JP5521770B2

JP5521770B2 - 情報処理装置およびプログラム

Info

Publication number: JP5521770B2
Application number: JP2010117494A
Authority: JP
Inventors: 節國武; 惠久川邉
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2010-05-21
Filing date: 2010-05-21
Publication date: 2014-06-18
Anticipated expiration: 2030-05-21
Also published as: JP2011248391A

Description

本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。

文書を用いた業務のプロセスや進捗を管理する技術が知られている。例えば特許文献１
に記載の技術では、文書テンプレートおよびデータソースに基づく第１のメタデータを埋
め込んだ文書データを紙文書として印刷し、印刷後に所定の処理の行われた当該紙文書を
スキャンしてスキャン画像を取得すると共に、スキャン時の各種情報を第２のメタデータ
として取得し、このスキャン画像からデコードした第１のメタデータおよびスキャン時に
取得した第２のメタデータを用いて、業務プロセス管理手段において当該紙文書にかかる
業務処理内容を反映させる。

また、特許文献２には、識別情報を基に、印刷物に関する業務の進捗状況を管理する技
術が開示されている。特許文献２に記載の技術では、印刷装置は、印刷要求を受け付ける
と、識別情報が付与された印刷物を作成し、端末装置において、この印刷物に付与された
識別情報を読み取り、読み取った識別情報をサーバに送信する。サーバは、識別情報を端
末装置から受け付けた場合に、当該識別情報に該当する管理項目を更新する。

特開２００７−１７２５８４号公報特開２００８−２０６０８２号公報

文書に対して行われ得る作業の手順（ワークフロー）を予め定義しておき、このワーク
フローに従って文書に対する作業の進捗状況を管理する技術では、予め定義されたワーク
フローと異なる作業が行われた場合、当該作業を管理できない。一方で、文書に対して行
われる作業の手順のすべてを事前に正確に定義しておくことは困難な場合がある。

また、文書を用いた業務を進める過程において、その文書の内容に変更が生じたり、そ
の業務における作業手順に変更が生じたりする場合がある。

本発明は、ワークフローを予め定義しておくことなく、文書を用いた業務を進める過程
における文書または作業手順の変更に応じて文書を管理できる情報処理装置およびプログ
ラムを提供することを目的とする。

請求項１に係る発明は、電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書を識別する識別情
報と当該電子文書の内容とを紙媒体に印刷した紙文書を出力するための処理を行う出力処
理手段と、前記電子文書の内容の少なくとも一部を前記電子文書から抽出する抽出手段と
、前記電子文書の他の文書の識別情報の指定を受け付ける受付手段と、前記電子文書の前
記識別情報と、前記抽出手段が抽出した情報を表す内容情報と、前記受付手段が受け付け
た識別情報の文書が前記紙文書の親である旨を表す派生関係の情報と、を互いに関連付け
て文書情報記憶手段に登録する文書情報登録手段と、を備えることを特徴とする情報処理
装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記派生関係に関する条件を含
む処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合に実行すべき処理の内容と、を関
連付けて記憶した処理情報記憶手段を参照し、前記文書情報記憶手段に登録された識別情
報の文書のうち前記処理実行条件を満たすものがある場合に、当該処理実行条件に関連付
けられた内容の処理を実行する処理実行手段、をさらに備える。

請求項３に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記出力処理手段の処理により
出力された紙文書に印刷された識別情報と当該紙文書に対して行われた操作に関する操作
履歴情報とを取得する取得手段と、前記取得手段が取得した識別情報および前記操作履歴
情報を互いに関連付けて操作履歴記憶手段に登録する操作履歴登録手段と、をさらに備え
、前記処理実行条件のうちの少なくとも１つは、さらに、前記操作履歴情報に関する条件
を含む。

請求項４に係る発明は、請求項３に係る発明において、前記処理実行条件のうちの少な
くとも１つは、当該処理実行条件を満たす文書の識別情報に関連付けて前記操作履歴記憶
手段に記憶された前記操作履歴情報を無効化する処理に関連付けられる。

請求項５に係る発明は、請求項２から４のいずれか１項に係る発明において、前記処理
実行条件のうちの少なくとも１つは、さらに、前記内容情報に関する条件を含む。

請求項６に係る発明は、請求項３から５のいずれか１項に係る発明において、前記派生
関係の情報に関する検索条件を含む表示要求に応じて、前記検索条件を満たす文書の識別
情報を前記文書情報記憶手段から検索し、検索された識別情報に関連付けて前記文書情報
記憶手段に登録された内容情報と、検索された識別情報に関連付けて前記操作履歴記憶手
段に記憶された操作履歴情報と、の少なくとも一部を表示させる処理を行う表示処理手段
、をさらに備える。

請求項７に係る発明は、請求項１から６のいずれか１項に係る発明において、前記出力
処理手段は、さらに、電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書を識別する識別情報と
当該電子文書の内容とを含み、かつ当該電子文書と異なる形式を有する新たな電子文書を
生成して出力する処理を行う。

請求項８に係る発明は、コンピュータに、電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書
を識別する識別情報と当該電子文書の内容とを紙媒体に印刷した紙文書を出力するための
処理を行う出力処理ステップと、前記電子文書の内容の少なくとも一部を前記電子文書か
ら抽出する抽出ステップと、前記電子文書の他の文書の識別情報の指定を受け付ける受付
ステップと、前記電子文書の前記識別情報と、前記抽出ステップで抽出した情報を表す内
容情報と、前記受付ステップで受け付けた識別情報の文書が前記電子文書の親である旨を
表す派生関係の情報と、を互いに関連付けて文書情報記憶手段に登録する文書情報登録ス
テップと、を実行させるためのプログラムである。

請求項１または８に係る発明によると、ワークフローを予め定義しておくことなく、文
書を用いた業務を進める過程における文書または作業手順の変更に応じて文書を管理でき
る。

請求項２に係る発明によると、出力処理手段の処理により出力された紙文書の間の派生
関係に関する処理実行条件が満たされたことに応じて、特定の内容の処理を実行すること
ができる。

請求項３に係る発明によると、出力処理手段の処理により出力された紙文書に対して行
われた操作の履歴に関する処理実行条件が満たされたことに応じて、特定の内容の処理を
実行することができる。

請求項４に係る発明によると、登録済みの操作履歴を無効化する処理を実行する条件を
設定することができる。

請求項５に係る発明によると、電子文書の出力処理にあたって当該電子文書から抽出さ
れた情報に関する条件を含む処理実行条件が満たされることに応じて、特定の内容の処理
を実行することができる。

請求項６に係る発明によると、出力処理手段の処理により出力された紙文書の間の派生
関係に関する条件により検索された結果の文書の内容情報および操作履歴の少なくとも一
部をユーザに提示できる。

請求項７に係る発明によると、電子文書の形式を変換して生成された新たな電子文書に
関する派生関係の情報を管理できる。

ワークフローの例を示す図である。ワークフローの他の例を示す図である。本発明の一つの実施形態の例による情報処理装置の内部構成の概略の例を示す図である。帳票スキーマの例を示す図である。帳票情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。図５の帳票情報ＤＢに記憶された帳票間の派生関係を図式的に表す図である。操作履歴ＤＢのデータ内容の例を示す図である。アクション情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。帳票の印刷要求を受けたサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。帳票の操作の履歴を登録する場合のサーバの処理の手順の例を示すフローチャートである。帳票の処理状況の表示要求を受けたサーバが実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。サーバのアクション実行部が実行する処理の手順の例を示すフローチャートである。ワークフローのさらに他の例を示す図である。帳票情報ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。操作履歴ＤＢのデータ内容の他の例を示す図である。アクション情報ＤＢのデータ内容の例を示す図である。指定された帳票について最新の操作履歴を検索する処理の手順の例を示すフローチャートである。子孫探索処理の手順の例を示すフローチャートである。表示処理部による表示の態様の例を示す図である。表示処理部による表示の態様の他の例を示す図である。帳票情報ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。アクション情報ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。ワークフローのさらに他の例を示す図である。ワークフローのさらに他の例を示す図である。帳票情報ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。操作履歴ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。図２４の帳票情報ＤＢに記憶された帳票間の派生関係を図式的に表す図である。アクション情報ＤＢのデータ内容のさらに他の例を示す図である。コンピュータのハードウエア構成の例を示す図である。

本発明の一つの実施形態の例の情報処理装置は、予め設定された形式に従って作成され
た電子文書を用紙に印刷させ、この印刷された紙文書が１人以上のユーザに回付されて処
理される状況において、当該紙文書に関する情報を管理する。以下、文書の形式を定義す
る雛形ファイルである帳票ファイルを用いて作成された電子文書を印刷した紙文書を管理
する場合を例にとり本発明の実施形態について説明する。なお、以下の説明では、帳票フ
ァイルを用いて作成された電子文書を「電子帳票」と呼び、電子帳票を印刷した紙文書を
「紙帳票」と呼ぶ。電子帳票および紙帳票を「帳票」と総称することもある。

電子帳票を用いた業務においては、それを印刷して紙帳票を作成するだけでなく、その
ファイル形式を変換して新たな電子帳票を作成する場合もある。例えば、ワードプロセッ
サ等の電子文書を作成・編集するための特定のソフトウエアに対応したファイル形式の電
子帳票を、ＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏｒｍａｔ）等、他のソフ
トウエアに対応したファイル形式に変換する場合がある。本実施形態の例では、電子帳票
のファイル形式を変換する処理を「印刷」処理の一種として取り扱う。つまり、本実施形
態の例では、電子帳票を用紙に印刷した紙帳票に関する情報だけでなく、電子帳票のファ
イル形式の変換により新たに生成された電子帳票に関する情報も管理する。以下の説明で
は、電子帳票のファイル形式を変換する処理を「電子的な印刷」と呼ぶ。

＜業務例１＞
本実施形態の例の詳細な説明の前に、図１および図２を参照し、本実施形態の例により
管理される帳票を用いた業務の一具体例を説明する。図１および図２は、企業等の組織の
経理部門に対して物品の購入代金の支払処理が依頼される場合に、帳票に対して行われる
ワークフローの例を表す。

図１は、支払処理の業務における基本的なワークフローの例であり、このワークフロー
では、「印刷」、「発送」、「受領」、「支払処理開始」、「支払処理終了」、および「
完了」の順で帳票に対する作業が行われる。「印刷」は、電子帳票を印刷して紙帳票を作
成する作業を表す。本例では、支払処理を依頼する依頼者が、端末装置を用いて支払依頼
書の帳票ファイルを編集して電子帳票を作成し、この電子帳票を印刷することで、支払依
頼書の紙帳票を作成する。「発送」は、「印刷」作業で作成された紙帳票（支払依頼書）
および業者からの請求書を依頼者が経理部門へ回付する作業を表す。「受領」は、回付さ
れた紙帳票および請求書を経理部門が受領することを表す。「支払処理開始」および「支
払処理終了」は、それぞれ、経理部門において、受領した紙帳票および請求書の内容に従
って支払処理を開始すること、および終了することを表す。「完了」は、当該紙帳票に関
する業務（支払処理）の完了を表す。「完了」の作業では、例えば、支払処理が終了した
紙帳票および請求書をファイリングしたり、これらの文書をスキャナで読み取って得られ
る画像データをデータベースに登録したりする。

図１の例のワークフローでは、依頼者により回付された紙帳票を経理部門が受領した後
、支払処理が開始される。例えば支払期限が迫っている等の事情で支払処理を急ぐ場合、
依頼者は、紙帳票の回付の前に、支払依頼書の電子帳票とスキャナで読み取った請求書の
画像データとを経理部門へ送信して支払処理を依頼し、追って紙帳票および紙の請求書を
経理部門へ回付することもあり得る。支払依頼書の電子帳票は、例えば、電子メールの添
付ファイルとして経理部門の担当者の電子メールアドレス宛に送信される。また、本例で
は、依頼者は、文書の作成・編集ソフトウエアを用いて帳票ファイルを編集して作成した
電子帳票を電子的に印刷（ファイル形式の変換）した上で、経理部門へ送信するものとす
る。図２に示すワークフローは、この場合の電子帳票および紙帳票に対する作業の手順の
例である。図２において、上段（ａ）のワークフローは、電子帳票に対する作業の手順を
表し、下段（ｂ）のワークフローは、紙帳票に対する作業の手順を表す。

図２（ａ）を参照すると、まず、依頼者は、支払依頼書の電子帳票を電子的に印刷し（
「ｅ−印刷」）、この結果の電子帳票を経理部門へ「送信」する。この電子帳票が経理部
門において「受信」されると、経理部門で「支払処理開始」され、その後、「支払処理終
了」となる。一方、図２（ｂ）を参照し、依頼者は、電子帳票の「ｅ−印刷」および「送
信」の後、この電子帳票を用紙に「印刷」して紙帳票を作成し、作成した紙帳票を経理部
門へ「発送」（回付）する。この紙帳票は、経理部門において電子帳票の「受信」に応じ
て「支払処理開始」された後、経理部門で「受領」される。この紙帳票の「受領」のとき
には、すでに、この紙帳票に対応する電子帳票の内容に従って支払処理が開始されている
ので、紙帳票の「受領」に応じて支払処理を行う必要はなく、「支払処理終了」の後、こ
の紙帳票に関する支払処理の業務は「完了」する。図２の場合、紙帳票に対するワークフ
ローと電子帳票に対するワークフローとが並行して実行される。

以上で説明した支払処理の業務では、帳票は、図１の例のワークフローに従って処理さ
れる場合もあるし、図２の例のワークフローに従って処理される場合もある。本実施形態
の例の情報処理装置は、図１および図２のいずれの場合においても、印刷された紙帳票お
よび電子的に印刷された電子帳票に関する情報を管理する。

＜実施形態の例＞
図３に、本実施形態の例による情報処理装置の内部構成の概略の例を示す。図３のサー
バ１０は、プリンタ２０に接続される。サーバ１０は、ユーザ情報ＤＢ（データベース）
１００、ユーザ認証部１０２、帳票ＤＢ１０４、出力処理部１０６、帳票情報登録部１０
８、帳票情報ＤＢ１１０、操作受付部１１２、操作履歴登録部１１４、操作履歴ＤＢ１１
６、履歴情報検索部１１８、表示処理部１２０、アクション情報ＤＢ１４０、およびアク
ション実行部１４２を備える。

ユーザ情報ＤＢ１００は、帳票を作成および利用する利用者（ユーザ）の情報を記憶す
る。ユーザ情報ＤＢ１００は、例えば、各ユーザの識別情報であるユーザＩＤと、各ユー
ザの認証情報（パスワードなど）と、を記憶する。ユーザ情報ＤＢ１００は、さらに、ユ
ーザの氏名、連絡先（住所、電話番号、ファクシミリ番号、電子メールアドレスなど）、
ユーザが構成する組織におけるユーザ集合（グループ、課、部門など）の識別情報、各ユ
ーザ集合に所属するユーザのユーザＩＤ、および各ユーザの組織における役職などを記憶
しておいてよい。

ユーザ認証部１０２は、サーバ１０の後述の各部の機能を利用する要求を受け付けた場
合に、当該要求を行ったユーザの認証を行う。例えば、要求を行ったユーザのユーザＩＤ
およびパスワードの入力を受け付け、受け付けたユーザＩＤおよびパスワードの組がユー
ザ情報ＤＢ１００に登録されたユーザＩＤおよびパスワードの組に一致するか否かを確認
することでユーザ認証を行う。ユーザ認証部１０２が認証に成功した場合にのみ、その要
求を行ったユーザに対し、サーバ１０の後述の各部の機能の利用を許可する。

帳票ＤＢ１０４は、帳票ファイルと帳票スキーマとを記憶する。帳票ファイルは、帳票
の作成の基となる雛形のファイルである。帳票スキーマは、各帳票ファイルのレイアウト
を表す情報である。帳票スキーマは、例えば、当該帳票ファイルにおいて、どの領域にど
のような情報が配置されるかを記述したものであってよい。帳票スキーマの例の詳細は後
述する。帳票ＤＢ１０４は、帳票ファイルとこれに対応する帳票スキーマとの組を一組だ
け記憶しておいても良いし、帳票ファイルと帳票スキーマとの組を複数記憶しておいても
良い。複数の組を記憶しておく場合、帳票ＤＢ１０４は、各帳票ファイルとこれに対応す
る帳票スキーマとを対応づける情報を記憶しておく。なお、帳票ファイルと帳票スキーマ
とを対応づける情報を帳票ＤＢ１０４に記憶しておけば、帳票ファイル自体は帳票ＤＢ１
０４に記憶しておかずに、サーバ１０に接続された他の装置が保持しておいてもよい。

出力処理部１０６は、電子帳票を用紙に印刷して紙文書を出力するための処理、および
、電子帳票のファイル形式を変換して新たな電子帳票を生成し出力する（電子的に印刷す
る）ための処理を行う。この電子帳票は、帳票ＤＢ１０４中の帳票ファイルのいずれかに
対して情報を書き込むことで生成されたものであるとする。例えば、電子帳票を用紙に印
刷する要求をクライアント端末（図示しない）からサーバ１０が受け付けて、当該印刷要
求についてユーザ認証部１０２による認証が成功すると、出力処理部１０６は、プリンタ
２０に対して、当該印刷要求の対象の帳票の識別情報である帳票ＩＤと当該帳票とを用紙
に印刷するよう印刷指示を出す。また例えば、クライアント端末から電子帳票のファイル
形式の変換の要求をサーバ１０が受け付けて、ユーザ認証が成功すると、出力処理部１０
６は、当該要求の対象の電子帳票のファイル形式を変換して新たな電子帳票を生成すると
共に、この新たな電子帳票中に帳票ＩＤを配置したファイルをクライアント端末に返送す
る。

出力処理部１０６は、また、（用紙への、あるいは電子的な）印刷要求の対象の帳票の
他の帳票の帳票ＩＤを「親帳票ＩＤ」として指定するユーザの入力を受け付けることもあ
る。本実施形態の例では、ある帳票の作成の基となった他の帳票を、当該ある帳票の「親
帳票」または「親」と呼ぶ。逆に、ある帳票を基に作成された他の帳票を、当該ある帳票
の「子帳票」または「子」と呼ぶ。子帳票は、親帳票から派生して作成される帳票である
と解釈してもよい。つまり、親帳票は、子帳票の派生元の帳票であると捉えられる。例え
ば、電子的な印刷を行って帳票ＩＤを含む電子帳票を作成し、この電子帳票を用紙に印刷
して紙帳票を作成した場合、当該電子帳票は、当該紙帳票の親であると言える。また例え
ば、ある紙帳票の内容の一部を変更して新たな紙帳票が印刷されて作成された場合、当該
ある紙帳票は、当該新たな紙帳票の親であるとみなすことができる。上述の業務例１の図
２（ａ），（ｂ）のワークフローを参照すると、図２（ｂ）の「印刷」で作成される紙帳
票は、図２（ａ）の「ｅ−印刷」で作成された電子帳票を基に作成される。このことから
、当該電子帳票は当該紙帳票の「親帳票」であると言える。サーバ１０は、出力処理部１
０６が受け付けた「親帳票ＩＤ」の帳票を、印刷要求の対象の帳票の親帳票として管理す
る。

出力処理部１０６は、帳票ＩＤ付与部１０６０、印刷指示部１０６２、帳票情報抽出部
１０６４、ファイル形式変換部１０６６、および親帳票ＩＤ受付部１０６８を備える。

帳票ＩＤ付与部１０６０は、印刷対象の帳票に対し、帳票ＩＤを生成して付与する。帳
票ＩＤは、サーバ１０が管理する帳票のうちで一意な識別情報であればよい。帳票ＩＤ付
与部１０６０は、印刷対象の帳票と当該帳票に対して付与した帳票ＩＤとを帳票情報登録
部１０８に渡す。帳票ＩＤ付与部１０６０は、用紙への印刷対象の帳票および電子的な印
刷対象の帳票のいずれに対しても、帳票ＩＤを生成して付与する。

印刷指示部１０６２は、現在の処理対象の印刷要求が用紙への印刷要求であるか電子的
な印刷要求であるかに応じて、プリンタ２０またはファイル形式変換部１０６６に対して
印刷指示を行う。

用紙への印刷要求の場合、印刷指示部１０６２は、印刷対象の帳票と当該帳票に対して
帳票ＩＤ付与部１０６０が付与した帳票ＩＤと、を用紙に印刷することをプリンタ２０に
指示する。このとき、本実施形態の例では、印刷指示部１０６２は、帳票ＩＤを機械読み
取り可能な符号に変換して印刷するようプリンタ２０に指示する。帳票ＩＤを表す符号の
例として、バーコードなどの一次元コードや、ＱＲコードなどの二次元コードが挙げられ
る。印刷指示部１０６２の指示に従って、プリンタ２０は、帳票ＩＤを表す符号と共に帳
票を用紙に印刷した紙文書を出力する。

電子的な印刷要求の場合、印刷指示部１０６２は、印刷対象の帳票と当該帳票に付与さ
れた帳票ＩＤとを含む新たな電子帳票の生成をファイル形式変換部１０６６に対して指示
する。この指示に従って、ファイル形式変換部１０６６は、印刷対象の帳票のファイル形
式を変換した電子帳票であって、当該帳票の帳票ＩＤを含む電子帳票を新たに生成する。
一例として、印刷対象の帳票がワードプロセッサ等のソフトウエアに対応するファイル形
式の電子帳票であるときに、ファイル形式変換部１０６６は、印刷対象の帳票の内容と帳
票ＩＤとを含む、ＰＤＦ形式の新たな電子帳票を生成する。なお、ファイル形式変換部１
０６６は、帳票ＩＤを機械読み取り可能な符号に変換して新たな電子帳票上に配置しても
よいし、帳票ＩＤを表す文字列を新たな電子帳票上に配置してもよい。あるいは、ファイ
ル形式変換部１０６６は、新たな電子帳票の属性情報の一部として帳票ＩＤを含めておい
てもよい。ファイル形式変換部１０６６が生成した新たな電子帳票は、出力処理部１０６
により、印刷要求の要求元のクライアント端末に対して送信される。

出力処理部１０６は、プリンタ２０に帳票ＩＤを含む紙帳票を印刷させた後、あるいは
、ファイル形式変換部１０６６に帳票ＩＤを含む電子帳票を生成させた後、その旨を操作
履歴登録部１１４に対して通知する。この通知を受けた操作履歴登録部１１４の処理は後
述する。

帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４中の帳票スキーマを参照し、印刷対象の帳
票から、帳票スキーマで示される情報を抽出する。例えば、帳票情報抽出部１０６４は、
印刷対象の帳票の作成に用いられた帳票ファイルに対応する帳票スキーマを帳票ＤＢ１０
４から読み出し、この帳票スキーマで記述されている各領域に配置された情報を当該帳票
から抽出する。用紙への印刷の場合、印刷対象の帳票のデータは、プリンタ２０による印
刷処理に適した形式で表されるデータであり、例えばＰＤＬ（ＰａｇｅＤｅｓｃｒｉｐ
ｔｉｏｎＬａｎｇｕａｇｅ；ページ記述言語）で記述される。帳票情報抽出部１０６４
は、例えば、ＰＤＬで記述された帳票のデータを解釈し、この帳票において、帳票スキー
マで記述されている各領域に配置された文字列を特定する。そして、特定した文字列を当
該領域の情報として抽出する。帳票情報抽出部１０６４は、帳票のデータの各領域から抽
出した文字列を、当該帳票の帳票ＩＤと共に帳票情報登録部１０８に渡す。電子的な印刷
の場合、印刷対象の帳票のデータは様々な形式を取り得る。帳票情報抽出部１０６４は、
例えば、印刷対象の帳票のデータをＰＤＬ形式に変換した上で、用紙への印刷の場合と同
様に、帳票スキーマで記述されている各領域に配置された文字列を特定して抽出すればよ
い。あるいは、例えば、帳票情報抽出部１０６４は、ファイル形式変換部１０６６の処理
の結果の新たな電子帳票のデータを解釈して、帳票スキーマで記述されている各領域に配
置された文字列を抽出してもよい。さらに他の例では、電子的な印刷の対象の帳票のデー
タの形式に応じた手法で当該データを解釈して、帳票スキーマで記述されている各領域の
文字列を抽出してもよい。この例の場合、電子的な印刷の対象の帳票のデータが取り得る
複数の形式にそれぞれ対応する複数の解釈の手順をサーバ１０の記憶装置（図示しない）
に予め記憶させておき、帳票情報抽出部１０６４において、印刷対象の帳票のデータの形
式に応じた解釈の手順を記憶装置から取得して、当該データの解釈に用いればよい。

図４は、上述の業務例１で用いられる帳票（支払依頼書）に対応する帳票スキーマの例
である。図４に例示する帳票スキーマは、ＸＭＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐ
Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式で記述されている。図４において、「rectangle」要素は、帳
票から文字列（情報）を抽出する矩形領域を表す。「rectangle」要素の「left」，「rig
ht」，「top」，「bottom」属性は、それぞれ、矩形領域の左端、右端、上端、下端の座
標を表し、「name」属性は矩形領域の名前を表す。図４では、「発注番号」、「依頼者」
、および「支払先コード」とそれぞれ名付けられた３つの矩形領域について記述されてい
る。帳票情報抽出部１０６４は、図４の例の帳票スキーマで記述された３つの矩形領域の
それぞれに含まれる文字列を、印刷対象の帳票のデータから抽出する。また、帳票情報抽
出部１０６４は、各矩形領域から抽出した文字列を、当該矩形領域の名前に関連付けて帳
票情報登録部１０８に渡す。

帳票情報抽出部１０６４が印刷対象の帳票から抽出する情報は、当該帳票の内容の一部
であると言える。以下の説明では、帳票情報抽出部１０６４により帳票から抽出される情
報を「帳票情報」と呼ぶ。

再び図３を参照し、親帳票ＩＤ受付部１０６８は、印刷対象の帳票の親帳票の帳票ＩＤ
を指定するユーザの入力を受け付ける。親帳票ＩＤ受付部１０６８は、例えば、印刷要求
の要求元のクライアント端末に対して、親帳票の帳票ＩＤの指定をユーザに促す旨を表示
させる制御情報を送信する。この制御情報を受信したクライアント端末の表示装置におい
て、親帳票の帳票ＩＤの入力を受け付ける表示画面が表示される。この表示を確認したユ
ーザが帳票ＩＤを入力すると、当該帳票ＩＤはクライアント端末からサーバ１０へ送信さ
れ、サーバ１０で受信された当該帳票ＩＤを、親帳票ＩＤ受付部１０６８は印刷対象の帳
票の親帳票の帳票ＩＤ（親帳票ＩＤ）として帳票情報登録部１０８に渡す。ユーザが帳票
ＩＤを指定する入力を行わなかった場合、あるいは、帳票ＩＤを指定しない旨の入力をユ
ーザが行った場合、クライアント端末は、帳票ＩＤが指定されなかった旨を表す情報をサ
ーバ１０に対して送信する。この情報を受信したサーバ１０において、親帳票ＩＤ受付部
１０６８は、印刷対象の帳票に親帳票が存在しない旨を帳票情報登録部１０８に通知する
。

帳票情報登録部１０８は、出力処理部１０６の帳票情報抽出部１０６４から帳票ＩＤお
よび帳票情報を受け取ると、受け取った帳票ＩＤに関連付けて、受け取った帳票情報を帳
票情報ＤＢ１１０に登録する。帳票情報登録部１０８は、さらに、当該帳票ＩＤに関連付
けて、親帳票ＩＤ受付部１０６８から受け取った情報を帳票情報ＤＢ１１０に登録する。
すなわち、親帳票ＩＤ受付部１０６８から印刷対象の帳票の親帳票ＩＤを受け取っていれ
ば、当該親帳票ＩＤを、親帳票ＩＤ受付部１０６８から印刷対象の帳票に親帳票が存在し
ない旨を通知されていれば、その旨を、帳票情報抽出部１０６４から受け取った帳票ＩＤ
に関連付けて帳票情報ＤＢ１１０に登録する。

帳票情報ＤＢ１１０は、（用紙に、あるいは電子的に）印刷された帳票の帳票ＩＤに関
連付けて、帳票情報抽出部１０６４が抽出した帳票情報および親帳票ＩＤ受付部１０６８
が受け付けた親帳票ＩＤを記憶する。図５に、帳票情報ＤＢ１１０のデータ内容の例を示
す。

図５は、図４の例の帳票スキーマを参照して帳票から抽出された情報を登録した場合の
例である。図５の例の表では、各帳票の帳票ＩＤに関連付けて、「親帳票ＩＤ」、「発注
番号」、「依頼者」、および「支払先コード」の各項目が登録されている。「親帳票ＩＤ
」の項目には、親帳票ＩＤ受付部１０６８が受け付けた親帳票ＩＤの値、または、親帳票
が存在しない旨を表す記号「−」が登録されている。図５の表から、帳票ＩＤ「ＩＤ３」
の親帳票ＩＤが「ＩＤ２」であり、帳票ＩＤ「ＩＤ１」，「ＩＤ２」の各帳票には親帳票
が存在しないことがわかる。また、「発注番号」、「依頼者」、および「支払先コード」
の各項目には、その内容を表す文字列が登録されている。「発注番号」、「依頼者」、お
よび「支払先コード」の各項目の名前は、帳票スキーマで記述された各矩形領域の名前に
対応する（図４参照）。図５の帳票ＩＤ「ＩＤ１」の行を参照すると、当該帳票において
、「発注番号」の矩形領域に文字列「X001」が記載され、「依頼者」の矩形領域に文字列
「userA」が記載され、「支払先コード」の矩形領域に文字列「125」が記載されていたこ
とがわかる。

図５の例の表における帳票ＩＤと親帳票ＩＤとの組は、帳票間の親子関係（派生関係）
を表す情報であると言える。図６は、図５の例の表の帳票ＩＤ「ＩＤ１」、「ＩＤ２」、
「ＩＤ３」の帳票の間に存在する派生関係を図式的に表した例である。図６において、「
ＩＤ２」から「ＩＤ３」へ向かう矢印は、「ＩＤ２」の帳票から「ＩＤ３」の帳票が派生
したことを表す。つまり、「ＩＤ２」の帳票は「ＩＤ３」の帳票の親であり、「ＩＤ３」
の帳票は「ＩＤ２」の帳票の子であることを表す。また、「ＩＤ１」は、「ＩＤ２」およ
び「ＩＤ３」のいずれとの間にも派生関係を有しないことから、図６では、「ＩＤ１」は
、「ＩＤ２」および「ＩＤ３」のいずれとも接続されていない。

再び図３を参照し、操作受付部１１２は、出力処理部１０６の処理によりプリンタ２０
から出力された紙帳票（帳票ＩＤの符号と共に帳票の内容が印刷された紙文書）に対する
操作に関する情報を受け付ける。操作受付部１１２は、さらに、出力処理部１０６のファ
イル形式変換部１０６６の処理により出力された電子帳票（帳票ＩＤおよび帳票の内容を
含む電子文書）に対する操作に関する情報を受け付けることもある。本実施形態の例では
、出力処理部１０６の処理により出力された紙帳票および電子帳票は、複数のユーザに回
付され、各ユーザにより当該帳票に対して何らかの操作が行われる。操作の例として、例
えば、帳票の「発送」および「受領」、帳票の内容の「確認」や「承認」等が挙げられる
。また、帳票が何らかの作業を行うことを依頼する文書である場合に、当該帳票の内容に
従って行われる作業を帳票に対する操作と捉えてもよい。例えば、上述の業務例１で用い
られる支払依頼書の帳票の場合、当該帳票の内容に従った支払処理の開始および終了を当
該帳票に対する操作として扱ってよい。

操作受付部１１２は、帳票に対する操作に関する情報の受付において、操作の対象の帳
票の帳票ＩＤを取得する。紙帳票の帳票ＩＤの取得は、例えば、次のように行われる。本
実施形態の例において、紙帳票に対して操作を行うユーザは、サーバ１０に接続された読
取装置（図示しない）を用いて、紙文書に印刷された帳票ＩＤの符号を読み取りさせる。
読取装置としては、帳票ＩＤの符号の形式に応じた装置を用いればよい。例えば、帳票Ｉ
Ｄがバーコードで印刷されていればバーコードリーダを用い、帳票ＩＤがＱＲコードで印
刷されていればＱＲコードリーダを用いればよい。帳票ＩＤの符号の読み取りは、操作の
実行の前であってもよいし、後であってもよい。紙帳票に対する１回の操作につき、１回
の帳票ＩＤの読み取りが行われるようにすればよい。操作受付部１１２は、読取装置によ
り読み取られた帳票ＩＤの符号を解釈して帳票ＩＤを認識する。電子帳票の帳票ＩＤの取
得は、例えば、次のように行われる。本実施形態の例において電子帳票に対する操作を実
行する場合、ユーザは、クライアント端末において操作対象の電子帳票を指定する入力を
行う。クライアント端末は、指定された操作対象の電子帳票をサーバ１０に送信し、当該
電子帳票を受信したサーバ１０の操作受付部１１２は、当該電子帳票に含まれる帳票ＩＤ
を抽出する。このとき、電子帳票に帳票ＩＤを表す符号が含まれていれば、この符号を抽
出して解釈し、帳票ＩＤを認識すればよい。また、電子帳票の属性情報に帳票ＩＤが含ま
れていれば、この属性情報から帳票ＩＤを抽出すればよい。

また、本実施形態の例において、帳票に対して操作を行うユーザは、その操作の種別を
入力する。操作受付部１１２は、ユーザが入力した操作種別をさらに受け付ける。操作種
別の受付は、例えば、次の手順で行えばよい。操作受付部１１２は、紙帳票または電子帳
票の帳票ＩＤを上述のように取得すると、操作種別の入力をユーザに促す情報を表示させ
る制御情報をクライアント端末に送信し、当該情報をクライアント端末に表示させる。こ
の制御情報は、例えば、予め設定された操作種別のリストを表示させ、当該リストから操
作種別を選択するようユーザに促す情報を表示させるものであってよい。この制御情報に
従った表示に応じて、ユーザは操作種別を入力し、入力された操作種別がクライアント端
末からサーバ１０へ送信されて操作受付部１１２により取得される。

操作受付部１１２は、さらに、帳票に対して操作を実行した操作者のユーザＩＤを取得
する。上記では説明を省略したが、操作受付部１１２が操作に関する情報を受け付けるに
あたって、ユーザ認証部１０２においてユーザ認証が行われる。ユーザ認証のタイミング
は、操作受付部１１２が操作種別の指定を受け付ける前であればよく、例えば、紙帳票の
帳票ＩＤの読み取りの前、紙帳票の帳票ＩＤの読取情報をサーバ１０が受け取ったとき、
クライアント端末における操作対象の電子帳票の指定の前、あるいは、操作対象の電子帳
票をサーバ１０が受け取ったときであってよい。操作受付部１１２は、ユーザ認証部１０
２から操作者のユーザＩＤを取得する。操作受付部１１２は、受け付けた帳票ＩＤおよび
操作者のユーザＩＤを操作履歴登録部１１４に渡す。

操作履歴登録部１１４は、帳票に対して実行された操作の履歴を表す情報を操作履歴Ｄ
Ｂ１１６に登録する。操作履歴登録部１１４は、例えば、操作受付部１１２が受け付けた
帳票ＩＤ、操作者のユーザＩＤ、および操作種別を操作受付部１１２から取得すると、当
該帳票ＩＤに関連付けて、当該操作者のユーザＩＤおよび操作種別を操作履歴ＤＢ１１６
に登録する。操作履歴登録部１１４の処理により、紙帳票および電子帳票に対する操作の
履歴が記録されることになる。操作履歴登録部１１４は、また、用紙への印刷または電子
的な印刷のための処理を行った出力処理部１０６から、印刷対象の帳票の帳票ＩＤおよび
印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤを通知されると、当該帳票ＩＤに関連付けて、当該
ユーザＩＤを操作者として操作履歴ＤＢ１１６に登録し、さらに、操作種別として用紙へ
の印刷または電子的な印刷を表す情報を当該帳票ＩＤに関連付けて登録する。これにより
、電子帳票の用紙への印刷操作の履歴および電子帳票のファイル形式を変換する電子的な
印刷操作の履歴が記録されることになる。

操作履歴ＤＢ１１６は、帳票に対する操作の履歴を記憶するデータベースである。図７
に、操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容の一例を示す。図７は、図５の例の帳票情報ＤＢ１
１０に登録された帳票ＩＤ「ＩＤ１」〜「ＩＤ３」の帳票に対する操作の履歴を記憶した
場合の例である。図７の例の表では、各帳票の帳票ＩＤに関連付けて、操作者および操作
種別の各項目の値が登録されている。図７の例の表の１行は、１回の操作の履歴を表す。
また、図７の例の表は、上の行から順に操作が実行されたことを表すものとする。帳票Ｉ
Ｄは、操作履歴登録部１１４が操作受付部１１２または出力処理部１０６から受け取った
、操作の対象の帳票の帳票ＩＤである。操作者は、操作を行ったユーザのユーザＩＤであ
る。操作種別は、操作履歴登録部１１４が操作受付部１１２から受け取った操作種別また
は出力処理部１０６から受け取った操作種別である。図７に示す操作種別は、上述の業務
例１において帳票に対して行われる作業（図１，図２参照）に対応する。

ここで、図５および図７を参照し、業務例１で用いられる支払依頼書の帳票に関して行
われる処理の様子を時系列順に説明する。図５および図７は、帳票に対し、図２のワーク
フローの処理が行われる場合の例を示す。まず、支払を依頼する依頼者「userA」のクラ
イアント端末から、支払依頼書の電子的な印刷の要求がサーバ１０に対して行われる。こ
の要求に応じて、サーバ１０の出力処理部１０６により電子的な印刷が行われ、帳票ＩＤ
「ＩＤ１」の電子帳票が生成されてクライアント端末に返送される。この電子帳票「ＩＤ
１」から、発注番号「X001」、依頼者「userA」、および支払先コード「125」が抽出され
て帳票情報ＤＢ１１０に登録される（図５）。なお、ここでは、親帳票ＩＤの指定が行わ
れなかったとする。また、この電子的な印刷の操作「ｅ−印刷」の履歴が帳票ＩＤ「ＩＤ
１」に関連付けられて操作履歴ＤＢ１１６に登録される（図７）。その後、userAは、帳
票「ＩＤ１」と支払先コードが異なる他の支払依頼書を作成して電子的な印刷を指示する
。この指示により、クライアント端末からサーバ１０に対して印刷要求が行われ、上述の
帳票「ＩＤ１」の場合と同様の処理により、当該他の支払依頼書の電子帳票「ＩＤ２」の
帳票情報および操作履歴が各ＤＢに登録される（図５，図７）。ここでも、電子帳票「Ｉ
Ｄ２」の親帳票ＩＤの指定は行われなかったとする。さらに、userAにより、電子帳票「
ＩＤ２」に対して「送信」操作が行われる。本例では、電子帳票「ＩＤ２」は、電子メー
ルに添付されて経理部門の担当者の電子メールアドレス宛に送信される。電子帳票「ＩＤ
２」に対する「ｅ−印刷」および「送信」の操作は、図２（ｂ）のワークフローの「ｅ−
印刷」および「送信」の作業に対応する。userAは、電子帳票「ＩＤ２」の「送信」操作
の後、電子帳票「ＩＤ２」に対応する紙帳票の出力を指示し、クライアント端末からサー
バ１０に対し印刷要求が発せられる。この印刷要求に応じて、出力処理部１０６は、プリ
ンタ２０に対し、新たな帳票ＩＤ「ＩＤ３」および電子帳票「ＩＤ２」と同様の内容を用
紙に印刷するよう指示する。また、userAは、親帳票ＩＤ受付部１０６８によりクライア
ント端末の表示装置に親帳票ＩＤの指定を促す情報が表示されると、親帳票ＩＤとして「
ＩＤ２」を指定する入力を行う。サーバ１０の帳票情報登録部１０８は、プリンタ２０が
印刷した紙帳票「ＩＤ３」に関連付けて、親帳票ＩＤ「ＩＤ２」を帳票情報ＤＢ１１０に
登録する。紙帳票「ＩＤ３」の帳票情報は電子帳票「ＩＤ２」と同様である（図５）。そ
の後、先に経理部門に対して「送信」されていた電子帳票「ＩＤ２」に対し、userBによ
り、「受信」、「支払処理開始」、および「支払処理終了」の操作が行われる（図７）。
さらにその後、紙帳票「ＩＤ３」がuserBにより「受領」される。なお、電子帳票の送受
信処理や支払処理は、例えば、クライアント端末上の専用アプリケーションを用いて行わ
れればよい。そして、電子帳票の「送信」、「受信」や「支払処理開始」、「支払処理終
了」といった操作を操作履歴ＤＢ１１６に登録するためには、例えば、複数の操作名が列
挙されたメニューを上記の専用アプリケーションの操作前後に操作者に提示し、操作者が
選択した操作名に関する情報と操作対象の電子帳票をサーバ１０に送信することにより、
当該電子帳票のＩＤに対応する帳票情報および操作履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録され
る。

図３の説明に戻り、履歴情報検索部１１８は、検索条件の指定を受け付けて、帳票情報
ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６を参照し、当該検索条件を満たす帳票を検索する。
検索条件は、帳票情報ＤＢ１１０に登録された派生関係の情報に関する条件であってよい
。派生関係の情報に関する条件として、例えば、「特定の帳票ＩＤの帳票の親（子）であ
る」、「親帳票が存在する（あるいは、存在しない）」、「子帳票が存在する（あるいは
存在しない）」などの条件が考えられる。また、検索条件は、帳票情報に関する条件であ
ってもよい。例えば、図５に示す「発注番号」、「依頼者」、「支払先コード」など、帳
票情報の特定の項目が特定の値であることを検索条件とする。また、検索条件は、操作履
歴ＤＢ１１６に登録された操作履歴に関する条件であってもよい。例えば、図７に示す「
操作者」および「操作種別」など、操作履歴の特定の項目が特定の値であることを検索条
件とする。また、以上の例の検索条件の複数をＡＮＤ条件またはＯＲ条件で組み合わせた
条件を検索条件としてもよい。履歴情報検索部１１８は、帳票情報ＤＢ１１０および操作
履歴ＤＢ１１６の少なくとも一方を参照し、検索条件を満たす帳票ＩＤを検索する。そし
て、検索結果の帳票ＩＤに関連付けられた帳票情報および操作履歴を、それぞれ帳票情報
ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から読み出し、検索結果の帳票ＩＤと共に表示処理
部１２０に渡す。

表示処理部１２０は、帳票に関する情報の表示を要求する表示要求に応じて、表示対象
の帳票を履歴情報検索部１１８に検索させ、検索された帳票の帳票情報および操作履歴の
少なくとも一部を表示させる。検索された帳票の派生関係の情報を表示させてもよい。表
示要求は、例えば、帳票を用いた業務に関わるユーザが帳票の処理の状況を把握すること
を望む場合に、当該ユーザの指示を受けたクライアント端末（図示しない）から発せられ
る。この場合、表示処理部１２０の処理による表示画面は、要求元のクライアント端末の
表示装置に表示される。表示要求は、表示の対象の帳票を検索する検索条件を含む。検索
条件の例は、履歴情報検索部１１８に関連して上述したとおりである。また、表示要求は
、上述の例のような検索条件の代わりに、表示対象の帳票の帳票ＩＤを直接指定する情報
を含んでいてもよい。

サーバ１０は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容を監視し、
帳票情報および操作履歴に関して予め設定された条件が満たされた場合に、予め設定され
た処理（ユーザへの通知など）を実行する。アクション情報ＤＢ１４０およびアクション
実行部１４２は、このような処理のための構成要素である。

アクション情報ＤＢ１４０は、処理の実行の条件と、当該条件が満たされた場合に実行
すべき処理と、を対応づけて記憶する。図８に、アクション情報ＤＢ１４０のデータ内容
の例を示す。図８の表では、アクション起動条件とアクション内容との組が登録される。
図８の「Ｎｏ．」は、アクション起動条件とアクション内容との組に対して付された番号
である。アクション起動条件は、対応するアクション内容の処理を開始する条件である。
アクション起動条件は、帳票間の派生関係に関する条件を含む。アクション起動条件は、
派生関係に関する条件だけでなく、帳票情報に関する条件および操作履歴に関する条件の
少なくとも一方を含んでいてもよい。アクション内容は、例えば、対応するアクション起
動条件が満たされた旨を特定のユーザに通知するなどの処理であってよい。アクション起
動条件およびアクション内容は、システムの管理者などにより予め設定されてアクション
情報ＤＢ１４０に登録される。

図８の表の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件は、「“操作履歴登録の対象の帳票ＩＤ
の操作種別が「受領」または「支払処理開始」である”ＡＮＤ“操作履歴登録の対象の帳
票ＩＤの親帳票ＩＤの操作履歴において操作種別が「支払処理開始」であるものが存在す
る”」である。アクション内容は、「操作者のクライアント端末へ支払処理を実施する必
要がない旨を通知」である。「Ｎｏ．１」のアクション起動条件は、例えば図５および図
７のデータ内容が帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６に登録されている時点で
、親帳票「ＩＤ２」を有する帳票「ＩＤ３」に対する「受領」または「支払処理開始」操
作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録された場合に満たされる。この時点では、親帳票「
ＩＤ２」に対してすでに「支払処理開始」操作が行われているため、電子帳票である親帳
票「ＩＤ２」と同様の内容を有する紙帳票「ＩＤ３」に従った支払処理を行う必要はない
。よって、「Ｎｏ．１」のアクション内容は、その操作者に対し支払処理を実施する必要
がない旨を通知する処理に設定される。

アクション実行部１４２は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６のデータ内
容を監視し、アクション情報ＤＢ１４０に登録されたアクション起動条件が満たされると
、対応するアクションを実行する。アクション実行部１４２は、起動条件評価部１４２０
を備える。起動条件評価部１４２０は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６の
データ内容を参照し、帳票ＩＤごとに、当該帳票と他の帳票との間の派生関係、当該帳票
の帳票情報および操作履歴がアクション情報ＤＢ１４０に登録された各アクション起動条
件を満たすか否かを判定する。アクション実行部１４２は、起動条件評価部１４２０にお
いてアクション起動条件を満たすと判定された帳票に関して、当該アクション起動条件に
対応する内容のアクションを実行する。

以下、サーバ１０の動作の例を説明する。

図９は、帳票の印刷要求を受け付けた場合にサーバ１０が実行する処理の手順の例を示
すフローチャートである。

出力処理部１０６は、帳票の印刷要求を取得し（ステップＳ１０）、帳票ＩＤ付与部１
０６０において、印刷対象の帳票に新たに付与される帳票ＩＤを生成する（ステップＳ１
２）。

次に、出力処理部１０６の印刷指示部１０６２は、プリンタ２０またはファイル形式変
換部１０６６に対して、ステップＳ１２で生成された帳票ＩＤと共に帳票を印刷すること
を指示する（ステップＳ１４）。ステップＳ１０で取得した印刷要求が用紙への印刷の要
求の場合、印刷指示部１０６２は、ステップＳ１４では、帳票ＩＤを機械読み取り可能な
符号に符号化し、帳票ＩＤの符号を帳票と共に用紙に印刷するようプリンタ２０に指示す
る。ステップＳ１０で取得した印刷要求が電子的な印刷要求の場合、印刷指示部１０６２
は、ファイル形式変換部１０６６に対して、帳票ＩＤを含み、かつ印刷対象の電子帳票の
ファイル形式を変換した新たな電子帳票の生成を指示する。出力処理部１０６は、プリン
タ２０またはファイル形式変換部１０６６に印刷を行わせると、その旨を操作履歴登録部
１１４に通知する。

帳票情報抽出部１０６４は、印刷対象の帳票に対応する帳票スキーマを帳票ＤＢ１０４
から取得する（ステップＳ１６）。例えば、帳票情報抽出部１０６４は、帳票ＤＢ１０４
において、各帳票ファイルと帳票スキーマとを対応づける情報を参照して、印刷対象の帳
票の作成に用いられた帳票ファイルに対応する帳票スキーマを特定し、特定した帳票スキ
ーマを帳票ＤＢ１０４から取得する。

ステップＳ１６で取得した帳票スキーマに従って、帳票情報抽出部１０６４は、印刷対
象の帳票のデータから帳票情報を抽出する（ステップＳ１８）。例えば、ＰＤＬなどによ
って記述された印刷対象の帳票のデータを解釈し、帳票スキーマで記述された各領域に含
まれる文字列を当該帳票のデータから抽出する。帳票情報抽出部１０６４は、当該帳票の
データの各領域から抽出した文字列と、ステップＳ１２で当該帳票に付与された帳票ＩＤ
と、帳票スキーマの“ｎａｍｅ＝”で指定された領域名と、を帳票情報登録部１０８に渡
す。

ステップＳ１８の後、親帳票ＩＤ受付部１０６８は、印刷要求の要求元のクライアント
端末から親帳票ＩＤの指定を受け付ける（ステップＳ２０）。親帳票ＩＤ受付部１０６８
は、ユーザに親帳票ＩＤを指定する入力を促す旨を表示させる制御情報を要求元のクライ
アント端末に対して送信する。この制御情報に従った表示に応じてユーザが指定した親帳
票ＩＤ、または親帳票ＩＤの指定がなかった旨を表す情報を、クライアント端末はサーバ
１０に送信する。サーバ１０の親帳票ＩＤ受付部１０６８は、クライアント端末から受信
した情報を帳票情報登録部１０８に渡す。

親帳票ＩＤ受付部１０６８から親帳票ＩＤの値を受け取った場合（ステップＳ２２でＹ
ＥＳ）、帳票情報登録部１０８は、印刷対象の帳票の帳票ＩＤに関連付けて、ステップＳ
２０で受け付けられた親帳票ＩＤおよびステップＳ１８で抽出された帳票情報を帳票情報
ＤＢ１１０に登録する（ステップＳ２４）。

親帳票ＩＤ受付部１０６８から親帳票ＩＤの指定がなかった旨を表す情報を受け取った
場合（ステップＳ２２でＮＯ）、帳票情報登録部１０８は、印刷対象の帳票の帳票ＩＤに
関連付けて、ステップＳ１８で抽出された帳票情報を帳票情報ＤＢ１１０に登録する（ス
テップＳ２６）。このとき、当該帳票ＩＤに関連付けて、親帳票ＩＤの指定がなかった旨
を表す情報をさらに帳票情報ＤＢ１１０に登録してもよい。

ステップＳ２４またはステップＳ２６の後、操作履歴登録部１１４は、印刷対象の帳票
の帳票ＩＤに関連付けて、図７の例の各項目の値を操作履歴ＤＢ１１６に登録する（ステ
ップＳ２８）。操作者としては、印刷要求を行ったユーザのユーザＩＤをユーザ認証部１
０２から取得して登録すればよい。操作種別としては、例えば、用紙への印刷と電子的な
印刷とを区別して登録する。本実施形態の例では、プリンタ２０で用紙への印刷が行われ
ていれば操作種別を「印刷」とし、ファイル形式変換部１０６６で電子的な印刷が行われ
ていれば操作種別を「ｅ−印刷」とする。ステップＳ２８の後、図９の例の手順の処理は
終了する。

以上で説明した図９の手順において、処理の順番を一部入れ替えてもよい。例えば、帳
票の印刷指示（ステップＳ１４）の前に、帳票情報の抽出（ステップＳ１６，Ｓ１８）、
親帳票ＩＤの受付（ステップＳ２０）、および帳票情報ＤＢ１１０への登録（ステップＳ
２２〜Ｓ２６）を行ってもよい。あるいは、印刷指示と並行して、帳票情報の抽出および
親帳票ＩＤの受付を行い、帳票情報ＤＢ１１０への登録処理を行ってもよい。また、印刷
操作の履歴の登録処理（ステップＳ２８）は、ステップＳ１２の直後に行ってもよい。

紙帳票または電子帳票を受け取ったユーザは、その帳票に対する操作を行うときには、
自身のユーザＩＤおよびパスワードをクライアント端末に入力する。クライアント端末は
入力されたユーザＩＤおよびパスワードをサーバ１０に送信し、サーバ１０のユーザ認証
部１０２によりユーザ認証が行われ、その結果がクライアント端末に通知される。ユーザ
認証に成功すると、当該ユーザは、クライアント端末に接続された読取装置を用いて紙帳
票に印刷された帳票ＩＤの符号を読み取りさせるか、あるいは、キーボードやマウス等の
入力装置を用いて電子帳票を操作対象として指定する。読取装置が読み取った帳票ＩＤの
符号または操作対象として指定された電子帳票はサーバ１０に送信され、これに応じて、
サーバ１０は、図１０に例示する手順の処理を行う。

図１０を参照し、操作受付部１１２において、操作対象の帳票の帳票ＩＤを取得する（
ステップＳ３０）。操作受付部１１２は、また、操作者のユーザＩＤをユーザ認証部１０
２から取得する。操作受付部１１２は、受け付けた帳票ＩＤおよび取得したユーザＩＤを
操作履歴登録部１１４に渡す。

操作受付部１１２は、さらに、ユーザが指定した操作種別をクライアント端末から取得
し（ステップＳ３２）、取得した操作種別を操作履歴登録部１１４に渡す。

操作履歴登録部１１４は、操作受付部１１２から取得した帳票ＩＤの帳票の操作履歴を
操作履歴ＤＢ１１６に登録する（ステップＳ３４）。本実施形態の例では、ステップＳ３
４で、操作履歴登録部１１４は、操作受付部１１２から取得した帳票ＩＤに関連付けて、
図７の表に示す各項目の値を操作履歴ＤＢ１１６に登録する。操作者としては操作受付部
１１２から取得したユーザＩＤを登録し、操作種別としてはステップＳ３２で受け付けら
れた操作種別を登録すればよい。

図１０の例の手順の処理により、帳票ＩＤを含む紙帳票または電子帳票に対して実行さ
れた操作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録される。

図１１は、帳票の状態を表示させる表示要求を受けた場合のサーバ１０の処理の手順の
例を示すフローチャートである。

表示処理部１２０は、表示対象の帳票の帳票ＩＤまたは検索条件を含む表示要求を取得
する（ステップＳ４０）。表示処理部１２０は、履歴情報検索部１１８に対して、表示要
求に含まれる帳票ＩＤまたは検索条件を渡し、表示対象の帳票の帳票情報および操作履歴
の検索を指示する。

履歴情報検索部１１８は、表示対象の帳票の帳票情報および操作履歴を取得する（ステ
ップＳ４２）。表示対象の帳票の帳票ＩＤを表示処理部１２０から受け取った場合、履歴
情報検索部１１８は、帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から当該帳票ＩＤに
関連付けられた帳票情報および操作履歴を取得する。表示対象の帳票の検索条件を表示処
理部１２０から受け取った場合、履歴情報検索部１１８は、この検索条件に応じて帳票情
報ＤＢ１１０（および操作履歴ＤＢ１１６）を参照し、検索条件を満たす帳票の帳票ＩＤ
を検索する。そして、検索結果の帳票ＩＤの帳票情報および操作履歴をそれぞれ帳票情報
ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６から取得する。履歴情報検索部１１８は、表示対象
の帳票の帳票ＩＤと当該帳票ＩＤについて取得した帳票情報および操作履歴を表示処理部
１２０に渡す。

ステップＳ４２の一具体例を説明する。本具体例では、帳票情報ＤＢ１１０に図５の例
のデータ内容が登録され、操作履歴ＤＢ１１６に図７の例のデータ内容が登録されている
とする。このとき、表示要求に含まれる検索条件が「帳票ＩＤ２および帳票ＩＤ２と親ま
たは子の関係にある帳票」である場合、履歴情報検索部１１８は、帳票情報ＤＢ１１０を
参照し、帳票ＩＤ「ＩＤ２」の帳票情報を取得すると共に、「ＩＤ２」を親帳票ＩＤとす
る（つまり、帳票ＩＤ２の子帳票である）帳票ＩＤ「ＩＤ３」の帳票情報を取得する。さ
らに、操作履歴ＤＢ１１６から、帳票ＩＤの項目の値が「ＩＤ２」および「ＩＤ３」であ
る操作履歴を取得する。なお、図５と図７の例では、帳票ＩＤ２を子帳票とする帳票（つ
まり、帳票ＩＤ２の親帳票）は存在しないため、帳票情報取得の対象外となっている。

表示処理部１２０は、ステップＳ４２で取得された帳票情報および操作履歴の少なくと
も一部を表示する（ステップＳ４４）。例えば、表示処理部１２０は、表示要求の要求元
のクライアント端末に対し、表示の内容を制御する制御情報を送信し、この制御情報に従
ってクライアント端末の表示装置における表示が行われる。ステップＳ４４の後、図１１
の例の手順の処理は終了する。

図１２は、アクション実行部１４２の処理の手順の例を示す。本実施形態の例では、ア
クション実行部１４２は、操作受付部１１２で受け付けられた操作に関する情報を操作履
歴登録部１１４が操作履歴ＤＢ１１６に登録しようとする度に、当該操作の対象の帳票に
関して、図１２の例の手順の処理を実行する。

図１２を参照し、アクション実行部１４２の起動条件評価部１４２０は、アクション情
報ＤＢ１４０に登録されたアクション起動条件を評価する（ステップＳ６０）。操作対象
の帳票の帳票ＩＤについて、その派生関係の情報、帳票情報、および操作履歴がアクショ
ン情報ＤＢ１４０に登録された各アクション起動条件を満たすか否かを判定する。

アクション起動条件を満たす帳票が存在する場合（ステップＳ６２でＹＥＳ）、アクシ
ョン実行部１４２は、当該アクション起動条件に対応するアクションを実行する（ステッ
プＳ６４）。

アクション起動条件を満たす帳票が存在しない場合（ステップＳ６２でＮＯ）、ステッ
プＳ６４を行わずに図１２の例の手順を終了する。

図８の「Ｎｏ．１」に示すアクション起動条件およびアクション内容をアクション情報
ＤＢ１４０に登録しておき、図１２の例の手順の処理を行うと、親帳票に対して「支払処
理開始」操作が行われた後、子帳票に対し「受領」または「支払処理開始」操作が行われ
ると、その支払処理を行う必要がない旨が操作者に対して通知される。このような通知に
よると、例えば業務例１において図２の例のワークフローのように、同一内容を含む電子
帳票と紙帳票とが経理部門へ回付される場合に、電子帳票に従った支払処理が開始された
後に紙帳票を受領した操作者は、当該紙帳票に従った支払処理の実行が必要ないことを認
識する。

以上では、図１および図２を参照する業務例１で用いられる帳票を管理する場合を例に
とり、サーバ１０の構成および動作を説明した。当然ながら、サーバ１０は、他の業務に
用いられる帳票を管理することもある。以下、他の業務の例を説明する。

＜業務例２＞
業務例２は、紙帳票の回付を開始した後、内容を修正した新たな紙帳票を後追いで回付
する状況が生じる場合の例である。業務例２の業務におけるワークフローを図１３に示す
。図１３は、物品の発注を依頼する発注依頼書の紙帳票に対する作業の手順を表す。図１
３のワークフローでは、まず、発注依頼を行う担当者が作成した電子帳票を「印刷」して
紙帳票（発注依頼書）が作成され、この発注依頼書の内容を担当者が「確認」する。その
後、発注依頼書は発注先に対して「発信」（つまり、送付）され、発注先において「受信
」される。発注先では、発注依頼書の内容に従って物品の「納品準備」が行われ、その物
品と発注依頼書とが発注元へ送られて「納品」される。発注元では、物品と発注依頼書と
を「受領」した後、発注依頼書の内容を確認すると共に、物品の「検収」を行う。

図１４および図１５は、それぞれ、図１３の例のワークフローの業務で用いられる発注
依頼書の帳票に関し、サーバ１０の帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６に登録
されるデータ内容の例を示す。

図１４を参照し、業務例２では、印刷対象の帳票から「発注番号」、「依頼者」、「品
名」、および「個数」の各項目の値が抽出されて帳票情報ＤＢ１１０に登録される。帳票
スキーマの形式は業務例１の場合（図４）と同様であってよい。また、業務例２では、ユ
ーザは、一旦作成して回付を開始した紙帳票の内容を変更して新たな紙帳票を作成する場
合に、新たな紙帳票の親帳票ＩＤとして、変更前の紙帳票の帳票ＩＤを指定する。図１４
の表は、紙帳票「ＩＤ１」の内容が変更されて新たな紙帳票「ＩＤ２」が作成されたこと
、および、紙帳票「ＩＤ２」の親帳票ＩＤが「ＩＤ１」であることを表す。

図１５を参照し、業務例２では、操作履歴ＤＢ１１６において、各帳票ＩＤに関連付け
て、操作者および操作種別だけでなく、操作日時、備考、および状態の各項目の値が登録
される。図１５の操作種別の値は、図１３に示すワークフローにおける作業の内容に対応
する。操作日時は、操作が行われた日時である。操作受付部１１２が受け付けた操作につ
いては、その操作に関する情報の受付の日時を操作日時とすればよい。出力処理部１０６
による印刷操作については、その印刷操作が行われた日時を操作日時とすればよい。備考
の項目には、その操作に関してユーザが入力したコメント情報が登録される。例えば、既
存の紙帳票の内容を変更して新たな紙帳票を印刷出力させる場合、ユーザは、その変更内
容に関するコメントを入力してよい。このコメントはクライアント端末からサーバ１０へ
送信され、操作履歴登録部１１４は、このコメントを操作対象の帳票ＩＤの備考の項目に
登録する。状態の項目は、対応する操作履歴が有効であるか否かを表す。本例では、帳票
の内容が変更されて新たな帳票の回付が開始されると、帳票の内容に変更が生じた後に変
更前の帳票に対して実行された操作の履歴は無効とされる。このように操作の履歴が無効
とされた旨を表す情報として、図１５の例では、状態の項目に「取消」が登録される。

帳票の内容に変更が生じた後に変更前の帳票に対する作業が続行することを防止するた
め、業務例２では、図１６に示すアクション起動条件およびアクション内容がアクション
情報ＤＢ１４０に記憶される。図１６の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件は、「操作履
歴登録の対象の帳票ＩＤを親帳票ＩＤとする帳票ＩＤが帳票情報ＤＢ中に存在する。」で
ある。この条件は、変更後の帳票に対して何らかの操作が行われて、当該操作の履歴を操
作履歴登録部１１４が操作履歴ＤＢ１１６に登録したときに満たされる。アクション内容
は、「操作者に対して、帳票の内容が更新されたこと、および、現在の帳票に対する処理
を中断するよう通知する。」および「該当する操作履歴の状態を『取消』に設定する。」
である。

以下、図１４〜図１６を参照し、帳票ＩＤ「ＩＤ１」，「ＩＤ２」の帳票に関して行わ
れる処理の様子を時系列順に説明する。まず、発注依頼の担当者（userA）のクライアン
ト端末からの印刷要求に応じて、サーバ１０の出力処理部１０６がプリンタ２０に帳票Ｉ
Ｄ「ＩＤ１」の紙帳票を印刷出力させる。この帳票「ＩＤ１」から、発注番号「X001」、
依頼者「userA」、品名「ケーブル１ｍ」、個数「５」が帳票情報抽出部１０６４により
抽出され、帳票ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けられて帳票情報ＤＢ１１０に登録される（図１
４）。また、この「印刷」操作の履歴が帳票ＩＤ「ＩＤ１」に関連付けられて操作履歴Ｄ
Ｂ１１６に登録される（図１５）。この帳票「ＩＤ１」に対しては、操作者「userB」に
よる「確認」操作が行われ、操作者「userC」による「発信」操作が行われる。

その後、発注内容の変更の必要が生じ、発注依頼の担当者「userA」は、自己のクライ
アント端末を用いて変更後の発注依頼書を作成し、変更後の発注依頼書の印刷要求をサー
バ１０に対して行う。これに応じて、出力処理部１０６の指示により帳票ＩＤ「ＩＤ２」
の紙帳票がプリンタ２０で印刷される。また、この変更後の発注依頼書から抽出された帳
票情報が帳票ＩＤ「ＩＤ２」に関連付けられて帳票情報ＤＢ１１０に登録される（図１４
）。帳票ＩＤ「ＩＤ２」の帳票情報は、品名が「ケーブル１．５ｍ」であり、個数が「８
」である点で帳票ＩＤ「ＩＤ１」の帳票情報と異なる。また、担当者「userA」は、変更
後の発注依頼書の親帳票ＩＤとして、「ＩＤ１」を指定する。これにより、帳票情報ＤＢ
１１０において、帳票ＩＤ「ＩＤ２」の親帳票ＩＤとして「ＩＤ１」が登録される。以上
で説明した帳票ＩＤ「ＩＤ２」の「印刷」操作の履歴は、操作履歴ＤＢ１１６に登録され
る（図１５）。このとき、担当者「userA」は、当該操作に関するコメントとして、「品
名と数量変更」の文字列を入力する。このコメント「品名と数量変更」は、操作履歴ＤＢ
１１６において帳票ＩＤ「ＩＤ２」の備考の項目に登録される。その後、操作者「userB
」により、帳票「ＩＤ２」の内容の「確認」操作が行われる。

一方、この時点で、変更前の紙帳票「ＩＤ１」に対しては、すでに「発信」操作が行わ
れており、帳票「ＩＤ２」の「確認」操作の後、帳票「ＩＤ１」に対し、操作者「userX
」により「受信」操作が行われる。この「受信」操作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に登録
されると、操作履歴登録の対象の帳票ＩＤ「ＩＤ１」を親帳票ＩＤとする帳票ＩＤ「ＩＤ
２」が帳票情報ＤＢ１１０中に存在するため、アクション実行部１４２の起動条件評価部
１４２０により、図１６の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件が満たされると判断される
。これに応じて、アクション実行部１４２は、図１６の「Ｎｏ．１」のアクション内容の
処理を行う。つまり、操作者「userX」のクライアント端末に対し、帳票内容が変更され
たことを表す情報、および、現在の帳票に対する処理の中断を促す情報を送信する。さら
に、アクション実行部１４２は、操作履歴ＤＢ１１６において、現在の操作履歴登録の対
象の帳票ＩＤ「ＩＤ１」の状態の項目を「取消」に設定する。

その後、変更後の帳票「ＩＤ２」に対して、操作者「userC」により「発信」操作が行
われ、操作者「userX」により「受信」操作が行われる。

以下、業務例２における履歴情報検索部１１８および表示処理部１２０による処理の具
体例を説明する。表示要求を受けた場合の処理の基本的な手順は、図１１を参照して説明
したとおりである。本例では、図１１のステップＳ４０で、特定の帳票の操作履歴のうち
最新のものを表示することを要求する表示要求を取得するものとする。ここでは、「最新
の」操作履歴とは、当該特定の帳票だけでなく当該特定の帳票の子孫に該当する帳票の操
作履歴の中で最新のものを意味する。ある帳票の子孫に該当する帳票とは、当該ある帳票
の子帳票、当該子帳票の子帳票、さらにその子帳票というように続けて検索していき、子
帳票を有しない帳票が発見されるまで検索する過程で現れるすべての帳票である。

なお、図１４から図１６に示した例では、親帳票の帳票ＩＤ「ＩＤ１」に対して、品名
と数量変更が行われた子帳票の帳票ＩＤ「ＩＤ２」が存在する例を示しているが、更に内
容が変更された帳票（この帳票は子帳票の子帳票となる。すなわち、帳票ＩＤ「ＩＤ２」
を親帳票ＩＤとする帳票となる。）が作成、印刷され、処理対象となる場合がある。

本業務例では、一つの帳票に対して複数の子帳票が存在することは想定していないもの
の、上記のように、直列的（親帳票に対して一つの子帳票が存在し、更に当該子帳票に一
つの子帳票が存在するというケースが該当する。）に子孫が存在する場合を想定して子孫
の検索を行うため、子帳票を有しない帳票は一意に定まることとなる。

図１７および図１８を参照し、図１１のステップＳ４２において「特定の帳票の操作履
歴のうち最新のもの」を取得するための処理の詳細手順の例を説明する。

まず、図１７のステップＳ５０で、履歴情報検索部１１８は、処理対象の帳票ＩＤを注
目ＩＤとする。処理対象の帳票ＩＤは、表示要求で指定された帳票の帳票ＩＤである。

その後、帳票情報ＤＢ１１０を参照し、注目ＩＤの子ＩＤを検索する（ステップＳ５２
）。子ＩＤは、注目ＩＤを親帳票ＩＤとする帳票ＩＤである。履歴情報検索部１１８は、
帳票情報ＤＢ１１０において、親帳票ＩＤの項目の値が注目ＩＤである行の帳票ＩＤの値
を子ＩＤとすればよい。

子ＩＤがあれば（ステップＳ５４でＹＥＳ）、履歴情報検索部１１８は、注目ＩＤの子
ＩＤごとに子孫探索処理（ステップＳ５６）を行う。図１８は、子孫探索処理の手順の例
を示す。

子孫探索処理が開始されると、まず、履歴情報検索部１１８は、当該子ＩＤを注目ＩＤ
とする（ステップＳ５６０）。

次に、注目ＩＤを中間結果リストに入れる（ステップＳ５６２）。中間結果リストは、
表示要求で指定された帳票の子孫に当たる帳票の帳票ＩＤを蓄積しておくためのリストで
ある。

さらに、履歴情報検索部１１８は、注目ＩＤの子ＩＤを検索し（ステップＳ５６４）、
子ＩＤがあれば（ステップＳ５６６でＹＥＳ）、注目ＩＤの子ＩＤごとに、図１８の子孫
探索処理（ステップＳ５６）を再帰的に呼び出して実行する。

注目ＩＤの子ＩＤがなければ（ステップＳ５６６でＮＯ）、図１８の例の子孫探索処理
は終了する。

再び図１７を参照し、ステップＳ５２で検索された子ＩＤのすべてに対して子孫探索処
理（ステップＳ５６）を実行した後、または、ステップＳ５２で子ＩＤが検索されなかっ
た場合（ステップＳ５４でＮＯ）、中間結果リストに含まれる帳票ＩＤのうち、子ＩＤを
持たない帳票ＩＤを選択する（ステップＳ５８）。子ＩＤを持たない帳票ＩＤは、帳票情
報ＤＢ１１０において親帳票ＩＤの項目の値として登録されていない帳票ＩＤを検索する
ことで特定すればよい。中間結果リストに含まれる帳票ＩＤは、表示要求で特定された帳
票の子孫に該当する帳票である。言い換えると、表示要求で特定された帳票の内容を変更
することで当該帳票から派生して生成された帳票の帳票ＩＤである。このうち子ＩＤを持
たない帳票ＩＤは、最後に生成された帳票の帳票ＩＤであると言える。よって、ステップ
Ｓ５８で選択される帳票ＩＤは、最新の変更内容を有する帳票である。

次に、ステップＳ５８で選択された帳票ＩＤの操作履歴のうち最新のものを検索結果と
する（ステップＳ６０）。履歴情報検索部１１８は、例えば、ステップＳ５８で選択した
帳票ＩＤの操作履歴のうち、操作日時が最新のものを操作履歴ＤＢ１１６から取得して検
索結果とする。

ステップＳ６０の後、図１７の例の手順の処理は終了する。

図１７および図１８を参照して説明した処理によると、特定の帳票の内容を変更するこ
とで作成された帳票のうち最後に作成された帳票に対して、最後に行われた操作の履歴が
検索結果として得られる。表示処理部１２０は、図１１のステップＳ４４で、この検索結
果を表示させる。

図１４および図１５の例の帳票情報ＤＢ１１０および操作履歴ＤＢ１１６を参照し、２
０１０年３月２日の１７：００：００の時点で、帳票「ＩＤ１」を指定して表示要求が行
われたとする。この時点では、帳票「ＩＤ１」の子である帳票「ＩＤ２」はまだ作成され
ていない。このため、帳票「ＩＤ１」の操作履歴のうち最新のもの（操作者「userC」、
操作種別「発信」、操作日時「2010.03.02 16:45:21」）が検索結果となる。この場合に
表示処理部１２０が表示させる情報の例を図１９に示す。図１９の例では、発注番号「X0
01」、依頼者「userA」、開始日「2010.03.02」、および処理状況「『発信』完了」と、
空欄の「備考」の項目とが表示される。発注番号および依頼者の各項目の値は、帳票「Ｉ
Ｄ１」の帳票情報の一部であり、帳票情報ＤＢ１１０から取得された値である。「開始日
」は、帳票「ＩＤ１」の「印刷」操作の操作日時の日付であり、操作履歴ＤＢ１１６から
取得された値である。「処理状況」の項目の値は、履歴情報検索部１１８による上述の検
索結果の操作履歴における操作種別「発信」が完了した旨を表す。備考の項目は、検索結
果の操作履歴における備考の項目に値が設定されていないため空欄となる。図１９の例の
表示を確認したユーザは、帳票「ＩＤ１」について「発信」操作まで完了していることを
把握する。

以上の例の時点からさらに時間が経過し、２０１０年３月４日の１２：００：００の時
点で、帳票ＩＤ１を指定して表示要求が行われたとすると、この時点では、帳票「ＩＤ１
」は子帳票ＩＤ２を有する。また、帳票「ＩＤ２」には子帳票ＩＤは存在しない。よって
、図１７および図１８の例の手順の処理を行うと、この時点での帳票「ＩＤ２」の最新の
操作履歴（操作者「userB」、操作種別「確認」、操作日時「2010.03.04 10:10:22」、備
考「品名と数量変更」）が検索結果として得られる。この場合の表示例を図２０に示す。
図２０では、発注番号および依頼者の値は、帳票「ＩＤ２」の帳票情報の一部である。開
始日は、表示要求で指定された帳票「ＩＤ１」の「印刷」操作の操作日時の値から得られ
る日付であってよい。「処理状況」の項目では、検索結果の操作履歴における操作種別「
確認」が完了した旨が表される。備考の項目には、検索結果の操作履歴の備考の項目の値
「品名と数量変更」が表示される。

なお、履歴情報検索部１１８における検索結果に「取消」状態である操作履歴が含まれ
る場合、その操作履歴を表示対象から除外してもよいし、「取消」状態である旨と共に表
示させてもよい。

また、以上の説明では、変更前の帳票「ＩＤ１」の操作履歴について、変更後の帳票「
ＩＤ２」の登録の後に実行された履歴のみを「取消」状態とするが、変更後の帳票「ＩＤ
２」の印刷の操作履歴が登録された時点で、変更前の帳票「ＩＤ１」の操作履歴のすべて
を「取消」状態としてもよい。また、以上の例において操作履歴を「取消」状態とする処
理の代わりに、該当する操作履歴を操作履歴ＤＢ１１６から削除する処理を行ってもよい
。

また、帳票の「印刷」操作の際にのみユーザが操作に関するコメント情報を入力する場
合、以上の説明における操作履歴ＤＢ１１６の「備考」の項目の値は、操作履歴ＤＢ１１
６の代わりに、帳票情報ＤＢ１１０に登録しておいてもよい。

＜業務例３＞
業務例３では、業務例２と同様の業務において、さらに、物品の納期に関する情報を管
理する。

図２１は、業務例３における帳票情報ＤＢ１１０のデータ内容の例である。図２１を参
照し、業務例３では、業務例２の場合の図１６の表に示す項目に加えて、「受領希望日」
、「発注先」、および「連絡先」の各項目の内容が印刷対象の帳票から抽出されて帳票情
報ＤＢ１１０に登録される。図２１の表は、変更後の帳票「ＩＤ２」の「受領希望日」の
値が、変更前の帳票「ＩＤ１」の受領希望日「２０１０年３月１７日」から「２０１０年
３月１９日」に変更されたことを表す。

図２２は、業務例３におけるアクション情報ＤＢ１４０のデータ内容の例を示す。図２
２を参照し、「Ｎｏ．１」のアクション起動条件は、「対象の帳票の受領希望日時（指定
日の17:00）まで72時間以下であり、かつ操作種別が「納品」である操作履歴が存在しな
い。」であり、アクション内容は、「対象の帳票IDに関連付けて帳票情報ＤＢに登録され
た連絡先に対して、納品催促の電子メールを送信。」である。このアクション起動条件は
、例えば定期的にアクション実行部１４２の起動条件評価部１４２０により評価される。
起動条件評価部１４２０は、このアクション起動条件を評価するとき、評価対象の帳票の
子孫に該当する帳票のうち最新のものを検索し、この帳票の帳票ＩＤに関連付けて帳票情
報ＤＢ１１０に登録された受領希望日の日付の１７：００を「対象の帳票の受領希望日時
（指定日の１７：００）」とする。子孫に該当する帳票のうち最新のものは、上述した図
１７のステップＳ５０〜Ｓ５８までの処理を行うことで得られる。また、操作種別が「納
品」である操作履歴は、操作履歴ＤＢ１１６から該当のものがあるか否かを検索すればよ
い。図２２の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件およびアクション内容の処理により、物
品の納期が迫っている発注先に対して納品督促の電子メールが送信される。

図２２の「Ｎｏ．２」のアクション起動条件は、「操作履歴登録の対象の帳票ＩＤに関
連付けられた親帳票ＩＤが存在する。」であり、アクション内容は、「操作者に対して、
現在の帳票に対する処理を中断するよう通知する。」および「該当する帳票ＩＤの操作履
歴の登録を拒否する。」である。このアクション起動条件は、ある帳票の内容を変更した
帳票に対して何らかの操作が行われた時に満たされる。また、このアクション内容による
と、操作者は、処理の中断を求められ、当該帳票の操作履歴は、操作履歴ＤＢ１１６に登
録されないか、あるいは、登録済みであればアクション実行部１４２により削除される。
このアクション起動条件およびアクション内容によると、変更前の帳票に対する作業が続
行され、変更後の帳票に対する作業の実行は禁止される。業務例３では、図２１に示すよ
うに、帳票「ＩＤ１」の内容の「受領希望日」のみが変更されて新たな帳票「ＩＤ２」が
作成されるため、発注作業自体は、変更前の帳票「ＩＤ１」の内容に従って行っても構わ
ない。したがって、すでに回付されている変更前の帳票「ＩＤ１」に対する作業を続行さ
せ、変更後の帳票「ＩＤ２」に対する作業が行われないようにする。帳票「ＩＤ２」を回
付しなくても、図２２の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件およびアクション内容により
、変更後の帳票「ＩＤ２」で設定された受領希望日に従った督促が発注先に対して行われ
る。

＜業務例４＞
業務例４は、１つの物品の購入に際し、複数の部品の発注が行われる業務の例である。
業務例４では、物品の購入希望者が「発注依頼書」を作成し、購買部門へ送付すると、購
買部門において、当該「発注依頼書」の注文を複数の部品の注文に分けて、各部品の発注
のための発注書が作成される。

図２３Ａは、発注依頼書に対して行われる作業の手順を表すワークフローの例である。
図２３Ａを参照し、まず、物品の購入希望者が発注依頼書の電子帳票を作成して「印刷」
することで紙帳票が作成される。次に、購入希望者は、当該紙帳票（発注依頼書）を購買
部門へ「送付」する。この発注依頼書は、購買部門において「受領」される。発注依頼書
を受領した購買部門の担当者は、その発注依頼書の内容に従って、複数の異なる部品を注
文するための発注書を作成する。

図２３Ｂは、発注書に対して行われる作業の手順を表すワークフローの例である。図２
３Ｂを参照し、購買部門の担当者により、発注書の電子帳票が作成されて「印刷」される
ことで紙帳票が作成される。担当者は、当該紙帳票（発注書）を発注先へ「発信」する。
この発注書は、発注先で「受信」される。

図２４は、業務例４で用いられる発注依頼書および発注書の帳票に関し、サーバ１０の
帳票情報ＤＢ１１０に登録されるデータ内容の例である。図２４の表では、帳票ＩＤに関
連付けて、親帳票ＩＤ、案件番号、帳票種別、品名、数量、発注先、連絡先、および備考
の各項目の値が登録されている。このうち、案件番号、帳票種別、品名、数量、発注先、
および連絡先は、印刷対象の帳票から抽出された帳票情報である。

図２５は、図２４に示す帳票ＩＤ「ＩＤ１」〜「ＩＤ５」の帳票に対して行われた操作
の履歴を記憶した操作履歴ＤＢ１１６のデータ内容の例である。図２５の表では、各帳票
ＩＤの操作履歴として操作者および操作種別が登録されている。また、図２５の表は、上
の行から順に操作が行われたことを表す。

図２４および図２５を参照し、業務例４で用いられる発注依頼書および発注書の帳票に
関して行われる処理の様子を時系列順に説明する。まず、物品「品物１」の購入希望者us
erAにより、発注依頼書の電子帳票が作成されて印刷され、発注依頼書の紙帳票「ＩＤ１
」が作成される。帳票「ＩＤ１」は、品名「品物１」を数量「３」だけ注文する発注依頼
書である。次に、userAにより、帳票「ＩＤ１」が購買部門に対して「送付」され、購買
部門の担当者であるuserBにより「受領」される。userBは、この発注依頼書の注文内容（
品物１を３個）を、２つの異なる部品「パーツＡ」，「パーツＢ」の注文に分けて、それ
ぞれ異なる発注先に対する発注書を作成する。userBは、まず、「パーツＡ」の発注書の
帳票「ＩＤ２」を印刷し作成する。このとき、userBは、帳票「ＩＤ２」の親帳票ＩＤと
して発注依頼書の「ＩＤ１」を指定する。userBは、帳票「ＩＤ２」を発注先に対して「
発信」する。その後、発注依頼書の帳票「ＩＤ１」を作成したuserAは、「品物１」の注
文数量を「３」から「５」に変更した新たな発注依頼書の帳票「ＩＤ３」を印刷して作成
する。このとき、userAは、帳票「ＩＤ３」の親帳票ＩＤとして、変更前の発注依頼書の
「ＩＤ１」を指定する。userAは、購買部門に対して帳票「ＩＤ３」を「送付」する。use
rBは、この帳票「ＩＤ３」を「受領」し、この変更後の帳票「ＩＤ３」の内容に従って、
部品「パーツＡ」，「パーツＢ」の発注書を作成する。このとき、「パーツＢ」について
は、まだ発注書の作成前であり、「パーツＡ」については、変更前の発注依頼書「ＩＤ１
」に従って作成した発注書の帳票「ＩＤ２」を発注先に対して「発信」済みである。user
Bは、変更後の発注依頼書「ＩＤ３」の内容に従って、数量「５」として「パーツＢ」の
発注書の帳票「ＩＤ４」を印刷して作成する。ここで、userBは、userAから最初に受領し
た発注依頼書の「ＩＤ１」を帳票「ＩＤ４」の親帳票ＩＤとして指定する。userBは、帳
票「ＩＤ４」を発注先へ「発信」する。「パーツＡ」については、「発信」済みである発
注書「ＩＤ２」の数量「３」に対して、変更後の発注依頼書「ＩＤ３」の数量「５」と同
じになるように、数量を「２」とした発注書の帳票「ＩＤ５」を作成して印刷する。この
とき、userBは、「発信」済みである「パーツＡ」の発注書の「ＩＤ２」を帳票「ＩＤ５
」の親帳票ＩＤとして指定する。さらに、備考として、数量を追加した旨を表すコメント
「追加」を入力する。

図２６は、図２４の表に示される帳票間の派生関係を図式的に表した例である。発注依
頼書「ＩＤ１」は、発注書「ＩＤ２」，「ＩＤ３」，「ＩＤ４」の親である。発注書「Ｉ
Ｄ２」は、発注依頼書「ＩＤ５」の親である。図２６に例示するように、帳票間の派生関
係は、各帳票をノードとし、帳票間の派生関係（親子関係）をエッジとする木構造を形成
する。

図２７は、業務例４の場合にアクション情報ＤＢ１４０に登録されるアクション起動条
件およびアクション内容の例である。図２７の「Ｎｏ．１」のアクション起動条件は、「
操作履歴登録の対象の帳票ＩＤの操作種別が『印刷』であり、親帳票ＩＤの子帳票に帳票
種別が『発注書』である帳票が帳票情報ＤＢ中に存在する。」である。この条件は、発注
依頼書の内容が変更されて新たな発注依頼書が作成された場合であって、変更前の発注依
頼書に従って生成された発注書が存在する場合に満たされる。図２４〜図２６を参照する
と、変更後の発注依頼書である「ＩＤ３」の「印刷」操作の履歴が操作履歴ＤＢ１１６に
登録されるときに、この「ＩＤ３」の親帳票「ＩＤ１」の子帳票として、発注書「ＩＤ２
」，が存在することから、このアクション起動条件が満たされる。この場合、図２７の「
Ｎｏ．１」のアクション内容「『発注書』の『印刷』操作の操作者の電子メールアドレス
へ『発注依頼書』更新されたことと更新内容を電子メールで通知。」が実行される。図２
４〜図２６の例では、発注書「ＩＤ２」の「印刷」操作の操作者「userB」に対して、更
新の旨および更新内容の通知が行われる。userBの電子メールアドレスは、ユーザ情報Ｄ
Ｂ１００から取得すればよい。

図２７の「Ｎｏ．２」のアクション起動条件は、「操作履歴登録の対象の帳票ＩＤの操
作種別が『印刷』であり、親帳票ＩＤの子に帳票種別が『発注依頼書』である帳票が存在
する。」である。この条件は、変更後の発注依頼書が存在する場合に、発注書に対する「
印刷」操作が行われた場合に満たされる。図２４〜図２６を参照し、発注書「ＩＤ４」の
「印刷」操作が行われるとき、この親帳票「ＩＤ１」の子に発注依頼書「ＩＤ３」が存在
することから、このアクション起動条件が満たされる。この場合、図２７の「Ｎｏ．２」
のアクション内容「親帳票ＩＤの子で、帳票種別が『発注依頼書』である帳票のうち、最
も後に登録されたものの帳票情報を操作者のクライアント端末に表示すると共に、操作者
の電子メールアドレスへ電子メールで通知。」の処理が実行される。図２４〜図２６の例
では、発注書「ＩＤ４」の親帳票「ＩＤ１」の子である発注依頼書「ＩＤ３」の帳票情報
がuserBのクライアント端末に表示され、電子メールでの通知が行われる。この通知によ
り、操作者は、印刷した発注書の内容が変更後の発注依頼書の内容と整合するか否かを確
認することになる。

図２７の「Ｎｏ．３」のアクション起動条件は、「操作履歴登録の対象の帳票ＩＤの子
帳票に帳票種別が『発注書』である帳票が存在する。」である。この条件は、「発注書」
の帳票を子帳票として有する帳票に対して操作が実行された場合に満たされる。図２４〜
図２６を参照し、例えば、発注書「ＩＤ５」を子として有する発注書「ＩＤ２」に対して
何らかの操作が実行された場合に、このアクション起動条件が満たされる。この場合、図
２７の「Ｎｏ．３」のアクション内容「後追いで発注書が送付・回付されていることを操
作者のクライアント端末に表示。」の処理が実行される。図２４〜図２６の例の場合、us
erBのクライアント端末に、発注書「ＩＤ２」について後追いで発注書「ＩＤ５」が送付
・回付されていることが表示される。

なお、サーバ１０は、以上で説明した業務例１〜業務例４で用いられる帳票の情報を並
行して管理していてもよい。帳票ファイル、帳票スキーマ、およびアクション起動条件と
アクション内容との組を業務ごとに管理しておき、サーバ１０の各構成要素の処理におい
て、業務に応じた帳票ファイル、帳票スキーマ、およびアクション起動条件とアクション
内容との組を用いればよい。

＜変形例＞
以上で説明した実施形態における処理は、本発明の実施の形態の例に過ぎず、以上の説
明の他にも各種の変形例があり得る。

例えば、サーバ１０において、紙帳票に対する操作だけを管理する場合、サーバ１０の
出力処理部１０６は、ファイル形式変換部１０６６を備えていなくてもよい。

また、操作履歴ＤＢ１１６への操作履歴の登録を省略してもよい。例えば、アクション
情報ＤＢ１４０中のアクション起動条件のすべてが、帳票情報ＤＢ１１０に登録された情
報のみを用いる条件である場合、操作履歴は登録しておかなくてもよい。

また、ユーザに操作の種類を入力させる代わりに、特定のクライアント端末と操作の種
類とを関連付ける情報を予めサーバ１０が保持しておき、当該クライアント端末から操作
を受け付けると、当該クライアント端末に予め関連付けられた操作の種類を操作履歴とし
て登録するようにしてもよい。例えば、「承認」操作用のクライアント端末を予め決定し
ておき、「承認」操作を行うユーザは必ず当該クライアント端末で帳票ＩＤを読み取りさ
せるようにする態様が考えられる。

さらに、上述の各種の実施形態および変形例において、印刷対象の帳票に何らかの識別
情報が含まれている場合、帳票ＩＤ付与部１０６０で帳票ＩＤを生成して付与する代わり
に、印刷対象の帳票から識別情報を抽出して帳票ＩＤとしてもよい。この例の場合、帳票
スキーマにおいて、帳票のどの領域に帳票ＩＤが配置されるかを表す情報を含んでいれば
よい。

なお、以上で説明した各種のＤＢのデータ内容は、各種のＤＢの具体的な態様を限定す
るものではない。必要に応じて、例示した項目を省略したり、例示していない項目を追加
したりしてもよい。

また、以上の説明では、理解を容易にするために、業務例１〜業務例４におけるワーク
フローを例示したが（図１，図２，図１３，図２３Ａ，図２３Ｂ）、上述の各種の実施形
態および変形例におけるサーバ１０の処理を行うためには、ワークフローを予め定義して
おく必要はない。操作（作業）の手順を予め定義しておかなくても、操作種別の選択肢を
定義しておきさえすればよい。

以上に例示したサーバ１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて上述のサーバ１０
の各部の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コン
ピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２８に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置
）８０、メモリ（一次記憶）８２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース８４等がバス８
６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス８６に対し、例えばＩ／Ｏイン
タフェース８４経由で、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）８８やＣＤやＤＶＤ、フラッ
シュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライ
ブ９０が接続される。このようなドライブ８８又は９０は、メモリに対する外部記憶装置
として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒
体を経由して、又はネットワーク経由で、ＨＤＤ８８等の固定記憶装置に保存され、コン
ピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出
されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。

なお、以上では、サーバ１０を１台のコンピュータにより実現する例の実施形態を説明
したが、サーバ１０の上述の例の各種の機能を複数のコンピュータに分散させて実現して
もよい。

１０サーバ、２０プリンタ、８０ＣＰＵ、８２メモリ、８４Ｉ／Ｏインタフ
ェース、８６バス、８８ＨＤＤ、９０ディスクドライブ、１００ユーザ情報ＤＢ
、１０２ユーザ認証部、１０４帳票ＤＢ、１０６出力処理部、１０８帳票情報登
録部、１１０帳票情報ＤＢ、１１２操作受付部、１１４操作履歴登録部、１１６
操作履歴ＤＢ、１１８履歴情報検索部、１２０表示処理部、１４０アクション情報
ＤＢ、１４２アクション実行部、１０６０帳票ＩＤ付与部、１０６２印刷指示部、
１０６４帳票情報抽出部、１０６６ファイル形式変換部、１０６８親帳票ＩＤ受付
部、１４２０起動条件評価部。

Claims

電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書を識別する識別情報と当該電子文書の内容
とを紙媒体に印刷した紙文書を出力するための処理を行う出力処理手段と、
前記電子文書の内容の少なくとも一部を前記電子文書から抽出する抽出手段と、
前記電子文書の他の文書の識別情報の指定を受け付ける受付手段と、
前記電子文書の前記識別情報と、前記抽出手段が抽出した情報を表す内容情報と、前記
受付手段が受け付けた識別情報の文書が前記紙文書の親である旨を表す派生関係の情報と
、を互いに関連付けて文書情報記憶手段に登録する文書情報登録手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
前記派生関係に関する条件を含む処理実行条件と、当該処理実行条件が満たされた場合
に実行すべき処理の内容と、を関連付けて記憶した処理情報記憶手段を参照し、前記文書
情報記憶手段に登録された識別情報の文書のうち前記処理実行条件を満たすものがある場
合に、当該処理実行条件に関連付けられた内容の処理を実行する処理実行手段、
をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
前記出力処理手段の処理により出力された紙文書に印刷された識別情報と当該紙文書に
対して行われた操作に関する操作履歴情報とを取得する取得手段と、
前記取得手段が取得した識別情報および前記操作履歴情報を互いに関連付けて操作履歴
記憶手段に登録する操作履歴登録手段と、
をさらに備え、
前記処理実行条件のうちの少なくとも１つは、さらに、前記操作履歴情報に関する条件
を含む、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
前記処理実行条件のうちの少なくとも１つは、当該処理実行条件を満たす文書の識別情
報に関連付けて前記操作履歴記憶手段に記憶された前記操作履歴情報を無効化する処理に
関連付けられる、
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
前記処理実行条件のうちの少なくとも１つは、さらに、前記内容情報に関する条件を含
む、
ことを特徴とする請求項２から４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
前記派生関係の情報に関する検索条件を含む表示要求に応じて、前記検索条件を満たす
文書の識別情報を前記文書情報記憶手段から検索し、検索された識別情報に関連付けて前
記文書情報記憶手段に登録された内容情報と、検索された識別情報に関連付けて前記操作
履歴記憶手段に記憶された操作履歴情報と、の少なくとも一部を表示させる処理を行う表
示処理手段、をさらに備える、
ことを特徴とする請求項３から５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
前記出力処理手段は、さらに、電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書を識別する
識別情報と当該電子文書の内容とを含み、かつ当該電子文書と異なる形式を有する新たな
電子文書を生成して出力する処理を行う、
ことを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
コンピュータに、
電子文書の出力要求に応じて、当該電子文書を識別する識別情報と当該電子文書の内容
とを紙媒体に印刷した紙文書を出力するための処理を行う出力処理ステップと、
前記電子文書の内容の少なくとも一部を前記電子文書から抽出する抽出ステップと、
前記電子文書の他の文書の識別情報の指定を受け付ける受付ステップと、
前記電子文書の前記識別情報と、前記抽出ステップで抽出した情報を表す内容情報と、
前記受付ステップで受け付けた識別情報の文書が前記電子文書の親である旨を表す派生関
係の情報と、を互いに関連付けて文書情報記憶手段に登録する文書情報登録ステップと、
を実行させるためのプログラム。