで、下記特許文献１では、廃棄物管理装置において、文書の表紙に出力されている保管期間情報に基いて文書を裁断するか否かの判断を行うことにより、廃棄すべきでない文書の廃棄を回避することができる。

特開２００５−２６２１３５号公報

しかしながら、上記特許文献１では、文書ごとに保管期間情報を算出して表紙に記載する必要がある。また、文書の保管期限は文書の作成日から所定期間として一律に定められることが多く、この所定期間に変更が生じた場合には、対象となるすべての文書の表紙に記載されている保管期間情報を新たに記載し直さなければならず効率が悪く、また記載の修正を忘れた文書を誤廃棄してしまう恐れがある。

本発明は、上記問題に鑑み、文書の廃棄の制限を確実で簡便に行うことを目的とする。

請求項１に記載の発明は、記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段を備えた廃棄装置であって、前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する取得手段と、時間を計測する時計手段と、記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報を記憶する記憶手段と、前記取得手段で取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、前記保管期間特定情報から記録媒体の保管期間を抽出する抽出手段と、前記取得手段で取得した前記生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記抽出手段で抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段とを備えたことを特徴とする廃棄装置である。

請求項２に記載の発明は、請求項１記載の廃棄装置において、前記記録媒体の前記廃棄処理手段への挿入を規制する規制手段を設け、前記廃棄処理制御手段は、前記規制手段の動作を制御することにより、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御すること特徴とするものである。

請求項３に記載の発明は、請求項１記載の廃棄装置において、前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段を備えたことを特徴とするものである。

請求項４に記載の発明は、記録媒体の生成時間情報を含む生成情報を付加して記録媒体を生成する生成装置と、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄装置と、前記記録媒体の廃棄管理を行う管理装置とを備えた廃棄システムであって、前記廃棄装置は、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と、前記記録媒体に付加された前記生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する取得手段と、時間を計測する時計手段と、記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報を記憶する記憶手段と、前記取得手段で取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、前記保管期間特定情報から記録媒体の保管期間を抽出する抽出手段と、前記取得手段で取得した生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記抽出手段で抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と、前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段とを有し、前記管理装置は、前記廃棄装置の出力手段によって出力された前記廃棄履歴情報を読み取るとともに、前記読み取った廃棄履歴情報を、前記生成装置によって前記記録媒体に付加された前記生成情報と関連付けて管理することを特徴とする廃棄システムである。

請求項５に記載の発明は、記録媒体の廃棄を行う廃棄装置によって実行される廃棄方法であって、前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する第１のステップと、時間を計測する時計手段から時間情報を取得する第２のステップと、前記廃棄装置の記憶手段に記憶され、記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報から、前記第１のステップで取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、記録媒体の保管期間を抽出する第３のステップと、前記第１のステップで取得した前記生成時間情報と、第２のステップで取得した前記時間情報と、前記第３のステップで抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する第４のステップとを有することを特徴とする廃棄方法である。

請求項１に記載の発明によれば、記録媒体に付加された生成時間情報と記憶手段に記憶された記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期限特定情報と時計手段から取得した時間情報により、記録媒体の廃棄処理を許可したり禁止したりすることができる。

請求項２に記載の発明によれば、規制手段の動作の制御により、廃棄処理の許可／禁止を確実に行うことができる。

請求項３に記載の発明によれば、廃棄処理手段にて廃棄された記録媒体に関する廃棄履歴情報を、例えば、紙に印刷して出力したり、廃棄する記録媒体とは別の記録媒体に記録して出力したりすることができ、廃棄の管理が容易になる。

請求項４に記載の発明によれば、記録媒体に付加された生成時間情報と記憶手段に記憶された記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期限特定情報と時計手段から取得した時間情報により、記録媒体の廃棄処理を許可したり禁止したりすることができる。

請求項５に記載の発明によれば、記録媒体に付加された生成時間情報と記憶手段に記憶された記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期限特定情報と時計手段から取得した時間情報により、記録媒体の廃棄処理を許可したり禁止したりすることができる。

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態に係る文書廃棄システムの構成を示す図である。図示した文書廃棄システムは、文書生成装置１と、文書管理装置２と、文書廃棄装置３とを用いて構成されている。文書生成装置１と文書管理装置２は、共通のネットワーク４を介して接続されている。文書廃棄装置３は、ネットワーク４に接続されず、スタンドアロンの状態で設置されている。

文書生成装置１は、文書ＩＤ、文書生成時間情報、文書種類情報、金額情報等の文書生成情報が付加された文書（紙文書）を生成するものである。文書ＩＤは、文書を一意に特定することができる固有の情報である。文書生成時間情報は、文書の生成日又は生成日時を示す情報である。文書種類情報は、文書の種類（支払申請書、一般文書等）を示す情報である。金額情報は、支払申請書などの領収金額を示す情報である。本実施形態においては、文書生成日を文書生成時間情報として取り扱うものとする。文書管理装置２は、文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置３は、文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク４は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。

図２は文書生成装置１の構成例を示すブロック図である。文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などを用いて構成されるものである。この文書生成装置１は、操作パネル５と、画像読取部６と、画像処理部７と、画像出力部８、文書生成制御部９と、ネットワークインタフェース１０とを用いて構成されている。

操作パネル５は、文書生成装置１を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースとなるものである。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。

画像読取部６は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部６では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。

画像処理部７は、画像読取部６で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施すものである。

画像出力部８は、画像読取部６で読み取られかつ画像処理部７で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部８は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。

文書生成制御部９は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部９は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル５、画像読取部６、画像処理部７及び画像出力部８の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１０は、文書生成装置１がネットワーク４上で他の装置（文書管理装置２）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１０を用いたデータの送受信は、文書生成制御部９によって制御される。

図３は文書管理装置２の構成例を示すブロック図である。文書管理装置２は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置２は、ユーザーインタフェース部（ＵＩ部）１１と、バーコード解析部１２と、検索部１３と、データベース部１４と、文書管理制御部１５と、ネットワークインタフェース１６とを用いて構成されている。

ユーザーインタフェース部１１は、文書管理装置２を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースである。このユーザーインタフェース部１１は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。

バーコード解析部１２は、画像データ（スキャンデータ）に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部１２が解析するバーコードは、文書生成装置１でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、文書生成装置１で生成される文書に付加される情報であって、文書ＩＤ、文書生成時間情報（文書生成日時・時刻等）、文書種類情報（支払申請書、一般文書等）、金額情報（支払申請書の領収金額等）等を含む文書生成情報を格納する。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書ＩＤの他に、種々の情報やデータを１つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているＱＲコード（登録商標）を用いることとする。

検索部１３は、データベース部１４に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部１４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部１４は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。

文書管理制御部１５は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書管理制御部１５は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザーインタフェース部１１、バーコード解析部１２、検索部１３及びデータベース部１４の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１６は、文書管理装置２がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部１５によって制御される。

図４は文書廃棄装置３の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置３は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部１７と、インサートセンサ１８と、バーコードリーダーの読み取り光学系１９と、ストッパー２０と、フィードロール２１，２２と、パスセンサ２３と、シュレッダー部２４とを備えている。

文書トレイ部１７は、廃棄の対象となる文書が載置される部分である。文書トレイ部１７は、ストッパー２０に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部１７の奥側（低位側）は、上述したインサートセンサ１８や読み取り光学系１９、ストッパー２０、フィードロール２１とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。

インサートセンサ１８は、文書トレイ部１７の所定の読み取り位置まで文書が差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ１８は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ１８のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。

バーコードリーダーの読み取り光学系１９は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、レンズ２５を介してエリアセンサ２６で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ２６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書ＩＤを情報の１つとして含むバーコードが記録される部分をいい、その位置（領域）は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。

ストッパー２０は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ１８とフィードロール２１との間に設けられている。ストッパー２０は、フィードロール２１，２２によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー２０を閉じた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー２０が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる。これに対して、ストッパー２０を開いた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール２１のニップ部分に突き当たる。

図５は文書トレイ部１７を上方から見た図である。文書トレイ部１７には、文書２７を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド２８，２９が設けられている。各々の挿入ガイド２８，２９は、文書の差し込み方向と平行なガイド面２８Ａ，２９Ａを有している。このうち、挿入ガイド２８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド２９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能に設けられるものである。廃棄の対象となる文書２７は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分３０を配置する向きで文書トレイ部１７を矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書２７の位置を決めるために、文書２７の一方の側端を挿入ガイド２８のガイド面２８Ａに当接させて沿わせる。

これにより、ユーザーの手差しによって文書２７の先端をストッパー２０に突き当てた状態では、バーコードリーダーによるコード読み取りエリアＥ内にバーコード記録部分３０が位置決め配置される。また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザーによって手差しされた文書２７の先端がストッパー２０に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ１８がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ１８がオンするタイミングは、文書２７のバーコード記録部分３０がコード読み取りエリアＥ内に配置されるタイミングを示すものとなる。

フィードロール２１は、ストッパー２０の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を用いて形成されるものである。フィードロール２２は、フィードロール２１によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部２４へと搬送するものである。

パスセンサ２３は、フィードロール２２からシュレッダー部２４に至る文書搬送路の途中（ほぼ中間点）で文書の通過を検知するものである。パスセンサ２３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ２３のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わる。

シュレッダー部２４は、フィードロール２２によって送り込まれた文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）するものである。このシュレッダー部２４は、複数枚の文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー部２４は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。

文書廃棄装置３は、文書廃棄装置３を利用するユーザーを認証するためのＩＣカード・リーダー４２を備えている。ユーザーは、自分の認証情報を記録したＩＣカードを所有しており、ＩＣカード・リーダー４２にＩＣカードをかざすことにより個人認証が行われる。文書廃棄装置３の利用者を認証するための認証情報を取得する認証情報取得手段としては、ＩＣカードを用いたユーザー認証技術だけではなく、英数字・記号などから構成されるパスワード認証技術や、文書廃棄装置３もしくは文書廃棄装置３に接続されたＰＣに設けられたカメラ（ＣＣＤ）で構成される顔、虹彩認証技術でもよく、また、廃棄装置もしくは接続されたＰＣに設けられ指紋、静脈認証技術によるものでもよい。

図６は文書廃棄装置３の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置３は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル３１と、バーコードリーダー３２と、ストッパー駆動部３３と、フィーダー駆動部３４と、シュレッダー駆動部３５と、文書廃棄制御部３６と、時計部３７と、記憶部４３とを備えている。

操作パネル３１は、文書廃棄装置３を使用するユーザーによって操作されるものである。操作パネル３１は、例えば、操作用のボタン（例えば、スタートボタン、ストップボタンなど）と、文書廃棄装置３の動作状態や操作用のガイダンス（案内メッセージ）を含む各種のメッセージを表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。

バーコードリーダー３２は、文書に印刷によって付加されたバーコードを上記読み取り光学系１９を用いて光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報（データ）を出力するものである。

ストッパー駆動部３３は、上述したストッパー２０を開閉（出没）動作させるものである。ストッパー駆動部３３は、例えば電磁プランジャを駆動源として構成することが可能である。

フィーダー駆動部３４は、上述したフィードロール２１，２２を回転動作させるものである。フィーダー駆動部３４は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。

シュレッダー駆動部３５は、上述したシュレッダー部２４を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部３５は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。

文書廃棄処理制御部３６は、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部３６は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、バーコードリーダー３２、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５の各処理動作を制御する。また、文書廃棄処理制御部３６には、上述したインサートセンサ１８とパスセンサ２３が電気的に接続されている。

時計部３７は、文書廃棄装置３において、現在の日時・時刻などの時間を計測するものである。記憶部４３は、文書廃棄装置３の動作、処理を制御するうえで必要となる種々の情報、データ、プログラム等を記憶するために用いられるものである。記憶部４３には、図１０に示すユーザー情報テーブルと、図１１に示す文書廃棄管理テーブルが記憶されている。

ユーザー情報テーブルには、ユーザーの個人認証に用いられるＩＣカードの識別情報（ＩＤ）とユーザー名とが対応付けて登録されている。文書廃棄管理テーブルには、文書の保管期限を特定するための情報（保管期限特定情報）として、文書種類、領収金額、文書の保管期間などの情報が相互に対応付けて登録されている。文書廃棄管理テーブルの登録内容は、予め管理者が管理者モードにてログイン後に、操作パネル３１により入力してもよいし、また、文書管理装置２に記憶される保管情報の履歴を、着脱可能な記憶装置（例えばＵＳＢメモリーなど）を用いて、文書管理装置２から文書廃棄装置３に転記してもよい。

続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、１つずつ固有の文書ＩＤを割り当てて文書生成装置１により生成されるものである。文書ＩＤは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。

まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ（電子データ）を文書生成装置１に入力し、その文書データを画像出力部８で用紙に印刷出力することにより、例えば図７（Ａ）に示すように支払申請書３８の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置２で作成し、この文書管理装置２からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバー装置で作成し、このサーバー装置からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよい。

こうして文書生成装置１で生成される支払申請書３８のコーナー部分には、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤ、文書生成時間情報（文書生成日時・時刻等）、文書種類情報（支払申請書、一般文書等）、金額情報（支払申請書の領収金額等）等を格納するＱＲコード３９が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置１で生成される支払申請書３８は、文書生成情報が付加された文書となる。また、支払申請書３８の台紙には領収書を貼付するための領域４０が設けられている。このため、申請者は、図７（Ｂ）に示すように、支払申請書３８の台紙に領収書４１を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印（捺印）を行うことにより、支払申請書３８の原本を作成する。

こうして支払申請書３８を作成したら、この支払申請書３８を文書生成装置１の原稿台にセットして、支払申請書３８の画像を画像読取部６で読み取る。もしくは、生成情報を文書生成装置１から文書管理装置２にネットワーク４を介して送られ、データとして登録される。そうすると、画像読取部６で読み取られた支払申請書３８の画像データは、ネットワーク４を経由して文書管理装置２に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書３８の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。

一方、文書生成装置１から支払申請書３８の画像データ（スキャンデータ）を受け取った文書管理装置２では、その画像データをデータベース部１４に蓄積するとともに、その画像データに含まれるＱＲコードの画像をバーコード解析部１２で解析することにより、当該支払申請書３８に割り当てられた文書ＩＤ、文書生成時間情報（文書生成日時・時刻等）、文書種類情報（支払申請書、一般文書等）、金額情報（支払申請書の領収金額等）等を含むデコード情報（文書生成情報）を取り出す。こうして取得した文書生成情報は、文書管理制御部１５によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部１４内に作成されるものである。

図８は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書ＩＤと、文書生成日と、文書種類情報と、文書保管期間と、領収金額情報と、文書廃棄日が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書ＩＤは、バーコード解析部１２でＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、文書生成装置１が支払申請書３８等の文書から読み取った画像データを、文書管理装置２宛に送信した日を文書生成日として登録しているが、領収書を貼らない機密文書等については、文書生成装置１が画像出力部８で該文書を印刷した日を文書生成日として登録してもよい。

文書種類情報は、文書の種類（例えば、一般文書、部内連絡書、支払申請書など）を示す情報である。文書保管期間は、文書の保管期間を、年数、月数、日数、あるいはそれらの組み合わせで示すものである。文書管理テーブルに文書ＩＤが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可（廃棄ＯＫ）の扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。

領収金額情報は、支払申請書の領収金額を示す情報である。一般に、文書の保管期間は、領収金額によって決められている。このため、例えば、支払申請書３８に印刷したＱＲコードの中に領収金額情報を収納しておけば、領収金額に対応した文書の保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、領収金額が５００００円未満の場合は、文書の保管期間を６年で設定し、領収金額が５００００円以上の場合は、文書の保管期間を８年で設定することが可能である。また、文書管理装置２が備えるユーザーインタフェース部１１を用いて、ユーザーの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。

文書廃棄日は、文書が廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置３による文書廃棄時に出力される文書廃棄証明書に記載された文書ＩＤ、文書廃棄日等の情報を文書生成装置１の画像読取部５で読み取り、この情報を文書管理装置２に対して送信することにより入力される。また、文書廃棄証明書の情報を基にして、文書管理装置２上で直接入力してもよい。

また、文書生成装置１で文書の生成を行ったユーザーのユーザーＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行ったユーザーのユーザーＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザーのＩＤ情報は、既存のユーザー認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得することが可能である。

図９は文書廃棄装置３で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置３は、コード情報（ＱＲコード）の読み取りを行わない通常廃棄モードと、コード情報の読み取りを行うスキャン廃棄モードを有している。そして、図９のフローチャートは、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されている場合のスキャン廃棄モードでの処理手順を示している。ただし、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態を通常廃棄モードに設定することも可能である。

通常廃棄モードは、図示しない廃棄モード切り換え手段により通常廃棄モードに切り換え可能である。そして、通常廃棄モードでは、文書廃棄装置３が待機状態のもので、操作パネル３１に設けられたスタートボタンがユーザーに押されたときに、文書廃棄処理制御部３６が、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパー２０を開放するとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置３を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール２１にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール２１，２２で搬送されてシュレッダー部２４で細断される。

また、上述のように操作パネル３１のスタートボタンが押された後、操作パネル３１のストップボタンがユーザーによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄処理制御部３６は、ストッパー駆動部３３、フィーダー駆動部３４及びシュレッダー駆動部３５にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパー２０を元の突出状態に戻すとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置３は再び待機状態に戻る。

これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置３を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がストッパー２０に突き当たる直前にインサートセンサ１８がオン状態になる。このとき、廃棄対象となる文書にＱＲコードが印刷されている場合は、ＱＲコードの印刷面が最上面となるように文書を差し込む。

図９の概略動作を説明する。まず、文書廃棄装置３の電源をオンすると（ステップＳ１）、初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されているため、廃棄される記録媒体である文書を文書廃棄装置３の媒体搬送路である文書トレイ１７に積載しても、積載された文書は記録媒体規制手段であるストッパー２０が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部２４への搬送が一時的にできない状態となっている（ステップＳ２）。

次に、ユーザーは自分の認証情報を記録したＩＣカードを文書廃棄装置３のＩＣカード・リーダー４２にかざすことにより、ユーザーの個人認証が行われる（ステップＳ３）。すなわち、文書廃棄装置３では、ＩＣカード・リーダー４２で読み取ったユーザーの認証情報に基づいて、文書の廃棄処理を許可又は禁止するかの判断ステップに移行するか否かを判断する。まず、文書廃棄装置３では認証情報として送信されたＩＣカードの識別情報に対応付けられたユーザーが登録済みのユーザーであるかどうを、記憶部４３に記憶されているユーザー情報テーブル（図１０参照）で検索し、該当する識別情報が登録されていれば、登録済みのユーザーであると判断する。そして、該当する識別情報がユーザー情報テーブルに登録されていないために個人認証が確認できず、認証に失敗した場合（ステップＳ４で認証ＮＧの場合）は、操作パネル３１上へ認証が不可である旨の「認証不可ガイダンス」を表示する（ステップＳ５）。

一方、該当する識別情報がユーザー情報テーブルに登録されていて個人認証が確認でき、認証に成功した場合（ステップＳ４で認証ＯＫの場合）には、この状態にて文書の差し込みによるインサートセンサ１８の信号（オンオフ状態）を継続的に監視し（ステップＳ６）、インサートセンサ１８がオン状態になると、バーコードリーダー３２に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードリーダー３２が、文書に印刷されている文書生成情報としてＱＲコードの読み取りを行う（ステップＳ７）。

次いで、文書廃棄処理制御部３６は、文書生成情報が記載されているＱＲコードの読み取りに成功したかどうかを判断する（ステップＳ８）。ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたＱＲコードをバーコードリーダー３２で正常にデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードリーダー３２がＱＲコードの読み取りに失敗するケースとしては、文書に印刷されたＱＲコードに著しい汚れや破損が生じていた場合や、文書にもともとＱＲコードが印刷されていなかった場合、あるいは文書の差し込みが不適切に行われたために文書のＱＲコードがコード読み取りエリアＥ（図５参照）から外れていた場合などが考えられる。そして、ステップＳ８において、ＱＲコードの読み取りに失敗した場合（読取ＮＧの場合）は、予め用意された読取不可ガイダンスを操作パネル３１に表示する（ステップＳ９）。読取不可ガイダンスの一例としては、「コード読み取りエラーが発生しました。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。

ＱＲコードの読み取りに成功した場合（ステップＳ８で読取ＯＫの場合）は、廃棄装置制御部３６は時計部３７から現在の時間情報（日付時刻情報）を読み取り（ステップＳ１０）、次に、当該文書が保管期間を過ぎて廃棄が許可されているかどうかの判断を行う（ステップＳ１１）。文書廃棄装置３は、図１１に示す文書廃棄管理テーブルを記憶部４３に記憶しており、読み取りに成功したＱＲコードに含まれる文書生成日と文書廃棄管理テーブルの情報と時計部３７の現在時間情報とを比較して、当該文書が文書保管期間を過ぎているか否かを判断する。

ここで、上記ステップＳ１１で文書が保管期間を過ぎて廃棄が許可されているかどうかの判断を行う際の具体的な処理の例を説明する。例えば、図８に示す文書ＩＤ「0000123457」で特定される文書が、文書廃棄装置３に差し込まれた場合は、この文書のＱＲコードに含まれる文書ＩＤ「0000123457」、文書生成日情報「2003.6.8」、文書種類情報「支払申請書」、領収金額情報「100,000円」が文書廃棄装置３のバーコードリーダー３２で読み取られる。次に、文書廃棄装置３は、自装置に記憶されている廃棄管理テーブル（図１１）を参照して、当該文書の保管期間を抽出するとともに、抽出した保管期間に基づいて文書の保管期限を特定する。

上記文書ＩＤ「0000123457」の文書の場合は、文書種類情報が「支払申請書」で、領収金額が「50,000円以上」の文書であるため、文書の保管期間を「８年」と抽出する。さらに、文書生成日情報の「2003.6.8」から起算して、文書の保管期間である「８年」が経過した日「2011.6.8」を、文書の保管期限として特定する。そして、文書廃棄装置３の時計部３７から取得した現在日時が、例えば「2006.3.1」であった場合は、上述のように特定した文書の保管期限を過ぎていないため、文書の廃棄が許可されていない（文書の廃棄が禁止されている）と判断する。また、文書種類情報が「一般文書」の場合は、保管期間の指定がない（いつでも廃棄可）ため、文書の廃棄が許可されていると判断する。

上記の実施形態においては、文書種類情報と領収金額情報とを用いて、文書の保管期間を抽出しているが、文書生成装置１によって文書に付加される文書生成情報の中に文書の保管期間が含まれる場合は、そこから保管期間を抽出してもよい。また、文書の種類が一般文書や部内連絡書の場合は、領収金額情報を参照しなくても、文書の保管期間を抽出することができる。

このような処理により、文書廃棄処理制御部３６は、差し込まれた文書の廃棄が許可されているか、禁止されているかを判断する。そして、文書の廃棄が許可されていると判断した場合は、当該判断結果に基づいて文書の廃棄処理を許可すべく、予め用意された廃棄許可のガイダンス（案内メッセージ）を操作パネル３１に表示した後、ストッパー駆動部３３にストッパー開放を指示してストッパー２０を開放させる（ステップＳ１２）。また、この時点で文書廃棄処理制御部３６は、フィーダー駆動部３４にフィードロール２１，２２の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダー駆動部３４がフィードロール２１，２２の回転駆動を開始する（ステップＳ１３）。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄するためにストッパーを開放します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。

その後、操作パネル３１に表示されたガイダンスにしたがってユーザーが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール２１のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール２１の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる。こうしてフィードロール２１によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール２２に受け渡され、このフィードロール２２の回転にしたがってシュレッダー部２４まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ１８のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部３６は、予め設定された所定のタイミング（例えば、文書の後端がフィードロール２１を抜けるタイミング）でストッパー駆動部３３にストッパー復帰を指示してストッパー２０を元の状態（突出した状態）に戻しておく。

また、フィードロール２２による搬送中に文書の先端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部３６は、シュレッダー駆動部３５に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部３５がシュレッダー部２４の駆動を開始する。したがって、フィードロール２２によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部２４に取り込まれ、そこでシュレッド処理（廃棄処理）されて細断される。

その後、文書の後端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部３６は、パスセンサ２３がオフ状態になった時点から所定時間後（具体的には文書の後端がシュレッダー部２４に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後）に、記録媒体である文書の廃棄確認として、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書ＩＤと「破棄処理結果」「破棄日時」「破棄実施者」「廃棄枚数」等の廃棄履歴情報を作成する（ステップＳ１４）。この際、「破棄実施者」の情報は、起動時に認証手段による識別情報を元に検索したユーザー情報でもよい。当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了証明とし廃棄履歴情報をメッセージとして文書廃棄装置３に記憶する。その後、記録媒体規制手段であるストッパー２０が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部２４への搬送が一時的にできない状態となり（ステップＳ１５）、そしてフィーダー駆動部３４はフィードロール２１，２２の回転駆動を停止する（ステップＳ１６）。

また、上記ステップＳ１１において、文書の廃棄が禁止されていると判断した場合は、当該判断結果に基づいて文書の廃棄処理を禁止すべく、予め用意された廃棄不可（廃棄禁止）のガイダンスを操作パネル３１に表示する（ステップＳ１７）。廃棄不可ガイダンスの一例としては、「この文書の廃棄は禁止されています。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。次に、ステップＳ１８において、インサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わったことで、ユーザーが文書トレイ部１７から文書を取り出して媒体除去が確認された場合は、文書廃棄装置３は廃棄処理が停止した待機状態に戻る。

以上のような文書管理システムにおいては、文書廃棄装置３にて、文書に付加されたＱＲコードをバーコードリーダー３２で読み取って、そのＱＲコードに含まれる文書生成情報を取得するとともに、この文書生成情報と、時計部３７から取得した時間情報と、記憶部４３に記憶された廃棄管理テーブル（廃棄期限特定情報）とに基づいて、文書の廃棄が許可されているか、禁止されているかを判断し、廃棄が許可されている場合に、シュレッダー部２４で文書の廃棄処理を行う構成となっているため、従来のように担当者がいちいち文書の廃棄可否を確認しなくても、保管期間が過ぎた文書だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる文書の誤廃棄を回避することができる。

また、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理（シュレッド処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤと関連付けて、その文書を廃棄した日にち（より好ましくは日時）を履歴として記憶部４３に記憶して残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザーＩＤなどを廃棄履歴情報の１つとして記憶部４３に記憶して残すこともできる。その結果、例えば、操作パネル３１で文書ＩＤの入力指定を受け付けて、指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報を記憶部４３から読み出して操作パネル３１に表示することで、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、操作パネル３１上で確認することができる。

また、文書生成装置１で文書の生成処理（印刷処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤと合わせて、当該文書の生成を行った日にち（より好ましくは日時）や文書生成を担当した文書生成者のユーザーＩＤなどを文書管理装置２の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、操作パネル３１上で後で確認することができる。

また、上記の実施形態では、文書の廃棄履歴情報を文書廃棄装置３の操作パネル３１上で確認する構成としたが、文書廃棄装置３に図示しない印刷出力部を設けることにより、文書の廃棄履歴情報を図１２に示すように紙に印刷して記録してもよい。また、廃棄履歴情報をＱＲコードとして紙に印刷出力してもよい。また、文書廃棄装置３にカードリーダライタやメディアリーダライタなど、データを電子的に書き込み可能な情報書き込み装置を設け、この情報書き込み装置を用いて、メモリカードや記録媒体に廃棄履歴情報を電子的に記録することで出力してもよい。

また、文書の廃棄履歴情報には、文書を廃棄した文書廃棄装置３の識別記号（例えば「ＮＪ100001＃100234等」を記録すると、どの文書廃棄装置を使用して文書を廃棄したのかを管理することができる。このようにして文書廃棄履歴情報を、例えばＱＲコードで紙に印刷して出力した場合は、この紙に印刷されたＱＲコードの画像を文書生成装置１の画像読取部６で読み込んで、ＱＲコードの画像データを文書管理装置２に転送し、その文書管理装置２のバーコード解析部１２でデコード処理することにより、文書廃棄履歴情報を文書管理装置２に取り込むことができる。そして、文書管理装置２に既に登録されている文書生成情報の文書ＩＤと、新たに取り込んだ文書廃棄履歴情報の文書ＩＤを関連付けることにより、図８に示すように文書の生成から廃棄までを管理できるようになる。

また、文書廃棄履歴情報を文書管理装置２に取り込む方法として、文書廃棄履歴情報がＱＲコードとして印刷された紙（原稿）の画像を読み込む以外にも、例えば、着脱可能な可搬型の記憶媒体（例えばＵＳＢメモリーなど）に文書廃棄履歴情報を記録し、この記録媒体を用いて文書廃棄装置３から文書管理装置２に文書廃棄履歴情報を転記してもよい。

また、上記実施形態においては、文書生成装置１で生成された文書で文書生成情報を格納するＱＲコードを文書に印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、文書生成情報をラベルの貼り付けなどによって文書に付加するものとしてもよい。

また、上記実施形態においては、文書廃棄装置をシュレッダーとして説明したが、本発明はこれに限らず、廃棄装置としては文書を焼却・溶融などさせるものでもよく、また廃棄ボックスに文書を搬送することで廃棄するものでもよい。

また、文書生成装置１で文書に付加される文書生成情報は、上述したＱＲコードのように廃棄される文書に直接記録されている場合で説明したが、廃棄する文書とは別の文書・ＩＣカードなどにその生成情報を記録しておき、これを読み取ったり、この情報を直接に文書廃棄装置３に入力したりしてもよい。

また、上記実施形態においては、廃棄処理を行う記録媒体を文書として説明したが、本発明はこれに限らず、機密情報が記録されたＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、ＩＣカード等の記録媒体を廃棄するものでもよい。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。 文書生成装置の構成例を示すブロック図である。 文書管理装置の構成例を示すブロック図である。 文書廃棄装置の機構例を示す概略図である。 文書トレイ部を上方から見た図である。 文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。 文書の作成例を説明する図である。 文書管理テーブルの一例を示す図である。 文書廃棄装置の処理手順を示すフローチャートである。 ユーザー情報テーブルの一例を示す図である。 文書廃棄管理テーブルの一例を示す図である。 文書廃棄履歴情報の一例を示す図である。

符号の説明

１…文書生成装置、２…文書管理装置、３…文書廃棄装置、４…ネットワーク

Claims (5)

1. 記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段を備えた廃棄装置であって、
   前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する取得手段と、
   時間を計測する時計手段と、
   記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報を記憶する記憶手段と、
   前記取得手段で取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、前記保管期間特定情報から記録媒体の保管期間を抽出する抽出手段と、
   前記取得手段で取得した前記生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記抽出手段で抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と
   を備えたことを特徴とする廃棄装置。
2. 前記記録媒体の前記廃棄処理手段への挿入を規制する規制手段を設け、
   前記廃棄処理制御手段は、前記規制手段の動作を制御することにより、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する
   こと特徴とする請求項１に記載の廃棄装置。
3. 前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段を備えた
   ことを特徴とする請求項１に記載の廃棄装置。
4. 記録媒体の生成時間情報を含む生成情報を付加して記録媒体を生成する生成装置と、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄装置と、前記記録媒体の廃棄管理を行う管理装置とを備えた廃棄システムであって、
   前記廃棄装置は、
   前記記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と、
   前記記録媒体に付加された前記生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する取得手段と、
   時間を計測する時計手段と、
   記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報を記憶する記憶手段と、
   前記取得手段で取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、前記保管期間特定情報から記録媒体の保管期間を抽出する抽出手段と、
   前記取得手段で取得した生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記抽出手段で抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と、
   前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段と
   を有し、
   前記管理装置は、前記廃棄装置の出力手段によって出力された前記廃棄履歴情報を読み取るとともに、前記読み取った廃棄履歴情報を、前記生成装置によって前記記録媒体に付加された前記生成情報と関連付けて管理する
   ことを特徴とする廃棄システム。
5. 記録媒体の廃棄を行う廃棄装置によって実行される廃棄方法であって、
   前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報、文書種類情報及び金額情報を取得する第１のステップと、
   時間を計測する時計手段から時間情報を取得する第２のステップと、
   前記廃棄装置の記憶手段に記憶され、記録媒体の保管期間を記録媒体の文書種類情報及び金額情報ごとに特定する保管期間特定情報から、前記第１のステップで取得した文書種類情報及び金額情報を用いて、記録媒体の保管期間を抽出する第３のステップと、
   前記第１のステップで取得した前記生成時間情報と、第２のステップで取得した前記時間情報と、前記第３のステップで抽出した記録媒体の保管期間とに基づいて、前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する第４のステップと
   を有することを特徴とする廃棄方法。

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