JP4984555B2 - 文書廃棄装置 - Google Patents

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Description

本発明は、文書を管理する際に適用して好適な文書廃棄装置に関する。
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。
経理関係の機密文書(請求書、領収書、精算書等)には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、廃棄の記録を保存したり、廃棄に先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。
大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の廃棄記録を1件ずつ記録したり、保管期間を1件ずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。
下記特許文献1には、書類を読み取る画像読取手段と、読み取った画像データを記憶する画像記憶手段と、記憶された画像データを保存する画像データ保存手段と、書類が画像データとして保存された後に当該書類を裁断する裁断手段とを有するシュレッダ機能付スキャナ装置が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。
特開2002−368966号公報
しかしながら、上記従来の技術を利用したとしても機密文書を破棄する際の確認作業に必要な機器は高価であり、多大な作業時間を要する。
本発明に係る文書廃棄装置は、文書の廃棄を行う廃棄処理手段と、廃棄の対象となる文書が載置される文書載置手段と、文書に付された特定情報の読み取りを行う特定情報読取手段と、特定情報読取手段の読み取り結果に応じて廃棄処理手段を動作させる制御手段と、を備え、特定情報読取手段は、文書載置手段上の文書の有無を検知する文書検知手段を兼ねるものである。また、本発明に係る文書廃棄装置は、特定情報読取手段による特定情報の読み取りが行われたことをもって文書載置手段上に文書が有ると判断するものである。また、本発明に係る文書廃棄装置は、さらに特定情報の読み取り動作を間欠的に行うものである。また、本発明に係る文書廃棄装置は、さらに文書載置手段上に文書が有ると判断した場合に特定情報の読み取り動作を連続的に行うものである。
本発明に係る文書廃棄装置によれば、特定情報読取手段が文書載置手段上の文書の有無を検知する文書検知手段を兼ねるものとし、特定情報読取手段による特定情報の読み取りが行われたことをもって文書載置手段上に文書が有ると判断することができるので、文書載置手段で文書の有無を判定する専用の手段を必要とせず、また、文書を載置したことを示す操作を行う必要が無いため、安価で、操作時間を削減した文書廃棄装置を実現することができる。
以下、図1乃至図10を用いて、本発明の形態に係る文書廃棄装置の構成例の説明を行う。
図1は本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の構成を示すブロック図である。文書廃棄装置3は、操作パネル31と、文書搬送手段21,22と、文書検知手段を兼ねる特定情報読取手段25,26と、廃棄処理手段24と、バーコードリーダー32と、制御手段36と、ネットワークインタフェース37とを備えている。
操作パネル31は、文書廃棄装置3を使用するユーザによって操作されるものである。操作パネル31は、例えば、操作用のボタンと、文書廃棄装置3の動作状態や操作用のガイダンス(案内メッセージ)を含む各種のメッセージを表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。
バーコードリーダー32は、文書に印刷によって付加されたバーコードを読み取り光学系(後述)を用いて光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報(データ)を出力するものである。
制御手段36は、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この制御手段36は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、文書搬送手段21,22、特定情報読取手段(兼・文書検知手段)25,26、バーコードリーダー32、廃棄処理手段24の各処理動作を制御する。
ネットワークインタフェース37は、文書廃棄装置3がネットワーク4上で他の装置(文書生成装置1、文書管理装置2を含む)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース37を用いたデータの送受信は、制御手段36によって制御される。
図2は文書廃棄装置の一例を示す構成図である。この文書廃棄装置3は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部17と、文書搬送手段21,22と、インサートセンサ18と、バーコードリーダーの読み取り光学系19と、ストッパー20と、パスセンサ23と、廃棄処理手段24とを備えている。このうち、読み取り光学系19は、特定情報読取手段を構成するエリアセンサ25とレンズ26を用いて構成されている。
文書トレイ部17は、廃棄の対象となる文書が載置される部分(文書載置手段)である。文書トレイ部17は、ストッパー20に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部17の奥側(低位側)は、上述したインサートセンサ18や読み取り光学系19、ストッパー20、文書搬送手段21とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。
インサートセンサ18は、文書トレイ部17上の文書の有無や、文書トレイ部17に載置された文書が所定の読み取り位置まで差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ18は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ18のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。
バーコードリーダーの読み取り光学系19は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、特定情報読取手段を構成するレンズ26を介してエリアセンサ25で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ25に取り込む構成となっている。ここでは、文書に付された特定情報の一例として、当該特定情報がバーコードに収納された情報である場合を想定している。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書IDを情報の1つとして含むバーコードが記録される部分をいい、その位置(領域)は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。
ストッパー20は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ18と文書搬送手段21との間に設けられている。ストッパー20は、文書搬送手段21,22によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー20を閉じた状態では、文書トレイ部17から文書搬送手段21に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー20が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー20に突き当たる。これに対して、ストッパー20を開いた状態では、文書トレイ17から文書搬送手段21に至る文書の通路から退避するように、ストッパー20が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端が文書搬送手段21のニップ部分に突き当たる。
図3は本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の構成図である。この文書廃棄装置は、特定情報読取手段25,26が文書検知手段(文書トレイ部17上の文書の有無を検知する手段)を兼ねることから、上記図2に示す文書廃棄装置に独立して備わっていたインサートセンサ18を備えていない。その他の構成については、上記図2に示す文書廃棄装置と共通であるため、詳しい説明は省略する。
図4は文書廃棄装置と文書生成装置と文書管理装置とをネットワーク接続した文書管理システムの一例の構成図である。図示した文書管理システムは、文書生成装置1と、文書管理装置2と、文書廃棄装置3とを用いて構成されている。文書生成装置1、文書管理装置2及び文書廃棄装置3は、それぞれ共通のネットワーク4に接続されている。文書生成装置1は、文書IDが付加された文書(紙文書)を生成するものである。文書管理装置2は、文書生成装置1によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置3は、文書生成装置1によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク4は、例えば、LAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。
図5は文書生成装置の一例を示すブロック図である。文書生成装置1は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機(多機能型複写機)などを用いて構成されるものである。この文書生成装置1は、操作パネル5と、画像読取部6と、画像処理部7と、画像出力部8、文書生成制御部9と、ネットワークインタフェース10とを用いて構成されている。
操作パネル5は、文書生成装置1を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなるものである。操作パネル5は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。
画像読取部6は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部6では、透明な原稿台(プラテンガラス)にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ(CCDセンサ等)の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ(スキャンデータ)を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
画像処理部7は、画像読取部6で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理(例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理)を施すものである。
画像出力部8は、画像読取部6で読み取られかつ画像処理部7で画像処理された画像データを用紙等の文書に印刷出力するものである。この画像出力部8は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
文書生成制御部9は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部9は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル5、画像読取部6、画像処理部7及び画像出力部8の各処理動作を制御する。
図6は文書管理装置の一例を示すブロック図である。文書管理装置2は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置2は、ユーザインタフェース部(UI部)11と、バーコード解析部12と、検索部13と、データベース部14と、文書管理制御部15と、ネットワークインタフェース16とを用いて構成されている。
ユーザインタフェース部11は、文書管理装置2を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースである。このユーザインタフェース部11は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。
バーコード解析部12は、画像データ(スキャンデータ)に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部12が解析するバーコードは、文書生成装置1でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書IDを含む情報となる。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書IDの他に、種々の情報やデータを1つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているQRコード(登録商標)を用いることとする。
検索部13は、データベース部14に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部14は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部14は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。
文書管理制御部15は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄装置3は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザインタフェース部11、バーコード解析部12、検索部13及びデータベース部14の各処理動作を制御する。
ネットワークインタフェース16は、文書管理装置2がネットワーク4上で他の装置(文書生成装置1、文書廃棄装置3を含む)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース16を用いたデータの送受信は、文書管理制御部15によって制御される。
図7は特定情報を記録した文書の一例を示す図である。上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法を例に説明する。まず、文書は、1つずつ固有の文書IDを割り当てて文書生成装置1により生成されるものである。文書IDは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。
まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ(電子データ)を文書生成装置1に入力し、その文書データを画像出力部8で用紙に印刷出力することにより、例えば図7(A)に示すように支払申請書38の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置2で作成し、この文書管理装置2からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバ装置で作成し、このサーバ装置からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよい。
こうして文書生成装置1で生成される支払申請書38のコーナー部分には、当該支払申請書38に割り当てられた文書IDを情報の1つとして含むQRコード39が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置1で生成される支払申請書38は、「文書IDが付加された文書」に相当するものとなる。また、支払申請書38の台紙には領収書を貼付するための領域40が設けられている。このため、申請者は、図7(B)に示すように、支払申請書38の台紙に領収書41を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印(捺印)を行うことにより、支払申請書38の原本を作成する。
こうして支払申請書38を作成したら、この支払申請書38を文書生成装置1の原稿台にセットして、支払申請書38の画像を画像読取部6で読み取る。もしくは、生成情報を文書生成装置1から文書管理装置2にネットワーク4を介して送られ、データとして登録される。そうすると、画像読取部6で読み取られた支払申請書38の画像データは、ネットワーク4を経由して文書管理装置2に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書38の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。
一方、文書生成装置1から支払申請書38の画像データ(スキャンデータ)を受け取った文書管理装置2では、その画像データをデータベース部14に蓄積するとともに、その画像データに含まれるQRコードの画像をバーコード解析部12で解析することにより、当該支払申請書38に割り当てられた文書IDのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書IDは、文書管理制御部15によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部14内に作成されるものである。
図8は文書管理装置で管理するデータテーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書IDと、文書生成日と、文書保管期間と、文書廃棄日が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書IDは、バーコード解析部12でQRコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置2又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置2自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、文書生成装置1が支払申請書38等の文書から読み取った画像データを、文書管理装置2宛に送信した日を文書生成日として登録するものとする。
文書保管期間は、文書の保管期間を日にちで示すものである。文書管理テーブルに文書IDが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。
また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書38に印刷したQRコードの中に、文書IDの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、バーコード解析部12のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書38の文書保管期間を6年間で指定する情報をQRコードに収納することにより、支払申請書38の生成日から起算して6年目の日にちを文書保管期間に設定することが可能である。また、これ以外にも、支払申請書38に貼付する領収書の領収金額を示す情報をQRコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。さらに、文書管理装置2が備えるユーザインタフェース部11を用いて、ユーザの手入力(マニュアル操作)で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。
文書廃棄日は、文書が廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置3によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置3から文書管理装置2に対して、文書の廃棄を行った文書の文書IDを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知(以下、「廃棄完了通知」とも記す)があった日にちで登録される。
なお、文書管理テーブルの登録項目に含まれる文書生成日、文書保管期間及び文書廃棄日については、それぞれ日時で登録することも可能である。また、より好ましくは、文書生成装置1で文書の生成を行ったユーザのユーザIDを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置3で文書の廃棄を行ったユーザのユーザIDを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザのID情報は、既存のユーザ認証技術(例えば、ICカードを用いたユーザ認証技術)を利用して取得することが可能である。
図9は第1実施形態における文書廃棄装置の処理を説明するフローチャートである。まず、ユーザーは廃棄の対象となる文書を文書廃棄装置3の文書トレイ部17上に載せる。このとき、文書廃棄装置3の制御手段36は、QRコードセンサの状態を監視しており、文書の存在を検出するとQRコードの読み取りを行う。(ステップS11,S12)ここで記述するQRコードセンサは、特定情報読取手段の一構成要素であるエリアセンサ25のことである。ステップS11では、QRコードセンサの出力値が所定の振れ幅以上に変動した場合に文書トレイ部17に文書が有ると判断(Yesと判断)し、ステップS12に進む。
次いで、文書廃棄装置3の制御手段36は、特定情報読取手段25,26がQRコードの読み取りに成功したかどうかを判断する。(ステップS13)QRコードの読み取りに成功した場合(ステップS13がYesの場合)はこのQRコードに含まれる文書IDを指定して、当該文書IDで特定される文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを行う。(ステップS14)
その問い合わせに対する回答を受け、文書の破棄を許可するものであるか否かを判断し(ステップS15)、文書の破棄を許可するものである場合には、廃棄許可が得られた旨のガイダンスを表示し(ステップS16)、文書の廃棄処理を行い(ステップS17)、さらに文書の廃棄処理を行った旨のガイダンスを表示する(ステップS18)。文書の廃棄が許可された場合のガイダンスの例としては「この文書は廃棄を許可されていますので、自動搬送によって廃棄します」などが考えられる。
一方、上記ステップS13において、QRコードの読み取りに失敗した場合は、予め用意された読み取り不可のメッセージを表示する。(ステップS19)読み取り不可のガイダンスの一例としては「コード読み取りエラーが発生しました。この文書は廃棄せずに排出します。」などが考えられる。また、上記ステップS15において文書の廃棄許可が得られなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを表示する。(ステップS20)廃棄不許可のガイダンスの一例としては、「この文書の廃棄は禁止されています。そのまま排出します。」などが考えられる。
図10は第2実施形態における文書廃棄装置の処理を説明するフローチャートである。まず、ユーザーは廃棄の対象となる文書を文書廃棄装置3の文書トレイ部17上に載せる。このとき、文書廃棄装置3の制御手段36は、QRコードセンサの状態を監視しており、文書の存在を検出するとQRコードの読み取りを行う。(ステップS31,S32)ただし、実施形態ではQRコードセンサの検出を所定の間隔の間欠動作をさせている。そして文書の存在を検出するとQRの読み取り動作は間欠動作ではなく連続動作を行う。ここで記述するQRコードセンサは、特定情報読取手段の一構成要素であるエリアセンサ25のことである。ステップS31は、QRコードセンサの出力値が所定の振れ幅以上に変動した場合に文書トレイ部17に文書が有ると判断(Yesと判断)し、ステップS32に進む。
次いで、文書廃棄装置3の制御手段36は、特定情報検出手段25,26がQRコードの読み取りに成功したかどうかを判断する。(ステップS33)QRコードの読み取りに成功した場合(ステップ33がYesの場合)はこのQRコードに含まれる文書IDを指定して、当該文書IDで特定される文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを行う。(ステップS35)
その問い合わせに対する回答を受け、文書の破棄を許可するものであるか否かを判断し(ステップS36)、文書の破棄を許可するものである場合には、廃棄許可が得られた旨のガイダンスを表示し(ステップS37)、文書の廃棄処理を行い(ステップS38)、さらに文書の廃棄処理を行った旨のガイダンスを表示する(ステップS39)。文書の廃棄が許可された場合のガイダンスの例としては「この文書は廃棄を許可されていますので、自動搬送によって廃棄します」などが考えられる。
一方、上記ステップS33において、QRコードの読み取りに失敗した場合は、QRコードの読み取り動作を所定の回数再試行する。これは、QRコードセンサでの文書の有り無しの検知が間欠動作で行われていることにより、特に初回のQRコード読み取り時の精度が保てない場合に備えるものである。そして、上記ステップS34においてQRコードの読み取りを所定の回数行っても読み取りに成功しなかった場合は、読み取り不可と判断し(ステップS34)、予め用意された読み取り不可のメッセージを表示する。(ステップS40)読み取り不可のガイダンスの一例としては「コード読み取りエラーが発生しました。この文書は廃棄せずに排出します。」などが考えられる。また、上記ステップS36において文書の廃棄許可が得られなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを表示する。(ステップS41)廃棄不許可のガイダンスの一例としては、「この文書の廃棄は禁止されています。そのまま排出します。」などが考えられる。
以上のように、本発明に係る文書廃棄装置では、特定情報読取手段25,26による特定情報の読み取りが行われたことをもって文書載置手段上に文書が有ると判断することができるので、文書載置手段で文書の有無を判定する専用の手段を必要とせず、また、文書を載置したことを示す操作を行う必要が無いため、安価で操作性のよい文書廃棄装置を実現することができる。
本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の構成を示すブロック図である。 文書廃棄装置の一例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る文書廃棄装置の構成図である。 文書廃棄装置と文書生成装置と文書管理装置とをネットワーク接続した文書管理システムの構成図である。 文書生成装置の一例を示すブロック図である。 文書管理装置の一例を示すブロック図である。 特定情報を記録した文書の一例を示す図である。 文書管理装置で管理するデータ構成の一例を示す図である。 第1実施形態における文書廃棄装置の処理を説明するフローチャートである。 第2実施形態における文書廃棄装置の処理を説明するフローチャートである。
符号の説明
文書廃棄装置3、17…文書トレイ部、24…廃棄処理手段、25,26…特定情報読取手段、36…制御手段

Claims (3)

  1. 文書の廃棄を行う廃棄処理手段と、
    前記廃棄の対象となる文書が載置される文書載置手段と、
    前記文書載置手段上の文書の有無を検知して、前記文書に付された特定情報の読み取りを行う特定情報読取手段と、
    前期特定情報読取手段の読み取り結果に応じて前記廃棄処理手段を動作させる制御手段と、
    を備え、
    前記特定情報読取手段は、当該特定情報読取手段のセンサの出力値が所定の振れ幅以上に変動した場合に、前記文書載置手段に文書が有ると判断する判断手段を有し、
    前記判断手段により前記文書載置手段に文書が有ると判断した場合に、前記特定情報の読み取りを行う
    ことを特徴とする文書廃棄装置。
  2. 前記特定情報読取手段は、前記特定情報の読み取り動作を間欠的に行う
    ことを特徴とする請求項記載の文書廃棄装置。
  3. 前記特定情報読取手段は、前記文書載置手段上に文書が有ると判断した場合に前記特定情報の読み取り動作を連続的に行う
    ことを特徴とする請求項記載の文書廃棄装置。
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