JP5078555B2 - 帳票作成システム、帳票作成方法、プログラム、記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、印刷データを生成する情報処理装置と、該印刷データを受信する印刷装置とがネットワークを介して接続されて構成される、帳票作成システム、印刷管理システム、印刷装置及び情報処理装置及びそれらの制御方法、プログラムに関するものである。

最近のセキュリティ意識の向上に伴い、機密情報が印刷されて漏洩した場合に、漏洩経路を追跡可能とするために、印刷データと印刷ログ情報を関連付けて格納して管理するシステムが存在する。ここで印刷ログ情報とは、ユーザ名、クライアントＰＣ名、印刷文書名、印刷日時などである。

このシステムでは、後に、情報漏洩が発覚した場合に、漏洩した文言や画像と類似する印刷データを格納庫から検索して、類似性の高い印刷データに関連する印刷ログ情報を閲覧する。このシステムは、文書保管システムと呼ばれる。

このシステムは、プリンタ上で動作する文書保管クライアント部と、一般的なＰＣやサーバ装置（サーバ専用計算機）で動作する文書保管サーバ部とから構成され、それぞれがネットワークを介して接続されている。

文書保管クライアント部は、クライアントＰＣからプリンタに送信される印刷文書の印刷データを取得して、印刷ログ情報とともに文書保管サーバ部に送信する。文書保管サーバ部では、印刷データをページ単位に分割した後、各ページをテキスト領域と画像領域に分割して、それぞれの検索用データを生成する。その後、１ページ分の印刷データと、テキスト領域情報と、画像領域情報と、テキスト領域検索用データと、画像領域検索データとを関連付けて集積し、ページ単位の格納データを生成する。さらに、元の印刷データと、各ページのページ単位格納データとを関連付けて集積し、印刷データ単位の格納データを生成し、記憶装置に保存する。

また、特許文献１のように、過去に印刷され印刷データが既に文書保管システムに存在するような印刷文書が再印刷される場合、同じ印刷データを再度文書保管システムに保存する替わりに、保存済みの印刷データへのリンク情報を印刷ログ情報に記録する技術もある。
特開２００６−０８１１１９号公報

日本全国規模や全世界規模の企業においては、支店や営業所等の数十〜数千の多数の拠点があり、そこで働く従業員のために、１人１台のＰＣと、数人〜数十人に一台のプリンタが設置されている。そのような企業において、前述の文書保管システムを導入して、個人のＰＣから拠点のプリンタに対する印刷データを本部や本店等に配置した１セットの文書保管サーバに格納・管理して、情報漏洩を抑止したいという市場ニーズが存在する。文書保管サーバで格納すべき印刷データは、数百ギガバイト／日（＝数千人×数十ページ／日／人×数百キロバイト／ページ）と見積もられている。

そして、これほど巨大なデータを定常的に格納するには、通常の記憶装置では無理で、ネットワーク機能を用いて記憶モジュールを分散できる記憶装置を購入する必要がある。しかし、このような装置は非常に高価なため、記憶容量を節約する環境が求められていた。

また、一般的なスプレッドシートアプリケーションのように、複数部数を印刷すると全く同じ印刷データを指定部数分送信して、文書保管サーバに同じデータを何度も無駄に記憶させるようなアプリケーションが存在する。

このような問題を解決するにあたり、各拠点における初期コストと運用コストを下げるため、拠点毎に拠点サーバを置くことは許されていない（部門サーバレス）。また、文書保管サーバ部は、データ受信と格納に係る負荷が非常に高いため、極力新たな処理を増やさないようにしたいという要望がある。これらの課題を解決するために上述の特許文献１のような技術がある。

また、開発中されつつある技術には、印刷文書の文書全体のハッシュ値とページ毎のハッシュ値を比較することにより、印刷文書の更新ページを差分として識別して、更新ページのみを印刷ログ情報と共に保存する印刷データとするようなものもある。

しかし、これらの先行技術または開発中の技術でも運用コストを下げられない（つまり格納領域の節約ができない）ケースが有り得る。

例えば、１ページ内のあるフィールド（例えば「会社名」）のみが異なる文書を印刷する場合は、異なる文書あるいは更新ページとして文書保管サーバに登録されるため、格納領域を節約できなかった。このケースは、罫線や固定的な図形（ロゴなど）のみで構成された、あらかじめ用意されたテンプレート（フォーム）へ、印刷時に動的にデータを流し込む帳票印刷システム等で特に顕著な問題になる。

本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、追跡可能とするために管理する印刷データについての管理コストを低減することができる印刷管理システム、帳票作成システム、印刷装置、情報処理装置およびそれらの制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために本発明による帳票作成システムは、帳票作成装置、印刷装置及び追跡用データ格納データベースからなる帳票管理システムであって、前記帳票作成装置は、テンプレートＩＤを含む帳票テンプレートに、帳票データＩＤを含む帳票データをオーバレイして作成された、前記テンプレートＩＤと前記帳票データＩＤとから生成された帳票ＩＤを含む帳票を印刷出力するために前記印刷装置へ印刷を指示する印刷指示手段を有し、前記印刷装置は、前記帳票作成装置からの印刷指示により前記帳票を印刷出力する印刷出力手段と、前記印刷出力手段が前記帳票を印刷出力する場合に、前記追跡用データ格納データベースに、前記帳票ＩＤと前記帳票の印刷出力用のデータを含む追跡用データを送信する追跡用データ送信手段とを有し、前記追跡用データ格納データベースは、
テンプレート情報の登録処理として、帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を対応付けて格納する格納手段と、前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤからテンプレートＩＤを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されているか否かを判断する判断手段と、前記判断手段により前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されていると判断された場合には、前記テンプレートＩＤと対応付けて格納されている前記帳票テンプレートの画像と前記追跡用データに含まれる前記印刷出力用のデータとから生成される差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて前記格納手段に格納する格納制御手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、印刷された帳票の印刷データと印刷ログ情報を保存する場合に、保存する追跡用の帳票の印刷データの管理コストを低減し、帳票の印刷データを保存する記憶領域の容量を節約することができる。

以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。

尚、説明文中の符号について、特に断りがない限りは実施形態の共通または類似部分について共通の符号を付することで、重複説明を省略するものとする。

＜システム構成＞
図１は本発明の印刷管理システムの構成を示す図である。

図１では、印刷管理システムは、複数のファイルサーバ、複数のクライアントＰＣ、複数のプリンタ、及びデータベース（ＤＢ）サーバがネットワークを介して相互に接続されて構成されている例を示している。但し、構成は、これに限定されるものではなく、それぞれの機器が任意台数で構成されている場合もある。

１００は、ファイルサーバである。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）２０００のファイルシステムであるＮＴＦＳ ｖ５でフォーマットされたＨＤＤを共有フォルダとして開放している場合を想定している。１０１はファイルサーバ１００上に保存された電子文書ファイルである。

１０２はクライアントＰＣである。このクライアントＰＣ１０２とファイルサーバ１００は同じドメインに属している。

１１１は帳票サーバである。クライアントＰＣ１０２の要求を受け付け、サーバ上で帳票を生成し、クライアントＰＣ１０２に生成した帳票データを転送する。

１０３はクライアントＰＣ１０２上で動作するアプリケーションであり、電子文書ファイル１０１を開き、編集したり、表示したり、印刷することができる。１０４はプリンタドライバである。プリンタドライバ１０４は、アプリケーション１０３の印刷要求に基づき、汎用的な描画命令をプリンタ独自の描画命令に翻訳して印刷データ１０５を生成する。この印刷データは例えばＰＣＬやＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ（登録商標）のようなＰＤＬデータである。また、この印刷データ１０５は、例えば、複数ページのデータを含んでいて、Ａ４サイズの印刷で通常数百キロバイトから数メガバイトになる。

１０６はプリンタあるいは複合機である。このプリンタ１０６は、内部に組込用Ｊａｖａ（登録商標）仮想マシン（Ｊａｖａ（登録商標） ２ Ｍｉｃｒｏ Ｅｄｉｔｉｏｎ、以下、Ｊ２ＭＥ）を搭載していて、Ｊａｖａ（登録商標）で作成した小規模なアプリケーションを実行できるようになっている。１０７はＪ２ＭＥによって作成されたＪａｖａ（登録商標）アプリケーションであり、ここでは、文書保管クライアントと呼んでいる。文書保管クライアント１０７は、印刷データとその追跡用情報（印刷ログ情報）を、文書保管サーバとして機能するＤＢサーバ１０８に送信する。

１０８はデータベース（ＤＢ）サーバであり、ここでは、データベースサーバとその格納領域をまとめて表している。ＤＢサーバ１０８は、文書保管クライアント１０７から受信した印刷データを検索しやすいように加工する。そして、印刷データと検索用データと印刷ログ情報（追跡用情報）をまとめて管理情報（基本データ）１０９として、データベース（ＤＢ）に格納する。１１０はプリンタ１０６で印刷された実際の印刷物である。

上述のように、図１に示す印刷管理システムでは、プリンタ１０６とクライアントＰＣ１０２とが通信可能な所定のネットワーク（ＬＡＮ等）を介して接続されて構成されている。実施例１では、クライアントＰＣ１０６で生成された印刷データ（例えば、ＰＤＦ／ＰＳ等の各種ＰＤＬ（ページ記述言語データ）を、ネットワークを介してプリンタ１０６へ出力して、印刷することが可能である。

尚、プリンタ１０６とクライアントＰＣ１０２は、必ずしもネットワークを介して接続されている必要はなく、プリンタ１０６とクライアントＰＣ１０２が所定インタフェース（例えば、ＵＳＢインタフェース）を介して直接接続されていても良い。

次に、プリンタ１０６の一例として、複合機の機能について説明する。

ここで、プリンタ（複合機）１０６は、自装置内部に複数のジョブを記憶可能なハードディスク等の記憶装置を具備している。また、例えば、スキャナ部から入力されたジョブに対し、その記憶装置を介してプリンタ部でプリント可能にするコピー機能を具備している。また、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の外部装置から入力されたジョブに対し記憶装置を介してプリンタ部でプリント可能にするプリント機能を具備している。また、スキャナ部から入力されたジョブを電子メール／ＦＡＸで送信する送信機能を具備している。また、前述したＪａｖａ（登録商標）アプリケーションの実行環境を具備している。

このように、複合機は複数の機能を具備し、これらの機能を組み合わせて実行できる。

尚、このプリンタ１０６は、複合機に限定されるものではなく、レーザビームプリンタ及びインクジェットプリンタ等の他のプリント方式の印刷装置でも良いことは言うまでもない。

また、複合機には、フルカラー機器とモノクロ機器があるが、本発明の実施にあたり、フルカラー機器かモノクロ機器のどちらであっても良い。

また、本発明のシステムは、複数の機能を具備した複合機能型の画像形成装置（印刷装置）と、プリント機能のみを具備した単一機能型の画像形成装置（印刷装置）とを具備する構成でも良い。あるいは、いずれか一方の型の画像形成装置のみを具備する構成でも良い。つまり、本発明を実現可能であれば画像形成装置の種別構成は問わないものとする。

次に、プリンタ１０６の主要な内部構成について、図２を用いて説明する。

図２は本発明の本発明の印刷管理システムのプリンタの主要な内部構成を示すブロック図である。

図２において、プリンタ１０６は、大きく分けてフォーマッタ制御部１１００、パネル入出力制御部１０２０、データ記憶部１０３０、プリンタインタフェース（Ｉ／Ｆ）１２００、出力制御部１３００、プリンタエンジン部１４００より構成されている。

プリンタＩ／Ｆ１２００は、外部装置との入出力を制御する。フォーマッタ制御部１１００は、プロトコル制御部１１０１、受信データ解析部１１０２、ジョブ生成部１１０３、ＰＤＬ解析部１１０４、データ描画部１１０５及びページメモリ１１０６より構成されている。

尚、一般的には、フォーマッタ制御部１１００は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を有するコンピュータシステムによって構成されている。また、図１の文書保管クライアント１０７を含む各種アプリケーションを実現するためのプログラムは、フォーマッタ制御部１１００内のＲＯＭに記憶され、ＣＰＵによって読出されることでその機能が実現される。

フォーマッタ制御部１１００において、プロトコル制御部１１０１は、ネットワークプロトコルを解析・送信することによって外部との通信を行なう。受信データ解析部１１０２は、クライアントＰＣ１０２からの受信データを解析して、設定されている印刷設定情報と、それに対応する処理内容を認識する。

また、受信データ解析部１１０２では、受信データに対して、後述する処理（図９の処理）を実行して、必要なデータを、適宜ＤＢサーバ１０８へ送信する。

ジョブ生成部１１０３は、処理対象の受信データに対応する印刷ジョブを生成する。そして、この生成したジョブは、データ記憶部１０３０に一旦記憶する。パネル入出力制御部１０２０は、ジョブ状況等の操作画面をプリンタ１０６の操作部１５００に出力することができる。

ＰＤＬ解析部１１０４は、データ記憶部１０３０に記憶されているジョブによりＰＤＬデータを解析し、より処理しやすい形式の中間データに変換する。ＰＤＬ解析部１１０４において生成された中間データは、データ描画部１１０５に渡されて処理される。データ描画部１１０５は、中間データをビットマップデータに展開し、展開されたビットマップデータはページメモリ１１０６に逐次描画されて行く。

パネル入出力制御部１０２０は、プリンタ１０６の操作部１５００からの入出力を制御する。データ記憶部１０３０は、受信データやＰＤＬ印刷のための中間データを蓄えるものであり、例えば、ハードディスク等の二次記憶装置によって実現される。また、データ
記憶部１０３０は、各種データ、印刷対象のジョブや印刷済のジョブを記憶する。また、記憶部１０３０は印刷対象のジョブや印刷済のジョブを管理するジョブ管理テーブルを備えている。

出力制御部１３００は、ページメモリ１１０６の内容を画像信号に変換処理し、プリンタエンジン部１４００へ画像転送を行なう。プリンタエンジン部１４００は、受信した画像信号を記録紙に永久可視画像形成するための印刷機構部である。

次に、コンピュータ等の情報処理装置によって実現される、ファイルサーバ１０１、クライアントＰＣ１０２、データベースサーバ１０８の構成について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の印刷管理システムの情報処理装置の構成を示すブロック図である。

図３において、３０１はＣＰＵ、即ち、中央処理装置であり、情報処理装置全体の制御及び演算処理を行う。３０２はＲＡＭ、即ち、ランダムアクセスメモリであり、処理毎にそれぞれのプログラム及びデータがロードされ、実行される領域である。３０３はＲＯＭ、即ち、読出専用メモリであり、システム制御プログラムや、フォントデータ等の記憶領域である。

３０４はキーボード制御部（キーボードコントローラ：ＫＢＣ）であり、ＫＢ（キーボード）３０５からのキー入力によりデータを受け取りＣＰＵ３０１へ伝達する。

３０６はネットワークインタフェース（ＮＩＦ）であり、情報処理装置がネットワークを介して外部との通信を行うインタフェースである。

３０７はディスプレイ制御部（ディスプレイコントローラ：ＤＣ）であり、ディスプレイ装置（ＣＲＴ）３０８への表示制御を行う。３０９はディスク制御部（ディスクコントローラ：ＤＫＣ）であり、データ伝送等の制御を行うものである。

３１０はＦＤ（フロッピー（登録商標）ディスク装置）、ＨＤ（ハードディスク装置）、ＣＤ（ＣＤＲＯＭ）あるいはＤＶＤ（ＤＶＤＲＯＭ）等の外部記憶装置である。この外部記憶装置３１０には、アプリケーション、プリンタドライバ等の各種プログラム及びデータを記憶させておき、実行時必要に応じて参照またはＲＡＭ３０２へロードする。３１１はシステムバスであり、上述の構成要素間におけるデータ転送の通路となるべきものである。

尚、外部記憶装置３１０には、プリンタ１０６への印刷に関する制御を実行し、かつプリンタ１０６に出力する印刷データに対する各種印刷設定を行うための印刷設定画面を表示するプリンタドライバを記憶している。

情報処理装置は、基本Ｉ／Ｏ（入出力）プログラム、ＯＳ（オペレーティングシステム）をＣＰＵ３０１が実行することにより動作する。

基本Ｉ／ＯプログラムはＲＯＭ３０３に記憶されており、ＯＳは外部記憶装置１１に書き込まれている。そして、クライアントＰＣ１０２の電源がＯＮにされたとき、基本Ｉ／Ｏプログラム中のＩＰＬ（イニシャルプログラムローディング）機能により外部記憶装置３１０からＯＳがＲＡＭ３０２に読み込まれ、ＯＳの動作が開始される。また、ユーザは、印刷を実行する際には、プリンタドライバによって表示される印刷設定画面を介して、プリンタに関する各種設定を行うことができる。

＜機能構成図＞
図４は本発明のシステムにおけるプログラムの機能構成図を示している。

本発明のプログラムは、以下の機能を有するモジュールから構成される。すなわち、クライアントＰＣ１０２内部の、テンプレート作成部４０１およびテンプレート格納部４０２および帳票データ格納部４０３およびテンプレート登録部４０４および帳票印刷部４１０。帳票サーバ１１１内部の、帳票生成部４０５および帳票データＩＤ算出部４０６。プリンタ１０６内部の文書保管クライアント１０７。ＤＢサーバ１０８内部の、文書保管サーバ４０７および差分画像作成部４０８および追跡用データ格納部４０９。本実施例ではこれらの処理部は、クライアントＰＣ１０２および帳票サーバ１１１およびＤＢサーバに分散されて構成されているが、各処理が実行できれば同一マシン上で動作してもかまわない。各機能はプログラムモジュールとしてクライアントＰＣ１０２、ＤＢサーバ１０８、帳票サーバ１１１の情報処理装置上で実行される。また、文書管理クライアント１０７はプリンタ１０６上のＪａｖａ（登録商標）環境で実行される。尚、各機能部の動作に関しては以降で説明する。

＜第１の実施形態＞
本発明は、帳票テンプレートの作成、帳票の生成（テンプレートに動的にデータを流し込む処理。以降オーバレイ処理と呼ぶ）、帳票の印刷、の全てに関わる。以降でそれぞれの場面での動作フローについて説明する。

図５は本発明の、帳票テンプレート作成処理の動作フローを図示している。

ステップ５０１において、テンプレート作成部４０１は、ユーザの指示により帳票テンプレートの作成を行う。例えば、罫線ツールを用いて表を作成したり、ＢＭＰ（ビットマップ）等で作成されたロゴの画像を配置したりする。尚、テンプレートの作成自体は周知の技術を用いるものとする。

ステップ５０２において、テンプレート作成部４０１は、帳票テンプレートにテンプレートＩＤを埋め込む。テンプレートＩＤを埋め込むタイミングは、明示的にユーザが指定しても良いし（例えばユーザがメニューから保存を選択した場合）、バックエンドでテンプレート作成部４０１が自動的に行っても良い。自動的に行う例としては、ユーザがテンプレート編集中にテンプレート作成部４０１が１０分間隔で保存処理を行う等である。以上がテンプレートＩＤ埋め込み方法である。また、埋め込むテンプレートＩＤ作成方法に関しては、例えば、作成されたテンプレートからハッシュアルゴリズムを用いてＩＤを作成しても良いし、帳票システムで一意になるように帳票システム側で発行したＩＤを付加しても良い。以上がテンプレートＩＤ作成方法である。

ステップ５０３において、テンプレート情報登録部４０４は、ステップ５０１および５０２で作成された帳票テンプレートに関する情報を文書保管サーバ４０７に登録する処理を行う。通常、文書管理サーバ４０７に登録するジョブログ（印刷ログ情報）や抽出したテキストデータ、画像データに加えて、帳票ＩＤもこれらの情報と紐付けて登録される。図６はステップ５０３において文書管理サーバ４０７が管理する追跡用データ格納部４０９に格納された帳票テンプレートに関する情報を表形式で例示したものである。

表のカラム６０１にはアプリＩＤが格納される。アプリＩＤは帳票がどのアプリケーションで印刷されたかを示すもので、帳票ＩＤとともに帳票に埋め込まれる。アプリＩＤを見ることで、本特許の一連の動作フローを実行できるか（帳票ＩＤが決まった形式で埋め込まれているか）を判断できる。ただし、帳票ＩＤそのもので上記判断を行っても良いので、アプリＩＤの埋込は必須ではない。カラム６０２には帳票ＩＤが格納される。帳票ＩＤは、印刷された帳票１ページごとに埋め込まれる。以上が帳票ＩＤ埋め込み処理である。後述するように、テンプレート画像登録の際にはカラム６０２には特別なＩＤが格納される。カラム６０３には帳票の画像データが格納される。ステップ５０３では図６のように画像データ６０４と帳票ＩＤ「００１＿０００」が紐付けて登録される。本実施例では、テンプレート画像を登録する際に紐付ける文書ＩＤをテンプレートＩＤに「＿０００」を付加して生成したが、異なる文字列であっても良い。つまり図６の例ではテンプレートＩＤは「００１」である。また、登録された画像データがどのテンプレートから生成されたかが分かれば、データの格納形式等はどんな形でも良い。データ格納形式とは例えばＰＤＦ、ＪＰＥＧ、ＢＭＰなどのフォーマットである。

図６の例は帳票ＩＤ「００１＿０００」はアプリＩＤ「ＦＭ」であり、画像データ６０４と紐付けられていることを示している。以上が帳票ＩＤの生成方法である。また、帳票ＩＤとアプリＩＤを分けて説明したが、帳票ＩＤはアプリＩＤを含む様に帳票ＩＤ生成を行ってもよい。

図７は本発明の、帳票テンプレートに動的にデータを流し込む処理、即ち帳票の生成（オーバレイ）処理の動作フローを図示している。

ステップ７０１において、帳票作成部４０５は、ユーザよりオーバレイの指示を受け付ける。この際、オーバレイで使用する帳票テンプレートおよび帳票データが指定される。

ステップ７０２において、帳票データＩＤ算出部４０６は、ステップ７０１で指定された帳票データの帳票データＩＤを算出する。図８は帳票データＩＤの算出処理の概要を示したものである。図８Ａのように、通常テンプレートに流し込まれるデータの形態にはさまざまなものがある。例えばデータベースやＣＳＶファイル、各帳票システムに固有の独自形式データのこともある。データの形態が異なってもテンプレートに流し込まれるデータが全て同じなら生成される印刷イメージは同じになる。帳票データＩＤ算出部４０６は、このデータ形態の差異を考慮したＩＤの発行を行う。例えば、図８Ｂに示したようにテンプレートに定義されたデータを流し込むフィールドの名前（以降フィールド名）と、流し込むデータそのものの対を、１ページ分メモリ上に保持する。例えば図その保持したデータからハッシュアルゴリズムでＩＤを算出するようにしても良い。帳票データＩＤ算出部４０６は、算出した帳票データＩＤを帳票生成部４０５に伝える。

ステップ７０３において、帳票生成部４０５は、指定された帳票テンプレートからテンプレートＩＤを取得する処理を行う。帳票生成部４０５は、帳票テンプレートのフォーマットを熟知しているため容易にテンプレートＩＤの取得が可能である。

ステップ７０４において、帳票生成部４０５は、ステップ７０３で取得したテンプレートＩＤと、ステップ７０２で帳票データＩＤ算出部４０６から通知された帳票データＩＤをもとに、帳票ＩＤの生成を行う。本実施例では、例えばテンプレートＩＤが「００１」、帳票データＩＤが「００Ａ」の場合、「００１＿００Ａ」というようにアンダーバーでつないだ帳票ＩＤを生成する例を示した。しかし、帳票ＩＤからテンプレートＩＤ部分が判別できればどのような形式であっても構わない。

ステップ７０５において、帳票生成部４０５は、帳票のオーバレイ処理を行い、ステップ７０４で生成した帳票ＩＤを帳票に埋め込む帳票ＩＤ埋め込み処理を行う。

図９は本発明での、帳票の印刷処理の動作フローを図示している。

ステップ９０１において、帳票印刷部４１０は、ユーザの指定によりステップ７０５において生成された帳票の印刷指示を受け付ける。

ステップ９０２において、帳票印刷部４１０は、プリンタ４１１に帳票の印刷を指示する。

ステップ９０３において、プリンタ４１１内で動作する文書保管クライアント４１２は、帳票の印刷ジョブから文書保管サーバ４０７に登録するデータ（テキストデータ、画像データなど）を抽出し、文書保管サーバ４０７へ転送する。この際、帳票に埋め込まれた帳票ＩＤも一緒に転送される。

ステップ９０４において、文書保管サーバ４０７は、文書保管クライアントから送られてきた帳票ＩＤのテンプレートＩＤ部分を抽出する。

ステップ９０５において、文書保管サーバ４０７は、自らが管理する追跡用データ格納部４０９内部の情報を検索する。そして、帳票ＩＤのテンプレートＩＤ部分が、ステップ９０４において抽出したテンプレートＩＤと一致し、残りの帳票データＩＤ部分が「０００」であるものがないか判定する。

ステップ９０６において、一致するものがあると判定された場合、ステップ９０６において、差分画像生成部４０８は、ステップ９０３において転送された画像データと、ステップ９０５において一致すると判定された帳票ＩＤと紐付けられている画像データ（テンプレート画像）との差分画像を生成する。差分画像を生成するアルゴリズム等の方法は本特許の範囲ではない。

ステップ９０７において、差分画像生成部４０８は、ステップ９０５において生成した差分画像を文書保管サーバ４０７に送信する。

ステップ９０８において、文書保管サーバ４０７は、ステップ９０６で送信されてきた差分画像を追跡用データ格納部４０９に格納する。

ステップ９０９において、文書保管サーバ４０７は、ステップ９０３において文書保管クライアント４１２から送信されてきた帳票ＩＤを、ステップ９０７で格納した差分画像データと紐付けて追跡用データ格納部４０９に格納する。

ステップ９１０において、文書保管サーバ４０７は、ステップ９０６で検知されたテンプレート画像の帳票ＩＤを、ステップ９０７で格納した差分画像データと紐付けて追跡用データ格納部４０９に格納する。

ステップ９１１において、文書保管サーバ４０７は、ステップ９０３において文書保管クライアント４１２から送信されてきたジョブログや抽出されたテキストデータ等通常文書保管サーバに格納されるデータを格納する。

本実施例では、帳票テンプレートの作成処理におけるステップ５０３におけるテンプレート情報登録処理によって、必ず一致するテンプレートの画像が登録されているはずである。このため、本実施例ではありえないケースだが、ステップ９０５において、一致するものがないと判定された場合、ステップ９１２において、テンプレート情報を登録しなおしても良い。すなわち、再度ステップ５０３のテンプレート情報登録処理を呼び出して情報の再登録を行い、ステップ９０４におけるテンプレートＩＤ抽出処理からやり直しを行っても良い。

図１０は、図９で示した帳票の印刷処理を行った後の、文書保管サーバ４０７の管理する追跡用データ格納部４０９内の状態を表形式で擬似的に例示したものである。表のカラム１００２、カラム１００３は図６で説明済みなので省略する。カラム１００４には帳票の画像データが格納される。行１００６は、テンプレートの登録エントリであるので、カラム１００４には帳票テンプレートの画像そのものが格納される。行１００７は、帳票の登録エントリであるので、カラム１００４には差分画像が格納される。カラム１００５にはテンプレート画像の帳票ＩＤが格納される。テンプレート画像の帳票ＩＤが格納されるのはカラム１００４に差分画像を登録した時のみである。ステップ９０８において、文書保管サーバ４０７により格納された差分画像１００１が、ステップ９０９において格納された帳票ＩＤおよびステップ９０９において格納されたテンプレート画像の帳票ＩＤと紐付けられて格納されているのがわかる。

このように、テンプレート画像と異なる部分を差分画像として登録することにより、１ページ内の内容が微妙に異なる文書の場合でも、登録するデータ量を削減でき、格納領域を効率的に利用することが可能になる。特に、テンプレートに対してデータを差し込み印刷する帳票システムで作成されるような文書の際に効力を発揮する。

＜第２の実施形態＞
第１の実施形態では差分画像を作成する際には、テンプレート画像と帳票画像とを比べて差分を検出していたが、既に文書保管サーバに登録されている帳票画像と、これから登録しようとしている帳票画像とから差分画像を作成しても良い。

尚、第１の実施形態と説明が重複する共通部分については説明を略すものとする。

図１１は、第２の実施形態における、帳票画像同士から差分画像を作成して文書保管サーバ４０７に登録した場合の、追跡用データ格納部４０９内の状態を擬似的に例示したものである。

帳票ＩＤ「００１＿００Ａ」の帳票画像データ１１０２は、テンプレート画像１１０１との差分画像として登録されている。

一方、帳票ＩＤ「００１＿００Ｂ」の帳票画像データ１１０３は、テンプレート画像とではなく、帳票画像データ１１０２との差分画像として登録されている。

このように、帳票画像同士から差分画像を作成することにより、差込データの大半が同一の文書を印刷した場合には、差分画像のサイズがさらに小さくなるため、ハードディスク等の格納資源をより効率的に利用することができる。

＜その他の実施形態＞
パーソナルコンピュータ等の情報処理装置や印刷処理装置からなる帳票作成システムにおいて、帳票テンプレートを作成する時、テンプレートＩＤを帳票テンプレートに埋め込むユニットを持つ。また、帳票作成時に、帳票データＩＤを算出するユニットと、テンプレートＩＤと帳票データＩＤから帳票ＩＤを生成するユニットを持つ。また、帳票ＩＤを帳票に埋め込むユニットを持ち、帳票の印刷時に埋め込まれた帳票ＩＤを元に既存類似帳票との差異を検出するユニットを持つ。この印刷される帳票との差異とを関連付けて管理するユニットを持つ。以上のようなシステムであっても良い。

またこのシステムにおいて、帳票印刷時、埋め込まれた帳票ＩＤを元にテンプレート画像を検索するユニットを持つ。さらに検索されたテンプレート画像と印刷帳票画像から差分画像を求めるユニットを持ち、差分画像を前記帳票ＩＤとテンプレート画像の帳票ＩＤと紐付けて管理するユニットを持つ。

また本発明は、たとえば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステムあるいは装置に直接または遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって、前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては以下が挙げられる。たとえば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−Ｒ）などである。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現されるほか、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部あるいはすべてが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行う。

本発明の印刷管理システムの構成を示す図である。 本発明のプリンタの主要な内部構成を示すブロック図である。 本発明の情報処理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の印刷管理システムにおける機能構成図である。 本発明の帳票テンプレート作成処理の動作フローである。 本発明のＤＢサーバに格納された帳票テンプレートに関する情報の例である。 本発明の帳票の生成（オーバレイ）処理の動作フローである。 Ａは本発明の帳票データＩＤの算出処理の例である。Ｂは本発明の帳票データＩＤの算出処理の例である。 本発明の帳票の印刷処理の動作フローである。 本発明のＤＢサーバに格納された追跡用情報の例である。 本発明のＤＢサーバに格納された追跡用情報の例である。

Claims (9)

1. 帳票作成装置、印刷装置及び追跡用データ格納データベースからなる帳票管理システムであって、
   前記帳票作成装置は、
   テンプレートＩＤを含む帳票テンプレートに、帳票データＩＤを含む帳票データをオーバレイして作成された、前記テンプレートＩＤと前記帳票データＩＤとから生成された帳票ＩＤを含む帳票を印刷出力するために前記印刷装置へ印刷を指示する印刷指示手段を有し、
   前記印刷装置は、
   前記帳票作成装置からの印刷指示により前記帳票を印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷出力手段が前記帳票を印刷出力する場合に、前記追跡用データ格納データベースに、前記帳票ＩＤと前記帳票の印刷出力用のデータを含む追跡用データを送信する追跡用データ送信手段とを有し、
   前記追跡用データ格納データベースは、
   テンプレート情報の登録処理として、帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を対応付けて格納する格納手段と、
   前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤからテンプレートＩＤを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されているか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されていると判断された場合には、前記テンプレートＩＤと対応付けて格納されている前記帳票テンプレートの画像と前記追跡用データに含まれる前記印刷出力用のデータとから生成される差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて前記格納手段に格納する格納制御手段とを有することを特徴とする帳票作成システム。
2. 前記帳票の印刷出力用のデータは、前記帳票に含まれるテキストデータおよび前記帳票に含まれる画像データのうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の帳票管理システム。
3. 前記格納制御手段は、前記差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて前記格納手段に格納する際に、前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤと前記差分画像と前記帳票テンプレートの画像の前記帳票ＩＤとを対応付けて記憶することを特徴とする請求項１または２に記載の帳票管理システム。
4. 前記帳票作成装置は、
   前記帳票テンプレートを生成する生成手段と、
   前記生成手段が前記帳票テンプレートを生成した場合、前記帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を登録することを前記追跡用データ格納データベースに指示する指示手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の帳票管理システム。
5. 帳票作成装置、印刷装置及び追跡用データ格納データベースからなる帳票管理システムにおける制御方法であって、
   前記帳票作成装置は、
   テンプレートＩＤを含む帳票テンプレートに、帳票データＩＤを含む帳票データをオーバレイして作成された、前記テンプレートＩＤと前記帳票データＩＤとから生成された帳票ＩＤを含む帳票を印刷出力するために前記印刷装置へ印刷を指示する印刷指示工程を実行し、
   前記印刷装置は、
   前記帳票作成装置からの印刷指示により前記帳票を印刷出力する印刷出力工程と、
   前記印刷出力工程が前記帳票を印刷出力する場合に、前記追跡用データ格納データベースに、前記帳票ＩＤと前記帳票の印刷出力用のデータを含む追跡用データを送信する追跡用データ送信工程とを実行し、
   前記追跡用データ格納データベースは、
   テンプレート情報の登録処理として、帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を対応付けて格納する格納工程と、
   前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤからテンプレートＩＤを抽出する抽出工程と、
   前記抽出工程により抽出された前記テンプレートＩＤが格納されているか否かを判断する判断工程と、
   前記判断工程により前記テンプレートＩＤが格納されていると判断された場合には、前記テンプレートＩＤと対応付けて格納されている前記帳票テンプレートの画像と前記追跡用データに含まれる前記印刷出力用のデータとから生成される差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて格納する格納制御工程とを実行することを特徴とする制御方法。
6. 帳票作成装置、印刷装置及び追跡用データ格納データベースからなる帳票管理システムにおいて実行されるプログラムであって、
   前記帳票作成装置を、
   テンプレートＩＤを含む帳票テンプレートに、帳票データＩＤを含む帳票データをオーバレイして作成された、前記テンプレートＩＤと前記帳票データＩＤとから生成された帳票ＩＤを含む帳票を印刷出力するために前記印刷装置へ印刷を指示する印刷指示手段として機能させ、
   前記印刷装置を、
   前記帳票作成装置からの印刷指示により前記帳票を印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷出力手段が前記帳票を印刷出力する場合に、前記追跡用データ格納データベースに、前記帳票ＩＤと前記帳票の印刷出力用のデータを含む追跡用データを送信する追跡用データ送信手段として機能させ、
   前記追跡用データ格納データベースを、
   テンプレート情報の登録処理として、帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を対応付けて格納する格納手段と、
   前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤからテンプレートＩＤを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されているか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段により前記テンプレートＩＤが前記格納手段に格納されていると判断された場合には、前記テンプレートＩＤと対応付けて格納されている前記帳票テンプレートの画像と前記追跡用データに含まれる前記印刷出力用のデータとから生成される差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて前記格納手段に格納する格納制御手段として機能させるためのプログラム。
7. 前記帳票の印刷出力用のデータは、前記帳票に含まれるテキストデータおよび前記帳票に含まれる画像データのうちの少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項６に記載のプログラム。
8. 前記格納制御手段は、前記差分画像を前記追跡用データに含まれる前記帳票ＩＤと対応付けて前記格納手段に格納する際に、前記追跡用データに含まれる帳票ＩＤと前記差分画像と前記帳票テンプレートの画像の前記帳票ＩＤとを対応付けて記憶することを特徴とする請求項６または７に記載のプログラム。
9. 前記帳票作成装置は、
   前記帳票テンプレートを生成する生成手段と、
   前記生成手段が前記帳票テンプレートを生成した場合、前記帳票テンプレートのテンプレートＩＤと前記帳票テンプレートの画像を登録することを前記追跡用データ格納データベースに指示する指示手段として機能させるための請求項６乃至８のいずれか１項に記載のプログラム。

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