JP5861445B2 - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

文書に対する処理の流れを管理する技術がある。これに関連する技術として、例えば、特許文献１には、フォルダに対してそのフォルダに格納されるドキュメントの遷移状態及び遷移時の機器の制御を設定することにより好適なワークフローを実現することができるドキュメント管理システム及びその制御方法を提供することを課題とし、ドキュメント管理システムは、ドキュメントを内部に格納可能なフォルダであって、当該ドキュメントの状態の遷移が予め定められているフォルダを少なくとも１つ以上記憶し、そして、当該フォルダにドキュメントを格納し、ここで、フォルダに格納されたドキュメントの状態を当該フォルダに予め定められている状態の遷移に応じて遷移させ、また、ドキュメントの状態の遷移に対応させて、予め定められた方法でシステム内の機器を制御することが開示されている。

また、例えば、特許文献２には、図書館の運用に合わせた作業ワークフローが構築でき、図書館における作業状況を管理しやすくする図書館情報管理システムを提供することを課題とし、図書館情報を管理するための複数の機能を有する図書館情報管理システムであって、実行可能な前記機能と対応するアクティビティに、当該アクティビティで処理されるデータの入力状態と出力状態を管理するトレイを定義し、このアクティビティを実行順に並べた作業フローを保持しておき、前記作業フローに定義されたアクティビティの順番で前記機能を実行させ、実行している作業フローに対するアクティビティの完了状況をアクティビティテーブルとして記録する制御部を備えており、また、トレイには、データが受入可能であるか、データに必要なデータ項目が設定されているかどうかを判断するチェック機能が付加されていることが開示されている。

特開２００７−０７９６４０号公報 特開２００７−０９４５１７号公報

本発明は、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止するようにした情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的としている。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
請求項１の発明は、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。

請求項２の発明は、前記履歴処理手段が行う処理として、（１）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴を生成しないこと、（２）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（３）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴を生成しないで、該第２の操作に対応する第１の操作の履歴を削除すること、（４）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、該第２の操作に対応する第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義記憶手段に基づいて、前記第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義記憶手段と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義記憶手段を予め用意し、該第２の状態定義記憶手段に基づいて、前記第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加することのいずれかを行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。

請求項３の発明は、前記履歴処理手段は、前記第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第２の操作を行った操作者が属しているグループと前記履歴内の第１の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とすることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置である。

請求項４の発明は、前記履歴処理手段は、前記第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第２の操作を行った操作者が有している権限と前記履歴内の第１の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とすることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置である。

請求項５の発明は、前記履歴に基づいて、複数の作業からなるワークフローにおいて、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する表示手段をさらに具備することを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項６の発明は、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。

請求項７の発明は、前記履歴処理手段が行う処理として、（１）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴を生成しないこと、（２）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（３）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴を生成しないで、該第１の操作に対応する第２の操作の履歴を削除すること、（４）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、該第１の操作に対応する第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義記憶手段に基づいて、前記第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、（６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義記憶手段と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義記憶手段を予め用意し、該第２の状態定義記憶手段に基づいて、前記第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加することのいずれかを行うことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置である。

請求項８の発明は、前記履歴処理手段は、前記第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第１の操作を行った操作者が属しているグループと前記履歴内の第２の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とすることを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理装置である。

請求項９の発明は、前記履歴処理手段は、前記第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第１の操作を行った操作者が有している権限と前記履歴内の第２の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とすることを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理装置である。

請求項１０の発明は、前記履歴に基づいて、複数の作業からなるワークフローにおいて、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する表示手段をさらに具備することを特徴とする請求項６から９のいずれか一項に記載の情報処理装置である。

請求項１１の発明は、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行い、前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段を具備することを特徴とする情報処理装置である。

請求項１２の発明は、コンピュータを、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段として機能させるための情報処理プログラムである。

請求項１３の発明は、コンピュータを、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段として機能させるための情報処理プログラムである。

請求項１４の発明は、コンピュータを、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行い、前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段として機能させるための情報処理プログラムである。

請求項１の情報処理装置によれば、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができる。

請求項２の情報処理装置によれば、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、取り消しの履歴処理を行うことができる。

請求項３の情報処理装置によれば、同じグループに属している操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができる。

請求項４の情報処理装置によれば、同じ権限を有している操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができる。

請求項５の情報処理装置によれば、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する場合に、同じ操作者が同じ文書に対して投入、取り出しを行っても、その作業の表示を生成することを防止することができる。

請求項６の情報処理装置によれば、同じ操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

請求項７の情報処理装置によれば、同じ操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り消しの履歴処理を行うことができる。

請求項８の情報処理装置によれば、同じグループに属している操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

請求項９の情報処理装置によれば、同じ権限を有している操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

請求項１０の情報処理装置によれば、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する場合に、同じ操作者が同じ文書に対して取り出し、投入を行っても、その作業の表示を生成することを防止することができる。

請求項１１の情報処理装置によれば、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができ、同じ操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

請求項１２の情報処理プログラムによれば、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができる。

請求項１３の情報処理プログラムによれば、同じ操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

請求項１４の情報処理プログラムによれば、同じ操作者が電子トレイに文書を投入した後にその文書を取り出した場合に、投入、取り出しの履歴を生成することを防止することができ、同じ操作者が電子トレイに文書を取り出した後にその文書を投入した場合に、取り出し、投入の履歴を生成することを防止することができる。

本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図である。 本実施の形態を実現する場合のシステム構成例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 ステータス表示画面の例を示す説明図である。 ステータス表示画面の例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 トレイ履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 ステータス表示画面の例を示す説明図である。 ステータス表示画面の例を示す説明図である。 ステータス定義表（受付トレイ）のデータ構造例を示す説明図である。 ステータス定義表（受付トレイ）のデータ構造例を示す説明図である。 操作履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 操作履歴データのデータ構造例を示す説明図である。 グループ定義表のデータ構造例を示す説明図である。 権限定義表のデータ構造例を示す説明図である。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。 本実施の形態によるワークフローの管理処理例を示す説明図である。 本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。

以下、図面に基づき本発明を実現するにあたっての好適な一実施の形態の例を説明する。
図１は、本実施の形態の構成例についての概念的なモジュール構成図を示している。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア（コンピュータ・プログラム）、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはコンピュータ・プログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、それらのモジュールとして機能させるためのコンピュータ・プログラム（コンピュータにそれぞれの手順を実行させるためのプログラム、コンピュータをそれぞれの手段として機能させるためのプログラム、コンピュータにそれぞれの機能を実現させるためのプログラム）、システム及び方法の説明をも兼ねている。ただし、説明の都合上、「記憶する」、「記憶させる」、これらと同等の文言を用いるが、これらの文言は、実施の形態がコンピュータ・プログラムの場合は、記憶装置に記憶させる、又は記憶装置に記憶させるように制御するの意である。また、モジュールは機能に一対一に対応していてもよいが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散又は並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。なお、１つのモジュールに他のモジュールが含まれていてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続（データの授受、指示、データ間の参照関係等）の場合にも用いる。「予め定められた」とは、対象としている処理の前に定まっていることをいい、本実施の形態による処理が始まる前はもちろんのこと、本実施の形態による処理が始まった後であっても、対象としている処理の前であれば、そのときの状況・状態に応じて、又はそれまでの状況・状態に応じて定まることの意を含めて用いる。また、「Ａである場合、Ｂをする」という意味を有する記載は、「Ａであるか否かを判断し、Ａであると判断した場合はＢをする」の意味で用いる。ただし、Ａであるか否かの判断が不要である場合を除く。
また、システム又は装置とは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク（一対一対応の通信接続を含む）等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。「装置」と「システム」とは、互いに同義の用語として用いる。もちろんのことながら、「システム」には、人為的な取り決めである社会的な「仕組み」（社会システム）にすぎないものは含まない。
また、各モジュールによる処理毎に又はモジュール内で複数の処理を行う場合はその処理毎に、対象となる情報を記憶装置から読み込み、その処理を行った後に、処理結果を記憶装置に書き出すものである。したがって、処理前の記憶装置からの読み込み、処理後の記憶装置への書き出しについては、説明を省略する場合がある。なお、ここでの記憶装置としては、ハードディスク、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、外部記憶媒体、通信回線を介した記憶装置、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）内のレジスタ等を含んでいてもよい。
説明を簡易にするために、「ユーザーが〜を行う」等の記載を行うが、これは、本実施の形態は、そのユーザーが行ったことを検知し、その行ったことに対応する処理を行うことを示している。

本実施の形態である情報処理装置は、電子トレイを介して電子文書（以下、単に文書という）をやりとりするものであって、図１の例に示すように、電子トレイ処理モジュール１１０、操作履歴生成モジュール１２０、ステータス定義表１３０、操作履歴ＤＢ１４０、操作履歴表示モジュール１５０を有している。
なお、文書とは、テキストデータ、場合によっては画像、動画、音声等の電子データ、又はこれらの組み合わせであり、記憶、編集及び検索等の対象となり、システム又は利用者間で個別の単位として交換できるものをいい、これらに類似するものを含む。また、その文書を本実施の形態において一意に識別できる文書識別子（文書ＩＤともいう）を有している。

電子トレイ処理モジュール１１０は、操作検知モジュール１１２、文書管理モジュール１１４を有している。
なお、電子トレイとは、ユーザー１からユーザー２に文書を受け渡すために用いるものであり、ユーザー１とユーザー２は同じ電子トレイにアクセス可能であり、ユーザー１又はユーザー２は、電子トレイに文書を投入でき、その電子トレイから投入した文書を取り出すことができる。電子トレイは、以下の４つの機能を提供する。
（１）ユーザー１は電子トレイ１のハンドルを所持し、ユーザー１は電子トレイ１に対して文書の投入と一覧表示ができる。ユーザー２はユーザー１と同一の電子トレイ１のハンドルを所持（共有）し電子トレイ１に対して文書の一覧表示と取り出しができる。
（２）ユーザー１が文書１を電子トレイ１の中に投入することで、電子トレイ１の一覧表示に文書１が含まれるようになる。
（３）ユーザー２が電子トレイ１の一覧にある文書１を電子トレイ１から取り出すことで、電子トレイ１の一覧表示に文書１は含まれないようになる。
（４）ユーザー１が電子トレイ１に文書１を投入した後、ユーザー２が電子トレイ１から文書１を取り出すまでの間、文書１は唯一の存在である。同じユーザーがまったく同一の文書を連続して２つ投入しても上書きはされず、２つの文書は別の文書として扱われる。したがって、ユーザー２が文書１を取り出した場合、文書１はユーザー２以外が取り出していることはない。電子トレイ内で文書が唯一の存在とするためには、例えば、電子トレイに文書が投入された際、その文書に電子トレイにおいて特定可能な新たな識別情報を付し、その文書を記憶することによって実現できる。なお、この電子トレイ内の新たな識別情報は文書ＩＤとは異なるものであり、電子トレイ内でのみ識別できるものであればよい。文書ＩＤは、電子トレイを用いたやりとりによっては変更されないもので、後述するように投入操作、取り出し操作の対象となる文書の起源が同じであるか否かの判断に用いられる。
なお、文書を電子トレイに投入する方法として、ファイルシステムの移動メソッドを用いて文書を移動する方法と、複写メソッドを用いて文書を複写する方法があり、いずれも電子トレイに投入した後に元文書を削除することが可能である。ただし、複写した場合は、元文書を削除しなくてもよい。複写した文書は複写元の文書と同一の文書ＩＤとすることができる。また複写した文書に、元文書とは異なる新たな文書ＩＤを付与した後に電子トレイに投入してもよい。
また、その電子トレイを本実施の形態において一意に識別できる電子トレイ識別子（電子トレイＩＤともいう）を有している。

操作検知モジュール１１２は、操作履歴生成モジュール１２０と接続されている。操作検知モジュール１１２は、文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する。
操作検知モジュール１１２は、電子トレイに対する文書の操作を検知し、操作履歴に含める属性を電子トレイの文書管理モジュール１１４から取得する。属性は、電子トレイＩＤと操作対象の文書の文書ＩＤと操作名とその操作を行った操作者を本実施の形態において一意に識別できる操作者識別情報（以下、操作者ＩＤともいう）を含む。操作の種類は少なくとも、投入と取り出しを含む。

文書管理モジュール１１４は、電子トレイに投入された文書を管理する。つまり、電子トレイに投入された文書を記憶し、取り出し操作の対象となった文書を取り出し先に移動し、電子トレイからその文書を削除する。操作検知モジュール１１２が文書を投入する操作を検知した場合は、その文書を電子トレイ内（記憶装置内の電子トレイに割り当てられた領域）に記憶する。そして、操作検知モジュール１１２が電子トレイから文書を取り出す操作を検知した場合は、電子トレイ内（記憶装置内の電子トレイに割り当てられた領域）からその文書を取り出す。
文書管理モジュール１１４は、電子トレイ内で区別される文書と投入したユーザーや文書の属性を対応付けて管理する。文書を投入した操作毎に、ユニークな操作ＩＤと、投入したユーザーＩＤや文書の属性を対応付けたレコードを管理する。このレコードには、文書の属性として文書ＩＤや操作日時（その操作が行われた日時（年、月、日、時、分、秒、秒以下、これらのいずれか一つ、又はこれらの組み合わせ）、操作日時として操作の順番を示す順番情報を含めてもよい）を保持してもよい。このようなレコードは電子トレイ毎に管理することができるが、全ての電子トレイのレコードを集約し、レコードに電子トレイＩＤを対応付けた形で管理してもよい。電子トレイから、その操作ＩＤに対応する文書を取り出した場合に、そのレコードを削除する。別の方法として、「電子トレイ内に存在するか否か」を識別する「ｉｎＴｒａｙ」フラグをレコードにもち、投入した際には、ｉｎＴｒａｙフラグをｔｒｕｅに設定し、また取り出したらｉｎＴｒａｙフラグをｆａｌｓｅに設定する。電子トレイに対する操作は、排他的に行われ、取り出しは同時にただ一人のユーザーが実行できる。取り出し操作において、指定した操作ＩＤのレコードが削除され存在しない場合や、「電子トレイ内に存在する」フラグがｆａｌｓｅの場合は、取り出し操作が失敗する。

操作履歴生成モジュール１２０は、操作検知モジュール１１２、ステータス定義表１３０、操作履歴ＤＢ１４０と接続されている。
操作履歴生成モジュール１２０は、後述する取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）、（Ｃ）以外の履歴処理（Ａ）として、操作検知モジュール１１２によって検知された操作の履歴を生成し、その履歴を操作履歴ＤＢ１４０に記憶させる。
具体的には、操作履歴生成モジュール１２０は、ユーザーが電子トレイに対して文書を操作したときに、操作検知モジュール１１２が操作を検知し、操作検知モジュール１１２により、トレイＩＤ、文書ＩＤ、ユーザーＩＤ、操作日時、操作名を取得し、その操作に対応する状態（以下、ステータスともいう）をステータス定義表１３０から取得し、それらを含む操作履歴を生成する。特に、電子トレイにある文書の「取り出し」操作において、操作履歴ＤＢ１４０から、その電子トレイにその文書を「投入操作したユーザー」のユーザーＩＤを取得し、そのとき「取り出し操作中のユーザー」と同一の場合は、後述する（Ｂ１）〜（Ｂ６）のいずれかの特別な処理を行う。また、「投入」操作において、操作履歴ＤＢ１４０から、その電子トレイにその文書を「取り出し操作したユーザー」のユーザーＩＤを取得し、そのとき「投入操作中のユーザー」と同一の場合は、後述する（Ｃ１）〜（Ｃ６）のいずれかの特別な処理を行う。

また、履歴処理（Ａ）を行う場合とは、以下の場合である。
（１−１）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作ではない場合、
（１−２）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴がない場合、
（１−３）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴はあるが、その第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とは異なる履歴である場合、
（１−４）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴はあるが、その第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とは異なる履歴である場合、
又は、
（２−１）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作ではない場合、
（２−２）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴がない場合、
（２−３）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴はあるが、その第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とは異なる履歴である場合、
（２−４）操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴はあるが、その第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とは異なる履歴である場合、
又は、（１−１）と（２−１）の組み合わせ、（１−２）と（２−２）の組み合わせ、（１−３）と（２−３）の組み合わせ、（１−４）と（２−４）の組み合わせ、がある。

操作履歴生成モジュール１２０は、操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、その第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とその第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、その第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とその第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）を行う。過去に、電子トレイへの投入操作の対象となった文書を、同じ操作者がその電子トレイから取り出した場合の処理である。いわば、電子トレイに文書を投入したことをキャンセルしたことに該当する。

そして、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）としては以下の処理がある。
（Ｂ１）操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作の履歴を生成しない。
（Ｂ２）操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。
（Ｂ３）操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作の履歴を生成しないで、その第２の操作に対応する第１の操作の履歴を削除する。
（Ｂ４）操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、その第２の操作に対応する第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。
（Ｂ５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義表に基づいて、第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。なお、ここでの状態定義表は、ステータス定義表１３０内に記憶されている。
（Ｂ６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義表と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義表を予め用意し、その第２の状態定義表に基づいて、第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。なお、ここでの第１の状態定義表、第２の状態定義表は、ステータス定義表１３０内に記憶されている。また、ここでの過去の履歴は、操作履歴ＤＢ１４０に記憶されている。
なお、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）として、履歴を生成する場合は、履歴処理（Ａ）と同等の処理を行うが、前述したように「取り消し」を意味する状態情報を付加することを行う。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報とその操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ定義表に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作を行った操作者が属しているグループと履歴内の第１の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とするようにしてもよい。グループ定義表の詳細については、図２８の例に示すグループ定義表２８００を用いて後述する。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報とその操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限定義表に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作を行った操作者が有している権限と履歴内の第１の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とするようにしてもよい。権限定義表の詳細については、図２９の例に示す権限定義表２９００を用いて後述する。

操作履歴生成モジュール１２０は、操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、その第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とその第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、その第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とその第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｃ）を行う。過去に、電子トレイからの取り出し操作の対象となった文書を、同じ操作者がその電子トレイへ投入した場合の処理である。いわば、電子トレイから文書を取り出したことをキャンセルしたこと（受け取り拒否）に該当する。

そして、取り消しの履歴に関する予め定められた処理としては以下の処理がある。
（Ｃ１）操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作の履歴を生成しない。
（Ｃ２）操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。
（Ｃ３）操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作の履歴を生成しないで、その第１の操作に対応する第２の操作の履歴を削除する。
（Ｃ４）操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、その第１の操作に対応する第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。
（Ｃ５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義表に基づいて、第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。なお、ここでの状態定義表は、ステータス定義表１３０内に記憶されている。
（Ｃ６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義表と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義表を予め用意し、その第２の状態定義表に基づいて、第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加する。なお、ここでの第１の状態定義表、第２の状態定義表は、ステータス定義表１３０内に記憶されている。また、ここでの過去の履歴は、操作履歴ＤＢ１４０に記憶されている。
なお、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｃ）として、履歴を生成する場合は、履歴処理（Ａ）と同等の処理を行うが、前述したように「取り消し」を意味する状態情報を付加することを行う。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報とその操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ定義表に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作を行った操作者が属しているグループと前記履歴内の第２の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とするようにしてもよい。グループ定義表の詳細については、図２８の例に示すグループ定義表２８００を用いて後述する。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、操作者識別情報とその操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限定義表に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作を行った操作者が有している権限と履歴内の第２の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とするようにしてもよい。権限定義表の詳細については、図２９の例に示す権限定義表２９００を用いて後述する。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、その第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とその第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とが同じ履歴があるときは、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）を行い、操作検知モジュール１１２によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、その第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報とその第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報とが同じ履歴があるときは、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｃ）を行うようにしてもよい。取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ）としては、前述の処理（Ｂ１）から（Ｂ６）の処理があり、取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｃ）としては、前述の処理（Ｃ１）から（Ｃ６）の処理がある。

ステータス定義表１３０は、操作履歴生成モジュール１２０と接続されている。ステータス定義表１３０は、前述のように状態定義表を記憶している。
ステータス定義表１３０は、電子トレイ毎に、電子トレイに対する文書の操作毎に対応する状態を定める状態定義表を記憶している。この状態定義表の内容は、予め定められたものである。状態定義表内の操作は、少なくとも「投入」又は「取り出し」を含む。電子トレイ毎の状態定義表は、トレイＩＤを付与して一つの状態定義表として管理してもよい。つまり、前述の状態定義表にトレイＩＤ欄を付加し、複数の電子トレイにおける状態定義表を含み、電子トレイはトレイＩＤ欄で区別する。
詳細については、図２４、図２５の例に示すステータス定義表（受付トレイ）２４００、ステータス定義表（受付トレイ）２５００を用いて後述する。

操作履歴ＤＢ１４０は、操作履歴生成モジュール１２０、操作履歴表示モジュール１５０と接続されている。具体的には、操作履歴ＤＢ１４０は、文書ＩＤとトレイＩＤとステータスと操作日時等を対応付けて管理する。詳細については、図６等の例に示すトレイ履歴データ６００を用いて後述する。
操作履歴表示モジュール１５０は、操作履歴ＤＢ１４０と接続されている。操作履歴表示モジュール１５０は、操作履歴ＤＢ１４０に記憶されている履歴に基づいて、複数の作業からなるワークフローにおいて、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する。また、文書ＩＤとトレイＩＤとステータスを表形式等で一覧表示する。さらに、文書ＩＤとトレイＩＤとステータスで検索やフィルタリングができるようにしてもよい。

図２は、本実施の形態を実現する場合のシステム構成例を示す説明図である。
ＰＣ２１０Ａ、ＰＣ２１０Ｂ、ＰＣ２１０Ｃ、ＰＣ２１０Ｄ、履歴管理装置２２０は、通信回線２９９を介してそれぞれ接続されている。ＰＣ２１０Ａ〜２１０Ｄには、それぞれ電子トレイ処理モジュール１１０、操作履歴生成モジュール１２０、ステータス定義表１３０、操作履歴表示モジュール１５０があり、履歴管理装置２２０には、操作履歴ＤＢ１４０がある。そして、ＰＣ２１０Ａ〜２１０Ｄを操作する各ユーザーが、電子トレイを介して文書のやりとりを行う。例えば、ワークフローにおける文書のやりとりを行う。

一般的な、ワークフローについて説明する。
文書で表現された帳票を回付することで進捗する業務がある。帳票に記載される情報には、納期や金額、案件タイプなどの案件毎の条件、ワークフロー上の工程毎に加筆される、承認や処理が進んだかどうかを示す進捗状態の記録、その案件を処理する部門や担当者を示す情報が含まれている。帳票が回付されるワークフローの工程と経路、処理内容は、案件毎に金額、案件タイプなど、それぞれの事情において変わりうる。ワークフローの各工程で帳票を処理する担当者は、ワークフローの全体像を把握しているとは限らない。すなわち、帳票がどのルートでどのように回付や処理されるかを把握していない。そのような場合に、起案部門や経由する工程（部門）で帳票の回付がどこまで進んだかを知るには、工程毎の担当者が、それぞれの工程で帳票の識別子（例えば、稟議書の場合は稟議番号など）と帳票の状態（例えば、受理、処理完了、一時保留、決裁など）を電子的な台帳に記録し、ファイル共有などの手段で、処理にかかわるユーザー間で共有することが行われている。各工程で、帳票の識別子（例えば、稟議書の場合は稟議番号など）と帳票の状態を担当者が台帳に記録する作業がある。
本実施の形態は、このようなワークフローに適用可能なものであり、例えば、ワークフローの工程毎に電子トレイを対応付ける。電子トレイを用いて工程の間の帳票の受け渡しをすることで、本実施の形態は、例えば、帳票を回付するワークフローにおいて、「帳票が回付される工程で、その工程間の帳票の受け渡し毎に変化する帳票の状態を管理する」ものである。そして、ユーザーは、管理されている帳票の状態の画面表示により、作業の進捗を把握し得ることとなる。

図３は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。主に履歴処理（Ａ）、（Ｂ）を行うものである。
ステップＳ３０２では、操作検知モジュール１１２が、電子トレイに対する操作を検知する。
ステップＳ３０４では、操作履歴生成モジュール１２０が、その操作は取り出しであるか否かを判断し、取り出しである場合はステップＳ３０６へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１４へ進む。
ステップＳ３０６では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴として「投入」操作はあるか否かを判断し、ある場合はステップＳ３０８へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１４へ進む。
ステップＳ３０８では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「投入」操作の対象である文書は「取り出し」操作の対象である文書か否かを判断し、「取り出し」操作の対象である文書の場合はステップＳ３１０へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１４へ進む。
ステップＳ３１０では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「投入」操作を行った操作者は「取り出し」操作を行った操作者であるか否かを判断し、「取り出し」操作を行った操作者である場合はステップＳ３１２へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１４へ進む。

ステップＳ３１２では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ｂ）を行う。
ステップＳ３１４では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ａ）を行う。
ステップＳ３１６では、文書管理モジュール１１４が、その操作に応じた文書の処理を電子トレイに対して行う。
ステップＳ３０６、ステップＳ３０８、ステップＳ３１０の処理は、どのような順番で行ってもよいし、３つの論理積の条件としてもよい。
ステップＳ３１６の処理は、ステップＳ３０２の後であれば、いつ行ってもよい。

図４〜図１４の例を用いて、電子トレイの一般的な働き（履歴処理（Ａ））を示す。なお、ユーザー１とユーザー２の間での文書のやりとりを例として示すが、３者以上で同じ電子トレイで文書のやりとりが行われてもよい。その場合、電子トレイから最初に文書を取り出した者が、その文書を処理可能にすることになり、他の者はその文書がまた電子トレイに投入されるまでは、その文書を電子トレイから取り出すことはできないことになる。

図４は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。図４（ａ）の例に示す画面（ユーザー１）４１０は、例えば、ユーザー１が用いるＰＣ２１０Ａのディスプレイに表示されるものである。画面（ユーザー１）４１０には電子トレイとして受付トレイ４１２が表示されている。図４（ｂ）の例に示す画面（ユーザー２）４２０は、例えば、ユーザー２が用いるＰＣ２１０Ｂのディスプレイに表示されるものである。画面（ユーザー２）４２０には電子トレイとして受付トレイ４２２、決裁トレイ４２４が表示されている。受付トレイ４１２と受付トレイ４２２は、同じ電子トレイである。つまり、受付トレイ４１２と受付トレイ４２２は、同じ電子トレイＩＤを有している。例えば、ユーザー１がユーザー２に電子メールに受付トレイ４１２を添付して送信することによって、ＰＣ２１０ＡとＰＣ２１０Ｂでは、同じ電子トレイを共有することになる。
ここで、ユーザー１が画面（ユーザー１）４１０でデスクトップ上の文書１：４１４を受付トレイ４１２へ投入する操作４１９を行う。操作検知モジュール１１２は、受付トレイ４１２に対して文書１：４１４が投入された（投入操作４１９）ことを検知する。

図５は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。図５（ａ）の例は、文書１：４１４が受付トレイ４１２に投入された後の状態を示している。つまり、文書１：４１４が受付トレイ４１２内に格納され、文書１：４１４がデスクトップ上から削除されていることを示している。なお、文書１：４１４は受付トレイ４１２へ複写されてもよい。その場合は、文書１：４１４はデスクトップ上にそのまま残ることになる。
その投入操作４１９が行われた場合、図５（ｂ）の例に示すように、画面（ユーザー２）４２０内の受付トレイ４２２には文書１：４１４が格納されているように表示する。例えば、ＰＣ２１０Ｂ内の電子トレイ処理モジュール１１０が受付トレイ４２２（受付トレイ４１２）に割り当てられた記憶領域を探索し、文書が格納されていた場合は、図５（ｂ）の例の画面（ユーザー２）４２０内の受付トレイ４２２のように表示すればよい。
なお、電子トレイ内にいくつの文書があるかを示すために、受付トレイ４１２の文書数表示領域４１３、文書数表示領域４２３に、その電子トレイ内に格納されている文書数を表示してもよい。これらは、電子トレイ処理モジュール１１０が行う処理である。

図６は、トレイ履歴データ６００のデータ構造例を示す説明図である。図５の例までの状態における操作履歴ＤＢ１４０内のトレイ履歴データ６００を示している。このトレイ履歴データ６００は、操作履歴生成モジュール１２０によって生成される。操作検知モジュール１１２は投入操作４１９を検知し、操作履歴に含める属性を電子トレイの文書管理モジュール１１４から取得する。操作履歴生成モジュール１２０は、その属性、その操作が行われた日時情報に基づいて、トレイ履歴データ６００を生成する。
トレイ履歴データ６００は、文書名（ＩＤ）欄６１０、ユーザー名（ＩＤ）欄６２０、日時欄６３０、トレイ名（ＩＤ）欄６４０、操作名欄６５０、状態欄６６０を有している。文書名（ＩＤ）欄６１０は、文書１：４１４の文書ＩＤを記憶する。ユーザー名（ＩＤ）欄６２０は、投入操作４１９の操作を行った操作者ＩＤを記憶する。日時欄６３０は、投入操作４１９が行われた日時を記憶する。トレイ名（ＩＤ）欄６４０は、受付トレイ４１２（受付トレイ４２２でもある）の電子トレイＩＤを記憶する。操作名欄６５０は、投入操作４１９を記憶する。状態欄６６０は、受付トレイ４１２における投入操作４１９に対応する状態を記憶する。ここでの状態は、操作履歴生成モジュール１２０がステータス定義表１３０内の受付トレイ４１２（受付トレイ４２２）に対応付けられているステータス定義表（受付トレイ）２４００（図２４参照）を参照することによって求めるものである。つまり、受付トレイ４１２（受付トレイ４２２）には、ステータス定義表（受付トレイ）２４００が対応付けられており、受付トレイ４１２（受付トレイ４２２）に対して操作が行われた場合は、その操作に対応する状態を抽出すればよい。具体的には、投入操作４１９に対応する状態は「提出」である。

図７は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。図７（ｂ）の例に示すように、ユーザー２が受付トレイ４２２から文書１の取り出し操作７２９を行う。
そして、その取り出し操作７２９の処理が行われた状態を図８（ｂ）の例に示す。ここでは、受付トレイ４２２から文書１を取り出したので、図８（ｂ）の例に示すように、受付トレイ４２２からは文書が消えており、図８（ａ）の例に示すように、受付トレイ４１２からも文書は消えた状態となる。取り出した文書１：４１４はデスクトップ上に表示される。

ここでは、操作検知モジュール１１２が取り出し操作７２９を検知するので、操作履歴生成モジュール１２０によって図６の例に示すトレイ履歴データ６００は、図９の例に示すトレイ履歴データ６００のようになる。図９の例に示すトレイ履歴データ６００は、図６の例に示すトレイ履歴データ６００と比べると、履歴としての１行が加わっている。つまり、トレイ履歴データ６００の２行目に、「文書１」が「ユーザー２」によって「２０１１．１２．１ １０：３０」に「受付トレイ」（受付トレイ４２２（受付トレイ４１２））から「取り出し」操作が行われ、状態としては「受付」であることを示している。なお、状態の「受付」は、前述の通り受付トレイ４２２（受付トレイ４１２）に対応付けられているステータス定義表（受付トレイ）２４００を参照して、「取り出し」に対応している「受付」を抽出することによって、状態欄６６０に記憶させている。

次に、ユーザー２が、受付トレイ４２２から取り出した文書１：４１４に対して処理（例えば、文書１：４１４に署名する等の処理）を行い、その文書１：４１４を決裁トレイ４２４に対して投入操作１０２９を行う。この場合、操作検知モジュール１１２によって投入操作１０２９が検知される。
そして、電子トレイ処理モジュール１１０によって投入操作１０２９の処理が行われると、図１１の例に示すように、決裁トレイ４２４に文書１：４１４が格納されているように表示する。そして、決裁トレイ４２４には１つの文書が格納されていることを示す文書数表示領域４２５を表示する。

ここでは、操作検知モジュール１１２が投入操作１０２９を検知するので、操作履歴生成モジュール１２０によって図９の例に示すトレイ履歴データ６００は、図１２の例に示すトレイ履歴データ６００のようになる。図１２の例に示すトレイ履歴データ６００は、図９の例に示すトレイ履歴データ６００と比べると、履歴としての１行が加わっている。つまり、トレイ履歴データ６００の３行目を生成し、それは、「文書１」が「ユーザー２」によって「２０１１．１２．１ １１：３０」に「決裁トレイ」（決裁トレイ４２４）へ「投入」操作が行われ、状態としては「決裁」であることを示している。なお、状態の「決裁」は、前述と同様にステータス定義表１３０内の決裁トレイ４２４に対応付けられている状態定義表を参照して、「投入」に対応している「決裁」を抽出することによって、状態欄６６０に記憶させている。なお、ユーザ２が決裁作業を始めるために、「受付トレイ」（受付トレイ４２２）から文書１を「取り出す」操作により、状態を「決裁処理開始」という状態に、決裁作業が完了した文書１を決裁トレイ（決裁トレイ４２４）に「投入」する操作により、状態を「決裁完了」という状態にして各状態を表示することにすれば、文書１を提出したユーザ１は決裁処理の作業の着手や完了の把握が可能な状態となる。把握を行う範囲によって、ステータス定義表内の定義を適宜定めるようにすればよい。

図１３は、ステータス表示画面１３００の例を示す説明図である。ステータス表示画面１３００は、操作履歴表示モジュール１５０が操作履歴ＤＢ１４０内の履歴を表示している例である。ステータス表示画面１３００は、文書名（ＩＤ）欄１３１０、ユーザー名（ＩＤ）欄１３２０、日時欄１３３０、トレイ名（ＩＤ）欄１３４０、操作名欄１３５０、状態欄１３６０を有している。文書名（ＩＤ）欄１３１０、ユーザー名（ＩＤ）欄１３２０、日時欄１３３０、トレイ名（ＩＤ）欄１３４０、操作名欄１３５０、状態欄１３６０のそれぞれは、トレイ履歴データ６００内の文書名（ＩＤ）欄６１０、ユーザー名（ＩＤ）欄６２０、日時欄６３０、トレイ名（ＩＤ）欄６４０、操作名欄６５０、状態欄６６０に対応しており、トレイ履歴データ６００の最終行（最新の履歴）を表示している。

また、ユーザーによって履歴展開指示１３１２が選択された場合、操作履歴表示モジュール１５０は、その文書（文書１）に関する履歴を全て表示する。図１４は、ステータス表示画面１４００の例を示す説明図である。ステータス表示画面１４００は、文書名（ＩＤ）欄１４１０、ユーザー名（ＩＤ）欄１４２０、日時欄１４３０、トレイ名（ＩＤ）欄１４４０、操作名欄１４５０、状態欄１４６０を有している。これらは、ステータス表示画面１３００と同等のものであり、それぞれトレイ履歴データ６００内の文書名（ＩＤ）欄６１０、ユーザー名（ＩＤ）欄６２０、日時欄６３０、トレイ名（ＩＤ）欄６４０、操作名欄６５０、状態欄６６０に対応しており、トレイ履歴データ６００の文書１に関する履歴を表示している。
また、ユーザーによって履歴隠蔽指示１４１２が選択された場合、操作履歴表示モジュール１５０は、その文書（文書１）に関する履歴のうち、最新の履歴（図１３の例に示すステータス表示画面１３００）を表示する。

図１５〜図２９の例を用いて、電子トレイに対して、同じユーザーによって同じ文書の投入、取り出しの操作が行われた場合の働き（取り消しの履歴に関する予め定められた処理（Ｂ））を示す。
図１５は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。図１５の例に示す状態は、図１１の例に示す状態からの続きである。ただし、以下の説明では決裁トレイ４２４の処理は不要であるので、決裁トレイ４２４には文書がなく文書数表示領域４２５は付していない。図１５に示す例は、図４に示す例と同等である。ただし、文書１：４１４ではなく文書２：１５１４を投入操作１５１９する。
その投入操作１５１９の処理が行われた後は、図１６の例に示すようになる。これも図５に示す例と同等である。ただし、受付トレイ４１２（受付トレイ４１２）内には文書２：１５１４が格納されている。

ここでは、操作検知モジュール１１２が投入操作１５１９を検知するので、操作履歴生成モジュール１２０によって図１２の例に示すトレイ履歴データ６００は、図１７の例に示すトレイ履歴データ６００のようになる。図１７の例に示すトレイ履歴データ６００は、図１２の例に示すトレイ履歴データ６００と比べると、履歴としての１行が加わっている。つまり、トレイ履歴データ６００の４行目に、「文書２」が「ユーザー１」によって「２０１１．１２．２ １０：００」に「受付トレイ」（受付トレイ４１２）へ「投入」操作が行われ、状態としては「提出」であることを示している。なお、状態の「提出」は、前述と同様にステータス定義表１３０内の受付トレイ４１２に対応付けられているステータス定義表（受付トレイ）２４００を参照して、「投入」に対応している「提出」を抽出することによって、状態欄６６０に記憶させている。

図１８は、本実施の形態による処理例を示す説明図である。図１８（ａ）の例に示すように、ユーザー１が受付トレイ４１２に投入した文書２に対して取り出し操作１８２９を行う。例えば、ユーザー１は、受付トレイ４１２に投入した後に、その文書２に不備があることに気がついて、受付トレイ４１２から文書２を取り出して修正するような場合があり、その操作に対応するものである。つまり、同じ受付トレイ４１２に対して、投入操作１５１９を行ったユーザー１と同じユーザー１が取り出し操作１８２９を行っており、過去に投入した文書２と同じ文書２を取り出していることになる。
そして、その取り出し操作１８２９の処理が行われた状態を図１９（ａ）の例に示す。ここでは、受付トレイ４１２から文書２を取り出したので、図１９（ａ）の例に示すように、受付トレイ４１２からは文書が消えており、取り出した文書２：１５１４はデスクトップ上に表示される。そして、図１９（ｂ）の例に示すように、受付トレイ４２２からも文書は消えた状態となる。

ここでは、操作検知モジュール１１２が取り出し操作１８２９を検知するので、操作履歴生成モジュール１２０の処理によって図１７の例に示すトレイ履歴データ６００は、図２０の例に示すトレイ履歴データ６００のようになる。つまり、これは前述の処理（Ｂ３）を行った場合のトレイ履歴データ６００であり、取り出し操作１８２９の履歴は生成されずに、取り出し操作１８２９に対応する履歴（図１７の例に示すトレイ履歴データ６００の４行目）を削除したものである。取り出し操作１８２９に対応する履歴とは、「投入」操作の履歴であること、かつ取り出し操作１８２９の対象である「文書２」に対して投入操作が行われた履歴であること、かつ取り出し操作１８２９を行った「操作者」と同じ操作者によって投入操作が行われた履歴であることを条件とし、その条件を満たす履歴を削除している。なお、さらに受付トレイ４１２（受付トレイ４２２）に対する履歴であることを条件に加えてもよい。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、取り出し操作１８２９の履歴を生成しないで、図１７の例に示すトレイ履歴データ６００のままにしてもよい（処理（Ｂ１））。
また、操作履歴生成モジュール１２０は、図１７の例に示すトレイ履歴データ６００を、図２１の例に示すトレイ履歴データ６００のようにしてもよい。図２１の例に示すトレイ履歴データ６００は、図１７の例に示すトレイ履歴データ６００と比べると、履歴としての１行が加わっている。つまり、これは前述の処理（Ｂ２）、（Ｂ５）、（Ｂ６）のいずれかを行った場合のトレイ履歴データ６００である。取り出し操作１８２９の履歴を処理（Ａ）と同等の処理によって生成する。具体的には、図２１の例に示すトレイ履歴データ６００の５行目を生成し、それは、「文書２」が「ユーザー１」によって「２０１１．１２．２ １０：１０」に「受付トレイ」（受付トレイ４１２）からの「取り出し」操作が行われたことを示している。なお、状態の「提出取消し」について、処理（Ｂ２）によれば、操作検知モジュール１１２は、前述の条件を満たす履歴がある場合、状態欄６６０に「提出取消し」を記憶させている。処理（Ｂ５）によれば、操作検知モジュール１１２は、操作と状態を対応させた状態定義表（図２４の例に示すステータス定義表（受付トレイ）２４００の操作名（ＩＤ）欄２４１０に操作（前述の条件を含む操作）があり、それに対応する状態欄２４２０に「提出取消し」がある状態定義表）を用いて、状態欄６６０に「提出取消し」を記憶させている。また、処理（Ｂ６）によれば、操作検知モジュール１１２は、第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義表（図２４の例に示すステータス定義表（受付トレイ）２４００）と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義表（図２５の例に示すステータス定義表（受付トレイ）２５００）を予め用意し、その第２の状態定義表に基づいて、状態欄６６０に「提出取消し」を記憶させている。
また、前述の処理（Ｂ４）を行った場合は、図２１の例に示すトレイ履歴データ６００の４行目（前述の条件を満たす履歴）の状態欄６６０を「提出取消し」に書き換える。そして、トレイ履歴データ６００の５行目を、操作履歴生成モジュール１２０の処理（Ｂ２）と同等の処理によって生成する。

図２２は、ステータス表示画面２２００の例を示す説明図である。ステータス表示画面２２００は、操作履歴表示モジュール１５０が操作履歴ＤＢ１４０内の履歴を表示している例である。ステータス表示画面２２００は、文書名（ＩＤ）欄２２１０、ユーザー名（ＩＤ）欄２２２０、日時欄２２３０、トレイ名（ＩＤ）欄２２４０、操作名欄２２５０、状態欄２２６０を有している。文書名（ＩＤ）欄２２１０、ユーザー名（ＩＤ）欄２２２０、日時欄２２３０、トレイ名（ＩＤ）欄２２４０、操作名欄２２５０、状態欄２２６０のそれぞれは、図２１の例に示すトレイ履歴データ６００内の文書名（ＩＤ）欄６１０、ユーザー名（ＩＤ）欄６２０、日時欄６３０、トレイ名（ＩＤ）欄６４０、操作名欄６５０、状態欄６６０に対応しており、トレイ履歴データ６００内の各文書の最終行（最新の履歴であり、文書１については図２１の例に示すトレイ履歴データ６００の３行目、文書２については図２１の例に示すトレイ履歴データ６００の５行目）を表示している。

また、ユーザーによって履歴展開指示２２１２が選択された場合、操作履歴表示モジュール１５０は、その文書（文書２）に関する履歴を全て展開して表示する。図２３は、ステータス表示画面２３００の例を示す説明図である。ステータス表示画面２３００は、文書名（ＩＤ）欄２３１０、ユーザー名（ＩＤ）欄２３２０、日時欄２３３０、トレイ名（ＩＤ）欄２３４０、操作名欄２３５０、状態欄２３６０を有している。これらは、ステータス表示画面２２００と同等のものであり、それぞれトレイ履歴データ６００内の文書名（ＩＤ）欄６１０、ユーザー名（ＩＤ）欄６２０、日時欄６３０、トレイ名（ＩＤ）欄６４０、操作名欄６５０、状態欄６６０に対応しており、トレイ履歴データ６００の文書に関する履歴を表示しており、２行目以降に文書２に関する履歴を全て表示している。
また、ユーザーによって履歴隠蔽指示２３１２が選択された場合、操作履歴表示モジュール１５０は、その文書（文書２）に関する履歴のうち、最新の履歴（図２２の例に示すステータス表示画面２２００）を表示する。

図４〜図１４の例、図１５〜図２９の例で用いたステータス定義表（受付トレイ）２４００について説明する。図２４は、ステータス定義表（受付トレイ）２４００のデータ構造例を示す説明図である。ステータス定義表（受付トレイ）２４００は、操作名（ＩＤ）欄２４１０、状態欄２４２０を有している。操作名（ＩＤ）欄２４１０は、操作を記憶している。状態欄２４２０は、状態情報を記憶している。ステータス定義表は、トレイ毎にある。つまり、トレイＩＤ毎にステータス定義表が予め用意されている。具体的には、受付トレイ４１２（受付トレイ４２２）用のステータス定義表（ステータス定義表（受付トレイ）２４００）、決裁トレイ４２４用のステータス定義表がある。ステータス定義表（受付トレイ）２４００は、ステータス定義表１３０に記憶されている。操作履歴生成モジュール１２０は、対象としている電子トレイのステータス定義表を用いて操作から状態情報を抽出する。例えば、その電子トレイへの「投入」操作があった場合は、状態として「提出」であり、その電子トレイからの「取り出し」操作があった場合は、状態として「受付」であることを示している。
なお、前述したように、ステータス定義表（受付トレイ）２４００の操作名（ＩＤ）欄２４１０として、操作のみならず、条件を含めた操作としてもよい。例えば、「取り出し操作であって、履歴に投入操作があり、同じ文書に対して投入操作と取り出し操作があり、その２つの操作をした操作者が同じである」という条件である。

操作履歴生成モジュール１２０は、ステータス定義表（受付トレイ）２４００の他に、その電子トレイに対応するステータス定義表として、ステータス定義表（受付トレイ）２５００を用いてもよい。前述の処理（Ｂ６）を行う場合に用いるものである。つまり、ステータス定義表（受付トレイ）２４００は、第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用されるものであり、ステータス定義表（受付トレイ）２５００は、第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用されるものである。図２５は、ステータス定義表（受付トレイ）２５００のデータ構造例を示す説明図である。ステータス定義表（受付トレイ）２５００は、操作名（ＩＤ）欄２５１０、状態欄２５２０を有している。データ構造は、ステータス定義表（受付トレイ）２４００と同等である。ステータス定義表（受付トレイ）２５００もステータス定義表１３０に記憶されている。
操作履歴生成モジュール１２０は、同じ電子トレイに対して、第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合は、ステータス定義表（受付トレイ）２４００を適用し、同じ電子トレイに対して、同じ文書を対象として第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合は、ステータス定義表（受付トレイ）２５００を適用する。例えば、その電子トレイへの「投入」操作があった場合は、状態として「受付取消し」（処理（Ｂ６））であり、その電子トレイからの「取り出し」操作があった場合は、状態として「提出取消し」（処理（Ｃ６））であることを示している。

図２１の例に示すトレイ履歴データ６００の場合の操作履歴（メタデータの例）としては、操作履歴データ２６００のようになる。図２６は、操作履歴データ２６００のデータ構造例を示す説明図である。操作履歴データ２６００は、文書ＩＤ欄２６１０、ユーザーＩＤ欄２６２０、トレイＩＤ欄２６３０、操作名欄２６４０、日時欄２６５０を有している。そして、操作履歴生成モジュール１２０は、ステータス定義表から状態を検索して、操作履歴データ２６００と状態を操作履歴ＤＢ１４０に追加する。
また、操作履歴を生成する際に、「ステータス」を操作履歴データに含めるようにしてもよい。つまり、操作履歴データ２７００のようにしてもよい。図２７は、操作履歴データ２７００のデータ構造例を示す説明図である。操作履歴データ２７００は、文書ＩＤ欄２７１０、ユーザーＩＤ欄２７２０、トレイＩＤ欄２７３０、操作名欄２７４０、日時欄２７５０、ステータス欄２７６０を有している。操作履歴データ２６００と比較すると、ステータス欄２７６０を追加している。操作履歴生成モジュール１２０は、この操作履歴データ２７００を操作履歴ＤＢ１４０に追加する。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第２の操作を行った操作者の操作者ＩＤと操作履歴ＤＢ１４０内の操作者ＩＤとが同じである条件にかえて、グループ定義表２８００に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作を行った操作者が属しているグループと操作履歴ＤＢ１４０内の第１の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件としてもよい（処理（Ｂ）の条件）し、第１の操作を行った操作者の操作者ＩＤと操作履歴ＤＢ１４０内の操作者ＩＤとが同じである条件にかえて、グループ定義表２８００に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作を行った操作者が属しているグループと操作履歴ＤＢ１４０内の第２の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件としてもよい（処理（Ｃ）の条件）。
図２８は、グループ定義表２８００のデータ構造例を示す説明図である。グループ定義表２８００は、操作者ＩＤとその操作者ＩＤの操作者が属しているグループを示す情報であるグループＩＤ（本実施の形態においてグループを一意に識別できる情報）を対応させて記憶している。具体的には、グループ定義表２８００は、ユーザー名（ＩＤ）欄２８１０、グループ名（ＩＤ）欄２８２０を有している。

また、操作履歴生成モジュール１２０は、第２の操作を行った操作者の操作者ＩＤと操作履歴ＤＢ１４０内の操作者ＩＤとが同じである条件にかえて、権限定義表２９００に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第２の操作を行った操作者が有している権限と操作履歴ＤＢ１４０内の第１の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件としてもよい（処理（Ｂ）の条件）し、第１の操作を行った操作者の操作者ＩＤと操作履歴ＤＢ１４０内の操作者ＩＤとが同じである条件にかえて、権限定義表２９００に基づいて、操作検知モジュール１１２によって検知された第１の操作を行った操作者が有している権限と操作履歴ＤＢ１４０内の第２の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件としてもよい（処理（Ｃ）の条件）。
図２９は、権限定義表２９００のデータ構造例を示す説明図である。権限定義表２９００は、操作者ＩＤとその操作者ＩＤの操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している。具体的には、権限定義表２９００は、ユーザー名（ＩＤ）欄２９１０、権限欄２９２０を有している。なお、権限欄２９２０が記憶する権限の種類として、図２９の例に示すように担当者、課長等があるが、この他に部長、担当役員、社長等があってもよいし、役職名の他に、機能を示している○○処理担当者、○○用決裁可能者等であってもよい。

図３０は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。主に履歴処理（Ａ）、（Ｃ）を行うものである。
ステップＳ３００２では、操作検知モジュール１１２が、電子トレイに対する操作を検知する。
ステップＳ３００４では、操作履歴生成モジュール１２０が、その操作は投入であるか否かを判断し、投入である場合はステップＳ３００６へ進み、それ以外の場合はステップＳ３０１４へ進む。
ステップＳ３００６では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴として「取り出し」操作はあるか否かを判断し、ある場合はステップＳ３００８へ進み、それ以外の場合はステップＳ３０１４へ進む。
ステップＳ３００８では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「取り出し」操作の対象である文書は「投入」操作の対象である文書か否かを判断し、「投入」操作の対象である文書の場合はステップＳ３０１０へ進み、それ以外の場合はステップＳ３０１４へ進む。
ステップＳ３０１０では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「取り出し」操作を行った操作者は「投入」操作を行った操作者であるか否かを判断し、「投入」操作を行った操作者である場合はステップＳ３０１２へ進み、それ以外の場合はステップＳ３０１４へ進む。

ステップＳ３０１２では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ｃ）を行う。
ステップＳ３０１４では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ａ）を行う。
ステップＳ３０１６では、文書管理モジュール１１４が、その操作に応じた文書の処理を電子トレイに対して行う。
ステップＳ３００６、ステップＳ３００８、ステップＳ３０１０の処理は、どのような順番で行ってもよいし、３つの論理積の条件としてもよい。
ステップＳ３０１６の処理は、ステップＳ３００２の後であれば、いつ行ってもよい。
ここでの処理は、前述の処理（Ｂ）の説明（図１５〜図２９の例を用いた説明）における投入操作が取り出し操作になり、取り出し操作が投入操作になったものである。

図３１は、本実施の形態による処理例を示すフローチャートである。履歴処理（Ａ）、（Ｂ）、（Ｃ）を行うものである。
ステップＳ３１０２では、操作検知モジュール１１２が、電子トレイに対する操作を検知する。
ステップＳ３１０４では、操作履歴生成モジュール１２０が、その操作は取り出しであるか否かを判断し、取り出しである場合はステップＳ３１０６へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１１４へ進む。
ステップＳ３１０６では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴として「投入」操作はあるか否かを判断し、ある場合はステップＳ３１０８へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１０８では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「投入」操作の対象である文書は「取り出し」操作の対象である文書か否かを判断し、「取り出し」操作の対象である文書の場合はステップＳ３１１０へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１１０では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「投入」操作を行った操作者は「取り出し」操作を行った操作者であるか否かを判断し、「取り出し」操作を行った操作者である場合はステップＳ３１１２へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１１２では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ｂ）を行う。

ステップＳ３１１４では、操作履歴生成モジュール１２０が、その操作は投入であるか否かを判断し、投入である場合はステップＳ３１１６へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１１６では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴として「取り出し」操作はあるか否かを判断し、ある場合はステップＳ３１１８へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１１８では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「取り出し」操作の対象である文書は「投入」操作の対象である文書か否かを判断し、「投入」操作の対象である文書の場合はステップＳ３１２０へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１２０では、操作履歴生成モジュール１２０が、その「取り出し」操作を行った操作者は「投入」操作を行った操作者であるか否かを判断し、「投入」操作を行った操作者である場合はステップＳ３１２２へ進み、それ以外の場合はステップＳ３１２４へ進む。
ステップＳ３１２２では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ｃ）を行う。
ステップＳ３１２４では、操作履歴生成モジュール１２０が、履歴処理（Ａ）を行う。
ステップＳ３１２６では、文書管理モジュール１１４が、その操作に応じた文書の処理を電子トレイに対して行う。

ステップＳ３１０６、ステップＳ３１０８、ステップＳ３１１０の処理は、どのような順番で行ってもよいし、３つの論理積の条件としてもよい。ステップＳ３１１６、ステップＳ３１１８、ステップＳ３１２０の処理は、どのような順番で行ってもよいし、３つの論理積の条件としてもよい。また、ステップＳ３１０４、ステップＳ３１０６、ステップＳ３１０８、ステップＳ３１１０、ステップＳ３１１２の処理の組とステップＳ３１１４、ステップＳ３１１６、ステップＳ３１１８、ステップＳ３１２０、ステップＳ３１２２の処理の組を入れ替えてもよい。
ステップＳ３１２６の処理は、ステップＳ３１０２の後であれば、いつ行ってもよい。

図３２は、本実施の形態によるワークフローの管理処理例を示す説明図である。
例えば、起案処理３２１０でユーザーＡが文書３２１２を作成し、提出処理３２２０としてユーザーＡが文書３２１２を電子トレイ３２２４に投入し（電子トレイ３２２４内に投入された文書は文書３２２２となるが、文書ＩＤは同じである）、受理処理３２３０としてユーザーＢが電子トレイ３２２４から文書３２２２を取り出して文書３２３２とし、完了処理３２４０として、ユーザーＢが文書３２３２を電子トレイ３２４４に投入する（電子トレイ３２４４内に投入された文書は文書３２４２となるが、文書ＩＤは同じである）。このように、ワークフローの工程毎に電子トレイを生成しておくことによって、電子トレイ３２２４への投入によって「提出」状態となり、電子トレイ３２２４からの取り出しよって「受理」状態となり、電子トレイ３２４４への投入によって「完了」状態となり、これらが文書の履歴となる。そして、例えば、ユーザーＡが電子トレイ３２２４に文書３２１２を投入した後に、その文書３２１２を電子トレイ３２２４から取り出した場合（もちろんのことながら、ユーザーＢが取り出す前である）は、その操作は履歴として残らない、又は「提出取消し」状態として管理され（処理（Ｂ））、ユーザーＢが電子トレイ３２２４から文書３２２２を取り出した後に、その文書３２２２を電子トレイ３２２４に投入した場合は、その操作は履歴として残らない、又は「受付取消し」状態として管理される（処理（Ｃ））こととなる。

なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図３３に例示するように、一般的なコンピュータであり、具体的にはパーソナルコンピュータ、サーバーとなり得るコンピュータ等である。つまり、具体例として、処理部（演算部）としてＣＰＵ３３０１を用い、記憶装置としてＲＡＭ３３０２、ＲＯＭ３３０３、ＨＤ３３０４を用いている。ＨＤ３３０４として、例えばハードディスクを用いてもよい。電子トレイ処理モジュール１１０、操作検知モジュール１１２、文書管理モジュール１１４、操作履歴生成モジュール１２０、操作履歴ＤＢ１４０、操作履歴表示モジュール１５０等のプログラムを実行するＣＰＵ３３０１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ３３０２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ３３０３と、補助記憶装置であるＨＤ３３０４と、キーボード、マウス、タッチパネル等に対する利用者の操作に基づいてデータを受け付ける受付装置３３０６と、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ等の出力装置３３０５と、ネットワークインタフェースカード等の通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース３３０７、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス３３０８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。

前述の実施の形態のうち、コンピュータ・プログラムによるものについては、本ハードウェア構成のシステムにソフトウェアであるコンピュータ・プログラムを読み込ませ、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働して、前述の実施の形態が実現される。
なお、図３３に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図３３に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよく、一部のモジュールは外部のシステム内にあり通信回線で接続しているような形態でもよく、さらに図３３に示すシステムが複数互いに通信回線によって接続されていて互いに協調動作するようにしてもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等のいずれか２つ以上の機能を有している画像処理装置）などに組み込まれていてもよい。

前述の処理（Ｂ）が行われるための条件に加えて、第１の操作が行われた後に第２の操作が行われるまでの期間が予め定められた値よりも短い又は以下であること（条件Ｂ１）を加えてもよい。また、前述の処理（Ｂ）が行われるための条件に加えて、第１の操作が行われた後に第２の操作が行われるまでの間に、その電子トレイに対して他の操作又は他の文書に対する操作がないこと（条件Ｂ２）を加えてもよい。また、前述の処理（Ｂ）が行われるための条件に加えて、条件Ｂ１と条件Ｂ２を加えてもよい。
前述の処理（Ｃ）が行われるための条件に加えて、第２の操作が行われた後に第１の操作が行われるまでの期間が予め定められた値よりも短い又は以下であること（条件Ｃ１）を加えてもよい。また、前述の処理（Ｃ）が行われるための条件に加えて、第２の操作が行われた後に第１の操作が行われるまでの間に、その電子トレイに対して他の操作又は他の文書に対する操作がないこと（条件Ｃ２）を加えてもよい。また、前述の処理（Ｃ）が行われるための条件に加えて、条件Ｃ１と条件Ｃ２を加えてもよい。

なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納して提供してもよく、また、そのプログラムを通信手段によって提供してもよい。その場合、例えば、前記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えてもよい。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、ブルーレイ・ディスク（Ｂｌｕ−ｒａｙ Ｄｉｓｃ（登録商標））、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去及び書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ（登録商標））、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）メモリーカード等が含まれる。
そして、前記のプログラム又はその一部は、前記記録媒体に記録して保存や流通等させてもよい。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにこれらの組み合わせ等の伝送媒体を用いて伝送させてもよく、また、搬送波に乗せて搬送させてもよい。
さらに、前記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。また、複数の記録媒体に分割して
記録されていてもよい。また、圧縮や暗号化など、復元可能であればどのような態様で記録されていてもよい。

１１０…電子トレイ処理モジュール
１１２…操作検知モジュール
１１４…文書管理モジュール
１２０…操作履歴生成モジュール
１３０…ステータス定義表
１４０…操作履歴ＤＢ
１５０…操作履歴表示モジュール
２１０…ＰＣ
２２０…履歴管理装置
２９９…通信回線

Claims (14)

1. 文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
   前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
   を具備することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記履歴処理手段が行う処理として、
   （１）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴を生成しないこと、
   （２）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （３）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴を生成しないで、該第２の操作に対応する第１の操作の履歴を削除すること、
   （４）前記検知手段によって検知された第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、該第２の操作に対応する第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義記憶手段に基づいて、前記第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義記憶手段と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義記憶手段を予め用意し、該第２の状態定義記憶手段に基づいて、前記第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること
   のいずれかを行うことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記履歴処理手段は、前記第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、
   操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第２の操作を行った操作者が属しているグループと前記履歴内の第１の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とする
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 前記履歴処理手段は、前記第２の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、
   操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第２の操作を行った操作者が有している権限と前記履歴内の第１の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とする
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
5. 前記履歴に基づいて、複数の作業からなるワークフローにおいて、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する表示手段
   をさらに具備することを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の情報処理装置。
6. 文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
   前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
   を具備することを特徴とする情報処理装置。
7. 前記履歴処理手段が行う処理として、
   （１）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴を生成しないこと、
   （２）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （３）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴を生成しないで、該第１の操作に対応する第２の操作の履歴を削除すること、
   （４）前記検知手段によって検知された第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加し、該第１の操作に対応する第２の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （５）操作と状態とを対応させた定義を記憶している状態定義記憶手段に基づいて、前記第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること、
   （６）第１の操作と第２の操作を行った操作者が異なる場合に適用される第１の状態定義記憶手段と第１の操作と第２の操作を行った操作者が同じ場合に適用される第２の状態定義記憶手段を予め用意し、該第２の状態定義記憶手段に基づいて、前記第１の操作の履歴に「取り消し」を意味する状態情報を付加すること
   のいずれかを行うことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記履歴処理手段は、前記第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、
   操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が属しているグループを示す情報であるグループ識別情報を対応させて記憶しているグループ記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第１の操作を行った操作者が属しているグループと前記履歴内の第２の操作を行った操作者が属しているグループとが同じであることを条件とする
   ことを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理装置。
9. 前記履歴処理手段は、前記第１の操作を行った操作者の操作者識別情報と履歴内の操作者識別情報とが同じである条件にかえて、
   操作者識別情報と該操作者識別情報の操作者が有している権限を示す情報である権限情報を対応させて記憶している権限記憶手段に基づいて、前記検知手段によって検知された第１の操作を行った操作者が有している権限と前記履歴内の第２の操作を行った操作者が有している権限とが同じであることを条件とする
   ことを特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理装置。
10. 前記履歴に基づいて、複数の作業からなるワークフローにおいて、文書に対してどのような作業が行われたかを表示する表示手段
    をさらに具備することを特徴とする請求項６から９のいずれか一項に記載の情報処理装置。
11. 文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
    前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行い、
    前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
    を具備することを特徴とする情報処理装置。
12. コンピュータを、
    文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
    前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
    として機能させるための情報処理プログラム。
13. コンピュータを、
    文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
    前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
    として機能させるための情報処理プログラム。
14. コンピュータを、
    文書を記憶する電子トレイに対して文書を投入する操作である第１の操作と電子トレイから文書を取り出す操作である第２の操作を検知する検知手段と、
    前記検知手段によって検知された操作が第２の操作である場合、既に行われた操作として第１の操作の履歴であって、該第１の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第２の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第１の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第２の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第２の操作は、既に行われた前記第１の操作の取り消しの操作であるとした処理を行い、
    前記検知手段によって検知された操作が第１の操作である場合、既に行われた操作として第２の操作の履歴であって、該第２の操作が行われた文書を示す情報である文書識別情報と該第１の操作が行われた文書の文書識別情報とが同じであり、該第２の操作を行った操作者を示す情報である操作者識別情報と該第１の操作を行った操作者の操作者識別情報とが同じであるときは、前記検知手段によって検知された前記第１の操作は、既に行われた前記第２の操作の取り消しの操作であるとした処理を行う履歴処理手段
    として機能させるための情報処理プログラム。

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