JP5565075B2 - 情報処理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。

紙文書を用いた業務のプロセスや進捗を管理する技術が知られている。例えば特許文献１に記載の技術では、文書テンプレートおよびデータソースに基づく第１のメタデータを埋め込んだ文書データを紙文書として印刷し、印刷後に所定の処理の行われた当該紙文書をスキャンしてスキャン画像を取得すると共に、スキャン時の各種情報を第２のメタデータとして取得し、このスキャン画像からデコードした第１のメタデータおよびスキャン時に取得した第２のメタデータを用いて、業務プロセス管理手段において当該紙文書にかかる業務処理内容を反映させる。

また、特許文献２には、識別情報を基に、印刷物に関する業務の進捗状況を管理する技術が開示されている。特許文献２に記載の技術では、印刷装置は、印刷要求を受け付けると、識別情報が付与された印刷物を作成し、端末装置において、この印刷物に付与された識別情報を読み取り、読み取った識別情報をサーバに送信する。サーバは、識別情報を端末装置から受け付けた場合に、当該識別情報に該当する管理項目を更新する。

特許文献３には、電子的なワークフローで使用される電子文書の印刷結果に対して担当者が記入等を行った場合に、それを読み取って電子的なワークフローに適切に戻すシステムが開示されている。特許文献３に記載のシステムでは、ワークフローで使用される電子文書の印刷時に、その電子文書の印刷結果を読み取った画像の取込先となるワークフローまたはアクティビティを一意に特定できる識別情報を含んだコードを当該電子文書と共に印刷する。そして、その印刷結果を読み取った画像からコードを読み取り、そのコードが示す識別情報によって表されるワークフローまたはアクティビティに対し、印刷結果を読み取った画像を関連付ける。

特開２００７−１７２５８４号公報 特開２００８−２０６０８２号公報 特開２００７−１６４２２４号公報

文書に対して行われ得る作業の手順（ワークフロー）を予め定義しておき、このワークフローに従って文書に対する作業の進捗状況を管理する技術では、予め定義されたワークフローと異なる作業が行われた場合、当該作業を管理できない。一方で、文書に対して行われる作業の手順のすべてを事前に正確に定義しておくことは困難な場合がある。

また、予め定義されたワークフローに従って管理される電子文書を識別情報と共に用紙に印刷し、この紙文書をスキャナで読み取った画像データに含まれる識別情報に従って当該文書が用いられるワークフローを特定する技術において、印刷からスキャンまでの間に紙文書に対して行われた作業を記録および管理することが望まれる場合がある。このためには、例えば、印刷とスキャンとの間に行われる処理を予め定義して当該処理の識別情報をユーザが紙文書に記入し、各処理に対応する識別情報をスキャンした画像データから抽出することが考えられる。一方で、各処理を予め定義しておくことは上述のように困難であり得るし、各処理の識別情報の紙文書への記入および画像データからの抽出において誤りが発生することもあり得る。

本発明は、ワークフローを予め定義しておくことなく、紙文書を読み取った画像データから抽出した情報を用いる場合と比較してより正確に紙文書に対して行われる操作を管理する情報処理装置およびプログラムを提供することを目的とする。

請求項１に係る発明は、電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理手段と、前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理手段で用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出手段と、前記識別情報と、前記抽出手段が抽出した前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付手段と、前記出力処理手段で出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得手段と、前記取得手段が取得した識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付手段と、前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶手段と、帳票が取り得る状態と、該帳票が当該状態にあると評価する評価条件であって、前記電子帳票の内容に応じて決定される前記操作履歴情報に関する条件を含む評価条件と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付手段に関連付けられた識別情報の帳票が該評価条件を満たすか否かを判定し、該評価条件を満たす帳票と該評価条件に関連付けられた状態とを対応づけて表示装置に表示させる処理を行う表示処理手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。

請求項２に係る発明は、電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理手段と、前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理手段で用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出手段と、前記識別情報と、前記抽出手段が抽出した前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付手段と、前記出力処理手段で出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得手段と、前記取得手段が取得した識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付手段と、前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶手段と、前記電子帳票の内容に関する条件と前記操作履歴情報に関する条件との組合せにより表される処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合に実行すべき処理の内容と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付手段および前記操作履歴関連付手段に関連付けられた識別情報の帳票のうち前記処理実行条件を満たすものがある場合に、当該処理実行条件に関連付けられた内容の処理を実行する処理実行手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置である。

請求項３に係る発明は、前記出力処理手段は、さらに、単一の電子帳票を複数の紙媒体へ出力する要求に応じて、前記複数の紙媒体のそれぞれに対応する複数の異なる識別情報を生成し、生成した識別情報のそれぞれと前記複数の紙媒体のそれぞれの内容とを含む帳票情報を出力する処理を行い、前記電子帳票関連付手段は、さらに、前記抽出手段が抽出した前記文字列を、前記複数の紙媒体のそれぞれに対応する複数の識別情報のそれぞれに関連付ける、ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置である。

請求項４に係る発明は、前記出力要求に係る電子帳票において、予め定められた領域に、帳票を用いた業務の流れの定義に基づく個々の業務を識別する文字列が配置され、前記抽出手段は、さらに、前記出力要求に係る電子帳票の前記予め定められた領域から該文字列を抽出し、前記出力処理手段は、前記文字列に基づいて紙媒体を識別する識別情報を生成する、ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置である。

請求項５に係る発明は、前記出力要求に係る電子帳票において、予め定められた領域に当該電子帳票の内容が配置され、前記抽出手段は、さらに、前記出力要求に係る電子帳票の前記予め定められた領域から当該電子帳票の内容を抽出する、ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置である。

請求項６に係る発明は、コンピュータに、電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理ステップと、前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理ステップで用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出ステップと、前記識別情報と、前記抽出するステップで抽出された前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付ステップと、前記出力処理ステップで出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得ステップと、前記取得ステップで取得された識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付ステップと、前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶ステップと、帳票が取り得る状態と、該帳票が当該状態にあると評価する評価条件であって、前記電子帳票の内容に応じて決定される前記操作履歴情報に関する条件を含む評価条件と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付ステップにおいて関連付けられた識別情報の帳票が該評価条件を満たすか否かを判定し、該評価条件を満たす帳票と該評価条件に関連付けられた状態とを対応づけて表示装置に表示させる処理を行う表示処理ステップと、を実行させるためのプログラムである。
請求項７に係る発明は、コンピュータに、電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理ステップと、前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理ステップで用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出ステップと、前記識別情報と、前記抽出するステップで抽出された前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付ステップと、前記出力処理ステップで出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得ステップと、前記取得ステップで取得された識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付ステップと、前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶ステップと、前記電子帳票の内容に関する条件と前記操作履歴情報に関する条件との組合せにより表される処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合に実行すべき処理の内容と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付ステップおよび前記操作履歴関連付ステップにおいて関連付けられた識別情報の帳票のうち前記処理実行条件を満たすものがある場合に、当該処理実行条件に関連付けられた内容の処理を実行する処理実行ステップと、を実行させるためのプログラムである。

請求項１または６に係る発明によると、ワークフローを予め定義しておくことなく、紙文書を読み取った画像データから抽出した情報を用いる場合と比較してより正確に紙文書に対して行われる操作を管理できる。

また、請求項１または６に係る発明によると、電子文書の出力処理にあたって文書情報記憶手段に登録された文書の状態を評価して表示させることができる。

請求項２または７に係る発明によると、電子文書の出力処理にあたって当該電子文書から抽出された情報に関する条件と当該電子文書を印刷した紙文書に対する操作の履歴に関する条件との組合せにより表される処理実行条件が満たされることに応じて、特定の内容の処理を実行することができる。

請求項３に係る発明によると、複数出力した紙文書ごとに当該紙文書に対する操作の履歴を管理できる。

請求項４に係る発明によると、電子文書内に含まれる識別情報を用いて、当該電子文書を印刷した紙文書に対する操作の履歴を管理できる。

請求項５に係る発明によると、電子文書内に含まれる内容を用いて、当該電子文書を印刷した紙文書に対する操作の履歴を管理できる。

サーバの内部構成の概略の例を示すブロック図である。 帳票ＤＢに記憶される帳票スキーマ選択表の例を示す図である。 帳票スキーマの例を示す図である。 帳票情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 操作履歴ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 チェックポイント通過判定情報ＤＢのデータ内容の一部の例を示す図である。 チェックポイント通過判定情報ＤＢのデータ内容の他の一部の例を示す図である。 帳票の状態の表示の態様の例を示す図である。 帳票の印刷要求を受けたサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。 帳票の操作の履歴を登録する場合のサーバの処理の手順の例を示すフローチャートである。 帳票の状態の表示要求を受けたサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。 ワークフローシステムおよびサーバを含むシステムの構成の例を示すブロック図である。 ワークフローシステムが記録する処理の履歴の例を示す図である。 サーバの内部構成の概略の他の例を示すブロック図である。 帳票スキーマの他の例を示す図である。 帳票情報ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。 操作履歴ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。 工程情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 アクション情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 ユーザ情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 ワークフローシステムから印刷対象の帳票データを受信したサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。 サーバのアクション実行部が実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。 サーバの内部構成の概略のさらに他の例を示すブロック図である。 ワークフローシステムが記録する処理の履歴の他の例を示す図である。 帳票情報ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。 操作履歴ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。 アクション情報ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。 ワークフローシステムからＦＡＸ送信用の帳票データを受信したサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。 コンピュータのハードウエア構成の例を示す図である。

＜第１実施形態＞
第１実施形態の例による情報処理装置は、予め設定された形式に従って作成された電子文書を印刷し、この印刷された紙文書が１人以上のユーザに回付されて処理される状況において、当該紙文書に対する操作に関する情報を管理する。以下、文書の形式を定義する雛形ファイルである帳票ファイルを用いて作成された電子文書を印刷した紙文書を管理する場合を例にとり第１実施形態について説明する。なお、以下の説明では、帳票ファイルを用いて作成された電子文書および当該電子文書を印刷した紙文書を「帳票」と呼ぶ。

図１に、第１実施形態の例による情報処理装置の内部構成の概略の例を示す。図１のサーバ１０は、第１実施形態の例の情報処理装置として機能する。サーバ１０は、プリンタ２０に接続される。サーバ１０は、ユーザ情報ＤＢ（データベース）１００、ユーザ認証部１０２、帳票ＤＢ１０４、出力処理部１０６、帳票情報登録部１０８、帳票情報ＤＢ１１０、操作受付部１１２、操作履歴登録部１１４、操作履歴ＤＢ１１６、履歴情報検索部１１８、表示処理部１２０、およびチェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２を備える。

ユーザ情報ＤＢ１００は、帳票を作成および利用する利用者（ユーザ）の情報を記憶する。ユーザ情報ＤＢ１００は、例えば、各ユーザの識別情報であるユーザＩＤと、各ユーザの認証情報（パスワードなど）と、を記憶する。ユーザ情報ＤＢ１００は、さらに、ユーザの氏名、連絡先（住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールアドレスなど）、ユーザが構成する組織におけるユーザ集合（グループ、課、部門など）の識別情報、各ユーザ集合に所属するユーザのユーザＩＤ、および各ユーザの組織における役職などを記憶しておいてよい。以下の説明では、ユーザ情報ＤＢ１００は、各ユーザのユーザＩＤ、パスワード、所属グループ、所属部門、および役職を記憶しているものとする。なお、本例では、ユーザが所属する「グループ」の１以上から１つの「部門」が構成される。また、「役職」は、組織におけるユーザの職務上の役割を表す。ただし、特定の「役職」を持たないユーザも存在し得る。

ユーザ認証部１０２は、サーバ１０の後述の各部の機能を利用する要求を受け付けた場合に、当該要求を行ったユーザの認証を行う。例えば、要求を行ったユーザのユーザＩＤおよびパスワードの入力を受け付け、受け付けたユーザＩＤおよびパスワードの組がユーザ情報ＤＢ１００に登録されたユーザＩＤおよびパスワードの組に一致するか否かを確認することでユーザ認証を行う。ユーザ認証部１０２が認証に成功した場合にのみ、その要求を行ったユーザに対し、サーバ１０の後述の各部の機能の利用を許可する。

帳票ＤＢ１０４は、帳票ファイルと帳票スキーマとを記憶する。帳票ファイルは、帳票の作成の基となる雛形のファイルである。帳票スキーマは、各帳票ファイルのレイアウトを表す情報である。帳票スキーマは、例えば、当該帳票ファイルにおいて、どの領域にどのような情報が配置されるかを記述したものであってよい。帳票スキーマの例の詳細は後述する。帳票ＤＢ１０４は、図２に例示するように、各帳票ファイルの名称である「帳票ファイル名」と、当該帳票ファイルの帳票スキーマの番号である「スキーマ番号」と、を関連付ける帳票スキーマ選択表を記憶する。なお、帳票スキーマ選択表を帳票ＤＢ１０４に記憶しておけば、帳票ファイル自体は帳票ＤＢ１０４に記憶しておかずに、サーバ１０と異なる装置が保持しておいてもよい。

出力処理部１０６は、電子的な帳票を用紙に印刷して紙文書を出力するための処理を行う。この電子的な帳票は、帳票ＤＢ１０４中の帳票ファイルのいずれかに対して情報を書き込むことで生成されたものであるとする。例えば、電子的な帳票の印刷要求をクライアント端末（図示しない）からサーバ１０が受け付けて、当該印刷要求についてユーザ認証部１０２による認証が成功すると、出力処理部１０６は、プリンタ２０に対して、当該印刷要求の対象の帳票の識別情報である帳票ＩＤと当該帳票とを用紙に印刷するよう印刷指示を出す。出力処理部１０６は、帳票ＩＤ付与部１０６０、印刷指示部１０６２、および帳票情報抽出部１０６４を備える。

帳票ＩＤ付与部１０６０は、印刷対象の帳票に対し、帳票ＩＤを生成して付与する。帳票ＩＤは、サーバ１０が管理する帳票のうちで一意な識別情報であればよい。帳票ＩＤ付与部１０６０は、印刷対象の帳票と当該帳票に対して付与した帳票ＩＤとを帳票情報登録部１０８に渡す。

印刷指示部１０６２は、印刷対象の帳票と当該帳票に対して帳票ＩＤ付与部１０６０が付与した帳票ＩＤと、を用紙に印刷することをプリンタ２０に指示する。このとき、本実施形態の例では、印刷指示部１０６２は、帳票ＩＤを機械読み取り可能な符号に変換して印刷するようプリンタ２０に指示する。帳票ＩＤを表す符号の例として、バーコードなどの一次元コードや、ＱＲコードなどの二次元コードが挙げられる。印刷指示部１０６２の指示に従って、プリンタ２０は、帳票ＩＤを表す符号と共に帳票を用紙に印刷した紙文書を出力する。出力処理部１０６は、プリンタ２０により帳票ＩＤと共に帳票を印刷した紙文書を出力させると、その旨を操作履歴登録部１１４に対して通知する。この通知を受けた操作履歴登録部１１４の処理は後述する。

帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４中の帳票スキーマを参照し、印刷対象の帳票から、帳票スキーマで示される情報を抽出する。例えば、帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４に記憶された帳票スキーマ選択表（図２参照）から、印刷対象の帳票のファイル名に対応づけられた帳票スキーマのスキーマ番号を取得する。そして、取得したスキーマ番号の帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４から読み出し、この帳票スキーマで記述されている各領域に配置された情報を当該帳票から抽出する。印刷対象の帳票のデータは、プリンタ２０による印刷処理に適した形式で表されるデータであり、例えばＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ；ページ記述言語）で記述される。帳票情報抽出部１０６４は、例えば、ＰＤＬで記述された帳票のデータを解釈し、この帳票において、帳票スキーマで記述されている各領域に配置された文字列を特定する。そして、特定した文字列を当該領域の情報として抽出する。帳票情報抽出部１０６４は、帳票のデータの各領域から抽出した文字列を、当該帳票の帳票ＩＤと共に帳票情報登録部１０８に渡す。

一具体例として、図２を参照し、印刷対象の帳票のファイル名が「ringisho.doc」であり、対応するスキーマ番号「２」の帳票スキーマとして、図３に例示する情報が読み出されたとする。図３の例の帳票スキーマは、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式で記述されている。図３において、「rectangle」要素は、帳票から文字列（情報）を抽出する矩形領域を表す。「rectangle」要素の「left」，「right」，「top」，「bottom」属性は、それぞれ、矩形領域の左端、右端、上端、下端の座標を表し、「name」属性は矩形領域の名前を表す。図３では、「議案名」、「起案者」、および「回付範囲」とそれぞれ名付けられた３つの矩形領域について記述されている。帳票情報抽出部１０６４は、図３の例の帳票スキーマで記述された３つの矩形領域のそれぞれに含まれる文字列を、印刷対象の帳票のデータから抽出する。また、帳票情報抽出部１０６４は、各矩形領域から抽出した文字列を、当該矩形領域の名前に関連付けて帳票情報登録部１０８に渡す。

帳票情報抽出部１０６４が印刷対象の帳票のデータから抽出する情報は、当該帳票の内容の一部であると言える。以下の説明では、帳票情報抽出部１０６４により帳票のデータから抽出される情報を「帳票情報」と呼ぶ。

再び図１を参照し、帳票情報登録部１０８は、出力処理部１０６の帳票情報抽出部１０６４から帳票ＩＤおよび帳票情報を受け取ると、受け取った帳票ＩＤに関連付けて、受け取った帳票情報を帳票情報ＤＢ１１０に登録する。

帳票情報ＤＢ１１０は、プリンタ２０で印刷される帳票のデータから帳票情報抽出部１０６４が抽出した帳票情報を記憶する。図４に、帳票情報ＤＢ１１０のデータ内容の例を示す。

図４は、図３の例の帳票スキーマを参照して帳票から抽出された情報を登録した場合の例である。図４の例の表では、各帳票の帳票ＩＤに関連付けて、「議案名」、「起案者」、および「回付範囲」の各項目の内容を表す文字列が登録されている。「議案名」、「起案者」、および「回付範囲」の各項目の名前は、帳票スキーマで記述された各矩形領域の名前に対応する（図３参照）。図４の帳票ＩＤ「ＩＤ１」の行を参照すると、当該帳票において、「議案名」の矩形領域に文字列「実験サーバ購入」が記載され、「起案者」の矩形領域に文字列「userA」が記載され、「回付範囲」の矩形領域に文字列「部内」が記載されていたことがわかる。

再び図１を参照し、操作受付部１１２は、出力処理部１０６の処理によりプリンタ２０から出力された紙の帳票（帳票ＩＤの符号と共に帳票の内容が印刷された紙文書）に対する操作に関する情報を受け付ける。本実施形態の例では、紙の帳票は、複数のユーザに回付され、各ユーザにより当該紙の帳票に対して何らかの操作が行われる。この操作の例として、帳票の内容の確認・承認、および帳票への手書き情報の書込みなどが挙げられる。本実施形態の例において、紙の帳票に対して操作を行うユーザは、サーバ１０に接続された読取装置（図示しない）を用いて、紙文書に印刷された帳票ＩＤの符号を読み取りさせる。読取装置としては、帳票ＩＤの符号の形式に応じた装置を用いればよい。例えば、帳票ＩＤがバーコードで印刷されていればバーコードリーダを用い、帳票ＩＤがＱＲコードで印刷されていればＱＲコードリーダを用いればよい。帳票ＩＤの符号の読み取りは、操作の実行の前であってもよいし、後であってもよい。紙の帳票に対する１回の操作につき、１回の帳票ＩＤの読み取りが行われるようにすればよい。操作受付部１１２は、読取装置により読み取られた帳票ＩＤの符号を解釈して帳票ＩＤを認識する。本実施形態の例の操作受付部１１２は、さらに、帳票ＩＤの読み取りを指示したユーザのユーザＩＤ、つまり、紙文書に対して操作を実行した操作者のユーザＩＤを取得する。上記では説明を省略したが、帳票ＩＤの読み取りに先立って、あるいは、帳票ＩＤの読取情報をサーバ１０が受け取ったときに、ユーザ認証部１０２においてユーザ認証が行われる。よって、操作受付部１１２は、ユーザ認証部１０２から操作者のユーザＩＤを取得すればよい。操作受付部１１２は、受け付けた帳票ＩＤおよび操作者のユーザＩＤを操作履歴登録部１１４に渡す。

操作履歴登録部１１４は、帳票に対して実行された操作の履歴を表す情報を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。操作履歴登録部１１４は、例えば、操作受付部１１２が受け付けた帳票ＩＤおよび操作者のユーザＩＤを操作受付部１１２から取得すると、当該帳票ＩＤに関連付けて、当該ユーザＩＤ、当該ユーザＩＤに関連付けてユーザ情報ＤＢ１００に登録された情報、および操作受付部１１２が帳票ＩＤを受け付けた日時を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。これにより、紙の帳票に対する操作の履歴が記録されることになる。操作履歴登録部１１４は、また、電子的な帳票をプリンタ２０に印刷させた出力処理部１０６から、印刷対象の帳票の帳票ＩＤおよび印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤを通知されると、当該帳票ＩＤに関連付けて、当該ユーザＩＤ、当該ユーザＩＤに関連付けてユーザ情報ＤＢ１００に登録された情報、および印刷が実行された日時を操作履歴ＤＢ１１６に登録することもある。これにより、電子的な帳票に対する「印刷」操作の履歴が記録されることになる。

操作履歴ＤＢ１１６は、紙の帳票に対する操作の履歴を記憶するデータベースである。図５に、操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容の一例を示す。図５の例の表では、帳票ＩＤ、操作者、所属グループ、所属部門、役職、操作日時の各項目の値が登録されている。図５の例の表の１行は、１回の操作の履歴を表す。帳票ＩＤは、操作履歴登録部１１４が操作受付部１１２または出力処理部１０６から受け取った、操作の対象の帳票の帳票ＩＤである。ユーザＩＤは、当該操作を行った操作者のユーザＩＤである。所属グループ、所属部門、および役職の各項目は、対応する操作者のユーザＩＤに関連付けてユーザ情報ＤＢ１００に登録された情報であり、操作者の組織における所属グループ、所属部門、および役職を表す。これらの各項目の値は、ユーザ情報ＤＢ１００から読み出されて登録される。操作日時は、操作が実行された日時を表す。電子的な帳票の印刷操作については、出力処理部１０６がプリンタ２０に帳票を印刷させた日時を操作日時として登録し、紙の帳票に対する操作については、操作受付部１１２が帳票ＩＤの入力を受け付けた日時を操作日時として登録すればよい。

図１の説明に戻り、履歴情報検索部１１８は、検索条件の指定を受け付けて、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６を参照し、当該検索条件を満たす帳票を検索する。検索条件は、帳票情報ＤＢ１１０に登録された帳票情報に関する条件であってよい。例えば、図４に示す「議案名」、「起案者」、「回付範囲」など、帳票情報の特定の項目が特定の値であることを検索条件とする。また、検索条件は、操作履歴ＤＢ１１６に登録された操作履歴に関する条件であってもよい。例えば、図５に示す「操作者」、「所属グループ」、「所属部門」、「役職」、「操作日時」など、操作履歴の特定の項目が特定の値であることを検索条件とする。操作日時に関する検索条件の場合、操作日時が特定の期間に該当することを条件としてもよい。また、以上の例の検索条件の複数をＡＮＤ条件またはＯＲ条件で組み合わせた条件を検索条件としてもよい。履歴情報検索部１１８は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６の少なくとも一方を参照し、検索条件を満たす帳票ＩＤを検索する。そして、検索結果の帳票ＩＤに関連付けられた帳票情報および操作履歴を、それぞれ帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から読み出し、検索結果の帳票ＩＤと共に表示処理部１２０に渡す。

表示処理部１２０は、帳票の状態の表示を要求する表示要求に応じて、表示対象の帳票を履歴情報検索部１１８に検索させ、検索された帳票の帳票情報および操作履歴を用いて帳票の状態を評価し、評価結果を表示装置（図示しない）に表示させる。表示要求は、例えば、帳票を用いた業務に関わるユーザが帳票の処理の状況を把握することを望む場合に、当該ユーザの指示を受けたクライアント端末（図示しない）から発せられる。この場合、評価結果は、要求元のクライアント端末の表示装置に表示される。表示要求は、表示の対象の帳票を検索する検索条件を含む。検索条件の例は、履歴情報検索部１１８に関連して上述したとおりである。また、表示要求は、上述の例のような検索条件の代わりに、表示対象の帳票の帳票ＩＤを直接指定する情報を含んでいてもよい。表示処理部１２０は、表示要求に含まれる検索条件を満たす帳票の検索結果を履歴情報検索部１１８から受け取ると、検索結果の帳票情報および操作履歴を用いて帳票の状態を評価する。この評価において、表示処理部１２０は、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２を参照する。

チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２は、紙の帳票がユーザに回付される際の通過条件、通過後のステータス等に関する情報を記憶する。通過条件は、例えば、帳票に対して、どのようなユーザが操作を行うべきか、あるいは、どのような操作を行うべきか、を表すものであり、チェックポイントとなる内容を規定したものである。チェックポイントとなるべき内容であるため、帳票に対して操作を行うユーザや行われる操作の全てを規定しておく必要は必ずしも無い。本実施形態の例では、帳票に記載された「回付範囲」に応じて異なる通過条件が設定される。チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２は、どの回付範囲に対してどの通過条件が用いられるかを表す情報を記憶する。図６に示す表は、回付範囲と通過判定番号とを対応づける表の例である。図６の表に示す回付範囲「グループ内」，「部内」，「本部内」は、帳票において回付範囲の領域に記載され得る値、つまり、帳票情報ＤＢ１１０に登録され得る回付範囲の値に対応する。

また、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２は、さらに、通過判定番号ごとに、その通過条件の内容を定義する情報を記憶する。図７に示す表は、各通過判定番号の通過条件の内容の例を表す。図７の表では、通過判定番号ごとに、チェックポイント番号、通過条件、および通過後のステータスが登録される。チェックポイント番号、通過条件、および通過後のステータスの組により、対応する通過判定番号の通過条件において帳票が取り得る状態および帳票が当該状態を取るための条件が表される。チェックポイント番号は、通過条件を評価する順番を表す。通過条件は、帳票情報に関する条件と操作履歴に関する条件との組合せによって表される。例えば図７の通過判定番号「２」、チェックポイント番号「１」の通過条件「起案者と操作者の所属グループが同じ、かつ、操作者の役職がグループ長」は、帳票情報における起案者の所属グループと操作履歴における操作者の所属グループが同一であり、かつ、操作履歴における操作者の役職がグループ長である場合に満たされる。通過後のステータスは、対応する通過条件を満たす帳票が取る状態を表す。チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２のデータ内容は、システムの管理者などにより予め設定される。本例では、チェックポイント番号の昇順に各通過条件を満たす操作が帳票に対して実行され、帳票の状態（ステータス）が変化することを想定して通過条件の内容が設定される。

図１の説明に戻り、表示処理部１２０は、例えば、履歴情報検索部１１８から、検索結果の帳票ＩＤと当該帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴とを受け取ると、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２を参照し、各帳票ＩＤについて、帳票情報における回付範囲の値に対応する通過判定番号を特定する。そして、その通過判定番号に関連付けられたチェックポイント番号それぞれの通過条件をチェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２から取得する。さらに、チェックポイント番号の順に当該帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴が通過条件を満たすか否かを判定し、通過条件が満たされるチェックポイントのうち番号が最大のものに対応する「通過後のステータス」をチェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２から取得して当該帳票の状態とする。また、通過条件が満たされるチェックポイントが存在しない場合、いずれのチェックポイントも通過していないことを表す情報を当該帳票ＩＤの帳票の状態とする。検索結果の帳票ＩＤのすべてについて帳票の状態を評価すると、表示処理部１２０は、各帳票ＩＤと当該帳票の状態とを対応づけて表示装置（図示しない）に表示させる。

図４から図７を参照し、表示処理部１２０による評価の一具体例を説明する。表示対象の帳票の帳票ＩＤが「ＩＤ１」であり、履歴情報検索部１１８から、図４に示す帳票ＩＤ「ＩＤ１」の帳票情報（議案名「実験サーバ購入」，起案者「userA」，回付範囲「部内」）と図５に示す帳票ＩＤ「ＩＤ１」の操作履歴とを表示処理部１２０が取得したとする。表示処理部１２０は、帳票情報における回付範囲が「部内」であることから、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２において特定される通過判定番号「２」（図６参照）を特定する。そして、帳票ＩＤ「ＩＤ１」の帳票情報および操作履歴が、通過判定番号「２」に対して定義されたチェックポイント番号「１」，「２」の順に各通過条件（図７参照）を満たすか否かを判定する。チェックポイント番号「１」の通過条件「起案者と操作者の所属グループが同じ、かつ、操作者の役職がグループ長」について、表示処理部１２０は、例えば、帳票情報における起案者「userA」の所属グループをユーザ情報ＤＢ１００から読み出し（ここでは、「１Ｇ」）、読み出した所属グループと同一の所属グループの操作者を含む操作履歴の有無を確認する。本例では、所属グループが「１Ｇ」である操作者「userA」，「userB」を含む操作履歴が存在する（図５参照）。これらの操作履歴について、表示処理部１２０は、「役職」の値を確認し、操作者「userB」の「役職」が「グループ長」であることを確認する。これにより、操作者「usserB」の操作履歴がチェックポイント「１」の通過条件を満たすと判定される。チェックポイント「２」の通過条件「起案者と操作者の所属部門が同じ、かつ、操作者の役職が部長」について、表示処理部１２０は、帳票情報における起案者「userA」の所属部門をユーザ情報ＤＢ１００から読み出し（ここでは、「営業部」）、読み出した所属部門と同一の所属グループの操作者を含む操作履歴の有無を確認する。本例では、所属部門が「営業部」である操作者「userA」，「userB」，「userC」の操作履歴が存在する（図５参照）。しかしながら、これらの操作履歴のうち、いずれも、操作者の「役職」は「部長」ではない。よって、表示処理部１２０は、チェックポイント番号「２」の通過条件は満たされないと判定する。以上の処理の結果、表示処理部１２０は、帳票ＩＤ「ＩＤ１」の帳票について、チェックポイント番号「１」の通過条件を満たすことから、対応する通過後のステータス「部長承認待ち」を当該帳票の状態であると評価する。

図８は、表示処理部１２０により表示装置に表示される情報の態様の一例である。図８の表は、帳票ＩＤ、議案名、起案者、起案日、およびステータスを互いに関連付けて表示させる。帳票ＩＤは、表示対象の帳票ＩＤである。議案名および起案者の値は、対応する帳票ＩＤの帳票情報に含まれる値である。起案日は、対応する帳票ＩＤの操作履歴のうち操作日時が最も古いもの（当該帳票の印刷の履歴）の操作日時であってよい。ステータスは、対応する帳票ＩＤの帳票について表示処理部１２０が評価した状態である。図８の表において、帳票ＩＤ「ＩＤ１」のステータスは、上述の具体例のとおり「部長承認待ち」である。また、図８の表の帳票ＩＤ「ＩＤ３」のステータス「処理待ち」は、当該帳票の帳票情報および操作履歴が、対応するチェックポイントの通過条件をいずれも満たさないことを表す。

なお、図８の例のように、表示処理部１２０は、帳票ＩＤおよび当該帳票の状態に加えて、当該帳票ＩＤの帳票について帳票情報または操作履歴から得られる情報をさらに表示させてもよい。

以下、第１実施形態におけるサーバ１０の動作の例を説明する。

図９は、帳票の印刷要求を受け付けた場合にサーバ１０が実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。

出力処理部１０６は、帳票の印刷要求を取得し（ステップＳ１０）、帳票ＩＤ付与部１０６０において、印刷対象の帳票に新たに付与される帳票ＩＤを生成する（ステップＳ１２）。

次に、出力処理部１０６の印刷指示部１０６２は、ステップＳ１２で生成された帳票ＩＤと共に帳票を用紙に印刷するようプリンタ２０に指示する（ステップＳ１４）。本例では、印刷指示部１０６２は、帳票ＩＤを機械読み取り可能な符号に符号化し、帳票ＩＤの符号を帳票と共に用紙に印刷するようプリンタ２０に指示する。出力処理部１０６は、プリンタ２０によって帳票を印刷させると、その旨を操作履歴登録部１１４に通知する。

帳票情報抽出部１０６４は、印刷対象の帳票に対応する帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４から取得する（ステップＳ１６）。例えば、帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４の帳票スキーマ選択表（図２参照）を参照して印刷対象の帳票のファイル名に関連付けられたスキーマ番号を特定し、特定したスキーマ番号の帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４から取得する。

ステップＳ１６で取得した帳票スキーマに従って、帳票情報抽出部１０６４は、印刷対象の帳票のデータから帳票情報を抽出する（ステップＳ１８）。例えば、ＰＤＬなどによって記述された印刷対象の帳票のデータを解釈し、帳票スキーマで記述された各領域に含まれる文字列を当該帳票のデータから抽出する。帳票情報抽出部１０６４は、当該帳票のデータの各領域から抽出した文字列と、ステップＳ１２で当該帳票に付与された帳票ＩＤと、帳票スキーマの“ｎａｍｅ＝”で指定された領域名と、を帳票情報登録部１０８に渡す。

帳票情報登録部１０８は、帳票情報抽出部１０６４から受け取った帳票ＩＤに関連付けて、ステップＳ１８で抽出された帳票情報を帳票情報ＤＢ１１０に登録する（ステップＳ２０）。

また、操作履歴登録部１１４は、出力処理部１０６から印刷を実行した旨の通知を受けて、印刷操作の履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する（ステップＳ２２）。ステップＳ２２で、操作履歴登録部１１４は、印刷対象の帳票の帳票ＩＤに関連付けて、図５の例の各項目の値を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。操作者としては、印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤをユーザ認証部１０２から取得して登録し、所属グループ、所属部門、および役職としては、取得したユーザＩＤに関してユーザ情報ＤＢ１００から読み出した値を登録する。操作日時としては、現在の日時（つまり、印刷が行われた日時）を登録すればよい。ステップＳ２２の後、図９の例の手順の処理は終了する。

以上で説明した図９の手順において、処理の順番を一部入れ替えてもよい。例えば、帳票の印刷（ステップＳ１４）の前に帳票情報の抽出・登録（ステップＳ１６〜Ｓ１８）を行ってもよいし、印刷処理と帳票情報の抽出・登録処理とを並行して行ってもよい。また、印刷操作の履歴の登録処理（ステップＳ２２）は、ステップＳ１２の直後に行ってもよい。

図９の例の手順の処理により、帳票ＩＤの符号と帳票の内容とを印刷した紙の帳票が出力されると共に、当該帳票から抽出された帳票情報が帳票情報ＤＢ１１０に登録され、印刷操作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録される。

紙の帳票を回付されたユーザは、その帳票に対する操作を行うに当たり、まず、自身のユーザＩＤおよびパスワードを入力し、この入力に応じて、サーバ１０のユーザ認証部１０２によりユーザ認証が行われる。ユーザ認証に成功すると、当該ユーザは、読取装置を用いて帳票に印刷された帳票ＩＤの符号を読み取りさせる。読取装置が読み取った符号はサーバ１０に入力され、この入力に応じて、サーバ１０は、図１０に例示する手順の処理を行う。

図１０を参照し、操作受付部１１２において、帳票ＩＤの入力を受け付ける（ステップＳ３０）。操作受付部１１２は、また、帳票ＩＤの入力を指示したユーザのユーザＩＤをユーザ認証部１０２から取得する。操作受付部１１２は、受け付けた帳票ＩＤおよび取得したユーザＩＤを操作履歴登録部１１４に渡す。

操作履歴登録部１１４は、操作受付部１１２から取得した帳票ＩＤの帳票の操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する（ステップＳ３２）。本例では、ステップＳ３２で、操作履歴登録部１１４は、操作受付部１１２から取得した帳票ＩＤに関連付けて、図５の表に示す各項目の値を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。操作者としては操作受付部１１２から取得したユーザＩＤを登録し、所属グループ、所属部門、および役職としては、取得したユーザＩＤに関してユーザ情報ＤＢ１００から読み出した値を登録する。操作日時としては、現在の日時（つまり、操作受付部１１２が帳票ＩＤを受け付けた日時）を登録すればよい。

図１０の例の手順の処理により、紙の帳票に対して実行された操作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録される。

図１１は、帳票の状態を表示させる表示要求を受けた場合のサーバ１０の処理の手順の例を示すフローチャートである。

表示処理部１２０は、表示対象の帳票の帳票ＩＤまたは検索条件を含む表示要求を取得する（ステップＳ４０）。表示処理部１２０は、履歴情報検索部１１８に対して、表示要求に含まれる帳票ＩＤまたは検索条件を渡し、表示対象の帳票の帳票情報および操作履歴の検索を指示する。

履歴情報検索部１１８は、表示対象の帳票の帳票情報および操作履歴を取得する（ステップＳ４２）。表示対象の帳票の帳票ＩＤを表示処理部１２０から受け取った場合、履歴情報検索部１１８は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から当該帳票ＩＤに関連付けられた帳票情報および操作履歴を取得する。表示対象の帳票の検索条件を表示処理部１２０から受け取った場合、履歴情報検索部１１８は、この検索条件に応じて帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６の少なくとも一方を参照し、検索条件を満たす帳票の帳票ＩＤを検索する。そして、検索結果の帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴をそれぞれ帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から取得する。履歴情報検索部１１８は、表示対象の帳票の帳票ＩＤと当該帳票ＩＤについて取得した帳票情報および操作履歴を表示処理部１２０に渡す。

表示処理部１２０は、履歴情報検索部１１８から受け取った帳票ＩＤのそれぞれについて、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２から通過条件を取得する（ステップＳ４４）。本例では、表示処理部１２０は、まず各帳票ＩＤの帳票情報における「回付範囲」に対応する通過判定番号を特定し（図６参照）、特定した通過判定番号の通過後のステータス（図７参照）を取得する。

次に、表示処理部１２０は、各帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴と、ステップＳ４４で取得した通過後のステータスとを用いて、表示対象の各帳票の状態を評価する（ステップＳ４６）。本例では、各帳票ＩＤについて、対応する通過判定番号におけるチェックポイントの番号の順に、当該帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴が通過条件を満たすか否かを判定する。そして、通過条件が満たされるチェックポイントのうち番号が最大のものに対応する「通過後のステータス」をチェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２から取得して当該帳票の状態とする。また、通過条件が満たされるチェックポイントが存在しない場合、その旨を表す情報を当該帳票の状態とする。

なお、ステップＳ４６において、表示処理部１２０は、チェックポイントの番号順に評価していき、通過条件を満たさないチェックポイントが発見された時点で、残りのチェックポイントの通過条件の評価を省略してもよい。この場合、通過条件を満たさないチェックポイントの直前に評価されたチェックポイントの通過後のステータスを当該帳票の状態とすればよい。あるいは、表示処理部１２０は、すべてのチェックポイントの通過条件を評価してもよい。この場合、通過条件を満たすチェックポイントのうち番号が最大のものよりも小さい番号のチェックポイントの通過条件が満たされないこともあり得る。例えば、チェックポイント番号「１」，「３」の通過条件が満たされてチェックポイント番号「２」の通過条件が満たされないことがあり得る。このような場合、例えば、チェックポイント番号「３」の通過後のステータスを当該帳票の状態とすると共に、チェックポイント番号「３」よりも前に評価されたチェックポイント番号「２」の通過条件を満たさない旨を表す情報をさらに当該帳票の状態に含めてもよい。あるいは、チェックポイント番号「２」の通過条件を満たすか否かにかかわらず、チェックポイント番号「３」の通過後のステータスを当該帳票の状態としてもよい。

表示対象の帳票のそれぞれについて評価が終了すると、表示処理部１２０は、評価結果を表示する（ステップＳ４８）。例えば、表示処理部１２０は、表示要求の要求元のクライアント端末に対し、表示の内容を制御する制御情報を送信し、この制御情報に従ってクライアント端末の表示装置における表示が行われる。ステップＳ４８による表示の態様の例は、図８を参照して上述したとおりである。領域名は、表示される表の２列目から５列目の列のラベルとして表示されるもので、この例では「議案名」、「起案者」、「起案日」、「ステータス」が該当する。

以上で説明した第１実施形態では、電子的な帳票の印刷をトリガとして、帳票ＩＤの付与ならびに帳票情報の抽出および登録が行われる。また、帳票は帳票ＩＤと共に用紙に印刷され、紙の帳票に対する操作のたびに帳票ＩＤの読み取りが行われて操作履歴の登録が行われる。

＜第２実施形態＞
第２実施形態の例による情報処理装置として機能するサーバ１０は、図１２に例示するように、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）またはインターネットなどのネットワーク３０を介してワークフローシステム４０に接続される。ワークフローシステム４０は、文書を用いた業務の流れを管理するシステムである。ワークフローシステム４０は、ワークフロー管理部４２および電子文書管理部４４を備える。ネットワーク３０には、さらに、プリンタ２０およびスキャナ５０が接続される。サーバ１０およびワークフローシステム４０は、ネットワーク３０を介してプリンタ２０およびスキャナ５０を利用する。

ワークフローシステム４０のワークフロー管理部４２は、ワークフローのフロー定義に基づいて、ワークフローインスタンス（個々のワークフロー）を作成し、これを実行する。例えば、同じ請求書処理フローでも個別事案ごとにそれぞれ個別に請求書が起案され、必要な承認を経て発行されていく。この場合、請求書処理のフロー定義をもとに個別の請求書の処理のためのインスタンスが作成され、このインスタンスが実行されることで、その請求書に関するワークフローが実行されることになる。ワークフロー管理部４２が行うワークフロー管理のための処理の代表例には、例えば電子文書の回覧、アクティビティ（処理）を実行する担当者の特定、アクティビティの担当者または関係者への通知、などがある。ワークフロー管理部４２は、文書に対して行われた処理の履歴を記録する。

図１３は、ワークフローシステム４０で記録される処理の履歴の例である。図１３の例の表では、案件ＩＤ、操作者、処理内容、および操作日時の各項目が互いに関連付けられて登録されている。図１３の表の１行は、１回の処理の履歴を表す。案件ＩＤは、ワークフローのインスタンスを識別する識別情報である。本例では、１つのワークフローインスタンスにおいて１つの電子文書が用いられることから、案件ＩＤを電子文書の識別情報として捉えてもよい。ユーザＩＤは、処理を行ったユーザのユーザＩＤを表す。処理内容は、電子文書に対して行われたアクティビティの内容であり、フロー定義で定義された複数のアクティビティのうちの１つに対応する。操作日時は、対応するアクティビティが実行された日時を表す。

図１２の説明に戻り、電子文書管理部４４は、ワークフローにおいて使用される電子文書群を保持し管理する。ワークフロー中では、例えば文書が人々の間を回覧され、その文書には必要に応じてコメント記入や押印または署名などが行われる。また、個々のアクティビティの中で必要となる文書もある。このように、ワークフロー中で用いられる文書の電子データが電子文書管理部４４で管理されている。また、電子文書管理部４４は、ワークフロー管理部４２から提供される情報に従い、各管理している電子文書群に対するアクセス権管理を行う。一般に、ワークフローインスタンスやその中の個々のアクティビティで使用される電子文書に対するアクセスは、そのワークフローインスタンスまたはアクティビティの担当者や関係者にしか認められない。ワークフロー管理部４２は、ワークフローインスタンスや各アクティビティの担当者や関係者の情報を管理しているので、その情報に基づき、電子文書管理部４４が個々の電子文書についてのアクセス権管理を実行する。なお、以下では、ワークフローシステム４０が管理する電子文書は、予め設定された形式に従って作成された帳票であるとして第２実施形態の例を説明する。

以上に説明したワークフロー管理部４２および電子文書管理部４４は、従来のワークフロー管理システムに存在するものであり、既存のものを用いればよい。

第２実施形態において、サーバ１０は、ワークフローシステム４０の管理対象の電子文書（電子的な帳票）が印刷されて生成された紙文書に対する操作を管理する。なお、このような紙文書がスキャナ５０によって読み取られて電子文書が生成されると、当該電子文書は、ワークフローシステム４０の電子文書管理部４４に送られ、ワークフローシステム４０の管理対象となる。

図１２に示すワークフローシステム４０は、電子的な帳票の印刷要求を受け付けた場合、当該帳票において予め設定された領域に案件ＩＤを配置した印刷用の帳票データを生成し、生成した帳票データの印刷を指示する印刷指示をサーバ１０に送信する。

図１４は、第２実施形態におけるサーバ１０の内部構成の概略の例を示す。図１４において、図１と同様の構成要素には図１と同様の符号を付し、その詳細な説明を省略する。以下、図１４に示すサーバ１０について、図１に例示する第１実施形態のサーバ１０との相違点を中心に説明する。

図１４のサーバ１０は、図１のチェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２の代わりに工程情報ＤＢ１３０を備える。また、図１４のサーバ１０は、さらに、アクション情報ＤＢ１４０およびアクション実行部１４２を備える。工程情報ＤＢ１３０、アクション情報ＤＢ１４０、およびアクション実行部１４２の詳細は後述する。

図１４のサーバ１０の出力処理部１０６は、図１に示す帳票ＩＤ付与部１０６０を備えない。出力処理部１０６は、印刷対象の帳票データ（案件ＩＤが配置されている）を含む印刷指示をワークフローシステム４０から受信すると、帳票情報抽出部１０６４において、受信した帳票データから案件ＩＤおよび帳票情報を抽出する。このように抽出された案件ＩＤが当該帳票の帳票ＩＤとして用いられる。帳票情報抽出部１０６４は、ワークフローシステム４０の管理対象の帳票のレイアウトを表す帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４から読み出し、この帳票スキーマを用いて帳票データからの情報の抽出を行う。ここでは、説明を簡略化するため、ワークフローシステム４０の管理対象の帳票がすべて共通のレイアウトに従って作成されており、このレイアウトを表す１種類の帳票スキーマが予め帳票ＤＢ１０４に記憶されているものとする。当然ながら、第２実施形態においても、第１実施形態の例と同様、複数の帳票スキーマと、帳票の種類と帳票スキーマとを対応づける情報とを帳票ＤＢ１０４に予め記憶させておき、帳票の種類に応じて異なる帳票スキーマを用いてもよい。

図１５に、第２実施形態のサーバ１０が用いる帳票スキーマの例を示す。図１５に示す帳票スキーマは、図３の例と同様、ＸＭＬ形式で記述されている。ただし、図１５の帳票スキーマは、帳票において案件ＩＤが配置される領域を表す記述を含む。図１５の帳票スキーマにおいて、「name」属性が「帳票ＩＤ」である「rectangle」要素は、案件ＩＤが配置される矩形領域を表し、この矩形領域から抽出された文字列を帳票ＩＤとみなすことを意味する。さらに、「帳票ＩＤ」の「rectangle」要素は、当該矩形領域から抽出された文字列のフォントを置き換えて印刷を行うことを指示する記述を含む。この指示は、「replaceFontFrom」属性および「replaceFontTo」属性により記述される。図１５の例では、抽出された文字列のフォントを「ＭＳ Ｐゴシック」から「ＯＣＲＢ」に置き換えて印刷することを意味する。置換後のフォントは、帳票ＩＤの読取装置に対応するフォントに設定される。本例では、ＯＣＲＢフォントを読み取り可能な読取装置によって紙の帳票に印刷された帳票ＩＤの読み取りが行われることから、ＯＣＲＢフォントに設定されている。なお、図１５の例において、「name」属性が「案件名」、「申請者」、「開始日」、「完了希望日」、「顧客名」、および「連絡先」である「rectangle」要素は、各名称が表す帳票情報の文字列が配置される矩形領域を表す。

再び図１４を参照し、出力処理部１０６の印刷指示部１０６２は、帳票情報抽出部１０６４が抽出した帳票ＩＤ（案件ＩＤ）について、帳票スキーマで記述されたフォントの変換を行った上で、帳票ＩＤを含む帳票データの印刷をプリンタ２０に指示する。プリンタ２０は、この指示に従って、帳票ＩＤと帳票の内容とを用紙に印刷して出力する。出力処理部１０６は、帳票の印刷を行った旨を当該帳票ＩＤと共に操作履歴登録部１１４に通知する。

帳票情報登録部１０８は、印刷対象の帳票データから抽出された帳票ＩＤおよび帳票情報を帳票情報抽出部１０６４から受け取り、帳票情報ＤＢ１１０に登録する。

図１６は、図１５の例の帳票スキーマを用いて帳票情報を抽出した場合の帳票情報ＤＢ１１０のデータ内容の例である。図１６の表では、図１５の例の各「rectangle」要素に対応する帳票ＩＤ、案件名、申請者、開始日、完了希望日、顧客名、および連絡先の各項目の値が登録されている。

再び図１４を参照し、第２実施形態における操作受付部１１２は、紙の帳票から読み取りされた帳票ＩＤだけでなく、当該帳票に対して実行された操作の種別を表す情報も受け付ける。第２実施形態の例において、ユーザは、案件ＩＤである帳票ＩＤが印刷された紙の帳票に対して操作を行うときに、例えば、クライアント端末（図示しない）に接続された読取装置を用いて帳票ＩＤを読み取りさせると共に、クライアント端末の入力装置を用いて、当該操作の種別を入力する。操作の種別としては、例えば、帳票の内容の確認や承認、帳票の発送、帳票の発送先から返送された帳票の受領などが挙げられる。操作の種別の入力を受け付ける手順の例として、サーバ１０の操作受付部１１２は、例えば、読取装置で読み取られた帳票ＩＤをクライアント端末から受信すると、操作の種別の入力をユーザに促す情報を表示させる制御情報をクライアント端末に送信し、当該情報をクライアント端末に表示させる。この制御情報は、例えば、予め設定された操作の種別のリストを表示させ、当該リストから操作の種別を選択するようユーザに促す情報を表示させるものであってよい。この制御情報に従った表示に応じて、ユーザは操作の種別を入力し、入力された種別がクライアント端末からサーバ１０へ送信されて操作受付部１１２により取得される。

操作履歴登録部１１４は、操作受付部１１２が受け付けた帳票ＩＤおよび操作の種別と、当該操作の操作者のユーザＩＤ（ユーザ認証部１０２から取得される）とを操作受付部１１２から取得し、当該操作の履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。操作履歴登録部１１４は、また、出力処理部１０６から帳票の印刷を行った旨の通知を受けて、当該印刷操作の履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。

図１７は、第２実施形態における操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容の例である。図１７の例では、各帳票の帳票ＩＤに関連付けて、操作者、操作、種別、および操作日時の各項目が登録されている。このうち操作者および操作日時の各項目の意味は、第１実施形態の例と同様である（図５参照）。「操作」の項目には、サーバ１０が特定する操作の種類が登録される。図１７の例では、「操作」の項目の値として、電子的な帳票の「印刷」操作と、紙の帳票に対する操作を表す「確認」操作との２種類の値のうちの一方が登録されている。「種別」の項目には、紙の帳票に対する操作の実行の際に操作者であるユーザが当該操作の種別として入力した情報が登録される。図１７では、「種別」の項目の値の例として「承認」および「発送」が示されている。

図１４の履歴情報検索部１１８の処理は、第１実施形態の例の履歴情報検索部１１８と同様であってよい。

図１４の表示処理部１２０は、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２の代わりに工程情報ＤＢ１３０を参照して表示対象の帳票の状態を評価する点で、第１実施形態の例の表示処理部１２０と異なる。

工程情報ＤＢ１３０は、紙の帳票に対して行われるべき処理の工程を表す情報を記憶する。例えば、帳票の処理工程の名称と、帳票の操作履歴が満たすべき条件と、を対応づける情報を記憶する。図１８に、工程情報ＤＢ１３０のデータ内容の例を示す。図１８の表では、工程ＩＤ、工程名、操作、および種別が互いに関連付けられて登録されている。工程ＩＤは、紙の帳票に対して行われるべき処理工程の識別情報である。本例において、工程ＩＤは、各処理工程が行われるべき順番も表す。つまり、図１８の例の表は、工程ＩＤの番号の順に各処理工程が帳票に対して行われるべきことを表す。工程名は、帳票に対して行われるべき処理工程に付与された名称を表す。操作および種別の各項目は、操作履歴における操作および種別に対応する。図１８の例の工程情報ＤＢ１３０を参照する表示処理部１２０は、ある帳票の操作履歴において、各工程名に対応づけられた操作および種別の値の組が含まれる場合に、当該帳票に対して対応する工程名の処理工程が完了したと評価する。例えば、図１７に示す帳票ＩＤ「A001」の操作履歴について、図１８の例の工程情報ＤＢ１３０を参照し、表示処理部１２０は、操作が「印刷」で種別が空の操作履歴に対応する工程名「アクション開始」、操作が「確認」で種別が「承認」の操作履歴に対応する工程名「承認・捺印」、および操作が「確認」で種別が「発送」の操作履歴に対応する工程名「発送」の処理工程が完了したと評価する。なお、工程情報ＤＢ１３０において、紙の帳票に対して行われるべき全ての処理工程を記憶しておく必要は必ずしも無く、例えば検知すべき操作に対応する処理工程のみを記憶するものであってもよい。

図１４の説明に戻り、サーバ１０は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容を監視し、帳票情報および操作履歴に関して予め設定された条件が満たされた場合に、予め設定された処理（ユーザへの通知など）を実行する。アクション情報ＤＢ１４０およびアクション実行部１４２は、このような処理のための構成要素である。

アクション情報ＤＢ１４０は、処理の実行の条件と、当該条件が満たされた場合に実行すべき処理と、を対応づけて記憶する。図１９に、アクション情報ＤＢ１４０のデータ内容の例を示す。図１９の表は、アクション起動条件とアクション内容との組が登録される。図１９の「Ｎｏ．」は、アクション起動条件とアクション内容との組に対して付された番号である。アクション起動条件は、対応するアクション内容の処理を開始する条件であり、帳票情報に関する条件と操作履歴に関する条件との組合せにより表される。例えば、図１９のＮｏ．１のアクション起動条件の前半の条件「承認締切日時までの時間が２４時間以下」は、帳票情報に関する条件である。この条件は、帳票情報における完了希望日から予め定められた期間だけ前の日時を「承認締切日時」として、現在の日時から承認締切日時までの時間が２４時間以下であるか否かを判定することで評価される。また、Ｎｏ．１のアクション起動条件の後半の条件「操作種類が『確認』で種別が『承認』である操作履歴が存在しない」は、操作履歴に関する条件である。この条件は、操作履歴における「操作」項目の値と「種別」項目の値とを参照して判定される。アクション内容は、対応するアクション起動条件を満たす帳票が存在する場合にサーバ１０が実行すべき処理の内容を表す。なお、図１９には示していないが、例えば「定義された工程情報と異なる順序で処理が行われている」ことをアクション起動条件とし、当該アクション起動条件に対応するアクション内容として「処理を再度実行する必要があることを関係者に通知する」ことを記憶してもよく、アクション起動条件とアクション内容との組は任意に定めることができる。

再び図１４を参照し、アクション実行部１４２は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容を監視し、アクション情報ＤＢ１４０に登録されたアクション起動条件が満たされると、対応するアクション内容を実行する。アクション実行部１４２は、起動条件評価部１４２０を備える。起動条件評価部１４２０は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容を参照し、帳票ＩＤごとに、当該帳票の帳票情報および操作履歴がアクション情報ＤＢ１４０に登録された各アクション起動条件を満たすか否かを判定する。アクション実行部１４２は、起動条件評価部１４２０においてアクション起動条件を満たすと判定された帳票に関して、当該アクション起動条件に対応するアクション内容の処理を実行する。例えば、ある帳票ＩＤの帳票について、図１９のＮｏ．１のアクション起動条件が満たされると起動条件評価部１４２０が判定した場合、アクション実行部１４２は、対応するアクション内容「操作が『印刷』である操作履歴の操作者であるユーザの承認者として設定されたユーザに対して承認依頼メールを送信。」の処理を実行する。例えば、当該帳票ＩＤの操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６から読み出し、読み出した操作履歴において、「印刷」操作の操作者のユーザＩＤを取得する。そして、ユーザ情報ＤＢ１００を参照し、当該ユーザＩＤのユーザの承認者として予め設定されたユーザＩＤを特定し、特定したユーザＩＤのユーザの電子メールアドレスに対して、当該帳票ＩＤの帳票に対する承認操作を行うよう依頼するメッセージを含む電子メール（承認依頼メール）を送信する。

なお、各ユーザＩＤのユーザの承認者および電子メールアドレスは、予めユーザ情報ＤＢ１００に記憶させておけばよい。この場合のユーザ情報ＤＢ１００のデータ内容の例を図２０に示す。図２０の表では、各ユーザのユーザＩＤに関連付けて、当該ユーザの電子メールアドレスおよび承認者が登録されている。承認者は、対応するユーザが文書に対する操作を行った場合に当該操作を承認する役割を有するユーザである。あるユーザの承認者は、例えば、組織における当該ユーザの上司などであってよい。

以下、第２実施形態におけるサーバ１０の動作の例を説明する。

図２１に、案件ＩＤを配置した印刷対象の帳票データを含む印刷指示をワークフローシステム４０から受け取った場合にサーバが行う処理の手順の例を示す。

図２１を参照し、出力処理部１０６は、印刷対象の帳票データを取得する（ステップＳ１１）。

次に、出力処理部１０６の帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４から帳票スキーマを取得し（ステップＳ１６）、取得した帳票スキーマに従って、印刷対象の帳票データから帳票ＩＤ（案件ＩＤ）および帳票情報を抽出する（ステップＳ１７）。

出力処理部１０６の印刷指示部１０６２は、プリンタ２０に対し、帳票ＩＤと共に帳票の内容を用紙に印刷するよう指示する（ステップＳ１９）。図１５に示す帳票スキーマを用いる例では、印刷指示部１０６２は、ステップＳ１９で、帳票ＩＤをＯＣＲＢフォントに置き換えた上で、プリンタ２０に対して印刷指示を出す。帳票スキーマにおいて、帳票ＩＤのフォントを指定する情報が含まれていない場合、印刷指示部１０６２は、帳票データから抽出した帳票ＩＤのフォントを変更せずに印刷指示を行えばよい。あるいは、例えば、第１実施形態の例の印刷指示部１０６２と同様に、帳票ＩＤを符号化した符号を帳票の内容と共に印刷するようプリンタ２０に指示してもよい。

ステップＳ２０，Ｓ２２の処理は図９を参照して上述した各ステップの処理と同様に実行すればよい。また、出力処理部１０６は、印刷が完了すると、その旨をワークフローシステム４０に通知する。これにより、ワークフローシステム４０においても、この印刷操作に関する履歴が記録され管理される。

なお、図２１の例の手順において、帳票ＩＤおよび帳票情報を帳票データから抽出する処理（ステップＳ１７）で、帳票ＩＤ（案件ＩＤ）の抽出に失敗した場合に、その旨を表す情報を含む警告を表示させると共に、ステップＳ１９以降の処理を行わないようにしてもよい。このような警告は、例えば、ワークフローシステム４０に対して帳票の印刷を指示したユーザのクライアント端末に表示される。また、この警告の内容をワークフローシステム４０に対して通知してもよい。

紙の帳票に対する操作の履歴を登録する処理は、第１実施形態と同様、図１０の例の手順に従って行えばよい。ただし、第２実施形態では、ステップＳ３０で、操作受付部１１２は、帳票ＩＤの入力だけでなく、操作の種別の入力も受け付ける。ステップＳ３２で、操作履歴登録部１１４は、帳票ＩＤに関連付けて、例えば図１７に示すような各項目の値を操作履歴として操作履歴ＤＢ１１６に登録する。

帳票の表示要求を受けた場合のサーバ１０の処理の基本的な手順は、図１１の例の手順と同様であってよい。ただし、第２実施形態では、チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２を参照する図１１のステップＳ４４，Ｓ４６の代わりに、工程情報ＤＢ１３０を参照し、表示対象の各帳票の操作履歴に対応する工程名を特定する。ステップＳ４８の表示処理では、例えば、各帳票の帳票ＩＤ（および帳票情報の少なくとも一部）に対応づけて、当該帳票について特定した工程名を表示装置（図示しない）に表示させる。ある帳票の操作履歴において工程情報ＤＢ１３０に登録された工程名に対応する操作および種別の組み合わせが複数含まれる場合、これら複数の工程名のすべてを表示させてもよいし、工程ＩＤの番号が最大の工程名のみを表示させてもよい。

図２２は、アクション実行部１４２の処理の手順の例を示す。アクション実行部１４２は、例えば、予め設定された時間間隔で定期的に図２２の例の手順の処理を実行する。あるいは、システムの管理者などにより指定されたタイミングで図２２の例の手順の処理を実行してもよい。

図２２を参照し、アクション実行部１４２の起動条件評価部１４２０は、アクション情報ＤＢ１４０に登録されたアクション起動条件を評価する（ステップＳ６０）。帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６に登録された帳票ＩＤのそれぞれについて、その帳票情報および操作履歴がアクション情報ＤＢ１４０に登録された各アクション起動条件を満たすか否かを判定する。

アクション起動条件を満たす帳票が存在する場合（ステップＳ６２でＹＥＳ）、アクション実行部１４２は、当該アクション起動条件に対応するアクション内容の処理を実行する（ステップＳ６４）。

アクション起動条件を満たす帳票が存在しない場合（ステップＳ６２でＮＯ）、ステップＳ６４を行わずに図２２の例の手順を終了する。

以上で説明した第２実施形態の変形例では、操作履歴ＤＢ１１６において、操作の内容を表す項目として操作および種別の２つの項目を登録する代わりに、操作の種類を表す項目を１つだけ登録しておいてもよい。また、ユーザに操作の種類を入力させる代わりに、特定のクライアント端末と操作の種類とを関連付ける情報を予めサーバ１０が保持しておき、当該クライアント端末から操作を受け付けると、当該クライアント端末に予め関連付けられた操作の種類を操作履歴として登録するようにしてもよい。例えば、「承認」操作用のクライアント端末を予め決定しておき、「承認」操作を行うユーザは必ず当該クライアント端末で帳票ＩＤを読み取りさせるようにする態様が考えられる。

さらに他の変形例では、押印や書込みなどの操作が行われた紙の帳票を、スキャナ機能を備えるクライアント端末でスキャンさせて帳票の画像データを生成してサーバ１０に送信し、サーバ１０において当該画像データから抽出した情報を用いて操作の種類を特定してもよい。この例の場合、例えば、紙の帳票に対して行われる操作の種類（承認、確認など）ごとに、当該帳票のどの領域にどのような文字や図形等が書込みされるかを表す情報を予め定義してサーバ１０の記憶装置（図示しない）に記憶させておけばよい。このような情報を参照し、サーバ１０は、紙の帳票をスキャンして得られた画像データにおいて、特定の操作の種類に対応する領域に対応する文字や図形等が含まれているか否かを判定し、含まれていれば当該種類の操作が実行された旨を表す操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録すればよい。なお、紙の帳票をスキャンして得られた画像データをサーバ１０で処理する場合、当該画像データから帳票ＩＤを抽出してもよい。この処理の具体例として、帳票において帳票ＩＤが印刷される領域を予め定め、この領域の情報をサーバ１０の記憶装置に予め記憶させておき、帳票の画像データにおける当該領域に対して文字認識処理または復号処理を行うことで帳票ＩＤを抽出することが考えられる。

また、以上では、工程情報ＤＢ１３０において、１種類の作業の流れにおける各処理工程の工程名と操作および種別の組とを対応づけるテーブル（図１８参照）が記憶される場合を例にとり説明した。変形例では、図１８の例のようなテーブルを複数作成して工程情報ＤＢ１３０に記憶させておき、帳票情報における特定の項目（例えば、帳票の種類を表す項目など）の値に応じて異なるテーブルに従って、表示処理部１２０の処理を行ってもよい。同様に、アクション情報ＤＢ１４０においても、アクション起動条件とアクション内容とを対応づけるテーブルを複数作成して記憶させておき、これらのテーブルを帳票情報における特定の項目に応じて使い分けてもよい。工程情報ＤＢ１３０およびアクション情報ＤＢ１４０のそれぞれに記憶される複数のテーブルを、それぞれ、複数の帳票スキーマに対応させておいてもよい。この例では、表示処理部１２０およびアクション実行部１４２は、処理対象の帳票に対応する帳票スキーマを特定し、この帳票スキーマに対応するテーブルをそれぞれ工程情報ＤＢ１３０およびアクション情報ＤＢ１４０から読み出して各部の処理を行う。

＜第３実施形態＞
第３実施形態において、サーバ１０は、第２実施形態の場合と同様に、ワークフローシステム４０に接続される（図１２参照）。第３実施形態では、サーバ１０は、さらに、ＦＡＸ（ファクシミリ）を送受信する機能を有するＦＡＸ装置に接続される。

図２３に、第３実施形態の例による情報処理装置として機能するサーバ１０の内部構成の概略の例を示す。図２３のサーバ１０の構成は、工程情報ＤＢ１３０を備えない点と出力処理部１０６において帳票ＩＤ付与部１０６０およびＦＡＸ送信指示部１０６６を備える点との他は、図１４に例示する第２実施形態のサーバと同様である。

第３実施形態では、ワークフローシステム４０において、ＦＡＸ送信およびＦＡＸ受信をアクティビティの１つとして管理する。図２４に、第３実施形態のワークフローシステム４０において記録される処理の履歴の例を示す。図２４の表の各項目（案件ＩＤ、操作者、処理内容、および操作日時）の意味は、第２実施形態の説明で参照した図１３の表の各項目と同様である。図２４の表は、製品やサービスなどの費用の見積を企業などに依頼するための見積依頼書を用いたワークフローを管理する場合の履歴の例である。図２４の表の処理内容「見積先入力」の処理において複数の見積先が入力されると、これら複数の見積先に対して、処理内容「見積依頼ＦＡＸ送信」の処理において見積依頼書がＦＡＸ送信される。

第３実施形態では、ワークフローシステム４０は、管理対象の帳票についてＦＡＸ送信要求を受けると、当該帳票の予め設定された領域に案件ＩＤを配置した、ＦＡＸ送信用の帳票データを生成する。本例では、ＦＡＸ送信用の帳票データには、ＦＡＸ番号および宛名など、ＦＡＸ送信の宛先の情報も含まれるとする。そして、ワークフローシステム４０は、生成した帳票データをサーバ１０に対して送信する。また、１つの帳票についてＦＡＸ送信の宛先が複数指定された場合、本例のワークフローシステム４０は、複数の宛先のそれぞれの宛先情報を含む複数の帳票データを生成してサーバ１０に送信する。なお、これらの複数の帳票データには、共通の案件ＩＤが含まれる。

図２３のサーバ１０において、ワークフローシステム４０からＦＡＸ送信用の帳票データを受信すると、出力処理部１０６の帳票ＩＤ付与部１０６０は、ＦＡＸ送信の宛先ごとに異なる帳票ＩＤを生成する。本例では、ＦＡＸ送信の宛先が複数あれば、各宛先に対応する複数の帳票データが生成されてサーバ１０に送信されるため、帳票ＩＤ付与部１０６０においてワークフローシステム４０から受信した帳票データのそれぞれに対して帳票ＩＤを生成することで、宛先ごとに異なる帳票ＩＤが生成されることになる。また、出力処理部１０６の帳票情報抽出部１０６４は、第１実施形態および第２実施形態の例と同様に、帳票スキーマを参照し、各帳票データから帳票情報を抽出する。抽出された帳票情報は、各帳票ＩＤに対応づけられて帳票情報登録部１０８に渡され、帳票情報ＤＢ１１０に登録される。

図２５は、第３実施形態における帳票情報ＤＢ１１０のデータ内容の例を示す。案件ＩＤが同一の帳票であっても、ＦＡＸ送信の宛先が異なれば宛先に応じて異なる帳票ＩＤが付与される。図２５の表を参照すると、各帳票ＩＤの帳票について、案件ＩＤ、案件名、申請者、開始日、完了希望日、見積回答納期、見積先、担当者、ＦＡＸ番号の各項目の値がＦＡＸ送信用の帳票データから抽出されて登録されることがわかる。また、図２５の表において、見積先、担当者、およびＦＡＸ番号の３つの項目は、ＦＡＸ送信の宛先に関する情報である。

図２３の説明に戻り、出力処理部１０６のＦＡＸ送信指示部１０６６は、ＦＡＸ送信の宛先ごとに、対応する帳票ＩＤを含む帳票データを生成し、生成した帳票データを当該宛先にＦＡＸ送信するようＦＡＸ装置６０に指示する。出力処理部１０６は、さらに、ＦＡＸ送信対象の帳票データの帳票ＩＤとＦＡＸ送信を行った旨とを操作履歴登録部１１４に通知する。操作履歴登録部１１４は、この通知を受けて、各帳票ＩＤに関連付けてＦＡＸ送信の操作の履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。

ＦＡＸ装置６０は、ＦＡＸ送信指示部１０６６の指示に従って、帳票ＩＤおよび帳票の内容を含むＦＡＸを各宛先に送信する。このＦＡＸを受信した各宛先のＦＡＸ装置は、帳票ＩＤおよび帳票の内容を用紙に印刷して出力する。本例では、各宛先で出力された紙の帳票に対して各宛先の担当者が必要事項を書き込んだ上で、当該帳票を、サーバ１０に接続されたＦＡＸ装置６０のＦＡＸ番号宛にＦＡＸ送信（返送）するものとする。

ＦＡＸ装置６０でＦＡＸが受信されると、ＦＡＸ装置６０は、受信したデータをサーバ１０に渡す。サーバ１０の操作受付部１１２は、ＦＡＸ装置６０から受け取った受信データに帳票ＩＤが含まれるか否かを判定する。この判定は、例えば、帳票情報ＤＢ１１０に登録済みの帳票ＩＤを表す文字列を受信データから検索することで行えばよい。帳票ＩＤが含まれていれば、操作受付部１１２は、当該帳票ＩＤとＦＡＸを受信した旨とを操作履歴登録部１１４に通知する。この通知を受けると、操作履歴登録部１１４は、当該帳票ＩＤについてＦＡＸ受信の操作の履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。

図２６に、第３実施形態における操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容の例を示す。図２６の表では、各帳票ＩＤに関連付けて、操作者、操作、および操作日時の各項目が登録されている。これらの各項目の意味は、第２実施形態の例（図１７）と同様である。ただし、図２６の例では、操作の項目において、操作の種類として「ＦＡＸ送信」または「ＦＡＸ受信」が登録されている。また、「ＦＡＸ受信」操作の操作者として、システムを表す文字列「ｓｙｓ」が登録されている。「ＦＡＸ受信」操作は、サーバ１０の管理対象の帳票のユーザ（ユーザ情報ＤＢ１００に登録されたユーザ）の指示に従って行われるのではなく、ＦＡＸ装置６０が自動的に行うものであるためである。なお、「ＦＡＸ送信」操作は、ユーザの指示に従って行われ、サーバ１０は当該ユーザのユーザＩＤをワークフローシステム４０から取得し、当該ユーザＩＤが「ＦＡＸ送信」操作の操作者として操作履歴ＤＢ１１６に登録される。

以上、案件ＩＤおよび帳票ＩＤを含む帳票のＦＡＸ送受信に関わるサーバ１０の各構成要素を説明した。第３実施形態では、案件ＩＤおよび帳票ＩＤを含む帳票のＦＡＸ送受信が行われると、上述のサーバ１０の各部による処理と並行して、ワークフローシステム４０においても、案件ＩＤを基にワークフロー管理のための処理が行われる。

第３実施形態では、上述のようにＦＡＸ送信またはＦＡＸ受信の操作履歴が登録されるため、図２３のサーバ１０のアクション情報ＤＢ１４０には、ＦＡＸの送受信の操作履歴に関する条件を含むアクション起動条件が登録され得る。図２７に、第３実施形態におけるアクション情報ＤＢ１４０のデータ内容の例を示す。図２７に示すアクション起動条件およびアクション内容によると、「ＦＡＸ送信」された帳票について、帳票情報における「見積回答納期」まで７２時間以内になっても当該帳票の「ＦＡＸ受信」操作が行われていない場合に、当該帳票の帳票情報における見積先、担当者、およびＦＡＸ番号の宛先情報を用いて、再び当該帳票のＦＡＸ送信が行われる。

また、第３実施形態のサーバ１０の表示処理部１２０は、表示対象の帳票の検索条件の指定を受け付けて、この検索条件を満たす帳票の帳票ＩＤを履歴情報検索部１１８に検索させ、検索結果の各帳票ＩＤの操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６から読み出して表示させる。この検索条件は、第１実施形態の例と同様、帳票情報および操作履歴の少なくとも一方に関する条件であればよい。例えば図２５の帳票情報を参照し、帳票情報の案件名が「ＰＣ用パーツ」であることを検索条件とすると、帳票ＩＤ「ＩＤ１」および「ＩＤ２」が履歴情報検索部１１８による検索結果となる。操作履歴ＤＢ１１６に図２６の例のデータ内容が登録されている場合、表示処理部１２０は、例えば、上述の検索結果の帳票ＩＤ「ＩＤ１」，「ＩＤ２」の操作履歴として、図２６に示す表を表示すればよい。この表示を確認したユーザは、帳票ＩＤ「ＩＤ１」の帳票についてＦＡＸ送信が行われているけれどもＦＡＸ受信は行われていないことを把握し、帳票ＩＤ「ＩＤ２」の帳票についてＦＡＸ送信およびＦＡＸ受信が行われていることを把握する。

以下、第３実施形態におけるサーバ１０の動作の例を説明する。

図２８は、ＦＡＸ送信用の帳票データをワークフローシステム４０から受信したサーバ１０の処理の手順の例を示す。

まず、出力処理部１０６は、ＦＡＸ送信用の帳票データ（案件ＩＤおよび宛先の情報を含む）を取得する（ステップＳ７０）。本例では、上述のように、ＦＡＸ送信の宛先ごとにワークフローシステム４０で生成された帳票データが取得される。

次に、出力処理部１０６の帳票情報抽出部１０６４は、ＦＡＸ送信用の帳票データのレイアウトを表す帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４から取得し（ステップＳ７２）、この帳票スキーマに従って、ステップＳ７０で取得した帳票データから帳票情報を抽出する（ステップＳ７４）。

また、帳票ＩＤ付与部１０６０は、帳票ＩＤを生成する（ステップＳ７６）。本例では、ワークフローシステム４０から取得された帳票データごとに帳票ＩＤを生成すれば、宛先ごとに異なる帳票ＩＤを生成することになる。

ＦＡＸ送信指示部１０６６は、ステップＳ７６で生成された帳票ＩＤについて、当該帳票ＩＤを配置した帳票データを生成し、帳票データに含まれる宛先へのＦＡＸ送信をＦＡＸ装置６０に対して指示する（ステップＳ７８）。この指示に従い、ＦＡＸ装置６０は、帳票ＩＤおよび帳票の内容を含むＦＡＸを各宛先に送信する。

帳票情報登録部１０８は、ステップＳ７６で生成された帳票ＩＤに関連付けて、ステップＳ７４で抽出された帳票情報を帳票情報ＤＢ１１０に登録する（ステップＳ８０）。この帳票情報の例は図２５を参照して上述したとおりである。

操作履歴登録部１１４は、ステップＳ７６で生成された帳票ＩＤに関連付けて、ＦＡＸ送信操作が行われたことを表す操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６に登録する（ステップＳ８２）。ステップＳ８２の後、図２９の例の手順の処理は終了する。

第３実施形態のサーバ１０の表示処理部１２０の処理では、第１実施形態に関して上述した図１１の例の手順において、ステップＳ４４，Ｓ４６（チェックポイント通過判定情報ＤＢ１２２を参照する処理）を省略すると共に、ステップＳ４８の表示処理において、表示対象の帳票の操作履歴を表示させればよい。表示処理では、帳票の操作履歴だけでなく、帳票情報の少なくとも一部（例えば、案件名や申請者など）を表示させてもよい。

なお、第３実施形態のサーバ１０のアクション実行部１４２の処理の手順は、第２実施形態に関して上述した図２２の例の手順と同様であってよい。

なお、以上で説明した第３実施形態の例では、操作履歴ＤＢ１１６に登録される操作の種類の例として「ＦＡＸ送信」および「ＦＡＸ受信」の２種類のみを示した。しかし、第３実施形態においても、第２実施形態の例と同様に、操作受付部１１２において、紙の帳票に対する操作の種類の入力を受け付けて、「ＦＡＸ送信」および「ＦＡＸ受信」の他の操作の種類を登録してもよい。また、帳票のＦＡＸ受信データから抽出した情報を用いて、ＦＡＸ受信に係る帳票に対して行われた操作の種類を特定してもよい。例えば、操作の種類ごとに、帳票のどの領域にどのような文字や図形等が書き込まれるかを表す情報を予め定めてサーバ１０の記憶装置（図示しない）に記憶させておき、この情報を用いてＦＡＸ受信データを解析して操作の種類を特定することが考えられる。

以上で説明した実施形態および変形例の他にも、各種の変形例があってよい。例えば、ワークフローシステム４０に接続されない第１実施形態の例において、第２実施形態および第３実施形態と同様に、アクション情報ＤＢ１４０およびアクション実行部１４２を備えていてもよい。

また、第３実施形態では、案件ＩＤが同一の帳票であっても、異なる帳票ＩＤが付与、管理される形態を、ＦＡＸ装置を例に示したが、例えば電子文書であるアンケートを複数部数印刷出力すると共に複数人に配布して回収するような場合にも適用しうる。この場合も、複数部数のアンケートのそれぞれに異なる帳票ＩＤを付与、管理し、任意のアクション起動条件やアクション内容を定める構成を適用しうる。

また例えば、上述のアクション情報ＤＢ１４０に登録されるアクション起動条件は、いずれも、特定の条件に該当する操作履歴が「存在しない」こと（つまり、ある操作が行われていないこと）をアクション内容の処理の実行の条件の一部とする（図１９，図２７）。しかし、他の例では、特定の条件に該当する操作履歴が「存在する」こと（つまり、ある操作が行われたこと）をアクション起動条件の一部としてもよい。例えば、帳票に対して「承認」操作が行われた旨を表す操作履歴が存在することをアクション起動条件とし、対応するアクション内容として、当該帳票の作成者に対して承認操作の完了の旨を通知することを設定しておくことが考えられる。

また、以上で説明したアクション実行部１４２は、図２２の例の手順の処理を定期的に行ってアクション起動条件を評価してアクション内容の処理を実行する。一変形例では、アクション実行部１４２は、操作履歴ＤＢ１１６に対する操作履歴の登録を常に監視し、ある条件を満たす操作履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録されたタイミングで、当該条件に対応づけて予め登録された内容の処理を実行してもよい。この場合、条件を満たす操作が行われた時点でアクション内容の処理が実行される。

以上に例示したサーバ１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて上述のサーバ１０の各部の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２９に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）８０、メモリ（一次記憶）８２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース８４等がバス８６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス８６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース８４経由で、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）８８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ９０が接続される。このようなドライブ８８又は９０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク経由で、ＨＤＤ８８等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。

なお、以上では、サーバ１０を１台のコンピュータにより実現する例の実施形態を説明したが、サーバ１０の上述の例の各種の機能を複数のコンピュータに分散させて実現してもよい。

１０ サーバ、２０ プリンタ、３０ ネットワーク、４０ ワークフローシステム、４２ ワークフロー管理部、４４ 電子文書管理部、５０ スキャナ、６０ ＦＡＸ装置、８０ ＣＰＵ、８２ メモリ、８４ Ｉ／Ｏインタフェース、８６ バス、８８ ＨＤＤ、９０ ディスクドライブ、１００ ユーザ情報ＤＢ、１０２ ユーザ認証部、１０４ 帳票ＤＢ、１０６ 出力処理部、１０８ 帳票情報登録部、１１０ 帳票情報ＤＢ、１１２ 操作受付部、１１４ 操作履歴登録部、１１６ 操作履歴ＤＢ、１１８ 履歴情報検索部、１２０ 表示処理部、１２２ チェックポイント通過判定情報ＤＢ、１３０ 工程情報ＤＢ、１４０ アクション情報ＤＢ、１４２ アクション実行部、１０６０ 帳票ＩＤ付与部、１０６２ 印刷指示部、１０６４ 帳票情報抽出部、１０６６ ＦＡＸ送信指示部、１４２０ 起動条件評価部。

Claims (7)

1. 電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理手段と、
   前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理手段で用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出手段と、
   前記識別情報と、前記抽出手段が抽出した前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付手段と、
   前記出力処理手段で出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付手段と、
   前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶手段と、
   帳票が取り得る状態と、該帳票が当該状態にあると評価する評価条件であって、前記電子帳票の内容に応じて決定される前記操作履歴情報に関する条件を含む評価条件と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付手段に関連付けられた識別情報の帳票が該評価条件を満たすか否かを判定し、該評価条件を満たす帳票と該評価条件に関連付けられた状態とを対応づけて表示装置に表示させる処理を行う表示処理手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理手段と、
   前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理手段で用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出手段と、
   前記識別情報と、前記抽出手段が抽出した前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付手段と、
   前記出力処理手段で出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付手段と、
   前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶手段と、
   前記電子帳票の内容に関する条件と前記操作履歴情報に関する条件との組合せにより表される処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合に実行すべき処理の内容と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付手段および前記操作履歴関連付手段に関連付けられた識別情報の帳票のうち前記処理実行条件を満たすものがある場合に、当該処理実行条件に関連付けられた内容の処理を実行する処理実行手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
3. 前記出力処理手段は、さらに、単一の電子帳票を複数の紙媒体へ出力する要求に応じて、前記複数の紙媒体のそれぞれに対応する複数の異なる識別情報を生成し、生成した識別情報のそれぞれと前記複数の紙媒体のそれぞれの内容とを含む帳票情報を出力する処理を行い、
   前記電子帳票関連付手段は、さらに、前記抽出手段が抽出した前記文字列を、前記複数の紙媒体のそれぞれに対応する複数の識別情報のそれぞれに関連付ける、
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記出力要求に係る電子帳票において、予め定められた領域に、帳票を用いた業務の流れの定義に基づく個々の業務を識別する文字列が配置され、
   前記抽出手段は、さらに、前記出力要求に係る電子帳票の前記予め定められた領域から該文字列を抽出し、
   前記出力処理手段は、前記文字列に基づいて紙媒体を識別する識別情報を生成する、
   ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記出力要求に係る電子帳票において、予め定められた領域に当該電子帳票の内容が配置され、
   前記抽出手段は、さらに、前記出力要求に係る電子帳票の前記予め定められた領域から当該電子帳票の内容を抽出する、
   ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. コンピュータに、
   電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理ステップと、
   前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理ステップで用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出ステップと、
   前記識別情報と、前記抽出するステップで抽出された前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付ステップと、
   前記出力処理ステップで出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得ステップと、
   前記取得ステップで取得された識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付ステップと、
   前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶ステップと、
   帳票が取り得る状態と、該帳票が当該状態にあると評価する評価条件であって、前記電子帳票の内容に応じて決定される前記操作履歴情報に関する条件を含む評価条件と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付ステップにおいて関連付けられた識別情報の帳票が該評価条件を満たすか否かを判定し、該評価条件を満たす帳票と該評価条件に関連付けられた状態とを対応づけて表示装置に表示させる処理を行う表示処理ステップと、
   を実行させるためのプログラム。
7. コンピュータに、
   電子帳票の出力要求に応じて、紙媒体を識別する識別情報を生成し、前記識別情報と、該電子帳票の内容と、を紙媒体に出力する処理を行う出力処理ステップと、
   前記電子帳票の内容に含まれる項目の内容を表し、前記電子帳票の検索に用いるための文字列を、前記出力処理ステップで用いられる紙媒体への出力に適したデータから抽出する抽出ステップと、
   前記識別情報と、前記抽出するステップで抽出された前記文字列と、を関連付ける電子帳票関連付ステップと、
   前記出力処理ステップで出力する処理がされた識別情報と前記紙媒体に対する操作に関する操作履歴情報とを取得する取得ステップと、
   前記取得ステップで取得された識別情報および操作履歴情報を関連付ける操作履歴関連付ステップと、
   前記識別情報と、前記識別情報に関連付けられた前記文字列および前記操作履歴情報とを記憶する記憶ステップと、
   前記電子帳票の内容に関する条件と前記操作履歴情報に関する条件との組合せにより表される処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合に実行すべき処理の内容と、が関連付けられ、前記電子帳票関連付ステップおよび前記操作履歴関連付ステップにおいて関連付けられた識別情報の帳票のうち前記処理実行条件を満たすものがある場合に、当該処理実行条件に関連付けられた内容の処理を実行する処理実行ステップと、
   を実行させるためのプログラム。

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