JP5891664B2 - 情報管理装置、プログラム、および情報管理システム - Google Patents

Description

本発明は、情報管理装置、プログラム、および情報管理システムに関する。

特許文献１には、定められた作業順序に従い複数の作業を複数の作業者で行う作業系列における各作業者のスケジュールを管理する方法において、各作業系列の各作業順の過去の作業時間を記録しておき、新たな案件の作業系列と同じ作業系列の過去の作業時間の記録を参照して、当該新たな案件の最終段階の作業が完了期限までに完了する確率を計算する技術が開示されている。

特許文献２には、ワークフローシステムでの処理単位であるノードにより構成されるビジネスプロセスに対して案件を投入し、当該ビジネスプロセスで定義された流れに従ってノードを移動させながら当該案件の業務を実行する技術において、指定された期間内に指定されたノードに到着する案件の件数を求めるワークフロー到着予測システムが開示されている。特許文献２に記載のシステムでは、ワークフローシステムの過去の処理データを解析して取得した各ノードでの処理状況に関する解析結果と、現時点でビジネスプロセス上に存在する案件の現況と、に基づいて、指定された期間内に指定されたノードに到着する案件の件数を求める。

特許文献３には、ワークフローシステムでの処理単位であるノードにより構成されるビジネスプロセスに投入された案件を処理するワークフローシステムにおける各ノードの過去の処理実績を記憶しておき、当該過去の処理実績に基づいて、ビジネスプロセスに投入された案件を処理するのに必要な各ノードの処理時間を算出し、算出した各ノードの処理時間を表示する技術が開示されている。
文書の回付を伴う業務のワークフローの各作業工程の担当者は、ワークフローの全体を把握しているとは限らない。また、各作業工程の担当者は、文書の回付の経路の全体を把握していないこともある。このような場合、各作業工程の担当者において、自身が処理する文書を用いる業務が期限内に完了するか否かを予測することは困難であり得る。

特許第３２７６８３４号明細書 特開２００１−１５５０６２号公報 特開２００１−２０９７３８号公報

以上のように、従来の方法又はシステムは、特定の作業系列又はワークフローを前提として、確率等を計算するものである。逆に言えば、作業系列又はワークフローを特定せずに確率等を計算することはできないものである。

本発明の目的は、文書を用いる業務が期限内に完了するか否かを予測することを支援できる情報管理装置、プログラム、および情報管理システムを提供することである。

請求項１に係る発明は、電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する生成手段と、前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録手段であって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録手段と、前記業務における各工程を担当する担当者の端末から、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、を取得した場合に、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録手段と、前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力手段と、を備えることを特徴とする情報管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記履歴情報登録手段は、前記業務が完了した場合に、当該完了後の業務の各工程に対応する各情報レコードに対して、前記操作履歴情報が示す操作の時期から業務完了時期までの時間を示す経過時間情報を登録し、前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報に基づいて、前記可能性を示す情報を生成する。

請求項３に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報から作成される度数分布に基づいて、前記可能性を示す情報として、前記完了前の業務が前記完了期限までに完了する確率を生成する。
なお、後述する実施形態においては、前記出力手段は、前記特定した文書識別情報に関連付けられた操作履歴情報を用いて、前記取得した文書識別情報と共に前記履歴情報登録手段が取得した操作履歴情報に含まれる操作の種類と同じ種類の操作の実行の時期から業務の完了までの経過時間が、前記取得した操作履歴情報に含まれる操作の実行の時期から前記取得した文書識別情報の回付用文書を用いる業務の完了期限までの残り時間以内である回付用文書の数を求め、求めた数を前記特定した文書識別情報の数で除算することで、前記回付用文書を用いる業務が前記完了期限までに完了する可能性を示す情報を生成する。

請求項４に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報から作成される度数分布に基づいて、前記可能性を示す情報として、前記完了前の業務が前記完了期限までに完了しない確率を生成する。
なお、後述する実施形態においては、前記出力手段は、前記特定した文書識別情報に関連付けられた操作履歴情報を用いて、前記取得した文書識別情報と共に前記履歴情報登録手段が取得した操作履歴情報に含まれる操作の種類と同じ種類の操作の実行の時期から業務の完了までの経過時間が、前記取得した操作履歴情報に含まれる操作の実行の時期から前記取得した文書識別情報の回付用文書を用いる業務の完了期限までの残り時間を超えている回付用文書の数を求め、求めた数を前記特定した文書識別情報の数で除算することで、前記回付用文書を用いる業務が前記完了期限までに完了しない可能性を示す情報を生成する。

請求項５に係る発明は、請求項１から４のいずれか１項に係る発明において、前記出力手段は、前記情報記憶手段を参照し、前記完了後の業務における前記回付用文書に対する特定の操作の有無に基づいて、前記特定した情報レコードをグループ分けし、グループごとに前記可能性を示す情報を生成する。
なお、後述する実施形態においては、前記出力手段は、前記特定した文書識別情報を前記操作履歴情報に関して指定された条件に従ってグループ分けしたグループごとに、当該グループの文書識別情報に関連付けられた操作履歴情報を用いて、前記回付用文書を用いる業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する。

請求項６に係る発明は、電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する変換ステップと、前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録ステップであって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録ステップと、前記業務における各工程を担当する担当者の端末から、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、を取得した場合に、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録ステップと、前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力ステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムである。

請求項７に係る発明は、電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する変換手段と、前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録手段であって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録手段と、前記業務における各工程を担当する担当者の端末としての入力受付手段であって、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、の入力を受け付ける入力受付手段と、前記入力受付手段が受け付けた前記文書識別情報と前記操作履歴情報とを取得し、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録手段と、前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力手段と、を備えることを特徴とする情報管理システムである。

請求項１、６、または７に係る発明によると、文書を用いる業務が期限内に完了するか否かを予測することを支援できる。

請求項２に係る発明によると、業務が完了した場合に登録される経過時間情報に基づいて、文書を用いる業務が期限内に完了するか否かを予測するための情報を生成できる。

請求項３に係る発明によると、回付用文書を用いる業務が完了期限までに完了する可能性を示す情報を提示できる。

請求項４に係る発明によると、回付用文書を用いる業務が完了期限までに完了しない可能性を示す情報を提示できる。

請求項５に係る発明によると、回付用文書を用いる業務が完了期限までに完了するか否かを、特定の操作の有無に応じて、予測することを支援できる。

システムの構成の例を示すブロック図である。 管理サーバの内部構成の概略の例を示すブロック図である。 帳票の例を図式的に示す図である。 図３に例示する帳票に対応する帳票スキーマの例を示す図である。 帳票の印刷結果の例を示す図である。 業務情報記憶部のデータ内容の例を示す図である。 通過記録記憶部のデータ内容の例を示す図である。 帳票の印刷要求に応じて管理サーバで行われる処理の手順の例を示すフローチャートである。 通過記録の登録の際に端末で行われる処理の手順の例を示すフローチャートである。 通過記録の登録の際に管理サーバで行われる処理の手順の例を示すフローチャートである。 期限余裕度表示処理の詳細手順の例を示すフローチャートである。 期限余裕度の算出のために参照される通過記録の情報レコードの例を示す図である。 図１２に示される情報レコードに含まれる経過日数の度数分布の例を示す図である。 期限余裕度の算出のために参照される通過記録の情報レコードの他の例を示す図である。 図１４に示される情報レコードに含まれる経過日数の度数分布の例を示す図である。 期限余裕度の算出のために参照される通過記録の情報レコードのさらに他の例を示す図である。 図１６に示される情報レコードに含まれる経過日数の度数分布の例を示す図である。 ある組織の業務において実際に回付された帳票の経過日数の度数分布を示す図である。 ある組織の業務において実際に回付された帳票の経過日数の度数分布を示す図である。 ある組織の業務において実際に回付された帳票の経過日数の度数分布を示す図である。 コンピュータのハードウエア構成の例を示すブロック図である。

図１に、文書を用いる業務を管理するシステムの構成の例を示す。図１の例のシステムは、管理サーバ１０、端末２０ａ，２０ｂ，…、およびプリンタ３０がネットワーク４０を介して互いに接続された構成を有する。

管理サーバ１０は、業務に関する情報および業務で用いられる文書に関する情報を管理する。管理サーバ１０は、本発明の一実施形態の例の情報管理装置として機能する。管理サーバ１０の詳細は後述する。

端末２０ａ，２０ｂ，…（以下、「端末２０」と総称する。）は、文書に対する操作を実行したり、ユーザの入力に応じて管理サーバ１０に対して処理要求を行ったりするクライアント装置である。端末２０は、例えば汎用のコンピュータ等の情報処理装置であってよい。

プリンタ３０は、管理サーバ１０または端末２０からの印刷指示を受けて電子文書の印刷を行う印刷装置である。ネットワーク４０は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）またはインターネット等の通信手段である。

図１の例のシステムで管理される業務は、当該業務に関する文書が複数の担当者（ユーザ）に回付されることで進行する。各担当者は、文書を受け取ると、当該文書について自身が担当する作業を行った上で、さらに他の担当者へ文書を回付する。回付される文書は、例えば、紙等の媒体に印刷された文書であってよい。また例えば、業務を行う組織において回付用のファイル形式として予め定められた形式で作成された電子文書が回付されることもある。以下では、紙に印刷された紙文書の回付により業務が進行する場合を例に取り、本発明の実施形態の例を説明する。また、以下の説明では、業務に用いられる文書を「帳票」とも呼ぶ。

図２を参照し、管理サーバ１０について説明する。図２は、管理サーバ１０の内部構成の概略の例を示す。図２に例示する管理サーバ１０は、帳票スキーマ記憶部１００、印刷処理部１１０、業務情報登録部１２０、業務情報記憶部１３０、通過記録登録部１４０、通過記録記憶部１５０、期限余裕度算出部１６０、および表示制御部１７０を備える。

帳票スキーマ記憶部１００は、各種の帳票のレイアウトを表す情報である帳票スキーマを記憶する。本実施形態の例において、帳票は、その種類ごとに予め定められた書式に従って作成される。したがって、本例の帳票スキーマは、帳票の種類ごとに定義されて、帳票スキーマ記憶部１００に予め登録される。例えば、ある種類の帳票の帳票スキーマは、当該種類の帳票において、どの領域にどのような情報が配置されるかを記述したものであってよい。帳票スキーマは、後述の印刷処理部１１０の業務情報抽出部１１６が印刷対象の帳票から情報を抽出するときに参照される。このため、帳票スキーマは、少なくとも、業務情報抽出部１１６による抽出の対象の情報の帳票における配置を示していれば、必ずしも、帳票中のすべての情報の配置を示していなくてもよい。

なお、本実施形態の例において、業務情報抽出部１１６による抽出の対象となる情報は、帳票を用いる業務の完了までにかかる時間に影響することが予想される情報である。例えば、帳票が回付される経路が異なると、帳票に対して作業を行うユーザの数や所属部門等が異なると考えられることから、帳票の回付の経路によって当該帳票を用いる業務の完了までにかかる時間が異なることが予想される。したがって、本実施形態の例では、帳票に含まれる情報のうち、帳票の回付の経路の決定に関する情報が、業務情報抽出部１１６による抽出の対象となる。以下の説明では、業務情報抽出部１１６による抽出の対象となる情報の項目を「リスクパラメータ」とも呼ぶ。

図３に、帳票の一例を図式的に示す。図３は、企業や自治体等の組織における業務で回付される稟議書の一例である。図３の例の帳票は、日付および作成者の記入欄、承認のための押印欄、ならびに、タイトル、案件タイプ、案件金額、および本文の記入欄を備える。図４に、図３の例の帳票に対応する帳票スキーマの例を示す。図４の例の帳票スキーマは、図３の例の帳票に含まれる情報のうち、後述の業務情報抽出部１１６による抽出の対象となるリスクパラメータの配置を表す。図４の例の表は、要素番号、属性名、領域の指定、値のタイプ、ＲＰＩＤ、およびカテゴリの各項目を備える。表中の要素番号１，２は、それぞれ、図３に破線で示す矩形領域１，２に対応する。「属性名」は、各要素番号１，２に対応する矩形領域に付された名称を表す。図４の例では、帳票中の対応する矩形領域に記載される情報の項目名「案件金額」，「案件タイプ」が属性名として用いられている。帳票による稟議の対象である案件の金額および種類によって当該帳票の回付の経路が異なると予想されることから、本例の帳票において、「案件金額」および「案件タイプ」がリスクパラメータとなる。「領域の指定」は、各要素番号１，２に対応する帳票中の矩形領域を表す。図４の例の「領域の指定」の値は、矩形領域の左上の座標値および矩形領域の右下の座標値を含む。なお、図４に示す各座標値＜ｘ，ｙ＞は、帳票の左上の角を原点＜０，０＞とし、左から右に向かう方向をｘ軸方向、上から下に向かう方向をｙ軸方向とした場合の座標値である。「値のタイプ」は、後述の業務情報抽出部１１６が各要素番号１，２に対応する矩形領域から抽出する値の種類を表す。図４の例では、要素番号１の矩形領域からは「金額」が抽出され、要素番号２の矩形領域からは「文字列」が抽出されることがわかる。ＲＰＩＤは、各要素番号１，２に対応するリスクパラメータの識別情報を表す。カテゴリは、各要素番号１，２の矩形領域から抽出される値に従って帳票を分類する条件を表す。例えば、要素番号１のカテゴリの項目を参照すると、帳票における要素番号１の矩形領域から抽出した「金額」の値が「０円以上２００万円未満」であれば、リスクパラメータ「案件金額」についてのカテゴリを「Ａ」に分類し、「２００万円以上」であれば、リスクパラメータ「案件金額」についてのカテゴリを「Ｂ」に分類することを示す。また例えば、要素番号２のカテゴリの項目を参照すると、帳票における要素番号２の矩形領域から抽出した「文字列」が「新規」または「解約」であれば、リスクパラメータ「案件タイプ」についてのカテゴリを「Ａ」に分類し、「継続」であれば、リスクパラメータ「案件タイプ」についてのカテゴリを「Ｂ」に分類することを示す。

図２の説明に戻り、印刷処理部１１０は、端末２０からの電子的な帳票の印刷要求に応じて、当該電子的な帳票を紙に印刷するための処理を行う。電子的な帳票（以下、「電子帳票」とも呼ぶ）は、例えば、ユーザの指示により端末２０において作成される。ユーザは、例えば、端末２０が備える文書編集用アプリケーションを用いて、所望の種類の帳票の書式を定める雛形電子文書に対して情報を書き込むことで電子帳票を作成する。雛形電子文書は、例えば、帳票の種類ごとに予め作成され、端末２０からアクセス可能な記憶装置（図示しない）に記憶される。端末２０において電子帳票の印刷をユーザが指示すると、端末２０は、管理サーバ１０に対して、当該帳票の印刷要求を行う。この印刷要求には、印刷対象の帳票の電子データと共に、当該帳票の種類を表す情報も含まれているとする。印刷要求を受信した管理サーバ１０の印刷処理部１１０は、プリンタ３０に対して、当該印刷要求の対象の帳票の識別情報である文書ＩＤと当該帳票とを用紙に印刷するよう印刷指示を出す。印刷処理部１１０は、文書ＩＤ付与部１１２、印刷指示部１１４、および業務情報抽出部１１６を備える。

文書ＩＤ付与部１１２は、印刷対象の帳票に対し、帳票を識別するための文書ＩＤを生成して付与する。文書ＩＤは、管理サーバ１０が管理する帳票のうちで一意な識別情報であればよい。例えば、ＵＵＩＤ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌｌｙ Ｕｎｉｑｕｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）を生成して文書ＩＤとして用いればよい。

印刷指示部１１４は、印刷対象の帳票と当該帳票に対して文書ＩＤ付与部１１２が付与した文書ＩＤとを用紙に印刷することをプリンタ３０に指示する。このとき、本実施形態の例では、印刷指示部１１４は、文書ＩＤを機械読み取り可能な符号に変換して印刷するようプリンタ３０に指示する。文書ＩＤを表す符号の例として、バーコードなどの一次元コードや、ＱＲコードなどの二次元コードが挙げられる。印刷指示部１１４の指示に従って、プリンタ３０は、文書ＩＤを表す符号と共に帳票を用紙に印刷した紙文書（紙帳票）を出力する。

図３の例の帳票が印刷指示部１１４の指示により印刷された場合の紙文書の例を図５に示す。図５に例示する紙帳票には、図３の例の帳票の文書ＩＤを表すバーコードｂｃが印刷されている。

業務情報抽出部１１６は、帳票スキーマ記憶部１００中の帳票スキーマを参照し、印刷対象の帳票のデータから、帳票スキーマで示されるリスクパラメータの値を抽出する。例えば、業務情報抽出部１１６は、印刷対象の帳票の種類に応じた帳票スキーマを帳票スキーマ記憶部１００から読み出し、この帳票スキーマで記述されている各領域に配置された値を当該帳票のデータから抽出する。印刷対象の帳票のデータは、プリンタ３０による印刷処理に適した形式で表されるデータであり、例えばＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ；ページ記述言語）で記述される。業務情報抽出部１１６は、例えばＰＤＬで記述された帳票のデータを解釈し、この帳票において、帳票スキーマで記述されている各領域に配置された情報であって帳票スキーマで記述されている「値のタイプ」に該当する情報を特定する。そして、特定した情報を当該領域のリスクパラメータの値として抽出する。帳票のデータを抽出する方法の一例を説明する。一般にＰＤＬで帳票の印刷紙面に、テキストを描画する場合は、テキスト描画コマンドを使う。テキスト描画コマンドは、引数に描画開始座標（Ｘ，Ｙ）と、描画する文字列を指定するものがある。帳票スキーマでは、抽出する領域は矩形領域で指定するものとし、矩形領域を表すパラメータとして<left，top>〜<right，bottom>の形式で４つの座標値を指定し、各座標値はそれぞれ、図４の「領域の指定」欄に示されるように、矩形領域の左端、上端、右端、下端の座標値を表す。帳票の1ページに対して実行される描画コマンド列のうち、描画開始座標（Ｘ，Ｙ）が、帳票スキーマで指定された一つの矩形領域を表す座標範囲内に含まれているテキスト描画コマンドを特定し、その引数である描画文字列を、その矩形領域に対して特定した情報として抽出する。業務情報抽出部１１６は、帳票のデータから抽出した各リスクパラメータの値を、当該帳票の文書ＩＤと共に業務情報登録部１２０に渡す。また、例えば図４の例の帳票スキーマのように、リスクパラメータの値に応じたカテゴリが記述されている場合、業務情報抽出部１１６は、帳票スキーマに記述されたカテゴリを参照し、帳票のデータから抽出した各リスクパラメータの値に対応するカテゴリを特定する。リスクパラメータについてのカテゴリを特定した場合、業務情報抽出部１１６は、特定したカテゴリをさらに業務情報登録部１２０に渡す。なお、以下の説明では、帳票のデータから抽出されたリスクパラメータの値およびリスクパラメータの値に応じたカテゴリを「業務情報」と呼ぶこともある。

業務情報登録部１２０は、印刷対象の帳票のデータから得られる業務情報を業務情報抽出部１１６から受け取って業務情報記憶部１３０に登録する。例えば、業務情報登録部１２０は、印刷対象の帳票に対して文書ＩＤ付与部１１２が付与した文書ＩＤに関連付けて、当該帳票のデータから業務情報抽出部１１６が抽出したリスクパラメータの値を業務情報記憶部１３０に登録する。業務情報抽出部１１６が各リスクパラメータについてのカテゴリを決定していた場合、業務情報登録部１２０は、さらに、決定されたカテゴリを文書ＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録する。

本実施形態の例の業務情報登録部１２０は、さらに、文書ＩＤに関連付けて、当該文書ＩＤが付された紙帳票の回付の完了の期限、つまり、当該紙帳票を用いる業務の完了期限を業務情報記憶部１３０に登録する。完了期限は、例えば、その決定ルールを帳票の種類ごとに予め設定しておき、登録の対象の文書ＩＤが付された帳票の種類に対応する決定ルールに従って決定すればよい。完了期限の決定ルールの例として、「紙帳票の印刷日からＸ日後」，「紙帳票の印刷日からＹ週間後」等が挙げられる。あるいは、例えば、帳票の印刷要求を行った端末２０のユーザに当該帳票を用いる業務の完了期限を入力させ、入力された完了期限を当該帳票の文書ＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録してもよい。ユーザに完了期限を入力させる場合、業務情報登録部１２０は、例えば、印刷要求の要求元の端末２０に対して完了期限の入力をユーザに促す情報を送信して表示させ、この表示に応じてユーザが入力した完了期限を端末２０から取得する。さらに他の例では、電子帳票の書式に完了期限の記入欄を設けておき、帳票スキーマにおいて完了期限の値を抽出するよう領域指定を記述しておいてもよい。この例の場合、業務情報抽出部１１６が他の業務情報と共に完了期限を帳票のデータから抽出し、抽出した完了期限を業務情報登録部１２０が業務情報記憶部１３０に登録する。

業務情報記憶部１３０は、各帳票から得られる業務情報を記憶する記憶手段である。図６に、業務情報記憶部１３０に記憶されるデータ内容の一例を示す。

図６は、図３の例の稟議書と同じ書式に従った複数の帳票それぞれのデータから、図４の例の帳票スキーマに従って抽出された業務情報を業務情報記憶部１３０に登録した場合の例である。図６の例の表は、タスクＩＤ、リスクパラメータ、カテゴリ、印刷日、完了日、および完了期限の各項目を備える。タスクＩＤは、帳票を用いる業務の案件の識別情報である。本実施形態の例では、１つの案件で１つの帳票を用いるものとし、帳票の文書ＩＤをタスクＩＤとして用いる。リスクパラメータは、対応するタスクＩＤが付された帳票から抽出されたリスクパラメータの値を示す。図６の例では、リスクパラメータの項目は、案件金額および案件タイプの２つの下位項目を含む。案件金額および案件タイプは、それぞれ、図３の例の帳票の矩形領域１，２から抽出される値に対応する。カテゴリは、対応するリスクパラメータの値に応じて、図４の例の帳票スキーマに記述されるとおりに当該帳票を分類した場合のカテゴリを表す。図６の例では、案件金額（リスクパラメータの識別情報ＲＰＩＤ＝ＲＰ１）についてのカテゴリと、案件タイプ（ＲＰＩＤ＝ＲＰ２）についてのカテゴリを示す。印刷日は、対応するタスクＩＤの帳票が印刷された日を表す。これは、紙帳票の作成日であるとも捉えられる。印刷日の値としては、業務情報登録部１２０が印刷処理部１１０の業務情報抽出部１１６から当該帳票の業務情報を受け取った日を設定すればよい。完了日は、対応するタスクＩＤの帳票を用いる業務が完了した日を表す。帳票が印刷されて当該帳票の業務情報が業務情報記憶部１３０に登録された時点では、完了日の項目の値は空である。完了日の項目の値を登録する処理については後述する。完了期限は、対応するタスクＩＤの帳票を用いる業務の完了期限を表す。完了期限の値は、業務情報登録部１２０が上述した例の方法のいずれかにより特定する。図６の例の表では、完了期限の値は、「印刷日の７日後」との決定ルールに従って定められている。

以上で説明した印刷処理部１１０および業務情報登録部１２０の処理により、文書ＩＤを付された帳票（図５参照）が印刷されると共に、各帳票の印刷データから抽出された業務情報が業務情報記憶部１３０に登録される。印刷処理部１１０の印刷指示部１１４の指示に従ってプリンタ３０で印刷された帳票は、当該帳票を用いる業務の各工程を担当する担当者に回付される。帳票を受け取った担当者は、自身の端末２０を用いて、当該帳票に対する操作の履歴の登録を管理サーバ１０に指示する。例えば、担当者は、まず、帳票に印刷された文書ＩＤを表す符号を、端末２０に接続された読取装置（図示しない）を用いて読み取りさせる。読取装置は、文書ＩＤの符号の仕様に対応する装置であればよい。例えば、文書ＩＤの符号がバーコードであればバーコードリーダを、文書ＩＤの符号がＱＲコードであればＱＲコードリーダを読取装置として用いればよい。文書ＩＤを読み取りさせると、担当者は、当該帳票に対して自身が行った操作（または、これから行う操作）の種類を表す情報を端末２０に入力すると共に、当該操作の種類を表す情報を含む操作履歴の管理サーバ１０への登録を指示する入力を行う。本実施形態の例では、操作の種類を表す情報の入力は、帳票を用いる業務で行われ得る作業工程の一覧を端末２０の表示装置（図示しない）に表示させ、この一覧の中から、担当者による操作に対応する作業工程を選択する入力を受け付けることで行われる。端末２０は、操作履歴の登録の指示が入力されると、読み取りされた文書ＩＤ、操作の種類、および操作日を含む操作履歴を管理サーバ１０に対して送信する。操作日は、例えば、端末２０のシステム・クロックから取得される現在の日付であってよい。

再び図２を参照し、管理サーバ１０の通過記録登録部１４０は、上述のように端末２０から送信された操作履歴を受信して、通過記録記憶部１５０に登録する。本実施形態の例では、帳票に対する操作の履歴を「通過記録」とも呼ぶ。本実施形態の例において、帳票に対して業務における１つの作業工程に対応する操作が完了すると、当該帳票は他の作業工程の担当者に回付され、当該帳票に対して当該他の作業工程に対応する操作が行われる。このため、帳票に対する操作の履歴は、帳票が当該操作に対応する作業工程を「通過」したことの記録であると捉えられる。

図７に、通過記録記憶部１５０のデータ内容の例を示す。図７は、業務情報記憶部１３０に図６の例のデータ内容が記憶されている場合であって、タスクＩＤ「Ｔ１」〜「Ｔ７」の帳票の通過記録を通過記録記憶部１５０に登録した場合の例である。図７の例の表は、タスクＩＤ、工程、通過日、経過日数、印刷日、完了日、完了期限、ＲＰ１、ＲＰ２を含む。図７の例の表の１行は、１つの帳票に対する１回の操作の履歴を表す情報レコードである。タスクＩＤは、図６を参照して説明した業務情報記憶部１３０の例におけるタスクＩＤと同様、帳票を用いる業務の案件の識別情報であり、本例では、帳票の文書ＩＤである。工程は、端末２０から送信された操作履歴に含まれる操作の種類を表す。通過日は、端末２０から送信された操作履歴に含まれる操作日を表す。経過日数は、当該情報レコードの通過日から、当該情報レコードのタスクＩＤの帳票を用いる業務の完了日までの日数を表す。当該帳票を用いる業務が完了する前は、経過日数の値は空である（タスクＩＤ「Ｔ７」の情報レコード参照）。印刷日は、当該情報レコードのタスクＩＤの帳票の印刷日を表す。完了日は、当該情報レコードのタスクＩＤの帳票を用いる業務が完了した日を表す。当該帳票を用いる業務が完了する前は、完了日の値は空である（タスクＩＤ「Ｔ７」の情報レコード参照）。完了期限は、当該情報レコードのタスクＩＤの帳票を用いる業務の完了期限を表す。ＲＰ１およびＲＰ２は、それぞれ、ＲＰＩＤ「ＲＰ１」のリスクパラメータ（案件金額）およびＲＰＩＤ「ＲＰ２」のリスクパラメータ（案件タイプ）についてのカテゴリを表す。図７の例の表において、印刷日、完了日、完了期限、ＲＰ１、およびＲＰ２の各項目の値は、対応するタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録された各項目の値（図６参照）と同じ値に設定される。

以下、図７に示す行Ｌ１，Ｌ２，Ｌ３のタスクＩＤ「Ｔ１」の情報レコードを参照し、通過記録登録部１４０による通過記録の登録の様子の例を説明する。通過記録登録部１４０は、文書ＩＤ「Ｔ１」、操作の種類「受取」、および操作日「１０／２」を含む通過記録を端末２０から受け取ると、当該通過記録に対応する新たな情報レコードを生成する。そして、当該新たな情報レコードにおいて、受け取った通過記録における文書ＩＤの値をタスクＩＤに、操作の種類の値を工程に、操作日の値を通過日に設定する（行Ｌ１参照）。さらに、行Ｌ１の情報レコードのタスクＩＤ「Ｔ１」を含む他の情報レコードが通過記録記憶部１５０中に存在するか否かを確認する。行Ｌ１の情報レコードを通過記録記憶部１５０に登録した時点では、同じタスクＩＤ「Ｔ１」を含む他の情報レコードは存在しない。この場合、通過記録登録部１４０は、業務情報記憶部１３０を参照し、当該タスクＩＤ「Ｔ１」に関連付けられた印刷日、完了期限、ＲＰ１、およびＲＰ２の各項目の値を読み出し、読み出した値を、通過記録記憶部１５０中の現在の登録対象である行Ｌ１の情報レコードにおいて対応する各項目の値として設定する。例えば、業務情報記憶部１３０に図６の例のデータ内容が記憶されている場合、印刷日「１０／１」、完了期限「１０／８」、ＲＰ１「Ｂ」、およびＲＰ２「Ａ」を、図７の行Ｌ１の情報レコードに登録する。この時点で、行Ｌ１の情報レコードの経過日数および完了日の各項目の値は空である。

その後、文書ＩＤ「Ｔ１」、操作の種類「承認」、および操作日「１０／２」を含む通過記録を端末２０から受信すると、通過記録登録部１４０は、タスクＩＤ、工程、および通過日として、受信した通過記録に含まれる各値を含む情報レコードを通過記録記憶部１５０に登録する（行Ｌ２参照）。このとき、行Ｌ２の情報レコードと同じタスクＩＤ「Ｔ１」を含む他の情報レコード（行Ｌ１）が通過記録記憶部１５０に存在する。そこで、通過記録登録部１４０は、行Ｌ１の情報レコードから、印刷日「１０／１」、完了期限「１０／８」、ＲＰ１「Ｂ」、およびＲＰ２「Ａ」の値を複製して、現在の登録処理の対象である行Ｌ２の情報レコードに設定する。この時点で、行Ｌ２の情報レコードの経過日数および完了日の各項目の値は空である。

さらに、文書ＩＤ「Ｔ１」、操作の種類「完了」、および操作日「１０／４」を含む通過記録を端末２０から受信すると、通過記録登録部１４０は、上述の行Ｌ１，Ｌ２の場合の例と同様に、受信した通過記録に対応する情報レコード（行Ｌ３）を通過記録記憶部１５０に登録し、行Ｌ３の情報レコードにおいて、経過日数および完了日の他の各項目の値を設定する。本例において、工程「完了」は、当該タスクＩＤの帳票を用いる業務が完了したことを表す工程であるとする。通過記録登録部１４０は、工程「完了」の通過記録を登録する際、当該タスクＩＤのすべての通過記録それぞれの情報レコードにおける「完了日」の値を、工程「完了」の「通過日」の値に設定する。タスクＩＤ「Ｔ１」の本例では、行Ｌ１，Ｌ２，Ｌ３の各情報レコードの完了日の値を、工程「完了」である行Ｌ３の通過日「１０／４」に設定する。さらに、タスクＩＤ「Ｔ１」のすべての通過記録それぞれについて、当該通過記録の通過日から完了日までの経過日数を計算して当該通過記録の情報レコードの「経過日数」の値として設定する。各行Ｌ１，Ｌ２では、通過日「１０／２」から完了日「１０／４」までの経過日数「３」を、行Ｌ３では、通過日「１０／４」から完了日「１０／４」までの経過日数「１」を、各情報レコードの経過日数の項目の値として設定する。

また、通過記録記憶部１５０において、タスクＩＤ「Ｔ１」を含む情報レコード（行Ｌ１，Ｌ２，Ｌ３）の経過日数および完了日の各値を登録すると、本例の通過記録登録部１４０は、業務情報記憶部１３０においてもタスクＩＤ「Ｔ１」に関連付けて完了日の値を登録する。例えば、図６の例の表において、タスクＩＤ「Ｔ１」に関連付けられた完了日の値を「１０／４」に設定する。

以上、図７の行Ｌ１〜Ｌ３を参照して説明した例と同様に、図７に例示するタスクＩＤ「Ｔ２」〜「Ｔ７」の通過記録の通過記録記憶部１５０への登録が行われ、かつ、工程「完了」の通過記録が登録された際の経過日数および完了日の登録が行われる。

図２の説明に戻り、期限余裕度算出部１６０は、通過記録記憶部１５０を参照し、特定の帳票を用いる業務が完了期限内に完了する可能性を示す期限余裕度を算出する。例えば、帳票の印刷時および通過記録の登録時の少なくとも一方の時点で、対象の帳票を用いる業務について期限余裕度を算出する。期限余裕度の算出において、本実施形態の例の期限余裕度算出部１６０は、まず、リスクパラメータについてのカテゴリおよび実行された工程の少なくとも１つが対象の帳票と共通する帳票のうち、その業務がすでに完了している帳票の通過記録を通過記録記憶部１５０から読み出す。そして、読み出した通過記録に含まれる経過日数と、現在の日付から対象の帳票を用いる業務の完了期限までの日数と、を用いて、対象の帳票について期限余裕度を算出する。また、期限余裕度算出部１６０は、期限余裕度の算出のために参照する通過記録を選択する条件を変更することで、対象の帳票について複数の期限余裕度を算出してもよい。例えば、図３〜図７に示す例のように複数のリスクパラメータが存在する場合に、複数のリスクパラメータのそれぞれについて、カテゴリが対象の帳票と同じである帳票の通過記録を参照して期限余裕度を算出すると共に、複数のリスクパラメータのカテゴリがすべて対象の帳票と同じである帳票の通過記録を参照して期限余裕度を算出してもよい。また、期限余裕度算出部１６０は、参照する通過記録を選択する条件をユーザの指示に従って変更することもある。参照する通過記録を選択する条件の具体例および期限余裕度の算出の具体的な手順については後述する。期限余裕度算出部１６０は、算出した期限余裕度を表示制御部１７０に渡す。

表示制御部１７０は、期限余裕度算出部１６０による算出の結果を表示装置（図示しない）に表示させるための制御を行う。例えば、期限余裕度算出部１６０が算出した期限余裕度を、端末２０の表示装置に表示させるための表示制御情報を生成する。表示制御部１７０は、生成した表示制御情報を、対象の帳票の印刷要求を行った要求元の端末２０または対象の帳票の通過記録を管理サーバ１０に送信した送信元の端末２０に対して送信する。表示制御情報を受信した端末２０は、自身の表示装置において、受信した表示制御情報に従った表示を行う。

以上、管理サーバ１０を含むシステムの構成の例を説明すると共に、本例のシステムにおいて帳票に関する各種の情報が登録および利用される様子の例の概略を説明した。以下、本例のシステムで実行される処理の手順の例を説明する。

図８は、端末２０からの帳票の印刷要求を受信した管理サーバ１０で行われる処理の手順の例を示すフローチャートである。管理サーバ１０は、帳票の印刷要求を端末２０から受信した場合に、図８に例示する手順の処理を開始する。帳票の印刷要求は、電子帳票のデータと帳票の種類を表す情報とを含むとする。

図８を参照し、まず、管理サーバ１０の印刷処理部１１０が備える文書ＩＤ付与部１１２は、印刷対象の帳票に文書ＩＤを付与する（ステップＳ１０）。本例の文書ＩＤ付与部１１２は、印刷対象の帳票についてＵＵＩＤを生成し、生成したＵＵＩＤを当該帳票の文書ＩＤとする。文書ＩＤ付与部１１２は、印刷対象の帳票に付与した文書ＩＤを業務情報登録部１２０に渡す。

印刷処理部１１０の業務情報抽出部１１６は、印刷対象の帳票の種類に対応する帳票スキーマを帳票スキーマ記憶部１００から取得する（ステップＳ１２）。ここでは、一具体例として、印刷対象の帳票が図３に例示する稟議書と同じ書式の帳票であるとし、この種類に対応する図４の例の帳票スキーマを取得するものとする。

次に、業務情報抽出部１１６は、ステップＳ１２で取得した帳票スキーマに従って、印刷対象の帳票のデータから業務情報を抽出する（ステップＳ１４）。例えば、業務情報抽出部１１６は、印刷対象の帳票のデータを解釈し、当該帳票において、図４の例の帳票スキーマに記述された要素番号１，２の各矩形領域（図３の破線矩形１，２に対応）内の「金額」および「文字列」の値を、それぞれ、リスクパラメータ「案件金額」および「案件タイプ」の値として抽出する。また、本例の業務情報抽出部１１６は、印刷対象の帳票のデータから抽出した「案件金額」および「案件タイプ」の値のそれぞれについて、帳票スキーマに記述されるカテゴリを特定する。例えば、図４の要素番号１の「カテゴリ」の記述を参照し、抽出した「案件金額」の値が０円以上２００万円未満であればカテゴリ「Ａ」、２００万円以上であればカテゴリ「Ｂ」とする。また例えば、図４の要素番号２の「カテゴリ」の記述を参照し、抽出した「案件タイプ」の値が「新規」または「解約」であればカテゴリ「Ａ」、「継続」であればカテゴリ「Ｂ」とする。業務情報抽出部１１６は、印刷対象の帳票のデータから抽出した各リスクパラメータの値および各リスクパラメータについて特定したカテゴリを業務情報登録部１２０に渡す。

業務情報登録部１２０は、印刷対象の帳票を用いる業務の完了期限を特定する（ステップＳ１６）。ステップＳ１６では、図２を参照して上述したとおり、印刷対象の帳票の種類ごとに予め設定された決定ルールに従って完了期限を特定してもよいし、完了期限を指定するユーザの入力を受け付けてもよい。あるいは、業務情報の一部としてステップＳ１４で完了期限の値が記載されている領域を帳票スキーマで指定し、印刷対象の帳票から該当する領域のデータが抽出されていれば、その値を完了期限として特定すればよい。図４の例の帳票スキーマに従って「案件金額」および「案件タイプ」の値を印刷対象の帳票のデータから抽出する本具体例では、印刷日である現在の日付から７日後を完了期限として特定するとする。

完了期限を特定すると、業務情報登録部１２０は、業務情報および完了期限を業務情報記憶部１３０に登録する（ステップＳ１８）。本例では、１つの業務において１つの帳票を用いることから、業務情報登録部１２０は、ステップＳ１０で印刷対象の帳票に付与された文書ＩＤを、業務の案件を識別するタスクＩＤとして、このタスクＩＤ（文書ＩＤ）に関連付けて、ステップＳ１４で抽出された業務情報およびステップＳ１６で特定された完了期限を業務情報記憶部１３０に登録する。また、本例では、タスクＩＤに関連付けて、現在の日付を印刷日として業務情報記憶部１３０にさらに登録する。上記で説明した図６の例の表は、ステップＳ１８の登録の結果の業務情報記憶部１３０のデータ内容の具体例である。

一方で、印刷処理部１１０の印刷指示部１１４は、印刷対象の帳票のデータに文書ＩＤを重畳して印刷することをプリンタ３０に指示する（ステップＳ２０）。例えば、印刷指示部１１４は、ステップＳ１０で印刷対象の帳票に付与された文書ＩＤをバーコード等の機械読取可能な符号に変換し、この符号を印刷対象の帳票のデータに重畳して用紙に印刷するよう、プリンタ３０に指示する。ステップＳ２０の指示に従って、プリンタ３０において文書ＩＤを含む帳票の印刷が行われる。印刷結果の帳票の具体例は、図５を参照して上記で説明したとおりである。

ステップＳ２０の後、図８の例の手順の処理は終了する。図８の例の手順の処理により、印刷された帳票について、当該帳票のデータから抽出された業務情報、印刷日、および業務の完了期限が業務情報記憶部１３０に登録される。

なお、図８の例の手順は、帳票の印刷要求を受けた管理サーバ１０における処理手順の一例であり、各処理ステップＳ１０〜Ｓ２０の実行の順番を図８に示される順番から適宜変更してもよい。例えば、文書ＩＤを付与する処理（ステップＳ１０）は、業務情報および完了期限の登録処理（ステップＳ１８）および帳票の印刷指示（ステップＳ２０）の前であれば、いつ実行してもよい。また、帳票の印刷指示（ステップＳ２０）は、文書ＩＤの付与が完了してさえいれば、いつ実行してもよい。

図８の例の手順により印刷された帳票は、業務における各作業工程の担当者に回付され、担当者の指示により、帳票に対する操作の履歴（通過記録）の管理サーバ１０への登録が行われる。以下、図９および図１０を参照し、通過記録の登録の際に本例のシステムで行われる処理の手順の例を説明する。

図９は、通過記録の登録の際に端末２０で行われる処理の手順の例を示すフローチャートである。端末２０は、帳票の通過記録の登録を行う旨のユーザの入力を受け付けた場合に、図９の例の手順の処理を開始する。

図９を参照し、端末２０は、まず、図示しない読取装置を介して帳票の文書ＩＤを取得する（ステップＳ３０）。例えば、端末２０に接続された読取装置を用いて、帳票に印刷された文書ＩＤを表す符号をユーザが読み取りさせると、端末２０は、読み取りされた符号が表す文書ＩＤを読取装置から取得する。

次に、端末２０は、帳票に対する操作に関する情報を取得する（ステップＳ３２）。例えば、端末２０は、帳票を用いる業務で行われ得る作業工程の一覧を図示しない表示装置に表示させると共に、この一覧の中から１つの作業工程を選択する入力をユーザに促す情報を表示装置に表示させる。この表示を確認したユーザが、マウスやキーボード等の入力装置（図示しない）を用いて作業工程を選択する入力を行う。あるいは前述したように、担当者ごとに、あらかじめどの作業工程を担当するか、並びに担当者のユーザＩＤと操作の種類との対応を定めておくようにしておけば、作業工程は自動的に決定されることとなる。上記のいずれかの方法で作業工程を端末２０は取得する。さらに、端末２０は、自身のシステム・クロックから現在の日付を取得し、取得した日付を、選択された作業工程に対応する操作が帳票に対して行われた操作日とする。

次に、端末２０は、ステップＳ３０で取得した文書ＩＤとステップＳ３２で取得した操作に関する情報とを含む通過記録を管理サーバ１０に対して送信する（ステップＳ３４）。ステップＳ３４の後、図９の例の手順の処理は終了する。

図９の例の手順のステップＳ３４で端末２０から送信された通過記録を受信した管理サーバ１０は、図１０の例の手順の処理を開始する。

図１０を参照し、管理サーバ１０の通過記録登録部１４０は、管理サーバ１０が端末２０から受信した通過記録を取得する（ステップＳ４０）。本例の通過記録には、上述したとおり、文書ＩＤ、ユーザにより選択された作業工程（帳票に対する操作の種類を表す情報）、および操作日が含まれる。

通過記録登録部１４０は、ステップＳ４０で取得した通過記録を通過記録記憶部１５０に登録する（ステップＳ４２）。一具体例として、通過記録登録部１４０は、図７の例の表において新たな情報レコードを作成し、作成した新たな情報レコードの各項目の値を、ステップＳ４０で取得した通過記録に含まれる情報を用いて設定する。例えば、新たな情報レコードにおいて、タスクＩＤ、工程、および通過日の各項目の値を、それぞれ、通過記録に含まれる文書ＩＤ、作業工程、および操作日の値に設定する。また、本具体例では、通過記録登録部１４０は、作成した新たな情報レコードにおける印刷日、完了期限、ＲＰ１、およびＲＰ２の各項目の値を、当該新たな情報レコードのタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録された該当項目の値と同じ値に設定する。例えば、作成した新たな情報レコードのタスクＩＤを含む他の情報レコードが通過記録記憶部１５０中に存在しなければ、業務情報記憶部１３０を参照し、当該タスクＩＤに関連付けられた印刷日、完了期限、ＲＰ１、およびＲＰ２の各項目の値を読み出して、通過記録記憶部１５０の当該新たな情報レコードの該当する各項目に設定する。作成した新たな情報レコードのタスクＩＤを含む他の情報レコードが通過記録記憶部１５０中に存在すれば、当該他の情報レコード中の印刷日、完了期限、ＲＰ１、およびＲＰ２の各項目の値を複製して当該新たな情報レコードの該当する各項目に設定すればよい。

ステップＳ４２の後、通過記録登録部１４０は、ステップＳ４２で通過記録記憶部１５０に登録した通過記録に含まれる工程が、処理対象の帳票を用いる業務が完了したことを表す工程であるか否かを判定する（ステップＳ４４）。本例のステップＳ４４では、通過記録に含まれる工程が「完了」であるか否かを判定する。

通過記録に含まれる工程が「完了」である場合（ステップＳ４４でＹＥＳ）、通過記録登録部１４０は、業務情報記憶部１３０および通過記録記憶部１５０において、当該通過記録に係るタスクＩＤに関連付けて、「完了」工程を含む通過記録中の「通過日」の値を完了日の値として登録する（ステップＳ４６）。例えば、業務情報記憶部１３０において、ステップＳ４２で登録した通過記録の情報レコード中のタスクＩＤに関連付けられる完了日の項目（図６参照）の値を、当該通過記録の情報レコード中の通過日の値に設定する。さらに、通過記録記憶部１５０において、ステップＳ４２で登録した通過記録の情報レコード中のタスクＩＤを含むすべての情報レコードにおいて、完了日の項目の値を当該通過記録の通過日の値に設定する。また、本例の通過記録登録部１４０は、さらに、ステップＳ４２で登録した通過記録の情報レコード中のタスクＩＤを含むすべての情報レコードのそれぞれについて、経過日数の項目の値を求めて設定する。経過日数の値は、通過記録における「通過日」から「完了日」までの経過日数を計算することで求める。なお、本実施形態では、経過日数の計算を、例えば、通過日と完了日が同日である場合は経過日数は「１日」、通過日の３日後が完了日である場合は経過日数は「４日」となるように計算している例を示しているが、「完了日」から「通過日」の日数を差し引く計算により、経過日数を計算するようにしてもよい。この場合は、通過日と完了日が同日である場合は経過日数は「０日」、通過日の３日後が完了日である場合は経過日数は「３日」となるように計算されることとなる。

通過記録に含まれる工程が「完了」でない場合（ステップＳ４４でＮＯ）、通過記録登録部１４０は、その旨を期限余裕度算出部１６０に通知し、この通知を受けた期限余裕度算出部１６０は、表示制御部１７０と共に、期限余裕度表示処理を行う（ステップＳ５０）。期限余裕度表示処理の詳細は後述する。

ステップＳ４６またはステップＳ５０の後、図１０の例の手順の処理は終了する。

図８の例の手順により文書ＩＤと共に印刷された各帳票について操作を行うユーザが通過記録の登録を指示し、図９および図１０の例の手順の処理が行われると、管理サーバ１０の通過記録記憶部１５０には、各帳票に対して、どの作業工程の操作がいつ行われたかを表す履歴情報が蓄積される。また、業務が完了した帳票について、その完了日が業務情報記憶部１３０および通過記録記憶部１５０に登録される。業務が完了した帳票については、さらに、当該帳票に対して行われた各工程の通過日から業務の完了日までの経過日数が通過記録記憶部１５０に登録される。このように登録された経過日数を用いて、図１０のステップＳ５０の期限余裕度表示処理が行われる。

図１１に、図１０のステップＳ５０の期限余裕度表示処理の詳細手順の例を示す。図１１の例の手順の処理は、図１０のステップＳ４２で通過記録記憶部１５０への登録の対象となった通過記録に係る帳票を処理対象として行われる。

期限余裕度算出部１６０は、通過記録記憶部１５０を参照し、業務が完了済の帳票のうち、各リスクパラメータのカテゴリおよび工程が処理対象の帳票と共通する帳票の通過記録を取得する（ステップＳ５００）。ステップＳ５００の処理の具体例として、通過記録記憶部１５０に図７の例のデータ内容が記憶されており、図７の行Ｌ２１の情報レコードが図１０のステップＳ４２で通過記録記憶部１５０に登録された場合を考える。本例において、ステップＳ５００の処理対象の帳票は、図７の行Ｌ２１の情報レコードが表す通過記録に係る帳票（タスクＩＤ「Ｔ７」）である。ステップＳ５００で、期限余裕度算出部１６０は、例えば、完了日および経過日数の値が設定されている通過記録（行Ｌ１〜Ｌ２０）のうち、処理対象の帳票「Ｔ７」の各リスクパラメータのカテゴリ（ＲＰ１「Ｂ」，ＲＰ２「Ａ」）と同じカテゴリを含み、かつ、処理対象の帳票の現在の通過記録の工程「受取」を含む通過記録を通過記録記憶部１５０から取得する。このように取得される通過記録の情報レコードを図１２に示す。図１２に示す情報レコードは、図７の例の行Ｌ１，Ｌ４，Ｌ１１，Ｌ１８の通過記録の情報レコードである。図１２に示すタスクＩＤ「Ｔ１」，「Ｔ２」，「Ｔ４」，「Ｔ６」の帳票は、処理対象であるタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票と同様、リスクパラメータＲＰ１「案件金額」のカテゴリがＢ（０円以上２００万円未満）であり、リスクパラメータＲＰ２「案件タイプ」のカテゴリがＡ（新規または解約）である（図４，図６参照）。また、図１２に示す情報レコードから、タスクＩＤ「Ｔ１」，「Ｔ２」，「Ｔ４」，「Ｔ６」の各帳票に対して工程「受取」が実行されてから業務完了までの経過日数がわかる。よって、図１２に示す情報レコードは、２つのリスクパラメータのカテゴリが処理対象の帳票と同じである帳票を用いる業務が、処理対象の帳票の現在の通過記録の工程「受取」の実行から何日で完了したかを示すものである。

ステップＳ５００で取得した通過記録の経過日数を用いて、期限余裕度算出部１６０は、処理対象の帳票を用いる業務が完了期限内に完了する可能性を示す期限余裕度を算出する（ステップＳ５０２）。例えば、期限余裕度算出部１６０は、まず、現在の日付から処理対象の帳票の完了期限までの残り日数を求める。図７のタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票を処理対象とする上述の具体例の場合、現在の日付、すなわち、タスクＩＤ「Ｔ７」の工程「受取」の通過日「１０／８」から、タスクＩＤ「Ｔ７」の完了期限「１０／１４」までの残り日数「７日」を求める。次に、期限余裕度算出部１６０は、ステップＳ５００で取得した通過記録に含まれる経過日数の度数分布を作成する。本具体例の場合、図１２に例示する通過記録をステップＳ５００で取得することから、経過日数の度数分布は図１３に示すとおりとなる。さらに、期限余裕度算出部１６０は、作成した度数分布を用いて、処理対象の帳票の完了期限までの残り日数以内の経過日数の案件の割合を求める。図１３の例の度数分布を参照し、処理対象であるタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票について求めた残り日数「７日」以内に業務が完了しているのは、４件中３件である。つまり、処理対象の帳票の残り日数以内の経過日数で業務が完了した案件の割合は７５％である。期限余裕度算出部１６０は、このように求めた割合の値７５％を期限余裕度とする。期限余裕度算出部１６０は、求めた期限余裕度を表示制御部１７０に渡す。

表示制御部１７０は、ステップＳ５０２で求められた期限余裕度を端末２０の表示装置に表示させるための表示制御情報を生成する（ステップＳ５０４）。表示制御部１７０は、処理対象の帳票の通過記録を管理サーバ１０に送信した送信元の端末２０に対して、生成した表示制御情報を送信する。この表示制御情報を受信した端末２０において、処理対象の帳票についての期限余裕度が表示される。ステップＳ５０４の後、図１１の例の期限余裕度表示処理は終了する。

上述の図１１の例の期限余裕度表示処理は、帳票の通過記録の登録の際に、登録の対象の帳票を処理対象として行われ、期限余裕度は、帳票の通過記録を管理サーバ１０に送信した送信元の端末２０で表示される。よって、図１１の例の期限余裕度表示処理により、帳票に対して担当の作業工程の操作を実行して通過記録の登録を指示したユーザに対して、当該帳票を用いる業務が完了期限内に完了するか否かを予測する根拠となる情報が提供される。完了期限内に完了しないことが予測される場合、ユーザは、優先的に当該帳票の処理を進めたり、回付先の担当者に対して、その旨を申し送りしたりする。あるいは、紙帳票の本体を送る前に電子メールで帳票の内容を次の担当者に送信してもよい。

なお、帳票の通過記録の登録を指示したユーザ、つまり、図１１の例の手順の処理による期限余裕度の表示を確認するユーザは、当該帳票の回付の経路を把握している必要はない。ユーザは、帳票を用いる業務における自身の担当の作業工程の操作の通過記録の登録を管理サーバ１０に対して指示するだけで、当該帳票についての期限余裕度の提示を受けることになる。

上述の図１１の例の手順の説明において、図７、図１２、および図１３を参照する具体例では、業務が完了済の帳票のうち、リスクパラメータＲＰ１，ＲＰ２のカテゴリおよび工程が処理対象の帳票と共通する帳票の通過記録の経過日数を用いて、１つの期限余裕度を算出するものとした（ステップＳ５００，Ｓ５０２）。他の例では、期限余裕度の算出のために参照する通過記録を、上述の具体例と異なる条件に従って選択してもよい。例えば、２つのリスクパラメータＲＰ１，ＲＰ２のカテゴリのすべてが処理対象の帳票と同じである帳票の通過記録を用いる代わりに、ＲＰ１，ＲＰ２のそれぞれについて、同じカテゴリの帳票の通過記録を用いて、２つの期限余裕度を算出してもよい。例えば、図７のタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票の工程「受取」の通過記録（行Ｌ２１）の登録の際に、リスクパラメータＲＰ１，ＲＰ２のそれぞれのカテゴリに対応する２つの期限余裕度を算出する場合を考える。

リスクパラメータＲＰ１については、完了日および経過日数の値を設定済の通過記録のうち、工程「受取」を含み、かつ、リスクパラメータＲＰ１のカテゴリが処理対象の帳票と同じ「Ｂ」である（「案件金額」が２００万円以上である）通過記録を取得する。本例では、図１４に示すとおり、タスクＩＤ「Ｔ１」，「Ｔ２」，「Ｔ４」，「Ｔ５」，「Ｔ６」の工程「受取」の通過記録（図７の行Ｌ１，Ｌ４，Ｌ１１，Ｌ１５，Ｌ１８）が取得される。これらの通過記録について経過日数の度数分布を作成すると、図１５に示す分布となる。図１５の度数分布を参照すると、処理対象の帳票「Ｔ７」の工程「受取」の通過日から完了期限までの残り日数「７日」以内に業務が完了した案件は、５件中４件である。よって、リスクパラメータＲＰ１のカテゴリに対応する期限余裕度は、８０％となる。

リスクパラメータＲＰ２については、完了日および経過日数の値を設定済の通過記録のうち、工程「受取」を含み、かつ、リスクパラメータＲＰ２のカテゴリが処理対象の帳票と同じ「Ａ」である（「案件タイプ」が新規または解約である）通過記録を取得する。本例では、図１６に示すとおり、タスクＩＤ「Ｔ１」，「Ｔ２」，「Ｔ３」，「Ｔ４」，「Ｔ６」の工程「受取」の通過記録（図７の行Ｌ１，Ｌ４，Ｌ８，Ｌ１１，Ｌ１８）が取得される。これらの通過記録について経過日数の度数分布を作成すると、図１７に示す分布となる。図１７の度数分布を参照すると、処理対象の帳票「Ｔ７」の工程「受取」の通過日から完了期限までの残り日数「７日」以内に業務が完了した案件は、５件中４件である。よって、リスクパラメータＲＰ２のカテゴリに対応する期限余裕度は、８０％となる。

以上で説明した例のようにリスクパラメータＲＰ１，ＲＰ２の各カテゴリに対応する２つの期限余裕度を期限余裕度算出部１６０が算出した場合、表示制御部１７０は、各カテゴリを表す情報と対応づけて、該当する期限余裕度を表示させる表示制御情報を生成すればよい。

期限余裕度の算出の他の例では、工程およびリスクパラメータのカテゴリに基づいて通過記録記憶部１５０から上述の各例のように取得した通過記録を、さらに他の条件に従ってドリルダウンして期限余裕度を算出してもよい。言い換えると、取得した通過記録を、さらに他の条件に従ってグループ分けした上で、そのグループごとに期限余裕度を算出してもよい。グループ分けの条件の例として、通過記録における特定の工程の有無が挙げられる。例えば、取得した通過記録に係るタスクＩＤの帳票に対して、工程「差戻し」が実行されていたか否かによって、取得した通過記録をグループ分けする。図７の例の通過記録記憶部１５０にタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票の工程「受取」の通過記録が登録された際に、図１２に例示する通過記録の情報レコードを取得する上述の具体例の場合、取得した通過記録に係るタスクＩＤ「Ｔ１」，「Ｔ２」，「Ｔ４」，「Ｔ６」の帳票のうち、工程「差戻し」の通過記録が存在するのは、タスクＩＤ「Ｔ２」，「Ｔ４」の２つである（図７の行Ｌ５，L１２参照）。図１２に例示する通過記録のうち、工程「差戻し」が実行された帳票「Ｔ２」，「Ｔ４」の通過記録の経過日数を参照すると（図１２の行Ｌ４，Ｌ１１）、処理対象の帳票「Ｔ７」の工程「受取」の通過日から完了期限までの日数「７日」以内に業務が完了しているのは、２件中１件である。よって、この例の期限余裕度は５０％となる。また、図１２に例示する通過記録のうち、工程「差戻し」が実行されていない帳票「Ｔ１」，「Ｔ６」の通過記録の経過日数を参照すると（図１２の行Ｌ１，Ｌ１８）、いずれも７日以内に業務が完了している。よって、この場合の期限余裕度は１００％である。以上より、図１２に例示する通過記録の情報レコードを取得する例において、工程「差戻し」が実行された帳票の通過記録から求めた期限余裕度は５０％、工程「差戻し」が実行されていない帳票の通過記録から求めた期限余裕度は１００％であることを表示制御部１７０により端末２０に表示させればよい。図１４および図１５のそれぞれに例示する通過記録を取得する場合も、図１２の例の場合と同様に、取得した通過記録を、工程「差戻し」が実行された帳票の通過記録であるか否かによってグループ分けして、各グループの通過記録の経過日数に基づいて期限余裕度を求めてもよい。

期限余裕度の算出のために参照する通過記録を選択する条件および選択した通過記録をドリルダウンする条件は、ユーザの入力に従って決定してもよい。例えば、図１１のステップＳ５００の代わりに、期限余裕度算出部１６０は、通過記録を選択する条件のユーザによる入力を受け付けて、入力された条件を満たす通過記録を通過記録記憶部１５０から取得してもよい。ユーザによる入力の受け付けは、例えば、次の手順により行う。まず、期限余裕度算出部１６０は、表示制御部１７０に依頼して、期限余裕度の算出のために参照する通過記録を選択する条件の入力をユーザに促す情報を表示させる表示制御情報を端末２０に対して送信させる。この表示制御情報は、例えば、複数のリスクパラメータのうちの１以上を指定することを促す情報を表示させるものであってよい。この表示制御情報に従った表示が端末２０の表示装置で行われ、この表示を確認した端末２０のユーザが入力した条件を端末２０が管理サーバ１０に返送する。管理サーバ１０の期限余裕度算出部１６０は、このように受け付けたユーザの入力に係る条件を満たす通過記録を通過記録記憶部１５０から取得し、取得した通過記録の経過日数を用いて期限余裕度を算出する。例えば、複数のリスクパラメータのうちの１以上の指定をユーザに促す情報が表示制御情報に従って端末２０の表示装置に表示され、この表示に応じてユーザが指定したリスクパラメータを管理サーバ１０で受信した場合、期限余裕度算出部１６０は、ユーザが指定したリスクパラメータのカテゴリが処理対象の帳票と同じである帳票の通過記録のうち、完了日および経過日数が設定されていて処理対象の帳票の現在の工程と同じ工程の通過記録を取得する。期限余裕度算出部１６０は、さらに、取得した通過記録をドリルダウンする条件のユーザによる入力を受け付けて、受け付けた条件に従って、取得した通過記録をグループ分けした結果の各グループについての期限余裕度を算出してもよい。通過記録をドリルダウンする条件のユーザによる入力の受け付けは、通過記録を選択する条件の入力の受け付けについて上述したとおりに行えばよい。

図１０および図１１を参照して説明した例の処理手順では、帳票の通過記録の登録の際に、当該帳票について期限余裕度を算出して表示させる。帳票の期限余裕度の算出および表示は、帳票の通過記録の登録の際だけでなく、帳票の印刷の際に行ってもよい。この場合、例えば、図８の例の手順のステップＳ２０で帳票を印刷した後、印刷された帳票を処理対象の帳票として、図１１の例の手順の期限余裕度表示処理を実行すればよい。本例では、ステップＳ５００で、リスクパラメータのカテゴリが処理対象の帳票と同じ帳票の通過記録であって完了日の値が設定済みの通過記録を通過記録記憶部１５０から取得すればよい。ステップＳ５０２では、ステップＳ５００で取得した通過記録に係る各帳票の「印刷日」から「完了日」までの経過日数を求めて度数分布を作成して期限余裕度を算出する。印刷日から完了日までの経過日数を用いると、現在の印刷の対象の帳票を用いる業務が、その印刷から完了期限までに完了する可能性を示す期限余裕度を算出することになる。

以上で説明した実施形態の例では、帳票の回付の経路に影響する情報の項目であるリスクパラメータの値によって帳票を分類し、そのカテゴリに応じて過去の通過記録を選択して期限余裕度の算出に用いる。これは、帳票の回付の経路が異なると業務の完了までの日数が異なる傾向があることが、実際に帳票を用いる業務を遂行する際の様子から判明しているためである。一具体例として、図１８Ａ〜１８Ｃは、ある組織内の業務で実際に回付された稟議書の受付日から決済日までの経過日数の度数分布を示す。図１８Ａ，１８Ｂ，１８Ｃのそれぞれは、稟議書に記載された稟議の内容の種類をリスクパラメータとし、当該リスクパラメータの値に応じた３つのカテゴリを定義した場合の各カテゴリに属する稟議書の経過日数の度数分布を示す。ここで、稟議の内容の種類は、稟議書の回付の経路に影響し得ることに注意されたい。図１８Ａ〜１８Ｃを参照すると、３つのカテゴリに属する稟議書の経過日数の度数分布の特徴が互いに異なることがわかる。

本発明の実施の形態においては、以上で説明した実施形態の例の他に各種の変形例があってよい。例えば、上述の実施形態の例では、通過記録の登録の対象の帳票または印刷の対象の帳票について、当該帳票を用いる業務が完了期限までに完了する可能性を示す期限余裕度を算出して出力する。変形例では、期限余裕度の代わりに、処理対象の帳票を用いる業務が完了期限までに完了しない可能性を示す値を算出して出力してもよい。本変形例では、例えば、上述の例の期限余裕度の算出の場合と同様に、参照する通過記録の情報レコードを通過記録記憶部１５０から取得して経過日数の度数分布を作成し、処理対象の帳票の完了期限までの残り日数を超える経過日数の案件の割合を算出して出力する。一具体例として、図７の行Ｌ２１のタスクＩＤ「Ｔ７」の帳票が処理対象であり、図１２に例示する情報レコードから図１３に例示する度数分布を作成する例において、タスクＩＤ「Ｔ７」の帳票について求められた残り日数「７日」を超える経過日数で業務が完了しているのは、４件中１件である。この具体例の場合、管理サーバ１０は、タスクＩＤ「Ｔ７」の帳票について、完了期限までに業務が完了しない可能性を示す値２５％（＝（１／４）×１００）を算出して出力する。

また、上述の実施形態の例では、通過記録の登録の際、帳票に対して行われた操作の種類を表す情報をユーザが端末２０で入力する。変形例では、特定の端末２０から管理サーバ１０に対して送信される通過記録に含める操作の種類を予め設定しておいてもよい。例えば、端末２０ａは工程「受取」、端末２０ｂは工程「承認」等、特定の種類の操作の通過記録を管理サーバ１０に送信して登録するよう各端末２０を予め設定しておく。本例の場合、通過記録の登録の際、端末２０は、ユーザから操作の種類の入力を受け付けることなく、予め設定された自身の担当の工程を示す情報を現在の日付と共に通過記録に含めて管理サーバ１０に対して送信する。他の変形例としては、特定のユーザから管理サーバ１０に対して送信される通過記録に含める操作の種類を予め設定しておいてもよい。例えば、ユーザＡは工程「受取」、ユーザＢは工程「承認」等、特定の種類の操作の通過記録を管理サーバ１０に送信して登録するよう各ユーザが行う操作の種類を予め設定しておく方法を用いることもできる。

また例えば、上述の実施形態の例では、帳票の印刷時に管理サーバ１０が印刷対象の帳票に対して文書ＩＤを付与するが、変形例では、電子帳票の作成時に端末２０が当該帳票に対して文書ＩＤを付与してもよい。本変形例では、印刷要求において帳票のデータと共に文書ＩＤが含まれ、管理サーバ１０は、印刷要求に含まれる文書ＩＤを用いて、上記で説明した実施形態の例と同様の処理を行えばよい。

また、上述の実施形態の例において、帳票のデータに重畳して印刷される文書ＩＤは、機械読取可能な符号である。変形例では、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ，光学文字認識）に適したフォントで、文書ＩＤを表す文字列（文字、数字、および記号のうち少なくとも１種類以上を含む）を帳票のデータと共に用紙に印刷してもよい。あるいは、例えば、帳票のデータを印刷した用紙に、文書ＩＤを記録したＩＣタグを貼付してもよい。文書ＩＤを表す文字列が印刷された帳票の文書ＩＤを読み取る場合、端末２０には光学文字読取装置を接続しておけばよい。また、印刷された帳票に文書ＩＤ５０２を記録したＩＣタグを貼付する場合、端末２０に接続される読取装置としてＩＣタグリーダを用いればよい。

また、管理サーバ１０の各種の記憶部に記憶される情報の具体的な態様は、以上で例示した態様に限られない。例えば、帳票スキーマ記憶部１００に記憶される帳票スキーマの例である図４の表において、要素番号は省略してよい。また、帳票スキーマは、図４に例示するような表形式と異なる形式で記述されていてもよい。例えば、図４の例の表に示す内容と同様の内容をＸＭＬ形式で記述したファイルを帳票スキーマとして用いてもよい。

また、リスクパラメータのカテゴリに関し、上述の実施形態の例では、帳票スキーマにおいてリスクパラメータの分類の条件を記述しておき（図４参照）、印刷対象の帳票のデータからリスクパラメータの値を抽出したときに、帳票スキーマを参照して、抽出した値に対応するカテゴリを特定して業務情報記憶部１３０に登録する（図６参照）。変形例では、リスクパラメータの値に対応するカテゴリの特定を、期限余裕度の算出のために参照する通過記録の選択の際に行ってもよい。本変形例では、各リスクパラメータの分類の条件を帳票スキーマとは別に保持しておき、帳票の印刷時には、各リスクパラメータの値の抽出および業務情報記憶部１３０への登録を行うだけで、カテゴリの登録は行わない。そして、帳票の期限余裕度の算出のために参照する通過記録の選択の際に、期限余裕度の算出の対象の帳票および完了日を登録済の帳票について、前述の分類の条件を参照して、各帳票のタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録された各リスクパラメータの値に対応するカテゴリを特定する。各帳票の各リスクパラメータの値に対応するカテゴリを特定した後は、特定したカテゴリを用いて、上述の実施形態の例と同様に通過記録の選択および期限余裕度の算出を行えばよい。

また例えば、通過記録記憶部１５０において、図７の例の表に示す項目のうち、タスクＩＤ、工程、および通過日の他の項目の値の登録は省略してよい。通過記録記憶部１５０においてタスクＩＤ、工程、および通過日のみを登録する場合、ある通過記録に係る帳票の完了日およびリスクパラメータのカテゴリ等の値は、タスクＩＤをキーとして業務情報記憶部１３０を参照して特定すればよい。また、特定の通過記録に含まれる工程の通過日から完了日までの経過日数は、期限余裕度の算出の際に、当該通過記録に係るタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１５０に登録された完了日から当該通過記録中の通過日までの経過日数を求めることで取得すればよい。

また、上述の実施形態の例において、帳票の印刷日、帳票を用いる業務の完了期限、帳票の通過記録に含まれる通過日、および帳票を用いる業務の完了の際に記録される完了日は、すべて日付で表される。変形例では、印刷日や通過日等について、日付だけでなく時刻を特定して記録しておいてもよい。例えば、帳票の印刷日の登録の際、管理サーバ１０において、印刷を行った日付だけでなく時刻もシステム・クロックから取得して業務情報記憶部１３０に登録する。完了期限についても日付および時刻の両方を指定する完了期限を取得してよい。また、通過記録の登録の際、端末２０において、操作の実行の日付だけでなく時刻もシステム・クロックから取得して通過記録に含めて管理サーバ１０に送信すればよい。本変形例の場合、期限余裕度の算出の際に、経過日数の代わりに、帳票の印刷の日時または特定の工程を通過した日時から業務完了の日時までの経過時間を用いて度数分布を作成すればよい。

上述の実施形態の例では、電子帳票を用紙に印刷する際に、印刷対象の帳票のデータから業務データを抽出すると共に、文書ＩＤを重畳して帳票の印刷を行う。変形例では、電子帳票の紙媒体への印刷に限らず、電子帳票のファイル形式を変換して新たな電子帳票を生成する際に、上述の例と同様の業務データの抽出および登録を行ってもよい。例えば、ある文書処理アプリケーションによって作成された電子帳票のファイル形式を、回付用のファイル形式として予め定められた形式に変換した上で、変換後の電子帳票を回付することがある。回付用のファイル形式は、例えば、文書処理アプリケーションによる編集ができないファイル形式とすればよく、一具体例として、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）が挙げられる。また、電子帳票の回付は、例えば、電子帳票を添付した電子メールの送信によって行えばよい。また、回付用の電子帳票に付与された文書ＩＤは、例えば当該電子帳票の属性情報に含めておけばよい。電子帳票の属性情報中の文書ＩＤを用いて、上述の実施形態の例および変形例の処理を上記と同様に実行できる。

以上では、１つの業務で１つの帳票を用いる場合を例にとり本発明の実施形態の例および変形例を説明した。上述の実施形態の例および変形例の処理は、１つの業務で複数の帳票を用いる場合にも適用してよい。１つの業務で複数の帳票を用いる場合、これら複数の帳票のそれぞれに対応する帳票スキーマを予め定義して帳票スキーマ記憶部１００に登録しておく。また、本例の場合、各帳票に付与する文書ＩＤとは別に、業務の案件を識別するタスクＩＤを生成し、このタスクＩＤに関連付けて、当該業務に用いる複数の帳票の文書ＩＤを、例えば業務情報記憶部１３０に登録しておく。本例において、業務の完了期限は、上述の実施形態の例および変形例と同様にタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録しておけばよい。また、本例では、１つの業務で用いられる複数の帳票のそれぞれから、異なるリスクパラメータについて、当該リスクパラメータの値を抽出することもあり得る。各帳票から抽出されたリスクパラメータの値は、当該帳票の文書ＩＤに対応するタスクＩＤに関連付けて業務情報記憶部１３０に登録しておけばよい。なお、各帳票についての通過記録は、当該帳票の文書ＩＤに関連付けて通過記録記憶部１５０に登録しておく。業務の完了日については、例えば、業務の完了とみなす通過記録の条件（例えば、「特定の種類の帳票に対して特定の種類の操作が実行された場合に、業務の完了とする」等）を予め設定しておき、当該条件を満たす通過記録が通過記録記憶部１５０に登録された際に、当該通過記録に係る文書ＩＤに対応するタスクＩＤに関連付けて、現在の日付を完了日として業務情報記憶部１３０に登録すればよい。期限余裕度の算出は、各帳票の通過記録、各帳票の文書ＩＤに対応するタスクＩＤ、および、各タスクＩＤに関連付けられた完了日を参照して、上述の実施形態の例および変形例と同様に実行すればよい。

なお、以上では、印刷日または通過記録中の通過日から完了日までの経過日数を求めて経過日数として期限余裕度を算出するものとして各種の実施形態および変形例を説明した。この経過日数を求める際、単純な減算により計算する代わりに、印刷日または通過日から完了日までの日数のうち、対象の帳票を用いる業務を行う組織の営業日のみを計数してもよい。言い換えると、当該組織の休業日を除外して経過日数を計算してもよい。組織の営業日のみを計数して経過日数を求める場合、例えば、休業日および営業日の別を示す情報を含むカレンダ情報を管理サーバ１０の記憶装置（図示しない）に予め記憶させておき、このカレンダ情報を参照して、印刷日または通過日から完了日までの日数のうち、営業日のみを計数した経過日数を求める。

なお、以上で説明した実施形態の例および変形例における管理サーバ１０の機能の一部を端末２０に設けてもよい。

以上に例示した管理サーバ１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて上述の管理サーバ１０の各部の機能または処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図１９に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）８０、メモリ（一次記憶）８２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース８４等がバス８６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス８６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース８４経由で、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）８８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ９０が接続される。このようなドライブ８８または９０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、またはネットワーク経由で、ＨＤＤ８８等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。端末２０についても同様である。

なお、以上では、管理サーバ１０を１台のコンピュータにより実現する例の実施形態を説明したが、管理サーバ１０の上述の例の各種の機能を複数のコンピュータに分散させて実現してもよい。

１０ 管理サーバ、２０ 端末、３０ プリンタ、４０ ネットワーク、８０ ＣＰＵ、８２ メモリ、８４ Ｉ／Ｏインタフェース、８６ バス、８８ ＨＤＤ、９０ ディスクドライブ、１００ 帳票スキーマ記憶部、１１０ 印刷処理部、１１２ 文書ＩＤ付与部、１１４ 印刷指示部、１１６ 業務情報抽出部、１２０ 業務情報登録部、１３０ 業務情報記憶部、１４０ 通過記録登録部、１５０ 通過記録記憶部、１６０ 期限余裕度算出部、１７０ 表示制御部。

Claims (7)

1. 電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する生成手段と、
   前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録手段であって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録手段と、
   前記業務における各工程を担当する担当者の端末から、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、を取得した場合に、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録手段と、
   前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力手段と、
   を備えることを特徴とする情報管理装置。
2. 前記履歴情報登録手段は、前記業務が完了した場合に、当該完了後の業務の各工程に対応する各情報レコードに対して、前記操作履歴情報が示す操作の時期から業務完了時期までの時間を示す経過時間情報を登録し、
   前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報に基づいて、前記可能性を示す情報を生成する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報から作成される度数分布に基づいて、前記可能性を示す情報として、前記完了前の業務が前記完了期限までに完了する確率を生成する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
4. 前記出力手段は、前記特定した情報レコード中の前記経過時間情報から作成される度数分布に基づいて、前記可能性を示す情報として、前記完了前の業務が前記完了期限までに完了しない確率を生成する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
5. 前記出力手段は、前記情報記憶手段を参照し、前記完了後の業務における前記回付用文書に対する特定の操作の有無に基づいて、前記特定した情報レコードをグループ分けし、グループごとに前記可能性を示す情報を生成する、
   ことを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の情報管理装置。
6. 電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する変換ステップと、
   前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録ステップであって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録ステップと、
   前記業務における各工程を担当する担当者の端末から、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、を取得した場合に、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録ステップと、
   前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力ステップと、
   をコンピュータに実行させるためのプログラム。
7. 電子文書の形式を変換して、当該電子文書の文書識別情報と当該電子文書の内容とを含む回付用文書を生成する変換手段と、
   前記電子文書の内容から、当該電子文書に対応する前記回付用文書を用いる業務の完了までにかかる時間に影響する情報の項目として予め設定された項目の情報を抽出することにより業務情報を特定し、当該業務情報と当該電子文書の文書識別情報とを互いに関連付けて情報記憶手段に登録する業務情報登録手段であって、さらに、当該業務の完了期限を当該電子文書の文書識別情報に関連付けて前記情報記憶手段に登録する業務情報登録手段と、
   前記業務における各工程を担当する担当者の端末としての入力受付手段であって、前記回付用文書に含まれる前記文書識別情報と、前記回付用文書に対する操作の種類および当該操作の時期を表す情報を含む操作履歴情報と、の入力を受け付ける入力受付手段と、
   前記入力受付手段が受け付けた前記文書識別情報と前記操作履歴情報とを取得し、取得した文書識別情報と取得した操作履歴情報とを互いに関連付けて前記情報記憶手段に登録し、これにより前記情報記憶手段上に前記文書識別情報、前記操作履歴情報および前記業務情報を含む情報レコードが生成されるようにする履歴情報登録手段と、
   前記業務情報登録手段により完了期限が登録された完了前の業務について、前記情報記憶手段を参照し、当該完了前の業務についての文書識別情報に関連付けられた業務情報と少なくとも一部が同一である業務情報を含む情報レコードであって完了後の業務についての情報レコードを特定し、特定した情報レコードに基づいて、当該完了前の業務が前記完了期限までに完了する可能性または完了しない可能性を示す情報を生成して出力する出力手段と、
   を備えることを特徴とする情報管理システム。

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