JP4296188B2 - 文書管理支援システム及び方法、プログラム、並びに文書管理支援装置 - Google Patents
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上記目的を達成するために、請求項5記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書読取装置は、電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力手段と、前記文書を読み取って電子ファイル化する際に、前記入力手段により入力された文書番号を付与して電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成手段とを備え、前記文書管理支援装置は、保存すべき電子ファイルの文書番号、当該電子ファイルの保存場所、当該電子ファイルのファイル名を含む情報が設定された指示ファイルを、前記文書読取装置を含む外部装置または当該文書管理支援装置が備える入力手段から予め取り込む取り込み手段と、前記取り込み手段により取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、前記取り込み手段により前記指示ファイルを取り込んだ際に、当該指示ファイルに設定された前記電子ファイルの保存場所に基づいて、前記文書番号が付与された電子ファイルを保存するための保存用フォルダを所定の形式で作成するフォルダ作成手段と、前記文書読取装置から前記文書番号が付与された電子ファイルを受け取る受け取り手段と、前記受け取り手段により受けとった電子ファイルに付与された文書番号と前記記憶手段に記憶された指示ファイルに設定された文書番号とを照合して前記文書読取装置が文書を読み取って電子ファイル化した際に電子ファイルに付けられたファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致するかを判定する照合手段と、前記電子ファイルのファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致しなかった場合、当該電子ファイルのファイル名を前記指示ファイルに設定されたファイル名に変更し、前記フォルダ作成手段により作成された保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項7記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムの文書管理支援方法において、前記電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力工程と、前記文書を読み取って電子ファイル化する際に、前記入力された文書番号を付与して電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成工程と、保存すべき電子ファイルの文書番号、当該電子ファイルの保存場所、当該電子ファイルのファイル名を含む情報が設定された指示ファイルを、前記文書読取装置を含む外部装置または当該文書管理支援装置が備える入力手段から予め取り込む取り込み工程と、前記取り込んだ指示ファイルを記憶手段に記憶する記憶工程と、前記指示ファイルを取り込んだ際に、当該指示ファイルに設定された前記電子ファイルの保存場所に基づいて、前記文書番号が付与された電子ファイルを保存するための保存用フォルダを所定の形式で作成するフォルダ作成工程と、前記文書読取装置から前記文書番号が付与された電子ファイルを受け取る受け取り工程と、前記受けとった電子ファイルに付与された文書番号と前記記憶手段に記憶された指示ファイルに設定された文書番号とを照合して前記文書読取装置が文書を読み取って電子ファイル化した際に電子ファイルに付けられたファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致するかを判定する照合工程と、前記電子ファイルのファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致しなかった場合、当該電子ファイルのファイル名を前記指示ファイルに設定されたファイル名に変更し、前記作成された保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする。
2 文書読取装置
3,4 クライアントコンピュータ
6 ネットワーク
7,32a 指示ファイルDB
8,32b 受信データ保存領域
9 文書保存領域
22,32 記憶部
24,34 制御部
24a,34a CPU
Claims (10)
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書読取装置は、電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力手段と、
前記入力された文書番号を付与して前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成手段とを備え、
前記文書管理支援装置は、保存すべき電子ファイルの文書番号と当該電子ファイルに付与すべきファイル名が記憶されると共に当該前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを予め取りこむ取り込み手段と、
前記取り込み手段により取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、
前記取り込み手段による前記指示ファイルの取り込み処理に応じて、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するためのそれぞれの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記文書読取装置から前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを受け取る受け取り手段と、
前記電子ファイルに付与された文書番号と前記指示ファイルに設定された文書番号とを照合することにより当該電子ファイルの保存場所を特定すると共に前記電子ファイルに付与すべきファイル名を特定する照合手段と、
前記電子ファイル作成手段により作成され前記受け取り手段により受け取った電子ファイルのファイル名を、前記照合手段により特定されたファイル名に変更し、当該変更された電子ファイルを前記照合手段により特定された既に作成済みの保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする文書管理支援システム。 - 前記指示ファイルには、前記電子ファイルに付与すべき属性情報が記録されており、前記保存手段は、前記指示ファイルを参照して前記文書番号から特定される属性情報を前記電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項1記載の文書管理支援システム。
- 前記属性情報には、前記文書が電子ファイルとして前記保存用フォルダに保存すべき文書か、紙文書として管理すべき文書かの情報が含まれており、前記フォルダ作成手段は、前記取り込んだ指示ファイルに設定された前記情報に基づいて前記保存用フォルダを作成する際に紙文書として管理すべきものがある場合は、当該紙文書の格納場所及び分類に関するプロパティ情報を有する他の電子ファイルを作成することを特徴とする請求項2記載の文書管理支援システム。
- 前記属性情報には、前記文書の保存期間についての情報が含まれており、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を更に備え、当該管理手段は、前記属性情報に設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする請求項2又は3記載の文書管理支援システム。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書読取装置は、電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力手段と、
前記文書を読み取って電子ファイル化する際に、前記入力手段により入力された文書番号を付与して電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成手段とを備え、
前記文書管理支援装置は、保存すべき電子ファイルの文書番号、当該電子ファイルの保存場所、当該電子ファイルのファイル名を含む情報が設定された指示ファイルを、前記文書読取装置を含む外部装置または当該文書管理支援装置が備える入力手段から予め取り込む取り込み手段と、
前記取り込み手段により取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、
前記取り込み手段により前記指示ファイルを取り込んだ際に、当該指示ファイルに設定された前記電子ファイルの保存場所に基づいて、前記文書番号が付与された電子ファイルを保存するための保存用フォルダを所定の形式で作成するフォルダ作成手段と、
前記文書読取装置から前記文書番号が付与された電子ファイルを受け取る受け取り手段と、
前記受け取り手段により受けとった電子ファイルに付与された文書番号と前記記憶手段に記憶された指示ファイルに設定された文書番号とを照合して前記文書読取装置が文書を読み取って電子ファイル化した際に電子ファイルに付けられたファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致するかを判定する照合手段と、
前記電子ファイルのファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致しなかった場合、当該電子ファイルのファイル名を前記指示ファイルに設定されたファイル名に変更し、前記フォルダ作成手段により作成された保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする文書管理支援システム。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムの文書管理支援方法において、
前記文書読取装置で前記電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力工程と、
前記入力された文書番号を付与して前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成工程と、
前記文書管理支援装置で保存すべき電子ファイルの文書番号と当該電子ファイルに付与すべきファイル名が記憶されると共に当該前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを予め取りこむ取り込み工程と、
前記取り込み工程にて取り込んだ指示ファイルを記憶部に記憶する記憶工程と、
前記取り込み工程における前記指示ファイルの取り込み処理に応じて、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するためのそれぞれの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、
前記文書読取装置から前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを受け取る受け取り工程と、
前記受け取った電子ファイルに付与された文書番号と前記指示ファイルに設定された文書番号とを照合することにより当該電子ファイルの保存場所を特定すると共に前記電子ファイルに付与すべきファイル名を特定する照合工程と、
前記電子ファイル作成工程にて作成され前記受け取り工程にて受け取った電子ファイルのファイル名を、前記照合工程にて特定されたファイル名に変更し、当該変更された電子ファイルを前記照合工程にて特定された既に作成済みの保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする文書管理支援方法。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムの文書管理支援方法において、
前記電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力工程と、
前記文書を読み取って電子ファイル化する際に、前記入力された文書番号を付与して電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する電子ファイル作成工程と、
保存すべき電子ファイルの文書番号、当該電子ファイルの保存場所、当該電子ファイルのファイル名を含む情報が設定された指示ファイルを、前記文書読取装置を含む外部装置または当該文書管理支援装置が備える入力手段から予め取り込む取り込み工程と、
前記取り込んだ指示ファイルを記憶手段に記憶する記憶工程と、
前記指示ファイルを取り込んだ際に、当該指示ファイルに設定された前記電子ファイルの保存場所に基づいて、前記文書番号が付与された電子ファイルを保存するための保存用フォルダを所定の形式で作成するフォルダ作成工程と、
前記文書読取装置から前記文書番号が付与された電子ファイルを受け取る受け取り工程と、
前記受けとった電子ファイルに付与された文書番号と前記記憶手段に記憶された指示ファイルに設定された文書番号とを照合して前記文書読取装置が文書を読み取って電子ファイル化した際に電子ファイルに付けられたファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致するかを判定する照合工程と、
前記電子ファイルのファイル名と前記指示ファイルに設定されたファイル名とが一致しなかった場合、当該電子ファイルのファイル名を前記指示ファイルに設定されたファイル名に変更し、前記作成された保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする文書管理支援方法。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムの文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記文書読取装置で前記電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付ける入力ステップと、
前記入力された文書番号を付与して前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを作成する作成ステップと、
前記文書管理支援装置で保存すべき電子ファイルの文書番号と当該電子ファイルに付与すべきファイル名が記憶されると共に当該前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを予め取りこむ取り込みステップと、
前記取り込みステップにて取り込んだ指示ファイルを記憶部に記憶する記憶ステップと、
前記取り込みステップにおける前記指示ファイルの取り込み処理に応じて、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するためのそれぞれの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記文書読取装置から前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを受け取る受け取りステップと、
前記受け取った電子ファイルに付与された文書番号と前記指示ファイルに設定された文書番号とを照合することにより当該電子ファイルの保存場所を特定すると共に前記電子ファイルに付与すべきファイル名を特定する照合ステップと、
前記作成ステップにて作成され前記受け取りステップにて受け取った電子ファイルのファイル名を、前記照合ステップにて特定されたファイル名に変更し、当該変更された電子ファイルを前記照合ステップにて特定された既に作成済みの保存用フォルダに保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。 - 文書を読み取って電子ファイル化し、当該電子ファイル化する文書の電子ファイルに付与する文書番号の入力を受け付け、入力された文書番号を前記電子ファイルに付与する文書読取装置に接続され、前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置であって、
保存すべき電子ファイルの文書番号と当該電子ファイルに付与すべきファイル名が記憶されると共に当該前記電子ファイルの保存場所が設定された指示ファイルを予め取りこむ取り込み手段と、
前記取り込み手段により取り込んだ指示ファイルを記憶する記憶手段と、
前記取り込み手段による前記指示ファイルの取り込み処理に応じて、前記指示ファイルに設定された保存場所に基づいて、前記電子ファイルを保存するためのそれぞれの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記文書読取装置から前記電子ファイル化された文書の電子ファイルを受け取る受け取り手段と、
前記電子ファイルに付与された文書番号と前記指示ファイルに設定された文書番号とを照合することにより当該電子ファイルの保存場所を特定すると共に前記電子ファイルに付与すべきファイル名を特定する照合手段と、
前記受け取り手段により受け取った電子ファイルのファイル名を、前記照合手段により特定されたファイル名に変更し、当該変更された電子ファイルを前記照合手段により特定された既に作成済みの保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする文書管理支援装置。 - 前記文書読取装置と前記文書管理支援装置は一つの装置として構成されていることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の文書管理支援システム。
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JP2006159994A JP4296188B2 (ja) | 2006-06-08 | 2006-06-08 | 文書管理支援システム及び方法、プログラム、並びに文書管理支援装置 |
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JP2006159994A JP4296188B2 (ja) | 2006-06-08 | 2006-06-08 | 文書管理支援システム及び方法、プログラム、並びに文書管理支援装置 |
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JP2002336851A Division JP3833168B2 (ja) | 2002-11-20 | 2002-11-20 | 文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラム |
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JP2006159994A Expired - Lifetime JP4296188B2 (ja) | 2006-06-08 | 2006-06-08 | 文書管理支援システム及び方法、プログラム、並びに文書管理支援装置 |
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