JP2006102572A - 誤裁断防止機能を備えた文書管理システム及び文書管理システムにおける誤裁断防止方法 - Google Patents

Abstract

【課題】必要な文書が誤って廃棄されることを防止する機能を備えた裁断機を提供することにある。
【解決手段】重要な文書５０にはＩＣタグ５１によりＩＤを付与する。裁断機１０に文書５０が投入されると、ＩＤ検出手段１３はＩＤを読み取り、文書管理サーバ２０に送信する。記憶装置２３でＩＤと該当文書情報の関連付けを行い、廃棄可情報の有無を取得する。廃棄可情報が無い場合は、裁断機停止命令を送信して裁断手段１６を停止し、その旨のメッセージを表示手段１５に表示する。廃棄可情報が有る場合は、そのまま裁断し、廃棄した文書のＩＤに対して廃棄済情報を文書管理サーバへ送信する。これにより、後日、廃棄すべき文書が廃棄されていることが確認できる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、裁断機と連携して動作する文書管理システムに関し、特に文書の誤裁断防止機能を備えた文書管理システム、及び文書管理システムにおける誤裁断防止方法に関する。

文書を登録し、そのライフサイクルを管理する文書管理システムにおいては、ライフサイクルの最終段階である文書の廃棄も管理する必要がある。文書を完全に廃棄するために裁断機による廃棄が実施されているが、それが廃棄すべき文書であるかどうかは文書管理システムに照会して確認する必要があり、この確認が不十分であるためにしばしば誤裁断が発生していた。

文書の誤裁断を防止する方法としては、特許文献１または特許文献２に記載されたような、文書管理システムと連携する裁断機にスキャニング等により文書記載情報を取得する機能を設け、取得した内容を文書管理システムに照会して必要な文書ならば裁断を中止する、または記載内容を電子的に保管することで実質的に誤裁断を無くすという、管理方法が提案されている。

特開２０００−４２４４０号公報 特開２００３−６２４７６号公報

上記従来の方法においては、次のような問題がある。

まず、文書に記載された内容をスキャンして廃棄可否を判断するため文書を一枚ずつ裁断する必要があり、裁断に手間と時間がかかるという問題があった。さらに読み取った内容で廃棄可否を判断するため、例えば原本は廃棄不可でもコピーは廃棄可能、あるいは積極的に廃棄すべき文書の場合、区別することができず一律に廃棄不可とされてしまう問題があった。さらに読み取った内容を記憶したり、文書管理システムに送信したりするために、情報漏洩の危険性が増加するという問題があった。またさらに、紙文書以外の記憶媒体を裁断する場合、内容を読み取ることができないので廃棄可否の判断ができないという問題があった。

本発明の目的は、裁断機と連携する文書管理システムにおいて上記課題を解決し、廃棄すべき文書の確認が容易でかつ情報漏洩の危険が無い誤裁断防止機能を備えた文書管理システムとその誤裁断防止方法を提供することにある。

本発明の他の目的は、裁断機と連携する文書管理システムにおいて、廃棄可能な文書が廃棄されたことを確認できる、誤裁断防止機能を備えた文書管理システムを提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明の誤裁断防止機能を備えた文書管理システムは以下のような構成を備える。

本発明の文書管理システムは、サーバに文書の内容とライフサイクルを管理するためのデータベースを備え、ネットワークを介してクライアントから文書登録や情報の更新を受付ける通常の文書管理システムを想定している。このデータベースには通常の文書管理情報に加えて、紙や他の記録媒体に出力した文書に付与したＩＤ情報を備える。本発明の文書管理システムは、登録した文書を出力する際にＩＤを発行する機能を備え、その情報を出力媒体に付与したＩＣタグのような記録媒体に格納する。あるいは予め出力媒体に付与した記録媒体に格納されているＩＤを文書出力の際に読み取ってデータベースに格納する機能を備えても良い。またあるいはＩＤを媒体にバーコードのような視認可能な情報として印刷しても良い。このＩＤ発行機能は全ての登録文書に対して発行する方式としても、重要と設定した文書のみに発行する方式としても良い。

本発明の文書管理システムは、ネットワークを介して裁断機と情報を送受信する機能を備える。本発明の文書管理システムと連携する裁断機は、上記出力媒体からＩＤ情報を取得する機能を備える。このＩＤ情報を取得する機能は、文書管理システムで文書ＩＤ格納手段として設定した媒体を読み取る機能であり、例えば無線ＩＣタグの場合は無線情報を取得する機能であり、バーコードの場合はバーコードを読み取る機能である。本発明の文書管理システムと連携する裁断機は、上記取得したＩＤ情報をネットワークを介して文書管理システムに送信し、文書管理システムから廃棄可否情報を受信する機能と、裁断可情報を受信した場合に裁断機能を起動する機能を備える。文書管理システムは、裁断機から送信されたＩＤ情報をデータベースと照合し、該当文書の廃棄可否情報を裁断機に返信する機能を備える。文書ＩＤ格納媒体として無線ＩＣタグを用いた場合、裁断機は文書ＩＤを１つずつ取得して確認する方式としても、近傍にある全てのＩＤを取得して一括して文書管理システムに送信し、廃棄可否情報をまとめて取得して１つでも廃棄否情報があれば裁断機能を起動しない方式としても良い。さらに裁断機に表示機能を設け、廃棄否文書を識別する情報を表示する方式としても良い。

またさらに、文書管理システムのデータベースに廃棄済情報を備え、文書管理システムに裁断機から送信されたＩＤ情報をデータベースと照合して廃棄可であった場合に廃棄済フラグを立てる、あるいは裁断機に裁断後の文書に付与されていたＩＤを取得して文書管理システムに送信する機能を備え、文書管理システムに裁断後情報を受信して該当文書に廃棄済フラグを立てる機能を備えても良い。

本発明の誤裁断防止方法は、ＩＤを付与した文書を裁断機により廃棄する際、ＩＤ検出手段で検出されたＩＤを文書管理システムに送信して文書管理システムのデータベースと照合し、文書管理システムから返信された廃棄可否情報により裁断機能を起動または停止させることで、文書の誤裁断を未然に防止する。データベースの廃棄可否情報は、以下のように設定される。文書管理データベースのデータ項目には、予め文書管理基準に従って設定された保存年限が有り、定期的にシステム日付と比較することで、保存年限が到来した文書には自動的に廃棄可情報が設定される。永年保存の文書や、保存期間内の文書を意図的に廃棄しようとする場合は、権限を持つ組織の管理者が文書管理サーバにログインし、該当する文書に対して廃棄可情報を強制的に設定することとしても良い。裁断機の検出エリアに文書媒体が入ると、裁断機はＩＤ情報を取得する機能により媒体のＩＤを取得する。裁断機は取得したＩＤを文書管理サーバに送信し、サーバは文書管理データベースで管理している廃棄可否情報とＩＤを照合する。廃棄否情報に該当した場合、サーバは起動不可または停止命令を裁断機に送信し、裁断機を停止する。裁断機に表示装置を備える場合、サーバはメッセージ情報も合わせて送信し、表示装置にメッセージを表示することで、使用者に廃棄すべきでは無い文書が混入していることを通知する。廃棄可情報に該当した場合は、サーバは裁断機に起動可能または裁断続行命令を送信し、裁断機は文書を裁断する。

文書管理データベースに廃棄情報を備えた場合、サーバは廃棄可であった該当ＩＤに対して廃棄済情報を登録する。これにより、後日その文書が廃棄されたのか紛失したのかを文書管理システムで確認することが可能となる。

出力文書へのＩＤ発行方法は、予め文書管理サーバに複数パターンのＩＣタグのＩＤを登録しておき、ＩＤ発行の過程で異なるパターンのＩＣタグを使い分けることで達成できる。出力文書に物理的にＩＤタグを付与する手段としては、ＩＣチップの付いたステイプル針やクリップ、シール、スタンプ等で良い。

以上本発明によれば、出力文書に付与したＩＤ情報を無線等の手段により裁断機で取得して文書管理システムと送受信し、裁断可否を判断するので、確実に誤裁断を防止することが可能となる。さらに従来技術の問題であった文書を一枚ずつ裁断する必要がなく、またコピー文書にはＩＤを付けないことで原本の区別が可能となり、文書管理システムに送信するのはＩＤのみということで情報漏洩の危険性が少ないという効果がある。また紙文書以外の記憶媒体にもＩＤを格納した媒体を付与することで、紙文書と同様に廃棄可否を判断することが可能となる。

またさらに以上本発明によれば、文書管理データベースに廃棄済情報を設け、裁断機で取得したＩＤ情報に対応する文書を廃棄済として登録することで、文書を廃棄したということを確認することが可能となる。

以下、本発明の実施の一形態を図を用いて詳細に説明する。

図１は、本発明に係る誤裁断防止機能を備えた文書管理システムの構成を示すブロック図である。図１において、１０は裁断機、２０は文書管理サーバ、５０は識別情報であるＩＤを付与した出力文書である。裁断機１０はネットワーク６０を介して文書管理サーバ２０と情報を送受信する。ネットワーク６０は無線の形態でも良い。

裁断機１０は、裁断機に文書を投入する投入口１１、文書管理サーバ２０との通信手段１２、ＩＤ検出手段１３、送受信情報を処理する処理手段１４、メッセージを表示する表示手段１５、文書を裁断する裁断手段１６を備える。表示手段１５は画面手段の他に音声出力手段を備えても良く、メッセージと共に警告音を発して使用者の注意を促しても良い。

文書管理サーバ２０は、裁断機１０との通信手段２１、情報処理手段２２、文書管理データベース２３、ＩＤ登録手段３０を備える。ＩＤ登録手段３０は、予め文書管理サーバ２０に複数パターンのＩＣタグのＩＤを登録しておき、ＩＤ付与の過程で異なるパターンのＩＣタグを使い分けることで達成する。

文書管理データベース２３の構成の一例を図３に示す。文書管理データベース２３は少なくともＩＤ識別情報２４と廃棄可情報２５を備え、必要に応じて保存年限２６、対応するメッセージ２７、作成者情報３０２、作成日時３０３、等を備える。廃棄可情報２５の初期値を否とし、文書管理システムで自動的に設定した文書作成年月日３１２と、予め文書管理基準に従って設定された保存年限２６と、システム日付とを定期的に比較することで、保存期間が終了した文書を自動的に廃棄可と設定することができる。さらに文書の廃棄済みを確認する機能を持たせる場合は、文書管理データベース２３に廃棄済情報３０４を備える。

出力文書５０にはＩＣタグ５１を付与する。プリンタ等に備えたＩＤ付与手段４０により、文書管理データベース２３の文書情報と対応付けたＩＤ識別情報２４を格納したＩＣタグ５１を出力文書５０にステイプル留め、タグ貼付等の方法で出力時に付与する。金属製ステイプル針をＩＣタグ５１の保持担体とする場合、針部分をＩＣタグ５１の無線アンテナとして利用することが可能である。

次に図２のフローチャートにより本発明の誤裁断防止機能を備えた文書管理システムによる誤裁断防止方法を説明する。

まず、使用者は、廃棄しようとする文書５０を裁断機１０の投入口１１付近に設置する（ステップ１００）。ＩＤ検出手段１３はＩＣタグ５１からＩＤを読み取り、ネットワーク６０を介して文書管理サーバ２０へ送信する（ステップ１０１）。文書管理サーバ２０の処理手段２２は、受け取ったＩＤとデータベース２３に保存されている該当文書情報とを照合し（ステップ１０２）、廃棄可情報の有無を取得する（ステップ１０３）。廃棄可情報が有る場合（ステップ１０４）は、裁断機１０に停止命令と使用者にその旨を通知するメッセージを送信する（ステップ１０５）。裁断機１０の裁断手段１６は裁断動作を停止し、表示手段１５は送信されたメッセージを表示する（ステップ１０６）。廃棄可情報が有る場合は、裁断機１０に続行命令を送信する（ステップ１０８）。裁断機１０の裁断手段１６は文書を裁断し、廃棄した文書のＩＤに対する廃棄済情報を文書管理サーバ２０へ送信する（ステップ１０９）。文書管理サーバ２０は廃棄済情報を受取り、データベース２３に格納する（ステップ１１０）。

本発明の誤裁断防止機能を備えた文書管理システムの構成を示すブロック図である。 本発明の誤裁断防止処理手順及び廃棄確認情報設定手順を示すフローチャートである。 本発明の文書管理システムの備える文書管理データベースの構成の一例である。

符号の説明

１０…裁断機、２０…文書管理サーバ、２３…文書管理データベース、４０Ｉ…Ｄ付与手段、５０…出力文書、５１…ＩＣタグ、６０…ネットワーク。

Claims (3)

1. 文書の管理情報を格納する文書管理データベースと文書管理サーバからなり裁断機と情報を送受信する文書管理システムにおいて、文書管理サーバに文書を出力した媒体に識別情報を付与する機能と前記文書管理データベースから前記識別情報に対応する文書の廃棄可否情報を取得する機能と取得した廃棄可否情報を裁断機に送信する機能を備え、上記文書管理データベースに該識別情報と文書に対応する廃棄可否情報を備え、裁断機に前記文書を出力した媒体に付与した識別情報を取得する機能と識別情報を文書管理サーバに送信する機能と取得した廃棄可否情報に対応して裁断を起動または停止する機能を備えたことを特徴とする、誤裁断防止機能を備えた文書管理システム。
2. 文書の管理情報を格納する文書管理データベースと文書管理サーバからなり裁断機と情報を送受信する文書管理システムにおいて、文書管理サーバに文書を出力した媒体に予め識別情報を付与し、上記文書管理データベースに該識別情報と文書に対応する廃棄可否情報を設定し、裁断機に備えた前記文書を出力した媒体に付与した識別情報を取得する機能により媒体の識別情報を取得し、裁断機に備えた送信機能により文書管理サーバに識別情報を送信し、文書管理サーバが前記文書管理データベースから前記識別情報に対応する文書の廃棄可否情報を取得して裁断機に送信し、裁断機に備えた廃棄可否情報対応して裁断を起動または停止する機能により前記送信された廃棄可否情報に応じて裁断を起動または停止することを特徴とする、文書管理システムにおける誤裁断防止方法。
3. 請求項１に記載の誤裁断防止機能を備えた文書管理システムにおいて、上記文書管理データベースに廃棄済情報を備え、文書管理サーバに上記裁断機から送信された識別情報を上記文書管理データベースと照合して廃棄可であった場合に廃棄済情報を設定する機能を備えたことを特徴とする、誤裁断防止機能を備えた文書管理システム。
   

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